Projektmenedzsment
A projektmegvalósítás egyes kérdéseiről ÁROP-1.1.5/C 2010.
Tartalom
Általános kérdések Jelentéstételi kötelezettség Szerződés módosítás Beszámolási kötelezettség Elszámolási kérdések
2
1.1. Jogszabályi és eljárásrendi háttér EU-s jogforrások ¾ ¾ ¾
Az Európai Parlament és a Tanács 1080/2006/EK rendelete A Tanács 1083/2006/EK rendelete A Bizottság 1828/2006/EK rendelete Hazai jogforrások
¾ ¾ ¾ ¾ w
281/2006. Korm. rendelet 217/1998. Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről 16/2006. MeHVM-PM együttes rendelet 2000. évi C. törvény a számvitelről (Pályázati útmutató F6. Vonatkozó jogszabályok listája)
3
Általános kérések 2 alapvető projekttípus:
1 fordulós pályázatok: támogatási döntés – szerződés 2 fordulós pályázatok: előzetes támogatási döntés – projektfejlesztés – 2. körös pályázat benyújtása – támogatási döntés – szerződés
Általános kérdések Projektkezdés időpontja 1. 2. 3.
Támogatási szerződés előtt Támogatási szerződéssel egy időben Támogatási szerződést követően Projektkezdés előtt CSAK előkészítési soron szereplőn költség számolható el! Projekt megindítása TSZ kötés előtt a kedvezményezett felelőssége (költségek és közbeszerzési eljárások vonatkozásában fontos ez)
Általános kérdések Menedzsment-struktúra
-
Projektmenedzser Pénzügyi vezető Adminisztratív koordinátor
-
Egyéb (szakmai vezető, műszaki vezető)
-
Külső-belső menedzsment (!) Menedzsment költségek elszámolhatósága (!)
Általános kérdések Feladatok TSZ kötés előtt -
(2 fordulós pályázatok esetében e feladatok a 2. fordulós útvonalterv részeként történik) Igazolások, dokumentumok beszerzése Költségvetés aktualizálása Cselekvési- és ütemterv aktualizálása Cash-flow aktualizálása Tájékozódás a kedvezményezett „háza táján” Tájékozódás a releváns körülményekről (jogi környezet, pénzügyi környezet, stb.)
Általános kérdések Menedzsment felállítását követően: 1. 2. 3.
4.
5. 6.
Projektindító értekezlet Iktatási rend kialakítása Felelősségi körök rögzítése (formális és informális értelemben) Szerződések szolgáltatókkal (kommunikáció, közbeszerzés, műszaki ellenőrzés, kiviteli tervezés) Iratminták összeállítása Monitoring mutatók, indikátorok mérésének megkezdése
Általános kérdések Monitoring mutatók, indikátorok: E számokat ellenőrzik, ezek teljesítésétől függ a támogatási összeg kifizetése!!!
Építés – pl.: építési napló Eszközbeszerzés – pl.: szállítólevelek, szerződések Szolgáltatás – pl.: jelenléti ívek, teljesítési igazolások, fotódokumentáció
Általános kérdések Neuralgikus pontok -
KÖZBESZERZÉS Szerződések mihamarabbi megkötése Közbeszerzési terv ellenőrzése Közbeszerzési szabályzat ellenőrzése Előkészítés nyomon követése Bonyolítás ellenőrzése Eredmény megvédése! (kívül-belül!!!)
Általános kérdések
-
KOMMUNIKÁCIÓ - Teljes bizonytalanság támogatói és támogatott oldalon a kommunikációs csomagokról Arculati elemek bizonytalansága – aktív kommunikáció a KSZ-szel Figyelem a kommunikációs szolgáltató és a támogatott kapcsolatára!!!
Általános kérdések
HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS -
KSZ, IH, EKKE, ÁSZ, ESZ
Pontos iktatás, dokumentumok előkészítése Menedzsment tagok és egyéb szereplők (pl.: műszaki ellenőr!!!) előzetes felkészítése Maximális kooperáció
Jelentési kötelezettségek
A Kedvezményezett haladéktalanul köteles jelenteni minden olyan körülményt, amely a Projekt megvalósítását, a támogatás céljának elérését veszélyezteti, ha a Projekt megvalósítása részben vagy egészben meghiúsul, tartós akadályba ütközik, illetve a Támogatási Szerződésben foglalt ütemezéshez képest késedelmet szenved, illetve ennek bekövetkezése fenyeget. Amennyiben a Projekt megvalósítás kezdő időpontja a tervezett időponttól eltér - haladéktalanul (Tervezett és tényleges között max. 3 hónap) A megjelölt kapcsolattartó adatainak változásáról – haladéktalanul Kedvezményezett azonosító adatainak változásáról, annak bekövetkeztét követő 5 napon belül A projekt adatlaphoz benyújtott bármely dokumentumban, annak adataiban bekövetkező valamennyi változást - haladéktalanul A bejelentési kötelezettség fentiek szerinti teljesítésének elmulasztása szerződésszegésnek minősül. 13
Változás bejelentés (formanyomtatványon, indoklással) • • •
•
•
•
adminisztratív okokból szükséges változások; a projekt megvalósításának befejezése előreláthatóan 3 hónapot nem meghaladóan késik; a projekt összköltségének húsz százalékát nem meghaladó mértékben változik az elszámolható költségek költségkategóriák szerinti bontása; a cselekvési ütemterv tevékenységeinek átütemezése esetén, amennyiben a projekt végrehajtásának időtartama nem változik, vagy csökken; az aláírásra jogosult személy(ek), pénzügyi kötelezettségvállalók személyének és adatainak megváltozása esetén; ha eredménytelen lett a projekt bármely elemére vonatkozó közbeszerzési eljárás, vagy késedelmes/hibás teljesítés merült fel bármely már megkötött szerződés vonatkozásában. 14
Szerződésmódosítás A támogatási szerződés az alábbi formában módosulhat: ¾ ¾
Változás bejelentés Szerződésmódosítás
Kedvezményezett vagy KSZ által kezdeményezett szerződésmódosítás
Formanyomtatvány használata = szerződésszerű teljesítés
15
Szerződésmódosítás 1. •
•
•
•
Kedvezményezett által kezdeményezett (formanyomtatványon, indoklással) a projekt megvalósításának befejezése a támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest előreláthatóan 3 hónapot meghaladóan késik; a projekt összköltségének húsz százalékát meghaladó mértékben változik az elszámolható költségek költségkategóriák szerinti bontása (kumulatív); 10 százalékot meghaladó mértékben csökken a számszerűsített célok értéke a támogatási szerződésben rögzített célértékhez képest (kumulatív); változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője.
16
Szerződésmódosítás 2. KSZ által kezdeményezett
Intézményrendszer Jogszabályi környezet Program környezetének általános változása következtében
17
Beszámolási kötelezettség Projekt Előrehaladási jelentés (PEJ) • •
Célja: rendszeres időközönként beszámolni a projekt előrehaladásáról - legalább 6 havonta De: 1 éves megvalósítású projektek esetén csak egy jelentés kötelező A PEJ teszi lehetővé annak ellenőrzését, hogy a kedvezményezettek által a projekt időszak alatt folytatott tevékenységek illeszkednek-e a támogatási szerződésben foglaltakhoz illetve, hogy eleget tesznek-e az ott meghatározott kötelezettségeiknek. Az előrehaladási jelentés a szakmai előrehaladás bemutatására számszerű és szöveges adatokat kér a kedvezményezettektől.
18
Beszámolási kötelezettség Záró Projekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) ¾
Benyújtandó: elektronikusan és papír alapon • NFÜ honlapról letöltött nyomtatvány kitöltésével és CD-re mentésével
(Letölthető formanyomtatvány és kitöltési útmutató: http://www.nfu.hu/egysegesites_es_egyszerusites_az_umft_palyazatai nak_kifizetesi_es_nyomonkovetesi_rendszereben)
•
¾ ¾
az NFÜ honlapján található Pályázó Tájékoztató Felületről online PEJ kitöltő alkalmazás használatával (Elérése: www.nfu.hu vagy emir.nfu.hu/nd/umft)
Határidő: befejezést követő 1 hónap Hiánypótlás: csak 1 alkalommal (határideje megegyezik a Záró Kifizetési Kérelem hiánypótlásának határidejével) Amennyiben a ZPEJ nem kerül benyújtásra, a záró kifizetési kérelmet nincs mód elfogadni. Csúszik a kifizetés. 19
Kifizetési igénylések típusai Előleg ¾ ¾
¾
¾
előleg fizetési kérelem szerződéskötést követő 3 hónapon belül projektzárásig fizetési kérelem benyújtása kötelező, ellenkező esetben visszafizetés (módosított szabály) a támogatás rendeltetésnek megfelelő felhasználása, ellenkező esetben visszafizetés! az előleg elszámolás bármikor megkezdhető, legkésőbb a projekt zárásakor kötelező
20
Kifizetési igénylések típusai Időközi kifizetési kérelem ¾
¾
¾
az igényelt összeg legalább a támogatási összeg 10%-a (és legalább 100.000 Ft) formai és tartalmi ellenőrzés ⇨ egyszeri hiánypótlás (benyújtási határidő: legfeljebb 30 nap) elutasított számla a következő kérelemmel benyújtható (legkésőbb a záró kifizetési kérelemmel)
21
Kifizetési igénylések típusai Záró kifizetési kérelem ¾ ¾ ¾ ¾
még el nem számolt számlák KÖTELEZŐ MELLÉKLETE A ZPEJ előleg elszámolás (kiegyenlített számlákkal) benyújtás: a megvalósítás határidejét követő 1 hónap, DE szállítói finanszírozás esetén a megvalósítás határidejét megelőző 60 naptári nap 22
Finanszírozási módok Utófinanszírozás ¾ ¾ ¾
¾
¾
előleg igénybevétele esetén csak utófinanszírozás lehetséges minden számla kiegyenlítését szükséges igazolni a kifizetési kérelem beérkezését követő 60 napon belül kerül a támogatás folyósításra (a hiánypótlás idejét nem beleértve) a kifizetés a Támogatási szerződésben rögzített bankszámlaszámra, VAGY a támogatást megelőlegező hitelintézet bankszámlájára történhet (engedményezési szerződés alapján) 23
Finanszírozási módok Szállítói finanszírozás ¾ ¾ ¾
¾ ¾ ¾
az önerő kiegyenlítését szükséges igazolni teljesítésigazolás a beérkezést követő 30 napon belül kerül a támogatás folyósításra (a hiánypótlás idejét nem beleértve) nettó 1 millió forintot meghaladó bizonylatok esetén kifizetés közvetlenül a szállító részére előkészítési költségek és bérjellegű juttatások esetében nem alkalmazható (számla alapú projektmenedzsment költségek nettó 1 m Ft feletti számla esetében lehetséges)
Vegyes finanszírozás ¾
szállítói ÉS utófinanszírozás
24
Köztartozás Kedvezményezett
közbeszerzési eljárással kiválasztott szállító esetében ¾ a pénzügyi teljesítés időpontjában nem lehet 15 napot meghaladó köztartozása Köztartozás esetén a kifizetés felfüggesztésre kerül! (adóigazolás) ¾
a folyósítás feltétele a köztartozásmentesség a pénzügyi teljesítés időpontjában (számla kiegyenlítésének dátuma)
Szállító ¾
25
Számlák, szerződések
Számlával szembeni követelmények ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
ÁFA törvény előírásai szerint kiállított a Kedvezményezett nevére szól projektazonosító és „a … számú projekthez támogatás elszámolására benyújtásra került” felvezetése a számlára hitelesített, másolati példány (eredeti, első példányról) teljesítés igazolása az eredeti számlán cégszerű aláírással összhang a kapcsolódó szerződéssel (teljesítés dátuma, tárgya, vállalkozói díj) 100 000 Ft támogatási igény alatt elegendő a számlaösszesítő kifizetést igazoló dokumentumok hitelesített másolatának benyújtása külföldi számla esetén fő tartalmi elemekről a Kedvezményezett által hitelesített fordítás
26
Számlák, szerződések Szerződéssel szembeni követelmények ¾
¾
¾ ¾
¾ ¾
hatályba lépése nem korábbi, mint a pályázat befogadásának dátuma (kivéve előkészítési költségek) a tevékenység befejezése nem későbbi, mint a projektmegvalósítás dátuma pénzügyi ütemezés összhangja a részteljesítésekkel, részszámlákkal ha a tevékenység nem csak a projekthez kapcsolható, akkor megfelelő arányosítási módszertan szükséges! az esetleges módosítások is benyújtandók! szóbeli megállapodásról szóló nyilatkozat lehetősége 27
Benyújtandó dokumentumok Eredeti példány
¾
¾ ¾
Támogatási szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga (új bankszámla nyitása esetén is) kifizetési kérelem formanyomtatvány összesítő táblázatok (alátámasztó dokumentáció ellenőrzése a helyszínen)
Másolati példány ¾ ¾
„minden más” hitelesítés módja: eredetivel megegyező, aláírási joggal bíró képviselő által hitelesített másolat 28
Benyújtandó dokumentumok Igénybevett szolgáltatások ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
számla vagy számlaösszesítő (a korábban leírt módon) kifizetés igazolása piaci ár igazolása (nettó 1 m Ft felett) szerződés, megrendelő vagy nyilatkozat teljesítés igazolása (beszámoló projektmenedzsment esetében/köteles példány) 29
Benyújtandó dokumentumok Személyi jellegű költségek ¾ ¾
¾
¾
¾
személyi jellegű költségek összesítő táblája kifizetés igazolása (nettó bér + minden munkáltatót terhelő és munkavállalótól levont járulék) munkaszerződés/kinevezés/megbízási szerződés/célfeladat kiírás (első kifizetésnél és változás esetén) munkaköri leírás munkáltató és munkavállaló által aláírva (első kifizetésnél és változás esetén) munkaidő nyilvántartás – munkabér-arányos elszámolás esetén 30
Benyújtandó dokumentumok
Egyéb személyi jellegű (utazási) költségek ¾ ¾
utazási és kiküldetési költségek összesítő táblája kifizetés igazolása
Eszközbeszerzés ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
számla vagy számlaösszesítő (a korábban leírt módon) kifizetés igazolása piaci ár igazolása szállítói szerződés/megrendelő/nyilatkozat/adás-vételi szerződés átadás-átvételi jegyzőkönyv (azonosító számmal, pl. gyári szám) – szoftverek esetében is! szállítólevél devizás számla esetében üzembe helyezési okmányok 31
Benyújtandó dokumentumok Építés, felújítás, bővítés
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾
számla kifizetés igazolása piaci ár igazolása kivitelezői szerződés (része a fizetési ütemezés!) hatósági engedélyek teljesítés igazolása: ¾ 5 millió Ft támogatástartalom alatt vállalkozó nyilatkozata ¾ 5 millió Ft támogatástartalom felett műszaki ellenőri igazolás (akár az eredeti számlán is) építési napló (engedélyköteles beruházásnál) vagy kivitelezői nyilatkozat (nem engedélyköteles beruházásnál) az első kifizetési kérelemhez 32
Benyújtandó dokumentumok Saját teljesítés ¾ ¾
¾
¾
saját teljesítés összesítő táblázat az összesítőben szereplő, számlák, bizonylatok, kimutatások hiteles másolata (a közvetlen önköltség alátámasztására) Igazolás, hogy a saját teljesítésbe bevont eszköz a Kedvezményezett tulajdona nyilatkozat saját teljesítésről 33
Kifizetési kérelem Általános előírások
¾ ¾ ¾
¾ ¾
¾
megvalósítás során legalább egyszer kötelező online számlakitöltő használata, ÉS dokumentáció papír alapú benyújtása (beérkezés dátuma, hitelesség eltérés esetén) cégszerű aláírás, regisztrált mérlegképes könyvelő általi ellenjegyzés támogatási/engedményezési/vállalkozási szerződésben rögzített bankszámlaszám nyilatkozatok hiánytalan kitöltése
34
Kifizetési kérelem Eljárásrendi lépések ¾
¾ ¾ ¾ ¾
benyújtás: a megvalósítás határidejét követő 1 hónap, DE szállítói finanszírozás esetén a megvalósítás határidejét megelőző 60 naptári nap hiánypótlási felszólítás: beérkezéstől számított 30 (szállítói finanszírozás esetén 15) naptári nap egyszeri hiánypótlás lehetősége (30 naptári nap, DE szállítói finanszírozás esetében 15 naptári nap) a határidő lejártát követő 8 nap után a hiánypótlással érintett rész elutasítása utófinanszírozás esetén a kifizetési kérelem beérkezését követő 60, szállítói finanszírozás esetén 30 naptári napon belül kerül a támogatás folyósításra (a hiánypótlás idejét nem beleértve) 35
100 ezer Ft alatti számlák összesítője
36
Leggyakoribb hibák
•
Nem használják az on-line számla kitöltőt Nem nyújtanak be piaci ár igazolására alátámasztó dokumentumot Záró kifizetési kérelemhez nem csatolnak záró Projekt Előrehaladási Jelentést (ZPEJ) Teljesítés igazolás hiányzik Projekt menedzsment költség esetén hiányzik a beszámoló az elvégzett tevékenységről Szerződés vagy nyilatkozatot arról, hogy nem kötöttek szerződést
37
1.
Belső ellenőrzés rendszere
2.
Belső ellenőrzési rendszer szereplői
3.
Belső ellenőrzési rendszer hatásköre
A
belső ellenőrzési rendszer a vezetés, valamint az irányítás szerves része, és szoros kapcsolatban áll a társaság tervezési-, döntési-, információs rendszereivel. A belső ellenőrzési rendszer hatékony működtetése visszahat a társaság irányítási rendszerének megbízhatóságára is.
A
belső ellenőrzési rendszer alapvető célja a hibák megelőzése, a helyes gyakorlat vagy szabályozás kialakítására a vezetők figyelemének a felhívása, és segítségnyújtás a hibák elhárításban. időben jelzést ad a külső és belső környezetben, a feltételrendszerben bekövetkezett, vagy várható változásokról, • javaslatokat dolgoz ki a változások társaságon belüli hatásainak kezelésére, • tájékoztatja a vezetést a szervezet alkalmazkodó képességének alakulásáról. •
Elemei:
•Munkafolyamatba
•Vezetői
épített ellenőrzés
ellenőrzés
•Függetlenített
belső ellenőrzés
•
•
•
Alapvető fontosságú eleme a projekt sikeres végrehajtásának Projektmenedzsmenttől elkülönült szervezeti struktúra Cél: a megvalósítás nyomon követése, az eredmények mérése, esetleges diszfunkciók feltárása
Folyamatos adatgyűjtés annak érdekében, hogy a menedzsment információkhoz jusson egy adott tevékenység előrehaladásával kapcsolatban, és szükség esetén befolyásolhassa menetét. Egy adott fejlesztés pénzügyi és fizikai megvalósításának nyomon követését jelenti; azt vizsgálja, hogy az adott fejlesztés végrehajtása megfelel-e az előre tervezettnek, valamint hogy biztosított-e az előre meghatározott célok elérése.
Monitoring
Ellenőrzés
Értékelés
Tevékenység Cél
Időbeliség A tevékenység végzője szerint A tevékenység jellege A visszacsatolá s módja
Ellenőrzés A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés vizsgálata Folyamatos a programvégrehajtás során
Monitoring A kitűzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata
Folyamatos a programvégrehajtá s során
Értékelés A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában Pontszerű – előzetes, közbenső, utólagos (folyamatos)
Külső vagy belső
Belső
Külső (belső) Független!
Operatív
Operatív
Elemző-tudományos
szankció
Kiigazítás a hatékonyság érdekében
Tanulási folyamat
•
A támogatott projekt mennyire járul hozzá saját és a program céljai teljesüléséhez
•
Fejlesztés megvalósítása sikeres-e
•
Céloknak megfelelően halad-e
•
•
Lehetőség a beavatkozásra (végrehajtás menete) Hatékonyabb felhasználás és végrehajtás!
EUB KTK MB KTK IH
Program monitoring
OP MB OP IH Közreműködő szervezet Végső kedvezményezett
Projekt monitoring
•
•
•
Előrehaladási jelentések (PEJ, ZPEJ és mellékleteik elkészítése, projekt-dokumentáció napi szintű vezetése. Információszolgáltatás és dokumentumokba való betekintés lehetővé tétele helyszíni ellenőrzések alkalmával. Együttműködés a Közreműködő Szervezetekkel a projekt lebonyolításával kapcsolatos javaslataik, iránymutatásaik figyelembevétele.
•
•
•
Az EU támogatásával megvalósuló programok figyelemmel kísérését az e célra létrehozott számítógépes rendszerben kell kezelni. A rendszer fejlesztéséről és üzemeltetéséről a Nemzeti Fejlesztési Hivatal gondoskodik. Az EMIR kizárólagosan jogosult a programok monitoring adatainak gyűjtésére és rendszerezésére.
Köszönöm!
51
