8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU 1.
ORGANISASI YANG BERFOKUS PADA PELANGGAN Mengerti akan kebutuhan-kebutuhan sekarang dan di masa mendatang dari pelanggan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan melebihi harapan-harapannya adalah penting dalam kaitannya dengan pemenuhan persyaratan dari Standar ISO. Hal ini didasari atas kenyataan bahwa keberadaan organisasi bergantung kepada pelanggan. Bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam organisasi? Meneliti dan mengerti kebutuhan dan harapan pelanggan Memastikan bahwa sasaran dan target organisasi selalu dihubungkan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh bagian organisasi Mengukur kepuasan pelanggan dan melakukan tindakan atas hasil pengukuran tersebut Secara sistematis mengatur hubungan dengan pelanggan Memastikan pendekatan yang seimbang antara pelanggan dengan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya (seperti pemilik perusahaan, pemasok, penunjang dana, komunitas lokal dan masyarakat pada umumnya). Apakah manfaat utama dari prinsip ini? Pangsa pasar dan penghasilan yang meningkat, yang diperoleh melalui respons yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan-kesempatan yang ada di pasar Keefektifan yang meningkat dalam penggunaan sumber daya organisasi dalam mencapai kepuasan pelanggan Loyalitas pelanggan yang makin meningkat yang akan mengarah kepada kemajuan perusahaan.
2.
KEPEMIMPINAN Dalam hal ini kepemimpinan untuk mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan perusahaan. Tujuan dari kepemimpinan adalah untuk memastikan bahwa sasaran, target dan gol dari organisasi dapat dipenuhi. Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arahan dari organisasi. Mereka perlu memastikan bahwa orang-orang yang ada di dalam perusahaan terlibat dalam mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan, dengan menciptakan lingkungan yang mendukung bagi mereka untuk mencapai sasaran tersebut.
8 Prinsip Manajemen Mutu
halaman 1 dari 6
Bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam organisasi? Mempertimbangkan kebutuhan dari pihak-pihak yang berkepentingan lainnya termasuk pelanggan, pemilik perusahaan, karyawan, pemasok, komunitas lokal dan masyarakat pada umumnya Membuat visi yang jelas dalam kaitannya dengan organisasi di masa mendatang Menciptakan dan mempertahankan nilai-nilai bersama, keadilan, menjadi modelmodel yang etis di semua tingkatan di dalam perusahaan Menciptakan suasana saling mempercayai dan menghilangkan ketakutan dalam bekerja Menyediakan bagi karyawannya sumber daya yang diperlukan, pelatihan dan kebebasan untuk bertindak sesuai dengan tanggung jawab dan akuntabilitasnya Memberikan inspirasi, mendorong dan mengakui kontribusi setiap karyawan. Apakah manfaat utama dari prinsip ini? Karyawan akan mengerti dan termotivasi untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan Setiap aktifitas dievaluasi, disesuaikan dan dilaksanakan dengan cara yang lebih terarah Kesalahan
komunikasi
di
berbagai
tingkatan
di
dalam
perusahaan
dapat
diminimalkan.
3.
KETERLIBATAN KARYAWAN Karena kesuksesan suatu organisasi tergantung sepenuhnya kepada orang-orang yang bekerja di dalamnya, mereka perlu sepenuhnya terlibat sehingga kemampuan mereka dapat dipakai untuk mencapai sasaran organisasi. Bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam organisasi? Karyawan mengerti pentingnya peranan dan kontribusi mereka di dalam organisasi Karyawan dapat mengenali hambatan-hambatan terhadap kinerja mereka Karyawan menerima rasa kepemilikan dan tanggung jawab untuk memecahkan masalah-masalah yang ada Karyawan mengevaluasi kinerja mereka terhadap sasaran dan gol yang mereka tetapkan Karyawan secara aktif mencari kesempatan-kesempatan untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka Karyawan secara bebas berbagi pengetahuan dan pengalaman Karyawan secara terbuka mendiskusikan masalah-masalah yang ada
8 Prinsip Manajemen Mutu
halaman 2 dari 6
Apakah manfaat utama dari prinsip ini? Karyawan menjadi lebih termotivasi, berkomitmen dan terlibat di dalam organisasi Terciptanya inovasi dan kreativitas yang akan memperkuat tercapainya sasaran organisasi Karyawan akan bertanggung jawab atas setiap kinerja mereka Karyawan selalu ingin untuk berpartisipasi dan berkontribusi terhadap perbaikan yang berkelanjutan
4.
PENDEKATAN PROSES Hasil-hasil akan dicapai paling efektif dan efisien jika sumber daya dan aktivitas diatur sebagai suatu proses. Bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam organisasi? Menggunakan metoda-metoda yang terstruktur untuk menetapkan aktivitas-aktivitas yang perlu untuk mencapai hasil yang diharapkan Membuat akuntabilitas dan tanggung jawab yang jelas untuk mengatur aktivitasaktivitas yang utama Analisis dan pengukuran kemampuan aktivitas-aktivitas yang utama Mengidentifikasi hubungan diantara aktivitas-aktivitas utama di dalam organisasi Memfokuskan kepada faktor-faktor seperti sumber daya, metoda dan material yang akan meningkatkan aktivitas-aktivitas utama di dalam organisasi Mengevaluasi resiko, konsekuensi dan dampak dari setiap aktivitas terhadap pelanggan, pemasok dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya Apakah manfaat utama dari prinsip ini? Biaya yang lebih rendah dan waktu siklus yang lebih pendek melalui penggunaan sumber daya yang lebih efektif Hasil-hasil yang meningkat, konsisten dan dapat diprediksi Kesempatan-kesempatan perbaikan yang lebih terfokus dan diprioritaskan
5.
PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN Keefektifan
dan
keefisienan
dari
suatu
organissi
akan
meningkat
dengan
mengidentifikasi, mengerti dan mengatur suatu sistem dari proses-proses yang ada (berkaitan) yang diperlukan untuk mencapai suatu sasaran.
8 Prinsip Manajemen Mutu
halaman 3 dari 6
Bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam organisasi? Menstrukturkan suatu sistem untuk mencapai sasaran organisasi dalam cara yang paling efektif dan efisien Mengerti ketergantungan diantara proses-proses yang ada Pendekatan-pendekatan
yang
terstruktur
yang
mengharmoniskan
dan
mengintegrasikan proses-proses yang ada Memberikan pengertian yang lebih baik akan peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang sama dan karena itu menghilangkan penghalang-penghalang diantara fungsi-fungsi yang ada Mengerti kemampuan organisasi dan mengenali hambatan-hambatan yang ada sebelum melakukan tindakan Membuat target dan menetapkan bagaimana aktivitas-aktivitas yang spesifik di dalam sistem harus berjalan Secara terus menerus memperbaiki sistem melalui pengukuran dan evaluasi Apakah manfaat utama dari prinsip ini? Integrasi dan kesejajaran dari setiap proses yang akan memberikan hasil yang terbaik yang diharapkan Kemampuan untuk memfokuskan terhadap proses-proses yang penting Memberikan keyakinan terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dalam kaitannya dengan konsistensi, keefektifan dan keefisienan dalam suatu organisasi
6.
PERBAIKAN YANG BERKELANJUTAN Hal ini harus menjadi sasaran yang permanen dari setiap organisasi. Bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam organisasi? Menggunakan pendekatan yang dipakai secara konsisten di dalam organisasi (company-wide approach) untuk perbaikan yang berkelanjutan Membekali karyawan dengan pelatihan-pelatihan dalam metoda dan alat yang diperlukan untuk menerapkan perbaikan yang berkelanjutan Membuat perbaikan yang berkelanjutan terhadap produk, proses dan sistem sebagai suatu sasaran bagi setiap individu di dalam organisasi Membuat gol untuk menuntun dan mengukur untuk menelusuri perbaikan yang sudah dilakukan
8 Prinsip Manajemen Mutu
halaman 4 dari 6
Apakah manfaat utama dari prinsip ini? Kinerja yang meningkat melalui kemampuan organisasi yang juga meningkat Kesejajaran dari aktivitas-aktivitas perbaikan di semua tingkatan dalam organisasi Fleksibilitas untuk bereaksi secara cepat terhadap semua kesempatan yang ada
7.
PENDEKATAN FAKTA DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN Keputusan -keputusan yang efektif didasarkan atas analisa data dan informasi yang logis dan intuitif. Bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam organisasi? Memastikan bahwa data dan informasi yang ada akurat dan dapat dipercaya Memastikan bahwa data yang ada dapat diakses oleh orang-orang yang memerlukannya Analisis data dan informasi dengan menggunakan metoda-metoda yang valid Membuat keputusan dan melakukan tindakan berdasarkan analisa atas fakta yang ada yang diseimbangkan dengan pengalaman dan intuisi Apakah manfaat utama dari prinsip ini? Keputusan-keputusan yang diambil selalu berdasarkan atas informasi yang ada Kemampuan yang makin meningkat untuk menunjukkan keputusan-keputusan yang lalu melalui referensi data-data historis yang faktual Kemampuan yang meningkat untuk mengkaji, menguji dan mengubah pendapat dan keputusan
8.
HUBUNGAN DENGAN PEMASOK YANG SALING MENGUNTUNGKAN Organisasi dan pemasok saling tergantung satu dengan yang lainnya dan hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilainilai yang bermanfaat. Bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam organisasi? Membuat hubungan yang dapat menyeimbangkan perolehan dalam jangka pendek dengan pertimbangan-pertimbangan jangka panjang Mengidentifikasi dan memilih pemasok-pemasok utama Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka Berbagi informasi dan rencana di masa mendatang Membuat aktivitas-aktivitas pengembangan dan perbaikan bersama Memberikan inspirasi, mendorong dan mengakui perbaikan dan pencapaian yang dilakukan
8 Prinsip Manajemen Mutu
halaman 5 dari 6
Apakah manfaat utama dari prinsip ini? Kemapuan yang meningkat untuk menciptakan nilai bagi kedua belah pihak Fleksibilitas dan kecepatan untuk bereaksi secara bersama terhadap kebutuhan dan harapan pelanggan dan pasar Mengoptimalkan biaya dan sumber daya
8 Prinsip Manajemen Mutu
halaman 6 dari 6
