Aandacht voor onderhoud - een thema dat meer aandacht vraagt ir. Jitze Rinsma Keypoint Parking *) Waarom aandacht aan onderhoud? “Alle ingenieurs en ontwerpers zullen desgevraagd erkennen hoe belangrijk onderhoud is. Alleen het was, is en zal nooit een sexy onderwerp worden. In opleidingen is er weinig aandacht voor en in de praktijk van alle dag heeft een afdeling onderhoud geen erg hoge status. Dat is een grote bedreiging voor goed onderhoud. Uit een oogpunt van veiligheid en kosten is regelmatig inspecteren, rapporteren en onderhoud erg belangrijk. Niet alleen om een parkeergarage te laten functioneren maar om onnodig onderhoud en om aangename verrassingen in die zin te voorkomen (naar prof. Sven Hansson PhD, hoogleraar Kungliga Tekniska Högskolan in Stockholm)”. Bij de ontwikkeling van parkeergarages komen daar nog als specifiek problemen bij dat: • Tijdens het ontwikkelproces de toekomstige eigenaar, exploitant nog niet bekend is en dus komt het belang van zo weinig mogelijk onderhoud van de parkeergarage gedurende de gebruiksfase niet aan de orde. • Adviseurs betrokken bij de ontwikkeling van garages zoals architecten, constructeurs en installatieadviseurs hebben er geen affiniteit mee. Een exploitant zal een grote betrouwbaarheid én een hoog mogelijke beschikbaarheid van een parkeergarage nastreven tegen lage kosten. Het onderhoud dient daarop afgestemd te worden. Daarvoor is een visie op onderhoud nodig en een planmatige aanpak om garages langjarig tegen lage kosten op een goed peil te kunnen houden. De onderhoudskosten bij garages kunnen een aanzienlijke kostenpost zijn en exploitanten hebben daar vaak geen goed beeld bij. Zo maakt het veel verschil of sprake is van een sober uitgevoerde bovengrondse stallinggarage met natuurlijke ventilatie of een luxe grote ondergrondse kort parkeergarage. Een sobere uitgevoerde bovengrondse stallinggarage met natuurlijke ventilatie heeft alleen (nood)verlichting en een toegangscontrole systeem. Een grote luxe uitgevoerde ondergrondse garage kent de nodige technische systemen zoals apparatuur voor de toegangscontrole, liften, verlichting, ventilatiesystemen, CO/LPG detectie, brandmeldingsystemen, ontruimingsystemen gecoate vloeren en van brandwering voorziene plafonds. Opzet inleiding Met een goed ontwerp kunnen onderhoudskosten worden beperkt. Als eerste komen daarom functionele, constructieve, installatietechnische ontwerpaspecten en het belang van zorgvuldige uitvoering aan de orde. Vervolgens wordt ingegaan op hoe het onderhoud in de gebruiksfase te benaderen door een MeerJarenOnderhoudsPlan te maken en hoe daar verder een vervolg aan te geven. Het MJOP is een benadering uit de Nederlandse praktijk. Wat onder onderhoud verstaan? Onderhoud omvat de activiteiten die tot doel hebben om de parkeergarage in de toestand te houden – of om het weer terug te brengen in de toestand – die voor de vervulling van de functie noodzakelijk worden geacht. Bij onderhoud wordt gesproken over klein, dagelijks en groot onderhoud. Bij installaties over preventief, correctief en groot onderhoud. Wat betreft het gebouw gaat het vooral om de condities van het beton en schilderwerk. Dat dient regelmatig geïnspecteerd te worden en direct te worden hersteld dan wel opgenomen in het MJOP. Preventief onderhoud houdt in dat installaties volgens wet en regelgeving, inspectierichtlijnen en voorschriften van de leverancier worden gecontroleerd, gereinigd, doorgemeten, onderdelen vervangen (bijvoorbeeld filters en lagers) en afgesteld. Correctief onderhoud houdt in dat na
aanleiding van een geconstateerde of gemelde storing onderhoud wordt uitgevoerd zodat een al dan niet fatale storing structureel is opgeheven. Met ontwerp en uitvoering kan onderhoud worden beperkt Een goed functioneel ontwerp is daarom van groot belang en voldoet aan normen en ontwerpeisen zoals een goede parkeerstructuur, ruime bochtstralen, brede rij- en hellingbanen, aanvaardbare hellingpercentages, ruime parkeerplaatsen, geen kolommen tussen de parkeervakken, en voldoende vrije hoogte. Daarmee wordt de kans op schade aan de constructie beperkt. Nederland kent een ontwerpnorm de NEN 2443. In Nederland treden bij parkeergarages vaak direct na ingebruikname constructieve schades op door scheurvorming in wanden en vloeren, lekkages in dilatatievoegen in waterkerende vloeren en wanden en scheurvorming bij tandopleggingen. Deze schades worden vaak te laat ontdekt als de aannemer geen contractuele verplichtingen meer heeft ten aanzien van gebreken. Ook worden deze in de loop van de tijd ernstiger en kunnen de constructieve veiligheid in gevaar brengen en of de duurzaamheid bekorten. Schades worden veelal veroorzaakt door ontwerp of uitvoeringsfouten of een combinatie ervan. Herstel is direct of op termijn nodig doch is veelal kostbaar. Daarom dienen deze fouten te worden voorkomen. Een zorgvuldig ontwerp en correcte uitvoering met voldoende deskundig toezicht daarop zijn de eerste zaken waaraan gedacht dient te worden. Als stok achter de deur kan de opdrachtgever al in de PvE fase en later in opdrachten aan constructeurs deze langer en voor grotere bedragen dan conform de standaard RVOI aansprakelijk stellen. Dat geldt voor garanties ten aanzien van bijvoorbeeld scheurvorming, lekkages eisen dan thans in contracten gebruikelijk zijn. Wat betreft de installaties kan gedacht te worden aan: • Afsluitdeuren/hekken van auto in- en uitritten afstemmen op functie en gebruik; • Voetgangersdeuren afstemmen op functie, gebruik en vandalisme proof; • Afsluitdeuren/hekken van auto in- en uitritten afstemmen op functie en gebruik; • Beperken noodstroomvoorzieningen tot wettelijk vereiste; • Gebouwenbeheersysteem waarmee informatie over het functioneren van de systemen worden verkregen zoals draaiuren van ventilatoren en storingen. Daarmee kunnen analyses van het functioneren van systemen worden uitgevoerd; • Vandalisme proof, stof en waterdichte verlichtingsarmaturen. Voorts kan gedacht worden aan: afschot van vloeren en daken, duurzame coatingen en afwerkingmaterialen op wanden en de afdichtingen van leiding doorvoeren door wanden. Onnodige toekomstige onderhoudskosten kunnen worden beperkt door de nodige garantie eisen en termijnen te stellen. Het MeerJarenOnderhoudsPlan Het opstellen van een MJOP vergt een reeks van activiteiten. Daarbij dient eerst bepaald te worden wat in het plan dient te worden opgenomen, waarvoor de exploitant verantwoordelijk is (en waarvoor eventueel de eigenaar). En welk onderhoud en tot welk detailniveau in het plan opgenomen dient te worden. De reeds afgesloten contracten dienen te worden verzameld. En er dient stil gestaan te worden bij de vraag wat wilt u als exploitant zelf, wat kunt u zelf doen en hoe gaat u het plan up to date houden Een van de eerste activiteiten de conditie te bepalen om de noodzaak tot onderhoud of vervanging vast te stellen. Een methode in Nederland is die volgens een norm de NEN 2767 ‘De nieuwe norm voor conditiemeting van gebouwen en installatiedelen deel 1 en 2. De conditie kan scores tussen 1= uitstekend en 6 = zeer slecht, niet meer te classificeren. Met deze norm kan de technische kwaliteit van bouw- en installatiedelen en al of niet gedetailleerdheid worden vastgesteld. Het
resultaat is een conditiescore met een registratie van en kenmerken van gebreken. Deze uitkomsten zijn input voor een op te stellen MJOP. Vervolgens dienen bepaald te worden: de looptijd van het MJOP, in welke conditie de garage aan het einde van de looptijd dient te hebben, het prijspeil, het al of niet opnemen projectkosten en de financieringsstrategie. Daarna is echt werk aan de winkel: de hoeveelheden dienen te worden bepaald zoals oppervlakte van vloeren, de omvang van markering, wandoppervlaktes, aantal verlichtingsarmaturen en eenheden van technische systemen. Van de verschillende onderdelen dient de rest levensduur mede in relatie tot het gebruik en uitgevoerde revisies, vervangingen en uitgevoerd groot onderhoud te worden bepaald. Op basis daarvan kan de noodzaak tot klein onderhoud en voor toekomstig groot onderhoud, revisie en vervanging worden bepaald. Om het MJOP aan te kunnen passen dienen onder andere, het inflatiepercentage, prijsstijgingen, levensduren door praktijkervaringen en door intensiever gebruik eenvoudig te kunnen worden aangepast. Het MJOP levert dan een overzicht van de kosten per jaar over de gehele planperiode. Sommige exploitanten kiezen voor het instellen van een onderhoudsfonds waarin elk jaar zoveel middelen in het fonds worden gestort dat altijd voldoende middelen beschikbaar zijn om het nodig geachte onderhoud uit te kunnen voeren. Een andere mogelijkheid is om de – in het MJOP noodzakelijk geachte – uitgaven 1 op 1 in de meerjaren parkeerexploitatie op te nemen al of niet gespreid over meerdere jaren. In onderstaande grafiek is het verloop van het noodzakelijk geachte groot onderhoud van een onder een plein in het centrum van een stad in Nederland gelegen luxe parkeergarage met circa 1650 parkeerplaatsen weergegeven.
Hieruit blijkt dat om deze garage in goede conditie te houden elk jaar de nodige middelen nodig zijn voor groot onderhoud. Extra grote uitgaven zijn met name nodig om de vloeren opnieuw te coaten. Na vaststelling van het plan en het beschikbaar hebben van middelen kan worden begonnen met voorbereiding van de diverse voor het eerst komende jaar voorziene werkzaamheden, het plannen, het opdragen, het uitvoeren en het evalueren. Vervolgens dient het MJOP om de een of twee jaar te worden geactualiseerd aan de hand van inspecties, analyse van rapportages van preventief en van correctief onderhoud, ervaring van beheerders en mogelijke wijziging in externe randvoorwaarden zoals inflatie en prijsontwikkelingen van diensten en producten. Zo kunnen een sterke toename van storingen aan bepaalde systemen eerdere vervanging nodig maken of afnemende storingen uitstel van vervanging naar een toekomstig jaar verantwoord zijn. Organisatie van onderhoud Wat kunt u en wat wilt u als exploitant zelf doen en wat niet. Velen zeker die voor het eerst met technische systemen in parkeergarages te maken krijgen realiseren zich dat niet. Dat illustreren onderstaande voorbeelden: Onderdeel Liften/roltrappen/rolpadden
Advies
Toegangs en parkeerapparatuur snelvouwhekken, roldeuren Noodverlichting Brandmeldcentrale
Afhankelijk van gebruiksintensiteit en advies leverancier minimaal 1x per jaar Controle 1 x per 3 jaar Controle /onderhoud cf. advies leverancier Controle /onderhoud cf. advies leverancier
LPG/CO detectie
Wet en regelgeving Warenwetbesluit liften keuring 1x per jaar Machinerichtlijn/ P47/NEN EN 12543 Oa. Arbo-wet en NEN 1838 NEN 2654-1 NEN 2654-3
Als u bijvoorbeeld het installatietechnische onderhoud niet zelf kunt of wilt doen zijn er verschillende mogelijkheden: Contractvorm Capaciteitscontract Inspanningscontract Resultaat gericht contract Prestatiegerichte contracten Outsourcing ownership
Omschrijving Man voor x uur Reparatie installatie x Installatie x bevindt zich op of boven conditieniveau y Installatie x functioneert conform prestatie z uit ontwerp (beschikbaarheid betrouwbaarheid, comfort, etc.) Hierbij worden de verantwoordelijkheid en het eigenaarschap overgenomen: eigenaar installatie x levert functie met prestatie-eisen z
Welke vorm of tussenvorm (bijv: detachering van externen, alles zelf aansturen met uitbesteden van uitvoering in delen of geheel) gekozen moet worden is een vraag die ook samenhangt met de wijze van exploiteren en beheren. In dat verband zal de vraag beantwoordt moeten worden wat in de gegeven situatie de voorkeur heeft. Zo kan bij een bovengrondse open parkeergarage met een
in- en uitrit, twee betaalautomaten en een lift volstaan worden met het aangaan van een contract voor doorschakeling van teleservice-contract voor de lift en een onderhoudscontract voor de parkeerapparatuur. De beheerder of een locale installateur kan de tl-buizen vervangen en de noodverlichting controleren. Bij grote gesloten ondergrondse garages ligt dat heel anders. Dan zal regelmatig door het bevoegde gezag (gemeente/brandweer) gecontroleerd worden of aan de voorwaarden wordt voldaan. Dat vraagt van de exploitant de nodige aandacht en zorg. Meten is weten Als een exploitant zelf het onderhoud uitvoert of dat uit laat voeren is rapporteren van belang. Aan opdrachtnemers dient te worden gevraagd periodiek aan het einde van een periode – bijvoorbeeld eens per jaar – een rapportage op te stellen met een analyse van de storingen per installatie. Daarbij horen zij voorstellen te doen tot het terugbrengen van de onderhoudskosten. Zo kan bijvoorbeeld worden geadviseerd om waar dat nodig is de frequentie van preventief onderhoud te verhogen of de frequentie te verlagen waar minder gebruik van bepaalde systemen dat mogelijk maakt. Om te kunnen beoordelen of een opdrachtnemer het onderhoud conform het contract heeft uitgevoerd is directe of steekproefsgewijze controle nodig. Bij een prestatiecontract is dat anders dan zijn – door een onafhankelijke organisatie uit te voeren statusinspecties vereist– om te kunnen beoordelen of de installaties op het afgesproken conditiepeil zijn gebleven. Afsluiting Onderhoud van parkeergarages vormt tijdens de exploitatie een aanzienlijke kostenpost. Om de kosten ervan te beperken is aandacht daarvoor in verschillende planfasen en tijdens de uitvoering van wezenlijk belang. In deze fasen dient de toekomstige exploitant een belangrijke rol te vervullen. Vaak is de exploitant nog niet bekend. Een optie in dat geval is een terzake kundige met kennis van exploitatie en beheer de rol van toekomstige exploitant in het ontwikkelproces te laten vervullen. Ook verdient het aanbeveling adviseurs aan te trekken die ervaring hebben met het ontwerpen van garages en oog en oor hebben voor de belangen van beperking van onderhoudskosten. Na de ingebruikname zo hopen we duidelijk te hebben gemaakt verdient het aanbeveling een MJOP op te stellen en het dagelijkse kleine onderhoud, het preventieve en correctieve onderhoud goed (laten) uit te voeren dan wel te laten uitvoeren. Met bovengenoemde maatregelen kunnen onderhoudskosten worden beperkt en gelijktijdig een hoge betrouwbaarheid en bedrijfszekerheid worden bereikt. Sexier kunnen we het helaas niet maken. *) Inleiding gehouden op EPA congres in Wenen in september 2009 en gepubliceerd in Parkeer 2009 nr. 5, in ParkingTrend 2010 nr. 3 en in Parken Actuel september 2010.
