A2 I&A Samenwerking Deel 1
“Van visie tot en met implementatie” Huub Reulen Afdelingsmanager A2 I&A
Even voorstellen: wie is Huub Reulen?
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 2
Interactie gewenst! Het is een discussie morgen/middag en er zijn talloze routes naar gemeentelijke I&A Samenwerking.
Deel 1 = informatie over aanpak Deel 2 = ervaringen/uitdagingen
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 3
Samenwerking A2 gemeenten? Cranendonck (20.500 inw. / 150 werkplekken) Heeze-Leende (15.500 inw. / 150 werkplekken) Valkenswaard (31.000 inw. / 300 werkplekken) Deelnemers Samenwerking Regio Eindhoven
“landelijk” gebied Maar toch 3 “verschillende” gemeenten: - achtergrond - cultuur - bedrijfsvoering - ambitie A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 4
Ontstaan A2 samenwerking I&A in een vogelvlucht 2009 I-Visie 2010 Business Case 2011 Position Paper 2011 Businessplan (=> 4 naar 3 gemeenten) 2012 Implementatieplan 2013 Start
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 5
Implementatie-Plan A2 I&A
Wat is er allemaal gedaan om de gezamenlijke A2 afdeling I&A te realiseren?
Start 1 juli 2011: Benoemen Projectmanager
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 6
Implementatie-Plan A2 I&A
Huisvesting: “Eigen locatie” beschikbaar bij W&I in Valkenswaard Techniek: “ICT op orde”, 3 deelprojecten per gemeente Financiën - Begroting - Verdeelsleutels
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 7
Implementatie-Plan A2 I&A Toepassingen Inventarisatie applicaties:
Selectieproces vastgesteld - A2 standaard - Maatwerk Dienstverlening -
Producten en Diensten Catalogus => 9 producten/diensten
-
Taken + Capaciteit + Kwaliteit => Functies => Functieboek
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 8
Implementatie-Plan A2 I&A Medewerker/formatie Inbreng gemeenten: - Cranendonck - Heeze-Leende - Valkenswaard
4,2 fte 4,0 fte 6,2 fte
- Eind 2011 alle medewerkers gedetacheerd naar project - Begin 2012 geleidelijk alle medewerkers naar huisvesting - 1 mei 2013 alle medewerkers geplaatst in GR organisatie A2 functieboek: - ICT Helpdesk/Beheer - I-Beleid/consulent/projectleiders overig: - ICT administratief - Afdelingsmanager
8,4 fte 4,0 fte 1,0 fte 1,0 fte
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 9
Implementatie-Plan A2 I&A Communicatie “intern” - Medewerkers betrekken - Voorbeeldgedrag - Veel communiceren “gemeenten” - Medewerkers: nieuwsbrieven - Management: bezoek MT’s - Bestuur: PoHo I&A overleg
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 10
Implementatie-Plan A2 I&A Bedrijfsvoering: -
Procesmatig (ISM/ITIL) => inrichting dienstverlening - Keuze voor TOPdesk (CMDB-, incident-, probleem-, activiteit-, wijzigingsbeheer) - Interim servicemanager - Training on the Job
-
Projectmatig werken - Opstellen A2 Jaarwerkplan - Inrichten Projectmatig werken (project module TOPdesk) - Indeling in A2 projecten A2 = infrastructuur + kantoorautomatisering Gemeente = toepassingen A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 11
Jaarwerkplan A2 gemeenten I&A 2012 - 2013: Optimale I&A dienstverlening door efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen
3c. Invoering papierloos werken voor 3 gemeenten (optimaliseren gebruik DMS) 3d. Sturen met managementinformatie d.m.v. dashboard
2c. Competenties gebruik informatiesystemen op orde
Wet
Modernisering GBA
eHerkenning bedrijven
Koppeling basisregistraties
Aansluiting op Nationaal Handelsregister (NHR)
Output
Externe Ontwikkelingen, Interne Ambities
4d. Implementatie KCS en aansluiting op Midoffice
Niveau volwassenheidsgraad informatievoorziening
Intensiteit (uren / FTE)
1
2
3
4
Ambities colleges 2011-2014
Criteria die gebruikt zijn ter bepaling van de prioriteit van het project: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
De uitvoering van een wettelijke bepaling (bijv. BGT) Het organiseren van de I&A voor efficiënte en effectieve uitvoering van de projecten Afdelingsoverstijgende activiteiten (bijv. DMS) Het efficiënter maken van de gemeentelijke processen Een urgent project bij de individuele gemeente Een quickwin c.q. een al lopend project Ondersteuning van het digitaal werken Verbetering van de klantgerichtheid
Zoveel mogelijk projecten worden in gezamenlijkheid van de 3 gemeenten opgepakt zodat de kostenvoordelen optimaal worden benut Afschrijftermijn van hard- en software voor 5 jaar De softwarelicentie en hardware incl. implementatie wordt zoveel mogelijk onder lease gebracht, i.v.m. spreiding van de kosten
Doorlooptijd -> De graduele aanpak zorgt ervoor dat enerzijds er rekening wordt gehouden met een basisvolgorde voor een efficiënte uitvoering (eerst organiseren, dan de ICT basis op orde, dan verder informatiseren) anderzijds met het belang en urgentie van de doelstellingen van de organisatie en daarmee de effectiviteit (KCC, Nieuwe Werken, Digitaal vergaderen etc.). Iedere fase (1 t/m 4) ondersteunt weer de volgende fase, en op die manier groeit de volwassenheid van de informatievoorziening.
Doelstellingen bedrijfsvoering I&A Fase in de bedrijfsvoering
Verzoeken van burgers worden snel en tijdig beantwoord Binnen de gemeente moet voor alle burgers duidelijk zijn wie welke contactpersonen zijn voor het melden van klachten Het college verzorgt periodiek een voortgangsrapportage over de uitvoering Verbetering van de efficiency, effectiviteit en dienstverlening van de organisatie zal plaatsvinden. O.a. door terugdringen/verkorten van procedures, automatisering en/of uitbesteding De (digitale) bereikbaarheid van Valkenswaard wordt versterkt. Ingezet wordt op een adequate gemeentelijke dienstverlening met een centraal aanspreekpunt voor het bedrijfsleven Herbezinning op gemeentelijke taken Doelstelling is om de voorzieningen en dienstverlening voor de burgers van Cranendonck zo veel mogelijk op peil te houden Een klantvriendelijke website zal zo snel mogelijk moeten worden gerealiseerd. De komende jaren zal ook het digitale loket verder worden doorontwikkeld. Waar mogelijkheden zijn, zal er verder moeten worden gedereguleerd. In ieder geval zal de procedure met betrekking tot het verlenen van bouwvergunningen onder de loep worden genomen. Er wordt gestreefd naar een jaarlijks sluitende begroting.
I44 Vervanging cursisten programma CMD 3. Digitaal werken op orde I38 Papierloos vergaderen Raad I39 Papierloos vergaderen MT en College I16 Telewerken (incl. beleid) I18 Elektronische handtekening I40 Tablet en smartphone beleid (BYOD) I15 Managementinformatiesysteem (dashboard)
Toekomstige Informatie- en Applicatie architectuur
Aanvullend budget
Bestaande exploitatie
investeringsruimte Structurele kosten per jaar (2012-2016)
Projectbudget Beschikbare investeringsruimte Aanvullende
Incidentele kosten in 2013
Incidentele kosten in 2012
Totaal aantal netto uren A2 I&A in 2013
Totaal aantal netto uren A2 I&A in 2012
Gemeenten (A= Alle, A2/HL/VW/CD)
2013
x
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
x x x
A2 A2 A2 VW HL/CR A2 A2 A2 A2 A2 A2 A2 A2 A2
150 200 500 100 80 150 140 800 250 600 80 110 100
VW/HL
200
A A A VW/CR A VW VW/HL
700 150 nntb 150 160 40
VW
70
A A A A A A
100 50 50 40 40 100
100 250
210 100 60 150 50
200 100
80 60 60 100 100
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Wettelijke activiteiten N5 Modernisering GBA, koppeling basisregistraties N4 Koppeling basisregistraties N7 eHerkenning bedrijven N6 Digikoppelingen N1 Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT
x x x x x x x x x x x x x x x
Beheer en onderhoud Servicedesk en updates Bestaande licenties software Bestaande hardware Huisvesting, P&O, administratie Datacommunicatie
x
x x x x x x
x x
x x x x x x
x x
A A HL A VW/CR
x x x x x
A A A A A
x x x x x
50
25.000 40.000 700.000 40.000
x x
x Projectbudg 40.000 30.000 200 10.000 0 0 20.000 100 0 140.000
x x x
x x
200.000
75.000 60.000 Best exploit. 8.000 90.000 Best exploit. 0 Best exploit. 0 0 0 0 0 0
45.000
0
9.000
0 0
50.000 0 80.000 0 0
0 10.000 13.000 0 0
150 50
125.000 0 35.000 150.000 50.000
125.000 0 0 0 50.000
20.000 0 7.000 30.000 20.000
150 60 80 120 200
75.000 50.000 25.000 25.000 375.000
75.000 50.000 0 25.000 375.000
30.000 20.000 20.000 10.000 150.000
0
60
A A A A A
x
160.000 30.000
75.000 0 50.000 0 5.000
40
x x
Best exploit. x
75.000 50.000 50.000 0
160
x x
Best exploit. x Best exploit. x 0 5.000 x
x
2.202.173 753.380 173.000 188.610
Totaal aantal benodigde projecturen en investeringen
6080 2070
Totaal aantal benodigde uren beheer en structurele kosten
4100 4100
Totaal aantal beschikbare projecturen en investeringen
2500 2500
Totaal aantal beschikbare uren beheer en structurele kosten
4100 4100 -3580
2.175.000
1.160.000 4.084.163 3.144.163
430
-940.000
Processtructuur Jaarwerkplan A2 I&A
Afspraken bedrijfsvoering
Visie op informatiebeleid • • • • •
1. Planning en Organisatie
2. Informatie op orde I4 Nieuwe keuze A2 DMS I3 Strategie Midoffice/Generieke systemen Reservering aanschafkosten midoffice I5 Nieuwe generatie Wabo I2 A2 Applicatie omgeving I43 Software voor accomodatie reserveringen/verhuur I20 Software tbv beheer Onderhoud accomodaties
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Verschil beschikbaar - benodigd
Gemeentelijk Model Architectuur (GEMMA): Standaardisering van informatiestromen ter bevordering van klantgerichtheid en efficiënte dienstverlening Jaarlijks een sluitende begroting. Vanaf 2014 een sluitende meerjarenbegroting Middelen zijn nodig om het financiële pakket te updaten, waardoor registratie, toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid drastisch toeneemt. Invoeren van verplichtingenadministraties en digitale facturering geeft inzicht in voortgang en toekomst van uitgavenpatroon. Voldoen aan de wettelijke verplichtingen op gebied van elektronische dienstverlening. Verbeterpunten dienstverlening: terugdringen aantal balies door integratie van producten, werken op afspraak, invoeren gemeentelijk servicenummer, vergroten telefonische bereikbaarheid, website verbeteren, edienstverlening.
1. Basis voor I&A dienstverlening I7 Informatiebeveiliging beleid & uitvoering I26 Dataverbindingen I25 ICT-infrastructuur op orde I9 Draadloos netwerk I42 Multifunctionals I41 Mobiele telefonie I36 Licentiebeheer op orde I37 Implementatie A2 Topdesk (A-producten/diensten) I1 Informatie- en applicatiearchitectuur I28 I&A teams integratie I34 Producten en dienstencatalogus A2 I33 Inrichten werkprocessen tbv I-producten/diensten I35 Kwaliteit dienstverlening A2 (nav 0 metingen) i10 Applicatie- en gegevensbeheer in A2 I13 Telefonie A2
4. KCC op orde I6 Doorontwikkelen websites D1 Doorontwikkeling Programma's Dienstverlening I23 Klantbegeleidingssysteem D2 Zaakgericht werken D3 Klantenregistratie- en kennissysteem
Daarnaast zijn de volgende randvoorwaarden geformuleerd:
Inspelen op trends en ontwikkelingen Het Nieuwe Werken Social Media (Twitter, Facebook, Yammer etc.) Cloud Computing, hosting en webservices Digitaal werken, papierluw vergaderen Bring Your Own Device (iPad, iPhone etc.) Generatie Y, Einstein-generatie Vergrijzing Mondige, goed geïnformeerde burger Duurzaam ondernemen Co-creatie Bindend leiderschap
- De burger krijgt snel antwoord - 1 loket dus de burger is altijd bij het juiste adres - Medewerkers KCC beschikken over de meest relevante informatie over de burger - Met telefoon, internet of balie krijgt de burger hetzelfde antwoord - Gegevens eenmalig vragen, meervoudig gebruiken
Criteria prioritering en randvoorwaarden
Graduele aanpak
Wetgeving, decentralisatie, bezuiniging Wet Werken naar Vermogen, overheveling AWBZ-taken en Jeudzorg Regiegemeenten, RUD’s, GSD’s, Shared Service Center, Outsourcing Korting gemeentefonds, Economische tegenwind Concept Antwoord© , Klant Contact Centrum (KCC), Burgerservicecode, Kwaliteitshandvest i-NUP: Nationaal Uitvoerings Programma (20 bouwstenen waaronder DigiD, Antwoord voor bedrijven, mijnoverheid.nl, basisregistraties, digikoppeling) Gemeentelijke basisregistraties (BAG, GBA, WOZ, RNI), gebruik overige basisregistraties (BRK, BGT, NHR, Kentekens, BRO, BLAU, BRI), ruimtelijkeplannen.nl, WKPB, Webrichtlijnen, Wet elektronische bekendmakingen, Wet electronische handtekening)
- Optimale bezetting van werkplekken - Flexibel in werktijden en werklocatie - Resultaatgericht werken - Inzet van ICT hulpmiddelen voor effectievere communicatie en samenwerking
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1-Q2 Q3-Q4
4c. Implementatie Zaakgericht werken
Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT
- Huidige ICT middelen werken optimaal - Niveau informatievoorziening gemeenten gelijk - Verbetering van het serviceniveau I&A - Verbetering kwaliteitsniveau van de gegevens - Projecten worden effectief en efficiënt uitgevoerd - Uitvoering van wettelijke taken m.b.t. basisregistraties - Kortere besluitvormingsprocessen A2 – 3 gemeenten - Start implementatie basisregistraties
Activiteit
4b. Herinrichting realisatie dienstverlening
Concrete doelen A2 gemeenten I&A 1. Realiseer een regionale I&A-dienst voor de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard. 2. Zorg voor het integreren van het personeel en centrale servers in Valkenswaard en voor een goede uitwijkvoorziening. 3. Implementeer een dienstverleningsconcept I&A dat zich kenmerkt door flexibiliteit, openheid en klantgerichtheid. 4. Bied medewerkers een uitdagende en passende werkomgeving waarin ruimte is voor ontwikkeling van kennis en vaardigheden als competenties. 5. Realiseer een gezamenlijke inkoopfunctie voor alle hardware, software en ICT-Diensten 6. Draag zorg voor verbindingen tussen alle locaties die 100% betrouwbaarheid zo dicht mogelijk benaderen en een voor alle gemeenten acceptabele snelheid bieden. 7. Lever diensten die zich kenmerken door professionaliteit, kennis van zaken en toegevoegde waarde. 8. Ontwikkel een uniforme gezamenlijke en gedeelde functionele en technische architectuur die als toetsingskader dient bij alle investeringsbeslissingen. Maak afspraken onder welke voorwaarde en over de mate waarin afwijkingen van deze architectuur beperkt zijn toegestaan. Deze architectuur strekt zich uit over systemen, verbindingen, applicaties, gegevens en processen. 9. Zorg er voor dat de functionele en technische architectuur gebaseerd is op functionele en technische standaarden. Leg alle relevante aspecten voor de inrichting van de informatievoorziening in de deelnemende gemeenten vast in een meerjaren-informatiebeleidsplan inclusief informatiebeveiliging en zorg voor acceptatie daarvan in de gemeenten. 10. Zorg voor ruim voldoende kennis en vaardigheden om gemeenten op het vlak van administratieve, documentaire en ruimtelijke informatievoorziening op strategisch en tactisch niveau adequaat te adviseren
Projectnr.
3b. Telewerken 3 gemeenten op orde
1. I&A dienstverlening
2b. Informatiestroom op orde: Inrichting midoffice en aansluiting op backoffice voor 3 gemeenten
4. Klant Contact Centra op orde 4a. Doorontwikkeling websites 3 gemeenten
2. Informatie op orde
1b. I&A organisatie orde: planning, servicedesk, systeembeheer, gegevens- en applicatiebeheer, inkoop, architectuur en informatiebeleid, juridisch, financieel, teamintegratie, communicatie, service-levels, huisvesting, projectmatig werken
3. Digitaal werken op orde 3a. Digitaal vergaderen Raad-College-MT
3. Digitaal werken
2a. Documentenstroom op orde: implementatie nieuwe generatie DMS
4. KCC
2. Informatie op orde
1a. Hardware en beveiliging ICT op orde: alles op 1 centrale plek, snelle verbindingen
Q4 2012 – Q4 2013
Q3 2012 – Q3 2013
Wet
Programma
Door een gezamenlijke aanpak van de verschillende projecten waarbij informatisering een grote rol speelt en t.a.v het beheer van de informatievoorziening kan aanzienlijk op de kosten bespaard worden. De A2 gemeenten zijn dienstverlenend, met het oog op kwaliteitsverbetering en kostenbeparing.
Q2 2012 – Q2 2013
1. I&A dienstverlening op orde
Efficiëntere en effectievere informatievoorziening door samenwerking De missie van de samenwerking van de drie A2 gemeenten op I&A gebied is om de informatievoorziening efficiënter en effectiever te organiseren met een betere kwaliteit. Daarbij wordt de kwetsbaarheid verminderd door samenvoeging van expertises en kunnen tegelijkertijd de gemeenten hun zelfstandigheid behouden.
Q1 2012 – Q4 2012
Planning, Uren en Investeringen
B&O
Periode
Missie en doelen
Optimale inzet door gefaseerde, iteratieve en projectmatige aanpak
2012
Ontwikkelingen & Doelen
We vertalen de strategische beleidsdocumenten naar tactische en operationele plannen
•
We hebben een duidelijke taakverdeling en verantwoordelijkheden tussen de I&A functies en de functioneel beheerders
•
De toekomstige exploitatie-kosten van projecten worden meegenomen binnen de projectbudgetten.
• •
De gebruikersorganisatie is optimaal betrokken bij de uitwerking van strategische doelen t.a.v. IT.
•
We borgen de relatie tussen IT projecten en operationele doelstellingen d.m.v. het informatiebeleid We gaan projectmatig werken en borgen dit ook
•
Project budgetten zijn altijd actueel en worden geïndexeerd op basis van veranderende omstandigheden en keuzes. Groeimodel van de informatiearchitectuur van de 3 gemeenten gezamenlijk: Stapsgewijze integratie van de verschillende informatiesystemen en architecturen naar 1 centrale informatie architectuur, waarbij wordt uitgegaan dat iedere gemeente zelfstandig haar eigen dienstverlening en processen blijft verzorgen. Dit zorgt voor verlaging van de kosten (=minder meer kosten) en verbetering van de beheerbaarheid.
•
•
• •
•
We willen slim investeren en doen geen desinvesteringen Basisgegevens worden ontsloten en gebruikt binnen de gehele organisatie Er wordt aangesloten op de eoverheidsvoorzieningen (volgens iNUP); We zullen aansluiten op de keten (bijv. SUWI) Wat betreft de architectuur gaan we uit van het midoffice concept In ons ICT beleid houden we rekening met zaakgericht werken We gaan uit van zo min mogelijk leveranciers t.b.v. de beheerbaarheid en kostenreductie Document management professionaliseren We zullen dubbeling in systemen en/of functionaliteiten zoveel mogelijk tegen gaan Gegevens die al bekend zijn bij de overheid worden hergebruikt en niet opnieuw aan de klant gevraagd De gemeente voert de intake zodanig uit dat voor een bepaald proces, ongeacht het intakekanaal, altijd dezelfde gegevens worden verzameld Onze gemeente past de landelijk vastgestelde gemeentelijke en landelijke standaarden voor basisgegevens toe Klanten kunnen aanvragen 24 uur per dag digitaal indienen, de status volgen en ontvangen Er is een vergaande digitalisering van documenten en gebruik van workflow Een document wordt eenmalig digitaal opgeslagen, ook al hoort het bij meerdere zaken Onze gemeente communiceert met andere overheidsorganisaties zoveel mogelijk via de Digikoppeling
Bestuur A2 Portefeuillehoudersoverleg A2
Irt financiële / organisatorische consequenties •Opnemen •Aanpassen •Uitstellen •Vervalt •Maatwerk
Directie / Management A2
A2 I&A Jaarwerkplan
A2 I&A: Projectbesturing Voortgangsbewaking
Toets
Gemeente Cranendonck
Gemeente Heeze-Leende
Gemeente Valkenswaard
Plannen/projecten met I&A component
Plannen/projecten met I&A component
Plannen/projecten met I&A component
A2 I&A: Projectbesturing Voortgangsbewaking
• Advies • Projectleiding • Coördinatie A2 I&A • Sturing A2 I&A • Procesbewaking • Uitvoering
Gemeente Cranendonck
Gemeente Heeze-Leende
Gemeente Valkenswaard
•Projectleiding •Implementatie projectleiding I&A projecten
•Projectleiding •Implementatie projectleiding I&A projecten
•Projectleiding •Implementatie projectleiding I&A projecten
Versie 1.4
20-06-2012 Jaarwerkplan A2 gemeenten
2013 Operationele start 1-1-2013
Begroting goedkeurd en financiele middelen overgeheveld naar A2 administratie Plaatsingsproces afgerond, medewerkers 1/5/2013 in dienst GR Dienstverlening afgestemd met gemeenten Processen ingericht DOEN!
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 13
2013 …….. Medewerkers opleiden - kennis/kunde - gedrag/houding
Integreren ICT omgevingen; - techniek nieuwe A2 ICT blauwdruk - toepassingen ontwikkelen, in afstemming met de A2 gemeenten Opstellen A2 I&A beleid en vertalen naar “architectuur” Aanleg/operationaliseren ICT WAN (glasvezel, private line)
Keuze voor nieuwe centrale techniek (outsourcen?) Doorontwikkelen financiële doorbelasting sleutels Communicatie uitbouwen “binding blijven houden” A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 14
A2 samenwerking I&A
Zijn er nog vragen over de opzet en implementatie van de A2 samenwerking I&A ?
A2 I&A samenwerking- 27 juni 2013 - 15
