HANDLEIDING
2014
pro.kawan-group.eu
NUMMER 1 IN KAMPEREN IN HET LAAGSEIZOEN
6j/7 : 00 333 85 72 29 90
Een selectie van 640 premium campings in EUROPA
CAMPING CHEQUE IN HET KORT
Een selectie van 640 Premiumcampings in Europa Eén vast tarief
t € p2 peerrsonneach n
16
Een uniek voordeelprogramma in Europa
2
INHOUD DE CAMPING CHEQUE-FORMULE 4-5 6 7 8 9 10 11
De naamsaanduiding De Camping-Cheque-formule De acceptatiedata Reservering Aankomst en vertrek van de klant Betaalmiddelen van Camping Cheque Speciale aanbiedingen
UITBETALING EN FACTURERING 12 13 14 15 16-17
Uitbetaling Camping Cheques Nieuw! Verspreiding van Silver Cards Terugsturen van papieren Camping Cheques Afschriften van digitale Camping Cheques Facturering
18 19 20-21 22 23 24
Technische problemen Urgentieprocedure Professionele internetportal Het tijdschrift 3 Seasons Geschillen vermijden Contactpersonen
DE TOOLS VAN CAMPING CHEQUE
3
NG NAAMSAANDUIDING OP DE CAMPI Distribution Silver Card MODE D’EMPLOI Prenez-en connaissance et transmettez ce petit manuel à votre personnel de réception.
COMMANDEZ LES CARTES $POUBDUF[WPUSFDPPSEJOBUFVS -FTDBSUFTTPOUMJWSÏFTBWFDVONPEFEhFNQMPJ EBOTMBMBOHVF $FTDBSUFTTPOUBVUPNBUJRVFNFOUBUUSJCVÏFTËWPUSFDBNQJOH
PRESENTEZ LES AVANTAGES CAMPING CHEQUE Prix unique de 1€ la nuit en basse saison Un réseau de 60 campings Premium en France et en Europe
OFFREZ DES SILVER CARD A VOS CLIENTS Qui voyagent ou louent des mobil-homes en basse saison Qui ne connaissent pas Camping Cheque A qui vous voulez offrir un CADEAU (6€ d’économie)
AIDEZ LES CLIENTS A ACTIVER LEUR NOUVELLE CARTE Pour activer sa Silver Card, le client a 2 options : • Il téléphone au revendeur Camping Cheque de son pays • 24h/24, il l’active sur Internet, sur l’un des 13 sites Camping Cheque, en Europe et au Canada: Menu « commander », puis « Activer ma Silver Card » Dès que la carte est activée, elle est attribuée à votre camping et le client peut la charger en nuitées, en toute liberté.
Uw documentatie
INCITEZ A CHARGER IMMEDIATEMENT DES NUITEES Pour charger des nuitées, 2 options possibles : • Il téléphone au revendeur Camping Cheque de son pays • Sur Internet, 24h/24, sur l’un des 13 sites Camping Cheque, en Europe et au Canada : Menu « commander », puis « Camping Cheque »
REMUNERATION ET REPORTING Vous touchez 3% sur toutes les nuitées achetées La carte est sans date limite de durée, tant que le client l’utilise et que vous êtes adhérent, vous êtes rémunéré. Les clients de la 1re année, viendront grossir ceux de la 2e année, etc. La rémunération vous est acquise tant que vous êtes adhérent Camping Cheque. Un réseau de plus de 600 campings Premium en France et en Europe Votre reporting est accessible depuis votre espace PRO à l’adresse : pro.kawan-group.eu (Financier) Vous pouvez consulter en temps réel les souscriptions de cartes et les chèques chargés. 7Pus aWez également la possibilité de télécharger des relevésNFOTVFMTQPVSQSPDÏEFSËMBGBDUVSBUJPO Kawan Group - Domaine Saoneor - Boîte 33 - 12 rue Alfred Kastler - 71530 Fragnes +33(0)3 85 72 29 90
Handleiding Camping Cheque
Gebruiksaanwijzing kaartlezer
Gebruiksaanwijzing verspreiding Silver Card (meer info op blz. 13)
TOP
Uw materiaal
Camping
2013
Op computer aangesloten kaartlezer
Stickers
Vragen? Materiaal nodig? Bel met 00 333 85 72 29 90 en vraag de back office campings 4
Vlag
RN NAAMSAANDUIDING OP HET INTE Ga om onze logo's en banners te downloaden naar: pro.kawan-group.eu
We raden u sterk aan om wederzijdse links te maken op onze websites om gezien te worden
www.campingcheque.nl 5
ET
DE CAMPING CHEQUE-FORMULE De formule bestaat uit: • een standaard standplaats (voertuig, camper, caravan of tent) • elektra (6A of 5 kW) • warme douche • 1 huisdier, indien toegestaan op de camping
Niet inbegrepen bij de formule: • toeristenbelasting / ecobelasting • extra personen • elke andere service (ter plekke in rekening gebracht tegen het geldende tarief ) • stroomverbruik hoger dan 6A of 5 kW De Camping Cheque-klant profiteert van dezelfde service als een rechtstreekse klant. Elke kampeerder dient aan te geven bij de check-in dat hij/zij betaalt met Camping Cheques (op vertoon van papieren Camping Cheques, de Gold Card of de Silver Card).
6
€ p2 peersor nnean cht
16
DE ACCEPTATIEDATA
Uw acceptatiedata zijn te vinden: • in de gids • op de website • op de smartphone-app De in de gids van 2014 vermelde gegevens hebt u zelf aan ons doorgegeven en zijn dus bindend. Met name de acceptatiedata van Camping Cheque verschijnen in talloze gidsen en informatiebrochures in heel Europa. Het respecteren van deze data is van groot belang. Bent u om welke reden dan ook gedwongen deze (of een deel van deze) informatie te wijzigen, neem dan zo snel mogelijk contact op met uw coördinator of onze sales afdeling zodat wij onze klanten kunnen informeren. Doet u dit niet, dan kan de klant schadevergoeding eisen en dat zullen wij op u moeten verhalen.
De acceptatiedata worden uitgedrukt in verblijfsdata. Dat wil zeggen dat de laatst vermelde datum overeenkomt met de uiterste vertrekdatum van de klant.
Acceptatie Camping Cheques
Acceptatie Camping Cheques
7
ONLINE RESERVEREN De Camping Cheque-formule vereist geen reservering. Toch bieden we de Camping Cheque-klant de mogelijkheid om te reserveren, indien hij/zij dat wenst. 3 mogelijkheden: 1. De camping biedt gratis reservering voor alle Camping Chequeklanten. U ontvangt deze reservering in de vorm van een e-mail waarop de vakantiedata van de Camping Cheque-klanten vermeld staan. Vergeet niet deze mail te bevestigen. U dient de standplaats voor de klant vrij te houden tot 5 uur 's middags. 2. De camping staat alleen gratis reservering toe aan Gold Card-houders U ontvangt deze reservering in de vorm van een e-mail waarop de vakantiedata van alleen de Gold Card-houders vermeld staan. U dient de standplaats voor de klant vrij te houden tot 5 uur 's middags. 3. De camping beveelt reservering aan in bepaalde periodes.
8
Zoals eerder vermeld, past u uw reserveringsvoorwaarden toe op Camping Chequeklanten die wensen te reserveren. U dient papieren Camping Cheques te accepteren als aanbetaling.
AANKOMST EN VERTREK VAN DE Registratie van de Camping Cheque-klant In principe geeft de klant bij aankomst aan dat hij/zij met papieren of digitale Camping Cheques betaalt, zo niet, dan stelt u de vraag. Voor een betaling met digitale Camping Cheques, toont de klant zijn/haar Gold Card of Silver Card. De klant die niet gereserveerd heeft, hoeft niet per se Camping Cheques bij aankomst te overhandigen. Alleen de klant die gereserveerd heeft, dient bij aankomst Camping Cheques te overhandigen, indien het reglement van de camping dat vereist voor reserveringen. Bij vertrek van de klant De door de klant overhandigde papieren Camping Cheques dienen volledig en duidelijk ingevuld te worden (cheque + controlestrook, zonder ze los te scheuren) met het adres van de klant of het nummer van de Gold Card. De klant heeft al een factuur ontvangen bij aanschaf van de Camping Cheques. U hoeft de klant dus geen factuur te overhandigen. U kunt wél een kwitantie verstrekken, indien de klant dit wenst. Voor meer informatie over het betalen per kaart, ga naar de gebruiksaanwijzingvan de kaartlezer.
9
KLANT
BETAALMIDDELEN Silver Card De Silver Card is een chipkaart met digitale Camping Cheques. De overnachtingen worden bijgeschreven op de kaart en vervolgens afgeschreven door de bezochte campings. NIEUW: geef de Silver Card aan zoveel mogelijk klanten cadeau en verdien een extraatje van 3% op elke door de klant opgeladen cheque! (Meer informatie: blz. 13)
Gold Card De Gold Card-houders zijn onze beste klanten in Europa. Deze kaart is ontworpen om klanten te binden aan het netwerk Camping Cheque door hen per verblijf spaarpunten cadeau te geven (worden automatisch bijgeschreven). De klant kan de kaart opladen met zoveel overnachtingen als hij/zij wil, zelfs onderweg
l with Trave
comp
o edom lete fre
Papieren Camping Cheque De papieren Camping Cheque is een voucher die uit twee delen bestaat. U dient beide delen van de cheque (cheque + controlestrook, niet losgescheurd) te ontvangen, naar behoren ingevuld door de klant.
10
NIEUW: De houders van Silver en Gold Cards profiteren van een uniek voordeelprogramma in Europa: bij 25 bestede cheques geeft Camping Cheque 1 Camping Cheque cadeau.
SPECIALE AANBIEDINGEN 6=7 Bij het invullen van de vragenlijst gaf u aan dat u speciale aanbiedingen verstrekt. De speciale aanbiedingen 6=7 (7e overnachting gratis), 11=14 (12e, 13e en 14e overnachtingen gratis) zijn cumuleerbaar tot uiterlijk 28 opeenvolgende dagen. Bijvoorbeeld: een klant staat 21 nachten op de camping, hij betaalt met 17 Camping Cheques (11 cheques in het kader van de aanbieding 11=14 en 6 cheques voor de aanbieding 6=7). Deze aanbiedingen staan onderaan uw bladzijde in de Camping Cheque Gids 2014, op www.campingcheque.com en op de smartphone-app van Camping Cheque. Deze regel geldt ook als u deze speciale aanbiedingen alleen aan Gold Card-houders voorstelt
11
11=14
UITBETALING CAMPING CHEQUES
Papieren Camping Cheque
Digitale Camping Cheque
2013 - 2014 (15 €)
10,50 €
11,25 €
2014 - 2015 (16 €)
11,20 €
12,00 €
12
UITBETALING SILVER CARDS - VERSPREIDING EN NIEUW! 3% ExTRA INkOMSTEN
HANDLEIDING 1. BESTEL DE KAARTEN
Sommige campings kiezen ervoor om Silver Cards te verstrekken aan hun klanten. Zij ontvangen dan een commissie ter hoogte van 3% voor alle op deze kaarten opgeladen cheques.
2. PRESENTEER DE VOORDELEN VAN CAMPING CHEQUE 3. GEEF SILVER CARDS CADEAU AAN UW KLANTEN
VOORDELEN Voor u: • U ontvangt een commissie ter hoogte van 3% van alle door de klant gekochte cheques • De gratis verstrekte kaarten worden automatisch gelinkt met uw bedrijf • Zolang de klant de door u verstrekte kaart gebruikt, en zolang u bij Camping Cheque bent aangesloten, ontvangt u dit extraatje • U volgt uw omzet rechtstreeks vanaf de speciale interface Voor uw klanten: • Een nuttig cadeau met een heuse toegevoegde waarde: ze besparen € 6 (aanschafkosten van de kaart) en profiteren van een uniek tarief van € 16 per overnachting op 640 campings.
4. HELP ZE MET HET ACTIVEREN VAN HUN NIEUWE KAART • Per telefoon met de Camping Cheque-coördinator van zijn/haar land • Op Internet via het menu 'Order', vervolgens 'Activate your Silver Card'
6. BETALING EN RAPPORTERING VOLGEN • Vanaf de vakpagina pro.kawangroup.eu, rubriek 'Financial' -> uw inkomsten van Silver Card • Overzicht van de door u verstrekte kaarten en opgeladen cheques • Download de maandelijkse afschriften voor de facturering
iP iPad ad
5. STEL VOOR OM METEEN CHEQUES (= OVERNACHTINGEN) OP TE LADEN • Per telefoon met de Camping Cheque-coördinator van zijn/haar land • Op Internet via het menu 'Order', vervolgens 'Camping Cheque'
0:41 AM
16 2013
10 Activated 9 1 2 3
VIEW MORE
6=7 ca rds
431
Loaded cheq ue
VIEW MORE
13
Activity from
Safari
Mail
1 march to 31 Vidéos
march Music
s
CHEQUES NG PI M CA EN ER PI PA N VA N RE TU TERUGS De papieren Camping Cheques dienen 2 keer per seizoen (aan het eind van het voorseizoen en aan het eind van het naseizoen) verstuurd te worden, of vanaf 400 Camping Cheques. 1 • Bewaar de afscheurbare controlestrook (linkerstrook van de Camping Cheque) als bewijsstuk voor uw boekhouding. De papieren camping cheques worden optisch afgelezen. Het nummer dient dus altijd leesbaar te zijn. Is dit niet het geval, dan wordt de cheque niet uitgekeerd. 2 • Sorteer de cheques op geldigheidsjaar. Gebruik elastiekjes om de camping cheques bij elkaar te houden. Camping cheques die vastgeniet zijn, worden teruggestuurd. De telmachine is niet berekend op nietjes, dus moeten we ze allemaal handmatig losmaken, wat de betalingsprocedure danig vertraagt. 3 • Verstuur ze per aangetekende post of via een vervoersbedrijf; verpakt in karton (gelieve het gebruik van papieren enveloppen te vermijden). Verlies en diefstal van cheques vallen niet onder onze verantwoordelijkheid. Verloren cheques worden niet uitgekeerd. 4 • Voeg een factuur toe zoals het model op bladzijde 17.
14
Coupon om te bewaren
Naar ons toe te zenden cheque
Correspondentie- en factuuradres Kawan Group Bureau Central Camping Cheque France 12 rue Alfred Kastler 71530 Fragnes – France
CHEQUES AFSCHRIFTEN DIGITALE CAMPING Download de maandelijkse transactielijst van onze internetportal voor de facturering van digitale Camping Cheques vanaf de 5e van de volgende maand (bijv.: de lijst van mei is beschikbaar vanaf 5 juni). In de rubriek Financial, 1 • Log in op de site pro.kawan-group.eu 2 • Voer uw login en wachtwoord* in 3 • Kies 'Your statements for digital cheques' 4 • Kies de maand die u wenst te downloaden in de rolmenu's en de versie (Frans of Engels) 5 • Klik op OK. Op het gedownloade pdf-bestand staan alle transacties van de maand, inclusief de transacties via de urgentieprocedure. De eerste overzichtpagina van uw afschrift kan gebruikt worden als factuur. Indien u zelf geen factuur wenst op te stellen, kunt u deze kant-enklare factuur afdrukken, stempelen, ondertekenen en opsturen
* Login en wachtwoord kwijt: zie bladzijde 20
15
FACTURERING Hiernaast vindt u een voorbeeld van een factuur zoals wij die wensen te ontvangen, die u ons doet toekomen met de papieren Camping Cheques of uw afschriften van digitale Camping Cheques. Zet vooral niet de nominale waarde van de Camping Cheques op uw facturen maar het bedrag zonder commissie (zie blz. 13 en rekening hiernaast). Vult u namelijk de tarieven van € 15 of € 16 euro in, dan bent u BTW verschuldigd over hogere bedragen dan u ontvangen heeft.
Gelieve duidelijk het onderscheid aan te geven tussen cheques van € 15 (gekocht vóór 2014) en cheques van € 16 (gekocht in 2014).
Vergeet niet uw bankgegevens door te geven (IBAN + BIC/SWIFT).
16
VOORBEELD FACTUUR
• Naam bedrijf nr. Handelsregiste • Gemeente, land, entificatienummer • Nr. KvK en btw-id n de camping • Gebruiksnaam va
UP • SAS KAWAN GRO ler st • 12 rue Alfred Ka S NE AG FR 0 • F-7153 643 79 86 41 • TVA : FR06
boekhouding) _________ met het nummer in uw n Factuurdatum: __ me ko en ere ov et mo _________ (nummer Factuurnummer __ € = _______ € _______ x 10,50 14 20 / 13 20 s: _______ € mping Cheque ___ x 11,20 € = Aantal papieren Ca 2014 / 2015 ____ old Card) : s: (Silver Card / G ue eq Ch _______ € ng pi m ___ x 11,25 € = __ __ Aantal digitale Ca 14 20 / 13 20 _______ € ___ x 12,00 € = 2014 / 2015 ____
Overzicht van de
__ maand __________
17
= _______ € All-in totaalbedrag _€ __ %) = ______ waarvan btw ( __
TECHNISCHE PROBLEMEN Uw kaartlezer functioneert niet Wij hebben een speciale urgentieprocedure ontwikkeld zodat u het vertrek van een klant zonder paniek kunt afwikkelen.
Deze procedure geldt voor de volgende gevallen: 1. De kaart functioneert niet of de kaart is verloren geraakt of gestolen. U kunt de hiernaast uitgelegde procedure gebruiken en de klant vragen om contact op te nemen met onze klantendienst, die zo snel mogelijk een nieuwe kaart toestuurt. Wij zorgen voor de beste oplossing voor de klant, zodat hij/zij niet benadeeld wordt. 2. De kaartlezer functioneert niet Na met onze dienst alle mogelijke oplossingen te hebben doorlopen (hotline: 0033 385 72 29 95), kunt u inloggen op de website en online het bedrag afschrijven volgens de hiernaast vermelde procedure. U kunt deze website slechts gebruiken voor deze twee gevallen en wel op de dag van het vertrek van de klant. De transactie is niet mogelijk indien de klant over onvoldoend saldo beschikt.
18
Hulplijn 6 dagen per week 00 333 85 72 29 95
URGENTIEPROCEDURE Ga naar de website voor professionals van Camping Cheque pro.kawan-group.eu om online het bedrag af te schrijven.
Handleiding
1 • Voer uw login en wachtwoord* in Ga naar 'Financial' Kies in het linkermenu 'Urgentieprocedure' 2 • Vul het formulier in De velden 'Date', 'Login name', 'Number of cheques to debit' en 'Cause of problem' zijn verplicht. Alain
Alain
3 • Lees alles nogmaals door en bevestig De transactie is geregistreerd op uw rekening en die van de klant. U kunt nu de pagina afdrukken .
Alain
Alain Alain Fragnes Fragnes
* Wachtwoord vergeten? Ga naar bladzijde 20.
19
PRO.KAWAN-GROUP.EU Professionele internetportal Onze website voor professionals is een bron van informatie over Camping Cheque, Holiday Cheque en Kawan Villages. Ga naar pro pro.kawan-group.eu, voer uw login en wachtwoord in (logins kwijt? U krijgt ze per mail toegestuurd door te klikken op 'Password forgotten? ').
1 • klik op 'Password forgotten? '
2 • Voer uw e-mailadres in (het e-mailadres dat in de Camping Cheque Gids staat)
20
PRO.KAWAN-GROUP.EU
De website is beschikbaar in 2 talen (Engels en Frans). Beschikbare informatie: • downloadbaar beeldmateriaal (logo's, foto's, enz.), te gebruiken voor uw brochures, website, enz. • overzicht met beurzen waar we elk seizoen staan • gebruiksaanwijzingen, handleidingen en facturering Silver Card en Gold Card • updaten van uw persoonlijke en administratieve gegevens in de rubriek 'my account'
Het updaten van de toekomstige gidsen gaat in het vervolg rechtstreeks via de website.
21
HET TIJDSCHRIFT 3 SEASONS Geef ons stof tot schrijven! 3 Seasons is een belangrijk communicatiemiddel tussen campings en Gold Card-houders die buiten het hoogseizoen reizen. • 52 pagina's • 3 keer per jaar (januari, april en juli) • 5 talen • 50.000 exemplaren voor de Europese Gold Card-houders en voor verspreiding op 6 Europese beurzen
U kunt er de laatste nieuwtjes van uw camping kwijt (anders dan de in de gids verstrekte informatie, we publiceren geen teksten uit brochures): • speciale aanbiedingen • themavakanties • evenementen en activiteiten in het laagseizoen • veranderingen op de camping • gewonnen prijzen • nieuwe classificaties (sterren, categorieën…)
De informatie dient bij ons binnen te zijn voor het eind van de maanden oktober, januari en mei. Ook al bent u niet helemaal zeker van de waarde van uw informatie, breng ons gerust op de hoogte. Voeg indien mogelijk foto's toe om de artikelen te illustreren.
[email protected] 22
GESCHILLEN VERMIJDEN
De meeste geschillen betreffen: • de acceptatiedata van de Camping Cheques • de openingsdata van voorzieningen We verzoeken u vriendelijk om u te houden aan de data die u ons heeft doorgegeven en die dus gepubliceerd zijn in de gids van 2014. Vergeet niet dat u contractueel gebonden bent om onze klanten te ontvangen op de in de gids vermelde data, behalve in geval van overmacht. De waarheid van de door u verstrekte informatie valt geheel onder uw eigen verantwoordelijkheid. • betaling per kaart. In het kader van het nieuwe voordeelprogramma worden klanten die hun kaart gebruiken beloond met gratis cheques. Accepteer de kaart als betalingsmiddel. • elektriciteit. Het arrangement van Camping Cheque bevat elektriciteit, max. 6A of 5kW/dag (tenzij anders overeengekomen). We raden u aan om het stroomverbruik goed in de gaten te houden en overmatig stroomverbruik in rekening te brengen (door de meterstand op te nemen of door de verhoging van de stroomsterkte in te schatten).
23
Camping Cheque 12 rue Alfred Kastler 71530 Fragnes – France Tel. + 33 (0)3 85 72 29 90 Service Back Office campings Uw professionele website:
pro.kawan-group.eu UW COöRDINATOR
is een product van SAS KAWAN GROUP
