DE ONDERNEMINGSRAAD EN PENSIOEN
Algemeen Wet op de ondernemingsraden Iedere onderneming met tenminste 50 werknemers, dient een ondernemingsraad te hebben. Indien een werkgever de pensioenregeling wenst aan te passen, is instemming van de ondernemingsraad (OR) vereist. De formele procedure is: 1. De ondernemer legt het te nemen besluit schriftelijk voor aan de OR; De ondernemer moet hierbij aangeven: a) De reden van de wijziging; b) Wat de gevolgen van de wijziging zijn voor de medewerkers. Aandachtspunt voor de OR hierbij is dat de gevolgen juist en correct zijn weergegeven. 2. De OR beslist niet nadat minimaal 1 x een overlegvergadering (met de ondernemer) heeft plaatsgevonden; 3. Na het overleg deelt de OR zo spoedig mogelijk en schriftelijk zijn beslissing mee aan de ondernemer; 4. Na de beslissing van de OR deel de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de OR mee, welke beslissing hij heeft genomen en met ingang van welke datum hij het besluit zal uitvoeren. Welke onderdelen hebben instemming nodig? Pensioen is een onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Dit kan zijn vormgegeven via een aparte pensioenovereenkomst. Ook kan in de arbeidsovereenkomst een verwijzing staan naar een pensioenreglement. De ondernemer heeft voor de uitvoering van een verzekerde pensioenregeling een uitvoeringsovereenkomst afgesloten met een pensioenverzekeraar. Dit is een contract tussen de ondernemer en de verzekeraar over de uitvoering van de pensioenregeling zoals aangegeven in het pensioenreglement. Een uitvoeringsovereenkomst is wettelijk verplicht, de pensioengelden moeten buiten de onderneming worden gebracht. Bij zowel het aanpassen van het pensioenreglement, de pensioenovereenkomst of de uitvoeringsovereenkomst, is instemming van de OR noodzakelijk. Stel de ondernemer is het oneens met de OR? In een dergelijk geval is overleg tussen de OR en de ondernemer noodzakelijk. Indien de partijen uiteindelijk niet tot overeenstemming komen, kan door de ondernemer de kantonrechter worden ingeschakeld. De kantonrechter geeft slechts toestemming, indien de beslissing van de ondernemingsraad om geen instemming te geven onredelijk is, of het voorgenomen besluit van de ondernemer gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen. Uiteraard kan ook de OR de kantonrechter om een besluit vragen.
Adviescentrum Pensioenen
2
Aandachtspunten voor de OR
Is de instemmingsaanvraag conform de voorwaarden? o Heeft de ondernemer duidelijk aangegeven wat het voorgenomen besluit is? o Is aangegeven op welke pensioenregeling, of op welke groepen medewerkers het voorgenomen besluit van toepassing is? o Is aangegeven wat de beweegredenen zijn? o Is voldoende gemotiveerd waarom het voorgenomen besluit de beste oplossing is? o Is duidelijk aangegeven wat de gevolgen zijn voor de medewerkers, op individueel nivo? o Vanaf welke datum wordt de instemming aangevraagd?
Is alle benodigde informatie aanwezig om tot een oordeel te kunnen komen? o Pensioenreglement/Pensioenovereenkomst o Uitvoeringsovereenkomst o Startbrief o Berekeningsmethode bij berekening gevolgen voorgenomen besluit
Indien de aanvraag niet voldoet, dient de OR de instemmingsaanvraag zo spoedig mogelijk retour te sturen met het verzoek tot een nieuwe aanvraag of aanvullende informatie.
Overleg met de ondernemer Tijdens dit overleg kunnen door de OR vragen worden gesteld over de voorgenomen wijziging. Indien noodzakelijk kan aanvullende informatie worden opgevraagd. Zorg voor een schriftelijk vastlegging van de vergadering.
Beroep op deskundigen De OR kan volgens de wet, externe deskundigen inschakelen om een vergadering bij te wonen met het oog op de behandeling van een bepaald onderwerp. Ook kan een uitnodiging worden gedaan aan één of meerdere bestuurders om een vergadering bij te wonen. Een deskundige kan tevens worden uitgenodigd om een schriftelijk advies uit te brengen. Gezien de complexiteit van de materie is het aan te raden om de een instemmingsaanvraag altijd door een externe deskundige te laten toetsen.
Raadpleeg en informeer de achterban Het is volgens de wet mogelijk om een dergelijke raadpleging onder werktijd te houden. De raadpleging op zich is geen wettelijke vereiste
Schriftelijk besluit OR Het besluit van de OR dient schriftelijk aan de ondernemer te worden meegedeeld. Geef hierbij duidelijk aan waarop de goedkeuring of afkeuring is gebaseerd.
Adviescentrum Pensioenen
3
Definitief besluit ondernemer De OR dient zo spoedig mogelijk een definitief besluit van de ondernemer te ontvangen. Indien er voor de OR redenen zijn om dit besluit nietig te verklaren, dient schriftelijk binnen een maand aan de ondernemer te worden meegedeeld.
Aanvullende afspraken Het is mogelijk dat vervolgens aanvullende afspraken met de ondernemer worden gemaakt. Deze moeten duidelijk worden vastgelegd.
Pensioentechnisch, vóór en na de wijziging; o Welk indexatielabel is van toepassing voor en na de wijziging? Bij een middelloonregeling is het indexatielabel van zeer grote invloed op de kwaliteit van de regeling! o Wat is de eigen bijdrage voor de deelnemers? o Zijn er medewerkers of groepen medewerkers die onevenredig worden getroffen? Zo ja, op welke wijze worden deze gecompenseerd? o Hoe zit het met garanties van de lopende regeling (in het geval van een premieregeling) o Wordt collectieve waardeoverdracht ook overwogen indien er een andere pensioenuitvoerder wordt gekozen? Zo ja, Hoe zit het met garanties? Is de nabestaandendekking gelijk? o De omvang van de nabestaandendekking? Dit betreft het partnerpensioen, wezenpensioen en eventueel de ANW hiaat dekking o Welke risico’s loopt de deelnemer? Beleggingsrisico Renterisico (in opbouwfase bij een premieregeling) Renterisico op pensioendatum Langlevenrisico (mensen worden steeds ouder, dus pensioen wordt steeds duurder in de toekomst)
Adviescentrum Pensioenen
4
Mag de ondernemer zo maar de pensioenregeling wijzigen?
Nee. De ondernemer heeft hiervoor behalve de toestemming van de OR, ook de toestemming van de individuele deelnemers nodig. Het is mogelijk dat in de arbeidsovereenkomst is opgenomen dat beslissingen van de OR bindend zijn. In dit geval is toestemming van de individuele deelnemers niet noodzakelijk. Echter, uit jurisprudentie komt naar voren dat de informatieverstrekking dan wel juist en volledig dient te zijn! Eenzijdige wijziging De werkgever kan een pensioenregeling eenzijdig wijzigen indien er een “zwaarwegend belang” is. Dat is bijvoorbeeld de financiële situatie van een onderneming. Hieraan zijn wel een aantal voorwaarden verbonden. Zo dient deze mogelijkheid tot eenzijdige wijziging in het pensioenreglement te zijn opgenomen en dient de ondernemer zich in te spannen om een alternatief aan te dragen. De rechter zal ook altijd kijken of de OR in dit proces is betrokken door de ondernemer. Indien een ondernemer een beroep doet op dit artikel, zal hij in principe de oude situatie moeten herstellen zodra de financiële situatie het weer toelaat. Verslechtering pensioenregeling en compensatie Het aanpassen van een pensioenregeling waardoor er een verslechtering gaat optreden, zal op een andere manier moeten worden gecompenseerd. Uiteraard dient ook hierbij zowel de OR als de deelnemer zijn instemming te verlenen. Verschuilen achter fiscale maatregelen overheid De pensioenleeftijd wordt verhoogd en de fiscale maatregelen worden door de overheid steeds verder beperkt. Veel ondernemers (en adviseurs!) geven aan dat de wettelijke maatregelen hen dwingt om het pensioen te versoberen. Een goed voorbeeld is “we gaan later met pensioen, maar het pensioen blijft gelijk”. Echter, een dergelijke versobering zal op een andere manier moeten worden gecompenseerd. Daarom is het van belang dat de gevolgen van de voorgenomen wijzigingen worden vergeleken met de bestaande situatie. Uiteraard op basis van realistische en correcte uitgangspunten, en aannames! Risico’s ondernemer Indien een wijzigingstraject, ondanks instemming van de OR, niet correct is vormgegeven, loopt de ondernemer (zeer) grote risico’s. Uit verschillende uitspraken van onder andere de Hoge Raad, komt naar voren dat deelnemers met succes de wijzigingen in de pensioenregeling hebben aangevochten. Er zijn voorbeelden dat dit na een periode van meer dan 10 jaar heeft plaatsgevonden, waardoor een ondernemer enkele miljoenen kwijt was om dit te herstellen. En uiteraard is het risico op claims groter bij medewerkers waar een conflict mee ontstaat. Ook voor de ondernemer is het dus van zeer groot belang dat het proces goed wordt vormgegeven!
Adviescentrum Pensioenen
5
Adviescentrum Pensioenen BV Postbus 529 7600 AM ALMELO 085 – 489 09 60 www.adviescentrumpensioenen.nl www.adviescentrumpensioenen.nl/ondernemingsraad-en-pensioen
Adviescentrum Pensioenen
6
Relevante artikelen Wet op de ondernemingsraden (WOR) Artikel 16. Inschakelen extern deskundigen 1. De ondernemingsraad kan een of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een vergadering van die raad, met het oog op de behandeling van een bepaald onderwerp. Hij kan een zodanige uitnodiging ook doen aan een of meer bestuurders van de onderneming, dan wel aan een of meer personen als bedoeld in artikel 24 tweede lid. 2. De leden van de ondernemingsraad kunnen in de vergadering aan de in het eerste lid bedoelde personen inlichtingen en adviezen vragen. 3. Een deskundige kan eveneens worden uitgenodigd een schriftelijk advies uit te brengen. 4. De voorgaande leden zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de commissies van de ondernemingsraad.
Artikel 17. Faciliteiten en doorbetaling van loon 1. De ondernemer is verplicht de ondernemingsraad en de commissies van die raad, en, indien de ondernemer aan de ondernemingsraad een secretaris heeft toegevoegd, de secretaris van die raad het gebruik toe te staan van de voorzieningen waarover hij als zodanig kan beschikken en die de ondernemingsraad, de commissies en de secretaris van die raad voor de vervulling van hun taak redelijkerwijze nodig hebben. De ondernemer stelt de ondernemingsraad en de commissies van die raad in staat de in de onderneming werkzame personen te raadplegen en stelt deze personen in de gelegenheid hieraan hun medewerking te verlenen, een en ander voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de vervulling van de taak van de raad en de commissies. 2. De ondernemingsraad en de commissies van die raad vergaderen zoveel mogelijk tijdens de normale arbeidstijd. 3. De leden van de ondernemingsraad en de leden van de commissies van die raad behouden voor de tijd gedurende welke zij ten gevolge van het bijwonen van een vergadering van de ondernemingsraad of van een commissie van die raad niet de bedongen arbeid hebben verricht, hun aanspraak op loon dan wel bezoldiging. Artikel 24. Algemene gang van zaken, belangrijke onderwerpen, aanwezigheid commissarissen 1. In de overlegvergadering wordt tenminste tweemaal per jaar de algemene gang van zaken van de onderneming besproken. De ondernemer doet in dit kader mededeling over besluiten die hij in voorbereiding heeft met betrekking tot de aangelegenheden als bedoeld in de artikelen 25 en 27. Daarbij worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de ondernemingsraad in de besluitvorming wordt betrokken. 2. Indien de onderneming in stand wordt gehouden door een naamloze vennootschap, een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, een coöperatie of een onderlinge waarborgmaatschappij, zijn bij de in het eerste lid bedoelde besprekingen de commissarissen van de vennootschap, de coöperatie of de onderlinge waarborgmaatschappij, als die er zijn, dan wel een of meer vertegenwoordigers uit hun midden aanwezig. Wordt ten minste de helft van de aandelen van de vennootschap middellijk of onmiddellijk voor eigen rekening gehouden door een andere vennootschap, dan rust de hiervoor bedoelde verplichting op de bestuurders van de laatstbedoelde vennootschap, dan wel op een of meer door hen aangewezen vertegenwoordigers. Wordt de onderneming in stand gehouden door een vereniging of een
Adviescentrum Pensioenen
7
stichting, dan zijn de bestuursleden van de vereniging of stichting, dan wel een of meer vertegenwoordigers uit hun midden aanwezig. De ondernemingsraad kan in een bepaald geval besluiten, dat aan dit lid geen toepassing behoeft te worden gegeven. 3. Het in het vorige lid bepaalde geldt niet ten aanzien van een onderneming die in stand wordt gehouden door een ondernemer die ten minste vijf ondernemingen in stand houdt waarvoor een ondernemingsraad is ingesteld waarop de bepalingen van deze wet van toepassing zijn, dan wel door een ondernemer die deel uitmaakt van in een groep verbonden ondernemers die te zamen ten minste vijf ondernemingsraden hebben ingesteld waarop de bepalingen van deze wet van toepassing zijn. Artikel 27. Het instemmingsrecht van de OR 1. De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van: a) een regeling met betrekking tot een pensioenverzekering, een winstdelingsregeling of een spaarregeling; b) een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling; c) een belonings- of een functiewaarderingssysteem; d) een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het reïntegratiebeleid; e) een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid; f) een regeling op het gebied van de personeelsopleiding; g) een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling; h) een regeling op het gebied van het bedrijfsmaatschappelijk werk; i) een regeling op het gebied van het werkoverleg; j) een regeling op het gebied van de behandeling van klachten; k) een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen; l) een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen. een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen. 2. De ondernemer legt het te nemen besluit schriftelijk aan de ondernemingsraad voor. Hij verstrekt daarbij een overzicht van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben. De ondernemingsraad beslist niet dan nadat over de betrokken aangelegenheid ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Na het overleg deelt de ondernemingsraad zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed zijn beslissing aan de ondernemer mee. Na de beslissing van de ondernemingsraad deelt de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de ondernemingsraad mee welk besluit hij heeft genomen en met ingang van welke datum hij dat besluit zal uitvoeren.
Adviescentrum Pensioenen
8
3. De in het eerste lid bedoelde instemming is niet vereist, voorzover de betrokken aangelegenheid voor de onderneming reeds inhoudelijk is geregeld in een collectieve arbeidsovereenkomst of een regeling van arbeidsvoorwaarden vastgesteld door een publiekrechtelijk orgaan. 4. Heeft de ondernemer voor het voorgenomen besluit geen instemming van de ondernemingsraad verkregen, dan kan hij de kantonrechter toestemming vragen om het besluit te nemen. De kantonrechter geeft slechts toestemming, indien de beslissing van de ondernemingsraad om geen instemming te geven onredelijk is, of het voorgenomen besluit van de ondernemer gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen. 5. Een besluit als bedoeld in het eerste lid, genomen zonder de instemming van de ondernemingsraad of de toestemming van de kantonrechter, is nietig, indien de ondernemingsraad tegenover de ondernemer schriftelijk een beroep op de nietigheid heeft gedaan. De ondernemingsraad kan slechts een beroep op de nietigheid doen binnen een maand nadat hetzij de ondernemer hem zijn besluit overeenkomstig de laatste volzin van het tweede lid heeft meegedeeld, hetzij - bij gebreke van deze mededeling - de ondernemingsraad is gebleken dat de ondernemer uitvoering of toepassing geeft aan zijn besluit. 6. De ondernemingsraad kan de kantonrechter verzoeken de ondernemer te verplichten zich te onthouden van handelingen die strekken tot uitvoering of toepassing van een nietig besluit als bedoeld in het vijfde lid. De ondernemer kan de kantonrechter verzoeken te verklaren dat de ondernemingsraad ten onrechte een beroep heeft gedaan op de nietigheid als bedoeld in het vijfde lid.
Adviescentrum Pensioenen
9
