AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE

AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE Ordina N.V. 27 januari 2015

1 / 24

AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE ORDINA N.V. | 27 JANUARI 2015

1

Inleiding De Business Principles van Ordina zijn leidend voor de manier waarop wij zaken willen doen en omgaan met onze omgeving. Centraal hierin staan integriteit, eerlijke concurrentie en transparantie. Eind mei 2014 hoorden wij voor het eerst dat het televisieprogramma Zembla onderzoek deed naar mogelijke onregelmatigheden mede bij Ordina. Ordina heeft naar aanleiding van de vragen van Zembla een uitgebreid intern onderzoek uitgevoerd naar mogelijke onregelmatigheden bij aanbestedingen en opdrachten van de overheid. Dit onderzoek is inmiddels afgerond. Zoals eerder aangekondigd doet Ordina met deze circulaire publiek verslag van de belangrijkste resultaten van het uitgevoerde onderzoek en onze conclusies die wij naar aanleiding hiervan hebben getrokken. Verder bevat deze circulaire een toelichting op het integriteitsprogramma en een overzicht van de gang van zaken vanaf het eerste contact met Zembla eind mei 2014.

2

Samenvatting Aanleiding en opzet onderzoeken Eind mei/begin juni 2014 zijn wij benaderd door Zembla met vragen over mogelijke onregelmatigheden bij twee aanbestedingen in de periode 2005 – 2010. Op 29 augustus 2014 heeft Zembla ons wederom benaderd, ditmaal met vragen over vier andere gevallen van mogelijke onregelmatigheden in dezelfde periode. Of er zich ook daadwerkelijk onregelmatigheden hadden voorgedaan, konden wij in beide situaties op basis van de beperkte Zembla informatie en zonder verificatie op dat moment niet vaststellen. Uit het oogpunt van zorgvuldigheid hebben wij in beide situaties een onderzoek gelast. De onderzoeken zijn uitgevoerd door het advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek met als doel een objectief en onafhankelijk beeld te krijgen van de gang van zaken. Naar één van de door Zembla aangedragen gevallen1 en op enkele onderdelen heeft Ordina zelf (voor)onderzoek verricht. Zoals uit het voorgaande volgt, hebben wij de zes gevallen die door Zembla naar voren zijn gebracht, in onderzoek genomen. Deze gevallen zagen alle op de periode 2005 – 2010. Daarnaast hebben wij een beeld willen krijgen van de huidige cultuur binnen Ordina en dan met name de omgang met klanten en klantinformatie binnen onze afdeling Commercie. Ook wilden wij weten of er wellicht in de periode 2005 – 2010 of daarna signalen van andere mogelijke

1

Dit betreft het geval met betrekking tot het Ministerie van Defensie. Zie hiervoor nader par. 3.6.

2 / 24


onregelmatigheden zijn geweest waarvan wij geen weet hadden. Met dat doel zijn met 13 huidige medewerkers, met name van de afdeling Commercie, interviews gehouden. Ook in de overige interviews is gevraagd naar de huidige cultuur en signalen van mogelijke onregelmatigheden. In het kader van de onderzoeken zijn enkele additionele signalen van mogelijke onregelmatigheden naar boven gekomen, die wij vervolgens hebben opgevolgd. In twee van deze gevallen is sprake van relevante bevindingen, waarvan wij in deze circulaire verslag doen. Deze bevindingen zien ook op de periode 2005 – 2010. De onderzoeken zijn omvangrijk geweest en hebben verschillende maanden in beslag genomen. Onder meer is van meer dan 70 (oud-)medewerkers digitale informatie verzameld. Het gaat hierbij om in totaal ca. 1,5 miljoen digitale bestanden, waaronder e-mails, digitale agenda's en documenten. Bij de verzameling en ontsluiting van de digitale informatie zijn (mede) forensische ITdeskundigen van Fox-IT ingeschakeld. Door middel van zoektermen zijn vervolgens ongeveer 315.000 documenten geselecteerd, die vervolgens allemaal inhoudelijk zijn beoordeeld. Er zijn verder ca. 65 interviews gehouden met in totaal meer dan 45 personen. Hoewel alles is gedaan dat redelijkerwijs mogelijk is om alle relevante informatie in de onderzoeken te betrekken, zijn de onderzoeken aan verschillende beperkingen onderhavig geweest en valt niet uit te sluiten dat niet alle relevante informatie naar boven is gekomen. Belangrijkste bevindingen onderzoek Onze belangrijkste conclusies op basis van de onderzoeken kunnen als volgt worden samengevat. Binnen de afdeling Commercie was in de periode 2005 – 2010 sprake van een open en informele cultuur, waarin veel ruimte werd geboden aan eigen ondernemerschap. Binnen een kleine groep personen rondom een voormalig leidinggevende van het team Public van de afdeling Commercie heerste bovendien een subcultuur. De subcultuur kende een eigen taalgebruik, wijze van opereren en een grote mate van succesdrang, waarbij iedere potentiële opdracht topprioriteit had. Daarbij werd informatie soms ook interessanter gemaakt dan de inhoud daarvan vermoedelijk rechtvaardigde. Het gehanteerde taalgebruik is op zijn minst onhandig, ongelukkig en in enkele gevallen ook ongepast geweest. De invulling van de omgang met klanten tijdens aanbestedingen werd overgelaten aan, en werd ingevuld door, de betrokkenen zelf. Wij hebben

3 / 24


moeten constateren dat de complianceregels van Ordina in die periode onvoldoende richtsnoeren gaven voor de wijze van omgang met klanten. Uit de onderzoeken komt het beeld naar boven dat werknemers in het algemeen meenden dat het hen vrij stond om vragen te stellen om voor de aanbesteding relevante informatie te verkrijgen en dat het (primair) aan de aanbestedende dienst was om de grenzen van het contact te bepalen. In deze circulaire staan de bevindingen naar aanleiding van onderzoek naar acht gevallen (de zes aangedragen door Zembla en twee die in de context van de onderzoeken opkwamen). Onze conclusie is dat er in één geval een duidelijke aanwijzing is dat sprake is geweest van een onregelmatigheid. In twee gevallen lijkt geen sprake te zijn geweest van onregelmatigheden. In de overige vijf gevallen is op basis van de onderzoeken niet vastgesteld dat sprake is geweest van onregelmatigheden. Wel vinden wij dat in enkele van die gevallen ongepast gedrag is vertoond. Het geval waar een duidelijke aanwijzing bestaat dat sprake is geweest van een onregelmatigheid is niet een geval aangedragen door Zembla, maar is naar voren gekomen in het kader van de eigen onderzoeken. Het gaat daarbij om de wijze waarop in 2009 op verzoek van het Openbaar Ministerie (OM) een ingediende offerte is aangepast. Wij hebben over dit geval inmiddels contact opgenomen met het OM in haar hoedanigheid van opdrachtgever. In twee gevallen, het Ministerie van Defensie en een opdracht voor het OM, lijkt geen sprake geweest te zijn van onregelmatigheden. Vier van de acht gevallen zien op de wijze waarop in de periode 2005 – 2010 met (vertrouwelijke) informatie van klanten is omgegaan, onder andere door gedetacheerde medewerkers. Daarbij is niet vastgesteld dat de informatiedeling onregelmatig was. Toch plaatsen wij vraagtekens bij de wijze waarop in de periode 2005 – 2010 met (vertrouwelijke) informatie van klanten werd omgegaan en vinden wij dat in enkele van de gevallen ongepast is gehandeld. Ook moeten wij vaststellen dat in die periode onvoldoende duidelijke richtsnoeren bestonden voor omgang met dergelijke informatie. In het laatste geval is op verzoek van het ICT-bedrijf van de Rechterlijke Organisatie (ICTRO) een bestaande raamovereenkomst verlengd. Daarbij is niet vastgesteld dat deze verlenging onregelmatig was. Toch vinden wij de wijze waarop dit verlengingsproces is verlopen niet wenselijk. Uit de onderzoeken is niet gebleken van een praktijk van excessieve geschenken, excessief relatiebeheer of diners in exclusieve restaurants.

4 / 24


Door Ordina georganiseerde evenementen, zoals het voorheen gesponsorde tennistoernooi van Rosmalen (de Ordina Open) en het hebben van een skybox in de Amsterdam Arena, zijn op zich gebruikelijke en aanvaardbare vormen van zakelijk vermaak en relatiebeheer. Niettemin hebben wij besloten om de regels op dit vlak verder aan te scherpen. Niet is gebleken van omkoping of ongeoorloofde afstemming met concurrenten. Wij betreuren dat er in één geval een duidelijk aanwijzing is van een onregelmatigheid en dat daarnaast enkele incidenten van ongepast gedrag door een beperkt aantal personen zijn geconstateerd. Tegelijkertijd concluderen wij dat de onderzoeken geen aanwijzingen hebben opgeleverd dat binnen Ordina sprake zou zijn van structurele onregelmatigheden bij aanbestedingen en opdrachten van de overheid. Wel is duidelijk gebleken dat in het verleden een onwenselijke subcultuur heeft bestaan bij een kleine groep personen en dat de complianceregels van Ordina onvoldoende richtsnoeren gaven voor de omgang met klanten. Zoals wij hieronder toelichten, hebben wij maatregelen genomen om onze compliance verder te verstevigen. Versterking compliance De Raad van Bestuur heeft in de (voorlopige) bevindingen uit de onderzoeken aanleiding gezien de compliance nadrukkelijk te intensiveren. Wij zijn een intensief integriteitsprogramma gestart om ons nu en in de toekomst positief in de markt te onderscheiden op het gebied van integriteit, compliance en transparantie. In het kader van het integriteitsprogramma zijn niet alleen een aangescherpte gedragscode en verschillende gedragsrichtlijnen ingevoerd, maar is ook veel aandacht voor training, bewustwording en dialoog. Inmiddels hebben wij een aangescherpte gedragscode ingevoerd. Belangrijke uitgangspunten daarbij zijn het waarborgen van vertrouwelijkheid, de gepaste omgang met klanten en het verder inkaderen van gepast relatiebeheer. De gedragscode wordt verder uitgewerkt in duidelijke interne gedragsrichtlijnen. Deze gedragsrichtlijnen zijn toegesneden op de concrete situaties waarmee Ordina medewerkers in de praktijk te maken kunnen krijgen. Er zijn specifieke richtlijnen ingevoerd op onderwerpen zoals geschenken en zakelijk vermaak en het tegengaan van mogelijke belangenverstrengeling. In de komende periode zullen wij nog een aantal gedragsrichtlijnen invoeren, onder andere op het gebied van het omgaan met vertrouwelijke informatie en omgang met leveranciers. Een nieuw en uitgebreid opleidingsprogramma is een belangrijk aspect van het integriteitsprogramma. Dit opleidingsprogramma bestaat onder andere uit

5 / 24


Dilemma's & Vragen-bijeenkomsten, verplichte e-learning trainingen en leiderschapsdialogen. Ook worden maatregelen getroffen om eventuele drempels om mogelijke misstanden te melden verder te verlagen. De Raad van Bestuur speelt een belangrijke en actieve rol bij het uitdragen van het belang van integer handelen en meer in het bijzonder bij het opleidingsprogramma. Dit onderstreept het belang dat aan compliance wordt gehecht. Met dit intensieve integriteitsprogramma willen wij onze ambitie benadrukken om onszelf positief te onderscheiden op het gebied van integriteit, compliance en transparantie. Disciplinaire maatregelen De Raad van Bestuur heeft in een aantal gevallen geconstateerd dat sprake is geweest van ongepast gedrag van (voormalige) medewerkers. De gevallen zien op de periode 2005 – 2010 en veel van de betrokken medewerkers werken inmiddels niet meer voor Ordina. In een aantal gevallen gaat het om zzp’ers die destijds door Ordina werden ingehuurd. Met deze zzp’ers werken wij niet meer. Van één medewerker is inmiddels afscheid genomen naar aanleiding van de voorlopige onderzoeksresultaten. Op basis van de zeer recent verkregen onderzoeksresultaten beraadt de Raad van Bestuur zich momenteel op disciplinaire maatregelen tegen enkele andere werknemers die ongepast gedrag hebben vertoond. Als in de toekomst mocht blijken dat andere werknemers ongepast gedrag hebben vertoond, dan zullen wij daar krachtig tegen optreden. 3

Onderzoeken

3.1

Opzet onderzoeken De Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen hebben de signalen van Zembla uit eind mei/begin juni 2014 en van 29 augustus 2014 serieus genomen en zorgvuldig onderzocht. De onderzoeken zijn uitgevoerd door het advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek met als doel een objectief en onafhankelijk beeld te krijgen van de gang van zaken. Naar één van de door

6 / 24


Zembla aangedragen cases2 en op bepaalde onderdelen is binnen Ordina (voor)onderzoek verricht. De zes gevallen die door Zembla naar voren zijn gebracht, hebben wij in onderzoek genomen. Daarnaast hebben wij een beeld willen krijgen van de huidige cultuur binnen Ordina en dan met name de omgang met klanten en klantinformatie binnen onze afdeling Commercie. Ook wilden wij weten of er wellicht in de periode 2005 – 2010 of daarna andere signalen van mogelijke onregelmatigheden zijn geweest. Met dat doel zijn met 13 huidige medewerkers, met name van de afdeling Commercie, interviews gehouden. Ook in de interviews met de overige personen is gevraagd naar de huidige cultuur en signalen van mogelijke onregelmatigheden. In het kader van de onderzoeken zijn enkele additionele signalen van mogelijke onregelmatigheden naar boven gekomen. Ook die signalen hebben wij opgevolgd. In twee gevallen heeft dit geleid tot relevante bevindingen, waarvan wij in deze circulaire verslag doen. Deze bevindingen zien ook op de periode 2005 – 2010. De acht gevallen die in deze circulaire worden genoemd, zien alle op de periode 2005 – 2010. De onderzoeken zijn omvangrijk geweest en hebben verschillende maanden in beslag genomen. Onder meer is van meer dan 70 (oud-)medewerkers digitale informatie verzameld. Het gaat hierbij om in totaal ca. 1,5 miljoen digitale bestanden, waaronder e-mails, digitale agenda's, documenten etc. Bij de verzameling en ontsluiting van de digitale informatie zijn (mede) forensische onderzoekers van Fox-IT ingeschakeld. Deze ca. 1,5 miljoen bestanden zijn aan de hand van zoektermen doorzocht. Op basis daarvan zijn ongeveer 315.000 documenten geselecteerd die vervolgens allemaal inhoudelijk zijn beoordeeld. Er zijn verder ca. 65 interviews gehouden met in totaal meer dan 45 personen. Hoewel alles is gedaan dat redelijkerwijs mogelijk is om alle relevante informatie in de onderzoeken te betrekken, zijn de onderzoeken aan verschillende beperkingen onderhevig geweest en valt niet uit te sluiten dat niet alle relevante informatie naar boven is gekomen. Zo zijn de onderzoeken onder andere intern van karakter geweest. Zij hadden verder betrekking op een periode die vier tot tien jaar in het verleden lag, waardoor onder andere niet alle informatie meer beschikbaar is.

2

Dit betreft het geval met betrekking tot het Ministerie van Defensie. Zie hiervoor nader par. 3.6.

7 / 24


3.2

Algemene conclusies Ordina op basis van onderzoeken Cultuur De onderzoeken hebben zich mede gericht op de algemene bedrijfscultuur binnen de afdeling Commercie. Daaruit komt het beeld naar voren van een open en informele cultuur en veel ruimte voor eigen ondernemerschap. Binnen een kleine groep personen rondom de voormalig leidinggevende van het team Public van de afdeling Commercie (het team dat zich bezighield met overheidsopdrachtgevers) heerste in het verleden een door betrokkenen als "masculien" omschreven subcultuur. Deze subcultuur lijkt te zijn verbonden aan een beperkte groep personen binnen het team Public en kwam onder meer tot uiting in een eigen taalgebruik en wijze van opereren. In de onderlinge communicatie binnen deze groep werden regelmatig termen uit de militaire en racewereld gebruikt, zoals "we zijn weer terug op het parcours", "pole position", "in de grindbak", "de parachutes staan uit" en "code rood". Er was sprake van een grote mate van succesdrang waarbij ieder potentiële opdracht "topprioriteit" had. Deze subcultuur hing mede samen met de gunstige marktomstandigheden. Met name in de periode 2005 – 2009 overtrof de vraag naar bepaalde ICTapplicaties en -oplossingen het aanbod. Er was meer vraag naar deze diensten dan Ordina kon leveren. De afdeling Commercie wilde graag verkopen, maar aan de zijde van de afdeling Delivery was men door de grote vraag hiernaar beperkt in het aanbod. De afdeling Delivery was verantwoordelijk voor de uitvoering van een bepaalde opdracht en nam uiteindelijk de beslissing over de vraag of op een potentiële opdracht een offerte zou worden uitgebracht. Een en ander leidde regelmatig tot spanningen in de verhouding tussen de afdelingen Commercie en Delivery. Voor de betrokkenen binnen het team Public was het niet ongebruikelijk om de gunningskansen van een potentiële opdracht intern beter voor te stellen dan mogelijk in werkelijkheid het geval was, om zo de afdeling Delivery te overtuigen van het belang om een offerte uit te brengen. Daartoe bediende men zich binnen het team Public van termen die de onderliggende informatie in bepaalde gevallen interessanter maakte dan de inhoud daarvan vermoedelijk rechtvaardigde. Voorbeelden hiervan zijn het presenteren van aanbestedingen als een "must win" en het "zo goed als zeker gegund krijgen", terwijl achteraf kan worden vastgesteld dat dit niet strookte met de daadwerkelijke inschatting van de desbetreffende commerciële medewerker en de uiteindelijke uitkomst van de gunningsbeslissing. Tevens voerde men aan geregeld te beschikken over "secret intelligence" en "zeer

8 / 24


vertrouwelijke" informatie, terwijl achteraf maar de vraag is in hoeverre de informatie die kwalificatie rechtvaardigde. Door huidige en voormalige werknemers van het team Public is aangegeven dat dit taalgebruik – gelet op de inhoud van de onderliggende informatie – achteraf bezien op zijn minst onhandig, ongelukkig en in sommige gevallen ongepast is geweest. Compliance en omgang met klanten De invulling van de omgang met klanten tijdens aanbestedingen werd overgelaten aan de verantwoordelijkheid van de betrokkenen zelf. Uit de onderzoeken komt het beeld naar boven dat werknemers van Ordina in het algemeen meenden dat het (primair) aan de aanbestedende dienst was om de grenzen van het contact te bepalen en dat het werknemers van Ordina vrij stond om vragen te stellen om voor de aanbesteding relevante informatie te verkrijgen. Uit de onderzoeken is gebleken dat binnen Ordina in de onderzoeksperiode geen schriftelijk intern kader bestond voor de omgang met klanten tijdens aanbestedingen en dat geen structurele trainingen op dat gebied plaatsvonden. Verschillende van de onderzochte gevallen zien op de wijze waarop met (vertrouwelijke) informatie van klanten is omgegaan, met name door gedetacheerde medewerkers. Daarbij is niet vastgesteld dat de informatiedeling onregelmatig was. Toch plaatsen wij vraagtekens bij hoe in de periode 2005 – 2010 in algemene zin met (vertrouwelijke) informatie van klanten werd omgegaan door met name de kleine groep personen binnen het team Public. Wij moeten vaststellen dat in die periode onvoldoende duidelijke richtsnoeren bestonden voor omgang met vertrouwelijke informatie van klanten. Dit is dan ook een van de belangrijkste onderdelen van het integriteitsprogramma. Hospitality In de onderzoeken is geen schriftelijk intern kader aangetroffen op het punt van hospitality en geschenken. Een en ander werd aan het eigen inzicht van de betrokken Ordina medewerker overgelaten, en zijn leidinggevende die de declaraties moest goedkeuren. Uit de onderzoeken komt naar voren dat door Ordina evenementen werden georganiseerd ten behoeve van klantenbinding. Een voorbeeld hiervan was het Ordina Open tennistoernooi in Rosmalen, waarvan Ordina tot 2009 sponsor was. Een deel van het programma van het Ordina Open was recreatief en een

9 / 24


deel was inhoudelijk. Voor dat laatste deel werden sprekers uitgenodigd om actuele thema's uit de markt te bespreken. Ordina beschikte (en beschikt) eveneens over een skybox in de Amsterdam Arena. De skybox werd, naast een bezoek aan voetbalwedstrijden en andere evenementen, ook afzonderlijk gebruikt voor inhoudelijke ronde tafel-sessies. Klanten werden voorts wel eens uitgenodigd voor andere activiteiten, zoals de jaarlijkse Computable Awards, Sail en benefietevenementen. Buitenlandse reizen of evenementen vonden niet of nauwelijks plaats. Tijdens evenementen in het buitenland van andere partijen, zoals de Oracle Open World in San Francisco, werden incidenteel ontmoetingen georganiseerd met aldaar aanwezige klanten. Uit de interviews is niet gebleken dat Ordina bij buitenlandse evenementen de reis- en verblijfskosten van klanten voor haar rekening nam. De Ordina Open, de skybox in de Amsterdam Arena en de andere genoemde evenementen zijn op zich een gebruikelijke en aanvaardbare vorm van zakelijk vermaak en relatiebeheer. De uitgenodigde klanten zullen aan de hand van hun interne gedragscodes uiteraard zelf moeten toetsen of zij op een dergelijke uitnodiging mogen ingaan. Dat laat onverlet dat het ook de verantwoordelijkheid van medewerkers van Ordina is zich meer bewust te zijn van de interne regels die bij klanten kunnen gelden voordat zij een uitnodiging versturen. In de nieuwe interne regels van Ordina is dit naar de toekomst toe verankerd, door expliciet te maken dat medewerkers geen zakenrelaties mogen uitnodigen als hen blijkt dat dit in strijd is met de interne regels van de klant. Ordina organiseerde daarnaast wel eens lunches of diners met bestaande klanten. De frequentie waarin dergelijke lunches of diners plaatsvonden verschilde sterk per persoon. Uit de onderzoeken is niet gebleken van een praktijk van excessief relatiebeheer of diners in exclusieve restaurants. Geschenken Uit de onderzoeken is gebleken dat wat betreft geschenken wel flessen wijn, boekenbonnen en zogenoemde lollytorens werden weggegeven. In het verleden zouden eveneens weleens kerstpakketten en paaspakketten gegeven zijn. Ordina is op een gegeven moment met het weggeven van kerstpakketten of paaspakketten gestopt. Niet gebleken is van een praktijk van het weggeven van excessieve geschenken.

10 / 24


Omkoping Uit de onderzoeken zijn geen aanwijzingen naar voren gekomen dat sprake is geweest van omkoping. Contacten met concurrenten Tijdens de onderzoeken is tevens aandacht besteed aan de vraag of mogelijk sprake is geweest van ongeoorloofde afspraken of contacten met concurrenten. Uit de onderzoeken is gebleken dat reguliere contacten met concurrenten plaatsvonden en dat Ordina in consortia met andere partijen deelnam aan aanbestedingen. Niet is gebleken dat sprake is geweest van ongeoorloofde afspraken of contacten. 3.3

Aanbestedingen en opdrachten van de IND Door Zembla zijn met betrekking tot de IND drie gevallen aangedragen waar mogelijk sprake zou zijn van onregelmatigheden. Een van deze kwesties betrof een aanbesteding van een project in 2006/2007. Formeel onderdeel van deze aanbesteding was een fase waarin tussen de IND en elk van de inschrijvende partijen bilateraal contact was, waaronder Ordina. Het consortium waar Ordina onderdeel van uitmaakte heeft het project uiteindelijk toegewezen gekregen. Op grond van de onderzoeken is niet vastgesteld dat bij deze aanbesteding sprake is geweest van onregelmatigheden. Verder is onderzoek gedaan naar een aanbesteding die in 2009 door de IND is uitgeschreven. Op basis van de onderzoeken lijkt het waarschijnlijk dat een externe review van de conceptofferte van Ordina heeft plaatsgevonden. Niet is vast komen te staan welke persoon deze review heeft uitgevoerd. Uit e-mails lijkt te volgen dat het een medewerker betrof van een extern adviesbureau. Voor zover Ordina bekend heeft dit bureau geen formele rol gespeeld bij de aanbesteding. Het door de onbekende persoon gegeven commentaar lijkt verder alleen aan publiek bekende standaarden te refereren en heeft slechts tot enkele beperkte tekstuele aanpassingen van de offerte geleid. Op grond van de onderzoeken is niet vast komen te staan dat het commentaar vertrouwelijke informatie over de IND of de aanbesteding betrof. Het lijkt niet aannemelijk dat de uitkomst van de aanbesteding door het commentaar is beïnvloed. Op grond van de onderzoeken is derhalve niet vastgesteld dat sprake is geweest van onregelmatigheden bij deze aanbesteding. De onderzoeken hebben zich daarnaast gericht op contacten tussen een voormalige zzp’er die door Ordina gedetacheerd was bij de IND en een

11 / 24


medewerker van de afdeling Commercie van Ordina. Deze contacten vonden plaats in de periode 2005 – 2006. Uit de onderzoeken is gebleken dat de gedetacheerde medewerker drie documenten van de IND met de commerciële medewerker heeft gedeeld. Op grond van de beschikbare onderzoeksinformatie kon niet worden vastgesteld of de verstrekte informatie relevant is geweest voor, of gebruikt is bij het verkrijgen van opdrachten door Ordina. Wel is opmerkelijk dat twee van de drie documenten vanaf een privé e-mailadres van de gedetacheerde medewerker zijn verzonden. Verder is gebleken dat de gedetacheerde medewerker input heeft geleverd voor de offerte van Ordina bij een aanbesteding uit 2005 voor een mantelovereenkomst voor ICT-diensten. Het vragen van dergelijke input van gedetacheerde medewerkers is op zich niet ongebruikelijk, onregelmatig of ongepast. Op grond van de onderzoeken kon niet worden vastgesteld of de gedetacheerde medewerker bij het leveren van input vertrouwelijke informatie heeft gedeeld en of sprake is geweest van onregelmatigheden. 3.4

Aanbestedingen en opdrachten gemeente Rotterdam Zembla heeft vragen gesteld omtrent betrokkenheid van Ordina bij mogelijke onregelmatigheden met betrekking tot aanbestedingen en opdrachten van de gemeente Rotterdam. Aan de zijde van de gemeente Rotterdam fungeerde een inkoopmedewerker als eerste aanspreekpunt voor Ordina. Binnen Ordina onderhield een voormalig medewerker primair de relatie met de gemeente Rotterdam. Uit de onderzoeken is gebleken dat er tussen deze personen een intensieve en informele zakelijke relatie bestond. Zembla heeft aandacht gevraagd voor e-mails uit 2006 met betrekking tot een voorgenomen omvangrijk aanbestedingstraject tot integratie van ICT-systemen bij de gemeente Rotterdam. Deze e-mails kunnen de suggestie wekken dat de aanbesteding mogelijk al door of in afstemming met de gemeente Rotterdam tussen partijen (waaronder Ordina) was verdeeld voorafgaand aan de aanbesteding. Ook vermeldden zij het bestaan van een herenakkoord met de gemeente Rotterdam en de voorkeurspositie die Ordina bij de gemeente Rotterdam zou genieten. Betrokkenen plaatsen deze opmerkingen in de context van het intern 'verkopen' van het project om een beslissing te verkrijgen of een aanbieding zou worden gedaan. Op basis van de onderzoeken kan niet worden vastgesteld of Ordina met betrekking tot dit project een voorkeurspositie bij de gemeente Rotterdam genoot of dat er op andere wijze afstemming over de verdeling van het project met de gemeente Rotterdam heeft plaatsgevonden. Waar de gemeente Rotterdam aanvankelijk één aanbesteding voor ogen stond, heeft zij er uiteindelijk voor gekozen om de verschillende percelen als afzonderlijke aanbestedingen uit te schrijven. Ordina lijkt slechts enkele van die

12 / 24


aanbestedingen te hebben gewonnen. Of een voorkeurspositie en een herenakkoord hebben bestaan is niet duidelijk, mede in het licht van de omstandigheden dat de omvangrijke aanbesteding geen doorgang heeft gevonden en de relatief geringe score van Ordina op het eindresultaat. Zembla heeft voorts verwezen naar e-mails uit 2009 waar de medewerker van de gemeente Rotterdam een conceptbestek heeft toegestuurd aan de voormalig medewerker van Ordina één dag vóór de formele offerteaanvraag. Uit de onderzoeken blijkt dat het hierbij niet ging om een aanbestedingstraject, maar om een uitvraag door de gemeente Rotterdam voor een offerte onder een bestaande raamovereenkomst. De voormalig medewerker van Ordina heeft aangegeven dat het conceptbestek werd toegestuurd zodat Ordina kon nagaan of het bestek functioneel en technisch correct was. Op basis van de onderzoeken is niet komen vast te staan waar de input uit heeft bestaan, of het conceptbestek na verzending aan Ordina ten gunste van Ordina is aangepast en of Ordina hiervan bij de opdrachtverlening enig voordeel heeft gehad. In het kader van de onderzoeken is voorts opgemerkt dat in een geval uit 2010 Ordina documenten van de gemeente Rotterdam van een andere mantelpartij heeft ontvangen. Het is op basis van de onderzoeken niet mogelijk geweest om vast te stellen of het deze andere mantelpartij al dan niet was toegestaan deze informatie op dat moment met Ordina te delen. Verder is opgemerkt dat in een geval uit 2010 de gemeente Rotterdam een opdracht tot (coördinatie van) inhuur van ICT-medewerkers onder een bestaande mantelovereenkomst aan Ordina heeft gegund, terwijl mogelijk ook andere mantelpartijen om een offerte voor die opdracht hadden moeten worden gevraagd. Of dit daadwerkelijk het geval is geweest, kan niet worden vastgesteld. Overigens zijn er voor de desbetreffende opdracht uiteindelijk enkel gedetacheerde medewerkers van andere mantelpartijen ingezet. 3.5

Aanbestedingen en opdrachten OM Zembla heeft aandacht besteed aan drie e-mailwisselingen tussen toenmalige medewerkers, onder wie de projectleider, van Ordina in het kader van een opdracht die Ordina voor het OM uitvoerde in 2006. De desbetreffende medewerkers, inclusief de projectleider, waren niet gedetacheerd bij het OM. (i)

Een van de e-mailswisselingen zag op projectdocumentatie die door de projectleider van Ordina aan andere Ordina medewerkers was toegestuurd die commercieel of operationeel bij de opdracht voor het OM betrokken waren. Op grond van de onderzoeken blijkt dat deze documentatie door het OM aan de projectleider van Ordina regulier was toegestuurd. Deze documentatie kon dan ook door hem met andere Ordina-teamleden worden gedeeld.

13 / 24


(ii)

In een tweede e-mailwisseling schrijft de projectleider van Ordina over mogelijke nieuwe opdrachten voor het OM. Uit de onderzoeken komt naar voren dat de projectleider in de e-mail op basis van eigen waarneming zijn inschatting geeft van de commerciële mogelijkheden voor, en de onderhandelingspositie van, Ordina. Niet is gebleken dat die inschatting steunt op van het OM verkregen vertrouwelijke informatie.

(iii)

In een derde e-mailwisseling geeft de projectleider een terugkoppeling van een overleg over vertraging in het project tussen vertegenwoordigers van Ordina en het OM. De terugkoppeling was aan Ordina-medewerkers die niet aan het overleg hadden deelgenomen, maar bij de voorbereiding daarvan betrokken waren geweest. Die terugkoppeling was niet onregelmatig. Opmerkelijk is echter dat de projectleider door de voormalig leidinggevende van het team Public vervolgens is gevraagd om de desbetreffende e-mail te verwijderen. Dit lijkt de projectleider ook te hebben gedaan. Het is op grond van de onderzoeken niet duidelijk geworden waarom dit verzoek is gedaan. De inhoud van de e-mail gaf daartoe geen aanleiding.

Tijdens de onderzoeken zijn twee additionele signalen van mogelijke onregelmatigheden bij aanbestedingen van het OM opgekomen. Deze hebben tot de volgende bevindingen geleid. Ordina heeft in 2005 na een aanbesteding een raamovereenkomst gesloten met het OM. Twee andere ICT-dienstverleners fungeerden daarbij als onderaannemer van Ordina. De raamovereenkomst bevatte een verlengingsmogelijkheid. Nadat de raamovereenkomst met Ordina was verlopen, is op initiatief van het ICT-bedrijf van de rechterlijke organisatie (ICTRO) zonder voorafgaande aanbestedingsprocedure een verlengingsovereenkomst tot stand gekomen tussen ICTRO, Ordina en de twee betrokken ICT-dienstverleners ter voortzetting van de mantelovereenkomst uit 2005. ICTRO kreeg onder die nieuwe overeenkomst de mogelijkheid om zonder tussenkomst van Ordina contracten af te sluiten met de twee ICTdienstverleners. Deze nieuwe contractstructuur heeft tot in 2009 bestaan. Niet is vastgesteld dat de verlenging onregelmatig was, maar het is de vraag of de raamovereenkomst op bovengenoemde wijze verlengd had mogen worden. Wij vinden de wijze waarop dit verlengingsproces is verlopen niet wenselijk. Ordina heeft in 2009 deelgenomen aan een aanbesteding van het OM voor een raamovereenkomst. Ordina heeft hierop een offerte ingediend met een prijsstelling waarop bepaalde kortingspercentages van toepassing waren. Vervolgens is de raamovereenkomst voorlopig gegund aan Ordina. Vermoed wordt dat een medewerker van het OM verzocht heeft de kortingspercentages na voorlopige gunning alsnog aan te passen. Vervolgens lijken de

14 / 24


kortingspercentages bij de offerte alsnog te zijn gewijzigd. Op die basis is ook de raamovereenkomst uiteindelijk gesloten. Er zijn duidelijke aanwijzingen dat de vermoede gang van zaken mogelijk onregelmatig is geweest. Ordina heeft het OM in haar hoedanigheid van opdrachtgever over de bovenstaande twee gevallen inmiddels ingelicht. 3.6

Aanbestedingen en opdrachten Ministerie van Defensie In de Zembla-uitzending kwam naar voren dat een naar Uruzgan uitgezonden militair mogelijk informatie van gevoelige aard zou hebben gedeeld met medewerkers van Ordina. Ordina heeft deze kwestie na vragen daarover van Zembla onderzocht. De desbetreffende militair was een reservist, die in het dagelijks leven medewerker bij Ordina was. De reservist was op het moment van het delen van informatie in dienst bij het Ministerie van Defensie. Hij heeft aangegeven te hebben gehandeld na afstemming met vertegenwoordigers van Defensie. Van een onregelmatigheid aan de zijde van Ordina lijkt geen sprake. Ordina heeft in vervolg op de communicatie kosteloos advies gegeven. Ook overigens is Ordina niet gebleken dat zij commercieel voordeel zou hebben genoten als gevolg van de communicatie. Overigens heeft Ordina slechts een beperkt onderzoek naar deze kwestie kunnen uitvoeren. De achtergrond daarvan is dat betrokken medewerkers van Ordina geautoriseerd zijn militair-gevoelige informatie te verkrijgen. Nietgeautoriseerde personen mogen geen kennis nemen van militair-gevoelige en staatsgeheime informatie, ook niet in het kader van een intern onderzoek.

4

Versterking compliance en getroffen maatregelen

4.1

Intensivering integriteitsprogramma Kernwaarden compliance Ordina Ordina staat voor integriteit en transparantie: wij willen te allen tijde onze klanten en al onze andere stakeholders recht in de ogen kunnen kijken. Daarom hebben wij op grond van de (voorlopige) bevindingen uit de onderzoeken besloten om onze compliance significant aan te scherpen. Dit is de start geweest van een intensief integriteitsprogramma dat ons de mogelijkheid biedt ons nu en in de toekomst positief in de markt te onderscheiden op het gebied van integriteit, compliance en transparantie. Het integriteitsprogramma maakt iedereen niet alleen bewust van de regels die gelden, maar ook dat het bij integriteit en compliance gaat om het uitdragen en

15 / 24


in de praktijk brengen van de waarden van Ordina. Het programma is erop gericht onze medewerkers handvatten te bieden bij het omgaan met dilemma’s rondom integer en transparant handelen. Bovendien stimuleert het programma medewerkers om dergelijke dilemma’s vrijuit te bespreken en samen tot een juiste afweging te komen. De scope van het integriteitsprogramma is bewust breed: het richt zich tot iedereen die voor Ordina werkzaam is. Dus niet alleen tot werknemers, maar ook tot inhuurkrachten zoals zzp’ers. Een belangrijk element van het integriteitsprogramma is de grote aandacht voor de bewustwording binnen onze organisatie via een uitgebreid opleidingsprogramma, onder meer bestaande uit trainingen, Dilemma's & Vragen-bijeenkomsten en leiderschapsdialogen. De inspanningen van Ordina op het vlak van compliance zijn niet eenmalig. Ook voor de periode na 2015 hebben wij een continu proces aan compliance activiteiten voor ogen. Gedragscode en –richtlijnen Het fundament van het integriteitsprogramma is een aangescherpte Gedragscode die wij hebben ingevoerd. De belangrijkste uitgangspunten uit deze gedragscode zijn de volgende: • waarborgen van vertrouwelijkheid; •

gepaste geschenken en zakelijk vermaak;

•

eerlijke mededinging;

•

voorkomen van fraude; en

•

tegengaan van omkoping.

Wij hebben deze onderwerpen in duidelijke interne gedragsrichtlijnen uitgewerkt. Inmiddels hebben wij gedragsrichtlijnen over de volgende onderwerpen opgesteld en ingevoerd 3: •

eerlijke mededinging in aanbestedingen en daarbuiten;

•

geschenken en zakelijk vermaak;

•

omkoping; en

•

voorkomen van belangenverstrengeling.

De gedragsrichtlijnen zijn toegesneden op de concrete situaties waar Ordina medewerkers in de praktijk mee te maken kunnen krijgen. Met de richtlijnen informeren wij medewerkers ook waar zij terecht kunnen in geval van vragen of twijfels. 3

In een geval wacht invoering nog op instemming door de Ondernemingsraad van Ordina.

16 / 24


In de komende periode zullen wij een aantal additionele gedragsrichtlijnen invoeren. Die zullen onder andere zien op de volgende thema's: •

omgang met vertrouwelijke informatie;

•

omgang met leveranciers en andere zakenrelaties;

•

politieke activiteiten en goede doelen;

•

voorkomen van fraude;

•

correct gebruik van bedrijfsmiddelen;

•

gebruik van internet, e-mail en sociale media in de zakelijke context;

•

privacy; en

•

duurzaamheid.

Compliance opleidingsprogramma Een nieuw en uitgebreid opleidingsprogramma is een belangrijk aspect van ons integriteitprogramma. Dit opleidingsprogramma bestaat uit de volgende onderdelen: Dilemma’s & Vragen-bijeenkomsten en specifieke trainingen Wij hebben de afgelopen maanden zogeheten Dilemma’s & Vragenbijeenkomsten georganiseerd met circa 100 medewerkers. De selectie van deze medewerkers vond plaats op basis van hun rol, de frequentie waarin zij met zakelijke dilemma’s kunnen worden geconfronteerd en hun betrokkenheid bij offerte- en aanbestedingstrajecten. In deze bijeenkomsten werden door de deelnemers zelf aangedragen actuele dilemma’s besproken zodat de deelnemers van elkaar konden leren over wat binnen Ordina gepast en ongepast gedrag is. Vanaf dit jaar zullen regelmatig specifieke, verplichte trainingen worden ontwikkeld voor al onze medewerkers, of specifieke groepen daaruit, aan de hand van informatie uit de Dilemma’s & Vragen-bijeenkomsten. Verplichte e-training beschikbaar in Q2 2015 Wij ontwikkelen op dit moment een op Ordina toegeschreven e-training over het belang van integriteit en transparantie. Deze komt beschikbaar in Q2 2015. Al onze huidige en toekomstige medewerkers zullen verplicht deelnemen aan deze training. In de training komen het belang en de inhoud van de hiervoor genoemde complianceregelingen aan bod en wat Ordina op het vlak van compliance van haar medewerkers verwacht.

17 / 24


Leiderschapsdialogen De Raad van Bestuur en het senior management hebben een belangrijke rol bij het uitdragen van de kernwaarden van Ordina, zoals integriteit en transparantie, naar de andere medewerkers van Ordina. In het eerste kwartaal 2015 vindt voor onze circa 140 managers een serie zogeheten Leiderschapsdialogen plaats rond het thema integriteit. Naast het bespreken van concrete situaties, zal de rol van het management bij het bewaken van de integriteit van Ordina daarin expliciet aan de orde komen.

Bevordering van interne meldingen en discussie Van belang is dat medewerkers mogelijke misstanden binnen Ordina kunnen melden. Dit stelt ons ook in staat waar nodig maatregelen te treffen en onze organisatie te verbeteren. Wij hebben daarom de volgende maatregelen genomen om het doen van meldingen te stimuleren en de drempel voor het doen van meldingen verder te verlagen: •

de invoering van een nieuwe Meldregeling Gedragscode;

•

het aanstellen van een Compliance Vertrouwenspersoon;

•

op 1 februari 2015 wordt een externe meldlijn geopend waar medewerkers anonieme meldingen kunnen achterlaten (de zogeheten SpeakUp lijn); en

•

het openstellen van een intern e-mailadres voor vragen over integriteit in het zakelijk verkeer.

Vragen van medewerkers over integriteit (via de meldlijn, e-mail of uit de Dillemma’s & Vragen sessies) worden (geanonimiseerd) gebruikt voor een Frequently Asked Questions-document op intranet. Daarnaast werken wij aan de ontwikkeling van een ICT-tool die het onderwerp integriteit binnen Ordina tot leven brengt en in de toekomst levend houdt. De Raad van Bestuur zal erop toezien dat Ordina in de toekomst blijft vernieuwen op het vlak van compliance. Met trainingen en door het inzetten van diverse communicatiemiddelen zullen wij de onderwerpen integriteit, compliance en transparantie onder de aandacht van onze medewerkers blijven brengen. 4.2

Disciplinaire en overige maatregelen De onderzochte aanbestedingen en opdrachten zien voornamelijk op de periode 2005 – 2010. Veel van de betrokken personen, sommigen daarvan waren zzp’ers, werken al niet meer bij of voor Ordina.

18 / 24


Naar aanleiding van de voorlopige onderzoeksresultaten is afscheid genomen van één medewerker. Op basis van de zeer recent verkregen onderzoeksresultaten beraadt de Raad van Bestuur zich momenteel op disciplinaire maatregelen tegen enkele andere werknemers die ongepast gedrag hebben vertoond. Binnen Ordina wordt ongepast gedrag niet getolereerd en wordt tegen medewerkers die zich daaraan schuldig hebben gemaakt maatregelen getroffen. De Raad van Bestuur zal eventuele signalen van mogelijke onregelmatigheden steeds beoordelen, en waar gepast onderzoek gelasten en maatregelen nemen. Op dit moment lopen er nog enkele punten die in dat kader worden opgevolgd. 5

Gang van zaken vanaf het eerste contact met Zembla tot heden Op 4 november 2014 hebben wij aangekondigd een overzicht te geven van de relevante gebeurtenissen en gang van zaken na het eerste contact met Zembla eind mei 2014. In dit hoofdstuk doen wij daarvan verslag. Periode I (30 mei – 5 augustus 2014) Op 30 mei 2014 vernam onze CEO dat het televisieprogramma Zembla een van onze medewerkers had benaderd met vragen over mogelijke onregelmatigheden bij Ordina in de periode 2005 – 2010. Zembla beschikte in dit kader over de e-mailgegevens van een voormalig werknemer van Ordina die tot 2010 leidinggevende was van een team dat verantwoordelijk was voor de overheidsmarkt (Public). De CEO is vervolgens met Zembla in gesprek gegaan. Zembla gaf op 6 juni 2014 aan dat zij onderzoek deed ter voorbereiding van een mogelijke uitzending over de verhouding tussen ICT-bedrijven en de overheid. In het licht daarvan stelde Zembla vragen over de wijze van optreden door de voormalig commercieel directeur en over twee aanbestedingen van de IND uit 2006/2007 respectievelijk 2009 waarbij hij betrokken was geweest. Zembla heeft de emails waarop zij haar vermoedens baseerde niet met ons gedeeld met een beroep op bronbescherming. Het was ons op dat moment niet duidelijk wat de inhoud van een eventuele uitzending van Zembla zou zijn en in welke mate Ordina daarin zou voorkomen. De informatie had betrekking op gebeurtenissen die vijf tot negen jaar geleden zouden zijn gebeurd. Wij konden op basis van de beperkte informatie van

19 / 24


Zembla en zonder verificatie niet vaststellen of sprake was geweest van onregelmatigheden en wat de eventuele aard, ernst en omvang daarvan zou kunnen zijn geweest. Op dat moment was er dus geen aanleiding de signalen van Zembla publiek te maken. Uit het oogpunt van zorgvuldigheid hebben wij besloten de door Zembla aangedragen IND-aanbestedingen diepgaand en voortvarend te laten onderzoeken door het advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek. Dit onderzoek was op 5 augustus 2014 afgerond. Op basis daarvan hebben wij geconcludeerd dat niet was vastgesteld dat bij de twee IND-aanbestedingen onregelmatigheden hadden plaatsgevonden. Ook op dat moment bestond derhalve geen aanleiding tot het uitbrengen van een persbericht. Periode II (29 augustus – 9 oktober 2014) Wij hebben Zembla op 29 augustus 2014 op de hoogte gesteld van de resultaten van het uitgevoerde onderzoek. Tijdens dat gesprek heeft Zembla vragen over vier nieuwe gevallen van mogelijke onregelmatigheden aan ons voorgelegd. Deze gevallen zagen wederom op de periode 2005 – 2010 en op opdrachten en aanbestedingen van de overheid. Zembla heeft een zeer korte toelichting op deze gevallen gegeven en heeft de desbetreffende e-mails niet met ons gedeeld. Wij konden op basis van de beperkte informatie van Zembla en zonder verificatie niet vaststellen of mogelijk sprake was geweest van onregelmatigheden. Wat de inhoud zou zijn van de eventuele Zemblauitzending, en de rol van Ordina daarin, werd ook nu niet duidelijk. Er was om deze redenen dan ook geen aanleiding de summier onderbouwde beweringen van Zembla publiek te maken. Ook hier hebben wij uit het oogpunt van zorgvuldigheid onderzoek gelast naar de vier nieuwe gevallen. Op 28 september 2014 publiceerde Zembla een zogenoemde teaser op haar website over één van de vier op 29 augustus 2014 door Zembla aan ons voorgelegde gevallen, met betrekking tot het Ministerie van Defensie.4 In de teaser citeerde Zembla de eerste reactie die Ordina haar kort daarvoor had gegeven. Die kwam erop neer dat in dat geval geen sprake leek te zijn van ongeoorloofde informatiedeling. Op basis van de teaser bleek weinig van de overige inhoud van de aankomende uitzending van Zembla. Wij zagen geen aanleiding om in verband met de teaser een eigen persbericht uit te brengen.

4

http://zembla.vara.nl/seizoenen/2014/afleveringen/02-10-2014/inlichtingenofficier-lektgeheimen-naar-ict-leverancier/

20 / 24


In de ochtend van 2 oktober 2014 namen wij kennis van een persbericht van Zembla, vooruitlopend op de uitzending later die avond.5 Tot de publicatie van dit persbericht van Zembla kenden wij niet de precieze aard en inhoud van de uitzending en de rol van Ordina daarbij. Het persbericht van Zembla bevatte stevige beschuldigingen dat er bij Ordina sprake zou zijn geweest van structurele fraude bij verschillende aanbestedingen van de overheid. In het persbericht werd een vergelijking gemaakt met de 'bouwfraude'. De beschuldigingen in het persbericht waren zodanig dat wij een reactie gepast achtten, hoewel op dat moment het onderzoek nog liep. Wij hebben dan ook nog diezelfde ochtend, voorbeurs, een eigen persbericht uitgebracht.6 In dat persbericht hebben wij bekend gemaakt dat het onderzoek naar de twee INDaanbestedingen, afgerond was en dat wij in dat kader hadden geconcludeerd dat niet was vastgesteld dat bij deze aanbestedingen onregelmatigheden hadden plaatsgevonden. Tevens vermeldden wij dat nog onderzoek werd gedaan naar de vier nieuwe gevallen die Zembla voor het eerst op 29 augustus 2014 had genoemd. Op 2 oktober 2014 vond een aanzienlijke koersdaling van het aandeel Ordina plaats. De slotkoers van het aandeel Ordina op 1 oktober 2014 was EUR 1,912. Die dag sloot het aandeel Ordina op EUR 1,444. De uitzending van Zembla op de avond van 2 oktober 2014 bleek bijna volledig gewijd aan Ordina. Er werd onder meer gesuggereerd dat Ordina betrokken zou zijn bij oplichting, corruptie en bij stelselmatige schending van aanbestedings- en mededingingsregels. In de uitzending werd nauwelijks melding gemaakt van de door Ordina met Zembla gedeelde onderzoeksresultaten en informatie. Zo snel als mogelijk na het beschikbaar komen van de voorlopige, eerste bevindingen van het lopende (en op 2 oktober 2014 bekendgemaakte) onderzoek naar de vier op 29 augustus 2014 door Zembla aan ons voorgelegde gevallen, heeft Ordina – op 9 oktober 2014 – een volgend persbericht met een update uitgebracht. In dit persbericht werd herhaald dat wij op basis van het afgeronde onderzoek naar de twee IND-aanbestedingen hadden geconcludeerd dat niet was vastgesteld dat onregelmatigheden hadden plaatsgevonden. Het persbericht vermeldde voorts de voorlopige bevindingen van het onderzoek naar de andere vier door Zembla genoemde gevallen. Daarbij merkten wij op dat wij ons niet herkenden in het door Zembla

5

http://zembla.vara.nl/seizoenen/2014/afleveringen/02-10-2014/ict-bedrijf-ordina-fraudeerdemet-overheidsaanbestedingen/

6

http://www.ordina.com/nl-nl/nieuws/news-overview/2014/ordina-onderzoekt-aanwijzingenzembla-eerste-bevindingen-tonen-geen-onregelmatigheden/

21 / 24


gepresenteerde beeld dat sprake zou zijn van stelselmatige onregelmatigheden. De voorlopige bevindingen waren wel dat in enkele gevallen sprake leek te zijn geweest van ongepast gedrag van een beperkt aantal personen. Het persbericht vermeldde ook dat nog onderzoeken liepen en Ordina nog nader onderzoek zou doen, in het bijzonder naar het handelen van drie personen die nog werkzaam waren bij ons. Ook maakten wij melding van het integriteitsprogramma dat wij bezig waren te ontwikkelen. Periode III (9 oktober 2014 – heden) Wij maakten op 4 november 2014 bekend dat wij verwachtten in het vierde kwartaal van 2014 of het eerste kwartaal van 2015 publiek verslag te kunnen doen van onze bevindingen op basis van het lopende onderzoek. Verder kondigden wij aan dan ook een toelichting te geven op het integriteitsprogramma en een overzicht te geven van de relevante gebeurtenissen vanaf de eerste vragen van Zembla. Op 18 december 2014 maakten wij bekend te verwachten dit verslag eind januari 2015 te kunnen doen. Op 12 november 2014 heeft Mont Cervin, een grootaandeelhouder, een verzoek ingediend bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof te Amsterdam tot het instellen van een onderzoek bij Ordina. Mont Cervin stelt dat ten onrechte koersgevoelige informatie niet onverwijld naar buiten zou zijn gebracht en dat wij een onjuist communicatiebeleid zouden hebben gevoerd. Zoals echter al uit het bovenstaande blijkt, hebben wij vanaf het eerste contact met Zembla zorgvuldig gehandeld en elke keer terecht geoordeeld dat geen aanleiding was een persbericht uit te brengen. Voor het verzoek tot het instellen van een onderzoek is dan ook geen aanleiding of grond. Op 6 januari 2015 zijn wij opnieuw benaderd door Zembla met diverse vragen over contacten tussen Ordina en (medewerkers van) opdrachtgevers. Zembla gaf aan dat op 28 januari 2015 een nieuwe uitzending zal plaatsvinden. Op 9 januari 2015 heeft Zembla desgevraagd een nadere toelichting gegeven op de gestelde vragen. Op 14 en 19 januari 2015 heeft Zembla nog nadere vragen gesteld. De vragen van Zembla zagen grotendeels op thema's die in deze circulaire aan de orde komen. Daarnaast zagen de vragen op diverse specifieke gevallen. De precieze aard en inhoud van de komende uitzending is ons niet bekend. Wij bestuderen de gestelde vragen, en zullen kennis nemen van de uitzending morgen. Op basis daarvan zullen wij zorgvuldig beoordelen of nog nadere stappen vereist zijn. 6

Update externe onderzoeken, claims en enquêteprocedure De signalen van Zembla hebben, zoals hierna toegelicht, een aantal van onze opdrachtgevers aanleiding gegeven tot het laten doen van onderzoek en een

22 / 24


aantal van onze (voormalige) aandeelhouders tot het indienen van vorderingen en in één geval tot het initiëren van een juridische procedure. 6.1

Externe onderzoeken De gemeente Rotterdam en het Ministerie van Defensie hebben publiekelijk aangegeven aangifte te hebben gedaan. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie heeft aangegeven de ACM te hebben gevraagd onderzoek te doen naar de twee IND-aanbestedingen die Zembla eind mei/begin juni 2014 heeft aangedragen (zie par. 3.3 hierboven). Uit de media begrijpt Ordina dat de aangifte van de gemeente Rotterdam heeft geleid tot een oriënterend onderzoek door de Rijksrecherche naar mogelijke onregelmatigheden bij aanbestedingen van de ICT-afdeling van de gemeente Rotterdam. Verder begrijpt Ordina dat het Ministerie van Veiligheid en Justitie de ACM heeft gevraagd een onderzoek te doen. Voor zover ons bekend voert de ACM een sector breed verkennend onderzoek uit en is geen formeel onderzoek aangevangen. Ordina zal uiteraard haar medewerking verlenen aan eventuele onderzoeken van autoriteiten en toezichthouders.

6.2

Claims Een beperkt aantal particuliere aandeelhouders heeft om compensatie gevraagd voor de verliezen die geleden zouden zijn – kort samengevat – door de koersreactie volgende op de Zembla-uitzending en de berichtgeving daaromtrent. Ordina ziet geen basis voor een dergelijke compensatie en wijst aansprakelijkheid derhalve af. Wij hebben op dit moment geen claims ontvangen van klanten, concurrenten of ketenpartners. Het valt niet te voorspellen of dergelijke claims nog zullen volgen, maar vooralsnog hebben wij daar geen indicaties voor.

6.3

Enquêteprocedure Mont Cervin heeft op 12 november 2014 een verzoek ingediend bij de Ondernemingskamer tot het instellen van een onderzoek bij Ordina. In de kern stelt Mont Cervin dat ten onrechte koersgevoelige informatie niet onverwijld naar buiten zou zijn gebracht en dat Ordina een onjuist communicatiebeleid zou hebben gevoerd. Mont Cervin heeft op 8 september

23 / 24


2014 een deelneming van ruim 12% in het aandelenkapitaal van Ordina verkregen. Volgens Mont Cervin zou zij van het verwerven van deze deelneming hebben afgezien als zij tijdig over mogelijke onregelmatigheden bij Ordina had vernomen. Mont Cervin stelt dat door het uitblijven van een persbericht Ordina marktpartijen – waaronder Mont Cervin – misleid zouden zijn. Ordina heeft op 15 januari 2015 een verweerschrift ingediend tegen het verzoek tot instellen van een enquête. De conclusie van Ordina in het verweerschrift is dat een onderzoek naar het beleid van of de gang van zaken bij de onderneming niet gerechtvaardigd is. De Ondernemingskamer zal het verzoek van Mont Cervin behandelen tijdens een zitting op 12 februari 2015. 7

Conclusie Raad van Bestuur Onze conclusie is dat er geen aanwijzingen zijn gevonden voor structurele onregelmatigheden, maar tegelijkertijd moeten wij constateren dat er in één geval een duidelijke aanwijzing is van een onregelmatigheid en dat in enkele gevallen sprake is geweest van ongepast gedrag van een beperkt aantal (oud-) medewerkers. Wij betreuren deze incidenten. Wij staan voor Ordina als een integer bedrijf en veroordelen elke vorm van ongepast gedrag. Wij beseffen dat de bevindingen impact hebben op onze klanten, medewerkers en aandeelhouders. Al onze stakeholders moeten blind op ons kunnen vertrouwen. Terecht verwachten zij dat wij de hoogste standaarden hanteren in de beoordeling van gewenst en ongewenst handelen. Wij hebben de ambitie gesteld om onszelf positief te onderscheiden op het gebied van integriteit, compliance en transparantie. Ons integriteitsprogramma vervult daarin een cruciale rol.

Nieuwegein, 27 januari 2015 Raad van Bestuur Ordina Stépan Breedveld

Jolanda Poots-Bijl

CEO

CFO

24 / 24

AANDEELHOUDERSCIRCULAIRE

Recommend Documents