Aanmelden vakken Handleiding voor docenten Versie oktober 2007 Alleen voor intern gebruik. Uitgave van EDUsupport Wageningen Universiteit

Aanmelden vakken Handleiding voor docenten Versie oktober 2007 Alleen voor intern gebruik Uitgave van EDUsupport Wageningen Universiteit Website: EDUsupport.wur.nl Vragen: [email protected]

2

Docentenhandleiding Aanmelden vakken

Voorwoord Deze handleiding is bedoeld voor docenten van Wageningen Universiteit. Zij behandelt het aan- en afmelden van studenten voor een vak via CSA online. Via CSA online kunt u: • inzicht krijgen in het aantal aangemelde studenten voor een vak of examen, • studenten aanmelden die zich om uiteenlopende redenen nog niet aangemeld hebben, •

studenten afmelden die het vak niet meer wensen te volgen.

De handleiding kunt u later gebruiken als naslagwerk.

Voor opmerkingen ter verbetering van deze handleiding houd ik mij zeer aanbevolen. U kunt mij bereiken via het algemene e-mail adres: [email protected] of telefonisch via (0317 - 4) 84 39 39.

Chris Blom (dr.ir.j.j.c. blom) Docenten Ondersteuning

Versie oktober 2007  Wageningen UR, alleen voor intern gebruik. Meer informatie EDUsupport.wur.nl, [email protected], (0317 4) 88 888


Inhoudsopgave Voorwoord ..................................................................................1 Voorwoord ..................................................................................2 Inhoudsopgave...........................................................................3 1. Achtergrondinformatie...........................................................4 1.1 Waarom aanmelden voor vakken?......................................4 1.2 Wie kan een student aanmelden en in welk geval?.............4 1.3 Aanmelden voor tentamens ................................................5 1.4 Aanmelden voor vakken en EDUweb..................................5 1.5 Aanmelden voor vakken en Blackboard..............................6 2. Inloggen op de docenten-site voor het aanmelden voor vakken .............................................................7 2.1 Inloggen..............................................................................7 2.2 Uitleg beginscherm .............................................................7 3. Een student aanmelden of terugtrekken...............................8 3.1 Student aanmelden.............................................................8 3.2 Batchfunctie voor aanmelden studenten ...........................10 3.3 Student terugtrekken ........................................................10 4. Overzichten...........................................................................12 4.1 Overzicht aangemelde studenten .....................................12 4.2 Overzicht teruggetrokken studenten .................................12 4.3 Pasfotolijst (smoelenboek)................................................13 4.4 Tentamen aanmeldingen ..................................................13 5. Capaciteit of sluitingsdatum veranderen............................13 5. Capaciteit of sluitingsdatum veranderen............................14 5.1 Capaciteit veranderen.......................................................14 5.2 Sluitingsdatum veranderen ...............................................14 6. Personalia .............................................................................15 7. Veelgestelde vragen.............................................................16 7.1 Inloggen............................................................................16 7.2 Aanmelden student...........................................................16


3


1. Achtergrondinformatie 1.1 Waarom aanmelden voor vakken? Waarom aanmelden?

Studenten zijn volgens het studentenstatuut verplicht zich aan te melden voor cursorische vakken. Aanmelden voor stages en afstudeervakken is niet verplicht. Studenten kunnen zich tot uiterlijk twee weken voor aanvang van een periode aanmelden. Deze aanmelding is verplicht zodat u van te voren weet hoeveel en welke studenten het vak gaan volgen in de nieuwe periode. Dit maakt het ook mogelijk om voor de start van de periode gegevens via EDUweb naar de studenten te sturen.

1.2 Wie kan een student aanmelden en in welk geval? Wie meldt aan?

Studenten melden zich aan via de CSA-site of via de studentenbalie. U vindt de studentenbalie in het Forum of op internet.

Sluitingsdatum

Aanmelden is mogelijk tot een van tevoren vastgestelde datum. Deze datum is te vinden in het planningsboekje of op de website http://www.rooster.wu.nl (klik in de linkerkolom op de link ). Voor bepaalde vakken, bijvoorbeeld practica en excursies kan de sluitingsdatum voor het aanmelden behoorlijk vroeg liggen.

Aanmelden na de

Na sluiting van de aanmeldingstermijn kan alleen de contactpersoon

sluitingsdatum

van het vak een student aanmelden voor het betreffende vak. Aanmelden gaat dan via https://csa.wur.nl/air210/nl/docent/.

Wie is contactpersoon?

U vindt de naam van de contactpersoon in de digitale studiegids (http://csa.wur.nl/bois/nl). Bent u geen contactpersoon maar wilt u wel studenten aanmelden, stuur dan een mail naar [email protected] of neem contact op met [email protected]. Als contactpersoon kunt u tot twee weken voor de start van de tentamenperiode een student aanmelden voor een vak. In de praktijk betekent dit dus voor de eerste vier periodes, dat u studenten nog kunt aanmelden tot en met week 5 van de periode.


4


In principe zal een student zichzelf aan moeten melden. Twee groepen vormen een uitzondering en moeten worden aangemeld door de contactpersoon: Buitenlandse studenten

•

Studenten die met een geldige reden laat in Wageningen aankomen, zoals buitenlandse eerstejaars BSc of MSc studenten en Erasmus studenten. Deze studenten kunt u pas aanmelden als ze geregistreerd zijn als student aan WU. Van tevoren aanmelden kan niet.

Meer dan 15 ECTS

•

Studenten die meer dan 15 ECTS aan vakken in één periode willen volgen (dit kunnen 3 vakken van 6 ECTS zijn, 6 vakken van 3 ECTS, of elke andere combinatie die leidt tot meer dan 15 ECTS).

1.3 Aanmelden voor tentamens Aanmelden tentamen

Een student, die is aangemeld voor een vak, is tegelijk ook aangemeld voor het bijbehorende tentamen. Wanneer de student zich terugtrekt voor een vak trekt hij zich automatisch ook terug voor het tentamen. Enkel een student kan zich voor het tentamen aanmelden, bijvoorbeeld in het geval van een hertentamen. Een docent kan dit nooit doen voor een student. Ook kan alleen de student zich voor het tentamen terugtrekken. Deze handelingen staan los van het aanmelden voor vakken omdat ze alleen over het tentamen gaan.

Sluitingsdatum

De sluitingsdatum voor studenten om zich aan te melden voor tentamens is uiterlijk 2 weken voor de start van de tentamenperiode.

1.4 Aanmelden voor vakken en EDUweb Wanneer een student is / wordt aangemeld, krijgt hij vrijwel meteen Vakinformatie EDUweb

informatie over het betreffende vak te zien op de EDUweb-pagina. Toegang tot de vakpagina volgt enkele uren (tot max een dag). De informatie bestaat uit de volgende onderdelen: •

de vaknaam;

•

de link naar een eventuele vakpagina, of een eventuele EDUclass zoals Blackboard;

•

de namen van medestudenten en vakdocenten binnen dat vak;

•

eventuele vakmededelingen die vakdocenten geplaatst hebben;

•

het rooster voor het vak, met tijden en collegezaalnummers;

•

de examendatum, -plaats en -tijd.

U vindt meer informatie over EDUweb in de handleiding EDUweb. Deze vindt u op EDUsupport.wur.nl onder het menu-item “EDUweb”.


5


1.5 Aanmelden voor vakken en Blackboard Blackboard

Blackboard is één van de EDUclasses aan Wageningen Universiteit. Blackboard is een soort digitaal klaslokaal op Internet. Veel vakken aan Wageningen Universiteit hebben een eigen Blackboard. Voordat een student gebruik kan maken van de EDUclass van een vak, moet hij op de gebruikerslijst staan van Blackboard. Door zich aan te melden voor een vak komt een student automatisch op de gebruikerslijst van Blackboard.

U vindt meer informatie over Blackboard in de handleiding Blackboard. Deze vindt u op EDUsupport.wur.nl onder het menu-item “EDUclass”.


6


2. Inloggen op de docenten-site voor het aanmelden voor vakken 2.1 Inloggen Docenten-site

Voor het online aanmelden van studenten moet u in de studiegids (http://csa.wur.nl/bois/nl) geregistreerd staan als contactpersoon bij het vak. Staat u niet geregistreerd in de studiegids, bent u uw wachtwoord vergeten of kunt u om een andere reden niet inloggen, neem dan contact op met de Servicedesk, telefoon (0317 – 4) 88 888 of mail [email protected]. Inloggen voor het aanmelden gaat als volgt:

1. Ga naar de docenten-site: https://csa.wur.nl/air210/nl/docent. 2. Log in met: WUR-account en WUR-password.

2.2 Uitleg beginscherm Als u inlogt, ziet u op het beginscherm mededelingen. Aan de linkerkant vindt u een menu met items, waarop u kunt klikken. Hier kunt u:

studenten aanmelden voor een vak;

studenten afmelden voor een vak;

een overzicht van de aanmeldingen opvragen en

uw eigen personalia wijzigen.

U vindt meer uitleg over deze onderdelen in de volgende hoofdstukken.


7

8


3. Een student aanmelden of terugtrekken In dit hoofdstuk vindt u informatie over het aanmelden of terugtrekken van een student voor een vak.

3.1 Student aanmelden Student aanmelden

1. Klik in het linkermenu op <Student aanmelden>. U ziet nu onderstaand scherm:

2. Selecteer de vakcode bij ‘Vak’. 3. Selecteer de juiste periode bij ‘Periode’. 4. Vul het registratienummer in van de student bij ‘Registratienr.’. Als u het registratienummer niet weet, dan klikt u op

. U kunt

dan op achternaam of WUR-account zoeken. U selecteert vervolgens de juiste student en klikt op . Let op: een student die (nog) geen registratienummer heeft, kunt u niet aanmelden voor het vak. 5. Bevestig Vak, Periode en Registratienummer door op te klikken. U krijgt dan het volgende scherm te zien:



6. Klik op de knop om uw toevoeging te bevestigen. U ziet dan onderstaand scherm:

7. Selecteer hier de juiste opleiding (vaak is er maar één mogelijkheid). 8. Bevestig alle voorgaande stappen met . Wilt u meer studenten toevoegen? Klik dan weer in het linkermenu op <Student aanmelden> en herhaal voorgaande stappen.


9


3.2 Batchfunctie voor aanmelden studenten Batch aanmelding

U kunt meerdere studenten tegelijkertijd aanmelden via de Batchfunctie. 1. Klik in het linkermenu op . 2. Selecteer het vak waarvoor u studenten wilt aanmelden. 3. Selecteer de periode. 4. Klik op als u wilt weten hoeveel studenten er zijn. 5. Klik vervolgens op om verder te gaan. U ziet nu een lijst waarop alle studenten staan die: o het vak in hun studieprogramma hebben opgenomen; o dit vak nog niet gehaald hebben; o ingeschreven zijn voor het lopende studiejaar. Een blauwe vink geeft aan dat een student al aangemeld is. 6. Onder het kopje ‘Aanmelden’ vinkt u de aan te melden studenten aan. 7. Klik op . De geselecteerde studenten zijn nu aangemeld.

3.3 Student terugtrekken Student terugtrekken

Studenten kunnen zich terugtrekken voor een vak tot twee weken voor aanvang van de periode. U kunt als docent een student ook terugtrekken, bijvoorbeeld als u niet de juiste student heeft aangemeld. 1. Klik in het linker menu onder het kopje vakaanmelding op <Student terugtrekken>. 2. Selecteer het vak en de periode en klik op . 3. Op het scherm ziet u nu een lijst met studenten die zich hebben aangemeld voor dit vak in de geselecteerde periode. Klik op het rode kruisje links van het registratienummer van de student die u wilt verwijderen. 4. De gegevens van de student worden nu vet en u ziet een vakje in plaats van het kruisje. Vink het vakje aan.


10


5. Klik op en de student wordt verwijderd uit de lijst met studenten die zich aangemeld hebben.

U krijgt een pop-up met de bevestiging ‘vakaanmelding is teruggetrokken’. De student krijgt automatisch een mailtje dat hij is teruggetrokken voor het vak.


11


4. Overzichten Overzichten

Studenten kunnen in EDUweb zien wie zich aangemeld hebben voor een vak. U kunt dit zien via de docenten-site.

4.1 Overzicht aangemelde studenten Aangemelde studenten

1. Klik in het linkermenu onder het kopje ‘Overzichten’ op . 2. Selecteer het ‘Vak’ en de ‘Periode’. Selecteren van het registratienummer is niet nodig. 3. Klik op en u ziet een lijst met studenten die zich hebben aangemeld voor het vak en het tentamen. Op het scherm vindt u de volgende gegevens: de vakcode (bovenaan de pagina); geselecteerde periode (onder de vakcode); begin- en einddatum voor het aanmelden van dit vak (rechts van de periode); het aantal studenten; de registratienummers; de namen van de studenten; examenaanmelding; de opleiding, alleen als deze van toepassing is. Bij Erasmus studenten staat deze bijvoorbeeld niet aangegeven. Een vinkje betekent dat de student zich heeft aangemeld voor het vak en het tentamen. Een rood kruisje onder examenaanmelding geeft aan dat de student zich alleen voor het vak heeft aangemeld. De aanmelddatum en tijd vindt u in de rechterkolom.

4.2 Overzicht teruggetrokken studenten Teruggetrokken studenten U kunt op de docenten-site zien welke studenten zich teruggetrokken hebben voor een vak. 1. Klik in het linkermenu onder het kopje ‘Overzichten’ op . 2. Selecteer het ‘Vak’ en de ‘Periode’. Selecteren van het registratienummer is niet nodig. 3. Klik op en u ziet nu een lijst met studenten die zich hebben teruggetrokken voor het vak en het tentamen. U vindt hier dezelfde gegevens als bij het overzicht aangemelde studenten.


12

13


4.3 Pasfotolijst (smoelenboek) Smoelenboek

U kunt op de docenten-site een smoelenboek samenstellen van de aangemelde studenten en dit smoelenboek uitprinten. 1. Klik in het linkermenu onder het kopje ‘Overzichten’ op <Pasfotolijst>. 2. Selecteer het vak waarvoor u een smoelenboek wilt maken. 3. Selecteer de periode. 4. Klik op als u wilt weten hoeveel studenten er zijn. 5. Klik vervolgens op om verder te gaan.

U ziet nu de lijst met de voor het vak aangemelde studenten. 6. Klik op de knop en u krijgt de lijst met foto’s te zien.

U kunt de lay-out via de keuzemogelijkheden bovenaan aanpassen. 7. Klik op de printbutton

als u het smoelenboek wilt printen.

4.4 Tentamen aanmeldingen Tentamen aanmeldingen

U kunt op de docentensite een lijst van alle tentamenaanmeldingen voor een vak inzien.

1. Klik in het linkermenu onder het kopje overzichten op <Examen aanmeldingen>. 2. Selecteer het vak waarvoor u de tentamenaanmeldingen wilt zien. 3. Selecteer de periode. 4. Klik op als u wilt weten hoeveel studenten er zijn. 5. Klik vervolgens op om verder te gaan.

U krijgt nu de lijst met de tentamenaanmeldingen voor het vak te zien.



5. Capaciteit of sluitingsdatum veranderen Capaciteit aanpassen

In dit hoofdstuk vindt u informatie over het beperken van de capaciteit voor een vak en het wijzigen van de sluitingsdatum. Voor beide heeft u toestemming nodig van het College van Bestuur. Hieronder vindt u de te volgen procedure. 5.1 Capaciteit veranderen In hoofdstuk 2.2.1 van het studentenstatuut, ‘Rechten na inschrijving als student’, staat dat een ingeschreven student recht heeft op deelname aan al het onderwijs binnen de universiteit. Uitgezonderd zijn die gevallen waar het College van Bestuur een beperking heeft ingesteld in verband met een beperkte capaciteit.

Beperkte capaciteit

Het College van Bestuur wil een maximum aan de deelname van het aantal studenten voor een vak alleen toestaan als sprake is van een beperkte materiële capaciteit, zoals laboratoriumfaciliteiten of computers. Geldt dit voor uw vak, dan kunt u het benodigde recht aanvragen bij Fred Jonker ([email protected]). Zijn er andere beperkingen, bijvoorbeeld door de werkvorm of de personele capaciteit, dan beslist het College van Bestuur hierover op basis van de aangeleverde argumenten. Geldt dit voor uw vak dan kunt u een verzoek voor een maximaal aantal studenten indienen bij Fred Jonker, [email protected]. U moet wel altijd minimaal 24 studenten toelaten.

5.2 Sluitingsdatum veranderen Sluitingsdatum aanpassen Om een sluitingsdatum te laten veranderen volgt u dezelfde stappen als bij het veranderen van de capaciteit. Onderbouw uw verzoek altijd met argumenten.


14


6. Personalia Personalia wijzigen

Op de docentensite kunt u uw persoonlijke gegevens wijzigen.

1. Klik in het linkermenu op . 2. Klik op <Wijzigen> om uw persoonlijke gegevens te wijzigen. 3. In het scherm dat volgt kunt u al uw gegevens wijzigen. 4. Klik op als u de wijzigingen wilt opslaan.


15


7. Veelgestelde vragen 7.1 Inloggen

Inloggen

Hoe moet ik inloggen op de docenten-site? Om in te loggen op de docenten-site gaat u naar https://csa.wur.nl/air210/nl/docent. Hier logt u in met uw WUR-account en het WUR-password.

Wachtwoord vergeten

Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat nu? Weet u uw wachtwoord niet meer neem dan contact op met de Servicedesk, telefoon (0317 - 4)88888 ([email protected]).

Ik kan niet inloggen

Wat moet ik doen als ik niet kan inloggen? Als u niet kunt inloggen, moet u eerst nagaan op http://csa.wur.nl/bois/nl of u wel in de Studiegids geregistreerd staat als contactpersoon van een vak. Is dit niet het geval is, dan kunt u mailen naar [email protected] of contact opnemen met [email protected]. Vraag om u in te schrijven bij het betreffende vak onder vermelding van de vakcode. Bent u geregistreerd in de Studiegids maar u kunt toch niet inloggen, neem dan ook contact op met de studiegids. Vraag dan of ze uw registratie nagaan. Vermeld uw vakcode en WUR-account.

Contactpersoon worden

Hoe kan ik contactpersoon van een vak worden? U kunt contactpersoon van een vak worden door dit door te geven aan de [email protected].

7.2 Aanmelden student

Wie meldt aan?

Wie moet een student aanmelden? Een student moet zichzelf aanmelden. Twee groepen studenten vormen een uitzondering. Deze moet de contactpersoon aanmelden. Deze groepen zijn: • Studenten die met een geldige reden laat in Wageningen aankomen, zoals buitenlandse eerstejaars BSc of MSc studenten en Erasmus studenten. Deze studenten kunt u pas aanmelden als ze geregistreerd zijn als student aan WU. Van tevoren aanmelden kan niet.


16


• Studenten die meer dan 15 ECTS aan vakken in één periode willen volgen (dit kunnen 3 vakken van 6 ECTS zijn, 6 vakken van 3 ECTS, of elke andere combinatie die leidt tot meer dan 15 ECTS).

Geen registratienummer

Waar vind ik het registratienummer van de student? Als u het registratienummer van de student niet weet, dan kunt u dit opzoeken tijdens het aanmelden. Heeft een student geen registratienummer omdat deze onlangs in Wageningen gearriveerd is, dan kunt u de student niet aanmelden. De student moet zich dan zo snel mogelijk bij de studentenadministratie CSA laten inschrijven.

Sluitingsdatum aanmelden Tot wanneer kan een student zich aanmelden? Een student kan zichzelf aanmelden tot 2 weken voor de start van de periode. U kunt als contactpersoon van een vak een student opgeven voor dat vak tot 2 weken voor aanvang van de tentamenperiode. In de praktijk betekent dit, dat u studenten nog kunt aanmelden tot en met week 5 van de periode.

Alleen tentamen

Wie kan een student voor een tentamen aanmelden? Alleen de student zelf kan zich aanmelden voor een tentamen. Een contactpersoon kan dat niet. U kunt als contactpersoon studenten alleen aanmelden voor een vak én een tentamen.

Student niet in de lijst

Ik kan de student niet in de lijst vinden. Wat nu? Het aanmelden van een student is alleen mogelijk wanneer deze is ingeschreven bij de universiteit en een registratienummer heeft. Is de student niet ingeschreven, dan is deze niet in de lijst van studenten te vinden. De student moet dan eerst zijn inschrijving bij de universiteit regelen bij de studentenadministratie CSA.

Vak is niet geroosterd

Mijn vak is niet geroosterd (of cursorisch). Wat moet ik doen? U kunt de melding krijgen dat het vak niet geroosterd of cursorisch is. Een student kunt u dan niet aanmelden voor het vak. Eerst moet u het vak in het Rooster Informatie Systeem (RIS) laten opnemen. Stuur hiervoor een email naar [email protected].


17

Aanmelden vakken Handleiding voor docenten Versie oktober 2007 Alleen voor intern gebruik. Uitgave van EDUsupport Wageningen Universiteit

Recommend Documents