AANMELDING, PLAATSING, WACHTLIJST en ZORGTOEWIJZING KH-C Pagina 1 van 9

AANMELDING, PLAATSING, WACHTLIJST en ZORGTOEWIJZING KH-C-01

10-01-2011

Pagina 1 van 9

Datum vaststelling : 10-01-2011 Eigenaar : Beleidsmedewerker Vastgesteld door : MT Datum aanpassingen aan : 01-06-2015

1.. BETREFT Deze procedure beschrijft de werkwijze ten aanzien van aanmelding, bewaking van de wachtlijst en het informeren en aannemen van nieuwe cliënten. 2. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN De medewerker cliëntservicebureau en beleidsmedewerker zijn verantwoordelijk voor de bewaking van de interne wachtlijst van Cavent en externe wachtlijst van het zorgkantoor en de tijdige respons hierop. De Medewerker Clientservicebureau/AZR, medewerker cliëntservicebureau en beleidsmedewerker zijn verantwoordelijk voor de verwerking in PlanCare en AZR. De intakecommissie bestaat uit: orthopedagoog, medewerker cliëntservicebureau en beleidsmedewerker en is verantwoordelijk voor de hulpvraagverduidelijking en het besluit dat de cliënt binnen Cavent geplaatst kan worden.. De TL–er is verantwoordelijk voor de praktische uitvoering van de plaatsing van cliënten. 3. VERWIJZINGEN PR-06 KD-01 KD-18 KD-21 KD-26 Form-036

Cliëntendossier Visie “Naast mensen staan Model zorgverleningsovereenkomst Overzicht werkdocumenten/functies Inhoud informatiemap nieuwe cliënten Checklist Risicovolle situaties op cliëntniveau

4. WERKWIJZE

KH-C-01 Aanmelding, plaatsing, wachtlijst en zorgtoewijzing

01-06-2015 Status definitief

Pagina 1

4.1 Aanmelding fase 1 Aanmeldingen kunnen telefonisch, schriftelijk of via de interne of externe wachtlijst binnen komen. In alle gevallen onderneemt de intakecommissie een actie. Bij verwachte geschiktheid wordt de cliënt besproken in het overleg van de intakecommissie. Aan de hand van de uitkomst van dit overleg wordt bepaald of de cliënt doorstroomt en er een intake gesprek volgt, de cliënt op de interne wachtlijst geplaatst wordt voor latere plaatsing of dat de procedure stopt.

Tijdens de aanmeldingsfase wordt gekeken naar: - Geldige indicatie (zo nodig kan Cavent een rol spelen bij de aanvraag van een indicatie) - Behoort de cliënt tot de doelgroep - De IQ bepaling - Vraag van de cliënt versus geschikte open plaats/geschikt aanbod Interne kandidaten die overgeplaatst willen worden binnen de stichting of naar extern, dienen aangemeld te worden bij de intakecommissie met een schriftelijke onderbouwing. Deze onderbouwing wordt geschreven door de persoonlijk begeleider in overleg met de teamleider en de gedragsdeskundige. Hiervoor wordt het formulier aanvraag onderbouwing overplaatsing gebruikt eventueel aangevuld met het verslag van voornoemde overleg. Indien er sprake is van een uitplaatsing, dan kan de intakecommissie adviserend en ondersteunend hierbij zijn, maar blijft de teamleider eindverantwoordelijk voor de uitvoering. De datum van aanmelding bepaalt de rangorde. Dit houdt in dat er geen onderscheid gemaakt wordt tussen interne en externe clienten wat betreft voorrang bij plaatsing. Uitzonderingen bij deze regel zijn situaties waarbij een van de volgende punten aan de orde is: - De interne kandidaat dreigt uitgeplaatst te worden (de ondersteuning is niet meer te bieden / er is sprake van een noodsituatie) - Vanwege productieafspraken moet de open plaats met een externe kandidaat opgevuld worden - Vanwege toekomstige stichtingsbelangen is er voorkeur voor kandidaten uit een bepaalde doelgroep. - De interne of externe kandidaat past beter gezien de gevraagde ondersteuning, c.q. de geboden ondersteuning beter op de open plek (zie stroomschema 4.1) 4.2 Intake fase 2 Nadat de aanmelding (fase 1) doorlopen is en er een positief besluit is gevallen ten aanzien van plaatsing van de cliënt start de intake (fase 2). De cliënt en zo nodig de cliëntvertegenwoordiger worden uitgenodigd voor een intake gesprek door de intakecommissie. Doel van dit gesprek is in kaart brengen wie de cliënt is, wat voor soort ondersteuning hij / zij nodig heeft en of Cavent aan deze vraag kan voldoen. Tijdens of vlak na dit gesprek wordt door de intakecommissie een voorlopig besluit genomen over of de kandidaat door Cavent ondersteuning geboden kan worden. Zo niet, dan wordt dit gecommuniceerd naar de cliënt en de cliëntvertegenwoordiger. Zo ja, dan meldt de intakecommissie dit alleen aan de teamleider Aansluitend kan de cliënt gaan kijken op de locatie, waarbij de teamleider aanwezig is om kennis te maken, of wordt er een afspraak gepland bij de cliënt thuis om de ambulante begeleider en de teamleider te ontmoeten. Ook dan is er nog de mogelijkheid om hetzij door KH-C-01 Aanmelding, plaatsing, wachtlijst en zorgtoewijzing


Pagina 2

Cavent, hetzij door de cliënt een keuze te maken niet met elkaar in zee te gaan. Wanneer de teamleider besluit uit gronde van zijn functie de cliënt geen zorg te willen / kunnen bieden wordt dit besluit schriftelijk teruggekoppeld aan de intakecommissie. De intakecommissie bepaalt of zij dit accepteert of dat ze in gesprek gaat met de teamleider. In het gesprek streeft men naar consensus. Lukt dit niet, dan legt de commissie dit schriftelijk voor aan de directeur, die een beslissing neemt. Indien de teamleider ook akkoord gaat met het bieden van ondersteuning, dan zorgt de cliënt of verwijzer er voor dat de indicatie aan Cavent toegewezen wordt en op de AZR wachtlijst terechtkomt. Aan de cliënt en/of de cliëntvertegenwoordiger wordt een informatiemap verstrekt. De inhoud van de informatiemap staat beschreven in KD-26 Inhoud informatiemap nieuwe cliënten. (zie stroomschema 4.2) Spoedplaatsing Bij een spoedplaatsing zal de intakecommissie een extra overleg houden. Naar gelang of de aangeboden informatie voldoende duidelijkheid geeft over wie de cliënt is, zijn of haar hulpvraag en zwaarte van eventuele bijkomende problematiek, kan de intakecommissie binnen 3 dagen na aanmelding een besluit nemen. De spoedplaatsing geldt in principe voor 6 weken en er wordt een tijdelijke zorgverleningsovereenkomst opgesteld.

4.3 Plaatsing (fase 3) De teamleider meldt aan de intakecommissie dat er op de locatie een open plaats is ontstaan of gaat ontstaan. Vervolgens bekijkt de intakecommissie de interne en de externe wachtlijst waarbij de bij 4.1 genoemde regels omtrent de rangorde gehanteerd worden. Bij externe clienten wordt er aanvullende informatie opgevraagd bij eventuele andere aanbieders of bij de verwijzer. Ook wordt aan de cliënt of cliëntvertegenwoordiger gevraagd het formulier basisgegevens in te vullen en op te sturen aan de intakecommissie. Na ontvangst van het formulier basisgegevens stuurt de medewerker Cliëntservicebureau een kopie naar de teamleider en vult de algemene gegevens in de basiskaart en vult de netwerkkaart in en levert een dossiermap aan bij de locatie. Tevens wordt er een overeenkomst gebruik appartement en een zorgverleningsovereenkomst ter ondertekening verstuurd naar de cliënt / cliëntvertegenwoordiger. Op de locatie worden de sleutels uitgereikt en dient de cliënt / cliëntvertegenwoordiger de sleutelovereenkomst te ondertekenen. De persoonlijke begeleider plant een afspraak met de medewerker cliëntservicebureau om het ondersteuningsplan volledig te maken. Het ondersteuningsplan bestaande uit basiskaart, doelenkaart en netwerkkaart moet binnen zes weken besproken en ondertekend zijn. Indien er geen Checklist risicovolle situaties vanuit de intake is aangeleverd, dient deze alsnog ingevuld te worden. Na zes maanden in zorg wordt het ondersteuningsplan geëvalueerd door de persoonlijk begeleider en voorgelegd aan de gedragsdeskundige. Bij de interne kandidaat vindt de mondelinge overdracht en de overdracht van het dossier plaats. Het ondersteuningsplan welke overgedragen wordt mag maximaal 6 maanden oud zijn. De persoonlijk begeleider is verantwoordelijk voor een correcte overdracht. (zie stroomschema 4.3) KH-C-01 Aanmelding, plaatsing, wachtlijst en zorgtoewijzing


Pagina 3

4.4 Wachtlijstbewaking, zorgtoewijzing, en administratieve afhandeling indicaties Iedere werkdag wordt de wachtlijst bij Vecozo gecontroleerd op nieuwe berichten. Deze berichten kunnen nieuw afgegeven vervolgindicaties bevatten, zorgtoewijzingen nieuwe clienten of retourberichten op eerder verzonden aan- of afmeldingen. Wanneer er een indicatierapport klaar staat op Vecozo wordt deze gedownload en ingelezen in PlanCare. De medewerker cliëntservicebureau screent deze op inhoud en overlegt zo nodig met de teamleider over de in te zetten zorg. Hierbij wordt gelet op: - Startdatum indicatie (bij herindicatie is de datumaanvang zorg altijd de startdatum van de indicatie) Bij nieuwe clienten bepaalt de teamleider welke datum als startdatum gehanteerd moet worden, in acht nemend dat deze datum binnen de indicatieperiode moet liggen. - Toegewezen zorg - BG GRP incl. of exclusief vervoer - ZZP of functies De medewerker Cliëntservicebureau geeft door aan de Medewerker Clientservicebureau/AZR dat de indicatie klaar staat in PlanCare dossier om verwerkt te worden door middel van het formulier verwerking AZR. Wanneer het een interne verhuizing betreft krijgt de Medewerker Clientservicebureau/AZR de opdracht om de cliënt intern te verhuizen. In het geval van een bestaande indicatie waarbij de functies gebruikt zijn en het ZZP als slapend wachtend aangemeld staat bij het zorgkantoor, meldt de Medewerker Clientservicebureau/AZR desgewenst via het berichtenverkeer het ZZP aan als zijnde in zorg met de toevoeging verblijf of volledig pakket thuis. De Medewerker Clientservicebureau/AZR maakt de nodige mutaties, contracten of contractwijzigingen in geval van ZZP in PlanCare en stuurt de aan- of afmeldingen naar Vecozo. Aansluitend download de Medewerker Clientservicebureau/AZR de retourberichten en leest deze in in PlanCare. Aangemaakte of gewijzigde contracten worden uitgeprint in tweevoud en naar de teamleider ter ondertekening verzonden, hiervan wordt een aantekening gemaakt in PlanCare. (zie stroomschema 4.4)



Pagina 4

Acties

Verantwoordelijk

4.1 Aanmelding Externe consulenten, cliënt, WMO loket

AZR wachtlijst

Wachtlijst Cavent waaronder ook interne cliënten van Cavent Interne cliënt voor uitplaatsing

Intakecommissie Verslag/ format

Oriënterend gesprek door intake-commissie met kandidaat en evt. Vertegenwoordiger of consulent Cliënt verder in procedure

Cliënt in externe procedure

Cliënt niet verder in procedure Stop procedure

Toestemmingsverklaring opvragen gegevens

Eventuele alternatieven/ verwijzing

Cliënt wil plaatsing later

Cliënten van Cavent die intern willen worden overgeplaatst, moeten op de interne wachtlijst worden geplaatst. Melding geschiedt schriftelijk door pb-er bij de intakecommissie met onderbouwing Verslag naar medewerker cliënt-servicebureau en eventueel invullen format WMO

Intakecommissie

Intake commissie zoekt uit waar plaatsing mogelijk is

Nagaan : -geldige (en soort) indicatie (het is wenselijk dat cliënt een geldige indicatie heeft; bij ontbreken ervan kan Cavent de indicatieaanvraag verzorgen) - behoort wel/niet tot doelgroep - IQ bepaling - open plaats - realiseren geschikt aanbod

Plaatsing interne wachtlijst PlanCare

Medewerker CSB

Wens plaatsing op korte termijn

4.2


Intake commissie


Pagina 5

2 Intake WLZ 4.2

Intake cliënt door Intakecommissie

Acties

Verslag + toestemmingsverklaring opvragen gegevens

Algemene informatie Cavent

Cliënt Vertegenwoordiger Ondertekening voor akkoord

Verantwoordelijk

Doel van de intake is om in kaart te brengen wie de cliënt is, wat hij voor ondersteuning nodig heeft en of aan de cliëntvraag kan worden voldaan

Intakecommissie

Bij ambulante cliënten wordt met de PB-er de SNV methodiek gebruikt.

Intakecommissie

MTC-er is op locatie aanwezig om cliënt te leren kennen.

Intakecommissie

Voorlopige besluitvorming Intakecommissie

Cliënt op locatie gaan kijken. Relevante informatie naar MTC-er MTC-er koppelt naar intakecommissie terug

Plaatsing interne wachtlijst: -geen plaats beschikbaar -wenst later plaatsing

Definitief besluit Intakecommissie Indien MTC-er/TL bezwaren heeft, is er overleg met elkaar ja

Indicatie jeugdzorg naar medewerker AZR

nee, stop procedure

Eventuele alternatieven noemen

MTC-er/Tl zegt nee Eventueel voorleggen aan directeur die besluit neemt

Intakecommissie

Cliënt of verwijzer zorgt voor plaatsing op AZR wachtlijst

Intakecommissie

4.3



Pagina 6

3 Route WMO 4.3

Oriënterend gesprek

Intakecommissie Verslag + format WMO

WMO In sommige gevallen Voert WMO consulent met iemand van de intakecommissie het gesprek

WMO voert gesprek met cliënt, doet onderzoek en beoordeelt. WMO informeert over cliëntondersteuning en persoonlijk plan

Onderzoek door Cavent de zgn intake Keuze ZIN of PGB

Als gezamenlijke intake met WMO consulent niet heeft plaatsgevonden Zelfredzaamheids matrix + verslag hulpvraag

Bij PGB budgetplan WMO consulent WMO toetst onderzoek Cavent. Aanvullende gegevens verzamelen. Eventueel aanvullend onderzoek. Besluit formuleren. CSB medewerker

Beschikking incl. arrangement wordt verstuurd naar cliënt . Cavent wordt geïnformeerd over de rol in uitvoering arrangement

Intakecommissie Cavent stelt samen met cliënt ondersteuningsplan op Start ondersteuning door Cavent

4.4



Pagina 7

Uitvoerend

Acties

4.4 Plaatsing

Melding open plaats bij intakecommissie

AZR wachtlijst

MTC-er

Schriftelijk

Interne wachtlijst

Volgorde bepaald door o.a. : - datum aanmelding - passend binnen aanbod/bij cliënt - urgentie

Melding bij MTC-er van gekozen kandidaat

Intakecommissie neemt besluit over welke kandidaat wordt voorgedragen

Intakecommissie

Melding aan kandidaat Medewerker CSB

Positief besluit/ Startdatum afspreken. Naar locatie: dossier(map), huur-, zorgverleningsovereenkomst, richtlijnen en overeenkomst gebruik appartement, sleutel(s) en sleutelovereenkomst, checklist risicotaxatie Externe kandidaat

Interne kandidaat

Aanvullende cliëntgegevensinvullen met de cliënt met formulier Basisgegevens

MTC-er en orthopedagoog ontvangen de rapportage

Medewerker CSB

Risicotaxatie maken

Orthopedagoog

Afspraak overdracht naar locatie

Medewerker CSB

Standaardformulier basisgegevens met cliënt of vertegenwoordiger invullen

Basiskaart en netwerkkaart maken in PlanCare. Kopie basisgegevens alvast naar MTC-er

Medewerker CSB

Persoonlijk begeleider

Ter ondertekening naar cliënt en/of vertegenwoordiger sturen.

Dossier en mondelinge overdracht recent (max 6 mnd oud) ondersteuningsplan

4.4


Aanvullingen worden alsnog verwerkt

Na 6 maanden wordt het ondersteuningsplan geëvalueerd en zo nodig bijgesteld Orthopedagoog krijgt dit voorgelegd. 01-06-2015 Status definitief

Pagina 8



4.5 Wachtlijstbewaking, zorgtoewijzing en administratieve afhandeling indicaties ZIN Dagelijkse controle op nieuwe AZR berichten

Medewerker CSB/AZR

Tijdig inlezen en het versturen van de AZR berichten

Medewerker CSB/AZR MTC-er en intakecommissie

Wanneer een cliënt in/uit zorg gaat wordt dit vanuit de locatie aan het CSB doorgegeven.

MTC-er en intakecommissie

Als een cliënt in zorg komt, ontvangt het CSB/AZR vanuit de locatie bericht omtrent de soort zorg en de planning

Medewerker CSB/AZR

Administratieve afhandeling in PlanCare vindt plaats.

De zorgverleningsovereenkomst wordt gemaakt.

De procesbeschrijving staat beschreven in handleiding “Vastleggen zorg PlanCare dossier”(deze handleiding wordt nog steeds aangepast aan de nieuwe situatie)

PGB Er komt geen indicatie via AZR binnen als het PGB betreft. Een kopie van de beschikking wordt aan cliënt of vertegenwoordiger gevraagd.

Medewerker CSB/AZR

Intakecommissie

Wanneer een cliënt in/uit zorg gaat, wordt doorgegeven

Medewerker CSB/AZR

Welke zorg cliënt gaat ontvangen en de planning wordt aan de CSB/AZR medewerker doorgegeven.


Administratieve afhandeling in Plancare.


De zorgverleningsovereenkomst wordt gemaakt.

idem

De prijsafspraak wordt gemaakt.

Idem

Melding bij de afdeling financiën.

idem

WMO Deze werkwijze is nog niet duidelijk



Pagina 9

AANMELDING, PLAATSING, WACHTLIJST en ZORGTOEWIJZING KH-C Pagina 1 van 9

Recommend Documents