A TERMELÉSI FOLYAMAT MINÕSÉGKÉRDÉSEI, VIZSGÁLATOK 2.6 3.2 1.7
A termelékenység és a szolgáltatási minőség javítása a munkaerő igényorientált alkalmazásával Tárgyszavak: személyzeti munka; szolgáltatásminőség; munkaerő- és költséggazdálkodás; szoftver.
Az adminisztrációs folyamatok automatizálása, a termelési folyamatok optimálása, az ügyfélkapcsolat hatékonyságának fokozása után úgy tűnik, a vállalatok hagyományos ésszerűsítési módszerei már elérkeztek lehetőségeik határához. Ugyanakkor eddig alig szenteltek figyelmet a legdrágább erőforrásra, a munkaidőre. A munkaerő költséges igénybevétele minden vállalat számára további ésszerűsítési lehetőségeket rejt magában. Egy felmérés szerint Németországban a munkaidő átlag 39%-át nem termelésre fordítják, tehát nem járul hozzá az értéktermeléshez. Ennek lényeges oka a munkaerő felhasználásának hiányos tervezése és irányítása, valamint a nem kielégítő vezetés és kommunikáció, pedig a vállalatok évente EUR-milliárdokat fordítanak költséges, bonyolult szoftver-rendszerekre, anélkül, hogy komoly hatást volnának képesek elérni. Felvetődik a kérdés: „miért?” Egy vállalat szervezete olyan különböző részlegekből áll, amelyek általában egymástól függetlenül tevékenykednek. Pedig a cél a döntések, a forrásfelhasználás és folyamatok integrálása a teljes értéktermelési folyamaton belül. Azonban az erre eddig felhasznált számítástechnikai rendszerek nem alkalmasak a munkaerő-felhasználás ésszerűsítésére. A rendelkezésre álló munkaerő-potenciált csak egységes koncepció alapján, a munkaerő hatékony irányítási (SEM) módszerével lehet kihasználni. Az elképzelés lényege, hogy a megfelelő munkaerőt, a megfelelő helyen, a megfelelő időben, megfelelő költséggel, a megfelelő ismeretek kihasználásával kell igénybe venni. Ahhoz, hogy közelíteni lehessen ezt az ideális esetet, a vállalat valamennyi területén mélyreható strukturális változásokra, valamint integrált hatékony munkaerőirányításra van szükség. Ennek alapját olyan rendszernek kell alkotnia, amely a vállalaton belül rendelkezésre bocsátja és egybegyűjti a folyamatokra és célprogramokra vonatkozó információkat. Valamennyi fontos információ integ-
rálása, az állandó hozzáférési lehetőség, valamint a szervezet felépítésére vonatkozó egységes ismeretek teszik lehetővé a munkaerő-felhasználás és feladatok igényorientált, költség szempontjából optimált, a részlegek határain túlnyúló és hálóstruktúrájú tervezését. Ez lehetővé teszi, hogy a vállalatok munkafolyamatainak tervezésekor és irányításakor teljesen új döntési alapokból induljanak ki. Az eredmény: a termelékenység mérhető növekedése és egyidejűleg fokozott orientáció az ügyfélre, valamint a munkaerő hatékonyabb motiválása.
Hatékonyság és áttekinthetőség integrálással A munkaerő hatékony felhasználása különböző funkciókra épül: – munkaidő-gazdálkodásra, – a munkaerő igénybevételének megtervezésére, – a célprogramok, a folyamatok és az ismeretek kezelésére. Mivel ezek a sikertényezők kölcsönösen függnek egymástól, szükség van kapcsolataik és tematikai hálóstruktúrájuk kialakítására, átjárhatóságuk biztosítására. Ez a maximális, a vállalat igényeivel összehangolt integrálás teljesen felszabadítja a rendelkezésre álló potenciálokat. Ezért szükség van például valamennyi említett téma meglapozásához egy egységes vállalati adatbázisra. Ez a világos, mindenre kiterjedő adatbank teszi lehetővé, hogy minden folyamathoz és folyamati fázishoz hozzárendelhető legyen a felelős munkatárs. A munkatárs számára pedig tudáskezelő rendszer révén bocsátják rendelkezésre a tevékenységéhez szükséges technológiai információkat. A szoftverrel támogatott munkaidő-gazdálkodás minden követelményt kielégít, kezdve a munkába lépés ellenőrzésétől a könyvelés átfogó ügyintézésén át, egészen a bérszámfejtésben a bérkategóriák figyelembevételéig. Hosszú távon tetszőleges számú munkaidőmodell felállításával teremtik meg a vállalatok a rugalmasság feltételeit. Járulékos programozási munkák nélkül, egyetlen szabvány szoftveren belül válik lehetővé a módosítások átvezetése, vagy akár párhuzamos forgatókönyvek szimulációs értékelése. Ugyanakkor egységes irányelvek szerint végezhető a decentralizált adatgyűjtés és -feldolgozás. Ez teremti meg annak feltételeit, hogy az adatfeldolgozásra ott kerüljön sor, ahol az adat keletkezik, vagyis a folyamat keretein belül. Így például a szabadságolási napok feljegyzését közvetlenül az engedélyező osztályon lehet elvégezni. Feleslegessé válik az adatok írásbeli továbbítása és központi regisztrálása a személyzeti osztályon. Ezen túlmenőleg az integrált megoldás egyetlen szoftver felhasználásával oldja meg olyan fontos információk szolgáltatását, amelyekre például a célprogram keretein belül van szüksége az illetékesnek, vagy amelyek a munkaerőterv értelmében érintik az illető műszakbeosztását. Az ilyen információkat a munkaidő-gazdálkodási rendszer közvetlenül értékeli. Végeredményben a dolgozó által teljesített munkaidő pontosan
dokumentálható minden további kapcsolódási pont közbeiktatása, túlhatározottság, vagy értékelési késedelem nélkül. A munkaerő-foglalkoztatási terv összehangolásakor is szükség van a többi területekről származó, pl. a munkaidő-gazdálkodási mérlegben rendelkezésre álló információkra. Ezen kívül a tervezésnél azonnal figyelembe lehet venni, vajon egy munkatárs betegállományban, vagy szabadságon van-e, illetőleg, hogy mennyire van már leterhelve, és milyen intézkedésre van szükség aránylag rövid időtartamú távolléte esetében. A szolgáltatás minősége szempontjából fontos, hogy figyelembe lehessen venni a pihenési, valamint készenléti időket, különösen pedig a szakismereteket. Ez teszi lehetővé a munkatársak munkaidejének és szakképzettségének hatékony hasznosítását.
Célprogramok kezelése Szoftvertámogatással egyszerűbbé válik a célprogram tervezése, ez azonban lényegében nem értéktermelő folyamat. Projektek esetében az eredményesség fontos előfeltétele, hogy a tervezés a munkaerő-kapacitás igénybevételi lehetőségeinek és a munkavállalók szakképesítésének figyelembevételével menjen végbe. Ehhez az alábbi területekről van szükség adatokra: 1. A munkaidő-gazdálkodásból: jelen van-e a dolgozó? Ha igen, hány százalékban vehető igénybe? Nem áll esetleg szabadságolás előtt? 2. A munkaerő-foglalkoztatási tervből: melyik munkatárs a legalkalmasabb a feladat elvégzésére? Hogyan lehet a projektre vonatkozó ismereteket a rendelkezésére bocsátani? Ezeknek az információknak a segítségével a szűk keresztmetszeteket már a döntés és a tervezés fázisaiban fel lehet ismerni, és a kockázatkezelés értelmében minimumra lehet csökkenteni. Ez döntő tényező projektek sikeres lebonyolítása szempontjából. A tapasztalat szerint sok, a vállalat egészének eredményes tevékenységéért felelős munkatársat a célprogramokban foglalkoztatnak. Hosszú távon ők javítják az operatív tevékenység hatékonyságát. Ez jelenti a legkedvezőbb beruházást.
A folyamatok kezelése A folyamatoptimálás alapja a vállalati struktúra és folyamatszervezés modellezése. A forrásoknak az idő, a költségek, az ismeretek, vagy akár az egyes lépések figyelembevételével való felhasználása a munkaidő-felmérési, a projekt- és ismeretkezelési információk alapján történhet. Ezeknek az adatoknak a felhasználása még realisztikusabbá teszi a szimulációs modellek vizsgálatát és optimálását. A fenti témák esetében a hálóstruktúra kialakítása – tekintettel az üzemgazdasági folyamat központi jelentőségére – a siker szempontjából döntő fontosságú.
Valamennyi fontos vállalati információt egy tudáskezelő rendszerben lehet összefoglalni, és onnan lehet lehívni. Ide tartoznak azok az ismeretek, amelyek a szervezet, vagy az egyes munkatársak számára a napi feladatok szempontjából fontosak. Ilyenek például a termékválasztékkal foglalkozó vitafórumok anyagai, a stratégiák, a projektek, vagy az újítási javaslatok. Ezzel lehet leegyszerűsíteni és összefüggéseiben kezelni a részlegek és telephelyek közötti információcserét. Az ilyen ismereti hálóstruktúrák tartalma szempontjából olyan korszerű funkciók szolgálhatnak alapul, mint a teljes szöveg keresés (content management, a tartalmi ügykezelés) vagy témafeltérképezés (topic map). Ezek segítségével vizsgálható a különböző feladatok közötti korreláció, és a végső felhasználó számára áttekinthetővé válik a folyamatokra vonatkozó adattartalom.
Vezetői információs rendszer A kiértékelés számára rendkívül hasznosak a regisztrált munkaidők, a bérosztályra, a szaldókra és a költségekre vonatkozó rendelkezési adatok, a munkahelyek kialakítási tervei, a projektek, műszakok és értékelések. OLAP (on-line analytical processing) modellezés segítségével a rendelkezésre álló adatokat egyszerű, interaktív eljárással lehet vizsgálni és feldolgozni. Így például lehetőség van a hibaokok, a kieső idők és az ezzel kapcsolatos költségek elemzésére. Akár a tervezés minőségét is meg lehet határozni, azt ki lehet értékelni, és mód nyílik annak grafikus ábrázolására. Az ilyen elemzések és szimulációk teszik kimutathatóvá az optimálási potenciált és szilárd döntési alapot szolgáltatnak a vezetőség számára. Ezt az integráló megközelítésmódot eddig már több mint 1500 projekt esetében eredményesen alkalmazták. A vállalat méretétől és a szoftver alkalmazásának mértékétől függetlenül, a hatékony munkaerő-irányítási módszer jelentősen növeli a vállalat termelékenységét. Ez azonban nem a munkaerő, ill. a munkahelyek rovására történik. Hatékony eszközök segítségével a rendelkezésre álló munkaerőt igényorientáltan (az igények kielégítésével) és költségtakarékosan lehet felhasználni, a kihasználatlan potenciálokat hasznosítani.
Alkalmazási példák Gördülékeny munkaidő-gazdálkodás egy sörfőzdénél A Holsten–Brauerei AG sörfőzdénél célul tűzték ki a munkaerő hatékonyabb felhasználását, hogy ezáltal a termelési csúcsigénybevételekre – függetlenül az időjárástól, a marketingkampánytól, vagy a piaci irányzatoktól – optimálisan lehessen reagálni. Ez egy sörfőzdei vállalat számára stratégiai kihívással egyenértékű, mivel intelligens tervezéssel ki lehet egyenlíteni a keresletingadozásokat, és végső soron nyereségessé lehet tenni a termelést. A
Holsten csoport ezért úgy határozott, hogy a régi blokkolókártyákat elektronikus munkaidő-nyilvántartással váltja fel. Egy megbízható szoftvertől egyrészt elvárható, hogy lehetővé tegye a költséges emberi munkaerő rugalmas igénybevételét. Másrészt a Holsten csökkenteni kívánta a munkavállalók túlóráinak számát és a nettó munkaidő, a bértípusok és a járulékok kézi számításával együttjáró adminisztrációs munka igényét. Ezt elérték, és rövid idő elteltével a beruházás megtérült. Kiváló kórházi munkaerőés költséggazdálkodás A munkaidő és a munkaerőköltségek kezelése egy kórházban bonyolult probléma. Nemcsak az orvosok és az ápolószemélyzet kénytelen gyakran szociálisan tűrhetetlen műszakszolgálatok és túlórák terheit elszenvedni, hanem a kórház gazdaságossága is veszélyben forog. A túlóradíjak, a készenléti szolgálatok, a vasárnapi, ünnepnapi, valamint éjszakai szolgálatok mértéktelenül megnövelik a munkaerőköltségeket. Az Ingolstadt Klinikán ez teszi ki az összköltségeknek több mint 70 %-át. A munkaidő hatékony kezelését és az igényorientált munkaidő-beosztást rugalmas munkaidő-beosztás az ATOSS Medical Solution szoftver segítségével oldották meg. Ez milliós nagyságrendű megtakarításra nyújtott lehetőséget, és lehetővé vált 120 további munkahely létesítése és a munkaidő-hasznosítás 96%-ra növelése. Ennek következtében növekedett a dolgozók motivációja és a munkaerő-vándorlás mértéke minimumra csökkent. A kórház vállalati kultúrájának ezt a mélyreható strukturális változását csakis átgondolt vezetési koncepció és hatékony szoftver segítségével lehetett elérni. Folyamatok karcsúsítása a textiliparban A textilipar – más gazdasági ágazatokhoz hasonlóan – erős versenyhelyzetben cselekvési kényszer alatt áll. Döntő előny a vállalatok számára a termékminőség és a „karcsúsított” technológiai folyamat. A DIN EN ISO 9001 szerinti minőségtanúsítvány megszerzése érdekében a Schmitz–Werke GmbH & Co. (Emsdetten, NSZK) eleinte az MS Word és FlowChart szabványszoftver segítségével oldotta meg a dokumentációt. Miután az AENEIS modellezési eszköz mellett döntöttek, amely lehetővé tette a folyamat könnyen érthető formában való szemléltetését és átfogó elemzését, továbbá megkönnyítette egy minőségirányítási rendszer bevezetését, így mindössze kilenc hónap alatt sikerült a dekorációs anyagokat gyártó cégnek elnyernie a minőségtanúsítványt. Jelentősen csökkenteni tudták az irányításra és a folyamatfejlesztési dokumentációra fordított költségeket.
Következtetések Az ember áll az ismertetett megoldások középpontjában. A hatékony munkaerő-irányítási rendszer célja nem csupán a tüneti kezelés, hanem a termelékenység tartós növelése. Eddig a munkaerő-gazdálkodás ésszerűsítését általában munkahelyek megszüntetésével, tehát kizárólag költségcsökkentéssel kapcsolták össze. Azonban az ilyen stratégia nem javítja a termelékenységet. A racionalizálás eredményessége csak rövid távon érvényesül. Hosszú távon nem a felhasznált források abszolút mennyisége, hanem az értéktermelés mértéke a döntő. A hatékony munkaerő-irányítási módszer lehetőségeit kihasználva a munka világa és szervezete számára döntő jelentőségű áttörés következhet be: a munkavállalók rovására történő megtakarítások és a vállalati potenciálok elfecsérlése helyett a hatékony munkaerő-felhasználás fog érvényesülni. Ennek a vállalat és a munkatársak egyaránt hasznát látják. (Dr. Barna Györgyné) Winterstein, F. M.: Mehr Produktivität und Servicequalität durch bedarfsorientierten Personaleinsatz. = Personal, 54. k. 12. sz. 2002. p. 46–48. Chylla, P.; Walther, J.: IT-basiertes Wissensmanagement in der Industrie. = Stahl und Eisen, 123. k. 1. sz. jan. 20. 2003. p. 73–75.
