Aanvragen van Offertes Bespaar geld en ergernis met een duidelijke offerte-aanvraag Alex van Ginneken
1
Van dezelfde auteur:
-
Internet marketing, Word online marktleider in uw branche
-
E-mail marketing, Opzetten van succesvolle e-mail campagnes
-
Zoekmachine Marketing, Meer bezoekers, meer klanten
-
Affiliate marketing, Verkoop maximaliseren door partners
-
Opzetten van een Webwinkel, De weg naar ultieme online aankoopervaring
-
Eye tracking & Usability, Bereiken van ultieme bezoekerservaring
-
Live Chat, Bereik optimale service en meer verkoop
-
Online Franchisen, Versneld uitbreiden van uw online vestigingen
-
Aanvragen van offertes, Bespaar geld en ergernis met een duidelijke offerte aanvraag
-
Webteksten, Van bezoekers naar klanten
-
CRM in uw Internet Marketing Strategie, Automatisch klantrelaties opbouwen
-
Lanceren van Websites, Maximale aandacht door inzet van media
-
Personal Branding, Ontwikkel uw online persoonlijkheid
-
Google AdWords & Online Adverteren, Slim en betaalbaar uw doelgroep bereiken
-
Beginnen met Google Analytics, Analyseer uw website, zie de mogelijkheden, bepaal uw succes
-
Onmisbare Marketingbronnen, Websites, boeken, podcasts en radio/televisieprogramma’s
-
Blauwdruk Internet Marketing Plan, Ontwikkel uw eigen internet marketing plan
2
“Het is makkelijker om geld te besparen dan geld te verdienen” onbekend
3
Omslagontwerp: Caspar Hardholt, mediaCT, Groningen Redactie: Edwin Dijkstra, mediaCT, Groningen Vormgeving & Productie: SU©KS media & design, Leeuwarden
2009 tweede uitgave GEGEVENS: Ginneken van, Alex Aanvragen van Offertes, Bespaar geld en ergernis met een duidelijke offerteaanvraag www.deblauwedoos.nl
© 2009 De Blauwe Doos, Alex van Ginneken Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, verkocht, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, het zij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912 j het Besluit van 20 juni 1974, St. b. 351, zoals gewijzigd bij Besluit van 23 augustus 1985, St. b. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht. Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, syllabi, readers en andere compilatie- of andere werken (artikel 16 Auteurswet 1912), in welke vorm dan ook, dient men zich tot de uitgever te wenden. Ondanks alle aan de samenstelling van dit boek bestede zorg kan noch de redactie, noch de auteur, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave.
4
Samenvatting Laat u een website of applicatie ontwikkelen, dan verstuurt u een offerte-aanvraag naar één of meerdere partijen. Maar hoe zorgt u, dat u krijgt wat u wilt voor de beste prijs? Dat leest u in dit boek. De eerste stap die wordt behandeld, is hoe u een selectie maakt van mogelijke leveranciers. Daarna laat ik u zien hoe u een offerte-aanvraag opstelt. Hierbij komt aan bod welke voorwaarden u in de offerte wilt vastleggen en hoe u in dit stadium al inzicht krijgt in mogelijke kosten en deadlines. Voordat u een offerte krijgt van de door u geselecteerde leveranciers, is het goed om te weten hoe een software-ontwikkeltraject eruit ziet. Zo kunt u de ontvangen offertes beter beoordelen. Daarom besteed ik hier speciaal aandacht aan in het hoofdstuk ‘Hoe ziet een software-ontwikkeltraject eruit?’. Hierna komen hoofdstukken aan bod die uitleggen hoe u de ontvangen offertes beoordeelt, welke vragen u wilt stellen in een nadere kennismaking en hoe u onderhandelt met interessante leveranciers. Ook leest u welke afspraken u wilt maken over rechten en intellectueel eigendom. Ik sluit het boek af met een praktijkvoorbeeld van een offertetraject en een hoofdstuk over het uitbesteden van projecten aan bedrijven in het buitenland.
1
2
Inhoudsopgave 1.
Inleiding ................................................................................................. 5
2.
Wat kost een website? ................................................................................ 6
3.
Mogelijke leveranciers selecteren .................................................................. 11
4.
Het opstellen van een offerte-aanvraag ........................................................... 15
5.
Hoe ziet een software-ontwikkeltraject eruit? ................................................... 23
6.
Offertes beoordelen .................................................................................. 26
7.
Nadere kennismaking ................................................................................. 28
8.
Onderhandelen ........................................................................................ 29
9.
Externe adviseur ...................................................................................... 31
10.
Beeldrechten ......................................................................................... 32
11.
Intellectueel eigendom ............................................................................. 33
12.
Praktijkvoorbeeld: +36K besparing ............................................................... 34
13.
Offshoren of near-shoren ........................................................................... 37
BIJLAGE I .................................................................................................... 39
3
4
1. Inleiding Na mijn studie Technische Informatie begon ik met werken bij Tinoway, een bedrijf met 35 medewerkers dat software ontwikkelde voor mobiele applicaties. Toen ik drie maanden bij Tinoway werkzaam was, werd het bedrijf overgenomen door Oracle, na Microsoft de grootste softwareleverancier ter wereld. In totaal heb ik twee jaar voor Oracle gewerkt als software-ontwikkelaar. In deze periode verdiepte ik mij steeds meer in de marketing- en communicatiekant van het vak. Ik besloot dat ik verder wilde studeren, en begon met de opleiding Communicatie. Dit was begin 2000. Gelijktijdig met de opleiding startte ik Vivens, een bedrijf dat software-applicaties en websites ontwikkelde. Na twee jaar groeide het bedrijf zo snel, dat ik besloot fulltime te werken aan het bedrijf. Eind 2006 heb ik mijn aandelen in Vivens verkocht en heb ik mij gespecialiseerd in internet marketing. Voor mij is dit het ideale werkveld om techniek en marketing in te combineren. Vaak heb ik mij verbaasd over het gemak waarmee bedrijven mijn bedrijf hebben ingeschakeld of mij hebben ingehuurd als adviseur. Veel bedrijven deden en doen niet eens onderzoek naar mij of mijn bedrijf. Natuurlijk waardeer ik het vertrouwen, maar het blijft enorm risicovol voor klanten om zo een partner te kiezen. In dit boek leest u waar deze risico’s mee samenhangen en hoe u deze voorkomt. Het aanvragen van een offerte en het onderhandelen met de partner is een vak op zich. In dit boek geef ik u praktische tips over offertes aanvragen, onderhandelen met partijen en behandel ik afspraken die u moet maken over eigendomsrechten.
5
2. Wat kost een website? Dit is een vraag die ik regelmatig krijg. Het antwoord op deze vraag is niet zo eenvoudig als vaak wordt gedacht. De vraag ‘wat kost een website?’ is te vergelijken met de vraag ‘wat kost een auto?’. Ten eerste is de prijs van een website afhankelijk van de wensen voor de inrichting, features en maatwerk. Zo geldt bij de aanschaf van een auto hoeveel Pk men wil, of leren bekleding een wens is, hoeveel kofferbakruimte er is etc. Daarnaast is de prijs van een auto afhankelijk van de fabrikant. Zo geldt ook voor een website dat de prijs afhankelijk is van het bureau dat de website ontwikkelt. Wat een website kost is dus niet te beantwoorden, als niet duidelijk is wat exact de behoefte is. Wanneer de behoefte bekend is, kan ingeschat worden hoeveel uur het kost om de website te ontwikkelen. Deze uren worden vervolgens vertaald naar een prijs. Het ontwikkelen van een website gebeurt veelal in fases. Hieronder geef ik u een indruk van de werkzaamheden die de prijs van een website bepalen: -
Definitiefase o Functioneel ontwerp – het in kaart brengen van de features en onderlinge verhoudingen. o Storyboard – ook wel prototype genoemd. Dit is een (interactieve) schets van de website, waarin alle features zijn verwerkt.
-
Design o Elke pagina dient ontworpen te worden. Hoe meer verschillende pagina’s, des te meer werk. o Speciale (interactieve) elementen, bijvoorbeeld een flashonderdeel of enquête kosten meer uren om te ontwerpen. Het aantal uren dat het ontwerpen kost, zijn, naast de wensen van u als klant, afhankelijk van de professionaliteit van de designers. Onervaren designers zijn vaak goedkoper, maar ook langer bezig met het design.
6
-
Techniek o Na het design werken programmeurs dit design uit tot een werkende website. Hoeveel uur dit kost, is afhankelijk van:
Het CMS waarmee de website wordt gekoppeld
Of er koppelingen nodig zijn voor bijvoorbeeld CRM-software, emailmarketingtools en website-analysesoftware.
Speciaal te ontwikkelen features, zoals interactieve flashgames, rechtensystemen et cetera.
-
Inhoud o Schrijft u zelf de teksten voor uw website of besteedt u dit uit? Ook dit is bepalend voor de prijs van uw website. Let wel, naast het schrijven van de teksten, is het ook van belang om te schrijven voor notificaties, automatische e-mails, foutmeldingen et cetera.
-
Marketing o Een website heeft alleen zin als u ook daadwerkelijk bezoekers krijgt. Bij de prijs van een website hoort ook de marketing ervan. Bij marketing moet u denken aan:
AdWords-campagnes opzetten
De website aanmelden bij het bedrijvencentrum van Google, branchegerichte verzamelpagina’s voor bedrijven et cetera.
Het ontwikkelen van bannermateriaal
Zoekmachine-optimalisatie
De marketing van een website is een onderdeel dat continu speelt, en daarom ook vaak in abonnementsvorm wordt aangeboden. Houd hier rekening mee in uw budget. -
Testen o Na de ontwikkeling van de website zal alles getest moeten worden. Door de snelle ontwikkeling van technieken en browsers is dit een tijdrovende klus. Houd er rekening mee dat de ontwikkelaar u hiervoor uren in rekening brengt.
7
-
Gesprekken o Afgezien van de ontwikkeling en marketing van uw website, vindt er overleg plaats. Dit is overleg met u als opdrachtgever, maar ook de interne communicatie (ook wel projectmanagement genoemd) kost tijd. De volgende soorten overleg vinden plaats:
Kennismakinggesprek
Het bepalen van de doelen
Interne evaluaties
Voortgangsgesprekken
Als de ontwikkeling van een website wordt aangepakt zoals hierboven beschreven, is het internetbureau voor een gemiddelde website al snel 80 tot 100 uur bezig. Met een uurtarief van 80 euro ligt de investering tussen de 6.400 en 8.000 euro. Hierin zijn abonnementskosten en marketingkosten niet meegenomen.
Wat kost een webwinkel? Het ontwikkelen van een webwinkel is intensiever dan het ontwikkelen van een ‘gewone’ website. De investering is over het algemeen hoger door de grotere hoeveelheid aan functionaliteiten en bijbehorende implementatie. Zo is er beheersoftware nodig om de webwinkel te beheren. Ook heb je te maken met koppelingen met betaalsystemen, een uitgebreidere communicatieflow, meer onderdelen om te ontwerpen et cetera. Het ontwikkelen van een webwinkel, exclusief ‘marketing’, kost al snel tussen de 15.000 en 25.000 euro. Er zijn bedrijven die schrikken van dergelijke bedragen. Maar laat u zich hier niet door afschrikken. Het alternatief is een kant-en-klaar pakket of een amateuristisch internetbureau. Uit ervaring kan ik u adviseren: met geen van beide wilt u werken. Kies voor een professionele, betrouwbare partner In 1998 leerde ik tijdens mijn ICT-opleiding al dat 70% van de projecten nooit wordt afgerond. Ik vermoed dat dit getal tegenwoordig, zeker bij complexe en langdurige projecten, niet anders is. Neem als voorbeeld het plan om de regiotram te realiseren in Groningen. Voor dit plan is er bijna 40 miljoen euro geïnvesteerd in de regiotram en daarmee is er enorm veel geld
8
verloren gegaan. Steeds vaker zie ik dat bedrijven het moeilijk vinden om een betrouwbare ICT-partner te vinden. En het is ook moeilijk. U kunt uw geld maar één keer uitgeven. En als het ICT-bedrijf aan de voorkant goed op u overkomt, wil dat niet zeggen dat de opleveringen dat ook zijn. De afgelopen 10 jaar heb ik veel bedrijven en concepten stuk zien gaan door problemen met de leverancier. De grootste fout, die wordt gemaakt in ICT-projecten, is dat er wijzigingen achteraf moeten worden doorgevoerd of dat er koerswijzigingen ontstaan gaandeweg het project. Hier gaat het vaak fout. Aanpassingen betekenen werk opnieuw moeten doen: opnieuw ontwerpen, opnieuw ontwikkelen en opnieuw testen. Dit kost (extra) tijd, dat in de ogen van de opdrachtgever niet in rekening mag worden gebracht, ‘het valt toch binnen het project?’. Zo werkt het in de praktijk echter niet. Aanpassingen kosten extra tijd en dus extra geld.
Het gebeurt niet zelden dat er frustraties ontstaan wanneer aanpassingen moeten plaatsvinden. Voor het internetbureau kost een aanpassing extra tijd en een klant begrijpt vaak niet, dat een ‘kleine aanpassing’ vaak niet klein in ontwikkeling is. ‘Toen ik de knop links wilde hebben, in plaats van rechts, moest ik daarvoor 400 euro betalen’, heb ik wel eens gehoord. Dat is vervelend, maar het gebeurt en dat is vaak het begin van frustratie en verstoring van de relatie. De klant wil het niet betalen, de leverancier voert de verandering tegen zijn zin toch door en daar gaat het project. ‘Het is toch logisch dat mijn website zoekmachinevriendelijk moet zijn’, is ook een uitspraak die ik onlangs hoorde. Echter, niets is logisch of vanzelfsprekend bij internetbureaus. Meedenken is geen uitblinkende kracht van het gemiddelde ICT-bedrijf. Hoe dan wel? Als u een wijziging wilt doorvoeren tijdens het project, overleg dit dan met uw internetbureau. Bespreek of er een aanpassing moet plaatsvinden tijdens of na het ontwikkelen van het project. Accepteer uitloop van het project als u met aanpassingen komt. Bedenk heel goed wat u als eindproduct wilt zien. Maak tijd om het project in detail goed
9
door te spreken. Als u niet genoeg kennis of ervaring heeft, schakel dan een externe expert in die u kan begeleiden in het project. Durf een streep te trekken Komt u er niet uit met uw internetbureau, houd er dan mee op. Dit is voor beide partijen het beste. Neem het verlies en zoek een andere leverancier. Veel bedrijven blijven soms jaren doormodderen met een leverancier. Van geen enkele leverancier wordt zoveel geslikt als van een ICT-leveranciers. Onthoud ook dat ‘het heeft al zoveel gekost’ nooit een argument is om geen afscheid te nemen. In het volgende hoofdstuk leest u hoe u een leverancier selecteert.
10
3. Mogelijke leveranciers selecteren Voordat u offerte-aanvragen verstuurt, is het zaak om mogelijke leveranciers te selecteren. Ik raad u aan om verschillende bronnen te gebruiken bij het selecteren van mogelijke leveranciers. Zet in ieder geval uw eigen netwerk in. Heeft u relaties met eigenaren van een soortgelijke website of software-oplossing? Vraag naar de leverancier en de ervaringen met deze partij. Via zoekmachines kunt u zoeken op partijen bij u in de buurt, of partijen die gespecialiseerd zijn in de oplossing die u zoekt. Wellicht zijn er ook verzamelwebsites met partijen die voor u interessant kunnen zijn. Voor webdesignbureaus is er bijvoorbeeld www.webdesign.nl.
Tip! Als u een website of webwinkel tegenkomt die u aanspreekt, kunt u vaak helemaal onderin de website achterhalen wie de website ontwikkeld heeft. Als u op zoek bent naar een internetbureau, is het slim om een speciale map in uw favorieten aan te maken met interessante bureaus.
Longlist / shortlist Maak voordat u een offerte-aanvraag verstuurt een lijst van alle mogelijke leveranciers. Dit heet de ‘longlist’. Vervolgens onderzoekt u de bedrijven. Vergelijk de portfolio’s, zoek naar referenties en beoordeel welke partijen qua visie bij uw organisatie aansluiten. Met deze gegevens stelt u vervolgens een ‘shortlist’ samen. Dit is een lijst met ongeveer vijf tot acht leveranciers waarnaar u uw offerte-aanvraag verstuurt.
Selecteren op harde feiten Heeft u een lange lijst met potentiële leveranciers? Stel dan een document samen met ‘harde’ feiten zoals: -
rechtsvorm (eenmanszaak, VOF of BV)
11
-
omzet van afgelopen jaar
-
aantal medewerkers
-
aantal vestigingen
-
in welke landen actief
-
jaren actief in de branche
-
profiel openstaande vacatures
-
online reputatie (zie ook het boek ‘Personal Branding’)
Dergelijke feiten kunt u bijhouden in een Excel-document en meenemen in de beoordelingen.
Selecteren op vakinhoudelijk gebied De ‘harde’ feiten zijn snel te vinden en eenvoudig op te zoeken. Selecteren op het vakinhoudelijke deel is lastiger en verreist daadwerkelijk contact met de mogelijke leverancier. Om u hier optimaal op voor te bereiden vindt u hier de belangrijkste punten waar u op moet letten bij het kiezen van een ICT-leverancier: 1. Wanneer is de ontwikkeling van de software, die u wilt aanschaffen, gestart? Dit is belangrijk bij bijvoorbeeld een CMS, betaalsysteem voor een webwinkel of enquêtetool. Is de software ouder dan een jaar: wat heeft het bureau dan gedaan om de software up-to-date te houden? 2. Zijn er ontwikkelstandaarden opgesteld? In dit document is vastgelegd hoe er in de broncode wordt omgegaan met variabelen, parameters, opbouw van de database, objecten, classes, functies en modules. Dit zijn zaken die u samen met een specialist wilt doornemen en meenemen in de beoordeling! 3. Welke technieken en programmeertaal worden er gebruikt? Er zijn veel verschillende technieken en programmeertalen. Veel hiervan zijn niet meer actueel, maar worden nog wel gebruikt door ontwikkelaars. Ook zijn voor bepaalde programmeertalen de kosten hoger. Vraag een specialist om dit voor u te beoordelen.
12
4. Is de software gedocumenteerd? Niet elk softwarebedrijf zal dit toelaten, maar vraag om, eventueel onder hun eigen supervisie, eens te mogen kijken in de broncode. 5. Vraag een demonstratieversie en test deze grondig (eventueel met een deskundige). Als er fouten optreden dan moet er al een alarmbel gaan rinkelen! Test in ieder geval zelf de software; het liefst op uw eigen kantoor en op een rustig moment. Test de software grondig en let op vastlopers, gebruikersvriendelijkheid, meldingen, parameters en instellingen. 6. Indien van toepassing: hoeveel klanten werken er met het systeem dat u wilt aanschaffen? De ontwikkeltijd van een softwarepakket kan maanden in beslag nemen, afhankelijk van de omvang en de complexiteit. Het is niet makkelijk om aan te geven hoeveel klanten een ICT-bedrijf moet hebben wil het softwarepakket zich bewezen hebben. Maar als u een van de eerste klanten bent, weet u zeker dat u de kinderziektes uit te software mag halen. Daarnaast wilt u ook continuïteit van het softwareproduct, een grotere afnemerskring kan daar een garantie voor zijn. 7. De software dient eenvoudig en gebruikersvriendelijk te zijn. Kunt u de software gebruiken zonder helpfunctie? Dan is dat een goed teken. Is het van te voren duidelijk wat er gebeurt als u op een bepaalde knop drukt? Zijn de structuur en de stappen binnen de software helder? Vergeet niet dat u en/of uw personeel nog lang met de software moeten werken. Het werkt motiverend als de software doet wat u wilt en dat het geen gevecht is om het te gebruiken. Als u antwoord heeft op deze vragen, kunt u eventueel samen met een deskundige beoordelen of de software geschikt voor u is.
13
Referenties Check voordat u met een softwareleverancier in zee gaat minimaal drie tot vijf referenties per potentiële leverancier. Deze referenties dienen dan bij voorkeur van verschillende kleine en grote klanten in diverse regio’s te zijn. Geef in de offerte-aanvraag aan dat u opgegeven referenties ook controleert. Bij het controleren van de referenties stelt u vragen over de leverancier die u belangrijk vindt. Het lijken misschien basale en eenvoudige vragen, maar weinig bedrijven doen dit en ik ben ervan overtuigd dat door deze vragen te stellen er veel problemen voorkomen worden. Enkele voorbeeldvragen die u kunt stellen: -
Bent u tevreden over de leverancier?
-
Waarom bent u tevreden over de leverancier?
-
Wat is uw ervaring met de service en support?
-
Met welke personen heeft u allemaal te maken gehad respectievelijk gewerkt?
-
Bent u tevreden over het product of dienst?
-
Wat vindt u van de verhouding tussen prijs en kwaliteit?
-
Wat was de terugverdientijd? (ROI, Return-On-Investment)
-
Als u de leverancier een tip mag geven, welke zou u dan geven?
-
Waarom hebt u voor deze leverancier gekozen?
-
Wat is uw ervaring met de deadlines van de leverancier?
Het opvragen van referenties gebeurde in de tijd dat ik mijn ICT-bedrijf had bijna nooit. Als 5% van mijn klanten dat deed, was het veel. De belangrijkste oorzaak hiervan was, dat wij veel klanten via klanten kregen, wat betekent dat onze referenties het werk deden!
Bezoek Maak eens een afspraak met een opgegeven referentie en ga eens op bezoek. Kijk eens hoe het product of de dienst daar draait en hoe tevreden ze zijn. Maak eens kennis met de daadwerkelijke gebruikers van het product of de dienst. Uiteraard kunt u hierbij dezelfde vragen stellen die eerder genoemd zijn.
14
4. Het opstellen van een offerte-aanvraag Een goede offerte-aanvraag is van belang om zeker te weten dat u krijgt wat u vraagt. 'Als u rotzooi over de muur gooit, kunt u rotzooi terug verwachten’, wordt er vaak gezegd.
Voorbereiden op aankoop Een offerte-aanvraag is eigenlijk een voorbereiding op een aankoop. De aanvraag dwingt u en uw bedrijf goed na te denken over wat u exact wilt aanschaffen. Met een doordachte offerteaanvraag laat u ook zien dat u een professionele organisatie heeft en dat u verwacht ook zo behandeld te worden. Elke offerte-aanvraag voor een website, webwinkel of webapplicaties zal er voor iedereen anders uitzien. In het forum vindt u enkele offerte-aanvraagtemplates die u kunt downloaden. Hierin kunt u direct uw offerte-aanvraag verwerken.
Gouden regels Houdt u zich bij een offerte-aanvraag in ieder geval aan de volgende ‘gouden regels’: 1. Wees zo volledig mogelijk in uw aanvraag 2. Geef duidelijk aan wat u wilt 3. Maak afspraken over de eigendomsrechten 4. Stel specifieke en meetbare (rand)voorwaarden 5. Vraag een overzicht van referenties 6. Maak een geheimhoudingsovereenkomst 7. Stel een inleverdeadline in voor de offerte 8. Vraag om een papieren en een digitale versie van de offerte 9. Vraag om een beschrijving van de aanpak 10. Vraag om een planning 11. Maak afspraken over een servicecontract 12. Vraag om een opsplitsing van de kosten en een totaalprijs
15
1. Wees zo volledig mogelijk in uw aanvraag Het is belangrijk om in een offerte-aanvraag zo volledig mogelijk te zijn. Begin de aanvraag altijd met een goede inleiding en bespreek daarin de volgende onderwerpen: -
Korte geschiedenis van uw bedrijf
-
Missie en visie
-
Fase waarin het bedrijf zich momenteel bevindt
-
Ervaringen van uw bedrijf met hetgeen waar u een offerte voor aanvraagt
-
Doelstellingen en ambitie op het gebied van internet
-
Uitdagingen waar uw bedrijf nu voor staat
2. Geef duidelijk aan wat u wilt Leg de volgende zaken helder uit: -
Wat u exact wilt aanschaffen en wat u hiermee wilt bereiken
-
Uw doelgroep, omschrijving type klant
-
Partijen waar eventueel mee samengewerkt moet worden
-
Wat u verwacht van de leverancier
-
De opleverdatum die u nastreeft
-
Indicatie van het budget
Met deze informatie kan een leverancier een duidelijke offerte afleveren.
3. Maak afspraken over de eigendomsrechten In sofwareland speelt vaak de discussie wie eigenaar is van de ontwikkelde software. Veelal vindt deze discussie, helaas, achteraf plaats. Dit doet zich ook vaak voor bij reclamebureaus, webdesigners en fotograven. Wilt u volledig eigendomsrecht over de te ontwikkelen software, neemt u dan de volgende tekst over in de overeenkomst: Eigendom - De eigendomsrechten van de ontwikkelde software komen volledig toe aan
. Als eigenaar van de software kan in de
16
toekomst besluiten om de software in huis door te ontwikkelen of hiervoor een derde partij in te schakelen. Eventueel kunt u ook vastleggen dat voor u ontwikkelde software niet aan concurrenten verkocht mag worden. Een concurrent zou specifieke software die speciaal voor u ontwikkeld is tegen lagere kosten kunnen aanschaffen. Dit betekent dat de concurrent de software kan kopen terwijl u de ontwikkeling heeft betaald. U zou niet de eerste zijn die dat overkomt! Uiteraard kunt u een uitzondering maken op het eigendomsrecht. Vaak wordt afgesproken dat de rechten van de software tegen een bepaalde afkoopsom afgekocht kunnen worden. Dit is vooral handig als u uw website of webwinkel in de toekomst wilt verkopen. Als u niet over de eigendomsrechten beschikt, is deze onverkoopbaar. Een koper zal dan de software opnieuw moeten inkopen of met uw leverancier tot een afspraak moeten komen. Om deze problemen te voorkomen is het verstandig om de softwarerechten direct vast te leggen.
4. Stel specifieke en meetbare (rand)voorwaarden
Uitloop ICT-projecten lopen vaak uit. Als u wilt voorkomen dat uw deadlines niet worden gehaald, neem dan een boeteclausule op in uw offerte-aanvraag. Verder is het verstandig om de deadline ruim voor de lanceerdatum te plannen.
Testperiode Tussen de oplevering van het project en de daadwerkelijke lancering dient er voldoende tijd beschikbaar te zijn zodat u de software kunt testen. Stel dus een deadline die ruim voor uw daadwerkelijke lanceerdatum ligt. Spreek met uw leverancier een garantieperiode af waarin u kunt testen en eventuele wijzigingen kunt doorgeven.
Garanties Op software is het vrijwel niet mogelijk om garanties te krijgen. Daarom is het belangrijk om
17
goede afspraken te maken tot wanneer er problemen gemeld kunnen worden over een opgeleverd project. Vaak is dit tot twee weken na oplevering, maar er zijn ook bedrijven die de opleverdatum hanteren. Het is dus zaak voor u als klant om uw product direct zeer goed te testen en daar niet weken mee te wachten. Als u een webapplicatie of website laat ontwikkelen, maak dan ook afspraken over mogelijke problemen in nieuwe browsers. Het kan namelijk zijn dat een website goed functioneert in Internet Explorer 7.0, maar niet meer goed werkt in Internet Explorer 8.0. U kunt zulke zaken laten vallen onder een speciaal afgesloten servicecontract. Bespreek dit met uw leverancier.
Meerwerk Het komt vaak voor dat bij een project meer werk noodzakelijk is. Dit kan komen omdat de partij die de software ontwikkelt, het werk heeft onderschat. Het is ook goed mogelijk dat de klant tijdens de ontwikkeling nieuwe wensen aangeeft, waar meer werk voor nodig is. Reserveer voor uw projecten altijd minimaal 10% tot 15% ruimte in uw budget om uitloop en wijzigingen gaandeweg te kunnen financieren.
Geheimhouding Een geheimhouding is relevant bij vernieuwende, innovatieve of concurrentiegevoelige projecten. Neem hiervoor het volgende op in uw offerte-aanvraag: Geheimhouding - Ten aanzien van de geheimhouding dienen alle medewerkers van de leverancier een geheimhoudingsverklaring in hun arbeidscontract te hebben staan. Er dient uitsluitend gewerkt te worden met medewerkers die op de eigen loonlijst staan. Alleen in overleg mag werk uitbesteed worden aan derden. Als u gekozen heeft voor een ICT-bedrijf, kunt u een lijst opvragen van de medewerkers die aan uw project werken. Als er werknemers geen geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend in het arbeidscontract, kunt u de werknemer een speciale verklaring van u laten ondertekenen.
18
5. Vraag een overzicht van referenties Om inzicht te krijgen in de kwaliteit van het werk, is het slim om in de offerte-aanvraag naar een vijftal referenties te vragen. Vraag hierbij in ieder geval om: -
Het betreffende bedrijf/project
-
Omschrijving van project/opdracht
-
Bereikte resultaten
-
Eventueel een link naar een website/webwinkel
-
De contactgegevens en contactpersoon
Geef ook aan dat u contact gaat opnemen met deze referenties. In het hoofdstuk ‘selecteren van leveranciers’ vindt u meer over het doen van onderzoek bij referenties.
6. Maak een geheimhoudingsovereenkomst Stel een geheimhoudingsovereenkomst op. Met een dergelijke verklaring zorgt u dat uw offerte-aanvraag tussen u en de wederpartij blijft. U vindt een geheimhoudingsovereenkomst op het forum. Tevens vindt u een voorbeeld in bijlage I. Deze overeenkomst kunt u laten ondertekenen voordat u de offerte-aanvraag toont.
7. Stel een inleverdeadline in voor de offerte Geef in de offerte-aanvraag aan wanneer de uiterste aanleverdatum van de offerte is. Geef ook een deadline aan voor het stellen van vragen, zodat u ruim de tijd heeft om de antwoorden te verzamelen en terug te sturen. Zo sluit u uit, dat er veel tijd overheen gaat voor u de offerte krijgt.
8. Vraag om een papieren en/of digitale versie Geef aan hoe u de offerte het liefst wilt ontvangen en eventueel in welk formaat, wanneer het gaat om een digitaal bestand. Het gebeurt regelmatig dat een bedrijf iets digitaal opstuurt en de ontvanger het niet kan openen. Als u uw partners ook de offerte wilt laten
19
zien, vraag dan om meerdere papieren versies.
9. Vraag om een planning Vraag in de offerte-aanvraag ook om een globale planning mee te leveren. In de planning dienen de verschillende mijlpalen te worden benoemd. Houd er rekening mee dat veel ICTbedrijven pas starten met de uitvoering zodra de eerste aanbetaling is gedaan! Als u wacht met het ondertekenen van het definitieve contract en het betalen van de aanbetaling, vertraagt u wellicht het project. Dit klinkt misschien overbodig maar in de praktijk zie ik dit regelmatig gebeuren.
10. Maak afspraken over een servicecontract Het is slim om een servicecontract op te stellen. Dit wordt in de praktijk ook wel een SLA genoemd, ofwel Service Level Agreement. In een dergelijke overeenkomst staan afspraken over hoe de leverende partij omgaat met acute problemen en het ontwikkelen en updaten van de software. Houd in uw achterhoofd dat de afspraken die u maakt in de SLA helder, meetbaar en overzichtelijk moeten zijn. In een servicecontract kunt u de volgende zaken vastleggen: -
Responstijd (tijd tussen het melden van het probleem en het starten met het onderzoek)
-
Snelheid van het verhelpen van storingen of problemen
-
Looptijd (standaard een jaar)
-
Opzegtermijn
-
Tarief
Voor bedrijfskritische applicaties zoals webwinkels of de hosting van uw domeinen is het verstandig een SLA af te sluiten. U zorgt ervoor dat een probleem niet onderaan de stapel terecht komt bij uw ICT-leverancier, maar dat er een procedure is voor de omgang met dergelijke problemen. Een ander voordeel is dat u niet voor elk opgelost probleem een factuur
20
ontvangt van de gemaakte uren maar dat deze onder het servicecontract vallen. U weet dus vooraf wat u kwijt bent. Neem daarom in de offerte-aanvraag (als u het relevant of noodzakelijk vindt) de vraag op voor de mogelijkheden van een servicecontract.
Tip! Zorg ervoor, dat u te allen tijde een servicecontract heeft met uw hostingbedrijf. Dit is de partij die ervoor zorgt dat uw website en e-mail functioneren.
11. Vraag om een beschrijving van de aanpak Laat de partij waarbij u een offerte aanvraagt, een uitgebreide beschrijving van de aanpak leveren. Vraag om de stappen die doorlopen worden, hoe deze worden ingevuld en de daarbij horende planning. Laat het bedrijf ook vastleggen wanneer terugkoppeling aan u plaatsvindt en hoeveel tijd u heeft om te reageren tijdens tussentijdse evaluatie. Zo krijgt u meteen een indruk hoelang het duurt, voordat het project is opgeleverd. Bovendien kunt u dan zelf ook capaciteit vrij maken in uw organisatie, om het project vanaf uw kant te begeleiden. Het succes van veel projecten hangt samen met de beschikbaarheid en betrokkenheid van uw eigen organisatie! Verder kunt u ook aangeven, dat u één contactpersoon wilt hebben gedurende de ontwikkeling van uw project.
12. Verantwoordelijkheden Maak altijd heldere afspraken en leg bij grotere projecten en opdrachten het volgende vast, zodat uw leverancier ook weet met wie ze moeten werken en hoe de communicatielijnen lopen: -
Bij wie kan de leverancier terecht in uw organisatie in het geval van problemen, escalatie of andere zaken die het project in gevaar kunnen brengen.
-
Wie de contactpersoon is uit uw organisatie en het project begeleidt.
-
Werktijden en beschikbaarheid van de contactpersonen en uw organisatie.
21
Geef ook aan wie de voortgangsrapportages moet ontvangen van het project.
13. Vraag om een opsplitsing van de kosten Om goed inzicht te krijgen in waar de kosten liggen in een bepaalde investering, is het slim om te vragen naar een opgesplitst overzicht. Hiermee vergelijkt u eenvoudig de kosten met andere offertes. Ook kunt u op deze manier gerichter vragen stellen over de opbouw van de kosten.
Tarieven Vraag ook direct naar de verschillende uurtarieven voor bijvoorbeeld de projectleider, webdesigner en softwareontwikkelaar. Zo krijgt u eenvoudig inzicht in de kosten voor specifiek meerwerk en losse opdrachten.
22
5. Hoe ziet een software-ontwikkeltraject eruit? Als u gaat investeren in softwareontwikkeling, al doet u dit extern, dan is het goed om te begrijpen hoe een software-ontwikkeltraject eruit ziet. Op deze manier kunt u zelf beoordelen wat de kwaliteit van een (mogelijke) leverancier is. Veel softwareontwikkelaars vinden planmatig werken over het algemeen vervelend en beginnen het liefst direct met de handen aan de knoppen. Dit leidt tot adhoc-software op een ‘moerassig’ fundament en dat is killing voor elke softwareapplicatie. Het is alsof een bouwvakker een bouwkundige tekening moet maken. Dat doet hij ook liefst op een ‘kladje’ om vervolgens direct aan het werk te gaan. Softwareontwikkeling vraagt om een planmatige aanpak. Het meeste werk van softwareontwikkeling zit dan ook om het ontwikkelen van de software heen. Veel tijd gaat zitten in het maken van een plan, prototypes, het documenteren en, na het ontwikkelen, het testen van de software. Om u een beeld te geven van een ontwikkeltraject voor software, vindt u hier mogelijke stappen voor een dergelijk traject: Stap 1 – Voorbereiding -
Projectvoorbereiding en analysegesprekken
-
Bepalen functionaliteiten
Stap 2 – Storyboard -
Uitwerken van het storyboard
Stap 3 – Design -
Ontwerpen van alle onderdelen
23
Stap 4 – Bespreken en definitief maken ontwerpen / vormgeving -
Presenteren van resultaten uit stap 3. Bij akkoord verder naar stap 5, anders terug naar stap 3
Stap 5 – Ontwikkelen functionaliteiten -
Daadwerkelijke ontwikkeling van functionaliteit en koppelen van de uitgewerkte vormgeving in stap 3 aan de techniek
Stap 6 – Testfase -
Test oplevering voor gebruikerstest
-
Testen door opdrachtgever
-
Terugkoppeling bevindingen en eventueel terug naar stap 5 (proces herhalen tot akkoord)
Stap 7 – Soft-launch -
Live gaan met een soft-launch
-
Eventuele bevindingen terugkoppelen
Stap 8 – Lanceren -
De daadwerkelijke oplevering + lancering van de software
Bij elke stap dienen er bijeenkomsten te worden gepland tussen u en de leverancier. Sommige van deze bijeenkomsten kunnen natuurlijk ook virtueel plaatsvinden via telefoon, Skype of webpresentaties. Houd er rekening mee, dat er naast deze stappen ook andere zaken zijn die tijd kosten. Ontwikkelt u een website, dan dient u teksten te (laten) schrijven. Laat u een nieuwe versie van een website of softwarepakket ontwikkelen, houd dan rekening met het overzetten van
24
oude gegevens. Dit kan veel tijd kosten.
Bètaversie Een soft-launch kunt u vooraf laten gaan door een tijdelijke versie van website, dienst of applicatie online te zetten in de vorm van een bètaversie. Hiermee geeft u aan dat het geheel al gebruikt kan worden, maar dat alles nog in ontwikkeling is. Hierdoor zijn bepaalde functies misschien nog niet beschikbaar of is alles nog niet heel stabiel. Door uw product ´bèta´ te noemen, weten mensen dat het nog niet om de definitieve versie gaat, hierdoor voorkomt u dat critici bepaalde zaken in een verkeerd perspectief zien. Bètaversies komen voor in twee varianten: 1. Closed bèta Hier gaat het om een gesloten groep van testgebruikers. 2. Open bèta In een open bèta is de dienst, software of website voor iedereen beschikbaar om te testen. De definitieve versie wordt overigens een alfaversie genoemd.
25
6. Offertes beoordelen Het ontvangen van de offertes is een belangrijke fase in de selectie. Let bij de ontvangst van de offertes op de volgende zaken: -
Zijn de offertes op tijd binnengekomen?
-
Ziet de offerte er verzorgd uit?
-
Hoe is het taalgebruik?
-
Staan alle besproken of aangevraagde onderdelen in de offerte, ofwel: is de offerte volledig?
-
Is het overzicht van kosten helder?
Dit zijn vragen die positief beantwoord moeten worden. Als u een offerte bijvoorbeeld te laat ontvangt, hoe zal een partij dan omgaan met deadlines in uw project?
Vragen Het kan zijn dat een potentiële leverancier aanvullende vragen heeft. Wanneer stelt hij deze vragen? Als het één dag voor of op de dag van de deadline is, komt dit niet erg professioneel over. Ik krijg dan zelf de indruk dat op het laatste moment nog ‘even’ de offerte in elkaar gezet moet worden. Vragen dienen dus tijdig gesteld te worden door een leverancier. Dit zegt namelijk ook iets over hoe ze zich voorbereiden en hoe belangrijk zij u vinden als klant.
Algemene Voorwaarden Als u een offerte ontvangt, dan zitten er vaak ook de algemene voorwaarden van het bedrijf bij. Of er wordt naar de algemene voorwaarden op de website verwezen. Het is raadzaam om de algemene voorwaarden goed door te lezen, zodat u later niet voor vervelende verrassingen komt te staan. In de algemene voorwaarden staan zaken als:
26
-
betalingstermijnen
-
bevoegdheden van de leverancier
-
eigendomsrechten
Mocht u het niet eens zijn met één of meerdere clausule(s), kunt u in de opdrachtbevestiging deze clausule(s) laten opnemen als zijnde niet van toepassing. Uiteraard kunt u ook clausules aanpassen of toevoegen. In de praktijk heb ik zelden meegemaakt dat partijen de algemene voorwaarden helemaal lezen. Toch raad ik u sterk aan om deze zorgvuldig door te lezen, de voorwaarden zeggen namelijk ook veel over het type organisatie. Als ze hard en eenzijdig zijn, of onredelijk overkomen, pas dan op.
27
7. Nadere kennismaking Als u de offertes binnen heeft en u heeft ze allemaal gelezen, dan wordt het tijd om een keuze te maken uit de partijen die u wilt uitnodigen om nader kennis te maken. Wanneer u een afspraak heeft met een partij, zorg dan dat u de offerte goed heeft doorgelezen en alle vragen en opmerkingen op papier heeft staan. Wat in de praktijk goed werkt, is om een dag te plannen waarop u de mogelijke leveranciers uitnodigt om zichzelf en de offertes te presenteren. Stuur de uitnodigingen tijdig, zodat zoveel mogelijk leveranciers zich op de geplande dag kunnen presenteren. Regel een beamer en een internetaansluiting waarop externe laptops/computers aangesloten kunnen worden. Presenterende partijen kunnen zo via internet voorbeelden van projecten laten zien of een online demonstratie van bijvoorbeeld een CMS geven. Als u een dergelijke dag plant, zorg dan voor voldoende tijd tussen de presentaties. Reserveer voldoende tijd om vragen te stellen en vragen te beantwoorden. Voorkom bij voorkeur ook dat concurrerende partijen elkaar tegenkomen in de gang.
Tip! Er zullen altijd leveranciers zijn die u bellen om te vragen of ze de presentatie later mogen geven. Dit is een oude ‘verkoperstruc’. Het schijnt namelijk zo te zijn, dat degene die het laatst een presentatie mocht geven, in het voordeel is ten opzichte van de concurrentie. Houd hier rekening mee bij het plannen én het beoordelen van de presentaties.
28
8. Onderhandelen Als u een leverancier heeft geselecteerd waarmee u zaken wilt doen, begint het onderhandelen. Uiteraard is het aan uzelf om te bepalen of u wilt onderhandelen over de prijs en de tarieven. U kunt onderhandelen:
-
Op het totaalbedrag van de offerte
-
Op de uurtarieven (bespreek ook de uurtarieven voor na het project)
-
Op deelopleveringen van het project (u kunt bepaalde functionaliteiten ook pas volgend jaar laten ontwikkelen)
-
Op het licentiebedrag
-
Op het servicecontract
-
Op de deelbetalingen
Besef dat u een langdurige samenwerking met elkaar aangaat. Als u aan het begin het gevoel heeft, dat u te veel betaalt of dat de leverancier voor weinig aan het werk moet, is dat geen goede basis.
29
Enthousiasme kost geld Dat enthousiasme geld kost, heb ik enkele jaren geleden geleerd van één van mijn oude aandeelhouders van Vivens. Ik ben van nature nogal snel enthousiast en weet achteraf dat ik daardoor voor sommige zaken te veel betaald heb. Tegenwoordig probeer ik mij in te houden of in sommige gevallen laat ik andere mensen inkopen. Als u te enthousiast reageert, is het voor de verkopende partij gemakkelijk om aan u te verkopen, zonder dat hij met de prijs hoeft te zakken. Hij ziet immers toch wel dat u het product of de dienst wilt hebben. Als u vervolgens nog probeert te onderhandelen zal het vaak toch op niets uitlopen. Hoe dan wel te reageren? Probeer, en dit is lastig voor mensen die snel enthousiast zijn, rustig en koel te reageren. Blijf kritisch. Stel vragen en maak het de verkopende partij ‘lastig’. Slim is om te zeggen dat u na het weekend, of later in de week komt met een reactie op het voorstel. Probeer er minimaal één nachtje over te slapen. Als u nog steeds enthousiast bent over het product of de dienst, ga dan nog een gesprek aan om te onderhandelen over de prijs en de voorwaarden.
30
9. Externe adviseur Zoals u gemerkt heeft, komt er nogal wat op u af als u een ICT-opdracht wilt uitbesteden. Als u of uw team over onvoldoende kennis beschikt van het uitbesteden van ICT-werk, overweeg dan een specialist of adviseur in te schakelen. Deze persoon kan:
-
u begeleiden bij het opstellen en/of controleren van de offerte-aanvraag
-
ontvangen offertes beoordelen
-
onderzoek doen naar de leveranciers
-
vragen stellen bij de presentaties van leveranciers
-
u helpen in conflictsituaties
Als u effectief een externe specialist inschakelt, zijn de kosten hiervan nooit erg hoog. Zeker niet ten opzichte van de ellende die u kunt besparen. Zelfs bij eenvoudige websites adviseer ik vaak om een externe adviseur in te schakelen om te helpen bij het maken van de juiste keuzes. Ook in een onderhandelingsfase kan een adviseur van pas komen. Deze hoeft later niet verder zaken te doen met uw leverancier en kan bepaalde zaken beter onderhandelen dan u als koper. Een goede adviseur verdient zichzelf terug!
31
10. Beeldrechten Als u een website laat ontwerpen, is er uiteraard ook beeldmateriaal nodig. Gaat het om foto’s, dan kunt u deze zelf laten maken door een fotograaf in te schakelen. Als u zelf geen beeldmateriaal tot uw beschikking heeft, dan zal dit door uw internetbureau moeten worden ingekocht. De kosten hiervan hangen af van de foto of afbeelding. Er zijn beeldbanken op het internet die gratis gebruik van zogenaamde ‘stockphotos’ toestaan, zoals bijvoorbeeld www.sxc.hu. Het nadeel hiervan is, dat veel bedrijven hier gebruik van maken en u de gekozen foto’s op vele andere plekken tegenkomt. Houd er rekening mee wanneer uw internetbureau beeldmateriaal moet inkopen, dit extra kosten voor u zijn. U kunt vooraf een budget stellen voor beeldmateriaal of u kunt een procedure afspreken waarbij eerst overlegd dient te worden, alvorens over te gaan tot aanschaf. Houd er rekening mee dat auteurs van beeldmateriaal verschillende tarieven hanteren. Zo mag beeldmateriaal dat u voor uw website gebruikt, niet automatisch in drukwerk worden gebruikt. Vaak moet daar extra voor worden betaald. Zorg dat u deze zaken goed regelt, dit bespaart u mogelijke boetes en rechtszaken.
32
11. Intellectueel eigendom Leg het intellectueel eigendom vast, zeker als het gaat om specifiek voor u ontwikkelde software. In de praktijk komt het regelmatig voor dat een bedrijf niet meer verder wil met de softwareleverancier. In veel gevallen is het intellectueel eigendom in handen van de partij die de software heeft ontwikkeld. Dit betekent dat een nieuwe partij niet de huidige software verder mag ontwikkelen, of zelfs dat u de software niet meer mag gebruiken. Het niet goed regelen van dit soort zaken heeft al tot vele faillissementen geleid. Door het vastleggen van rechten en het intellectueel eigendom, voorkomt u dat u in vervelende situaties komt. Wanneer u geen rechten over uw software heeft en deze niet elders kan laten doorontwikkelen, wordt u gedwongen om alle diensten bij uw huidige leverancier af te nemen. Wanneer u wilt stoppen met het zaken doen met de huidige leverancier, zorg dan dat u de beschikking krijgt over de laatste (werkende) versies van de:
-
Broncode van de software
-
Database en databasestructuur
-
Documentatie
-
Ontwerpen en vormgeving
U kunt dit opnemen in de offerte-aanvraag, zodat dit vanaf de eerste dag helder is. Door deze zaken vast te leggen voorkomt u dat u ‘gegijzeld’ wordt door een leverancier en dat u niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen met het ontwikkelen van de software.
33
12. Praktijkvoorbeeld: +36K besparing Ik verzorg veel ICT-gerelateerde offerte-aanvragen voor bedrijven. Veel bedrijven weten niet hoe een offerte-aanvraag eruit moet zien en hoe ICT-bedrijven objectief beoordeeld kunnen worden op kwaliteit en betrouwbaarheid. Ik heb een voorbeeld uit de praktijk genomen en hieronder uitgewerkt.
De eerste keer… De eerste keer dat ik een dergelijke aanvraag verzorgde, was voor een grote gemeente in het noorden van het land. Deze gemeente was op zoek naar een softwaresysteem om alle belangrijke managementinformatie (ook wel KPI’s genoemd: Key Performance Indicators) in een helder overzicht op het beeldscherm te kunnen zien. De informatie moest realtime gebaseerd worden op gegevens uit verschillende systemen. Tot die tijd werden er Excel-sheets ingevuld en samengevoegd door verschillende afdelingen om de managementinformatie te verzamelen en de overzichten te genereren. Er moest een software-systeem komen die alle informatiebronnen combineerde en heldere overzichten genereerde voor het management. Ik werd in mei 2006 gebeld door een vriend die hoofd financiën was bij deze gemeente. Ze hadden inmiddels al met vijf potentiële leveranciers contact en hadden de offertes al binnen. De offerte-aanvraag was dus al gemaakt en verstuurd. Deze aanvragen zagen er overigens keurig uit, de wensen en eisen waren goed vertaald en de randvoorwaarden waren helder vastgelegd. Mij werd gevraagd om bij de presentaties aanwezig te zijn en te ondersteunen in de selectie. Enkele dagen voor de presentatie had ik alle offertes doorgenomen en de vragen per offerte opgesteld. Bij de eerste partij ging het al goed mis, ze waren een half uur te laat. De presentatie was zwak en na enkele kritische vragen, van onder andere mijn kant, was het vertrouwen dat dit de juiste partij was geheel weg.
34
De tweede partij had een aardige presentatie en kwam professioneel over. Er zaten wel een aantal haken en ogen aan de gepresenteerde oplossing. De derde partij was heel bijzonder, die kwam met maar liefst vijf mensen, inclusief de directeur! Dat is een te zware delegatie en ongeloofwaardig. Blijkbaar is een opdracht tussen de 100.000 en 150.000 euro veel geld. De presentatie zelf was rommelig en niet goed voorbereid. De vierde presentatie was erg goed, we kregen de juiste antwoorden op onze vragen en de partij dacht actief mee over de oplossing van bepaalde zaken. De vijfde partij kende ik toevallig al, maar gelukkig kenden ze mij niet. Na een half uur konden ze mij nog niet precies uitleggen hoe ze het gingen aanpakken en ze deden alsof wij alles niet begrepen! Niet echt klantvriendelijk en zeker geen goede start voor een lange termijn relatie.
Evaluatie Nadat wij de presentaties geëvalueerd hadden, besloten we dat we met nummer twee en vier een vervolgafspraak wilden inplannen. De overige partijen werden afgewezen. In het vervolggesprek en de presentatie kwamen we tot de conclusie dat nummer vier de geschikte partij was. Het enige waar ik bij hen geen vertouwen in had, was of ze het wel op tijd konden leveren. Deze bezorgdheid heb ik ook geuit naar mijn opdrachtgever. Dit zou dus een belangrijk punt zijn in de onderhandelingen; voorgesteld werd om er boeteclausules op te zetten. Dit betekent, dat als de deadlines niet gehaald zouden worden, er minder betaald werd. Tenzij ze konden aantonen dat zij hier geen schuld aan zouden hebben of dat dit tijdig met een goede opgaaf van redenen was gecommuniceerd.
Onderhandeling Met partij nummer vier gingen onderhandelen. Mij was gevraagd om ook dit onderdeel te begeleiden. Omdat ik in het project niet verder met de partij hoefde te werken, had ik veel vrijheid. Mijn opdrachtgever moest nog wel verder met de leverancier en liet het
35
onderhandelen aan mij over. Ik begon met de tarieven. De uurtarieven lagen tussen de 100 en 140 euro. Die heb ik omlaag weten te brengen naar tussen de 70 en 100 euro per uur voor de komende twee jaar. Dit was de eerste winst! De totaalprijs van het systeem was in hun offerte 120.000 euro. Ik zat tegenover de directeur en de verkoper. Ze zijn tijdens het gesprek twee keer de kamer uitgelopen voor overleg. Ik weet zeker dat ze mij niet leuk vonden. Uiteindelijk is de deal voor 84.000 euro door gegaan. Een besparing van 36.000 euro! Als laatste heb ik aangegeven dat ik het belangrijk vond dat de deadlines werden gehaald en dat ik daar een boeteclausule op wilde. Na enige weerstand werd dit ook op papier gezet. De deal was rond en dertien weken later, op tijd, had de financieel manager alle belangrijke cijfers en grafieken onder één knop binnen handbereik. Vanaf nu kon hij zijn deel van de organisatie echt gaan sturen.
Samenvattend Wanneer u zelf geen kennis in huis heeft om leveranciers van software te beoordelen, is het wijs om een externe adviseur in te schakelen. Deze adviseur kan u ondersteunen in het maken van keuzes en het onderhandelen met partijen.
36
13. Offshoren of near-shoren Het is een trend om softwareontwikkeling uit te besteden naar het buitenland. Eerst waren het vooral grote Amerikaanse bedrijven die de softwareontwikkeling uitbesteden. Dit werd vooral gedaan in landen als India en andere Aziatische landen. Het uitbesteden van softwareontwikkeling werd vooral mogelijk door de snelle onderzeese internetverbindingen die eind jaren negentig werden gelegd. Door de snelle verbindingen en het aantal hoogopgeleide mensen, die in deze regio tegen relatief lage kosten beschikbaar waren, groeide de ICT-sector daar gigantisch. Het resultaat van het uitbestede werk in die landen was niet alleen goedkoper, maar ook van een betere kwaliteit. Na 2000 werden ook andere landen toegankelijker om ICT-werk in uit te besteden, zoals in Oost-Europa of Zuid-Amerika. Voor het uitbesteden van werk naar andere landen worden tegenwoordig twee termen gebruikt: near-shoring en off-shoring. Near-shoring betekent het uitbesteden van werk naar landen dichtbij, zoals voor ons naar Oost-Europa. Off-shoring is een term voor het uitbesteden van werk in landen die ver weg liggen, zoals India. Wat heeft de voorkeur? Near-shoring of off-shoring? Dichtbij huis uitbesteden, in bijvoorbeeld Oost-Europese landen heeft de volgende voordelen:
-
1 of 2 uur tijdverschil
-
Geen grote cultuurverschillen
-
Geen grote reisafstand
Off-shoring heeft weer andere voordelen:
-
Lagere tarieven dan in Oost-Europa (in Oost-Europa is er sprake van een stijging van de loonkosten)
-
Gemiddeld opleidingsniveau ligt hoger in India
-
Waar u vandaag ophoudt, wordt er ergens anders verder gewerkt
37
Wanneer uitbesteden? Uitbesteden van ICT-projecten is het meest interessant voor ICT-projecten van grotere omvang. Er moet namelijk wel projectmanagement in Nederland worden gedaan. Pas bij een bepaalde grootte van projecten zullen de kosten lager zijn bij uitbesteden in het buitenland. Veel bedrijven hebben geprobeerd om ICT-projecten uit te besteden, ook niet ICT-bedrijven. Echter, wanneer een bedrijf geen kennis en ervaring in huis heeft, op het gebied dat ze willen uitbesteden, dan is dat een enorm risico. Aan Nederlandse zijde moet er minimaal een projectleider of ICT-architect met ervaring op het gebied van softwareontwikkeling bij betrokken zijn. Het goed omschrijven van functionaliteiten, wensen, eisen en dit uitwerken in heldere storyboards of prototypen is de basis van succesvol uitbesteden. Hierna kan de overdracht plaatsvinden aan de buitenlandse projectmanager die vervolgens het project gaat inplannen. Tijdens de uitvoering van het ICT-project is communicatie en contact van groot belang. Verwacht niet, dat u iets over de schutting kunt gooien om vervolgens enkele weken of maanden erna een prachtig product te ontvangen. Dagelijks of enkele malen per week contact zorgt ervoor dat vraagstukken of problemen direct worden besproken en aangepakt. Dit contact is te onderhouden met behulp van Skype en/of MSN. Zeker als u grote projecten gaat uitbesteden, is het verstandig om ook fysiek kennis te maken. Ga eens op bezoek of nodig de mensen uit, maak iedereen betrokken. Mensen hebben meer voor elkaar over als ze elkaar in het echt ontmoet hebben. Interesseer u ook in de lokale cultuur waarmee u zaken doet.
38
BIJLAGE I GEHEIMHOUDINGSOVEREENKOMST TER UITWISSELING VAN VERTROUWELIJKE INFORMATIE
De ondergetekenden : 1.
.
,
ten
deze
rechtsgeldig
vertegenwoordigd
door
, hierna te noemen, ‘Partij 1’ en 2.
.
,
ten
deze
rechtsgeldig
vertegenwoordigd door , hierna te noemen, ‘Partij 2’ Overwegende dat; 3.
Ondergetekende nadere informatie van elkaar wensen te verkrijgen komen overeen
4. Partij 1 en Partij 2 komen overeen dat de volgende voorwaarden van toepassing zijn op de uitwisseling van vertrouwelijke informatie. 5. Partij 1 en Partij 2 zullen alle informatie die in het kader van dit project wordt verstrekt gedurende twee jaar na datum van ontvangst vertrouwelijk behandelen, gelijkwaardig aan de wijze waarop de eigen vertrouwelijke informatie wordt behandeld. 6. Partij 1 en Partij 2 zullen tevens de verspreiding van deze informatie binnen hun onderneming beperken tot de medewerkers die deze informatie beroepsmatig nodig hebben. 7. Vertrouwelijke documenten worden gezipped met wachtwoord verspreid.
39
8. Voornoemde beperkingen gelden niet voor informatie, waarvan de ontvangende partij voordien reeds kennis droeg, die rechtmatig van derden is verkregen, die onafhankelijk is ontwikkeld of die door de verstrekkende partij zelf algemeen bekend is gemaakt. 9. Behoudens wanneer dat onder deze overeenkomst uitdrukkelijk is vastgelegd, worden door deze overeenkomst of door het verstrekken van informatie op grond daarvan geen licenties verstrekt onder enig octrooi of enig auteursrecht of ander IIErecht in licentie gegeven. 10. Het verstrekken van dergelijke informatie houdt niet in dat hiermee enige garantie, zekerheid of zekerstelling wordt gegeven, ook niet met betrekking tot een inbreuk op de rechten van anderen. 11. De verstrekkende partij zal met betrekking tot de verstrekte informatie niet aansprakelijk zijn ten opzichte van de ontvangende partij voor enige schade, gederfde winst en alle overige gevolgschade, zelfs niet wanneer de verstrekkende partij op de hoogte is gebracht over de mogelijkheid van dergelijke schade. 12. Deze overeenkomst is niet overdraagbaar. 13. Deze overeenkomst kan uitsluitend met schriftelijke instemming van alle partijen worden gewijzigd. 14. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt zal deze overeenkomst uitsluitend van kracht blijven ten aanzien van de reeds verstrekte informatie en niet langer gelden
voor
nog
te
verstrekken
informatie.
Wel
blijft
geheimhouding
van
vertrouwelijke informatie in stand. 15. Deze overeenkomst treedt in de plaats van enige eerdere overeenkomst over dit onderwerp. 16. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
40
17. De geheimhouder verklaart een contractuele boete verschuldigd te zijn van € 10.000,- voor iedere overtreding van deze overeenkomst onverminderd het recht van NAAM PARTIJ 1 en NAAM PARTIJ 2 om nakoming daarvan en/of volledige schadevergoeding te vorderen bij de bevoegde rechter ter Amsterdam. 18. Deze overeenkomst geldt voor alle gesprekken (vanaf DATUM) gevoerd tussen ondertekenden.
Ondertekening; Aldus in tweevoud ondertekend:
bedrijfsnaam_andere_partij>.
PARTIJ 1
PARTIJ 2
Getekend door:
Getekend door:
te
te
__________________________________
__________________________________
Datum
Datum
_______________
_______________
41
42
43
