A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás VII. számú melléklete:
1. A szállítandó szoftverekre vonatkozó adatok 1.1. A fejlesztés, illetve a meglévő rendszereinek funkcionális célterületei: Sorszám
megvalósítandó X
Funkcionális célterület
1.
Vállalati CRM, értékesítési terület *
2. 3. 4.
Gyártási terület Humán erőforrás menedzsment és bérszámfejtés * Kontrolling és döntéstámogatás *
5.
Beszerzési, logisztikai terület
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
X X
Táv- és csoportmunka támogatás * Pénzügyi, számviteli terület Internetes értékesítés (Vállalati webáruház) Internetes megjelenés (vállalati portál) Munkafolyamat-irányítási rendszer (WF) bevezetése * Elektronikus iratkezelési rendszer bevezetése * Kiegészítő (tudásmenedzsment * vagy ERP-hez kapcsolódó mobil technikát használó, vagy térinformatikai és földrajzi információs (GIS), vagy RFID technológiát alkalmazó) specializált rendszer bevezetése
X
X X X
* 2011-ben, az Új Széchenyi Tervben meghirdetett vissza nem térítendő támogatások pályázati rendszerében, ezeket a célterületeket fedte le teljes körűen az eDocFW Folyamatvezérelt Nyilvántartó Rendszer, a kiadott funkcionális specifikációk alapján (V. Információs rendszerekkel, alkalmazásokkal szemben támasztott követelmények). A továbbiakban részletezett leírásban a szürke zárójeles hivatkozások a kiadott funkcionális specifikáció hivatkozási számait tartalmazzák. Például: (V/4) (V/6/3)
A bevezetendő rendszerek, modulok és alkalmazások részletezése Bemutatkozás Cégünk 2008-ban alakult. Egyedi szoftverfejlesztéssel, terméktámogatással foglalkozik. eDocFW márkanéven 2010 óta forgalmazunk egy széles körben paraméterezhető eszközt, melyben egyedi és általános folyamatvezérelt nyilvántartásokra alapozott, és elektronikus iratkezelést támogató rendszereket lehet megvalósítani, gyorsan, hatékonyan KKV-k számára. A keretrendszer lehetőséget biztosít arra, hogy folyamatokat, adatlapokat a cég igényeire szabva, akár a helyszínen hatékonyan átparaméterezhetünk, a legmegfelelőbbre, amit az adott vállalat ügyvitele elvár. A FrameWork modulra általánosságban igaz, hogy korlátozás nélkül felvehetünk benne adatlapokat. Az adatlapok struktúráját magunk határozhatjuk meg. Az adatlap mezői és más adatlap mezők közötti összefüggéseket is paraméterekben határozhatunk meg. Az elkészült adatlapokat paraméterezett folyamatokba szervezhetjük. Az egyes folyamatlépéseket a jogosultság rendszer szerinti csoportoknak ajánlhatjuk ki. Az így összeállított rendszerben minden adatlaphoz használhatjuk a keretrendszer adatlapeszköztárát. A definiált adatlap mezőkön főkönyvi kontírozás, gyűjtőkódok beállítása is lehetséges, melyekkel a későbbi lekérdezések, statisztikák, riportok egyszerűbben, pontosabban állíthatók elő. A rendszer multi árfolyamtáblák.
devizás,
megtalálhatók
benne
az
ehhez
szükséges
törzsadatok,
Ügyfeleinket nem hagyjuk egyedül a bevezetés után sem. Lehetőséget biztosítunk a rendszer fenntarthatósága érdekében támogatásra, rendszerkövetésre, akár általányban, vagy óradíjas elszámolásra szerződve. Elektronikus levelezésen keresztül fogadjuk be a terméktámogatással kapcsolatos igények legnagyobb részét. Az eDocFW keretrendszerben meglévő helyzet-
1
A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás VII. számú melléklete: érzékeny rendszertámogatás modul, lehetőséget biztosít arra, hogy a termék felhasználói a programból, arról a helyről küldjék el igényüket, észrevételüket vagy az esetleges programhibát, ahol az adott probléma felmerült. Ez nagy segítség a gyors és hatékony hibaelhárításban, mivel a felhasználó által megfogalmazott igényen vagy problémán kívül, az adott programhely minden aktuális változója, paramétere is továbbítódik cégünk felé az elektronikus levélben, a hatékony hibaelhárítás érdekében. (V/2) A terméktámogatás részét képzik az oktatási lehetőségek, melyeket a felhasználók igényei alapján állítunk össze. Új bevezetéskor javasoljuk a felhasználók részére az oktatást követő eDocFW vizsgát, mellyel felmérhető, hogy az oktatásban résztvevők, milyen mélységben sajátították el a rendszer használatát. (V/6) A termék folyamatosan fejlődik, a fejlesztések verziói fejlesztői és szakértői tesztek után kerülnek a felhasználóhoz, ahol a felhasználói teszteket követően kerülhet csak éles üzembe egy-egy új verzió. Az aktuális verzióhoz a felhasználói kézikönyv mindenkor aktualizált állapotban érhető el. (V/1) A törvényi megfelelőséget szakértőink folyamatosan ellenőrzik és biztosítják, ezzel is segítve a felhasználóink munkáját. (V/3) Az eDocFW Folyamatvezérelt Nyilvántartó Rendszer mindenkori aktuális referencialistáját a termék honlapján találhatják meg az érdeklődők. Ennek elérhetősége: http://nyilvantartas.com/edocref.html (V/8).
eDocFW FrameWork modul (V. Információs rendszerekkel, alkalmazásokkal szemben támasztott követelmények megfelelései) (V/6 sz. melléklet: Táv- és csoportmunka támogatás funkcionális specifikáció megfelelései) (V/10. sz. melléklet: Munkafolyamat-irányítási rendszer (WF) funkcionális specifikáció megfelelései) -
A FrameWork modul biztosítja a rendszerben létrehozott adatlapok, folyamatok integráltságát. Egységes háttértörzseket, partnernyilvántartást biztosít, és ezek az összes többi modul számára elérhetők. A felhasználók finoman hangolható jogosultsági rendszeren keresztül érhetik el az engedélyezett adatokat. Minden adatlap mezőtartalmáról XML dokumentum kérhető (XML export), illetve CSV dokumentum befogadásával is támogatható az adatbevitel, ezeken az interfész felületeken keresztül integrálható a már meglévő informatikai rendszerekhez az eDocFW. (V/4) (V/6/3)
-
Egységes, több szintű naplózást biztosít minden egyes beállított adatlapra, folyamatra. Az adatlapok mező szintű naplózása is beállítható. Az üzleti folyamatok pontos naplózását a folyamatlépések időbélyeggel és felhasználóval történő regisztrálása biztosítja. A kézi vagy automatikus hibajelzések naplózásán keresztül valósul meg a hatékony hibaelhárítás, beavatkozási lehetőség. (V/5)
-
A rendszer használata kizárólag érvényes felhasználó azonosítás után lehetséges. A felhasználókat kóddal és jelszóval azonosítja be a rendszer a bejelentkezéskor. A rendszergazda által megadott azonosítókhoz lehet szerepköröket, felhasználói csoportokat deklarálni. A FrameWork modul egységesíti a jogosultság kezelést. Csoport jogosultságok adhatók menü szintre, folyamat szintre, adatlap elérés szintjére vagy akár mező szintre is. Szerepkörök alakíthatók ki. (V/7) (V/10/6) (V/10/7)
-
Biztosítja az alkalmazás különböző nyelvi környezetekben történő futtatását. Az alkalmazás fejlesztői és alapértelmezett nyelve magyar. Magyar nyelven kerül telepítésre, külön kérésre más nyelvek beállítása is paraméterezhető. (V/9)
-
A rendszer biztosítja tetszőleges vállalati folyamatok definiálását, ezek támogatását és nyomon követését, monitorozását. (V/10/1) (V/10/10)
-
Folyamatmonitoron, képes megjeleníteni az adott pillanatban futó aktív folyamatokat, a hozzájuk kapcsolt adatlapokat (és azok kapcsolt adatait), felhasználó csoportokat, a folyamat már teljesült és még hátra lévő lépéseit. (V/10/2)
2
A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás VII. számú melléklete: -
Meg tudja jeleníteni a folyamatokhoz rendelt lehetséges erőforrásokat, és teljesült folyamatlépés esetén a tényleges erőforrást. (V/10/3)
-
A folyamat végrehajtása során felmerült problémákat a végrehajtó felhasználó kézi eseményrögzítéssel tudja jelezni. Az adatlap típushoz paraméterezhetők kézi események, ahol beállítható, hogy az adott esemény megakasztja-e a folyamatot. Az ilyen típusú folyamatgátakat, monitorozni, kezelni tudja egy megfelelő jogosultságú operátor. (V/10/4) (V/6/6)
-
Minden felhasználónál megjelenik a hozzá szignált feladatok listája, melyre kattintva azonnal az adott feladathoz rendelt adatlapra kerülhet, így egyszerűsítve a feladat teljesítését. Az adatlapot megnyitva a munkavégzéshez szükséges összes irat, információ a rendelkezésre áll. (V/10/5)
-
A rendszerhez kapcsolódó kliens terminálok a belső hálózaton keresztül kapcsolódnak a központi adatbázisszerverhez. A belső hálózaton kívüli távoli terminálok VPN (vagy bérelt vonali) hálózaton keresztül csatlakoznak a belső hálózathoz, és távoli asztali kapcsolat (RDP) segítségével vagy egy hálózaton belüli kliens géphez vagy egy terminál szerverhez csatlakoznak, ezen keresztül használják a rendszert. (V/11/14) (V/10/8) (V/6/1) (V/6/2) Kimenő (XML) és bejövő (CSV) interfészeken keresztül biztosított az átjárhatóság a vállalat egyéb rendszerei között. (V/10/9)
-
Beépített funkciók vannak a munkafolyamatok követésére, támogatására (V/10/10): o
Nyitott feladatok megtekintő – ki, mikor indította az adott folyamatot, éppen hol tart, kikhez lett delegálva, kapcsolt adatlap részletek
o
Aktív feladat monitor – melyik felhasználónál, melyik nyitott feladat várakozik, mik a határidők, milyen események történtek, milyen értesítések mentek, mik a kapcsolt adatlap adatai
o
Aktív foglalás monitor – ki, mivel foglalkozik éppen
Jelzett hibák, fennakadások – megtekinthetők az aktív problémák a rendszerben, a hiba elhárítása is ebben a menüpontban regisztrálható. (V/6/6) Papír alapú dokumentumok kezelése. (V/6/4) Bővebben lásd: eDocFW DMS modul o
-
A FrameWork modul tartalmaz beépített belső üzenetküldő modult, melynek segítségével a regisztrált felhasználók egymásnak tudnak küldeni elektronikus üzenetet. A belső üzenetküldő a folyamatvezérelt munkavégzésnél is integrálva van, ezen keresztül lehet például válaszolni egy hibára, fennakadásra, vagy üzeneteket válthatunk az aktív folyamatunk más szereplőivel is. (V/6/5) (V/6/6)
A FrameWork modul eszköztára
Adatlapszerkesztő Tetszőleges számban hozhatunk létre adatlapokat, paraméterezett mezőtartalommal és összefüggésrendszerrel.
Folyamatszerkesztő, a csoportmunka támogatás legfőbb eleme. Az adatlapok csak folyamatba szervezve létezhetnek. A folyamatlépéseknél a jogosultsági rendszer csoportjainak lehet kiajánlani egy-egy lépést.
Listaszerkesztő, bizonylatszerkesztő. Egyedi listák és bizonylatok készítésére szolgál, az adatlap mezőiből kialakítható speciális szűrésekkel és megjelenítésekkel.
Grafikonszerkesztő Vezetői, döntéshozói grafikonokat készíthetünk az eszközzel.
Sablonszerkesztő Segítségével egyedi RTF vagy HTML alapú formázott dokumentumokat lehet létrehozni az adatlaphoz, az adatlap mezőinek segítségével.
Digitális mellékletkezelő Tetszőleges számú és méretű digitális melléklet csatolható az adatlapokhoz.
3
A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás VII. számú melléklete:
Könyvelési tranzakció kezelő Segítségével kontírozhatunk adatlap mezőket és gyűjtő kódokat definiálhatunk hozzájuk. Az adott folyamati állapotba lépve a mezők automatikus könyvelése megtörténik.
Többnyelvűség Az adatlapokat több idegen nyelvű megjelenítésre is felkészíthetjük, melyeket akár manuálisan is válthatunk menet közben.
Mértékegység, devizanem átváltás A mezőkhöz beállított mértékegységeket a kívánt értékekre automatikusan konvertálja a program. Így például egy forint mezőről azonnal megtudhatjuk, hogy az mennyi lenne az aktuális USD, EUR árfolyammal.
Teendők A csoportmunka támogatás egyik kiemelt eleme, melynek segítségével feladatot adhatunk egy csoportnak vagy egy konkrét személynek, az adott adatlappal kapcsolatban.
Notesz Feljegyzéseket készíthetünk az adatlaphoz, melyek segítik az azzal foglalkozók tevékenységét.
Adatlap besorolás Besorolhatjuk egy vagy több adott kategóriába, vagy projektbe az adatlapot. Ezek alapján könnyen visszakereshetünk, statisztikázhatunk, csoportosíthatunk.
Melléklet besorolás A mellékletet egy konkrét kategóriába sorolhatjuk be, megkönnyítve a csatolmányok keresését.
Kulcsszavak Az adatlapon beállíthatunk a mezőkhöz, automatikus kulcsszóképzést. Az így képzett kulcsszó adatbázison keresztül gyorsan, hatékonyan megtalálhatjuk az adott dokumentumot. A kulcsszavakat manuálisan is bővíthetjük.
Kapcsolt dokumentumok A rendszerben szereplő bármely egyéb adatlapot kapcsolhatunk az aktuálishoz, ami segíti a munkát. (Pl. dolgozó adatlapja – önéletrajz adatlap – éves cafetéria adatlap)
Kapcsolt email-ek Ha az adatlaphoz elektronikus levelezés is kapcsolódik itt az adatlapról indítottak automatikusan kapcsolva lesznek, a többit manuálisan kapcsolhatjuk.
Tranzakciók A könyvelési tranzakciókat és azok részleteit tekinthetjük meg ezen a felületen.
Kézi eseményrögzítés
Az adatlap típusához definiált eseményeket lehet itt kézzel regisztrálni, lehet folyamat megakasztási eseményeket is definiálni, melyeket monitorozva azonnal kezelhetünk. Vándorlás A papír alapú iktatott dokumentumok fizikai nyomkövetésére szolgáló nyilvántartás, melyben az adott fizikai dokumentum helyét lehet regisztrálni.
eDocFW CRM modul (V/1 sz. melléklet: Vállalati CRM, értékesítési terület funkcionális specifikáció megfelelései) A modul az eDocFW keretrendszer partnernyilvántartására épül, melyben az adott cég partnerstruktúrája állítható be. Az igény szerint beállított partnercímkékhez speciális, csak arra az adott partnerkörre igaz nyilvántartandó adatkör határozható meg, és ezek bevitele kötelezhető. A cég partnereihez létrehozhatók folyószámla típusok, melyek adattartalma a folyamatvezérelt adatlapok állapotléptetéseivel automatikusan aktualizálódik.
4
A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás VII. számú melléklete:
-
A kampánymenedzsment elvárásainak megfelelően kialakíthatók partnercímkék. Ezek a jelölő címkék jelentős segítséget adnak az ügyfelek leválogatásához, illetve a hozzájuk rendelt kötelező kiegészítő információk bővítik az ügyfelekről nyilvántartott hasznos adatok tárát. Tetszőleges számú kampány rögzíthető a rendszerben és ezekhez a leválogatás ügyfél címkék alapján gombnyomásra megtörténhet. A kampányban szereplő célközönség exportálható CSV állományba, a külső felhasználáshoz. A megkeresésekből érkező válaszok státuszokban kategorizálva rögzíthetők vissza. (V/1/1)
-
A rendszerben származtathatóak a korábban felvitt adatok, minden adatlapban létre lehet hozni egy vagy több másik adatlap hivatkozását. Ennek a hivatkozott adatlapnak a tartalma (adatmezői, csatolt dokumentumai, stb.) az aktuális adatlap tartalmával egységesen kezelhetők, így nem kell semmilyen elérhető adatot duplán rögzíteni. A partnertörzsből indítható például ajánlat, melyet a kívánt folyamatba szervezve lehet a továbbvinni, például számlázás felé. (V/1/2)
-
Az ügyfelekkel, partnerekkel történő kapcsolatfelvétel kategorizáltan rögzíthető a rendszerben. A kapcsolatfelvétel minden fontos adata (időpont, téma) megadható. Külön adatlap definiálható, a kritikusabb kapcsolat felvételi típusokra, mint például a reklamáció. (V/1/3)
-
A reklamáció kezelésére külön folyamatba kötött reklamációs adatlap került bevezetésre. A reklamációs megkeresés rögzítése után a reklamáció bekerül a céges reklamáció-kezelés folyamatába, amit dinamikusan paraméterekkel szabályozhatunk (melyik jogosultsági csoport végzi a folyamat egyes lépéseit). (V/1/4)
-
Minden adatlaphoz szabadon definiálhatunk interfészt (CSV állomány), ahol paraméterezéssel megfeleltethetők az adatlap mezői és a CSV oszlopok. Az így beállított interfészeket bármikor használhatjuk adatbeolvasásra. Ezzel a módszerrel partner adatokat is lehet beolvasni, migrálni. (V/1/5)
-
A partnertörzsben szabadon rögzíthetők partnerek, ügyfelek. Minden rögzített rekord kizárólag egyedi azonosítóval kerülhet csak be a rendszerbe. Az egyedi azonosító automatikusan kerül kiosztásra. Lehetőség van külső rendszer egyedi azonosítójának a tárolására is kiegészítő adatként, a könnyebb azonosítás érdekében. A szokásos ügyfélhez köthető adattartalmakon kívül (neve, kapcsolattartók, címei, azonosításhoz használt adatok), a partnercímkéken keresztül lehetőség van az ügyfél egyedi tulajdonságainak a rögzítésére is. (V/1/6)
eDocFW HR modul (V/3 sz. melléklet: Humán erőforrás menedzsment és bérszámfejtés funkcionális specifikáció megfelelései) A modul az eDocFW keretrendszer folyamatvezérelt adatlapjaira épül, melyben az adott cég adatlapjai és folyamatai még hangolhatók, de egy alap HR modul már beállításra került az alábbi funkcionalitással: -
-
Lehetőség van a rendszerben a béren kívüli juttatások nyilvántartására (cafeteria adatlap). Minden évre elkészíthető az adott évnek megfelelő cafeteria étlap, melyben akár a dolgozó is összeállíthatja, milyen elemekből szeretné kihasználni az éves cafeteria keretét. A folyamatvezérelt adatlap az állapotléptetésekkel más-más feldolgozó csoporthoz kerülhet, így a kitöltött „étlap” automatikusan a megjelenhet a könyvelésen. Minden adatlap, így a cafeteria is rendelkezik XML kimentési lehetőséggel, amivel az adatok egyszerű exportálása válik lehetővé. (V/3/1) A dolgozó nyilvántartási adatlapján van lehetőség a dolgozóval kapcsolatos minden fontos adat bevitelére, tárolására. Az egyik kiemelt adat a munkakör, melyre listázás is lett paraméterezve. Mint minden adatlaphoz a dolgozó nyilvántartáshoz is lehet tetszőleges számú digitális mellékletet csatolni, ezek lehetnek például munkaköri leírás, felelőségi
5
A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás VII. számú melléklete: körök leírása, feladatok leírásai, önéletrajz, munkaszerződés, szerződésmódosítások, stb. (V/3/2) (V/3/4) -
A dolgozó alapadatok a dolgozó adatlapon keresztül kerülnek felrögzítésre: Személyes adatok, előző munkahelyek, iskolai végzettségek és szakképzettségek, tudományos fokozatok, tanfolyami képzések, nyelvtudások, nyelvvizsgák, kiadott eszköz adatok, orvosi vizsgálatok, baleseti kapcsolattartók, fegyelmi intézkedések, kitüntetések, tanulmányi szerződések, teljesítményértékelés és fejlesztési tervek, jogviszony adatok, szervezeti, munkaköri paraméterek, besorolási adatok kezelését, a munkáltató számára hasznos és fontos egyedi információk, illetve a kapcsolt adatlapok számára fontos, ellenőrzési szempontú információk. (V/3/3) (Például: éves cafeteria keret, éves szabadságkeret, stb.)
-
Előre definiált adatlapok:
Önéletrajzok nyilvántartása, új dolgozó felvételi folyamatának modellezésével.
Lehetőség van az iktatott önéletrajzokat, illetve a hozzájuk csatolt egyéb dokumentumokat megosztani a felvételben döntéshozókkal, és a beállított elágazásos folyamat eredményeképp határozni lehet a dolgozójelölt felvételéről, vagy elutasításáról. Dolgozó nyilvántartás. A dolgozó összes szükséges adatát ezen az adatlapon tárolja a rendszer. Ez a nyilvántartó lap a HR modul összes többi adatlapjához alap törzsadatként szolgál.
Szabadság igénylések. A szabadság igények jelzésére, és az engedélyezési folyamat végig vitelére szolgáló folyamatvezérelt nyilvántartás.
Havi bérkarton. Az adatlapon keresztül a dolgozók havi bére kerül kiszámításra. A kifizetés teljesítése párosítással (bank, pénztár) kerül felvezetésre.
Éves cafetéria adatlap Az adatlapon nyilvántartható a dolgozó éves cafetéria igénye.
eDocFW DMS modul (V/11 sz. melléklet: Elektronikus iratkezelési rendszer funkcionális specifikáció megfelelés) (V/12. sz. melléklet: a, Kiegészítő tudásmenedzsment specializált rendszer funkcionális specifikáció megfelelés) A modul az eDocFW keretrendszer dokumentumkezelő funkcióira épül, melyben az adott cég dokumentumtípusait felépítve, azokat kezelni, visszakeresni lehet. -
Minden adatlap első állapota a rögzítés. Ebben és a további állapotokban is (paraméterezés szerint) lehetőség van digitalizált mellékletek, elektronikus iratok adatlaphoz történő csatolására. Az érkeztetett papír alapú csatolmányokhoz szükség esetén vonalkódos azonosító címkét is lehet nyomtatni. Ezt el lehet helyezni az érkeztetett papír alapú iratra. Az irattári azonosítás így még egyszerűbbé válik. (V/11/1)
-
Az FrameWork modul biztosítja a homogén módon történő iratkezelést. Egységesített adatlap formátumok, egységesített eszköztárak, egységesített keresési felületek. (V/11/2)
-
Az digitalizált formában már elérhető iratokat, egyszerűen csatolhatjuk az adatlapokhoz, a papír alapú iratokat a rendszer segítségével is digitalizálhatjuk. (V/11/3)
-
Az iratok életciklusa a folyamatvezérlés és vele kapcsolatos állapotrendszeren keresztül valósul meg. Beállítható folyamatállapotonként, hogy mely csatolt elektronikus iratok szerkeszthetők és melyek csak megtekinthetők. Szerkeszthető iratok esetében az iratok verziói is tárolásra kerülnek. Naplózza a rendszer a verziók mellé, hogy ki és mikor cserélte le az adott verziót. (V/11/4) (V/12/a/3)
6
A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás VII. számú melléklete: -
A rendszerbe kerülő adatlapok és azok elektronikus mellékletei automatikusan csatolásra kerülnek az adatlapon szereplő partnerekhez, felhasználókhoz, kapcsolt dokumentumokhoz, elektronikus levelekhez. Minden olyan típus-definiált adathoz, amire kapcsolat automatizálható. (V/11/5)
-
Az ügyviteli adatlapok bármelyikéhez kapcsolható érkeztetett elektronikus irat, így az adott folyamathoz kapcsolódó iktatások azonnal rendelkezésre állnak, amikor a folyamatban arra szükség van. (V/11/6)
-
Az érkeztetett iratok adatlapján elérhető egyik eszköz a teendők, melynek segítségével, az adatlappal kapcsolatos feladatok szignálhatók egy konkrét felhasználónak vagy egy felhasználói csoportnak. (V/11/7) A folyamatvezérelt feladatléptetésen keresztül, minden feladatlépéshez és visszaléptetéshez paraméterezhetők üzenetek. Ezeket az üzeneteket küldhetjük tetszőleges számú és jogosultságú csoportnak (érdemes értesíteni minden esetben, a folyamatban operatívan részt vevő csoportot, illetve az ellenőrzésben résztvevő csoportokat). Teendők kiosztásakor is definiálhatók üzenetek, melyek továbbítását kérhetjük a rendszer belső üzenetküldőjén vagy email-en keresztül is.
-
Lehetőség van a lejáró határidejű feladatok kigyűjtésére, monitorozására és a feladatban résztvevők részére email üzenet küldésére, melyben a saját elmaradt feladataik kerülnek felsorolásra (Keresés\Lejárt feladatok menüpont). (V/11/8) (V/10/13) -
A FrameWork modul része a jogosultságkezelés. Itt felvehetünk felhasználókat. Kialakíthatunk jogosultsági csoportokat. A kialakított jogcsoportokba rendezhetjük a felhasználókat. A kialakított csoportokat használhatjuk a jogosultságok hangolására a következő szinteken: o
menüponthoz hozzáférés (programjogosultság)
o
adatlap hozzáférés (az adott adatlap lehet publikus, vagy csoport joghoz kötött)
o
folyamatlépés jogosultság (az adott folyamatlépésben való operatív beavatkozás joga)
o
adatlap mezőjog (mező szinten definiálhatunk csoportot az adott mezőhöz, ha kell, adhatunk módosítási és láthatósági korlátozást is) (V/11/9) (V/12/a/10)
-
A rendszerben egyszeri bejelentkezés szükséges, ez alapján kerül azonosításra a felhasználó és így kapja meg a megfelelő jogosultságot a rendszer használatához. Beállíthatók szigorú jelszószabályok, melyek alapján a jelszó változtatása is kikényszeríthető a beállított időszakonként. Lehetőség van „active directory”-n keresztüli azonosításra is, szükség esetén. (V/11/10) (V/10/11)
-
A rendszerben minden tevékenység naplózása megtörténik (eseménynapló, hozzáférés napló, mezőnapló). Vannak kötelező és opcionális (ki- és bekapcsolható) naplótípusok.
-
Mezőnaplónál például adatlap típusonként is meghatározható, a naplózandó tartalom köre. Az adminisztrátori adatlapokon történő mezőnapló nem kikapcsolható (pl.: felhasználó adatlap, jogosultsági adatlapok). (V/11/11) (V/12/a/8) (V/10/12) A legfontosabb szempont az információs rendszerek kialakításánál a bevitt adatok minél hatékonyabb visszakereshetősége. Ennek érdekében az eDocFW FrameWork a következő keresési lehetőségeket biztosítja (V/11/12) (V/12/a/2) (V/12/a/9): o
Kulcsszavas keresés – az adatlap tartalmakból képzett speciális adatbázison működtetett keresőmotor, melyben nagy hatékonysággal találhatunk rá egy-egy beírt kifejezés alapján a keresett adattartalomra, akkor is, ha nem pontosan gépeltük be a keresendő szöveget
o
Dokumentum (adatlap) besorolás alapján történő keresés – hatékony keresés, ha a beállított besorolás alapján szeretnénk keresni adatokat. (besorolás típusainkat szabadon meghatározhatjuk, az igények alapján)
o
Projekthez kapcsolt dokumentumok keresése – egy-egy projekthez kapcsolt összes adatlapot elérhetjük vele azonnal. (a működést projekt szemlélettel is hatékonyabbá tehetjük, szabadon definiálva projekteket a rendszerben)
o
Melléklet besorolás szerinti keresés – melynek segítségével, gyorsan rátalálhatunk egy-egy specifikált melléklettípusra, és arra, hogy az melyik adatlapokon szerepel.
7
A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás VII. számú melléklete: o
Dokumentumkeresés partner és iktatás szerint – összetett keresés, ahol állapotra, iktatási és egyéb dátumra, rögzítő felhasználóra és partnerre kereshetünk.
-
Az adatmentés kialakításában segítjük a felhasználókat, a lehetséges eljárások bemutatásával. Előre kialakított mentő script-eket tartalmaz a rendszer, melynek segítségével teszt környezetek és időszaki mentések is kialakíthatók. (V/11/13) (V/12/a/11)
-
A rendszerhez kapcsolódó kliens terminálok a belső hálózaton keresztül kapcsolódnak a központi adatbázisszerverhez. A belső hálózaton kívüli távoli terminálok VPN (vagy bérelt vonali) hálózaton keresztül csatlakoznak a belső hálózathoz, és távoli asztali kapcsolat (RDP) segítségével vagy egy hálózaton belüli kliens géphez vagy egy terminál szerverhez csatlakoznak, ezen keresztül használják a rendszert. (V/11/14) (V/10/8)
-
A rendszerben paraméterezett adatlapoknál, minden esetben adatlap típusonként határozhatjuk meg az adott adatlapot és a hozzá kapcsolt dokumentumokat elérők körét. Lehet egy adatlap és csatolmányai publikus, ekkor mindenki láthatja, és lehet csoportokhoz rendelt, amikor is csak a hozzárendelt csoportok láthatják. (V/12/a/1)
-
A felhasználó a folyamat során, több helyen is minősíthet egy-egy dokumentumot. Az egyik lehetőség a notesz funkció, ahol jegyzeteket, megjegyzéseket lehet csatolni az adott adatlaphoz. Itt előre definiált sablonokat is be lehet tölteni, akár kérdőív is kialakítható. A másik a kézi eseményrögzítés, ahol adatlap specifikus lehetséges események közül rögzíthetjük egy-egy esemény bekövetkeztét az adott időpontban. (V/12/a/4)
-
Szerepköröket a folyamatvezérlésen keresztül lehet definiálni, itt megadható egy adott folyamatlépéshez kapcsolódó szerepkör csoportja. (V/12/a/5)
-
Az eDocFW rendszerben ki lett alakítva egy interfész a Drupal tartalomkezelő rendszerhez, melyben WEB alapú egyénre szabható lekérdező felületek alakíthatók ki. (V/12/a/6)
-
Kialakíthatók bejövő adatlap interfészek, ahol szabványos CSV formátumú adatokból lehet feltölteni az adatlap mezőit és minden adatlapról szabványos XML export kérhető. (V/12/a/7)
Általános iktatás Tipizált dokumentumok érkeztetésére szolgáló program, melyben definiálni lehet az adott dokumentum, küldő és fogadó oldalát. Érkezés dátumát, hivatkozási számát lehet rögzíteni. Tetszőleges számú mellékletet lehet csatolni vagy digitalizálni az adatlaphoz. Lehetőség van etikett vonalkód nyomtatásra, melyet az érkeztetett dokumentumon elhelyezve a fizikai dokumentum beazonosítása is könnyebb.
Az összes paraméterezett adatlap esetében elérhető az eDocFW FrameWork eszköztára, melyben jelentős számban szerepelnek az elektronikus iratkezelés megfeleléséhez szükséges elemek.
eDocFW Controlling (V/4 sz. melléklet: Kontrolling és döntéstámogatás funkcionális specifikáció megfelelés) A kontrolling modullal a rendszer kiteljesedéseként, valódi elemzéseket végezhetünk. Terv és tény adatokat hasonlíthatunk össze, beállíthatunk minősítő mutatószámokat, melyeket egyszerűen felparaméterezve elemezhetjük, minősíthetjük a rendelkezésre álló adatokat. A kontrolling modul lelke a tranzakciós állomány, amelybe mind adatlapokból, mind külső rendszerekből (interfészen keresztül) érkezhetnek adatok. Az adatok már minősítve, tranzakció- és gyűjtőkóddal ellátva kerülnek rögzítésre. Ezekkel a minősítő kódokkal már egyszerűen, gyorsan lehet bármilyen gyűjtést, statisztikát előállítani. A gyűjtött adatokra pedig az előre beállított mutatószám rendszerrel hatékony minősítéseket lehet végezni. A tranzakciós állomány a legrészletesebb adathalmaz. Az összes statisztikának, gyűjtött állománynak ez az analitikája, melyben a könyveléshez használatos alapadatokon, árfolyam és mértékegység átváltó adatokon kívül megtalálhatóak az egyes naturáliák származási
8
A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás VII. számú melléklete: adatai is. A származási adatok alapján megmutatható a keletkezett tranzakciós adatsor eredeti adatkörnyezete (adatlap, külső rendszer, stb.). Jelenleg kétféle minősítést lehet elvégezni a rendszerben: Partnerminősítés: mutatószámokat definiálhatunk a partnerek minősítéséhez. Meghatározhatjuk a paramétereket, amelyek alapján a partnerminősítés automatikusan elvégezhető a partnerhez tartozó tranzakciós adatok alapján. Időszaki gyűjtött adatok minősítése: mutatószámokat definiálhatunk, melyekkel a terv és tény adatok százalékos eltérései alapján automatikusan minősíthetjük az elért eredményeket. Ezekkel az automatizált minősítésekkel, és a minősítések folyamatos elemzésével növelhetjük az adott cégnél a működési hatékonyságot. A kontrolling rendszer képes bármilyen külső adatforrásból befogadni adatokat, azokból egységes minősített eDocFW tranzakciókat tud készíteni. (V/4/1)
A kontrolling elemzések mindegyike CSV formában nyerhető ki a rendszerből, biztosítva az adatok további felhasználhatóságát. (V/4/2) Tetszőleges számú mutatószám definiálható a rendszerben, melyekkel gyűjtőkódra vagy tranzakciókódra összesített időszaki adatok terv-tény viszonylatait minősíthetjük. (V/4/3) A tranzakciós listával szűkíthetjük a tranzakciókat adatforrásra, devizanemre, esedékesség és teljesítés intervallumra, normál és sztornó tranzakciókra. Az időszaki teljesítmény adatok megtekintőben általános beállításként definiálhatunk alapgyűjtéseket, melyeket minden időszakban értékelni kívánunk és adhatunk az időszakokhoz ad-hoc összesítő paramétereket is. (V/4/4)
A rendszer tranzakciószinten tartalmazza az esetleges különböző devizanemű és mértékegységű adatok átváltásait egységes, összehasonlítható formában. A rendszer a beállított alap devizanemre konvertál és tranzakcióhoz tárol, minden az alap devizanemtől eltérő devizát, a beállítás szerinti árfolyammal. Az átváltható mértékegységek között a gyűjtő kódhoz kijelölt mértékegységre konvertálja az ettől eltérő mértékegységeket.
A rendszerben az alapdeviza beállítható paraméter, az Euróra történő esetleges átállás, így bármikor elvégezhető, egy adatbáziszárást követően. Szerződésben vállaljuk a bevezetést követő három éven belüli Euróra történő átállás alkalmasságát és annak elvégzését. (V/4/5)
A külső adatforrásból történő adatbetöltések gyakorisága ügyvitelfüggő, a rendszer képes akár folyamatos óránkénti, naponkénti vagy ezektől eltérő (gyakoribb, ritkább) adatszinkronizálásra is. (V/4/6)
9
