A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZATA
BUDAPEST 2015 (2015. december 12. napjától hatályos változat)
Tartalom
Bevezetés................................................................................................................................... 4 Általános rendelkezés ........................................................................................................... 4 Jogforrások ............................................................................................................................ 4 A szabályozás célja, tartalma............................................................................................... 5 A pénz- és értékkezelés általános szabályai ........................................................................... 6 Pénzforgalmi számla vezetés rendje ................................................................................... 6 Számlanyitás és számlavezetés .......................................................................................... 6 Fizetési módok....................................................................................................................... 8 A pénzkezelés lebonyolítási rendje ...................................................................................... 8 Átutalás ................................................................................................................................. 9 Kincstári kártya ................................................................................................................... 11 Postai kifizetési utalvány .................................................................................................... 11 Készpénzfizetés .................................................................................................................. 12 Kincstári számlák ............................................................................................................... 12 A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák ........................................................... 13 A Kincstári kártyák használatának szabályozása............................................................. 14 Kincstári kártyarendszer, és jogszabályi háttere ...................................................... 14 Érvényességi terület .................................................................................................... 14 Eljárás-ügyrend ............................................................................................................ 14 A kincstári kártya típusai............................................................................................. 15 A kincstári kártya használattal kapcsolatos követelmények.................................... 15 A kártyabirtokosok kötelezettségei a kártyahasználattal kapcsolatban ................. 17 Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása .................................... 17 Vásárlás Intézményi kártyával .................................................................................... 18 Készpénzfelvétel Intézményi kártyával ...................................................................... 18 VIP kártyákkal végrehajtott tranzakciók elszámolása...................................................... 19 Vásárlás VIP kártyával ................................................................................................. 19 Vásárlás VIP kártyával belföldön ................................................................................ 20 Vásárlás VIP kártyával külföldön ................................................................................ 20 Készpénzfelvétel VIP kártyával ................................................................................... 21 Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön .................................................................. 21 Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön .................................................................. 21 Kártyatranzakciók egyeztetése, elszámolása a Kártyafedezeti számlán ................ 21 Kártyaletiltások, pótkártya igénylések és megújítások ............................................ 22 Kártya, Kártyafedezeti számla és Bankkártya Szerződés megszüntetése .............. 23 Dokumentáció ..................................................................................................................... 23 Előirányzatok készpénzben történő felhasználása ........................................................... 24 A Kincstártól felvett készpénz ellátmánnyal kapcsolatos általános szabályok .............. 24 A házipénztár működése .................................................................................................... 24 A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök .............................................................. 30 Pénztári bizonylatok - nyomtatványok................................................................................ 34 Az illetmény .............................................................................................................................. 40 Elszámolásra kiadott összegek, értékpapírok, értékcikkek nyilvántartása ........................ 40 Az elszámolásra kiadott előlegek összege és elszámolási határideje ............................ 41 Egyes sajátos nyomtatványok nyilvántartási és elszámolási rendje ................................... 42 Kereskedelmi forgalomban felhasználható étkezési utalványok .................................... 42 Éves BKK bérlet nyilvántartása .......................................................................................... 43
2
Vásárlási utalványok ........................................................................................................... 44 Letétek kezelésének rendje ............................................................................................... 44 Szigorú számadás alá vont nyomtatványok kezelése....................................................... 45 Készpénz kezelése egyéb pénzgyűjtő helyeken ................................................................ 46 Valutapénztár ...................................................................................................................... 47 Egyéb rendelkezések .............................................................................................................. 48 Záró és hatályba léptető rendelkezések ................................................................................ 49 Mellékletek .............................................................................................................................. 50 Pénztári kazetta (lemezszekrény), páncélszekrény, pénztárhelyiség kulcsának nyilvántartása ...................................................................................................................... 52 Jegyzőkönyv hamis pénz befizetésének esetére.............................................................. 53 Felelősségvállaló nyilatkozat pénztáros, pénztáros-helyettes, pénzkezelő részére ...... 54 Megismerési nyilatkozat ..................................................................................................... 55 Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv ................................................................................. 56 Jegyzőkönyv Pénztári eltérés esetére ............................................................................... 58 Készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása......................................................................... 59 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek ....................................................................... 60 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek ....................................................................... 61 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek ....................................................................... 62 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek ....................................................................... 63 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek ....................................................................... 64 Értesítés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról .............................................................................................................................................. 65 Sajátos elszámolású nyomtatványok analitikus nyilvántartó lapja ................................. 66 Letétek nyilvántartása......................................................................................................... 67 ÖSSZESÍTŐ a pénzbeszedő helyen teljesített befizetésekről .......................................... 68
3
Bevezetés Általános rendelkezés A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírja, hogy a törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő számviteli politikát és ennek keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot. Ezen követelmény alapján készítette el a Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban: Főiskola), a Pénz- és Értékkezelési Szabályzatát (továbbiakban: Szabályzat). Jogforrások 1. § (1) A szabályzat elkészítésénél figyelembe vett jogforrások: 1.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.)
2.
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban: ÁFA)
3.
A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (továbbiakban: SZJA)
4.
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (továbbiakban: Art.)
5.
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.)
6.
Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.)
7.
Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (továbbiakban Áhsz.)
8.
A pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló 2009. évi LXXXV. törvény
9.
A pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet
10.
A Magyar Államkincstár pénzkezelésre vonatkozó szabályzatai
(2) Főiskolai belső szabályzatok: 1.
Főiskola Gazdálkodási Szabályzata,
2.
Főiskola Számviteli Politikája,
3.
Főiskola Bizonylati Rendje,
4.
Főiskola kötelezettségvállalás, ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás Szabályzata
4
A szabályozás célja, tartalma 2. § (1) A Főiskola szerteágazó pénzgazdálkodást folytat. Ahhoz, hogy naprakész, pontos pénzügyi információ álljon rendelkezésre, a rendszert szabályozni kell. Csak kellően szabályozott rendszer biztosítja a megfelelő pénzügyi fegyelmet, továbbá a számviteli, pénzügyi, adózási és egyéb jogszabályok érvényesülését. (2) Jelen Szabályzat fejezetei teljes terjedelmében átfogják a Főiskola pénzügyi tevékenységét. A szabályozás célja, hogy a Főiskola biztosítsa: a) a folyamatos pénzellátást, b) a pénzbefizetések, -kifizetések szabályszerű utalványozását, c) az utalványozások ellenőrizhetőségét, d) a pénzkezelés, -szállítás, -tárolás, -őrzés biztonságát, e) a jogszabályoknak megfelelő hatékony és szabályos gazdálkodást. (3) A Szabályzat biztosítja, hogy a) a számviteli, pénzügyi, adózási és egyéb jogszabályok, más belső szabályzatok ide vonatkozó előírásainak követelményei érvényesüljenek, b) a pénzgazdálkodás és pénzkezelés feleljen meg a kincstári elszámolások szigorú rendjének, c) ellenőrizhető és biztonságos legyen a rendszer, d) fogja át a Főiskola teljes számlapénz- és készpénz forgalmát, e) a szilárd pénzügyi fegyelem eszközeként funkcionáljon, f) a belső kontroll részére naprakész, megbízható, pontos információt nyújtson a pénzforgalomról. (4) A Szabályzat összeállításakor kiemelt törekvés volt, hogy a Főiskola a) minimálisra csökkentse a készpénzes kifizetéseket, b) a házipénztár működtetése során biztosítsa a pénz és egyéb értékek védelmét, c) érvényesítse a sajátosságainak megfelelő ésszerű megoldási módokat.
5
3. § (1) A Szabályzat tartalmazza: a) a pénz- és értékkezelés általános előírásait, b) a házipénztár(ak) működési rendjét, c) a Kincstári kártya használatának szabályait, d) a pénzmozgások bizonylati rendszerét, e) a készpénzek, az értékpapírok megőrzésének, kezelésének, nyilvántartásának szabályait, f) a pénz- és értékkezeléssel kapcsolatos egyéb szabályokat. (2) A Szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, tartalmának megváltoztatásáért, aktualizálásáért a Főiskola kancellárja a felelős. A Szabályzatot a Szenátus hagyja jóvá. A pénz- és értékkezelés általános szabályai Pénzforgalmi számla vezetés rendje 4. § A Főiskola által bonyolított pénzforgalom a Magyar Államkincstárnál (illetőleg a Főiskolával kapcsolatot tartó fiókjánál, továbbiakban: Kincstár) számlapénzforgalommal, kisebb része készpénzforgalommal bonyolódik a hatályos rendelkezések szerint. Számlanyitás és számlavezetés 5. § (1) A kincstári körbe tartozó számlák megnyitásával, megszüntetésével, a számlatörzsadatokban bekövetkezett módosításokkal, a számlavezetéssel kapcsolatos teendőknél „A Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások
teljesítési
határidejéről
szóló
szabályzata”
és
„A
devizaszámla-vezetési
szolgáltatásokról szóló szabályzata” szerint kell eljárni. (2) Fizetési számla nyitása a Kincstár által rendszeresített törzsadat bejelentő/módosító nyomtatvánnyal kezdeményezhető, amelyet a Kincstár illetékes szakmai engedélyező szervezete hagy jóvá. A számlanyitásról a számlatulajdonos írásbeli értesítést kap. (3) A Főiskola (számlatulajdonos), vezetője (kancellár) bejelentési és rendelkezési jogosultságának igazolása a Kincstár Törzskönyvi nyilvántartásában szereplő adatok Kincstár általi lekérdezésével történik.
6
(4) A számla feletti rendelkezési joggal felruházott személyek bejelentése „Aláírás bejelentő karton” nyomtatvány által történik a feljogosított személyek aláírásával és bélyegzőlenyomatával a Kincstár területileg illetékes fiókjánál. Több számlára azonos aláírók bejelentése az Aláírás bejelentő karton Kiegészítő nyilatkozatának benyújtásával lehetséges. (5) A számlák feletti rendelkezési jogot mindig két jogosult együttesen gyakorolja a fizetési megbízások aláírásával és a bejelentett bélyegző lenyomatának használatával. (6) A rendelkezési jogosultság összegszerű korlátozására, aláírási sorrend meghatározására nincs lehetőség, azonban a számlatulajdonos szervezet vezetője kikötheti, hogy a rendelkezés egyik aláírójának a bejelentésben külön megjelölt személynek vagy személyeknek kell lenni. (7) A bejelentett aláírások a számla megszűnéséig vagy az aláírás bejelentés visszavonásáig érvényesek. Amennyiben a rendelkezésre jogosultak személyében változás következik be, az új aláírók bejelentésére az intézkedést haladéktalanul meg kell tenni. Az aláírók személyének kijelölése, az aláírási címpéldány eljuttatása a számlavezető pénzintézetekhez a kancellár feladata. (8) A számlák feletti rendelkezési jog, két jogosult együttes aláírásával, elektronikus úton – chipkártyák – alkalmazásával is gyakorolható a Kincstár által használt informatikai rendszeren keresztül. (9) Az elektronikus aláírásra jogosultak azok lehetnek, akik aláíróként bejelentésre kerültek, a GIRODirect megállapodást a GIRO Zrt.-vel megkötötték, valamint részükre a Kincstár az elektronikus aláírást lehetővé tévő chipkártyát kiadja. (10) A Kincstárhoz bejelentett bélyegző használatból történő kivonása esetén – beleértve az eltulajdonítást, fizikai kopást stb. – szintén az aláírás bejelentő kartonok újbóli elkészítésével és azokon már az új bélyegző lenyomat feltűntetésével kell a változást bejelenteni. (11) A készpénzfelvétel rendjét, valamint a pénzforgalmi számlákhoz kapcsolódó jogokat és kötelezettségeket részletesen a pénzforgalmi számla szerződése szabályozza.
7
Fizetési módok 6. § (1) Amennyiben jogszabály a pénztartozás kiegyenlítésének módját (a továbbiakban fizetési mód) kötelezően nem írja elő, a felek a fizetési módban szabadon állapodhatnak meg. A pénzforgalmi és egyéb megbízások benyújthatóak papír alapon, illetve elektronikus úton (Electra ügyfélprogramon keresztül). (2) Az alkalmazandó kifizetési módok a következők: a) átutalás (egyszerű átutalás), b) csoportos átutalás (giro), csoportos lakcímre utalás, c) készpénz-helyettesítő eszköz, kincstári kártya, d) postai kifizetési utalvány, e) készpénzfizetés. (3) Amennyiben a számlatulajdonosok a pénzforgalmi számlák közötti fizetési módban nem állapodtak meg, a fizetést átutalással kell teljesíteni. A pénzkezelés lebonyolítási rendje 7. § (1) A bevételi és kiadási előirányzatokat, a követeléseket, kötelezettségvállalásokat, más fizetési kötelezettségeket és ezek teljesítését az Áhsz. 15. számú mellékletében meghatározott Egységes Rovatrend szerint kell nyilvántartani. (2) A Kincstári pénzforgalmi számlákon bonyolított forgalom az Egységes Rovatrendhez rendelt Egységes Rovat Azonosító (a továbbiakban: ERA) kódok kötelező alkalmazásával történik. (3) Az ERA-t a Kincstárban rendszeresített pénzforgalmi bizonylatokon „A Kincstárnál használt Egységes Rovatrendhez rendelt Egységes Rovat Azonosító (ERA) feltüntetésének szabályairól” szóló tájékoztatójában foglaltak szerint kell feltüntetni. (4) Az ERA köteles számlák esetében az ERA feltüntetése nélküli vagy nem létező ERA-t tartalmazó fizetési megbízásokat a Kincstár nem teljesíti. (5) A teljesítési adatok Kincstárral való folyamatos egyezőségét a Főiskolának biztosítania kell, ennek érdekében az ERA kód nélkül érkezett bevételek, valamint az azonosítás alatt álló kiadások és bevételek megfelelő kiemelt előirányzatokra történő rendezéséről gondoskodni kell a Kincstárhoz benyújtott „Átutalási megbízás kiegészítő szelvény” használatával.
8
(6) Amennyiben a kincstári körbe tartozó ügyfél az átutalási megbízás jogosultja, a jogosultnak a teljesítést megelőzően a bevételhez (jóváíráshoz) kapcsolódó ERA-t közölni kell az átutalóval. (7) A Kincstárban vezetett forint- és devizaszámla terhére benyújtott deviza átutalási megbízások esetében nem kell feltüntetni az ERA-t. A deviza átutalási megbízások elektronikus úton való benyújtása a Kincstárba a vonatkozó megállapodásban foglaltak szerint történhet. (8) Pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor „A Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről” szóló szabályzatban meghatározott esetekben – az államháztartási egyedi azonosító használat körébe vont számlákra – ÁHT azonosító alkalmazása kötelező. (9) A Kincstárral történő pénzforgalmi számla-, és készpénzforgalom lebonyolításához kizárólag a Kincstár által rendszeresített formanyomtatványok használhatóak, melyeken valamennyi, az azonosításhoz szükséges adatot fel kell tüntetni. A nyomtatványokat – a bejelentésnek megfelelően – minden esetben kettős aláírással kell ellátni és a bejelentett bélyegzőt kell alkalmazni. (10) A pénzforgalmi számlákra kezdeményezett kifizetéseknek minden esetben a Kincstárnál fedezetvizsgálaton kell átesniük. (11) Az esetlegesen fedezet-, előirányzat hiány, vagy nem megfelelő ERA kód megadása miatt visszautasított tételek esetében a Pénzügyi Osztály vezetőjének értesíteni kell az érintett kart a meghiúsulás tényéről, amely ezt követően köteles a szükséges intézkedéseket haladéktalanul megtenni, annak érdekében, hogy a kifizetés fedezete mielőbb rendelkezésre álljon. 8. § A pénzforgalmi számlára történő befizetés módjai: a) átutalás (egyszerű, csoportos) b) készpénzfizetés – Kincstárnál, vagy készpénz-átutalási megbízással, c) készpénz helyettesítő fizetési eszköz használatával (hagyományos-, és virtuális POS terminál alkalmazásával), d) beszedés (felhatalmazó levélen alapuló, határidős beszedés). Átutalás 9. § (1) Az átutalások rendjét „A Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről” szóló szabályzata tartalmazza.
9
Az átutalási megbízással a kötelezett megbízza a pénzforgalmi szolgáltatóját, hogy fizetési számlája terhére meghatározott összeget utaljon át a kedvezményezett pénzforgalmi számlája javára. A pénzforgalmi és egyéb megbízások lehetnek papír alapúak (PFNY11 sz. nyomtatvány), illetve elektronikus úton (Electra ügyfélprogramon keresztül) benyújtottak. (2) Az átutalási megbízás értékhatárra tekintet nélkül benyújtható. Az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szerv a kincstári ügyfélkörön kívülre irányuló 500 millió forintot elérő, de a 2 milliárd forintot meg nem haladó fizetési megbízásokat a terhelés időpontját megelőző 3. munkanapig, a 2 milliárd forintot meghaladó fizetési megbízásokat a terhelés időpontját megelőző 5. munkanapig előzetesen köteles bejelenteni a Kincstárba. (3) A pénzintézettel történő megállapodás alapján az átutalási megbízás értéknap feltüntetésével is benyújtható. Ebben az esetben a számlán történő terhelés e napi hatállyal történik. (4) A Főiskola gazdálkodásában kizárólag – az arra jogosultak által – már ellenőrzött, érvényesített és utalványozott, jogszabályoknak megfelelő alaki tartalmi kellékekkel rendelkező, és a megfelelő dokumentumokkal felszerelt bizonylatok kerülhetnek átutalásra, kifizetésre. 10. § Az átutalás formái: a) Egyedi (egyszerű) átutalás Az átutalási megbízás tételenként kinyomtatásra kerül az MNB által rendszeresített nyomtatványra (PFNY11), melyet a bejelentett aláírók közül ketten közösen aláírnak, majd a Kincstárhoz bejelentett bélyegzővel ellátva a számlavezetőhöz kell megküldeni. Az Állampénztári Iroda (továbbiakban: ÁPI) a nyomtatvány első példányát fogadja be, a második példány a megbízó példánya. Az átutalási megbízáson fel kell tüntetni többek között a megbízó nevét, pénzforgalmi számlaszámát, az átutalás értéknapját, az átutalandó összeget, a jogosult nevét, pénzforgalmi számlaszámát és kitölteni a hozzá kapcsolódó Átutalási megbízás kiegészítő szelvényt. Az egyedi átutalásokat összevontan, elektronikus állományban is továbbítani lehet (nem azonos a csoportos (giro) átutalással). Az állományt elektronikusan az Electra rendszeren keresztül kell megküldeni a GIRO központnak a csoportos utalásnál részletezettek szerint, külön állományban. Devizában indított, illetve devizaszámláról indított átutalások esetén a Kincstár honlapján elérhető „Deviza-átutalási megbízás nyomtatványt” kell 1 példányban kitölteni és a számlavezetőhöz beküldeni. Deviza-átutalási megbízásként nem nyújtható be olyan megbízás, amelyen mind a terhelendő, mind a kedvezményezett számla Kincstár által vezetett forintszámla.
10
Deviza-átutalási megbízások elektronikus úton is beküldhetők az Electra rendszeren keresztül. b) Csoportos átutalás (Giro rendszerű kifizetés) A Kincstárral a fizetési módra kötött megállapodás alapján, a Főiskola elektronikus úton is készíthet átutalási állományt. Csoportos átutalás esetén az azonos jogcímű, különböző kedvezményezettek javára szóló átutalási megbízások kötegelve, csoportos formában kerülnek benyújtásra. Az átutalások maximum három ERA-t érinthetnek, ennél több ERA feltüntetésére nincs lehetőség. Ilyen esetben a teljes kifizetést egy ERA megadásával kell kezdeményezni és a teljesítést követően kell a rendezést elvégezni kiegészítő szelvény utólagos beadásával. A számlavezetőhöz megküldött állománynak tartalmaznia kell tételesen a jogosultak szükséges adatait, a részükre átutalandó összeget, valamint fel kell tüntetni a terhelés napját, a terhelendő pénzforgalmi számla számát, a kapcsolódó ERA kódokat és a jogosultak által történő aláírást az aláírók nevével, az aláírás dátumával együtt. Ilyen módon kell átutalni - túlnyomó részt - a személyi juttatások nettó összegeit, a hallgatói juttatásokat. Kincstári kártya 11. § A Kincstárral történt megállapodás alapján, a Főiskola elkülönített kártyafedezeti számlát nyitott, melyre a várható kifizetések ellenértékét elkülöníti. A kártyahasználat részletes - a jogszabályokban, a bankkártya szerződésben és a Kincstár által kiadott szabályzatban foglalt követelményeknek megfelelő - szabályait a 19.-37. §-ok tartalmazzák. Postai kifizetési utalvány 12. § (1) A Főiskola bankszámlája terhére meghatározott összegnek a címzettnek postai úton történő készpénzkifizetésére a kifizetési utalvány és feladójegyzék (vagy átadás-átvételi jegyzék) kiállításával bízza meg a Kincstárt. (2) A négy példányban kiállított feladójegyzék végösszegének meg kell egyeznie a kifizetési utalványok végösszegével. (3) A feladójegyzék minden rovatát kitöltve fel kell tüntetni a jogosult – pénzforgalmi számla hiányában – lakcímét, az átutalandó összeg függvényében a Posta aktuális díjszabása alapján a postaköltséget, valamint a „kifizetési utalvány” postai azonosítószámát.
11
(4) A feladójegyzék minden példányára a bejelentésnek megfelelő eredeti aláírások és bélyegzőlenyomatok kerülnek. (5) Egy jogcímen történő kifizetés esetében fel kell tüntetni az ERA, illetve szükség esetén az ÁHTT kódot. Több jogcím és ezért több ERA esetén a feladójegyzék mellé csatolni kell az „átutalási megbízás kiegészítő szelvényt”. (6) Postai kifizetési utalvány elektronikus úton is továbbítható az Electra rendszeren keresztül. Készpénzfizetés 13. § A házipénztári kifizetésekre a jelen szabályzaton túlmenően a Főiskola Gazdálkodási Szabályzata is tartalmaz előírást a készpénzkifizetések csökkentésére vonatkozóan. Általános szabály, hogy személyi juttatások egyedi, kivételes esetekben, illetve a dologi kiadások meghatározott értékhatárig fizethetők készpénzben. Kincstári számlák 14. § A Kincstár a Főiskola részére a költségvetésének végrehajtásához a) előirányzat-felhasználási keretszámlát, b) célelszámolási számlát, c) kincstári kártyafedezeti számlát, d) devizaszámlát, e) európai uniós programok célelszámolási forintszámlát, f) felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számlát, vezethet. 15. § A Főiskola gazdálkodásának lebonyolítására szolgál az előirányzat-felhasználási keretszámla. Az
előirányzat-felhasználási
keretszámla
megnyitásának,
illetve
megszüntetésének
kezdeményezése a Kincstárnál az irányító szerv feladata.
12
16. § További számlákat nyithat a Főiskola: a) célelszámolási számla a pénzben beérkezett segélyek, adományok és hozzájárulások elkülönített kezelésére szolgál. b) a Kincstári kártyafedezeti számla a kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgál. A számlát kártyatípusonként lehet megnyitni. A pénzügyi fedezet biztosítása a Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla terhére benyújtott átutalási megbízással történik. c) a devizaszámla a külföldi pénzeszközök nyilvántartására és azok felhasználásának lebonyolítására szolgál. A devizaszámla-vezetés feltételeit a pénzforgalmi számla szerződés rögzíti. d) az európai uniós programok célelszámolási forintszámla az Európai Uniótól kapott támogatások felhasználásának elkülönített kezelésére szolgál. e) a felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számla az állami részösztöndíjas és önköltséges tanulmányokat folytató hallgatók által fizetett önköltség és az államháztartáson kívülről érkező adományok elkülönített kezelésére szolgál. 17. § Kereskedelmi banknál a Főiskola nem vezethet egyéb pénzforgalmi számlákat. A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák 18. § A Főiskola az alábbi pénzforgalmi számlákkal rendelkezik: Elnevezése:
Száma:
Előirányzat-felhasználási keretszámla
10032000-00282833-00000000
Kincstári kártya-fedezeti számla
10032000-00282833-00060004
VIP kártyafedezeti számla
10032000-00282833-00070003
Célelszámolási számla
10032000-00282833-30000003
Célelszámolási számla
10032000-00282833-31000006
Európai Uniós Programok célelszám. számla
10032000-00282833-30005008
Deviza-betét számla Erasmus közös tantervfejlesztés
10004885-10003011-09001132
Deviza-betét számla Leonardo HU/03/EX/409
10004885-10005013-06001133
Deviza-betét számla Socrates/Erasmus
10004885-10003011-03001134
Deviza-betét számla Socrates-Erasmus Jean Monet
10004885-10004012-07001136
Deviza-betét számla Leonardo
10004885-10005013-04001137
Deviza-betét számla
10004885-10001019-01001138
13
Deviza-betét számla
10004885-10002010-08001139 A Kincstári kártyák használatának szabályozása Kincstári kártyarendszer, és jogszabályi háttere
19. § (1) A Kincstári kártyát a készpénzforgalom kímélése érdekében elsősorban vásárlások ellenértékének kiegyenlítésére kell alkalmazni, de készpénzfelvételi funkciójánál fogva az Intézmény készpénzellátási igényének kielégítésére is használható. (2) A szabályozás célja, hogy a kártyabirtokosok és a kártyák kezelésével, elszámoltatásával megbízott pénzügyi, számviteli munkatársak a kártyahasználattal kapcsolatos előírásokat megismerjék. (3) A kincstári kártyarendszer alkalmazásával összefüggő jogszabályi keretet az Áht., illetve a Kincstár kincstári kártyaforgalomról szóló szabályzata tartalmazza. (4) A Kincstári kártyák használatára vonatkozó jogokat és kötelezettségeket a rendelkezésre bocsátott Bankkártya Általános Szerződési Feltételek (a továbbiakban: ÁSZF), az egyes kártyatípusokra vonatkozó Szerződés-kiegészítések és a Kincstári kártyákra kiadott Hirdetmény tartalmazzák. Hatályosság 20. § Jelen szabályozás a Főiskola pénzkezelési feladatait érinti a készpénz-helyettesítő fizetési rendszer – a kincstári kártyarendszer – alkalmazása területén, amely fizetési mód belföldön és külföldön e szabályzat keretein belül használható. Eljárás-ügyrend 21. § Fogalmi meghatározások Kártyafedezeti számlatulajdonos:
Budapesti Gazdasági Főiskola
Kártyabirtokosok:
a kancellár által kijelölt közalkalmazottak
Kincstári kártya:
névre szóló, másra át nem ruházható készpénzhelyettesítő fizetési eszköz.
14
A kincstári kártya típusai 22. § A Főiskola a kincstári kártya két alábbi típusát használja: a) az Intézményi (MasterCard Unembossed) kártyát, amely a készletek, a kis értékű tárgyi eszközök beszerzésére, a nem rendszeres kis összegű szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló forint alapú, kizárólag belföldön használható elektronikus módon elfogadható fizetési eszköz, b) VIP Ezüst és Arany kártyát, amely a magasabb vezetők, valamint a kártyahasználatra feljogosított dolgozók reprezentációs beszerzési és utazási kiadásai kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló külföldön és belföldön egyaránt használható elektronikus és hagyományos módon is elfogadható fizetési eszközök (továbbiakban együtt: kincstári kártya). A kincstári kártya használattal kapcsolatos követelmények 23. § (1) A Kincstári kártyafedezeti számla a Kincstári kártyával lebonyolítandó tranzakciók pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgáló számla. (2) A Kincstári kártyarendszer két típusához (MasterCard Unembossed Intézményi kártya, illetve MasterCard VIP Ezüst és Arany kártya) külön kártyafedezeti számla került megnyitásra. (3) A kártyafedezeti számla az előirányzat-felhasználási keretszámlához van rendelve. (4) A Kincstári kártyafedezeti számla felett a rendelkezés jogát a Kincstári kártya használatára feljogosított kártyabirtokosok gyakorolják. (5) A kancellár a gazdasági igazgató javaslatára dönt a kártyafedezeti számlákhoz igényelt Kincstári kártyák darabszámáról és a Főiskola szervezeti felépítésének megfelelően (munkakörönként, területenként, szervezeti egységenként, stb.) határozza meg, hogy mely közalkalmazottat jogosítja fel az intézményi, és melyet a VIP kártya használatára. (6) A kártyahasználatra szóló jogosultságot és kötelezettségeket a munkaköri leírásban rögzíteni kell.
15
(7) A Főiskola Kincstári kártya szerződést köt a Kincstárral. Kártyaigényléskor a kártyabirtokosok számának megfelelő számú „Adatlap Kincstári bankkártyához” nyomtatványt kell kitölteni és bélyegzőlenyomattal ellátni. (8) Az egyéni adatlapokon meghatározhatók a kártyabirtokosok által a naponta felhasználható értékhatárok (limitek) vásárlásokra és készpénzfelvételre. (9) A Kincstári Bankkártya Szerződés és Adatlapok minden példányát a bejelentett eredeti aláírással és bélyegzővel kell ellátni. A kitöltött és aláírt nyomtatványokat a kincstári számlavezető ÁPI-hoz kell benyújtani. (10) Az igényelt kártyákat és az azokhoz tartozó PIN kódokat a Kincstár által megbízott OTP Bank Nyrt. (a továbbiakban: Bank) készíti el és értesítést követően a megjelölt kártyabirtokosok által személyesen, vagy az intézmény hivatalos meghatalmazottja(i) útján vehetők át (mely esetben eseti meghatalmazást kell a kincstári számlavezető helyen benyújtani). (11) Meghatalmazott útján történő átvétel esetén az intézménynek biztosítania kell az átvett eszközök - kártyák és PIN borítékok - biztonságos szállítását, azok sértetlen állapotban történő átadását a kártyabirtokosok részére. (12) Az intézménynek a kártyákról nyilvántartást kell vezetni. Az analitikus kártya–nyilvántartásnak legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: –
a kártyaszámot,
–
a lejáratot,
–
a kártyabirtokos nevét,
–
a kártya és PIN boríték kártyabirtokos részére történő átadás dátumát,
–
az átadó-átvevő aláírásokat, valamint
–
a megjegyzés rovatot, ahol regisztrálni lehet az adott kártya használatára vonatkozó limiteket, az esetleges kártyaletiltást, kártyacserét, stb.
(13) A kártyák nyilvántartására, őrzésére és kezelésére a szigorú számadású nyomtatványok kezelésére vonatkozó, e szabályzatban foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni, amelyeket a Gazdasági Igazgatóság köteles betartani. (14) A gazdasági igazgató, akadályoztatása esetén a gazdasági főosztályvezető feladata a kártyabirtokos közalkalmazottat tájékoztatni, hogy milyen kártya és PIN kód őrzési-, elszámolási és anyagi felelősségi kötelezettséggel tartozik a birtokában lévő kártyáért és az azzal végzett
16
tranzakciókért. A kártyabirtokos nyilatkozat aláírásával igazolja, hogy megismerte és betartja a kártyahasználattal kapcsolatos kötelezettségeit. (15) A kártyabirtokosok részére a Gazdasági Igazgatóság folyamatosan biztosítja a kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagokba és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumokba való betekintés lehetőségét. (16) A gazdasági igazgató, akadályoztatása esetén a gazdasági főosztályvezető köteles a kártyabirtokos közalkalmazotti jogviszonyának megszűnése esetén, illetve a kártyahasználatra jogosultság visszavonásakor a kártyabirtokostól a kincstári kártyát azonnal bevonni. (17) A gazdasági igazgató, akadályoztatása esetén a gazdasági főosztályvezető köteles eljárni a kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézetnél, ha jogosulatlan kártyaműveletekkel terhelték meg a kincstári kártyafedezeti számlát. Jogosulatlan kártyahasználat esetén a kincstári kártyát azonnali hatállyal a pénzintézetnél le kell tiltatni. (18) A kártyahasználathoz szükséges pénzügyi fedezetet a kártyabirtokos szervezeti egységek (karok/Központ/NYVK) saját keretük terhére biztosítják. A fedezet összege az előirányzatfelhasználási keretszámláról kerül átutalásra a Kártyafedezeti számlára, a megfelelő ERA kódpárok feltüntetésével. Az átvezetett összeg az átutalási megbízás beadását követő második munkanaptól használható fel. (19) A Kincstár Kártyafedezeti számlakivonatot, a Bank pedig Kártyafedezeti Tükörszámlakivonatot küld minden olyan munkanapra, amikor egyenleget befolyásoló változás történt a számlán. (20) A fedezet előirányzat-felhasználási számlára történő visszavezetését írásban, a Kincstár Központi Elszámolásforgalmi Főosztálynál lehet kezdeményezni. A kártyabirtokosok kötelezettségei a kártyahasználattal kapcsolatban Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása 24. § (1) Az Intézményi kártya a kártyán szereplő emblémával megjelölt elfogadóhelyeken (kereskedelmi és szolgáltató egységeknél, bankjegykiadó automatákban, pénzintézeti fiókokban, postahivatalokban) használható.
17
(2) Vásárlás Intézményi kártyával csak jóváhagyott igénybejelentő birtokában kezdeményezhető. Vásárlás Intézményi kártyával 25. § (1) A kártyabirtokos az adatlapon meghatározott összeg erejéig használhatja naponta vásárlásra a kártyáját. A kártyabirtokosoknak a kártyával történt vásárlás alkalmával a Főiskola nevére és címére kiállított számlát kell kérnie, amelyet az elszámoláshoz kell csatolni. (2) A kártyával történt fizetés igazolásaként az elektronikus elfogadó terminál bizonylatot nyomtat, amelyet a kártyabirtokos aláírásával igazol. (3) A kártyabirtokosnak a kártyával végzett tranzakciókkal haladéktalanul el kell számolnia a Pénzügyi Osztály vagy a kari Gazdasági és Műszaki Osztály kijelölt munkatársának. (4) Az elszámoláshoz benyújtásra kerül a számla és az ehhez csatolt elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott bizonylat, amelynek összege és dátuma megegyezik a vásárlást igazoló számla végösszegével és dátumával. Készpénzfelvétel Intézményi kártyával 26. § (1) A kártyabirtokos indokolt esetben – olyan kereskedelmi és szolgáltató egységeknél történő vásárlás esetén, amelyek nem kártya elfogadóhelyek – az adatlapon megjelölt összegű napi készpénzfelvételi limit összegéig vehet fel készpénzt bankjegykiadó automatában, valamint a bankfiókokban és postahivatalokban. (2) A készpénzfelvétel célja lehet továbbá az intézmény házipénztárának feltöltése, valamint olyan dologi célú vásárlás készpénzben történő kifizetése, ahol a kereskedő nem kártya elfogadóhely. Amennyiben a készpénzfelvétel célja vásárlás lebonyolítása, a kártyabirtokosnak mind a készpénzfelvételi tranzakcióval, mind a vásárlással el kell számolnia. Az Intézmény házipénztárába a felvett készpénz összegét be kell vételezni, majd az Intézmény nevére kiállított számlával igazolt vásárlás(ok) ellenértékét kiadásba kell helyezni. (3) A bevétel és a kiadás közötti Ft-különbséget rendezni kell: a) vagy a kártyabirtokosnak kell visszafizetnie a kártyás készpénzfelvételből a vásárlással nem igazolt összeget,
18
b) vagy az Intézmény pénztárosának kell kifizetnie a kártyás készpénzfelvétel összegét meghaladó tartozást a kártyabirtokos részére. (4) Ritkán előfordulhat, hogy a készpénzfelvételkor a bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, mivel a papírszalag éppen kifogyott a berendezésből. Erről a Gazdasági Igazgatóság Pénzügyi Osztályának munkatársát (elszámoltatót) kell értesíteni és a kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a készpénzfelvétel helyéről, dátumáról és összegéről, amely az elszámolás alapját képezi. (5) A készpénzfelvétel esetén a Bank díjat számít fel aszerint, hogy az melyik készpénzfelvételi helyen történt. A készpénzfelvételi díjat a Bank utólagosan, a tranzakció elszámolásával egyidejűleg terheli az intézmények Kártyafedezeti számlájára. Lehetőség szerint – költségkímélés céljából – arra kell törekedni, hogy az OTP Bank ATM-jénél történjen a készpénzfelvétel. VIP kártyákkal végrehajtott tranzakciók elszámolása 27. § (1) A VIP kártya mindkét típusa (MasterCard Arany, Ezüst) használható fizetésre belföldön és külföldön, elektronikus és manuális elfogadó eszközökön egyaránt, készpénzfelvételre a kártyákon szereplő emblémákkal megjelölt elfogadóhelyeken, valamint készpénz befizetésére a Bank által üzemeltett és arra alkalmas automatáknál, a Bank fiókjaiban és a Magyar Posta postahelyein POS terminálok használatával. (2) A kártyabirtokos a VIP kártyával történt felhasználásokról elszámolást köteles készíteni belföldi felhasználás esetén azonnal, külföldi felhasználás esetén a hazaérkezést követően 8 munkanapon belül. (3) Elszámoláskor a kártyabirtokos köteles a bizonylatokat továbbítani a Pénzügyi Osztályra vagy a Gazdasági és Műszaki Osztályra. Vásárlás VIP kártyával 28. § (1) A Főiskolának meg kell határoznia a VIP kártyabirtokosok részére, hogy milyen esetekben és milyen értékhatárig használhatják a kártyájukat belföldön és külföldön vásárlások, illetve szolgáltatások ellenértékének kifizetésére. (2) A VIP kártyák használatát a Főiskola az adatlapon megjelölt napi vásárlási limit meghatározásával korlátozza.
19
(3) A VIP kártya birtokosa külföldi hivatalos kiküldetése során csak a Főiskola által engedélyezett kiadásokat egyenlítheti ki a kártyával az Intézmény által meghatározott összegben. Egyéb kiadásokat a kártyabirtokos a Kincstári kártyával nem teljesíthet, azokat más módon kell kiegyenlítenie. Vásárlás VIP kártyával belföldön 29. § (1) Belföldi kiadások az alábbi jogcímeken teljesíthetők VIP kártya felhasználásával: a) szállodai költségek, b) reprezentációs kiadások, c) kiküldetési kiadások. (2) A VIP kártyával történő belföldi vásárláskor az e szabályzat 25. §-ában az Intézményi kártyára meghatározottak szerint kell eljárni és a bizonylatokkal való elszámolás is ugyanúgy történik. Vásárlás VIP kártyával külföldön 30. § (1) Külföldi kiadások az alábbi jogcímeken teljesíthetők VIP kártya felhasználásával: a) szállodai költségek, b) dologi kiadások, amelyek az alábbiak lehetnek: ba) induláskor és érkezéskor felmerült taxi költség, bb) hivatalos telefonbeszélgetés, távirat, internet szolgáltatás kiadásai, bc) konferenciai részvételi díj, vásári belépődíj, esetlegesen felmerülő üzemanyagköltség, helyi közlekedés, autópályadíj, vízumdíj, bd) személygépkocsi bérleti díja, be) reprezentációs kiadások. (2) Egyéb kiadásokat a kártyabirtokosok a VIP kártyával külföldön nem teljesíthetnek. (3) A kártyabirtokos a hivatalos külföldi kiküldetése alkalmával a külföldön kártyával történt szolgáltatás ellenértékének fizetéséről a tartózkodási ország pénznemében a Főiskola nevére kiállított számlát és kártyabizonylatot kap. A kártyabizonylaton a kártyabirtokos aláírásával igazolja a külföldi vásárlás megtörténtét és annak kifizetését, miután ellenőrizte a kártyabizonylaton szereplő adatokat. E számlákat és kártyabizonylatokat kell az elszámoláskor a Pénzügyi Osztály vagy a Gazdasági és Műszaki Osztály munkatársa részére átadni.
20
(4) A Tükörszámla-kivonaton a tranzakciók kártyaszámra rendezetten, a kártyahasználat helye szerinti pénznemben és forintban szerepelnek. A Bank a Kincstári kártyákra vonatkozó Hirdetményben meghatározott árfolyamon forintosítja a tranzakciókat. Készpénzfelvétel VIP kártyával 31. § A készpénzfelvétel történhet a kártyán szereplő emblémával megjelölt bankjegykiadó automatánál (ATM) PIN kód megadásával, vagy készpénzkifizető helyen elektronikus terminál, illetve manuális elfogadó eszköz használatával, belföldön és külföldön egyaránt. Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön 32. § A VIP kártyával történő belföldi készpénzfelvételkor az e szabályzat 26. §-ában, az Intézményi kártyára meghatározottak szerint kell eljárni. 33. § Euro felvétele VIP kártyával belföldön a kizárólag Euro bankjegyet forgalmazó automatáknál lehetséges. A Bank a Hirdetményben meghatározott tranzakciós díjat számítja fel. Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön 34. § (1) A kártyabirtokos hivatalos kiküldetése alkalmával csak a 30. §-ban megjelölt „Vásárlás VIP
kártyával
külföldön”
bekezdésben
felsorolt
jogcímekre
használhatja
kártyáját
készpénzfelvételre. (2) Külföldön a kártyával minden esetben a tartózkodási ország valutájában jut készpénzhez a kártyabirtokos, amelyet a kártyabizonylat igazol. A kártyabirtokos a kártyabizonylat, valamint a tartózkodási ország pénznemében kiállított számla leadásával számol el a Pénzügyi Osztály vagy a Gazdasági és Műszaki Osztály munkatársa részére. (3) A külföldi készpénzfelvétel után a Bank a Hirdetményben meghatározott jutalékot számítja fel. Kártyatranzakciók egyeztetése, elszámolása a Kártyafedezeti számlán 35. § (1) A kártyával végzett műveletek elszámolása során a tranzakciók bizonylatait a Bank Kártyafedezeti Tükörszámla-kivonatával kell egyeztetni.
21
(2) Eltérés esetén reklamáció bejelentésére van lehetőség Reklamációs adatlap benyújtásával, az annak
alátámasztására
szolgáló
dokumentumok
másolatának
egyidejű
bemutatásával
személyesen a bankfiókban, vagy interneten keresztül. (3) Reklamáció a kérdéses tranzakciót feltüntető számlakivonaton szereplő elszámolási időszak zárónapjától számított 40 napon belül jelenthető be. (4) Amennyiben a kártyabirtokos által elszámoláskor leadott bizonylatok összegei még nem jelentek meg terhelésként a Bank Tükörszámla-kivonatán, azokat a tényleges pénzügyi rendezésig elkülönítetten kell kezelni. Kártyaletiltások, pótkártya igénylések és megújítások 36. § (1) A Bank visszaélés gyanúja esetén a gyanús tranzakció típusának megfelelően korlátozhatja a kártya használatát, amiről a Kincstárt értesíti. A Kincstár veszi fel a kapcsolatot a számlatulajdonos ügyintézőjével. A Gazdasági Igazgatóság nyilatkoztatja a kártyabirtokost, majd visszajeleznek a Banknak a korlátozások megszüntetése érdekében. (2) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, ellopják, vagy kikerül az ellenőrzési köréből, annak használatát haladéktalanul le kell tiltani az OTPdirect rendszer használatával. A kártya letiltását követően a kártyabirtokosnak azonnal be kell jelentenie ezt a gazdasági igazgatónak, akinek levélben, vagy e-mailben tájékoztatnia kell a Kincstárt a letiltás tényéről. (3) Lehetőség van a kártya letiltásának feloldására a számlatulajdonos és a kártyabirtokos aláírásával ellátott írásbeli kérelemnek a Kincstári számlavezető helyhez történő benyújtásával (amennyiben pótkártya-igénylés még nem történt). (4) A letiltott kártya pótlásáról a kancellár dönt. Pótkártya-igénylés új Adatlap kiállításával történhet elvesztés/ellopás, PIN kód elfelejtése, rongálódás/sérülés esetén. Az Adatlapon meg kell jelölni a pótkártya-igénylés jogcímét és a pótolandó kártya számát. (5) A pótolt, lecserélt kártya adatait az intézményi kártyanyilvántartáson át kell vezetni. A cserére szoruló kártyákat érvénytelenítve kell a számlavezető kincstári fiókban leadni. (6) A Kincstári kártyák a rajtuk feltüntetett hónap utolsó napján 24 óráig érvényesek. A Bank automatikusan gondoskodik a kártya megújításáról és a lejárat hónapjának közepétől lehetőséget biztosít a lejárat előtti kártyacserére. A lejárt kártyákat a kártyabirtokosoktól be kell vonni és azokat érvénytelenítve (mágnes csík átlyukasztásával és a chip átvágásával) a kincstári számlavezető ÁPIban kell leadni. A lejárat miatti kártyacseréhez Adatlapot nem kell kiállítani.
22
(7) Amennyiben a Gazdasági Igazgatóság egy adott kártya megújítását nem kéri, azt a Főiskolának a lejárat előtt legalább 30 nappal jeleznie kell a Kincstár központjánál, hogy a megszüntetés a lejárati hónapot megelőző utolsó munkanappal megtörténjen. Ebben az esetben a kártya megszüntetésről Adatlapot kell kiállítani. Kártya, Kártyafedezeti számla és Bankkártya Szerződés megszüntetése 37. § Kártya, Kártyafedezeti számla és Bankkártya Szerződés megszüntetés esetén az érvénytelenített kártyákat a kitöltött és cégszerűen aláírt Adatlappal át kell adni a Kincstári számlavezető ÁPI részére további ügyintézésre. Kártyafedezeti számla megszüntetésekor kezdeményezni kell továbbá a Tükörszámla megszüntetését is és benyújtani a kitöltött törzsadat bejelentési nyomtatványt. A Kincstári Bankkártya Szerződés felmondása esetén az előbbieken kívül még csatolni szükséges a szerződés felmondásáról szóló jognyilatkozatot is. Dokumentáció 38. § A kártyákkal kapcsolatos műveletek a Kincstár által e célra rendszeresített nyomtatványok alkalmazásával történik. A házipénztár vezetés rendje 39. § (1) A Főiskola és szervezetei a készpénzforgalmukat az erre a célra kialakított házipénztárban és pénzkezelő helyeken (állandó ellátmányt kezelő helyeken, eseti ellátmányt kezelő helyeken, csak befizetéseket kezelő helyeken) bonyolíthatják. A Főiskolán belül működhet állandó és/vagy eseti ellátmányt kezelő hely (személy), csak befizetést vagy csak kifizetést kezelő hely (személy). (2) A pénz kezelését végző személy felelőssége a pénzkezelés ideje alatt megegyezik a pénztároséval. Pénzkezelő hely(ek) csak a kancellár, a gazdasági igazgató, valamint a dékánok és a gazdasági és műszaki osztályvezető, együttes engedélye alapján működtethető(k). Az engedélyben rögzíteni kell az ellátmányt kezelő hely(ek) címét, a kezelő nevét, munkakörét (beosztását), a kezelt pénz rendeltetését. Az engedélyt a házipénztárban (pénztárakban) letétbe kell helyezni.
23
Előirányzatok készpénzben történő felhasználása 40. § (1) A Főiskola készpénzt csak az Ávr. alapján az alábbi kifizetések teljesítésére igényelhet: –
a készlet- és kis értékű, valamint egyéb tárgyi eszköz beszerzésekre, a kiküldetési, reprezentációs kiadásokra, továbbá egyes kisösszegű szolgáltatási kiadások készpénzben történő teljesítésére,
–
az ellátottak pénzbeli juttatásainak, illetve kivételes esetben személyi juttatás készpénzben kifizetendő összegére.
(2) A Főiskola nem igényelhet készpénzt: a) azokra az illetmény kifizetésekre, amelyek esetében a vonatkozó törvény a pénzintézeti számlára való utalást, illetve a postai úton történő kifizetést teszi kötelezővé, továbbá b) a közalkalmazottat megillető egyéb juttatásokra, kivéve a belső szabályzatban kisösszegűnek minősített kifizetésekre. A Kincstártól felvett készpénz ellátmánnyal kapcsolatos általános szabályok 41. § (1) A felvett készpénz-ellátmánnyal a Főiskolának az SZJA tv.-ben meghatározottak szerint kell elszámolnia. (2) A Főiskola a házipénztárba befolyt bevételeket a kiadások teljesítésére nem használhatja fel, azt naponta készpénzben be kell fizetnie az előirányzat-felhasználási keretszámlájára. A befizetés abban az esetben sem teljesíthető készpénzkímélő módon – a befizetési és a készpénzfelvételi bizonylatok egyidejű benyújtásával –, ha egyidejűleg a befizetett összegnek megfelelő összegű készpénzfelvételre kerül sor. (3) A házipénztári kifizetések csökkentése érdekében a közalkalmazottak, megbízási díjjal foglalkoztatottak járandóságainak kifizetése folyószámlájukra történő átutalással valósul meg. (4) A kincstári kártyákat szabályozott módon használja a Főiskola. A házipénztár működése 42. § (1) A házipénztár a Főiskola működéséhez szükséges készpénz, valamint egyéb értékek (értékcikkek, szigorú számadású nyomtatványok, stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség.
24
(2) A Főiskolán – a területi elhelyezkedés különbözősége miatt – több házipénztár is működik. A házipénztárak jelentős értékű pénzforgalmat lebonyolító pénztáraknak minősülnek. (3) A házipénztárban kell kezelni: a) a Főiskola előirányzat-felhasználási keret számlájáról, illetve a kártyafedezeti számláról kincstári kártyával felvett készpénzt, b) a készpénzben teljesített befizetéseket, c) egyéb értékcikkeket (pl. étkezési, iskolakezdési utalványok, stb.). (4) A házipénztárba(ból) kell teljesíteni gépi előállítású nyomtatvány ellenében a készpénz be- és kifizetéseket, és egyéb értékcikkek őrzését, és azok kiadását. (5) Ezektől eltérő idegen pénzek, értékek átvételét csak a kancellár, vagy a gazdasági igazgató engedélyezheti úgy, hogy a letéteknél használt pénztári bizonylatra rávezeti (rávezetteti) "őrzése engedélyezve" és aláírásával hitelesíti azt. (6) A saját házipénztári pénzkészletet és a megőrzésre átvett idegen pénzeket és értéket egymástól elkülönítve kell tárolni. (7) Nem tekinthető házipénztárnak az állandó vagy eseti ellátmányt kezelő pénzkezelő hely, a csak befizetést,
illetve
kifizetést
teljesítő
pénzkezelő
hely.
A
pénzkezelő
helyen
történt
készpénzfizetéseket legkésőbb a befizetést követő napon a Főiskola előirányzatfelhasználásikeretszámlájára kell teljes összegben befizetni. Kisebb – a 78. §-ban meghatározott összegek – gyűjthetőek, de a pénzt páncélkazettában kell tartani és ezeket a 78. §-ban meghatározott időszakok szerint – összeghatárra való tekintet nélkül – kell befizetni. Az előbbiektől függetlenül a tárgyhónap utolsó munkanapján a pénzkezelő helynek gondoskodnia kell a pénz csekken, az előirányzat-felhasználási keretszámlára, vagy a házipénztárba történő befizetéséről. 43. § (1) Házipénztár a következő helyeken működik: a) Pénzügyi és Számviteli Kar és Központ: Cím: 1148 Budapest, Bagolyvár utca 6-10. házszám, I. emelet, 102-es ajtó b) Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg: Cím: 8900 Zalaegerszeg, Gasparich út 18/a. házszám, D ép. fsz., 04. ajtó c) Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar és Nyelvvizsga Központ: Cím: 1054 Budapest, Alkotmány utca, 9-11. házszám, fsz., 29. ajtó d) Külkereskedelmi Kar: Cím: 1165 Budapest, Diósy Lajos utca, 22-24. házszám, D ép. fsz., 16/a. ajtó
25
A decentralizált gazdálkodási kereteknek megfelelően minden pénztárról elkülönített nyilvántartást, pénztárjelentést kell készíteni. 44. § A házipénztárban a készpénz, és egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételeiről a kancellár, illetőleg a dékán, valamint a gazdasági igazgató és a gazdasági és műszaki osztályvezető együttesen köteles gondoskodni. A Főiskola rendelkezésére álló helyiségek közül a házipénztárt a vagyon fizikai-, személyi stb. védelmi szempontok figyelembevételével kell kijelölni. A pénz őrzésével megbízott személyeknek ismerniük kell a mechanikai védelem (falazatok, födémek, ajtó, ablakszerkezetek stb.), valamint az elektronikus védelem (riasztó berendezések stb.) működési mechanizmusát. Ezért biztosítani kell a pénztárosok és helyetteseik ilyen irányú megfelelő kiképzését. 45. § A házipénztár helyiség ablakát ráccsal, vagy törésbiztos biztonsági üveggel, kettős ajtóval és biztonsági zárral kell felszerelni. Ezen kívül a pénztárhelyiségben riasztó csengőt (melyet lehetőség szerint a portával össze kell kapcsolni) kell felszereltetni, amely az erőszakos behatolás jelzésére alkalmas. A riasztóberendezés használatára a pénztárost és a pénztáros helyettesét ki kell oktatni. A riasztóberendezést a gazdasági és műszaki osztályvezető folyamatosan ellenőriztetni és karbantartatni köteles. 46. § A pénztárhelyiségben a pénztáros és az arra meghatalmazott személyen kívül más személy nem tartózkodhat (az ügyfeleket a tartózkodásra szolgáló tértől e célra való zárható pénztárablakkal ellátott fallal kell elválasztani). 47. § (1) A Főiskola házipénztárában készpénzt kétzáras, kivételes esetben a kancellár előzetes engedélyével egyzáras páncélszekrényben kell őrizni. Páncélszekrény, kazetta vásárlásakor meg kell győződni az illetékes rendőri, biztosítótársasági minősítéséről (csak minősített termék vásárolható, használható). A páncélszekrényt úgy kell elhelyezni, hogy a pénzkezelés biztonsága a lehető legnagyobb legyen. (2) A házipénztár kulcsainak (páncélszekrény, ajtó, rács, riasztó) "első példányát" a pénztáros kezeli. A pénztári kulcsok "másodpéldányát" a pénztáros (első példányt kezelő) által a ragasztón átírt, lezárt borítékban, páncélszekrényben, vagy biztonsági zárral felszerelt íróasztalban, szekrényben kell tartani. A tartalékkulcs kezeléséért a gazdasági és műszaki osztályvezető felelős. A kulcsok bármely példányának elvesztését követően – a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján – azonnal ki kell cserélni a zárat.
26
(3) A pénztáros távollétében történő pénztár felnyitásra a pénzügyi vagy a gazdasági és műszaki osztályvezető jogosult. 48. § (1) A pénztár felnyitásánál a) a pénztárellenőrnek és b) a pénztárat átvevő személynek jelen kell lennie. (2) A házipénztár – bármely ok miatti – felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékpapír, egyéb értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a jelenlévők nevét, b) a pénztár felnyitásának időpontját, okát, c) a pénztárban talált ca) készpénz összegét címletenként, cb) az értékpapírok összegét (típus, címlet, darab), cc) egyéb értékeket, d) a pénztárjelentés utolsó bejegyzési tételszámát, e) az utolsó felhasznált kiadási és bevételi pénztárbizonylat sorszámát, f) a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, g) a jelenlévők aláírását. 49. § (1) A házipénztár kulcsairól külön "pénztári kulcsnyilvántartás”-t (2. számú melléklet) kell vezetni, amelyből megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal (pl. pénztárátadás, vizsgálat, zárjavítás, másodkulcs készítés stb.) meddig és kinél voltak. A kulcs átvételét annak kezelője vagy őrzője aláírásával igazolja. A kulcsnyilvántartásba mind az eredeti, mind a másodpéldány átadását be kell vezetni. A kulcsnyilvántartást a pénztárosnak kell vezetnie. (2) Bármilyen pénztárkulcs elvesztését vagy eltűnését haladéktalanul jelenteni kell a gazdasági igazgatónak (helyettesének), illetőleg az illetékes gazdasági és műszaki osztályvezetőnek, akiknek a pénztárban elhelyezett pénzeszközök és egyéb értékcikkek megóvása érdekében szükséges intézkedéseket soron kívül meg kell tennie, a zárakat azonnal ki kell cseréltetnie. 50. § (1/a) A napi készpénz záró állomány maximális mértékének meghatározását az Áhsz. 50. § (6) bekezdése szabályozza. Ennek megfelelően a házipénztárak napi záró pénzkészletének naptári hónaponként számított napi átlaga nem lehet több mint az adott költségvetési év módosított költségvetési előirányzat főösszegének 1,2 %-a. Mivel ez a számított érték jelentősen magasabb,
27
mint a szabályzat 55. §-ában meghatározott érték, ezért az 55. §-ban meghatározott záró pénztárkészlet értékét kell a napi készpénz maximális záró állományának tekinteni. (1/b) A házipénztár pénzellátása a Kincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámláról és kártyafedezeti számláról felvett készpénz útján biztosítható. (2) A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címleteiről. Ennek keretében a pénztáros: a) felméri a pénztár pénzszükségletét, b) összeállítja a címletjegyzéket, c) az előírásoknak megfelelően (tranzakciós kód bontásban) kiállítja a készpénz felvételhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, d) biztosítja a készpénzfelvételi utalvány – arra jogosultak által történő – aláírását. (3) A 100.000 Ft-ot meghaladó készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről (ellátmány, eszközbeszerzés) az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek legalább a kifizetést megelőző napon tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések összegéről. 51. § (1) A készpénz szállítása a Kincstártól a házipénztárba a pénzfelvételre felhatalmazott személy, illetve személyek kötelessége. A házipénztár működéséhez szükséges készpénz Kincstártól történő felvételére, illetve szállítására: a) 100 000 Ft értékhatárig 1 fő dolgozó, kísérő nélkül, b) 100 000 – 500 000 Ft-ig 2 fő dolgozó, c) 500 000 – 2 000 000 Ft-ig 2 fő dolgozó, és 1 fő fegyveres őr jogosult. (2) Az 1 000 000 Ft feletti összeget kizárólag riasztó jelzést adó táskával, gépkocsival, 2 fő dolgozó és 1 fő fegyveres őrrel lehet szállítani. (3) A 2 000 000 Ft feletti pénzt csak a pénzszállításra felhatalmazott szervezettel lehet szállítani. (4) A pénzszállító(k) a rendeltetés helyét a legrövidebb úton köteles elérni, az utat megszakítani nem szabad. A pénz szállításával megbízott dolgozókat a pénz szállítása közben más feladattal megbízni nem lehet (a pénzszállítók nem vállalhatnak olyan feladatot, amely gátolná őket a pénzszállítás biztonságos lebonyolításában). A kísérőknek szorosan a pénzszállító oldalán kell haladnia.
28
(5) Gépkocsival történő szállítás esetén: a) ha a gépkocsi a Főiskoláé, a második vagy harmadik szállító a gépkocsivezető is lehet (ebben az esetben köteles a pénzszállító társait az átvétel helyétől az átadás helyéig elkísérni), b) ha a gépkocsi bérelt (pl. taxi), a gépkocsivezetőt második vagy harmadik személynek tekinteni nem lehet (a szállítónak ott kell helyet foglalnia, ahol a pénzszállítmányt elhelyezték). (6) Pénzszállítással csak a Főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban álló dolgozó, illetve polgári szolgálatos fegyveres személy (esetleg kizárólag pénzszállításra felhatalmazott szervezet alkalmazottja) bízható meg. (7) A pénzszállításra megbízást adó vezető köteles a pénzszállítással megbízott dolgozóval a feladat ellátásával kapcsolatos előírásokat ismertetni, ezek betartását időközönként ellenőrizni. Amennyiben mindig ugyan azok a személyek végzik a pénzszállítást, felelősségük körét velük írásban közölni kell. (8) A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A felelősségük addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette. A 300 000 Fton felüli összegnek a pénztárban történő elhelyezésénél a pénztári ellenőrnek vagy helyettesének is jelen kell lennie. (9) A pénzszállítás szabályait a valuta és az egyéb értékcikkek szállításánál is kötelező alkalmazni. 52. § A készpénz kezelését a házipénztárban nagy óvatossággal, figyelemmel kell végezni. A házipénztárban nem fogadható el: a) hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, b) olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok (pl. szándékos rongálás) miatt vesztett súlyából vagy sérült meg. 53. § A pénzvalódiság vizsgálatára különféle berendezések (például UV lámpák) alkalmazhatóak. Ha pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, vagy érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, az ilyen pénzt vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvileg meg kell hallgatnia, hogy hol, kitől kapta az ilyen jellegű pénzt. A jegyzőkönyvben
29
rögzíteni kell a befizető nevét, foglalkozását és lakáscímét, valamint személyi igazolvány számát. A jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az aláírás esetleges megtagadásának tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. Az átvett hamis vagy hamisítványnak látszó pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen – bankjegy esetén – fel kell tüntetni annak címletét, sorozat és sorszámát. A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet (3. számú melléket), a hamis pénzzel együtt át kell adni a Magyar Nemzeti Banknak. 54. § (1) A házipénztárban lévő pénzeket címletenként elkülönítve kell kezelni. Pénztárzárlatkor minden címletű bankjegyből 100 db-os bankjegycsomagot kell készíteni. A bankjegycsomagot összefogó papírszalagot a pénztárosnak aláírásával kell igazolni a bankjegycsomag készítésének keltét és a csomagban lévő bankjegyek értékét. Az érméket a házipénztárban címletenként rendezve kell tárolni, a Kincstár csomagolásának megfelelő mennyiségben kell tasakba vagy tekercsbe csomagolni. (2) A házipénztár kifizetéseinél a pénztáros az azonos címletű érméből 20 db-nál többet egy személynek nem adhat. Ennél nagyobb darabszámmal a jogosultnak joga van az átvételt megtagadni és a kifizetett összeget nagyobb címletekben kérni. 55. § A házipénztári keret betartása folyamatos feladat. A házipénztárban (házipénztárakban külön-külön) pénztárzárlat után budapesti telephelyeken 2 000 000 Ft-ot, a Zalaegerszegi Gazdálkodási Karon 200 000 Ft-ot meg nem haladó összegű készpénzt szabad tartani. Ez a házipénztárban tartható készpénzösszeg felső határát jelenti. A házipénztári keretet meghaladó készpénzösszeget még a pénztárzárlat előtt vissza kell fizetni a Főiskola Kincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlájára. 56. § Az ügyfelek pontos tájékoztatása érdekében a pénztárhelyiség ajtajára vagy egyéb jól látható helyre ki kell függeszteni a házipénztári órákat (nyitvatartási rendet). A nyitva tartás meghatározásánál figyelembe kell venni, hogy a pénzellátás és elszámoltatás zavartalanul lebonyolítható legyen, és elég idő álljon rendelkezésre az előkészületi és zárási munkálatok ellátására. A napi pénztári órákat a gazdasági és műszaki osztályvezető állapítja meg. Ügyelni kell arra, hogy a változások folyamatosan átvezetésre kerüljenek az ügyfél-tájékoztatón (az mindig aktuális információt szolgáltasson, ezért a gazdasági és műszaki osztályvezető a felelős). A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök 57. § (1) A pénztáros feladata a Főiskola pénztáraiban lévő készpénz, értékcikk kezelése, megőrzése, kifizetések és bevételezések teljesítése. A pénztárral kapcsolatos nyilvántartások,
30
elszámolások vezetésére, a pénztáros távollétében helyettest kell megbízni. A pénztáros, illetve távollétében, akadályoztatása (betegség, szabadság stb.) esetén helyettese a házipénztárt önállóan, teljes anyagi és büntetőjogi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli (állandó pénztáros-helyettesként legalább 1 főt meg kell nevezni). A pénztáros (illetve helyettese) munkakörének elfoglalásakor ezt, továbbá a szabályzat megismerésének tényét írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (4. és 5. számú mellékletek). A nyilatkozatok megőrzéséért az illetékes gazdasági és műszaki osztályvezető a felelős. (2) A házipénztár kezeléséhez kapcsolódó műveleteket a pénztáros az EOS pénztármoduljában köteles vezetni és nyilvántartani. (3) A pénztáros fő feladata: a) a készpénzszükséglet felmérése, b) a készpénz igénylése, felvétele, c) szükség esetén a készpénz Kincstártól történő felvételének előkészítése, d) az előirányzat-felhasználási keretszámláról és kártyafedezeti számláról felvett pénz bevételezése, e) a pénztárban tartott készpénz, egyéb anyagi értékek és értékpapírok szabályszerű, elkülönített kezelése és megőrzése, f) a bizonylati fegyelem betartása, g) a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, h) az utalványozott kifizetések teljesítése, i) a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, j) a nyilvántartások, elszámolások vezetése, k) pénztárjelentés elkészítése, l) gondoskodik a várható kifizetéseknek megfelelő mennyiségű és címletű készpénz biztosításáról. (4) A pénztári feladat ellátására a megbízást a Főiskola kancellárja adja ki. A pénztáros feladatait a vezetője által kiadott munkaköri leírás tartalmazza, amelyet a pénztáros tevékenységének megkezdésekor aláírásával köteles tudomásul venni. Ugyancsak aláírásával tartozik igazolni azt is, hogy jelen pénzkezelési szabályzatot megismerte (5. számú melléket). (5) A pénztáros helyettese a házipénztár kezelését akkor veszi át, amikor a pénztáros valamely oknál fogva munkakörét nem tudja ellátni. A helyettesítés időszakában feladata és felelőssége megegyezik a pénztárosra előírtakkal. A pénztáros-helyettes megbízásának feltételei azonosak a pénztároséval.
31
(6) A pénztáros, illetve helyettese csak olyan személy lehet, aki a pénztárosi feladatok ellátására szakmailag alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal büntetlen előéletet igazol és a pénztárosi teendők nem összeférhetetlenek egyéb tevékenységével vagy helyzetével. Nem lehet pénztáros (vagy helyettese) az a személy, akit: a) a Főiskola számlái feletti rendelkezési (aláírási) joggal, illetve idegen pénzek feletti rendelkezési joggal ruháztak fel, b) a Főiskola kezelésében lévő költségvetés kiadási előirányzata terhére utalványozási, ellenőrzési jogkörrel rendelkezik, c) pénztár- és pénzforgalmi számla-forgalom könyvelését végzi, d) a pénztárban tárolt idegen pénzeszközök és értékek feletti rendelkezési joggal bír. (7) Nem lehet helyettes pénztáros, pénztáros-helyettes, továbbá pénztári ellenőr az a személy, aki a pénztárossal családi vagy rokonsági kapcsolatban áll. (8) A pénztáros munkaidejének kitöltése érdekében az illetékes gazdasági és műszaki osztályvezető a pénztárosi feladatokon kívül egyéb ügyintézői vagy ügyviteli munkák ellátásával is megbízhatja. Ezeket az egyéb feladatokat a pénztárosnak kiadott munkaköri leírásban rögzíteni kell. (9) A Főiskola szervezeti egységeinél utalványozásra jogosult dolgozókat a kancellár bízza meg. Az utalványozási joggal rendelkezők beosztását, továbbá azt, hogy az utalványozási jog mire terjed ki, a Főiskola Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítés igazolás, érvényesítés és utalványozás szabályzata határozza meg. Ezt az érvényesítővel, a pénztárossal és a pénztári ellenőrrel közölni kell. Az utalványozók és a pénztári ellenőrök aláírás mintáját a pénztárosnak át kell adni és azt a pénztárban ki kell függeszteni (1. számú melléklet). A jogosítottak névsorának aktualizálásáért a gazdasági főosztályvezető és az illetékes gazdasági és műszaki osztályvezető a felelős. (10) Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell őrizni (6. számú melléklet). A pénztár átadásánál-átvételénél az átadón és átvevőn kívül a pénztáros helyettesnek és a pénztári ellenőrnek is jelen kell lennie (ha az átadó betegség vagy egyéb ok miatt nem tud jelen lenni, az átadó helyett a gazdasági és műszaki osztályvezetőnek, vagy megbízottjának feltétlenül jelen kell lennie). A pénztár átadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénzen kívül a kulcsokat, értékeket,
32
bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek (átvevőnek), aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről. (11) A pénztáros a munkahelyét – akár rövid időre is – elhagyva, köteles a pénzt a páncélszekrénybe elzárni, a pénztárfülke fizetőablakát és a pénztárhelyiség ajtaját bezárni. A munkaidő végeztével a pénztár kulcsait (páncélszekrény, ajtók, riasztó kulcsait dobozba zárva és nyomópecséttel ellátva) biztonsági és vagyonvédelmi okokból a portára kell leadni. A pénztáros betegség, illetve egyéb okok miatti távolmaradása esetén a felelős vezető gondoskodik a pénztáros helyettesítéséről. A kulcsok átadásáról-átvételéről nyilvántartást kell vezetni és azt a gazdasági és műszaki osztályvezető kézjegyével ellátja. 58. § (1) A pénztárellenőr feladata az előzőekben rögzítetteken túl a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése, a pénztárban szabályszerűen kezelt anyagi értékek, szigorú számadás alá vont nyomtatványok meglétének és a vezetett nyilvántartások rendszeres (utólagos) ellenőrzése. (2) Az alaki és tartalmi ellenőrzés során a pénztárellenőrnek meg kell vizsgálnia, hogy a) az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek – a gazdálkodási szabályzatban leírtaknak megfelelően – utalványozták-, érvényesítették-e, b) a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket, c) a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylatok adataival, d) a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, e) a pénztári be- és kifizetések bizonylatára a megfelelő nyomtatványt használták-e, f) a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, g) a pénzkifizetéseknél megvannak-e a megfelelő aláírások, h) a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen. (3) A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: a) a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és alapbizonylatok, b) a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával, c) az értékpapírok nyilvántartása az előírtak szerint megtörténik-e, d) az értékpapírok mennyisége, értéke, sorszáma megegyezik-e a nyilvántartás adataival.
33
(4) A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést, értékcikk nyilvántartást kézjegyével ellátni. (5) A pénztárellenőri feladatokat pénztári naponként kell elvégezni. (6) A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell Budapesten a gazdasági igazgatónak, akadályoztatása esetén a gazdasági főosztályvezetőnek, a gazdasági és műszaki osztályvezetőnek. A pénztári eltérésekről jegyzőkönyvet kell felvenni (7. számú melléklet). (7) A teljesítésigazolás, az utalványozás és érvényesítés feladatait részletesen a Főiskola kötelezettségvállalás, ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítés igazolás, érvényesítés és utalványozás szabályzata tartalmazza. Pénztári bizonylatok - nyomtatványok 59. § (1) A pénztári forgalom minden tételét szabályszerűen kiállított bizonylat által bizonylatolni kell a Szt. 165.-169. §-aiban előírtak szerint és a vonatkozó okmányokat a házipénztári forgalomban, valamint a nyilvántartások mellékleteként meg kell őrizni. A készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatok szigorú számadási kötelezettség alá tartoznak. (2) A pénztári bizonylatok nem javíthatók. A rontott bizonylatot érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani, a "rontott" bizonylatot meg kell őrizni. A pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányt. Pénztári alapokmány lehet: a) számla, b) egyszerűsített számla, c) menetlevél, kiküldetési rendelvény stb. (3) A pénztárosnak a pénztári befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésekről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani és felmerülésük sorrendjében pénztári nyilvántartást kell előállítani, melyet a pénztárosnak és pénztár ellenőrnek kell hitelesíteni. A bizonylatok előállítása és a nyilvántartás az EOS pénztármodul alkalmazásával történik. Az EOS program által előállított bizonylat szigorúan sorszámozott bizonylat. 60. § (1) Minden házipénztári befizetésről azonnal „Bevételi pénztárbizonylatot” kell kiállítani. A bizonylatot – a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából – a befizetővel alá kell íratni.
34
A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. A bizonylaton rendelkezésre álló további aláírás rovatokban a) a kiállító, b) a pénztárellenőr, egyéb ellenőrzést végző, c) utalványozó, d) könyvelő, adatrögzítő feladata végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylatot köteles aláírni (kézjeggyel, ellátni). (2) A bevételi pénztárbizonylatot három példányban kell kiállítani, amelyből a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, b) a második példányt a befizető részére kell átadni c) a harmadik példányát a pénztáros őrzi. (3) A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegek bevételi bizonylatához a pénztárosnak minden esetben csatolni kell a postai értesítőszelvényt. (4) A Kincstártól közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a készpénzfelvételről szóló terhelési értesítéshez vagy a pénzszállító személynek átadni. (5) A befizetésre kerülő összeget a befizető jelenlétében meg kell számolni. Az átvett pénzt mindaddig, amíg összegszerűen a bevételi alapokmánnyal vagy a befizető által bemondott összeggel nem egyezik, más pénzzel összekeverni nem szabad. 61. § (1) Minden házipénztári kifizetésről „Kiadási pénztárbizonylatot” kell kiállítani. (2) A kifizetendő összeg a bizonylat fejrészében számmal és betűvel kerül feltüntetésre. A táblázatos rész soraiban a kifizetendő összeget – a számlarendben előírt – jogcím, iktatószám/hivatkozási szám, kód, stb. szerint részletezni kell. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozásra jogosult személy aláírásával (kézjegyével) ellátott kiadási bizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összegeket. Az utalványozás jogosultságát a pénztárban elhelyezett utalványozásra jogosultak névsora alapján kell ellenőrizni.
35
(3) A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (számla, útiköltség elszámolás, személyi jellegű szerződések). A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott kiadási pénztárbizonylat alapján fizetheti ki a pénztárból a pénzt. (4) A pénztárosnak a kifizetési pénztári alapokmány kézhezvétele után meg kell győződni a bizonylat helyességéről. (5) A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosulte a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a házipénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Rendszeres kifizetéseknél esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is elfogadható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni és a kiadási pénztárbizonylaton hivatkozni kell a meghatalmazás nyilvántartási számára. (6) A pénz átvevőjének személyazonosságát személyi igazolvánnyal kell igazolni és a pénz átvételét saját aláírásával (meghatalmazás esetén is) elismerni. A kiadási pénztárbizonylaton a pénztárosnak – ha a pénz átvevője nem a Főiskola dolgozója vagy hallgatója – a pénz átvevőjének személyi igazolvány számát is fel kell tüntetni. (7) Egy kiadási pénztárbizonylaton csak egy személy vehet át pénzt. (8) A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak (kifizető) és a pénzt átvevő személynek is alá kell írnia. A bizonylaton rendelkezésre álló további aláírás rovatokban a) a kiállító, b) a pénztárellenőr, egyéb ellenőrzést végző, c) utalványozó, d) könyvelő, adatrögzítő feladata végrehajtásának igazolásául a kiadási pénztárbizonylatot köteles aláírni (kézjeggyel, ellátni). (9) A pénztáros kifizetést csak szabályszerűen kiállított, ellenőrzött, érvényesített és a jogosult személy utalványozásával ellátott pénztárbizonylat alapján teljesíthet. Az érvényesítés, utalványozás
a
pénztárbizonylathoz
tűzött
alapokmányon
is
történhet.
A
pénztáros
utalványrendelet nélkül kifizetést nem teljesíthet.
36
(10) A kiadási pénztárbizonylatot három példányban kell kiállítani, amelyből: a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, b) a második példányt a pénzt átvevő személynek kell átadni c) a harmadik példányát a pénztáros őrzi. (11) A bizonylat alapján összeállított készpénzt az ügyfél jelenlétében címletenként és azok darabszáma szerint le kell számolni. 62. § (1) "Címletjegyzék"-et pénztári napon pénztárzáráskor kell a pénztárosnak az EOS gazdasági rendszerben elkészíteni. A nyomtatvány felsorolja a pénztárban lévő bankjegyek és érmék címleteit. (2) A pénztárjelentés céljára az EOS által kiállított nyomtatványt kell alkalmazni. (3) A pénztárjelentés két példányban készül, melyből a) az első példányt – a mellékletekkel együtt – a könyvelés részére kell átadni, b) a második példányt a hozzácsatolt kiadási és bevételi bizonylatokkal együtt kell a pénztárosnak megőrizni. 63. § (1) A pénztáros pénztári naponként pénztárzárlatot köteles készíteni. (2) Pénztárzárlatot kell készíteni, ha a pénztárost helyettesíteni kell, vagy beosztásából távozik. A házipénztár zárlatával, valamint a pénztár átadásnál az átvevőnek, az átadónak és az ellenőrnek jelen kell lennie, az átvevő az átvételt („átvettem és az anyagi felelősséget elismerem” szövegrész használatával, saját kezű aláírásával …………név, dátum) a pénztárjelentésen köteles igazolni. Az átvétellel az átvevőre száll át az anyagi felelősség. (3) Ha pénztár átadásnál az átadó betegség vagy egyéb ok miatt nem tud jelen lenni, az átadó helyett a gazdasági és műszaki osztályvezetőnek vagy az általa megbízott személynek kell jelen lennie és az átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni. A záró pénzkészlet átvételét az átvevőnek az előbb leírtak szerint („átvettem és az anyagi felelősséget elismerem” …név, dátum) a pénztári jelentésen kell igazolnia.”
37
(4) A pénztárzárlat alkalmával a pénztárosnak a) címletenkénti részletezésben meg kell állapítani a készpénzállományt, b) a pénztárjelentés alapján meg kell állapítani a bevételek és a kiadások végösszegét, illetve ebből az előző időszaki készpénzmaradvány figyelembevételével a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget (záró pénzkészlet). 64. § (1) A bevételek és kiadások összegét minden év január 1-jétől kezdődően halmozottan kell vezetni. (2) Év végével a pénztárakban pénzkészlet nem maradhat, azt a Főiskola előirányzat-felhasználási keretszámlájára be kell fizetni. (3)
A
pénztárjelentésben
megállapított
egyenleget
egyeztetni
kell
a
valóságos
készpénzmaradvánnyal. Az egyeztetés megtörténtét aláírással a pénztárjelentésen igazolni kell. (4) Pénztáreltérés esetén jegyzőkönyvet (7. számú melléklet) kell felvenni. A pénztárzárlatot ebben az esetben a pénztárjelentés hátoldalán, erre a célra rendszeresített részen kell levezetni. A jegyzőkönyvet az illetékes gazdasági és műszaki osztályvezető vagy az általa kijelölt személy, valamint a pénztáros és a pénztárellenőr is köteles aláírni (átvétel alkalmával az átadónak és az átvevőnek is alá kell írni). (5) Pénztáreltérés esetén a következőképpen kell eljárni: a) amennyiben a pénztáros a pénztári órák alatt pénztárkülönbözetet észlel, észrevételét azonnal köteles közölni a pénzügyi, illetve gazdasági és műszaki osztályvezetővel, aki azonnal pénztárzárlatot rendel el (pénztárzárlat esetén az előzőekben foglaltak szerint kell eljárni), b) a pénztárzárlat alkalmával mutatkozó eltérésnél a hiányról vagy többletről a zárlat alapján – pénztárellenőr bevonásával – jegyzőkönyvet kell felvenni; a jegyzőkönyvben rögzíteni kell az eltérés összegét, annak okát (amennyiben ismert), a felelős dolgozó nevét és a rendezés módját. (6) A jegyzőkönyv szerint "többletet" a pénztárba egyéb bevételként kell bevételezni. A pénztárjelentésben a többletet a "záró pénzkészlet" sora alatt "többlet" megjegyzéssel fel kell vezetni és a záró egyenleget ennek megtörténte után újra meg kell állapítani. (A tényleges készpénz és az egyenleg egyezőségének érdekében a "szöveg" részbe is be kell írni a "többlet" megjegyzést, az összeget pedig a "bevétel" rovatban kell feltüntetni.) (7) A jegyzőkönyv szerinti "hiányt" a következőképpen kell elszámolni:
38
a) a hiány megtérítése esetén a pénztárjelentés "Záró pénzkészlet" sor alatt a befizetett összeget "Hiány" megjelöléssel fel kell vezetni és megjegyezni, hogy a hiányt a pénztáros megtérítette, b) a következő napi pénztárjelentésben a kezdő pénzkészlet összegénél a befizetett hiány összegét is figyelembe kell venni, c) ha a pénztárhiány nem kerül befizetésre, a hiányt a "Pénztár számlán" kiadásként kell elszámolni; egyben a pénztárjelentés "Szöveg" részébe is be kell írni a "pénztárhiány" megjegyzést, az összeget pedig a kiadási rovatba kell beírni; a következő napi kezdő pénzkészlet sorába tehát a hiánnyal csökkentett összeget kell beírni, d) a pénztárhiány kiegyenlítéséről a gazdasági igazgatónak/a kari gazdasági és műszaki osztályvezetőnek intézkedni kell; a felelős pénztáros a hiányt vagy utólag egy összegben befizeti, vagy a fizetéséből levonják a megállapított részletekben; az illetményből való levonás jogszabályi előfeltétele jogerős, a munkáltatói jogot gyakorló vezető által írásban kiadott kártérítési határozat. 65. § (1) A házipénztárban kezelt készpénzt a Központban a pénzügyi osztályvezető, a karokon a gazdasági és műszaki osztályvezető negyedévenként egyszer köteles ellenőrizni. (2) Az ellenőrzésnek ki kell terjedni a pénztári állomány, a készpénzfelvételi utalvány nyilvántartásokkal való egyezőségén kívül a pénzkezelésre, valamint a pénz és egyéb értékcikkek őrzésének biztonságára. A pénztári ellenőr az ellenőrzés elvégzését köteles aláírásával igazolni. (3) Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján ki kell deríteni, illetve, ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztárellenőrnek és a gazdasági igazgatónak, vagy a kari gazdasági és műszaki osztályvezetőnek alá kell írni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, az esetleges hiányt a pénztárosnak be kell fizetni. 66. § (1) A Készpénzfelvételi utalvány a Kincstárnál történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a Kincstár bocsátja a pénztár rendelkezésére. Az utalványt egy példányban kell kiállítani és az Kincstárnál bejelentett módon kell aláírni. (2) A készpénzfelvételi utalvánnyal a Kincstártól felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló terhelési értesítéshez kell csatolni vagy a pénzszállító részére átadni. A készpénzfelvételi utalványokról nyilvántartást kell vezetni (8. számú melléklet).
39
67. § (1) A bizonylat-nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartását különös figyelemmel kell elvégezni. A bizonylat-nyomtatványok szigorú számadás alá tartoznak. Azokat a pénztárosnak felhasználásra történő kiadás előtt az erre a feladatra kijelölt ügyintéző őrzi és tartja nyilván. A nyilvántartásnak – nyomtatványonként – a következőket kell tartalmaznia: a) sorszám, b) pénztáros részére történő átadás időpontja, c) az átvevő neve, d) az átvevő aláírása. (2) A használatból kivont (betelt, év végével lezárt) bizonylat-nyomtatványokat az arra kijelölt ügyviteli alkalmazottnak kell megőriznie. (3) A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást legalább 8 évig, a kiadási-, bevételi pénztárbizonylatot – mint számviteli bizonylatot – legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni az Szt. alapján. (4) A pénztárból szigorú számadású bizonylatot kiadni csak a gazdasági és műszaki osztályvezető, írásbeli engedélyével és átvételi elismervény ellenében szabad. Az illetmény 68. § Illetményfizetés pénztáron keresztül nem teljesíthető. A közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény értelmében a végzett munkáért esedékes közalkalmazotti havi járandóságot minden dolgozó hitelintézeti átutalással, vagy bizonyos esetekben lakcímre utalással kapja meg. Elszámolásra kiadott összegek, értékpapírok, értékcikkek nyilvántartása 69. § (1) Elszámolásra pénzt kiadni csak személyre szólóan, az e célra rendszeresített nyomtatvány kitöltésével és az erre jogosult személyek utalványozása alapján szabad. (A készpénz igénylés elszámolására a B. Sz. ny. 13-134 számú nyomtatvány szolgál.) A nyomtatványon fel kell tüntetni az összeg felvételére jogosult nevét, a felvétel jogcímét és az elszámolás határidejét. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Az elszámolásra kiadott összeg a rendszeres – és jelen szabályzatban rögzített – esetektől eltekintve, nem haladhatja meg a cél eléréséhez szükséges mértéket.
40
(2) Készpénzt elszámolásra csak a következő célokra adhat ki a pénztáros: a) anyagbeszerzésre, b) kiküldetési költségre, c) reprezentációra, d) postaköltségre (postás, kézbesítők), e) könyvtári kiadásokra, f) jóléti elszámolás (testnevelők). (3) Kivételesen indokolt esetben a gazdasági igazgató vagy a gazdasági és műszaki osztályvezető adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül elszámolásra történő kiadásra. Az elszámolásra kiadott előlegek összege és elszámolási határideje 70. § (1) Az elszámolásra kiadott előlegek összege és elszámolási határideje: a) anyagbeszerzésre, postaköltségre, könyvtári kiadásokra, reprezentációra kiadható előlegek összegét a (9. számú mellékletek) tartalmazzák, az ilyen címeken kiadott előleggel a pénzfelvevő havonta legalább egyszer bruttó módon elszámolni köteles, b) kiküldetési költségre, jóléti elszámolásra és az esetenként felmerülő kiadásokra kiadott előleg összegét a konkrét szükségleteknek megfelelően lehet kiadni; az ilyen jellegű előlegekkel a pénzfelvevő a feladat elvégzése után, de legkésőbb a feladat teljesítését követő ötödik munkanapon köteles elszámolni. (2) A fenti célokra készpénzt csak személyre szóló, személyes elszámolási kötelezettség mellett lehet kifizetni. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő nem telt el, és ha a pénztáros igazolja, hogy a pénz felvevőjének elszámolatlan tétele nincs. (3) Amennyiben az elszámolásra kötelezett az előírt határidőre a felvett összeggel nem számol el, akkor azt a pénztáros köteles a pénzügyi osztályvezető, vagy a gazdasági és műszaki osztályvezető részére jelenteni. Amennyiben a jelzett vezető felszólítása is eredménytelen, akkor a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőnek kell jelentést tenni. A 10. számú mellékletnek megfelelő formában kell értesíteni az illetékes vezetőket az elszámolásra kiadott összegekről határidőre el nem számoló dolgozókról. (4) Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről a pénztáros nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartásra az EOS program által előállított „Pénztár előleg nyilvántartást” kell használni. A kimutatás olyan tagolású, hogy abból a kiadott előlegek külön-külön is kimutathatók.
41
(5) Az elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása alapján az elszámolási határidő betartásának ellenőrzése és a nyilvántartás vezetése a pénztáros kötelessége. A 30 naptári napnál hosszabb ideig a közalkalmazottnál lévő elszámolási előleg személyi juttatásnak minősül. 71. § (1) A kincstári számla terhére készpénzt helyettesítő fizetési eszköz – kincstári kártya, VIP kártya, csekk, utalvány – a kancellár és/vagy a gazdasági igazgató engedélye alapján használható. (2) A kincstári kártya, a csekk, az utalványok rendeltetésszerű felhasználását a pénztárellenőrrel tételesen ellenőriztetni kell. Az elrontott, bepiszkolódott kártyákat, űrlapokat nem szabad forgalomban tartani, ezeket ki kell cseréltetni, illetőleg át kell húzni és a "Rontott" szót rá kell írni. Az utalványfüzetekben visszamaradó tőszelvényeket az előírt szabályok szerint meg kell őrizni. Egyes sajátos nyomtatványok nyilvántartási és elszámolási rendje 72. § (1) Azon nyomtatványok tartoznak e körbe, amelyek a Központi/karonkénti (továbbiakban gazdálkodási telephelyenkénti) beszerzésekor a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatvány névértékének megfelelő összegű ellenérték kifizetése történik (pl. BKK bérlet, étkezési jegyek, vásárlási utalványok, parkoló kártya, stb.), és a nyomtatványnak az illetéktelen felhasználása visszaéléshez vezethet. (2) A nyilvántartás és elszámolási rend sajátosságai: kiadáskor a nyomtatványok véglegesen felhasználásra kerülnek, azokat felhasználás után, illetve érvényességi idejük lejárta után nem kell visszakérni a dolgozóktól további megőrzés céljából. (3) A sajátos elszámolású nyomtatványok analitikus nyilvántartása a 11. számú melléklet szerint történik. Kereskedelmi forgalomban felhasználható étkezési utalványok 73. § (1) A Főiskolán értékcikként kell nyilvántartani az étkezési utalványokat, és egyéb szabályzatban meghatározott értékcikket, mely(ek)nek vezetése a tárolási helyén (házipénztár) a pénztáros vagy a pénzügyi előadó feladata. Az étkezési utalványokat és egyéb értékcikkeket a Bérés Munkaügyi Osztály, illetve a Humánpolitikai Osztály által megadott létszám figyelembevételével kell beszerezni. A beszerzett étkezési utalványokról és egyéb értékcikkekről a következő nyilvántartást kell vezetni: a) bevételezett étkezési utalvány, értékcikk mennyiségét, értékét számla alapján, b) a kiadást az eredeti átvételi jegyzékek végösszege alapján, sorszám szerint,
42
c) az átvevő dolgozók aláírását, d) az át nem vett (készleten lévő) utalványok mennyiségét és értékét a sorszámok feltüntetésével. (2) A nyilvántartást oly módon köteles vezetni, hogy abból mindenkor ellenőrizhető legyen a beszerzett, kiadott és készleten levő étkezési utalványok és értékcikkek mennyisége és értéke. (3) Az étkezési utalványok és pénztárban kezelt értékcikkek beszerzése, a dolgozók részére történő kiadása, nyilvántartása, őrzése a Gazdasági Igazgatóság kijelölt munkatársa feladatkörébe tartozik, melyről havonta tájékoztatja a Humánpolitikai Osztályt. A beszerzés a gazdálkodási egységek (Központ, kar,) által megadott kimutatásban szereplő összegnek megfelelően történik az adott kereskedelmi egység által forgalmazott egyedi névértékben. A beszerzés ellenértéke az étkezési utalványok és egyéb értékcikkek névértékével azonos összegű, mely nem tartalmazza a kezelési költséget. (4) Minden év végén a nyilvántartást le kell zárni, és a következő év elején a nyitóállományt fel kell vezetni. (5) Az analitikus nyilvántartást és a hozzá tartozó okmányokat a nyilvántartó köteles legalább 8 évig megőrizni. Éves BKK bérlet nyilvántartása 74. § (1) A bérletek beszerzése, nyilvántartása, őrzése, valamint a dolgozók részére történő átadása a gazdálkodási telephely kijelölt munkatársának feladatkörébe tartozik. (2) Az analitikus nyilvántartást az alábbi részletezettség szerint kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a beszerzett, a kiadott, a visszavett, valamint a készleten lévő BKK bérletek „tól –ig” sorszámát, mennyiségét és értékét. A bekövetkezett változásokról készült okmányok másolatait (számla másolata, amely tartalmazza a „tól–ig” sorszámokat is), illetve az átvételi elismervények eredeti példányait – amelyek szintén tartalmazzák a bérlet sorszámát is – a nyilvántartáshoz minden esetben csatolni kell oly módon, hogy a készletnövekedés, a készletcsökkenés és a meglévő készlet mennyiségben és értékben mindenkor ellenőrizhető legyen. (3) Amennyiben a BKK bérletet a Főiskola utólagosan téríti meg a közalkalmazott részére, az csak abban az esetben lehetséges, amennyiben a Bér- és Munkaügyi Osztály részére a már lejárt
43
bérletszelvény és a Főiskola nevére kiállított számla leadásra került, valamint az arra jogosult vezető az igénybevétel jogosságát igazolja, vagy az elrendelésről szóló iratot mellékelte. Vásárlási utalványok 75. § (1) A gazdálkodási egységek esetenként vásárlási utalványokat szereznek be abból a célból, hogy bizonyos eseményekhez kötődően meghatározott céllal intézmények, illetve személyek részére adományozzák. (2) A vásárlási utalványok darabszám szerint, névértéken kerülnek beszerzésre, egyedi sorszámot nem tartalmaznak. (3) Abban az esetben, ha a számla kifizetéséhez (készpénzelőleg elszámolásához) mellékelték a kedvezményezett(ek) által aláírt átvételi elismervényt, külön analitikus nyilvántartásra nincs szükség. (4) Az analitikus nyilvántartás vezetésére akkor van szükség, ha a beszerzéskor még nem eldöntött, hogy kinek a részére lesz átadva a vásárlási utalvány. Ebben az esetben a szervezeti egység által kijelölt munkatárs a számla mellé csatolt átvételi elismervényen nyilatkozik a Gazdasági Igazgatóság felé, hogy további analitikus nyilvántartásra átvette az utalványokat. (5) A nyilvántartáshoz csatolnia kell a bekövetkezett állományváltozások alátámasztását igazoló okmányokat (számla másolatát, vezetői döntés és átvételi elismervény eredeti példányát). Letétek kezelésének rendje 76. § (1) A házipénztárak átmenetileg a gazdasági igazgató, illetve a gazdasági és műszaki osztályvezetők engedélyével a Főiskola vagyonát nem képező letétet (készpénzletét, tárgyletét) is kezelhetnek. (2) A készpénzletéteket a Főiskola készpénzétől elkülönítetten kell kezelni. A letétre vonatkozó előírások megegyeznek a házipénztári készpénzkezelés előírásaival, ezeket a pénztári nyilvántartásban elkülönítetten kell kezelni. A letét készpénzösszegét a pénztárban tárolható készpénz szempontjából nem kell figyelembe venni.
44
(3) Úgy a készpénz, mint a tárgyi letétekről a (12. számú mellékletben szereplő) nyilvántartást kell vezetni. A letétek nyilvántartására vonatkozó lapokat a nyilvántartási szám sorrendjében kell tárolni. (4) A tárgyletétek – letétes részére – pénztárból történő kiadásakor kiállított kiadási bizonylat egy példányát a tárgyletétek elkülönített nyilvántartásának mellékleteként meg kell őrizni. (5) A tárgyletéteket kiadásukig lepecsételt borítékban vagy csomagban kell kezelni, amelyen a letevő nevét, címét és aláírását, a letét tartalmát, a letétekről vezetett nyilvántartás sorszámát kell feltüntetni. (6) A letétek elhelyezését és a boríték vagy csomag lezárását a pénztáros és a pénztárellenőr együttesen végzik el és annak szabályos voltát a borítékon vagy csomagon aláírásukkal igazolják. (7) A letétek kiadását a pénztáros csak az utalványozási joggal felruházott személy írásbeli intézkedése alapján végezheti. Az írásbeli intézkedést a letét kiadása előtt ellenjegyezni kell. Szigorú számadás alá vont nyomtatványok kezelése 77. § (1) A számviteli törvény előírása szerint szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni a) a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat (ideértve a számlát, nyugtát is), továbbá b) minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy c) az olyan nyomtatványt, amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. (2) A számviteli törvény szerint továbbá a) a szigorú számadási kötelezettség a bizonylat, a nyomtatvány kibocsátót terheli, b) a szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. (3) A szigorú számadású nyomtatványokról fel kell fektetni az egyéni nyilvántartó lapot (Sz. ny. 13-90). A Főiskolán a következő nyomtatványokat kell szigorú számadású nyomtatványként kezelni:
45
Fajtája Számla (tömb) Nyugta (tömb) Készpénzfizetési számla Készpénzfelvételi utalvány (P. 101) Készpénzigénylés elszámolásra (13-134) Étkezési és ajándék utalványok nyilvántartása Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartó lapja (13-76) (4) A szigorú számadású nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a) a felhasználó szervezeti egység, b) a felhasználó személy, c) a felhasznált mennyiség sorszám szerint és d) a felhasználás időpontja is megállapítható. (5) A felhasználó köteles a nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) elszámolni. A nyomtatványok átadása és átvétele csak elismervény ellenében törtéhet. Az évközben betelt nyomtatványtömböket évente össze kell csomagolni, a csomagot lezárva kell irattárba helyezni. A csomagon fel kell tüntetni a tartalmát, darabszámát és a selejtezés időpontját. A bizonylatokat 8 évig meg kell őrizni. (A szigorú számadású nyomtatványok rontott példányait is terheli a számviteli bizonylatokra vonatkozó megőrzési idő.) Készpénz kezelése egyéb pénzgyűjtő helyeken 78. § (1) Készpénz kezelése a Főiskolán egyéb pénzgyűjtő helyeken – a házipénztáron kívül – is lehetséges. Pénzkezelő helyeken csak a készpénzben teljesített befizetések beszedésére jogosultak. A beszedett összegekből kifizetés semmilyen jogcímen nem teljesíthető. Pénzbeszedő helyek működnek: a) a Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Karon, b) a Külkereskedelmi Karon, c) a Pénzügyi és Számviteli Karon d) a Gazdálkodási Karon 1.1) kollégiumi szabad férőhelyek eseti értékesítéséből származó bevételek gyűjtését Budapesten a kollégium portása vagy titkárnője, a Gazdálkodási Karon a kollégium portása
46
vagy gondnoka köteles végezni az irodájában. A készpénz átvételét az igénylő nevére kiállított készpénzfizetési számla igazolja, mely eredeti példányát a hallgatónak köteles átadni. Elszámolási kötelezettség: -
Budapesten 50 000 Ft feletti bevétel esetén, illetve legalább hetente egy alkalommal,
-
Zalaegerszegen 50 000 Ft feletti bevétel esetén vagy a hónap utolsó munkanapján,
A pénz tárolására Budapesten az irodában elhelyezett egy záras páncélszekrény, Zalaegerszegen biztonságos helyre elzárt lemezkazetta szolgál. A pénzügyi/gazdasági és műszaki osztályra eljuttatott elszámolásnak tartalmaznia kell a készpénzfizetési számlák másodpéldányát mellékletként és az összegyűjtött összeget. Az elszámolást követően a begyűjtött összegeket készpénz átutalási postautalványon kell befizetni a Kincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási számla javára, a pénzszállításra itt is az általános szabályok érvényesek; 1.2) a térítéses könyvtári szolgáltatások díjainak begyűjtését a könyvtárban, erre a feladatra megbízott könyvtárosnak kell végezni. A készpénz bevételezését nyugta vagy készpénzfizetési számla kiállításával igazolja, mely eredeti példányát a befizetőnek köteles átadni. A pénzkezelést a megbízott 50 000 Ft-ig végezheti, e felett a nyugták vagy számlák másodpéldányaival az elszámolást el kell juttatni a pénzügyi/gazdasági és műszaki osztályra, továbbá az összesítő "feladás"-sal a pénzt készpénz átutalási postautalványon kell a Kincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási számla javára befizetni. Amennyiben a tárgyhónapban a befizetések nem érték el az 50 000 Ft-ot, az elszámolást akkor is el kell készíteni a hónap utolsó munkanapján és az összegyűjtött pénzt a Kincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlára befizetni. A pénzkezelés ideje alatt a pénzt lemezkazettában kell tárolni, melyet más személy részére hozzá nem férhető, biztonságos helyen kell elhelyezni. (2) Minden pénzkezeléssel foglalkozó dolgozónak írásbeli nyilatkozatot kell tenni arról, hogy a rábízott pénzösszegért teljes anyagi felelősség terheli. (3) A pénzbeszedő helyeken teljesített befizetésekről pénztárkönyvet kell vezetni, amennyiben ez nem lehetséges, összesítőt kell készíteni a 13. számú melléklet szerint. Valutapénztár 79. § (1) A Főiskola valutákkal kapcsolatos készpénzforgalmának lebonyolítására valutapénztárt nem létesít.
47
Egyéb rendelkezések 80. § (1) A házipénztári készpénzellátmány felvétele: a) A karok a Főiskola Kincstárnál vezetett 10032000-00282833-00000000 számú előirányzat-felhasználási keretszámláról vesznek fel készpénzt a Kincstár által az alábbiak szerint szabályozott bejelentést követően: - Zalaegerszegen történő készpénzfelvétel esetén 500 ezer Ft-ot el nem érő összegű készpénzfelvételnél 1 munkanappal, illetve 500 ezer Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó összegű készpénzfelvételnél 2 munkanappal, - Budapesten történő készpénzfelvétel esetén 1 millió Ft-ot el nem érő összegű készpénzfelvételnél 1 munkanappal, 1 millió Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó összegű készpénzfelvételnél 2 munkanappal korábban írásban személyesen, postai, illetve elektronikus úton a „Készpénzfelvételi igény bejelentési bizonylaton” az illetékes ÁPI részére. b) A Kincstári Kártyafedezeti számláról Kincstári Kártyával az OTP Bank automatájából igény szerint azonnal. (2) Az előirányzat-felhasználási keretszámláról a kártyafedezeti számlára történő fedezet átvezetéséről a gazdálkodási egységek kötelesek gondoskodni. (3) A gazdálkodási egységek Kincstári kártyával rendelkeznek, melyek napi limitje a kancellár által kártyánként engedélyezett összeg. A kártyát a kar gazdasági és műszaki osztályvezetője, a Központ esetében a gazdasági főosztályvezető által javasolt, és a gazdasági igazgató által megbízott személy/ek/ használhatják készpénzfelvételre, illetve vásárlásra. (4) A készpénzfelvétel, illetve a vásárlás terhelésének iktatása a pénzügyi/kari gazdasági és műszaki osztályon történik a Kártyafedezeti számla és az OTP Tükörszámla-kivonata – és a vásárlást igazoló iktatott és igazolt számla, bizonylat – alapján, a házipénztári kifizetések tételes könyvelésére pedig az EOS gazdasági rendszerben beállított automatizmusok alapján. (5) Pályázaton elnyert pénzeszközök felhasználásánál a Kincstárnál vezetett számlákról vehető fel pénzellátmány. 81. § A pénztár kezelésével megbízott dolgozó nem pénztárral kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványokat pénztárosi funkciójában általában nem kezel. Tekintettel azonban arra, hogy a pénztárosi teendőkkel megbízott dolgozók más gazdasági jellegű feladatot is ellátnak, szükség
48
esetén – a kis létszámra való tekintettel – más szigorú számadású nyomtatványok kezelésével is megbízható. Záró és hatályba léptető rendelkezések 82. § A szabályzat a Szenátus általi elfogadás napján lép hatályba, rendelkezéseit 2015. év december 12. napjától kell alkalmazni. (2) E szabályzat hatályba lépésének napjával egyidejűleg a pénzkezeléssel kapcsolatos, korábban kiadott Pénz- és Értékkezelési Szabályzat, rendelkezések hatályukat vesztik. Budapest, 2015. december 11.
Sándorné dr. Kriszt Éva
Dr. Dietz Ferenc
rektor
kancellár
Záradék: A Szabályzatot a Szenátus 2010. december 3-i ülésén 2010/2011. tanévi 30. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2010. december 3. napjától. A Szabályzat módosítását a Szenátus 2011. június 24-I ülésén 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2011. június 24. napjától. A Szabályzat módosítását a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2013. január 1. napjától. A Szabályzat módosítását a Szenátus 2015. december 11-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XII.7.) 29. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2015. december 12. napjától.
49
Mellékletek 1. számú melléklet: Pénztáros, helyettese, pénztári ellenőr aláírás minták 2. számú melléklet: Pénztári kazetta (lemezszekrény), páncélszekrény, pénztárhelyiség kulcsának nyilvántartása 3. számú melléklet: Jegyzőkönyv hamis pénz befizetésének esetére 4. számú melléklet: Felelősségvállaló nyilatkozat pénztáros, pénztáros-helyettes, pénzkezelő részére 5. számú melléklet: Megismerési nyilatkozat 6. számú melléklet: Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv 7. számú melléklet: Jegyzőkönyv Pénztári eltérés esetére 8. számú melléklet: Készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása 9/a. számú melléklet: Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek (KKK) 9/b. számú melléklet: Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek (KVIK) 9/c. számú melléklet: Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek (PSZK) 9/d. számú melléklet: Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek (GKZ) 9/e. számú melléklet: Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek (Rektorátus) 10. számú melléklet: Értesítés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról ............................................ illetékes vezető részére 11. számú melléklet: Sajátos elszámolású nyomtatványok analitikus nyilvántartó lapja 12. számú melléklet: Letétek nyilvántartása 13. számú melléklet: ÖSSZESÍTŐ a ........................................... pénzbeszedő helyen teljesített befizetésekről
50
Budapesti Gazdasági Főiskola ......................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 1. számú melléklet
Pénztáros, helyettese, pénztári ellenőr aláírás minták
Név
Beosztás
Jogkör megjelölése
Aláírás-minta
Pénztáros Pénztáros-helyettes Pénztáros-helyettes Pénztáros-helyettes Pénztárellenőr Pénztárellenőr helyettes Utalványozó Utalványozó Utalványozó
Budapest, 201…. év ……………….hó …………nap
……………………………………………………..
51
Budapesti Gazdasági Főiskola ......................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 2. számú melléklet Pénztári kazetta (lemezszekrény), páncélszekrény1, pénztárhelyiség kulcsának nyilvántartása Sor-
A kulcs
A kulcs
A kulcs
A kulcs
A kulcs
Az átvétel
szám
megnevezése
átadójának
átvevőjének
átvételének
átvételének
igazolása
neve
neve
oka
ideje: nap, óra, perc
A nyilvántartást tárolóegységenként kell vezetni
1
A nem kívánt rész törlendő. 52
Budapesti Gazdasági Főiskola .................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 3. számú melléklet
Jegyzőkönyv hamis pénz befizetésének esetére Felvéve 20.... év .................................. hó ......... napján .............................................. házipénztár helyiségében. Jelen vannak: ...................................................... befizető ...................................................... pénztáros ...................................................... ellenőr Tárgy: hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) visszatartása. A mai napon megjelent pénztárunknál ....................................... /foglalkozása:........................, lakcíme (irányítószámmal):
...............................város (község) ................................. utca …......
házszám, személyi igazolvány száma: ................/, hogy pénzbefizetést teljesítsen. A pénztárosnak feltűnt, hogy a .................... Ft címletű ................... sorozat és ........................... sorszámú bankjegy (érme) hamis, illetve hamisítványnak látszik. A befizető nyilatkozata szerint a bankjegyet (érmét) 20.... év ............... hó ... –án ........................................ nevű egyéntől kapta ........................................ városban/(községben). A fenti bankjegyet (érmét) visszatartottuk, melynek átvételét elismerjük és a jegyzőkönyv egy példányának a befizető részére történő átadásával igazoljuk. Kmf.
...................................... .................................... ...................................... pénztáros
pénztárellenőr
befizető
53
Budapesti Gazdasági Főiskola ......................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 4. számú melléket
Felelősségvállaló nyilatkozat pénztáros, pénztáros-helyettes, pénzkezelő részére
Alulírott ......................................................... tudomásul veszem, hogy a kezelésemre bízott pénz és értéktárgyak tekintetében teljes anyagi felelősség terhel.
Budapest, 20….. év ......................... hó ... nap
........................................ aláírás ........................................ lakhely ......................................... személyi igazolvány száma
Tanú 1.
Tanú 2.
Név: ..........................................
Név: ..........................................
Lakhely: ....................................
Lakhely: ....................................
Szem. ig. szám: .........................
Szem. ig. szám: .........................
54
Budapesti Gazdasági Főiskola ..................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 5. számú melléklet
Megismerési nyilatkozat
Nyilatkozom, hogy a Budapesti Gazdasági Főiskola .....................................-tól érvényes Pénz- és Értékkezelési Szabályzatát, munkaköri előírás tartalmát megismertem. Munkám során a Szabályzatban és a megbízásban foglaltaknak megfelelően járok el.
.................................... 20.... ............................. hó ... nap
Aláírás: .................................................................. pénztáros .................................................................. pénztár helyettes .................................................................. pénztárellenőr .................................................................. utalványozó .................................................................. érvényesítő ................................................................. ellenjegyző ................................................................. ........................... pénzkezelő ................................................................. ........................... pénzkezelő
55
Budapesti Gazdasági Főiskola ................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 6. számú melléklet Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv Készült 20.... év ................................. hó ... napján a Budapesti Gazdasági Főiskola ............................................(Kar) pénztárhelyiségében. Jelen vannak: ............................................ átadó ............................................ átvevő ........................................... pénztárellenőr Jelenlévők megállapítják, hogy átadáskor a következő pénzeszközök, illetve egyéb értékcikkek találhatók a pénztárban: 1. Pénzkészlet
Összesen:
db 20 000 Ft összesen
Ft
db 10 000 Ft összesen
Ft
db
5 000 Ft összesen
Ft
db
2 000 Ft összesen
Ft
db
1 000 Ft összesen
Ft
db
500 Ft összesen
Ft
db
200 Ft összesen
Ft
db
100 Ft összesen
Ft
db
50 Ft összesen
Ft
db
20 Ft összesen
Ft
db
10 Ft összesen
Ft
db
5 Ft összesen
Ft ..................................... Ft,
azaz ...................................................................................... forint
56
6. számú melléklet 2. oldala 2. Értékcikkek, a következők szerint ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3.-Egyéb átadásra kerülő bizonylatok - időszaki pénztárjelentés (-tól -ig): - kiadási bizonylat (-tól -ig) sorszáma: - bevételi bizonylat (-tól -ig) sorszáma: - készpénzfelvételi utalvány (-tól -ig) tömbök: - készpénzigénylés elszámolása (-tól -ig): - nyugta (-tól -ig): - számlatömb vagy számlagarnitúra (-tól -ig): Átvevő igazolja, hogy a kezelésre átvett szigorú számadású nyomtatványok a szintén átvett analitikus nyilvántartással megegyeznek. Jelenlévők tényleges számlálás alapján megállapítják, hogy a házipénztárban található készpénzmennyiség ............................. Ft, azaz ............................... forint (címletenkénti felsorolást lásd a pénztárjelentésben is), a pénztárjelentésben rögzített egyenleggel megegyezik. Átvevő ........................................... pénztáros a jegyzőkönyv alapján ideiglenes/végleges jelleggel a mai naptól a pénztári tevékenységet teljes anyagi felelősséggel átveszi. Kmf. .............................................. átadó
............................................. átvevő
................................................... pénztárellenőr
.................................................. gazdasági és műszaki osztályvezető
57
Budapesti Gazdasági Főiskola ................................ (Rektorátus/Kar/NYVK) 7. számú melléklet
Jegyzőkönyv Pénztári eltérés esetére Felvéve: 20.... év ................................ hó ... napján a ......................................................... pénztár helyiségében. Jelen vannak: .............................................. pénztáros . ............................................ pénztárellenőr ............................................ gazdasági és műszaki osztályvezető Tárgy: a pénztári jelentésben megállapított egyenleg és a valóságos készpénzállomány közti eltérés kivizsgálása. A mai napi pénztárzárlat után ..........................................
Ft,
azaz
.............................................
forint
többlet2,
illetve
............................... Ft, azaz ............................................. forint hiány3 keletkezett, melynek okát a kivizsgálás során nem sikerült megállapítani. Fentiek miatt a pénztáros - a többletet a ............... számú bizonylaton bevételezte4, - a hiányt e jegyzőkönyv alapján befizette5 a házipénztárba. Kmf. ................................................ pénztáros
............................................... pénztárellenőr
............................................ gazdasági és műszaki osztályvezető
A nem kívánt rész törlendő. A nem kívánt rész törlendő. 4 A nem kívánt rész törlendő. 5 A nem kívánt rész törlendő. 2 3
58
Budapesti Gazdasági Főiskola .................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 8. számú melléklet Készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása
Sorszám
Kiállitás napja
Lejárat napja
Összeg
Utalvá-
rendelte-
nyozó
tése
első aláíró
Utalványozó második aláíró
SzámlaÁtvevő
kivonat dátuma
59
Budapesti Gazdasági Főiskola Külkereskedelmi Kar 9/a. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek
Műszaki szolgáltató:
100 000 Ft
Könyvtár (vezető):
50 000 Ft
Kollégium (vezető):
50 000 Ft
Reprezentációs költségekre: (esetenként a szervezeti egység vezetője)
50 000 Ft
60
Budapesti Gazdasági Főiskola Kereskedelmi Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar 9/b. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek
Műszaki szolgáltató:
100 000 Ft
Könyvtár (vezető):
50 000 Ft
Kollégium (vezető):
50 000 Ft
Reprezentációs költségekre: (esetenként a szervezeti egység vezetője)
50 000 Ft
61
Budapesti Gazdasági Főiskola Pénzügyi és Számviteli Kar 9/c. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek
Műszaki szolgáltató:
100 000 Ft
Könyvtár (vezető):
50 000 Ft
Kollégium (vezető):
50 000 Ft
Reprezentációs költségekre: (esetenként a szervezeti egység vezetője)
50 000 Ft
62
Budapesti Gazdasági Főiskola Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg 9/d. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek
Műszaki szolgáltató:
100 000 Ft
Könyvtár (vezető):
50 000 Ft
Kollégium (vezető):
50 000 Ft
Reprezentációs költségekre: (esetenként a szervezeti egység vezetője)
50 000 Ft
63
Budapesti Gazdasági Főiskola Rektorátus 9/e. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek
Műszaki szolgáltató:
50 000 Ft
Rektori Titkárság: (Buzogány u.)
50 000 Ft
Rektori Titkárság: (Markó u.)
50 000 Ft
Kancellária (Markó u.)
50 000 Ft
64
Budapesti Gazdasági Főiskola .................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 10. számú melléklet
Értesítés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról ............................................ illetékes vezető részére Értesítem, hogy az alábbi dolgozóink a kitűzött véghatáridőre nem számoltak el az elszámolásra kiadott összegekkel. Név
Beosztás
Elszámolásra
Elszámolási
kiadott összeg
véghatáridő
Kérem szíves intézkedését arra vonatkozóan, hogy a fenti dolgozók az elszámolásra kiadott összegekkel a pénztár felé haladéktalanul számoljanak el.
.............................., 20.... év ......................... hó ... nap
.............................................. pénztáros
65
Budapesti Gazdasági Főiskola ………………….. (Rektorátus/Kar/NYVK)
11. számú melléklet
Sajátos elszámolású nyomtatványok analitikus nyilvántartó lapja (Éves BKK bérlet, étkezési utalványok, egyéb értékcikkek, parkoló kártya, stb.)
Nyomtatvány elnevezése
Mennyiségi egység
Bevétel Bizonylat/okmány
Kelte
Száma
1.
2.
Beérkezett nyomtatványok kezdő
végző
Oldalszám
Kiadás
Bevételezett mennyi- ség
Kiadott nyomtatványok kezdő
sorszáma 3.
Egységár/névérték
végző
Kiadott mennyiség
Készlet Megjegyzé mennyiség s
sorszáma 4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Megjegyzés: 1. A nyomtatványok értéke mindenkor megállapítható a mennyiség és az egységár/névérték szorzata alapján. 2. Egy nyilvántartó lapon azonos névértékű nyomtatvány vezethető.
66
Budapesti Gazdasági Főiskola ..................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 12. számú melléklet
Letétek nyilvántartása Nyilvántartási szám Letét keletkezésének időpontja Letét bevételezési bizonylatának száma Letevő neve Letevő címe Letevő személyi igazolvány száma Letét megnevezése (tartalma) Letét jogcíme és a rendelkezés száma Letétkiadás időpontja Letétkiadás bizonylatának száma A kiadást elrendelő rendelkezés száma Az átvevő neve és címe Az átvevő aláírása
67
Budapesti Gazdasági Főiskola .................................... (Rektorátus/Kar/NYVK) 13. számú melléklet
ÖSSZESÍTŐ a ........................................... pénzbeszedő helyen teljesített befizetésekről Teljesítési időszak: 20.... ..........................-től 20.... ...........................-ig Készpénzfizetési Bevételi jogcím
számla/nyugta sorszáma (-tól -
Összeg Ft
ig)
Kerekítési különbözet Ft
Összesen:
....................... 20.... ................... hó ... nap ........................................ aláírás
68
