A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI Berdasarkan Perda Provinsi Papua Nomor 11 Tahun 2013, Biro Humas dan Protokol berkedudukan sebagai unsur auxiliary staff yang memberi dukungan pelayanan internal kepada Pimpinan Daerah, instansi di jajaran Pemerintah Provinsi dan pelayanan langsung kepada masyarakat, khususnya media massa. Sebagai auxiliary staff, Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Papua mempunyai Tugas pokok sesuai Peraturan Gubernur Papua Nomor : 41 Tahun 2015 Pasal 39 Ayat 1 yaitu:
“Merumuskan bahan pembinaan dan
penyelengaraan urusan kehumasan dan keprotokolan”. Untuk menyelenggarakan tugas-tugas tersebut Biro Humas dan Protokol mempunyai fungsi : 1. Penyiapan, bahan perumusan pembinaan kehumasan, dokumentasi dan publikasi, protokol, tata upacara dan pelayanan umum. 2. Pelaksanaan urusan kehumasan, dokumentasi dan publikasi, protokol, tata upacara dan pelayanan umum. 3. Pelaksanaan ketatausahaan. Biro Humas dan Protokol terdiri dari: Bagian Humas, Bagian Protokol, Bagian Dokumentasi dan Publikasi, dengan masing-masing fungsi dan tugas sebagai berikut : 1. Bagian Humas Bagian Humas mempunyai tugas melakukan tugas-tugas kehumasan dan kerjasama dengan media massa, hubungan antar lembaga dan analisis informasi serta tugas lainnya. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Humas dan Media Massa mempunyai fungsi : a. Penyiapan bahan perumusan pembinaan di bidang peyelenggaraan kehumasan; b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam pembinaan di bidang kerja sama media, hubungan antar lembaga, dan analisis informasi; c. Penyiapan bahan perumusan pembinaan di bidang kehumasan; dan d. Pelaksanaan ketatausahaan Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Papua. Bagian Humas terdiri dari : a. Sub Bagian Kerjasama Media Sub Bagian Kerjasama Media mempunyai tugas melakukan pengaturan dan pembinaan di bidang kerjasama media. Uraian tugas Sub Bagian Kerjasama Media sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Kerjasama Media berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan
Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA. 2. Melakukan pengumpulan dan penyiapan data, serta memberikan pelayanaan media massa. 3. Melakukan pemeliharaan hubungan kerjasama dengan media. 4. Melakukan klarifikasi atau bantahan terhadapan pemberitaan media yang tidak sesuai fakta terkait pemerintahan. 5. Melakukan kajian dan evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan pers dan kerjasama media. 6. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Kerjasama Media, dan. 7. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. b. Sub Bagian Hubungan Antar Lembaga Sub Bagian Hubungan Antar Lembaga mempunyai tugas mengumpulkan bahan pembinaan dan pelaksanaan hubungan antar lembaga. Uraian Tugas Sub Bagian Hubungan Antar Lembaga sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Hubungan Antar Lembaga berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA. 2. Melakukan pengumpulan bahan dan pelaksanaan penyusunan rumusan kebijakan teknis pengembangan kerjasama dan pelayanan hubungan antar lembaga Pemerintah Daerah dengan Pemerintah Daerah lainya, Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan lembaga lainnya baik dalam negeri maupun luar negeri. 3. Melakukan
pengelolaan
administrasi
dalam
penyelenggaraan
pengembangan kerjasama dan pelayanan hubungan antar lembaga Pemerintah Daerah dengan Pemerintah Daerah lainnya, Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan lembaga lainnya baik dalam negeri maupun luar negeri. 4. Melakukan fasilitasi dalam penyelenggaraan pengembangan kerjasama dan pelayanan hubungan antar lembaga Pemerintah Daerah dengan Pemerintah Daerah lainnya, Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan lembaga lainnya baik dalam negeri maupun luar negeri. 5. Melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Antar Lembaga, dan. 6. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Sub Bagian Analisis Informasi Sub Bagian Analisis Informasi mempunyai tugas melakukan analisis informasi terkait pemerintahan Provinsi. Uraian Tugas Sub Bagian Analisis Informasi sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Analisis Informasi berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA. 2. Melakukan penyiapan bahan pembinaan dalam penyelenggaraan analisis informasi. 3. Melakukan penyiapan bahan perumusan analisis informasi. 4. Melakukan analisis informasi terkait pemerintahan Provinsi. 5. Menyerahkan hasil analisis informasi kepada atasan untuk diteruskan kepada pejabat dan unit kerja yang berwenang. 6. Melakukan pengelolaan informasi sesuai dengan mekanisme kerja Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). 7. Melakukan monitoring, evaluasai, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Analisis Informasi, dan. 8. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. 2. Bagian Protokol. Bagian Protokol mempunyai tugas mengkoordinasikan pelaksanaan urusan protokol, perjalanan dan pelayanan tamu pimpinan. Untuk menyelenggarakan tugas yang dimaksud Bagian Protokol mempunyai fungsi : a. Penyiapan
bahan
perumusan
pembinaan
penyelenggaraan
urusan
keprotokolan; b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam pembinaan di bidang pelayanan perjalanan, tamu, dan acara pimpinan;dan c. Penyiapan bahan perumusan pembinaan penyelenggaraan keprotokolan. Bagian Protokol terdiri : a. Sub Bagian Perjalanan Sub Bagian Perjalanan mempunyai tugas melakukan pengaturan dan fasilitasi perjalanan dinas Pimpinan. Uraian tugas Sub Bagian Perjalanan sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Perjalanan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan
Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA. 2. Melakukan pengkoordinasian tugas terkait dengan sarana dan prasarana pelayanan perjalanan Pimpinan. 3. Melakukan pengaturan perjalanan Pimpinan. 4. Melakukan penyusunan dan pengaturan jadwal acara perjalanan Pimpinan. 5. Melakukan konsultasi dengan instansi terkait mengenai pengaturan perjalanan Pimpinan selama berada di daerah. 6. Melakukan pengumpulan permasalahan dalam penanganan perjalanan Pimpinan untuk mencapai pemecahan. 7. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perjalanan, dan. 8. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. b. Sub Bagian Tamu Sub
Bagian
Tamu
mempunyai
tugas
melakukan
pengaturan
dan
pelaksanaan penerimaan dan pelayanan tamu Pimpinan. Uraian tugas Sub Bagian Tamu sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Tamu berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA. 2. Melakukan pengkoordinasian tugas terkait dengan sarana dan prasarana pelayanan dan penerimaan tamu Pimpinan. 3. Melakukan pengaturan pelayanan dan penerimaan tamu Pimpinan. 4. Melakukan penyusunan dan pengaturan jadwal acara tamu Pimpinan. 5. Melakukan konsultasi dengan instansi terkait mengenai pengaturan pelayanan tamu Pimpinan. 6. Melakukan pengumpulan permasalahan dalam penaganan pelayanan tamu Pimpinan untuk mencapai pemecahan 7. Melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Tamu, dan. 8. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. c. Sub Bagian Acara Sub
Bagian
Acara
mempunyai
tugas
melakukan
pengaturan
dan
pelaksanaan acara-acara Pimpinan. Uraian tugas Sub Bagian Acara sebagai berikut :
1. Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Acara berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA. 2. Melakukan penyiapan dan pengaturan tata pelaksanaan upacara pelantikan, rapat dinas, dan pertemuan resmi. 3. Melakukan penyiapan petunjuk teknis pelaksanaan upacara. 4. Melakukan pengaturan pelaksanaan acara dengan bagian lain yang berhubungan dengan kegiatan penyambutan dan akomodasi. 5. Melakukan pengaturan dan penyiapan pengurusan pengawalan tamu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 6. Melakukan pemberian bantuan keprotokolan kepada instansi lain yang membutuhkan. 7. Melakukan pemeriksaan persiapan penyambutan tamu dan akomodasi. 8. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Acara, dan. 9. Melaksanakan tugas lain seuai dengan bidang tugasnya. 3. Bagian Dokumentasi dan Publikasi; Bagian Dokumentasi dan Publikasi mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan
dokumentasi
dan
publikasi
aktivitas
Pimpinan.
Untuk
menyelenggarakan tugas sebagaimana di maksud Bagian Dokumentasi dan Publikasi mempunyai fungsi : a. Penyiapan bahan perumusan pembinaan penyelenggaraan dokumentasi dan publikasi aktivitas Pimpinan; b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam pembinaan di bidang dokumentasi dan publikasi aktivitas Pimpinan, serta penyelenggaraan ketatausahaan Biro; dan c. Penyiapan bahan perumusan pembinaan di bidang dokumentasi dan publikasi. Bagian Dokumentasi dan Publikasi terdiri dari : a. Sub Bagian Dokumentasi Sub Bagian Dokumentasi mempunyai tugas melakukan dokumentasi dan pengarsipan berita dan kegiatan Pimpinan. Uraian tugas Sub Bagian Dokumentasi sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Dokumentasi berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan
Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA. 2. Melakukan pemeliharaan dan penyimpanan sarana dan prasarana serta alat-alat penerbitan dan dokumentasi. 3. Melakukan
penyusunan
dan
dokumentasi
naskah-naskah
pidato
Pimpinan. 4. Melakukan pengumpulan dan mendokumentasikan informasi terkait aktifitas Pimpinan. 5. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Dokumentasi, dan 6. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya.
b. Sub Bagian Publikasi Sub Bagian Publikasi mempunyai tugas melakukan pengolahan dan publikasi kegiatan Pimpinan. Sub Bagian Publikasi mempunyai uraian tugas sebagai berikut : 1. Melakukan
penyusunan
rencana
kegiatan
Sub
Bagian
Publikasi
berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA. 2. Melakukan pengumpulan bahan dan informasi. 3. Melakukan pengolahan bahan dan informasi menjadi bahan publikasi. 4. Melakukan publikasi kegiatan Pemerintah Provinsi. 5. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Publikasi, dan 6. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. c. Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Tata Usaha Biro Mempunyai tugas menyelenggarakan, melaksanakan koordinasi perencanaan umum, keuangan, perlengkapan, asset, kepegawaian, program dan pelaporan. Uraian tugas Sub Bagian Tata Usaha Biro sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha Biro berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2. Melakukan penatausahaan koordinasi perencanaan program Biro. 3. Melakukan pengelolaan adminstrasi keuangan, pengkajian anggaran belanja, pengendalian administrasi belanja, dan pengelolaan asset. 4. Melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian, pembinaan jabatan fungsional, penatausahaan, kelembagaan, dan ketatalaksanaan. 5. Melakukan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan. 6. Melakukan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian perundangundangan. 7. Melakukan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan. 8. Melakukan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan. 9. Melakukan pengkajian bahan Rencana Strategis, rencana kerja, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. 10. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait. 11. Melakukan pengelolaan informasi Biro. 12. Melakukan sinkronisasi, koordinasi, evaluasi monitoring Biro. 13. Melakukan pengumpulan bahan dan penyusunan laporan Biro. 14. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha Biro, dan 15. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. B. STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi Biro Humas dan Protokol Provinsi Papua ditetapkan dengan Peraturan Daerah
Provinsi Papua Nomor : 11 Tahun 2013 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Papua Provinsi Papua. Perda ini sebagai penyesuaian terhadap Peraturan Daerah Provinsi Papua Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Papua. Struktur Organisasi Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Papua terdiri dari Kepala Biro, 3 (tiga) Kepala Bagian yang masing-masing membawahi 3 (tiga) Kepala Sub Bagian. Adapun susunannya sebagai berikut: Kepala Biro Humas dan Protokol, membawahi : a. Bagian Humas membawahi : 1) Sub Bagian Kerjasama Media 2) Sub Bagian Hubungan Antarlembaga 3) Sub Bagian Analisis Informasi b. Bagian Dokumentasi dan Publikasi membahai : 1) Sub Bagian Dokumentasi
2) Sub Bagian Publikasi 3) Sub Bagian Tata Usaha Biro c. Bagian Protokol membawahi : 1) Sub Bagian Perjalanan 2) Sub Bagian Tamu 3) Sub Bagian Acara d. Fungsional tertentu (Pranata Humas dan Arsiparis)
STRUKTUR BIRO HUMAS DAN PROTOKOL SETDA PROVINSI PAPUA TAHUN 2016 KEPALA BIRO
ISRAIL ILOLU, SE., M.Si Pembina (IV/a) NIP. 19630517 198608 1 006
JABATAN FUNGSIONAL
- ARSIPARIS ( 2 Orang ) - PRANATA HUMAS ( 5 Orang )
KEPALA BAGIAN HUMAS
SESILIA NGOTRA Penata (III/c) NIP. 19620725 198303 2 020
KEPALA BAGIAN DOKUMENTASI & PUBLIKASI
KEPALA BAGIAN PROTOKOL
ADRIJANI, SH. MM Pembina (IV/a) NIP. 19631119 199102 2 002
GILBRED RAFFLES YOUKWART, S.STP Penata (III/c) NIP. 19851111 200412 1 002
KA. SUB. BAGIAN KERJA SAMA MEDIA
KA. SUB. BAGIAN DOKUMENTASI
KA.SUB. BAGIAN PERJALANAN
FERY JOHAN UDUAS, SE Penata TK. I (III/d) NIP. 19650316 198703 1 017
NAHESION RUMANSARA, SE. MM Penata (III/c) NIP. 19721124 200212 1 005
NOAK TABO, S.IP Penata.(III/c) NIP. 19761126 200112 1 002
KA. SUB. BAGIAN HUBUNGAN ANTAR LEMBAGA
KA. SUB. BAGIAN PUBLIKASI
KA.SUB. BAGIAN TAMU
Antje Oping,SH Penata (III/c) NIP. 19620424 198203 2 011
MARKUS ENEMBE, S.KOM. M.Si Penata Muda TK. I (III/b) NIP. 19780212 200801 1 015
HERDINUS ASSO, S.I.Kom Penata Muda (III/a) NIP. 19780817 201004 1 003
KA. SUB. BAGIAN ANALISIS INFORMASI
KA. SUB. BAGIAN TATA USAHA BIRO
KA. SUB. BAGIAN ACARA
YOSEP SADA, SH Penata TK. I(III/d) NIP. 19630801 199610 1 001
YUNITA AKAS, S.STP.M.Ec.Dev. Penata (III/c) NIP. 19810625 199912 2 001
RINA SARLOTHA SORO, SE Penata Muda TK. I (III/b) NIP. 19830306 200605 2 002