A stratégiai tervezés és a projekttervezés alapjai, a jó projekt ismérvei

A stratégiai tervezés és a projekttervezés alapjai, a jó projekt ismérvei

A stratégiai tervezés és a projekttervezés alapjai, a jó projekt ismérvei A projektgenerálás alapjai, a jó projekt ismérvei A projekt négy fázisa A projektmenedzser szerepe A stratégiaalkotás folyamata a kormányzati tervezésben Ponácz György Márk Országos Területfejlesztési Hivatal Strukturális és Kohéziós Alapok Képzési Központja regisztrált trénere; oktató Budapest, 2010.

Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Projekttömeg

Megvalósítás

Finanszírozás

Makrogazdaság és szakpolitika

Emlékezzünk - A pénzfelvevő képesség négy pillére



A projekttömeg Lesz-e elég projekt?

Mi a projekt? NEKÜNK VANNAK-E PROJEKTJEINK? Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Van-e projekt bázis? • Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene” • Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk” • Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat” • Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik” • Kidolgozott pályázat – „erre talán már pénzt is adnak” Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


A „jó” projekt ismérvei • releváns – valós igényre alapul – cél-orientált – a kiírásnak megfelel

• megvalósítható – – – – –

jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők reális költségvetés világos munkamegosztás előzetesen felmért kockázatok

• fenntartható – a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Projektek ismérvei, tulajdonságai • megvalósítandó cél (minőségi elvárások, követelmények) érdekében jön létre • megvalósítást leíró projektterv (időkeret) és költségterv (költségkeret) szabályozza = idő- és erőforráskorlátok • bizonytalan, kockázatos (persze eltérő mértékben) • ideiglenes szervezet (projekt-szervezet) • funkcionális határokat átlép(het) • projektcélkitűzések és termékjellemzők folyamatos meghatározása és teljesítése a projekt időtartama alatt • termék lehet egy vagy több termék egységének megteremtése (azaz egy nagyobb projektstruktúra része) Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


A projekt ISO szerinti definíciója • ISO szerinti definíció – egyedi folyamat, amely – kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt, – specifikus követelményeknek – beleértve a minőségi, költség- és erőforráskorlátokat – megfelelő, – célkitűzés elérése érdekében vállalt, – koordinált és kontrollált – tevékenységek csoportja



Projekfázisok Európai Bizottság – PHARE programok

Forrás: EUROPEAN COMMISSION, EuropeAid Co-operation Office, Project Cycle Management Handbook, March 2002



A projektek 4 fázisa •Koncepcióalkotás •Tervezés-szervezés •Megvalósítás •Visszacsatolás, értékelés A lehetséges megközelítések eltérnek a lépések számában és így a részletezettségben is, de közös bennük, hogy alapos projektgeneráló és tervező tevékenységgel indulnak el, és a megvalósítás követően értékelik a projekt eredményeit, sikerességét és visszacsatolást adnak a későbbi projektek számára. Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció – – – – –

vevő és cél (kell vevő?) elkötelezettség új termék ötlete „játéktér” - stakeholder tanulmányterv (kapacitás, szellemiség) – projektmenedzser – kommunikációs csatornák, felelősségek

– – – – – –

idő specifikáció költség gazdasági sz. finanszírozás földrajzi kérdések – szerződéses feltételek



Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) Minimális kérdések: • vevői igények - végtermék – –

• • • • •

funkcionális alternatívák döntéshozatali prioritások

vevői igények - kommunikáció idő-, erőforrás- és költségkorlátok sikeres teljesítés mérőszámai kockázati tényezők háttér információk Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) Definiáló dokumentum • probléma meghatározás • technikai/funkcionális célkitűzések • várható hatékonysági vagy gazdasági eredmények • befejezés követelményei, szállítandó minőségi paraméterek • feltételezések, kiindulási pontok • kockázati tényezők • erőforrásigények és korlátok



Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) A projektek sorsa... • A projektek nem szerepelnek jól. – 50% - törölve szállítás előtt – 25% - leszállítva, de nincs alkalmazva – 20% - alkalmazva nagy változtatásokkal – 5% - leszállítva és alkalmazva • okok – nincsen megfelelően definiálva – személyi változások – túl komplikált, hosszú vagy nagy – váratlan események – gazdasági prioritások változása – vállalati menedzsment politika stb. Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Projektek négy fázisa 2. fázis: Tervezés – szervezés (core - facilitating) – – – – – – – – –

részletezettség (tevékenység-terv) ütemezés (időterv, Gantt-diagram) erőforrástervezés (HR-terv) költségtervezés (pénzügyi terv) projektmenedzser (rangidős tagok) projektterv (leirás) kontingenciák (jogi és szervezeti keretek, lehetőségek) kockázatmenedzsment minőség, szervezet, kommunikáció Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Projektek négy fázisa 3. fázis: végrehajtás – – – – –

az elkészített tervek alapján történő pontos kivitelezés a projekt tevékenységek megvalósítása jelentési rendszer, projekt-adminisztráció cél a 100% pontos, határidőre történő teljesítése esetleges eltérések kezelése, hibaelhárítás

4. fázis: befejezés – monitoring, adatgyűjtés, jelentések és elemzések készítése – visszacsatolás fontossága -> felhasználható más projekthez Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Menedzsment Funkciók stratégiákat és célokat határoz meg információáramlást teremt meg illetve befolyásol

döntéseket hoz szociális kapcsolatokat hoz létre és alakít

ezen szociális kapcsolatokat alkotó személyekre úgy hat, hogy a meghozott döntéseit megvalósíthassa

Tervezés

Szervezés

Irányítás


Vezetés


A projektmenedzsment összetevői Ellenőrzés

Tervezés

Projektmenedzsment projektmunka

Közreműködők

Dokumentáció


Eszközök


Egy projekt fő fázisai Munka, költség

ELŐKÉ SZÍTÉS

TERVE ZÉS

MEGVALÓSÍTÁS


BEFE JEZÉS

t


A projektmenedzser feladatai

Előkészítés

• Feladatok definiálása • A projekt megvalósításának megtervezése • Ráfordítások (idő, költség, erőforrás) meghatározása • Különböző részterületek lehatárolása • Feladatok szétosztása • Alkalmazandó módszerek, eljárások meghatározása Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.



Koordinálja • a projektcsapat, • szakmai részlegek és • külső tanácsadók munkáját

Előkészítés

folytatás

Ellenőrzi • a projekt előrehaladását • a minőséget • határidőket • költséget • változásokat




Előkészítés

folytatás

• Ismerje fel a lehetséges szűk keresztmetszeteket, kockázatokat • Dolgozzon ki alternatív megoldásokat legalább elvi szinten • Dokumentálja mind a menedzsment, mind a szakmai munkát • Gondoskodjon a projekt megvalósításához szükséges eszközök beszerzéséről (hardver, szoftver, laboratórium stb.) • A projekt irányítása és együttműködés a megbízóval Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


A folyamatkövetés feladatai -

Forrás: Dr. Husti Isván (SZIE MŰGT) Gyakorlati tanácsok a sikeres projektmenedzsmenthez című prezentációja alapján

Ellenőrzési pontok beiktatása a projekttervbe Legyen egy monitoring-team Kövessük nyomon az eredményeket Diverzifikáljuk az információforrásokat Vonjuk be a munkatársakat (célok, feladatok) Igazítsuk a valósághoz a terveket Csak az változtassuk, amit nagyon kell Keressük az okokat és összefüggéseket A kudarc normális Nyújtsunk elismerést és motiváljunk Cselekedjünk időben Az emberi kapcsolatok is eredmények! Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


A projektmenedzserrel szemben támasztott követelmények Személyes kvalifikáció

Projekt kvalifikáció

Rendszer kvalifikáció

Vezetési stílus Folytatás

csapatszellem, szervezési módszerek, kezdeményezőkészség, technikák kreativitás, ismerete kapcsolatteremtő és tapasztalat az képesség, alkalmazásukban tárgyalókészség, megbízhatóság, döntési képesség, a megvalósítás képessége

projektfeladattal kapcsolatos ismeretek, tapasztalatok, „mit kell megvalósítani”



Vezetési stílus • A projektmenedzser határozza meg a csoportban a vezetési stílust, melynek túlnyomóan kooperatívnak kell lennie • Az ember álljon a középpontban • A „nyitott kapuk elve”; bárki bármikor beszélhessen a projekt vezetőjével • Nincsenek előre meghatározott információs utak, minden információ közvetlenül áramlik • A vezetés fő eszköze a meggyőzés • Az eredmény ellenőrzése az eljárás és a módszer ellenőrzése helyett • Az egyéni kezdeményezések és felelősségvállalás támogatása Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


A kormányzati stratégiai tervezés módszertana A stratégia és a kapcsolódó fogalmak definíciója A kormányzati stratégiai menedzsment folyamata A stratégiák tartalmi kritériumai (blokkséma) Kormányzati stratégiaalkotási folyamat



Forrásmunka „Módszertani útmutató a kormányzati stratégiai tervezéshez” Készült: 2004. augusztus Szerzők: Miniszterelnöki Hivatal Közgazgatásfejlesztés Főosztályának munkatársai Célja: a kormányzati stratégiai tervezők munkájának támogatása annak érdekében, hogy növekedjen a kormányzati stratégiák közötti összhang



A stratégia értelmezése • Stratégiai terv: a célállapothoz vezető út. Forrás: KPMG



Stratégiai megközelítések • Evolutív stratégia • Jövőkép-vezérelt stratégia



Evolutív vs. jövőkép-vezérelt stratégia Evolutív stratégia

Jövőkép-vezérelt stratégia

-

-

-

bázisalapú tervezés inkrementális haladás kockázatkerülés hagyományos tervezési szemlélet kiterjedt helyzetelemzés visszafogott változtatások relatíve kisebb eredmények nem használja az innovatív kapacitásokat

jövőképalapú tervezés innovatív jövőképet igényel jól kidolgozott jövőkép jövőkép célokra bontása nem konvencionális, kreatív ambíciózus látványosabb eredmények innovatív kapacitásokat kiaknázza



Stratégiai menedzsment • A stratégiai menedzsment egy eszköz a környezet változásaihoz való alkalmazkodásra. • A stratégia a célállapot elérésének az átfogó terve • A stratégia célokat alkot és ehhez eszközöket rendel, és rendelkezik a megvalósítás fő intézményeiről, folyamatairól. • A stratégiákat az Országgyűlés és a Kormány fogadja el. • A koncepció a stratégia átfogó, magas szintű megalapozása Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


A stratégiai menedzsment folyamata



Kapcsolódó fogalmak • • • • • • • •

Szakpolitika, szakstratégia Program, akcióterv, intézkedés, feladat Pillér (kulcstémakör) Sarkalatos tényező (kulcstényező) Átfogó cél, specifikus cél Mutatószám, mérték, jelzőszám Értékelés, monitoring Legjobb gyakorlat (best practice) Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Kormányzati stratégiai dokumentumok hierarchiája



Program (definíció) A program a stratégiából levezetett közös célok elérése érdekében, közös megvalósítási és monitoring rendszerben megvalósítandó intézkedéseket konzisztens módon egybefoglaló terv. A program az intézkedések végrehajtása mellett azok folyamatos és szisztematikus koordinációs, ellenőrzési, monitoring és értékelési tevékenységét is magába foglalja. Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.


Statégiák egységes tartalmi kritériumai

0. Bevezetés 2. Helyzetelemzés 3. SWOT 4. Célállapot 5. Stratégiai alternatívák 6. Célkitűzések 7. Eszközök 8. Pénzügyi terv 9. Megvalósítás, monitoring 10. Koherencia és konzisztencia 11. Ex-ante értékelés



Blokkséma



Stratégiai alternatívák kidolgozása



A célkitűzések megvalósításának keretrendszere



A stratégia ellenőrzése és visszacsatolási mechanizmusa



Kormányzati stratégiaalkotási folyamat



[A] Projektindítás szakasza



[B] Előzetes tervezés



[C] Koncepcióalkotás



[D1] Részletes tervezés



[D2] [D3] Részletes tervezés



[E] Projektzárás



Stratégiai séma (ok-okozati fa)



Stratégiai séma (célfa)



Köszönöm a figyelmet! További információforrás: http://www.ekron.hu


A stratégiai tervezés és a projekttervezés alapjai, a jó projekt ismérvei

Recommend Documents