NL
HAND -LEIDING
2015
pro.kawan-group.eu 6j/7 : 00 333 85 72 29 90
NUMMER 1 IN KAMPEREN in HET laagseizoen Een selectie van 660 premium campings in EUROPA
CAMPING CHEQUE IN HET KORT
n Een selectie van 660 campings
n Een vast tarief
n Een uniek voordeelprogramma in Europa
2
INHOUD De Camping Cheque-formule
4 5 6 7 8 9 10 11 12
Uw vakpagina De verspreiding van Camping Cheque De Kamper Box De Camping-Cheque-formule De acceptatiedata Reservering Aankomst en vertrek van de klant Betaalmiddelen van Camping Cheque Speciale aanbiedingen
Uitbetaling en facturering
13 14-15 16-17 18 19 20-21
Uitbetaling Camping Cheques Verspreiding van Silver Cards Digitale cheques - Verkoop en extra inkomsten Terugsturen van papieren Camping Cheques Afschriften van digitale Camping Cheques Facturering
De tools van Camping Cheque
22 23 24 25-27 28
3
Technische problemen Urgentieprocedure Geschillen vermijden De naamsaanduiding Contactpersonen
UW VAKPAGINA: pro.kawan-group.eu Voer uw login en wachtwoord in om toegang te krijgen tot alle info over Camping Cheque: procedures, technische vragen, handleidingen, gids… logins kwijt? U krijgt ze per mail toegestuurd door te klikken op ‘Password forgotten? ‘ Op elke pagina van deze handleiding vindt u een link naar deze vakpagina
PRO SPACE
4
De verspreiding van Camping Cheque Als lid van de Camping Cheque-formule verschijnt u in verschillende communicatiemiddelen: • In de Camping Cheque Gids • Op de gratis Camping Cheque-app • Op de website van Camping Cheque • In het tijdschrijft 3 Seasons (via thema-artikelen of via de info die u ons in de loop van het jaar toestuurt) • Op beurzen (10 Europese vakantiebeurzen)
5
DE Kamper Box
PRO SPACE
Kamper Boxen zijn cadeauboxen voor verblijven van enkele dagen op een standplaats of in een huureenheid. Als lid van Camping Cheque worden uw plaatsen ook verkocht via de Kamper Box voor standplaatsen.
Kamper Box
Deze box bevat een Kamper Card, waarop al enkele camping cheques staan. De kaart functioneert zoals alle andere kaarten van Camping Cheque. U schrijft de cheques af via uw terminal, en u laadt de kaart op met de gebruikelijke tools, u kunt online het saldo raadplegen.
6
PRO SPACE WHO ARE WE?
DE CAMPING CHEQUE-FORMULE
De formule bestaat uit:
• 2 personen • een standaard standplaats (voertuig, camper, caravan of tent) • elektra (6A of 5 kW) • warme douche • 1 huisdier, indien toegestaan op de camping
Niet inbegrepen bij de formule: • toeristenbelasting / ecobelasting • extra personen • elke andere service (ter plekke in rekening gebracht tegen het geldende tarief ) • stroomverbruik hoger dan 6A of 5 kW De Camping Cheque-klant profiteert van dezelfde service als een rechtstreekse klant. Elke kampeerder dient aan te geven bij de check-in dat hij/zij betaalt met Camping Cheques (op vertoon van papieren Camping Cheques, de Gold Card of de Silver Card).
7
DE ACCEPTATIEDATA
PRO SPACE
Uw acceptatiedata zijn te vinden: • in de gids • op de website • op de smartphone-app De in de gids van 2015 vermelde gegevens hebt u zelf aan ons doorgegeven en zijn dus bindend. Met name de acceptatiedata van Camping Cheque verschijnen in talloze gidsen en informatiebrochures in heel Europa. Het respecteren van deze data is van groot belang. Bent u om welke reden dan ook gedwongen deze (of een deel van deze) informatie te wijzigen, neem dan zo snel mogelijk contact op met uw coördinator of onze sales afdeling zodat wij onze klanten kunnen informeren. Doet u dit niet, dan kan de klant schadevergoeding eisen en dat zullen wij op u moeten verhalen. Himmerland Camping & Feriecenter
Camping Chèques geaccepteerd van 02/01/2015 tot 16/08/2015 van 25/08/2015 tot 27/12/2015
De acceptatiedata worden uitgedrukt in verblijfsdata. Dat wil zeggen dat de laatst vermelde datum overeenkomt met de uiterste vertrekdatum van de klant.
8
Camping Chèques geaccepteerd van 02/01/2015 tot 16/08/2015 van 25/08/2015 tot 27/12/2015
ONLINE RESERVEREN De Camping Cheque-formule vereist geen reservering. Toch bieden we de Camping Cheque-klant de mogelijkheid om te reserveren, indien hij/zij dat wenst.
Camping Soleil
3 mogelijkheden 1. De camping biedt gratis reservering voor alle Camping Cheque-klanten. U ontvangt deze reservering in de vorm van een e-mail waarop de vakantiedata van de Camping Cheque-klanten vermeld staan. Vergeet niet deze mail te bevestigen. U dient de standplaats voor de klant vrij te houden tot 5 uur ‘s middags. 2. De camping staat alleen gratis reservering toe aan Gold Card-houders. U ontvangt deze reservering in de vorm van een e-mail waarop de vakantiedata van alleen de Gold Card-houders vermeld staan. U dient de standplaats voor de klant vrij te houden tot 5 uur ‘s middags. 3. De camping beveelt reservering aan in bepaalde periodes.
9
[email protected]
Zoals eerder vermeld, past u uw reserveringsvoorwaarden toe op Camping Cheque-klanten die wensen te reserveren. U dient papieren Camping Cheques te accepteren als aanbetaling.
AANKOMST EN VERTREK VAN DE KLANT
PRO SPACE
Registratie van de Camping Cheque-klant In principe geeft de klant bij aankomst aan dat hij/zij met papieren of digitale Camping Cheques betaalt, zo niet, dan stelt u de vraag. Voor een betaling met digitale Camping Cheques, toont de klant zijn/haar Gold Card of Silver Card. De klant die niet gereserveerd heeft, hoeft niet per se Camping Cheques bij aankomst te overhandigen. Alleen de klant die gereserveerd heeft, dient bij aankomst Camping Cheques te overhandigen, indien het reglement van de camping dat vereist voor reserveringen.
Bij vertrek van de klant De door de klant overhandigde papieren Camping Cheques dienen volledig en duidelijk ingevuld te worden (cheque + controlestrook, zonder ze los te scheuren) met het adres van de klant of het nummer van de Gold Card. De klant heeft al een factuur ontvangen bij aanschaf van de Camping Cheques. U hoeft de klant dus geen factuur te overhandigen. U kunt wél een kwitantie verstrekken, indien de klant dit wenst. Voor meer informatie over het betalen per kaart, ga naar de gebruiksaanwijzingvan de kaartlezer.
10
Debit a card
edom
Travel
with
te fre comple
BETAALMIDDELEN Silver Card De Silver Card is een chipkaart met digitale Camping Cheques. De overnachtingen worden bijgeschreven op de kaart en vervolgens afgeschreven door de bezochte campings. Geef de Silver Card aan zoveel mogelijk klanten cadeau en verdien een extraatje van 3% op elke door de klant opgeladen cheque! (Meer informatie: blz. 14)
Gold Card
AR per C Kam
D
edom
Travel
De Gold Card-houders zijn onze beste klanten in Europa. Deze kaart is ontworpen om klanten te binden aan het netwerk Camping Cheque door hen per verblijf spaarpunten cadeau te geven (worden automatisch bijgeschreven). De klant kan de kaart opladen met zoveel overnachtingen als hij/zij wil, zelfs onderweg.
Papieren Camping Cheque De papieren Camping Cheque is een voucher die uit twee delen bestaat. U dient beide delen van de cheque (cheque + controlestrook, niet losgescheurd) te ontvangen, naar behoren ingevuld door de klant.
11
with
te fre comple
De houders van Silver en Gold Cards profiteren van een uniek voordeelprogramma in Europa: bij 25 bestede cheques geeft Camping Cheque 1 Camping Cheque cadeau.
AR per C Kam
D
SPECIALE AANBIEDINGEN
PRO SPACE
Bij het invullen van de vragenlijst gaf u aan dat u speciale aanbiedingen verstrekt. De speciale aanbiedingen 6=7 (7e overnachting gratis), 11=14 (12e, 13e en 14e overnachtingen gratis) zijn cumuleerbaar tot uiterlijk 28 opeenvolgende dagen. Bijvoorbeeld: een klant staat 21 nachten op de camping, hij betaalt met 17 Camping Cheques (11 cheques in het kader van de aanbieding 11=14 en 6 cheques voor de aanbieding 6=7). Deze aanbiedingen staan onderaan uw bladzijde in de Camping Cheque Gids 2015, op www.campingcheque. com en op de smartphone-app van Camping Cheque. Deze regel geldt ook als u deze speciale aanbiedingen alleen aan Gold Card-houders voorstelt
6=7
11=14 12
UITBETALING CAMPING CHEQUES
PRO SPACE FINANCIAL • Camping Cheque procedure
Papieren Camping Cheque
Digitale Camping Cheque
2013 - 2014 (€15)
-
€11,25
2014 - 2015 (€16)
€11,20
€12,00
2015 - 2016 (€16)
€11,20
€12,00
13
SILVER CARDS VERSPREIDING EN UITBETALING
PRO SPACE
3 % extra inkomsten Sommige campings kiezen ervoor om Silver Cards te verstrekken aan hun klanten. Zij ontvangen dan een commissie ter hoogte van 3% voor alle op deze kaarten opgeladen cheques. VOORDELEN Voor u: • U ontvangt een commissie ter hoogte van 3% van alle door de klant gekochte Cheques • De gratis verstrekte kaarten worden automatisch gelinkt met uw bedrijf • Zolang de klant de door u verstrekte kaart gebruikt, en zolang u bij Camping Cheque bent aangesloten, ontvangt u dit extraatje • U volgt uw omzet rechtstreeks vanaf de speciale interface Voor uw klanten: • Een nuttig cadeau met een heuse toegevoegde waarde: ze besparen € 6 (aanschafkosten van de kaart) en profiteren van een uniek tarief van € 16 per overnachting op 660 campings.
14
Offer a card
SILVER CARDS VERSPREIDING EN UITBETALING
PRO SPACE FINANCIAL
5. Stel voor om meteen Cheques (=overnachtingen) op te laden
• Your Silver Card earning
• Per telefoon met de Camping Cheque-coördinator van zijn/haar land • Op Internet via het menu ‘Order’, vervolgens ‘Camping Cheque’
Handleiding
6. Betaling en rapportering volgen
1. Bestel de kaarten
• Vanaf de vakpagina pro.kawan-group.eu, rubriek ‘Financial’ -> uw inkomsten van Silver Card
2. Presenteer de voordelen van Camping Cheque 3. Geef Silver Cards cadeau aan uw klanten
iPad 0:41 AM
16
• Overzicht van de door u verstrekte kaarten en opgeladen Cheques
4. Help ze met het activeren van hun nieuwe kaart • Per telefoon met de Camping Cheque-coördinator van zijn/haar land • Op Internet via het menu ‘Order’, vervolgens ‘Activate your Silver Card’
10 Activated 9 2013
1 2 3
VIEW MOR
E
6=7 card s
➔
• Download de maandelijkse afschriften voor de facturering VIEW MOR
E
4eq31
Loaded ch
ues ➔
N O
E S
Activity fro
m 1 march
Safari Mail
to 31 march
Vidéos Music
15
Digitale cheques verkoop en extra inkomsten
PRO SPACE
Nieuw
3% extra inkomsten op de verkoop van Cheques
Vanaf maart 2015 kunt u de Silver en Gold Cards van uw klanten opladen met digitale Cheques.
Voordelen:
Voor u: • U verdient iets van 3% op Cheques die u op deze wijze verspreidt • Combineer deze inkomsten met de 3% die u verdient op de verspreiding van de Silver Card, dan komt u op 6% extra inkomsten op door u verkochte Cheques die op een door u verspreide kaart worden bijgeschreven • Zelfs al geeft de klant de Cheques niet uit bij u, dan ontvangt u toch uw commissie • U volgt uw bijverdiensten in realtime op de speciale interface
16
Credit a card
Voor uw klanten: • Ze kunnen zonder rompslomp hun vakantie bij u verlengen
PRO SPACE
Digitale cheques verkoop en extra inkomsten
Credit a card Gebruiksaanwijzing 1• 2• 3• 4• 5• 6• 7•
Log in op de vakpagina Klik op de juiste button Geef het aantal bij te schrijven cheques aan Voer de logins van de kaart van de klant in Kijk na of de bestelling klopt Voer de betaling per creditcard uit Volg uw inkomsten en rapportering vanaf uw vakpagina pro.kawan-group.eu, rubriek ‘financial’
17
TERUGSTUREN VAN PAPIEREN CAMPING CHEQUES De papieren Camping Cheques dienen 2 keer per seizoen (aan het eind van het voorseizoen en aan het eind van het naseizoen) verstuurd te worden, of vanaf 400 Camping Cheques. 1•B ewaar de afscheurbare controlestrook (linkerstrook van de Camping Cheque) als bewijsstuk voor uw boekhouding. De papieren Camping Cheques worden optisch afgelezen. Het nummer dient dus altijd leesbaar te zijn. Is dit niet het geval, dan wordt de Cheque niet uitgekeerd. 2 • S orteer de Cheques op geldigheidsjaar. Gebruik elastiekjes om de Camping Cheques bij elkaar te houden. Camping Cheques die vastgeniet zijn, worden teruggestuurd. De telmachine is niet berekend op nietjes, dus moeten we ze allemaal handmatig losmaken, wat de betalingsprocedure danig vertraagt. 3 • Verstuur ze per aangetekende post of via een vervoersbedrijf; verpakt in karton (gelieve het gebruik van papieren enveloppen te vermijden). Verlies en diefstal van Cheques vallen niet onder onze verantwoordelijkheid. Verloren Cheques worden niet uitgekeerd. 4 • Voeg een factuur toe zoals het model op bladzijde 21.
18
PRO SPACE FINANCIAL • Camping Cheque procedure Coupon om te bewaren
Naar ons toe te zenden Cheque
Correspondentie- en factuuradres Kawan Group - Bureau Central Camping Cheque France 12 rue Alfred Kastler 71530 Fragnes – France
PRO SPACE
AFSCHRIFTEN DIGITALE CAMPING CHEQUES De eerste overzichtpagina van uw afschrift kan gebruikt worden als factuur. Indien u zelf geen factuur wenst op te stellen, kunt u deze kant-enklare factuur afdrukken, stempelen, ondertekenen en opsturen
FINANCIAL • Your statements for digital cheques Download de maandelijkse transactielijst van onze internetportal voor de facturering van digitale Camping Cheques vanaf de 5e van de volgende maand (bijv.: de lijst van mei is beschikbaar vanaf 5 juni). In de rubriek Financial, 1 • Log in op de site pro.kawan-group.eu 2 • Voer uw login en wachtwoord* in 3 • Kies ‘Your statements for digital cheques’ 4 • Kies de maand die u wenst te downloaden in de rolmenu’s en de versie (Frans of Engels) 5 • Klik op OK Op het gedownloade pdf-bestand staan alle transacties van de maand, inclusief de transacties via de urgentieprocedure. * Login en wachtwoord kwijt: zie bladzijde 4
19
FACTURERING
PRO SPACE
Hiernaast vindt u een voorbeeld van een factuur zoals wij die wensen te ontvangen, die u ons doet toekomen met de papieren Camping Cheques of uw afschriften van digitale Camping Cheques. Zet vooral niet de nominale waarde van de Camping Cheques op uw facturen maar het bedrag zonder commissie (zie blz. 13 en rekening hiernaast). Vult u namelijk de tarieven van € 15 of € 16 euro in, dan bent u BTW verschuldigd over hogere bedragen dan u ontvangen heeft.
Vergeet niet uw bankgege vens door te geven (IBAN + BIC/SWIFT)
20
FINANCIAL • Camping Cheque procedure
VOORBEELD FACTUUR
• Naam bedrijf ndelsregiste • Gemeente, land, nr. Ha catienummer • Nr. KvK en btw-identifi camping • Gebruiksnaam van de
• SAS KAWAN GROUP • 12 rue Alfred Kastler • F-71530 FRAGNES • TVA : FR06418679643
___ in uw boekhouding) Factuurdatum: ________ komen met het nummer en ere ov et mo er mm _____ (nu Factuurnummer ______ 11,20 € = _______ € 2014 / 2015 _______ x s: ue eq Ch ing mp Ca 11,20 € = _______ € Aantal papieren 2015 / 2016 _______ x ld Card) : Cheques (Silver Card / Go _____ € Aantal digitale Camping _______ x 12,00 € = __ 15 20 / 2014 12,00 € = _______ € 2015 / 2016 _______ x = _______ € aalbedrag __________ All-in tot __ d an ma de n = _______ € va t ich %) Overz waarvan btw ( ____
21
TECHNISCHE PROBLEMEN
PRO SPACE
!
Wij hebben een speciale urgentieprocedure ontwikkeld zodat u het vertrek van een klant zonder paniek kunt afwikkelen. Deze procedure geldt voor de volgende gevallen: 1. De kaart functioneert niet of de kaart is verloren geraakt of gestolen. 2. De kaartlezer functioneert niet
Emergency procedure Emergency procedure Ga naar de website voor professionals van Camping Cheque pro.kawan-group.eu om online het bedrag af te schrijven. 1 • Voer uw login en wachtwoord* in Ga naar ‘Financial’ Kies in het linkermenu ‘Emergency procedure’ 2 • Vul het formulier in De velden ‘Date’, ‘Login name’, ‘Number of cheques to debit’ en ‘Cause of problem’ zijn verplicht. 3 • Lees alles nogmaals door en bevestig De transactie is geregistreerd op uw rekening en die van de klant. U kunt nu de pagina afdrukken.
22
* Wachtwoord vergeten? Ga naar bladzijde 4
TECHNISCHE PROBLEMEN
PRO SPACE
De kaartlezer functioneert niet
FAQ
Na met onze dienst alle mogelijke oplossingen te hebben doorlopen (hotline: 0033 385 72 29 95), kunt u inloggen op de website en online het bedrag afschrijven volgens de hiernaast vermelde procedure.
De kaart is verloren geraakt of gestolen
Hulplijn 6 dagen per week 00 333 85 72 29 95
U kunt de hiernaast uitgelegde procedure gebruiken en de klant vragen om contact op te nemen met onze klantendienst, die zo snel mogelijk een nieuwe kaart toestuurt. Wij zorgen voor de beste oplossing voor de klant, zodat hij/zij niet benadeeld wordt. De transactie is niet mogelijk indien de klant over onvoldoend saldo beschikt.
23
GESCHILLEN VERMIJDEN De meeste geschillen betreffen • de acceptatiedata van de Camping Cheques • de openingsdata van voorzieningen We verzoeken u vriendelijk om u te houden aan de data die u ons heeft doorgegeven en die dus gepubliceerd zijn in de gids van 2015. Vergeet niet dat u contractueel gebonden bent om onze klanten te ontvangen op de in de gids vermelde data, behalve in geval van overmacht. De waarheid van de door u verstrekte informatie valt geheel onder uw eigen verantwoordelijkheid. • betaling per kaart. In het kader van het nieuwe voordeelprogramma worden klanten die hun kaart gebruiken beloond met gratis cheques. Accepteer de kaart als betalingsmiddel. • elektriciteit. Het arrangement van Camping Cheque bevat elektriciteit, max. 6A of 5kW/dag (tenzij anders overeengekomen). We raden u aan om het stroomverbruik goed in de gaten te houden en overmatig stroomverbruik in rekening te brengen (door de meterstand op te nemen of door de verhoging van de stroomsterkte in te schatten).
24
NAAMSAANDUIDING OP DE CAMPING
PRO SPACE DOCUMENTATION
Handleiding Camping Cheque
Gebruiksaanwijzing kaartlezer
Uw documentatie
Gebruiksaanwijzing verspreiding Silver Card (meer info op blz.14)
25
Flyer
NAAMSAANDUIDING OP DE CAMPING Uw materiaal
Stickers
Vlag
Op computer aangesloten kaartlezer
Vragen? Materiaal nodig? Bel met 00 333 85 72 29 90 en vraag de back office campings 26
PRO SPACE
NAAMSAANDUIDING OP HET INTERNET Ga om onze logo’s en banners te downloaden naar: pro.kawan-group.eu
We raden u sterk aan om wederzijdse links te maken op onze websites om gezien te worden
www.campingcheque.nl
27
Camping Cheque 12 rue Alfred Kastler 71530 Fragnes – France Tél. + 33 (0)3 85 72 29 90 Service Back Office campings Uw professionele website:
pro.kawan-group.eu
is een product van SAS KAWAN GROUP
