II. számú melléklet
ÖSSZEFOGLALÓ ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS az SZMJV Önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési intézmények 2015. évi belső ellenőrzési tevékenységéről
A.) VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ A Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata irányítása alá tartozó gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési intézmények 2015. évben az alábbiak voltak: 1. SZMJVÖ Bölcsődéi 2. Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (NGSZ) 3. Móra Ferenc Múzeum 4. Somogyi-Könyvtár 5. Szegedi Nemzeti Színház 6. Szegedi Szimfonikus Zenekar 7. Kövér Béla Bábszínház 2015. március 31-ig 8. Szent-Györgyi Albert Agóra 2015. március 31-ig Jogszabályváltozás következtében 2015. évi változás volt, hogy az NGSZ-hez korábban hozzárendelt intézmények (SZMJVÖ Óvodák Igazgatósága és telephelyei, illetve a hét Művelődési Ház) köre 2015. április elsejével kibővült, ettől az időponttól a Szent-Györgyi Albert Agóra és a Kövér Béla Bábszínház gazdasági szervezeti feladatait, és – Megállapodás alapján – belső ellenőrzési feladatait is az NGSZ látta el. Az NGSZ-hez rendelt költségvetési szerveken túl az NGSZ a telephelyein (a korábban SZMJV Önkormányzata által működtetett általános iskolák, a Király-König Péter Zeneiskola, 2015. június 30-ig a középiskolák és gimnáziumok, ezen időpontot követően a gimnáziumok, a Pedagógiai Szolgálat Logopédiai Intézet, a Szeged és Térsége Bárczi Gusztáv EGYMI, a Szeged Városi Kollégium tagintézményei, valamint a Balatonkenesei Gyermek és Ifjúsági Tábor) is végzett belső ellenőrzési feladatokat. A fent felsorolt gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési intézmények mindegyike rendelkezik belső ellenőrrel. A belső ellenőrzési feladatokat egy intézmény (NGSZ) esetében közalkalmazotti jogviszony keretében 2 fő, a többi, gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv esetében - megbízási szerződés alapján – külső megbízott látta el. Az intézményi belső ellenőrzési tevékenység ellátására vonatkozóan a Jövőszervíz Kft-nek - a Szent-Györgyi Albert Agóra NGSZ-hez történő hozzárendelése, valamint a Móra Ferenc Múzeummal kötött szerződésének megszüntetése miatt - a korábbi 4 irányított szerv helyett két irányított költségvetési szervnél (Szegedi Szimfonikus Zenekar, SZMJVÖ Bölcsődéi) van hatályos megbízási szerződése. A Szegedi Nemzeti Színház és a Móra Ferenc Múzeum ellenőrzési tevékenységét ugyanazon, a Fitcafe Kft. alkalmazásában álló belső ellenőr látja el. A Somogyi Károly Könyvtár belső ellenőrzési tevékenységét évek óta külső megbízottként a Mérleg Kontroll Kft. alkalmazásában álló belső ellenőr végzi. Összességében megállapítható, hogy 2015. április 1-jét követően 3 gazdasági társaság 5 gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv belső ellenőrzési feladatait látta el, az NGSZ központ, a telephelyek és a hozzárendelt intézmények belső ellenőrzéséről 2 fő teljes munkaidőben foglalkoztatott közalkalmazott gondoskodott. 2015. április 1-jét megelőzően a Kövér Béla Bábszínház belső ellenőrzési feladatait a Fitcafe Kft. által foglalkoztatott belső ellenőr, a Szent-Györgyi Albert Agóra belső ellenőrzési feladatait a Jövőszervíz Kft. látta el. Az érintett intézmények a 2015. évi éves ellenőrzési jelentésüket a Nemzetgazdasági Minisztérium (továbbiakban: NGM) által 2015. szeptemberében közzétett „Útmutató a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XI. 31.) Korm. rendelet alapján 1
összeállítandó éves ellenőrzési terv és összefoglaló éves ellenőrzési terv, valamint éves ellenőrzési jelentés és éves összefoglaló ellenőrzési jelentés elkészítéséhez” (továbbiakban: Útmutató) előírásainak megfelelő formában és szerkezeti tagolással elkészítették és megküldték a Címzetes Főjegyző, illetve a Hivatal Belső ellenőrzési Osztálya részére. Ezen 2015. évi összefoglaló éves ellenőrzési jelentés az intézményvezetők által megküldött 2015. évi belső ellenőrzési beszámolók alapján készült. B.) SZMJV Önkormányzat tartalomjegyzéke Fejezetszám
2015.
évi
összefoglaló
éves
Fejezet címe
ellenőrzési
jelentésének
Oldalszám
I.
A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. §. a) pont)
3
I/1.
Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. § aa) pont)
3
I/1./a)
A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése
3
I/1./b)
Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása
5
I/2.
A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. § ab) pont)
5
I/2./a)
A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága
5
I/2./b)
A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. §-a alapján)
7
I/2./c)
Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. §-a alapján)
7
I/2./d)
A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
7
I/2./e)
A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
8
I/2./f)
Az ellenőrzések nyilvántartása
8
I/2./g)
Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
8
I/3.
A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. § ac) pont)
8
II.
A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. § b) pont)
10
II./1.
A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. § ba) pont)
10
II./2.
A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. § bb) pont)
19
III.
Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. § c) pont)
24
2
I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉGEK BEMUTATÁSA ÖNÉRTÉKELÉS ALAPJÁN (Bkr. 48. § a) pont)
I./1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. § aa) pont) I/1./a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése SZMJV Önkormányzat által irányított – a vezetői összefoglalóban felsorolt - költségvetési szervek (a polgármesteri hivatali adatok külön beszámolóban szerepelnek) 2015. évi ellenőrzési tervében szabályszerűségi, pénzügyi, teljesítmény, rendszerellenőrzés, utóellenőrzés típusú, terjedelmét tekintve célvizsgálati ellenőrzési feladatok szerepeltek, valamint 59 db tanácsadói tevékenység 108 ellenőri nappal került tervezésre. Az ellenőrzési napok száma (tanácsadói és egyéb tevékenységgel, képzéssel együtt) a tervben 1012 ellenőri napban került meghatározásra, amely 799 ellenőri napban teljesült. Ez 79 %-os teljesítési aránynak felel meg. A teljesített ellenőrzési kapacitás 54,8%-a (438 ellenőri nap) az NGSZ ellenőrzési tevékenységéhez kötődik, a fennmaradó 361 ellenőri nap a másik 7 költségvetési intézmény külső megbízottak általi teljesítménye. Fontos megjegyezni – mint ahogyan az 1-4 számú mellékleteken is jelzésre került –, hogy a Kövér Béla Bábszínház és a Szent-Györgyi Albert Agóra gazdasági szervezetének NGSZ-hez rendelésekor - a közöttük létrejött munkamegosztási Megállapodás alapján - a belső ellenőrzési tevékenység ellátása is az NGSZ feladatává vált, így a fenti adatok az említett két költségvetési szerv vonatkozásában nem teljes évre, hanem a belső ellenőrzési feladatok ellátására hatályban lévő megbízási szerződések lejártáig értendőek. (Kövér Béla Bábszínház esetében 2015. június 30-ig, SzentGyörgyi Albert Agóra esetében 2016. május 31-ig.) Az intézmények belső ellenőrzési beszámolója szerint a Kövér Béla Bábszínházban az ellenőrzési napok 19,5% ponttal történő alulteljesítése elsősorban ebből a szervezeti változásból adódott, hiszen a Kövér Béla Bábszínház összes teljesített kapacitás adata mindössze 34,5%-a tervezett összes ellenőri napnak, a Szent-Györgyi Albert Agóra ugyanezen teljesítési aránya 27,6%, miközben az NGSZ tervadatai és teljesítési adatai megegyeznek. A Móra Ferenc Múzeumban a belső ellenőrzési feladatokat ellátó gazdasági társaságban változás következett be, az új szolgáltató 2015. III. negyedévétől vette át a feladatellátást, az éves összes ellenőri napok száma ennél az intézménynél is jelentős alulteljesítést mutat. (54,4%) Az irányított költségvetési szervek vonatkozásában a ténylegesen teljesített ellenőrzési napok száma a tervezett 784 ellenőrzési nappal szemben 655 ellenőrzési napot tett ki. A 8 intézmény közül – a jelentősebb elmaradás okán – a fent említett 3 költségvetési szerven túl a Szegedi Nemzeti Színház alulteljesítése (58,2%) és a Szegedi Szimfonikus Zenekar alulteljesítése (56,6 %) emelendő ki. A tervtől való elmaradás okára sem a Szegedi Nemzeti Színház, sem a Szegedi Szimfonikus Zenekar éves belső ellenőrzési jelentése nem ad magyarázatot. A Szegedi Nemzeti Színház beszámolója azt a tény viszont tartalmazza, hogy az éves ellenőrzési terv év közben módosításra került, az eredetileg tervezett 9 db ellenőrzés helyett, a módosított tervben 6 db ellenőrzés került szerepeltetésre. A beszámoló szerint a 2015. évben elmaradt belső ellenőrzési célokat a következő évi tervezésnél vették figyelembe. A képzésre tervezett, ellenőri napban meghatározott ellenőri kapacitás közel a tervezettnek megfelelően alakult (104,5%), az intézmények az előző évi tapasztalatok alapján az ezen jogcímen felmerülő ellenőri napokat – jó közelítéssel - a tényleges szükségletnek megfelelően tervezték. Az egyéb tevékenységre (adminisztráció, egyeztetések, vezetői feladatok stb.) tervezett ellenőrzési 3
napok száma azonban a tervezettnél jóval alacsonyabb számot mutat, a teljesítés mindössze 34%-os. Az intézményi beszámolók ennek okára vonatkozóan információkat nem tartalmaznak, ugyanakkor megállapítható, hogy a 8 szóban forgó költségvetési intézmény közül 4 esetben fordult elő, hogy ezen tevékenységre terveztek ellenőrzési napot, de teljesítésre vonatkozó adatot a beszámolóban nem tüntettek fel, az NGSZ esetében – feltételezhetően a 18 nap soron kívüli ellenőrzés lefolytatása miatt - a 20 tervezett ellenőrzési nappal szemben mindössze 2 napos teljesítésről számoltak be. A Somogyi Könyvtár tervezeti adatai megegyeznek a teljesítési adatokkal, a Szegedi Szimfonikus Zenekar és SZMJV Bölcsődéi esetében pedig mindössze 2 napos alulteljesítés mutatkozik. A helyi önkormányzati szintű adatokat (irányított költségvetési szervek és a Polgármesteri Hivatal együttes adatai) tekintve elmondható, hogy a ténylegesen, effektív ellenőrzéssel töltött ellenőri napok 79,3%-ban, az ellenőrzési feladatok összességét tekintve a tervben meghatározott ellenőrzési napok 81,1%-ban teljesültek. Az irányított költségvetési szerveknél lefolytatott ellenőrzések száma összességében – a 2. számú melléklet adatai alapján - az alábbiak szerint alakult: szabályszerűségi ellenőrzés: 41 db, 371ellenőri nap pénzügyi ellenőrzés: 19 db, 240 ellenőri nap rendszerellenőrzés: 1 db, 20 ellenőri nap teljesítmény ellenőrzés: 2 db, 9 ellenőri nap utóellenőrzés: 3 db, 15 ellenőri nap Összesen: 66 db ellenőrzés 655 ellenőri nap felhasználásával Tervtől való eltérések: szabályszerűségi ellenőrzés: -3 db, - 41 ellenőri nap pénzügyi ellenőrzés: -9 db ellenőrzés, -50 ellenőri nap rendszerellenőrzés: -7 db, -27 ellenőri nap teljesítmény ellenőrzés: - 7 db, -24 ellenőri nap utóellenőrzés: + 2 db, + 13 ellenőri nap Összesen: - 24 db ellenőrzés, -129 ellenőri nap Az irányított költségvetési szerveknél informatikai ellenőrzés lefolytatására 2015. évben nem került sor. Megjegyzés: az ellenőrzési típusonként kimutatott ellenőrzések darabszáma nem összeegyeztethető a ténylegesen végzett ellenőrzések (megbízólevelek) darabszámával, mert 1 db ellenőrzés több esetben több típusú ellenőrzési tevékenységet is magába foglalt, és az ellenőrzési darabszámok az adott ellenőrzésen belül - a különböző típusú ellenőrzések ellenőrzési napjai alapján - nem lettek arányosítva, hanem azt egy-egy adott típusú ellenőrzésnek tekintettük. Így például, ha egy ellenőrzés keretén belül az ellenőr szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzést is végzett, akkor az a szabályszerűségi ellenőrzések között is 1 db ellenőrzésként és a pénzügyi ellenőrzések között is 1 db ellenőrzésként került feltüntetésre az adott ellenőrzési típusnak megfelelő ellenőri napok számával. A 2015. évi ellenőrzési terv évközi módosítására – a beszámolókból megállapíthatóan - két intézmény esetében került sor: - A Szegedi Nemzeti Színház az eredeti tervében lévő 9 db ellenőrzést 6 db ellenőrzésre módosította, a teljesített ellenőri napok száma (61 nap) az eredeti tervben szereplő ellenőri napoknak (125 nap) közelítőleg a felével alulteljesült. A tervmódosítás oka a beszámolóban nem került kifejtésre. - A Somogyi Könyvtár 2015. évi belső ellenőrzési terve – ellenőrzési tárgyat érintő változás miatt – módosult. A módosítás sem az ellenőrzési napok számát, sem a vizsgálat típusát nem érintette. Az irányított költségvetési szervek és a Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által végzett 4
tevékenységek összefoglaló adatait a 3. számú melléklet szerinti „Tevékenységek” című táblázat tartalmazza. I/1./b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja az irányított költségvetési szervek többségénél nem merült fel, az NGSZ beszámolója szerint 2 esetben a munkavállalók által elkövetett konkrét szabályszegés gyanúja miatt soron kívüli eljárás lefolytatására került sor. A belső ellenőrzés során feltárt szabálytalanságok, szándékos szabályszegések (lomtalanításból befolyó pénzösszegek engedély nélküli felhasználása, duguláselhárítási munkák szabálytalan megrendelése) következményeként az érintett közalkalmazottak munkaviszonya megszüntetésre került. I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. § ab) pont) A belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok (elsősorban a Belső ellenőrzési Kézikönyv és az Etikai Kódex) betartása biztosította az irányított költségvetési szervekben történő feladatellátás szabályszerűségét. A belső ellenőrzés szervezeti egységére, annak függelmi viszonyaira, működési területére vonatkozóan – a fenti szabályzatokon túl – több szabályzat (pl. SZMSZ, NGSZ és a hozzárendelt intézmények között létrejött, SZMJV Közgyűlése által a 137/2012. (V. 03.) Kgy. sz. határozattal, valamint a 126/2015. (III. 27.) Kgy. sz. határozattal jóváhagyott Megállapodások) tartalmaz előírásokat. Az irányított költségvetési szervek beszámolói alapján az állapítható meg, hogy a belső ellenőrök és az intézmények vezetői és munkatársai közötti együttműködés megfelelő volt, az ellenőrzések során akadályozó tényező nem merült fel. Lehetőség volt a felek közötti egyeztető tárgyalás lefolytatására, de erre egyik intézményben sem került sor. A Szent-Györgyi Albert Agóra és a Kövér Béla Bábszínház NGSZ-hez történő hozzárendelésének következtében a belső ellenőrzési feladatok ellátása is az NGSZ-hez került, így e két intézmény belső ellenőrzési tervében meghatározott ellenőrzési feladatok csak részben teljesültek. I/2/a) A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága Létszám Az irányított költségvetési szervek közül az NGSZ-ben - a beszámolás évében is - közszolgálati jogviszonyban 2 fő (jogász és közgazdász), a többi 7 intézményben külső megbízással összesen 1,9 fő látott el belső ellenőrzési feladatokat, összesen 0,8 fő adminisztratív személyzettel. A belső ellenőrök létszámának mind a tervezett 11 főtől mind az előző évi adatoktól történő eltérését az okozza, hogy a belső ellenőri létszám meghatározásakor – a korábbi gyakorlattól eltérően - nem csak az adott intézménynél jelenlévő belső ellenőrök száma, hanem az általuk teljesített ellenőri napok száma is figyelembe vételre került. A tényadatok értékelésénél ugyanis jelentős torzulást eredményez, ha a közszolgálati jogviszonyban főállásúként tevékenykedő, az év minden napján teljes munkaidőben foglalkoztatott ellenőri létszámhoz hasonlóan (jelenlét alapján) határozzuk meg az intézményi belső ellenőrként foglalkoztatott, külső megbízással bíró belső ellenőrök létszámát, miközben az általuk teljesített ellenőri napok száma több esetben negyedét, harmadát teszi ki mint a főállású belső ellenőrök által ellátott ellenőrzési idő. A belső ellenőrök létszáma jelen esetben az ellenőri kapacitás napjai és a főállású belső ellenőrök átlagos munkanapjai (220 nap) hányadosaként került meghatározásra. Ebből a számadatból tehát megállapítható, hogy a 7 fent 5
említett költségvetési intézmény belső ellenőrzési feladatainak ellátása valójában 1,9 főnyi teljes munkaidőben foglalkoztatott belső ellenőr tevékenységének feleltethető meg. Ez a számadat az év második felében - az Szent-Györgyi Albert Agóra és a Kövér Béla Bábszínház NGSZ-hez rendelése okán – 1,5 főnyi teljes munkaidőben foglalkoztatott belső ellenőri feladatellátásra korlátozódott. Így az összes (Polgármesteri Hivatalon kívüli) irányított költségvetési szerv vonatkozásában (amelybe az NGSZ-hez hozzárendelt, fent részletezett intézmények és az NGSZ fent említett telephelyei is beleértendőek) elmondható, hogy a belső ellenőrzési feladatokat - teljes munkaidőben foglalkoztatott létszámra átszámítva - mindössze 3,5 fő belső ellenőr látta el 2015. évben. Ebből arra lehet következtetni, hogy az irányított költségvetési szervi belső ellenőrzési feladatellátás csak részlegesen megoldott. A fentieknek megfelelően a beszámolás évében 1 irányított költségvetési szerv rendelkezett összesen 2 fő belső ellenőri státusszal (NGSZ), a beszámolás évében a belső ellenőr személyében – szervezeten belüli átszervezés következtében - változás történt, a belső ellenőrzési vezető személye nem változott. A belső ellenőri állás egyik intézményben sem került pályáztatásra. Szakértő belső ellenőri munkába történő bevonására vonatkozó információk a beszámolókban nem kerültek megfogalmazásra. A kapacitás-ellátottságra vonatkozó adatokat a „Létszám és erőforrás” című 1. számú melléklet tartalmazza. Informatikai ellenőrzési kapacitás Az irányított költségvetési szervek informatikai ellenőrzést nem végeztek, ilyen jellegű feladat ellátásához szükséges képesítéssel az alkalmazott belső ellenőrök nem rendelkeznek, informatikai szakértő bevonására egyik intézményben sem került sor. Képzettség, szakmai tapasztalat, regisztráció A beszámolók tartalma alapján a belső ellenőrzési tevékenységet közalkalmazottként ellátó belső ellenőr és a belső ellenőrzési vezető, valamint a külső szolgáltatók által biztosított belső ellenőrzési vezetők rendelkeztek a Bkr. 24. § (2.) bekezdésében előírt felsőfokú iskolai végzettséggel és gyakorlattal, illetve a belső ellenőrzési vezetők – a hivatkozott előíráson túlmenően – megfeleltek az előző évben hatályos Bkr. 24. § (5) bekezdésében foglalt, szakmai gyakorlatra vonatkozó előírásnak, és rendelkeznek - szintén a beszámolás évében hatályos - Áht. 70. § (4)-(5) bekezdése szerinti, államháztartásért felelős miniszter által kiadott engedéllyel (regisztrációs számmal). SZMJVÖ Bölcsődéinek beszámolója szerint a külső szolgáltató (Jövőszervíz Kft.) által ellátott belső ellenőrzési munkában 2 fő vett részt, ugyanakkor a beszámoló csak a belső ellenőrzési vezető regisztrációs kötelezettségnek történő megfeleléséről ad információt, az általa alkalmazott, belső ellenőri munkába bevont belső ellenőr tekintetében csak a Bkr.-ben előírt képzettségi és szakmai gyakorlati követelményeknek történő megfelelésről számol be, a regisztráció meglétéről nem nyilatkozik. Teljesített továbbképzések Az irányított költségvetési szervek beszámolóinak tanúságai szerint a kötelező belső ellenőri vizsgát és az azt követő két évenkénti továbbképzést - az Áht.-nak és a 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendeletnek megfelelően - az érintett belső ellenőrök teljesítették. 2015. évben a Szegedi Nemzeti Színház, a Móra Ferenc Múzeum, és a Kövér Béla Bábszínház belső ellenőrzési feladatait ellátó külső szolgáltató (Fitcafe Kft.) belső ellenőre, továbbá az NGSZ belső ellenőrei teljesítették ezen kötelező továbbképzési kötelezettséget. SZMJVÖ Bölcsődéi, a Szegedi Szimfonikus Zenekar, a Somogyi Könyvtár, a Szent-Györgyi Albert Agóra beszámolója szerint a belső ellenőr kötelező továbbképzése 2015. évben nem volt esedékes, ezen intézmények belső ellenőrei, továbbá a kötelező továbbképzést is 2015-ben teljesítő NGSZ egyrészt más szakmai továbbképzések (adó, 6
számviteli, államháztartási stb.) által, másrészt önképzés keretében próbálták biztosítani a feladatellátáshoz szükséges ismeretek bővítését. A belső ellenőrök munkájának ellenőrzött szervezetek általi minősítése Az irányított költségvetési szervek közül az NGSZ a belső ellenőrzési munka hatékonyságát, eredményességét rendszeresen értékeli az ellenőrzött intézményeknek és szervezeti egységeinek (gazdasági körzeteknek) kiküldött felmérőlap által. A beszámoló szerint a 2015. évi belső ellenőri munka értékelésének összesített felmérő lapja alapján egyértelműen megállapítható, hogy 1-5 skálán mérhető értékelési rendszer szerinti átlagérték az előző évhez viszonyítottan kismértékű (0,05) növekedést mutat. Az intézmények vezetői és az intézmény egység (munkaszervezet) vezetőinek értékelése alapján a belső ellenőrzés 2015. évi teljesítménye a beszámolási időszakban esetlegesen jelentkező problémák ellenére is kiemelkedően jónak tekinthető. (Az összes pontszámot tekintve a számított átlag 4,79 pontot tett ki.) A többi irányított költségvetési szerv beszámolója nem tartalmaz minősítési rendszer működésére vonatkozó információkat. I/2./b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. §-a alapján) Az irányított költségvetési szervek belső ellenőrei tevékenységüket az intézményvezetőknek közvetlenül alárendelve végzik, a funkcionális függetlenség az intézmények SZMSZ-ében, Belső kontrollrendszer Szabályzatban, Belső Ellenőrzési Kézikönyvben, az NGSZ és a hozzárendelt intézmények között létrejött Megállapodásokban (2 db) előírtak alapján biztosított. A beszámolókban foglaltak alapján megállapítható, hogy a belső ellenőrök nem vettek részt a költségvetési szervek operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában. I/2./c) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. §-a alapján) A Bkr. címben hivatkozott szakaszában felsorolt összeférhetetlenségi esetek (a belső ellenőr és a belső ellenőrzési vezető vonatkozásában: az ellenőrzött szerv vagy szervezeti egység vezetőjének vagy alkalmazottjának közeli hozzátartozója; az ellenőrzési feladat ellátását megelőző 1 éven belül az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartozott; az ellenőrzés megkezdése előtt 1 éven belül az ellenőrzött szervezettel közös feladat, program végrehajtásában vett részt; olyan egyéb ok, amely által az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása nem várható el) 2015. évben sem a közalkalmazotti jogviszonyban álló belső ellenőrök és belső ellenőrzési vezető, sem a megbízási szerződéssel foglalkoztatott belső ellenőrzési vezetők vonatkozásában nem álltak fenn. I/2./d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A belső ellenőrzést végző munkatársak dokumentumokhoz történő hozzáférési, másolat- illetve tanúsítvány készítési, információszerzési, valamint szakértő bevonására vonatkozó jogai a beszámolás évében teljes körűen érvényesültek, korlátozás nem fordult elő, a 2015. évben ellenőrzött szervezeti egységekkel történő együttműködés megfelelő volt, az érintettek minden szükséges segítséget és felvilágosítást megadtak az ellenőrzések lefolytatásához, a kért dokumentumokat biztosították. I/2./e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők A beszámolók alapján elmondható, hogy a belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényező a beszámolás évében nem merült fel, a szakmai feladatellátáshoz szükséges eszközök (internet 7
használati lehetőség, számítógépek, nyomtatók, fénymásolók, szakkönyvek stb.) biztosítottak voltak. I/2./f) Az ellenőrzések nyilvántartása Az NGSZ és a Somogyi Könyvtár beszámolójából egyértelműen megállapítható, hogy a Bkr. 22. §a és 50. §-a szerinti nyilvántartások elkészítéséről gondoskodtak. A Szegedi Nemzeti Színház, a Kövér Béla Bábszínház, a Móra Ferenc Múzeum, SZMJVÖ Bölcsődéi, a Szegedi Szimfonikus Zenekar, és a Szent-Györgyi Albert Agóra beszámolója nem tartalmaz egyértelmű információkat arra vonatkozóan, hogy az ellenőrzésekről vezetett nyilvántartások tartalmilag megfelelnek-e a Bkr. fent hivatkozott szakaszaiban rögzített tartalmi követelményeknek. Az intézmények – az éves beszámolójukban foglaltak alapján - gondoskodtak a belső ellenőrzési dokumentumok szabályszerű és biztonságos tárolásáról, megőrzéséről. I/2./g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Az irányított költségvetési intézmények körében 5 intézmény beszámolójában fogalmazódtak meg fejlesztési javaslatok. A Szegedi Nemzeti Színházban, a Kövér Béla Bábszínházban és a SzentGyögyi Albert Agórában – az előző beszámolási évhez hasonlóan - a belső ellenőrzési vezető a megállapítások alátámasztottsága, teljesebb kimunkálása érdekében az alkalmazott munkalapok, ellenőrzési listák folyamatos korszerűsítését, a Móra Ferenc Múzeum belső ellenőrzési vezetője az intézmény Belső Ellenőrzési Kézikönyve átdolgozását, a jelentések NGM útmutató szerinti dokumentálását javasolta, a Somogyi Könyvtárban a 2015. évben javasolt, de elmaradt (vagy részben elmaradt) fejlesztések (határidők pontosabb betartása, a belső ellenőrzés során feltárt kockázatok visszacsatolása és a képzési eredmények szélesebb körű hasznosítása) területén terveznek fejlesztést. Az NGSZ beszámolója szerint a Belső Kontrollrendszer Szabályzata tartalmazza a tervezett fejlesztéseket, amelyek az éves beszámolóban nem kerültek kifejtésre. A másik 2 költségvetési intézményben a belső ellenőrnek nincs fejlesztési javaslata, véleménye szerint a javaslatok évközi hasznosulás megfelelő szintű a vezetés pozitív hozzáállásának megfelelően, továbbfejlesztési igény nem merül fel. I./3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. § ac) pont) A beszámolás évében mindössze két irányított költségvetési szerv számolt be a Bkr. szerinti tanácsadói tevékenység ellátásáról – szó szerint idézve - az alábbiaknak megfelelően:
A tanácsadás címe, tárgya SZMSZ és Belső Kontrollrendszer Szabályzat (NGSZ)
Eredmény Az NGSZ vezetése a szervezeti módosulásoknak, illetve jogszabályi változásoknak megfelelően elkészítette az új Szervezeti és Működési Szabályzatot, illetve az NGSZ Belső Kontrollrendszer Szabályzatát a megváltozott folyamatoknak és a hatályos rendelkezéseknek megfelelően aktualizálta.
A Szent-Györgyi Albert Agóra működési rendje, A Szent-Györgyi Albert Agóra működési rendje szabályzatai (NGSZ) átalakítása megtörtént a hatályos jogszabályok,
8
illetve a megváltozott gazdasági rendnek megfelelően. Az Intézmény szabályzatai módosításra kerültek az új szervezeti felállás és feladatleosztás szerint. Munkaügyi nyilvántartások (NGSZ)
Az NGSZ munkaügyi csoportja a munkavégzéssel kapcsolatos analitikákat (pl. jelenléti ívek) a Munka Törvénykönyve hatályos rendelkezéseinek megfelelően aktualizálta.
Eszköz- és készletgazdálkodás (NGSZ)
A belső ellenőrzés javaslata alapján a telephelyeken felmérésre kerültek a felesleges, illetve a tárgyidőszakban selejteződött eszközök, és ezeket az előírt eljárásrend (Felesleges Vagyontárgyak Hasznosításának és Selejtezésének Szabályzata) előírásai szerint hasznosították (értékesítették), vagy megsemmisítették (a veszélyes anyagokat az arra jogosult szervezetnek átadták). Működött az eszközgazdálkodás elmúlt évben kialakított rendszere, amely alapján a más telephelyen felesleges eszközök áthelyezésre kerülnek oda ahol valójában szükség van rájuk.
Eszköz és készlet nyilvántartás (NGSZ)
A tárgyidőszakban lebonyolításra kerültek az eszköz (nagy és kis értékű) leltárak, pontosításra felülvizsgálatra kerültek az idegen eszközök és a TITÁN rendszer KATI modulján belül működő nyilvántartás rendszere.
Rendes munkaidőn felüli fellépések elszámolása Új igazgatói utasítás készült a javaslat alapján. (Szegedi Szimfonikus Zenekar) Megállapodáshoz a behajtási költségátalány beillesztése (Szegedi Szimfonikus Zenekar)
Megállapodás kiegészítésre került.
A fent részletezett tanácsadási tevékenységeken túlmenően az intézmények - a konkrét tárgy és eredmény megjelölése nélkül – az alábbiak szerint számoltak be az általuk ellátott szóbeli tanácsadói tevékenységről. Szóbeli tanácsadás (amely megbízólevél hiányában nem tekinthető a Bkr. szerinti tanácsadó tevékenységnek) Szegedi Nemzeti Színházban: 3 alkalommal, munkajogi terülten, üres álláshelyek kezelésével, 2014. évi pénzmaradvány vonatkozásában. Kövér Béla Bábszínház: 2 alkalommal, munkajogi területen. Szent-Györgyi Albert Agóra: 5 alkalommal, munkajogi területen. Móra Ferenc Múzeum: alkalom megjelölés nélkül, az állami számvevőszéki vizsgálatra való felkészülés, gazdasági vezetői munkakör betöltése és a 2016. évi költségvetés tervezése vonatkozásában. A Somogyi Könyvtár és SZMJVÖ Bölcsődéi költségvetési szervek beszámolójából – a Bkr. szerinti tanácsadói tevékenység ezen intézmények általi, helyes értelmezésének kiemelése mellett – megállapítható, hogy ezen intézményekben tanácsadói tevékenység lefolytatására nem került sor.
9
II.
A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN (Bkr. 48. § b) pont)
II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. § ba) pont) Az alábbi táblázat az irányított költségvetési szervek beszámolóiban szereplő főbb megállapításokat, következtetéseket és a következtetések nyomán megfogalmazott javaslatokat, valamint az egyéb, kontrollrendszert érintő jelentős javaslatokat - jellemzően szó szerint tartalmazza. Vizsgálat címe
Megállapítás
Következtetések
Javaslatok
SZMJVÖ Bölcsődéi Karbantartási munkák
Analitikus nyilvántartás továbbfejlesztése, Precíz, jól dokumentált, Az ellenőrzést állományba vétel költségérzékeny. folytatni kell. dokumentálásának pontosítása.
SZMJVÖ Bölcsődéi Adminisztráció ellenőrzése
Kedvezmények igazolásai folyamatosan ellenőrizve.
SZMJVÖ Bölcsődéi Bank- pénztár
A teljesítés igazolása a Az ellenőrzést Igazoló bélyegző és szignó készpénzes számláknál folyatni kell. alkalmazása. esetleges.
Szülők bevonása.
Táblázatos nyilvántartás, értesítések kiküldése jóval határidő előtt.
A személyi anyagokban az elvárt dokumentumok Móra Ferenc Múzeum A belső megtalálhatóak. A A hiányzó dokumentumok Munkaügyi ellenőrzés kontrolltevékenység meglévő munkaköri pótlása. I. erősítése. leírások elavultak, és több esetben hiányoztak. Móra Ferenc Múzeum Munkaügyi ellenőrzés II.
A személyi anyagok A személyi anyagokból Kontrolltevékenység több esetben hiányzó dokumentumokat javítása. hiányosak. pótolni kell.
A nyelvpótlékban Móra Ferenc Múzeum A pótlékok jogosultsági részesülők köre nincs A belső szabályozás Munkaügyi ellenőrzés körét igazgatói utasításban pontosan erősítése. II. kell rögzíteni. meghatározva. Móra Ferenc Múzeum Eltérés mutatkozott a A belső Az eltéréseket felül kell 2014. évi költségvetési „Vagyonkimutatás kontrolltevékenység vizsgálni. beszámoló ellenőrzése 2014” és a 15. erősítése. beszámoló űrlapon közölt adatokban.
10
A Mérleg űrlapon és a A belső Vagyonkimutatásban az Az eltérést kontrolltevékenység Eszközök és a Források vizsgálni. erősítése. összege különbözik. A 2015. május havi pénztári és banki dokumentáció alapján megállapíthatóan aA belső bizonylatok tartalmi kontrolltevékenység megfelelősége - az erősítése. aláírások esetleges hiányossága miatt Móra Ferenc Múzeum nem maradéktalan. 2015. május havi Az időszaki pénztári és banki kiállításokhoz bizonylatok vizsgálata Az időszaki kapcsolódó kiállításokhoz berendezések, kapcsolódó eszközök felszerelések nincsenek számviteli nyilvántartva, a nyilvántartása lebontásuk után közepes kockázatot nyomon követhetővé jelent. kell válniuk a hasznosítás arányának.
felül
kell
A bizonylatokon a hiányzó aláírásokat haladéktalanul pótolni kell. A beruházásoknál az állományba vételi bizonylatokat el kell készíteni.
A szóban forgó eszközök kis értékű tárgyi eszközök közötti szerepeltetése szükséges.
Át kell tekinteni az A költségvetési intézmény 2015. évi kiadások összesen likviditási tervét annak teljesítési adatában függvényében, hogy milyen jelentős, az időarányost Móra Ferenc Múzeum szakmai-gazdasági jóval meghaladó tételek A 2015. I. félévi Magas a likviditási feladatok állnak még az is mutatkoznak az költségvetési kockázat. intézmény előtt, a egyes szolgáltatások és beszámoló vizsgálata költségvetési kiadások és az áfa vonatkozásában, bevételek hogyan amelyek átrendezhetik biztosítják a költségvetés a következő félév egyensúlyát, a zavartalan gazdálkodását. működést. NGSZ Gazdasági körzeteit „áttekintő” pénzügyi (pénzkezelés, térítési díjak beszedése) számviteli (kötelezettségvállaláso k kezelésének folyamata) és szabályszerűségi, illetve hatékonysági ellenőrzések
Az NGSZ és telephelyei, illetve a hozzá rendelt Intézmények vonatkozásában biztosítani kell a Pályázati rendszer egységes eljárásrendjét különös tekintettel a Művelődési Házakra. Az étkezés térítési díjak beszedése, illetve az egyes „tagok” (étkezők) által fizetendő étkezés térítési díjak megállapítása, illetve az ezekhez szükséges dokumentumok kezelését meghatározó rendelkezések aktualizálása, egységes gyakorlat kialakítása szükséges. Az NGSZ és telephelyein a nevelési, oktatási tevékenység zavartalansága biztosítása, mind a szükséges anyagok, eszközök beszerzése, mind az ingó és ingatlan vagyon működtetése érdekében biztosítani kell az eszköz- és 11
-Az ehhez szükséges szabályozást mielőbb ki kell bocsátani, a működés egységesítését biztosítani. -A korábban kialakított eljárásrendeket és a tényleges gyakorlatot javasoltuk felülvizsgálni, a követelményekhez igazítani, hogy egyértelmű legyen a feladat és annak végrehajtási módjának meghatározása, illetve világosak legyenek a kontrollok és a hatáskörök. -Az egyes gazdasági körzetek, telephelyek
üzemeltetésével kapcsolatosan kialakított munkameneteket szükségesnek tartjuk aktualizálni, és szabályzatban rögzíteni, hogy a munkavállalók a rájuk irányadó szabályokat az egyes munkafolyamatok során elvégzendő feladatokat pontosan készletnyilvántartás naprakészségét, mert ez a megismerhessék. felelős gazdálkodás alapfeltétele. -Indokoltnak tartottuk a jog és gazdasági körülményeknek megfelelő Szervezeti és Működési Szabályzat elkészítését, a kapcsolódó szabályzatok, ügyrendek, illetve a munkaköri leírások áttekintését, a szükséges korrekciók elvégzése után ezek kibocsátását. Az SZMJVÖ ÓVI vizsgálata NGSZ/75892/2015/I001 A tanügyi nyomtatványok alapján készített Statisztikai adatszolgáltatások és Normatíva igénylések kontrollja.
A vizsgált mulasztási naplók típus hibái voltak a hibajavító festékkel, vagy egyszerű átírással szabálytalanul elvégzett javítások, illetve több esetben hiányzott az igazolt és igazolatlan napok hó végi összesítése. Az átiratkozók esetében több esetben hiányzott annak a tagintézménynek a bejegyzése ahonnan a gyermek jött, vagy ahova átiratkozott. Az SNI-s gyermekek esetében előfordult, hogy nem minden előírt adat volt feltüntetve a mulasztási naplóba. A nem EU országból érkezett gyermekek esetében határozattal kell rendelkezni a díj fizetéséről. Az Óvodai felvételi előjegyzési naplót a többi naplóval egyezően minden esetben szabályszerűen kell megnyitni és lezárni, csak tollal lehet a naplóban bejegyzést beírni. A hibás szöveget egy vonallal áthúzni és a helyes szöveget mellé írni, illetve a javítás tényét szignóval igazolni.
12
Az SZMJVÖ ÓVI Közétkeztetési Szabályzatához az étkeztetéssel kapcsolatos ügyrendet javasoljuk kibocsátani, a Pénzkezelési Szabályzat Intézményi kiegészítésében a tagóvodák pénztárellenőrzését beépíteni. A beírási és a mulasztási naplók vezetésével kapcsolatosan szükségesnek tartjuk az érintett kollégák évenként ismétlődő oktatását és a rendszeres vezetői ellenőrzést bevezetni. Az Óvodai felvételi előjegyzési naplóban a megfelelő adott információ rögzítésére kialakított rovatokat kell rendeltetésszerűen használni. A szülők munkahelye, foglalkozása
nem rögzíthető. Célszerűnek tartjuk az Óvodai felvételi előjegyzési naplót áttekinteni és adott esetben a jelenlegi igényekhez jobban alkalmazkodó, a jogszabályoknak megfelelő formátumú naplót rendszeresíteni. Művelődési Házak belső ellenőrzési vizsgálatáról: NGSZ/ 26341-1 /2015/I001 Pályázatok áttekintése, egységesítése. Karbantartási munkák áttekintése, a karbantartásra vonatkozó szerződések egységesítése. Megrendelők, szerződések alaki/tartalmi vizsgálata.
Az egyes Művelődési Házak esetében szükséges a jelenlegi körülményeknek (szervezetnek és jogszabályoknak) megfelelő Pályázati rend (eljárásrend) kibocsátása, záradékolt hatályba léptetése, és ezt követően annak következetes végrehajtása.
Biztosítani kell, hogy a benyújtott pályázatok komplett iratanyaga legyen a gazdasági irodán alapdokumentumként lerakva.
Egyes esetekben előfordult, hogy a benyújtásra került pályázat előzetesen nem volt az NGSZ illetékes vezetőjével ellenjegyeztetve, illetve a kötelezettségvállalás nem volt a pályázati nyilvántartásba rögzítve. A gazdasági irodán és az intézményben sem állt rendelkezésre a komplett pályázati anyag, nem volt csatolva a tételes iratjegyzék sem.
A pályázatok is kötelezettségvállalások, így azokat az intézménynek az NGSZ illetékes dolgozójával ellen kell jegyeztetni, hasonlóan a támogatási szerződéseket is.
A gazdasági irodán, illetve az intézményben rendelkezni kell az aktuális pályázatok nyilvántartásával. A pályázati anyagokat tartalmazó iratrendezőben iratjegyzéket kell Az Intézményekben jelenleg nem egységes a elhelyezni, hogy az pénztárnyilvántartás (pénztárkönyv) vezetése, iratanyag teljessége nincs naprakészen rögzítve a befolyt bevétel ellenőrizhető legyen. és a teljesített kiadás. Az egységes ügykezelés és iratkezelés érdekében célszerű az intézmények vezetőinek és a gazdasági iroda dolgozóinak oktatása. A bérleti és egyéb szerződéseknél rendszeresen „későn” történik meg az ellenjegyzés. Ellenjegyzés nélkül a szerződés érvénytelen, ilyen példány a bérlőnek nem adható és nem lehet számla kiállításának alapja sem.
Javasoljuk a bérleti szerződések készítésére vonatkozóan a jogszabályoknak megfelelő és betartható eljárásrendet kialakítani.
13
Szükséges az egységes pénztárnyilvántartás vezetése, naprakészen rögzíteni kell a bevételeket és az azokból, illetve az ellátmányból teljesített kiadásokat. A hatályos Pénzkezelési Szabályzatnak megfelelően gondoskodni kell az Intézmény sajátosságainak megfelelő kiegészítés elkészítéséről. Az NGSZ gazdasági A gazdasági körzetek és a hozzá tartozó körzetekben végzett telephelyek tekintetében nem mindenütt vizsgálatok megfelelő a munkafeltételek biztosítása (portaszolgálati helyiség és gazdasági iroda). A telephelyi naplók esetében a heti ellenőrzések, megbeszélések, rendkívüli események, a pedellusi munkanyilvántartásban az anyag felhasználás és a ráfordított idő általában nincsen megfelelően dokumentálva.
Javasoljuk az érintett telephelyeken a gazdasági irodák kialakítását (Gedói Általános Iskola telephely, Petőfi Sándor Általános Iskola telephely, Bálint Sándor Általános Iskola telephely) illetve a porták kialakítást (Gedói Általános Iskola telephely, Király-König Péter Zeneiskola, AMI telephely, illetve Rókusi Általános Iskola telephely).
A leltározások, selejtezési eljárások lebonyolításánál a konkrét feladatok több esetben, körlevélben lettek meghatározva. A körlevél csak technikai jellegű kérdésekről Biztosítani kell, hogy az rendelkezhet, a vezetői döntéseket utasításba ellenőrzések, tárgyalások és kell kibocsátani. rendkívüli események emlékeztetőszerűen Gondoskodni kell az egyes telephelyeken legyenek a naplóba leírva, dolgozó munkatársak tevékenységét hogy az a későbbiekben szabályozó ügyrendek kibocsátásáról, hogy rekonstruálható legyen. A valamennyi telephelyen, azonos módon portanaplók és a telephelyi végezzék az ott dolgozók az ügyintézéssel naplók esetében az egyes kapcsolatos feladataikat. lapok mindkét oldalát javasoljuk folyamatosan A telephelyek egy részénél kíméletlen felhasználni. használat, illetve károkozás nyomai észlelhetők. A pedellusi munkanaplóban (munkanyilvántartásban) a A javító, karbantartó feladatok nem minden végzett munka pontos esetben történnek ütemezetten, a szorgalmi meghatározása mellett a időn kívüli időszakba aránytalanul sok feladat tényleges jut. anyagfelhasználást és a ráfordított időt (fél órára kerekítve) is rögzíteni kell (úgy, hogy elvileg ez alapján tételes számla is elkészíthető legyen).
14
Szükséges az NGSZ központra és a telephelyekre vonatkozó és a jelenlegi jogszabályoknak és körülményeknek megfelelően aktualizált szabályzatok kibocsátása, az operatív utasítások és körlevelek helyett. Javítani szükséges a telephelyek és az NGSZ központ közötti kommunikációt (a kétirányú információáramlást). A telephelyeken szükséges, hogy a gondnok, illetve a gazdasági titkár legalább hetente rendszeresen végezzen ellenőrzést, ahol károkozást (rongálást) észlel, tegye meg a szükséges intézkedést, hogy a károkozó, vagy a KLIK a helyreállítást térítse meg. Célszerű a telephelyen működő intézmények vezetőitől a tárgyévet megelőző év utolsó negyedében bekérni a következő évre vonatkozó (saját bevétel felhasználás) javaslatokat, hogy azok megalapozottan kerüljenek betervezésre. Szükségesnek tartjuk az ütemezett karbantartás mellett a következő évi felújítások, javítások előzetes felmérését a második félév során, előzetesen a gazdasági titkárok és a gondnokok megalapozott javaslatainak bekérésével, illetve ezt követően a Műszaki Osztály közreműködésével egy előzetes terv 15
elkészítését. A kistelepülési könyvtári szolgáltató rendszer (KSZR) új jogszabályoknak megfelelő kialakítását a Könyvár megkezdte, a szabályozottság és szervezeti keretrendszer, Somogyi Könyvtár működési feltételek követelményekhez való Megyei kistelepülési igazítása csak fokozatosan volt kialakítható, könyvtári ellátás és jelenleg is egyes vonatkozásokban a kialakított rendszer felülvizsgálatra, pontosításra szorul.
SZMSZ-ben, ügyrendben, munkaköri leírásokban, Állomány-feltárási szabályzatban, valamint egyes KSZR folyamatokhoz kapcsolódó könyvtári szabályzatoknál módosítás, kiegészítés szükséges.
A hiányos vagy pontatlan szabályozás, illetve a Somogyi Könyvtár A Könyvtári Számviteli politikai szabályzat könyvtári sajátosságokhoz A Könyvtári több helyen, a Leltározási és Leltárkészítési való nem teljes körű számviteli szabályzat néhány helyen kiegészítésre vagy alkalmazkodás hiánya szabályzatok vizsgálata pontosításra szorult. miatt, az említett szabályzatok kiegészítése módosítsa javasolt. A jogszabályváltozás miatt új folyamatként megjelent KSZR tevékenység folyamatleírás és ellenőrzési nyomvonal a belső ellenőrzés időpontjában még nem volt kidolgozva. Somogyi Könyvtár Belső ellenőri javaslatra 2015-ben újként A megyei kistelepülési elkészített KSZR ellenőrzési nyomvonalat és ellenőrzési nyomvonal ennek gyakorlatát a belső ellenőrzés a vizsgálata könyvtár vezetés kérésére soron kívüli ellenőrzéssel vizsgálta. Az új nyomvonal megfelelő, azonban a gyakorlatban az ellenőrzések elvégzésének szignálása/dokumentálása hiányos.
Az ellenőrzések elvégzésének (szignálásának/ dokumentálásának) pótlása, végrehajtása, kiemelt vezetői nyomon követése javasolt.
Kövér Béla Bábszínház A bizonylatok A 2015. I. negyedévi A bizonylatokat az Szt. 169. Pénztári kifizetések fizikai, biztonsági pénztár bizonylatok az §-ában leírtak szerint kell ellenőrzése követelményei nem NGSZ-hez kerültek. megőrizni. megoldottak. Szegedi Nemzeti Színház A 2014. évi költségvetési beszámoló ellenőrzése
A jogszabályi előírások, valamint a Magyar Államkincstár honlapján közzétett tájékoztatóban foglaltak szerint állították össze az éves beszámolót. A Mérleg Űrlapon (12) a „Költségvetési évben esedékes kötelezettségek dologi kiadásokra” soron adat nem került kimutatásra.
A szervezet nem követte a könyvvezetéssel kapcsolatos jogszabályi változás előírásait. Közepes kockázati hatás.
16
A kötelezettségeket az Áhtben és az Áhsz-ben foglaltak szerint kell nyilvántartani és könyvelni.
A főkönyv és az analitika egyezősége a követelések és a saját tőke kivételével biztosított.
A szervezet nem követte a könyvvezetéssel kapcsolatos jogszabályi változás előírásait. Közepes kockázati hatás.
A mérlegsorokat alátámasztó leltári kimutatásokat utólag pótolni kell.
A Mérleg űrlapon (12) kimutatott Saját tőke összege eltér az alátámasztásul szolgáló jegyzőkönyvben A belső Az eltérést feltüntetett összegtől, kontrolltevékenység vizsgálni. valamint a erősítse. Vagyonkimutatásban az Eszközök és Források összege különbözik a mérlegsoroktól.
felül
kell
A szakmai feladatok ellátására nem áll rendelkezésre elegendő munkaerő. Magas kockázati hatás.
A gazdasági osztályvezetői álláshely betöltése mindenképpen szükséges. A könyvelési feladatok arányosabb elosztása érdekében felül kell vizsgálni a jelenleg számviteli és pénzügyi feladatokat ellátó munkatársak munkafeladatait, és szükség esetén a feladatok arányosabb elosztása érdekében intézkedni kell.
Szegedi Nemzeti Az engedélyezett Színház A belső létszámon belül 12 üres A 2015. évi kontrolltevékenység álláshelyet tartanak költségvetés erősítése. nyilván. ellenőrzése
Az üres álláshelyeket az intézmény vezetése a gazdálkodási évben folyamatosan kísérje figyelemmel és igyekezzen az álláshelyek minél előbbi betöltésére.
Az új államháztartási számvitel bevezetése a gazdasági vezetésnek jelentős többlet feladatot adott.
Szegedi Nemzeti Színház A közalkalmazottak Kjt. szerinti illetménye, a többlet feladatok díjazása
A végzett többletfeladatok ellátásához jogszerűen A belső A többletfeladatokat a soron határozott időre kontrolltevékenység következő költségvetési kereset-kiegészítésben erősítése. évben felül kell vizsgálni. részesülnek a közalkalmazottak. A mintavétel alapján 3 A belső fő közalkalmazott A hiányzó munkaköri kontrolltevékenység személyi anyagában leírások pótlása. erősítése. nincs munkaköri leírás A mintavétel alapján 1 A 17
belső Az erkölcsi bizonyítvány
fő közalkalmazott személyi anyagában kontrolltevékenység pótlása. nincs erkölcsi erősítése. bizonyítvány. A személyi titkárnő munkaköri leírása tartalmazza a protokoll feladat ellátását is, A belső A munkaköri ennek a feladatnak az kontrolltevékenység módosítása. ellátásáért a erősítése. közalkalmazott keresetkiegészítésben részesül.
leírás
Az általános forgalmai adó bevallásokat Szegedi Nemzeti megalapozó A belső Színház nyilvántartások kontrolltevékenység Bevallások ellenőrzése esetében igazolni kell erősítése. az analitika és a főkönyv egyezőségét.
Az ÁFA bevallás elkészítése előtt a főkönyv és az analitika egyezőségét minden esetben írásban igazolni kell.
Szegedi Nemzeti Az évadot követően a Színház produkciók Szabályozás Pénztári kifizetések utókalkulációs gyakorlat ellenőrzése elszámolásai jelentősen különbözik. elmaradnak.
Az adott évad végén szükséges az egyes produkciókhoz utókalkulációt készíteni.
A Pénzkezelési Szabályzatban rögzítettekkel szemben Szabályozás 100 000 Ft feletti gyakorlat készlet beszerzésére, különbözik. fizetési előleg és üzemanyag kifizetésére került sor. A JOD-417 frsz. személygépkocsi használatba adásáról készült Megállapodásban és a Gépjármű üzemeltetési szabályzatban a menetlevelek vezetésére vonatkozó eljárásrend eltér egymástól. A Pénzkezelési és a Gépjármű üzemeltetési szabályzat egyike sem tartalmazza a tankoláshoz használt MOL kártyák használatának rendjét.
és
a
és
a Szükséges kontrolltevékenység erősítése.
Egyes folyamatok nem kerülnek pontos szabályozásra a belső eljárásrendekben.
a
A gépjármű személyes használatba adásakor a Gépjármű üzemeltetési szabályzatban foglalt eljárásrend szerint járjanak el.
Egyes folyamatok A MOL üzemanyagkártyák nem kerülnek pontos használatának rendjét szabályozásra a belső szabályozni kell. eljárásrendekben.
18
A gépjárművek összetétele megváltozott, a Gépjármű üzemeltetési szabályzaton ennek átvezetése elmaradt.
Egyes folyamatok Szükséges a nem kerülnek pontos üzemeltetési szabályozásra a belső aktualizálása. eljárásrendekben.
A bevételi előirányzat nem teljesülése miatt a A működési bevétel az kiadási előirányzatok előző évhez képest csökkentése visszaesett. bizonyos feladatok elmaradását idézi elő, magas kockázati hatás.
Szegedi Színház Működési alakulása
Egyéb működési bevételeken belül az egyes jogcímeken a Nemzeti költségvetési és pénzügyi számvitelben bevételek az előirányzatok nem kerültek külön főkönyvi számlákon megnyitásra. Ennek hiányában az előirányzatok teljesítése az egyes jogcímek vonatkozásában nem állapítható meg. A helyiség bérbeadási szerződések önköltségszámítással nincsenek alátámasztva.
Az előirányzati főkönyvi számlák hiánya miatt az előirányzatok teljesítésének alakulása egyes jogcímeken nem követhető, közepes kockázati hatás.
Gépjármű szabályzat
A működési bevételek tekintetében a bérlet és jegybevétel növelése a marketing tevékenység erősítésével szükséges.
A számviteli rendszerben a működési bevételek jogcím szerinti főkönyvi számlák szerinti bontása a teljesítmények mérése szempontjából szükséges.
A belső szabályozás A bérleti szerződéseket és a gyakorlat eltér, önköltségszámítással alá alacsony kockázati kell támasztani. hatás.
II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése az irányított költségvetési szervek belső ellenőrzési vezetői által megküldött beszámolók tartalma alapján (Bkr. 48. § bb) pont) Az alábbi értékelések az irányított költségvetési szervek belső ellenőrzési vezetőinek a Polgármesteri Hivatal részére megküldött 2015. évi éves ellenőrzési jelentéseinek többnyire szó szerint idézett értékelése. Kiegészítések azon intézmények esetében találhatóak ahol a Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által 2015. évben ellenőrzés történt. A kiegészítésekben megfogalmazottaknak megfelelően ezen intézményekre vonatkozó, felügyeleti ellenőrzés során felmerült, belső kontrollrendszert érintő kiemelt hiányosságok összefoglalása a Polgármesteri Hivatal 2015. évi éves ellenőrzési jelentésében található. Az intézmények esetleges „összevonására” a beszámolók - szó szerinti - ugyanazon tartalma miatt került sor.
19
Kontrollkörnyezet NGSZ: Az NGSZ kontrollkörnyezet jónak mondható, a munkaszervezet számára egyértelműen és világosan meghatározottak a célok és a szervezeti felépítés (az új SZMSZ jelenleg fenntartói jóváhagyásra előterjesztve). A belső szabályzatok aktualizálása folyamatosan történik, jelenleg a gazdasági jellegű szabályzatok vannak soron. Az NGSZ-nél a feladatok és felelősségi körök egyértelműen és világosan meghatározottak, a Szervezeti Működési Szabályzattól kezdve a belső szabályzatokon át az Ügyrenden keresztül az munkaköri leírásig. Az utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés minden szinten szabályozott. A folyamatok meghatározása és dokumentálása a munkaszervezet jelentős részénél aktualizálva van, a közelmúlt jogszabályi és szervezeti változásai miatt a pénzügyi és számviteli részen az aktualizálás most folyik. A tárgyidőszakban SZMJVÖ döntése alapján NGSZ-hez rendelt két intézmény (Kövér Béla Bábszínház és Szent-Györgyi Albert Agóra) gazdasági feladatait az NGSZ látja el. Az intézmények és az NGSZ közötti feladatok összehangolása alapvetően befejeződött. Az intézményben tervszerű humán-erőforrás gazdálkodás folyik, ez érvényesül nem csak az alkalmazások, hanem a képzések, továbbképzések terén is. Az etikai értékek és integritás témakörével kapcsolatban megállapíthatjuk, hogy a dolgozók ismerik és elfogadják a meghatározó etikai értékeket, munkájukat részben ez alapján is önállóan, de a többi munkatárssal együttműködve végzik. Somogyi Könyvtár: Az intézkedési tervekben előírt szabályzati és egyéb kontrollkörnyezeti aktualizálásokat az intézmény elvégezte. A folyamatosan változó jogszabályi környezet miatt folyamatosan kellett a szabályzatokat is módosítani, azonban a 2015. évi vizsgálati megállapítások alapján ez több szabályzatnál, az ügyrend egyes részeinél, valamint egyes munkaköri leírásoknál elmaradt. Ezért a belső ellenőrzés a szükséges kiegészítések, módosítások elvégzését javasolta. Szegedi Nemzeti Színház, Kövér Béla Bábszínház, Szent-Györgyi Albert Agóra, Móra Ferenc Múzeum: Az intézmények az Ávr-ben meghatározott szabályzatokkal rendelkeznek, de a jogszabályi változások miatt azok aktualizálására folyamatosan figyelemmel kell lenni. Az ellenőrzés során áttekintett szabályzatok tartalmazták a feladat és felelősségi köröket, de több esetben módosításra és kiegészítésre szorulnak. SZMJVÖ Bölcsődéi: Az intézmény 15 bölcsődei egységből (Szeged város területén szétszórva), egy központi igazgatóságból (Párizsi krt.) áll. Itt működik a gazdasági egység, a munkaügy, valamint a műszaki egység vezetője (a dolgozók műhelyekben, ill. a területen tevékenykednek), ide tartozik szervezetileg a központi raktár is. Az egyes bölcsődékkel a napi kapcsolattartás biztosított, egységes számítógépes rendszer, illetve a flottás telefon révén. Rendszeresek a vezetői értekezletek, amelyekről emlékeztető készül. A vezetés tagjai rendszeresen járnak a területre, személyesen felügyelik az ott folyó szakmai, pénzügyi, műszaki munkákat. Kontrollkörnyezet fejlesztése érdekében tudatosították a vezetők és alkalmazottak szakmai kompetenciáját, a szervezet vezetésének filozófiáját és stílusát, a felelősségi körök kijelölésének, a beszámoltatásnak, valamint teljesítményértékelésnek a módszereit. A fenntartói ellenőrzés anyaga megvitatásra került, intézkedési terv született, amit végrehajtottak. A felelősségek, az ellenőrzési folyamatok meghatározottak, dokumentáltak. A szabályzatok kis késéssel követik a jogszabályi változásokat, de a vonatkozó módosulásokról az érintetteket időben értesítik. A humán-erőforrás, a szükségletek, beiskolázások ellenőrzése folyamatos. Szegedi Szimfonikus Zenekar: Rendszeresek a vezetői értekezletek, melyekről emlékeztető készül. A zenekari titkár és a titkárságvezető fontos szerepet tölt be. A felelősségek, az ellenőrzési 20
folyamatok meghatározottak, dokumentáltak. A szabályzatok kis késéssel követik a jogszabályi változásokat, de a vonatkozó módosulásokról az érintetteket időben értesítik. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban, SZMJV Önkormányzat Bölcsődéiben és a Szent-Györgyi Albert Agórában a 2015. évben lefolytatott ellenőrzésekkel kapcsolatosan elkészült revizori jelentések több kontrollkörnyezeti hiányosságból fakadó megállapítást tartalmaznak. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az Intézmények belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal 2015. évi belső ellenőrzési beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során 2014. évben feltárt, kontrollkörnyezetet is érintő hiányosságok miatt a Móra Ferenc Múzeumban 2015. évben utóellenőrzésre került sor. Kockázatkezelés NGSZ: A kockázatkezelés szintén jónak értékelhető. A kockázatok meghatározása és felmérése középvezetői és vezetői szinten is folyamatos. A kockázatok elemzése a vezetői szinteken szintén rendszeres. A kockázatkezelés a vonatkozó szabályzatoknak megfelelően szintenként meghatározott, a döntéseket mindig az adott szint szerinti illetékes vezető határozza meg. A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata az NGSZ esetében egy folyamatos tevékenység, amely azonban az éves szabályzat aktualizálások során kiemelt szerepet kap. Somogyi Könyvtár: A kockázatelemzést és értékelést a Könyvtárnál éves rendszerességgel elvégzik. A kockázatkezelési nyilvántartás vezetésére elkészített 2015. évi határidős intézkedési terv szerinti adat kiegészítéseket – személyi változás miatt – nem végezték el, így a nyilvántartás adattartalma továbbra is hiányos, a módosított végrehajtási határidő 2016. évi. Szegedi Nemzeti Színház, Kövér Béla Bábszínház, Szent-Györgyi Albert Agóra, Móra Ferenc Múzeum: Az ellenőrzés során megállapításra került, hogy jelentős kockázattal rendelkező hiányosság nem volt. Több esetben került sor figyelemfelhívásra, amelyek esetében a folyamat javítható. SZMJVÖ Bölcsődéi, Szegedi Szimfonikus Zenekar: Több alkalommal készült részben interjúk, részben konzultációk alapján kockázatfelmérés, hasonlóra 2015-ben is sor került a belső ellenőrzés, illetve a vezetés közreműködésével. Az eddigi vizsgálatok, tapasztalatok azonnali kezelést igénylő súlyos kockázatot nem tártak fel, be nem tervezett ellenőrzésre nem kellett sort keríteni. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban, SZMJV Önkormányzat Bölcsődéiben és a Szent-Györgyi Albert Agórában 2015. évben lefolytatott ellenőrzésekkel kapcsolatosan készített revizori jelentések több kockázatkezelési hiányosságból fakadó megállapítást tartalmaznak. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az intézmények belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal 2015. évi belső ellenőrzési beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során 2014. évben feltárt, kockázatkezelési tevékenységet is érintő hiányosságok miatt a Móra Ferenc Múzeumban 2015. évben utóellenőrzésre került sor. Kontrolltevékenységek NGSZ: A kontrolltevékenység megfelelőnek tekinthető, a kontroll stratégiák és módszerek a korábbi szervezetben kialakultak, a jelenlegi szervezeti átalakítás miatt ezek átalakítása folyamatban van. A feladatkörök szétválasztása a korábbi gyakorlatnak megfelelően működik, az egyes tevékenységi körök szorosan kapcsolódnak egymáshoz. Ez biztosítja egyben a feladat végzés 21
folyamatosságát is a kontrolltevékenység terén. A másik jellemző, hogy adott feladat csak az előzetes kontrollt követően végezhető el. Somogyi Könyvtár: A 2015-ben vizsgált terülteken az ellenőrzési nyomvonalban leírt kontrollok megfelelően működnek, megállapítást a KSZR nyomvonalat érintően kellett tenni az új feladatra alkalmazható nyomvonal hiánya, annak kidolgozását követően pedig a nyomvonalnál leírt ellenőrzések elvégzésének dokumentálási hiánya miatt. Szegedi Nemzeti Színház, Kövér Béla Bábszínház, Szent-Györgyi Albert Agóra, Móra Ferenc Múzeum: Az ellenőrzések során bebizonyosodott, hogy a kontroll stratégiák és módszerek kialakítása, a végzendő kontrolltevékenység szabályozása általában megtörtént. A feladatkörök szétválasztása az ellenőrzött szervezeti egységnél megtörtént. A Szegedi Nemzeti Színház beszámolója szerint a pénztári kifizetések területén az értékhatárok betartása, a számviteli nyilvántartások tekintetében a kontrolltevékenység erősítése szükséges. A Móra Ferenc Múzeumban a bizonylatok aláírásokkal történő ellátottsága, valamint a vagyon értékének kimutatása területén szükséges a kontrolltevékenység erősítése. SZMJVÖ Bölcsődéi, Szegedi Szimfonikus Zenekar: A kontrolltevékenységek során folyamatosan végezték a számviteli feladatok szabályszerűségének ellenőrzését, ellenőrizték a saját szabályzatuk aktualizálását. Gondoskodtak a vagyonvédelemről, a folyamatok elemzéséről, a bizonylati fegyelem ellenőrzéséről. Az egyes feladatkörök, felelősségek elkülönítettek, számon kérhetőek. A feladatvégzés folyamatos, a beszámoltatások szintén. A Szegedi Szimfonikus Zenekarnál az új művészeti főtitkár tevékenysége növelte az ellenőrzések hatékonyságát. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban, SZMJV Önkormányzat Bölcsődéiben és a Szent-Györgyi Albert Agórában 2015. évben lefolytatott ellenőrzésekkel kapcsolatosan elkészült revizori jelentések tartalmaznak néhány, a szükséges kontrolltevékenység elmaradásából fakadó megállapítást. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az intézmények belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal 2015. évi belső ellenőrzési beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során 2014. évben feltárt, kontrolltevékenységet is érintő hiányosságok miatt a Móra Ferenc Múzeumban 2015. évben utóellenőrzésre került sor. Információ és kommunikáció NGSZ: Az információ és kommunikáció értékelése az NGSZ vonatkozásában megfelelő, a munkafolyamatok egymásra építése is közvetlen információcserét, kommunikációt igényel, de a megfelelő információs csatornák, kommunikációs rendszerek kiépítése megtörtént (telefon és online számítástechnikai kapcsolat) a napi személyes kapcsolatok mellett. Az NGSZ akkreditált iktatási rendszerrel rendelkezik, amelynek fejlesztése folyamatos, így az a jelenlegi legmagasabb követelményeknek is megfelel. Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése elvileg rendezett terület, a kontrollrendszerben az észlelt hiányosságok és szabálytalanságok jelzése automatikus és folyamatos, korrupció, illetve más bűncselekmény gyanúja sem merült fel. Somogyi Könyvtár: A beszámoló e vonatkozású értékelést nem tartalmaz. Szegedi Nemzeti Színház, Kövér Béla Bábszínház, Móra Ferenc Múzeum: Az ellenőrzött szervezeti egységek, szervezetek vezetői általában gondoskodtak arról, hogy a vezetői döntésekkel kapcsolatos információk, a „külső” információk a megfelelő kommunikációs csatornákon át minél hamarabb eljussanak a feladatokat végrehajtó szervezeti egységek vezetőihez és az érintett munkatársakhoz. Szegedi Szimfonikus Zenekar: Információs és kommunikációs rendszer segítségével (TITÁN22
program, vezetői értekezletek stb.) arra törekednek, hogy minden olyan adat és információ eljusson az érintettekhez, amelyek alapvetően szükségesek a szervezet irányítása és ellenőrizhetősége szempontjából. Ezt szolgálják a szakmai és vezetői értekezletek. A levelezés részben a TITÁN programon belül, illetve az iratkezelési szabályzatnak megfelelően, iktatva történik. A belső ellenőrrel történő levelezés dokumentált. Szent-Györgyi Albert Agóra: Az intézmény vezetője rendszeres kommunikációs pontok kialakításával, (a rendszeres vezetői értekezletekkel, az intézmény munkacsoportjainak rendszeres értekezleteivel, valamint legalább 2 havonta megvalósuló összdolgozói értekezlettel) gondoskodik arról, hogy a vezetői döntésekkel kapcsolatos információk, és egyéb meghatározó információk rendszeresen eljussanak minden munkacsoporthoz, és minden érintett munkavállalóhoz. SZMJVÖ Bölcsődéi: Információs és kommunikációs rendszer segítségével (TITÁN-program, vezetői értekezletek stb.) arra törekednek, hogy minden olyan adat és információ eljusson az érintettekhez, amelyek alapvetően szükségesek a szervezet irányítása és ellenőrizhetősége szempontjából. Korábbi informatikai rendszerük, ezen belül a szoftverek fejlesztését tervezik. Ilyen fejlesztés volt pl. a raktárkezelői program, a NaturaSoft alkalmazása is. A levelezés részben a TITÁN programon belül, illetve az iratkezelési szabályzatnak megfelelően, iktatva történik. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban, SZMJV Önkormányzat Bölcsődéiben és a Szent-Györgyi Albert Agórában 2015. évben lefolytatott ellenőrzésekkel kapcsolatosan készített revizori jelentések több észrevételt tartalmaznak az információs és kommunikációs rendszer működésére vonatkozóan. Az intézmények belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal 2015. évi belső ellenőrzési beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során 2014. évben feltárt, információs, kommunikációs rendszert is érintő hiányosságok miatt a Móra Ferenc Múzeumban 2015. évben utóellenőrzésre került sor. Nyomon követési rendszer NGSZ: A nyomon követési rendszer, monitoring az NGSZ vonatkozásában jónak mondható, a szervezeten belül kiépült nyomon követési rendszer van, azonban az egyes telephelyeken működő intézmények vezetése és dolgozói szintén egy állandó, stabil visszacsatolást jelentenek. A körülményekhez képest az NGSZ a szervezeti célokat maradéktalanul megvalósítja. Somogyi Könyvtár: A beszámoló e vonatkozású értékelést nem tartalmaz. Szegedi Nemzeti Színház, Kövér Béla Bábszínház, Móra Ferenc Múzeum, Szent-Györgyi Albert Agóra: Az ellenőrzési nyomvonalhoz kapcsolódóan – a jogszabályi előírás alapján – minden költségvetési szerv feladata kialakítani egy olyan monitoring rendszert (hierarchikusan felépített vezetői információs rendszert), amelynek alapján a szervezet valamennyi tevékenységének minden szakasza értékelhető, és megfelelő jelzést ad a szükséges intézkedések meghozatalára. E rendszer az ellenőrzöttek többségénél kialakításra került, hiányosság megállapítása esetén az ellenőrzési jelentés javaslatot fogalmazott meg a szükséges intézkedések megtételére. SZMJVÖ Bölcsődéi: Monitoring rendszer teszi lehetővé, hogy a belső kontrollrendszer folyamatos nyomon követés és értékelés alatt álljon, így a szervezet kontrollrendszere rugalmasan tudjon reagálni a változó külső és belső körülményekhez. Rendszeres vezetői értekezleteken vitatják meg a feladatokat. A belső kontrollok a következő területen igényelnek fejlesztést: a középvezetői szintek belső ellenőrzési feladatainak tudatosítása, a személyi változásoknál az új vezetőkkel történő megismertetés. Szegedi Szimfonikus Zenekar: Monitoring rendszer teszi lehetővé, hogy a belső kontrollrendszer folyamatos nyomon követés és értékelés alatt álljon, így a szervezet kontrollrendszere rugalmasan 23
tudjon reagálni a változó külső és belső körülményekhez. Rendszeres vezetői értekezleteken vitatják meg a feladatokat. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei által a Móra Ferenc Múzeumban, SZMJV Önkormányzat Bölcsődéiben és a Szent-Györgyi Albert Agórában 2015. évben lefolytatott ellenőrzésekkel kapcsolatosan készített revizori jelentések több, - elsősorban az intézményi belső ellenőrzési tevékenységet érintő - hiányosságot tartalmaznak a monitoring (nyomon követés) rendszer működésére vonatkozóan. A kiemelt jelentőségű hiányosságok, az intézmények belső kontrollrendszerére vonatkozó irányító szervi kiemelt megállapítások a Polgármesteri Hivatal 2015. évi belső ellenőrzési beszámolójában olvashatóak. A felügyeleti ellenőrzés során 2014. évben feltárt, monitoring rendszert is érintő hiányosságok miatt a Móra Ferenc Múzeumban 2015. évben utóellenőrzésre került sor.
III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA (Bkr. 48. § c) pont) A Polgármesteri Hivatal és az irányított költségvetési szervek beszámolója szerint készült 4. számú melléklet alapján megállapítható, hogy a előző évről áthúzódó és a tárgyévi lejárt határidejű intézkedések megvalósítási aránya az irányított szervek vonatkozásában 71,2 %-ot, a Hivatal vonatkozásában 86 %-ot tett ki, amely önkormányzati szinten 78,9 %-os teljesítésnek felel meg. Az irányított szervek az alábbiak szerint számoltak be az intézkedések megvalósításáról: NGSZ: A beszámolási időszakban lefolytatott vizsgálatokról szóló 14 belső ellenőri jelentés realizáló megbeszélését követően az éves jelentés készítés időszakáig 10 intézkedési terv megérkezett, a hiányzó 4 intézkedési terv a jelentés viszonylag kései realizálása miatt még nem határidős. A realizálást a jelzett 4 esetben 2016-ra tervezték az áthúzódó és a december hó során végzett soron kívüli (Bárczy – normatív kedvezmények) vizsgálat miatt. Az ellenőrzési jelentésben foglaltakra, illetve a belső ellenőrzés által feltárt hibák, hiányosságok megszüntetésére, valamint a munka hatékonyságának javítására tett javaslatokra az érintett vezetők pozitívan reagáltak, végrehajtására hozott intézkedések jelentős részben megvalósításra kerültek. A végrehajtás alatt álló intézkedési tervek esetében az intézkedésre adott határidők még nem teltek le. Somogyi Könyvtár: A 2015. évi belső ellenőri intézkedési nyilvántartásban összesen 25 intézkedés szerepel, amelyből a 2015. évben lejárt határidejű intézkedések száma 21-et, a 2016. évre, vagy azt követő évre kitűzött intézkedések száma 4-et tett ki. A 2014-ről áthozott, 2015. évben lejárt határidős intézkedések száma 6, a 2015-ben kiadott, 2015. évben lejárt határidős intézkedések száma 15. A 21 lejárt határidejű intézkedésből 18-at végrehajtottak, 3 lejárt határidejű intézkedés végrehajtására az alábbiak miatt nem került sor: - A kockázati nyilvántartás felülvizsgálata és kiegészítése a gazdasági vezetői munkakörben történt változás miatt maradt el. - A Bokor hagyaték feltárását megelőző feladatok megtervezésének a határideje célszerűségi szempontok miatt - 2016. december 31-re lett átütemezve. - A Megyei hálózati csoport dolgozói munkaköri leírásának kiegészítése a KSZR feladatok részletezésével azért maradt el, mert a KSZR tevékenység folyamatos vezetői monitoringja miatt a csoport dolgozóinak feladat-megosztásában a várható szerkezeti átalakítások miatt további módosítások várhatóak. Az intézkedési tervekben megjelölt felelősök a Bkr-ben előírt beszámolójelentéseket a kitűzött intézkedések végrehajtásáról elkészítették. Végre nem hajtás esetén a határidő módosítás miatt az intézményvezetőtől határidő hosszabbítást kértek. A felelős által készített beszámoló alapján a belső ellenőr az NGM útmutató szerinti tartalommal 24
vezeti az előírt belső ellenőri intézkedési nyilvántartást. Szegedi Nemzeti Színház: 2015. évben 26 db belső ellenőri javaslatra készítettek az ellenőrzött szervezeti egységek intézkedési terveket. Az ellenőrzött szervezeti egységek a Bkr-ben előírt 8 napon belül az intézkedési terveket elkészítették. Az intézkedési tervekben az ellenőrzött szervezeti egységek rögzítették a feladat végrehajtásának határidejét és annak felelősét. A vizsgált szervezeti egységek, szervezetek által elkészített intézkedési terveket a belső ellenőrzés minden esetben véleményezte és megfelelőnek találta (az intézkedési tervek javaslatai összhangban voltak a megállapítással, szerepelt bennük határidő és felelős megnevezése). A belső ellenőrzés folyamatosan nyomon követte a lejárt határidejű intézkedéseket és az érintett szervezeti egységet felhívta a lejárt határidejű intézkedés végrehajtására, és a beszámoló benyújtási kötelezettség teljesítésére. Kövér Béla Bábszínház, Szent-Györgyi Albert Agóra: A végrehajtott és lezárt ellenőrzések esetében nem született olyan javaslat, amely az intézménynek intézkedési terv készítési kötelezettséget írt volna elő. Móra Ferenc Múzeum: 2015. évben a jelentésekben megfogalmazott belső ellenőri javaslatra nem teljes körűen készítettek az ellenőrzött szervezeti egységek intézkedési terveket. Az ellenőrzött szervezeti egységek a Bkr-ben előírt 8 napon belül készítették el az intézkedési terveket. Az intézkedési tervekben az ellenőrzött szervezeti egységek rögzítették a feladat végrehajtásának határidejét és annak felelősét. A vizsgált szervezeti egységek, szervezetek által elkészített intézkedési terveket a belső ellenőrzés minden esetben véleményezte és megfelelőnek találta (az intézkedési tervek javaslatai összhangban voltak a megállapítással, szerepelt bennük határidő és felelős megnevezése). A belső ellenőrzés folyamatosan nyomon követte a lejárt határidejű intézkedéseket és az érintett szervezeti egységet felhívta a lejárt határidejű intézkedés végrehajtására és a beszámoló benyújtási kötelezettség teljesítésére. Szegedi Szimfonikus Zenekar: A belső ellenőri jelentések nem tartalmaztak intézkedést igénylő megállapításokat. A pénzügyi-számviteli fegyelem – az intézményi belső ellenőr véleménye szerint mintaszerű. SZMJVÖ Bölcsődéi: Valamennyi olyan belső ellenőrzési jelentésre, ahol intézkedésre tett a belső ellenőr javaslatot, intézkedési tervet készítettek, aminek egy példányát a belső ellenőr is megkapta az érintett terület vezetője mellett. Az intézkedés végrehajtását ellenőrizték, dokumentálták.
Összeállította:
Nemesné Kocsis Ildikó belső ellenőrzési osztályvezető
Jóváhagyta: Dr. Mózes Ervin Címzetes Főjegyző
25
