4400 NYÍREGYHÁZA Széchenyi u. 4. sz.
T el ef o n / f a x: 4 2/ 4 1 4 -3 1 3 , 4 2 / 3 1 1 -2 8 0 E - ma i l : l e ve l t a r @ s zab a r c hi v. h u
A SZABOLCS-SZATMÁR-BEREG MEGYEI LEVÉLTÁR
SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZATA
2010
TARTALOMJEGYZÉK 1. A Szervezeti és Mőködési Szabályzat célja és hatálya………………………..
2
2. A Levéltár jogállása…………………………………………………………...
2
3. A Levéltár mőködési rendje…………………………………………………... 4. Alapadatok……………………………………………………………………. 5. Az intézmény alaptevékenysége……………………………………………… 6. Az intézmény szervezeti felépítése, mőködési rendje……………………….... 7. A Levéltár dolgozóinak feladatai……………………………………………... 8. Munka- és hatáskörök………………………………………………………… 9. A Levéltár mőködési rendje…………………………………………………... 10. A bizalmas adatok védelme…………………………………………………… 11. A levéltári anyag gyarapodása………………………………………………... 12. A levéltári anyag nyilvántartása………………………………………………. 13. A levéltári anyag ırzése………………………………………………………. 14. A levéltári anyag feldolgozása………………………………………………... 15. A levéltári anyag használata…………………………………………………... 16. A Levéltár tudományos és közmővelıdési tevékenysége…………………….. 17. A Levéltár kapcsolatai………………………………………………………… 18. Záró rendelkezések……………………………………………………………. Mellékletek 1. Kollektív Szerzıdés 2. Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 3. Szabadságolási Szabályzat 4. Iratkezelési Szabályzat 5. Házirend 6. Informatikai Biztonsági Szabályzat 7. Kutatási Szabályzat 8. Kutatótermi Szabályzat 9. Szakkönyvtári Szervezeti és Mőködési Szabályzat 10. Munkavédelmi Szabályzat 11. Tőzvédelmi Szabályzat 12. Katasztrófavédelmi Szabályzat 13. Együttmőködési Megállapodás
Nyilatkozatok 1
3 3 5 8 11 12 20 21 22 23 23 24 24 24 25 26
1. A Szervezeti és Mőködési Szabályzat célja és hatálya 1.1. A Szervezeti és Mőködési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ) célja, hogy rögzítse a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár (a továbbiakban Levéltár) adatait és szervezeti felépítését, a vezetık és alkalmazottak feladatait és jogkörét, az intézmény mőködési szabályait. 1.2. A Levéltár számára meghatározott feladat- és hatásköri, szervezeti és mőködési elıírásokat a jelen SZMSZ-ben foglaltak figyelembevételével kell alkalmazni. 1.3. Az SZMSZ hatálya kiterjed az intézmény vezetıire, dolgozóira és az intézmény szolgáltatásait igénybe vevıkre. 2. A Levéltár jogállása 2.1. A Levéltár a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat által fenntartott szakmailag önálló jogi személy. Vezetıje az igazgató, akit a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény, valamint annak végrehajtási rendelete szerint nyilvános pályázat alapján a Szabolcs-SzatmárBereg Megyei Önkormányzat Közgyőlése meghatározott idıtartamra bíz meg a vezetıi teendık ellátásával. Felette a megbízás, felmentés, fegyelmi jogköröket – kivéve az egyéb munkáltatói jogokat – a közgyőlés elnöke gyakorolja. 2.2. Az intézmény dolgozóinak közalkalmazotti jogviszonyára a többször módosított 1992. évi XXXIII. törvény, valamint a 150/1992. (XI. 28.) kormányrendelet elıírásai vonatkoznak. 2.3. A Levéltár – az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 14–15. §-a szerint, illetve az Alapító Okiratban meghatározottak alapján – részben önállóan gazdálkodó, az elıirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából teljes jogkörrel rendelkezı költségvetési szerv. A Levéltár pénzügyi-gazdasági feladatait ellátó önállóan gazdálkodó költségvetési szerv a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Múzeumok Igazgatósága. 2.4. A Levéltár elıdjei: az 1723. évi törvényt követıen létesített (Szabolcsban 1767-ben dokumentálható) vármegyei levéltárak, 1950–1967 Nyíregyházi Állami Levéltár, Nyíregyháza, Beloiannisz tér 51., 1968–1989 Szabolcs-Szatmár megyei Levéltár, Nyíregyháza, Beloiannisz tér 5., majd Benczúr tér 21., 1989–1991 Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár, Nyíregyháza, Beloiannisz tér 5., majd Benczúr tér 21., 1991–2009 Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Levéltára, Nyíregyháza, Benczúr tér 21., majd Széchenyi u. 4., 2009– Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár, Nyíregyháza, Széchenyi u. 4. Fenntartója: 1767–1950 Bereg, Szabolcs és Szatmár vármegyék 1950–1989 Szabolcs-Szatmár Megyei Tanács 1990– Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat
2
2.5. Mőködési területe Szabolcs-Szatmár-Bereg megye. Győjtıterülete köziratok esetében Szabolcs-Szatmár-Bereg megyére, magániratok, illetve a kisegítı tevékenysége kapcsán átvett iratok vonatkozásában az egész országra kiterjed. 2.6. A Levéltár szakmai felügyeletét az Oktatási és Kulturális Minisztérium (továbbiakban: OKM) Közgyőjteményi Fıosztályának Levéltári Osztálya, a Magyar Országos Levéltár, illetve a miniszter által a köziratok kezelésének levéltári felügyeletével és a közlevéltárak tevékenységével összefüggı szakmai követelmények érvényesítésének ellenırzésével megbízott szakfelügyelı (1995. évi LXVI. tv. 8. § (b), 7/2002 (II. 27.) NKÖM r. 7. § – 16. §.), valamint a miniszter által kinevezett Levéltári Kollégium gyakorolja. 2.7. A Levéltár fenntartója: Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat. Felügyeleti szerve: Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Közgyőlése. 2.8. Szakmai besorolása: általános levéltár Szakmai feladata: levéltári tevékenység (92 33 14) 3. A Levéltár mőködési rendje 3.1. A Levéltár mőködési rendjét Szabolcs-Szatmár-Bereg Megye Közgyőlésének 63/2009. (IV. 29.) határozatával megállapított, a 153/2009. (IX. 25.), valamint a 211/2009. (XII. 17.) határozataival módosított, egységes szerkezetbe foglalt Alapító Okirata, a Szervezeti és Mőködési Szabályzat, valamint az annak mellékletéül szolgáló szakmai és gazdasági szabályzatok és az alkalmazottak munkaköri leírásai határozzák meg. 4. Alapadatok Neve: Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár Hivatalos rövidítése: SZSZBML Alapító okirat kelte, száma: 2009. december 17. 211/2009. (XII. 17.) MKGY. sz. Székhelye: 4400 Nyíregyháza, Széchenyi út 4. Telephelyei: 4400 Nyíregyháza, Benczúr tér 21. 4461 Nyírtelek-Varjúlapos, 0228/142 hrsz. 4461 Nyírtelek-Varjúlapos, 0228/145 hrsz. Postacíme: 4400 Nyíregyháza, Széchenyi út 4. E-mail címe:
[email protected] Internet címe: www.szabarchiv.hu Telefon/fax: 00-36-42-414313 Adószáma: 15444217-1-15 Törzskönyvi azonosító száma: 444213 Törzskönyvi bejegyzés dátuma: 1992. 03. 01.
KSH statisztikai számjel: 15444217-9101-322-15 KSH területi számjel: 1517206 KSH gazdálkodási forma: 322 Helyi önkormányzat által felügyelt költségvetési szerv Általános forgalmi adó alanyisága: alanyi adómentes TB nyilvántartószám: 127 231 412 Mőködési köre: Jogállása:
Szabolcs-Szatmár-Bereg megye Jogi személyiséggel rendelkezı 3
Feladatellátáshoz gyakorolt funkciói szerint: Részjogkörrel rendelkezı költségvetési szerv a Szabolcs-SzatmárBereg Megyei Önkormányzat Múzeumok Igazgatóságához rendelve. Létrehozásáról rendelkezı határozat: 112/1992. (XI. 27.) MKGY. sz. Irányító szerv neve, székhelye: Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Közgyőlés 4400 Nyíregyháza, Hısök tere 5. Költségvetési szerv tevékenység jellege szerinti típusa: Közszolgáltató közgyőjteményi közintézmény. Államháztartási szakágazati azonosító: 910 100 Levéltári tevékenység Jogszabályban meghatározott közfeladata: Kizárólagos joggal átveszi, megırzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhetı köziratait és ellenırzi iratkezelésüket. Az ırizetében lévı levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki. Alaptevékenysége: Az illetékességi körébe tartozó iratképzık iratkezelésének felügyelete, maradandó értékő irataik átvétele, megırzése. A maradandó értékő magánirat jogszabály alapján történı átvétele, győjtése és ingyenes letétként való megırzése. A levéltári anyag nyilvántartása, szakszerő kezelése, feldolgozása, kutatásának lehetıvé tétele. A levéltár anyagának állományvédelme. Az ırizetében lévı levéltári anyagról hiteles másolat vagy tartalmi kivonat kiadása. Levéltár- és történettudományi kutatás végzése, az ırzött iratanyag publikálása, a tudományos munkák kiadása. Szakkönyvtár mőködtetése. Közmővelıdési feladatok ellátása. Szakmai konferencia, bemutató szervezése. A helytörténetírás és -oktatás segítése. Közremőködés a magániratok védetté nyilvánításában. Levéltári honlap mőködtetése. Alaptevékenysége 2010. 01. 01-tıl hatályos szakfeladat rendje szerinti besorolása: 910131 Levéltári állomány gyarapítása, kezelése és védelme 910132 Levéltári szolgáltatás, tudományos publikáció és információközvetítı tevékenység Kiegészítı tevékenysége: Reprográfiai szolgáltatások nyújtása. Közremőködés az irattáros-képzésben, továbbképzésben. Társadalom- és levéltártudományi tanulmányokat végzı gyakornokok fogadása. Társadalom- és helytörténeti elıadások tartása. Kiegészítı tevékenysége 2010. 01. 01. napjától hatályos szakfeladat rendje szerinti besorolása: 910132 Levéltári szolgáltatás, tudományos publikáció és információ-közvetítı tevékenység 4
Kisegítı és vállalkozási tevékenysége nincs. A feladat ellátását szolgáló vagyon: a Nyíregyháza, Széchenyi u. 4. szám alatti 6175/3/A/2 hrsz-ú társasházi ingatlan, a nyírtelek-varjúlaposi o a 0228/142 hrsz-ú, 983 m2 nagyságú és o a 0228/145 hrsz-ú, 2185 m2 nagyságú felülépítményes ingatlanok, valamint o a 0228/144 hrsz-ú 1102 m2 nagyságú beépítetlen terület, valamint a nyíregyházi Benczúr tér 21. szám alatti múzeum társasházi ingyenes használatú 6176/3/C/l hrsz-ú épület 272 m2 nagyságú része, a 6176/1 hrsz-ú ingatlan/terület része és az intézmény vagyonleltárában szereplı berendezések és felszerelések. A vagyon feletti rendelkezés: Az intézmény által használt vagyonra és a vagyon feletti rendelkezés jogára a Szabolcs-Szatmár-Bereg Meg yei Önkormán yzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól szóló hatályos rendelet az irányadó. Az alap- és kiegészítı tevékenység során felszabaduló szabad kapacitás – a feladatellátás színvonalának növelése érdekében – értékesíthetı. 5. Az intézmény alaptevékenysége A Levéltár a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 13–16. §-a szerinti általános levéltár, mely alaptevékenysége során a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 70. § (1) bekezdés a) pontjában, a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségő szervek feladat- és hatásköreirıl szóló 1991. évi XX. törvény 111., 116., valamint 118–120. §-aiban, valamint a Ltv.-ben, ill. a közlevéltárak és nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggı szakmai követelményekrıl szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben (a továbbiakban: R.), illetve egyéb jogszabályokban illetékességébe utalt levéltári feladatokat látja el, mint igazgatási feladatokat is ellátó tudományos intézmény. 5.1. Jogszabályok Munkáját elsısorban az alábbi jogszabályok határozzák meg: 1990. évi XCIII. tv. az illetékekrıl; 1991. évi XLIX. tv. a csıdeljárásról és a felszámolási eljárásról; 1992. évi XXXVIII. tv. az államháztartásról; 1992. évi XXXIII. tv. a közalkalmazottak jogállásáról; 1992. évi LXIII. tv. a személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról; 1992. évi XXII. tv. a Munka Törvénykönyvérıl; 1995. évi LXVI. tv. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl; 1995. évi LXV. tv. az államtitokról és a szolgálati titokról és a végrehajtására kiadott; 1997. CXL. tv. a kulturális javak védelmérıl és a muzeális intézményekrıl, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közmővelıdésrıl 1999. évi LXXVI. tv. a szerzıi jogról 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési sajátosságairól. 5
2001. évi LXIV. törvény a kulturális örökség védelmérıl 2001. évi CII. törvény egyes közhatalmi feladatokat ellátó, valamint közvagyonnal gazdálkodó tisztségeket betöltı személyek összeférhetetlenségérıl és vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségérıl, 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelet a védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerzıdés alapján történı továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásáról; 10/2002 (IV.13.) NKÖM rendelete a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggı szakmai követelményekrıl 2004. évi CXL. tv. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól; 2005. évi LXXXIX. tv. a kulturális örökség védelmérıl szóló 2001. évi LXIV. törvény módosításáról 193/2005. (I. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl; 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrıl; 2006. évi XXXVIII. tv. a szellemi kulturális örökség megırzésérıl szóló, Párizsban, 2003. év október hó 17. napján elfogadott UNESCO Egyezmény kihirdetésérıl. 2007. évi CLII. törvény az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekrıl. 5.2. A Levéltár feladatai 5.2.1. A Levéltár állami feladatként ellátott alaptevékenységét a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló, többször módosított Ltv., a köziratokról, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggı szakmai követelményekrıl szóló R. és az Alapító Okirat szabályozza. 5.2.2. A Levéltár a jogszabályokban elıírt tudományos, igazgatási és közmővelıdési feladatokat végzi: A Levéltári törvény 31. §-ban meghatározott kivételekkel kizárólagos joggal átveszi és megırzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhetı köziratait, valamint a maradandó értékő magániratokat. Az átvett, illetıleg a győjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerően kezeli, biztonságosan megırzi, és az ırizetében lévı levéltári anyagot – annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényő áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján – feldolgozza, és az anyag használatát lehetıvé teszi. A hét négy napján (kedden, szerdán és pénteken 8–16 között, csütörtökön 8–18 között) kutatótermében nyújt lehetıséget a látogatójeggyel rendelkezıknek az ırizetében lévı források kutatására. Kutatást segítı szakkönyvtárat mőködtet, amelynek állományát vásárlás, ajándékozás, cserekapcsolat révén fejleszti. Tájékoztatást ad az ırizetében lévı levéltári anyagról. Megrendelésre kutatást csak a fenntartó és a felügyeleti szerv utasítására végez. Biztonsági célból és kutatói kérésre, ill. használatra másolatot (fénymásolat, fotó, digitális másolat) készít. 6
Archiválja a teljes fondokról, ill. a belsı utasításokban meghatározott iratokról készült másolatokat. A vonatkozó rendelkezések alapján engedélyezi az ırizetében lévı anyag mőködési, kiállítási és ügyviteli célú kölcsönzését. Intézi a megkereséseket, és az ırizetében lévı levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki. Nyilvántartja az illetékességi körébe tartozó szerveket és azok levéltári anyagát. A levéltári anyag védelme érdekében ellenırzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel mőködı gazdasági társaságok iratkezelését, irattáruk rendjét, a maradandó iratok ırzését, valamint a selejtezést. Az ellenırzés tapasztalatairól jegyzıkönyvet készít. Ha a szerv a jegyzıkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, a Levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából értesíti a felügyeleti szervet. Egyetértési jogot gyakorol az Ltv. 10. § (1) bekezdésében meghatározott iratképzı szervek iratkezelési szabályzatainak készítésekor, valamint felülvizsgálja és jóváhagyja a hozzá beküldött selejtezési jegyzıkönyveket. Részt vesz az illetékességi körébe tartozó szervek ügyiratkezelıinek szakmai továbbképzésében. Megrongálódott vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik, ezekrıl, illetıleg különösen jelentıs levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy készíttet. Levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag felhasználásának elısegítése céljából. Kutatási eredményeit közzéteszi, illetve a tudományos munkamegosztás keretében részt vállal az általa ırzött iratanyag publikálásában. A levéltári anyag oktatási, közmővelıdési célú felhasználását, a levéltári tevékenység megismertetését kiadványokkal és multimédiás eszközökkel, valamint az internet segítségével végzi. Rendezvényeket, kiállításokat, ismeretterjesztı elıadásokat szervez az ırizetében lévı források megismertetésére, levéltári és forrásfeldolgozó órákkal, forrásbemutatókkal, szakköri foglalkozásokkal segíti az iskolai oktatást. Felkérésre részt vállal az irattáros-ügyiratkezelı képzésben. Fogadja a társadalom- és levéltártudományi tanulmányokat végzı gyakornokokat. Segíti a helytörténeti, honismereti tevékenységet. A maradandó értékő magániratok kiválogatására, szakszerő kezelésére vonatkozóan szaktanácsot ad, a maradandó értékő magániratok védetté nyilvánításában közremőködik. Mind belföldön, mind külföldön kapcsolatot tart a szakma tudományos intézményeivel és azok munkatársaival. Végzi a jogszabályok alapján hatáskörébe utalt egyéb feladatokat. 5.3. A Levéltár gazdálkodása 5.3.1. Az intézmény gazdálkodási jogköre: a költségvetési elıirányzatok feletti rendelkezési jogosultság tekintetében teljes jogkörrel rendelkezı, 2010. január 1-jétıl a Szabolcs-SzatmárBereg Megyei Múzeumok Igazgatóságához gazdaságilag integrált költségvetési szerv. Az együttmőködés alapját a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjét a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Múzeumok Igazgatósága és a Szabolcs-SzatmárBereg Megyei Levéltár között létrejött, a fenntartó által jóváhagyott Együttmőködési Megállapodás szabályozza. (Lásd a 13. sz. mellékletben!) 7
5.3.2. A Levéltár alaptevékenységének forrásai: a fenntartó által biztosított költségvetési támogatás és az intézmény saját bevétele. 5.3.3. A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár önálló bankszámlával nem, csak alszámlával rendelkezik. 5.3.4. A Levéltár ÁFA-mentes. 5.3.5. Feladatmutató: tárolt iratmennyiség (ifm) 5.4. A Levéltár alapfeladataihoz kapcsolódó rendelkezések 5.4.1. A Levéltár munkáját érintı jogszabályok konkrét alkalmazására, a szakmai követelmények részleteinek meghatározására az intézmény igazgatója a Levéltár munkatársaira vonatkozóan kötelezı érvényő utasításokat ad ki. 5.4.2. A Levéltár az adatvédelmi jogszabályok figyelembe vételével szervnyilvántartásába beveszi az R. 6. § (2)–(3) és (7) bekezdésében meghatározott iratképzı szerveken kívül azokat is, amelyek maradandó értékő iratokkal rendelkeznek. Hasonlóan jár el az erre engedélyt adó, maradandó értékő iratait a levéltárnak bemutató magánszemélyekkel. 5.4.3. A Levéltár az iratselejtezés engedélyezésekor (R. 9–11. §) történeti értékük miatt maradandónak nyilváníthat olyan egyedi iratokat vagy irat-együtteseket is, amelyeket az elfogadott irattári terv selejtezhetıként tüntet fel. 5.4.4. A levéltári könyvtár zártforgalmú tudományos szakkönyvtár, mely – a jogszabályokban megfogalmazott feltételek teljesülése esetén – nyilvános könyvtárként is mőködhet. 5.4.5. A szerzıi joggal kapcsolatos rendelkezések a Levéltár és a munkatársak tudományos tevékenységére is vonatkoznak.
6. Az intézmény szervezeti felépítése, mőködési rendje Intézmény szervezeti ábrája IGAZGATÓ IGAZGATÓHELYETTES
BELSİ FELDOLGOZÓ OSZTÁLY
KÜLSİ KAPCSOLATOK OSZTÁLY Csoportok:
Anyakönyvi Külsı raktári feladatokat ellátó
Ügyfélszolgálati Informatikai szoftveres Pályázati
Kutatószolgálati-szakkönyvtári Reprográfiai és informatikai hardveres Technikai
8
Győjtıterületi Közmővelıdési
6.1. A Levéltár szervezete 6.1.1. A Levéltár osztály- és csoportszerkezetben mőködik. Élén az igazgató áll, aki az igazgatóhelyettes, az osztály-, valamint a csoportvezetık közremőködésével irányítja az intézmény munkáját. 6.1.2. A Levéltár szakmai dolgozói munkájukat a belsı és külsı fondreferencia alapján végzik. (Az erre vonatkozó részletes utasítást a munkaköri leírások, valamint az éves munkatervhez csatolt, aktualizált fondreferencia beosztások tartalmazzák.) 6.1.3. A Levéltár székhelyén két osztály (ezen belül 2-2 csoport), ill. az intézményvezetés irányításával még ezen kívül hat csoport mőködik: Az igazgató közvetlen irányítása alá három csoport tartozik: • az Ügyfélszolgálati csoport, amelynek tagjai fogadják személyesen, telefonon, faxon, e-mailben az intézményhez forduló ügyfeleket, elvégzik a magán- és hivatalos úton a Levéltárhoz érkezı megkereséseket, valamint aktualizálják a Levéltár honlapjának feladatukhoz kapcsolódó linkjeit, • az Informatikai szoftveres csoport, amely a levéltári adatbázisok kialakításáért, betanításáért, adatfeltöltéséért, mőködéséért felel, ill. készíti, felügyeli a levéltár elektronikus adatbázisát és honlapját, • a Pályázati csoport a pályázatfigyeléssel, azok elkészítésével, lebonyolításával foglalkozik. Az igazgatóhelyettes felügyeli: • a Kutatószolgálati csoportot, amely a kutatótermi feladatokat (tájékoztatást, irat elıkészítést és reponálást, kutatás segítését, szaktanácsadást) végzi. A kutatószolgálat munkáját a szakkönyvtár és kezelıje, a levéltári szakkönyvtáros segíti. A kutatószolgálat rendjét a Kutatási és Kutatótermi Szabályzat tartalmazza. • a Reprográfiai és informatikai hardveres csoport egyrészt a kutatói kéréseket, másrészt a belsı feldolgozó és tudományos munkát segítı reprográfiai feladatokat látja el, ill. felügyeli a Levéltár informatikai infrastruktúráját. • a Technikai csoport az intézmény rendeltetésszerő mőködéséért, a pénzügyi és gazdasági feladatok ellátásáért felelıs, ill. ellátja a Levéltár épületeivel, mőszaki berendezéseivel és szakmai felszerelésével kapcsolatos feladatokat. A Belsı feldolgozó osztály feladata az éves munkatervben meghatározott rendezés, selejtezés, segédletkészítés. Az osztályon belül elkülönül • az Anyakönyvi csoport, feladata: az anyakönyvek kezelése, feldolgozása, az utólagos bejegyzések bevezetése, • Külsı raktári feladatokat ellátó csoport, feladata a nyírtelek-varjúlaposi külsı raktárban folyó munkálatok szervezése, végzése A Külsı kapcsolatok osztályának fı feladata a külsı iratképzık felügyelete, az iratátvétel szervezése, valamint a levéltári rendezvények szervezése, lebonyolítása. A feladatot két csoport látja el: • a Győjtıterületi csoport: kapcsolatot tart a Levéltár illetékességi körébe tartozó szervekkel, együttmőködik a területileg illetékes Államigazgatási Hivatallal, végzi a szervellenırzéseket, véleményezi az iratkezelési szabályzatokat, felülvizsgálja a selejtezéseket és selejtezési jegyzıkönyveket, a belsı fondreferensekkel 9
•
együttmőködve koordinálja a Levéltár győjtıkörébe tartozó iratanyag átvételét, ill. aktualizálja a Levéltár honlapjának feladatához kapcsolódó linkjeit, a Közmővelıdési csoport szervezi és bonyolítja a Levéltár rendezvényeit, gondoskodik az intézmény PR-járól, ill. aktualizálja a Levéltár honlapjának a közmővelıdéshez kapcsolódó linkjeit.
6.2. Munkaterv és éves beszámoló 6.2.1. A Levéltár belsı munkáját a R. 4. § (1) bekezdésében foglaltak szerint készült éves munkaterv alapján végzi, amelyet a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Közgyőlése illetékes bizottsága hagy jóvá. A munkaterv készítésénél figyelembe kell venni a megyei közgyőlés és szervei által megfogalmazott fejlesztési programokat, valamint a szakmai és társadalmi igényeket. 6.2.3. A munkatervet az igazgató az igazgatóhelyettes és az osztályvezetık bevonásával készíti. 6.2.4. A tudományos munkatársak egyéni tudományos munkája beépül az intézményi munkatervbe, ezért évente egy alkalommal kötetben, folyóiratban megjelenı tanulmányban, vagy nyilvános elıadás keretében szóban ismertetik vállalt tudományos munkájukkal kapcsolatos kutatási eredményeiket. A megjelenı munkákról az igazgatót és a személyi bibliográfiát készítı könyvtárost tájékoztatni kell. 6.2.5. A Levéltár munkatársai az intézmény munkatervének ismeretében osztály- és csoportvezetıikkel történt egyeztetést követıen készítik el éves munkatervüket. A gazdasági, ügyviteli mőszaki és technikai dolgozók részére nem készül személyre szabott munkaterv, feladataikat az illetékes vezetık határozzák meg. 6.2.6. Az éves munkabeszámolót és a következı évre szóló munkatervet e-mailben és két nyomtatott példányban egyidejőleg kell eljuttatni a fenntartó Közgyőlés illetékes bizottságának, illetve e-mailben a szakfelügyelınek. A jóváhagyott dokumentumokat tájékoztatásul meg kell küldeni a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma levéltári ügyekért felelıs szervezeti egységének, valamint a vezetı szakfelügyelınek is. 6.2.7. A dolgozók a jóváhagyott munkaterv alapján meghatározott egyéni feladatuktól csak az igazgató utasítására, engedélye szerint térhetnek el. A Levéltár munkatervét az igazgató a fenntartó hozzájárulásával módosíthatja. 6.2.8. Az osztály- és csoportvezetık félévenként írásban, ill. a Levéltár igazgatója által indokoltnak tartott idıközönként szóban vagy írásos feljegyzésekben számolnak be az általuk irányított feladatok elvégzésérıl. 6.2.9. A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Múzeumok Igazgatósága gazdasági igazgatója a 13. sz. melléklet (Együttmőködési Megállapodás) szerint a kiemelt elıirányzatokról legalább havonta információt szolgáltat a Levéltár vezetıje számára. A Múzeum a fenntartó által megadott határidıre elkészíti az éves, féléves és háromnegyed éves gazdálkodásról szóló beszámoló jelentést és átadja a Levéltárnak.
10
6.3. Munkaértekezletek 6.3.1. A Levéltár igazgatója a dolgozók egészének részvételével év elején munkaértekezletet tart a Levéltár éves tervének és beszámolójának megvitatására, valamint munkaértekezletet hív össze minden olyan esetben, amikor ezt felsıbb rendelkezések elıírják, vagy a munka szervezése megkívánja. A munkaértekezletre meg kell hívni a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Múzeumok Igazgatósága gazdasági igazgatóját, ill. – ha ezt a tárgyalt napirend indokolja – a Megyei Közgyőlés Hivatalának képviselıjét. 6.3.2. A szakszervezettel és a Közalkalmazotti Tanáccsal közös szervezésben és rendezésben összevont munkaértekezleten félévente az igazgató elemzi és értékeli a végzett munkát és meghatározza a következı idıszak feladatait. Az igazgató köteles rendkívüli munkaértekezletet is összehívni, ha azt a dolgozók fele vagy a Közalkalmazotti Tanács írásban kéri. 6.3.3. A munkaértekezletekrıl jegyzıkönyv készül. 6.3.4. Az osztály- és csoportvezetık évnyitó értekezleten ismertetik a dolgozókkal a feladatvégzésükhöz kapcsolódó tényeket, információkat, igazgatói utasításokat, rendelkezéseket. Félévkor és év végén értékelik az osztály, ill. csoport munkateljesítményét, rendelkeznek a munkavégzéssel kapcsolatos teendıkrıl, az esetleges problémák kiküszöbölésérıl. Osztály- és csoportértekezleteket szükség szerint, de negyedévente legalább egy alkalommal kell tartani. Összehívása az osztály-, ill. csoportvezetı feladata. Az értekezletrıl írásos feljegyzést kell készíteni. 6.3.5. A Levéltár igazgatója szükség szerinti gyakorisággal, de legalább kéthavonta vezetıi értekezleten ismerteti a Levéltár mőködésével, munkavégzésével kapcsolatos fontosabb tudnivalókat. A vezetıi értekezlet tagjai: igazgatóhelyettes, osztály-, ill. a témában érdekelt csoportvezetık. Az értekezletet a Levéltár igazgatója hívja össze, a tárgyalt napirendeket, kérdéseket az igazgató – a résztvevık javaslatainak figyelembe vételével – határozza meg. Az értekezletekrıl emlékeztetı készül. 6.3.5. A Levéltár dolgozói feladatvégzésükkel, munkakörülményeikkel kapcsolatos észrevételeiket, panaszaikat, javaslataikat – írásban vagy szóban – osztály-, csoport- vagy összdolgozói értekezleten tehetik meg, ill. az illetékes vezetıkkel közvetlenül is közölhetik. Az írásban benyújtott észrevételekre, panaszokra, javaslatokra az illetékes 15 napon belül köteles írásban válaszolni.
7. A Levéltár dolgozóinak feladatai 7.1. A Levéltár munkarendjét a Kollektív Szerzıdés – ennek hiányában igazgatói utasítás – szabályozza. 7.2. A Levéltár dolgozói az igazgató által kiadott munkaköri leírás, a fondreferencia-beosztás és a Levéltár éves munkaterve, ezen belül egyéni munkaterveik alapján végzik munkájukat. Személyi változás vagy feladatváltozása esetén, az azok bekövetkeztétıl számított 30 napon
11
belül a szükséges mértékben módosítani kell a munkaköri leírást, a fondreferencia-beosztást, a munkatervet. 7.3. A Levéltárban valamennyi munkakör betöltéséhez hatósági erkölcsi bizonyítvány szükséges. 7.4. A Levéltár tudományos dolgozóinak képesítési feltétele a szakirányú egyetemi (könyvtáros esetében fıiskolai) végzettség. 7.5. A levéltári szakalkalmazottak, a gazdasági, az adminisztratív és a mőszaki alkalmazottak képesítési feltételeit a 150/1992. (IX. 30.) Korm. rendelet, valamint a 2/1993. (I. 30.) MKM rendelet tartalmazza. 7.6. Különösen indokolt esetben a szakalkalmazott megbízható gazdasági és ügyviteli ügyintézıi, illetve egyéb ügyviteli feladatok ellátásával; hasonlóképpen gazdasági és ügyviteli ügyintézı megbízható szakalkalmazotti és egyéb ügyviteli feladatok ellátásával is a Munka Törvénykönyvérıl szóló 1992. évi XXII. tv. 83/A. §-ában foglaltak figyelembe vételével. 7.7. A Levéltár valamennyi dolgozójának feladata, hogy munkáját a közalkalmazotti jogviszonyra vonatkozó szabályoknak, az egyéb szakmai szabályoknak, valamint a munkáltató utasításainak megfelelıen, a közérdek figyelembe vételével lássa el. Így különösképpen feladata a Levéltár rendjének és fegyelmének megtartása, a levéltári anyag és felszerelés biztonságos megırzése és védelme, a tőzrendészeti, munka- és katasztrófavédelmi és biztonsági elıírások betartása. 7.8. A munkaköri leírásoknak névre szólóan tartalmazniuk kell a foglalkoztatott dolgozók jogállását, alá- és fölérendeltségüket, a szervezetben elfoglalt munkakörnek megfelelıen feladataikat, jogaikat és kötelezettségeiket. A munkaköri leírás egy példányát a munkavállalónak át kell adni, aki az átvételt aláírásával igazolja. 7.9. Az 1/2000. (I. 14.) NKÖM rendelet értelmében a Levéltár a 7 éves továbbképzési ciklusonként továbbképzési tervet, évente ennek megfelelı beiskolázási tervet készít. A továbbképzés formáját és irányultságát az egyes dolgozókkal való egyeztetés alapján kell meghatározni. A fenntartó által elfogadott továbbképzési terv módosítását legkésıbb az adott évre vonatkozó beiskolázási tervvel együtt kell elkészíteni, és a fenntartóval jóváhagyatni. Az elfogadott éves beiskolázási terv módosítását indokolt esetben a fenntartó engedélyezheti.
8. Munka- és hatáskörök A Levéltár dolgozói munkakörüknek megfelelıen lehetnek: a) tudományos munkatársak b) szakalkalmazottak c) gazdasági alkalmazottak e) mőszaki-technikai alkalmazottak
12
8.1. A magasabb vezetıi és vezetıi feladatok és jogkörök Magasabb vezetık 8.1.1. Igazgató – Jogállása: Az igazgató a Levéltár egyszemélyi felelıs vezetıjeként felel az intézmény mőködéséért. A közalkalmazottakra vonatkozó szabályok szerint munkáltatói, vezetıi és ellenırzési jogokat gyakorol valamennyi dolgozó felett. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekrıl szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (1) b)–c) pontja értelmében vagyonnyilatkozat tételére kötelezett. – Feladatköre: A levéltár-igazgató feladatait és kötelességeit a munkáltatói jogainak gyakorlója által kiadott munkaköri leírása tartalmazza. Felelıs Az intézmény rendeltetés szerinti tevékenységéért, az Alapító Okiratban foglalt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeinek megfelelı ellátásáért. A Levéltár hosszú és rövid távú terveinek, valamint éves munkatervének elkészítéséért, azok betartásáért. A Levéltár költségvetési gazdálkodásáért, az önkormányzati és intézményi tulajdon védelméért, a Levéltár gazdálkodásával összefüggı teendık ellátásának biztosításáért. Az intézmény gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és gazdaságosság követelményének érvényesítéséért. A tervezésre, beszámolásra, információszolgáltatásra vonatkozó kötelezettség megfelelı teljesítéséért, ezeknek a valódiságáért, hitelességéért. A gazdálkodási lehetıségek és a vállalt kötelezettségek összhangjáért. A Levéltár könyvelését ellátó Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Múzeumok Igazgatósága gazdasági igazgatójával együttmőködve felelıs a Levéltár mőködésének belsı szabályozottságáért, a szakmai tevékenységéért és a gazdasági munka összehangolásáért, a költségvetési terv elkészítéséért, teljesítésért, az intézményi tulajdon megóvásáért. A munka-, tőz- és katasztrófavédelmi elıírások betartásáért. Ellátja a Levéltár képviseletét természetes és jogi személyekkel szemben. Indokolt esetben az ügyek meghatározott csoportjára nézve vagy egyedi ügyekben az igazgató a Levéltár más dolgozóját is megbízhatja az intézmény képviseletével. Az igazgató nagyobb jelentıségő ügyekben ügyvédet, szakértıt bízhat meg a Levéltár jogi, szakmai képviseletével. Feladatainak ellátása során a jogszabályban elıírt módon együttmőködik a szakmai és munkavállalói érdekképviseletekkel. Kapcsolatot tart a külföldi és hazai állami és önkormányzati, társadalmi szervekkel, egyesületekkel, intézményekkel. Rendszeresen együttmőködik a megye vezetı tudományos, közmővelıdési és oktatási intézményeivel, más levéltárakkal, szakmai szervezetekkel. Hozzájárul a Levéltár nemzetközi kapcsolatainak hatékony mőködéséhez.
13
Munkatársai segítségével gondoskodik a Levéltár iratanyagának gyarapításáról, szakszerő és biztonságos megırzésérıl, kezelésérıl, valamint az anyagvédelemrıl. Ajándékozási, letéti szerzıdést köt, véleményt alkot a levéltári anyag védetté nyilvánítását illetıen. Biztosítja a levéltári kiadványok bel- és külföldi cseréjét. A levéltári munka végzésére vonatkozó módszertani és más utasítások szem elıtt tartásával irányítja és ellenırzi a munkaterv végrehajtását. Beszámolót készít, szakmai utasításokat ad. Irányítja és ellenırzi az intézmény tudományos tevékenységét és a levéltári kiadványokkal kapcsolatos munkákat. Intézményi pályázatokat nyújt be a fenntartói támogatással nem, vagy csak részben fedezett levéltári és tudományos feladatok anyagi biztosítására. Meghatározza a dolgozók munkakörét, beosztását és feladatait, valamint munkarendjüket. Biztosítja a munkaterv teljesítésének feltételeit, ennek során gondoskodik a dolgozók megfelelı munkakörülményeinek megteremtésérıl és a munkavédelmi elıírások és a munkafegyelem megtartásáról. A dolgozók szakmai képzettségének emelése érdekében a hatályos miniszteri rendelet szerint megtervezi a dolgozók továbbképzését, illetve továbbtanulását. A továbbtanulás és továbbképzés feltételeit a jogszabályok, illetve a Kollektív Szerzıdés – ennek hiányában igazgatói utasítás – szerint biztosítja, a továbbtanulók eredményeit ellenırzi. Figyelemmel kíséri a szakterületére vonatkozó hivatalos közlönyöket, végrehajtja és végrehajtatja az ezekben megjelent jogszabályokat, valamint a Levéltárnak közvetlenül megküldött rendelkezéseket. Gondoskodik arról, hogy a levéltári munkát érintı jogszabályokat és rendelkezéseket a munkatársak is megismerjék és betartsák. Biztosítja az ügyintézés rendjét, ellenırzi a szolgálati út betartását. Engedélyezi a levéltári anyagban való kutatást, reprodukálást, restaurálást, konzerválást. Felügyel a levéltári munkával összefüggı bizalmas adatok megırzésére, megszegıivel szemben fegyelmileg eljár. A Levéltár munkatervében meghatározott keretek között részt vesz a szakmai feladatok végrehajtásában, belsı feldolgozó, tudományos és közmővelıdési munkát végez. A Levéltárban folyó tudományos tevékenységet, az ügyfélszolgálati, informatikai szoftveres és a pályázati csoport munkáját közvetlenül, az intézményben folyó egyéb szakmai munkát pedig az igazgatóhelyettes, az osztály- és csoportvezetık közremőködésével irányítja. Saját és helyettese távolléte esetén megbízást ad a helyettesítésre.
– Jogköre: A Munka Törvénykönyve és a közalkalmazotti törvény rendelkezései szerint gyakorolja a munkáltatói és fegyelmi jogkört. A kártérítési felelısség megállapítására indított eljárás lefolytatására és a kártérítésre történı kötelezés az igazgató jogköre.
14
Dönt
o az intézményt érintı összes feladat és kötelezettség vállalásáról, a jogszerzésrıl, o a Levéltár dolgozóit érintı kötelezettségekrıl és kedvezményekrıl, a bér- és munkaügyek, valamint szociális ügyek intézésérıl és a jutalmazásokról, o a szakszervezet és a Közalkalmazotti Tanács véleményének figyelembe vételével a munkáltatói támogatások és a munkahelyi kölcsön iránti kérelmekrıl, valamint a jutalmazásokról. A dolgozókat meghatározott rend szerinti minısíti. Javaslatokat dolgoz ki az intézmény fejlesztésére, belsı szabályzatok korszerősítésére.
– Átruházható jogai (eseti megbízással, illetıleg az egyes dolgozók munkaköri leírásában): utalványozási jog, kiadmányozási és aláírási jog, képviseleti jog, utasítási jog, intézkedési jog, ellenırzési jog. 8.1.2. Igazgatóhelyettes – A közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény, valamint annak végrehajtási rendelete szerint az igazgató mint magasabb vezetıt nyilvános pályázat alapján a SzabolcsSzatmár-Bereg Megyei Közgyőlés egyetértésével meghatározott idıtartamra bízza meg. Feladatait az igazgató közvetlen irányításával végzi. – A Levéltár igazgatójának a 30 napot meghaladó távolléte esetén szakmai irányítási, munkáltatói és gazdasági jogkörben teljes jogú helyettese. Jogkörét az igazgató távozása elıtt írásban korlátozhatja. – Az igazgatót 30 napot meg nem haladó távolléte esetén teljes szakmai irányítási és – a kinevezés, a vezetıi megbízás, a vezetıi megbízás visszavonása és a jutalmazás kivételével – munkáltatói jogkörrel helyettesíti. Jogkörét az igazgató távozása elıtt esetenként írásban korlátozhatja, illetve szélesítheti. – Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekrıl szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (1) c) pontja értelmében vagyonnyilatkozat tételére kötelezett. – Jogállása: közvetlenül az igazgató alá rendelt helyettes, a belsı szervezeti rendben a kutatószolgálati, a reprográfia és informatikai hardveres, valamint a technikai csoport felettes vezetıje. – Feladatköre: Az igazgató mindenkori utasításainak megfelelıen közvetlenül részt vesz o az éves munkaterv elkészítésében, végrehajtásának irányításában és ellenırzésében, o a Levéltár mőködésével kapcsolatos jelentések, tervek, felmérések elıkészítésében, megbízása esetén maga irányítja és készíti el azokat o a Levéltár jelentési kötelezettségeinek teljesítésében, az adatszolgáltatásban, o a kutatók, ügyfelek tájékoztatásában, o tudományos kutatási programok szervezésében, kiadványok szerkesztésében, 15
a levéltári beruházások kivitelezésében, a számítástechnikai, könyvtári feladatok irányításában és szervezésében, a munkaköri leírások és minısítések elkészítésében, a dolgozók munkájának szervezésében, ellenırzésében, vagyoni és szakmai ellenırzésekben, a Levéltár kapcsolatainak fenntartásában és bıvítésében, egyéni munkaterve alapján belsı rendezési, közmővelıdési és tudományos tevékenységet végez. Az irányítása alatt dolgozók számára lehetıséget teremt arra, hogy a munkavégzésükhöz szükséges jogszabályokat megismerjék. Segíti és ellenırzi a segédlevéltárosok és levéltári kezelık szakmai haladását, javaslatot tesz továbbképzésükre. Irányítja a raktári rend kialakítását, a megfelelı körülmények biztosítását. Felügyel a munkarendre és a takarékosságra. Ellenırzı tevékenységét adminisztrálja. o o o o o o o
– Jogköre: Távollétében helyettesíti az igazgatót, akit megtett intézkedéseirıl szóban vagy írásban a lehetı leghamarabb tájékoztat. Az intézmény dolgozóival szemben utasítási, intézkedési és ellenırzési joga van. Javaslattételi és véleményezési joga van szervezeti, szakmai, személyi és gazdálkodási kérdésekben. Irányítja és ellenırzi a vezetése alá beosztott csoportok munkáját. Közvetlenül felügyeli a munka- és katasztrófavédelmi, valamint a tőzrendészeti feladatok ellátását. Döntési jogköre kiterjed a meghatározott feladatkörébe rendelt szakmai területekre. Vezetık 8.1.3. Osztály- és csoportvezetık – Az osztályvezetı a Levéltár tudományos dolgozója, fılevéltáros. Munkaköri leírása szerint meghatározott feladat- és hatáskörben szervezi a rábízott szervezeti egységek szakmai munkáját, illetve irányítja és felügyeli az egyes munkaterületeket. Folyamatos beszámolási kötelezettséggel gondoskodik a feladatok elvégzésérıl, a megfelelı munkafegyelem biztosításáról, a felmerült problémák megoldásáról, illetve jelzésérıl. – A csoportvezetı a Levéltár tudományos dolgozója vagy segédlevéltáros. Munkaköri leírása szerint meghatározott feladat- és hatáskörben szervezi a rábízott csoport szakmai munkáját, Az osztályvezetı felé folyamatos beszámolási kötelezettséggel tartozva gondoskodik a feladatok elvégzésérıl, a megfelelı munkafegyelem biztosításáról, a felmerült problémák megoldásáról, illetve jelzésérıl. 8.2. Munkatársak Az iratkezelés közlevéltári felügyeletét, a levéltári állomány gyarapodását, a levéltári anyag ırzését, az iratanyag levéltári feldolgozását, levéltár- és történelemtudományi kutatásokat, a levéltári anyag oktatási, közmővelıdési célú felhasználását, a szakkönyvtár, az anyakönyvi másodpéldányok kezelését és a jogszabályok alapján a levéltár hatáskörébe utalt igazgatási és egyéb feladatokat a Levéltárban dolgozó fı- és segédlevéltárosok, levéltár kezelık, levéltári informatikusok, adatrögzítık, valamint a könyvtáros és raktáros munkaköri leírásának megfelelıen látja el. 16
8.2.1. Fılevéltáros, tudományos munkatárs Munkáját az igazgató irányításával végzi, távolléte esetén az igazgatóhelyettes útmutatásai szerint. Feladata: Részt vesz a munkatervben rögzített levéltári tudományos munkában, helytörténeti kutatásban. Ellátja a munkatervben rábízott közmővelıdési feladatokat. Szervezi, elkészíti a levéltár szakmai munkáját segítı és infrastruktúráját fejlesztı pályázatokat. Fondreferens a fondreferencia-beosztás szerint. Ellátja az éves munkatervben rábízott rendezési, selejtezési, segédletkészítési feladatokat. Felelıs a határidık betartásáért. Részt vesz az iratok digitalizálásához szükséges tudományos feladatok ellátásában, az archiválás szakmai szempontok alapján történı elvégzésének felügyeletében, a levéltári adatbázisok és az intézményi honlap kialakításában, feltöltésében, mőködtetésében. Intézi a rászignált aktákat. A külsı fondreferenciában meghatározottak szerint látja el az irattárak ellenırzését, a szervek iratkezelési szabályzatainak és irattári terveinek felügyeletét és véleményezését. Külön beosztás alapján teljesít kutatószolgálati ügyeletet. Elvégzi az igazgató és helyettese által kijelölt egyéb levéltári szakmai feladatokat. Részt vesz a szakmai továbbképzéseken, programokon. Felelıs: A hozzá osztályként vagy csoportként tartozó munkatársak feladatainak szervezéséért, ellenırzéséért. 8.2.2. Segédlevéltáros Munkáját – a feladattól függıen – az igazgató, helyettese, osztály- és csoportvezetı irányításával végzi. Feladata: Fondreferensként az éves feldolgozó munkában rendezést, selejtezést és segédletkészítést végez. Csoportvezetıi feladatokat lát el a szakmai munka meghatározott területén. Részt vesz az intézmény közmővelıdési munkájában. Munkatárs a levéltár szakmai munkáját segítı és infrastruktúráját fejlesztı pályázatokban. Részt vesz az iratok digitalizálásában, archiválásában, a levéltári adatbázisok feltöltésében. Intézi a rászignált aktákat. A külsı fondreferenciában meghatározottak szerint látja el az irattárak ellenırzését, a szervek iratkezelési szabályzatainak és irattári terveinek felügyeletét és véleményezését. Külön beosztás alapján teljesít kutatószolgálati ügyeletet. Részt vesz a szakmai továbbképzéseken, programokon. Felelıs: A saját maga általa vállalt és végzett munka maradéktalan teljesítéséért. A hozzá csoportként tartozó munkatársak feladatainak szervezéséért, ellenırzéséért. 8.2.3. Levéltári könyvtáros Munkáját az igazgatóhelyettes irányításával végzi.
17
Feladata: a könyvtári nyilvántartások vezetése, rekordbevitel, a cédulakatalógus folyamatos építése, az SRLIB könyvtárnyilvántartó program adatfeltöltése, szakkönyvtár állomány-gyarapításához könyv-, folyóirat-, CD-rendelés, könyvtárral kapcsolatos pályázatok figyelése, készítése, szakirodalmi tájékoztatás a kutatószolgálatban, szakkönyvtár állományának védelme, a könyvek és folyóiratok természetes használatából adódó károsodások figyelemmel kísérése, köttetés szervezése, a könyvtár rendjének biztosítása, évente egy bibliográfia vagy szakcikk készítése, csere-, köteles- és ajándékpéldányok nyomon követése, cserekapcsolatok ápolása, a könyvtárközi kölcsönzés lebonyolítása, kapcsolattartás más könyvtárakkal, CD-, DVD- és fényképtár kezelése, a kutatószolgálatban való használatának elıkészítése, adattár kezelése. Felelıs: a könyvtár rendjéért, a levéltárról megjelenı közérdekő információk naprakész pontosságáért. 8.2.4. Levéltári informatikus Munkáját az igazgató és helyettese irányításával végzi. Feladata: felügyeli a levéltár informatikai rendszerét (hardver, szoftver) mőködteti a levéltár honlapját, elkészíti a levéltári adatbázisokat, ill. szaktanáccsal segíti a külsı programozó munkáját, közremőködik, ill. segíti a kollégákat az e-Archivum feltöltésében. 8.2.5. Levéltári kezelı Munkáját az osztály-, ill. csoportvezetık irányításával végzi. Feladata: a fondreferens szakmai irányításával közremőködik a fondok feldolgozásában, kezelıi feladatokat lát el az igazgató által meghatározott raktárakban, munkatársi feladatokat lát el a kutatószolgálat számára történı irat elıkészítésben, reponálásban, másolatkészítésben, részt vesz a levéltári segédletek elkészítésében, az adatbázisok feltöltésében, az ügyfélszolgálatban helyettesként jegyzıkönyvet vesz fel, ill. aktát intéz. 8.2.6. Ügykezelı, adatrögzítı Munkáját az igazgató irányításával végzi. Feladata: elvégzi a levéltár ügyviteli feladatait, személyi asszisztense az igazgatónak, részt vesz a levéltár közmővelıdési munkájában, adatrögzítıként munkatárs a levéltári adatbázisok feltöltésében külön megbízás szerint gazdasági ügyintézıi feladatokat lát el. 18
8.2.7. Raktáros Munkáját az osztály-, ill. csoportvezetık irányításával végzi. Feladata: részt vesz a kutatószolgálat munkájában: az iratokat beviszi a kutatóterembe, használat után reponálja, vezeti az iratmozgás esetén elıírt dokumentumokat, részt vesz az iratok belsı feldolgozáshoz történı szállításában, részt vesz az új raktári rend kialakításában, az anyagmozgatásban, felelıs a raktárak rendjéért, részt vesz reprográfiai munkákban, folyamatosan méri, naplózza a raktárak hımérsékletét és páratartalmát, szükség szerint üzemelteti a raktárban mőködı mobil klímát, páramentesítıt és -elszívót. 8.2.8. Gazdasági ügyintézı Csoportvezetıként szervez a mőszaki, technikai alkalmazottak munkáját, intézi a Levéltár pénzügyi és gazdasági ügyeit, kezeli a személyi anyagot és programot. Feladatait részben az igazgató, részben az igazgatóhelyettes irányításával végzi. Feladata: Segítséget nyújt a megyei önkormányzat közgyőlése által jóváhagyott költségvetési keretszámok alapján a pénzügyi–gazdasági tevékenységet szabályozó jogszabályok, tervezési irányelvek figyelembe vételével és az intézmény szakmai terveivel összhangban a Levéltár éves költségvetésének összeállításához. Az önállóan gazdálkodó intézménnyel együttmőködve közremőködik a Levéltár tárgyévi költségvetésének elkészítésében. Figyelemmel kíséri az elıirányzatok alakulását, az éves költségvetés teljesítését, mindezekrıl folyamatosan tájékoztatja az igazgatót. Az intézményvezetıvel egyeztetve végrehajtja az intézmény hatáskörébe utalt módosításokat, az önállóan gazdálkodó intézmény felé elkészíti a módosítási kérelmeket. A Levéltár elıirányzat-felhasználási és elıirányzat módosítási hatásköre alapján tájékoztatja az önállóan gazdálkodó intézményt a saját hatáskörben kezdeményezett elıirányzat módosításról. A Levéltár vezetıjének munkáltatói jogköréhez kapcsolódva ellátja a létszám és bérgazdálkodási feladatokat, elkészíti a KIR3 rendszerben a levéltári dolgozók alkalmazási iratait (kinevezés, átsorolás, elszámolólap stb.), figyelemmel kíséri a béralap havi ütemezését és felhasználását. Számfejti a különbözı nem rendszeres kifizetéseket, költségtérítéseket, intézkedik a kifizetésükrıl, a MÁK által megadott határidıre eleget tesz jelentési kötelezettségének. Vezeti a közalkalmazotti alapnyilvántartást. A beérkezı szállítói számlákat idırendi sorrendben nyilvántartásba veszi, ellátja a szükséges bizonylatokkal és az Együttmőködési Megállapodásban foglaltaknak megfelelıen továbbítja az önállóan gazdálkodó intézmény felé. Vezeti a pénztárjelentést a különbözı készpénzfizetések teljesítésére rendelkezésre álló készpénzellátmány bizonylatolásához. A készpénzforgalomról az ellátmány feltöltésekor számlákkal elszámol az önállóan gazdálkodó intézmény felé és egyúttal rendelkezésre bocsátja a pénztárjelentést és a készpénzes bizonylatok példányait. A készpénz bevételeket az Együttmőködési Megállapodásban leírtak alapján az önállóan gazdálkodó intézmény részére befizeti. 19
Elvégzi az intézmény számlázási feladatait a rendelkezésre álló és érvényben lévı szerzıdések, megállapodások alapján. Nyilvántartást vezet a kimenı számlákról. Gondoskodik az elkészült bizonylatok átadásáról az önállóan gazdálkodó intézmény részére. Vezeti a számviteli szabályzatokban meghatározott analitikus nyilvántartásokat. Az önállóan gazdálkodó intézmény leltározási utasítása alapján közremőködik a leltározási és selejtezési feladatok lebonyolításában. Az önállóan gazdálkodó intézmény adatszolgáltatása alapján elkészíti a törvényben elıírt adóbevallásokat. Ellátja a gazdálkodással, vagyonkezeléssel, leltározással kapcsolatos, jogszabályokban elıírt feladatokat. A levéltár által használt, megyei önkormányzat tulajdonában lévı ingatlan vagyon állagát figyelemmel kíséri. Ellátja a munkaerı-gazdálkodás pénzügyi, személyzeti és munkaügyi feladataihoz kapcsolódó nyilvántartási feladatokat; elkészíti az alkalmazási okiratokat és tájékoztatja a bérszámfejtı helyet az azokban bekövetkezett változásokról. Számfejti a nem rendszeres kifizetéseket; kiállítja a kapcsolódó igazolásokat; ellátja a munkaviszonyhoz kapcsolódó egyéb adminisztrációs teendıket; elıkészíti az intézményi dolgozók részére járó kifizetéseket a határidıben való kifizetéshez/teljesítéshez. Részt vesz a levéltár pályázatainak elıkészítésében, elszámolásában. Részt vesz az intézmény mőködéséhez szükséges eszközök beszerzésében. A fenntartó önkormányzattal való kapcsolattartás keretében teljesíti a fenntartó által elıírt adatszolgáltatási kötelezettséget. Gondoskodik a bevételek beszedésérıl, a kiadások teljesítésérıl, ellenırzi a beérkezett bizonylatok alaki, tartalmi helyességét. Gondoskodik a kiadások teljesítéséhez szükséges bizonylatok utalásra való elıkészítésérıl, a készpénzes kifizetések fedezetérıl a fenntartó rendelkezéseinek figyelembe vételével. Folyamatosan tájékoztatja a Levéltár igazgatóját a levéltár gazdasági helyzetérıl. Tárgyév végén írásban beszámol a Levéltár igazgatójának az intézmény az évi gazdálkodásáról, gazdasági–pénzügyi helyzetérıl. Teljesíti az intézmény beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségét, vezeti az ezekhez kapcsolódó analitikus nyilvántartásokat. 8.2.9. Mőszaki dolgozó Munkáját az igazgatóhelyettes irányításával végzi. Feladata: a szükséges karbantartási munkák elvégzése, az intézmény gépkocsijának vezetése, a raktári mérımőszerekre való felügyelés, a raktári rend kialakításában való részvétel. 8.2.10. Technikai dolgozó Munkáját az igazgatóhelyettes irányításával végzi. Feladata: munkaszobák, raktárak, közösségi és mellékhelyiségek takarítása, hivatalsegédi teendık ellátása, külön beosztás szerint ellátja a portaügyeleti szolgálatot.
20
9. A Levéltár mőködési rendje 9.1. A Levéltár munkarendjét a Kollektív Szerzıdés – ennek hiányában igazgatói utasítás – szabályozza. 9.2. A Levéltár belsı rendjét a Házirend szabályozza. 9.3. A Levéltár ügyfélszolgálata minden nap 8-16 óráig fogadja személyesen az ügyfeleket. 9.4. A kutatószolgálat nyitva tartására és a kutatás rendjére a Kutatótermi és Kutatási Szabályzat az irányadó. 9.3. Általános helyettesítési rend: minden feladat ellátásra helyettesek vannak kijelölve. Amennyiben az igazgatóhelyettes nem tudná ellátni az igazgató helyettesítését, az igazgató a helyettesítésérıl távozását megelızıen írásban intézkedik. Az egyes munkakörök helyettesítésének rendjét munkaértekezleten ismertetett, folyamatosan aktualizált, írott formában, ill. a mindenki által elérhetı belsı hálózaton közzé tett igazgatói utasítások tartalmazzák. 9.4. Az ügyvitel, az írásos ügyintézés és az iratkezelés a levéltár Iratkezelési szabályzata és Irattári terve szerint történik. Az ügyiratkezelés irányításáért és ellenırzéséért a Levéltár igazgatója felelıs. 9.5. A Levéltártól kimenı hivatalos levelet, a belsı ügyvitelben használt hivatalos iratot, engedélyt, nyilvántartást csak az igazgató, helyettese vagy – igazgatói utasításban meghatározott esetekben és módon – az általa megbízott munkatárs írhat alá. Az intézmény hivatalos pecsétjeit írásban megbízott személyek használhatják. 9.6. A Levéltár iratain használatos hivatalos pecsét kör alakú, középen az állami címerrel. Körirata: „Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár, Nyíregyháza”. A Levéltár segédpecséteket is használ. A pecséthasználatról igazgatói utasítás rendelkezik. 9.7. Az intézmény bélyegzıit a gazdasági szakalkalmazott köteles naprakész állapotban nyilvántartani. 9.6. Cégszerő aláírást cégbélyegzıvel kell hitelesíteni. A bélyegzıkkel ellátott, cégszerően aláírt iratok tartalma érvényes kötelezettségvállalást, jogszerzést, jogról való lemondást jelent. 9.7. A munkával kapcsolatos feladatok megbeszélése mellett írásban kell intézni: dolgozók szabadságának kiadását, a munkából való távolmaradás igazolását; a segélykérelmeket, a levéltári anyag vételével, védetté nyilvánításával kapcsolatos szakértıi javaslatokat, a munkaterveket és a beszámolókat, azokat a közérdekő eseteket, amelyekrıl az igazgató írásos feljegyzést kér, vagy ahol a közalkalmazotti jogviszonyra vonatkozó szabály írásos formát ír elı. 9.8. A Levéltár munkáját érintı jogszabályok konkrét alkalmazására, a szakmai követelmények részleteinek meghatározására az igazgató a Levéltár dolgozóira vonatkozóan kötelezı érvényő írásbeli utasításokat adhat ki. 21
9.9. A dolgozók éves rendes szabadságának mértékét a közalkalmazottak jogállásáról szóló, valamint a Munka Törvénykönyvében foglalt elıírások szerint kell megállapítani. (A szabadság kiadásának rendjére a 3. mellékletben lévı Szabadságolási Szabályzat az irányadó.) 9.10. A Levéltár vezetı állású dolgozói, valamint a csoportvezetık és a referensek munkakörének átadásáról, illetve átvételérıl személyi változás esetén legkésıbb a változás idıpontjában, munkaviszony megszőnése esetén az utolsó munkában töltött napon jegyzıkönyvet kell felvenni. Ennek tartalmaznia kell: az átadás-átvétel idıpontját, a munkakörrel kapcsolatos tájékoztatást, fontosabb adatokat, az átadandó referenciához tartozó levéltári anyag ellenırzésének eredményét, a folyamatban lévı konkrét ügyeket, az átadásra kerülı eszközöket, az átadó és az átvevı észrevételeit, a jelenlévık aláírását. 9.11. A munkakör átadás-átvételével kapcsolatos eljárás lefolytatásáról a munkakör szerinti felettes vezetı gondoskodik. 10. A bizalmas adatok védelme 10.1. A titokvédelmi rendelkezések betartásán túl a Levéltár minden dolgozója köteles a tudomására jutott munkahelyi bizalmas információkat megırizni. Ilyennek minısül: Az intézményi értekezleteken vagy egyéb vezetıi közlés útján a munkatársak tudomására jutott minden olyan adat, információ, értesülés, amely az intézmény belsı életére, munkájára vonatkozik és nyilvánosságra kerülve alkalmas a levéltári munka megzavarására, az intézmény jó hírének rontására. Az egyes dolgozók helytelen, hiányos munkavégzésére, kifogásolható munkahelyi magatartására, cselekedeteire vonatkozó személyes adatok és vezetıi állásfoglalások. A fegyelmi eljárás során az eljárásban résztvevık tudomására jutott adat és információ, továbbá a fegyelmi eljárásban tanúként meghallgatott munkatárs által elmondott vagy jegyzıkönyvben rögzített adat és közlés. A munkatársak minısítésével kapcsolatban az intézményben dolgozók tudomására jutott adatok és vélemények, továbbá a kitüntetések, jutalmazások elbírálásával kapcsolatban elhangzott vélemények és javaslatok. 10.2. A fenti adatok csak a Levéltár igazgatójának engedélyével – a vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével – hozhatók nyilvánosságra. Az ez ellen vétıkkel szemben fegyelmi intézkedés foganatosítható. 10.3. Tilos minden olyan adat illetéktelen személyekkel vagy intézményekkel történı közlése vagy átadása, amely a levéltári iratokból, ill. a feladatkörével kapcsolatos munkavégzése során a dolgozó tudomására jutott, és a személyiségi jogokra, valamint az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok védelme alá esik.
22
11. A levéltári anyag gyarapodása 11.1. A Levéltár ırizetébe kerülı anyag gyarapodása a Ltv. 12. §-ában és a R. 12–18. §-ában foglaltak szerint történhet. 11.2. A Levéltár győjtıterületi illetékességi körébe tartozik minden olyan közirat, amely Szabolcs-Szatmár-Bereg megye – illetıleg a történeti Szabolcs, Szatmár, Bereg vármegye – területén keletkezett és nem tartozik más levéltár illetékességi körébe. Illetékes a SzabolcsSzatmár-Bereg megye területén mőködı vagy mőködött közigazgatási, bírósági és ügyészségi szervek, a helyi vagy megyei szintő, tartósan állami tulajdonú, illetve egykori tanácsi, szövetkezeti tulajdonban volt vagy önkormányzati tulajdonban lévı gazdasági szervek, a megyében mőködı közintézmények, a közfeladatot ellátó egyesületek és testületek irattári anyagának átvételére. Átveszi továbbá a megyében keletkezett anyakönyvi másodpéldányokat. 11.3. Jogszabály alapján átveszi, illetıleg győjti, ajándékként elfogadja vagy megvásárolja, ill. ingyenes letétként megırzi a maradandó értékő magániratot, a Szabolcs-Szatmár-Bereg megye területén élt vagy ott szerepet játszott személyek, családok, szervek, szervezetek irattári anyagát, illetıleg az itt keletkezett vagy arra vonatkozó egyes történeti értékő iratokat, kép-, mikrofilm- és informatikai adathordozókat. 11.4. Vásárlás esetén az eladótól jogérvényes nyilatkozatot kell kérni arról, hogy a vételre felkínált levéltári anyag saját tulajdonát képezi, azt a megbízott levéltáros felértékelte, a megajánlott vételárat pedig az eladó elfogadta. 11.5. A Levéltár ajándékot ajándékozási nyilatkozat, hagyatékot pedig hagyatéki végzés alapján fogadhat el. 11.6. Levéltári anyagot a Levéltár szerzıdés keretében csak más levéltárral vagy levéltári anyagot ırzı múzeummal és könyvtárral cserélhet a R. 16. §-ban meghatározottak szerint. A cserére kerülı anyagot átadás elıtt jegyzékelni, ill. szkennelni kell, a mentett állományt pedig a DVD-tárban kell elhelyezni. 11.7. A Levéltár a maradandó értékő magániratot meghatározott idıtartamra szóló írásbeli szerzıdés alapján letéti megırzésre is átvehet a R. 17. §-a szerint. 12. A levéltári anyag nyilvántartása A levéltári anyag fennmaradásának és megırzésének biztosítására, a levéltári munkák tervezésének megkönnyítésére a Levéltár a R. 6. és 34–40. §-ai által elıírt nyilvántartásokat, valamint az e-Archivumot vezeti. 13. A levéltári anyag ırzése 13.1. A levéltári anyag raktározási módjáról a R. 19–22. §-ai az irányadók a mindenkori Állományvédelmi ajánlás figyelembe vételével. 13.2. A levéltári anyag biztonságáért a levéltár dolgozói egyetemlegesen felelısek. 23
13.3. Levéltári raktárból az iratanyag kivétele ırjeggyel, kérı- és kísérılappal történhet. 13.4. Levéltári iratot csak az igazgató írásbeli hozzájárulásával és kölcsönzés céljából lehet a Levéltárból kivinni. 13.5. Eredeti levéltári anyag bemutatását – elıadáson, látogatók részére – az igazgató a Levéltár tudományos dolgozóinak az irathasználati elıírások betartásának kötelezésével engedélyezheti. 13.6. Levéltári raktárban csak a Levéltár dolgozói tartózkodhatnak, idegenek – pl. levéltárlátogatás esetén – ott tartózkodását az igazgató engedélyezheti, kizárólag levéltári szakalkalmazott jelenlétében. 13.7. A levéltár azon raktárainak ajtaját, ahol munka nem folyik, napközben kulcsra zárva kell tartani. 13.8. A levéltári iratokat állományvédelmi szempontból megfelelı tárolóegységben kell tárolni. Irat földön még dobozban és ideiglenesen sem tárolható. 13.9. Az iratok tárolására használt raktárak hımérsékletét és páratartalmát rendszeresen mérni, naplózni és szükség esetén az Állományvédelmi ajánlásban leírtak figyelembe vételével korrigálni kell. 13.10. Levéltári anyag kiállítására és reprodukálására az Állományvédelmi ajánlásban meghatározott feltételek kötelezık. 13.11. A Levéltár anyagának szkennelése, DVD-re írása kutatói segédlet, adatbázisépítés és archiválás céljából történik. 13.12. A levéltár központi épületének biztonsági ırzését a portai szolgálatot is adó külsı vállalkozó látja el. 13.13. A központi épületben lévı iratanyagot mozgásérzékelı riasztórendszer és tőzjelzı berendezés is védi. 14. A levéltári anyag feldolgozása 14.1. A levéltári anyag feldolgozása a R. 25–31 §-ai, illetve az aktuálisan érvényes munkautasítások alapján történik. 14.2. A Levéltár a belsı selejtezést, annak adminisztrációját az éves munkatervnek megfelelıen, a R. 31. § alapján végzi. A selejtezés elıkészítését, tervének jóváhagyatását, a munka közvetlen ellenırzését a Belsı feldolgozó osztály vezetıje végzi. A jóváhagyott selejtezési terv szerint végzett munkáról készült jegyzıkönyvet a selejtezést végzı dolgozó készíti el és az osztályvezetıvel együtt írja alá.
24
15. A levéltári anyag használata 15.1. Kutatás a levéltári anyagban a Kutatási és Kutatótermi Szabályzatban rögzített módon történik. A Levéltár ezzel kapcsolatos feladatait a Ltv. 22–26. §-ai, valamint a R. 44–49. §-ai alapján végzi. 15.2. Tájékoztatás a levéltári anyagról 15.2.1. Az ügyfélszolgálati tevékenységét a Levéltár a R. 50–51. §-a, valamint a közigazgatási eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény és az illetékekrıl szóló, többször módosított 1990. évi XCIII. törvény alapján végzi. 15.2.2.A Levéltár a szóbeli megkeresésre a lehetıségekhez képest azonnal tájékoztatást ad, az írásbeli megkeresésekre 30 napon belül válaszol. Kivételt képeznek azok a megkeresések, amelyek intézését tárgyuk miatt külön törvény vagy rendelet szabályozza. 15.3. A levéltári anyag kölcsönzésére nézve a R. 52–59. §-ai az irányadók. Az eredeti iratanyag kölcsönözhetıségét – az iratanyagért felelıs referens véleményének meghallgatását követıen – az igazgató határozza meg (ügyviteli, kiállítási, restaurálási vagy tudományos vizsgálati célú kölcsönzés). A kölcsönzés személyi adat védelme, valamint állományvédelmi okok miatt megtagadható. 16. A Levéltár tudományos és közmővelıdési tevékenysége 16.1. A Levéltár az ırizetében lévı levéltári anyag használatát nyilvános és tájékoztatási célú segédletek készítésével könnyíti meg. A nyilvános használatú segédleteket központi vagy saját kiadásban, illetve központi vagy saját honlapján elérhetıvé teszi a kutatók számára. 16.2. A Levéltár tudományos munkáját az intézmény éves munkaterve határozza meg. A Levéltár tudományos dolgozói a levéltári anyagban levéltár- és történettudományi kutatásokat végeznek, kutatási eredményeiket országos kiadványokban, a Levéltár saját kiadványaiban, illetve helytörténeti kiadványokban, valamint on-line teszik közzé. A szerzıi joggal kapcsolatos rendelkezések a Levéltár dolgozóinak ilyen jellegő tevékenységére is vonatkoznak, azaz az ilyen irányú tevékenység végzése a tudományos munkatársak számára kötelezı, de az éves munkatervben elıírtakon felüli, valamint a pályázatok által támogatott publikálás, elıadás esetén szerzıi tiszteletdíj illeti meg ıket. 16.3. A Levéltár szerepet vállal a szakirányú egyetemi és fıiskolai hallgatók képzésében, részükre – megkeresés esetén – biztosítja a levéltári gyakorlat végzésének lehetıségét. 16.4. A Levéltár közmővelıdési tevékenysége során: öt kiadványsorozatot jelentet meg, amelyben közzéteszi a legfontosabb forrásokat, az új kutatási eredményeket, „Múltról mindenkinek” címmel rendezvénysorozatot szervez (rendszeres idıközönként forrás- és helytörténelmi bemutató programokat tart) győjti és a kutatók rendelkezésére bocsátja a levéltártani, történettudományi és helytörténeti kiadványokat, ismeretterjesztı elıadásokat, tudományos konferenciákat szervez, önálló kamarakiállításon és más szervekkel közösen rendezett kiállításon mutatja be az ırizetében lévı forrásokat vagy azok reprodukcióit, 25
közvetlen kapcsolatot tart fenn az iskolákkal a történelemoktatás segítése érdekében, bejelentkezett látogatóknak bemutatja a levéltárat, a levéltári anyagról, annak forrásértékérıl, az intézményben folyó levéltári munkáról ismertetéseket, elıadásokat tart, egyeztetett iskolai csoportoknak, osztályoknak forrásismertetı órát tart, a helyi és az országos sajtó útján tájékoztatja a nagyközönséget programjairól, rendezvényeirıl, felhasználja az internet adta lehetıséget arra, hogy honlapján minél nagyobb lehetıség nyíljon az ırzött irat áttekintésére, a legtöbb információkat tartalmazók korlátlan elérésére, irat- és könyvbemutatót szervez. 16.5. A levéltári szakkönyvtár a Levéltár keretében mőködı zártforgalmú tudományos szakkönyvtár. Feladataira, mőködésére, használatára a Könyvtári Szabályzat vonatkozik. Pályázati lehetıség esetén együttmőködik más könyvtárakkal. 17. A Levéltár kapcsolatai 17.1. A Levéltár szakmai kérdésekben – kivéve azokat, amelyekre nézve az Ltv. vagy a Levéltár fenntartója másként intézkedik – közvetlenül érintkezik a szakmai felügyeletet ellátó minisztérium levéltári szervével. Költségvetési és fenntartási kérdésekben fenntartójával közvetlen kapcsolatot tart fenn. 17.2. A Levéltár győjtıterületi munkája során az illetékességi körébe tartozó iratképzı szervekkel közvetlenül érintkezik. A kapcsolatot a Külsı kapcsolatok osztálya koordinálja. 17.3. A Ltv. 22-29. §-a és az adatvédelmi jogszabályoknak megfelelıen a hozzáforduló szervek és magánszemélyek részére közvetlenül ad tájékoztatást, illetıleg engedélyezi a kutatást. 17.4. A lehetıségek szerint összehangolja tudományos és közmővelıdési tervét a megye területén mőködı tudományos és közmővelıdési intézményekkel, valamint az MTA regionálisan illetékes történeti kutatásokat végzı intézeteivel és bizottságaival. 17.5. A Levéltár nemzetközi konferenciák és uniós pályázatok révén kapcsolatot tart a határon túli közgyőjteményekkel, kutatóhelyekkel. 17.6. A hagyományos levéltári órák és az újonnan megjelenı pályázatok segítségével fenntartja kapcsolatait az általános és középiskolákkal, a helyi fıiskolák különbözı tanszékeivel, oktatóival. 17.7. A Levéltár vezetése folyamatos kapcsolatot tart a reprezentatív szakszervezettel és a Közalkalmazotti Tanáccsal, amelynek elsıdleges célja a munkavállalók munkaviszonyával kapcsolatos érdekek elımozdítása és megvédése.
26
18. Záró rendelkezések A Szervezeti és Mőködési Szabályzatnak az érvényes jogszabályokhoz igazodó folyamatos korszerősítéséért a levéltár-igazgató felelıs. A Levéltár Szervezeti és Mőködési Szabályzatát a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Közgyőlés hagyja jóvá. A Levéltár Szervezeti és Mőködési Szabályzata a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Közgyőlés jóváhagyását követıen lép hatályba. Ezzel érvényét veszti az 1998. augusztus 15-én kiadott Szervezeti és Mőködési Szabályzat.
Nyíregyháza, 2010. 03. 30.
Kujbusné dr. Mecsei Éva Ph.D. igazgató
27
A SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZAT MELLÉKLETEI
1. Közalkalmazotti Kollektív Szerzıdés 2. Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 3. Szabadságolási Szabályzat 4. Iratkezelési Szabályzat 5. Házirend 6. Informatikai Biztonsági Szabályzat 7. Kutatási Szabályzat 8. Kutatótermi Szabályzat 9. Szakkönyvtári Szervezeti és Mőködési Szabályzat 10. Munkavédelmi Szabályzat 11. Tőzvédelmi Szabályzat 12. Katasztrófavédelmi Szabályzat 13. Együttmőködési Megállapodás
28
