1. Fakultní koordinátor a výběrové řízení Student, který chce v rámci programu Erasmus+ vycestovat na zahraniční studijní pobyt musí splňovat Kvalifikační podmínky programu Erasmus+ pro studijní pobyty studentů a úspěšně absolvovat výběrové řízení na fakultě. Pro podrobnější informace o možnostech výjezdu doporučujeme kontaktovat nejprve fakultního koordinátora ohledně výběrového řízení, informací o zahraničních univerzitách, oborech, vyplnění Learning Agreement for Studies a dalších náležitostí. Kontakt na fakultní koordinátory - zde
2. Zahraniční univerzita a dokumenty Přehled uzavřených bilaterálních smluv na aktuální akademický rok je umístěn v sekci "Dokumenty ke stažení". v tomto přehledu jsou také uvedeny počty studentů, které je možné vyslat na studijní pobyt na jednotlivé partnerské univerzity a fakulty, které mají tyto mobility k dispozici Nápomocný Ti může být web se zkušenostmi Tvých kolegů Zprávy z mobilit studentů Erasmus+: databáze zkušeností.
Learning Agreement for studies Ohledně vyplnění Learning Agreementu (LA) před mobilitou a podpisů v LA doporučujeme studentovi kontaktovat fakultního koordinátora, který mu může poskytnout cenné rady taktéž. LA musí být potvrzený naší i zahraniční univerzitou (student nemusí dokládat na odd. 9230 - Mobility studentů originál, může být kopie). V případě, že student nedodá řádně vyplněný LA - musí být vyplněná všechna pole, nebude studentovi potvrzena Účastnická smlouva. LA musí být ve formátu tabulky A, tabulky B vč. všech podpisů. Studentovi bude akceptován LA se záhlavím zahraniční univerzity (pokud zahraniční univerzita nepotvrdí LA dokument z VŠB-TUO), ale LA musí obsahovat tabulku A, tabulku B, Language competence a všechny podpisy. Informace k tabulkám LA - Část "Před mobilitou" Navrhovaný studijní program (tabulka A) Přehled studijních komponentů, které by student odstudoval na domácí škole a které budou nahrazeny studiem v zahraničí (tabulka B - student by měl před výjezdem vědět, které předměty mu budou po příjezdu uznány (jako ekvivalent)). Úroveň jazykových kompetencí studenta (pracovní jazyk) Část "Během mobility" Změny ve studijním programu (tabulka C - Changes, D) Část "Po mobilitě" Transcript of Records (potvrzení přijímající instituce - (ne)absolvované předměty, které budou uvedeny v ToR (na základě LA), se musí shodovat s LA tabulkou A nebo příp. tabulkou C - Changes (informace ohledně předmětů získáte u fakultního koordinátora)
Letter of Acceptance S přesně definovaným obdobím přijetí na zahraniční univerzitu na dny (od den/měsíc/rok do den/měsíc/rok). V případě, že zahr. univerzita nezašle Letter of Acceptance (s upřesněným datem), možno doručit jejich vytištěný harmonogram akademického roku - počátek výuky a konec zkouškového období od den/měsíc/rok do den/měsíc/rok. V případě nejasností si období studia upřesni se zahraniční univerzitou (a jejich email doruč spolu s harmonogramem). Pokud student nedodá řádné informace o počátku a konci studia, nebude mu potvrzena Účastnická smlouva.
3. Finanční podpora; platba; délka mobility; sankce Financování Financování studijního pobytu v rámci programu Erasmus+ je zajištěno na základě Účastnické smlouvy. Výše finanční podpory se odvíjí od délky studijního pobytu (počtu měsíců/dní) v zahraničí. Pro účel výpočtu stipendia se za jeden měsíc považuje 30 dnů. Stipendium slouží pouze k částečnému pokrytí nákladů spojených se studiem v zahraničí, jedná se pouze o příspěvek na zvýšené náklady spojené s pobytem v zahraničí – předpokládá se finanční spoluúčast studenta! Paušální částka na měsíc v sobě zahrnuje jak pobytové, tak cestovní náklady studenta. Grant je studentovi přidělen pouze na dobu od počátku vyučování do konce jeho zkoušek, kdy je student fyzicky přítomen na zahraniční instituci. Bankovní účet V Účastnické smlouvě se uvádí účet, na který bude zaslána finanční podpora (č. účtu, které máš zadáno v IS EDISONU, nemusí být shodné s č. účtu uvedeným v ÚS), pro CZK i EUR účet je nutno vyplnit název banky, BIC/SWIFT a IBAN kód (jelikož se stipendium vyplácí v EUR). Student by si měl ve své bance ověřit, že banka na jeho bankovní účet přijímá platby v EUR, jinak nebude možné bankovní převod realizovat. Student je povinen ihned písemně informovat o případné změně bankovních údajů odpovědného pracovníka odd. 9230 - Mobility studentů na emailové adrese
[email protected] tak, aby zabránil zaslání stipendia na nepatřičný účet!!! Finanční podpora se vyplácí na majitele účtu - fyzická osoba, ne na firmu - právnická osoba. Výplata finanční podpory: vzhledem ke změnám ve financování je možno stipendium převést NA ÚČET VEDENÝ V CZK nebo v EUR student obdrží na dobu svého pobytu stipendium na podporu mobilit dle paušálních částek, určených Domem zahraniční spolupráce (DZS) stipendia jsou rozdělena podle cílové země do tří skupin dle rozdílu v relativních životních nákladech (vyšší náklady - střední náklady - nižší náklady) stipendium je pouze příspěvkem a zpravidla nepokryje všechny náklady - předpokládá se finanční spoluúčast studenta! v případě hrazení stipendia ze zdroje EU, je platba uhrazená celá, v jedné splátce v případě hrazení stipendia z prostředků státního rozpočtu, je platba rozdělena na 2 splátky: první platba: na období od počátku pobytu do 31. 12. druhá platba: v průběhu ledna doplatek na období od 1.1. do konce studijního pobytu. *obě platby jsou vyplaceny na stejný bankovní účet, který student uvádí v Účastnické smlouvě Doplatek a vratka finanční podpory - ukončení mobility Je nutno dodržet délku studijního pobytu uvedenou v Účastnické smlouvě a taktéž na shodnou dobu doručit potvrzení Confirmation of Erasmus+ Study period ze zahraniční univerzity o délce pobytu. Budeli doba pobytu kratší o 6 a více kalendářních dnů, než je uvedeno v ÚS, povinností studenta je přeplatek (6-ti kalendářních dnů) finanční podpory vrátit. Tolerance kratšího pobytu je maximálně 5 kalendářních dnů. Delší pobyt "automaticky" neproplácíme. Nově od AR 16/17 bude možný doplatek stipendia v případě delšího pobytu kvůli vykonání zkoušek a je třeba splnit tyto povinnosti: před koncem pobytu v zahraničí - student nahlásí emailem aktuální situaci zkouškového období na zahraniční univerzitě (absolvování zkoušek atd.); po příjezdu musí mít student ukončen OLS test II; po příjezdu musí student vyplnit obě závěrečné zprávy (Mobility Tool; Databáze zkušeností); student musí mít řádně splněny studijní povinnosti (zkoušky, v pořádku Learning Agreement vč. případných Changes a podpisy); student musí doručit ihned po příjezdu originál Confirmation of Erasmus+ Study Period potvrzený zahraniční univerzitou; po příjezdu doručit originál Transcript of Records *Počátek studentské mobility: první den, kdy student musí být přítomen v přijímající instituci. *Ukončení mobility: poslední den, kdy student musí být přítomen v přijímající instituci. *Do délky trvání mobility se nezapočítávají dny cesty. *Celková doba trvání mobility nesmí překročit 12 měsíců během jednoho studijního cyklu. Finanční prostředky se nebudou doplácet tomu studentovi, který si svůj pobyt svévolně prodlouží a přesáhne dobu studijního pobytu uvedenou v Účastnické smlouvě.
Sankce Za nesplnění studijních povinností hrozí účastníkovi mobility v rámci programu Erasmus+ tyto sankce: nedoručení originálu Confirmation of Erasmus+ Study Period nabo Transcript of Rcecords sankce až ve výši 25% z přiděleného celkového grantu nevyplnění závěrečné zprávy - sankce až ve výši 25% z přiděleného celkového grantu neabsolvování OLS testu II - sankce až ve výši 25% z přiděleného celkového grantu nesplnění studijních povinností - výše sankce dle počtu získaných kreditů: Počet získaných kreditů ECTS Finanční postih z přidělené finanční podpory 15 – 19,9 0 % – 25 % 10 – 14,9 0 % – 50 % 5 – 9,9 0 % – 75 % 0 – 4,9 0 % – 100 % Sankce může být rovněž udělena z přidělené finanční podpory fakulty / USP (pokud byla studentovi přidělena). O výši této sankce rozhoduje fakulta / USP.
4. Dokumenty, OLS test I a Účastnická smlouva V tomto kroce bys měl mít již vyřízený Learning Agreement a Letter of Acceptance. Informace k těmto dokumentům nalezneš v sekci "Studijní pobyty" pod bodem 2. Najdi si zahraniční univerzitu a nech si potvrdit dokumenty vysílající i přijímající institucí. Informace k bankovnímu účtu najdeš v sekci "Studijní pobyty" pod bodem 3. Finanční podpora; platba; délka mobility.
Evidenční list Musí být řádně vyplněný, vč. kódů. Na odd. 9230 - Mobility studentů je nutno dodat Evidenční list s originálním podpisem fakultního koordinátora. Tento dokument je umístěn v sekci "Studijní pobyty" v dolní části webu pod odkazem "Dokumenty ke stažení".
On-line jazyková podpora (OLS) Evropská komise zavedla v programu Erasmus+ povinné on-line testování jazykové úrovně studentů před studijním pobytem nebo praktickou stáží v zahraničí i po jeho skončení pro všechny mobility trvající dva měsíce a déle. Výsledky testu budou sděleny studentovi a vysílající instituci. Jazyková podpora se týká hlavního pracovního jazyka, nikoliv jazyka země pobytu. Pracovní jazyk student vyplní v Learning Agreementu. On-line jazykové testování: umožňuje účastníkům mobilit posoudit své jazykové schopnosti platí pro všechny mobility s datem zahájení po 1. lednu 2015 pro jazyky dostupné v OLS (vyjma rodilých mluvčích, tj. úroveň C1 a C2) student s vysokou znalostí pracovního jazyka - úroveň C1 a C2, doloženou certifikátem či obdobným potvrzením, může být považován za ekvivalent "native speaker", v tomto případě student nemusí absolvovat OLS testování PŘED zahájením a PO ukončení mobility. Tato skutečnost se označí v Účastnické smlouvě a v Learning Agreement. stanovuje povinnost studenta zúčastnit se online jazykového testování PŘED zahájením a PO ukončení mobility na základě výsledků jazykového testování může být účastníkovi mobilit přidělena licence pro účast v online jazykovém kurzu. Pokud stážista licenci přijme, je jeho povinností kurz dokončit VÝSLEDEK JAZYKOVÉHO HODNOCENÍ MUSÍ BÝT PŘED VÝJEZDEM ZAZNAMENÁN V ÚČASTNICKÉ SMLOUVĚ! DO OLS SYSTÉMU JE NUTNO ZADÁVAT CO NEJPŘESNĚJŠÍ OBDOBÍ POBYTU (OD-DO, nejlépe dle Letter of Acceptance)!! - jelikož systém na základě data zasílá automaticky generované výzvy k absolvování testu a jazykového kurzu Více informací na http://erasmusplusols.eu/ Licence studentům přiděluje VŠB-TUO podle obecných kritérií stanovených Evropskou komisí. Jazykové hodnocení obsahuje 5 sekcí: obsahuje 5 sekcí - gramatika, slovní zásoba, klíčové komunikační fráze, poslech, čtení pořadí sekcí nelze měnit, po dokončení celé sekce je možné hodnocení dodělat později - vždy se uloží pouze dokončená sekce hodnocení zabere cca 40-50 min., skládá se ze 70 otázek
hodnocení před a po mobilitě má stejný rozsah (liší se pouze v jednotlivých otázkách) na blížící se termín pro zpracování jazykového testování je student upozorněn automatickým emailem ze systému OLS, proto je nutné zadat datum pobytu (od-do) co nejpřesněji OLS test I: po vložení studenta do OLS referentem odd. 9230 - Mobility studentů, obdrží student zvací email k absolvování jazykového hodnocení. Student má v OLS stanovený termín, do kdy musí testování absolvovat. Systém zasílá studentovi na email reminder týdně, poslední reminder student obdrží 5 dní před koncem stanoveného termínu. student po přihlášení do OLS doplní údaje o své osobě a o mobilitě do stanoveného termínu absolvuje hodnocení (před a po mobilitě) v případě potřeby student absolvuje přidělený on-line kurz (po testování, před mobilitou a v průběhu mobility) OLS test II: student obdrží automatický email k absolvování testu 15 dní před koncem mobility, reminder je zasílán každých 5 dní. Test nutno zpracovat do jednoho měsíce od vyzvání. za neabsolvování OLS testu II hrozí studentovi sankce až ve výši 25% z přiděleného celkového grantu. On-line kurzy: délka kurzu se shoduje s délkou mobility zadanou v OLS účastníkem (počítá se od prvního přihlášení) podpisem účastnické smlouvy se účastník zavazuje, že absolvuje OLS kurz, pokud mu je poskynut (Příloha III - Finanční a smluvní pravidla) 3 funkce v jazykových kurzech: MOOCs (30-ti min. on-line přednášky, bez omezení) Fórum (on-line diskuse) Tutorské lekce (vždy pro max. 6 studentů, nutná registrace, intenzivní výuka, omezený počet – 1 lekce na dva týdny mobility) Student může využívat nabídku cvičení/přednášek/modulů v kurzu dle vlastního uvážení tak, aby měl pro něj kurz co největší přínos. - student nemusí splnit žádné minimální počty cvičení v kurzu - ALE doporučují se min. 2 hodiny týdně práce v jazykovém kurzu OLS odkazy: Jazykový test - uživatelská příručka pro účastníky mobilit (CS) On-line jazykový kurz - uživatelská příručka pro účastníky mobilit (EN) FAQ - všeobecné a technické dotazy pro účastníky mobilit (EN) Jazykový test - prezentace (EN) Jazykový kurz - prezentace (EN) Prohlídka jazykového kurzu - video s průvodcem (EN) MOOCs shrnutí - interaktivní video sestavy (EN) Erasmus+ OLS You Tube Playlists - seznam videí OLS (EN) Co dělat když . . . . . (akce ze strany studenta) Student nemůže vstoupit do systému / systém nereaguje / nelze editovat údaje: → nahlásit na technický helpdesk v systému OLS Student špatně zadal údaje o začátku a konci mobility do systému OLS (na termín konce mobility je navázáno závěrečné hodnocení): a) pokud dle systému OLS mobilita ještě „trvá“ – student opraví údaje v OLS b) pokud dle údajů zadaných v OLS již mobilita „skončila“ – student nemůže údaje editovat, je třeba řešit přes helpdesk Dojde k prodloužení mobility: → student musí do systému OLS zadat nové datum ukončení mobility před uplynutím původního období. Po jeho uplynutí by nešlo údaje editovat. Automatická výzva k závěrečnému hodnocení bude zaslána k novému (prodlouženému) termínu. Student zmeškal termín jazykového testování PŘED mobilitou nebo PO mobilitě: → informace viz. odkaz "FAQ - všeobecné a technické dotazy pro účastníky mobilit (EN)", strana 25.
Cestovní pojištění Z podmínek programu Erasmus+ vyplývá, že student má povinnost zajistit si na dobu zahraničního pobytu pojištění léčebných výdajů platné pro cílovou zemi (např. pobyt v nemocnici v případě úrazu). Student k Účastnické smlouvě doloží kopii smlouvy nebo originál potvrzení o sjednaném cestovním pojištění (od-do) na celou dobu studia v zahraničí. I když student disponuje Evropským průkazem zdravotního pojištění (EHIC), neznamená to, že je zdravotní péče v zahraničí bezplatná. EHIC vydaný v ČR se v EU vztahuje na nezbytnou zdravotní péči, za podmínek daných místním zdravotním systémem. Ve většině států se za zdravotní péči a za léky připlácí, částky mohou být velmi vysoké, hradí se spoluúčast nebo lékařský převoz zpět do ČR, který není pokryt zdravotním pojištěním. Proto musí mít student sjednáno cestovní pojištění před výjezdem na studijní pobyt. Další informace ohledně zdravotního pojištění - zde Připojištění lze uzavřít s kteroukoliv zdravotní pojišťovnou, případně bankou nebo cestovní agenturou. Držitelé některých bankovních platebních karet (např. Visa, MasterCard) mají pojištění zahrnuto ve službách banky. V případě uzavření smlouvy se zdravotní pojišťovnou je nutno doručit kopii smlouvy o sjednání pojištění (či výpis z internetu) nebo originál jiného dokladu stvrzující uzavření pojištění (od - do) na celou dobu studia v zahraničí. V případě využití stávajícího pojištění např. u platební karty (kdy není vystavena smlouva a není možno ani získat výpis z internetu) je nutno doručit z dané instituce originál potvrzení o sjednaném pojištění (od - do) na celou dobu studia v zahraničí. Uzavření tohoto pojištění stvrzuje student podpisem účastnické smlouvy. Potvrzení nebo kopii smlouvy cestovního pojištění se dokládá společně s Účastnickou smlouvou. Student, který se zúčastní zahraničního studijního pobytu v rámci programu Erasmus+, zůstává po celou dobu tohoto pobytu na zahraniční vysoké škole studentem české vysoké školy, tedy jeho základní zdravotní pojištění je hrazeno ze státního rozpočtu.
Postup k vyřízení Účastnické smlouvy Kvůli vysokému počtu vyjíždějících studentů a časové náročnosti administrativy doporučujeme studentovi začít vyřizovat Účastnickou smlouvu s předstihem (alespoň 2-3 týdny před výjezdem). V případě pozdního doručení všech dokumentů, by stipendium nemuselo být vyplaceno včas a studentovi by mohly nastat komplikace s další administrativou. Před výjezdem musí být student řádně zapsán ke studiu v EDISONU. Toto platí hlavně u výjezdů v průběhu července až října. Doporučujeme studentovi požádat studijní oddělení o dřívější zápis a tuto skutečnost pak nahlásit emailem na
[email protected]. On-line jazykový test musí být splněn před podpisem Účastnické smlouvy. POZNÁMKA PRO DRŽITELE CERTIFIKÁTU JAZYKOVÉ ÚROVNĚ C1/C2: máš-li pracovní jazyk na úrovni C1/C2, před podpisem Účastnické smlouvy dolož tuto jazykovou úroveň originálním certifikátem referentovi odd. 9230. Na základě doloženého certifikátu OLS jazykové testování absolvovat nemusíš. Budeš-li mít zájem o jazyk země pobytu, může Ti být zaslána licence na on-line test a on-line kurz z místního jazyka, tento požadavek ale musíš uvést v Účastnické smlouvě v odstavci 7.2 a 7.3 (k dizpozici je zatím angličtina, francouzština, němčina, holandština, španělština, italština, švédština, dánština, řečtina, polština, portugalština). Pokud licenci přijmeš, je Tvojí povinností on-line kurz dokončit. Emaily je třeba zasílat z univerzitní emailové adresy. V případě potřeby je student kontaktován na školní email. Na univerzitní email uvedený v ÚS přijdou po ukončení stáže automaticky generované emaily k vyplnění OLS testu II a dvou závěrečných zpráv! KROK 1: zašli email z VŠB-TUO adresy zodpovědné osobě na odd. 9230 - Mobility studentů (
[email protected]) s žádostí o zaslání zvacího emailu k jazykovému hodnocení v systému OLS - uveď, o jaký jazyk se jedná absolvuj test a výsledek testu - úroveň jazykové kompetence uveď do ÚS v odstavci 7.2 POZNÁMKA PRO JAZYKOVOU ÚROVEŇ C1/C2 V OLS: absolvuješ-li OLS test I na úrovni C1 nebo C2, nebude Ti zaslána licence na on-line jazykový kurz z jazyka pracovního. Máš-li ale zájem naučit se jazyk země pobytu, uveď tento požadavek jazyka v ÚS v odstavci 7.3 (k dizpozici je zatím angličtina, francouzština, němčina, holandština, španělština, italština, švédština, dánština, řečtina, polština, portugalština). Po podpisu ÚS obdržíš licenci na on-line kurz z místního jazyka.
Pokud o místní jazyk nemáš zájem, v odstavci 7.3 neuváděj nic. Po ukončení mobility absolvuj OLS test II z jazyka pracovního. bude-li Ti licence na on-line kurz a on-line test zaslána, je tato jazyková podpora pro Tebe povinná. vyplň všechny osobní údaje na úvodní straně Účastnické smlouvy. neuváděj specifikaci finanční podpory na straně 1 (po doručení podepsané ÚS budou tyto kolonky vyplněny dodatečně zodpovědnou osobou na odd. 9230 - Mobility studentů)
KROK 2:
takto vyplněnou ÚS spolu s Learnin Agreement se specifikací pracovního jazyka a Letter of Acceptance zašli prosím odpovědnému referentovi odd. 9230 - Mobility studentů (
[email protected]), který doplní odstavce 2.4, 2.5, 3.1, 3.2, ÚS zašle zpět ke kontrole, smlouvu vytiskne a sjedná si s Tebou schůzku k podpisu smlouvy a k doručení ostatních dokumentů (ÚS netiskni, bude vytištěna v kanceláři) doporučujeme Ti, aby sis ještě PŘED podepsáním ÚS ověřil harmonogram akademického roku zahraniční univerzity (či čerpal informace z akceptačního dopisu). Do Účastnické smlouvy uváděj co nejpřesnější údaje o délce Tvého studijního pobytu (LA a LoA zasílej spolu s ÚS.) Datum zahájení mobility je první den, kdy je vyžadována přítomnost studenta v přijímající instituci. Datum ukončení mobility odpovídá poslednímu dni, kdy je vyžadována přítomnost studenta v zahraniční instituci. Tzn., od prvního dne Orientation Days nebo prvního dne studia do posledního dne zkoušek. Do Účastnické smlouvy tedy nezadávej počátek a konec semestru/akademického roku. nevyplňuj odstavce 2.4, 2.5, 3.1 a 3.2 na straně 2 - finanční podpory
KROK 3:
po podepsání ÚS oběma zúčastněnými stranami Ti bude vyplaceno stipendium v EUR další informace k finacování nalezneš v sekci "Finanční podpora; bankovní účet" V době zahraniční stáže si průběžně kontroluj svůj univerzitní email, který uvádíš v ÚS - v případě potřeby budeš kontaktován na tomto emailu (jméno.příjmení
[email protected]) Souhrn dokumentů potřebných k vyřízení Účastnické smlouvy: 1) Learning Agreement 2) Letter of Acceptance nebo harmonogram akademického roku zahraniční univerzity 3) Evidenční list 4) Cestovní pojištění 5) Účastnická smlouva + OLS test I
Účastnickou smlouvu máš podepsanou, můžeš vyjet 5. Prodloužení nebo zkrácení semestru v zahraničí Během studia na přijímající instituci Ihned po příjezdu se student dostaví na oddělení pro program Erasmus+ na zahraniční univerzitě. Tam bude informován o dalším postupu při zapsání ke studiu, případně o dalších podrobnostech jeho pobytu v zahraničí. V případě změn ve studijním plánu po příjezdu je student povinen do 30 dnů od začátku pobytu písemně vyřídit dokument Changes to the original Learning Agreement (strany 5, 6 a 7): na str. 5 se vypíše název předmětu nového i zrušeného, vypíše se i předmět, u kterého se změnil počet kreditů ECTS, na správném vyplnění str. 6 se student dohodne s vysílající fakultou a str. 7 se nechá potvrdit na zahr. univerzitě. dokument student zašle fakultnímu koordinátorovi na VŠB–TUO a na odd. 9230 - Mobility studentů (může být dodáno elektronicky). dokument musí být schválen zahraniční univerzitou i domácí fakultou.
Změna doby studia na přijímající instituci Informace ohledně délky mobility a její zkrácení nebo prodloužení v průběhu ukončování mobility (zkouškové období na přijímající instituci) nalezneš v sekci "Studijní pobyty" pod bodem 3. Finanční podpora; platba; délka mobility - Doplatek a vratka finanční podpory. V případě, že chceš svůj pobyt prodloužit či zkrátit - jedná se o celý semestr, je nutno min. 1 měsíc před vypršením doby platnosti stávající Účastnické smlouvy informovat na VŠB-TUO emailem: fakultního koordinátora referenta odd. 9230 - Mobility studentů (
[email protected]) studijní oddělení Doba pobytu u prodloužení studia na partnerské univerzitě musí přímo navazovat na původní ÚS (tj. začíná den následující po posledním dni ve smlouvě). V závislosti na stavu finančních prostředků pro daný akademický rok je posouzeno, zda je možné žádosti o prodloužení pobytu vyhovět. Je-li studijní pobyt prodloužen na celý akademický rok, je nutno vyplnit a doručit na odd. 9230 tyto dokumenty: Changes v Learning Agreementu potvrzený všemi stranami (tabulka C - Changes, D) Letter of Acceptance nebo harmonogram (na letní semestr) nový vyplněný Evidenční list s originálním podpisem fakultního koordinátora kopii smlouvy nebo originál potvrzení o sjednaném cestovním pojištění z dané instituce změna data pobytu (konec studia) v OLS systému Na základě výše uvedených dokumentů bude sepsán Dodatek k Účastnické smlouvě. V případě zkrácení pobytu bude rovněž sepsán Dodatek k Účastnické smlouvě. Student musí odpovídající část stipendia vrátit zpět. K ukončení zahraničního pobytu student doručí dokumenty na základě pokynů referenta odd. 9230 - Mobility studentů.
6. Dokumenty před návratem Při ukončování mobility si nechej na zahraniční univerzitě osobně potvrdit originál Confirmation of Erasmus+ Study Period (potvrzení o délce studia). Na tomto dokumentu musí být originální razítko a originální podpis. Toto potvrzení by sis měl dovézt "fyzicky" s sebou zpět do ČR a odevzdat do 14 dnů po příjezdu na odd. 9230 - Mobility studentů. Doporučujeme nenechávat si Confirmation zasílat poštou. Může se pak stát, že toto potvrzení budeš ze zahraniční instituce dlouho"dolovat". POZNÁMKA: Confirmation of Erasmus+ Study Period se vystavuje pouze na dobu studia studenta na zahraniční univerzitě, tzn. fyzická účast od počátku vyučování do ukončení studijních povinností (zkoušek) studenta. Na zahraniční instituci se domluv, jak a kdy Ti bude doručen Transcript of Records (přehled dosažených výsledků studia). Většinou tento dokument zasílají přijímající instituce fakultním koordinátorům poštou cca do měsíce po absolvovaných zkouškách studenta. Tento výpis studijních výsledků musí být na VŠBTUO doručen rovněž v originále s razítkem a podpisem. Po příjezdu můžeš fakultnímu koordinátorovi odevzdat kopii Transcriptu, ale originál těchto výsledků studia je vyžadován k ukončení mobility studenta. Studentovi, který nedodá některý z výše uvedených dokumentů, nebude mobilita ukončena a hrozí mu sankce za nesplnění povinnosti ve formě vrácení stipendia až ve výši 25% z celkové přidělené finanční podpory. Jakýkoliv problém vzniklý s doručením Confirmation of Erasmus+ Study Period nebo Transcript of Records, doporučujeme ihned nahlásit referentovi odd. 9230 - Mobility studentů.
7. OLS test II a dvě závěrečné zprávy Po ukončení mobility má student povinnost dokončit: a) OLS test II Podle data ukončení mobility, kterou student zadal do systému před výjezdem na stáž, systém OLS automaticky vygeneruje e-mail s požadavkem o absolvování jazykového testování PO mobilitě. Email je zaslán na adresu uvedenou v Účastnické smlouvě, čili na univerzitní email studenta. Test musí student splnit do 7 dní po obdržení zprávy k dokončení jazykového testování. Další informace ohledně OLS nalezneš v sekci "Studijní pobyty" - "4. Dokumenty, OLS, test I a Účastnická smlouva"
b) Závěrečnou zprávu - EU Survey Do systému Mobility Tool vkládá účastníka stáže (univerzitní e-mail studenta) referent odd. 9230 Mobility studentů. Zpráva účastníka bude vygenerována automaticky systémem v den ukončení mobility. Pokud bude mobilita do systému zadána zpětně (již po návratu účastníka), zpráva bude vygenerována ihned. Systém zašle účastníkovi e-mail (školní) s odkazem na dotazník. E-mail bude v českém i anglickém jazyce ve znění: Erasmus+ požadavek na zprávu účastníka / Erasmus+ individual participant report request, odesílatel:
[email protected]. Vzor textu v automaticky vygenerovaném e-mailu k vyplnění EU Survey - zde Uživatel po kliknutí na odkaz uvedený v emailu vstoupí ihned do dotazníku. Pole označená červenou „*“ jsou povinná – bez nich nepůjde report dokončit. Dotazník se dá průběžně ukládat přes „Save as Draft“ v dolní části zprávy. Jakmile student zprávu dokončí, klikne v dolní části reportu na „Submit“. V pravé horní části je možno zprávu stáhnout do PDF kliknutím na „Download PDF version“. Účastník mobility musí zrávu vyplnit na webu do 30 dnů od ukončení studijního pobytu. Po vyplnění zprávy doporučujeme dotazník ihned stáhnout do PDF a zaslat emailem referentovi odd. 9230 Mobility studentů. Co dělat když . . . . . (akce ze strany studenta) Student "neobdrží" automaticky generovaný email k vyplnění EU Survey: → účastník mobility požádá odpovědného referenta odd. 9230 - Mobility studentů o zaslání odkazu ze systému Mobility Tool. Doporučujeme kontrolovat spamovou složku!
c) Zprávu z mobilit studentů Erasmus+: databáze zkušeností Do databáze vkládá účastníka programu Erasmus+ referent odd. 9230 - Mobility studentů. Po vložení studenta do systému obdrží student automaticky generovaný e-mail s žádostí o vyplnění zprávy na univerzitní e mailovou adresu ve znění: Erasmus – založení nové závěrečné zprávy, odesílatel:
[email protected]. Poté, co obdrží uživatel na svůj e-mail přihlašovací údaje, může do systému vstoupit. V horní liště je příslušný odkaz na zprávu („Zpráva ze studijního pobytu“ x „Zpráva z pracovního pobytu“). Zpráva ze studijního pobytu i stáže má 9 oddílů a student smí vyplnit pouze aktivní buňky. Buňky označené „*“ jsou povinné – bez nich nepůjde report dokončit. Poslední oddíl u obou zpráv je určen pro případné komentáře koordinátora. Dotazník se dá průběžné ukládat (pomocí tlačítek „Uložit“), tj. nemusí se vyplnit celý naráz. Jakmile si je však student jist, že veškerá data řádně vyplnil, může dotazník dokončit. To provede tak, že zaškrtne pole „Dokončit“ dole na dotazníku a klikne na „Uložit“. Pokud student vyplnil vše korektně, zpráva se dokončí (systém o výsledku zeleně vypíše textovou zprávu) a zůstane zobrazen pouze oddíl „VI. Uznání zahraničního studia/stáže domácí školou“. V tomto okamžiku se již zpráva zobrazuje všem návštěvníkům, avšak bez oddílu VI. Uživatel ihned po zjištění uznatelnosti kreditů na své škole vyplní i tento oddíl a dotazník uzavře (kliknutím na tlačítko „Uzavřít“). Tím se zveřejní i tato poslední část zprávy. Student musí tuto zprávu vyplnit na webu do 30 dnů od ukončení pobytu. Prosím uvědom si, že v této zprávě předáváš informace dalším studentům, kteří chtějí vyjet na mobilitu a může jim podat odpovědi na jejich otázky. Proto doporučujeme, aby sis dal při vyplnění této závěrečné zprávy záležet. Studentovi, který nedodělá některou z výše uvedených povinností, nebude mobilita ukončena a hrozí mu sankce ze nesplnění povinnosti ve formě vrácení stipendia až ve výši 25% z celkové přidělené finanční podpory. Jakýkoliv problém vzniklý s OLS testem nebo závěrečnou zprávou, doporučujeme ihned nahlásit referentovi odd. 9230 - Mobility studentů. Co dělat když . . . . . (akce ze strany studenta) Zapomenuté heslo: → pro zjednodušení a urychlení procesu získání nového hesla byl na úvodní stránce vytvořen odkaz „Heslo“. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí webová stránka na přímý odkaz - zde, kde je část „Ztratili jste nebo zapomněli heslo?“, která obsahuje pouze textové pole „Váš e-mail:“. Tam musí uživatel vyplnit svůj e-mail, který pro vstup do databáze využívá, a kliknout na „Poslat heslo“. Tímto dojde k odeslání emailu s odkazem a popisem dalšího postupu. Student nedostal e-mail s přihlašovacími údaji: → jakmile je student vložen do databáze, automaticky dojde k odeslání e-mailu s jeho přihlašovacími údaji. Bohužel např. Seznam.cz tyto zprávy vyhodnotí jako spam. Pokud pak student zprávu smaže (nebo ji v Doručené poště prostě přehlédne), nemá heslo a tudíž ani
přístup do systému. Postup řešení je stejný jako při zapomenutém heslu: odkaz „Heslo“ v záhlaví úvodní stránky databáze a do příslušného pole doplnit svou e-mailovou adresu.
8. Dokumenty k uzavření SMS Účastník mobility je povinen po ukončení stáže předložit vysílající instituci následující: 1) Confirmation of Erasmus+ Study Period Je potvrzení o délce studijního pobytu. Dokument je vydaný a potvrzený přijímající institucí, obsahující přesná data zahájení a ukončení studijního pobytu. Tento dokument je nutno odevzdat po ukončení mobility do: 14 dnů od ukončení pobytu, originál doložit na odd. 9230 - Mobility studentů 14 dnů od ukončení pobytu, kopii doložit fakultnímu koordinátorovi 14 dnů od ukončení pobytu, kopii doložit příslušnému pracovníkovi na studijním oddělení Potvrzení doby studia je rozhodující pro určení výše grantu, příp. vrácení odpovídající částky. V datech určujících začátek a konec studijního pobytu nesmí být přepisováno ani škrtáno! POZNÁMKA: Referent odd. 9230 - Mobility student může po studentovi požadovat k originálnímu Confirmation of Erasmus+ Study Period originální cestovní dokumenty, nastanou-li nejasnosti se skutečnou délkou mobility.
2) Transcript of Records Je přehled dosažených výsledků studia – tzv. Výpis studijních výsledků. Dokument je vydaný a potvrzený zahraniční univerzitou. Tento dokument je nutno odevzdat po ukončení mobility do: 30 dnů od ukončení pobytu, originál doložit příslušnému fakultnímu koordinátorovi předměty, které jsou uvedeny v Transcript of Records, se musí shodovat s předměty, které jsou uvedeny v LA v tabulce A nebo tabulce C - Changes (informace ohledně předmětů získáte u fakultního koordinátora) Na Transcriptu musí být potvrzeny všechny předměty, které se student zavázal splnit v Learning Agreementu, popřípadě ve změnovém listu Changes to LA. Pokud student získá méně než 20 ECTS kreditů za semestr, doloží na odd. 9230 své písemné stanovisko i stanovisko fakultního koordinátora k nesplnění studijních povinností na zahraniční univerzitě.
3) Přehled studijních výsledků Je dokument získaných v rámci studia v zahraničí. Tento dokument dává student dohromady ve spolupráci s fakultním koordinátorem. Formulář je k dispozici u fakultního koordinátora (na webu fakulty). Tento dokument je nutno odevzdat po ukončení mobility do: 30 dnů od ukončení pobytu na odd. 9230 – Mobility studentů
4) Závěrečnou zprávu - EU Survey Student obdrží odkaz v den ukončení mobility na kontaktní e-mail uvedený v Účastnické smlouvě. Další informace nalezneš sekci "Studijní pobyty" - "7. OLS test II a dvě závěrečné zprávy". Zprávu je nutno vyplnit na webu do: 30 dnů od ukončení studijního pobytu doporučujeme zprávu stáhnout do PDF, uložit a zaslat emailem na
[email protected]
5) Zprávu z mobilit studentů Erasmus+: Databázi zkušeností Student obdrží v průběhu mobility přihlašovací údaje do databáze na kontaktní e-mail uvedený v Účastnické smlouvě. Další informace nalezneš sekci "Studijní pobyty" - "7. OLS test II a dvě závěrečné zprávy". Zprávu je nutno vyplnit na webu do: 30 dnů od ukončení studijního pobytu
6) dokončit OLS test II Další informace nalezneš sekci "Studijní pobyty" - "7. OLS test II a dvě závěrečné zprávy". Zprávu je nutno vyplnit na webu do: 14 dnů od ukončení studijního pobytu
7) Ph.D student V případě, že student pracoval na zahraniční univerzitě na projektu, odevzdá zprávu o projektu (ANOTACI) v rozsahu min. dvou stran do: 14 dnů od ukončení pobytu na odd. 9230 - Mobility studentů
VÝŠE UVEDENÉ POVINNOSTI STVRZUJE STUDENT SVÝM PODPISEM V ÚČASTNICKÉ SMLOUVĚ!
Kontaktní osoba: Bc. Daniela Vaňková Mobility studentů 17 Listopadu 2172/15 708 33 Ostrava - Poruba Tel: +420 597 325 459 E-mail:
[email protected] Kancelář: A 338
