SYSTEM’S 1072 Budapest, Rákóczi út 26. Tel/fax: 235-0142
[email protected] www.ergofit.hu
A GYAKORNOK FELADATAI MÓDSZERTANI FÜZET
Készítette: Dr. Nemeskéri Gyula Pataki Csilla
Budapest 2003. június
TARTALOMJEGYZÉK 1.
A gyakornok és a beilleszkedés............................................................................ 1 1.1.
2.
3.
A beilleszkedés folyamata és a gyakornok feladatai ..................................... 1
A gyakornok feladatai a beilleszkedési folyamat során ........................................ 3 2.1.
Belépés előtti tennivalók............................................................................... 3
2.2.
Az első nap a munkahelyen .......................................................................... 3
2.3.
A beilleszkedés első szakaszának legfontosabb feladatai.............................. 4
2.4.
A beilleszkedés későbbi fázisának feladatai .................................................. 7
A beilleszkedést segítő technikák......................................................................... 8 3.1.
A vezető által alkalmazott technikák............................................................. 8
3.1.1.
A munkaköri rotáció .............................................................................. 8
3.1.2.
A visszajelzés......................................................................................... 8
3.1.3.
Értékelő beszélgetés.............................................................................. 9
3.1.4.
Coaching és tanácsadás ...................................................................... 10
3.1.5.
A delegálás .......................................................................................... 10
3.2.
A gyakornok által alkalmazható beilleszkedést segítő technikák................. 11
3.2.1.
Az önmenedzselés ............................................................................... 11
3.2.2.
Az időgazdálkodás ............................................................................... 11
3.2.3.
A stressz-kezelés ................................................................................. 12
1.
A gyakornok és a beilleszkedés
A gyakornok életében a munkába lépéssel új időszak kezdődik, amelyben új élethelyzetekben, az eddigiektől eltérő értékekkel és normákkal rendelkező közösségben kell helytállnia, beilleszkednie és megfelelő szintű munkateljesítményt nyújtania. A beilleszkedés sikeréhez a szervezetnek és tagjainak biztosítaniuk kell a szükséges feltételeket és eszközöket, de ehhez szükséges a gyakornok aktív hozzáállása is.
1.1. A beilleszkedés folyamata és a gyakornok feladatai A gyakornok először a felvételi beszélgetés során találkozik közvetlenül a szervezettel és a vezetővel, már ekkor kialakul benne egy kép és vélemény a szervezetről, ami hozzájárul az állásajánlat elfogadásához. Ezt a pozitív benyomást (hiszen elfogadta az ajánlatot) kell tovább bővítenie, pontosítania, illetve alkalmazkodnia a munkakörnyezethez. E folyamat akkor kezdődik, amikor a felvételről értesítő levelet kézhez kapja a szervezetet bemutató anyagokkal együtt. A gyakornok beilleszkedésének szakaszai: 1. Az előkészítő szakasz, amely során jobban megismerkedik a szervezettel az értesítő levéllel együtt kapott írott anyagokból, illetve más információforrásokból (pl.: cikkek, internet, törvények). 2. A munkába állás, amely a szervezettel, a munkakörrel és a szervezet tagjaival való közvetlen megismerkedést jelenti, valamint egy új életszakasz és élethelyzet kezdetét azok számára, akiknek ez az első munkahelyük. 3. A szervezet, a szervezeti értékek, a szervezeti kultúra, az ügyviteli eljárások, a munkafolyamatok részletes megismerése, a teljesítmény fokozása és a szakmai felkészültség állandó fejlesztése, amíg a szervezet teljes értékű tagjává nem válik. A gyakornok által ellátandó feladatok a beilleszkedés több hónapos folyamatában sokrétűek és eltérő jellegűek: • Képzés jellegű feladatok: megismeri a szervezetet, a szabályzatokat, a köztisztviselői szférát, a vonatkozó jogszabályokat, illetve a munkájára vonatkozó szabályzókat. Ebben fontos szerepe van az önképzésnek is. • Munkavégzés: el kell látnia előbb a munkaköri rotációs programban szereplő munkaköröket, majd a saját munkakörébe tartozó feladatokat. • Alkalmazkodás: meg kell ismernie a szervezeti kultúrát, az informális szabályokat, a munkacsoport normáit és alkalmazkodnia kell ezekhez. • Karriertervezési feladatok: az önértékelés és a kapott információk segítségével meg kell határoznia karriercéljait és azok megvalósítási módját. • Információgyűjtés: a szervezetről, a köztisztviselői szféráról, a szervezet környezetéről, a feladatokról, a fejlődési lehetőségekről stb. • Készségfejlesztés: fejlesztenie kell azokat az általános készségeket, amelyek nagymértékben javítják munkateljesítményét, mint például 1
kommunikációs készség, szervezési és tervezési készség, tárgyalási készség, alkalmazkodási készség, önmenedzselés stb.
2
2.
A gyakornok feladatai a beilleszkedési folyamat során
2.1. Belépés előtti tennivalók A gyakornok feladatai ebben az időszakban a szervezettel és annak környezetével, valamint a köztisztviselői tevékenységgel való ismerkedésre terjednek ki. Ennek érdekében több helyről szerezhet információkat: − az értesítő levélhez mellékelt szervezetet ismertető anyagokból, − a szervezetről, illetve a köztisztviselői szféráról megjelent cikkekből, − a köztisztviselőkre vonatkozó jogszabályokból (elsősorban az 1992. évi XXIII. tv. A köztisztviselők jogállásáról) − az internetről (a szervezet honlapja, a Belügyminisztérium és a Miniszterelnöki Hivatal honlapja stb.)
2.2. Az első nap a munkahelyen A gyakornoknak illik pontosan megjelennie az értesítő levélben megjelölt helyen. Tekintettel arra, hogy nagyobb szervezetekben a beléptetési procedúra időigényes, legalább 10 perccel a megjelölt időpont előtt legyen a portán, hogy ne késsen a vezetővel való első találkozásról. Legyen üzletiesen öltözött, ápolt. Viselkedése legyen magabiztos, visszafogott, udvarias. Vigye magával az értesítő levélben megjelölt valamennyi szükséges dokumentumot (személyi igazolvány, diplomák másolata, igazolás az erkölcsi bizonyítvány iránti kérelem benyújtásáról stb.) Az első nap egyik fontos feladata a munkaügyi szabályoknak megfelelő lépések megtétele: − megadja a szükséges személyi adatokat; − átadja az igényelt dokumentumokat; − aláírja a munkaszerződést; − átveszi a kinevezési okmányt. Ha a szervezetben több gyakornok érkezik számukra általában közös programokat szerveznek (például vezetői üdvözlés, megismerkedés a szervezet vezetőivel, a szervezet bemutatása). Ha ő az egyedüli gyakornok, a közvetlen vezetőjétől kapja meg a legfontosabb információkat a szervezetről, majd megbeszélik a betöltendő munkakör tartalmát, a kölcsönös elvárásokat, a legfontosabb viselkedési normákat. A beszélgetés során a gyakornok mutasson érdeklődést a szervezet és a munkafeladatok iránt, ezzel pozitív benyomást erősítve a vezetőben.
3
Ezután megismeri a munkahelyét, a munkaközösséget, amelyben dolgozni fog, illetve azokat a vezetőket, akiknek szervezeti egységében a rotáció során dolgozni fog. Megismerkedik a személyzeti szakemberrel vagy vezetővel, valamint a mentorával.1 A gyakornok „idegenvezetőjének” kinevezett kollegája végigvezeti a szervezet épületében, megmutatja, mi hol helyezkedik el, és hogyan lehet megközelíteni, megadja a szükséges információkat a parkolásra, étkezésre stb. vonatkozóan. Elmondja a legfontosabb íratlan normákat, amelyeket feltétlenül be kell tartania.
2.3. A beilleszkedés első szakaszának legfontosabb feladatai A beilleszkedés első időszaka, amelynek hossza a szervezet nagyságától és a munka komplexitásától függ, a szervezet és a munkafolyamatok megismerésével telik el, és értékelési beszélgetéssel zárul. A legfontosabb feladatok ebben az időszakban:
a) A beilleszkedési terv megbeszélése:
A gyakornok még az első munkahéten megbeszéli a beilleszkedési tervet vezetőjével és mentorával. Annak érdekében, hogy a terv a saját karriercéljainak és fejlődési elképzeléseinek megfeleljen, pozitív és kezdeményező magatartást kell tanúsítania a megbeszélés alatt. Mondja el bátran elképzeléseit, elvárásait, javaslatait. Ezt akkor tudja megtenni, ha megfelelő önismerettel rendelkezik, illetve már megfogalmazott karriercélokkal rendelkezik. Az önismeret növelését segíti az 1. sz. Melléklet kérdőíve.
b) A munkakörnyezet otthonossá alakítása:
A munkakörnyezet testre szabása fontos minden új munkahelyen, mert elősegíti a jó közérzet kialakulását. A szükséges munkaeszközökkel felszerelt munkahelyet saját igényeinek megfelelően kell átalakítania, funkcionálissá tennie oly módon, hogy a leghatékonyabban tudja munkáját végezni, de ne okozzon problémát és ne zavarjon ezzel másokat. A következő tényezőket kell figyelembe venni: • az egyéni fény, csend, nyugalom, „levegő” igény, • a munkavégzéshez szükséges tárgyak, irodai eszközök személyre szabott elrendezése a munkafelületen, • a mozgáshoz szükséges hely biztosítása, • a szekrény, polc, fiók berendezése, • saját anyagok, könyvek rendszerezése a rendelkezésre álló helyen.
c) A szervezet és a köztisztviselői szféra megismerése:
Ez a feladat viszonylag sok anyag elolvasását, tanulmányozását, egyes esetekben elsajátítását igényli. Az egyes témakörökben megtervezett beszélgetéseken a gyakornoknak a következőkre kell figyelnie: − A beszélgetésekre alaposan készüljön fel. 1
Kis szervezetekben általában nincs személyzeti szakember és mentor, ezek feladatait a vezető látja
el.
4
− −
Mutasson érdeklődődést a szervezet és a munka iránt, kérdezzen rá minden olyan elemre, ami nem volt érthető számára az anyagban. Törekedjen arra, hogy minél jobban megismerje a szervezetet, céljait, kultúráját, munkafolyamatait.
d) Időbeosztás kidolgozása:
Nagyon fontos, hogy a gyakornok már az első naptól határidőnaplót vezessen, illetve kialakítsa magának azt a módszert, amellyel az idejét tervezi majd, valamint számon tartja majd az elvégzendő feladatokat, megbeszéléseket, értekezleteket. Amennyiben ehhez nincsenek meg a támpontjai, a vezetőjétől vagy mentorától kell segítséget kérnie. Az időgazdálkodás célja, hogy a rendelkezésre álló időt a leghatékonyabban használja fel a feladatok elvégzésére. Ezt akkor lehet megvalósítani, ha a saját munkaritmusát és módszerét a legoptimálisabban össze tudjuk illeszteni a szervezet által támasztott igényekkel. Az időbeosztás megtervezésénél a kiindulási pont, amire a gyakornoknak rá kell kérdeznie: • a munkaidő, ennek struktúrája, • a rendszeres értekezletek időpontjai, • egyéb, rendszeresen ellátandó, fix időpontú feladatok, • a szervezeti beilleszkedéséhez kapcsolódó feladatok időpontjai. Figyelembe kell vennie azt is, hogy ő maga hogyan tud dolgozni a nap különböző szakaszaiban: • Mikor tud a legjobban koncentrálni? • Mikor a legkreatívabb? Az időszervezés legegyszerűbb módja a határidőnapló.
e) A munkaszervezéshez és a munkavégzéshez szükséges információk összegyűjtése:
Az első héten a gyakornokot a vezetője megismerteti a munka sajátosságaival és a legfontosabb tudnivalókkal. Amennyiben úgy érzi, hogy további információkra van szüksége, kérdeznie kell a vezetőtől, a mentortól vagy a kollegáktól, a szükséges információ és a beilleszkedési feladatok megosztása szerint. Kérdései a következőkre vonatkozhatnak: − Melyek a rendszeresített értekezletek, milyen témában, kik a résztvevők? (Bevezeti a saját határidőnaplójába is.) − A telefonhasználattal kapcsolatban: • Belső telefonkönyv • Telefonhasználati szabályok, feltételek • Van-e egységesített formája a hívások fogadásának, a kimenő hívásoknak (standard szöveg, bemutatkozás stb.) • Vannak-e bejáratott időintervallumok, amikor bizonyos személyeket, intézményeket lehet, illetve érdemes hívni? • Van-e „telefonszolgálat”, vagyis a dolgozók felváltva, meghatározott órarend szerint telefonos ügyfélszolgálatot tartanak-e? − A rendelkezésre álló irodai eszközök használatával kapcsolatban: • Milyen irodai eszközök állnak a rendelkezésére? • Melyiket hogyan kell kezelni? 5
• Használatukra milyen szabályok, megkötések vonatkoznak? − Munkanapló vezetése • Kötelező-e a munkanapló vezetése? • Ha igen, milyen formátumban, milyen tartalommal? Hol a helye? Ki jogosult a betekintésre? • Ha nem kötelező a munkanapló vezetése, saját használatra kidolgozhatja a munkastílusának és céljainak megfelelő munkanaplót határidőnaplót, amely számos hasznos információt szolgáltathat, és a következő célokra használhatja: • A napi feladatok megtervezése órákra • Egy adott feladat megoldásának nyomon követése, ha ez a feladat hosszabb időintervallumra terjed ki. Rövid jegyzet készítése egy-egy fontosabb esemény bekövetkeztekor. • Emlékeztetőként egy feladat megoldásában bekövetkezett eseményekről, amelyekre a továbbiakban hivatkozni kell, például: telefonbeszélgetés, fax vagy levél elküldése, értekezlet. • A munkafeladatok időtartamának meghatározására, a munkaidő felhasználásának elemzésére. • Az értékelésre történő felkészüléshez konkrét események, eredmények, problémák felelevenítése. − Levelezés: • kimenő-bejövő levelek iktatására vonatkozó szabályok • aláírási jogkörök • a levelezésben használatos standard eszközök és formai, tartalmi elemek (ez a papír alapú és az elektronikus levelezésre is vonatkozik).
f) Információk tárolása, saját adatbázis készítése:
A munkavégzést segítő saját információs adatbázis megteremtését már az első munkanapon el kell kezdeni. Meg kell tudnia, milyen típusú információkat kell kötelező módon megőrizni és milyen formában. Ezek mellett a gyakornok kialakíthatja a saját információbázisát, amelyet a továbbiakban felhasználhat a munkavégzés során. Meg kell határoznia: − Milyen típusú információkra lehet szüksége? (pl. nevek, címek, telefonszámok, árlisták, projekt vagy kutatási eredmények) − Hogyan szeretné tárolni őket, hogy a lehető legrövidebb idő alatt információt tudjon nyerni? Az információáramlásra vonatkozó kérdései: − Honnan lehet a munkavégzéshez szükséges információkat megszerezni? − Milyen információs és adatbázisok léteznek a szervezetben? Ki felel az adminisztrációjukért? − Milyen információ hozzáférési jogosultságai vannak? − Milyen formanyomtatványokat kell használnia, és milyen szabályok vonatkoznak rájuk? Ehhez segítséget kérhet a vezetőjétől, a mentortól, illetve kollegáitól. A beilleszkedés e fázisában a gyakornok legfontosabb munkakörnyezethez és a közösséghez való alkalmazkodás.
problémája
a
6
Aki még nem dolgozott, annak komoly gondot jelenthet megszokni egy iroda állandóan mozgalmas és zajos környezetet, amelyben megfelelő minőségben kell ellátni feladatait, különösen, ha azok jelentős figyelemkoncentrációt vagy kreativitást igényelnek. A gyakornoknak komoly önfegyelmet is kell gyakorolnia, hogy elkerülje a hosszúra nyúló informális beszélgetéseket, amelyek a munkavégzésben hátráltatják, bár megjegyzendő, hogy a szocializációt nagymértékben elősegítik. Meg kell találni azt az egyensúly pontot, ahol az informális társalgás segíti az ismerkedést, a beilleszkedést a közösségbe, de a munkavégzést nem gátolja. A gyakornok, akinek az a célja, hogy a közösség, amelyben dolgozni fog, elfogadja, abba a hibába eshet, hogy mindenkinek a tetszését el szeretné nyerni, ezért nem viselkedik természetesen. A szocializációs folyamat alapszabályai: − Próbáljon meg jó benyomást kelteni, de ne akarjon görcsösen mindenkihez közel kerülni. − Azt kell elérnie, hogy megbízható, pontos és figyelmes embernek tartsák. − A megítélés legfontosabb mércéje a teljesítménye és a magatartása, ezért fontos, hogy a munkahelyre és a találkozókra pontosan érkezzen, a rá bízott feladatokat ne kezelje félvállról, legyen segítőkész. Mivel a gyakornok az új ember a csoportban, neki kell alkalmazkodnia a már kialakult szokásokhoz (például az eszközök használatára, a dohányzásra vonatkozóan). A csoport által rendezett közös programokon, kirándulásokon, vacsorákon részt kell vennie, még akkor is, ha úgy érzi, hogy nincs sok kedve a társasági élethez. Legalább az első néhány alkalomra ajánlatos ellátogatni két okból is: − Sokmindent megtudhat kollegákról, a csoportról és a szokásairól egy más környezetben − A hiányzását úgy fogják értékelni, hogy közömbösek számára a csoport tagjai.
2.4. A beilleszkedés későbbi fázisának feladatai A gyakornok elvégzi a beilleszkedési tervben meghatározott feladatokat és egyre komplexebb szakmai feladatokat lát el. Ebben a periódusban számos probléma merülhet fel: − −
Általában több munkafeladatot kell párhuzamosan megoldani, amelyek eltérő jellegűek és időtartamúak lehetnek. Ezért nagyon fontos a munka megfelelő megszervezése és az időbeosztás optimális megtervezése. Minden munkacsoportban vannak kisebb-nagyobb konfliktusok. Ha az új dolgozó gyakran kerül konfliktusba a kollegákkal, illetve gyakran van kitéve inzultusoknak, zaklatásoknak, nevetségessé teszik, kritizálják, akkor ezt jeleznie kell a vezetőjének, amennyiben a kollegák részéről éri a zaklatás, illetve a mentornak vagy a vezetője felettesének, ha a vezető részéről. Ebben az esetben fennáll a veszély, hogy pszichoterror áldozata. Mielőtt jelezné a sérelmeket, nem árt, ha elemzi saját magatartását, a csoporthoz való viszonyát, és mérlegeli annak esélyét, hogy esetleg saját viselkedése váltotta ki a zaklatásokat.
7
3.
A beilleszkedést segítő technikák
Számos menedzsment technika áll a vezető és a gyakornok rendelkezésére, amelyekkel a beilleszkedés hatékonyságát növelhetik.
3.1. A vezető által alkalmazott technikák A közvetlen vezető által használt, a beilleszkedést segítő és támogató technikák csak akkor hatékonyak, ha alkalmazásukban a gyakornok is partner, és elvégzi a rá háruló feladatokat.
3.1.1.
A munkaköri rotáció
A munkaköri rotáció alkalmazása lehetővé teszi, hogy a gyakornok jobban megismerje a szervezetet, folyamatában ismerkedjen meg a szervezetben folyó tevékenységekkel, illetve kialakítsa a hatékony munkavégzéshez szükséges személyes kapcsolatot a szervezet különböző egységeiben dolgozó kollegákkal. Tartalmát és hosszát a közvetlen vezető határozza meg a betöltendő munkakör sajátosságai és a szervezet tevékenysége függvényében. Minden esetben, amikor új munkakörbe kerül, a munkakör közvetlen vezetőjétől érdeklődjön a következő kérdésekről (ha a vezető nem kezdeményezi ezek megbeszélését): − Milyen feladatokat kell elvégeznie? − Milyen határidőre? − Melyek a rendelkezésre álló eszközök? − Kitől kap utasítást a gyakornok, illetve ki ellenőrzi a munkáját? − Mekkora önállósággal dolgozhat, milyen döntéseket hozhat meg egyedül és mikor kell a vezető jóváhagyását kérnie? − Ha kérdései vannak az elvégzendő feladatokkal kapcsolatban, kihez fordulhat segítségért? − Hogy fogják a munkáját értékelni? Mindig kérje a rotációs lap kitöltését és aláírását az adott munkakörre, mert szüksége lesz rá az értékelésre való felkészüléskor, illetve a beilleszkedési terv megvalósításának dokumentálásához.
3.1.2.
A visszajelzés
Mint a visszajelzés címzettjének, a gyakornoknak a következőkre kell figyelnie: - Hagyja, hogy a visszacsatoló befejezze gondolatát. - Ne mentegetőzzön. - Kérdezzen rá a konkrét tényekre, ha ezek hiányoznak a visszacsatolásból. - Mondja el nyugodtan a saját álláspontját, konkrétumokra hivatkozva.
8
Ha probléma merült fel, legyen aktív az okok megkeresésében és a megoldás kidolgozásában. Ha egy feladat befejezéskor vagy egy beilleszkedési ciklus lezárásakor nem kap visszajelzést a vezetőtől, nyugodtan igényelje tőle. A saját tanulási folyamatát és fejlődését szolgálja az, hogy pontosan tudja, mit végzett jól, és miben kell még fejlődnie. -
3.1.3.
Értékelő beszélgetés
A beilleszkedés értékelésének céljai: • szervezeti és munkaközösségi beilleszkedés értékelése • szakmai előrehaladás értékelése • esetleges problémák feltárása • beilleszkedés és szakmai előrehaladás további tervezése A beilleszkedés értékelését szolgáló beszélgetés résztvevői a gyakornok és a közvetlen vezetője, valamint a mentor. Ha a gyakornok az időszak nagy részét a rotációs tervben meghatározott munkakörökben töltötte, akkor célszerű meghívni munkakörök vezetőit is a beszélgetésre. Az értékelés fő mozzanatait: • a gyakornok önértékelése, • a vezető értékelése, • az eltérő vélemények megbeszélése, • a problémák feltárása és megbeszélése, • a következő periódus tervének áttekintése és aktualizálása. • az értékelő lap kitöltése. A gyakornoknak fel kell készülnie az értékelő beszélgetésre: − Átnézi az értékelt periódus tevékenységére vonatkozó dokumentumokat: • Munkaköri leírás • Rotációs lapok • Beilleszkedési terv • Saját munkanaplója • Értékelési lap − Elvégzi az önértékelést az előre meghatározott értékelési szempontok szerint, a következő kérdésekre válaszolva: • Melyek voltak a számára legfontosabb és legérdekesebb feladatok? • Melyek igényelték a legtöbb figyelmet és előkészítést? • Melyek azok a feladatok, amelyek a legjobban érdeklik, és melyek azok, amelyek a legkevésbé? Miért? • Milyen eredményeket ért el? • Sikerült-e megvalósítania a célokat? • Milyen problémákba ütközött a feladatok teljesítésénél? • Hogyan tudná ezeket a problémákat kiküszöbölni? • Miket tart erősségeinek, valamint gyengeségeinek? − Meghatározza a következő periódusra vonatkozó céljait, elvárásait a következő kérdések alapján: • Vannak-e olyan területek, ahol több tapasztalatot szeretne szerezni?
9
•
Vannak-e olyan képességei, amelyeket véleménye szerint nem, vagy csak kis mértékben használ? Hogyan lehetne ezeket jobban hasznosítani? • Milyen támogatásra lenne szüksége a vezető részéről? • Milyen változtatásokat vél szükségnek a beilleszkedési tervben? Az értékelő beszélgetésen, azért hogy ez valóban a fejlődését szolgálja, a következőkre fektessen hangsúlyt: • tanúsítson pozitív, aktív, problémamegoldó magatartást; • legyen nyitott a szakmai beszélgetésre; • legyen megfelelő szintű önkritikája; • legyen aktív az okok feltárásában és a megoldás keresésében, az akcióterv elkészítésében; • a kritikából sokat tanulhat, fejlődését szolgálja, ezért ne sértődjön meg és ne helyezkedjen védekező pozícióba.
3.1.4.
Coaching és tanácsadás
Mindkét technika akkor lehet eredményes, ha a gyakornok nyitott a segítségre, és lelkesen végzi el a feladatokat. Kezdeményező a megoldások javaslatában, nem várja el, hogy kész megoldást kapjon. Ha úgy érzi, nem boldogul a feladattal, bátran kér tanácsot a vezetőtől vagy a mentortól, és nem úgy éli meg a segítségkérést, hogy csorba esett tekintélyén. Teljesen természetes, hogy egy fiatal dolgozó tanácsot kér egy tapasztaltabbtól.
3.1.5.
A delegálás
A delegálás jó lehetőség a gyakornok számára, hogy változatosabb, érdekesebb munkafeladatokat végezzen. Lehetőséget ad a munkaköri feladatok által igénybe nem vett készségek kibontakoztatására, fejlesztésére. Nem úgy kell megélnie, mintha a vezető meg akarna szabadulni egyik feladatától, hiszen minden új feladat elvégzésével fejlődik szaktudása, szervezetismerete, s fejlődnek a készségei. A delegálás a vezető és a gyakornok közötti beszélgetés során történik. Ez az írásban delegált feladat esetében sem maradhat el. A megbeszélendő témák a következők: − a feladat tartalma és az elvárt eredmények, teljesítmény, határidő; − a delegálás oka és, hogy miért választotta a gyakornokot a feladat elvégzésére − a feladat elvégzéséhez szükséges hatáskör átruházása, meghatározva azokat a döntéseket, amelyeket egyedül hozhat a munkatárs, illetve, amelyekben konzultálnia kell a vezetővel, vagy jóváhagyását kell kérnie; − a feladat elvégzésének ellenőrzési módja és ideje. A gyakornok önállóan végzi el a feladatot. Ha úgy érzi, hogy a vezető nem hagy elegendő önállóságot neki, akkor igényelje. Ha elakad, problémája van, kérjen tanácsot a vezetőtől. Aktívan vegyen részt a delegálás eredményeinek értékelésében.
10
3.2. A gyakornok által alkalmazható beilleszkedést segítő technikák A gyakornoknak is tennie kell azért, hogy a beilleszkedése zökkenőmentesen történjék a szervezetbe és a munkaközösségbe. Különböző technikákhoz folyamodhat.
3.2.1.
Az önmenedzselés
Bár a szervezetben a gyakornoknak megvan a kinevezett vezetője, nagyon fontos az önmenedzselési képesség. Ez teszi lehetővé, hogy − a lehetőségek által kínált legmegfelelőbb körülmények között tudjon dolgozni; − munkáját optimális ráfordítással tudja időben elvégezni; − minden alkalmat kihasználjon arra, hogy fejlessze képességeit és ismereteit; − kollegáival és vezetőivel megfelelő kapcsolatokat tudjon kialakítani. Az önmenedzselés önmagunk tudatos irányítása, céljaink meghatározása, életünk és szakmai tevékenységünk célorientált és rendszerezett tervezése, személyes erőforrásaink hatékony és eredményes használata. Vezérelvei: − a siker eléréséhez szükség van egy jól átgondolt életkoncepcióra; − aktívan kell cselekedni, nem utólag reagálni a dolgokra; − saját sikereinkért és sikertelenségeinkért elsősorban mi vagyunk felelősek; − a mások általi menedzselésünk arányát a lehető legkisebbre csökkentsük. A jó önmenedzselő: − időt és energiát áldoz a tervek kidolgozására azzal az elvárással, hogy ez a befektetés később megtérül; − nem csak környezetével, de saját magával szemben is kritikusnak kell lennie.
3.2.2.
Az időgazdálkodás
A jó önmenedzselés egyik alapvető feltétele a megfelelő időgazdálkodás, melyhez figyelembe kell venni az alábbiakat: − a prioritások meghatározása a határidők figyelembe vételével − a leghatékonyabb munkamódszer kidolgozása − az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges idő megtervezése (ha már volt hasonló feladat, a munkanaplóban leírtak alapján, ha nem, a feladatot le kell bontani elemeire és ezeknek meghatározni az időtartamát, tanácsot lehet kérni a vezetőtől, tapasztalt kollegáktól), − hagyni időtartalékot az előre nem látható feladatok elvégzésére. A feladatok elvégzésének kronológiáját az ütemterv elkészítésével lehet meghatározni. Ennek lépései: − információgyűjtés az elvégzendő feladatokról (határidőnapló, jegyzetblokk, amire az értekezleteken felmerült teendőket jegyzi fel, a titkárnő és jegyzetfüzete, saját elképzelése szerinti teendői); − időterv készítése valamennyi feladatra; − beosztani, hogy melyik feladatot mikor fogja elvégezni. 11
Az időgazdálkodás javításához időszakosan írja össze és elemezze az időrablókat, majd a három legfontosabbhoz készítsen egy-egy csökkentési vagy kiküszöbölési akciótervet. Ehhez biztosít megfelelő eszközöket a 2. sz Melléklet.
3.2.3.
A stressz-kezelés
A munkahelyen számos tényező okozhat stresszt: − gyakran kell új feladatra, munkamódszerre átállni; − a túlterheltség; − az alulterheltség; − a munkahelyi kapcsolatok; − a munkahelyi karrier, az előmenetel nehézségei; − a munkahelyi klíma tényezői (a szervezettel kapcsolatos érzések, tiltások, melyek a munkahelyi öltözködéssel, viselkedéssel kapcsolatosak). Minden esetben fontos a stresszt kiváltó okok feltárása, majd csökkentése vagy megszüntetése valamilyen módszerrel. Például, ha túlterheltség az oka, akkor az időgazdálkodás tervezésének átgondolása, az időrablók feltárása és azok csökkentésére akcióterv kidolgozása jó módszer lehet. Ha a munkahelyi kapcsolatok okozzák, akkor feltétlenül sort kell keríteni egy beszélgetésre az érintettekkel. Az asszertivitás vagy önérvényesítő képesség, ami minden esetben hasznos. Az asszertív embertípus viselkedésére a következők jellemzők: − Világosan és határozottan kéri azt, amit szeretne. − Nem célozgatnak, nem mentegetőznek, nem hivatkoznak ürügyekre. − Tisztelik magukat, odafigyelnek önmagukra, és testük teherbíró képességére. − Tisztelik a környezetükben élő embereket, és oda is figyelnek rájuk. − Tiszteletben tartják mások álláspontját még akkor is, ha ragaszkodnak saját kérésükhöz. − Konfliktushelyzetekben felkészülnek a kompromisszumos megoldásra. Ehhez mindig megtervezik a kívánt végeredményt, azaz az ideális, a reális, és a még elfogadható álláspontot. − Célokat tűznek ki maguk elé, és megtervezik azokat a lépéseket, melyek a cél eléréséhez vezetnek.
12
1. sz. Melléklet
ÖNISMERETI KÉRDŐÍV 1. Hányszor végzett pontatlan munkát? 2. Hányszor késett határidővel? 3. Milyen típusú feladatokkal voltak problémái? 4. Ismeri az Önnel szemben támasztott követelményeket, teljesítményelvárásokat? 5. Ha hibázott, kiben, miben kereste az okokat? Magában, munkatársaiban? 6. Idejét valóban a probléma megoldására szánta? 7. Kialakított-e, és betartotta-e a fontossági sorrendet? 8. Felmérte-e előre a megvalósítás lehetőségeit? 9. Megfelelő részfeladatokra bontotta a megoldandó problémát? 10. Figyelembe vette-e a végrehajtáshoz szükséges időt? 11. Képes egyszerre több feladaton is megbízhatóan dolgozni vagy csak egy feladatban képes elmélyedni? 12. Mit szeret inkább, a biztonságot vagy a kockázatot? 13. Ha a kockázatot kedveli, jobban figyelembe veszi-e, hogy a kockáztatással okozhat másnak is kárt? 14. Kielégíti-e a fokozatos, lassú haladás a munkában, vagy szeret gyorsítani? 15. Betartja a szabályokat, a szakmai előírásokat és eljárásokat? 16. Amióta befejezte a tanulmányait, megtett-e mindent azért, hogy tudása naprakész legyen? 17. Ön szerint milyen kép él Önről főnökében, illetve munkatársaiban? (szorgalmas, tehetséges, megbízható, kreatív, együttműködő, segítőkész stb.) 18. Ha volt problémájuk egymással, ezen tulajdonságok hiányából fakadt? 19. Vállalta feladataiért, munkáiért a felelősséget? 20. Hivatkozott-e arra, hogy kollégái késtek a határidővel? 21. Döntései, tettei elfogulatlanok-e? 22. Milyen a viszonya kollégáihoz, kooperatív vagy inkább konfliktusos? 23. Gátolta-e szakmai előrejutását kollégái jobb felkészültsége?
13
2. sz. Melléklet Az időrablók feltárása és csökkentése
1. Lehetséges „időrablók”: − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − −
váratlan megkeresések felesleges megkeresések túl sok jelentés túl sok szabály a prioritások kijelölésének hiánya világos célok hiánya világos és érvényes munkaköri leírás hiánya határidők hiánya túl sok mindennel foglalkozik egyszerre zavaró események (telefonhívások, látogatások, váratlan feladatok) rossz nyilvántartási rendszer rossz kommunikáció nincsenek szabványeljárások a rutinfeladatokra delegálás hiánya felesleges nyomtatványok kitöltése bőbeszédű kollégák és látogatók zavaros követelmények, visszajelzés hiánya információ hiánya halogatás túl sok olvasás reklámnyomtatványok, prospektusok tanulmányozása
14
2. Példák időrablók kezelésére: A félbeszakítások kezelése: −
Előre egyeztetett időpontok.
−
Ettől csak a sürgős ügyeknél szabad eltérni.
A halogatás leküzdése: −
„Oszd fel és uralkodj” elvet kell alkalmazni: feladatok felosztása részfeladatokra és azok akcióterv szerinti elvégzése. Minden részfeladatra időráfordítási tervet kell készíteni és határidőt kitűzni.
−
A halogatással való szakítási terveinkről másokkal is beszélni kell, így elkötelezettebbek leszünk.
Ha a munka felhalmozódik: −
Prioritásokat kell meghatározni.
−
Határidőket kell kitűzni.
Ha túl sok a beszélgetésre fordított idő: −
Meg kell tervezni a beszélgetéseket (a megbeszélés célkitűzései, főbb témák)
−
Be kell tartani a beszélgetés tervét.
−
A beszélgetés gyors befejezése anélkül, hogy megbántanánk a beszélgető partnert.
−
A levelezések osztályozása: sürgős, intézkedés később, tájékoztatásra
Túl sok mindennel foglalkozunk egyszerre −
Határozzuk el, hogy egyszerre csak egy dologgal foglakozunk.
−
Állítsunk fel rangsort.
−
Ne vállaljunk szívességből többletmunkát.
−
Tanuljunk meg nemet mondani magunknak és másoknak.
15
3. Az időrablók feltárása Naponta
1.
Értelmetlen értekezleteken veszek részt
2.
Telefonálok
3.
Váratlan látogató szakítja meg munkám
4.
Hiányzik a napi munkaterv
5.
Hiányoznak a célkitűzések
6.
Az időm nagy részét rutinfeladatokkal és banális problémák megoldásával töltöm
7.
Az íróasztalom tele van papírokkal
8.
Határozatlan vagyok
9.
Váratlan problémák vonják el figyelmemet a prioritásoktól
10.
A papírmunka felemészti munkaidőm nagy részét
11.
Megpróbálok mindent elvégezni az eredmények érdekében
13.
Hiányzik a prioritások megoldására fenntartott időblokk
Hetente
Havonta
16
4. Időrabló csökkentési terv
……. sz. időrabló:
Dátum: …………………
……………………………………………………………. Okai: ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. Feladatok a csökkentés vagy kiküszöbölés érdekében: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Mi szükséges az alkalmazáshoz?: ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. A teljesítés értékelés (30 nap után): Dátum: …………………………. Az értékelés eredménye: …………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….
17
