A PROJEKTMENEDZSMENT A KÖRNYEZETI PROBLÉMÁK KEZELÉSÉNEK SZOLGÁLATÁBAN
A projektmenedzsment szerepe a szervezetek irányításában A XX. század második felében mind a társadalmi, mind a gazdasági szervezetek egyik létformájává vált a szinte folyamatos változás kényszere. Ez a kényszer a szervezetek számára elsısorban azt jelenti, hogy minduntalan valami újat, valami olyan egyszeri feladatot kell végrehajtaniuk, amely különbözik az adott idıszakra jellemzı, folyamatosan ellátandó napi feladataik teljesítésétıl. Azaz, stratégiai céljaik eléréséhez különbözı projekteket kell megvalósítaniuk ahhoz, hogy a változó környezeti feltételekhez alkalmazkodni tudjanak. Ez a körülmény új és igen jelentıs szerepkört biztosított a projektmenedzsment számára a szervezetek vezetésében. Jól kifejezi ennek szükségességét Cleland a következı megfogalmazásban: “A projekt-menedzsment képezi az egyik legfontosabb eszközét annak, ahogyan egy szervezet az egyik állapotából egy másik állapotára változik át. Ezért nevezhetnénk változásmenedzsmentnek is.”1 Egy projekt sikeres megvalósítása szempontjából az elsı döntı lépés a projektek kialakítása, a megvalósítandó projekteredmény definiálása. Az említett általános, bevezetı jellegő részeket követıen a fejezet ez utóbbi kérdéskörre helyezi a hangsúlyt. Indokolja ezt az a körülmény is, hogy a gyakorlati tapasztalatok szerint igen sok projekt sorsa már a hiányos projektkialakítás következtében úgymond megpecsételıdik.2 Reális jövıkép kialakítása esetén – az annak megfelelı reális stratégiai célok megfogalmazását is feltételezve – a szervezet jövıbeni mőködıképessége nagymértékben a stratégiai célok realizálásának a mikéntjén múlik, ugyanis a stratégiai célok megvalósításának eredményei egy bizonyos idıszakra a napi operatív tevékenységek részévé válnak és jelentısen befolyásolják a szervezet mőködésének eredményességét. Egy szervezetben a jövıkép elérése érdekében egyidejőleg több stratégiai cél és részcél is megfogalmazásra kerül, és ezek megvalósítása sokszor párhuzamosan, illetve egymással bizonyos átfedésben vagy egymásutániságban történik. A stratégiai célok és részcélok realizálásának folyamatai nemcsak idıben különülhetnek el egymástól, hanem a szakmai tartalom tekintetében is (pl. új termék kifejlesztése, a gyártókapacitás létrehozása, a vállalat környezetvédelmi teljesítményének javítása, ). Így e vonatkozásban a stratégia realizálásának egy-egy jól körülhatárolható, komplex és egyszeri feladatait is képezik. Ezek a feladatok mind az operatív menedzsmenttıl, mind pedig a stratégiai menedzsmenttıl eltérı vezetési szemléletet, továbbá eltérı módszereket és technikákat igényelnek a szervezetek vezetésében. Ezért ebben a funkciójában a vezetés elsısorban projektmenedzsment. A projektmenedzsment egyfajta köztes kategória a vezetés stratégiai és operatív szintjei között, és mint ilyen, a stratégiai célok realizálását valósítja meg, amelynek következtében a stratégiai célok a napi operatív mőködés szintjére transzformálódnak. Ebben az értelemben a projektmenedzsment a stratégia megvalósításának eszköze, maga a projekt pedig egy-egy konkrét stratégiai program vagy részprogram, illetve stratégiai akció vagy annak egy jól körülhatárolható része. 1
Cleland, D.I. Project Management. Strategic Design and Implementation (McGraw – Hill, New York, 1994. 2nd edn. 18. old.) – a szerzı fordítása. 2
A fejezet a szerzı Általános projektmenedzsment (AULA Kiadó, Budapest, 1996) c. könyvének 1., 2. és 3. fejezete alapján, illetve azok felhasználásával készült.
1
A stratégiai célfeladatok teljes mértékben megfelelnek egy projekt alapvetı karakterisztikáinak, amennyiben az általánosan elfogadott értelmezés szerint projekt minden olyan tevékenység, amely egy szervezet számára olyan egyszeri és komplex feladatot jelent, amelynek teljesítési idıtartama (kezdés és befejezés), valamint teljesítésének költségei (erıforrások) meghatározottak és (hasonlóan a stratégiai célfeladatokhoz) egy definiált cél (eredmény) elérésére irányul, azaz olyan valaminek a létrehozására, amely az adott idıben a szervezet számára nem létezı. Egy konkrét projekt eszerint leírható, illetve definiálható: − a célként elérendı eredménnyel, − a teljesítés idıtartamával, − a teljesítés költségkeretével. A szokásos ábrázolásmódban ez a 10.2 ábrában látható. EREDMÉNY
IDİTARTAM
KÖLTSÉGKERET
10.2 ábra A projektet azonosító karakterisztikák, mint elsıdleges projektcélok Ez az azonosság magyarázza azt a felismerést, hogy a stratégia megvalósításának leghatékonyabb eszköze a projektmenedzsment.3 Természetesen a projektmenedzsment sem egy ún. menedzser-csodaszer, hanem sokkal inkább egy olyan vezetési funkció gyakorlása, amely az erıforrásokat (humán és technikai), az információkat, valamint a releváns módszertani és technikai eszköztárat egy konkrétan meghatározott cél elérésére összpontosítja. A projektmenedzser pedig az a személy, aki hatáskörrel, de egyben felelısséggel is tartozik a projekt teljesítéséért. Mintegy összefoglalásul leszögezhetı, hogy a szervezetek vezetésében három alapvetı vezetési funkció – másképpen fogalmazva: három vezetési szerepkör – van egyidejőleg jelen: − az operatív menedzsment, − a stratégiai menedzsment, − a projektmenedzsment.
3
Lásd még: Cleland, D. I. Project Management. Strategic Design and Implementation (McGraw – Hill, New York, 1994. 2nd edn.)
2
Az operatív menedzsment a szervezet ún. jelen állapota szerinti tevékenységeinek a folyamatosságát hivatott biztosítani, míg a stratégiai menedzsment a szervezet kívánatosnak tartott jövıbeni állapotait határozza meg – többé-kevésbé ugyancsak folyamatosan, vagy legalábbis rendszeres idıközönként. Amíg mind az operatív menedzsment, mind pedig a stratégiai menedzsment célmegvalósítását tekintve az idıben folyamatos tevékenységnek tekinthetı és bizonyos értelemben ismétlıdı tevékenységfolyamat, addig a projektmenedzsment mindig egy egyedi cél elérésére összpontosít, amelynek megvalósítási idıtartama (kezdés és befejezés) elıre rögzített, a teljesítés költsége (erıforrás-felhasználás) meghatározott. Ezek azok a specifikumok, amelyek a projektmenedzsmentet a vezetéstudomány önálló részterületévé érlelték. Egy szervezetnek egyidejőleg – a szervezetre jellemzı változás mértékétıl függıen – több stratégiai akciót, több stratégiai célfeladatot kell teljesítenie. Ebbıl következıen a szervezetekben rendszerint több projekt megvalósítása folyik, részben egymás mellett, részben egymással átfedésben, részben pedig egymást követıen. A projekt definíciója alapján korábban meghatározásra kerültek azok a karakterisztikák, amelyek segítségével egy konkrét projekt mindenkor leírható. Ezek egyike a projektteljesítés céljaként elérendı eredmény, amely – illeszkedve a szervezet stratégiájához – lehetıvé teszi a szervezeti stratégia fokozatos (lépésrıl lépésre, azaz projektrıl projektre történı) teljesülését. A projektcélként definiált elérendı eredmény alapján a különféle tartalmú projekteket a következı kategóriák szerint célszerő csoportosítani: − beruházási projektek, − kutatási és fejlesztési projektek, − szellemi szolgáltatási projektek. A beruházási projektek csoportjába sorolható minden olyan projekt, amelynek eredményeként valamilyen termék elıállítására vagy valamilyen szolgáltatás teljesítésére alkalmas létesítmény jön létre, vagy már meglévı létesítmény kerül átalakításra, bıvítés, felújítás, esetleg megszüntetés formájában. Így például: olajfinomító, autópálya, kórház, számítógépes adatfeldolgozó rendszer stb. A beruházási projektek sajátossága, hogy a definiált célként elérendı eredmény – a létesítmény – mőszaki és teljesítményparaméterekkel egyértelmően jól meghatározható, ill. leírható. Ugyancsak jellemzı sajátossága a projektek ezen csoportjának, hogy fizikai teljesítésük meghatározó erıforrása materiális jellegő, így pl. anyag, berendezés, gép stb. Az ilyen jellegő projektek elvárt eredménye ugyan modellezhetı, de a szó valódi értelmében vett prototípus nem készíthetı, noha korábbi, hasonló létesítmények megvalósítási, illetve átalakítási tapasztalatai – amennyiben ilyenek léteznek és hozzáférhetıek – felhasználhatók. A kutatási és fejlesztési projektek csoportjába sorolható minden olyan projekt, amelynek eredményeként: − − − − −
új termék vagy új technológia jön létre, meglévı termék vagy technológia javulása következik be, új termék gyártása vagy új technológia alkalmazása kerül bevezetésre, a termékek gyártási költsége csökkenthetı, új értékesítési vagy beszerzési piacok kerülnek megszerzésre stb.
A kutatási és fejlesztési projektekre ugyancsak jellemzı, hogy a célként elıre meghatározott eredmény általában jól rögzíthetı kvantitatív módon – az elsı két esetben többnyire 3
mőszaki paraméterek segítségével. Ugyanakkor jellemzı erre a projektcsoportra, hogy a fizikai megvalósítás során a materiális jellegő erıforrások mellett egyre inkább a szellemi erıforrások válnak meghatározóvá. Az ebbe a csoportba tartozó ún. termékfejlesztési projektek esetében prototípus készíthetı, míg a többi esetben a modellezés, illetve a korábbi, hasonló projektre vonatkozó tapasztalatok hasznosíthatóak. Megjegyzendı, hogy a “technológia” kifejezés ebben az esetben tágabb értelemben használatos, és így az magában foglal minden olyan eljárásmódot (pl. egy irodai szolgáltatásét is), amely meghatároz egy tevékenységi folyamatot. A szellemi szolgáltatási projektek csoportjába tartozónak tekinthetıek azok a projektek, amelyek eredményeként egy szervezet mőködési körülményeinek és mőködése keretfeltételeinek új minısége jön létre. Így például: a szervezeti struktúra átalakítása, a tulajdoni struktúra megváltoztatása (pl. privatizáció), a szervezet tagjainak jelentıs mértékő továbbképzése vagy átképzése stb. Az ilyen jellegő projektek elvárt eredménye sokszor közvetlenül nem kvantifikálható a teljesítés szempontjai alapján kielégítı módon, inkább csak a létrejövı új eredmény hatásai írhatóak le. Az ilyen projektek eredményessége többnyire közvetett módon fejezhetı ki, miközben maga a célként elérendı eredmény modellezhetı, amelyhez korábban megvalósult hasonló projektek tapasztalatai felhasználhatóak. A szellemi szolgáltatási projektek teljesítésének meghatározó erıforrása – a nevébıl is következıen – a szellemi erıforrás.4 A projektekkel kapcsolatban korábban megállapítást nyert, hogy azokat meghatározza – mintegy azonosítja – a rájuk jellemzı célként elérendı eredmény, az eredmény elérésének idıtartama, továbbá a projekt megvalósításának költségkerete. Egy projekt vonatkozásában ez a három karakterisztika egyben a projekt elsıdleges célrendszerét is képezi, és ebbıl a megközelítésbıl is könnyen belátható a közöttük meglévı kölcsönösség. A lehetséges kombinációk számát a gyakorlatban a mindenkor érvényes és reálisan megfogalmazott stratégia nyilvánvalóan korlátozza. Számos olyan projektet is találhatunk azonban, ahol az elsıdleges célok egyike, nevezetesen a megvalósítási idı – konkrétan a teljesítés határideje – teljes mértékben rugalmatlan, tehát nem változtatható. Ezeket a projekteket – túl az elıbbi kategorizáláson – szokás esemény jellegő projektnek is nevezni, ilyen lehet például egy olimpia megrendezése vagy egy világkiállítás stb. Az ilyen projektek további jellemzıje, hogy rendkívül összetettek és komplexek, többnyire egy-egy önálló alprojektként mind beruházási, mind kutatás-fejlesztési és szellemi szolgáltatási projekteket is magukban foglalnak, ezért ezeket gyakran szuperprojektnek, illetve megaprojektnek is nevezik. A projekteknek az elızıekben leírt csoportosításán túlmenıen a szakirodalom aszerint is kategorizálja azokat, hogy a fizikai megvalósításukban döntıen a projekttulajdonos szervezeten kívüli közremőködık vesznek-e részt, vagy a megvalósítás során a szervezet alapvetıen a saját belsı erıforrásaira támaszkodik. Az elıbbi esetben ún. külsı projektrıl beszélhetünk, míg az utóbbi esetben ún. belsı projektrıl. A fenti csoportosítási szempont alapján általánosságban megállapítható, hogy a beruházási projektek döntı többségükben külsı projektek. A kutatási és fejlesztési projektek ugyan-
4
Alapjaiban a projektek hasonló csoportosítása található Papp Ottó Projekt Menedzsment (BME Mérnöktovábbképzı Intézet, Budapest, 1995. kézirat) c. munkájában is.
4
akkor jelentıs hányadukban belsı projektek, míg a szellemi szolgáltatás jellegő projektek többnyire részben belsı, részben külsı projektek. Az eddigiekben mintegy kimondva-kimondatlanul is az innovatív jellegő szervezeti stratégiát megvalósító projektek kerültek említésre. Meg kell azonban jegyezni, hogy a projektmenedzsment mind módszertani, mind pedig technikai eszköztárát illetıen az elıbbitıl eltérı jellegő stratégiák realizálására is alkalmazható. Egy szervezet környezeti kérdésekkel összefüggı tevékenysége két alapvetı módon is kapcsolódik a szervezeti stratégiát megvalósító projektekhez: A projektek egy része - különösen a beruházási projektek - jelentıs környezeti hatásokkal jár, egyrészt a megvalósítás során (pl. egy autópálya esetében), másrészt a projekteredmény mőködése során (pl. egy bánya esetében). Elengedhetetlen ezért a várható környezeti hatások elemzése, amely a - projekt méretétıl és összetettségétıl függıen - sokszor önálló alprojektként is értelmezhetı. Igen sok esetben találhatunk tisztán környezeti szempontok által motivált projektmegvalósítást, így pl.: zajszigetelı fal építése egy már meglévı autóút mellett, a környezet állapotára vonatkozó kutatási projektek stb. Mindkét vonatkozásban egyaránt elıfordulnak külsı, illetve belsı projektek, valamint részben külsı, részben belsı projektek. A projektmegvalósítási folyamat A projektmegvalósítási folyamat egészének általános megközelítéső bemutatása legcélszerőbben a projektciklus alapján érhetı el, amely a folyamat fı tevékenységi fázisaira, valamint az azokat részben elválasztó, részben összekötı alapvetı döntési pontokra koncentrál. Kevesebb figyelem jut ugyanakkor a ciklus szemléletes, a lényegi összefüggéseket kifejezı ábrázolására. Általánosságban megállapítható, hogy az irodalomban a projektciklus ábrázolásának két alapvetı megközelítési módja található. Az egyik, igen gyakran alkalmazott ábrázolási módban a projektciklus fázisai lineáris egymásutániságban – így kimodvakimondatlanul is egy idıtengely fölött – helyezkednek el.5 A másik, talán kevésbé alkalmazott ábrázolási forma az ún. hierarchikus ábrázolás, amelynek logikáját a rendszerszemlélet adja. Ez a megközelítés a fázisok és az azokon belüli tevékenységek logikai kapcsolódására épít.6 Az említett ábrázolásmódok a projektciklusban foglalt tevékenységfolyamat szempontjából ugyan jól értelmezhetıek, de ugyanakkor nem alkalmasak arra, hogy a projektmegvalósítási folyamat egészének és a szervezeti stratégiai célok teljesülésének kölcsönös összefüggéseit kiemeljék. E szempont érvényesítésére leginkább alkalmasnak látszik az az ábrázolásmód, amely a projektciklust olyan körfolyamatként értelmezi, amelynek mintegy forgástengelyét képezi a
5
Ezt a megközelítést használja pl. Cleland, D. I. Project Management. Strategic Design and Implementation (McGraw-Hill, New York, 1994. 2nd edn.) c. könyvében, vagy Thompson, P. A. Organization and Economics of Construction (McGraw-Hill, London, 1981.) c. könyvében. 6
Ez az ábrázolásmód található pl. Walker, A. Project Management in Construction (BSP Professional Books, Oxford, 1989. 2nd edn.) c. könyvében is.
5
szervezeti stratégia. Ugyanakkor az így értelmezett projektciklus egyben a projektben foglalt tevékenységfolyamatok olyan koncepcionális keretét is adja, amelynek segítségével a folyamat lényegi összefüggései feltárhatóak, miközben mind a folyamat szempontjából, mind pedig annak a szervezeti stratégiával való összefüggései szempontjából értelmezi a kritikus döntési pontokat. Ez utóbbiak egyben a ciklus ún. tevékenységi fázisainak a határolóelemeit is képezik. Az itt leírt szemléletmód tükrözıdik a projektciklus általános modelljét szemléltetı 10.3 ábrában. Ahhoz, hogy a projektciklusnak ebbıl az ábrázolásmódból fakadó jelentıségét megértsük, részben vissza kell tekinteni a projekttipológiához. Ott utalás történt arra is a projektek alaptípusai kapcsán, hogy a projekt teljesítésével elérendı eredmény, valamint az eredmény elérését biztosító munkafolyamat milyen mértékben írható le, illetve határozható meg kvantitatív módon. Ebben a vonatkozásban a beruházási projektek kétségkívül kedvezıbb tulajdonságokkal rendelkeznek. A projekt eredményeként megvalósuló létesítmény jól definiálható különféle teljesítmény- és mőszaki paraméterek segítségével, illetve szabványokra való hivatkozással. Ez utóbbiak segítségével maga a munkafolyamat is kvantitatív módon írható le. A beruházási projekteknek ezek a sajátosságai valójában visszavezethetıek az ıket életre hívó stratégiai célfeladatok és akciók hasonló tulajdonságaira. Megfelelı projektmegvalósítás esetén az elkészült létesítmény ugyanilyen egyértelmőséggel válik a szervezet operatív mőködésének részévé, hiszen a projekteredmény teljesülése is kvantitatív módon mérhetı. A kutatási és fejlesztési projektek célként kitőzött elvárt eredményei többnyire ugyancsak definiálhatóak kvantitatív módon, hasonlóan az általuk elérendı stratégiai célokhoz, akciókhoz. Mindez kevésbé állítható a projekteredményt létrehozó munkafolyamatról, éppen a tevékenység viszonylagos újszerősége miatt. Ennek következtében a projekt teljesítése során több – elıre nem látható – elágazási lehetıség is adódhat, amelyek így növelik a 10.3 ábrán feltüntetett kritikus – vagy másképpen alapvetınek is nevezhetı –, de elızetesen pontosan nem mindenkor számszerősíthetı döntések számát. Egy-egy új mőszaki megoldás kialakítása (termék, technológia stb.) pl. számos, ún. teljesítés közbeni döntési kényszerhelyzetet produkálhat. Egy másik megközelítésben ez azt jelenti, hogy jelentıs bizonytalanságok terhelik a tevékenységfolyamatot egyfelıl, másfelıl pedig kockázatossá válik a projekteredmény teljesülése – végsı soron a stratégiai célok elérése. A szellemi szolgáltatási projektek megbízható kvantifikálhatósága még inkább kétséges. Az egzakt definiálhatóság problémája már nem csak a projekt eredményét létrehozó tevékenységfolyamatot érintheti, hanem magát az elérendı eredményt is. Ez utóbbi igen sok esetben egyáltalán nem kvantifikálható kielégítıen, legfeljebb az operatív mőködés során létrejövı várt hatások írhatóak le. Könnyen belátható ez pl. egy olyan projekt esetében, amelynek eredményeként a szervezet új irányítási struktúrája jön létre, miközben többnyire az operatív mőködés szakasza sem egy egyszeri eseményként veszi kezdetét. Hangsúlyozni kell, hogy a projektek egyes típusai kapcsán az elıbbiekben leírtak általában igazak ugyan, noha nem szabad figyelmen kívül hagyni azt sem, hogy az általános jellemzıkön belül a konkrét sajátosságok projektrıl projektre változhatnak. A projektek stratégiai meghatározottságára már eddigiekben is többször rámutattunk. Egyfelıl abban a vonatkozásban, hogy a projektek a stratégiai célok elérése által motiváltan alakulnak ki, másfelıl pedig a tekintetben is, hogy a megvalósult projekteredménynek 6
összhangban kell lennie a szervezet stratégiai céljaival. Az elıbb hivatkozott összefüggés fényében szinte magától érthetı is lehetne a másodikként említett követelmény teljesülése. Számos, a gyakorlatban is elıforduló eset bizonyítja azonban, hogy ez az állapot nem szükségszerően következik be. A jelenséget két alapvetı körülmény magyarázza.
7
10.3 ábra A projektciklus általános modellje (Forrás: Görög Mihály, 1996. 41. o.) Az okok egyike a projektek kvantifikálhatóságának mértékében keresendı. Minél kevésbé kvantifikálható ugyanis a korábbi értelemben egy projekt, annál inkább fennáll annak a lehetısége, hogy a teljesítés során a kitőzött projekteredménytıl eltérı eredmény jön létre. A másik ok a projektmenedzsment stratégiaorientált szemléletének hiánya. Ugyanis minél kevésbé stratégiaorientált szemlélető a projektfolyamat egészének – és nem csak a projektkialakítás fázisának – az irányítása, annál nagyobb esély van arra, hogy a teljesítés folyamán a projekt eltér az eredetileg megfogalmazott céloktól. Együttesen tekintetbe véve az említett okokat, levonható az a – gyakorlat által többszörösen igazolt – következtetés, hogy minél kevésbé kvantifikálható egy projekt, annál fokozottabban szükséges a projektciklus egészére kiterjedı stratégiaorientált szemlélet a projektmenedzsmentben. Ezt a megközelítést szem elıtt tartva tekintsük át röviden a projektciklus általános modellje alapján a tevékenységi fázisok e vonatkozásban legfontosabb mozzanatait. A teljes projektfolyamatot a ciklus: − − − −
a projektkialakítás, az odaítélés, a teljesítés és az utóelemzés
fı tevékenységfázisaira bontja. Ezeket a szakaszokat három alapvetı vagy másképpen fogalmazva kritikus döntési pont választja el egymástól, miközben maga a ciklus az elsı fázissal a szervezet stratégiai céljaiból (célfeladatok, akciók) indul ki, és az utolsó szakaszban oda is tér vissza. 8
A projektkialakítás fázisában a stratégiai meghatározottság még többnyire nyilvánvaló. A szakasz e szempontból talán leginkább kiemelést érdemlı tevékenysége a megvalósíthatósági tanulmányok elkészítése, ugyanis ez a tevékenység alapozza meg a teljesítésre kiválasztott projektváltozat melletti döntést, és így közvetlenül vezet el a ciklus elsı kritikus döntési pontjához. Jól kvantifikálható projektek esetében (pl. új létesítmény megvalósítására irányuló beruházási projekt) ezek a tevékenységek egzakt módon elvégezhetıek és a döntés eredményeként kiválasztott projektváltozat is definiálható. Nehézkessé válnak a projektkialakítási fázis tevékenységei kevésbé vagy csak alig kvantifikálható projektek esetén, ezért indokolta részletes megvalósíthatósági tanulmányok készítése. Ezzel csökken annak veszélye, hogy a teljesítés során a projekt eltér a kitőzött céloktól. Külön kiemelendı e helyen a környezeti hatástanulmány, mint a megvalósíthatósági tanulmányok egyre fontosabbá váló része, ami célszerően magában foglalja mind a projektmegvalósítás környezeti hatásait, mind a projekteredmény mőködése során létrejövı környezeti hatások értékelését. Az odaítélés szakaszában lényegét tekintve a teljesítés stratégiája – a projektstratégia – kerül meghatározásra, amelyet gyakran szerzıdésstratégiának is neveznek. A szakaszt lezáró kritikus vagy más néven alapvetı döntési pontban hozott döntés eredményeként alakul ki az elérendı eredményért (teljesség, minıség, funkcióképesség stb.), a teljesítés idıtartamáért és költségeiért való felelısség, illetve az ezekkel összefüggı kockázatok allokációjának konkrét módja és formája. A teljesítés során végzett tevékenységek alapvetıen a projekt tevékenységtartalma által meghatározottak. Jól kvantifikálható projektek esetén – feltételezve a stratégiai célok változatlanságát – ez a szakasz kevesebb stratégiai vonatkozást foglal magában. Minden elágazási lehetıség egyben döntési kényszert is jelent, és ezek a döntések többnyire csak az adott helyzetben – tehát a teljesítés során – hozhatóak meg. Ez esetben csak akkor várható reálisan az, hogy a teljesítés során a stratégiával összhangban lévı projekteredmény szülessék, amennyiben minden ilyen döntést megelız az elágazási lehetıségek stratégiai célokkal történı egybevetése. Ezt követıen a projekteredmény a szervezet operatív mőködésének a részévé válik, miközben kezdetét veszi a projektciklus utolsó szakasza, az utóelemzés. Az utóelemzés során egyrészt a megvalósítás egésze képezi elemzés tárgyát, mintegy a projektmenedzsment tanulási folyamataként, másrészt pedig annak elemzésére kerül sor, hogy a létrejött projekteredmény mennyiben váltja valóra az életre hívó stratégiai célokat. Ez a stratégiai célok természetétıl függıen némely esetben rövid idıtartam alatt is megállapítható (pl. piacbıvítı céllal létrehozott új termelıkapacitás esetén), máskor csak hosszú idı távlatában és többnyire valószínőségi alapon végezhetı el az elemzés (pl. az egészségügyi ellátás költségeinek csökkentése közlekedési lámpák felszerelésével). Mintegy összefoglalóul elmondható, hogy a projektciklus itt bemutatott általános modellje alkalmas arra, hogy ráirányítsa a figyelmet a projektek stratégiai meghatározottságára. Ez a meghatározottság a ciklus elsı és utolsó fázisában szinte magától értetıdıen nyilvánvaló, de amint arra többször is rámutattunk, a sikeres projektmenedzsment nem nélkülözheti ezt a megközelítési módot sem az odaítélés, sem a teljesítés szakaszában. Ugyancsak itt célszerő rámutatni arra is, hogy a projektciklus kapcsán említett döntések nem nélkülözhetik a várható kockázatok elızetes elemzését. Kockázatok valamilyen formában mindig jelen vannak, gyakorlatilag a projektciklus szinte minden tevékenységi fázisában. A kockázatok valószínősíthetı hatásainak értékelése jelentısen módosíthatja a szükségszerően meghozandó döntéseket. 9
Egy projekt megvalósításában különféle résztvevık különbözı szerepkörökben vesznek részt, és a részvevık két alapvetı csoportba sorolhatók: − a projekttulajdonos, vagyis az a szervezet, amelynek számára a projekteredmény létrehozása a stratégiai célok eléréséhez szükséges, − a teljesítést végzı közremőködık, akik a projekttulajdonos számára a projekteredményt létrehozzák. Egy környezeti menedzsmenttel foglalkozó szervezet mindkét szerepkört betöltheti, noha jellemzı a külsı közremőködıi szerepkör. Ez utóbbi eset többnyire beruházási, illetve kutatás-fejlesztési projektek kapcsán fordul elı. A projektkialakítás módszertana A projektek teljesítésével minden esetben a stratégiai céljait valósítja meg az adott szervezet, és a projekt eredménye a teljesítést követıen a szervezet operatív mőködésének részévé válik. Ebbıl az összefüggésbıl kiindulva belátható, hogy a stratégia realizálásának elsı mozzanata a stratégiai akciók projektekké alakítása. Ez a folyamat – a projektkialakítás – értelemszerően a projekt elvárt eredménye által teljesítendı operatív funkciókon kell hogy alapuljon. Ezért szükséges a projekt funkcióstruktúrájának a megtervezése. A projekt teljesítése során azonban nem közvetlenül magukat a funkciókat hozzuk létre, hanem azokat az ún. funkcióhordozókat, amelyek lehetıvé teszik az egyes funkciók mőködését. Ez indokolja a funkcióhordozók struktúrájának a megtervezését. Végül pedig a projekt teljesíthetısége mellett a projektbehatárolás teljessége – azaz a stratégiai akciók projektekké konvertálásának teljessége – szükségessé teszi a funkcióhordozók struktúráját létrehozó tevékenységek struktúrájának a kialakítását is. Ez utóbbira alapozva fogalmazhatóak meg ugyanis a projekteredmény megvalósításának idı- és költségkorlátai. Funkcióstruktúrák és a funkcióhordozók struktúrája A elızı pontban a projekteket a stratégiai célokból, pontosabban a stratégia hierarchikusan felépülı rendszerében az alsó szinten található célfeladatokból, illetve stratégiai akciókból vezettük le. Az azt követı fejezet tovább folytatta ezt a szemléletmódot a projektciklus stratégiailag orientált felépítésén keresztül. A teljesítés, vagy még inkább a teljesíthetıség alapfeltétele azonban az, hogy a különféle stratégiai akciókat projektekké transzformáljuk. E tevékenység eredményeként több projektváltozat is kialakulhat, továbbá lehetıvé válik azok megvalósíthatóságának elemzése, majd az elemzés eredményei alapján a projektvariációk rangsorba állíthatóak és kiválasztható a teljesítendı variáció. A stratégiai akciók projektekké történı alakítása során, illetve annak eredményeként alakulnak ki a projektek terjedelmi határai. Ezeket a terjedelmi határokat három igen lényeges körülmény befolyásolja, amelyek: − a projekteredmény által az operatív mőködés során ellátandó funkciók tartalma (jellege) és száma, − az egyes operatív funkciók kapacitásának mérete, − az egyes funkciók operatív mőködését biztosító “eszközök” (alkotóelemek) összetettsége, jellege stb. A szervezeti stratégia célkitőzéseire alapozva, az akciók szintjén már megfogalmazott elérendı projekteredménybıl kiindulva felvázolható egy-egy projekt funkcióstruktúrája. 10
A funkcióstruktúra egy olyan hierarchikusan felépülı rendszer, ahol – értelemszerően – a hierarchia csúcsán a célként megfogalmazott projekteredmény egésze található. Ez alatt helyezkednek el a nagyobb, összefoglaló jellegő funkciócsoportok, amelyek valamilyen azonos (a stratégiai célokból adódó) szempont alapján egy-egy ún. fı funkciócsoportba tömörítik az egymástól csak további speciális szempontok alapján különbözı ún. alfunkciókat. Ez utóbbiak nyilvánvalóan a fı funkciócsoportok alatt, azok részeiként helyezkednek el. Az így értelmezett felbontás valójában egészen az ún. elemi funkciók szintjéig folytatható.7 A funkcióstruktúra a jobb áttekinthetıség és a könnyebb kommunikáció érdekében grafikusan is ábrázolható (lásd a 10.4 ábrát). Általánosságban véve funkcióhordozó lehet a projekteredmény minden olyan eleme (hardver, szoftver, orgver), amelynek segítségével, illetve amelyen keresztül egy funkció (vagy annak egy eleme), esetleg egyidejőleg vagy egymást követıen több is, mőködésbe hozható és mőködésben tartható. Ilyen pl. szálloda esetében maga az épület, és mindaz az épületen belüli eszköz, berendezés, részegység (szobák, éttermek, uszoda, fodrászat stb.), vagy éppen az épületen kívüli parkoló stb., amelyek segítségével egy szállodában az ellátandó funkciók mőködésbe hozhatók és mőködésben tarthatók. Ugyanúgy funkcióhordozónak kell tekintenünk e vonatkozásban a szervezeti struktúrát a hozzá tartozó információs rendszerrel stb. együtt, amikor a projekt egy szervezet irányítási struktúrájának az átalakítására irányul. A funkcióhordozók struktúrájának segítségével arra a kérdésre találjuk meg a választ, hogy a különbözı – a megvalósítandó projekteredmény által ellátandó – funkciók milyen eszközökön keresztül hozhatók és tarthatóak mőködésben. A projekteredmény teljesítése során ugyanis közvetlenül nem az ellátandó funkciókat valósítjuk meg, hanem a funkciók ellátását biztosító eszközöket hozzuk létre, illetve meglévı elemeket rendezünk össze egy olyan kombinációnak megfelelıen, amely biztosítja az eredmény funkcióképességét. Összegzésképpen ismételten leszögezhetjük, hogy egy projekt teljesítése során mindenkor a funkcióhordozók struktúrája kerül megvalósításra, amelynek következtében az elkészült projekteredmény az operatív mőködési szakaszban teljesítheti tervezett funkcióit. A funkcióstruktúrára alapozott funkcióhordozók struktúrájának kimunkálása következtében tehát megfogalmazhatóvá válik a teljesítendı projekteredmény, vagyis leírhatóvá és definiálhatóvá válik az, hogy tartalmilag mi képezi a projekt részét. Következésképpen mindaz, ami ezen kívül esik, az nem tartozik az adott projekt tartalmához. Ezáltal egy projekt mindenkor elhatárolható a környezetétıl, azaz a projekt terjedelmi határai egyértelmővé válnak, amennyiben az egyes funkciók ellátásának kapacitásbeli méreteirıl sem feledkeztünk meg. Egy projekt fenti értelemben vett behatárolása lényeges alapját képezi a projektsikernek, vagy egyáltalán a sikeres projektmegvalósításnak. A projekteredmény megfogalmazása egzaktságának mértéke (kvantitatív jellege) természetesen nagymértékben függ a projekt természetébıl adódó kvantifikálhatóságtól is. Mindazonáltal az is kijelenthetı, hogy a funkcióhordozók struktúrájának kialakítása tovább növeli a nehezen kvantifikálható projektek definiálásának egzaktságát már a megvalósíthatósági tanulmányok készítése során is. Így ilyen esetben ugyancsak egzaktabbá válik a projektvariációk közötti döntés is.
7
Elemi funkció alatt értendı az a legkisebb részfunkció, amelynek mőködéséhez a funkcióhordozók egy meghatározható eleme még hozzárendelhetı.
11
Kivételes esetnek kell tekinteni ugyanis azt, amikor egy szervezet látókörében csak egyetlen projektet találhatunk. Ebben az esetben a projekt terjedelmi határait – a projektbehatárolást – csak egyetlen projektre értelmezve kell elvégezni. Sokkal inkább általánosnak kell tekinteni azonban az olyan körülményt – tekintettel a stratégiai célok sokféleségére –, amikor egy szervezetben egyidejőleg több, egymáshoz valamilyen módon kapcsolódó projekt megvalósítása folyik. Ez felveti a különféle projektek egymástól való elhatárolásának kérdését is. Amikor egy szervezet stratégiai céljai alapján olyan akciók kerülnek megfogalmazásra, mint pl. egy új termék kifejlesztése, a termeléséhez szükséges gyártókapacitás létrehozása, a termékek piacra vezetése stb., akkor világosan kell látni, hogy hol ér véget az egyik projekt és hol kezdıdik a másik. Ellenkezı esetben egyfelıl terjedelmi átfedések jöhetnek létre, miközben másfelıl nézve fontos részek maradhatnak ki két egymáshoz kapcsolódó projekt mindegyikébıl. Ennek elkerüléséhez jól használható eszköz mind a funkcióstruktúra, mind a funkcióhordozók struktúrája. Ez utóbbi alapján ugyanis nemcsak egyszerően egy projekt terjedelmi határai definiálhatóak, hanem egyidejőleg az is meghatározható, hogy milyen kritériumokhoz köthetı a projekteredmény teljesülése. Egyszerően fogalmazva ez annak rögzítését jelenti, hogy terjedelmi értelemben hol ér véget egy adott projekt. Ezzel együtt az is meghatározható, hogy – ugyanígy terjedelmi értelemben – hol kezdıdik egy másik, kapcsolódó projekt. Mielıtt azonban további lépéseket tennénk a struktúratervekkel kapcsolatos okfejtésekben, célszerőnek látszik itt két megjegyzést tenni annak érdekében, hogy a valóságnak megfelelıen árnyaltabbá váljék a struktúratervek alkalmazhatósága. A megjegyzések egyike arra hívja fel a figyelmet, hogy a funkcióstruktúra és a funkcióhordozók struktúrája nem minden esetben alakítható ki a kívánatos részletességgel a projektciklus elsı tevékenységi fázisában. Ennek döntıen két lényeges oka is lehet. Egyrészt a még nem teljes mértékben körvonalazott szervezeti stratégia, valamint az ezzel többékevésbé összefüggı, a projektre vonatkozó döntési potenciál az adott szervezetben, másrészt pedig a projekt kvantifikálhatóságának mértéke. Nyilvánvalóan minél kevésbé kvantifikálható egy projekt, annál inkább várható az, hogy csak az ún. elsı vonalbeli felbontások alakíthatók ki, különösen a funkcióhordozók struktúráját illetıen. Ilyenkor érthetı módon nemcsak azzal kell számolni, hogy a teljesítés közbeni elágazási pontok köré csoportosulva mintegy áttolódnak az elsı fázis végéig meghozandó döntések részletekre vonatkozó elemei, hanem ezzel együtt jár az is, hogy esetleg a funkcióhordozók részletes struktúraterve is a teljesítés során fokozatosan alakítható csak ki. A stratégiai célok elérése érdekében célszerő azonban törekedni arra, hogy maga a funkcióstruktúra – még a részleteket illetıen is – elızze meg a funkcióhordozók struktúrájának kialakítását. Sok ilyen esettel találkozhatunk mind a kutatási és fejlesztési, mind pedig a szellemi szolgáltatási projektek sorában, és számos, a környezeti menedzsment területére esı projekt is szolgálhatna példa gyanánt mindkét említett projekttípus esetében. Célszerő ilyenkor, ha a projekttulajdonos a funkcióhordozók struktúratervének reálisan elkészíthetı részletezettségével összhangban korlátozza a közremőködık által felhasználható költségek összegét, illetve a teljesítés közbeni ún. elágazási pontok köré csoportosuló döntések során kerül sor a következı döntési pontig felhasználható várható költségek összegének kialakítására. A második megjegyzés a projekteredmény megjelenési módjával van összefüggésben. A projektek jelentıs részének eredménye tárgyi formában jön létre, míg egy kisebb részüknek nincs számottevı tárgyi formában is megmaradó, operatív mőködési folyamatokat realizáló eredménye, azaz a projekteredmény túlnyomórészt immateriális jellegő (pl. egy megvalósíthatósági tanulmány). Ebben az esetben célszerőbbnek látszik – elsısorban 12
praktikus okokból – funkcióstruktúra helyett célstruktúráról, illetve a funkcióhordozók struktúrája helyett a projektcélok elérését biztosító eszközök struktúrájáról beszélni. A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy némely esetben kielégítı eredményre vezet az is, ha ilyen, immateriális eredménnyel záruló projekt kapcsán csak a célstruktúra kerül megfogalmazásra, amennyiben abból megbízható pontossággal eljuthatunk a tevékenységi struktúrához. Tekintve, hogy a funkcióstruktúra - funkcióhordozók struktúrája összefüggései sokkal inkább maguktól értetıdıek, így a 10.4 ábra egy immateriális projekteredmény kapcsán kialakított célstruktúrát mutat be (az ebbıl kialakított tevékenységi struktúrát a 10.5 ábra szemlélteti).
10.4 ábra Környezeti hatástanulmány készítésének célstruktúrája Formai kialakítását illetıen a célstruktúra megegyezik a funkcióstruktúrával, a projektcélok elérését biztosító eszközök struktúrája pedig a funkcióhordozók struktúrájával. A késıbbiekben éppen ezért a tevékenységi struktúrák kapcsán – elsısorban bizonyos monotónia és a témakifejtés folyamatossága megtörésének elkerülése érdekében – külön nem kerül megemlítésre a célstruktúra–eszközök struktúrája problémakör. Lehetıvé teszi ezt a már említettek mellett az a körülmény is, hogy elvi-logikai hátterét illetıen nincs szignifikáns tartalmi következménye a kétféle megnevezés használatának. Tevékenységi struktúrák A funkcióstruktúra alapján elkészített funkcióhordozók struktúrája segítségével tehát lehetıvé válik a projekt terjedelmi behatárolása. Ez, mint láttuk, a projekteredmény tekintetében rögzíti az elsıdleges projektcélok egyikét, aminek következtében gyakorlatilag tartalmi vonatkozásban megtörtént a stratégiai akciók projektekké konvertálása. A projekt teljesítése szempontjából közelítve szükséges azonban a funkcióhordozók struktúráját létrehozó tevékenységek struktúrájának kimunkálása is. Ez utóbbival együtt válik teljessé az ugyancsak az elsıdleges projektcélokhoz tartozó idı- és költségkorlátok kialakításának kiindulási alapja. 13
A tevékenységi struktúra tehát elsıdlegesen a projektciklus teljesítési szakaszának tevékenységeire koncentrál, minthogy ebben a fázisban azokra a tevékenységekre kerül sor, amelyek közvetlenül eredményezik a funkcióhordozók megvalósítását. Hasonlóan a korábban tárgyalt két struktúrához, a tevékenységi struktúra is egy hierarchikusan felépülı rendszer, ahol a hierarchia csúcsán a projekteredmény egésze helyezkedik el. Közvetlenül alatta találhatóak azok a nagyobb tevékenységcsomagok, amelyek kialakítása valamilyen elıre elhatározott ismérv alapján történik. Ezek az ún. elsı vonalbeli felbontást eredményezı szempontok részben a projekt természetétıl függıen is különfélék lehetnek. A felhasználás célja szerint az általánosan alkalmazható felbontási ismérvek azonban többnyire az alábbiak: − − − − − −
a tevékenységek szakmai tartalma, a funkcióhordozók struktúrájánál alkalmazott elsı vonalbeli felbontás, a funkcióstruktúránál alkalmazott elsı vonalbeli felbontás, a teljesítés földrajzi helyszínei, a teljesítésben közremőködı (külsı és/vagy belsı) szervezetek, a projektciklus fázisai.8
Az elıbbi szempontok egyike szerint kialakított tevékenységi csoportok további felbontása kisebb részfeladatokra osztja azokat, amelyek szintén tovább bonthatóak egészen az ún. elemi tevékenységek szintjéig.9 A 10.5 ábra a 10.4 ábrában szereplı projekt alapján kialakított tevékenységi struktúrát mutat be a célstruktúránál alkalmazott elsı vonalbeli bontás szerint.
8
A tevékenységi struktúrának ezen ismérv alapján történı elsı vonalbeli felbontására általában akkor kerül sor, amikor nemcsak a teljesítési szakaszra, hanem a projektciklus egészére készül tevékenységi struktúra.
9
Elemi tevékenység alatt értjük azt a legkisebb tevékenységegységet, amelynek teljesítéséhez valamilyen erıforrásegység még hozzárendelhetı, és maga a teljesítés mérhetı.
14
10.5 ábra Környezeti hatástanulmány készítésének tevékenységi struktúrája (részlet) Bármelyik szempont alapján történik is a tevékenységi struktúra kialakításakor az elsı vonalbeli felbontás, az eredmény minden esetben a projekt teljesítési tevékenységeinek egyfajta listáját adja. Gyakorlati tapasztalat, hogy minél részletezettebb a felbontás, annál kevésbé áll fenn annak veszélye, hogy tevékenységek maradnak figyelmen kívül. Ez különösen komoly következményekkel járhat akkor, amikor a projektstratégia ún. tradicionális típusú szerzıdést alkalmaz. Ez esetben ugyanis a komplettségért, azaz a teljességért a projekttulajdonos viseli a felelısséget, és a kockázatot is. A tevékenységi struktúra kialakítása az elsı lépésben – értelemszerően – egy ún. “fölülrıl lefelé” nézıponttal történik. Éppen az említett teljességre való törekvés szükségessége diktálja ugyanakkor azt, hogy ezt követıen – mintegy ellenırzés gyanánt – egy “lentrıl fölfelé” irányuló nézıpont alapján is újra felépítsük a tevékenységi struktúrát. Ebben az esetben viszont az elemi tevékenységek szintjérıl indulva a nagyobb tevékenységegységeken keresztül juthatunk el a projekteredmény egészéhez. A tevékenységi struktúra kidolgozása alapján – amennyiben az elsı vonalbeli felbontás a projektciklus egészére értelmezve készült –, továbbá a funkcióhordozók struktúrája alap15
ján kialakíthatóak a projekt egészének költség- és idıkorlátai. Ezzel gyakorlatilag teljessé tehetı a projekt mindhárom elsıdleges céljának a megfogalmazása, ill. rögzítése. A tevékenységi struktúra, minthogy a projekt teljesítésének tevékenységeit ez alapján határozzuk meg – túl az elıbbiekben elmondottakon – a teljesítés szempontjából vizsgálva igen sokféle módon és céllal felhasználható még, így: − a tevékenységek közötti kapcsolatok elemzésére az idıterv grafikai ábrázolásmódjának megválasztásához, valamint magának a tervnek az elkészítéséhez; − a munkafolyamat-interdependenciák elemzésére a projektstratégia kialakításához; − a teljesítési folyamat bizonytalansági forrásainak feltárására és a belılük származó kockázatok elemzésére a kockázati politika kidolgozásához; − a bizonytalanságok és az interdependenciák elemzésére a projekt irányítását ellátó szervezeti forma (struktúra) kialakításához; − a projektteljesítés, illetve a teljes projektmegvalósítás erıforrás-szükségletének tervezéséhez; − a projektteljesítés monitoring- és projektkontroll-rendszerének kialakításához; − a projektirányítás információs rendszerének megtervezéséhez; − a projektteljesítés ún. mérföldkı eseményeinek a kijelöléséhez. A tevékenységi struktúrák kidolgozása során a legáltalánosabban alkalmazott megoldás a tevékenységek szakmai tartalmán alapuló elsı vonalbeli felbontás. Magyarázza ezt elsısorban ennek a felbontásnak az a sajátossága, hogy az így kialakított tevékenységi struktúra gyakorlatilag minden fentebb felsorolt módon és céllal felhasználható. Ugyancsak mellette szól az a körülmény is, hogy a projekt idı- és költség-korlátainak a kialakításában ez a felbontási struktúra gyakorlatilag bármilyen projekt esetén jól használható. Mindezek a tulajdonságok csak korlátozottan igazak azoknál a tevékenységi struktúráknál, amelyeknél az elsı vonalbeli felbontás szempontja a funkcióhordozók struktúrájánál, illetve a funkcióstruktúránál alkalmazott elsı vonalbeli felbontás eredménye. Mindkét esetben elmondható az, hogy az így kialakított tevékenységi struktúrák akkor kezelhetıek könnyen és használhatóak jól a fentebb felsorolt módon és céllal, amennyiben az egyes funkciók, illetve funkcióhordozók jól elkülöníthetıek egymástól. Más megközelítésben úgy is fogalmazhatunk, hogy az esetben praktikus az elıbbi két felbontási szempont alkalmazása, amikor az egyes funkciók operábilisan függetlenek egymástól vagy igen alacsony komplexitású folyamat-interdependenciák kötik azokat össze. Ez a megállapítás a funkcióhordozók vonatkozásában úgy értelmezendı, hogy a funkcióhordozók egyes (különálló) részei által mőködtetett funkciók az elıbbihez hasonló módon kapcsolódjanak egymáshoz. A teljesítés földrajzi helyszínei szerint kialakított tevékenységi struktúrának nyilvánvalóan olyan esetben van jelentısége – sokszor inkább csak kiegészítı jelleggel –, amikor a projekt teljesítése több helyszínen is folyik. Hasonlóan értelmezhetı az a felbontás is, amelyik a teljesítésben közremőködı szervezetek szerint alakítja ki a tevékenységi struktúrát. Nyilvánvalóan ez utóbbi is inkább kiegészítı célzattal készül olyankor, amikor a teljesítésben több közremőködı is részt vesz (pl. tradicionális típusú szerzıdés), vagy a projekttulajdonos a lineáris-funkcionális szervezeti formát (struktúrát) alkalmazza a projekt irányítására is. A projektciklus fázisai szerinti tevékenységstruktúra pedig – ahogy arra már korábban is utaltunk – akkor válik szükségessé, amikor a projekt egészére nézve indokolt (pl. költségés idıkorlátok kialakításához stb.) az áttekintés és a tevékenységelemzés. 16
A projektstruktúrák jelentısége a megvalósításban Egy projekt különféle struktúratervei az eddigiekben többnyire külön kerültek tárgyalásra, noha elkerülhetetlen volt, hogy a közöttük lévı összefüggésekre is utaljunk, már csak azért is, mert a funkcióstruktúrából kialakítható funkcióhordozók struktúráján keresztül juthatunk el a teljesítési folyamatot feltáró tevékenységi struktúráig. Ebben a vonatkozásban tehát egy projekt különbözı struktúratervei nem függetlenek egymástól. Ugyanakkor azt is érzékeltettük, hogy egy projekt struktúratervei – együttesen tekintetbe véve azokat – olyan lehetıségekkel gazdagítják a projektmenedzsment eszköztárát, amelyek alapján a projektmegvalósítás irányításának tevékenysége ténylegesen is stratégiaorientálttá válhat. A stratégiaorientált projektmenedzsment szükségességére már az eddigiekben is többször hivatkoztunk, különösen a projektciklus bemutatása kapcsán. Látnunk kell azonban, hogy ennek lehetıségét, ha úgy tetszik módszertani alapjait, az itt bemutatott struktúratervek együttes értelmezése biztosítja számunkra. Az a megközelítés, amely a különféle struktúratervek mindegyikének kialakítását tudatosan ennek a célnak a figyelembevételével végzi, és azok együttesét a stratégiaorientált projektmenedzsment céljaira mint eszközöket alkalmazza, végeredményben egy integrált szemlélető projekt-struktúratervet eredményez. Az integrált szemlélető struktúraterv tehát az eddig tárgyaltakhoz képest nem egy új struktúratervet jelent, hanem csupán azok együttes tekintetbevételét, és az együttes elemzésükbıl adódóan új következtetések kialakítását teszi lehetıvé a stratégiai célokkal leginkább konform projektmegvalósítás érdekében. Hogyan járul végül is hozzá a projekt struktúraterveinek integrált szemlélető megközelítése a projekttulajdonos érdekeit leginkább szolgáló stratégiaorientált projektmenedzsment eszköztárához? Az egyes struktúratervek kapcsán akarva-akaratlanul is szót kellett ejteni azok készítésének céljáról, illetve felhasználhatóságáról, kerülve ott még az integrált szemléletmód hangsúlyozását. Az alábbiak áttekintést adnak azokról az általánosan alkalmazható lehetıségekrıl, amelyeket mint módszertani eszközöket kínál a struktúratervek integrált szemléletmódja, így mindenekelıtt: − a projektek, illetve a projektvariációk tartalmi behatárolása, valamint az idı- és költségkorlátok meghatározása, − azonos szervezeten belüli több (esetleg egymáshoz kapcsolódó) projekt egymástól való tartalmi elhatárolása, illetve megaprojektek vagy szuperprojektek alprojektekre osztása, − a projektstratégia megtervezésének kiindulási alapját képezı projektprofil kialakítása. Egy projekt vagy egy projektvariáció tartalmi behatárolása, továbbá idı- és költségkorlátainak kialakítása mind a stratégiai célok tágabb összefüggésében, mind a projekt teljesítésének, illetve teljesíthetıségének szőkebb vonatkozásában egyaránt meghatározó lépés. E lépés eredményeként fogalmazódnak meg az elsıdleges projektcélok. Ez egyfelıl az elérendı projekteredményt jelenti, amely közvetlenül a szervezet stratégiai céljainak teljesülésével van összefüggésben, másfelıl pedig a projekteredmény létrehozásának idı- és költségkorlátait, amelyek így közvetlenül a projekt eredményéhez kötıdnek. Az elsıdleges projektcélok közül a fenti összefüggések tükrében kiemelhetı az elérendı projekteredmény, amelynek megfogalmazása és rögzítése egyben a projekt tartalmi behatárolását is jelenti, és amelynek, túl azon, hogy a projektet elhatárolja a környezetétıl, jelentısége elsısorban abban áll, hogy egyértelmővé teszi a projekt teljesítése során elérendı eredményt. 17
Ez a feladat viszonylag könnyen teljesíthetı ún. minden vonatkozásban kvantitatív projektek esetében, de annál inkább nehézségekbe ütközünk, minél kevésbé kvantifikálható egy projekt, és ezzel együtt egyre inkább szükségét érezzük valamilyen módszertani fogódzónak. Ez utóbbi szerepre alkalmas megoldásnak kínálkozik az integrált szemlélető projektstruktúraterv, amely a funkcióstruktúrából a funkcióhordozók struktúráján át vezet a tevékenységi struktúrához. Ezzel válik lehetıvé, hogy az elsı megközelítésben alig-alig kvantifikálható projektek tartalmi vonatkozásban viszonylagos egzaktsággal megfogalmazhatóak legyenek. Ennek következtében pedig ugyancsak pontosabb idı- és költségkorlátok határozhatóak meg. Végeredményben a struktúratervek integrált szemlélető megközelítése az, aminek alapján a stratégiai akciókból a projektek kialakítása megbízhatóan elvégezhetı. Ezzel a problémakörrel függ össze – mintegy ebbıl következik – egy-egy projekt vonatkozásában az ún. “projekt vége” kérdés, amely a tartalmi behatároláson túl az idıkorlátokkal is jelentıs mértékben összefügg. A kérdés maga akkor válik elsısorban lényegessé, amikor nem kvantifikálható közvetlenül a projekteredmény, továbbá amikor az szakaszosan válik a szervezet operatív mőködésének részévé. Kvantitatív módon definiálható projekteredménynél, még ha az szakaszosan kerül is át az operatív mőködésbe, az eredmény teljesítettsége mérhetı (pl. próbaüzem során), ami által a “projekt vége” esemény is mindenkor megfogalmazható. Az ettıl eltérı jellemzıkkel bíró projekteknél (pl. az irányítási struktúra átalakítása) mindez közvetlenül nem mérhetı, miközben többnyire a szakaszos bevezetés az általános eset. A teljesítettség fogalmát azonban ez esetben is konkrét tartalommal kell felruházni, különösen, ha ún. külsı projektrıl van szó. Jól használható támpont e vonatkozásban is az integrált szemlélető struktúraterv, amely alapján mind a funkciók, mind az azokat realizáló funkcióhordozók, mind pedig ez utóbbiakat létrehozó tevékenységek vonatkozásában egyaránt megfogalmazható a teljesítettség összességében is az egész projektre, és definiálhatóak a szakaszos teljesítést meghatározó ún. mérföldkı események is. Ahogy arra korábban is rámutattunk, a stratégiai célok sokféleségébıl következıen egy szervezeten belül adott esetben több projekt is található. Ebben az esetben a teljesíthetıség érdekében azokat tartalmilag egymástól is el kell határolni. Ennek indokoltságát fokozza az a körülmény, amennyiben ún. kapcsolódó projektekrıl van szó. A projekt struktúraterveinek integrált szemlélete ehhez is megfelelı kiindulási alapot ad az adott szakterületen jártassággal rendelkezı szakemberek számára, minthogy ez alapján elemezhetıek: − az egyes megvalósítandó projekteredmények operatív mőködési folyamatai közötti kapcsolatok, azaz a folyamat- interdependenciák; − a projektek közötti folyamat-interdependenciákra alapozva a projektek funkcióhordozói közötti összefüggések; − a projektek funkcióhordozóinak létrehozását eredményezı tevékenységek közötti munkafolyamat-interdependenciák. Az így elvégzett elemzések eredményeként feltárható az, hogy az egyes projekteket milyen jellegő, pontosabban fogalmazva milyen komplexitású interdependenciák kötik össze. Az interdependenciák komplexsége mutatja azt számunkra, hogy hol célszerő megvonni az egyes projektek terjedelmi határait az erre vonatkozó végsı döntés során. Ezzel kapcsolatban a következı, általános iránymutatást célzó szabályok fogalmazhatóak meg: Azonos projekt terjedelmi határain belül célszerő elhelyezni azon funkcióhordozók létrehozását, amelyeket komplex folyamat-interdependenciák kötnek össze, azaz, amikor a különféle funkcióhordozók által mőködtetett funkciók operabilitása kölcsönösen függ egymástól.
18
A funkcióhordozók létrehozását biztosító munkafolyamat szempontjából azonos projekt terjedelmi határain belül célszerő elhelyezni azon funkcióhordozók létrehozását, amelyeket reciprok munkafolyamat-interdependenciák kötnek össze. A fenti szabályokban megfogalmazott összefüggések korántsem determinisztikus jellegőek, sokkal inkább az ez irányú döntések meghozatalának általános kiindulási alapjai. Gyakorlatilag ugyanezek a szabályok szintén jó iránymutatást nyújtanak a megaprojektek vagy más néven szuperprojektek teljesíthetısége szempontjából szükséges alprojektekre történı felosztásához is.
Tanulmányozásra javasolt irodalom: 1. Cleland, D. I.
Project Management. Strategic Design and Implementation (McGraw-Hill, New York, 1994. 2nd edn.)
2. Görög, M.
Bevezetés a projektmenedzsmentbe (AULA Kiadó, Budapest, 1996. 2., javított kiadás)
3. Görög, M.
Általános projektmenedzsment (AULA Kiadó, Budapest, 1996.)
4. Knutson and Bitz
Project Management. How to Plan and Manage Successful Projects (AMACOM, New York, 1991.)
19
