A KÖZGYŰJTEMÉNYI ELLÁTÓ SZERVEZET
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
Az Intézmény vezetője:
Jóváhagyom:
…………………… Bánóczy Lajos főigazgató
…………………………………... Oktatási és Kulturális Minisztérium mint az Alapító képviselője átruházott jogkörében eljárva Arató Gergely államtitkár
Budapest, 2008. december 12. I. AZ INTÉZMÉNY JOGÁLLÁSA, ALAPADATAI
2 1. Az Intézmény jogállása A Közgyűjteményi Ellátó Szervezet (a továbbiakban: Intézmény) kincstári körbe tartozó, teljes jogkörrel rendelkező önállóan gazdálkodó központi költségvetési szerv, amelynek költségvetését az oktatási és kulturális miniszter (a továbbiakban: miniszter) hagyja jóvá. Az Intézmény alapítója a művelődési és közoktatási miniszter, fenntartója és felügyeleti szerve az Oktatási és Kulturális Minisztérium, szakmai felügyeletét az Oktatási és Kulturális Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) fejlesztési és gazdasági szakállamtitkára gyakorolja. 2. Az Intézmény alapadatai Hivatalos megnevezése:
Közgyűjteményi Ellátó Szervezet
Rövidített elnevezése:
KESZ
Alapító:
Művelődési és Közoktatási Miniszter, 1993. január 01-jei hatállyal, a 92.045/92 számú határozat alapján.
Alapítás kelte, száma :
1993. január 01.
Az SZMSZ. alapját képező alapító okirat kelte: 2008. május 29. (ügyiratszám: 11683/2008) Székhelye:
1062 Budapest, Bajza u. 32.
Postacím:
1062 Budapest, Bajza u. 32.
Adószám:
15327590-2-42
TB szám:
33400-6
Törzsszám:
327592
Áht-azonosító
038643
Általános forgalmi adó alanyiságának ténye: az adónak alanya Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla száma: MÁK 10032000-01743575-00000000 Központi telefonszáma:
411-3080
Központi faxszáma:
266-7072
E-mail címe:
[email protected] II. AZ INTÉZMÉNY TEVÉKENYSÉGE
1. Alaptevékenysége Az Intézmény az oktatási és kulturális miniszter (továbbiakban: miniszter) által meghatározott, a Minisztérium felügyelete alatt álló önállóan gazdálkodó költségvetési szervek számára ellátja az Alapító Okirata II/1 pontjában felsorolt gazdasági-, műszaki- és egyéb feladatokat (gesztorálás).
3 A KESZ állami feladatként ellátandó alaptevékenysége az Alapító Okirat II/1. pontja szerint: o
Számvitel, a költségvetés tervezéséhez és végrehajtásához kapcsolódó pénzügyi adatok regisztrálása, pénzellátás, könyvvezetés, analitikus nyilvántartások vezetése, információ szolgáltatás, beszámolás, egységes nyilvántartási rendszerben.
o
Ingatlan üzemeltetés, takarítás, valamint ezzel összefüggő gazdálkodási, adatfeldolgozási (informatikai) és egyéb feladatok ellátása.
o
Anyag- és eszközgazdálkodási feladatok ellátása, beszerzés, raktározás, karbantartás, szállítás, leltározás, selejtezés, vagyonnyilvántartás, gépkocsi üzemeltetés.
o
Informatikai és távközlési beszerzés, karbantartás és fejlesztések, szolgáltatások koordinálása.
o
Tűz-, munka-, baleset-, illetve katasztrófavédelmi oktatás és felügyelet.
o
Jogi képviselet és egyéb jogi jellegű szolgáltatás.
o
Közbeszerzési eljárások lebonyolítása.
o
Pályázatírás, -kezelés.
o
Műtárgyak belföldi és nemzetközi szállításának koordinációja, szervezése, múzeumi logisztikai feladatok.
o
Nyomdai szolgáltatások koordinációja, nyomdai tevékenység
o
Vagyonvédelem, őrzés-védelmi, biztonsági feladatok.
o
Vagyonkezelés, vagyonhasznosítás
o
Pr (public relation) tevékenység és kommunikáció.
o
Foglalkozás-egészségügyi szolgáltatás.
o
Rendezvényszervezés.
o
Minőségfejlesztés.
Az Intézmény működését meghatározó jogszabály: az Államháztartásról szóló, többször módosított1992. évi XXXVIII. tv. (Áht.), az Államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII.30.) számú Kormányrendelet (Ámr), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992 évi XXXII törvény (Kjt), a közalkalmazottak jogállását érintő kérdésekről szóló 30/2000/X.11./ OM rendelet (a továbbiakban: OM rendelet), a számvitelről szóló 2000. év C. tv. (SZt) és annak végrehajtási rendelete, továbbá a közbeszerzésekről szóló 2003. évi 129. tv (Kbt) 1.1. Az intézmény alaptevékenységi köre a TEAOR’08 szerinti megjelöléssel: 18.13 18.20 43.21 43.22 43.29
Nyomdai előkészítő tevékenység Egyéb sokszorosítás Villanyszerelés Víz-, gáz-, fűtés-, légkondicionáló-szerelés Egyéb épületgépészeti szerelés
4 43.32 43.39 43.99 52.10 52.21 52.24 55.20 55.90 58.11 58.12 58.14 58.29 59.11 59.13 59.20 62.01 62.09 63.11 63.99 68.20 68.32 69.10 69.20 71.11 71.12 72.19 72.20 73.11 73.12 74.90 79.11 79.12 80.20 81.10 82.30 82.99 84.11 84.12 85.32 85.52 85.59 86.21 86.22 90.02 90.04 91.01 91.02 91.03 93.29 94.99
Épületasztalos-szerkezet szerelése Egyéb befejező építés m.n.s. Egyéb speciális szaképítés m.n.s. Raktározás, tárolás Szárazföldi szállítást kiegészítő szolgáltatás Rakománykezelés Üdülési, egyéb átmeneti szálláshelyszolgáltatás Egyéb szálláshely-szolgáltatás Könyvkiadás Címtárak, levelezőjegyzékek kiadása Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása Egyéb szoftverkiadás Film-, video-, televízióműsor-gyártás Film-, video- és televízióprogram terjesztése Hangfelvétel készítése, kiadása Számítógépes programozás Egyéb információ-technológiai szolgáltatás Adatfeldolgozás, web-hoszting szolgáltatás M.n.s. egyéb információs szolgáltatás Saját tulajdonú, bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése Ingatlankezelés Jogi tevékenység Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység Építészmérnöki tevékenység Mérnöki tevékenység, műszaki tanácsadás Egyéb természettudományi, műszaki kutatás, fejlesztés Társadalomtudományi, humán kutatás, fejlesztés Reklámügynöki tevékenység Médiareklám M.n.s. egyéb szakmai, tudományos, műszaki tevékenység Utazásközvetítés Utazásszervezés Biztonsági rendszer szolgáltatás Építményüzemeltetés Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése M.n.s. egyéb kiegészítő üzleti szolgáltatás Általános közigazgatás Egészségügy, oktatás, kultúra, egyéb szociális szolgáltatás (kivéve: társadalombiztosítás) igazgatása Szakmai középfokú oktatás Kulturális képzés M.n.s. egyéb oktatás Általános járóbeteg-ellátás Szakorvosi járóbeteg-ellátás Előadó-művészetet kiegészítő tevékenység Művészeti létesítmények működtetése Könyvtári, levéltári tevékenység Múzeumi tevékenység Történelmi hely, építmény, egyéb látványosság működtetése M.n.s. egyéb szórakoztatás, szabadidős tevékenység M.n.s. egyéb közösségi, társadalmi
5 tevékenység
1.1.1 Intézmény tevékenységi körében közvetlenül üzemeltetett létesítmények: Irodaházak:
Budapest, V. Báthory utca 10. Budapest, VI. Bajza utca 32.
Vendégház :
Budapest, XII. Maros utca 16/a.
Orvosi rendelő
Budapest, V. Szalay u. 10-14.
(Foglalkozás-egészségügyi ellátás)
1..1.2 Kincstári Vagyoni Igazgatósággal kötött hatályos vagyonkezelési szerződés alapján az Intézmény vagyonkezelésébe tartozó ingatlanok: (a) Budapest, II. Hímes u. 3. (Templomkert u.2.) (b) Budapest, II. Máriaremetei út 208. (c) Budapest, VI. Lendvay u. 13. (d) Budapest, V. Magyar u. 34. (e) Budapest, XII. Bíró u.3. (f) Sopron, Tulipán köz (Szt. Margit u.2.) Az 1.1.1 és 1.1.2 pontban valamennyi további ingatlan - az orvosi rendelő kivételével - az Intézmény vagyonkezelésében van. Az 1.1.2 pont alatti ingatlanok az OMSZI Intézményfenntartó Kht.. használatában vannak. Az ingatlanok vagyonkezelésére és használatára vonatkozó jogokat és kötelezettségeket a Kincstári Vagyoni Igazgatósággal, illetve 2008. 07- 01-től a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt-vel kötött szerződések szabályozzák. 1.2 Az Intézmény az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából teljes jogkörrel rendelkezik, költségvetése a költségvetési törvényben, a költségvetési törvény OKM XX. fejezeten belül kerül meghatározásra. Feladatait az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvényben, és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletben, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendeletben foglaltaknak megfelelően látja el, valamint a tevékenység forrását elsődlegesen a költségvetési törvény OKM XX. fejezeti költségvetési keretből használja fel. 1.3 Az Intézmény feladatainak szakfeladatok szerinti besorolása: Alapvető szakfeladata:
751779 Szakmai tevékenységet irányító és kisegítő szolgáltatás
Szakágazati besorolása:
8111000 Építmény üzemeltetés
1.4 Az Intézmény költségvetéssel kapcsolatos feladatait a gazdasági igazgató irányítása alatt az Intézmény gazdasági osztálya végzi a 1.2. pontban hivatkozott jogszabályokban foglalt általános előírások és feltételek figyelembe vételével. 1.5 Az Oktatási és Kulturális Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) és az Intézmény (korábban: OMSZI) közötti külön megállapodások szabályozzák az alábbi feladatokat - vendégház üzemeltetése és hasznosítása 1.6 Külön szerződések rögzítik az Intézmény és az általa gesztorált intézmények közötti
6 Együttműködési-, szolgáltatási feltételeket 2. Vállalkozási tevékenysége 2.1 Az Intézmény Alapító Okirata III. pontjában rögzítettek szerint, a szabad kapacitások hasznosítása érdekében költségvetése tervezett összkiadásához viszonyított 30%-os mértékig vállalkozási tevékenységet folytathat, amely nem veszélyeztetheti az alaptevékenységből fakadó kötelezettségei teljesítését. Az Intézmény vállalkozási tevékenységi köre TEÁOR’08 szerinti megjelöléssel: 55. 90 68.32 82.99
Egyéb szálláshely-szolgáltatás Ingatlankezelés M.n.s. egyéb kiegészítő üzleti szolgáltatás
Az Intézmény a vállalkozási tevékenységek köréből a 82.99 TEÁOR’08 tevékenységet nem végzi. 2.2 A vállalkozási feladatok, tevékenységek forrásai: Az Áht 96 § (3) bekezdése alapján a vállalkozásból származó bevételeket és a vállalkozási tevékenységek kiadásait az alaptevékenységtől elkülönítetten kell megtervezni és elszámolni. A vállalkozási tevékenységből származó eredmény az Intézmény által felhasználható részéből vállalkozási tartalékot kell képezni, amely az Ámr (217/1998/XII.31./ Korm.r.) 69 § (2) bekezdésében meghatározottak szerint használható fel. Az Amr 10 § (4) bekezdés d. pontja szerinti vállalkozási tevékenység forrása: 55. 90 68.32 82.99
Egyéb szálláshely-szolgáltatás Ingatlankezelés M.n.s. egyéb kiegészítő üzleti szolgáltatás
Az Intézmény vállalkozási tevékenységével kapcsolatos feladatokat az Ügyfélkapcsolati Igazgató látja el, akinek jogállását, feladatait, jog- és hatáskörét a 3. fejezet 1.4 pontja határozza meg. 3. Az 1.1.2 pontban meghatározott ingatlanok felújítási-, karbantartási feladatait a KESZ az ingatlanok vagyonkezelőjeként látja el. Az Intézmény ellátja a NKÖV Nemzeti Kulturális Örökség Védelmi Közhasznú Társasággal kapcsolatos alapítói jogokat. III. AZ INTÉZMÉNY VEZETŐI ÉS MUNKATÁRSAI 1. Vezetők Magasabb vezető beosztású a főigazgató, a gazdasági igazgató és az ügyfélkapcsolati igazgató. Vezető beosztású: üzemeltetési irodavezető, gazdasági osztályvezető
7 A magasabb vezető beosztásúak megbízására csak pályáztatást követően kerülhet sor. 1.1. A főigazgató 1.1.1. A főigazgató jogállása 1.1.1.1. A főigazgató az Intézmény folyamatos, jogszerű és hatékony működéséért, valamint az Alapító Okirat szerinti feladatok maradéktalan teljesítéséért felelős egyszemélyi vezető. 1.1.1.2.A főigazgató felelős a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az Alapító Okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési-, beszámolási-, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a belső ellenőrzés megszervezéséért és működéséért. Felelős a főigazgató a Folyamatban épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés (FEUVE) rendszer kiépítéséért, működtetéséért, fejlesztéséért, az ellenőrzési nyomvonal elkészítéséért, a kockázatkezelési rendszer működtetéséért (Ámr 145/A.,145/B.,146/C. §-sok). A főigazgató az Intézmény gazdálkodásának folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a FEUVE rendszerét. A főigazgató köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely az SZMSZ mellékletét képezi. A főigazgató köteles elkészíteni az Intézmény ellenőrzési nyomvonalát, amely az Intézmény tervezési-, pénzügyi-, lebonyolítási- és ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatban foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása. A főigazgató köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni és kockázatkezelési rendszert működtetni. 1.1.1.3. Az Intézmény egyszemélyi felelős vezetője a főigazgató. A főigazgatót – aki magasabb vezetői beosztás ellátásával megbízott közalkalmazott – az oktatási és kulturális miniszter bízza meg és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. A főigazgató megbízására pályázat alapján kerül sor. A magasabb vezetői megbízás határozott időre, de legfeljebb öt évre szól. A magasabb vezetői megbízást az oktatási és kulturális miniszter jogosult visszavonni. 1.1.1.4. Felelős az „Üvegzseb” törvényből eredő feladatok végrehajtásáért a költségvetési szervnél. 1.1.1.5. Felelős a számviteli politika főbb irányainak meghatározásáért, elkészítéséért és az elkészült számviteli politika jóváhagyásáért a 249/2000 (XII.24.) Korm. rendelet 8 § (12) előírása szerint, annak jóváhagyásáért , továbbá e rendelet 49 § (5) pont előírása szerint a számlarend összeállításáért, folyamatos karbantartásáért , a naprakész könyvelés helyességéért.
8
1.1.1.6.Felelős az 1995 évi LXVI.tv. 9 § (3) bek. előírása alapján az iratkezelés és irattározás meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, valamint a megfelelő tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftver használatáért. 1.1.1.7. A főigazgató összeférhetetlenségére a Kjt. 41-44. §-ok az irányadók és az OM rendelet 7§ –a irányadók. 1.1.2. A főigazgató feladat- és hatásköre a. Gondoskodik az Intézmény éves költségvetésének és feladattervének, valamint költségvetési és feladat-beszámolójának elkészítéséről, megvitatásáról, elfogadásáról, végrehajtásáról, ellenőrzéséről és szükség szerint módosításáról. b. Az Intézmény költségvetési keretei között gondoskodik a működéséhez szükséges belső személyi és infrastrukturális feltételekről. c. Képviseli az Intézményt harmadik személyekkel szemben; más személyek részére képviseleti jogot adhat a jelen Szervezeti és Működési Szabályzatban (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározottak szerint. A képviseleti jog eseti és állandó átengedéséről nyilvántartást köteles vezetni. d. A gazdasági igazgatóval ellenjegyzésével gyakorolja a kötelezettségvállalási és utalványozási jogot. e. Gondoskodik az OKM Szabályzatban meghatározott, illetőleg a jelen SZMSZ mellékletét képező szabályzatok elkészítéséről, megvitatásáról, elfogadásáról, végrehajtásáról, ellenőrzéséről és szükség szerint módosításáról. f. Felelős a FEUVE megszervezéséért, működtetéséért és továbbfejlesztéséért. Az Ámr 145/A. § szerint kialakítja, működteti és fejleszti a FEUVE rendszert, a 145/B. §-ának megfelelően elkészíti az Intézmény ellenőrzési nyomvonalát, a 145/C. §-a szerint kockázatelemzést végez és a kockázatkezelési rendszert működteti. g. Feladat- és hatáskörében eljárva gyakorolja a kiadmányozási jogot. h. Közvetlen utasítási joggal rendelkezik az Intézmény valamennyi szervezeti egysége, vezetője és beosztott munkatársa irányában. i. A jelen SZMSZ-ben, illetve az Alapító Okiratban meghatározott kivételekkel gyakorolja az Intézmény közalkalmazottai és megbízottai irányában a munkáltatói, illetve megbízói jogokat. E jogok gyakorlását átruházhatja – a 9.2 pontban rögzített alapvető munkáltatói jogok kivételével – más vezető beosztású közalkalmazottaknak. Az átruházott munkáltatói és megbízói jogokat indokolt esetben – az érdekeltek egyidejű értesítése mellett – magához vonhatja, az átruházásról nyilvántartást köteles vezetni. j. Folyamatosan, illetőleg évente teljes körű tájékoztatást nyújt és beszámol a miniszternek és a minisztérium fejlesztési és gazdasági szakállamtitkárnak az Intézmény működéséről. k. Gondoskodik az Intézményt érintő jogszabályi és minisztériumi rendelkezéseknek az érdekeltekkel történő megismertetéséről.
9 l. Gondoskodik az Intézmény érdemi ügyintézését végző közalkalmazottak folyamatos továbbképzéséről. m. A jelen SZMSZ-ben rögzített hatásköröket a főigazgató a jogszabályok adta keretek között bármikor magához vonhatja. n. A főigazgató felelős az Intézményen belüli munka-, tűz-, és katasztrófavédelmi (továbbiakban: tűz- és munkavédelmi) előírások betartásáért, az Intézmény vagyonának megóvásáért. o. A miniszter, illetőleg a fejlesztési és gazdasági szakállamtitkár a főigazgatót és általa az Intézményt, az Alapító Okirattal összhangban további feladatokkal bízhatja meg. p. Ellátja továbbá azon feladatokat, amelyeket a jogszabály a hatáskörébe utal. r. A 2007. szeptember 25-én hatályba lépett, 2007 évi CVI sz., az állami vagyonról szóló törvény rendelkezéseinek megfelelően látja el – meghatalmazás esetén és szerint – az OMSZI Kht. alapítói jogainak gyakorlását. s. Ellátja a szervezeti séma szerint a Főigazgatóhoz tartozó területek közvetlen irányítását: Főigazgatói titkárság Humánpolitikai csoport Belső ellenőr Jogtanácsos (jogi képviselő) 1 2. A gazdasági igazgató 1.2.1. A gazdasági igazgató jogállása 1.2.1.1.A gazdasági igazgató a működéssel összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében a főigazgató helyettese. Feladatait a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. 1.2.1.2.A gazdasági igazgatót – pályázat útján - - határozatlan időre a főigazgató javaslatára a miniszter bízza meg, vonja vissza megbízását (szükség esetén kinevezi és menti fel) és gyakorolja felette a fegyelmi jogkört. A magasabb vezető beosztású gazdasági igazgató felett a további munkáltatói jogokat a főigazgató gyakorolja. 1.2.1.3.Felelős az Ámr-ben meghatározott feladatok jogszabályoknak megfelelő ellátásáért, így a tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat módosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerő-gazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és a saját szervezetére kiterjedő feladatok ellátásáért, valamint a FEUVEi kötelezettséggel és adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és saját szervezetére kiterjedő feladatokért. A kiadási előirányzatokat terhelő fizetési, vagy más teljesítési kötelezettségek vállalásáért, a tartozásállomány nagyságáért. 1.2.1.4.Az Intézmény gazdasági szervezetének (gazdasági osztályának) irányítója. Az irányítása alá tartozó közalkalmazottak felett átruházott munkáltatói jogkört gyakorol (a IV. fejezet 9.3 és 9.4 pontok alkalmazásával). 1.2.2. A gazdasági igazgató feladat- és hatásköre a. Irányítja és ellenőrzi az Intézmény gazdasági szervezetét, a gazdasági osztályt. b. A belső szervezeti egységek gazdasági munkájához iránymutatást ad, ellenőrzi azt.
10 c. Biztosítja a költségvetési tervezéssel és gazdálkodással, a gazdasági ügyvitellel, a bizonylati renddel, a beszámolási kötelezettséggel, a követelésekkel és kötelezettségekkel, a közgazdasági ellenőrző, valamint a döntés előkészítő tevékenységgel kapcsolatos feladatok végrehajtását. d. Gazdasági intézkedéseket hoz, kialakítja a számviteli rendet, kidolgozza a számviteli politikát, és biztosítja annak gyakorlati megvalósulását, kialakítja a gazdasági osztály ügyrendjét, segíti és ellenőrzi a pénzügyi - számviteli munkát, kidolgozza a gazdasági-, pénzügyi-, számviteli szabályzatokat folyamatosan, biztosítja azok összhangját és időszerűségét. e. A kötelezettség vállalása előtt meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a kötelezettségvállalásra a fedezetet. f. Átruházott hatáskörben a főigazgató által írásban rögzített módon gyakorolja a képviseletre, kötelezettségvállalásra és utalványozásra vonatkozó jogköröket, a mindenkori hatályos költségvetési-, gazdálkodási-, kötelezettségvállalási-, utalványozási szabályzat, a gazdasági osztály ügyrendje szerint. g. Az intézmény főigazgatójának kötelezettségvállalását előzetesen ellen jegyzi. h. Felügyeli a Foglalkozás-egészségügyi szolgálat tevékenységét. i. A gesztor feladatok körében irányítja a 8.1.1 és 8.1.2 pontok szerinti tevékenységet. j. Évente köteles a belső kontroll rendszerek témakörében a pénzügyminiszter által Meghatározott továbbképzésen részt venni. A részvételt köteles a költségvetési szerv vezetője felé minden év december 31-ig igazolni. 1.2.2.1. A gazdasági szervezetnél a FEUVE működtetésével, illetve a kötelezettségvállalások nyilvántartásának vezetésével kapcsolatos feladatok: A gazdasági osztály a jogszabályi előírások alapján működteti a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszert, a rendelkezésre álló források szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználása érdekében. Ezen belül biztosítja: •
A pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumait).
•
Az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, ellenjegyzését.
•
A gazdasági események elszámolását (hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás).
A FEUVE keretében ellátja 1. Az Ellenőrzési nyomvonalnak megfelelő munkafolyamatokat, mely tartalmazza a gazdasági részfolyamatokra vonatkozóan: a. b. c. d.
az adott tevékenység tartalmát a feladat ellátás jogszabályi vagy egyéb alapját tevékenységi folyamathoz szükséges dokumentumok felsorolását a feladatellátásért felelős munkakört
11 e. a feladatellátás ellenőrzéséért felelős munkakört f. az ellenőrzés elvégzésének módját. 2. A gazdasági tevékenységre vonatkozó kockázatelemzési-kockázatkezelési feladatokat. 3. Különös figyelmet fordít a kockázatok, szabálytalanságok megelőzésére, a szabálytalanságok eljárási rendjének betartására. 4. A FEUVE rendszer működéséről a főigazgató felé évente beszámol. 1.3 Gazdasági osztályvezető 1.3.1. A gazdasági osztályvezető jogállása 1.3.1.1. A gazdasági osztályvezető a gazdasági osztály működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatokat látja el. A beosztás az OM rendelet 1. sz. melléklet „II. Vezetői beosztások” címszó alatt meghatározott osztályvezető beosztásnak felel meg. 1.3.1.2. Az osztályvezetőt a főigazgató bízza meg, határozatlan időre, illetve vonja vissza a megbízását. Feladatait a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. 1.3.1.3. Az osztályvezető felelős az Intézmény pénzügyi-, számviteli funkciójának zavartalan és biztonságos működéséért, az ezzel kapcsolatos feladatok ellátásáért, illetőleg a számviteli, pénzügyi és vezetői információs rendszer kívánt színvonalú működtetéséért. 1.3.1.4. Közvetlenül irányítja a gazdasági osztályra beosztott közalkalmazottakat, átruházott munkáltatói jogkört gyakorol az osztály közalkalmazottai felett (a IV. fejezet 9.3 és 9.4. pontjának alkalmazásával). 1.3.2. A gazdasági osztályvezető feladat- és hatásköre a. Közvetlenül irányítja és ellenőrzi az Intézmény gazdasági osztályát. b. Biztosítja a költségvetési tervezéssel és gazdálkodással, a gazdasági ügyvitellel, a bizonylati renddel, a beszámolási kötelezettséggel, a követelésekkel és kötelezettségekkel, az adatszolgáltatással a közgazdasági ellenőrző, valamint a döntés előkészítő tevékenységgel kapcsolatos feladatok végrehajtását. c. Gazdasági intézkedéseket javasol, biztosítja a számviteli rend, a számviteli politika érvényesülését, annak gyakorlati megvalósulását, kialakítja a gazdasági osztály munkarendjét, segíti és ellenőrzi a pénzügyi - számviteli munkát, folyamatosan biztosítja azok végrehajtását és az összhangját. d. Vezeti a kötelezettség vállalással kapcsolatos nyilvántartásokat, és figyeli, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet a kötelezettségvállalásra. e. Átruházott hatáskörben a főigazgató által írásban rögzített módon gyakorolja a képviseletre, kötelezettségvállalásra és ellenjegyzésre vonatkozó jogköröket. 1.4 Ügyfélkapcsolati igazgató
12 Az Alapító Okirat IV. 2. pontja értelmében a főigazgató munkáját szakmai igazgatók segítik. A vezető állású ügyfélkapcsolati igazgatót – pályázat útján - határozott időre, legfeljebb 5 évre a Főigazgató bízza meg, vonja vissza megbízását (szükség esetén kinevezi és menti fel), gyakorolja felette a fegyelmi jogkört és a további munkáltatói jogokat. 1.4.1. Ügyfélkapcsolati igazgató jogállása Az ügyfélkapcsolati igazgató a főigazgató általános helyettese. Feladatait a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. Az ügyfélkapcsolati igazgató feladatait a gazdasági igazgatóval és az üzemeltetési irodavezetővel szoros együttműködésben látja el. 1.4.2. Felelős - közérdekű adatok kezeléséért, közzétételéért, - az intézmény PR tevékenységéért, az intézményekkel való kapcsolattartásért, - ügyfélkapcsolati feladatok zavartalan ellátásáért, a problémák kezeléséért, - az ügyfélkapcsolati szervezet kialakításáért, fejlesztéséért működtetéséért, - az Intézmény bérletgazdálkodásáért, - a gesztorált intézményekkel kapcsolatos koordinációs feladatok ellátásáért, - az egyes intézményeket ellátó szolgáltató szervezetek munkájának felügyeletéért, összehangolásáért, - az ellátó és szolgáltató szervezetekkel valamint külső partnerekkel kapcsolatos munkafolyamatok hatékony, eredményes megszervezéséért, - protokoll, rendezvényszervező tevékenységért. 1.4.3. Feladatai - Gesztorált intézményekkel kapcsolatos feladat-ellátás koordinálása, ellenőrzése. - Bérletgazdálkodás, ezzel összefüggésben a vendégház, irodaházak szolgáltatásainak szakmai irányítása. A Bérletgazdálkodási részleg az Ügyfélkapcsolati igazgató közvetlen felügyelete alatt álló szervezeti egység. (A vendégház, az irodaházak /Báthory u., 10. és Bajza u. 32./ bérleti szerződéseivel kapcsolatos intézkedések végrehajtása az 1.4.4.1 pont szerint történik.) - A KESZ által nyújtott szolgáltatások irányítása, koordinálása, szakmai fejlesztése. - A nyújtott szolgáltatások minőségének, hatékonyságának biztosítása, a minőség folyamatos ellenőrzése, a felmerült problémák elemzése, kezelése. - Az ellátási és szolgáltatási szakmai területekkel szemben támasztott mennyiségi és minőségi követelmények érvényre juttatása. - Elősegíteni a szolgáltatások integrálását, standardszolgáltatások, normák kialakítását. - A KESZ-hez tartozó intézmények működéséhez szükséges informatikai, műszaki és elhelyezési feltételek biztosítása, az ehhez kapcsolódó gazdasági, valamint a
13 vagyongazdálkodás körébe tartozó egyes feladatok ellátása. - A napi működéshez szükséges alapinformatikai és telekommunikációs eszközök, és szolgáltatások biztosítása. - A jogszabályokban előírt védelmi, személyi biztonsági és objektum védelmi feladatokról való gondoskodás. - Koordináció, operatív együttműködés az NKÖV Kht.. és az OMSZI Kht.. vezetőivel. - Operatív kapcsolattartás az OKM illetékes főosztályaival, a közgyűjteményi intézmények vezetőivel. - Ellátni mindazon feladatokat, amelyeket jogszabály, illetőleg a főigazgató hatáskörébe utal. Részvétel a jövőbeni /2009.01.01utáni/ működés kialakításában, a feladatok integrálásában. -
- Feladatait a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. - Közreműködik a szakterületét érintő belső szabályzatok, utasítások előkészítésében. - Rendszeresen tájékoztatót kér az egyes szakmai területek vezetőitől. - Főigazgatónak rendszeresen beszámol szakmai területe tevékenységéről, a végzett munka értékeléséről. 1.4.4. Jog- és hatásköre a.) Utasítási joga van az alárendelt egységek közalkalmazottai felé. b.) Átruházott hatáskörben a főigazgató által írásban rögzített módon gyakorolja a képviseletre, kötelezettségvállalásra és utalványozásra vonatkozó jogköröket. c.) Közvetlen irányítása alá tartozik - a Bérletgazdálkodási részleg és - a gesztorált intézményekkel kapcsolatos feladatellátás koordinálása, ellenőrzése. 1.4.4.1. Bérletgazdálkodási részleg Felelős a vendégházak működéséért, a szabad kapacitás hasznosításáért, a BáthoryBajza utcai irodaház irodai és egyéb területeinek bérbeadásáért, bérleti díjak beszedéséért. (a) Biztosítja a vendégházak rendeltetésszerű működtetését, előkészíti a szerződéseket. (b) Biztosítja az előzetes igényeknek megfelelően a szálláshelyet – a vendégház esetében elsősorban az OKM által kijelölt személyek részére – illetve amennyiben az Oktatási és Kulturális Minisztérium a férőhelyet nem kívánja 30 napon belül igénybe venni, az üres férőhelyeket hasznosítja. (c) Kidolgozza a vendégházak belső szervezetét, működési szabályait, és a házirendet, amelyet a főigazgató hagy jóvá.
14 A részleg feladatai: (a)Végzi a feladat ellátásához kapcsolódó nyilvántartási, elszámolási-, gazdasági- és egyéb adminisztrációs tevékenységeket. (b) Feladata az irodaházak (Báthory u. 10. szám és a Bajza u. 32. ) irodai és egyéb területek gazdaságos bérbeadása, a rezsiköltségek és a bérleti díjak beszedése, a bérlői igények elvárt szinten történő kielégítése, lakókkal kapcsolattartás. (c).Értékesíti az OKM és intézményei részére az előzetesen bejelentett igényeknek megfelelően a vendégházak lakásait, hasznosítja a szabad kapacitást. 1.4.4.2.Gesztorált intézményekkel kapcsolatos feladatellátás koordinálása, ellenőrzése Koordinációs részleg A koordinációs részleg ellátja az OKM által kijelölt intézmények (továbbiakban: közgyűjtemény) tekintetében teljesítendő feladatok koordinálását, szervezését és a teljesítés ellenőrzését. A feladatok teljesítése saját hatáskörben vagy pályáztatás (versenyeztetés) alapján megbízott alvállalkozók közreműködésével történhet. (Megjegyzés: A teljes gesztorált közgyűjteményi intézményi kör felállásával egyidejűleg állna fel ez a terület, kifejezetten koordinációs és ellenőrzési feladatokat, a szakmai feladatokat (számvitel, pénzügyi feladatok, illetmény ügyek) a szakmai területek látják el, vagy vállalkozói szerződések alapján más szervek). 1.5 Az üzemeltetési irodavezető 1.5.1. Az üzemeltetési irodavezető jogállása 1.5.1.1. Az Intézményhez tartozó ingatlanok üzemeltetésének, valamint karbantartásának, felújításának és beruházásának irányítását az üzemeltetési irodavezető látja el. Ezen felül irányítja a műszaki-vagyonvédelmi részleg, a bérletgazdálkodási részleg feladatából eredő tevékenységet is. Ide tartozik a gesztor tevékenység koordinálása is. 1.5.1.2. Az irodavezetőt a főigazgató bízza meg, vonja vissza a megbízatást, és gyakorolja felette a munkáltatói jogkört. Feladatait a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. 1.5.1.3. Az irodavezető a Kjt. hatálya alá tartozó vezető beosztású közalkalmazott, amely az OM rendelet 1. sz. melléklet „II. Vezetői beosztások” címszó alatt meghatározott beosztásnak felel meg. 1.5.1.4. Az irodavezetői beosztás ellátására pályázatot kell kiírni, a vezetői beosztás ellátásával történő megbízás határozott időre, legfeljebb 5 évre szól. 1.5.1.5. Felelős az Intézmény kezelésében, üzemeltetésében lévő irodaházak (Báthory u. 10. és Bajza u. 32. szám alatti ingatlan), továbbá a vendégházak és egyéb ingatlanok, műszaki berendezések állapotának naprakész ismeretéért, rendeltetésszerű működéséért, a műszaki fejlesztési, beruházási, karbantartási tervének elkészítésért, valamint azok előkészítéséért és végrehajtásáért, továbbá a műszaki-vagyonvédelmi részleg, a bérletgazdálkodási részlegtevékenységének irányításáért. Ide tartozik a gesztorált intézmények műszaki feladatellátásának koordinálása is.
15 Ellátja az OMSZI Kht. használatába utalt ingatlanok műszaki fenntartási feladatainak irányítását is. 1.5.1.6. Felelős az KESZ -nél a környezetvédelmi feladatok ellátásáért. 1.5.1.7. Az irodavezető 1.5.1.5. bekezdésben szereplő feladatokat a főigazgató által meghatározott módon és mértékben átruházhatja az adott szakmai ügyintézőkre. 1.5.2. Az üzemeltetési irodavezető feladat- és hatásköre Szakmai területek: Intézmény – és ingatlan üzemeltetés Műszaki – vagyonvédelmi részleg Feladatkörében különösen: a. Irányítja, ellenőrzi és beszámoltatja a közvetlenül hozzátartozó szervezeti egységeket és személyeket, koordinálja a szervezeti egységek közötti munkamegosztást, feladatkörébe tartozó kérdések megoldására előterjesztéseket, továbbá az egységes végrehajtás érdekében szükséges iránymutatásokat, javaslatokat, szakmai tervezeteket készít. b. A szakmai területét érintő költségvetési előirányzat felhasználására javaslatot tesz. c. Részt vesz a közbeszerzési törvény előírásai szerinti pályázatok kiírásában és értékelésében. d. Megtervezi, előkészíti a szükséges beruházási, felújítási és karbantartási munkákat és a végrehajtás során betartatja a tűz- és munkavédelemre vonatkozó, valamint egyéb hatósági előírásokat. Szükség esetén biztosítja a műszaki ellenőrzést. e. A tervtárolás és nyilvántartási feladatok elvégzése, a szükséges szabályzatok kidolgozása. f. Részt vesz a Minisztérium által szervezett tárgyalásokon, tervismertetéseken, műszaki átadás –átvételi, üzembe helyezési eljárásokon, ahol a szükséges nyilatkozatokat megteszi. g. Részt vesz a műszaki-vagyonvédelmi részleg munkájának irányításában. 1.5.3. Az üzemeltetési iroda vezetője kötelezettségvállalási és utalványozási jogot –a kötelezettségvállalási szabályzatban meghatározottak szerint – a gazdasági igazgató ellenjegyzésével gyakorolja. 1.6 A műszaki-vagyonvédelmi részleg (közvetlen vezetője az üzemeltetési iroda vezetője) 1.6.1. Az Intézmény üzemeltetési és szolgáltatási tevékenységét végző műszakivagyonvédelmi részleg közvetlen irányítását az iroda vezetője látja el. 1.6.2. A részleg felelős az Intézmény kezelésében, üzemeltetésében, az irodaházak (Báthory u. 10. és Bajza u. 32. ), vendégházak, egyéb ingatlanok karbantartásáért. Felelős továbbá a munka-és tűzvédelmi munkatárs munkájának irányításáért. 1.6.3. A műszaki-vagyonvédelmi részleg feladat- és hatásköre a. Kialakítja a műszaki-vagyonvédelmi részleg működési rendjét, irányítja és ellenőrzi a hozzá beosztottak tevékenységét.
16 b. Gondoskodik a tárgyi eszközök, gépek, berendezések műszaki állapotának folyamatos megőrzéséről, tervszerű karbantartásáról és felújításáról, javításáról, működteti az intézmény infrastruktúráját. c. Betartja és betartatja a tűz- és munkavédelmi, valamint egyéb hatósági előírásokat. d. Elvégzi és elvégezteti a meghatározott feladatokat (megrendelések, munkalapok, feljegyzések, szóbeli igénylések stb. alapján), ellenőrzi és igazolja a megrendelt munka elvégzését, a számla kiállítását. Gondoskodik a beszerzett anyagok gazdálkodásáról szükség szerinti raktározásáról, ellenőrzi az anyagmozgások (ki- és bevételezések) szabályosságát, felel a leltárak valódiságáért. e. Javaslatot tesz a biztonság fokozására és a működés hatékonyságának javítására. f. Azonnali intézkedéséket tesz rendbontás, vétkes mulasztás, bűncselekmény gyanúja, rendkívüli esemény észlelése esetén és azokat haladéktalanul jelenti az illetékes vezetőnek, valamint a főigazgatónak. g. Megszervezi és ellenőrzi a portaszolgálat ellátását, közvetlenül irányítja a beosztottakat, valamint ellenőrzi a tűz- és munkavédelemmel foglalkozó munkatárs tevékenységét. 1.7 Belső ellenőr 1.7.1.Belső ellenőr jogállása 1.7.1.1. A belső ellenőrt a főigazgató bízza meg határozatlan időre, az Oktatási és Kulturális Minisztérium Ellenőrzési Főosztálya véleményének kikérése után. A belső ellenőr közvetlenül a főigazgató irányítása mellett látja el feladatát, részmunkaidős közalkalmazott. 1.7.1.2. A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 162/2005.. (VIII.16.) Korm. Rendelettel módosított 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet (továbbiakban: Rendelet) 2.n. pontja szerint amennyiben a költségvetési szervnél 1 fő látja el a belső ellenőrzést, aki elvégzi a Rendelet 12 §-ban foglalt –belső ellenőrzési vezetői tevékenységeket. 1.7.1.3. Felelős a belső ellenőrzési funkció szabályos működéséért és a számára meghatározott feladatok végrehajtásáért, a vonatkozó jogszabályokban és belső szabályzatokban foglalt előírások szerint. 1.7.2. A belső ellenőr feladat- és hatásköre a. Végzi a belső ellenőrzési tevékenységet az erőforrások felhasználása, a belső tartalékok feltárása, a tervszerűség, szervezettség és a törvényesség érvényesülése terén. b. Segíti a vezetői ellenőrzés és a munkafolyamatba épített ellenőrzés működését, a hibák kiküszöbölése, és az eredményesség lehetséges növelése érdekében. c. Elkészíti az éves belső ellenőrzési tervet, jóváhagyásra előterjeszti és az ellenőrzési terv alapján végrehajtja az Intézmény belső ellenőrzését. Összegezi a tapasztalatait, a vizsgálati jelentésekben foglaltakat figyelembe véve javaslatokat fogalmaz meg a szükséges intézkedések megtétele érdekében. d. Vizsgálja a fejlesztések megvalósulását, gazdaságosságát, a szerződéses és a pénzügyi fegyelem érvényesülését, a jogszabályok, az Intézmény munkafolyamatait szabályozó
17 ügyrendek betartását, az éves beszámolóhoz kapcsolódó leltározási és egyéb zárlati munkálatok helyességét. e. A belső ellenőr tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató és kézikönyv alapján, valamint a főigazgató által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi. 1. 8 A helyettesítés rendje 1.8.1. Az Intézmény főigazgatóját, annak távolléte vagy akadályoztatása esetén az ügyfélkapcsolati igazgató helyettesíti. Az ügyfélkapcsolati igazgatót a gazdasági igazgató helyettesíti. A helyettesítő munkatársat mindazok a jogosítványok megilletik, és kötelezettségek terhelik, amelyeket az őt helyettesítéssel megbízó vezető munkatárs nem tart kizárólagos hatáskörében és amelyekre vonatkozóan helyettesítési jogosultsága nem korlátozott. 1.8.2. Az ügyfélkapcsolati igazgató, a gazdasági igazgató és az irodavezető átmeneti vagy tartós akadályoztatása esetén a főigazgató haladéktalanul köteles gondoskodni a helyettesítésükről, egymást automatikusan nem helyettesíthetik. A főigazgató és a gazdasági igazgató együttes tartós akadályoztatása esetén a helyettesítőt az OKM – a szakmai felügyeletet ellátó fejlesztési és gazdasági szakállamtitkár - jelöli ki. 1.8.3. Az esetleges hatásköri korlátozásokat – kötelezettségvállalási-, utalványozási kérdésekben, nagyobb értékű munkák megrendeléskor, és a munkáltatói jogok gyakorlásában - a vezetői feladatok átadásakor, az átadónak írásban kell meghatároznia. 2. Beosztott munkatársak 2.1. Az Intézmény alkalmazottai a Kjt. hatálya alá tartozó közalkalmazottak. 2.2. Feladataikat a szervezeti egység vezetője által elkészített munkaköri leírások tartalmazzák. Az abban foglaltakat felelősségteljesen és önállóan kell végrehajtaniuk, az ügyintézés és egyéb munkavégzés során egyaránt. Elő kell segíteniük az Intézmény eredményes működését, és részt kell vállalniuk - a jelen szabályzatban és a munkaköri leírásban meghatározott módon – a tevékenységi körüket érintő döntések meghozatalában. 2.3. Felelősek a munkakörükbe tartozó tevékenységek végrehajtásáért, a vezetők által meghatározott feladatok határidőre történő, pontos végrehajtásáért, amelyekről kötelesek a vezetőiknek beszámolni. 2.4 Ismerniük kell a rájuk vonatkozó mértékben a feladataik végrehajtásához kapcsolódó jogszabályokat és belső utasításokat. 2.5. Az Intézménnyel szerződéses jogviszonyban álló foglalkoztatottakra a szerződésben meghatározottak az irányadók azzal, hogy a szerződésen túl, az Intézmény főállásban foglalkoztatott munkatársaira vonatkozó szabályozás is megfelelően alkalmazandó. IV.
18 AZ INTÉZMÉNY SZERVEZETE 1. Az Intézmény felépítése 1.1. Az Intézmény felépítésének szervezeti ábráját a jelen SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza. 1.2. Az Intézmény különböző egységei feladataikat elkülönült szervezeti formában, határozatlan időre kinevezett felelős vezető irányítása alatt látják el. 1.3. Az Intézmény szervezeti egységei a korábbiakban a funkcionális feladataikhoz illeszthető, vagy azt kifejező elnevezéseket kaptak, amelyhez csoport, osztály, szolgálat, vendégház, részleg megnevezés kapcsolódhat. Az összefoglaló együttes elnevezésük a továbbiakban: egység. 2. A főigazgatói titkárság 2.1. A főigazgatói titkárság (a továbbiakban: Titkárság) a főigazgató munkáját közvetlenül segítő, a főigazgató közvetlen felügyelete alatt álló szervezeti egység. 2.1.1. A Titkárság feladatai a. A titkárság ezen belül a titkárnő biztosítja a főigazgató munkájához szükséges adminisztratív és technikai jellegű feltételeket, gondoskodik a vezetői ülések megszervezéséről, a vezetői ülések emlékeztetőinek elkészítéséről, a programok nyilvántartásáról, a vezetői levelezés lebonyolításáról, a beérkező posta és ügyiratok iktatásáról, és tárolásáról, az irodatechnikai eszközök kezeléséről, ellátja az érkező vendégek és tárgyaló partnerek fogadásával kapcsolatos tevékenységet. b. Figyelemmel kíséri a beérkező előterjesztéseket, ügyiratokat, és a kiadott feladatok végrehajtása határidejét. c.
Titkárság állományába tartozó közalkalmazott végzi a szakterületének megfelelően a munkaköri leírásban meghatározott feladatokat.
2.1.2. A Titkárság állományába tartozó közalkalmazott közvetlenül a főigazgató irányítása és felügyelete mellett végzi tevékenységét. 2.2 Az intézmény jogi képviselete A főigazgatóhoz tartozó közvetlen területhez tartozik a jogtanácsos. A jogtanácsos a hatályos jogi szabályoknak megfelelően közalkalmazotti jogviszonyban, vagy megbízásos jogviszonyban látja el. Jogi iroda (az Intézmény által gesztrorált kör kialakulása esetén jogi képviseleti iroda felállítása) 3. Humánpolitikai csoport 3.1 A Humánpolitikai csoport a főigazgató közvetlen felügyelete alatt álló szervezeti egység. A Humánpolitikai csoport munkatársai: humánerőforrás –gazdálkodó munkaügyi előadó
19
3.2 Humánpolitikai csoport felelős a vonatkozó jogszabályokban és belső szabályzatokban foglalt előírások betartásáért, a munkaügyi, bér- és társadalombiztosítási ügyek intézéséért, a munkaerő gazdálkodásért. 3.3 A Humánpolitikai csoport 3.3.1 Humánpolitikai csoport feladatai és hatásköre a.
A csoport közvetlenül elvégzi a munkaügyi-, bér és társadalombiztosítással kapcsolatos feladatokat. b. Feladata a munkaerő tervezése, a felvételek és elbocsátások előkészítése, lebonyolítása, a képzések, továbbképzések lehetőségének felkutatása. c. Feladata a bérgazdálkodás és az ösztönzési rendszer kialakítása, betartása, valamint az egyéb szociális jellegű kifizetések megtervezése, előkészítése és végrehajtása. d. A költségvetési tervezéshez adatszolgáltatást biztosít a gazdasági osztály részére. e. Személyügyi nyilvántartások elkészítése, elkészíttetése.
biztosítása,
a
szükséges
statisztikai
jelentések
f. Kapcsolatot tart az érdekképviseleti szervekkel. g.
Munkaüggyel kapcsolatos egyéb vitás ügyek tisztázásában közreműködik. 4. A gazdasági osztály
4.1. Az Intézmény, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, saját gazdasági szervezeti egységgel (gazdasági osztállyal) az Amr-ben foglaltak szerint oldja meg a tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerő-gazdálkodással, a készpénz kezelésével, a könyvvezetéssel és a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat. A gazdasági osztály ügyrendet készít. 4.2. A gazdasági osztály közvetlenül az osztályvezető irányítása alá tartozik. 4.3. A gazdasági osztály felelős az Intézmény egészét illetően a gazdálkodási és a pénzügyi folyamatok szabályos viteléért, a pénzügyi, beszámolási és a tervezési feladatok végrehajtásáért. 4.4. A gazdasági osztály feladatai a. Biztosítja az Intézmény költségvetési tervezésének előkészítésével, a pénzgazdálkodással kapcsolatos feladatok folyamatos intézését. b. Elkészíti az éves költségvetést, folyamatosan figyelemmel kíséri és karbantartja az előirányzatok változásait. c. Teljesíti az adatszolgáltatási kötelezettségeket, elkészíti a negyedévenkénti időszaki mérleg-jelentést, féléves és éves mérlegbeszámolót. d. Működteti a vezetői döntéseket megalapozó, az ellenőrzést biztosító információs rendszert;
20 e. Teljesíti a költségvetéssel szembeni kötelezettségeket, intézi az adóbevallási, adó befizetési, visszaigénylési ügyeket. f. Működteti a házi pénztárat, gondoskodik a megfelelő mennyiségű készpénz ellátmányról, a megfelelő nyilvántartás és elszámoltatás biztosítása mellett a készpénz-elszámolási előlegek kiadásáról. g. Gondoskodik a gazdasági területen működő különböző számítógépes programok folyamatos aktualizálásáról. h. Nyilvántartja az Intézmény pénzeszközeit, ezen belül az ún. „pályázati” és „címzett” pénzeszközöket. i. Részt vesz szakmai területtel közösen az Intézményhez rendelt létesítmények beruházási, felújítási, karbantartási tervei pénzügyi részének kidolgozásában. j. Folyamatosan kapcsolatot tart az OKM főosztályaival, kiemelten a fejlesztési és gazdasági szakállamtitkár felügyelete alá tartozó Költségvetési és Közgazdasági Főosztállyal, a Beruházási Főosztállyal, a Gazdálkodási Főosztállyal, és a Magyar Államkincstár (MÁK), valamint a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt. különböző szervezeti egységeivel a kötelező adatszolgáltatások, egyeztetések teljesítése területén.
4.5. A gazdasági osztály munkatársai 4.5.1. Az ügyviteli alkalmazott tevékenységét a gazdasági igazgató irányítja. 4.5.2. A számviteli terület szakfeladatait a főkönyvelő, könyvelők, analitikus könyvelők és eszközgazdálkodók végzik. 4.5.3. A pénzüggyel és a pénzforgalommal kapcsolatos feladatokat a pénzügyi előadók látják el. 4.5.4. A számítógépes rendszer működésének felügyelete az informatikus feladata. 4.5.5.Az osztály beosztott közalkalmazottaival szemben támasztott szakmai (kötelezettségvállalással, utalványozással, pénzkezeléssel, ellenőrzéssel kapcsolatos) követelményeket és felelősségüket, a vonatkozó jogszabályi előírások és belső szabályzatok határozzák meg. 4.6 . Foglalkozás-egészségügyi szolgálat 4.6.1 A Foglalkozás-egészségügyi szolgálat közvetlenül a gazdasági igazgató irányítása alá tartozik. 4.6.2 A Foglalkozás-egészségügyi szolgálat feladata Végzi a foglalkozás-egészségügyi szolgálatról szóló 89/1995. (VII. 14.) Korm. rendeletben, illetve foglalkozás-egészségügyi szolgáltatásról szóló 27/1995. (VII. 25.) NM rendeletbe meghatározott feltételek szerint az alap-szolgáltatást, amelyet szakorvos vállalkozóval kötött szerződés keretében a szakorvosi szolgálat lát el. 4.6.3
A KESZ ellátja az ÁNTSZ működési engedélyében és a vonatkozó jogszabályokban foglaltak szerinti fenntartói feladatokat. Végzi a szolgálat ellátásához kapcsolódó nyilvántartási, elszámolási és egyéb adminisztrációs feladatokat.
21 A foglalkozás-egészségügyi ellátás a Oktatási és Kulturális Minisztérium székházában, a Budapest V. Szalay u. 10/14 alatti épületben ÁNTSZ engedéllyel működő orvosi rendelőben történik. 5. Üzemeltetési iroda 5.1. Az üzemeltetési iroda az Intézmény Alapító Okiratában foglalt alaptevékenységként meghatározott feladatokat hajtja végre, az Irodavezető irányítása mellett.. 6. Műszaki-vagyonvédelmi részleg 6.1. A műszaki-vagyonvédelmi részleg az üzemeltetési irodavezető közvetlen felügyelete alatt álló szervezeti egység. 6.2. A műszaki-vagyonvédelmi részleg feladata a. Gondoskodik a tárgyi eszközök, gépek, berendezések műszaki állapotának folyamatos megőrzéséről, tervszerű karbantartásáról és felújításáról. b. Kezeli a fűtő- és melegvíz termelő berendezéseket, a hidrofor berendezéseket (használati hidegvíz, nyomásfokozó berendezés, tüzi vízhálózat). c. Elvégzi felújított, javított gépek, berendezések, létesítmények üzembe helyezését. d. Elvégzi az elektromos hálózatokon a szerelői ellenőrzéseket, a hibaelhárítást, ciklikus karbantartást, izzók, fénycsövek, biztosítékok cseréjét. e. Elvégzi a kisebb épületasztalos, bútorasztalos, padlóburkoló, lakatos és üvegezési munkákat. f. Rendbontás, vétkes mulasztás, bűncselekmény gyanúja, rendkívüli esemény észlelése esetén azonnali intézkedések megtétele, és azok jelentése az illetékes vezetőnek és a főigazgatónak. g. Az egyes ügyek kivizsgálására adott főigazgatói utasítások végrehajtása, a vizsgálatról jelentés készítése. h. Együttműködés az Intézmény által üzemeltetett ingatlanokban lévő szervezetekkel a zavarok megelőzése és elhárítása, illetőleg felszámolása érdekében. i. Éves munka- és tűzvédelmi intézkedési terv készítése, és ennek végrehajtásáról beszámolás. j. Az Intézmény saját kezelésében lévő ingatlanjai, valamint a Minisztériummal kötött megállapodásban rögzített ingatlanok esetében a megállapodásban szereplő munkavédelmi és a tűzrendészeti feladatok ellátása, és erről évenként (illetve szükség szerint) jelentéstétel a főigazgatónak, az érvényes jogszabályok által előírt rendszerességgel munka és tűzvédelmi bejárást tart. k. Végzi a feladata ellátásához kapcsolódó nyilvántartási, elszámolási és egyéb adminisztrációs tevékenységeket. l. Egyéb műszaki szolgáltatások elvégzése és felújítási munkáknál közreműködés. 7. Koordinációs részleg
22 7.1. A koordinációs részleg ellátja az Ügyfélkapcsolati Igazgató közvetlen felügyelete alatt az OKM által kijelölt intézmények (továbbiakban:közgyűjtemény) tekintetében teljesítendő feladatok koordinálását, szervezését és a teljesítés ellenőrzését. A feladatok teljesítése saját hatáskörben vagy pályáztatás (versenyeztetés) alapján megbízott alvállalkozók közreműködésével történhet. 8. Gesztor feladatok ellátásának rendje A gesztori feladatok ellátásának koordinálását, ellenőrzését az Ügyfélkapcsolati Igazgató látja el. A KESZ alaptevékenységébe tartozó, az OKM által kijelölt közgyűjteményi intézmények gesztorálási feladatkörébe tartozó pénzügyi-gazdasági- és bérszámfejtési feladatok teljesítését és ellenőrzését a KESZ a gazdasági osztálya és humánpolitikai csoportja útján látja el, elláthatja továbbá vállalkozási szerződések keretében is.
8.1. A feladatok különösen: 8.1.1 A pénzügyi-gazdasági ügyvitel keretében a KESZ ellátja a közgyűjtemény részére: A pénzügyi-gazdasági, valamint bérszámfejtési feladatok a gazdasági igazgató irányítása alá tartoznak (8.1.1 és 8.1.2 alatti feladatok) a) A KESZ által üzemeltetett pénzügyi-számviteli számítógépes rendszer alkalmazásával elkészíti és továbbítja az átutalási megbízásokat a Magyar Államkincstár, illetve más jogosultak felé a közgyűjtemény vezetője adatszolgáltatása alapján, a bizonylatokat a közgyűjtemény vezetője írja alá, Az ellenjegyzői és érvényesítői feladatkört a KESZ kijelölt munkatársai végzik. b) Negyedévente elkészíti az előirányzat-felhasználási tervet. c) Végzi a saját hatáskörű előirányzat-módosításokat. d) A pénzügyi és számviteli rendszer keretében végzi a kötelezettségvállalás nyilvántartást. e) A külföldi kiküldetéshez szükséges deviza pénzforgalom a KESZ forintfedezeti számláján bonyolódik. A kiküldetési előleg elszámolását követően a forintfedezetet a közgyűjtemény átutalja a KESZ számlájára. f) Főkönyvi és analitikus könyvelést vezet; ennek keretében szükség szerint, de legalább negyedévente a közgyűjtemény pénzforgalmáról pénzforgalmi kivonatot, illetve a kiadásokról részletes főkönyvi kivonatot készít, és megküldi azokat a közgyűjtemény főigazgatója részére. g) Szükség szerint gondoskodik az ÁFA nyilvántartásáról, bevallásáról és az adóhatósággal történő elszámolásról. Elvégzi a munkaadót terhelő járulékok bevallását és az adóhatósággal történő elszámolásokat a mindenkor hatályos jogszabályoknak megfelelően. Gondoskodik a magán- és az önkéntes nyugdíjpénztári befizetések átutalásáról.
23 h) Statisztikai és kötelező adatszolgáltatási feladatokat lát el. i) Elkülönített analitikus nyilvántartást vezet az eszközállomány mozgásáról, és a hatályos jogszabályok szerint elszámolja az értékcsökkenést; részt vesz a közgyűjtemény által megszervezett és lebonyolított leltárfelvételi és értékelési munkában. j) A közgyűjtemény rendelkezése alapján elkészíti az éves elemi költségvetést, valamint elkészíti a negyedéves mérlegjelentést, a féléves és az éves számszaki költségvetési beszámolót a kapcsolódó adatszolgáltatásokkal együtt. k) Elkülönítetten kezeli a pénzügyi és számviteli bizonylatokat, elszámolásokat. l) A hiányos vagy hibás bizonylatokat 3 munkanapon belül visszaküldi a közgyűjtemény főigazgatójának, egyben felhívja figyelmét a hiányok pótlására. 8.1.2. Az illetmény-számfejtési ügyvitel keretében a KESZ a. Elkészíti a közgyűjtemény munkatársai havi rendszeres, nem rendszeres és eseti járandóságainak számfejtését a közgyűjtemény által átadott dokumentumoknak megfelelően. b. A nettó járandóságok átutalásához, ill. kifizetéséhez szükséges bizonylatokat elkészíti, és átadja azokat az utalványozási jogkörrel rendelkezőnek. A hatályos jogszabályoknak megfelelően gondoskodik az illetmény, - és egyéb személyi juttatások számfejtésével kapcsolatos – a munkavállalókat, a munkáltatót e előkészíti a kifizetéseket, elszámolásokat a táppénz-hozzájárulás megállapítása mellett, eleget tesz a havi és eseti társadalombiztosítási statisztikai adatszolgáltatási kötelezettségeknek, fc) vezeti az előírt nyomtatványokat, fd) elkészíti a társadalombiztosítással kapcsolatos jelentéseket, igazolásokat. c. Illetékességi területét érintően statisztikai és egyéb kötelező adatszolgáltatási feladatokat lát el. d. A munkatársak közalkalmazotti jogviszonyának megszűnése esetén a jogszabályoknak megfelelő formában és tartalommal előkészíti a szükséges igazolásokat. 8.1.3. Az alábbi feladatok ellátása a vagyonkezelési, üzemeltetési iroda feladatkörében tartozik: Az igazgatási ügyvitel és egyéb szolgáltatások tekintetében további feladatok: - anyag- és eszközgazdálkodási feladatok ellátása, beszerzés, raktározás, karbantartás, szállítás, leltározás, selejtezés, vagyonnyilvántartás, gépkocsi üzemeltetés, - informatikai beszerzés, karbantartás és fejlesztések koordinálása, - tűz-,munka- baleset-, illetve katasztrófavédelmi oktatás és felügyelet, - jogi képviselet és egyéb jogi jellegű szolgáltatás, - közbeszerzési eljárások lebonyolítása, - pályázatírás, -kezelés, - műtárgyak belföldi és nemzetközi szállításának koordinációja, szervezése, múzeumi logisztikai feladatok, - nyomdai szolgáltatások koordinációja, - vagyonvédelem, őrzés-védelmi, biztonsági feladatok
24 A KESZ, az általa nyújtott szolgáltatássokkal kapcsolatosan felmerülő bármely kérdés esetén köteles maradéktalan felvilágosítást adni a közgyűjtemény részére, továbbá köteles – a jelen megállapodásban foglaltak végrehajtása során - a hatályos jogszabályi rendelkezések maradéktalan betartása mellett - a közgyűjtemény gazdasági érdekeit képviselni. 9. A munkáltatói jogok gyakorlása 9.1. Az Intézmény alkalmazottai a Kjt. hatálya alá tartozó közalkalmazottak, akik felett a 9.2 . pont szerinti alapvető munkáltatói jogkört a főigazgató gyakorolja. 9.2. A munkáltatói jogok gyakorlása szempontjából alapvető munkáltatói jog körébe tartozik: a kinevezés, kinevezés módosítás, felmentés, vezetői megbízás és annak visszavonása, közalkalmazotti jogviszony megszüntetése, összeférhetetlenség megállapítása, belső áthelyezés, illetmény megállapítása, pótlékjogosultság, jutalmazás, fegyelmi eljárás lefolytatása, kártérítési felelősség megállapítása, egy hónapot meghaladó fizetés nélküli szabadság engedélyezése. 9.3. A gazdasági igazgató, az ügyfélkapcsolati igazgató, az irodavezető a közvetlenül hozzájuk beosztott közalkalmazottak felett átruházott jogkörben gyakorolják a 9.4. pont szerinti egyéb munkáltatói jogkört. (kivéve: munkáltató engedélyéhez nem kötött munkavégzésre irányuló további jogviszony létesítésének tudomásulvétele) 9.4. A munkáltatói jogok gyakorlása szempontjából egyéb munkáltatói jog körébe tartozik: utasítási jog, rendelkezés, helyettesítés, túlmunka elrendelése, ügyelet, készenlét elrendelése, a kapcsolódó szabadidő kiadása, szabadság kiadása, eseti fizetés nélküli szabadság engedélyezése, belföldi kiküldetés, szervezeti egységek közötti átirányítás, szaktanfolyamokon való részvétel engedélyezése, teljesítményértékelés, elismerés, jutalmazási javaslat. 9.5. Amennyiben a 9.4. pontban meghatározott jogkör gyakorlásához pénzügyi kötelezettségvállalás is kapcsolódik, úgy annak gyakorlása előtt a főigazgató és a gazdasági igazgató- előzetes engedélyét meg kell szerezni. 9.6. A vezető közvetlen hatáskörébe tartozó átruházott munkáltatói jogkörök a. Az egységek és a vezetők teljesítményének értékelése; b. Átirányítás az egyes szervezeti egységek között; c. A vezetők szabadságának koordinálása, eseti fizetés nélküli szabadság, a szaktanfolyamokon való részvétel engedélyezése, d. A szervezeti egységen belül a helyettesítések rendjének felügyelete, e. Az alapvető munkáltatói jogok kérdésében véleményezés és javaslatok megtétele. V. AZ INTÉZMÉNY MŰKÖDÉSE 1. A működés rendje, a vezető testületek, értekezletek 1.1. A Vezetői Értekezlet
25
1.1.1. A Vezetői Értekezlet a főigazgató állandó, az Intézmény működésének koordinációját és a feladatok végrehajtásának ellenőrzését szolgáló, tanácsadó szerve. 1.1.2. A Vezetői Értekezlet résztvevői: a főigazgató, a gazdasági igazgató, az ügyfélkapcsolati igazgató az irodavezető, osztályvezetők, valamint a főigazgató által meghívott más személyek. 1.1.3. A Vezetői Értekezlet feladatkörét és működési rendjét a főigazgató határozza meg. A Vezetői Értekezlet ülései és előterjesztései nem nyilvánosak. 1.1.4. A Vezetői Értekezletről emlékeztető készül, amelyben a kitűzött feladatok és a végrehajtási határidők feltüntetésre kerülnek. Az emlékeztetőt a titkárság készíti el, és az abban foglaltakat figyelemmel kíséri. 1.1.5. A gazdasági igazgató és a szakmai (ügyfélkapcsolati) igazgató negyedévenként munkatársi értekezletet tartanak, amelyen az Intézmény közalkalmazottai vesznek részt, célja a megfelelő tájékoztatás, illetve a felmerült aktuális felvetések megtárgyalása, a feladatok és azok végrehajtásának közös értékelése. 2. Az ügyintézés (szolgáltatás) szabályai 2.1. Munkaterv készítése 2.1.1. A főigazgató az Intézmény egészét érintő egyes jelentős feladatok tervszerű végrehajtása érdekében munkatervet állapíthat meg. 2.1.2. A munkaterv tartalmazza az elvégzendő feladatot, a feladat elvégzésének határidejét és a végrehajtásért felelősök körét. Ha valamely feladat végrehajtásáért a munkaterv több felelőst (közreműködőt, részfelelőst) jelöl meg, a végrehajtásért átfogóan az első helyen szereplő vezető a felelős. 2.2. A munkavégzés általános szabályai 2.2.1. Az egyes szervezeti egységek, illetőleg a vezetők és beosztott munkatársak a feladataikat az ügyrendekben és munkaköri leírásokban foglaltaknak megfelelően végzik. Az ügyrendek és munkaköri leírások elkészítése a szervezeti egység vezetőjének a feladata. A vezetők munkaköri leírását a főigazgató hagyja jóvá. 2.2.2. Az ügyrendben – a hatályos jogszabályokkal, az Alapító Okirattal, valamint a jelen SZMSZ- szel összhangban – kell meghatározni: a. a szervezeti egység feladatait, a feladatok ellátásáért felelős személyeket, b. a szervezeti egység létszámát, illetőleg annak megoszlását a belső tagozódás szerint, c. a szervezeti egységen belüli munkamegosztás módját, d. más szervezeti egységekkel, illetőleg külső szervezetekkel történő kapcsolattartás, együttműködés szabályait.
26 2.2.3. Az intézményi feladatok körében az ügyeket érdemben a vonatkozó jogszabályok és a felettes vezető útmutatásai szerint, az előírt határidőre kell elintézni, előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. A 30 napos ügyintézési határidőt kell általában irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. A fenti határidők nem vonatkoznak a „sürgős” (S) iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb három munkanapon belül kell elintézni. 2.2.4. A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőre történő elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen. 2.2.5. Ha az intézkedés előzményei magából az ügyiratból nem állapíthatók meg, azokról írásbeli összefoglalót kell készíteni és azt az ügyirathoz kell csatolni. Az ügy érdemi elintézésével összefüggő – közvetlen munkakapcsolat keretében létrejött – megállapodásokat, ha azokról jegyzőkönyv vagy feljegyzés nem készült, ugyanígy kell rögzíteni. 2.2.6. Amennyiben az intézkedés olyan vezetői utasítás alapján készült, amellyel az ügyintéző vagy az ügyirat láttamozója nem ért egyet, az ellenvéleményt az indokok megjelölésével az ügyiraton fel lehet tüntetni. Ha kétséges, hogy valamely ügy elintézése melyik egység feladatkörébe tartozik, a főigazgató jelöli ki az ügy elintézéséért felelős szervezeti egységet. 2.2.7. A munkakör átadása 2.2.7.1. Ha a dolgozó közalkalmazotti jogviszonya megszűnt, annak munkakörét – technikai dolgozók esetében a kiadott munkaeszközöket is - a közvetlen vezetője, vagy a kijelölt személy köteles átvenni. 2.2.7.2. Vezető beosztású dolgozó munkakörében bekövetkezett változás esetében az új vezetőnek jegyzőkönyv felvételével kell a munkakört átadni. Ebben rögzíteni kell a legfontosabb feladatokat, az elintézésre váró sürgős ügyeket és az átadott iratok jegyzékét. 2.3. A szervezeti egységek együttműködésének szabályai 2.3.1. A szervezeti egységek feladataik teljesítése során – szükség szerint – egymást tájékoztatva és segítve, intézkedéseiket összehangolva járnak el. 2.3.2. Olyan ügyekben, amelyekben rendszeres együttműködésre van szükség, annak tartalmát, módját, illetőleg a feladatok elhatárolását az érdekelt szervezeti egységek vezetői közösen határozzák meg. 2.4. A kiadmányozási jog gyakorlása 2.4.1. Az intézkedés-tervezetek az arra jogosult vezető aláírásával (kiadmányozásával) válnak intézményi intézkedésekké. A kiadmányozás magában foglalja az érdemi döntést megelőző intézkedés kiadásának, illetőleg az érdemi döntés meghozatalának és az intézkedés, döntés, vélemény-nyilvánítás, közbülső intézkedés kiadását, az érintetteknek a tudomására hozását, valamint az ügyirat irattárba helyezésének jogát. 2.4.2. A vezetők felelősek döntéseikért, az ügyintézők felelősek az ügyek döntésre való
27 előkészítéséért. 2.4.3. A főigazgató kiadmányozza a. az Oktatási és Kulturális Miniszterhez, illetve a minisztérium felső vezetőihez benyújtott előterjesztéseket és jelentéseket, b. a jogszabály által és jelen SZMSZ alapján hatáskörébe utalt és át nem ruházott ügyekben hozott döntéseket, ügyiratokat. 2.4.4. A főigazgató távollétében vagy akadályoztatása esetén, a kiadmányozási jogot a gazdasági igazgatóra akár egyedileg, akár az ügyek meghatározott csoportjára nézve átruházhatja. 2.4.5. Amennyiben a főigazgató, vagy más kiadmányozásra jogosult vezető átruházott jogkörben az Intézmény valamely munkatársát kiadmányozásra felhatalmazza, az csak az érintett dolgozó munkaköri leírásában rögzített módon történhet, amelyről nyilvántartásba vétel céljából a jogtanácsost tájékoztatni kell. 2.4.6. A gazdasági igazgató kiadmányozza mindazon döntéseket, amelyek feladat- és hatáskörébe tartoznak. 2.4.7. Gazdálkodási jellegű vagy ilyen kihatású ügyekben a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, érvényesítő jog csak az Amr-ben foglaltak alapján gyakorolható. 2.4.8. A jogi képviselő a jogi képviselet körében önállóan a bíróságok, hatóságok, harmadik személyek felé címzett beadványait kiadmányozza. 3. Az Intézmény irányításának eszközei, szabályai 3.1. Utasítások, irányelvek, tájékoztatások, körlevelek 3.1.1. A főigazgató feladatkörében utasításokat, irányelveket és tájékoztatásokat ad ki, amelyeket az érintettek a kiadmányozó által elkészített elosztási terv szerint kapnak meg. 3.1.1.1. Az utasítás olyan egyedi irányítási eszköz, amely az irányított szervek konkrét ügyeiben való döntéshozatalt jelent. 3.1.1.2. Az irányelv olyan ajánlást jelent, amely az adott jogszabály végrehajtásának fő irányaira és módszereire ad útmutatást. 3.1.1.3. A tájékoztató olyan tényt és adatot közöl, amelyet a jogszabály végrehajtásáért felelő szerveknek a feladat teljesítéséhez ismerni kell. 3.1.2. A gazdasági igazgató a feladatkörét illető kérdésekben az egységes gyakorlat kialakítása érdekében, szakmai ajánlásokat ad ki. 3.1.3. A terveket, valamint a beszámolókat az adott szakterületek vezetői készítik el, és azok tartalmáért, helyességéért felelősséggel tartoznak. A szakterületek által elkészített
28 előterjesztéseket a többi szakterület is véleményezheti, annak kiegészítése érdekében adatot szolgáltathat, vagy tájékoztatást adhat. 3.1.4. A körlevél az Intézmény egységeihez intézett, iránymutatásnak nem minősülő eseti intézkedés, amely előírást, felhívást tartalmaz, vagy aktuális tájékoztatást ad, illetőleg valamely jogszabály végrehajtásával kapcsolatban programot állapít meg. 3.2. A szabályzatok 3.2.1 A belső szabályzatok az intézményi működés részletes feltételeit határozzák meg, amelyeknek összhangban kell lenni a vonatkozó jogszabályokkal, az Alapító Okirattal, jelen SZMSZ-szel és kapcsolódnia kell a felügyeletet ellátó OKM belső szabályzataihoz. 3.2.2. Az Intézmény további belső szabályzatainak felsorolását a jelen Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza. 4. Az Intézmény képviselete, a kapcsolattartás, a bankszámla feletti rendelkezési jog 4.1. Az Intézmény törvényes képviselője a főigazgató, aki a képviseleti jogkör egy részét másra átruházhatja. 4.2. Az Intézmény képviseletét ellátó közalkalmazott a külső szervezetek, illetve harmadik személyek felé a főigazgatóval előzetesen egyeztetett intézményi álláspontot képvisel. A külön felhatalmazás alapján eljáró képviselőnek írásbeli meghatalmazással kell rendelkeznie. 4.3. Kapcsolattartás a felügyeleti szervvel a. A miniszter, illetve az OKM felsővezetői szinten a kapcsolattartó a főigazgató, távollétében általános helyettesként az ügyfélkapcsolati igazgató. b. A bíróságok és más hatóságok előtt az Intézményt a jogtanácsosa vagy megbízott ügyvéd is képviselheti, az érdekelt szervezeti egység bevonásával, a jogi képviseletet ellátó részére az írásbeli meghatalmazást a főigazgató adja. 4.4. A kapcsolattartás a felügyeleti szervvel és a külső partnerekkel elsősorban írásban történik, a fontosabb szóbeli egyeztetésekről rövid emlékeztetőt kell felvenni. 4.5. Az Intézmény bankszámlája feletti rendelkezéshez a bankba bejelentett módon a főigazgató vagy a gazdasági igazgató aláírása szükséges. A rendelkezési jogot a főigazgató megadhatja más - a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak szerint felhatalmazott – vezető részére azzal, hogy az egyik banki aláíró minden esetben a gazdasági igazgató, illetve távollétében a gazdasági-, illetve a humánpolitikai területről kijelölt felelős személy lehet. 5. A Közalkalmazotti Tanáccsal való kapcsolattartás szabályai 5.1. A Közalkalmazotti Tanács az Intézmény közalkalmazottainak részvételét biztosító testülete, amelynek tevékenységére vonatkozó feltételeket a Közalkalmazotti Szabályzat tartalmazza.
29 5.2. A Közalkalmazotti Tanácsot együttdöntési jog illeti meg a kollektív szerződésben meghatározott jóléti célú pénzeszközök felhasználása, illetve az ilyen jellegű intézmények és ingatlanok hasznosítása tekintetében. 5.3. A Főigazgató döntése előtt a Közalkalmazotti Tanáccsal véleményezteti a. Az Intézmény gazdálkodásából származó bevétel felhasználásának tervezetét. b. Az Intézmény belső szabályzatainak tervezetét. c. A közalkalmazottak nagyobb csoportját érintő munkáltatói intézkedés tervezetét. d. A korengedményes nyugdíjazásra és a megváltozott munkaképességű közalkalmazottak rehabilitációjára vonatkozó elképzeléseket. e. A közalkalmazottak képzésével összefüggő terveket, valamint f. a munkáltató munkarendjének kialakítását és az éves szabadságolási tervet. 5.4. A főigazgató félévente egy alkalommal a Vezetői Értekezlet keretében, illetőleg szükség szerint külön tájékoztatja a Közalkalmazotti Tanácsot a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő, gazdasági és szociális érdekeit érintő kérdésekről. 6. Kapcsolattartás külső szervekkel 6.1. A külső szervekkel a főigazgató és a belső egységek vezetői a főigazgatótól kapott előzetes engedély, illetőleg konkrét ügyben előzetes konzultáció alapján tarthatnak kapcsolatot. Anyagi kötelezettséget a főigazgató kifejezett előzetes írásbeli engedélyével a kötelezettségvállalási szabályzat szerint vállalhatnak. 6.2. Külső szervekkel tervezett érdemi tárgyalás, ha az másik szervezeti egység ügykörét is érinti, csak akkor kezdeményezhető, ha az Intézményen belül minden részletre vonatkozóan egyetértés alakult ki. Jogi képviselet ellátása megbízott jogi képviselő útján, az érintett szervezeti egység, szakterület bevonásával. 6.3. A médiával való kapcsolattartás a főigazgató hatáskörébe tartozik, aki ezen jogkörét a gazdasági igazgatóra átruházhatja. 6.4. Olyan esetekben, amikor a megkeresés az OKM Sajtóirodáján keresztül érkezik, a kapcsolattartás a sajtóirodával együttműködve valósul meg. 6.5. Az Intézmény közreműködik, a saját tevékenységét érintő aktuális információk szolgáltatásával az OKM honlapjának aktualizálásában és folyamatos karbantartásában 7. Vegyes rendelkezések 7.1. A munkarend a. Az Intézménynél a teljes munkaidő heti 40 óra. b. A közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos rendet, a munkaidő-beosztást, a szabadság kiadásának részletes szabályait és egyéb munkaügyi
30 kérdéseket a Kollektív Szerződés (ennek hiányában külön munkaügyi szabályozás) tartalmazza. c. Egyenlőtlen munkaidőben foglalkoztatottak a portások (készenléti jellegű munkakör). Részükre a munkarend szintén a Kollektív Szerződés (ennek hiányában külön munkaügyi szabályozás) keretében kerül meghatározásra. 7.2. A kiküldetések szabályozása 7.2.1. Az Intézmény közalkalmazottai szükség esetén kiküldetésbe rendelhetők. A kiküldött közalkalmazott részére meg kell határozni a kiküldetés időtartamát, célját, helyét és az igénybe vehető közlekedési eszközt. 7.2.2. A vezetők belföldi és külföldi kiküldetését a főigazgató, a beosztott dolgozók részére a belföldi kiküldetést az egység vezetője engedélyezi. Az öt munkanapot meghaladó kiküldetést előzetesen a főigazgatóval engedélyeztetni kell. 7.2.3. Külföldi kiküldetést csak a főigazgató engedélyezhet. 7.3. Bélyegzők kezelése 7.3.1. Bélyegzőt csak a főigazgató által meghatározott személyek használhatnak. A bélyegzőket mindenkor biztonságosan elzárva kell őrizni és munkaidő alatt is olyan helyen kell tartani, hogy illetéktelen személy ne férhessen hozzá. Az egységek bélyegzőiről és használóiról a főigazgatói titkárság nyilvántartást vezet. 7.3.2. A bélyegző elvesztését azonnal be kell jelenteni a titkárságon, ahol gondoskodnak az érvénytelenítéséről. 7.4. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség 7.4.1 Az egyes vagyonnyilatkozat tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII törvény, valamint az Oktatási és Kulturális Miniszter 4/2008. sz. utasításában foglaltak figyelembe vételével a Közgyűjteményi Ellátó Szervezetnél az alább felsorolt beosztásokban foglalkoztatott közalkalmazottak kötelesek vagyonnyilatkozatot tenni: Főigazgató, Ügyfélkapcsolati igazgató, Gazdasági igazgató, Belső ellenőr, Főkönyvelő, Üzemeltetési irodavezető VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. A jelen Szervezeti és Működési Szabályzatot a Vezetői értekezlet 2008. július hó 31-ei ülésén megtárgyalta és (a 466/1/2008. sz. határozatával) jóváhagyta.
31 2. A jelen szabályzat az oktatási és kulturális miniszter jóváhagyása napjával lép hatályba, ezzel egyidejűleg a 2007. október l-én hatályba lépett 31540/2007. ügyiratszámú SZMSZ a hatályát veszti. A jelen Szervezeti és Működési Szabályzat az Intézmény belső internet hálózatán minden közalkalmazott részére hozzáférhető módon közzétételre kerül. Budapest 2008. szeptember hó 01.nap
………………………………… (az Intézmény vezetője)
Mellékletek: 1.sz. Szervezeti felépítés 2.sz. FEUVE 3.sz. Belső szabályzatok
