KOMÁROM-ESZTERGOM MEGYE FİJEGYZİJE
VI .435 /2009.
ELİTERJESZTÉS A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés 2009. március 26-ai ülésére
Tárgy:
Éves ellenırzési jelentés a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal 2008. évi belsı ellenırzési tevékenységérıl
Elıterjesztı: Dr. Péntek Péter megyei fıjegyzı Tóbiásné Makai Edit belsı ellenır Elıadó:
Tisztelt Megyei Közgyőlés!
A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal 2008. évrıl szóló éves ellenırzési jelentését – a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI.26.) számú Kormányrendeletben elıírt tartalommal, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével - a melléklet szerint terjesztem elı.
Kérem a Tisztelt Közgyőlést, hogy a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Hivatalának 2008. évrıl szóló éves ellenırzési jelentését fogadja el.
Tatabánya, 2009. március 13.
Dr. Péntek Péter
Határozati javaslat
A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés 1. Elfogadja a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Hivatalának 2008. évi belsı ellenırzési tevékenységérıl szóló éves ellenırzési jelentést a melléklet szerint. 2. Felkéri a megyei fıjegyzıt arra, hogy gondoskodjon a belsı ellenırzés 2008. évrıl szóló éves jelentésének a fıosztályvezetıkkel történı megismertetésérıl és a szervezeti egységek által történı hasznosításáról.
Határidı: folyamatos Felelıs: Dr. Péntek Péter megyei fıjegyzı
A …./2009.(III.26.) számú KH melléklete
A KOMÁROM-ESZTERGOM MEGYEI ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL 2008. ÉVI ÉVES ELLENİRZÉSI JELENTÉSE
1. A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG 1.1. A tervfeladatok teljesítésének értékelése A hivatal független belsı ellenırzési rendszerének kialakítása 2005-ben kezdıdött. Azóta folyamatosan fejlesztjük a belsı ellenırzést szabályozó kézikönyvet, aktualizáljuk a hivatal stratégiai belsı ellenırzési tervét, minden év októberében elkészítjük a következı évre vonatkozó tervezést. Mindezek alapján történik a hivatal belsı folyamatainak, mőködési rendszereinek ellenırzése, valamint a fıjegyzı által elrendelt eseti ellenırzések végrehajtása. Kialakítottuk a FEUVE rendszert, mely folyamatos karbantartása a belsı ellenırzési kapacitást is igénybe veszi. Megfelelı együttmőködés alakult ki a szervezeti egységek vezetıivel, erısödik a belsı ellenırzés tanácsadói szerepe. 2008. évben 16 ellenırzés valósult meg, ebbıl 11 tervezett ellenırzés volt, 4 soron kívüli és 1 áthúzódó. A 2008. évre tervezett vizsgálatok közül egyre nem került sor kapacitáshiány miatt. A terven felüli ellenırzésekre vezetıi információs igények felmerülése alapján, a fıjegyzı írásban kiadott utasítása szerint került sor. Az utóvizsgálatok rendszeresen folynak. A belsı ellenıri kapacitás megoszlása az egyes vizsgálati típusok között
10% 30% Szabályszerőségi ellenırzések Szabályszerőségi és rendszerellen Pénzügyi ellenırzések Rendszerellenırzés
38% 22%
A költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló módosított 193/2003. (XI.26.) kormányrendelet (továbbiakban: Ber.) elıírásainak megfelelıen kialakított belsı ellenırzési rendszer elemeit a belsı ellenır karban tartja, a rendszer mőködését a fıjegyzı utasításban szabályozta. A Ber.-ben foglaltak teljesítésére 2008. októberben elkészült a 2009. évre vonatkozó éves ellenırzési terv, melyet a közgyőlés határozatban fogadott el. Elkészült a belsı ellenır egyéni képzési terve. Többlet feladatot jelentettek a FEUVE (folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés) rendszer mőködtetéséhez kapcsolódó feladatok (a szabályzatok felülvizsgálata, a FEUVE szabályzat elıkészítése, a hivatal ellenırzési nyomvonalának továbbfejlesztése). A belsı ellenır munkáját a szabályzatokban, ügyrendekben, folyamatleírásokban megfogalmazott ellenırzési pontok és a tevékenységek tapasztalatai alapján, a feltárt kockázatok figyelembe vételével szervezte, végezte.
A vizsgálatokat a külsı és belsı szabályozók (vonatkozó jogszabályok, belsı ellenırzési kézikönyv) együttes figyelembevételével hajtotta végre, a kézikönyv irat- és jelentésmintáit követte a dokumentációk összeállítása során. Az egyeztetett, végleges tartalmú jelentések megismerésérıl, illetve esetleges további észrevételek, megjegyzések benyújtásáról az ellenırzött szervezeti egységek vezetıi „Záradék”-ban nyilatkoztak. Az ellenırzés megállapításaihoz, a feltárt jelenségekhez esetenként kiegészítı magyarázatot közöltek. Az iratokat elektronikus formában is tároljuk. A megvalósítható ajánlások vonatkozásában sor került a megfelelı intézkedésekre. 1.2. Az ellenırzések minıségét megalapozó személyi és tárgyi feltételek, az ellenırzéseket segítı, akadályozó tényezık Személyi feltételek: A Hivatal belsı ellenırzését 1 fı függetlenített belsı ellenır végzi el. 2008. november 1-tıl kapcsolt munkakörben ellátja az Intézményi Ellenırzési Osztály vezetését is. A belsı ellenır képzettsége megfelel a vonatkozó kormányrendelet 11.§-ban elıírt, a belsı ellenırre vonatkozó általános és szakmai követelményeknek: - pénzügyi szakközgazda (Pénzügyi és Számviteli Fıiskola, Budapest) - statisztikai elemzı, szervezı felsıfokú szakképesítés (OKJ 54 343802, Budapest) - önkormányzati belsı ellenıri oklevél (Belsı Ellenırök Magyarországi Szervezete, Budapest) - közbeszerzési referens szakképesítés (OKJ 52 3435 10, Budapest) - közigazgatási szakvizsga. A belsı ellenır helyzete a szervezeti hierarchiában megfelelı. Feladatköri és szervezeti függetlenségét az Ügyrend és a belsı ellenırzési kézikönyv is rögzíti, ezek az elıírások a gyakorlatban is megvalósulnak. A belsı ellenır – a jogszabálynak és a belsı szabályozásnak megfelelıen – a fıjegyzı közvetlen irányításával dolgozik. Nem történt olyan eset, amely a funkcionális függetlenséget megsértette volna. A belsı ellenır napi munkakapcsolata, konzultációs lehetısége biztosított a Hivatal felsı vezetése felé, résztvevıje a vezetıi értekezleteknek. Az éves ellenırzési terv elkészítése során a vizsgálandó tevékenységek és szervezeti egységek kiválasztása a fıjegyzı és a belsı ellenır egyetértésével, a fıosztályvezetık bevonásával történt. A Hivatal méretéhez, tevékenységeihez igazodó ellenıri létszám meghatározására nem készült kapacitás felmérés. Tárgyi feltételek: Az ellenırzések során minden fellelhetı (létezı) irat, dokumentáció, bizonylat, adatbázis stb. hozzáférhetı volt, a szóbeli vagy írásbeli információnyújtás idıben teljesült. A belsı ellenırzés munkája során a kért segítséget megkapta. A szervezeti egységek vezetıi és munkatársai az ellenırzések során együttmőködık voltak. A lefolytatott ellenırzések során nem fordult elı az eljárást hátráltató, említésre érdemes tényezı. A nyugodt körülmények között folytatott, hatékony munkavégzés feltételei adottak, a tárgyitechnikai eszközellátottság (telefon, fax, nyomtató, PC, Internet, CD-jogtár használat) megfelelı.
1.3. Az ellenırzések legfontosabb megállapításai ⇒ A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok, utalványok és a hozzájuk kapcsolódó dokumentumok szabályszerőek, a pénztári kifizetések indokoltak, nyílvántartásbeli hiányosságok nincsenek a házipénztárban. A munkafolyamatba épített pénztári ellenırzések kapacitáshiány miatt az év elsı felében nem voltak folyamatosak. A pénztári feladatvégzés során hatékony, dokumentált FEUVE tevékenység alakult ki. ⇒ A hivatal bankszámla kezelési tevékenysége szabályszerő, javasoltuk egységes pénzkezelési szabályzat elkészítését (házipénztár + bankszámla) , amely 2008. májusban elkészült és hatályba lépett. ⇒ A hivatalban nem valósul meg a vonatkozó kormányrendeletben elıírt évenkénti vezetıképzés, nem vezetnek naprakész egységes nyilvántartást a képzésekrıl és a hozzájuk kapcsolódó költségráfordításokról. ⇒ A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal operatív gazdálkodása megfelelıen szabályozott. Rendelkeznek valamennyi, a Számviteli törvény és a vonatkozó kormányrendeletek által kötelezıen elıírt szabályzattal, melyeket a Számviteli politukától elkülönítve léptettek hatályba. A szabályzatok az elıírt tartalommal rendelkeznek, megfelelı alapot biztosítanak a szabályszerő gazdálkodáshoz. ⇒ A közbeszerzési eljárásokat lebonyolító szervezetnek (a résztvevı személyeken kívül) nyilatkoznia kell arról, hogy a Kbt. 10. §-ában foglalt összeférhetetlenségi tilalmak a szervezet részérıl nem állnak fenn. (A gazdasági szervezet összeférhetetlenségi nyilatkozata elkészült, és alkalmazzák.) ⇒ A Kbt. 6. § (1) bekezdésében elıírtakat betartva a közbeszerzési eljárások elıkészítését, belsı ellenırzésének felelısségi rendjét, az ajánlatkérı nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek felelısségi körét és az eljárások dokumentálásának rendjét meghatározták a Közbeszerzési szabályzatban, a Hivatal közbeszerzési tevékenysége megfelelıen szabályozott, részletesen kitér az egyes feladatokra, a felelıs személyek körére. A Kbt.-ben foglalt kötelezettségeknek eleget tettek. ⇒ A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal által 2008-ban lefolytatott, a közbeszerzési lebonyolítói szolgáltatásra irányuló közbeszerzési eljárás a megfelelı jogszabályi környezetben, a szabályok betartásával került végrehajtásra. ⇒ Az Állami Számvevıszék átfogó vizsgálati jelentésében foglaltak realizálására elfogadott intézkedési tervet a hivatalban végrehajtották. (A végrehajtásról szóló beszámolót a közgyőlés elfogadta. A közgyőlés elnöke tájékoztatta az Állami Számvevıszéket a megtett intézkedésekrıl.) ⇒ A hivatal FEUVE rendszerét az Áht. elvárásainak megfelelıen kialakították, 2005 óta azonban nem aktualizálták. Az ellenırzési nyomvonal korszerősítése 2008-ben megkezdıdött a folyamatok leírásával, a végrehajtók és ellenırzık megjelölésével. A munka tovább folytatódik, cél az új ellenırzési nyomvonal kialakítása. ⇒ El kell készíteni az egységes FEUVE szabályzatot. Folyamatossá kell tenni a munkaköri leírások karbantartását. Köztisztviselıi kinevezés ne kerüljön átadásra munkaköri leírás nélkül. ⇒ Az Áht. 13/A § (2) alapján ellenıriztük és megállapítottuk, hogy a kiválasztott céljellegő támogatás felhasználása rendeltetésszerően történt, a kedvezményezett szervezet határidıre benyújtotta a zárszámadást , a szakmai beszámolót és a kapcsolódó bizonylatokat.
⇒ Az elektronikus információszabadságról szóló törvényt továbbra nem hajtják végre maradéktalanul. A közérdekő adatok közzététele hiányos, a már közzétett adatokat nem mindig aktualizálják. A hivatal csatlakozott az egységes közadatkeresı rendszerhez, de a vakok és gyengénlátók által széles körben használt eszközökkel még nem tették olvashatóvá a közérdekő adatokat. A vonatkozó szabályzat módosítása jelenleg folyamatban van. ⇒ A költségvetési rendelet részét képezı, az Önkormányzat önként vállalt feladatai között nevesített nemzetközi kapcsolatok elıirányzatát rendeltetésszerően használta fel, a keret felhasználása nyomon követhetı a pénzügyi nyilvántartásban és a kapcsolódó (házipénztári, bankszámla) dokumentációkban, a kifizetések bizonylatokkal alátámasztottak. ⇒ A munkatársak 40 %-a rendelkezik valamely igazolt informatikai képesítéssel (ez nem alkalmazási feltétel). Az informatikai infrastruktúra optimális kihasználása, ezáltal a hatékonyabb munkavégzés érdekében célszerő a hivatalban továbbképzéseket szervezni az egyes informatikai részterületeken a megfogalmazódott igények szerint. Javasolt, hogy a hivatali informatikus évente részt vegyen szakmai továbbképzésen (a szakterület dinamikus fejlıdése is indokolja). Az informatikai stratégiát indokolt rendszeresen felülvizsgálni, SWOT analízissel alátámasztani. A belsı ellenırzés megállapításait és javaslatait figyelembe véve a fıjegyzı valamennyi esetben intézkedett a szükséges feladatok végrehajtásáról, a hibák és hiányosságok felszámolásáról.
1.4. A büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása A 2008. évi vizsgálatok során büntetı-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást vagy hiányosságot a belsı ellenırzés nem tárt fel és állapított meg, eljárást nem kezdeményezett. A Hivatal köztisztviselıit érintı szabálytalanságot egyetlen szervezeti egység sem jelzett. 1.5. A
FEUVE rendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyágának és
eredményességének növelése, javítása érdekében tett javaslatok A Hivatal tevékenységeinek folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési (FEUVE) rendszerének kialakítását az államháztartás mőködési rendjérıl kiadott 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet módosítása – 382/2004. (XII. 29.) Kormányrendelet – felgyorsította, 2005-ben elkészült a Hivatal ellenırzési nyomvonala és a kapcsolódó szabályzatok. Ezek felülvizsgálata felvetette aktualizálásuk igényét. A Kockázatkezelési szabályzat 32/2007. sz fıjegyzıi utasítás mellékleteként, a Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a hivatal Ügyrendjének mellékleteként hatályos, állapota aktuális. Az ellenırzési nyomvonal korszerősítése a belsı ellenırzés javaslata és vezetıi igények alapján megkezdıdött az egyes szervezeti egységek munkafolyamatainak leírásával, a felelısök és a vezetıi ellenırzéseket végzık megjelölésével.
A belsı ellenırzés külön ellenırzés keretében értékelte a FEUVE tevékenységet, ez a továbbiakban is folytatódni fog. A FEUVE rendszer javítása érdekében alapvetı feladat a Hivatal kockázatkezelési rendszerének hatékony mőködtetése. További feladat a megfelelı kockázatkezelési stratégia meghatározása, és kockázatkezelési tevékenység folyamatossá válása, a dokumentált vezetıi kontrollok megerısítése. A magas kockázatú tevékenységek esetében kiemelten fontosak a vezetıi ellenırzések, vezetıi beszámolók és a belsı ellenırzés további preventív vizsgálatai, melyek együttesen a kockázatkezelési stratégia részét képezhetik. A vezetıi ellenırzések hatékonyabbá tétele érdekében FEUVE megbeszélésekre került sor a fıosztályvezetık bevonásával.
2. A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA 2.1. Az intézkedési tervek megvalósítása, az ellenırzési megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatai A belsı ellenırzési jelentések lezárását követıen a fıjegyzı és a belsı ellenır konzultál a jelentésben foglaltakról. Amennyiben a megállapítások szükségessé teszik, a fıjegyzı intézkedési tervet ad ki a jelentésekben feltárt esetleges hiányosságok kiküszöbölése illetve a javaslatok megvalósítása érdekében a vonatkozó határidı és felelıs megjelölésével. Az adott téma jelentıségének, illetve a megvalósítható ajánlások számának függvényében elıfordul, hogy a szükséges intézkedés azonnal megtörténik, intézkedési tervet nem kell kiadni. Az ellenırzések nyomán megtett intézkedések, a belsı ellenırzések hasznosulásának vizsgálata az utóellenırzések (rendszeres ellenırzések esetén a következı vizsgálat) keretein belül történik.
2.2. Az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Független belsı ellenırzés A hivatal független belsı ellenırzését ellátó függetlenített belsı ellenır kialakította és folyamatosan fejleszti a Hivatal belsı ellenırzési rendszerét (jogszabályoknak megfelelı szabályozás, tervezés) végrehajtja az ellenırzéseket, nyomon követi azok hasznosulásait. A belsı ellenırzési tevékenység fejlesztése, az ismeretek bıvítése érdekében célul tőztük ki, és lehetıvé tesszük a rendszeres szakmai továbbképzéseken, konzultációkon való részvételét. Azon területeken, melyeknél lehetséges preventív vizsgálatot végezni, igyekszünk a hibák megelızésére irányuló vizsgálatokat végezni. Ezáltal szőkíteni próbáljuk a lehetséges hibák, hibás folyamatok kialakulásának lehetıségeit, csökkenteni a munkafolyamatokat terhelı kockázatokat. Továbbra is fontosnak tartjuk a belsı ellenırzés tájékoztatását a hivatal tevékenységeinek helyzetérıl, a felmerült problémákról és a megoldásra tett javaslatokról, intézkedésekrıl. Figyelembe vesszük a belsı ellenıri ajánlásokat és javaslatokat erısítve ezzel a belsı ellenırzés tanácsadó szerepét és hatékonyságát.
Munkafolyamatba épített ellenırzések A munkafolyamatba épített ellenırzéseket a feladatok ellátói gyakorolják munkavégzésük során, végrehajtásukat a vezetıi ellenırzések, valamint a független belsı ellenırzések keretein belül kontrolláljuk.
Vezetıi ellenırzések (FEUVE) A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat 2009. évre megfogalmazott céljai között szerepel az ellenırzési tapasztalatok fokozottabb hasznosítása, a hivatali FEUVE rendszer hatékonyabb mőködtetése. A FEUVE feladatok megfelelı szintekre delegálása megvalósul a vezetık egyéni teljesítmény követelményeiben történı rögzítésével, és a késıbbiekben értékelésével. A FEUVE (folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés) szabályzatainak elkészítésén túl már megtörtént az ellenırzési nyomvonal felülvizsgálata, jelenleg folyamatban van az új nyomvonal elkészítése. A Hivatal vezetésének feladata a kockázatkezelési rendszer kialakítása és mőködtetése, mely a fıosztályvezetık és osztályvezetık részérıl aktív közremőködést, operatív munkát igényel.
Tatabánya, 2009. március13.
Tóbiásné Makai Edit belsı ellenır
Dr. Péntek Péter fıjegyzı
