ABSTRAK. Kata kunci: Pembacaan meter, billing, pembukuan pelanggan

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Agustus 2008

ANALISIS DAN DESAIN MODUL PEMBACAAN METER, BILLING DAN PEMBUKUAN PELANGGAN PADA CUSTOMER MANAGEMENT SYSTEM (CMS) UNTUK MENDUKUNG PELAYANAN TERHADAP PELANGGAN DI PT PLN APJ KEDIRI Eka Widhi Yunarso dan Rully Soelaiman Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Cokroaminoto 12 A Surabaya Email: [email protected]

ABSTRAK PT PLN (Persero) merupakan satu-satunya BUMN di Indonesia yang menyediakan pelayanan tenaga listrik. Sejarah Ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke19. Komitmen perusahaan untuk fokus di layanan kelistrikan tidak hanya sekedar memberikan energi pencahayaan dan penggerak sarana yang digunakan para pengguna akhir dalam kehidupan sehari-hari. Tetapi juga diikuti dengan konsekuensi untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya mulai dari lingkungan Unit Pelayanan (UP) atau Unit Pelayanan dan Jaringan (UPJ) sampai dengan lingkungan Area Pelayanan dan Jaringan (APJ). Oleh karena itu diperlukan suatu sistem manajemen pelayanan pelanggan yang lebih baik dan menghubungkan antara Unit Pelayanan (UP) atau Unit Pelayanan dan Jaringan (UPJ) dengan Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) secara realtime online. Kondisi sistem yang diinginkan ini bertolak belakang dengan kondisi sistem yang ada, dimana sistem yang ada masih bersifat parsial dan antar fungsi masih belum berhubungan. Selain itu, faktor budaya kerja perusahaan juga ikut berperan terhadap permasalah yang ada. Tujuan penelitian adalah melakukan analisis dan desain modul aplikasi pembacaan meter, billing dan pembukuan pelanggan, yang diharapkan dapat memperlancar kegiatan operasional antara UP/UPJ dengan APJ dan membantu manajemen UP/UPJ maupun APJ dalam melakukan analisa secara real-time dan mendapatkan hasil laporan secara real-time. Desain modul aplikasi harus dilakukan secara efektif dan efisien sesuai dengan keterbatasan sumber daya manusia dan anggaran yang ada. Perancangan konsep dalam tesis ini dilakukan melalui tahapan-tahapan : perencanaan, analisa kebutuhan dan desain sistem. Perancangan sistem ini menggunakan konsep pemodelan Data Flow Diagram (DFD) dan hubungan antar metode Entity Relationship Diagram (ERD) melalui Conseptual Data Model (CDM) & Physical Data Model (PDM). Hasil yang diharapkan dari tesis ini adalah sistem pemrosesan transaksi di UP/UPJ dapat berjalan secara efektif dan efisien, dimana UP/UPJ cukup melakukan proses penginputan data hasil pembacaan meter di lapangan tanpa mengirimkan laporan penginputan data hasil pembacaan meter ke APJ, sedangkan pihak APJ tidak perlu melakukan proses penginputan kembali data hasil pembacaan dari masing-masing UP/UPJ yang dijadikan data awal untuk proses billing pelanggan. Pihak manajemen dapat melakukan analisa finansial, piutang pelanggan secara real-time, monitoring lossis melalui laporan yang dihasilkan secara real-time oleh sistem, dibandingkan dengan kondisi awal dimana user yang berkepentingan dengan laporan tersebut harus melakukannya dengan entri manual pada aplikasi microsoft excel. Kata kunci: Pembacaan meter, billing, pembukuan pelanggan


PENDAHULUAN Saat ini PT PLN APJ Kediri masih belum memiliki sistem yang dapat mempermudah pengelolaan data pelanggan yang sesuai dengan kriteria dan kebutuhan spesifik dari masing-masing bagian. Sistem yang berjalan saat ini masih berjalan secara parsial, dimana satu komputer memiliki sistem dan database sendiri-sendiri dan tidak saling berhubungan. Padahal, setiap hari bisa sampai 10-20 pelanggan atau calon pelanggan yang datang ke kantor PLN untuk mendapatkan pelayanan. Bisa dibayangkan betapa tidak efisiennya mengelola data yang sekian banyaknya dengan menggunakan tools yang ada. Hal ini akan semakin terasa saat diperlukannya UP atau UPJ untuk mengirimkan Perubahan Data Langganan (PDL) ke APJ sebagai acuan ada tidaknya perubahan data pelanggan yang akan diproses rekeningnya. Seorang staf bagian Pengolahan Data (LAHTA) juga pasti akan sangat kebingungan melakukan pencarian data-data pelanggan yang diinginkannya. Sebuah sistem informasi yang dapat mengelola data pelanggan yang baik akan sangat membantu staf bagian LAHTA dalam melaksanakan tugasnya. Permasalahan tidak berhenti sampai persoalan pengelolaan data pelanggan saja. Dalam situasi pembuatan rekening, proses pengerjaannya juga harus dilakukan secara bergantian antara satu UP atau UPJ dengan UP maupun UPJ yang lain. Selain itu dari pihak UP maupun UPJ harus datang ke APJ untuk dapat melakukan proses rekening tersebut dengan membawa file stan meter hasil pembacaan. Sehingga perlu adanya penjadwalan pelaksanaan proses antar UP maupun UPJ tersebut. Disisi lain, permasalahan juga muncul di sisi pembuatan laporan, baik itu UP-UPJ maupun APJ. Laporan dibuat secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel dengan proses entri. Hal ini sangat rentan akan kesalahan input terhadap data. Mengingat banyaknya laporan yang harus disajikan disetiap akhir bulan. CUSTOMER MANAGEMENT SYSTEM (CMS) Customer Management System (CMS) adalah sebuah sistem yang terintegrasi yang berbasis relation database, menggunakan basis teknologi terkini. Sistem ini sudah mengacu pada Tata Usaha Pelanggan Manual 94 (TUL-MAN 94) yang dipakai sebagai bisnis proses PLN dan sudah diperkenalkan sejak tahun 1992 sampai dengan sekarang. CMS merupakan fungsionalitas dan dijabarkan menjadi enam (6) fungsi, yaitu: Pelayanan Pelanggan, Pembacaan Meter, Pembuatan Rekening, Pembukuan Pelanggan, Penagihan dan Pengawasan Kredit. Pembagian fungsionalitas ini sesuai dengan enam fungsi yang ada dalam TUL-MAN 94. CMS merupakan penerapan dari Customer Relationship Management (CRM) di lingkungan PT PLN. CRM sendiri merupakan strategi bisnis yang berjalan mengikuti volume transaksi yang meningkat. Objektif yang diharapkan adalah untuk meningkatkan profit, revenue dan kepuasan pelanggan. Untuk menerapkan CRM, sebuah perusahaan akan men-set tools, teknologi dan prosedur yang berhubungan dengan relasi pelanggan. BISNIS PROSES PLN Bisnis Proses (BP) yang berjalan di PLN mencakup semua lini yang ada. Mulai dari sisi pelayanan terhadap pelanggan sampai dengan pelaporan baik itu pelaporan internal maupun eksternal. BP ini didasarkan pada Pedoman dan Petunjuk Tata Usaha Pelanggan Manual 94 (TUL-MAN 94).

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-13-2


• • • • • •

Ada enam (6) Fungsi yang tercakup dalam TUL-MAN 94, yaitu: Fungsi 1, Fungsi Pelayanan Pelanggan Fungsi 2, Fungsi Baca Meter Fungsi 3, Fungsi Pembuatan Rekening Fungsi 4, Fungsi Pembukuan Pelanggan Fungsi 5, Fungsi Penagihan Fungsi 6, Fungsi Pengawasan Kredit

METODOLOGI PENELITIAN Pembuatan suatu sistem informasi adalah mirip seperti kita mau membangun rumah. Tahapan yang dilalui adalah mulai dari angan-angan sederhana mengenai bentuk rumah tersebut, kemudian diterjemahkan ke dalam bentuk gambar rancangan, lalu ditambahkan detil-detil hingga berupa blueprint, sampai akhirnya memulai pembangunan rumah idaman tersebut sesuai dengan apa yang tertera pada blueprint di atas, dengan beberapa perubahan sesuai berjalannya proses pembangunan. Hal yang sama juga diterapkan dalam penyusunan tesis ini, dimana metodologi penelitian yang digunakan mengacu pada tahapan-tahapan dalam System Development Life Cycle (SDLC). Planning

Analysis Design Implementation System

Gambar 1. Metodologi Perancangan Sistem CMS

System Development Lyfe Cylce (SDLC) atau daur hidup pengembangan sistem memiliki 4 fase dasar [Dennis, hal 4], yaitu : Fase Perencanaan (Planning) Fase Analisa (Analysis) Fase Desain (Design) Fase Implementasi (Implementation) Di mana masing-masing fase terdiri dari beberapa tahapan, tergantung dari teknikteknik yang digunakan untuk menghasilkan deliverables, yaitu dokumentasi spesifik yang menjelaskan proyek tersebut. Perlu diingat bahwa SDLC merupakan suatu proses gradual refinement, di mana masing-masing fase akan melengkapi dan menggali lebih dalam pekerjaan yang dilakukan dalam fase sebelumnya. Proses penyusunan tesis ini akan mengadopsi metodologi desain terstruktur (Structured design), yang banyak dikenal sebagai pengembangan waterfall, namun fase SDLC yang ditempuh hanya dibatasi sampai 3 fase saja, yaitu mulai dari fase perencanaan, fase analisa, sampai fase desain. Fase implementasi tidak dijalani sesuai dengan batasan permasalahan penyusunan tesis ini.

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-13-3


Analisa Proses Bisnis Secara umum, proses pembacaan meter, pembuatan rekening maupun pembukuan pelanggan masih berjalan secara parsial dan tidak terhubung antara proses yang satu dengan yang lain. Penghubung antara aplikasi pembacaan meter dengan pembuatan rekening atau billing hanyalah menggunakan file teks seperti data Perubahan Data Pelanggan Reguler (PDLR), Mutasi Kolektif (MTSKOL) hingga Stan Meter Pelanggan (STMT, STDG). Bahkan ada yang masih dilakukan secara entry manual pada aplikasi pengolahan data (excel) tanpa adanya suatu sistem yang menjembatani. Semua proses ini sangat rawan akan adanya kesalahan manusia. Struktur aplikasi yang berjalan saat ini digambarkan pada gambar berikut ini.

Gambar 2. Struktur Aplikasi Existing

Proses bisnis pembacaan meter, pembuatan rekening (billing) dan pembukuan pelanggan yang dipakai oleh UP/UPJ dan PT PLN APJ Kediri saat ini memiliki beberapa kelemahan sebagai berikut : 1. Belum terintegrasinya aplikasi yang ada saat ini antara UP/UPJ dengan APJ, dimana sistem masih bersifat parsial dan memiliki versi aplikasi yang berbedabeda. 2. Akibat dari belum terintegrasinya antara UP/UPJ dengan APJ, setiap user KE akan melakukan dua pekerjaan yang sama baik itu di UP/UPJ maupun APJ, seperti upload PDLR maupun kolektif, upload stan meter hingga koreksi DLPD. 3. Masih adanya pelanggan yang tidak terbit rekeningnya sebagai akibat tidak dapat dilakukannya koreksi atas pelanggan yang belum ada data stan pembacaan dilapangan maupun karena terlambatnya proses pengesahan mutasi di fungsi Pelayanan Pelanggan yang hanya bisa dilakukan satu kali dalam sebulan. Kalaupun

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-13-4


4. 5.

6.

tertangani, maka dilakukan proses perhitungan rekening secara manual diluar sistem yang ada. Tidak samanya antara hasil perhitungan di sisi UP/UPJ dengan aplikasi yang ada di APJ. Belum adanya sistem pembukuan pelanggan yang handal, dimana selama ini pengelolaan data dan pelaporan pembukuan pelanggan dilakukan hanya menggunakan software Microsoft Excel yang tentunya kurang handal jika data-data yang harus dikelola semakin banyak. Target pengiriman laporan tiap bulan yang harus dikirimkan oleh pihak manajemen PT. PLN APJ Kediri kepada manajemen PT. PLN Kantor Distribusi Jawa Timur selalu belum tercapai sebagai akibat belum adanya sistem aplikasi yang mendukung dengan handal.

Analisa Kebutuhan Pengguna Analisa kebutuhan pengguna (user requirement) berguna sebagai acuan untuk dibuatnya antarmuka yang sesuai dengan fungsi masing-masing. Berdasarkan hasil observasi di lapangan, analisa dokumen terkait dan hasil diskusi dengan pihak-pihak terkait maka didapatkan suatu kebutuhan pengguna berdasarkan kebutuhan fungsional. Analisa dokumen yang terkait seperti data stan meter (STNMETER), data induk langganan (DIL), data pembacaan meter (DPM), data saldo rekening (SOREK), data MDB309, data saldo angsuran, data pelunasan harian (DPH), laporan penjualan tenaga listrik versi distribusi per UP/UPJ, laporan penjualan tenaga listrik versi distribusi gabungan APJ, laporan penjualan tenaga listrik versi pusat per UP/UPJ, laporan penjualan tenaga listrik versi pusat gabungan APJ, laporan rekapitulasi pembuatan rekening listrik per tarif per UP/UPJ, laporan rekapitulasi pembuatan rekening listrik per tarif gabungan APJ, laporan rekapitulasi pembuatan rekening listrik per kode golongan pelanggan per UP/UPJ, laporan rekapitulasi pembuatan rekening listrik per kode golongan pelanggan gabungan APJ, laporan piutang pelanggan versi distribusi per UP/UPJ, laporan piutang pelanggan versi pusat per UP/UPJ, laporan piutang pelanggan versi distribusi gabungan APJ, laporan piutang pelanggan versi pusat gabungan APJ, laporan pelunasan harian, laporan rekonsiliasi dana-data, laporan bukti setor (RC BANK). O UTSO URCE P EM BAC AAN M ETER PE LANG G AN

DPM

SIM KE U ABM

RE NCANA

KW H M ETER

AM R

DP LG

PE LANG G A N

PA SAN G BA RU PE RUBA HAN DAY A BE RHENTI SE BA G AI PE LANG G A N PE RUBA HAN NAM A PE RUBA HAN G OL ONG A N TAR IP SA MB UNG S EME NTARA PE MUTUSA N S EM ENTARA PE NYA MB UNG AN SEM ENTA RA TA G SUS P 2TL PE MB ONG K ARA N PE NG ADUA N RES TITUS I PE LAYA NAN AN GS URAN PE RMINTA AN REDUK SI

DP M

APLIKAS I PE LA YANAN P ELANG G AN

BILLING

INFORM AS I PE LANG G A N

S O REK

III-09 S O REK DPH DBP DKrP

P EM BAYAR AN RE KENING

PE LANG G A N

PE LANG G A N

BP , UJL

SO P P

CALL CENTER

DA TA TE KNIK

SIP3

DPP DP P

IV-04 MA NUA L

Q -ARC

DP H

SIMK EU

KETERANG AN : PE LAY ANA N G A NG G UAN

SIG ADIS AMP G O RA CLE

M SS Q L

P ETUG AS TEK NIK

P ENA MB AHA N JARING AN P ENY AM BUNG A N P ELA NG G AN PE RUBA HAN DA YA P EM BO NG K ARA N JARING AN G ANG G UA N

SIG O

DP P

I

MDB

Teks/.dbf online download /upload S IRE NJA RDIS

Gambar 3. Struktur Aplikasi yang Akan Dibuat

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-13-5


PEMODELAN DFD Aplikasi Fungsi 1

Supervisor PP UP

Aplikasi Fungsi 56

PS_P2TL Stan Meter

PDL

DPH

Stan Meter Koreksi

Hitung Rekening DLPD

Laporan Pembuatan Rekening DIL

1 SOREK

Posting Laporan TUL307 TUL308 TUL309 TUL404

Supervisor DALPAT UP

Supervisor LAHTA APJ

Laporan Pembuatan Rekening

SOREK DPM

Modul Fungsi 234 CMS

DIL DPM Posting Laporan TUL307

+

Laporan Peremajaan Plg TUL404 DMP Posting Laporan

TUL308 TUL309

Supervisor ADLANG APJ

Supervisor DALPAT APJ

Supervisor SAR APJ

Gambar 4. Rancangan Data Flow Diagram Level-0 (DFD Level-0)

Hasil tahap analisis digambarkan dengan pemodelan DFD yang berupa desain DFD level-1 dan level dibawahnya sesuai dengan kebutuhan. Perancangan data flow diagram dalam sistem ini akan menggambarkan sampai didapatkan DFD level yang dianggap mengakomodasi kebutuhan sistem yang akan dibuat. Dekomposisi DFD Level-1 DFD Level-0 di atas apabila dilakukan pemilahan (decomposition) akan didapatkan level berikutnya yaitu DFD Level-1. Terdapat beberapa proses dalam DFD Level-1 ini yang akan menghasilkan gambaran kemana tujuan data akan dilanjutkan dan menghasilkan bentuk entitas yang dapat dipakai sebagai dasar pembentukan database. bku_piutang stan_plg stn_meter Aplikasi Fungsi 1 rek_rekening

plg_pelanggan plg_pdlr94

Supervisor ADLANG APJ

stan_plg

PDL pelanggan Mutasi

404 1

PS_P2TL

pelanggan TUL307 Posting Laporan TUL309

Pembacaan Meter

Aplikasi Fungsi 56 rekening

rekening

Stan Meter Stan Meter Koreksi

TUL308

Stan Meter Final

DPH

rkp_lunas

Laporan Pembuatan Rekening plg lunas

2

Supervisor Supervisor Supervisor PP PP UP PP UP UP

DPM DIL

3 Pembuatan Rekening

Pembukuan Pelanggan

SOREK Hitung Rekening SOREK DIL Laporan Pembuatan Rekening Laporan Peremajaan Plg DPM DMP

TUL404

TUL307 TUL309

TUL308 307_308_309

DLPD

Posting Laporan

Supervisor LAHTA APJ

TUL404 Posting Laporan

Supervisor DALPAT UP

Supervisor SAR APJ mdb309

[

Gambar 5. Rancangan Data Flow Diagram Level-1 (DFD Level-1)

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-13-6

Supervisor DALPAT APJ


KESIMPULAN Setelah melakukan analisis dan desain modul pembacaan meter, pembuatan rekening (billing) dan pembukuan pelanggan pada Customer Management System (CMS) untuk mendukung pelayanan terhadap pelanggan di PT PLN APJ Kediri, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: • Analisis dan desain modul pembacaan meter, pembuatan rekening (billing) dan pembukuan pelanggan bertujuan untuk mengatasi keterlambatan pengiriman data transaksi UP/UPJ ke APJ, mengintegrasikan data seluruh UP/UPJ serta menghilangkan beberapa aktifitas berulang yang selama ini dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang ada. • Desain berorientasikan pada flow process dengan pemodelan DFD, desain basis data dengan konsep CDM, PDM dan ERD mempermudah dalam menganalisa dan mendesain modul pembacaan meter, pembuatan rekening (billing) dan pembukuan pelanggan. • Hasil analisa kebutuhan sistem menunjukkan bahwa pembuatan modul ini memberikan banyak kemudahan bagi user. SARAN Setelah melakukan analisis dan desain modul pembacaan meter, pembuatan rekening (billing) dan pembukuan pelanggan di PT PLN APJ Kediri, maka terdapat beberapa saran sebagai berikut: • Penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan mengembangkan ketiga modul tersebut untuk dapat lebih berintegrasi dengan tiga proses bisnis yang berjalan di PLN, yaitu pelayanan pelanggan, penagihan dan pengawasan kredit. • Data transaksional perusahaan yang tersimpan dalam daabase dapat dimanfaatkan sebagai Executive Information System (EIS), sehingga pihak manajemen juga dapat memantau pergerakan transaksi yang terjadi. DAFTAR PUSTAKA O’Brien, James O. (2003) Management Information System: Managing Information Technology in The Business Enterprise. Sixth Edition. McGraw-Hill Irwin. Taylor III, Bernard W. (1999) Introduction to Management Science. Sixth Edition. Prentice Hall Int. Inc. Pressman, Roger S. (1997) Software Engineering: A Practitioner’s Approach. Fourth Edition. McGraw-Hill. Davidson, Jeff (2002) The Complete Ideal’s Guides: Change Management. First Edition. Alpha Books. PT. PLN (1994) Pedoman dan Petunjuk: Tata Usaha Pelanggan Manual 94 (TUL-MAN 94). PT. PLN, Jakarta. Hoffer, Jeffrey A., George, Joey F., Valacich, Joseph S. (1999) Modern Systems Analysis and Design. Second Edition. Addison-Wesley. Perumpalath, Binoy P.; Labib, Ashraf W. (2005) Modelling Business Process: An Integrated Approach. Portsmouth Business School.

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-13-7

ABSTRAK. Kata kunci: Pembacaan meter, billing, pembukuan pelanggan

Recommend Documents