JÁSZ-NAGYKUN-SZOLNOK MEGYEI KÖZGYŰLÉS ELNÖKE
ELŐTERJESZTÉS a megyei közgyűlésnek a Megyei Önkormányzat 2008. évről szóló ellenőrzési jelentése és az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek összefoglaló ellenőrzési jelentése elfogadásáról I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása 1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indokai A Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Közgyűlés a megyei önkormányzat 2008. évi ellenőrzési tervét a 188/2007. (XI. 9.) sz. határozatával hagyta jóvá. A belső ellenőrzési csoport a munkája során a vonatkozó jogszabályi előírásokat és a Belső ellenőrzési kézikönyv előírásait figyelembe véve járt el. A 2008. évi ellenőrzések az alábbiak szerint teljesültek: Megnevezés Szabályszerűségi ellenőrzés Pénzügyi ellenőrzés Rendszerellenőrzés Utóellenőrzés Hivatali belső ellenőrzés Terven felüli ellenőrzés Összesen:
Ellenőrzések száma Tervezett Tényleges 4 4 4 4 4 4 4 4 3 2 0 2 19 20
Ellenőri napok száma Tervezett Tényleges 180 197 220 122 170 205 80 92 90 35 0 6 740 657
(A tervezett és a tényleges ellenőri napok eltérése egyrészt abból adódott, hogy azoknál az ellenőrzéseknél, ahol több probléma volt túllépésre került a tervezett idő, másrészt a kieső napok miatt a pénzügyi ellenőrzésekre tervezett időt rövidíteni kellett.) Az összesítés mutatja, hogy a tervtől való eltérés egy esetben fordult elő, a hivatali belső ellenőrzések közül az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény alapján a közérdekű adatok közzététele szabályozásának és gyakorlatának ellenőrzése elmaradt. Az elmaradás oka, hogy sok volt a betegség miatt kieső napok száma - 113 nap -mely 0,54 fő létszám kiesést jelentett.
2 Az elmaradt ellenőrzésre vonatkozóan meg kell azonban említeni, hogy a hivatalnál 2008. évben az Állami Számvevőszék vizsgálatot végzett és e témát is ellenőrizte. A feltárt közzétételi hiányosságok időközben pótlásra kerültek. A munkaterven felüli ellenőrzésre két alkalommal került sor, amelyek az alábbiak voltak: 1. A Sipos Orbán Szakiskola és Kollégiumnál a 2007. évi negatív pénzmaradvány okainak vizsgálata, 2. A 2008. évi népszavazás feladataira a Területi Választási Iroda rendelkezésére bocsátott pénzeszközök felhasználásának pénzügyi ellenőrzése. 2. Az ellenőrzések személyi és tárgyi feltételei A belső ellenőrzési tevékenységet végzők 2008. évi létszáma 4 fő teljes munkaidős köztisztviselő. A belső ellenőrök a jogszabályban előírt szakirányú felsőfokú végzettséggel, valamint gyakorlattal rendelkeznek. A szakmai ismereteik szinten tartására és bővítésére továbbképzéseken, szakmai fórumokon, belső ellenőrzési klub rendezvényein való részvételre kevés időt tudtak fordítani, a tartós hiányzások miatt. Egész évre átszámítva 0,54 fő létszámhiány volt, mely megnehezítette a feladatok határidőre történő elvégzését. Az ellenőrzési csoport funkcionális függetlensége biztosított, mivel a megyei főjegyző irányítása alá tartozik. A Belső ellenőrzési csoport elhelyezése a hivatalban négy irodában történik. A munkavégzéshez szükséges számítástechnikai eszközök biztosítottak, de a gépek elavultak, korszerűtlenek. Minden ellenőr rendelkezik komplex jogtár és internet hozzáféréssel. Az ellenőrzések lebonyolításához a hivatali gépkocsi többségében biztosított. 3. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai Szabályszerűségi ellenőrzések a) Állami normatíva igénybevételét megalapozó adatszolgáltatás ellenőrzése elszámoláskor A helyi önkormányzatokat megillető 2007. évi normatív állami hozzájárulások, kötött felhasználású támogatások és központosított előirányzatok elszámolása 17 intézménynél megtörtént. Szociális normatívára 8 intézmény volt jogosult. A normatívák elszámolását megalapozó gondozási napok vezetése, a gondozottak létszámváltozásának rögzítése hat intézménynél pontosan és naprakészen megtörtént. A demens betegek után járó hozzájárulást két intézmény nem pontosan számolta el, mivel nem a jogosultságnak megfelelő bontásban szerepeltette, illetve határozta meg a demens betegek gondozási napjait. Négy intézmény esetében a működési engedélyben meghatározott férőhelyszám kihasználtsága éves átlagban meghaladta a 100%-ot, így a vizsgálat javította a támogatáshoz elszámolható gondozási napok számát. A gyermekvédelmi szakellátást nyújtó intézményeknél a támogatás elszámolásának feltételei lényegesen nem változtak az előző évhez képest. A bemutatott gyermekvédelmi szakértői bizottsági szakvélemények és a gyámhatósági határozatok az elszámolást megfelelően alátámasztották.
3 A közoktatási normatívák igénylésének és elszámolásának jogszabályi feltételei az előző évhez képest több ponton változtak. Az intézmények a 2007. évi költségvetési törvény 3. sz. mellékletének 15. pontja alapján közoktatási alap-hozzájárulások és a 16. pontja szerinti kiegészítő hozzájárulások igénybevételére voltak jogosultak. A tanügyi dokumentumok ellenőrzése kapcsán a homoki intézménynél tapasztalt a vizsgálat elmarasztalható hiányosságokat. A tanügyi dokumentumoknál megállapított hiányosságok pótlására soron kívüli vizsgálat lefolytatására lett felszólítva az intézmény vezetője, és a Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Tanulási Képességet Vizsgáló és Rehabilitációs Bizottság, hogy 15 napon belül készítsék el a szakértői véleményeket. A kiegészítő hozzájárulások közül az alábbi jogcímeken elszámolt normatíváknál, több intézménynél az ellenőrzésnek az adatokat módosítani, illetve javítani kellett: - Kollégiumi ellátások, - Korai fejlesztés, gondozás, - Fejlesztő felkészítés, - Általános iskolai napközi foglalkozás, - Óvodában, iskolában, kollégiumban szervezett kedvezményes étkeztetés, - Óvodába, iskolába bejáró gyermekek, tanulók támogatása, - Tanulók ingyenes tankönyv ellátása. A pedagógus és szociális szakvizsga, továbbképzés támogatásának jogosultságát alátámasztó szakmai létszámot két intézmény nem állapította meg pontosan. A Magyar Államkincstár által kiadott újabb elszámolási metodika alapján hat intézménynél módosítani kellett a pedagógus átlaglétszámokat. A központosított előirányzatok közül az intézmények a szakmai vizsgák lebonyolítására, a szakmai és informatikai fejlesztési feladatokra, valamint egy intézmény a teljesítmény motivációs alapra, és egy másik az esélyegyenlőségre, felzárkóztatásra számolt el támogatást. A pedagógiai szakszolgálatokra biztosított támogatást két intézmény igényelte, melyet a szakszolgálatok működtetésének költségeire használták fel. A támogatások elszámolása szabályszerű volt. A vizsgálat az alábbi feladatokat írta elő az intézmények részére: - A vizsgálat egy intézményvezető figyelmét felhívta, hogy a gondozottak törzskönyvét és egyéb alapnyilvántartását pontosan, naprakészen vezessék. - Négy szociális intézmény részére az ellenőrzés előírta, hogy fordítsanak nagyobb figyelmet az engedélyezett férőhelyek kihasználtságára, amely éves átlaga nem haladhatja meg a 100%-ot. - Az érintett intézmények a korai fejlesztésben, fejlesztő felkészítésben részesülőkről vezessenek pontos nyilvántartást. - A homoki intézménynél a tanügyi dokumentumok hiányosságainak mielőbbi megszüntetését írta elő az ellenőrzés. Az intézmény alapító okiratát ki kell egészíteni a készségfejlesztő szakiskolában oktatott szőnyegszövő szakmával. Az étkezési napokról vezessenek pontos analitikus nyilvántartást.
4 b) A szociális foglalkoztatási támogatás igénylésének, intézményi nyilvántartásának és elszámolásának szabályszerűsége A szabályszerűségi ellenőrzés célja a megyei önkormányzat fenntartásában működő intézmények szociális foglalkoztatásának ellenőrzése volt. Az intézményekben élő ellátottak szociális foglalkoztatását a 112/2006.(V.12.) Kormányrendelet szabályozza. Az állami támogatás igénylésének feltétele a szociális foglalkoztatási engedély megléte volt, amelyet a foglalkoztató intézmény számára az illetékes - akkor még - Regionális Közigazgatási Hivatal Szociális és Gyámhivatala adott ki. 2007. évben 6 intézményben szerveztek szociális foglalkoztatást. Munka-rehabilitációs foglalkoztatásba 202 fő, fejlesztőfelkészítő foglalkoztatásba 50 fő gondozottat vontak be. Az intézmények az alapító okirataikat és a Szervezeti és Működési Szabályzataikat kiegészítették a szociális foglalkoztatással kapcsolatos feladatokkal. A foglalkoztatási támogatás összegét az intézmények a foglalkoztatottak és segítőik részére kifizetett bérekre és azok járulékaira, a foglalkoztatással kapcsolatban felmerült rezsiköltségekhez, valamint eszköz - és anyagbeszerzéshez használták fel. A foglalkoztatásban résztvevőkkel megállapodásokat kötöttek, amelyeket a gondozottak, és amennyiben szükség volt rá a gondnokok is aláírtak. A kiadásokat bizonylatokkal és számlákkal alátámasztották, az előírt nyilvántartásokat vezették. Hiányosságként jelentkezett, hogy a bizonylatok záradékolása, valamint a jelenléti íveken a munkahelyi vezetők igazolása elmaradt, melynek pótlását a vizsgálat javasolta. Szociális foglalkoztatásra 2007. évben 84.074. e Ft támogatást igényeltek és kaptak az intézmények, melyből a teljesített munkanapokat figyelembe véve szociális foglalkoztatásra 68.548. e Ft-ot használhattak fel. A különbözet rendezése a 2007. évi beszámoló elfogadását követően történt meg. Az ellenőrzés a hiányosságok megszüntetésére előírta a feladatokat az intézményeknek. c) Az elszámolási előlegek, a munkabérelőlegek nyilvántartása, mérlegben történő kimutatása, a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, kezelése Az ellenőrzés az elszámolási előlegek, a munkabérelőlegek nyilvántartását, mérlegben történő kimutatását, a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását, kezelését öt intézménynél vizsgálta (Megyei Múzeumok Igazgatósága Szolnok, Pedagógiai Intézet, Pedagógiai Szakmai és Szakszolgálat Szolnok, Arborétum Tiszakürt, „Szőke Tisza” Fogyatékosok Otthona Tiszaug, „Fehér Akác” Idősek Otthona és Módszertani Intézménye Jászapáti). Az intézmények pénzkezelési szabályzata tartalmazta az utólagos elszámolásra kiadott előlegek jogcímeit. A szabályzatok alapján a kiküldetési költségre, beszerzésre, reprezentációra, postaköltségre és üzemanyag-vásárlásra kiadott előlegek a leggyakoribbak. Az elszámolásra kiadott előlegek visszafizetési határidejét négy intézmény nem határozta meg pontosan a pénzkezelési szabályzatban. Az ellenőrzés előírta, hogy az előlegek szabályozásakor, az Szja törvény előírásai alapján, vegyék figyelembe a 30 napos visszafizetési határidőt. Az előlegek analitikus nyilvántartására három intézmény a megfelelő nyomtatványt használta, amelyet a pénztáros vezetett. Az ellenőrzés az előlegek nyilvántartására vonatkozóan két intézménynél állapított meg hiányosságot. Munkavállalók részére fizetési előleget három intézmény adott ki, melynek mértékét és visszafizetési kötelezettségét egy intézmény szabályozta csak. A munkabérelőlegekről és megtérülésükről egy intézmény kivételével vezetik az előírt analitikus nyilvántartást.
5 Az intézmények a számviteli nyilvántartásukban a költségvetési átfutó kiadások számlacsoport megfelelő főkönyvi számláin tartják nyilván ilyen jellegű kiadásaikat. Az ellenőrzés átnézte az említett főkönyvi számlák 2007. évi forgalmát és az előző évi rendezetlen tételek megtérülését. Három intézménynél fordult elő, hogy a számláknak év végén egyenlege maradt, melyet a mérlegadatok megfelelő során kimutattak. Az intézmények bizonylati szabályzatukban határozták meg a kezelésükben, használatukban lévő bizonylatok, nyomtatványok körét. Megállapítható, hogy a beszerzett illetve a felhasználásra kiadott nyomtatványokról minden intézmény nyilvántartást vezet. A gazdasági integrációt követően 2008. január 1.-től, a vizsgálat tárgyát képező előlegek illetve szigorú számadású nyomtatványok kezelésére, nyilvántartására vonatkozóan az intézményeknek az Együttműködési megállapodás szerint kell eljárniuk. Az intézményi jelentésekben az ellenőrzés előírta a feladatokat a feltárt hiányosságok megszüntetésére vonatkozóan. d) A megyei önkormányzat vagyonrendeletének a bérbeadásra vonatkozó előírásai érvényesülése Az önkormányzat többször módosított vagyonrendelete részletesen szabályozza a bérbeadás feltételeit, amely alapján az intézmények az általuk nem használt ingatlanokat, ingatlanrészeket, helyiségeket, egyedi ingó vagyontárgyakat bérbe adhatják. Az ellenőrzés a vagyonrendelet vonatkozó előírásainak érvényesülését, gyakorlati alkalmazását vizsgálta meg hét intézménynél. Az ellenőrzés az alábbi megállapításokat tette és a vagyonrendelet előírásai alapján az alábbi intézkedéseket rendelte el a vizsgált intézményekre vonatkozóan: Megyei Múzeumok Igazgatósága Szolnok: - Az ital automata üzemeltetőjével új szerződés kötésére utasította az ellenőrzés, valamint felhívta az intézményvezető figyelmét, hogy a hat hónapot meg nem haladó időtartamú bérbeadásokról utólagos tájékoztatási kötelezettségük van, a vagyonrendelet 13.§ (7) a) pontja szerint, melynek minden esetben tegyenek eleget. - A keret jellegű megállapodásoknál a ténylegesen igénybevett szolgáltatásról típusszerződést kell készíteni, amely a számla melléklete lesz. Levéltár Szolnok: - Az ellenőrzés előírta az intézményvezető részére, hogy a OUTDOOR Közterületi Reklámügynökség Rt-vel kötött bérleti szerződés során az önkormányzat vagyonrendeletének 13.§ (6) bekezdés a) pontja alapján kérje meg az elnöki engedélyt és utólagos tájékoztatási kötelezettségének a rendelet 13.§. (7) bekezdés a) pontja szerint tegyen eleget. - Az Adó-és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatalnak bérbe adott terület bérleti díját az infláció mértékének megfelelően emelje meg. TISZAINFORM Idegenforgalmi Szolgálat Szolnok: Az ellenőrzés felhívta az intézmény figyelmét, hogy a 6 hónapot meg nem haladó bérbeadásokról a vagyonrendelet 13.§ (7) a) pontja alapján tájékoztatási kötelezettségük van, melynek minden esetben tegyenek eleget. Óvoda , Általános Iskola, Szakiskola, Kollégium, Pedagógiai Szakszolgálat és Gyermekotthon Homok: - Az ellenőrzés felhívta az intézményvezető figyelmét, hogy a Busz-Vár Kft határozott időre szóló bérbeadásához a vagyonrendelet 13.§ (6) bekezdés a) pontja alapján kérje meg az elnöki engedélyt, valamint az italautomata üzemeltetőjével bérleti szerződés megkötésére utasította.
6 - Az ellenőrzés megállapította, hogy a 2004. január1-től 2007. december 31-ig szóló időszakra, több esetben nem készült bérleti szerződés az eseti bérbeadásokról. A 6 hónapot meg nem haladó bérbeadásokról készítsenek bérleti szerződést, melyről az utólagos tájékoztatási kötelezettségüknek mindenkor tegyenek eleget. Mészáros Lőrinc Gimnázium, Szakközépiskola és Kollégium Jászapáti: - Az ellenőrzés felhívta az intézményvezető figyelmét, hogy a 6 hónapot meg nem haladó bérbeadásokról utólagos tájékoztatási kötelezettségük van, a rendelet 13.§ (7) a) pontja szerint, melynek minden esetben tegyenek eleget. Sipos Orbán Szakiskola és Kollégium Szolnok Az iskola a 6 hónapot meg nem haladó időtartamú bérbeadásokról készítsen szerződést, valamint a vagyonrendelet 13.§ (7) a) pontja szerinti utólagos tájékoztatási kötelezettségüknek mindenkor tegyenek eleget. Az ellenőrzés minden intézménynek előírta, hogy a számlákon hivatkozzanak a bérleti szerződésekre. Pénzügyi ellenőrzések a) Az iskola-egészségügyi feladatok ellátása és finanszírozása Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a vizsgált hat nevelési-oktatási intézménynél az iskola-egészségügyi feladatok ellátásához rendelkezésre állnak-e a szükséges pénzügyi és humán erőforrások. Az iskola-egészségügyi feladatok ellátásának rendjét a 26/1997. (IX.3.) NM rendelet szabályozza, mely tartalmazza az iskolaorvosi, az iskolavédőnői és az iskolafogászati feladatok ellátásának részletes szabályait. Négy intézmény az iskola-egészségügyi feladatait önállóan szervezte meg. Ezeknek az intézményeknek érvényes és határozatlan időre szóló finanszírozási szerződése van a MEPral, mely havonta e feladatokra támogatást nyújt. A területileg illetékes ÁNTSZ-től működési engedéllyel rendelkeznek. A homoki intézménynél hiányosságként jelentkezett, hogy nem kötötték meg a MEP-ral az iskolavédőnői feladatra a finanszírozási szerződést. Az ellenőrzés feladatként írta elő, hogy az intézmény kezdeményezze az alapszerződés módosítását az iskolavédőnői feladatok tárgyában. Két iskola a települési önkormányzatok által működtetett iskola-egészségügyi szolgálatokon keresztül szervezte meg a feladat ellátását. Hiányosságként jelentkezett, hogy nem kötöttek írásos megállapodást a feladat ellátására Az ellenőrzés az intézményeknek feladatként írta elő, hogy kezdeményezzék megállapodás megkötését a korábbi szolgáltatókkal. Amennyiben a szolgáltató elzárkózik a megállapodástól, a fenntartóval történt egyeztetést követően teremtsék meg a személyi és tárgyi feltételeit az önálló iskola-egészségügyi feladat ellátásának. b) A szociális térítési díjak tervezése, beszedése, bizonylatolása A megyei önkormányzat fenntartásában működő szociális intézményekben nyújtott szociális szolgáltatásokat és az intézményben fizetendő térítési díjakat a többször módosított 18/2005. (XII.16.) számú közgyűlési rendelet szabályozza. A Megyei Közgyűlés évente, a
7 költségvetési rendelet elfogadásával egyidejűleg, legkésőbb a tárgyév március 1-ig megállapítja az intézményekre vonatkozó napi és havi térítési díjakat. Az intézmények a térítési díj bevételeiket a rendelkezésükre álló számítások alapján pontosan megtervezték. A térítési díjak befizetése az intézményeknél eltérő időpontban történik. Ez annak függvénye, hogy a térítési díj fizetés az ellátottak jövedelméből, vagy a gondnokok, illetve a közeli hozzátartozók részéről történik-e. Az ellátottakról személyenkénti térítési díj nyilvántartást vezetnek. A térítési díjak beszedéséből keletkezett hátralék összege 2008. évben az intézményeknél jelentős nagyságrendű volt, ezért a hátralékok behajtására tett intézkedésekről folyamatosan tájékoztatni kell a fenntartót. A szociális intézmények legjelentősebb bevételi forrása a térítési díj, ezért az ellenőrzés felhívta az intézményvezetők figyelmét, hogy a keletkezett díjhátralékok behajtására fokozott figyelmet fordítsanak.
c) A működési, valamint a felhalmozási és tőke jellegű bevételek tervezése, beszedése és bizonylatolása (számlázás) Az ellenőrzés 6 intézménynél vizsgálta a saját bevételek, valamint a felhalmozás és tőke jellegű bevételek tervezését és beszedését. A vizsgált költségvetési években (2007., 2008.) a működési bevételek tervezésénél az intézményeknek figyelembe kellett venni a fenntartó által meghatározott szempontokat. Az intézmények működési bevételei általában készletértékesítésekből, szolgáltatások ellenértékéből, helyiségek bérbeadásából, alkalmazottak térítéséből és az ÁFA bevételekből realizálódott. A vizsgált intézmények közül jelentős összegű működési bevétele a Múzeumnak, a Pedagógiai Intézetnek és a TISZAINFORM-nak volt. A költségvetés tervezésénél az intézmények reálisan mérték fel a bevételi forrásaikat, és csak olyan bevétellel számoltak, amelyek ismertek voltak, illetve az általuk nyújtott szolgáltatásokra a tervezés idején érvényes megállapodással rendelkeztek. A bevételek beszedésénél a bizonylatok és számlák kiállításra kerültek, melyek megfeleltek a hatályos adó és számviteli jogszabályoknak. Lejárt határidejű követelés termékértékesítésből és szolgáltatásnyújtásból egy intézménynél volt, melynek behajtására a vizsgálat felhívta a figyelmet. A vizsgálat egy intézménynél tapasztalt könyvelési pontatlanságot, ahol működési bevételként számolták el a működési célra átvett pénzeszközt. Felhalmozási és tőkejellegű bevétele három intézménynek volt, ezek elszámolása szabályszerű volt. d) A selejtezési, leltározási tevékenység megszervezése, végrehajtása és ezek dokumentálásának vizsgálata A selejtezési, leltározási tevékenység megszervezését, végrehajtását, dokumentálását 6 intézménynél vizsgálta az ellenőrzés. A számviteli jogszabályok alapján az intézményeknek a mérlegadatokat leltárral kell alátámasztaniuk.
8 Az ellenőrzés megállapítása szerint, valamennyi vizsgált intézmény rendelkezett hatályos leltározási és selejtezési szabályzattal. Négy intézményben szükséges az aktualizálásuk, a gyakorlattal, illetve a vagyonrendelettel való összhang megteremtése érdekében. Az intézmények december 31-ei fordulónappal eszközeiket és forrásaikat leltározták. A Hetényi Géza Kórház-Rendelőintézet külön leltározási csoporttal rendelkezik, az immateriális javak, a nagy- és kisértékű tárgyi eszközök, készleteket - az ütemterv alapján - folyamatosan leltározzák. A vizsgált intézmények közül egy esetben történt átadás- átvételi leltározás 2007. év folyamán. Az intézmények a gyakorlatban a mennyiségi felvétellel történő leltározást kétévente végzik, a közbenső időszakban egyeztetéses leltárra kerül sor. A leltározás előkészítése négy intézménynél nem volt teljes körűen dokumentált, pl. a leltár megkezdését dokumentáló jegyzőkönyv, leltározási utasítás, megbízás nem minden esetben készült. A leltárt alátámasztó dokumentumokat a mennyiségi leltárak során elkészítették, az év végi leltárakat kiértékelték. Kisebb eltérések a készleteknél voltak, amelyek a könyvelésben korrekcióra kerültek. Selejtezés négy intézményben volt, amelyek a tárgyi eszközök selejtezéséhez rendelkeztek szakértői véleménnyel. A vizsgálat felhívta az intézményvezetők figyelmét, hogy a fenntartói engedélyt a selejtezés megkezdése előtt kérjék meg. A hiányosságok megszüntetésére az ellenőrzés az intézmények részére megküldött jelentésben felhívta a figyelmet.
Rendszerellenőrzések a) Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár Az intézménynél a rendszerellenőrzés a 2003. január 1. és 2007. december 31. közötti időszakot tekintette át. A megyei levéltár közlevéltár, amely a nem selejtezhető közokiratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző intézmény. A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet előírásai szerint a levéltárban folyamatosan végzik az egyes nyilvántartások különböző adatainak számítógépes bevitelét. A számítógépes nyilvántartások vezetése, az e-archívum elvárásai megkövetelik az elavult számítógépek cseréjét. Kiemelt feladatként jelentkezik a számítógépes fejlesztések megvalósítása pályázati pénzeszközök bevonásával. A gazdálkodásukra vonatkozó hatályos szabályzatok közül, amelyek 2001-2003. évben kerültek elfogadásra, aktualizálni szükséges az SzMSz-t, Ügyrendet, Számviteli politikát, Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát, Eszközök és források értékelési szabályzatát, Pénzkezelési szabályzatát. Módosítani kell Számlarendjét és a FEUVE szabályzatát, valamint javasolta az ellenőrzés a Bizonylati rend és a Bizonylati album elkészítését. Az intézménynél hiányzott a gazdálkodási jogkörökre vonatkozó helyettesítési rend szabályzatban történő rögzítése, a teljesítést igazoló személyek kijelölése, valamint a teljesítés igazolás módja sem szerepelt a szabályzatokban. Az ellenőrzés előírta a hiányosságok pótlását. Az intézmény bevételét a felügyeleti szervtől kapott támogatások (80% fölött), a működési bevételek és a fejlesztési célra kapott támogatások képezték.
9 A 2007. évi személyi juttatások módosított előirányzatát túllépték, a dologi kiadások teljesítése viszont nem érte el a módosított előirányzatot. A személyi juttatásoknál a túllépést a tervezettnél nagyobb összegű jutalom, jubileumi jutalom, valamint az állományba nem tartozók juttatásainak kifizetése okozta. Az ellátandó feladatmutatóhoz engedélyezett létszám 2003-ban 20 fő, 2004-től 2006-ig 21 fő, 2007-ben 19 fő volt. A foglalkoztatott közalkalmazottak részére a 150/1992. (XI.20.) Kormányrendelet szerint járó, illetve adható illetménypótlékok, valamint a kereset-kiegészítés feltételei és mértéke a Kollektív szerződésben került rögzítésre, melynek felülvizsgálatát, pontosítását javasolta az ellenőrzés. A közalkalmazottak személyi anyagát a vizsgálat áttekintette és hiányosságként megállapította, hogy nem állt rendelkezésre a közalkalmazotti jogviszony beszámításának dokumentuma. Továbbá az ellenőrzés felhívta az intézmény figyelmét, hogy a Munka Törvénykönyve 76.§. (7) bekezdésében előírtak szerint a belépő közalkalmazottat a kinevezéssel egyidejűleg minden esetben tájékoztassák (pl. irányadó munkarendről, bérfizetés napjáról, a rendes szabadság mértékének számítási módjáról és kiadásának rendjéről), valamint, hogy a Kjt. 5. sz. mellékletében meghatározott adatkörre a közalkalmazotti nyilvántartást el kell készíteni. Az intézmény eredményesen élt a pályázati lehetőségekkel, melynek eredményeképpen 2005-ben restaurátor műhelyt rendezett be, nagyméretű iratok, térképek másolására alkalmas fénymásolót, mikrofilmről másolatot készítő berendezést, mikrofilmek tárolására alkalmas szekrényeket vásároltak. Az intézményi gépjármű átlag üzemanyag-fogyasztása nem került megállapításra, ezért az ellenőrzés előírta, hogy minden hónap végén készítsenek normaelszámolást. A vizsgált időszakban az intézménynek nem volt olyan beszerzése, amely közbeszerzési eljárás lefolytatását követelte volna meg. A 2006. évi számítógép beszerzés során nem volt három árajánlat, csak egy. Az ellenőrzés az intézményvezető részére intézkedési terv készítését írta elő. Az intézményvezető az intézkedési tervet határidőre elkészítette, és a hivatalhoz megküldte. b) Nagy László Szakképző Iskola, Gimnázium és Kollégium Kunhegyes Az iskola fenntartói jogát a közgyűlés 46/2007.(IV.20.) sz. határozata alapján 2007. július 1től vette át a megyei önkormányzat. Az intézmény elkészítette a működéséhez szükséges kötelezően előírt szabályzatokat. A jelenleg hatályos SzMSz nem tartalmazza az időközben bekövetkezett szervezeti változást (gazdasági integráció), a szervezeti struktúra pontos felépítését, valamint a gazdálkodási jogköröket és ezek helyettesítési rendjét, ezért módosítása indokolt. A számviteli szabályzatokról (Számviteli politika, Számlarend, Pénzkezelési, Értékelési, Leltározási szabályzatok) megállapítható, hogy általánosak, nem tartalmazzák az intézményre vonatkozó sajátosságokat. Az ellenőrzés feladatként írta elő, hogy a működéshez szükséges szabályzatokat a szervezeti változásnak megfelelően módosítani szükséges, illetve ki kell alakítani a FEUVE rendszerét és ennek keretében el kell készíteni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, valamint a kockázatkezelés módszertanát. Az iskola házirendje részletes, de nem szerepelnek benne a térítési díj, tandíj befizetésre vonatkozó rendelkezések, ezért kiegészítése szükséges. Az intézmény minőségirányítási programja az Önkormányzati Minőségirányítási Program 2008. második félévi módosításának megfelelően kiegészítésre kerül. A szakmai iroda előírta
10 az intézmény részére a tanügyi dokumentumok, különösen az osztálynaplók előírás szerinti vezetését és azok rendszeres ellenőrzését. Az intézmény 2007. II. félévi költségvetését előzetes egyeztetés alapján a megyei közgyűlés 162.102 e Ft főösszeggel hagyta jóvá, amely év végére 184.622 e Ft-ra módosult. Az iskola tancukrászdája rendszeres termékértékesítést végez, ahol a napi készpénzforgalmat pénztárgépben rögzítik. A napi forgalom bevételéről pénztárzárás készült, de a befolyt összeget általában több napig gyűjtötték, csak ezt követően fizették be a házipénztárba. A befizetések alapbizonylatait (pénztárzárás, forgalmi jelentés) nem ellenőrizték. Az ellenőrzés előírta, hogy az intézmény szabályozza a tancukrászda készpénz kezelésének rendjét. A jogutódlással átvett közoktatási intézmény létszáma az átadó által 104 főben lett meghatározva. Az ellátandó feladatrendszerhez engedélyezett létszámból 87 fő szakmai és 17 fő technikai álláshely volt. Az iskola pedagógus állományában alkalmazott szakoktatók közel 10 %-a nem rendelkezik a jogszabályban előírt végzettséggel. A jövőben a pedagógus álláshelyek betöltésekor a megfelelő szakképesítéssel rendelkező dolgozókat kell előnyben részesíteni. A pedagógus továbbképzési terv éves összeállításánál a fenti szempontokat indokolt figyelembe venni. Az iskola által készített tantárgyfelosztás két hétre vonatkozik, amely a szakképzés ciklusához igazodik. A túlórában ellátott órák száma 280 óra/hét, amely a tantárgyfelosztásban külön nincs feltüntetve. A heti túlórák számát a betöltetlen álláshelyek jelentős mértékben növelik. A tantárgyfelosztás készítésekor a túlóraként kiosztott órák számát külön is fel kell tüntetni. A közalkalmazottak személyi anyagának áttekintése során a vizsgálat hiányosságként megállapította, hogy nem áll rendelkezésre a közalkalmazotti jogviszony beszámításának dokumentuma. A személyi anyag nem tartalmazza a korábbi jogviszonyokról szóló igazolások másolatát sem. A vizsgálat előírta az intézmény részére, hogy a belépő közalkalmazottat a kinevezéssel egyidejűleg a Munka Törvénykönyve 76.§ (7) bekezdésében meghatározottak szerint tájékoztassák. Az újonnan vásárolt gépek közül a vakológépet, melynek bekerülési költsége 2.368.000 Ft volt, 2008. február 3-án ellopták. A kárbejelentés és a rendőrségi feljelentés megtörtént, a nyomozás befejeződött, mely eredménytelenül zárult. Az ellenőrzés előírta az intézménynek, hogy az önkormányzat vagyonrendeletének megfelelően engedélyeztesse a könyvekből történő kivezetését. Az ellenőrzés áttekintette az intézmény helyiség gazdálkodására vonatkozó szerződéseket. Az intézmény a bérbeadások során nem az önkormányzat vagyon rendeletének előírásai szerint járt el. A helyszínen történt megbeszélést követően az intézményvezető ezen hiányosságokat megszüntette. Az iskola készletgazdálkodása az összetett feladatellátása következtében bonyolult és nehezen követhető. A készletek kezelésének és zártkörű elszámolásának biztosítása érdekében az önállóan gazdálkodó intézmény gazdasági vezetője megtette a szükséges intézkedéseket. Az ellenőrzés előírta az intézmény részére a tancukrászda további működésének átvilágítását, a készpénzkezelés rendjének szabályozását, valamint e terület munkafolyamatba épített ellenőrzésének erősítését. Az ellenőrzés feladatként jelölte meg a gépjármű menetlevelek részletesebb vezetését a korrekciós tételek számításához, valamint a karbantartók részére a munkalapok vezetését. A vizsgált időszak alatt nem volt olyan beszerzésük, amely közbeszerzési eljárás lefolytatását követelte volna meg, illetve közbeszerzési értékhatár alatti három ajánlatos eljárásuk sem volt.
11 Az energetikai vizsgálat megállapításai szerint szükséges a teljes fűtési rendszer rekonstrukciója, valamint a villamos rendszer korszerűsítése. A gondos karbantartás mellett is az egész komplexum megérett az átfogó rekonstrukcióra. Az ellenőrzés az intézményvezető részére intézkedési terv készítését írta elő. Az intézkedési tervet az intézményvezető határidőre elkészítette és a hivatalhoz megküldte. c) Bíró Kálmánné Bakos Ilona Idősek Otthona Mezőtúr Az intézmény fenntartói jogát a közgyűlés 48/2007.(IV.20.) sz. határozata alapján 2007. július 01-től vette át a megyei önkormányzat. Az átvételt követően a működéshez szükséges kötelezően előírt szabályzatokat elkészítették, kivéve az SzMSz-t. A Szervezeti és Működési Szabályzat tervezete 2008. április 29-i keltezéssel készült el. Az SZMSZ-t ki kell egészíteni a vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett munkakörök meghatározásával. A szabályzat fenntartó általi jóváhagyása a vizsgálat idején folyamatban volt. 2008. január 01-ét követően az önállóan gazdálkodó intézmény a gazdálkodási szabályzatait kiterjesztette az Idősek Otthonára. A szabályzatokat több területen pontosítani kell, mivel az ellátandó feladatok nincsenek teljes körűen meghatározva az Otthonra vonatkozóan. Az intézmény 2007. évi II. félévi költségvetését a megyei közgyűlés 164.264 e Ft főösszeggel, a 2008. évit 288.441 e Ft főösszegben hagyta jóvá. A bevételek jelentős része 63-65 %-a - a felügyeleti szervtől kapott támogatásból, míg közel 30%-a az ellátási díjakból származott. A bizonylati rend ellenőrzésekor megállapításra került, hogy a kapott ellátmány elszámolása nem bruttó módon történik, a magáncélú telefonhasználat után nem teljesítették az adófizetési kötelezettségeiket, illetve elmaradt ennek az írásos szabályozása, valamint a letéti pénzeszközök kezelésénél összeférhetetlenség állt fenn. Az ellenőrzés előírta az előbb felsorolt hiányosságok, továbbá az ellátottak letéti pénzkezelésénél felmerült összeférhetetlenség megszüntetését. Az intézmény engedélyezett létszáma 2008. június 30-án 85 fő volt, melyből 53 fő szakmai és 32 fő technikai álláshely volt. A közalkalmazottak személyi anyagai tételesen áttekintésre kerültek, melyekből hiányoznak a korábbi jogviszonyokról szóló igazolások. A vezetői pótlékok mértékét nem a 257/2000. (XII.26.) Kormány rendelet előírásainak megfelelően állapították meg, melyet a rendeletnek megfelelően módosítani kell. Az intézményben nyilvántartják a várakozók és ellátást igénybevevők adatait, de szükséges a szociális törvény 18.§ illetve 20.§-ának megfelelő adattartalommal új törzskönyv készíttetése. Az ellenőrzés felhívta az intézmény vezetés figyelmét, hogy a lakásotthonban élők egyéb költségeit (étkezés, mosatás) számlázzák ki a hatályos közgyűlési rendeletben foglaltaknak megfelelően. Több ellátott esetében az intézmény nem szabályosan határozta meg a fizetendő térítési díj mértékét. Az ellenőrzés feladatként írta elő az érintett ellátottak térítési díjának felülvizsgálatát. A hátralékok beszedésére az esetek többségében az intézmény nem tett intézkedést. E területen gondot jelent a hivatásos gondnokok által fizetendő személyi térítési díjak rendszeres, több hónapos késéssel történő befizetése. Feladatként került meghatározásra a térítési díj hátralékok rendezése a 29/1993. (II.17.) Kormányrendelet előírásainak megfelelően. Az intézményi vagyon a 2007. június 30-i fordulónappal készült leltár alapján 72.248 e. Ft értékben került átvételre.
12 A készletgazdálkodás területén hiányosságként jelentkezett, hogy az igények felmérése nem a beszerzések előtt történik meg, valamint az élelmezési raktáros munkaköri leírása összeférhetetlenség miatt átdolgozásra szorul. A vizsgálat feladatként írta elő selejtezési szabályzat elkészítését, mivel e tevékenység szabályozása elmaradt. A vizsgált időszak alatt egy olyan beszerzése volt az intézménynek, amely közbeszerzési eljárás lefolytatását követelte meg. Az eljárás során az intézmény maradéktalanul betartotta a közbeszerzéssel kapcsolatos jogszabályokat. Az energetikai vizsgálat megállapításai szerint az épületek (kivéve a B épület) jó műszaki és energetikai állapotban vannak. A „B” épület felújításáról a közeljövőben gondoskodni kell. Az ellenőrzés az intézményvezető részére intézkedési terv készítését írta elő. Az intézkedési tervet az intézményvezető határidőre elkészítette, és a hivatalhoz megküldte. A vizsgálatot követően az intézménybe új igazgató került kinevezésre, a korábbi igazgató nyugdíjazása miatt. Az új vezető számára javasolt a jelenlegi helyettes vezetőkre támaszkodva a jelentésben foglaltak hasznosítása. d) Hámori András Szakközépiskola és szakiskola Az iskola fenntartói jogát a közgyűlés 81/2007.(VI.22.) sz. határozata alapján 2007. szeptember 01-től vette át a megyei önkormányzat. Az intézmény az átvételt követően a működéshez szükséges kötelezően előírt gazdálkodási szabályzatok közül az Ügyrendet, Számviteli politikát, Számlarendet és a Pénzkezelési szabályzatot nem készítette el. A gazdasági integrációt követően ezen szabályzatok elkészítésre kerültek, az Eszközök és források értékelési szabályzata, valamint a Leltározási és leltárkészítési szabályzat kivételével, melyek pótlását az ellenőrzés feladatként határozta meg. Az intézményi SzMSz átdolgozása indokolt, a 217/1998.(XII.30.) Kormányrendelet 10.§ (5) bekezdésének megfelelő tartalommal. Az intézmény 2007. IX. - XII. havi költségvetését a megyei közgyűlés 59.840 e Ft főösszeggel, a 2008. évit 205.991 e Ft főösszegben hagyta jóvá. A bevételek jelentős hányada - 92-95% - a felügyeleti szervtől kapott támogatásból származott. Az intézmény engedélyezett létszáma 54,5 fő, melyből 41,5 fő szakmai és 13 fő technikai álláshely volt. A közalkalmazottak személyi anyagai tételesen áttekintésre kerültek. A vizsgálat hiányosságként állapította meg, hogy több közalkalmazott besorolása nem felel meg a KJT előírásainak (pl. nem a tényleges iskola végzettség, illetve az ellátandó munkakör alapján határozták meg az illetményt), hiányoznak az erkölcsi bizonyítványok és a munkaköri leírások, valamint a személyi anyagok nem tartalmazzák a közalkalmazotti jogviszonyok dokumentumainak másolatát. Az intézmény a közalkalmazotti alapnyilvántartást nem vezeti, valamint a munkáltató a belépő közalkalmazottat a kinevezéssel egyidejűleg nem tájékoztatja Mt-.ben előírtakról (Pl. irányadó munkarend, munkabér egyéb elemei stb.). A vizsgálat előírta az intézmény részére, hogy a hiányzó dokumentumokat pótolják és az érintett közalkalmazottaknál az illetményt a jogszabályi előírásoknak megfelelően állapítsák meg, valamint tegyenek eleget a Mt. 76.§ (7) bekezdésében meghatározott tájékoztatási kötelezettségnek.
13 Az intézményi vagyon 2007. augusztus 31-i fordulónappal készített leltár alapján 14.921 e Ft összeggel került átvételre. A vizsgált időszakban pályázaton elnyert támogatásból, szakképzési hozzájárulásból és pénzmaradványból 1-1 db számítógépet, nyomtatót, nagyteljesítményű fénymásolót, valamint laptopot szereztek be. Az eszközök beszerzése, állományba vétele szabályszerűen történt. Az ellenőrzés felhívta az intézmény figyelmét, hogy az autószerelő műhely, az iskolai büfé helyiség bérbeadási szerződéseit, a vagyonrendelet 13.§ (7) bekezdése alapján, a megyei közgyűlés elnökével engedélyeztesse. A készletgazdálkodás területén hiányosságként jelentkezett, hogy a készletek be-és kivételezési bizonylatait pontatlanul állították ki, a raktáron lévő új készletek értékbeni nyilvántartását nem vezették és a negyedéves változásokat az intézmény nem rögzítette a könyvviteli elszámolásaiban, valamint hiányzott a raktáros felelősségi nyilatkozata. A raktárban, 2008. június 30-án átadó-átvevő leltárra került sor a raktáros személyében történt változás miatt. A leltározást, és az azt megelőző selejtezést az intézményvezető szóban rendelte el. A vizsgálat feladatként írta elő a leltározás és selejtezés szabályos lefolytatását a számviteli jogszabályoknak megfelelően. A vizsgált időszak alatt nem volt olyan beszerzésük, amely közbeszerzési eljárás lefolytatását követelte volna meg. Az energetikai vizsgálat megállapításai szerint az épületek szigetelése rossz, a tanműhelyek jelentős felújításra szorulnak. A villamos hálózat felújításáról a közeljövőben gondoskodni kell. Az ellenőrzés az intézményvezető részére intézkedési terv készítését írta elő. Az intézkedési tervet az intézményvezető határidőre elkészítette, és a hivatalhoz megküldte.
Munkaterven felüli ellenőrzések a) A Sipos Orbán Szakképző Iskola és Kollégium 2007. évi költségvetési beszámolójában kimutatott negatív pénzmaradvány okainak kivizsgálása Az intézmény 2007. évi beszámolójában 12.886 e Ft negatív pénzmaradványt mutatott ki. A negatív pénzmaradvány okainak vizsgálatára soron kívüli ellenőrzést végeztünk. A Művelődési és Népjóléti Iroda munkatársa megvizsgálta a tanuló létszámokat, azok alakulását, a feladatellátáshoz kapcsolódó szakmai feltételeket, ehhez kapcsolódóan a személyi kifizetéseket. A belső ellenőrzés a 2007. évi beszámoló adataiból a kiemelt előirányzatokat és annak teljesítési adatait vizsgálta, a kapcsolódó főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartásokon keresztül. A vizsgálat megállapította, hogy az intézmény a számviteli szabályokat nem tartotta be. Az intézmény nem fordított kellő figyelmet a tervezésre, és év közben az előirányzatok teljesítési adataira. Így több kiemelt előirányzatát túllépte, és ezáltal fedezet nélküli kifizetések történtek. Az intézmény beszámolójában kimutatott negatív pénzmaradvány jelentős részét a költségvetés tervezési hibája, illetve sorozatos pénzügyi mulasztások okozták.
14 A 2008. évi költségvetési egyensúly megtartása érdekében a fenntartó intézkedési terv készítését írta elő. Az intézménybe új igazgató került kinevezésre, aki az intézkedési tervet határidőre elkészítette. b) A Területi Választási Iroda rendelkezésére bocsátott pénzeszközök felhasználásának szabályszerűségi vizsgálata A vizsgálat a 2008. évi országos népszavazással kapcsolatos pénzügyi kiadások elszámolását ellenőrizte. Az elszámolással kapcsolatos rendelkezéseket a 226/2008. sz. aljegyzői rendelkezés tartalmazta. Az ellenőrzés e rendelkezés előírásai alapján vizsgálta a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés, a népszavazással kapcsolatos kiadások elszámolási rendjét, valamint az analitikus nyilvántartásokat. Az ellenőrzés a választással kapcsolatos elszámolások során hiányosságot nem állapított meg. II. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása A 2007. évben végzett felügyeleti jellegű rendszerellenőrzések mind a négy intézményben előírták az ellenőrzés megállapításai alapján az intézkedési terv készítését. Az utóellenőrzés 2008. évben minden intézményben megtörtént, három intézményben helyszíni ellenőrzéssel, egy intézmény pedig írásban számolt be az előírt feladatok végrehajtásáról. a) „Kastély Otthon” Pszichiátriai és Szenvedélybetegek Otthona és Rehabilitációs Intézménye Újszász Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a 2007. évben végzett rendszerellenőrzéskor feltárt hiányosságokra tett intézkedések végrehajtásra kerültek-e. A Szervezeti és Működési Szabályzat és ennek kötelező mellékletei átdolgozásra kerültek, melynek a fenntartó részéről történő jóváhagyása a helyszíni vizsgálat idején folyamatban volt. Az intézmény gazdálkodásával kapcsolatos szabályzatok az intézkedési tervben meghatározott határidőre módosításra, a jelentésben megfogalmazott hiányosságok megszüntetésre kerültek. Az utóvizsgálat az Ügyrendnél és a FEUVE szabályzatnál további pontosításokat írt elő. A gazdálkodási jogkörök a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelően érvényesültek, a számviteli- és bizonylati fegyelmet betartották. A pénztári kifizetések számának jelentős csökkenése miatt az utóvizsgálat javasolta pénztári záró keret alacsonyabb összegű meghatározását. Az ellátottak térítési díjainak és vagyonának nyilvántartásánál megállapított hiányosságok megszüntetésre kerültek. Az intézmény pontosította a kis értékű tárgyi eszközök és készletek elszámolásának és nyilvántartásának rendjét, összhangban a módosított Számviteli politikával. A vizsgálati jelentésben jelzett helytelen gyakorlatok megváltoztatásra kerültek, a főkönyvi számlák közötti szükséges átvezetéseket elvégezték. Az állattartás fenntartásának gazdaságossága felülvizsgálatra került, és ennek eredményeképpen a tevékenységet 2007. december 31.-én megszüntették. Az ellátottak beköltözésekor az ingóság leltárának felvételére új nyomtatvány került bevezetésre. A nyomtatványok használatakor mind az átadó, illetve törvényes képviselője, mind az átvevő intézményi munkatárs aláírja a kitöltött ingóság-leltárt. A jognyilatkozatokat tartalmazó dokumentumokon a gondnokok aláírását pótolta az intézmény. A rehabilitációs
15 intézményben és a lakóotthonban élő ellátottak esetében hiánytalanul megtörtént a megállapodások módosítása határozott időre. Az ügyiratkezeléssel és adatvédelemmel kapcsolatos hiányosságok megszüntetésre kerültek. Összességében megállapítható, hogy az intézmény az intézkedési tervben meghatározott feladatokat végrehajtotta. b) Óvoda, Általános Iskola, Szakiskola, Kollégium, Pedagógiai Szakszolgálat és Gyermekotthon Homok Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a 2007. évben végzett rendszerellenőrzéskor feltárt hiányosságokra tett intézkedések végrehajtásra kerültek-e Az ellenőrzést követően az intézménynél igazgató váltásra került sor, a vezetői feladatokat egy rövid ideig megbízott igazgató látta el, majd ezt követően 2007. december 1-től az intézményvezetői tevékenységet a kinevezett igazgató gyakorolja. Az eltelt időszakban az intézményvezető munkaidejének nagy részét a szerteágazó szakmai terület irányítása foglalta le, a gazdálkodási feladatokra nem volt kellő rálátása. A rendszerellenőrzéskor feltárt gazdálkodási területen lévő hiányosságok megszüntetése csak részben történt meg. A meghatározott feladatok közül csak a pénztáros és helyettesítője felelősségvállalási nyilatkozatát, a pénztár átadásáról-átvételéről készült jegyzőkönyveket, a beszerzett tárgyi eszközökről kiállított állományba vételi bizonylatot, a készletek utalványozását, a tenyészállatok tárgyi eszközök közötti nyilvántartását végezték el, pótolták, valamint a gazdálkodási jogkörök gyakorlásánál tapasztalt összeférhetetlenséget és a gépjárművezetőknek kifizetett napi díjakat szüntették meg. A gazdálkodás többi területén továbbra is feladatként jelentkezik a rendszer ellenőrzés által jelzett hiányosságok megszüntetése, illetve az intézkedési tervet nem érintő megállapítások javítása. A szakmai iroda által megállapított, és az azt követő időszakban felmerült szakmai hiányosságok pótlása nagyobb részben teljesült. Az intézményben érvényesül a szakmai jogszabályokon alapuló vezetői döntéshozatal, a tudatos vezetői ellenőrzés, az intézmény érdekeit szem előtt tartó előrelátó gondolkodás szemlélete. Az intézménynek a létszámgazdálkodásnál kiemelt figyelmet kell fordítani a közalkalmazotti törvény előírásaira, a személyi anyagokat rendezettebbé kell tenni a rendszerellenőrzési jelentés III. fejezetében megállapítottak szerint. A Kollektív Szerződés és a Közalkalmazotti Szabályzat aláírását szorgalmazni kell az érdekképviselettel. Az aláírt Kollektív Szerződést a fenntartóval engedélyeztetni kell. Az ügyiratkezeléssel és adatvédelemmel kapcsolatos hiányosságokat meg kell szüntetni. A közbeszerzési törvény végrehajtásának ellenőrzése kapcsán megállapított feladatokat hiányosan hajtotta végre az intézmény, melyre a vizsgálat ismét felhívta a figyelmét. Összességében megállapítható, hogy az intézkedési tervben megfogalmazott feladatok végrehajtása a megjelölt határidőkre csak részben történt meg. Az utóvizsgálat emiatt újabb feladatokat határozott meg az intézménynek, illetve célszerűségi javaslatokat fogalmazott meg a szakmai és gazdasági munka hatékonysága érdekében. A jelentésben megfogalmazott feladatok végrehajtásáról az intézmény vezetőjének írásban be kellett számolni, melyet határidőre teljesített.
16 c) „Tóparti Otthon” Fogyatékosok Otthona és Rehabilitációs Intézménye Pusztataskony A „Tóparti Otthon” rendszerellenőrzésére a 173/2006.(XII.15.) közgyűlési határozat alapján került sor, az ellenőrzési programban meghatározott szempontok alapján. Az ellenőrzés részletes megállapításait az 1875-6/2007. sz. vizsgálati jelentés tartalmazta, a feltár hiányosságok megszüntetésére az intézmény elkészítette az intézkedési tervet. Az intézkedési tervben megfogalmazott feladatok végrehajtásáról írásban beszámolt a Belső Ellenőrzési Csoport vezetőjének. Az intézményi beszámolót a vizsgálatban részt vett szakmai irodákkal egyeztetve az ellenőrzés elfogadta. d) Pedagógiai Intézet, Pedagógiai Szakmai és Szakszolgálat Szolnok
Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a 2007. évben végzett rendszerellenőrzéskor feltárt hiányosságokra tett intézkedések végrehajtásra kerültek-e. A 2008. január 01-i gazdasági integrációt követően az intézmény a Szervezeti és Működési Szabályzatot, ennek kötelező mellékleteit, valamint a gazdálkodással kapcsolatos szabályzatait a vizsgálat során tett javaslatokat figyelembe véve átdolgozta. A szakmai munka területén az intézmény nagyobb figyelmet fordít a szolgáltatások minőségének mérésére és javítására, az intézményi honlap új tartalommal történő feltöltésére, valamint a pályázatok körültekintőbb elkészítésére. A jelentésben meghatározott szakmai feladatok teljesítését megkezdte az intézmény, a végrehajtása folyamatosan történik. Kidolgozásra került az új teljesítményértékelési rendszer, amely az átdolgozott munkaköri leírásokkal összhangban van. Az ügyiratkezeléssel és adatvédelemmel kapcsolatos hiányosságok megszüntetésére csak részben került sor, mivel az Iratkezelési Szabályzat módosítása a vizsgálat idejéig nem történt meg, melynek pótlását az ellenőrzés feladatként előírta. Összességében megállapítható, hogy az intézmény a rendszerellenőrzéskor feltárt hiányosságokat az Iratkezelési Szabályzat módosítását kivéve megszüntette. III. Az intézmények éves beszámolóinak összegzése Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 149. § (2) c) bekezdése beszámolási, adatszolgáltatási kötelezettséget ír elő a költségvetési szervek részére a FEUVE rendszer és a belső ellenőrzés működtetéséről. Az intézmények az ellenőrzési jelentésekben kitértek a folyamatba épített vezetői ellenőrzés értékelésére, és több esetben javasolták a FEUVE felülvizsgálatát, illetve kiterjesztését, a folyamatokba további kontrollpontok beépítését. Az intézményeknél feladatként jelentkezik a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer (FEUVE) fejlesztése, működtetésének folyamatos korrekciója. Négy intézményben saját erőforrással végeznek belső ellenőrzési tevékenységet. Az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési intézmények közül a Hetényi Géza Kórház-Rendelőintézetnek volt önálló Belső Ellenőrzési Csoportja 2008. augusztus 31-ig. Ezt követően külső szakértővel láttatja el a feladatokat. Továbbá egy intézménynél volt függetlenített részmunkaidős belső ellenőr, két intézmény külső szakértőt foglalkoztatott.
17 A kórháznál legfontosabb belső ellenőrzési fókusz a pénzügyi stabilitás megtartása volt, így vizsgálat alá kerültek a nagyarányú és értékű költségkihatású területek, költségvetési arányuk alapján, valamint a veszteséges területek. A 2008. évi ellenőrzések az alábbi témaköröket ölelték fel: - a 2007. december 31-i fordulónappal lezajlott leltározások szúrópróbaszerű ellenőrzése, - a munkaügyi nyilvántartások, munkaköri leírások felülvizsgálata, - anyagi erőforrásokkal való gazdálkodás ellenőrzése, - az intézet képzési rendszerének és kiküldetések szabályszerűségének ellenőrzése, - a gazdálkodási tevékenység belső szabályozottságának vizsgálata. Az ellenőrzés a FEUVE értékelésére mindig kitért és a változtatás szükségességét igény szerint jelezte. Az Intézet a Minőségirányítási rendszer felügyelete alatt folyamatosan figyelemmel kísérte a FEUVE-t, aktualizálási és fejlesztési szükségleteit. A másik három intézmény az ellenőrzési jelentésekben beszámolt a FEUVE rendszer működéséről, a vezetői és munkafolyamatokba épített ellenőrzésekről, valamint a belső ellenőrzés keretében végzett vizsgálatokról. A végrehajtott ellenőrzések nagyrészt szabályszerűségi, és pénzügyi vizsgálatok voltak, de néhány esetben célellenőrzést is végeztek. Ezek közül a legjellemzőbb témák: - a 2007. évi költségvetési mérleg összeállításának, mellékleteinek szúrópróbaszerű ellenőrzése, - a főzőkonyha 2007. évi nyersanyag felhasználása, az összes költség megtérülésének vizsgálata - elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartásának ellenőrzése, - ellátotti pénztár ellenőrzése, - raktárak bizonylati rendjének ellenőrzése, - műszaki csoport ellenőrzése (munkalapok, anyagfelhasználás). A jelentésekből kitűnik, hogy jelentős hiányosság, szabálytalanság sehol sem állapítható meg. Az előforduló hiányosságokra az észrevételeket, javaslatokat megtették. A belső ellenőr, illetve külső szakértők szakmai tanácsaikkal segítették az intézményeknél a szabályszerű, hatékony gazdálkodást, valamint a vezetői döntések előkészítését. Összességében megállapítható, hogy az ellenőrzési programban tervezett feladatok végrehajtása egy kivétellel megtörtént. Az ellenőrzött intézmények munkája általában megfelelő színvonalú. Kiemelendő a négy intézménynél végrehajtott rendszerellenőrzés, melynek során a vizsgálat több hiányosságot, szabálytalanságot állapított meg. A realizálások során a szükséges intézkedések egyeztetésre kerültek az intézményvezetőkkel, az előírt feladatok végrehajtására intézkedési tervet kellett készíteniük. Ezeknél az intézményeknél utóellenőrzés megtartása indokolt.
18
