A SOMOGYI KÁROLY VÁROSI ÉS MEGYEI KÖNYVTÁR MINŐSÉGÜGYI KÉZIKÖNYVE

A SOMOGYI KÁROLY VÁROSI ÉS MEGYEI KÖNYVTÁR MINŐSÉGÜGYI KÉZIKÖNYVE

01. verzió 2016. február 25. NYITNI-(K)KÉK!

Készítették a Minőségirányítási Bizottság tagjai: Csiszár Andrea Dobosné Brezovszky Anikó Palánkainé Sebők Zsuzsanna Sikaláné Sánta Ildikó Somogyi Szilvia

Tartalom 1.

Bevezető .......................................................................................................................................... 5

2.

A Somogyi-könyvtár minőségpolitikája.......................................................................................... 6 2.1.

Minőségpolitikai nyilatkozat ................................................................................................... 6

2.2.

Minőségcélok .......................................................................................................................... 6

2.3.

Küldetésnyilatkozat ................................................................................................................. 7

3.

Jövőkép............................................................................................................................................ 9

4.

Alapelveink ................................................................................................................................... 10

5.

4.1.

Teljeskörűség......................................................................................................................... 10

4.2.

Használóközpontúság ............................................................................................................ 10

4.3.

Szabályozottság ..................................................................................................................... 10

4.4.

Folyamatszemlélet ................................................................................................................. 10

4.5.

Rendszerszemlélet ................................................................................................................. 10

4.6.

Vezetői elkötelezettség .......................................................................................................... 11

4.7.

Munkatársak bevonása .......................................................................................................... 11

4.8.

Partnerközpontúság ............................................................................................................... 11

A Somogyi-könyvtár bemutatása .................................................................................................. 12 5.1.

Általános adatok .................................................................................................................... 12

5.2.

A könyvtár története .............................................................................................................. 13

5.3.

Szervezeti felépítés ................................................................................................................ 15

5.4.

Szolgáltatások........................................................................................................................ 16

5.5.

Tevékenységünk jogi szabályozása ....................................................................................... 16

6.

Fogalomtár .................................................................................................................................... 22

7.

Minőségirányítási rendszer............................................................................................................ 25 7.1.

Általános alapelvek ............................................................................................................... 25

7.2.

A Somogyi-könyvtár minőségirányítási rendszere................................................................ 26

7.3.

Minőségtervezés .................................................................................................................... 27

7.4.

Minőségfejlesztés .................................................................................................................. 29

7.5.

Minőségbiztosítás .................................................................................................................. 29

7.6.

A minőség mérése ................................................................................................................. 29

7.7.

Dokumentációs rendszer ....................................................................................................... 30

7.8.

Kapcsolódó rendszer ............................................................................................................. 31

Minőségügyi kézikönyv

3

A vezetőség felelőssége................................................................................................................. 33

8.

8.1.

Vezetői elkötelezettség .......................................................................................................... 33

8.2.

A szervezet partnereinek igényei és elvárásai ....................................................................... 34

8.3.

Felelősség és hatáskör ........................................................................................................... 35

Gazdálkodás az erőforrásokkal...................................................................................................... 36

9.

9.1.

Gondoskodás az erőforrásokról ............................................................................................. 36

9.2.

Emberi erőforrás .................................................................................................................... 36

9.3.

Infrastruktúra ......................................................................................................................... 38

9.4.

Munkakörnyezet .................................................................................................................... 38

9.5.

Információ ............................................................................................................................. 39

9.6.

Pénzügy ................................................................................................................................. 39

10.

A könyvtári folyamatok szabályozása ....................................................................................... 41

10.1.

Folyamattérkép/folyamatleltár .......................................................................................... 42

10.2.

Folyamatok fejlesztése, javítása ........................................................................................ 43

11.

Mérés, elemzés, értékelés .......................................................................................................... 44

11.1.

Általános előírások ............................................................................................................ 44

11.2.

Mérés ................................................................................................................................. 44

11.3.

Mutatók, teljesítménymutatók ........................................................................................... 45

11.4.

Elemzés, értékelés ............................................................................................................. 45

11.5.

Önértékelés ........................................................................................................................ 46

11.6.

Folyamatos fejlesztés ........................................................................................................ 46

12.

Kapcsolódó dokumentumok jegyzéke ....................................................................................... 48


4

1. Bevezető A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár nyilvános könyvtárként a települési és a megyei feladatok mellett jelentős szerepet vállal az országos könyvtári szolgáltatások területén is. Kiemelkedő jelentőségű gyűjteményével segíti a könyvtárak közötti dokumentumkölcsönzést, speciális különgyűjteményeivel – Vasváry-gyűjtemény, helyismereti dokumentumok, Vaszy-hagyaték – a hazai és a nemzetközi kutatást segíti több tudományterületen. A könyvtár nagy figyelmet fordít az információs esélyegyenlőség biztosítására, a tudásalapú társadalom alapintézményeként korlátozás nélküli, szabad hozzáférést biztosít mindenki számára a dokumentumokhoz, az információkhoz. 130 éves intézményként folyamatosan törekszik a megújulásra, az olvasói igényeket figyelembe vevő szolgáltatásfejlesztésekre. Mindezt innovatív feladatokkal, teljes körű minőségbiztosítással, az új kihívásokra fogékony munkatársakkal valósítja meg. Partnereink magas szintű, egyenletes minőségű szolgáltatásokat várnak el intézményünktől, ezért meghatározó fontosságú cél számunkra tevékenységünk folyamatos fejlesztése, ellenőrzése, javítása. A könyvtár vezetése és valamennyi munkatársa elkötelezett a teljes körű minőségirányítás (TQM) elveinek megvalósítása, módszereinek alkalmazása iránt. A minőséggel kapcsolatos célkitűzések, a tervezett feladatok megvalósításában – a minőségfejlesztő munkacsoport irányításával – intézményünk valamennyi dolgozója részt vesz. A minőségfejlesztő munkacsoport által elkészített Minőségügyi kézikönyv tartalmazza a minőségi alapelveket, szabályzatokat, folyamatokat, mérési rendszereket. A Minőségügyi kézikönyv mindenki számára elérhető (digitális, nyomtatott forma), tartalmát valamennyi munkatársnak ismernie kell, frissítése folyamatos.


5

2. A Somogyi-könyvtár minőségpolitikája 2.1. Minőségpolitikai nyilatkozat A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár országos, regionális és helyi feladatokat ellátó intézményként arra törekszik, hogy használói számára minőségi szolgáltatásokat biztosítson a tudás megszerzéséhez, az információhoz való hozzáféréshez, a kulturális alapellátás igénybe vételéhez. A könyvtár vezetése és minden munkatársa elkötelezett a használók igényeit kielégítő minőségi szolgáltatások kialakításához szükséges minőségirányítási rendszer kidolgozása, azok bevezetése, fenntartása, folyamatos ellenőrzése és szükséges fejlesztése mellett. E cél elérése érdekében az alábbi tevékenységeket valósítjuk meg: 

a minőségpolitikai elvek megismertetése a könyvtár munkatársaival;



a minőségi munka iránti elkötelezettség javítása;



önértékelő rendszer folyamatos működtetése;



szolgáltatásaink folyamatos ellenőrzése, fejlesztése;



használóink elégedettségének és igényeinek folyamatos mérése, értékelése;



a használói panaszok figyelembe vételével a hatékonyság növelése.

Szakmai és társadalmi partnereinket kiemelkedően fontosnak tartjuk, ezért a használókkal, szakmai és civil szervezetekkel a legmagasabb minőségű, kölcsönös együttműködési alapokon nyugvó kapcsolatra törekszünk.

2.2. Minőségcélok 

Eleget teszünk a törvényekben, külső és belső szabályzatokban, előírásokban szereplő követelményeknek. A Somogyi-könyvtár működését biztosító szabályzatokat és dokumentumokat elkészítjük és évente felülvizsgáljuk, szükség szerint megújítjuk azokat.



Tudatos belső kommunikációval ösztönözzük a munkatársakat a minőséggel kapcsolatos elvárások betartására, innovatív megoldások keresésére.



Könyvtárunk elkötelezett a minőség iránt, a minőségcélokban meghatározott fejlődést a munkatársak folyamatos képzésével és rendszeres önértékeléssel is támogatja.


6



Rendszeresen mérjük és értékeljük a partnerek igényeit, elégedettségét, és az így nyert tapasztalatokat beépítjük a működés javítására irányuló, folyamatos fejlesztő munkába.



Ellenőrzéssel, elemzéssel és értékeléssel, a gyenge pontok felmérésével törekszünk a nem megfelelő működés és hibás folyamatok megelőzésére és javítására.



A használók panaszait panaszkezelési politikánk szerint kivizsgáljuk, a panaszok számát és jellegét rendszeresen elemezzük, a hibákat kijavítjuk.



Tevékenységeinkről, szolgáltatásainkról rendszeresen tájékoztatjuk használóinkat és egyéb partnereinket. Megfelelő külső és belső kommunikációval biztosítjuk a hatékony információáramlást.



Kiemelt figyelmet fordítunk a szervezeti kultúra fejlesztésére. Olyan (belső rendszer) szervezeti kultúra kialakítására törekszünk, amelynek jellemzője a munkatársak közötti kölcsönös bizalom és felelősség, az együttműködő magatartás, a jó csapatszellem. Ennek érdekében folyamatosan mérjük a dolgozói elégedettséget.



Vezetőségünk a minőségirányítási rendszer hatékony működtetése és továbbfejlesztése érdekében a lehetőségekhez mérten biztosítja a működéshez, és a partneri igények kielégítéséhez szükséges erőforrásokat (személyi, tárgyi, anyagi), segítve ezzel a használói igények gazdaságos, hatékony, ugyanakkor eredményorientált, a lehető legmagasabb színvonalon történő kielégítését.



Minőségirányítási ismereteinket folyamatosan fejlesztjük továbbképzésekkel, külső képzéseken való részvétellel.

rendszeres

belső

2.3. Küldetésnyilatkozat A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár, mint települési, megyei, és országos feladatokat ellátó nyilvános könyvtár küldetésének tekinti, hogy az elérhető legmagasabb minőségben hozzáférhetővé tegye a több mint 130 éves múltja alatt felhalmozott kulturális kincseket, biztosítsa az információhoz és a tudáshoz való szabad, korlátozások nélküli hozzáférést. Települési könyvtárként: 

elősegítjük Szeged és Csongrád megye gazdasági, természeti, történelmi, társadalmi és kulturális értékeinek kutatását és bemutatását, gyűjtjük és feltárjuk a helyi értékeket,



kiemelt figyelmet fordítunk muzeális értékű gyűjteményrészeink gondozására,


7



korszerű technikai eszközökön alapuló és a felhasználói igényekre rugalmasan reagáló szolgáltatásokat kínálunk,



segítjük a formális, nem formális, informális, és az élethosszig tartó tanulásba való bekapcsolódást,



a gyermekek olvasóvá nevelésével segítjük a kompetenciafejlesztést, a tanulási nehézségek leküzdését,



a hátrányos helyzetűek és fogyatékkal élők kiemelt támogatásával biztosítjuk az információs esélyegyenlőséget,



közösségi terek biztosításával segítjük a helyi kisközösségek működést.

Megyei könyvtárként: 

partnerközpontú szellemben szervezzük hazai és határon túli kapcsolatainkat,



ellátjuk szakmai oktatási feladatainkat, szervezzük és megvalósítjuk a megyében dolgozó könyvtárosok képzését, továbbképzését, tapasztalatcseréjét,



a Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer működtetésével biztosítjuk a megye kisebb településein a minőségi könyvtári szolgáltatást,



Csongrád megye valamennyi könyvtárában segítjük a minőségszemléletű könyvtári ellátás biztosítását.

Országos feladatkört ellátó könyvtárként: 

szolgáltató könyvtárként kiemelkedő helyet Dokumentumellátási Rendszer működésében,



másodfokú tudományos könyvtárként (kiemelkedő gyűjteményünkkel) részt veszünk az országos kutatásokban és a könyvtárak közötti dokumentumcserében,



gyűjtjük és szolgáltatjuk a magyarságra, kiemelten az amerikai magyarságra vonatkozó dokumentumokat, tárgyi emlékeket, információkat.


foglalunk

el

az

Országos

8

3. Jövőkép Mottónk: Otthon a könyvtárban – könyvtár az otthonokban A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár közszolgáltatásai által tértől, időtől, függetlenül a társadalom valamennyi rétege számára egyenlő eséllyel biztosítja gyűjteményét és korszerű szolgáltatásait valós és virtuális térben egyaránt. Látogatóit barátságos, inspiráló környezet fogadja, ahol a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférést szakmailag felkészült, empatikus, udvarias munkatársak és a legkorszerűbb technikai eszközökkel elérhető adatbázisok segítik. A könyvtár közösségformáló, közösségépítő tevékenysége által a társadalmi kohéziót erősíti, tevékenységével támogatja az ismeretszerzést és a kompetenciák fejlesztését. A társadalmi és gazdasági fejlődés tudásbázisaként segíti az egyéni érvényesüléshez szükséges tudás megszerzését és a társadalmi beilleszkedést.


9

4. Alapelveink 4.1. Teljeskörűség A teljes körű minőségbiztosítás jegyében könyvtárunkban a minőségi követelmények az intézmény minden szolgáltatására, szervezeti egységére és dolgozójára egyaránt vonatkoznak.

4.2. Használóközpontúság Könyvtárunk legfontosabb külső partnerei az olvasók/használók. Hogy megértsük a jelenlegi és a jövőbeli használói szükségleteket, teljesítsük a használók igényeit, sőt igyekezzünk felülmúlni elvárásaikat, rendszeresen használói igényfelmérést és elégedettségmérést végzünk, amelyek eredményeit beépítjük tevékenységeinkbe. Ezek alapján fejleszteni tudjuk már meglévő szolgáltatásainkat, illetve újakat vezetünk be.

4.3. Szabályozottság Fontos, hogy szervezetünk egészének vagy egyes egységeinek működése, tevékenysége, a tevékenységek folyamata megfelelően szabályozott legyen. Ennek érdekében az előírásokat rögzítjük, és arra törekszünk, hogy a működés mindenkor megfeleljen a vonatkozó jogszabályoknak, a működési rendnek, a belső szabály(zat)oknak.

4.4. Folyamatszemlélet Szervezetünk működésének hatékonysága és sikere az intézményen belüli folyamatok eredményeként alakul ki. Ezt úgy tudjuk elérni, hogy azonosítjuk, rendszerbe foglaljuk, tudatossá, átláthatóvá tesszük a munkafolyamatokat. Hangsúlyt fektetünk az erőforrásokkal való gazdálkodásra, a folyamatos mérésre, értékelésre, a folyamatok felülvizsgálatára és az ideálistól való eltérés meghatározására, a hibák kiküszöbölésére. Minden folyamathoz alkalmazzuk a folyamatos fejlesztés elvét, a PDCA-t.

4.5. Rendszerszemlélet A rendszer olyan egymással kapcsolatban lévő folyamatok együttese, amelyek egy közös cél – a szervezet eredményes és hatékony működése – érdekében működnek együtt. A rendszerszemlélet akkor érvényesül legjobban könyvtárunkban, ha meghatározzuk szervezetünk működési folyamatait és azok kölcsönhatásait a folyamatszabályozás megvalósítása érdekében, valamint folyamatosan követjük a változásokat (változásmenedzsment).


10

4.6. Vezetői elkötelezettség A TQM filozófiáját valló vezetés fókuszában a minőség iránti teljes vezetői elkötelezettség áll. Ennek érvényesítését jelenti a vezetés részéről könyvtárunk jövőképének és küldetésének meghatározása, a kihívást jelentő célok kitűzése, ezek eléréséhez a megfelelő erőforrások és feltételrendszer meghatározása és biztosítása, a vezetési folyamatok (tervezés, ellenőrzés, értékelés) minőségközpontú szabályozása és végül a munkatársak motiválása és teljes körű bevonása.

4.7. Munkatársak bevonása A könyvtári szervezet lényegét minden szinten a munkatársak jelentik, és teljes bevonásuk teszi lehetővé képességeik felhasználását a szervezet javára. Könyvtárunk kezeli, fejleszti és mozgósítja munkatársainak kompetenciáit, valamint teljes munkapotenciálját annak érdekében, hogy támogassa saját stratégiáját és tervezését, valamint folyamatainak hatékony működtetését. Szervezetünk alapvetően fontosnak tartja a megfelelő munkakörnyezet és motivációs légkör biztosítását ahhoz, hogy elérje a munkatársak elkötelezettségét és részvételét a közös célok megvalósításában.

4.8. Partnerközpontúság Ahhoz, hogy a szolgáltatásainkat a változó társadalmi környezet elvárásaihoz tudjuk igazítani, pontosan ismernünk kell partnereink elvárásait és véleményét. A partnerközpontúság alapja partnereink azonosítása, rangsorolása, igényeinek megismerése, elégedettségének rendszeres mérése, és a kapcsolattartás módjának és gyakoriságának, a kapcsolattartó személyének kijelölése. A mérések eredményeit be kell építenünk a mindennapi könyvtári munkánkba


11

5. A Somogyi-könyvtár bemutatása 5.1. Általános adatok A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár Szeged vonatkozásában nyilvános városi könyvtár; Csongrád megye területén a megyei könyvtári szerepkört is ellátja. Évente több mint 26.000 olvasót szolgál ki és lát el szépirodalmi és szakmai olvasnivalóval, valamint több száz kulturális programmal várja Szeged, és a város vonzáskörzetének lakóit. A könyvtár közel 800.000 dokumentumot számláló gyűjteménye megfelel a felhasználók széles körű igényeinek. A könyvtár fenntartásáról, működtetéséről és felügyeletéről Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése gondoskodik. A könyvtár működésének törvényességi felügyeletét a jegyző gyakorolja, ágazati irányítását az Emberi Erőforrások Minisztériuma látja el. Az intézmény könyvtári rendszerben elfoglalt helye A könyvtár Szeged Megyei Jogú Város által fenntartott városi és megyei nyilvános közkönyvtár, Csongrád megye települési könyvtárainak szakmai és hálózati központja, és részt vesz az Országos Dokumentum-ellátási Rendszerben. A könyvtár gyűjtőköre A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár általános gyűjtőkörű városi és megyei közkönyvtár, a dél-magyarországi régió legnagyobb könyvtára. Ennek megfelelően gyűjtőköre kiterjed az egész magyar könyv- és dokumentum-kiadásra és erősen válogató jelleggel a külföldön megjelent dokumentumokra is. Gyűjteményének gyarapításakor figyelembe veszi a Szegeden, Csongrád megyében, illetve országosan (Országos Dokumentumellátási Rendszerben betöltött szerepünk) felmerülő szép- és szakirodalmi igényeket. A könyvtár használata A könyvtár, mint nyilvános könyvtár szolgáltatásait részlegei és fiókhálózata körében a felhasználók számára a Könyvtárhasználati szabályzat szerint biztosítja. Társadalmi, kulturális és gazdasági környezet Csongrád megye az ország legkevesebb számú településsel rendelkező megyéje, területén 60 település található. 10 városa közül 2 megyei joggal rendelkezik, 50 község. Magyarország második legurbanizáltabb megyéje: a lakosság több mint 70%-a 9 városban él. A megyében nincs könyvtári szempontból ellátatlan település. 60 működő települési könyvtár biztosítja az ott élők könyvtári ellátását. Egy megyei és városi könyvtár, 9 városi, 4 nagyközségi és 46


12

községi könyvtár. A 60 közkönyvtár közül jelenleg 26 szerepel a Nyilvános könyvtárak jegyzékében, 34 település tagja a könyvtár Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszerének. Szeged város iskolaváros pezsgő kulturális élettel, testvértelepülési kapcsolattal a vajdasági Szabadkával (Szabadkai Városi Könyvtár). Jelen vannak az egyházak, jelentős a sportélet, emellett a város kutatóközpont is. A Somogyi-könyvtár központi könyvtárán, az Agóra Gyermekkuckón és a 12 fiókkönyvtáron kívül további könyvtárak találhatóak a városban. Legjelentősebb a Szegedi Tudományegyetem Klebelsberg Könyvtára.

5.2. A könyvtár története Szeged városa 1874-ben hozta létre első közkönyvtárát, kiegészítve ezzel a magán és egyleti kölcsönkönyvtárak kínálatát. 1879-ben a kiáradt Tisza romba döntötte a várost, elpusztítva annak majdnem minden szellemi értékét is. A várost hazai összefogással és nemzetközi segítséggel kezdték el újjáépíteni. Az "Alföld fővárosának" szellemi újjáépítését alapozta meg Somogyi Károly (1811–1888) esztergomi kanonok, amikor 1880. április 26-án felajánlotta könyvtárát Szeged városának. Előrelátóan arra is gondolt, hogy Szegeden hamarosan tudományegyetem létesül, s az ő rendszerezett, 43.701 kötetes gyűjteménye alapját képezheti majd az egyetem működésének. Felajánlásában leszögezte, hogy a könyvtár Szeged város örök és elidegeníthetetlen tulajdonát képezi, feladata "a nemzeties irányú közművelődést és tudományosságot az ország nagy terjedelmű déli vidékén terjeszteni." A közművelődés és a tudományosság együttes szolgálatát fogalmazta meg az 1881. február 15-én kelt Alapítványi oklevélben is. 1883. október 16-án Ferenc József császár nyitotta meg és adta át a Somogyi-könyvtárt, amely azóta is folyamatosan szolgálja Szeged olvasóközönségét. Somogyi kezdettől fogva egy nyilvános könyvtár gondolatától vezérelve gyarapította gyűjteményét. Kiemelkedő tudományos értékű, enciklopédikus könyvtárat hozott létre. Az alapító könyvtárrendezési tervet is készített, melynek a szakrend a fő rendező elve. A katalóguslapok az egykori igazgatók: Reizner János, Tömörkény István, Móra Ferenc kézírását is őrzik. A könyvtár - anyagi lehetőségei függvényében - következetesen fejlesztette tovább az alapítványi gyűjteményt, amely Somogyi példáját követve, jelentős ajándékokkal, hagyatékokkal is gazdagodott. A könyvtár meghatározója lett a város közművelődésének, egyben Szeged tudományos életének elindítójává is vált. A kolozsvári egyetem Szegedre költözéséig szinte egyedüli reprezentánsa volt a város szellemi életének. A gyűjtemény prézensz volta hosszú évtizedeken át csak olvasótermi használatot tett lehetővé. A II. világháború utáni kultúrpolitika (népművelési célokat tartva szem előtt) preferálta és előírta a kölcsönkönyvtári tevékenységet, valamint fiókkönyvtárak létesítését. 1952-ben kezdődött meg a kölcsönzés, ugyanebben az évben kezdte meg működését az első fiókkönyvtár is.


13

Ideiglenes elhelyezések után kétszer is épült új otthon a könyvtár számára. 1897-ben a Millennium tiszteletére készült el a Közművelődési palota, amelyben 1984-ig működött a Somogyi-könyvtár. Nagy változást jelentett a könyvtár életében az 1984. június 6-án átadott Dóm téri, új könyvtárépület. A hatalmas üvegpalota vonzza a látogatókat. A könyvtárépület szintenként más-más, elkülönült funkciójú szolgáltatásokkal várja az olvasókat. 1998 jelentős mérföldkő a könyvtár működésében: a Corvina rendszerhez kapcsolódva az új beszerzéseink feldolgozása kizárólag elektronikus úton történik. Emellett retrospektív feldolgozás is folyik: a muzeális gyűjtemény könyvtörténeti szempontú adatbázisainak építésével tulajdonképpen a Corvinarendszerbe konvertálható rekatalogizálás is megtörténik. A Somogyi-könyvtár 1973 óta megyei könyvtári funkciót is ellát, és fontos szerepet vállal a könyvtárosképzésben. A gyűjtemény értéke alapján tudományos minősítést nyert könyvtár elismert kutatóhely, valódi szellemi műhellyé vált. 2015-ben Magyar Örökség Díjat kapott a Somogyi-könyvtár. Poprády Géza könyvtáros, a Magyar Örökség és Európa Egyesület alelnöke a díj átadásakor a következő szavakkal indokolta az elismerést: „A bírálóbizottság Magyar Örökség kitüntető címre tett javaslatot azért, hogy az arra méltó, Somogyi Károly esztergomi kanonok által alapított Somogyikönyvtár bekerüljön a »Magyarság Láthatatlan Szellemi Múzeumába«”.


14

5.3. Szervezeti felépítés

Igazgató

Gazdasági vezető

Gazdasági osztály

Munkaügy

Belső ellenőr

Általános igazgatóhelyettes Gyűjteményi, helyismereti osztály Könyvkötő műhely, kötészet, restaurálás

Pénzügy

Könyvelés

Készletraktár

Gépkocsi ügyintézés Műszaki részleg

Gondnok

Rendészet

Ruhatár

Gyarapító és feldolgozó csoport

Titkárság

Olvasószolgálati osztály Olvasói adminisztráció

Gyermekkönyvtári részleg Művészeti könyvtári részleg

Informatikai és digitalizáló csoport

InternetTér

Folyóirat részleg

Központi kölcsönző részleg Tájékoztató részleg

Prézensz raktár

Fiókhálózati osztály Megyei hálózati csoport

Egyéb kisegítők


15

5.4. Szolgáltatások 

helyben használat: könyvek, folyóiratok, nem hagyományos dokumentumok,



dokumentumkölcsönzés: könyvek, folyóiratok, videóhangoskönyvek, CD-lemezek, hangkazetták, kották, térképek,



könyvtárközi kölcsönzés,



rendezvények, kiállítások, gyermekfoglalkozások,



számítógép- és internethasználat, vezeték nélküli (Wi-Fi) internetelérés,



eMagyarország Pont működtetése, elektronikus ügyintézési tanácsadás,



könyvek házhoz szállítása,



segítséggel élők számára: vakolvasógép, indukciós hurok,



könyvtári anyagok fénymásolása, nyomtatása, szkennelése,



internet tanfolyamok szervezése, lebonyolítása,



könyvtárhasználati bemutatók és más könyvtári foglalkozások tartása,



Születésnapi Újság készítése,



nyári strandkönyvtár üzemeltetése.

és

DVD-filmek,

5.5. Tevékenységünk jogi szabályozása Könyvtárakat érintő jogszabályok 

Magyarország Alaptörvénye



Magyarország Alaptörvényének átmeneti rendelkezései

Keretdokumentumok, irányelvek, normatívák, charták 

Az UNESCO közművelődési könyvtári kiáltványa (1994)



Az IFLA és az UNESCO fejlesztési irányelvei 2005



Az IFLA/UNESCO fejlesztési irányelvei közkönyvtárak számára (2001)



Az IFLA/UNESCO iskolai könyvtári irányelvei (2002)


16



Az IFLA Internetről szóló kiáltványa (2002)



Közkönyvtári charta (1993)



A magyar könyvtárosság etikai kódexe

Törvények 

2015. évi C. törvény Magyarország 2016. évi központi költségvetéséről



2015. évi CXLIII. törvény a közbeszerzésekről



2015. évi LXXV. törvény a megyei könyvtárak és a megyei hatókörű városi múzeumok feladatának ellátását szolgáló egyes állami tulajdonú vagyontárgyak ingyenes önkormányzati tulajdonba adásáról



2014. évi XX. törvény Magyarország minisztériumainak felsorolásáról



2013. évi LXXVII. törvény a felnőttképzésről



2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről



2011. évi CCIV törvény a nemzeti felsőoktatásról



2011. évi CLXXXVII. törvény a szakképzésről



2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról



2011. évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről



2011. évi CLXXIX. törvény a nemzetiségek jogairól



2011. évi CLXXXIX. törvény Magyarország helyi önkormányzatairól



2011. évi CXII törvény információszabadságról



2009. évi CXXV. törvény a magyar jelnyelvről és a magyar jelnyelv használatáról



2004. évi CXXXVII. törvény a Nemzeti Audiovizuális Archívumról



2004. évi II. törvény a mozgóképről



2003. évi CXXV. törvény az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról



2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről



2001. évi LXIV. törvény a kulturális örökség védelméről


az

információs

önrendelkezési

jogról

és

az

17



2001. évi LXII. törvény a szomszédos államokban élő magyarokról



2000. évi C. törvény a számvitelről



1999. évi LXXVI. törvény a szerzői jogról



1998. évi XXVI. törvény a fogyatékos személyek jogairól és esélyegyenlőségük biztosításáról



1997. évi CXL. törvény a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről



1996. évi CXXVI. törvény a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerinti felhasználásáról



1996. évi XXXI. törvény a tűz elleni védekezésről, a műszaki mentésről és a tűzoltóságról



1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról



1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről



1993. évi XCIII. törvény a munkavédelemről



1993. évi LXXIX. törvény a közoktatásról



1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról

Kormányrendeletek 

437/2015 (XII. 28) Korm. r. a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítéséről



454/2015. (XII. 29.) Korm. rendelet a kötelező legkisebb munkabér (minimálbér) és a garantált bérminimum megállapításáról



120/2014. (IV. 8.) Korm. rendelet a nyilvános könyvtárak jegyzékének vezetéséről



138/2014. (IV. 30.) Korm. rendelet az árva mű felhasználásának részletes szabályairól



39/2013. (V. 31.) EMMI rendelet a Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer működéséről



368/2011 Korm. rendelet. az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról


18



388/2007. (XII. 23.) Korm. rendelet a közalkalmazotti pályázatnak a kormányzati személyügyi igazgatási feladatokat ellátó szerv honlapján történő közzétételére vonatkozó részletes szabályokról



282/2007. (X. 26.) Korm. rendelet a szakterületek ágazati követelményeiért felelős szervek kijelöléséről, valamint a meghatározott szakkérdésekben kizárólagosan eljáró és egyes szakterületeken szakvéleményt adó szervekről



1/2007. (I. 9.) Korm. rendelet az oktatásügyi közvetítői szolgálat, a könyvtári intézet, a közművelődési szakmai tanácsadó és szolgáltató szerv és a műbíráló szerv kijelöléséről



335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről



305/2005. (XII. 25.) Korm. rendelet a közérdekű adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkereső rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról



73/2003. (V. 28.) Korm. rendelet az Országos Dokumentumellátási Rendszerről



6/2001. (I. 17.) kedvezményekről



194/2000. (XI. 24.) Korm. rendelet a muzeális intézmények látogatóit megillető kedvezményekről



165/1999. (XI. 19.) Korm. rendelet az Országos Könyvtári Kuratóriumról



60/1998. (III. 27.) Korm. rendelet szolgáltatásáról és hasznosításáról



150/1992. (XI. 20.) Korm. rendelet a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a művészeti, a közművelődési és a közgyűjteményi területen foglalkoztatott közalkalmazottak jogviszonyával összefüggő egyes kérdések rendezésére

Korm.

rendelet

a

könyvtárhasználókat

a

sajtótermékek

megillető

egyes

kötelespéldányainak

Minisztériumok rendeletei 

51/2014. (XII. 10.) EMMI rendelet a múzeum, valamint az országos szakkönyvtár és a megyei könyvtár éves munkatervéhez szükséges szakmai mutatókról



30/2014. (IV. 10.) EMMI rendelet az országos múzeum, az országos szakmúzeum, a nemzeti könyvtár, az országos szakkönyvtár és az állami egyetem könyvtárának kiemelt feladatairól


19



68/2013. (XII. 29.) NGM rendelet a kormányzati funkciók, államháztartási szakfeladatok és szakágazatok osztályozási rendjéről



39/2013. (V.31.) EMMI rendelete a Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer működéséről



37/2013. (V. 28.) EMMI rendelet az emberi erőforrások minisztere ágazatába tartozó szakképesítések szakmai és vizsgakövetelményeiről



49/2012. (XII. 15.) EMMI rendelet az emberi erőforrások minisztere által adományozható elismerésekről



20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról



14/2011 (IV. 7) NEFMI rendelete a nyilvános hasznonkölcsönzésért a szerzőt megillető díj megállapításához és felosztásához szükséges adatokról valamint az adatszolgáltatásra kötelezett nyilvános könyvtárakról



19/2010 (IV. 23.) OKM rendelete a kulturális szakértői tevékenység folytatásának feltételeiről és a kulturális szakértői nyilvántartás vezetéséről



14/2010 (XI. 25) NEFMI rendelete a kulturális javak kiviteli engedélyezéséről



12/2010 (III. 11.) OKM rendelete a Minősített Könyvtár Cím és a Könyvtári Minőségi Díj adományozásáról



25/2007. (IV. 24.) OKM rendelet a kulturális szakemberek szervezett képzési rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról szóló 1/2000. (I. 14.) NKÖM rendelet módosításáról



9/2006. (V. 9.) NKÖM rendelet a Nemzeti Kulturális Alapról szóló 1993. évi XXIII. törvény végrehajtásáról



22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet a muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról



18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet a közzétételi listákon szereplő adatok közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról



18/2003. (XII. 10.) NKÖM rendelet a szomszédos államokban élő magyarokról szóló 2001. évi LXII. törvény hatálya alá tartozó személyeket megillető kulturális kedvezményekről



14/2001. (VII. 5.) NKÖM rendelet a könyvtári szakfelügyeletről


20



6/2000. (III. 24.) NKÖM rendelet a Könyvtári Intézet jogállásáról



1/2000. (I. 14.) NKÖM rendelet a kulturális szakemberek szervezett képzési rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról



2/1993. (I. 30.) MKM rendelet az egyes kulturális közalkalmazotti munkakörök betöltéséhez szükséges képesítési és egyéb feltételekről



7/1985. (IV. 26.) MM rendelet a könyvtári anyagok bejelentéséről



3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról

Határozat 

Az Országgyűlés 15/2015. (IV. 7.) OGY határozata az Országos Fogyatékosságügyi Programról (2015–2025.)

Ajánlás 

Ajánlás a fogyatékossággal élő könyvtárhasználók könyvtári ellátásának javítására készült a Könyvtárfejlesztési stratégia 2008-2013, Portál program részeként


21

6. Fogalomtár Benchmarking: olyan elemzési, tervezési eszköz és folyamat, mely során az intézmény különböző funkcionális területeinek módszereit, folyamatait és eredményeit összevetik egy vagy több más intézmény hasonló jellemzőivel, annak érdekében, hogy fény derüljön a racionalitási, valamint minőség- és teljesítménynövelési lehetőségekre. Célközönség, célcsoport: (könyvtári rendszerben) valóságos vagy potenciális használói csoport, amely a könyvtár valamely szolgáltatásának címzettje vagy gyűjteményének elsődleges használója. Elégedettségi mérés: formalizált, objektív eszköz annak pontos felmérésére, hogyan „bánunk az emberekkel”, eredménye hozzájárul a szervezeti diagnózis elkészítéséhez. Erőforrások: a könyvtári szolgáltatások megvalósításához nélkülözhetetlen források, amelyek a könyvtárosi szakértelemben, a költségvetési összegben, az épületben, a technikai infrastruktúrában, a könyvtári dokumentumokban, a (szakmai) kapcsolatokban stb. testesülnek meg. Értékrend: azon elvárások összessége, amelyek meghatározzák, hogy az intézmény munkatársainak hogyan kell viselkedniük, és amelyeken az intézmény valamennyi partneri kapcsolata is alapszik (pl. bizalom, őszinteség). Felhasználó/vevő: a könyvtári szolgáltatásokban részesülő személy vagy intézmény. Fókuszcsoport: a felhasználói vélemények mélyebb megismerésére alkalmas, meghatározott szempontok szerint kiválasztott résztvevőkből létrehozott csoport, amely ülésvezető irányítása mellett beszélgetés során vitatja meg a téma különböző aspektusait. Folyamatszabályozás: a működés feltételeinek biztosítása, szabályainak összefoglalása. Folyamatos fejlesztés: ismétlődő tevékenység a követelmények teljesítési képességének növelésére. (PDCA-ciklus alapján) Hatékonyság: az elért eredmény és a felhasznált erőforrások viszonya. Jó gyakorlat: éveken át sikeresen és hatékonyan alkalmazott, kipróbált, ezért eredményesen adaptálható, fejleszthető, dokumentálható innovatív folyamat, módszer. Jövőkép: absztrakt, idealisztikus, inspiráló, hosszútávú elképzelés arról, hogy a jövőben hová kíván eljutni a könyvtár. Összegzi, hogy a könyvtár mit szeretne elérni, milyenné szeretne válni egy meghatározott, hosszabb időszak végére. Kommunikációs csatorna: az a közeg, amely az információ továbbításánál a küldő és a fogadó között az információt továbbítja. Könyvtáros: felsőfokú szakirányú végzettséggel rendelkező szakember.


22

Küldetésnyilatkozat: a könyvtár által hivatalosan elfogadott és dokumentumaiban megjelenített nyilatkozat, amely tartalmazza, hogy mi az intézmény létezésének indoka, mely területeken kíván, illetve nem kíván működni, milyen szolgáltatásokat kíván nyújtani és kik lesznek ezek felhasználói. Minőség: az a szolgáltatási színvonal, amely kielégíti, illetve túllépi a felhasználó igényeit. Minőségbiztosítás: a minőségirányításnak az a része, amely a bizalom megteremtésére irányul, hogy a minőségi követelmények teljesüljenek. Minőségfejlesztés: A minőségfejlesztés olyan tevékenységek összessége, melyek során a teljes rendszer vagy annak egy részének fejlesztése a cél, kiemelten a minőségi problémák megelőzése, a problémás vagy a potenciálisan problémás folyamatok azonosítása, tökéletesítése és új minőségelemek bevezetése. Minőségirányítás: magában foglalja a stratégiai tervezést, az erőforrásokkal való gazdálkodást, valamint más rendszeres tevékenységeket, mint amilyen a minőséggel kapcsolatos tervezés, működtetés és értékelés, valamint folyamatos javítás. Minőségirányítási rendszer: a minőségirányítás megvalósításához szükséges szervezeti felépítés (struktúra), feladatkörök, eljárások, folyamatok és erőforrások összessége. Magában foglalja a minőségi követelmények meghatározását, ezek teljesítésének ellenőrzését, értékelését, szükség szerint tanúsítását és a folyamatos minőségfejlesztést. A minőségirányítási rendszer kialakítása nem cél, hanem csak eszköz, amely segít a célok megvalósításában. Minőségügyi dokumentáció: a minőséggel kapcsolatos dokumentumok rendszere. Partnerek: mindazok a személyek és szervezetek, akik, amelyek tevékenységükkel részt vesznek a könyvtári szolgáltatás nyújtásában, illetve igénybe veszik ezeket a szolgáltatásokat, továbbá akik, amelyek elvárásokat fogalmaznak meg a működéssel és annak eredményességével kapcsolatban. PDCA-ciklus: egy ismétlődő, négylépéses menedzsment módszer, amelyet a termékek és folyamatok kontrolljára és folyamatos fejlesztésére használnak. A betűk jelentése PDCA: plan- tervezés, do – cselekvés, check – ellenőrzés, act – beavatkozás. PGTTJ-elemzés: makrokörnyezet-elemzési technika. A PEST-elemzés szempontjából releváns működési környezet legfontosabb politikai, jogi (political), gazdasági (economical), társadalmi (social) és technikai (technical) elemeinek elemzése, előre vetíthető változásainak a feltárása. Primer kutatás: konkrét céllal, első kézből származó kutatás, amely speciális információkat ad. A kutatási folyamat egészét az intézmény munkatársai végzik.


23

Stratégia: releváns külső és belső információkon, vezetői megérzéseken alapuló formális vagy informális jövőre vonatkozó terv, amelynek célja, hogy definiálja a szervezet fejlesztési irányait, jövőben elérendő céljait, s nagy léptékben megmutassa a megvalósítás lépéseit és a szükséges erőforrásokat. SWOT-elemzés: egy téma erősségeinek, gyengeségeinek, lehetőségeinek és veszélyeinek számbavételére szolgáló elemzési technika. A stratégiai helyzetelemzés alapmódszere általánosan alkalmazható a szervezetek elemzésére és a jövőbeli irányok kijelölésére. Szervezeti kultúra: a szervezetben gyakorolt vezetési stílus, a megjelenő értékek, attitűdök, szokások, vélekedések, hiedelmek összefüggő rendszere. Támogató folyamatok: az intézményi alaptevékenységek ellátásához szükséges folyamatok, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a szolgáltatások nyújtásához. Tanuló szervezet: olyan szervezet, amely jövőjének kialakítása érdekében folyamatosan növeli, erősíti alkotókedvét és tehetségét. A tanuló szervezetek fontos jellemvonása, hogy a benne résztvevők új módon képesek tekinteni magukra és a világra. Teljesítménymutató: a könyvtári statisztikákból és egyéb adatokból nyert, a könyvtár teljesítményének bemutatására használt számszerű vagy szöveges kifejezés. Egyszerű számokat, és/vagy arányszámokat foglal magában. TQM: olyan vezetési módszer, filozófia, amelynek középpontjában a vevőközpontúság, a vezetőség és a munkatársak elkötelezettsége és a folyamatos javítás áll.


24

7. Minőségirányítási rendszer 7.1. Általános alapelvek A Somogyi-könyvtár minőségpolitikája kifejezi az intézmény minőség iránti elkötelezettségét. Az intézmény vezetése vállalja, hogy működteti minőségirányítási programját, és folyamatosan tökéletesíti azt a partneri elégedettség megtartása és javítása céljából. Ennek érdekében a TQM alapelveit alkalmazza:  összpontosítás a külső és belső vevőkre/használókra, azok igényeinek megismerésére;  a folyamatok folyamatos fejlesztése a szolgáltatások minőségének javítása érdekében a PDCA-ciklus módszerének alkalmazásával;  a dolgozók teljes körű részvétele a folyamatban, képességeik, tudásuk teljes körű felhasználása a partnerek elégedettségének javítása érdekében;  részvétel a többi szervezettel közös tanulásban, benchmarking;  a vezetés aktív stratégiai irányítása. Könyvtárunk dolgozói felelősséget viselnek a program megvalósításáért, a minőségi célok eléréséért, a minőséget befolyásoló folyamatok előírásszerű végrehajtásáért. Minden munkatársunk joga és kötelessége a szolgáltatásaink bármely fázisában észlelt, a minőséget károsan befolyásoló jelenséget felismerve azokat a hatáskörrel felruházott kollégáknak jelezni és a probléma megszűntetésre vonatkozó javaslatot tenni. Partnerközpontúság Szolgáltatásaink folyamatos, a változó társadalmi elvárásokhoz igazodó fejlesztéséhez elengedhetetlen a partnerek igényeinek, elvárásainak ismerete, a partnerek azonosítása, szegmentálása. Az intézmény meghatározott időközönként, szakszerűen végrehajtott mérésekkel tárja fel a külső-belső partnerek elvárásait. A mérések eredményei, az így szerzett tapasztalatok beépülnek a mindennapi feladatvégzésbe, a szolgáltatások fejlesztésébe. A belső, közvetlen partnerek – munkatársak – elégedettségének mérése a szervezeti kultúra minőségszempontú fejlesztésének alapja. A munkatársak bevonásával elkészített küldetés, jövőkép, stratégia, a közösen megfogalmazott minőségcélok, intézményi és szakmai értéke az intézmény szervezeti kultúrájának erősítését szolgáljak. A társadalmi, környezeti változásokra történő gyors, innovatív reagálás csak akkor lehetséges, ha a munkatársak pontosan tudják mit, miért tesznek, ismertek a minták, az elvek, az írt és íratlan szabályok, amelyek szerint a napi feladatot végzik. Az intézmény célja olyan szervezeti kultúra kialakítása, amelyre a kölcsönös bizalom, a felelősség, az együttműködő magatartás, a jó csapatszellem, az erős kohézió a jellemző. A


25

mindennapi minőségi feladatvégzés érdekében a könyvtár segíti az önkiteljesedést, az egyéni és szakmai fejlődést. Folyamatszabályozás A folyamatszabályozás rendszerének kialakítása átláthatóvá teszi a munkafolyamatokat, kijelöli a kompetenciahatárokat, megállapítja a felelősöket. A folyamatközpontú működés kiépítésének érdekében folyamatirányítási csoportot hozott létre az intézmény, melynek feladata: 

a folyamatok azonosítása, folyamatleltár készítése;



a stratégiai szempontból fontos kulcsfolyamatok megállapítása, a folyamatleírások és folyamatábrák elkészítése;



a folyamatok évenkénti felülvizsgálata;



a folyamatok mérése, az indikátorok elemzése;



javaslattétel a folyamatok folyamatos fejlesztésére.

A folyamat működését a folyamatgazda felügyeli. Feladata: 

a folyamatok megtervezése;



az új vagy a módosított folyamat működtetése és a szervezetbe történő integrálása;



a szükséges erőforrások megállapítása, az erőforrásigény vezetők elé terjesztése;



a folyamat fejlesztésére vagy módosítására vonatkozó döntés előkészítésében való részvétel;



a folyamatok működésének figyelemmel kísérése, ellenőrzése;



a mérési eredmények értékelése;



javaslattétel a folyamatok javítására, fejlesztésére.

7.2. A Somogyi-könyvtár minőségirányítási rendszere Intézményünk célja olyan minőségirányítási rendszer kialakítása és működtetése, amely biztosítja a minőségpolitikában rögzített követelményeket, hozzájárul a kitűzött minőségcélok eléréséhez. A rendszer kialakítása, bevezetése és működtetése során meghatároztuk tevékenységeink fő folyamatait, elkészítettük a folyamatábrákat, meghatároztuk a folyamatok sorrendjét,


26

hozzárendeltük az erőforrásokat. Áttekintettük és fejlesztettük a már korábban kialakított szabályozási rendszerünket. Célunk, hogy a könyvtár valamennyi dolgozójának minőség iránti elkötelezettségével, a folyamatok folyamatos fejlesztésével a fenntartói és használói igények magas szintű kielégítése valósuljon meg. A minőségirányítási rendszer a Somogyi-könyvtár valamennyi szolgáltatási egységében érvényes. Az intézmény minőségfejlesztési tevékenységét a Minőségirányítási Bizottság irányítja, tervezi, ellenőrzi, és biztosítja a teljes körű megismerést. A Somogyi-könyvtár Minőségirányítási Bizottsága (a továbbiakban MIB), a könyvtár menedzsmentje által létrehozott, jogi személyiséggel nem rendelkező, véleményező döntéselőkészítő, tanácsadó testület. A MIB célja A Somogyi-könyvtár KKÉK alapján történő önértékelésének tervezése, koordinálása. A könyvtár minőségirányítási rendszerének felelősségteljes működtetése, folyamatos fejlesztése. A MIB személyi összetétele, megbízás A létszám: 10 fő. A Bizottságban való részvétel önkéntes. A létszám bővíthető. Az új tagok felkérését a Bizottság vezetője terjeszti elő. A megbízás írásban történik, a megbízólevél tartalmazza a megbízás célját, és időtartamát. A megbízás határozott időre szól. Ideiglenes tagok bevonására javaslatot a MIB vezetője tehet. A MIB tagok rendszeres díjazásban nem részesülnek, az eseti díjazás meghatározott feladatok elvégzésére megbízással lehetséges. A MIB konszenzusos döntéseket hoz, vitás esetben egyszerű többséggel hoz határozatot. A MIB feladatai       

az önértékelés előkészítése; a Minőségügyi Kézikönyv gondozása; a Minőségügyi Kézikönyvben rögzített minőségirányítási rendszer gyakorlati megvalósítása, alkalmazása; javaslattétel a Somogyi-könyvtár menedzsmentjének a könyvtári fejlesztésekre, a hiányosságok kiküszöbölésre, a folyamatok folyamatos fejlesztésére; a minőségirányítási feladatok intézményi szintű koordinálása; a minőségüggyel kapcsolatos anyagok véleményezése; a minőségfejlesztéssel kapcsolatos pályázatok figyelemmel kísérése, kidolgozása;


27



 

módszertani koordinálás és szakmai támogatás a minőségi szempontok szerinti szolgáltatás kialakításához, a minőség iránti elkötelezettség erősítéséhez Csongrád megye könyvtáraiban; A MIB feladatainak koordinálását a MIB vezetője végzi; A MIB vezetője: Sikaláné Sánta Ildikó.

A MIB tagjainak feladatai      

a bizottság ülésein való részvétel; a bizottság működésével kapcsolatos javaslattétel, észrevétel; javaslattétel a minőségirányítás fejlesztésére; felvilágosítás, információ kérése a bizottság feladataival összefüggő kérdésekben; a bizottság ajánlásainak végrehajtása; a könyvtár munkatársainak tájékoztatása a bizottság munkájáról.

A MIB munkájának menete   

 

A MIB szükség szerint de legalább kéthavonta egy alkalommal ülésezik. Indokolt esetben rendkívüli ülés hívható össze. Rendkívüli ülést – ok és cél meghatározásával – a MIB bármely tagja kezdeményezhet. A bizottság üléseiről emlékeztetőt kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a legfontosabb észrevételeket, javaslatokat, feladatokat, a meghatározott időpontokat, felelősöket. A MIB évente minimum egy alkalommal köteles beszámolni az elvégzett feladatokról a könyvtár dolgozóinak. A MIB feladatait éves munkaterv alapján végzi.

7.3. Minőségtervezés A minőségtervezés során meghatározásra kerültek a célkitűzések, a minőségkövetelmények. Tudatos tervezéssel a könyvtári tevékenység eredményessége, a használók elégedettsége jelentősen növelhető, a minőségi kockázatok száma is csökkenthető. A jól megtervezett munkafolyamatok, a hozzájuk rendelt erőforrások a minőségi munka biztosítékai. A tervezés során a döntéseket, fejlesztéseket mérési eredményekre, környezettanulmányokra, statisztikai adatokra, használói igényfelmérések elemzésére alapozva hozza meg a könyvtár vezetése. A minőségtervezést a szolgáltatások fejlesztésekor, új szolgáltatások kidolgozásakor, a potenciális használói, partneri kör megnyerésekor alkalmazzuk. Az elkészített folyamatleírások, folyamatábrák biztosítják a hatékony, magas minőségi szempontok szerinti végrehajtást.


28

7.4. Minőségfejlesztés A minőségfejlesztés legfontosabb célja a minőségirányítási rendszer eredményességének javítása. A szolgáltatások, a folyamatok folyamatos fejlesztése, a tevékenységi szintek növelése a stratégiában megfogalmazott célok, a küldetésnyilatkozatban megfogalmazott elképzelések, a kitűzött minőségcélok megvalósításának feltételei. A minőségfejlesztési munkacsoport feladata a fejlesztendő terület stratégiai tervének és az ezt lebontó cselekvési tervnek az elkészítése. A fejlesztéshez szükséges lehetőségek megteremtése, bizotsítása, a módszerek kiválasztása az intézmény vezetőjének a feladata. A fejlesztés bevezetését követően a rendszeres ellenőrzés, értékelés, szükség szerint a beavatkozás biztosítja a folyamatos fejlesztést. A folyamatos fejlesztés során a PDCA-ciklus módszerét alkalmazzuk.

7.5. Minőségbiztosítás Minőségbiztosításnak nevezzük az összes olyan tervezett és rendszeresen végzett tevékenységet, amelyet az intézményünk által választott minőségirányítási rendszer keretében végzünk annak érdekében, hogy a szolgáltatásaink megfeleljenek a minőségre vonatkozó követelményeknek. A minőségbiztosítás célja a minőségre vonatkozó elgondolások teljesítésének biztosítása, a minőségszemlélet elterjesztése. A minőségirányítási tevékenység integrált módon magában foglalja a szolgáltatások és folyamatok minőségének tervezését, a megvalósítás során történő minőségellenőrzést és -biztosítást, valamint a minőségfejlesztési tevékenységet is. A minőségbiztosítás keretében alkalmazott technikák és tevékenységek összessége teszi lehetővé, hogy a könyvtár stratégiai tervében meghatározott célok elérése során megvalósuló eredmények megmaradjanak, a szolgáltatások színvonala emelkedjen, és ezáltal használóink elégedettek legyenek az intézményünkkel. A munka folyamatos és minden munkatársunkra kiterjedő.

7.6. A minőség mérése A mérés, az elemzés és az erre épülő fejlesztés a minőségirányítási rendszer egyik kulcsfontosságú területe, amely biztosítja a releváns információkat a tényeken alapuló döntésekhez, a folyamatos fejlesztéshez. A minőségirányítási rendszer kidolgozás során megterveztük és bevezettük azokat a mérési, elemzési és fejlesztési folyamatokat, amelyek biztosítják a szolgáltatásaink megfelelőségét, szervezetünk működését, partnereink elégedettségét, minőségirányítási rendszerünk eredményességének folyamatos fejlesztését.


29

A mérések segítik: 

a könyvtári tevékenységek eredményességének nyomon követését;



a partnerek elégedettségének megállapítását;



a folyamatok hatékonyságának vizsgálatát;



az önértékeléshez szükséges információk, adatok összegyűjtését;



a statisztikai adatok elemzését.

A változó társadalmi, környezeti elvárásoknak szolgáltatásaink folyamatos fejlesztésével tudunk eleget tenni. Könyvtárunk használóinak szempontjából szolgáltatásaink minősége attól függ, hogy mennyire elégíti ki az ő igényeiket és elvárásaikat. A partnerek elégedettségének mérése A partnerek igényeinek megismerése érdekében szakszerűen és rendszeresen végrehajtott méréseket végzünk, amelyek eredményei segítik a fejlesztési irányok kijelölését, a tényeken alapuló döntések meghozatalát. A használók és különböző egyéb partneri csoportok elégedettségét folyamatosan figyelemmel kísérjük annak érdekében, hogy megállapíthassuk, intézményünk teljesítette-e az elvárt követelményeket a szolgáltatások továbbfejlesztése terén. A mérések szervezésért, lebonyolításáért, a kapott információk, adatok, kitöltött kérdőívek elemzéséért a MIB a felelős. Megbízott munkacsoport készíti el a felmérés eredményét, amelyet dokumentálunk és mindenki számára elkérhetővé teszünk. A kapott eredmények értékelését követően intézkedési terv készül a beavatkozásról, melynek végrehajtásáért az könyvtár igazgatója a felelős.

7.7. Dokumentációs rendszer A minőségirányítási rendszer működésének alapjai az írásban rögzített szabályok és utasítások. A rendszer bevezetéséhez és a minőségi működéshez szükséges dokumentációs rendszer tartalmazza azokat a dokumentumokat, amelyekre a szervezetnek – folyamatai eredményes tervezéséhez, működtetéséhez és szabályozásához – szüksége van, a folyamatos fejlesztés elvét szem előtt tartva. A dokumentálás segíti és alátámasztja a tervezett, szervezett és következetes munkát, lehetővé teszi a minőségirányítási rendszer nyomon követését, a hatékonyság és az eredményesség igazolását. Ezek a – formai megjelenésüket tekintve egységes, végleges, használatra elfogadott – dokumentumok minden dolgozó számára hozzáférhetők a Dokumentumtár és Bizonyítékleltárban a könyvtári Intraneten, illetve egyegy kinyomtatott példányban a könyvtár irattárában, titkárságán.


30

Az egész minőségirányítási dokumentációs rendszer összefoglaló, alapdokumentuma a Minőségügyi kézikönyv, amely tartalmazza a könyvtár (külön nyilatkozatban rögzített) minőségpolitikáját és a megfogalmazott minőségcélokat. Ezenkívül meghatározza a rendszer működését, a felelős személyeket, feladataikat, felelősségüket, hatáskörüket. A Minőségügyi kézikönyvet a MIB hagyja jóvá. Egyéb, a minőségügyi rendszer működésével kapcsolatos dokumentumok: 

szabályzatok,



ügyrendek,



munkatervek, beszámolók,



folyamatleírások,



jegyzőkönyvek, jelenléti ívek, emlékeztetők,



statisztikák és egyéb kimutatások,



kommunikációs terv,



partneri igény- és elégedettségmérő kérdőívek felmérései és azok elemzései,



dolgozói elégedettségmérő kérdőívek felmérései és azok elemzései.

Az előíró és igazoló dokumentáció nemcsak szabályozza, hanem áttekinthetővé, átláthatóvá teszi a könyvtári folyamatokat és összhangot teremt a szervezet stratégiai célkitűzéseivel. A minőségirányítási rendszer dokumentumainak kezeléséért, naprakész nyilvántartásáért, frissítéséért a MIB által kijelölt személy a felelős. A Minőségügyi kézikönyv, az intézményi folyamatok, a felmérések eredményei és a kérdőívek kereshetőségéről a MIB vezetője gondoskodik. Valamennyi dokumentum archiválása szükséges.

7.8. Kapcsolódó rendszer Szakmai oktatás A Somogyi-könyvtár alapító okiratban rögzített tevékenysége az iskolarendszeren kívüli szakmai oktatás. A segédkönyvtáros képzéssel az egész életen át tartó tanulás folyamatában résztvevőket segítjük. A könyvtár felnőttképzési tevékenysége során minőségbiztosítási rendszert alakított ki és működtet, amely átfogó minőségpolitikájával meghatározza a tevékenység működését.


31

A Felnőttképzési Minőségirányítási Rendszer működése intézményi keretek között és partnerközpontú szellemben valósul meg. A vezetés elkötelezett a felnőttképzési minőségirányítási rendszer folyamatos fejlesztése iránt, ennek érdekében évente felülvizsgálja azt, majd a megállapítások nyomán javító intézkedéseket hoz, melyek beépülnek a további működésbe.


32

8. A vezetőség felelőssége 8.1. Vezetői elkötelezettség A Somogyi-könyvtár vezetése nyitott, adaptív, alkalmazkodni tudó, a mikro- és makrokörnyezet elvárásaihoz igazodó szervezet, mely érzékenyen észleli a történéseket, figyeli a lehetőségeket, kapcsolódik az eseményekhez, folyamatokhoz. Ezt bizonyítja, hogy felelősséget vállal a minőségi változások elindítására, a jövőben pedig kötelezettséget a minőségirányítási rendszer fenntartására és fejlesztésére. A vezetőség elkötelezettsége a minőségirányításban kiemelt jelentőséggel bír. Tevékenysége sokrétű. Egyrészt felel a szervezet sikeres működéséért a használók, a munkatársak, a fenntartó és egyéb partnerek felé. Másfelől megfelelő erőforrásokat biztosít és ellenőrzi a működés hatékonyságát, a sikeresség mértékét, mely alapján javító beavatkozásokat indít. A személyes példamutatáson túl menedzseri szerepkörrel is rendelkezik, azaz nemcsak a rendszer javítása a célja, hanem az is, hogy menedzserként feleljen az eredmények eléréséért. A vezetés a minőségügynek elköteleződve, az eredményesség érdekében biztosítja: 

hogy legyen az intézménynek a szervezeti célokhoz igazodó küldetése, jövőképe, rövid és hosszú távú stratégiája, aktualizált minőségpolitikája;



a munkatársak számára a törvényi változások megismerését, tudatosítja a törvényi előírásokat, a szabályzatokban szereplő követelményeket és azok fontosságát;



hogy példamutatással, a szervezeti minták erősítésével elnyeri a munkatársak bizalmát, így adva lehetőséget a követésre. A szervezethez kötődést, a munkatársak érzelmi elkötelezettségét, erős azonosulási célokkal kívánja a vezetés megerősíteni;



a minőségi célok meghatározását és az azokkal kapcsolatos értékrendjét közzéteszi;



a használói igények ismeretében a megfelelő szolgáltatások kialakítását, azaz mely folyamatok azok, amelyek a szervezet számára hozzáadott értéket, hozamot termelnek;



hogy meghatározza a támogató folyamatokat, eredményességét és hatékonyságát befolyásol(hat)ják;



hogy részt vesz új módszerek kialakításában, megismerésében, lehetőséget biztosít az innovatív javaslatok megvalósulására;



a megfelelő erőforrásokat;



azt a szervezeti kultúrát, amely motiválja a munkatársak aktivitását a feladatokban és segíti őket fejlődésükben;


amelyek

a

szolgáltatások

33



a megfelelő belső és külső kommunikációt, ösztönzi a meglévő csatornák aktív használatát, ha szükséges, új csatornákat vezet be;



hogy a minőségirányítási rendszer eredményességét és hatékonyságát folyamatosan ellenőrzi, értékeli.

8.2. A szervezet partnereinek igényei és elvárásai A Somogyi-könyvtár kiterjedt partnerkapcsolati hálóval rendelkezik, partnerei önálló igényekkel és elvárásokkal tekintenek az intézményre. Célja a jelenlegi és jövőbeli partneri szükségletek megértése, a partnerek igényeinek teljesítése, sőt az elvárások felülmúlása. A könyvtár partnereinek többségével együttműködési megállapodást köt, amelyben rögzíti a partnerség jellemzőit, feltételeit. Partnerkategóriák, az intézmény érdekelt ügyfelei: belső partnerek: - munkatársak külső partnerek: 1. közvetlen: - felhasználók - fenntartó 2. közvetett: - szakmai szervezetek: - szakmai egyesületek - érdekképviseletek - pályázati támogató szervezetek - kiadók - partnerkönyvtárak (hazai és nemzetközi) - kulturális partnerek: - kulturális intézmények - oktatási intézmények - civil szervezetek - előadók, művészek - fesztiválok - sajtó- és médiakapcsolatok - szolgáltatók, beszállítók - támogatók, szponzorok - egyházak - egyéb partnerek A fenntartó elvárásaival összhangban a szervezet vezetősége a személyes kapcsolattartáson túl hosszú és rövid távú terveket készít, az elért eredményekről folyamatosan tájékoztat, éves beszámolót ír.


34

A könyvtár vezetése rendszeresen használói igényfelmérést és elégedettségmérést végez és a mérési eredményeket beépíti tevékenységeibe. Ezek alapján lehetősége nyílik a már meglévő szolgáltatások fejlesztésére, illetve újak bevezetésére. Az intézményvezetés időről időre megkérdezi a munkatársak véleményét (kérdőíves felmérés) a működés különböző területeire vonatkozóan annak érdekében, hogy elérje a munkatársak elkötelezettségét és részvételét a közös célok megvalósításában. A méréssel lehetőséget biztosít a vélemények őszinte megjelenésének és a közös megoldási lehetőségeknek. A szervezet emellett gondot fordít a médiapartnerek, beszállítók és egyéb együttműködő partnerek véleményének rendszeres megismerésére is.

8.3. Felelősség és hatáskör A Somogyi-könyvtárban a minőségirányítási rendszer hatékony működéséért a könyvtár igazgatója felel. Az igazgató által létrehozott minőségügyi tanácsadó testület, a MIB javaslatot tesz a minőségileg fejlesztendő területekre vonatkozóan, részt vesz a döntéselőkészítésben, véleményez. A döntés, jóváhagyás, a szolgáltatások minőségének folyamatos (évenkénti) ellenőrzése és értékelése az igazgató feladata. Az intézmény vezetője biztosítja a szükséges erőforrásokat. Hatáskörébe tartozik a humán erőforrás folyamatos továbbképzése, tréningek szervezése, a minőségi munka feltételeinek megteremtése.


35

9. Gazdálkodás az erőforrásokkal 9.1. Gondoskodás az erőforrásokról A Somogyi-könyvtár vezetése – a fenntartó, Szeged MJV Önkormányzata jóváhagyásával – meghatározza és biztosítja a könyvtári szolgáltatási tevékenység elvégzéséhez, a partnerek elégedettségéhez szükséges munkaerőt, infrastruktúrát és munkakörnyezetet. A minőségirányítási rendszer kialakítását és működtetését az intézmény saját erőforrásainak felhasználásával biztosítja. A minőségi fejlesztés érdekében intézményünk minden pályázati és egyéb lehetőséget megragad a pénzügyi források növelésére. Erőforrások: 

emberi erőforrások;



infrastruktúra;



munkahelyi környezet;



információ;



pénzügyi erőforrások.

9.2. Emberi erőforrás A munkatársak kiválasztásánál fő célunk a megfelelő szakmai végzettséggel és a munkakör ellátását segítő kompetenciákkal rendelkező kollégák kiválasztása. Biztosítjuk a feladatok ellátásához szükséges továbbképzéseket. A szervezet céljainak eléréséhez, a minőségirányítási rendszer kialakításához, működtetéséhez és fejlesztéséhez elhivatott, nagy szakmai gyakorlattal rendelkező, a minőség iránt elkötelezett, minőségmenedzsmentismeretekkel rendelkező kollégákból álló munkacsoportokat hoztunk létre. Felelősség és hatáskör: 

az előírt végzettséggel és kellő felkészültséggel rendelkező munkatársi létszám biztosítása a könyvtárigazgató feladat;



az osztályvezetők, csoportvezetők felelősek a hatáskörük alá tartozó erőforrások rendelkezésre állásáért, a szolgáltatások zökkenőmentes biztosításáért;



a minőségügyi képzések biztosításáért, a minőségfejlesztési ismeretek széles körben történő elterjesztéséért a MIB vezetője a felelős.


36

Felkészültség, tudatosság, képzés A könyvtár vezetése a szervezet eredményességének és hatékonyságának növelése és az egyre magasabb szintű partneri elvárások kielégítése érdekében folyamatosan gondoskodik a munkatársak szakmai képzéséről és kompetenciafejlesztéséről. A munkakörökhöz szükséges végzettség meghatározása mellett a könyvtár vezetése megfogalmazza azokat az elvárásokat, amelyek segítik a munkaköri feladatok hatékony elvégzését, a használói igények jobb megismerését és minőségi kielégítését – pl. érzékenység, nyitottság a szakmai témákban, innovatív gondolkodás. A munkatársak bevonásával minősítési követelményeket fogalmaz meg, kidolgozza a kollégák ösztönzésének rendszerét és kialakított szempontrendszer szerinti jutalmazást alkalmaz. A munkatársak szükségleteinek és elégedettségének tervszerű mérésével fejleszti az intézmény szervezeti kultúráját. Az intézményi stratégia társadalmasításával, a kommunikáció folyamatos fejlesztésével segíti a kollégákat a változásokra való felkészülésben, az új feladatok, tevékenységek elfogadásában. A könyvtár vezetése az eredményes és hatékony munkavégzés érdekében felkészültségbeli követelményeket határoz meg: 

a stratégiai tervekkel és célokkal összefüggő igények ismerete a változtatandó folyamatok, eszközök és berendezések figyelembe vételével;



a szervezetet érintő törvények, jogszabályok ismerete;



várható munkaerő-utánpótlási szükségletek.

A könyvtár vezetése folyamatosan gondoskodik arról, hogy a munkatársak tudatában legyenek tevékenységük fontosságának és a társadalmi környezetre gyakorolt hatásának.

A szakalkalmazottak képzése Felelősség és hatáskör: 

A szakmai oktatási és képzési szükségletek felméréséért az osztályvezetők a felelősek, a képzési tervek elkészítéséért az intézmény vezetője. A belső továbbképzések, ismeretfelújítások tervezése a dolgozói igényfelmérések, szükségletek alapján történik.



A minőségügyi képzések ütemezése a MIB vezetőjének feladata.


37

Képzési formák: 

szakmai továbbképzés megyei szakembereknek;



szakmai képzések, belső továbbképzések, tudásmegosztások (pl. informatikai, minőségügyi, gyerekkönyvtáros) – OKJ-s, akkreditált tanfolyamok, felsőfokú szakképesítést adó oktatások;



szakmai szervezetek önképzést segítő szakmai napja, kötelező oktatások (munka- és balesetvédelmi, tűzvédelmi).

9.3. Infrastruktúra A könyvtár legfontosabb célja a magas színvonalú, minőségi szolgáltatások biztosításához, a partneri igények megismeréséhez és kielégítéséhez szükséges feltételek megteremtése. Ennek anyagi háttere két részből tevődik össze: a fenntartó által biztosított éves költségvetésből és az esetleges pályázati lehetőségekből. Az infrastruktúra fejlesztése minden területen elengedhetetlen, a könyvtár minőségi működésének alapja, érinti a teljes szervezetet: az épületeket, a szolgáltatóhelyeket, a munkahelyeket, a gyűjteményt, a szoftvereket, hardvereket, a kis- és nagyértékű tárgyi eszközöket. Felelősség és hatáskör: 

a szükséges infrastruktúra meghatározása, megteremtése az intézmény vezetőjének és a gazdasági vezetőnek a feladata;



az integrált könyvtári rendszer folyamatos, üzembiztos működtetéséért az informatikai csoport munkatársai a felelősek;



az épület és egyéb tárgyi eszközök működtetésért és állapotáért a műszaki vezető a felelős.

9.4. Munkakörnyezet Az intézmény központi épületét 33 éve adták át, az egyes fiókkönyvtárak közel ennyi idős épületekben vagy még régebbiekben működnek. A könyvtár vezetésének célja, hogy minden szolgáltatóhelyen biztosítsa a könyvtár látogatóinak és a munkatársaknak a megfelelő, minőségi feltételeket. Fontos, hogy a könyvtár látogatóit biztonságos, kulturált, jól felszerelt és kellően megvilágított, átlátható, megfelelő tájékoztató táblákkal ellátott épületbelsők fogadják.


38

A vezetés mindent megtesz annak érdekében, hogy a munkatársak biztonságos, balesetmentes környezetben, jól szabályozott munkafeltételek mellett végezzék mindennapi tevékenységüket segítve ezzel a motiváltságot, az elégedettséget és a hatékonyabb teljesítményt. Felelősség és hatáskör: 

a megfelelő és biztonságos munkakörnyezetért a könyvtári menedzsment a felelős;



a szabályok, előírások betartásáért, a személyes munkakörnyezetért minden dolgozó felelős.

9.5. Információ A felelős tervezéshez, a tényeken alapuló döntések előkészítéséhez elengedhetetlen a megfelelő mennyiségű adat megszerzése. Az adatok a minőségfejlesztéshez, a szervezet folyamatos fejlesztéséhez szükséges ismeretek forrásai, amelyeket a vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével kezel az intézmény. A megalapozott döntéshozatalhoz kiemelten fontos a pénzügyi, piaci adatok gyűjtése, elemzése, a stratégiailag fontos vetélytársak feltérképezése, szolgáltatásaik elemzése, a szakmai adatok, információk értékelése. Mindezen adatokat felhasználjuk a stratégiánk készítésénél, a minőségi és szakmai céljaink megfogalmazásánál. Az adatgyűjtés az adatvédelmi szabályok betartásával történik.

9.6. Pénzügy Intézményünk önállóan gazdálkodó szervezet, ahol az intézmény vezetője a gazdasági vezető segítségével gondoskodik a gazdálkodással kapcsolatos teendőkről. Legfontosabb feladatuk mindent megtenni az intézmény anyagi biztonsága érdekében. A pénzügyi és tárgyi eszközök hatékony, gazdaságos, észszerű felhasználásával biztosítják a minőségi szolgáltatás folyamatosságát, kiszámíthatóságát. Új pénzügyi források, lehetőségek felkutatásával a gazdasági helyzetünk erősödését segítik. A pénzügyi erőforrások biztosítása érdekében az intézmény vezetője: 

ellenőrzi a gazdaságvezető által készített éves költségvetési tervet;



a gazdaságvezetővel közösen megteremti a szolgáltatások minőségi megvalósulásának feltételeit és biztosítja a folyamatos fejlesztést;



ellenőrzi az intézmény működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség követelményeinek érvényesítését;



rendszeresen ellenőrzi a tervek megvalósulását, elemzi a megvalósulás feltételeit;


39



költségvetési szerv vezetőjeként kötelessége a szabálytalanságok kezelésnek eljárásrendjét kialakítani;



pályázatok beadása és egyéb lehetőségek kihasználásával törekszik újabb források megszerzésére;



ellenőrzi a szervezet gazdálkodásával kapcsolatos szabályzatok elkészítését, folyamatos karbantartását.

Az intézmény szabályozott működését, a felelősségi, ellenőrzési és egyéb hatáskörök előírását, betartását belső ellenőr segíti.


40

10. A könyvtári folyamatok szabályozása A minőségbiztosítás legfontosabb eszköze a folyamatszabályozás. A tudatos, minőségszemléletű munkaszervezést a folyamatközpontú működés biztosítja, melynek során a könyvtári tevékenységeket jól áttekinthető folyamatokra bontjuk, és azokat megfelelő módon szabályozzuk. Ennek érdekében elsőként azonosítjuk a könyvtári folyamatokat, folyamattérképet/folyamatleltárt készítünk, melynek célja, hogy feltárja azokat a területeket, ahol részletes szabályozásra van szükség, hogy a folyamat egyenletesen magas színvonalon működjön. Ezután a folyamatok közül kiválasztjuk a kulcsfolyamatokat, azaz azokat a szolgáltatásokat, amelyek partnereink számára a legfontosabbak. Megtervezzük a folyamatokat, a tudatos folyamatjavítás érdekében folyamatleírásokat, folyamatábrákat készítünk. A szolgáltatások megfelelő minőségét megelőzéssel, valamint a kulcsfontosságú folyamatok szisztematikus javításával, ellenőrző pontok beépítésével, a megfelelő erőforrások hozzárendelésével és a folyamatok teljesítményének folyamatos mérésével érjük el. Érvényesül a folyamatos fejlesztés alapelve, a PDCA-elv. Majd az értékelésnél, elemzésnél megvizsgáljuk, megfelelő volt-e a célkitűzés, a folyamat eredményezi-e a kívánt cél elérését, mennyire hatékony és mennyire felel meg a szabályozásban leírtaknak (a vezetőség felelősségi köre).

Felelősség és hatáskör: 

a MIB vezetője felelős a folyamatleírások naprakész állapotáért;



az osztályvezetők felelősek a folyamatokban történt változások esetén informálni a MIB vezetőjét;



a folyamat működését a folyamatgazda felügyeli. Felelős a folyamat tervezéséért, működtetéséért, végrehajtásáért, ellenőrzéséért, fejlesztéséért. Integrálja a folyamatot a szervezetbe, erőforrásokat rendel a folyamathoz, részt vesz a döntés-előkészítésben.


41

10.1. Folyamattérkép/folyamatleltár

Alapfolyamatok

Állományalakítás Feldolgozás Információ- és dokumentumszolgáltatás Online- és elektronikus szolgáltatás Gyűjtemény kezelés Állományvédelem Iskolarendszeren kívüli képzések Hálózati feladatok Könyvtári rendezvények szervezése

Vezetési folyamatok

Tervezés Szervezés Végrehajtás Ellenőrzés, beszámolás Külső – belső kommunikáció, partnerkapcsolatok Panaszkezelés Felmérések, primer kutatások

Támogató folyamatok

Gazdasági tevékenység Működés, épület-karbantartás és üzemeltetés Informatikai rendszerek üzemeltetése


42

10.2. Folyamatok fejlesztése, javítása A folyamatközpontú működés kiépítése rendszerbe foglalja, tudatossá, átláthatóvá teszi a munkafolyamatokat, ezáltal lehetővé válik a folyamatok változékonyságának csökkentése, a hibák korai felismerése, kiküszöbölése. A minőségi szemlélet mellett elkötelezett vezetés számára fontos a folyamatok folyamatos fejlesztése, azok javítása a partneri elvárások maradéktalan kielégítése érdekében.


43

11. Mérés, elemzés, értékelés 11.1. Általános előírások A könyvtárban működő MIB megtervezi és működteti mindazon alapvető mérési és fejlesztési folyamatokat, amelyekkel biztosítja a minőségirányítási rendszer folyamatos működést és fejlesztését. A mérés, elemzés értékelés folyamata: 

ellenőrzőpontok kijelölése, mérések;



elemzés, értékelés készítése, prioritások meghatározása;



a szükséges beavatkozások stratégiájának elkészítése, végrehajtása.

11.2. Mérés Magas színvonalú, a változó társadalmi környezet elvárásaihoz igazodó szolgáltatások nyújtásához folyamatos és szakszerűen végrehajtott mérések segítségével tárjuk fel az eredményeinket, majd ezeket az eredményeket beépítjük a mindennapi munkánkba. A folyamatosan végzett mérések és elemzések célja: 

a szakmai tevékenység értékelése;



a szolgáltatásaink optimalizálása;



információk gyűjtése a folyamatok javításához;



a minőségirányítási-minőségfejlesztési tevékenység támogatása;



adatgyűjtés a könyvtári önértékeléshez.

Az adatgyűjtés módjai: 

statisztikai adatok gyűjtése;



kérdőíves felmérések;



mintavételes felmérések;



egyéb: interjú, megfigyelés, becslés.


44

Az összegyűjtött adatokból mutatókat képezünk. Ezek a teljesítménymutatók az alapjai a könyvtári szolgáltatások minőségszemléletű mérésének.

11.3. Mutatók, teljesítménymutatók A könyvtári mutatók, teljesítménymutatók a különböző könyvtári munkafolyamatok hatékonyságának, a partnerközpontúság, a szolgáltatási hatékonyság, működési hatékonyság, a társadalmi környezetre gyakorolt hatás és a költséghatékonyság mérésének megbízható eszközei. A minőségbiztosítás és a teljes körű minőségirányítás vonatkozásában nagy jelentőségük van abban, hogy megmutatják a könyvtár tevékenységeinek minőségét és azt, hogy a könyvtár teljesítménye milyen mértékben közelíti meg a kitűzött minőségi célokat. A teljesítménymutatók alkalmazása lehetőséget ad az adatok gyűjtése, rendszerezése, elemzése és az eredmények bemutatása mellett összehasonlító rendszerű vizsgálatok elvégzésére is. Ezen kívül a könyvtárban rendszeresen végzendő önértékelés alapját szolgálják.

11.4. Elemzés, értékelés A szervezetfejlesztés – ezen belül a minőségfejlesztés – elengedhetetlen lépése a megfelelő helyzetértékelés készítése. Intézményünkben elvégeztük a könyvtári mikro- és makrokörnyezet elemzését (SWOT-analízis, PGTTJ- és PORTER-elemzés), valamint folyamatosan, meghatározott időszakonként végzünk primer kutatásokat a belső és külső partnereink (kiemelten a felhasználóink) elemzése érdekében, vizsgáljuk és értékeljük elégedettségüket, kidolgozzuk a szükséges változtatásokat.

Mérési terület

Gyakoriság

Módszer

Felelős

Partneri elégedettség

éveként

kérdőív

MIB

kétévenként

kérdőív

MIB

(belső és külső) Intézményi önértékelés


45

11.5. Önértékelés A Somogyi-könyvtár vezetése a minőségirányítási rendszer kialakításának és folyamatos fejlesztésének során az EU tagállamai által elfogadott Közös Értékelési Keretrendszert, a Common Assessment Framework (CAF) rendszert alkalmazza. A MIB döntése alapján a szervezet rendszeres időközönként önmagát értékeli a Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer (KKÉK) alapjai mentén annak érdekében, hogy objektíven határozza meg teljesítményét. Az önértékelés célja az, hogy a könyvtár időről időre felmérje a tervezés – megvalósítás – ellenőrzés – beavatkozás (PDCA-ciklus) alkalmazásának szervezeti eredményeit. Az önértékelés vizsgált területei a KKÉK kritériumrendszerének mentén: 

Vezetés



Stratégia és tervezés



Emberi erőforrások



Partnerkapcsolatok és erőforrások



Folyamatok



A használókkal kapcsolatban elért eredmények



A munkatársakkal kapcsolatos eredmények



A társadalmi környezetre gyakorolt hatás eredményei



A szervezet kulcsfontosságú eredményei

Az önértékelést értékelő csoport alakításával, segédlet és ütemterv alapján végzi a könyvtár, értékelő csoport alakításával. Az értékelő csoport tagjait a MIB választja ki és a könyvtár igazgatója bízza meg. Az önértékelés lezárásaként az értékelő csoport javaslatokat tesz a vezetésnek a minőségfejlesztés érdekében, amelyeket a vezetés megvitat, majd határozatot hoz a fejlesztési irányok meghatározására. A megvalósítást intézkedési tervben összegzi és ütemezi.

11.6. Folyamatos fejlesztés A TQM átfogja az egész szervezet működését, nemcsak a folyamatokra terjed ki, hanem az irányításra és az erőforrásokra is. A hangsúlyt a használói elégedettségre és a szervezeti működés folyamatos fejlesztésére helyezi, ezért a vezetés állandó célja a teljes működésre vonatkozó folyamatos fejlesztés.


46

A könyvtár nemcsak eléri és megtartja a megfelelő minőséget a változó körülmények között, hanem a folyamatos fejlesztés elvének alkalmazásával biztosítja a PDCA-elv teljesülését is a szervezet tevékenységében. A fejlesztés során a vezetés gondoskodik arról, hogy a minőségszemlélet áthassa a szervezet mindennapi tevékenységét és elérje stratégiai céljait. A folyamatos fejlesztés elvének érvényesítése érdekében a könyvtár kiemelt figyelmet fordít az alábbi területekre: 

a munkatársak képzése a folyamatos fejlesztés módszereire és technikáira, valamint az alkalmazás előírása;



a szolgáltatások, a folyamatok és a rendszer folyamatos mérése, valamint fejlesztésük, ezek mindenki számára célként történő meghatározása;



a fejlesztések elismerése és jutalmazása;



a minőségirányítási rendszer fejlesztése.


47

12. Kapcsolódó dokumentumok jegyzéke

Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár Könyvtári tevékenység Minőségügyi kézikönyv Az intézmény nyilvánosságát, működését meghatározó, működést szabályzó dokumentumok

Irányítás, tervezés, stratégia: MK-IR (MK=Minőségügyi kézikönyv) MK-IR-01 Minőségpolitikai nyilatkozat MK-IR-02 A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár stratégiai terve 2016-2020 MK-IR-03 Munkatervek MK-IR-03.1 A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár munkaterve, 2014 MK-IR-03.2 A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár munkaterve, 2015 MK-IR-03.3 A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár munkaterve, 2016

Szervezet: MK-SZ MK-SZ-01 Alapító Okirat MK-SZ-02 SZMSZ MK-SZ-03 A szervezeti felépítés ábrája (organogram) MK-SZ-04 Könyvtárhasználati szabályzat MK-SZ-05 MIB szabályzat (ügyrend) MK-SZ-06 A Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár szervezeti kultúrájának kérdőíves felmérése és eredményei, 2016

Erőforrások: MK-E MK-E-01 Munkaköri leírások


48

MK-E-02 Továbbképzési tervek MK-E-03 Esélyegyenlőségi terv MK-E-04 Munkavédelmi szabályzat MK-E-05 Informatikai szabályzat MK-E-06 Számviteli politika MK-E-07 Kockázatkezelési szabályzat

Folyamatszabályozás: MK-F FOLYAMATÁBRÁK: Alapfolyamatok (A) MK-F-A-01 Könyvek gyarapítása (AA1/1) MK-F-A-02 Digitalizálás (AB1/1) MK-F-A-03 Szerződéskötés KSZR könyvtárakkal (AE3) MK-F-A-04 Dokumentumkölcsönzés, hosszabbítás, visszavétel (AF2/1) MK-F-A-05 Országos Dokumentumellátási Rendszer (AF2/2) MK-F-A-06 eKönyvtár építése (AF3/6) MK-F-A-07 Honlap szerkesztése (AF3/7) MK-F-A-08 Regisztráció, beiratkozás (AF4/1) MK-F-A-09 Segédkönyvtáros képzés (AG1) MK-F-A-10 Szakmai továbbképzések (AG2) MK-F-A-11 Rendezvényszervezés (AAF7) Vezetési folyamatok (V) MK-F-V-01 Stratégia tervezése (V1) MK-F-V-02 Panaszkezelés (V7) MK-F-V-03 Jutalmazás (V5) MK-F-V-04 Vezetői ellenőrzés (V3)


49

MK-F-V-05 Folyamatok folyamatos fejlesztése (V9) MK-F-V-06 Szabályozási feladatok (V4) MK-F-V-07 Belső kommunikáció (V6) MK-F-V-08 Primer mérések (a Primer kutatások folyamatának leírása) (V8)

Partnerkapcsolatok: MK-PK MK-PK-01 Partnerkapcsolatok rendszere (lista) – partneri együttműködési megállapodások MK-PK-02 Dolgozói elégedettségmérés és eredményei, 2016 MK-PK-03 Használói elégedettségmérés és eredményei, 2016 MK-PK-04 Egyéb partneri elégedettségmérés és eredményei (óvodák, általános iskolák, középiskolák), 2016 MK-PK-05 A Somogyi-könyvtár törekvései a nyilvánosság megteremtésére (2014) MK-PK-06 Ismertségi felmérés és eredményei, 2015-2016 MK-PK-07 Médiamegjelenések, 2015, 2016 MK-PK-08 Belső és külső kommunikációs terv

Értékelés, teljesítmény: MK-ÉT MK-ÉT-01 Beszámolók MK-ÉT-01.1 Beszámoló a Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár 2012. évi munkájáról -Az Emberi Erőforrások Minisztériuma Kultúráért Felelős Államtitkárának a Somogyikönyvtár Alapító okiratára, Szervezeti és Működési Szabályzatára, 2012. évi szakmai beszámolójára, 2013. évi munkatervére és Minőségpolitikai nyilatkozatára vonatkozó véleményezése és SZMJV Polgármesteri Hivatal Humán Közszolgáltatási Iroda Művelődési Osztályának elfogadó nyilatkozata (Ikt.sz.: 227-228/2013) MK-ÉT-01.2 Beszámoló a Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár 2013. évi munkájáról - Az Emberi Erőforrások Minisztériuma Kultúráért Felelős Államtitkárának írásos véleménye és SZMJV Polgármesteri Hivatal Humán Közszolgáltatási Iroda Művelődési Osztályának elfogadó nyilatkozata a Somogyi-könyvtár 2013. évi tevékenységéről szóló szakmai


50

beszámolójára, 2014. évi munkatervére és a Szervezeti és Működési Szabályzatára vonatkozóan (Ikt.sz.: 7/2014) MK-ÉT-01.3 Beszámoló a Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár 2014. évi munkájáról - Az Emberi Erőforrások Minisztériuma Közgyűjteményi Főosztályának írásos véleménye és SZMJV Polgármesteri Hivatal Humán Közszolgáltatási Iroda Művelődési Osztályának elfogadó nyilatkozata a Somogyi-könyvtár 2014. évi szakmai beszámolójára, 2015. évi munkatervére és Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítására vonatkozóan. (Ikt.sz.: 9-3/2015) MK-ÉT-01.4 Beszámoló a Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár 2015. évi munkájáról - Az Emberi Erőforrások Minisztériuma Kultúráért Felelős Helyettes Államtitkárának írásos véleménye és SZMJV Polgármesteri Hivatal Humán Közszolgáltatási Iroda Művelődési Osztályának elfogadó nyilatkozata a Somogyi-könyvtár 2015. évi szakmai beszámolójára, 2016. évi munkatervére és Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítására vonatkozóan.(Ikt.sz.: 45-2/2016) MK-ÉT-02 Ellenőrzési jelentés. Elemzések a könyvtári teljesítmény, hatékonysági, eredményességi mutatók vizsgálata alapján c. belső ellenőrzés (2013. december 31.)(Ikt.sz.: 35-7/2013) MK-ÉT-03 Minőségfejlesztési pályázat beszámoló, 2015 MK-ÉT-04 A könyvtári teljesítményértékelés a Somogyi-könyvtárban. Teljesítmény, hatékonysági, eredményességi mutatók kialakítása és vizsgálata (2016. május 5.) MK-ÉT-05 Intézményi önértékelés, 2016

Ellenőrzés: MK-ELL MK-ELL-01 Szabálytalanságok kezelése MK-ELL-02 FEUVE nyomvonal MK-ELL-03 Belső ellenőrzési szabályzat MK-ELL-04 Panaszkezelési szabályzat


51

A SOMOGYI KÁROLY VÁROSI ÉS MEGYEI KÖNYVTÁR MINŐSÉGÜGYI KÉZIKÖNYVE

Recommend Documents