Warta Kebun Raya 13(2), November 2015
PENTINGNYA PENYUSUTAN ARSIP DALAM RANGKA EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN JASA KEARSIPAN DI PKT KEBUN RAYA-LIPI
Erti Ernawati Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya – LIPI email:
[email protected] Foto: Wisnu H.A.
Arsip yang sudah tertata
ABSTRACT
Activities will run well if there are good supporting units, one of which is the Archives Unit. This unit is not only equipped with adequate infrastructure but also reliable and profesional resources. Archival units as a supporting unit of an agency that support the task implementation is able to maintain and organize archive of activities results. Managing, securing, and maintaining archives
are its roles. However, not all
documents resulted from the activity is valuable archives to be kept forever. As explained in article 40 of Law No. 43 of 2009 that the management of archives implemented to ensure availability of it in the carrying out activities as a performance accountability and legal evidence is based on a system that meets the requirements of a reliable, systematic, complete, thorough, and in accordance with standard norms, procedures, and criteria. Archives management consists of creating, using and maintaining, as well as depreciating archives.
PENDAHULUAN
Seiring dengan berjalannya waktu dan meningkatnya rutinitas kegiatan suatu
Keberadaan Unit Kearsipan sangat diperlukan
organisasi, maka arsip semakin lama akan
dalam rangka menunjang pelaksanaan kegiatan
bertambah banyak dan menumpuk. Hal ini
suatu organisasi. Kegiatan akan berjalan dengan
memerlukan
baik dan lancar apabila didukung oleh unit-unit
menyimpannya, tak jarang arsip disimpan diatas
penunjang yang memadai, salah satunya adalah
lemari besi, ditumpuk di meja, dan di atas filing
Unit Kearsipan yang dilengkapi dengan sarana
cabinet. Kondisi ini dapat menghambat
dan prasarana yang memadai serta sumber daya
pencarian arsip yang diperlukan sebagai acuan
manusia yang ulet, tekun, kreatif, handal, teliti
suatu kegiatan tertentu karena arsip tidak
banyak
ruangan
untuk
dan profesional.
59
Warta Kebun Raya 13(2), November 2015
Gambar 1. Pedoman Arsip dan JRA Terbitan LIPI
dengan mudah ditemukan dan layanan jasa
kegiatan kelembagaan harus mempunyai arsip
kearsipan tidak dapat berjalan dengan baik.
yang sesuai dengan bukti fisik kegiatan dan hasil
Untuk mengatasi hal tersebut perlu dilakukan
kinerja yang lengkap.
usaha-usaha pengelolaan arsip, salah satunya adalah dengan penyusutan arsip. Penyusutan
PENYUSUTAN ARSIP
arsip dilakukan berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu jadwal yang mengatur
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009,
mengenai umur/jangka waktu penyimpanan
pasal 49, penyusutan arsip adalah kegiatan
arsip. Saat ini Lembaga Ilmu Pengetahuan
pengurangan jumlah arsip dengan cara
Indonesia (LIPI) sudah mempunyai buku
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
pedoman JRA Umum, Kepegawaian, Keuangan
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah
dan Penelitian yang diacu oleh semua Satuan
habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna
kerja yang ada di lingkungan LIPI (Gambar 1).
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan,
dan
Program Penyusutan Arsip sangat diperlukan
penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
dalam mengelola arsip agar dapat menghemat
kepada lembaga kearsipan. LIPI harus
ruangan, alat penyimpanan,waktu pencarian,
menyerahkan arsip statisnya ke Arsip Nasional
tenaga pengelola, dan biaya. Pelayanan jasa
Republik Indonesia (ANRI).
Kearsipan akan dapat dilaksanakan dengan
60
mudah, cepat dan tepat, yang pada akhirnya
Penyusutan arsip merupakan salah satu kegiatan
pekerjaan akan lebih efektif dan efisien. Arsip-
penting untuk mengatasi menumpuknya arsip
arsip yang mempunyai nilai guna permanen,
yang semakin hari semakin banyak. Diantara
arsip vital, dan arsip penting lainnya dapat
arsip-arsip tersebut terdapat arsip yang tidak
disimpan dan dipelihara dengan baik sesuai
memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan
dengan peraturan perundangan yang berlaku.
organisasi, telah habis retensinya dan telah
Program ini sangat mendukung reformasi
berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA.
birokrasi sejak tahun 2012 karena semua
Tidak ada peraturan perundang-undangan yang
Warta Kebun Raya 13(2), November 2015
melarang dan tidak berkaitan dengan
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat
penyelesaian proses suatu perkara perlu
JRA adalah daftar yang berisi sekurang-
dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
tersedianya tempat penyimpanan dan
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip yang mempunyai nilai guna (Republik
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
Indonesia, Undang-undang Nomor 43, 2009,
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pasal 51).
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Bila suatu instansi melaksanakan kegiatan
JRA sebagai pedoman dalam menentukan umur
penyusutan akan diperoleh keuntungan-
arsip dapat pula didasarkan pada akumulasi
keuntungan sebagai berikut: (1) penghematan
retensi arsip aktif dan inaktif dengan 3(tiga)
ruangan karena arsip yang disimpan benar-benar
pola: (a). 2(dua) tahun untuk nilai guna
arsip yang mempunyai nilai guna; (2)
administrasi, (b). 5 (lima) tahun untuk nilai
penghematan waktu karena tidak diperlukan
guna hukum, informasi dan teknologi dan (c). 10
waktu lama dalam pelayanan jasa kearsipan
(sepuluh)
karena arsip yang disimpan sudah ditata
pertanggungjawaban catatan keuangan, bukti
sedemikian rupa sesuai dengan Tata Kearsipan
pembukuan dan data pendukung administrasi
yang berlaku di instansinya; (3) penghematan
keuangan yang merupakan bagian dari bukti
tenaga karena tidak diperlukan tenaga ekstra
pembukuan. Contoh arsip undangan dapat
tahun
untuk
nilai
guna
untuk mencari arsip-arsip yang diperlukan
dimusnahkan setelah 1 tahun pelaksanaan,
karena sudah ada Daftar Arsip sebagai petunjuk
kecuali arsip undangan sebagai nara sumber,
pencarian; dan tentu saja akan adanya
peserta seminar biasanya diperlukan dalam
penghematan biaya karena tidak diperlukan
kelengkapan mengajukan jabatan fungsional
peralatan dan ruangan untuk menyimpan arsip-
dan kegiatan kelembagaan. Arsip Kepegawaian
arsip yang tidak berguna. Umur arsip dalam
berpedoman kepada JRA Kepegawaian, Arsip
kegiatan penyusutan arsip ditentukan dengan
Umum berpedoman kepada JRA Umum dan Arsip
Gambar 2. Teknik Pemindahan Arsip Inaktif
61
Warta Kebun Raya 13(2), November 2015
Penelitian berpedoman pada JRA Penelitian.
disertasi atau kesejarahan (Gambar 3). Dari
Pelaksanaan kegiatan kearsipan dinamis inaktif
semua arsip yang tercipta, hanya sekitar 10%
akan lebih efektif dan efisien sehingga
arsip suatu organisasi/ instansi yang mempunyai
pelayanan jasa kearsipan akan lebih mudah,
nilai guna dan jangka simpan yang panjang, 25%
tepat dan cepat (Gambar 2).
dikelompokan ke dalam arsip aktif, 30% arsip inaktif, dan 35% arsip yang tidak berguna dan
Sebaliknya apabila suatu instansi tidak
dapat dimusnahkan (Arsip Nasional Republik
melaksanakan kegiatan penyusutan arsip, maka
Indonesia, 2005).
akan diperoleh kerugian antara lain pemborosan w a k tu ,
te n a g a ,
dan
biaya,
sehingga
mengakibatkan Pelayanan jasa kearsipan
Pada umumnya, tidak jarang arsip-arsip yang dikelola
oleh
unit
Pe n g o l a h
(di
terhambat karena untuk mencari suatu arsip
Bagian/Subbagian, Bidang/Subbidang) sulit
akan diperlukan waktu yang lama dan belum
dibedakan apakah arsip tersebut merupakan
tentu dapat ditemukan dengan baik dan
arsip dinamis yang masih aktif atau arsip yang
lengkap. Meski demikian, kegiatan penyusutan
sudah mencapai masa inaktif. Selain itu, apakah
arsip ini harus melalui tahapan-tahapan sesuai
arsip tersebut masih harus disimpan di instansi
prosedur dan Undang-undang Nomor 43 Tahun
pencipta atau sudah diserahkan ke ANRI sebagai
2009, tidak sembarangan memusnahkan arsip.
arsip statis. Kesulitan dalam membedakan arsip tersebut dikarenakan penyimpanan arsip yang
KONDISI ARSIP PADA UMUMNYA
masih secara terus menerus digunakan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari dengan arsip
Suatu Unit Kearsipan pada suatu instansi wajib
yang sudah jarang digunakan masih disimpan
menata, memelihara dan menyimpan arsip yang
menjadi satu. Tidak jarang juga unit pengolah
diciptakan oleh instansinya sehingga apabila
menyerahkan arsip-arsip yang sudah selesai
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan,
diproses ke Unit Kearsipan dalam bentuk arsip
yang berupa Arsip Dinamis (Arsip Dinamis Aktif
“kacau” (Gambar 4), yaitu arsip yang tidak
dan Arsip Dinamis Inaktif) dan Arsip Statis. Arsip
memberkas dalam artian arsip diserahkan tanpa
Dinamis adalah arsip yang digunakan secara
daftar arsip, arsip dalam odner yang tidak
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
berurutan, atau bahkan sekedar diikat atau
disimpan selama jangka waktu tertentu, Arsip
dimasukkan ke dalam dus. Hal tersebut terjadi
Dinamis Aktif adalah arsip yang frekuensi
karena hampir semua Unit Pengolah belum
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
menyelenggarakan program penyusutan arsip
sedangkan Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip
dan belum melakukan pemisahan terhadap
yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
jenis-jenis arsip. Padahal penyusutan arsip
Sementara itu, arsip statis adalah arsip yang
sangat diperlukan karena apabila tidak
dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
dilaksanakan akan menimbulkan masalah-
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
masalah, diantaranya lambatnya pelayanan
dan berketerangan dipermanenkan yang telah
terhadap penyajian informasi, sulitnya
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
membedakan antara arsip dinamis aktif dengan
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dinamis
dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis
pemborosan sarana, pemborosan tenaga, dan
tersebut menjadi khazanah lembaga kearsipan
akibatnya pemborosan biaya.
dan
62
sebagai
memori
kolektif
inaktif,
pemborosan
waktu,
untuk
dimanfaatkan bagi kepentingan publik, misal
Keterbatasan ruang kerja merupakan salah satu
sebagai referensi penelitian, skripsi, tesis,
faktor penyebab tidak tersedianya ruangan yang
Warta Kebun Raya 13(2), November 2015
diperuntukan bagi penyimpanan arsip. Hal ini
biasanya akan disimpan oleh peneliti yang
disebabkan karena belum adanya koordinasi
bersangkutan sampai pensiun. Apabila setiap
secara integral dan terpadu dengan unit-unit
tahun peneliti menerbitkan 1 atau 2 tulisan
kerja lainnya. Persepsi yang berkembang bahwa
maka selama ia bekerja akan menghasilkan 30-
arsip kurang penting dibandingkan dengan
60 tulisan, bisa dibayangkan apabila jumlah
penunjang kegiatan lainnya menyebabkan
penelitinya 40 maka selama 25 tahun instansi
banyak instansi tidak mempunyai ruangan yang
tersebut akan menyimpan arsip/ dokumen
khusus untuk mengamankan arsip yang dalam
tulisan/ berkas sebanyak (30-60) x 40 peneliti x
istilah kearsipan disebut sebagai Pusat Arsip.
25 tahun. Begitu pula dengan proses rutinitas
Padahal kita ketahui saat ini bahwa arsip
administrasi
merupakan bukti otentik kegiatan organisasi
bertambah. Alangkah baiknya setiap hasil
yang menjadi pendukung utama dalam hasil
penelitian yang sudah selesai dapat diserahkan
kinerja.
ke unit kearsipan menjadi arsip inaktif dan
persuratan
akan
terus
dapat diteruskan oleh LIPI ke lembaga Bila tidak dilakukan program penyusutan
kearsipan yaitu ANRI untuk menjadi arsip
terhadap arsip-arsip yang diciptakan oleh
statis. Akibat tidak adanya pemeliharaan
Instansi dan seiring dengan terus meningkatnya
terhadap arsip inaktif yang seharusnya sudah
jumlah kegiatan maka akan semakin banyak
mencapai masa musnah atau dipindahkan ke
arsip yang tercipta. Sebagai contoh apabila data
unit kearsipan yang lebih tinggi. Di samping
laporan atau karya tulis yang dihasilkan oleh
itu, karena kurangnya perhatian terhadap
Peneliti PKT Kebun Raya-LIPI, karya tulis
sarana penyimpanan arsip maka tidak jarang
tersebut tentunya akan disimpan oleh masing-
terlupakan untuk mengecek arsip yang
masing peneliti sebagai arsip dinamis dan baru
tersimpan, sehingga ketika suatu saat arsip
mencapai masa inaktif selama 2-3 tahun, tetapi
diperlukan tiba-tiba arsipnya sudah habis
Gambar 3. Beberapa kegunaan Arsip
63
Warta Kebun Raya 13(2), November 2015
Gambar 4. Kondisi arsip kacau (sebelum penataan arsip dan penyusutan)
dimakan rayap. Hal ini terjadi karena
berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
penempatan arsip belum memenuhi standar
persyaratan: andal, sistematis, utuh,
penyimpanan, yaitu disimpan di lemari besi dan
menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar,
di ruangan ber-AC.
prosedur, dan kriteria. Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan arsip, penggunaan
Berdasarkan data tersebut maka sangat
dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
diperlukan program penyusutan arsip.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis
Efektifitas dan efesiensi terhadap pelayanan
yang efektif dan efisien, pencipta arsip
jasa kearsipan akan tercipta karena hemat
membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip,
ruangan, peralatan, tenaga dan biaya yang
jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi
diperlukan.
keamanan dan akses arsip.
PENTINGNYA PROGRAM PENYUSUTAN ARSIP
Unit Kearsipan merupakan unit pendukung
DALAM KAITANNYA DENGAN EFEKTIVITAS DAN
pelaksanaan kegiatan yang bertugas dalam
EFESIENSI PELAYANAN JASA KEARSIPAN
menata, mengamankan, dan memelihara arsiparsip hasil kegiatan. Namun demikian, tidak
64
Sebagaimana dijelaskan dalam pasal 40 Undang-
semua dokumen yang tercipta dari kegiatan
undang Nomor 43 tahun 2009 bahwa
dapat dijadikan arsip yang bernilai guna
pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk
permanen atau perlu disimpan selamanya.
menjamin
Penentuan apakah suatu arsip harus disimpan
ketersediaan
arsip
dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan
permanen atau dimusnahkan dilakukan atas
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
dasar penilaian secara mendalam. Penilaian
Warta Kebun Raya 13(2), November 2015
dilakukan berdasarkan kegunaan arsip bagi
arsip tersebut belum merupakan arsip inaktif.
kepentingan organisasi secara keseluruhan serta kepentingan lain di luar kepentingan organisasi.
PENUTUP
Kepentingan lain di luar kepentingan organisasi (yang sering kali diistilahkan dengan nilai guna
Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan
sekunder) berkaitan dengan kegunaan arsip bagi
bahwa penyusutan arsip merupakan salah satu
kepentingan masyarakat luas, diantaranya
kegiatan kearsipan yang sangat penting pada
adalah kepentingan arsip sebagai sumber
setiap organisasi pencipta arsip. Jika
penelitian atau kajian, sumber sejarah, bahan
penyusutan arsip dilakukan, berbagai
bukti dan sebagainya.
keuntungan dapat diperoleh, yaitu penataan
Penempatan arsip hendaknya diperhatikan
inaktif disimpan terpisah sehingga pelayanan
karena mungkin saja arsip yang disimpan tidak
jasa kearsipan lebih mudah, cepat, tepat, dan
teratur oleh pemiliknya karena beberapa
akurat. Dengan kata lain, efektifitas dan
kemungkinan seperti pindah ruangan, adanya
efesiensi pelayanan jasa kearsipan dapat
pergantian jabatan, lupa menyimpan dan lain
tercapai karena penggunaan ruangan, biaya,
sebagainya. Hal tersebut mengakibatkan adanya
dan
beberapa arsip vital yang selama ini dianggap
menyelenggarakan program penyusutan akan
hilang yang ternyata setelah sekian lama dapat
diperoleh kerugian, lambatnya pencarian
ditemukan di tumpukan arsip “kacau” yang siap
kembali arsip karena arsip aktif dan inaktif
untuk dibuang.
masih disimpan menjadi satu, penataan arsip
arsip lebih teratur karena arsip aktif dan
tenaga.
Sedangkan
bila
tidak
kurang teratur, pelayanan jasa kearsipan lebih Penyimpanan dokumen keuangan yang
lama sehingga pelaksanaan kegiatan tidak
berhubungan dengan pemeriksaan kegiatan
efektif.
sangat diperlukan namun terkadang sulit ditemukan, yang pada akhirnya mengakibatkan tidak akuntabelnya kegiatan yang diperiksa. Berdasarkan hasil observasi penulis, terbukti bahwa dokumen atau arsip-arsip keuangan yang berhubungan dengan kegiatan suatu instansi merupakan hal yang dibutuhkan dan dicari untuk kepentingan pemeriksaan, khususnya yang berkaitan dengan kegiatan penelitian dan pengadaan
barang-barang
pendukung
penelitian. Oleh sebab itu, arsip-arsip keuangan tersebut seyogyanya diperhatikan penataannya dan harus ditempatkan di ruangan penyimpanan khusus arsip-arsip inaktif yang berhubungan dengan
dokumen
keuangan,
sebelum
pengelolaannya diserahkan ke Unit Kearsipan (Gambar 5). Hal ini sangat penting diperhatikan karena hanya petugas yang berkaitan dengan kegiatan tersebut yang boleh mengetahuinya mengingat arsip sifatnya rahasia, apalagi kalau
Gambar 5. Arsip Keuangan (di Unit Pengolah) yang sudah tertata
65
Warta Kebun Raya 13(2), November 2015
DAFTAR PUSTAKA
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 2012. Jadwal Retensi Arsip Keuangan
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2005. Materi Pe l a j a r a n
Kearsipan
Te n t a n g
Penyusutan Arsip. hal 5. Re t e n s i
Jadwal Retensi Arsip Penelitian Undang-undang No. 8. 1997. Tentang Dokumen
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, 2002. J a d w a l
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 2014.
A r s i p
(Umum/Gabungan). Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 2012. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian
Perusahaan. Undang-undang No. 43. 2009. Tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah No. 28. 2012. Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
66
