7 zaken waar je op moet letten bij een office in de cloud

cloud innovation by Macaw

7 zaken waar je op moet letten bij een office in de cloud Microsoft Office 365 of Google Apps for Business

Microsoft Office 365 of Google Apps for Business | Whitepaper Macaw in samenwerking met MT

Organisaties hebben nieuwe keuzemogelijkheden waar het gaat om de zogenoemde ‘office’, oftewel productiviteitstoepassingen zoals e-mail, tekstverwerker en spreadsheet. Office is namelijk de cloud ingegaan en daar is van een alleenheerschappij zoals Microsoft die op de desktop heeft, geen sprake. Google en Microsoft, de twee belangrijkste aanbieders, strijden om elke gebruiker en kunnen dankzij de levering vanuit de cloud hun product en aanbieding continu en on-the-fly aanpassen. De keuze voor een office in de cloud is er een voor vele jaren en daardoor van strategisch belang. In deze whitepaper worden Microsoft Office 365 en Google Apps for Business met elkaar vergeleken. Ook worden de belangrijkste zaken belicht waar organisaties op moet letten bij de keuze voor een cloud-versie van office.


Kantoor in de cloud: wat zijn de opties?

Hoewel er meer aanbieders zijn, is de keuze voor een cloud-versie van de kantoorautomatisering toch vooral een keuze tussen Microsoft en Google. Naamsbekendheid, schaalvoordeel en de agressieve benadering van de markt maken dit tot de meest in het oog springende aanbieders. Bovendien zijn Microsoft en Google echte IT-grootmachten waardoor de keuze voor een van beide goed te verdedigen is in de bestuurskamer. Microsoft Office 365 Office 365 is de gecombineerde online én offline variant van Microsoft Office. Het bestaat uit de bekende desktopapplicaties zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneNote, plus een webversie van iedere toepassing. De webversies zijn functioneel minder uitgebreid dan de desktopversies maar delen hetzelfde uiterlijk en dezelfde gebruikerservaring. Verder is er Lync voor chat, telefoon- en videogesprekken en virtuele vergaderingen. Het nog niet zo lang geleden door Microsoft gekochte Yammer is beschikbaar voor sociale interactie. Op de achtergrond wordt Office 365 gedragen door in de Microsoft-cloud gehoste versies van Exchange, SharePoint en Lync Server. Documentopslag gebeurt in de Microsoft-cloud op SharePoint en OneDrive. Medewerkers kunnen daardoor altijd en overal en met nagenoeg elk apparaat hun werk doen, zolang de medewerker maar toegang heeft tot internet en beschikt over een apparaat met een browser. Voor tablets en smartphones zijn door Microsoft ontwikkelde apps beschikbaar voor iOS, Android en Windows Phone en sinds maart 2014 is ook een complete versie van Microsoft Office voor de Apple iPad beschikbaar. Google Apps for Business Google Apps for Business is volledig gebaseerd op de cloud en bestaat uit Gmail voor e-mail, Google Agenda, Google Documenten voor real-time samenwerken aan tekstdocumenten, Google Spreadsheets, Google Slides voor presentaties en Google+ voor sociaal netwerken binnen de organisatie. Google+ bevat ook Hangouts voor chat, telefoon en videogesprekken. Daarnaast is er Google Apps Vault voor het veilig bewaren en archiveren

van informatie, bijvoorbeeld met het oog op juridische verzoeken tot onderzoek en e-Discovery. Verder kunnen gebruikers van Google Apps ook alle overige Google-applicaties inzetten, maar die vallen niet onder de SLA van Google Apps for Business. Alle documenten worden bewaard op Google Drive. Voor toegang tot de online applicaties en informatie is een browser en een internetverbinding nodig. Voor toegang via telefoon of tablet zijn apps beschikbaar voor iOS en Android. Hardware regelen Bij zowel Google Apps for Business als bij Microsoft Office 365 neemt de klant de functionaliteit van productiviteitstoepassingen plus bijbehorende services en storage als dienst af uit de cloud. De cloud-leverancier is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud en beheer van de applicaties en de onderliggende infrastructuur. De afnemer blijft verantwoordelijk voor de feitelijke werkplek (hardware plus besturingssysteem) en moet zorgen voor een goede internetverbinding. Dat laatste is uiteraard een voorwaarde voor toegang tot de online diensten. Ook deze taken kunnen uitbesteed worden maar in geval van Microsoft Office 365 en Google Apps for Business, niet aan Microsoft of Google. Wel zijn er talloze ASP’s en servicebrokers die dergelijke diensten leveren als aanvulling op de Microsoftof Google-dienst, of als een compleet pakket waarbij Google Apps for Business of Microsoft Office 365 wordt doorverkocht.

De voordelen van office in de cloud

Beide office-oplossingen hebben zich inmiddels bewezen in de markt en hebben grote zakelijke klanten en organisaties aan zich weten te binden. Supermarktconcern Ahold gebruikt Google Apps for Business, evenals het vliegend personeel van luchtvaartmaatschappij KLM en tankopslagspecialist Vopak. Diervoedingsmultinational Nutreco, Univé verzekeringen en SDU Uitgevers zijn voorbeelden van bedrijven die helemaal over zijn naar Microsoft Office 365. Office in de cloud mag dan ook gerust een ‘proven technology’ worden genoemd. Een aantal voordelen op een rij:


Documenten Spreadsheet Presentaties Email Web Pages Opslag Chat, telefoon, videogesprekken en virtueel vergaderen (intern) sociaal netwerken Note Taking Veilig bewaren en archiveren Apps beschikbaar voor

Word

Docs

Excel

Sheets

Powerpoint

Slides

Outlook

Gmail

SharePoint

Sites

OneDrive

Drive

Lync

Hangouts

Yammer

Google+

OneNote

Keep

SharePoint iOS, Android en Windows Phone

Vault iOS, Android en Windows Phone

De functionaliteiten van Microsoft Office 365 en Google Apps for Business

#1. Kwaliteit en up-to-date Google Apps for Business en Microsoft Office 365 zijn typische voorbeelden van Software as-a-Service (SAAS). Een SAAS-oplossing verlost bedrijven van de kosten en IT-last om de betreffende software te beheren, te onderhouden en regelmatig te upgraden. Bovendien komen ze dankzij de clouddienst automatisch in het bezit van de laatste versie, en dat zonder de daar traditioneel bijhorende implementatie-uitdagingen. Ook is de kwaliteit van de dienst vaak veel beter dan organisaties zelf kunnen leveren. #2. Flexibiliteit en kosten De beschikbaarheid die Microsoft en Google voor hun dienst bieden zijn voor veel bedrijven onhaalbaar, evenals de flexibiliteit waarmee

bijvoorbeeld groei of afname van het aantal gebruikers direct kan worden verwerkt in de totale kostprijs. Een office-uit-de-cloud wordt per gebruiker per maand afgerekend. Er wordt daarbij met standaardbedragen gewerkt, hetgeen resulteert in een zeer overzichtelijke totaalprijs. De enige echte variabele kostenfactor is de opslag. Iedere gebruiker krijgt weliswaar een persoonlijke hoeveelheid opslagruimte die groter is dan ooit in eigen beheer verkregen zal worden, maar daarmee wordt niet automatisch de totale opslagbehoefte van een bedrijf afgedekt. Die kosten zijn extra en kunnen snel oplopen. #3. Gebruikersgemak Hoewel kostenbesparingen altijd belangrijk zijn voor een businesscase, is het zeker niet


de belangrijkste reden waarom bedrijven voor Google Apps for Business of Microsoft Office 365 kiezen. De belangrijkste reden is vooral het gebruiksgemak van werken en samenwerken via de cloud, iets dat met de eigen IT lastig te realiseren is of alleen tegen erg hoge kosten. Werken waar je wilt, met het apparaat dat je wilt en met de mensen die je nodig hebt, kenmerkt de cloud-versies van office. Medewerkers hebben altijd toegang tot hun e-mail en agenda, en kunnen eenvoudig documenten delen met collega’s binnen en buiten de eigen organisatie, met wie ze bovendien in realtime via zowel spraak als beeld kunnen communiceren. Een dergelijke innovatieslag kost een reguliere IT-organisatie vaak jaren om te implementeren, maar wordt met een cloud-versie van office in één keer en tegen een vooraf bekende prijs per gebruiker gerealiseerd.

7 zaken waar je op moet letten voor aanschaf

Overtuigd van de voordelen en het gemak van een office in de cloud? Lees dan onderstaande zeven tips waar u op moet letten bij het kiezen van een aanbieder: #1. Online en offline gebruik Microsoft levert anders dan Google met de meeste Office 365-abonnementen de complete en nieuwste versie van de ‘klassieke’ Office Professional Plus voor Windows en Mac OS X mee. Gebruikers krijgen bij Office 365 de beschikking over de nieuwste versies van bekende applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint, Access, OneNote en Outlook. Bedrijven met gebruikers die een traditionele desktop prefereren of ‘powerusers’ met eigen macro’s kunnen onverminderd dezelfde applicaties blijven gebruiken. De uitrol gebeurt op traditionele wijze via centraal beheer, maar gebruikers met voldoende rechten kunnen ook kiezen voor nieuwe installatiemethoden zoals click-to-run, waarbij de installatie binnen een paar minuten via internet wordt gestreamed. Dit kan zowel voor eenmalig gebruik op een onbekend apparaat als voor blijvend gebruik op de eigen werkplek. Van de belangrijkste productiviteitstoepassingen zoals een spreadsheet,

tekstverwerker, presentatieprogramma, e-mail en agenda, bieden zowel Google als Microsoft een versie die direct in de browser gebruikt kan worden. Deze webversies zijn minder uitgebreid dan de desktopversies maar volstaan in de dagelijkse praktijk voor nagenoeg elke klus die een medewerker ermee zou willen uitvoeren. Enige gewenning is wel noodzakelijk. Microsoft spant zich in om de webversies en de desktopversies van de verschillende office-onderdelen zoveel mogelijk op elkaar te laten lijken. De webversies van Microsoft gebruiken dus ook het ‘Lint’ dat sinds Office 2007 de traditionele menu’s en werkbalken vervangt in Microsoft Office. Medewerkers van bedrijven die overstappen van een recente versie van Microsoft Office naar de Office 365-webtoepassingen in de cloud zullen deze daardoor direct herkennen en snel kunnen gebruiken. De webversies van de Google Apps for Business hebben het uiterlijk van een standaard Windowsprogramma met menu’s en werkbalken. Voor velen bekend maar wel duidelijk anders dan de meest recente versies van Microsoft Office.

De belangrijkste reden is vooral het gebruiksgemak van werken en samenwerken via de cloud, iets dat met de eigen IT lastig te realiseren is of alleen tegen erg hoge kosten. Kiezen voor Google Apps for Business betekent niet automatisch dat er geen desktopapplicaties gebruikt kunnen worden. Veel bedrijven hebben al licenties voor Microsoft Office in hun bezit en kunnen die gewoon blijven inzetten. Google levert software die een desktopversie van Microsoft Office direct verbindt met Google Drive, Gmail en Google Agenda. Wordt voor Office 365 gekozen dan kunnen de medewerkers de nieuwste versie van de Microsoft Office-toepassingen ook thuis gebruiken, tot het maximum van


vijf apparaten. Het verschil in gebruikerservaring tussen offline en online gebruik is bij Google dan ook groter dan bij Microsoft, door het genoemde verschil in uiterlijk en werking van Microsoft Office-programma’s en de webversies van Google. Of dat ook echt een probleem is hangt af van de mate waarin gebruikers bekend zijn met de nieuwe interface van Microsoft Office en of zij die ook al echt productief gebruiken. Vaak gebruiken medewerkers bijvoorbeeld thuis nog een oudere versie van Microsoft Office, waardoor van onbekendheid met de Google-interface geen sprake is. Jongere werknemers gebruiken bovendien vaak toch al thuis en op het werk dezelfde applicaties. Dat zijn veelal webversies, en in de meeste gevallen betreft het de Googleversie. Deze gebruikers denken niet in applicaties en zelfs niet in documenten, zij openen hun online storage en starten de taak die ze op dat moment moeten afronden. Of daarbij een tekstverwerker of spreadsheet wordt geopend, speelt geen rol. Zowel Google Apps for Business als Microsoft Office 365 bieden de mogelijkheid om documenten te lezen en te bewerken wanneer de internetverbinding offline is. De documenten worden gesynchroniseerd en updates worden verwerkt zodra de internetverbinding is hersteld. Bij Office 365 is het mogelijk om ook teamsites in SharePoint offline te lezen en bewerken, met Google Sites is dit niet mogelijk.

Het verschil in gebruikerservaring tussen offline en online gebruik is bij Google dan ook groter dan bij Microsoft, door het genoemde verschil in uiterlijk en werking van Microsoft Office-programma’s en de webversies van Google. #2. Samenwerken De vermoedelijk grootste meerwaarde die Microsoft Office 365 én Google Apps for Business een bedrijf bieden, is het gemak waarmee medewerkers kunnen samenwerken. Onderling, maar ook tussen verschillende bedrijven. Documenten delen, gecontroleerde toegang tot bestanden, chat en videoconferencing op

de werkplek, een online presentatie geven aan een grote groep collega’s, de inzet van social media voor discussies en creatieve processen; Google Apps for Business en Microsoft Office 365 maken nu mogelijk wat organisaties jarenlang niet is gelukt om zelf te realiseren. Juist deze innovaties die zoveel kunnen betekenen voor de productiviteit van medewerkers bleven door gebrek aan kennis, middelen en vooral regie bij de meeste bedrijven onbenut – vaak tot frustratie van medewerkers en management. Documenten kunnen in Office 365 direct op SharePoint worden opgeslagen en gedeeld. SharePoint biedt ook versiebeheer en de mogelijkheid om met meerdere personen samen te werken aan een document. Wijzigingen van anderen zijn live te zien en commentaren worden eenvoudig gedeeld. Ook kunnen op SharePoint websites worden gehost, externe sites maar vooral interne zoals team- en projectsites. Tot 10.000 personen buiten de eigen organisatie kunnen gratis gebruik maken van informatie gedeeld via SharePoint. Voor videoconferencing via Lync is het maximale aantal deelnemers 250. Redelijk nieuw in Office 365 is Yammer, een product dat Microsoft heeft gekocht om enterprise social networking in Office 365 te versterken. De werkwijze van Yammer lijkt sterk op die van Facebook, hetgeen de kans op snelle acceptatie vergroot. Google Apps for Business omvat meerdere onderdelen die het samenwerken versterken. Allereerst is samenwerken binnen de documenten standaard en zijn wijzigingen in gedeelde documenten live te zien. Daarnaast kunnen


teamsites worden gebouwd in Google Sites, dat vooral uitblinkt in zijn eenvoud, waardoor het snel gebruikt kan worden. Voor chat, video- en audiogesprekken is Hangouts beschikbaar. Social netwerken binnen en buiten het bedrijf kan via Google+, dat echter geen onderdeel uitmaakt van het standaardpakket van Google Apps for Business en ook buiten de SLA en beschikbaarheidsgarantie valt. Samenwerken met gebruikers van andere bedrijven kan onbeperkt, maar vereist in het geval van Google+ wel dat elke gebruiker deze optionele dienst op zijn Google-account activeert. #3. Autorisatiebeheer en identiteiten Met office in de cloud verplaatst het zwaartepunt van het beheer zich nadrukkelijk naar het beheren van de gebruikers en groepen. Bedrijven met een Active Directory (AD) kunnen deze op het eigen domein laten staan en synchroniseren met een AD in de Office 365-cloud, maar de AD kan ook in Microsoft Azure worden geplaatst, de servercloud van Microsoft. AD-federatie met een andere organisatie vergemakkelijkt het samenwerken doordat bijvoorbeeld dan ook de Lync-communicatie gedeeld kan worden en samenwerken op projectsites en social via Yammer mogelijk wordt. Aan de hand van policies kunnen gebruiksrechten worden bepaald voor applicaties en de eigen storage, en is het mogelijk om in te stellen dat informatie met gebruikers buiten de eigen organisatie gedeeld kan worden. Voor het beheer van Office 365 is een webportal beschikbaar met toegang tot alle onderdelen zoals gebruikers, groepen, domeinregistratie en licentiebeheer, maar ook van de achterliggende systemen SharePoint, Lync, Exchange en Office Professional Plus.

Vooral Microsoft voegt sinds een paar jaar in een enorm hoog tempo nieuwe onderdelen en functies toe aan Office 365. Bij Google bestaat eigenlijk geen beheer van de achterliggende servers maar alleen van de gebruikers en groepen. Behalve individuele rechten kunnen hier ook de rechten per groep of organisatie-unit worden ingesteld, inclusief het gebruik van bepaalde applicaties in de Google-

suite. Beheer kan volledig plaatsvinden via de Google-beheerportal. Maar het is ook mogelijk een eigen Active Directory of andere LDAP-service te synchroniseren met de module voor authenticatie en autorisatie in de Google-cloud. Policies voor rechten en gebruiksmogelijkheden kunnen via de AD worden opgelegd aan de gebruikers en systemen in de cloud. Two-factorauthenticatie, bijvoorbeeld via SMS of met een codegenerator op een smartphone, is bij zowel Microsoft Office 365 als Google Apps for Business mogelijk. Beide producten ondersteunen single-signon voor gebruikers die zich al op de werkplek authentificeren. #4. Beschikbaarheid, onderhoud en upgrades Zowel Google als Microsoft updaten hun office in de cloud voortdurend. Dit betreft niet alleen het patchen van de achterliggende systemen, wat normaliter volledig onzichtbaar en ongemerkt voor de afnemer gebeurt, maar ook het aanpassen van functionaliteit. Vooral Microsoft voegt sinds een paar jaar in hoog tempo nieuwe onderdelen en functies toe aan Office 365. Behalve de kleine updates zijn er ook echte releases met nieuwe versies van applicaties en platformen binnen Office 365. Microsoft informeert klanten ongeveer twee weken van tevoren over datum en tijd dat een aanstaande service-upgrade voor de klant zal worden uitgerold. Daarbij bestaat de mogelijkheid om de service-upgrade eenmalig uit te stellen. Google hanteert twee tracks voor de uitrol van nieuwe versies: een Scheduled Release Track en een Rapid Release Track. In het laatste geval worden nieuwe versies direct uitgerold zodra Google de tests heeft afgerond en de nieuwe versie voldoet aan de Google-kwaliteitscriteria. De Scheduled Release Track is de standaard voor bedrijven. Zij krijgen daarbij minimaal een week de tijd om de nieuwe functionaliteit zelf uit te testen en zo nodig het ondersteunende personeel te trainen, voordat de nieuwe functie ook echt wordt uitgerold. De releasekalender van Google Apps is openbaar en voor iedereen inzichtelijk, maar geldt alleen voor upgrades van Gmail, Google Calendar, Google Drive inclusief de webapps en Google Sites. Updates van de andere apps worden door Google uitgerold via het Rapid Release Track, die krijgen alle gebruikers wereldwijd dus op hetzelfde moment.


#5. Beveiliging bedrijfsdata Kiezen voor Google Apps for Business of Microsoft Office 365 is kiezen voor de cloud. Dus moeten bedrijven beslissen of hun gegevens wel in de cloud mogen staan en wat ze kunnen doen als dat niet voor alle data geldt. Bij Google zitten in de standaardsituatie alle e-mail en documenten en bestanden die in Google Apps for Business worden gebruikt, in de cloud. En de Google-cloud is de Google-cloud: uw data kan dus echt overal staan. Google biedt geen mogelijkheid om de gegevensopslag te beperken tot servers in Europa of Nederland. Wel is het mogelijk om bijvoorbeeld lokaal een mailserver of fileserver te gebruiken, met daarop data die buiten de cloud moeten blijven. Google levert geen licenties voor installatie op een lokale server, die moet een organisatie dus zelf aanschaffen en onderhouden. Ook betekent dit natuurlijk een verzwaring van de overall beheerlast. Indien een back-up van alle bedrijfsdata in de Google-cloud op een eigen server bewaard moet worden, dan kan dat dankzij de API’s die Google daarvoor heeft ontwikkeld en via software van derden.

Google biedt geen mogelijkheid om de gegevensopslag te beperken tot servers in Europa of Nederland. Ook de Microsoft-cloud is wereldomvattend, maar het bedrijf biedt de mogelijkheid om de dataopslag te beperken tot twee datacenters in Ierland en Nederland. Specifiekere afspraken, bijvoorbeeld alleen opslag in Nederland, zijn niet mogelijk. Ook bij Microsoft is een hybride model mogelijk, waarbij delen van de office-functionaliteit uit de cloud komen en een deel van lokale servers, of waarbij delen van de informatie - zoals bepaalde mailboxen of bepaalde documenten lokaal staan en minder gevoelige informatie in de cloud. Anders dan bij Google kunnen organisaties in de cloud en on-premises dezelfde Microsoftsoftware gebruiken. Bedrijven kunnen zelfs de webapplicaties op een eigen server installeren en aanbieden aan hun medewerkers. De terughoudendheid van veel organisaties

om de cloud in te gaan, komt door de Amerikaanse Patriot Act. Deze wetgeving stelt dat de Amerikaanse overheid bij een directe dreiging, zoals terrorisme of drugscriminaliteit, toegang tot informatie in de cloud mag eisen. Alle Amerikaanse bedrijven vallen onder deze wetgeving, dus dit geldt voor zowel Microsoft als Google. Beide bedrijven zullen verzoeken tot inzage in principe eerst bij de klant neerleggen maar de Amerikaanse overheid kan hen verbieden het verzoek aan de klant kenbaar te maken. Microsoft en Google voldoen aan de Safe Harborregels en overhandigen geen privacygevoelige data zonder uitspraak van de lokale justitie. Een verschil tussen Microsoft Office 365 en Google Apps for Business zit in de afstand die de leverancier houdt tot de data van klanten. Volgens het privacybeleid van Google zijn en blijven klanten de eigenaren van de gegevens die zij in de Google-cloud plaatsen, maar heeft Google het recht bepaalde informatie over data te verzamelen “om services te leveren, te onderhouden, te beveiligen en te verbeteren, om nieuwe services te ontwikkelen en om Google en onze gebruikers te beschermen.” Google kan die informatie ook gebruiken om gepersonaliseerde zoekresultaten en advertenties te leveren, maar die optie staat bij bedrijven standaard uit. Wat overigens niet betekent dat de indexeringsfunctie dan ook is uitgeschakeld. Microsofts privacybeleid is strenger. Microsoft gebruikt de data van klanten alleen om de Office 365-dienstverlening te kunnen leveren. De scans die Microsoft doet op de data zijn onderdeel van de strijd tegen malware en spam. Bij Google Apps for Business gaat elke klant ermee akkoord dat Google de naam van de klant en de producten die men gebruikt online of voor reclamedoeleinden mag gebruiken. Microsoft heeft deze bepaling niet. Toegang tot zowel Google Apps for Business als Microsoft Office 365 is alleen mogelijk via met SSL-beveiligde verbindingen. Beide diensten zijn ISO-gecertificeerd en voldoen aan verschillende internationale kwaliteits- en beveiligingscertificeringen zoals SAS70 en FERPA. Alle data in de cloud is versleuteld. Bij Google is de sleutel voor de versleuteling in bezit van Google, bij Microsoft kan er gekozen worden om eigen beveiligingssleutels te gebruiken, of om deze te delen met Microsoft. Het laatste biedt voordelen


op het gebied van beheer en disaster recovery van gegevens. #6. Exit-strategie Belangrijk bij het gebruik van een cloud-dienst is de exit-strategie. Google verleent de klant toegang tot de eigen gegevens en biedt de mogelijkheid deze te exporteren gedurende een “commercieel verantwoorde tijdsperiode en tegen de dan geldende tarieven van Google voor de betreffende services”. Daarna geeft Google de opslagruimte die door de klantgegevens wordt gebruikt vrij om te worden overschreven met nieuwe data. Export is mogelijk naar open standaard bestandsformaten en bij documenten en e-mail ook naar Microsoftformaten. Bij Microsoft Office 365 kunnen klanten gedurende 90 dagen na beëindiging van de overeenkomst nog bij de eigen data en is het mogelijk om deze te exporteren. Anders dan Google verleent Microsoft hierbij geen actieve ondersteuning en moet de klant de export zelf verzorgen en regelen.

Een verschil tussen Microsoft Office 365 en Google Apps for Business zit in de afstand die de leverancier houdt tot de data van klanten. #7. Contracten, SLA en Terms of Service Bedrijven die Google Apps for Business willen gebruiken hebben de keuze uit één aanbod, met één SLA en één Terms of Service. Alle informatie is online gepubliceerd en voor alle klanten gelijk, net als de prijs. Google streeft op dit punt naar totale helderheid. Per gebruiker kost Google Apps for Business €40 per jaar, een prijs die al een aantal jaar onveranderd is gebleven. De beschikbaarheid die Google belooft is 99,9%, berekend per kalendermaand. Google kent daarbij geen onderhoudsvensters. Indien Google dit percentage niet haalt, kan de klant een servicetegoed aanvragen, hetgeen betekent dat de dienst enkele dagen of weken gratis gebruikt kan worden. Een financiële tegemoetkoming of compensatie van gederfde inkomsten of geleden schade zijn niet mogelijk. Niet alle onderdelen die Google aanbiedt onder de paraplu van Google Apps for Business

vallen onder de SLA. Deze is alleen geldig voor Gmail, Google Drive inclusief de webapps, Google Agenda, Google Groups for Business, Google Talk, Google Sites, Google Contacts en Google Apps Vault. De overige onderdelen vallen onder de SLA en Terms of Service voor consumenten en daarvoor is geen restitutie van onterecht betaalde servicetijd mogelijk. Het aanbod van Microsoft voor Office 365 is minder eenvoudig opgezet dan dat van Google. Office 365 is eigenlijk een verzamelnaam. Daaronder zitten aparte SLA’s voor de verschillende onderdelen, zoals Exchange Online, Lync Online en SharePoint Online. Bedrijven hebben daarbij de keuze uit zeven verschillende varianten van Office 365, van zeer beperkt met alleen online applicaties en e-mail tot zeer uitgebreid met alle of nagenoeg alle onderdelen. Bovendien is ieder onderdeel ook apart te licenseren voor installatie op een eigen server of als uitbreiding van een minder uitgebreide cloudversie. Het aanbod is dus vele malen complexer, maar biedt daardoor meer ruimte voor maatwerk. Daardoor kan Office 365 zelfs onder de prijs van Google Apps for Business duiken. Onderdelen waarvoor een bedrijf al licenties of support heeft kunnen bovendien in de onderhandelingen worden weggestreept tegen onderdelen van Office 365, waardoor de prijs omlaag gaat. De allergoedkoopste standaard Office 365-versie kost momenteel €3,30, de duurste €20,90, per gebruiker per maand.


Ook Microsoft garandeert een maandelijkse beschikbaarheid van 99,9%, maar kent nog wel gepland onderhoud, dat hiervoor niet meetelt. De totale beschikbaarheid kan daardoor netto lager uitvallen dan de beloofde norm en dan toch binnen de SLA blijven. Indien de via de SLA afgesproken beschikbaarheid niet wordt behaald, heeft de klant recht op financiële compensatie ter waarde van 25% tot 100% van de totale kostprijs voor Office 365 voor die maand. Behalve rechtstreeks van Microsoft kan Office 365 ook worden afgenomen via Microsoft-partners. Zij kunnen de Microsoftdienst leveren inclusief eventuele aanvullende opties, of Office 365 zelf hosten en verkopen. In die gevallen is de SLA voor Office 365 een overeenkomst tussen de afnemer en de leverancier. Bij een doorverkoop van het Microsoft-product betaalt de partner de eventuele schadevergoeding wanneer de dienst te lang onbereikbaar zou zijn.

In de cloud lonkt altijd de nieuwste versie en op het juiste moment overstappen kan dubbele migratiekosten en licentiekosten voorkomen. Alleen een onderbreking van de dienstverlening die de klant zelf registreert en aanmeldt geeft bij zowel Microsoft als Google recht op compensatie. Het is dus van groot belang zelf de beschikbaarheid van de diensten in te richten evenals het proces van melden en claimen. Ook is het belangrijk de definitie van ‘niet-beschikbaar’ vast te leggen, is dat al bij één gebruiker of pas bij duizend? Een belangrijke variabele in de totale kostprijs van beide office-diensten is de opslag. Bij Google krijgt elke gebruiker 30GB aan online opslagruimte. Mail in Gmail en documenten in het native formaat van de Google webappps tellen echter niet mee, alleen de ruimte die wordt ingenomen door niet-Google applicaties en door bestanden in niet-Google formaten zoals PDF, een foto of een video, tellen als daadwerkelijk gebruikte opslag. Bij Microsoft krijgt elke gebruiker 50GB opslagruimte

binnen Exchange en 25GB op OneDrive for Business maar telt elke MB die wordt opgeslagen; er is geen gratis opslag in de Microsoft-cloud. Bovendien draagt elke gebruiker 500 MB bij aan de gemeenschappelijke opslagpool voor de hele organisatie. Bedrijven die kiezen voor een van beide producten doen er verstandig aan om de functionaliteit van het product vast te leggen op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten. Leg ook vast dat Microsoft en Google voor de duur van het contract verplicht zijn om bepaalde functionaliteiten te blijven bieden. Ook zou een maximale prijsstijging bij verlenging van het contract opgenomen moeten worden in de overeenkomst. Dit laatste geldt vooral voor Microsoft; Google Apps for Business hanteert al vele jaren dezelfde prijs.

Conclusie

Bedrijven zijn gewend producten te kiezen op basis van technische specificaties én prijs. Voor Microsoft Office 365 en Google Apps for Business is dat echter niet voldoende. Het prijsverschil tussen de diensten is gering, zelfs al maakt het enorme aanbod van versies en uitbreidingsmogelijkheden zoals Microsoft dat hanteert een directe vergelijking complex. Er zijn wel technische verschillen, maar deze veranderen continu. Een verschil in mogelijkheden wordt door beide aanbieders al gezien als een potentieel concurrentienadeel en vervolgens door het toevoegen van functionaliteit gelijkgetrokken. Het is daarom zaak om bij technische specificaties en eindgebruikersfunctionaliteit de juiste vergelijking te maken. Wanneer bijvoorbeeld een webapplicatie van Google wordt vergeleken met een desktopapplicatie van Microsoft, dan zal de laatste vrijwel de meeste gevallen winnen. Webversies zouden met webversies vergeleken moeten worden, waarbij ‘powerusers’ de mogelijkheid kunnen krijgen om een lokale versie van Microsoft Office te gebruiken. Dit is mogelijk bij zowel de cloud office van Google als bij die van Microsoft. De keuze tussen Google Apps for Business en Microsoft Office 365 moet dus op andere gronden worden gemaakt. Hoe oud is de bestaande office-installatie en hoe lang wordt deze nog ondersteund? In de cloud lonkt altijd de nieuwste versie en op het juiste moment overstappen kan


dubbele migratiekosten en licentiekosten voorkomen. Is er veel geïnvesteerd in specifieke oplossingen voor bijvoorbeeld SharePoint en kunnen die wel of niet gebruikt worden in de cloud? Hoe open zijn de eigen systemen of zijn die op basis van keuzes in het verleden helemaal toegespitst op gebruik in een Microsoft-omgeving? Hoeveel beheer wil de organisatie nog blijven uitvoeren en waar zit die expertise? Kiezen voor Microsoft is algemeen aanvaard terwijl kiezen voor Google vaak moet worden toegelicht en verdedigd. Is het management bereid een dergelijke keuze te verdedigen terwijl diezelfde discussie toch al lastig is door de altijd kritisch bekeken overgang van eigen gegevens naar de cloud? Een hybride vorm waarbij belangrijke data op eigen servers blijft, biedt de mogelijkheid acceptatie en vertrouwen te kweken en de overgang geleidelijk uit te voeren. Bedrijven die overwegen met hun kantoorautomatisering over te stappen naar de cloud van Microsoft of Google doen er goed aan zich bij iedere stap in dat proces te laten begeleiden. Zowel de keuze van het product, de inrichting en aansluiting op eigen processen en IT, maar ook de introductie van de vele nieuwe gebruiksmogelijkheden die medewerkers tot hun beschikking krijgen, vragen om expertise waarover de meeste bedrijven niet zelf beschikken. Die expertise is tijdens het hele proces echter zeer waardevol en helpt om de migratie, geacht welke van de twee cloudversies, tot een succes te maken.

*********************************** Colofon Deze whitepaper is een uitgave van Macaw en MT MediaGroep Auteur(s): Edmond Varwijk, Freelance IT-journalist i.s.m Dirk Zekveld, senior consultant Macaw en Mariska Habets, redacteur MT MediaGroep Copyright © Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van Macaw Contact Macaw | Beechavenue 140 | 1119 PR Schiphol-Rijk T: +31 20 8510 510 | E: [email protected] | www.macaw.nl Onze visie op cloud-technologie en -ontwikkelingen kunt u vinden op www.cloudaviator.nl

7 zaken waar je op moet letten bij een office in de cloud

Recommend Documents