A projektmenedzsment alapjai

A projektmenedzsment projektmenedzsment A alapjai alapjai

A projektmenedzsment alapjai

2003. 09. 15. [1]

Tartalom Miaaprojekt? projekt? Mi Projektcélok, célok,terjedelem terjedelem Projekt Projekttervezés Projekttervezés Érintettek Érintettek Kockázatok Kockázatok projektnyomon nyomonkövetése követése AAprojekt Összefoglalás Összefoglalás


2003. 09. 15. [2]

Seite 1 1

A projektek speciális jellemzői § Egyszeri lefutás

Újdonság

Kockázat Bizonytalanság

Feladathierarchia

§ Komplex § Meghatározott cél

Ütemezés

§ Határidő § Meghatározott erőforrások

Emberek Pénz Eszközök


Projekt szervezet „Monitoring” 2003. 09. 15. [3]

A projekt során egyensúlyban tartandó tényezők Idő

Költség

Minőség


2003. 09. 15. [4]

Seite 2 2

A projekt életciklusa Projekt Definíciós Dokumentum

Prezentáció

Részletes tervezés, előkészítés

Definíció, elfogadás

Ajánlat, kezdés

Végrehajtás, nyomon követés

Lezárás

Szakértői vélemény


2003. 09. 15. [5]

A projektmenedzsment jelentősége a projekt során 100% Döntések jelentősége

Készültségi fok

M e g v a l ó s í t á s

Tervezés

Előkészítés

Végrehajtás


Idő Lezárás/Üzembehelyezés

2003. 09. 15. [6]

Seite 3 3



2003. 09. 15. [7]

A projekt célok és terjedelem meghatározása

§ Célrendszer

– Fő/kiemelt cél(ok) – Célok alábontása, hierarchia, célok közötti összefüggések meghatározása

§ Pozitív vs. negatív célmeghatározás – Pozitív célmeghatározás: – Negatív célmeghatározás:

ami valóban cél ami nem cél, és fontos tisztázni, hogy nem az

§ A célkitűzésben rejlő kockázatok – A célkitűzést egy személy végzi és olyan dolgokra koncentrál, amik neki fontosak. – Túlságosan ragaszkodunk a célokhoz. – Túl konzervatív célokat határozunk meg.

§ Elvárások egy projekt céljaival szemben – Legyen „őszinte”, azaz valódi szándékok és a megfogalmazott célok ne váljanak el egymástól! – Legyen értékelhető, azaz a célrendszer számszerűsíthető célokat (is) tartalmazzon! – Legyen ismert, azaz kommunikálják nyíltan az érintettek felé!

§ Terjedelem – Tevékenység terjedelem – Szervezeti terjedelem – Időbeni terjedelem A projektmenedzsment alapjai

2003. 09. 15. [8]

Seite 4 4



2003. 09. 15. [9]

A projekttervezéskor felmerülő kérdések § Miért? § Mit? § Hogyan? § § § § §

(CÉL) (TÁRGY) (ERŐFORRÁSOK, ESZKÖZÖK) (HELYSZÍN) (RÉSZTVEVŐK) (KEZDÉS, BEFEJEZÉS) (KÖLTSÉGEK, KERETEK) (MINŐSÉG)

Hol? Ki(k)? Mikor? Mennyiből, miből? Milyen legyen?


2003. 09. 15. [10]

Seite 5 5

Feladatok és mérföldkövek: a tartalom tervezése § A célrendszer és az eszköztár összerendelése – Céljaink megvalósításához milyen eszközök, módszerek állnak rendelkezésre?

§ Átfogó, nagyvonalú ütemezés – részprojektek, szakaszok, mérföldkövek (legfontosabb döntési pontok) meghatározása

§ Részprojektek, szakaszok meghatározása – – – –

a szakasz célkitűzései elvégzendő feladatok munkamódszer a szakasz eredményei („termékei”)

§ Veszélyek a tartalom megtervezésekor – A cél és módszer nem illeszkedik egymáshoz. – A cél és az elvégzendő feladatok nincsenek összhangban egymással – A szakaszok elvállnak egymástól, nincsenek kidolgozva a kapcsolódási pontok. – A tervezésbe nincsenek bevonva azok, akik a projektben dolgozni fognak. A projektmenedzsment alapjai

2003. 09. 15. [11]

Időbeli ütemezés § Ütemezési technikák – Progresszív (időben előre haladó) ütemezés – Retrográd (időben visszafelé haladó) ütemezés

§ Mérföldkövek meghatározása § A kritikus út meghatározása § Megjelenítési technikák – Gantt-diagram – Táblázatos forma

§ Veszélyek az ütemezésben – – – –

Nem „valljuk be” az elvégzendő feladatokhoz reálisan szükséges időt. Nem tervezünk be tartalékokat. Túl sok tartalékot tervezünk be. Változatok, alternatív ütemtervek kelnek életre: optimista, realista, pesszimista verziók.


2003. 09. 15. [12]

Seite 6 6

Erőforrás tervezés (költségek, költségkeretek) § Input – elvégzendő feladatok volumene – ütemezés

§ Ráfordítások (költségek) tervezése

Rendelkezésre állnak ezek az erőforrások?

– emberi erőforrás felhasználás Ø milyen szaktudású munkatársnak Ø melyik szakaszban Ø mennyi időben (óra, nap, hét…) kell rendelkezésre állnia?

Erőforrások – munkaeszközök, gépek, berendezések felhasználásának tervezése beszerzése – anyagok, készletek felhasználásának tervezése• Melyik erőforrást? • Mekkora mennyiségben? – „szállítók” tervezése • Mikor? Költségterv

§ Hogyan tervezzünk?

• költségnemi bontás

– alulról felfelé való tervezés

• kifizetések ütemezése


2003. 09. 15. [13]

A projekt szerepek § A projekt végrehajtásában közreműködhetnek: – – – –

§ Tisztázni kell a következőket: – – – – –

felsővezetők, vonalbeli vezetők, munkatársak, külső partnerek (beszállítók, ügyfelek).

Ki milyen döntést hozhat? Miről kell egyeztetni és kivel? Kit és miről kell tájékoztatni? Ki miért felelős? Kinek milyen munkát kell elvégeznie?

A közreműködők közötti interakciót előre meg kell határozni! Partner Projekt Szponzor

Projekt Team Szóvivő Projekt Teamtag

Tanszéki Projekt Szponzor


2003. 09. 15. [14]

Seite 7 7

Projektterv - MINTA

Szakaszok, mérföldkövek 1. szakasz: Előkészítés

Feladat / Eredménytermék (dőlt betűvel)

Felelős

Kezdés (2003)

Befejezés (2003)

A projekt mérföldköveinek megtervezése

07.23

Elvégzendő feladatok meghatározása

07.23

Projekttagok kijelölése

07.23

Határidők előzetes megtervezése

07.23

Részletes projektterv

07.25

0

1

2

3


4

2003. 09. 15. [15]

Projekt Definíciós Dokumentum (PDD) A projekt behatárolása

•• A A projekt projekt előzményei előzményei •• Célrendszer Célrendszer •• A A projekt projekt várható várható hasznai, hasznai, ráfordításai ráfordításai •• A A projekt projekt terjedelme terjedelme

Projektszervezet

•• Projekttagok Projekttagok (belső, (belső, külső) külső) listája, listája, elérhetősége elérhetősége •• Projekt Projekt szerepekhez szerepekhez (testületekhez) (testületekhez) tartozó tartozó feladatfeladat- és és hatáskörök hatáskörök

A projekt tartalma

•• Részletes Részletes feladatterv feladatterv és és ütemterv ütemterv •• Szakaszok, Szakaszok, mérföldkövek mérföldkövek eredményeinek eredményeinek felsorolása felsorolása •• Eredménytermékek Eredménytermékek leírása leírása


2003. 09. 15. [16]

Seite 8 8



2003. 09. 15. [17]

A projekt érintettek (stakeholders) § A projekt érintettjei: – közreműködők, – akiknek a projekt végrehajtásához hozzá kell járulni valamilyen konkrét inputtal, – akikre a projekt eredményei hatással lehetnek.

Vevők Munkavállalók

Szállítók

Vezetők Új belépők

HR Igazgató Partner Projekt Szponzor Felsővezetés

Gazdasági Igazgató

Tanszéki Projekt Szonzor Vezérigazgató


2003. 09. 15. [18]

Seite 9 9

Az érintettek kezelése § Az érintettek helyzetét célszerű körültekintően elemezni a következők szerint: – érdekszféra, – elkötelezettség a projekt célok iránt (pozitív, semleges, negatív)

§ Akciók megtervezése – A kedvezőtlen helyzeten változtatni kell! – Megoldási lehetőségek: Ø kommunikáció, Ø bevonás, Ø ösztönzés


2003. 09. 15. [19]



2003. 09. 15. [20]

Seite 10 10

A kockázat egyik eleme a bizonytalanság § Minden projekt esetében számolni kell bizonytalansággal! – Jól mértük fel a problémát? – Jó-e a kezdeti becslésünk a szükséges erőforrásokra vonatkozóan? – Ráérnek-e a vezetők az interjúkra? – Sikerül-e a megfelelő emberekkel felvenni a kapcsolatot? – …

§ A bizonytalanságot előre meg kell becsülni és a projekt során folyamatosan kezelni kell!


2003. 09. 15. [21]

A kockázatok előzetes becslése § Kockázat (veszélyméret) = Valószínűség x Horderő § A potenciális problémák “betájolása” – potenciális probléma = jövőbeni lehetséges eltérés a kitűzött céltól és/vagy a feladattervtől

§ A potenciális probléma lehetséges okainak vizsgálata § Megelőző intézkedések megkeresése – Mit kell tenni, hogy az ok ne következzen be?

§ Intézkedések rögzítése arra az esetre, ha a probléma mégis bekövetkezne § Információs források és utak meghatározása § Ellenőrzési pontok meghatározása A projektmenedzsment alapjai

2003. 09. 15. [22]

Seite 11 11

Kockázat típusok Kockázatok

V 1. Változással szembeni általános ellenállás Ellenálás a túl sok változással szemben. Bizalomvesztés a projekttel szemben az idő elhúzódása miatt. Félelem a rövid időn belüli túl sok változástól. Hitetlenség a projekt eredményeire vonatkozóan.

H 3

K 3


9

2003. 09. 15. [23]


V

H

K

2. Erőforrások hiánya A projektben és a normál működésben való helytállás a szakemberek túlterheltségét okozza. A projektterv időbeli feszítettsége, a tartalék hiánya. Döntéshozói szűk keresztmetszet. A projektmunkában közvetlenül részt nem vevő munkatársak bevonhatósága a projektbe.


2003. 09. 15. [24]

Seite 12 12


V 3. Nem megfelelő kommunikáció Vezetői döntések eltérő értelmezése. Az érintettekhez nem jutnak el az információk az előző szakaszok döntéseiről. Az eredmények nem megfelelő kommunikálása a többi szakaszban (visszarendeződés). A projekt eredményeit nem fogadja el a szervezet a nem megfelelő kommunikáció miatt.

H

K


2003. 09. 15. [25]

Kockázatok típusok Kockázatok

V

H

K

4. Projektmenedzsment Résztvevők kettős irányítása (projekt, szervezet). Nem eléggé kidolgozott projektterv.


2003. 09. 15. [26]

Seite 13 13



2003. 09. 15. [27]

A projekt nyomon követése Time

n

Információgyűjtés

n

Előrehaladás mérése

n

Tervtől való eltérés azonosítása

n

A történtek értékelése

n

A jövőben előfordul(hat)ó események értékelése

n

Akcióterv (mentőakciók)

n

Megvalósítás

Cost


Quality

2003. 09. 15. [28]

Seite 14 14

Néhány ötlet a „mentőakciókra”

Time

Cost

Quality

Ütemezés változtatása A célok újrafogalmazása

Erőforrások cseréje

Felelősségek újraosztása

Terjedelem változtatása

Munkamódszer fejlesztése

Keményebb munka

Megközelítés módosítása (a célok elérése érdekében!)

Feladatok prioritásának megváltoztatása

Stop!


2003. 09. 15. [29]



2003. 09. 15. [30]

Seite 15 15

Összefoglalásképpen


2003. 09. 15. [31]

Murphy törvénye “Ha bármi elromolhat, akkor az el is fog.”

§ … de egy projekt – – – – –

Murphy

egyértelműen megfogalmazott, és valós célokkal, megfelelő szintű vezetői támogatással, hatékony csoportmunkával, a résztvevők által elfogadott projekttervvel, rendszeres nyomon követéssel … (szinte) sikerre van ítélve


2003. 09. 15. [32]

Seite 16 16

És ha minden kötél szakad …

... nyugodtan gondold át ! A projektmenedzsment alapjai

2003. 09. 15. [33]

Seite 17 17

A projektmenedzsment alapjai

Recommend Documents