Uw brief
Aan de Rekenkamercommissie
Ons kenmerk Behandeld door
J. Gorseling Doorkiesnummer
0591 - 535427 Bijlage
1 Datum
10 januari 2006 Onderwerp
Reactie op onderzoek van de rekenkamercommissie m.b.t. gemeentelijk subsidiebeleid Geachte Commissie, Inleiding Het rapport van de rekenkamercommissie is gericht aan de raad. Uiteraard zal de raad het rapport bespreken en men zal daarbij komen tot conclusies en besluitvorming. Het college levert een reactie die bestaat uit een aantal opmerkingen, kanttekeningen en aanvullingen. Deze komen voort uit het leerproces zoals college en ambtelijk apparaat dat hebben ervaren. Het college stelt het op prijs dat het in de gelegenheid gesteld is een reactie te geven. Wij hopen hiermee het beeld, dat de commissie heeft aangetroffen verder te completeren. Op voorhand willen wij opmerken dat naar ons oordeel de rekenkamercommissie met dit rapport zijn inhoudelijke bestaansrecht heeft bewezen. Het is goed om met enige regelmaat kritisch te kijken naar gemeentelijke activiteiten. Dit kan leiden tot verbeteringen op beleidsmatig vlak, maar ook tot een betere uitvoering. Dit rapport maakt dat duidelijk. Zo blijft het leerproces voor de organisatie en de politiek een duurzaam proces. 1. Algemeen De commissie komt tot de vaststelling dat er niet altijd voldoende duidelijkheid bestaat over wat de gemeente beoogt met subsidie. Als dat het geval is, worden goede controle en verantwoording ook lastig. Deze constateringen worden door de bevindingen van de commissie onderbouwd. De commissie stelt vast, dat er geen of onvoldoende criteria zijn op basis waarvan subsidiebeleid kan worden beoordeeld. De commissie vindt het wenselijk dat deze er wel zijn en formuleert een aantal criteria. Het toepassen van deze criteria op een aantal (soms langlopende) subsidies maakt de noodzaak tot het formuleren van heldere en controleerbare doelstellingen nog duidelijker. Dit alles leidt tot een groot aantal aanbevelingen. Belangrijkste aanbeveling daarbij is, dat de gemeente tot een nieuwe algemene subsidieverordening moet komen. Wij zijn het in grote lijnen eens met de in het rapport genoemde criteria en aanbevelingen. 28
2
2. De werkwijze De commissie heeft ervoor gekozen over opzet en werkwijze van het onderzoek niet te communiceren met het college of met het ambtelijk management. Ook tijdens het onderzoek is niet gecommuniceerd met college en management. De commissie heeft zelfstandig beleidsambtenaren benaderd voor een gesprek. Een schriftelijke vraagstelling in de richting van college of ambtelijk apparaat heeft niet plaatsgevonden. Verslaglegging van de gesprekken met de geselecteerde ambtenaren is het college en het management niet bekend. Welke ambtenaren zijn geselecteerd is niet aan ons meegedeeld. In de ogen van het college is dit wel een aandachtspunt. In het voorliggende rapport gaat het vooral om het leerproces. Echter, wanneer bij een volgend rapport ook naar politieke en ambtelijke verantwoordelijkheden wordt gekeken, lijkt het ons voor de hand te liggen ook de (eind)verantwoordelijken op enigerlei wijze in het proces te betrekken. 3. De dossiers Meerdere keren wordt geschreven over het niet volledig zijn van dossiers en het ontbreken van verslagen. Ook mist men meerdere keren schriftelijke vastlegging van gemaakte afspraken. Wij zijn niet op de hoogte gesteld van de aanpak van het dossieronderzoek. Wij hebben de indruk, dat de commissie aangenomen heeft dat alle relevante stukken op één centrale plek bij de afdeling Interne Zaken worden bewaard. Daar heeft men dan waarschijnlijk ook de dossiers opgevraagd. De commissie heeft wellicht de conclusie getrokken dat, wanneer men daar de stukken niet aantrof, deze er ook niet waren. Als onze aanname juist is, dan is er sprake van een misverstand. Uiteraard voldoet de gemeente aan de archiefwet en de archiefverordening. De verordening is door de raad in 1998 vastgesteld en voor het laatst eind 2004 nog gewijzigd. Deze regelingen richten zich met name op het “statisch”archief. (afgesloten dossiers) Beheerder daarvan is in formele zin de gemeentesecretaris. Aan dit archief worden allerlei voorwaarden gesteld. Met betrekking tot het “dynamische” (nog niet afgesloten dossiers) archief is echter niet voorgeschreven dat dit op één centrale plek moet zijn. In onze organisatie is dat dan ook niet het geval. Veel verslagen bijvoorbeeld, worden decentraal bewaard. Een overleg vooraf over welke dossiers de rekenkamer wilde inzien had kunnen leiden tot het kunnen raadplegen van meer en completere dossiers. 4. Tot slot De opmerkingen m.b.t werkwijze en dossieronderzoek doen wij vergezeld gaan van een bijlage, waarin op verschillende delen van het onderzoek wordt ingegaan. Wij doen dat in een bijlage, omdat het in hoofdzaak natuurlijk gaat om de conclusies en aanbevelingen. Anderzijds willen wij uiteraard wel bijdragen aan een zo compleet mogelijk beeld.
29
3
Wij willen onze waardering voor het werk van de rekenkamercommissie uitspreken. Wij hebben kunnen waarnemen dat men er veel tijd en energie ingestoken heeft. College en ambtelijk apparaat zijn vanzelfsprekend bereid vanuit hun rol en positie een bijdrage te leveren aan de verdere uitwerking van de conclusies en aanbevelingen.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Borger-Odoorn, de secretaris, de burgemeester,
J. Post
T. Slagman-Bootsma
30
4
Bijlage.
Opmerkingen over de onderzochte dossiers
1.1 Het project preventieve voorlichting basisonderwijs. Deze paragraaf is moeilijk leesbaar omdat twee onderwerpen, project preventie voorlichting basisonderwijs en subsidiering SWBO, door elkaar behandeld worden. Tevens worden verbanden gelegd die ons niet duidelijk zijn. Het project preventieve voorlichting basisonderwijs wordt jaarlijks met een vast bedrag van € 14.525 gesubsidieerd. Het project kost echter meer. De meerkosten vallen binnen de reguliere budgetsubsidie van de SWBO en zijn opgenomen in het werkplan van de SWBO. Ieder jaar wordt door de uitvoerders een werkplan en een activiteitenverslag ingediend, specifiek over het schoolpreventieplan. Tevens verschijnt periodiek een Nieuwsbrief. Aan het einde van het project in 2007 zal een effectmeting gereed zijn. De SWBO krijgt voor 2006 de opdracht deze effectmeting uit te voeren. Op basis hiervan zal de gemeenteraad besluiten of het project moet worden voortgezet. In het overige van deze pagina gaat het over de structurele budgetsubsidie van de SWBO. Met betrekking tot deze budgetsubsidie ontvangt de gemeente ieder jaar een begroting, een jaarrekening en een jaarverslag. Er zijn twee dossiers. Een onder SWBO en een onder scholen. Wij weten niet of de rekenkamercommissie beide dossiers wel heeft onderzocht. 1.2
Bibliotheekwerk.
Door wisseling in personele bezetting is er voor 2005 geen uitvoeringsovereenkomst opgesteld. Daarvoor was deze er wel. Hierin staat vermeld wat wij als gemeente van de bibliotheek mogen verwachten. Het is niet duidelijk waarom de rekenkamercommissie een nulmeting verwacht. Immers een experiment of project gaan wij niet starten met de bibliotheekvernieuwing. Er vindt veelvuldig overleg plaats over de voortgang. Zowel bestuurlijk als ambtelijk. Het is niet duidelijk welke beschikkingen niet aanwezig zijn. Er zijn aparte dossiers inzake vernieuwing bibliotheekwerk. Heeft de rekenkamercommissie deze wel gezien? 1.3
Stichting ouderen activiteiten.
De STOA verzorgt ieder jaar sociaal-culturele activiteiten voor ouderen. Welke activiteiten dat zijn hangt af van de vraag. Deze vraag kan per jaar verschillen. Daarom worden de activiteiten niet uitputtend opgesomd. Dat de STOA op verschillende plaatsen verschillende prijzen betaalt, heeft te maken met de diversiteit van de huisvesting. Hierop heeft de gemeente geen invloed.
5
1.4
Stichting schaapskudde Exloo
De rekenkamer heeft alleen gekeken naar het dossier vanaf 1998. De schaapskudde van Exloo is vanaf 1994 geprivatiseerd en toen zijn de afspraken/overeenkomsten gemaakt. In 1998 (begindatum bekeken dossier) heeft er een evaluatie plaatsgevonden. De stichting schaapskudde Exloo beheert de kudde en het informatiecentrum. De ooipremie vormt geen onderdeel van de subsidie, maar komt binnen bij de gemeente en wordt doorbetaald aan de stichting. De subsidie is voor de exploitatie van het beheer van de schaapskudde en het informatiecentrum (en is voldoende om de kosten van de negatieve pacht te dekken van de scheper en de huisvesting). De pachttijd van 5 jaar is vastgesteld in 1994 en moest in 1999 dus worden verlengd, mits de partijen dit wensten. Een looptijd van 5 jaar betekent meer zekerheid dan een jaarlijks contract. Er staat: “ten aanzien van de subsidie van 2004 keurt de gemeente de voorgestelde verhoging van 10% voor de schepervergoeding af”. De reden hiervoor is dat de verhoging in 2004 werd aangevraagd. Vanaf 2005 wordt rekening gehouden met de stijging van de looncomponent. Tenslotte: de jaarstukken worden in opdracht van het stichtingsbestuur door een accountant gecontroleerd. 1.5
Stichting Peuterspeelzalen Borger-Odoorn
De commissie geeft aan dat er weinig of geen terugkoppeling plaatsvindt tussen gemeente en stichting. Echter, in 2005 is er 5 maal overleg geweest tussen het bestuur van de peuterspeelzalen en de gemeente. Daarnaast is er veelvuldig ambtelijk overleg over de voorgang. Ook vindt in de werkgroep onderwijskansenbeleid regelmatig overleg plaats. De Stichting levert jaarlijks een activiteitenplan, begroting en een evaluatie van het voorgaande activiteitenplan aan voor de peuterspeelzalen +. De werkgroep onderwijskansenbeleid beoordeelt deze plannen. Op basis hiervan wordt subsidie toegekend. Van alle gesprekken zijn verslagen voorhanden. 1.6
Stichting Try Out
Geen opmerkingen.
6
1.7
Dorpshuis Valthe
De hoogte van de subsidie voor dit dorpshuis dateert van voor de gemeentelijke herindeling. Het nieuwe, door de raad vastgestelde beleid betekende voor het dorpshuis in Valthe een terugval in subsidie naar € 2268. Bij de bezuinigingsvoorstellen aan de raad is hierover gesproken. Gesteld is toen dat er pas sprake kan zijn van afbouw van de volledige subsidie als de huidige beheerder vertrekt. Inmiddels wordt de subsidie jaarlijks met 20 % verlaagd. De Stichting is gevraagd een plan voor de toekomst in te dienen. Dit proces heeft heel veel tijd gekost. Overigens zijn van alle gesprekken met het bestuur verslagen aanwezig. Het is niet duidelijk welke archiefdossiers voor dit onderzoek zijn geraadpleegd. 1.8
Onderwijskansenbeleid
Uitvoering vindt plaats na op overeenstemming gericht overleg met de schoolbesturen en op basis van het vastgestelde beleid in de nota Een Steun in de Rug. De beleidsdoelstellingen zijn SMARTgeformuleerd en hebben in principe een geldigheidsduur van 4 jaar. De raad heeft het beleid 2 jaar geleden, halverwege de periode, gewijzigd. De totale subsidie is toen met 20% verlaagd als gevolg van een bezuinigingsopdracht. De deelnemende instellingen worden gesubsidieerd op basis van een jaarlijks activiteitenplan en begroting. Er vindt jaarlijks accountantscontrole plaats op rechtmatigheid en doelmatigheid. Jaarlijkse evaluaties van deelprojecten worden uitgebreid besproken en beoordeeld volgens bepaalde criteria. Indien nodig worden afspraken bijgesteld. Evaluaties van het schoolmaatschappelijk werk Signaal, buurtnetwerken 12- en 12+ en het Babyproject Boekenpret worden jaarlijks ter kennisname naar de raad gezonden. Van alle werkgroep vergaderingen (6 per jaar) worden verslagen gemaakt. De resultaten van het gehele beleid worden gemonitord via een nulmeting (2002, een tussentijdse meting (2003) en een eindmeting (2006).
