Aanpak 2: Agile ontwikkeling met (onverwachte) winst. Studiedag Het onbeheersbare beheersen? Managen van ICT projecten bij de overheid

Aanpak 2: Agile ontwikkeling met (onverwachte) winst

Studiedag Het onbeheersbare beheersen? Managen van ICT projecten bij de overheid

Aanpak 2: Agile ontwikkeling met (onverwachte) winst • Presentatie 1 : Dhr. Luc Van Tilborgh, Domein Manager Federale dienstenintegrator, Fedict

• Presentatie 2 : Dhr. Luc De Kock, relatiebeheerder, Agentschap Geografische Informatie Vlaanderen

• Nabeschouwingen, vragen en antwoorden

Agile ontwikkeling met (onverwachte) winst (1) Studiedag : Het onbeheersbare beheersen ? Managen van ICT projecten bij de overheid Luc Van Tilborgh, Fedict Domeinverantwoordelijke Federale Dienstenintegrator

2015-11-26

© Fedict 2015. All rights reserved | p. 3

HTTP://www.fedict.be


© Fedict 2015. All rights reserved FOR INTERNAL USE ONLY

Digital Belgium 

Fedict minister is verantwoordelijk voor ‘Digital Agenda’



www.digitalbelgium.be/en


© Fedict 2014. All rights reserved

Back-office integratie ? Vereenvoudig, optimaliseer, ‘reengineer’ eerst Integreer processen Service Oriented Architecture Federal Service Bus


Federale Service Bus concept : Fedict vergemakkelijkt toegang tot authentieke bronnen via web services en FSB

Notaris

FSB • Federal Service Bus •1 unieke connectie tussen ‘back ends’ •Beveiligde toegang

RN

XML Web


XML RBis

FSB Productie infrastructuur Loadbalancing tier

Loadbalancer Reverse Proxy 1

Application tier 2 - Registry

Registry

Application tier 3 - Repository

Repository

Loadbalancer Reverse Proxy 2

Web tier

Webserver 1

Webserver 2

Webserver 3

Webserver 4

Application tier 1 - Service Bus

FSB Server 1

FSB Server 2

FSB Server 3

FSB Server 4

FSB Server 5

FSB Server 6

FSB Server 7

FSB Server 8

Monitor server

Data tier

99,95% beschikbaar Database Cluster node 1

Database Cluster node 2

Federale Service Bus Componenten 

2 data centers



Firewall, network (Fedman), VM… beheerd door DC team.



Silo architectuur



Linux OS / XEN virtualisatie



Binnen de VM : Linux OS (Redhat), Apache, Weblogic, OSB. Logstash, Kibana, Systinet.



Oracle DB laag : Oracle RAC in 1 DC, ‘failover’ Oracle onderneming in de andere DB © Fedict 2015. All rights reserved | p. 11

FSB statistieken Hoogste # berichten voor FSB per maand

83

Klanten, of 195 applicaties

145 6.671.266

99,86%

Webservices in 17 service families

FSB 24/7 globale beschikbaarheid (incl. gepland onderhoud)

Overheidsopdracht “FSB 1.1” voor het ondersteunen van de Federal Service Bus 

Een redelijk complexe en kritische omgeving



Team Fedict : architect, analyst, service managers (2), project managers (2), support (2)



Team leverancier : project manager / team lead, soa architecten, soa developers, testers…  Evolutie van het platform



Support team leverancier : 3rd line, monitoring, reporting, “keep it running”  Operatie van het platform



Andere Fedict domeinen (infra) en hun leveranciers


Het probleem 

We zaten in de loopgraven  Leveringen duurden heel lang (dus ook : kost)  Watervalbenadering (voorgedefinieerde Work Packages)  Geen akkoord over aanpak, verschillen in opvatting  Het was nooit goed genoeg  Security upgrades gebeurden niet altijd of niet op tijd  Escalaties proces verbaal van vaststelling, moeilijke discussies in de stuurgroepen, …



Malaise  Zowel medewerkers van Fedict als van leverancier gaven aan dat het zo niet verder kon. (…)



Crisis ! (begin 2014)


De oplossing 

We introduceerden “AWOW” : the agile way of working (op aangeven van technische medewerkers)



Addendum aan het contract  Co-location  Mixed team met medewerkers Fedict en leverancier  Omzetting van een deel van het budget van fixed price naar time & means



Gekozen methodologie : Scrum



Ondersteunende tools  Jira, Jira Agile  Confluence


Scrum


Scrumbuts 

Een “ScrumBut” is een afwijking van de regels :

(ScrumBut)(Reason)(Workaround)  "(We use Scrum, but) (having a Daily Scrum every day is too much overhead,) (so we only have three per week.)“ 

Fedict “ScrumButs” : 





Geen 100% dedicated team (mensen doen buiten het agile werk ook nog andere taken) 3 stand ups per week, soms ook met teleconferencing Taken worden op voorhand toegekend (niet uitgepikt tijdens de sprints maar afgesproken tijdens de sprint planning)


Backlog


Burndown


De resultaten 

Doorlooptijd  : vb. volgens de klassieke waterval inschatting 15 maanden voorzien, afwerkt op 5 maanden (complex WP)  deels omdat Fedict medewerkers actief mee werkten aan de realisatie, deels door elimineren van “stages and gates”



De kost voor de taken werd (meer dan) 30% lager



De project management overhead viel van 15% terug op 5%



We beslisten zelf welke patches geïnstalleerd dienden te worden => geen discussie meer, platform up-to-date en stabiel



Dit is ook een win-win voor de leverancier


De onverwachte resultaten 

De motivatie van de mensen is toegenomen (ze komen graag werken)



De wrijving tussen de teams is volledig verdwenen  

En dus ook de wrijving tussen Fedict en leverancier We hebben nu minder frequente en minder intense stuurgroepen



Andere Fedict domeinen worden mee in het bad getrokken (de samenwerking verbetert daar ook)



“Sense of responsibility”, ownership van de technische mensen



Risico’s verminderen aanzienlijk -> experimenten worden mogelijk -> nieuwe inventieve oplossingen 

Kibana, Elasticsearch, … (zie volgende slide)



De onverwachte problemen 

Cultuurschok 





Voor de projecten servicemanagers – Geraken al hun referentiepunten kwijt – Agile Training – Introductie van een “tactisch” niveau Voor het management – Commitment ? – Wat zijn we aan het doen, tegen wanneer, … – Introductie van een “strategisch” niveau

Training, advocacy, literatuur


Agile@fedict : inspired upon SAFe

Strategic

http: www.scaledagileframework.com

Strategic alignment

Portfolio

Tactic

Transparency, communication Program Backlog Roadmap Program Increment

Interaction w. service management

Operational

Interaction between backlogs Interaction with Quality Assurance

SCRUM sprints Product backlogs


Scrum in Prince2 context


Scrum in PRINCE2 context (ctd.)


Bijdrage project, service managers in Scrum


Consumer Projects

Sprint planning Dev

CAB PMT Sprint planning PLAT

Consumer Changes

Visie op evolutie R&D

WebService Building Blocks

Service Management

NSR

Pipeline

Catalog

Service Mgr

En het management ? 

Creatie van een “top” laag



Rapportering



Commitments volgens “MoSCoW” methode

Velocity gebruiken voor voorspelling







MoSCoW :

<- MUST

<- SHOULD (wordt must in volgende Program Increment)


Portfolio : Epics, strategisch niveau


Program backlog : features, tactisch niveau


Velocity 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00

120 100 80

60 Complete 40

Not complete Removed

20

10/11/2015

28/10/2015

14/10/2015

29/09/2015

9/09/2015

18/08/2015

28/07/2015

8/07/2015

16/06/2015

26/05/2015

6/05/2015

15/04/2015

25/03/2015

4/03/2015

11/02/2015

20/01/2015

7/01/2015

9/12/2014

18/11/2014

28/10/2014

7/10/2014

16/09/2014

26/08/2014

5/08/2014

0

16/07/2014 7/08/2014 27/08/2014 18/09/2014 8/10/2014 30/10/2014 19/11/2014 11/12/2014 7/01/2015 21/01/2015 11/02/2015 4/03/2015 25/03/2015 15/04/2015 6/05/2015 27/05/2015 17/06/2015 8/07/2015 29/07/2015 19/08/2015 9/09/2015 30/09/2015 14/10/2015 29/10/2015

Juridica Custom l Upgrad er Evidenc e OSB Specific e and to the Integrat Privacy latest ions Audit version

Operational XML Maintenance of the Gatewa platform 2015-2016 y

Status : Epics & Features Feature: XML Gateway : Vendor selected and product ordered Feature: Reporting: Bug fixing and improvement Feature: Apache 2.4 Migration Gesloten

Feature : Q4/2015 : Oracle Security Patch

Ongoing Open

Feature: OSB 12c install on INT Feature: PAT NG in TA & INT Feature: ePV batch integration 0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

Work in progress… 

Op deze wijze creëren we terug orde in de chaos



Niet alle project / service managers voelen zich hier goed bij



De directie is wel overtuigd (“show me the money”), maar is (nog) niet overtuigd van de universele toepasbaarheid



Agile is een “reis”, geen “doel”  

Continue verbetering Eliminate the waste

Enkele besluiten 

Agile brengt grote voordelen, ook onverwachte



Agile vermindert de risico’s aanzienlijk



Agile is geen excuus om niet te plannen



Failure IS an option (but : fail early)



Mentaliteitswijziging is nodig, vooral als je bottom-up Agile in de organisatie brengt



Het Safe framework kan helpen als inspiratie



Je kan NIET alles in sprints doen



Er is een belangrijke verschuiving van verantwoordelijkheid 

Naar het technische team (architecten, ontwikkelaars, support)

Referenties en aan te raden lectuur



Product development flow 

« The principles of product development flow », Donald G. Reinertsen http://lpd2.com/wp-content/uploads/2013/06/ReinertsenFLOWChap1.pdf



Agile http://blog.crisp.se/author/henrikkniberg



System Error : fixing the flaws in government IT http://www.instituteforgovernment.org.uk/publications/systemerror



Safe http://scaledagileframework.com/


Agile ontwikkeling met (onverwachte) winst (b): De GIPOD case Voortdurend in beweging Luc De Kock Relatiebeheerder

www.bestuurszaken.be

Wat is GIPOD? (generiek informatieplatform openbaar domein)

• Informatie over hinder op de weg

Wat is GIPOD? • Platform voor uitwisselen van informatie – Werken – Omleidingen – Manifestaties – Andere hinder

Waarom GIPOD? • Meer afstemming tussen – Werken – Manifestaties – Omleidingen • Minder hinder • Minder conflicten • Meer synergie

Uitdagingen • Stakeholders met zeer verschillende achtergrond • GIPOD meerwaarde vs. verplichte deelname

Projectorganisatie

Projectorganisatie Rollen en verantwoordelijkheden Product Owner Leiden van werkgroepen Organisatie van & Rapportage bestuurscomité

Klantenrelaties

AGIV Afdelingshoofd Beheer budget & escalatie

Nieuwe organisaties aantrekken

Sprint planning 1

Integratie stimuleren

RFC negotiatie

Communicatie releases / versies

Organisatie van & Rapportage aan bestuurscomité

Integratie opvolgen

Vertegenwoordiging belangen alle partijen Marketing

Opleiding

Product visie / samenstelling / prioriteiten INTERN stakeholder management Leiden estimation meetings

Input leveren voor rapportage bestuurscomité

Resource management (meer/minder teamleden, specialisten)

Buss Analyse Func Analyse

SPOC voor het dev team

Voorbereiding werkgroepen

Organisatie werkgroepen

Organiseren Nazorg 1.0 – 2.0

Werkgroep feedback consolideren

Voorbereiden estimation meetings Product backlog grooming

Pre-planning

Prioritisatie bugs

Sprint planning 2

Business Analyst

Validatie user stories

Scrum Master

Interne Status Rapportering

Opvolging Planning & Budget

Administratie

Planning / Opvolging Implementatie

Project Manager

Uitzetten in de tijd van releases

Goedkeuring budget

Bestuurscomité

Ontwikkelmethode Agile – scrum

Continue verbetering • Op productniveau – Inbreng via gebruikersbijeenkomsten – Inbreng via relatiebeheerders

Continue verbetering Op productniveau - inbreng via gebruikersbijeenkomsten

2007

2008

2009

idee

Werkterreinen 1. Goeie data 2. Decreet 3. Efficiënte koppelingen 4. Verbeterde processen 5. Nieuwe actoren

2010

2011

2012

2013

2014

2015

GIPOD 3.0

GIPOD 1.0 GIPOD 2.0

Gebruikers bijeenkomst

GIPOD 4.0

2016

Verplichte deelname

Continue verbetering Op productniveau - inbreng via gebruikersbijeenkomsten GROEP 1

GROEP 2

GROEP 3

GROEP 4

Tom Boi

Gitte Van Gompel

Ivan De Vreese

Marleen Ombelets

Sylvie Lippens

Dirk Doclo

Kelly Scheir

Nele Somers

Lies Vissers

Philippe Van Waeyenberghe

Maarten Vanoverbeke

Jo De Ruyver

Dirk Morel

Werner De Vreese

Gert Vermeiren

Philippe Smeets

Filip Broekaert

Dirk Van Leuven

Klaartje Nackaerts

Benjamin Deprez

Bart Delaey

Ilse Pauwelyn

Sylvie Palmans

Peter Goetmackers

Annelies Vandewalle

Katrien Steenackers

Jan Stuckens

Leen Notelé

Katrin Stammen

Marc Van Pelt

Dirk Verbruggen

Philip Verhegge

Moderatoren: Luc De Kock

Naomi Oste

Bart Coessens

Jef Daems

 Eerste GG van 28/5 was een succes!

Continue verbetering Op productniveau - inbreng via gebruikersbijeenkomsten Product backlog voor GIPOD 3.0

Bijkomende invloeden: - Scope - Business impact - Technische haalbaarheid

- IT alignment - aanwezige competenties - Technische impact - Timing constraints met andere projecten of ontwikkelingen

Continue verbetering Op productniveau - inbreng via gebruikersbijeenkomsten High level backlog, beslissing door BC Project: X1140 - GIPOD ID

Stack Rank 19223 19277 19227 19228 19232 19233 19234 19235 19248 19252 19250 19259 19261 19257 18991 19012 19253 19007 19251 19283

Server: aocsrv15.vlm.be\AGIV

Query: Product Backlog 3.0

List type: Flat

Title 3000[EPIC] verbeterde publieke ontsluiting (via geopunt) 3120[EPIC] [TECHNISCH] upgrade architectuur conflictdetectie 3140[TECHNISCH][SERVICES] centraal auditing en loggingsysteem voor het tracen van service calls 3160[TECHNISCH] [MOBILE] impactstudie responsive web design op bestaande web-toepassing 3180[TECHNISCH] [ALARM/INFO] Herwerking back-end van alarm- en infolijsten 3200[TECHNISCH] [BROWSERS][MOBILE] ondersteun IE10 3220[TECHNISCH] Bouw GIPOD WMS 3240[TECHNISCH] migratie naar .Net 4.5 3300[EPIC] koppeling met KLIP 3400[EPIC] overzicht van gefaseerde werken in GIPOD 3450[EPIC] verbeterd overnemen van het beheer (delegatie en als beheerder) 3500[EPIC] verbeterde procesondersteuning voor conflictafhandeling 3550[EPIC] toevoegen van data om processen beter te ondersteunen 3600[EPIC] verbeterde ondersteuning voor omleidingen 3660[GG 14][ZOEKEN][USABILITY] Zoeken op veroorzakende werkopdrachten (door ODB) 3670[GG 35][ZOEKEN][RAPPORT] Meer mogelijkheden voor rapportering en zoekfilters 3700[EPIC] Verbeterde gebruikerservaring - gebruiksvriendelijkheid - usability [GG 30][ZOEKEN][VERKAVELING][KAART] Zoeken (+rapporten) op 'verkaveling' (valt weg: & automatisch intekenen 3750straat bij aanduiding begin-/eindpunt) 3800[EPIC] verbeteringen aan de kaartweergave 3850[EPIC] nodige behoeften komend uit ondersteuning GIPOD 2

Story Points 50 50 25 13 50 13 5 13 30 75 40 60 40 13 13 50 50

Column1 50 100 125 138 188 201 206 219 249 324 364 424 464 477 490 540 590

8 25 40

598 623 663

Continue verbetering Op productniveau – inbreng via gebruikersbijeenkomst

• Realistische planning, ‘time’ – of ‘scope’-based?

Continue verbetering Op productniveau – inbreng via relatiebeheerders Klantenrelaties

Gebruikers

Projectteam Nieuwe organisaties aantrekken

Integratie stimuleren Communicatie releases / versies

Marketing

Opleiding

Intern

Extern

•

Wekelijkse projectopvolging bijwonen

•

•

Demosprints opvolgen

•

Rapporteren van bugs

•

Rapporteren van suggesties

•

Vertalen van opmerkingen, suggesties, gebruikerservaringen, specifieke beperkingen van gebruikersomgevingen

•

–

Inhoudelijk

–

Volgens belangrijkheid

…

•

•

Infosessies (sensibiliseren) –

Gebruikers

–

Software- en dienstenleveranciers

Opleidingen –

Train the trainer

–

Opleidingstraject voor eindgebruikers

Ondersteuning –

organisatie 1ste lijns ondersteuning

–

2de lijns ondersteuning

•

Actief betrokken bij gebruikersbijeenkomst

•

Verzamelen feedback&suggesties

•

…

Continue verbetering Op organisatieniveau

• Belang van de ‘retrospectives’ • Uitbreiding naar ‘retrospective ++’ – Terugblikken over verschillende sprints


• Retrospective, belangrijk voor het scrum team


• Retrospective, belangrijk voor het scrum team


• scrum team visie : ‘wat is belangrijk voor ons, hoe willen we software opleveren’


• Veranderingen door visie – Focus leggen op kwaliteit • ‘Echt’ opleveren van user stories • Zero bug policy -> betere demo’s -> tevreden business -> vertrouwen in releases – Focus op betere doorstroming • Bottlenecks vinden en wegwerken -> focus op volledige proces – SLA’s voor het samenstellen van de sprint backlog • Grote user stories eerst • Beperken van het aantal grote user stories


• Resultaten – Betrouwbare planning • Bugvrije software • Consistente oplevering • Sterke definitie ‘done’ – Stakeholders zijn tevreden • Gemakkelijke eindgebruikers testen en demo’s • Betere feedback – Hecht scrumteam • Focus op ‘afwerken’ ipv ‘opstarten’

GIPOD resultaten • Enthousiaste gebruikers (1 jaar voor verplichte deelname)

GIPOD resultaten • Evolutie naar betere planning van werken (1 jaar voor verplichte deelname)

evolutie synergiën / werkopdrachten 30% 29% 25%

20% 20% 15% 10%

14% 10% 6% 5%

3%

0% november '13

mei '14 % synergieaanvragen

november '14 % synergiën

GIPOD en AGILE Scrum • Conclusie – Sterke punten van AGILE Scrum • Zorgt voor hoge kwaliteit (bèta-release is productieklaar) • Controleerbaar ontwikkelproces (requirements voor ontwikkeling komen in hapklare brokjes)

– Extra aandachtspunt voor GIPOD • PO van GIPOD is diverse groep stakeholders: consensus bereiken vraagt tijd • Stakeholders worden continu betrokken – Aandachtspunt • Scrum team moet gesmeerd blijven Stilvallen is geen optie (moeilijke heropstart)

Nabeschouwing: Enkele conclusies • Agile / Scrum zorgt voor hoge kwaliteit • Agile / Scrum zorgt voor goede controle tijdens het ontwikkelproces o Requirements in hapklare brokjes o Risicobeheersing • Agile / Scrum verkort de doorlooptijd en vermindert de kost • Het invoeren van een Agile ontwikkelmethodologie vereist echter een mentaliteitswijziging • Stakeholder management is en blijft een aandachtspunt

Vragen en antwoorden

Bedankt! Fedict Boulevard Simon Bolivarlaan 30/9 Brussel 1000 Bruxelles TEL. +32 2 212 96 00 | FAX +32 2 212 96 99 [email protected] | ww.fedict.belgium.be Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 110 9000 Gent Tel 09 276 15 00 | [email protected] Vanaf 1 januari wordt het AGIV Informatie Vlaanderen !

Aanpak 2: Agile ontwikkeling met (onverwachte) winst. Studiedag Het onbeheersbare beheersen? Managen van ICT projecten bij de overheid

Recommend Documents