a Tel: +36 (1) , Fax: +36 (1) , V 2

Intersoft Informatika Kft. 1125 Budapest, Tusnádi u. 17/a · Tel: +36 (1) 224-5700, · Fax: +36 (1) 224-5701, · E-mail: [email protected]

CCDMS Felhasználói kézikönyv V 2.0

Dokumentum információ: Szerződés: Projekt:

CCDMS – Customs Clearance Document Management System

Megrendelő képviselője: Projektvezető: Verziókövetés: Készítette Németh Gabriella Németh Gabriella

Dátum 2012.04.10. 2012.05.07

Verziószám Megjegyzés V1.0 Alapdokumentum V2.0 Változtak a képernyők

CCDMS Felhasználói kézikönyv

Oldal 1


Tartalom A dokumentum célja ........................................................................................................................ 3 CCDMS ............................................................................................................................................. 3 Kezdőképernyő ................................................................................................................................ 3 Részletes kereső............................................................................................................................... 4 A partner kezdőképernyője ............................................................................................................. 6 Új konténer .................................................................................................................................. 7 Új szállítmány ............................................................................................................................... 8 Keresés a partner oldalán .......................................................................................................... 10 Document Library .......................................................................................................................... 10 Dokumentumok feltöltése ............................................................................................................. 12 Dokumentumok továbbítása ......................................................................................................... 14 Forward ...................................................................................................................................... 14 Approve...................................................................................................................................... 15 Send to Customs Authorities ..................................................................................................... 15 Archive ....................................................................................................................................... 16


Oldal 2


A dokumentum célja Az alábbi dokumentum röviden bemutatja a CCDMS rendszert. Tartalmazza az eddig elkészült funkciók ismertetését, képernyőnézetekkel együtt. Felhasználói szemmel közelíti meg a használati eseteket a különböző szerepkörökben. Célja, hogy a folyamatban résztvevő szereplők átfogó képet kapjanak a rendszerről.

CCDMS A közvetlen cél egy olyan rendszer létrehozása, ami támogatja az Ázsiából Magyarországra (Európába) érkező import áruk vámkezelése során keletkező dokumentumok kezelését. A rendszer létrehozására azért van szükség, mert a jelenlegi vámolási eljárás anarchikus, az importőrök részére kiszámíthatatlan feltételeket illetve költségeket jelent. Az általunk tervezett rendszer működésével mindezen negatív tényezők kizárhatók, ugyanis az áru érkeztetési fázisában az vámügynökség garantálja az előkészítő folyamatban meghatározott gazdasági és pénzügyi feltételek teljesülését, így kiszámíthatóvá válik a folyamat és tervezhetővé a költségek. A rendszer folyamata biztosítja azt, hogy az érkező áruk akár azonnal, de legkésőbb két órán belül kiadhatóvá váljanak. A rendszer használata biztonságot nyújt a kereskedőknek, mivel garantálja a vámeljárás szabályainak betartását. A magyar vámhatóság a rendszert üzemeltető ügynökségen keresztül magyarországi vámkezeltetési céllal beérkező áruk vámeljárása során a GATT Vámérték Egyezményen alapuló értékelési eljárást alkalmazza. A rendszer hangsúlyos része a dokumentumok kezelése, ezáltal nyújt segítséget az import ügyletek vámkezelésében. Az áruszállításhoz kapcsolódó folyamatokban az alábbi szereplők vesznek részt:  exportőr  importőr  vámügynökségi iroda Ázsiában  magyar vámügynökségi iroda  kínai vámhatóság  magyar vámhatóság  szállítmányozó A rendszerben a folyamat alábbi résztvevőinek alakítottunk ki szerepköröket:  vámügynökségi iroda Ázsiában  magyar vámügynökségi iroda  szállítmányozó A szerepköröknek megfelelően minden felhasználó kicsit mást lát a rendszerből, illetve másként láthat egy-egy funkciót.

Kezdőképernyő Rögtön belépés után a kezdőképernyő jelenik meg, ami navigációs, illetve áttekintő szerepet tölt be. Megtalálhatók és könnyen elérhetők a fő funkciók, illetve ad egy rövid összefoglalást az elmúlt


Oldal 3


időszak eseményeiről. Ha kíváncsiak vagyunk a részletekre, egy kattintással bármelyik közelmúltbeli eseményt könnyedén elérhetjük, akár megtekintés céljából, akár azért, hogy folytassuk a megkezdett munkát.

A képernyő 3 részre osztható vízszintesen. A legfelső részben jobbra látható a bejelentkezett felhasználó neve, alatta egy általános kereső mező. Bal oldalon található a My Dashboard gomb, aminek a segítségével bármikor visszatérhetünk erre a kezdőképernyőre. A középső részen a sárga sávban két funkció van kiemelve, amikre szükség lehet a programba belépés után. Az egyik funkció (Personalizing) a személyre szabást teszi lehetővé, amit célszerű első belépéskor elvégezni, de később is bármikor módosítható. A másik funkció egy szofisztikált kereső, aminek segítségével könnyen és gyorsan megtalálhatjuk a rendszerben tárolt korábbi ügyeket, dokumentumokat, akár az archívumból, akár az aktuálisan futó ügyek között kereshetünk. A képernyő középső részén láthatjuk a meglévő partnereket, amire rákattintva azonnal a kiválasztott partner ügyeihez jutunk. Mellette egy rövid áttekintő található a közelmúlt aktuális eseményeiről.

Részletes kereső A rendszerben nagyon fontos, hogy hatékonyan tudjunk keresni, könnyen megtaláljuk a tárolt dokumentumokat, rögzített ügyeket. Ennek megfelelően a jobb felső sarokban folyamatosan rendelkezésre áll egy általános kereső funkció. Bármelyik oldalon állunk a programban, ez mindig elérhető. Ha egy kiválasztott partner oldalán állunk éppen, akkor a kereső funkció az adott partner adatai között fog keresni, azaz a keresés köre leszűkül egyetlen partner ügyeire. Ha tovább szeretnénk pontosítani a keresést, a keresés képernyő felső részén beállíthatjuk, hogy mit szeretnénk megtalálni:  konténert,  szállítmányt, vagy  dokumentumot. CCDMS Felhasználói kézikönyv

Oldal 4


Ha a keresés tárgyát kiválasztottuk, akkor ezen a körön belül keres a megadott feltételeknek megfelelő konténert, szállítmányt, vagy dokumentumot. A konténerek, illetve szállítmányok minden megadható jellemzője alapján kereshetünk. Természetesen ennek előfeltétele, hogy ki legyenek töltve ezek az adatok a konténer vagy szállítmány létrehozásakor.

Ha a Search gombbal elindítjuk a keresést, kilistázza az összes olyan elemet, ami megfelel a keresési feltételeknek. Az egyes találatokra rákattintva elnavigál a program az adott objektum megjelenési helyére és megnézhetjük a részleteit, illetve dolgozhatunk vele. Az összes olyan konténer megjelenik a találati listában, ami megfelel a megadott feltételeknek. Minél pontosabban adjuk meg a keresési feltételeket, annál pontosabb lesz a találat, illetve annál rövidebb eredménylistát kapunk. Ha nem tudjuk a teljes nevet, csak a kezdetét (pl.TRLU), azt is megadhatjuk és akkor az összes TRLU kezdetű konténerszámot megtaláljuk. Ezután a megjelenő listából kiválaszthatjuk a számunkra megfelelőt. Szótöredék alapján is lehet keresni. (Ekkor * karakterrel kell kiegészíteni a szótöredék elejét és végét.)


Oldal 5


A partner kezdőképernyője Ha tudjuk, hogy egy adott partner ügyeivel szeretnénk dolgozni, akkor a partner kiválasztása után beléphetünk az adott partner oldalára. A rendszer felépítését úgy alakítottuk ki, hogy mivel a vámügynökség több partnerrel dolgozik együtt, össze kell rendelni a vámügynökséget a partnereivel. Minden partnernek létrehozunk egy saját oldalt a rendszeren belül. A vámügynökség minden partnere oldalát láthatja, a partnerek pedig hozzáférést kapnak a saját oldalukhoz, de egymásét nem láthatják a különböző partnerek. Ezen szerkezet kialakításával elérjük azt, hogy a vámügynökség több partnere ügyein tud dolgozni párhuzamosan, de ezek nem keverednek össze, hanem mindig átlátható módon elkülönülnek. Az alábbi képernyőn a felső kék sávban látható a partnerre vonatkozó menüsor, aminek segítségével a partner ügyein lehet dolgozni. Alatta a sárga sávban kiemelten a főbb funkciók jelennek meg. A képernyő alsó része 4 oszlopra van felosztva. Az egyes oszlopok az ügyek státuszait mutatják. Minden ügy az aktuális állapotának megfelelő oszlopban jelenik meg. Bármelyik ügyet kiválasztva az áttekintő képernyőről rákattinthatunk és megnézhetjük a részleteit.


Oldal 6


Új konténer

A rendszer egyik fő funkciója, hogy a konténerekhez kapcsolódóan összegyűjtve tárolja a dokumentumaikat. Ehhez első lépésként létre kell hoznunk a rendszerben a konténert, ami úgy működik, mint egy dosszié, amibe feltölthetjük a konténer beszkennelt dokumentumait.


Oldal 7


Új konténer létrehozásakor a következő adatokat lehet megadni:  Konténerszám  Rövid leírás (pl. hogy milyen árut tartalmaz a konténer, vagy bármilyen fontos információ, amit érdemes tudni róla)  Colli number (csomagok darabszáma)  Súly (kg-ban)  Melyik vámügynökség fogadja az európai oldalon a konténert

Új szállítmány

Ha egy új szállítmányt szeretnénk rögzíteni a rendszerben, akkor azt kétféleképpen is megtehetjük: 1. Ha egy gyűjtőkonténer része a szállítmány, akkor a konténeren belül kell létrehozni az új szállítmányt. 2. Előfordulhat olyan eset is, hogy a szállítmány olyan nagy, hogy több konténerből áll. Ekkor először létre kell hozni a szállítmányt, majd a szállítmányon belül a konténereket. CCDMS Felhasználói kézikönyv

Oldal 8


Egy szállítmány létrehozásakor a következő adatokat kell megadni. Nem kötelező minden adatot kitölteni, de csak akkor lehet kereséssel rátalálni a megadott jellemző alapján a szállítmányra, ha azt kitöltötték létrehozáskor (vagy a későbbiekben).  Szállítmány neve (amivel azonosítjuk)  Áru megnevezése  Áruleírás  Exportőr neve  Importőr neve  Az ügy dátuma  Hajóra rakás dátuma  A rakodás kikötője  Átvétel helye  Kiszolgáltatás helye  Becsült érkezési idő  A rakodás helye  Incoterms (szállítási feltétel)  Keretszerződés száma  Fogadó vámügynökség CCDMS Felhasználói kézikönyv

Oldal 9


Keresés a partner oldalán

A partner adatai között lehet keresni, a partnerhez tartozó konténereket, szállítmányokat, dokumentumokat kereshetjük a saját jellemzőik alapján.

Document Library A Document Library az a hely, ahol az összes ügyet megtaláljuk, az aktuális állapotuk szerint csoportosítva. A következő állapotú ügyeket különböztetjük meg a rendszerben 1. Uploaded: Éppen feltöltés alatt álló ügyek, azaz jelenleg kerülnek be a beszkennelt dokumentumok a konténer vagy szállítmány mappájába. 2. Forwarded: Minden dokumentum fel van töltve, ami az adott ügyhöz tartozik. Az ázsiai oldalon elismerték, hogy a dokumentumokon pontosan az az árufajta szerepel, ami ténylegesen érkezik a konténer(ek)ben. Ebben az állapotban arra várnak az ügyek, hogy a magyar oldalon a vámügynökség munkatárasai átvizsgálják a dokumentumokat és jóváhagyásukat adják rá. Ez vonatkozik a dokumentumok minőségére és tartalmára is. 3. Approved: A magyar vámügynökség elfogadta az ügy dokumentációját minőségi és tartalmi szempontból is, kezdődhet a vámkezeléshez kapcsolódó munka. 4. At Customs Authorities: A magyar vámügynökség továbbította az ügy dokumentumait a vámhatóság részére, ahol előzetes vámvizsgálatot tudnak indítani a megkapott dokumentumok alapján, így az áru érkezésekor kevesebb dolguk lesz, gyorsabban ki tudják adni az árut, ami így hamarabb szabad forgalomba kerülhet. 5. Archived: Miután lezárult a vámhatósági vizsgálat és lezárták az ügyet, az archívumba kerül. továbbra is elérhető marad. Természetesen ezután már nem lehet módosítani.

Az egyes állapotok között a workflow biztosítja az átmenetet és az adatáramlást. A felhasználók a saját döntésük alapján egy gombnyomással tudják továbbítani az ügyeket a következő állapotba. Szigorúan szabályozott, hogy csak az egymást követő állapotokba kerülhetnek az ügyek. Nem lehet átugrani és kihagyni egyetlen állapot sem, tehát minden állapotot végigjár minden ügy. A rendszer ezáltal válik zárttá és biztonságossá.


Oldal 10


A fenti képen látható státuszok szintén gyűjtőmappának tekinthetők, amibe belépve megnézhetjük a tartalmát, azaz, hogy milyen ügyek vannak például Approved állapotban. Az alábbi képernyőn ezt láthatjuk. A bal oldali sáv egy navigációs menü, amiben mindig követhetjük, hogy hol járunk éppen.


Oldal 11


Dokumentumok feltöltése A rendszer egyik leggyakrabban használt funkciója a dokumentumok feltöltése, ezért fontosnak tartottuk, hogy ez gyors és kényelmesen használható legyen. Első lépésként ki kell választanunk, hogy hova töltjük fel a dokumentumokat. Be kell lépni a konténer vagy szállítmány dossziéjába, és onnan indíthatjuk a dokumentumok feltöltését. Fontos, hogy hol állunk, mert oda töltődnek fel a dokumentumok. CCDMS Felhasználói kézikönyv

Oldal 12


Második lépésként ki kell választani a feltöltendő dokumentumokat. Ezek lehetnek a saját számítógépen, vagy egy hálózati helyen. Két módon tölthetünk fel dokumentumokat a rendszerbe. Tallózó segítségével kiválasztjuk az elérési út alapján a feltöltendő dokumentumokat, akár csoportos kijelöléssel, de ügyeljünk arra, hogy egyszerre csak egy konténer vagy szállítmány dokumentumait töltsük fel. Másik mód, hogy drag&drop segítségével egyszerűen behúzzuk a feltöltendő fájlokat a kijelölt területre, ami az alábbi képen látható.

A kiválasztott fájlok megjelennek az alábbi ablakban. Ha helyesnek találjuk a listát, akkor az Upload files gomb megnyomásával elindíthatjuk a feltöltést. Ezután zöld csíkok mutatják a feltöltés folyamatát, melyeken figyelemmel kísérhetjük, hogy hol tart a folyamat. A feltöltés időtartama a feltöltendő fájlok méretétől és mennyiségétől függ.


Oldal 13


Ellenőrizzük gondosan a listát, mielőtt megnyomjuk az Upload gombot, mert a feltöltött fájlokat nem lehet törölni a rendszerből, csak érvényteleníteni lehet a hibás dokumentumokat.

Dokumentumok továbbítása Az egyes állapotok között manuális továbbítással haladnak a dokumentumok. Minden állapotváltozás akkor következik be, ha az illetékes felhasználó úgy dönt, hogy továbbküldi az ügyet a következő állapotba. Tehát mindig felhasználói döntés következményeként kerül másik állapotba egy konténer vagy szállítmány.

Forward Első lépésben a dokumentumok feltöltését követően a képen látható Forwarded gomb megnyomásával lehet továbbítani az ügyet, azaz a teljes összeállított dokumentumcsomagot.


Oldal 14


Csak ezután válik láthatóvá az európai oldalon az ügy. Ekkor már a Forwarded könyvtárban találhatjuk meg.

Approve Következő állapotváltozás az lesz, amikor a magyar oldalon elfogadják az ügyhöz tartozó teljes feltöltött dokumentációt. Ezt az Approve gomb megnyomásával jelezheti az illetékes felhasználó.

Send to Customs Authorities A harmadik állapotváltozást is jelöljük a rendszerben, bár ez valójában a rendszeren kívül következik be. Amikor olyan állapotba jut az ügy, hogy már a vámhatóság felé továbbításra kerülnek a dokumentumok, akkor a Send to Customs Authorities gomb megnyomásával beállíthatja az ügy újabb állapotát az illetékes felhasználó.


Oldal 15


Archive Utolsó állapotváltozás akkor következik be egy ügy történetében, amikor lezárul. Miután a vámhatóság elvégezte a szükséges vizsgálatokat és az áru szabad forgalomba bocsátható. Ekkor a rendszerben archiválásra kerül az ügy, hozzá lehet csatolni a vámhatósági határozatszámot, hogy később ez alapján is visszakereshető legyen.

Tulajdonképpen ezzel a lépéssel le is zárul egy folyamat. Ezután már archivált ügyként kezeljük, amit később is vissza lehet keresni a kitöltött adatai alapján.


Oldal 16

a Tel: +36 (1) , Fax: +36 (1) , V 2

Recommend Documents