Projekt tervezése
A sikeres projekt legfőbb ismérvei, hogy világosan átlátható, meggyőző és mérhető. Átláthatóbbá, logikusabbá, könnyebben ellenőrizhetővé teszik a tervezést, munkaszervezést, segítenek elkerülni a logikai következetlenségeket.
1
A „jó” projekt ismérvei
releváns valós igényre alapul cél-orientált a kiírásnak megfelel megvalósítható jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők reális költségvetés világos munkamegosztás előzetesen felmért kockázatok fenntartható a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók
A projektciklus 1. LÉTREHOZÁS
4. ÉRTÉKELÉS
2. TERVEZÉS
3. MEGVALÓSÍTÁS és NYOMONKÖVETÉS
SEED ALAPÍTVÁNY
A tervezés lépései
SWOT elemzés:
erősségek és gyengeségek felsorolása
Logikai keretmátrix
Lépésről-lépésre követi a cselekedeteket
4
PROJEKTTERVEZÉS:
az egész projekt és minden egyes modul (szakasz) termékeit határozza meg minden termékhez rendelje hozzá az előállításához szükséges tevékenységeket; írja elő az alkalmazandó minőségellenőrzési eljárásokat, a minőségellenőrzés módját; határozza meg az erőforrásigényeket; a terv segítse a projekt szereplői, résztvevői közötti kommunikációt, annak egyik eszköze legyen
PROJEKTTERVEZÉS:
állapítsa meg a termékek előállításához szükséges időt; tartalmazzon egy, a teljes projektre vonatkozó költség felhasználási diagramot; határozza meg a projektszerepköröket, a hozzájuk tartozó feladatokat, hatásköröket, felelősségeket, és rendelje hozzá személyekhez; tartalmazza azokat az eszközöket (pénzügyi, szervezési, hatalmi), amelyek segítik a fejlesztőcsoport felállítását és az egyes célok elérését; a terv segítse a projekt előrehaladásának ellenőrzését és az ellenőrzési pontok meghatározását;
TERVEZÉSI TECHNIKÁK
Alkalmazásuk célja: a projektmegvalósítási folyamat vagy egy résztevékenység összefüggéseinek feltárása, tervezése, pl.: Időtervezés, eredménye a megvalósulási ütemterv Pénzügyi tervezés Erőforrások (emberek, anyagok, eszközök) feladatokhoz rendelése Legyenek ugyanakkor a végrehajtás ellenőrzési eszközei is, azaz alkalmasnak kell lenniük a megvalósulás során keletkezett eltérések kezelésére Általános követelmények: Egyetemlegesség – összes tevékenységet és kapcsolódásaikat kezelje, legyen alkalmas teljesítések folyamatos ellenőrzésére Áttekinthetőség Pontosság Rugalmasság – későbbi változások legyenek egyszerűen átvezethetők
PROJEKT TERVEZÉSI MŰVELETEK
Az összes feladat/tevékenység jegyzékbe foglalása A feladatok/tevékenységek sorrendjének megállapítása A kizárólag egymás után teljesíthető feladatok kijelölése Az egyidejűleg elvégezhető feladatok kijelölése Az egyes feladatok/tevékenységek időigényének meghatározása A teljes projekt időigényének meghatározása A kritikus út kijelölése Az egyes tevékenységek kezdeti és befejezési időpontjának megállapítása Az erőforrásigény és a költségek meghatározása A projekt időtartamában és erőforrásigényében szükségessé váló változások beépítésének meghatározása
PROJEKT BÁZIS
Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene”
Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk”
Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat”
Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik”
Kidolgozott pályázat – „erre talán már pénzt is adnak”
ÖTLETBÖRZE (BRAIN-STORMING)
A NÉGY fő magatartási szabály: Az ítélkezés felfüggesztése. Az ötletbörze ideje alatt nincs helye az értékelésnek, bármilyen vad, vagy annak látszó ötlet bedobható, A szabadon szárnyalás követelménye. Engedjük el magunkat, korlátainktól megszabadulva ábrándozzunk el a problémáról. Minden ötletet feljegyzünk. Mennyiségre törekvés. A résztvevőket tudatosan bátorítjuk minél több ötlet kiagyalására. A minőségnek ebben a fázisban nincs szerepe. A kölcsönös serkentés. Egymás ötletei átvehetők és továbbgondolhatók, ez alatt a gondolatok kicserélődnek, továbbfejlődnek.
AZ ÖTLETBÖRZE 6 SZAKASZA 1. 2. 3.
4. 5. 6.
A problémakör felvázolása A probléma újravázolása A legalapvetőbb újravázolt probléma kiválasztása A bemelegítés Az ötletek dokumentálása A legőrültebb és legjobbnak látszó ötletek kiválasztása és megszelídítése
A SWOT ANALÍZIS
A SWOT egy elemzési eszköz Rákényszerít a helyzetfeltárás eredményeinek átgondolására Strukturálja, fókuszáltabbá teszi a helyzetelemzés megállapításait Megalapozza a stratégiaalkotást
SWOT elemzés
A SWOT elemzés táblázatos formában megjelenített gyorsfénykép, amely egy pillantás alatt átláthatóan jeleníti meg a vizsgált szervezet aktuális állapotát.
13
A SWOT értelmezése
A SWOT kifejezés az eszköz nevében a négy szempont angol nevének kezdőbetűjéből alkotott betűszó. A SWOT elemzés eredményét egy négy részre osztott táblázatban foglaljuk össze, melynek felső sorában az erősségek (angolul: Strengths) és a gyengeségek (Weaknesses), alsó sorában a lehetőségek (Opportunities) és a veszélyek (Threats) felsorolása található. 14
JAVASLATOK A SWOT ANALÍZIS ELKÉSZÍTÉSÉHEZ:
A SWOT több mint a tényezők egyszerű besorolása! Szánjunk időt a SWOT elkészítésére! Vonjuk be az érintetteket! Minél specifikusabb megállapításokat tegyünk! Koncentráljunk a lényegi elemekre! Csak olyan tényezőket jelenítsünk meg, amelyeket alá tudunk támasztani – lehetőleg számszerűsíthető adatokkal! Egyértelmű kapcsolat legyen a helyzetelemzés, a SWOT tényezők és a stratégia között!
Helyzetelemzés – SWOT analízis Tényezők meghatározása • Földrajzi környezet, erőforrások rendelkezésre állása Belső környezet elemzése • ERŐSSÉGEK = Strength • GYENGESÉGEK = Weakness
Külső környezet elemzése • LEHETŐSÉGEK = Opportunities • VESZÉLYEK = Threats Tényező csoportok összevetése • Cselekvési lehetőségek
Döntési változatok kiválasztása
SWOT elemzés: lépésről-lépésre
Minden érintett vegyen benne részt! Szabad „ötletelés”
1.
Meghatározott idő Min. 20-25 javaslat szempontonként
Szerkesztés
2.
Tömören, szabatosan! Szempontról szempontra Legfontosabb 6-10 pont
A SWOT MÁTRIX FŐBB TARTALMI ÖSSZEFÜGGÉSEI BELSŐ TÉNYEZŐK ERŐSSÉGEK
GYENGESÉGEK
Mindazon információk összessége, amelyek a cél/ok megvalósítása szempontjából helyzetünket pozitívan befolyásolják. - Milyen előnyeink vannak? - Mit csinálunk jól? - Melyek a kedvező adottságaink? stb.
Mindazon információk összessége, amelyek a problémát, a negatív helyzetet előidézték, amelyek a szűk keresztmetszetet jelentik a cél/ok megvalósítása szempontjából. – Mely tényezők jelentenek hátrányt? - Mit csináltunk rosszul? - Melyek a kedvezőtlen adottságaink, a szűk keresztmetszetek? stb.
KÜLSŐ TÉNYEZŐK LEHETŐSÉGEK
Mindazon információk összessége, amelyek a cél/ok megvalósítás szempontjából fontosak, illetve erősítik azok megvalósítását. - Melyek a pozitív külső folyamatok, tendenciák, tényezők, változások? stb.
FENYEGETÉSEK, VESZÉLYEK
Mindazon információk összessége, amelyek a cél/ok megvalósítása szempontjából potenciális veszélyt jelentenek, illetve kedvezőtlenül hatnak a megvalósítás eredményére. - Melyek a negatív külső folyamatok, tendenciák, tényezők, változások? stb.
A KÖRVONALAZÓDÓ STRATÉGIAI ALTERNATÍVÁK 1.
2.
3.
4.
Az erős oldalakra támaszkodva a lehetőségek maximális kihasználása (erős pozíció, „támadó”, offenzív stratégia); Az erős oldalakra támaszkodva a veszélyek minimalizálása vagy kompenzálása (több lábon állás stratégája, a diverzifikáció); Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és kihasználni a lehetőségeket (változásorientált stratégia); Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és a veszélyeket („túlélési”, defenzív stratégia).
SWOT elemzés, kicsit másként
SWOT / COMP elemzés C Customer (vevő, felhasználó) S Strength (erősségek) W Weakness (gyengeségek) O Opportunities (lehetőségek) T Threats (veszélyek)
O Operation (működés)
M Money (pénz)
P Person (személyek)
PROBLÉMAFA Elvándorlás Munkanélküliség
Elöregedés
PROBLÉMAELEMZÉS
A projekttervezés feltételezi, hogy az adott területre már rendelkezünk vázlatos fejlesztési koncepcióval,
ami magába foglalja a részletes helyzetelemzést és az átfogó jövőképet a helyzetértékelést rendszerint a terület erősségeit, gyengeségeit, a kívülről jövő lehetőségeket és veszélyeket kiemelő SWOT-analízissel zárjuk le.
A projekttel megvalósított beavatkozás meghatározásához első lépésben ki kell emelnünk azt a problémát, melynek megoldásához a projekttel közelebb kívánunk kerülni. Az ok-okozati összefüggésből probléma-fát kapunk
P oorly coordinated & inefficient distribution of welfare assistance to vulnerable groups, especially in the earthquake region
PROBLÉMAELEMZÉS
Unclear & inadequate legislation for social security & social justice
P oor coordination of policy form ulation
S ocial law given low priority by governm ent & populace
Higher education does not provide professional profiles required by the labour m arket
No system of training in social work at higher education level
No higher education courses available in social law & social work
No further education training courses for current social workers
problémafa = ok-okozati összefüggések szerint strukturált problémák 1. lépés: azonosítsuk a kulcsproblémát 2. lépés: „építsünk” fát a kulcsprobléma köré
Ha az A a B oka, alá helyezzük Ha az A a B következménye, fölé helyezzük Ha egyik sem, mellé tesszük
Problémák megfogalmazása 1. A probléma megfogalmazásával ne sugalljunk megoldást: tipikusan „… hiánya”, mert ezen a ponton még nem tudhatjuk, hogy mi lesz a valós megoldás Példa: Munkahelyek Magas hiánya munkanélküliség 2. Pontosan fogalmazzuk meg a problémákat, mert különben -nem fogunk rá megoldást találni Nem kielégítő az -nem ismerjük fel a kapcsolódásokat úthálózat minősége, Példa: nincs megfelelő összeköttetés, Infrastruktúra nincs szennyvízelvezetés, hiánya nincs óvoda, stb
KÖZPONTI PROBLÉMA (NEGATÍV HELYZET) MEGHATÁROZÁSA
Mindenképp kell egy negatív helyzet, mert arra értelmezzük a „miért?” kérdést Ha átfogó problémafát akarunk, akkor a negatív helyzetet a lehető legáltalánosabban kell megfogalmazni pl. alacsony versenyképesség)
KÖZPONTI PROBLÉMA
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma Probléma
Probléma
Probléma
Probléma Probléma
Probléma Probléma
okozat
Problémafa Központi probléma
Ok
Alapvető probléma
Alapvető ok
Alapvető probléma
Alapvető ok
Alapvető ok
Példa: Problémafa Magas munkanélküliség
Belső vállalkozások erőtlenek
Hiányos vállalkozási ismeretek
Nincs mögöttük tőke
Nincs képző intézmény
Túl kicsik
Nem tudják megfizetni a képzést
Nincs hitelintézet
Központi probléma Külső vállalkozók nem jönnek
Erős a belső konkurenciaharc
Sokan vannak ugyanazon a területen
Nincs megfelelő terület
Képzetlen a munkaerő
Rossz a közlekedés
Hiányzik a csatornázás
Nincsenek átképző tanfolyamok
3 óránál több idő alatt érhető el repülőtér
Területet kell kisajátítani
Nincs szakképzés
Kátyúsak az utak
Alapvető okok
Elmennek a képzettek
A BEAVATKOZÁSI STRATÉGIA CÉLRENDSZERÉNEK KIALAKÍTÁSA
Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza PROBLÉMA-FA A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA
CÉLFA Helybenmaradás Munkalehetőségek
Fiatalok vonzása
CÉLKITŰZÉSEK MEGFOGALMAZÁSA
Konkrét Mérhető Pontos Reális Megfogható
A PROJEKT CÉL MEGFOGALMAZÁSA
Legyen: egyértelmű, világosan definiált, a projekttel kapcsolatban állók számára ismert és azonos jelentéssel megértett Megfelelően definiált cél magában foglalja a következőket: i. ii. iii. iv. v.
vi.
A tárgyat – pl. technológia transzfer A kiindulási állapotot (helyzet projekt kezdésekor) A célállapotot (a helyzet a projekt befejezésekor) Kezdés dátumát Befejezés dátumát nyomatékosítva (`Projektet be kell fejezni … -ra`) Minőségi előírásokat és speciális követelményeket
LEGGYAKORIBB PROJEKT CÉLOK
Új termék létrehozása Meglevő termék fejlesztése Szolgáltatások javítása Költségcsökkentés Konkurensek termékeinek elemzése Új tudás létrehozása (K+F) Oktatási programok fejlesztése Megvalósíthatósági tanulmányok kidolgozása Melléktermékek/hulladék feldolgozása Személyes célok (szociális funkciók, otthon karbantartás)
Célkitűzés-elemzés Problémafa: A jelenlegi helyzet negatívumai Kulcsprobléma Ok-okozati kapcsolatok
Célkitűzés-fa: A kívánt jövőbeli helyzet pozitívumai Konkrét célkitűzés Eszköz-eredmény összefüggések
P o o rly c o o rd in a te d & in e ffic ie n t d is trib u tio n o f w e lfa re a s s is ta n c e to v u ln e ra b le g ro u p s , e s p e c ia lly in th e e a rth q u a k e re g io n
U n c le a r & in a d e q u a te le g is la tio n fo r s o c ia l s e c u rity & s o c ia l ju s tic e
P o o r c o o rd in a tio n o f p o lic y fo rm u la tio n
S o c ia l la w g iv e n lo w p rio rity b y g o v e rn m e n t & p o p u la c e
P o o rly c o o rd in a te d & in e ffic ie n t d is trib u tio n o f w e lfa re a s s is ta n c e to v u ln e ra b le g ro u p s , e s p e c ia lly in th e e a rth q u a k e re g io n
H ig h e r e d u c a tio n d o e s n o t p ro v id e p ro fe s s io n a l p ro file s re q u ire d b y th e la b o u r m a rk e t
N o s ys te m o f tra in in g in s o c ia l w o rk a t h ig h e r e d u c a tio n le v e l
N o h ig h e r e d u c a tio n c o u rs e s a v a ila b le in s o c ia l la w & s o c ia l w o rk
N o fu rth e r e d u c a tio n tra in in g c o u rs e s fo r c u rre n t s o c ia l w o rk e rs
U n c le a r & in a d e q u a te le g is la tio n fo r s o c ia l s e c u rity & s o c ia l ju s tic e
P o o r c o o rd in a tio n o f p o lic y fo rm u la tio n
S o c ia l la w g iv e n lo w p rio rity b y g o v e rn m e n t & p o p u la c e
H ig h e r e d u c a tio n d o e s n o t p ro v id e p ro fe s s io n a l p ro file s re q u ire d b y th e la b o u r m a rk e t
N o s ys te m o f tra in in g in s o c ia l w o rk a t h ig h e r e d u c a tio n le v e l
N o h ig h e r e d u c a tio n c o u rs e s a v a ila b le in s o c ia l la w & s o c ia l w o rk
N o fu rth e r e d u c a tio n tra in in g c o u rs e s fo r c u rre n t s o c ia l w o rk e rs
CÉLELEMZÉS, CÉLFA
Meghatározandó célok: Átfogó célok Specifikus (konkrét) célok Operatív célok Eredmény Tevékenység
A felállított problémafa minden egyes ablakát átfogalmazzuk céllá, vagyis „Transzformált” problémafa = célfa Ok-okozatból - eszköz-cél lesz
Célcsoportok definiálása
Célfa Stratégiai cél
Operatív cél
Eredmény
Eredmény
Tevékenység
Tevékenység
Tevékenység
PÉLDA: CÉLFA Munkanélküliség csökkentése
Belső vállalkozások megerősítése
Vállalkozási ismeretek növelése Képző intézmény indítása Ingyenes tanfolyam
Tőkeellátás javítása Hitelintézet alapítása
Belső konkurenciaharc csökkentése
Stratégiai cél
Külső
vállalkozók vonzása
Megfelelő terület kialakítása
Munkaerő képzése
Közlekedés javítása
Közelebbi repülőtérrel összeköttetés teremtése
Diverzifikáció
Terület kisajátítása
Szakképzés indítása
Integráció szervezése
Csatornázás
Átképző tanfolyamok szervezése Képzettek megtartása
Kátyúk kijavítása
Logikai keretmátrix
A logikai keretmátrix is egy olyan elemzési folyamat, amely egy pillanat alatt átlátható, a projekt megértését, végrehajtását és értékelését egyaránt támogatja, egyúttal segíti a minél pontosabb, konkrétabb és reálisabb tervezést.
44
Logikai keretmátrix
A logikai keretmátrix kitöltését az alábbi elemzéseknek kell megelőznie: 1. lépés: Az érintettek elemzése – a projekt által valószínűleg érintett csoportok, személyek, intézmények azonosítása, kulcsproblémáik, korlátaik, lehetőségeik azonosítása.
45
ÉRINTETTEK ELEMZÉSE
Érintett csoport
A telelpülés munkavállalói Ingázó munkavállalók
Mikro, kis- és középvállalkozások Mezőgazdaság
Munkanélküliek Helyi értelmiség
Települési önkormányzat Cigány Kisebbségi Önkormányzat Kistérség Iskola Óvoda
Civil szervezetek
Probléma
Motiváció
Az érintett csoport viszonya más érintettekhez
Célok
A program pozitiv hatása az érintett csoportra
A program negativ hatása, veszélyei az érintett csoportra
A konfliktusok, problémák mérséklésének eszközei
Logikai keretmátrix
2. lépés: A problémaelemzés – a problémák megfogalmazása, ok-okozati összefüggések meghatározása; 3. lépés: Célkitűzés-elemzés – célkitűzések meghatározása a beazonosított problémák alapján.
47
Logikai keretmátrix 1. Leírás
2. A sikeresség mutatói
3. A mutatók forrásai
4. Kockázatok és feltételezések
1. Stratégiai célok 2. Projekt cél
3. Eredmények 4. Tevékenységek
Előfeltételek 48
A sorok a tervezés szintjeit jelölik, felülről lefelé haladva egyre jobban ráközelítünk a tervezett projekt konkrétumaira: A legfelső sorban a projekt szélesebb kontextusáról beszélünk.
49
A második sor a projekt céljainak szintje, itt adjuk meg projektünk konkrét célkitűzését, vagyis azt az ideális jövőbeli állapotot, aminek megteremtését projektünkkel el szeretnénk érni.
50
A harmadik sor a projekt tevékenységeinek következtében létrejövő eredmények szintjét mutatja; A negyedik sor már a projektvégrehajtás szintje, itt soroljuk fel az eredmények létrehozásához szükséges tevékenységeket.
51
Logikai keretmátrix Előfeltevések és rizikófaktorok
Leírás
A sikeresség mutatói, indikátorok
A mutatók mérése
Hosszú távú célkitűzés Eléréséhez a projekt csak hozzájárul. Társadalmi cél.
Az átfogó célkitűzés elérésének mutatói
Információforrások és módszerek a teljesítmény igazolásához.
Rövidtávú célkitűzés Egy logikai keret egy projektcélt tartalmazzon! Ha több cél szerepel, valószínűleg nincs pontosan elkülönítve a cél és az eredmény.
A konkrét célkitűzés elérésének mutatói
Információforrások és módszerek a teljesítmény igazolásához.
Feltételezések az átfogó célkitűzések megvalósulásához
Eredmények Kézzel fogható eredmények, amelyeket a projekt keretében állítanak elő.
Az eredmények elérésének mutatói
Információforrások és módszerek a teljesítmény igazolásához.
Feltételezések a rövidtávú célkitűzések megvalósulásához
Tevékenységek
Bemenet (input): szükséges emberi és dologi erőforrások
A szükséges emberi és dologi erőforrások költségei
Előfeltevések Ha ezek fennállnak, a projekt megvalósítása elkezdhető. Feltételezések az eredmények
megvalósulásához
Pénzügyi tervezés folyamata
Beruházási javaslatok kidolgozása (költségvetés javaslatok)
Javaslatok pénzáramlásának becslése
Pénzáramlás értékelése
Projektváltozat kiválasztása
Finanszírozási feladatok, finanszírozási igények A kedvezményezettek finanszírozási feladatai Saját forrás biztosítása Projekt likviditás biztosítása Pályázat kidolgozás és a projekt lebonyolítás nem támogatott költségeinek biztosítása Finanszírozási igények „Végleges” költségek
Saját forrás Nem támogatott költségek Vissza nem téríthető ÁFA
„Átmeneti” költségek
Számlák teljes összegének kifizetése Visszaigényelhető ÁFA
A saját forrás elemei • Számlapénz (bank) • Bankhitel (rövid és éven túli) • Partnerek hozzájárulása • Egyéb forrás (pl. tagi hitel)
Ha a saját forrás: bankhitel Tartós forrásigény biztosítása
Beruházási hitelből
Átmeneti forrásigény biztosítása
Rövid lejáratú hitelből
A költségvetés kiadási oldala
Beszerzési költségek
Építés Eszközbeszerzés Szolgáltatás
HR költségek Projektmenedzsment költségek, szakértői díjak Teljes és szűk költségvetés - a támogatható költségek határozzák meg
Költségek elszámolhatósága Vonatkozó szabályok
Strukturális Alapok költségei elszámolhatóságának szabályozásáról szóló rendelet Vonatkozó európai uniós szabályok Hazai költségvetési előirányzatok felhasználását szabályozó rendeletek Pályázati felhívás
Költségek elszámolhatósága Általános feltételek
Bizonylatokkal igazolt, teljesített költségek Projekthez közvetlenül kapcsolódnak Projekthez nélkülözhetetlen Költséghatékonyság – ellenőrizhető, piaci értékű árak Projekt Magyarországon valósul meg Nem szerepelnek a nem elszámolható költségek között
Nem elszámolható költségek (példák)
Bírság, kötbér és perköltség
Adó és illeték, amelyek nem a kedvezményezettet terhelik
Alvállalkozó, amely a költségekkel arányosan nem ad hozzá értéket Pénzügyi műveletek díjai (deviza átutalási jutalék és árfolyamveszteségek)
Tételes költségvetés minta Költségvetési tétel Személyi kifizetés Projekt koordinátor Szakértői díj Napidíj
Egység típusa
Egységek száma
Egységár
Összesen
Pályázott összeg
Saját erő pénzbeni
Saját erő természet
hó nap nap
Személyi kifizetés összesen Működési költség Utazás Tréning, szeminárium Publikáció, jelentés Eszköz Fogyóeszköz Egyéb
km nap oldal db db
Működési költség összesen Adminisztráció
átalány
MINDÖSSZESEN
Kifizetés:
% Mikor
I. részlet 20 % szerződéskor
II. részlet 40 % félidőben
III. részlet 40 % végelszámolás után
Forrásösszetétel: Pályázati forrás Egyéb forrás Saját erő
Készpénzbeni
Természetbeni
61
Ütemtervezés
Miért szükséges?
Projektelemek, feladatok időigényesek Egyes projektelemek egymásra épülnek Egyes elemek csúszása esetén hol lehet beavatkozni
Ütemtervezés menete
Tevékenységek meghatározása Tevékenységek egymásra épülésének felvázolása Egyes tevékenységek időigényének meghatározása Ütemterv elkészítése
Logikai háló, kritikus útvonal B, 4
D, 6
A, 3
C, 3
E, 5 F, 3
I, 8
G, 7 H, 5
Pl.: Egy éves projekt megvalósíthatósági ütemterv táblázata Akció
Jan. Febr. Márc. Ápr. Máj. Júni. Júli. Aug. Szep Okt. Nov. Dec.
1. Intézkedés *** *** *** 2. Intézkedés 3. Intézkedés 4. Intézkedés 5. Intézkedés 6. Intézkedés
*
*** *** *** *** * *** *** *** *** *** *** *** ***
*
*** *** *** *** ***
* ***
65
A mérföldkövek mátrixba rendezése Sorszám
Tevékenység
Felelős
1.
Team létrehozása
X. Y.
2.
Projekt előkészítése
Z. F.
1.
2.
3.
Megvalósítás (hónapok) 4. 5. 6.
7.
3. 4.
Beruházás
5. 6. 7.
Folyamatos kommunikáció a partnerek között
8
Projekt folyamatos nyomon követése
.9
Projekt pénzügyi monitoringja
.10. 11.
Záró beszámoló készítése
SEED ALAPÍTVÁNY
8.
Gantt-diagram (sávos ütemterv)
HR terv
A humánerőforrások tervezése is szükséges
rendelkezésre állás, szűk keresztmetszetek költségek felmérése
Elemei
kompetencia igények megahtározása szakértők kiválasztása, hozzárendelése a feladatokhoz egyes feladatok pontos ráfordítás-igényének meghatározása ütemterv alapján HR inputok tervezése
Minta a szakértői team bemutatására (táblázatos forma) X.Y.
Y.Z.
Név Szervezet Életkor
Iskolai végzettség Szak-terület Szakmai tapasztalat Feladat a projektben Nyelvtudás Cím, telefon
69
Szerepek és felelősségek Igen hatásos, ha a team tagjai közötti munkamegosztás, s a különböző szerepek, felelősségek bemutatásra kerülnek Referencia munkák Szervezetünk és szakértőink által korábban megvalósított projektek azt igazolják, hogy hasonló munkák elvégzésére alkalmasak vagyunk. Ez a lista mennél hosszabb, annál jobban mutatja rátermettségünket. Általában a bírálók szívesebben juttatnak támogatást olyan pályázónak, akinek munkáját már mások is értékelték Referencia-munkák listája Munka megnevezése
Hol
Mikor
Megbízó
Eredmények
70
HR terv - példa Szakértők Projekt elem
gép beszerzés
Konkrét projekt pénzépítési Összes rendszer HR tevékenység menedz ügyi szakem gazda szakértő en ser szakértő ber
tendereztetés szállítás tendereztetés infrastruktúra építés szoftver kiadás tendereztetés szoftver oktatás kiadványok általános projekt menedzsment
1 1 12 2 1 2 40
20 1 25 5 20 0,33 0,33 0,33 14
3 5 5 50 5 36 1
2 5 5
24 6 31 67 29 36,33 6,33 8,33 54
Kommunikációs terv tipus egyeztetés értékelés
belső szervezet szervezet projektteam vezetője munkatársai felé felé hetente
külső KSZ, IH
jelentés
hetente
negyedévente, zárásnál
beszámoló
hó végét követő 5 napon belül
zárást követő 2 hónapon belül
média társszervezetek
találkozók
év végén
tudósítás
félévente
partnertalálkozók szakmai fórumok
félévente negyedévente
évente egyszer
helyi hatóságok
szeptember végén
