HANDLEIDING
2014
Huren in het laagseizoen voor een scherpe prijs
pro.kawan-group.eu 6j/7 : 00 333 85 72 29 90
De specialist van huuraccommoDaties in het laagseizoen
Een selectie van meer dan 400 bestemmingen in Europa
HOLIDAY CHEQUE IN HET KORT Een exclusief tarief vanaf € 30 per overnachting in het laagseizoen Aanbiedingen 6=7 en 11=14 minstens 8 weken in het jaar Scherp tarief in het middenseizoen Meer dan 400 bestemmingen in Europa Campings, residenties, gites en hotels Geselecteerde en recente huuraccommodatie Betalen met Silver of Gold Card bij bedrijven die deze kaarten accepteren Garantie voor het scherpste tarief
2
INHOUD 2
Holiday Cheque in het kort
3
Inhoud
4
Naamsaanduiding
5-7
Holiday Cheque is: • Een exclusief tarief • Speciale aanbieding • Garantie voor het scherpste tarief • Contingent Holiday Cheque
8
Acceptatiedata en opening van services voor de klant
9-14
Reservering en betaling met digitale camping cheques
15-19
Reservering en betaling via de HC-centrale of via internet
20
Aankomst en vertrek van de klant
21-23
Facturering
24
Uw contactgegevens 3
NAAMSAANDUIDING Op het bedrijf
OP INTERNET
Uw documentatie
Ga om onze logo's en banners te downloaden naar:
pro.kawan-group.eu OII ’EMPLO D’EMPL ODE D M MODE
014 2014 2
p pro.kawan-group.eu ro.kawan-group.eu
LLEE SPÉCIALISTE S P É C I A L I S T E DE D E LA L A LOCATION LO C AT I O N HORS H O R S SAISON SAISON
6j/7 6j j/7 : 0 00 03 333 33 8 85 57 72 22 29 99 90 0
Une U ne sélection sélection de de plus plus de de 4 400 00 d destinations estinations e en nE Europe urope
2014
Handleiding Camping Cheque
Uw sticker
Indien u de Silver Card of de Gold Card accepteert
We raden u sterk aan om wederzijdse links te maken op onze websites om gezien te worden
Distribution Silver Card MODE D’EMPLOI Prenez-en connaissance et transmettez ce petit manuel à votre personnel de réception.
COMMANDEZ LES CARTES $POUBDUF[WPUSFDPPSEJOBUFVS -FTDBSUFTTPOUMJWSÏFTBWFDVONPEFEhFNQMPJ EBOTMBMBOHVF $FTDBSUFTTPOUBVUPNBUJRVFNFOUBUUSJCVÏFTËWPUSFDBNQJOH
PRESENTEZ LES AVANTAGES CAMPING CHEQUE Prix unique de 1€ la nuit en basse saison Un réseau de 60 campings Premium en France et en Europe
OFFREZ DES SILVER CARD A VOS CLIENTS Qui voyagent ou louent des mobil-homes en basse saison Qui ne connaissent pas Camping Cheque A qui vous voulez offrir un CADEAU (6€ d’économie)
AIDEZ LES CLIENTS A ACTIVER LEUR NOUVELLE CARTE Pour activer sa Silver Card, le client a 2 options : • Il téléphone au revendeur Camping Cheque de son pays • 24h/24, il l’active sur Internet, sur l’un des 13 sites Camping Cheque, en Europe et au Canada: Menu « commander », puis « Activer ma Silver Card » Dès que la carte est activée, elle est attribuée à votre camping et le client peut la charger en nuitées, en toute liberté.
Vragen? Materiaal nodig?
INCITEZ A CHARGER IMMEDIATEMENT DES NUITEES Pour charger des nuitées, 2 options possibles : • Il téléphone au revendeur Camping Cheque de son pays • Sur Internet, 24h/24, sur l’un des 13 sites Camping Cheque, en Europe et au Canada : Menu « commander », puis « Camping Cheque »
Bel met 00 333 85 72 29 90 en vraag naar ‘ back office campings’
REMUNERATION ET REPORTING Vous touchez 3% sur toutes les nuitées achetées La carte est sans date limite de durée, tant que le client l’utilise et que vous êtes adhérent, vous êtes rémunéré. Les clients de la 1re année, viendront grossir ceux de la 2e année, etc. La rémunération vous est acquise tant que vous êtes adhérent Camping Cheque. Un réseau de plus de 600 campings Premium en France et en Europe Votre reporting est accessible depuis votre espace PRO à l’adresse : pro.kawan-group.eu (Financier) Vous pouvez consulter en temps réel les souscriptions de cartes et les chèques chargés. 7Pus aWez également la possibilité de télécharger des relevésNFOTVFMTQPVSQSPDÏEFSËMBGBDUVSBUJPO Kawan Group - Domaine Saoneor - Boîte 33 - 12 rue Alfred Kastler - 71530 Fragnes +33(0)3 85 72 29 90
Gebruiksaanwijzing kaartlezer
Gebruiksaanwijzing verspreiding Silver Card
4
EEN EXCLUSIEF TARIEF
Holiday Cheque is een waardebon die geldig is voor 1 à 6 personen, afhankelijk van de capaciteit van de accommodatie.
Holiday Cheque is: Laagseizoen: tot en met 30 juni en vanaf 1 september • tarief per overnachting buiten het hoogseizoen: vanaf € 30 per overnachting • gratis overnachtingen 6=7 en 11=14: minstens 8 weken in het jaar • verblijf van minstens 1 à 2 nachten Middenseizoen: In juli en augustus • een scherp tarief per overnachting in vergelijking met het publiekstarief • verblijf van minstens 1 à 7 nachten • een beschikbare periode van minstens 2 weken
Garantie voor het scherpste tarief Sommige bedrijven geven onze klanten een garantie voor het scherpste tarief op een selectie van hun huureenheden. Let erop dat u deze garantie toepast. Doet u dit niet, dan kan de klant schadevergoeding eisen, die vervolgens op u verhaald wordt.
5
Voor bedrijven die de Silver Card en Gold Card accepteren als betaalmiddel (betaling met digitale camping cheques) dienen de tarieven een veelvoud van €16 te bedragen (waarde van een camping cheque).
CONTINGENT HOLIDAY CHEQUE
Contingent Holiday Cheque De minimale contingent voor Holiday Cheque is 4 allotments voor de hele periode. Indien nodig, kunnen wij u verzoeken dit aantal in de loop van het jaar te verhogen. De aan ons toevertrouwde allotments mogen onder geen beding worden gebruikt voor andere klanten, het gaat hier om een van tevoren vastgelegde contingent. U dient overigens, indien u betaling van de accommodatie met de Silver Card of Gold Card accepteert, voorkeur te geven aan huureenheden buiten de voor Holiday Cheque als touroperator vastgelegde allotments.
6
SPECIALE AANBIEDINGEN 6=7 (7 nacht gratis) 11=14 (12 , 13 en 14 nacht gratis) e
e
e
e
De aanbiedingen gelden gedurende het hele laagseizoen of 8 weken in de door u bepaalde periodes in de Holiday Chequevragenlijst, gepubliceerd in de brochure van Holiday Cheque en op de website.
iPad iPad
0:41 AM
16 2013
1 2 3
Safari Mail Vidéos Music
7
6=7
SE ACCEPTATIEDATA EN OPENING VAN
Uw acceptatiedata en de openingsdata van uw faciliteiten staan vermeld: • in de brochure van Holiday Cheque • op de website U hebt deze data opgegeven bij het invullen van de vragenlijst. Ze zijn bindend. U kunt ze niet wijzigen in de loop van het jaar. Indien u echter om onvoorziene redenen gedwongen bent om (een deel van) de informatie te wijzigen, gelieve uw coördinator of onze verkoopafdeling zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen, zodat wij onze klanten kunnen informeren. Doet u dit niet, dan kan de klant een schadevergoeding opeisen die wij dan op u moeten verhalen
8
RVICES
RESERVERING EN BETALING
com l with Trave
om freed plete
De klant kan op twee manieren betalen 1 • Betaling met digitale camping cheques Kaartformule Deze optie geldt voor bedrijven die een aanvraag hebben ingediend bij hun coördinator of bij het invullen van de vragenlijst op de professionele website. U hebt via de website pro pro.kawan-group.eu, toegang tot uw ruimte, gewijd aan de reservering en de betaling met digitale cheques. Log in en ga naar de rubriek 'Afschrijvingen en reserveringen’ A . Een Holiday Cheque RESERVERING registreren: > Klik op 'Reservering toevoegen'.
9
RESERVERING EN BETALING 1e stap: de klant neemt rechtstreeks contact met u op voor een reservering of een optie op zijn accommodatie. 2e stap: de klant geeft zijn kaartnummer (Silver Card of Gold Card). 3e stap: vanaf deze pagina voert u dit nummer in om toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens van de klant en de reservering te voltooien.
Neem gerust met de klant zijn adresgegevens door: telefoon, GSM, e-mailadres, woonadres (LET OP: de klant ontvangt zijn bevestiging PER MAIL!). Zijn er wijzigingen? Klik op de button 'Wijzigen' en corrigeer zijn gegevens. U dient de volgende gegevens in te voeren: • beschrijving van de accommodatie • data van aankomst en vertrek (het aantal overnachtingen wordt automatisch berekend) • maximale capaciteit van de accommodatie • totaalbedrag van het verblijf of het totaal aantal credits (= cheques), naar keuze • de speciale aanbieding uit de brochure Holiday Cheque 2014
4e stap: U kunt in dit stadium nog: • een reservering toevoegen voor dezelfde klant ('Accommodatie toevoegen'), op dezelfde of op andere data • de reservering wijzigen • de reservering annuleren > Klik op 'Bevestigen' om de reservering te registreren 10
RESERVERING EN BETALING De betaling aan het eind van een Holiday Chequeverblijf Voor verblijven op reservering geschiedt de betaling automatisch zodra de kaart van de klant aan het eind van zijn verblijf in de kaartlezer gaat. U hoeft verder niets te doen.
LET OP: In dit stadium is er al een automatische bevestiging verstuurd naar de klant. Vergeet de gereserveerde accommodatie niet in te voeren in uw planning! Een Holiday Cheque RESERVERING opzoeken / wijzigen Om een reservering terug te vinden, gaat u naar 'Reservering zoeken'. U voert of het nummer van de kaart, of de naam van de klant, of de periodes van zijn verblijf in. U kunt de zoekresultaten filteren, afhankelijk van de status van de reserveringen: bevestigd, geannuleerd of beide.
11
Allotments Holiday Cheque Voor reserveringen met kaarten geeft u bij voorkeur accommodatie die niet onder de allotments van de reserveringscentrale of de website van Holiday Cheque vallen.
RESERVERING EN BETALING B . Camping cheques afschrijven in het kader van de betaling van een huur accommodatie voor doorreizende Holiday Cheque-klanten (verblijven zonder voorafgaande reservering): > Klik op 'Meteen afschrijven'
1- Schuif de kaart van de klant in de aangesloten lezer. 2- U komt op de pagina van de klant en controleert zijn adresgegevens. 3- U voert de volgende gegevens in: • Begin- en einddata verblijf • Totaalbedrag van het verblijf of aantal af te schrijven cheques. 4- U bevestigt.
LET OP: onmiddellijke afschrijving kan alleen bij betaling van verblijven die niet van tevoren gereserveerd zijn! Voor verblijven die van tevoren gereserveerd zijn, geschiedt de betaling automatisch (zonder actie van uw kant) zodra u de kaart van de klant in de kaartlezer schuift aan het eind van zijn verblijf.
12
RESERVERING EN BETALING C . Transactieoverzicht Camping Cheque en Holiday Cheque bekijken
U kunt de transacties van Camping Cheque en Holiday Cheque (afschrijving camping cheques) bekijken: • van de dag • van week • van de maand • van een bepaalde datum of periode Zorg dat uw kaartlezer aangesloten is op het net.
13
COMMUNICATIE RESERVERINGSDATUM D-7 Reservering van MEER DAN 7 DAGEN voor aankomst: Bij de reservering: • De accommodatie: ontvangt een mail met daarin de bevestiging van de reservering en een herinnering om deze op de planning te zetten • De klant: ontvangt een e-mail ter bevestiging van zijn reservering, met een overzicht D-14: • De klant ontvangt een e-mail met de bevestiging van zijn reservering, het advies om het saldo van zijn kaart te checken en de vermelding dat het bedrag binnen 7 dagen van zijn kaart afgeschreven wordt.
D-7: • Staat er voldoende saldo op de kaart: de klant en de accommodatie ontvangen een e-mail ter bevestiging van de reservering met de annuleringsvoorwaarden (100% onkosten) • Staat er onvoldoende saldo op de kaart: het verblijf wordt automatisch geannuleerd. De klant en de accommodatie ontvangen een e-mail met de annulering van de reservering. Aan het eind van het verblijf: • Het bedrijf schuift de kaart van de klant (Gold/Silver) in de lezer om de informatie te updaten.
Reservering MINDER DAN 7 DAGEN voor aankomst: Bij de reservering: • Staat er voldoende saldo op de kaart: de klant en de accommodatie ontvangen een e-mail ter bevestiging van de reservering en de annuleringsvoorwaarden (100% onkosten). Het totaalbedrag van het verblijf wordt afgeschreven. • Staat er onvoldoende saldo op de kaart: de reservering is geannuleerd. Klanten OP DOORREIS: (zie bladzijde 12) 14
Aan het eind van het verblijf: • Het bedrijf schuift de kaart van de klant (Gold/Silver) in de lezer om de informatie te updaten.
RESERVERING EN BETALING 2/ Reservering en betaling via de HC-centrale of via internet U ontvangt de reserveringen per mail U hoeft deze mails niet te bevestigen, maar wèl de ontvangst van de reservering door op 'check' (zie verderop) te klikken en uw wachtwoord* in te voeren op de interface secureholiday.net in het linkermenu 'Bevestigde lopende reservering'. Let op: ontvangt u geen mails met reserveringen, neem dan contact op met de Hotline Secure Holiday + 33 561 472 353 om uw e-mailadres te controleren. Bij aankomst overhandigt de klant u een voucher die hij van de reserveringscentrale heeft ontvangen. * Wachtwoord kwijt? Bel de hotline van Secure Holiday op+33 561 472 353.
www.secureholiday.net/admin
15
• Online planning van Holiday Cheque Op deze interface vindt u alleen de reserveringen van de reserveringscentrale van Holiday Cheque. De reserveringen met betrekking tot betalingen met de Silver card of de Gold Card vindt u hier niet terug.
U komt bij het rooster van Holiday Cheque, met op de aan Holiday Cheque toevertrouwde modellen
Periodes en tarieven
Ga naar www.secureholiday.net/admin
Voer uwverstrekte liday door Secure Ho Login en wachtwoord in
16
• Verkoopoverzicht
www.secureholiday.net/admin
Verkoopoverzic
ht
Gelieve regelmatig het verkoopoverzicht van de reserveringen via de website en de reserveringscentrales te bekijken (dit geldt niet voor verblijven die met digitale camping cheques per Silver Card of Gold Card betaald worden). Indien u desondanks twijfels hebt over de inhoud van een reservering die u per mail ontving, dan is het verkoopoverzicht een onontbeerlijk controlemiddel. 17
stap 2
• Retrocessies Vanaf april, indien al uw huureenheden vol zijn en u een huureenheid wenst te gebruiken die u apart houdt voor Holiday Cheque, dan zijn we flexibel. Uw coördinator staat volledig tot uw beschikking om met uw samen een optimale bezetting van de toegekende eenheden te regelen. U hebt desondanks ook de mogelijkheid om vanaf uw interface een allotmentperiode te openen of te sluiten, en wel op deze wijze:
stap 1
18
• Reserveringsplanning
www.secureholiday.net/admin
stap 3
n gesloten
n open voor verhuur 19
n Reservering Holiday Cheque
AANKOMST EN VERTREK VAN DE KLAN
T
HanDig om te weten 1
•
Borg
De camping of residentie bepaalt zelf de borg die eventuele schade dekt. SAS Kawan Group kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor door een klant veroorzaakte schade, zelfs als deze gereserveerd heeft via de reserveringscentrale van Holiday Cheque of betaald heeft met digitale camping cheques.U kunt geen eindschoonmaakkosten in rekening brengen, tenzij de klant deze service verlangt omdat hij het zelf niet wil doen. De borg dient in zijn geheel teruggegeven te worden aan de klant indien de accommodatie geen schade heeft opgelopen en even schoon is afgeleverd als aangeleverd. 2
•
Voorbeeld voucher
Bij aankomst van de klant
Voor reserveringen op basis van vouchers bent u van tevoren op de hoogte gesteld over de aankomst van de klant (wilt u deze datum checken, ga naar uw verkoopoverzicht op www.secureholiday.net/admin). Bij aankomst overhandigt de klant u een voucher (hiernaast). Indien de voucher niet overeenkomt met de door u per mail ontvangen informatie, neem dan contact met ons op. Voor betalingen met digitale camping cheques (eenheidswaarde € 15 of € 16) toont de klant bij aankomst zijn Silver Card of Gold Card..
20
3
•
Bij vertrek van de klant
De klant dient op de hoogte te zijn van elke service die extra gefactureerd wordt op voucher of digitale camping cheques. Deze services met toeslagen dienen vermeld te zijn in de brochure. Voor betaling met digitale camping cheques schuift u de kaart van de klant in de kaartlezer voor een automatische update. Beide accounts zijn geüpdate, de betaling is afgerond
FACTURERING Facturering 1 • Facturering van het verblijf op basis van vouchers
Voorbeeld factuur Naam bedrijf Gemeente, land, nr. Nr. KvK en btw-id Handelsregister ent Gebruiksnaam van ificatienummer de camping
U dient een factuur naar genoemd voorbeeld uit te schrijven op basis van de door de Holiday Cheque-klanten verstrekte vouchers. De vouchers moeten absoluut aan uw factuur toegevoegd worden
SAS KAWAN GR OUP Domaine Saon eor Boîte 33 12 rue Alfred Ka stler 71530 Fragnes TVA : FR 064186 79643
Onderwerp: Fac tur
ering Holiday Chequ e-verblijven van 01/05/2014 t/m 05/07/2014 Vouchers bijgevoegd mei, juni en juli / Pak ket verstuurd op: 10/ 07/2014 Factuurdatum: 10/07/ 2014 Factuurnummer: 125
0 (nummer moet overeen
Totaalbedrag 7850,00€
komen met het facturee rnum
Commissie -25%
mer in uw boekhoudin
netto te betalen
(all-in)
5887,50€ waarvan btw 10% (588,75€)
g)
2
•
Facturering van met digitale camping cheques betaalde verblijven
Voor campings en residenties die beide betaalmogelijkheden accepteren (vouchers en digitale camping cheques): gelieve twee facturen op te stellen: • een factuur (zie voorbeeld) voor bij de vouchers van de Holiday Cheque-klanten • een factuur voor bij uw maandelijkse transactielijst van digitale cheques, te downloaden vanaf de 5e dag van de maand van onze internet portal pro.kawan-group.eu (zie blz.22.
21
FACTURERING 3
•
Maandelijkse transactielijst digitale camping cheques
• Voer uw login en wachtwoord in. Login of wachtwoord kwijt? Neem contact op met uw coördinator. • Boven aan de pagina, boven het identificatieblok, bereikt u de Engelstalige versie door te klikken op de Engelse vlag. Gegevens van de afzender: Naam bedrijf delsregister Gemeente, land, nr. Han nummer Nr. KvK en btw-identificatie ping Gebruiksnaam van de cam
Gegevens van de geadresseerde: SAS KAWAN GROUP Domaine Saoneor boite 33 12 rue Alfred Kastler F-71530 Fragnes TVA : FR06418679643
___ Factuurdatum: ________ een te komen met ___ (nummer dient over Factuurnummer ________ g) udin kho boe uw in het factureernummer Card 15 euros) : cheques (Silver Card / Gold _______ Aantal digitale camping 5€ = 11,2 x ___ ____ 4 /201 2012 s) : er Card / Gold Card 16 euro (Silv ues cheq ping cam Aantal digitale = _______ € 2014 _______ x 12,00 € Totaalbedrag waarvan btw ( ____ %)
= _______ € = _______ €
€
• Kies in de rubriek ‘Financial’, in het linkermenu: 'Overzicht digitale cheques' • Kies vervolgens in de rolmenu's de maand die u wenst te downloaden (Engels of Frans), en klik op OK. • Uw maandelijkse transactielijst van digitale cheques is te downloaden vanaf de 5e dag van de maand van onze internet portal: pro.kawangroup.eu • U ontvangt een pdf-bestand met alle transacties van de maand, inclusief de transacties via de urgentieprocedure. Uw overzicht is voorzien van een voorgedrukte factuur. Wenst u geen nieuwe factuur op te stellen, dan kunt u deze nieuwe voorgedrukte factuur uitprinten, voorzien van stempel en handtekening en verzenden.
__ Maandafschrift _________
22
FACTURATION De facturen, de vouchers en de transactieoverzichten van de digitale cheques verstuurt u naar: SAS KAWAN GROUP - Domaine Saoneor Boite 33, 12 rue Alfred Kastler, 71530 Fragnes – France 4
•
Uitbetaling Digitale camping cheque (15 €) Digitale camping cheque (16 €) Vouchers van de centrale
5
•
75 % 75 % 75 %
Verplichte wettelijke bepalingen
De Franse Belastingdienst vereist op straffe van sancties een aantal verplichte vermeldingen die op alle facturen, Frans en buitenlands, moeten staan. (Art. 1738.1 CGI: elke weglating of geconstateerde onjuistheid in de facturen levert een toepassing van een boete van € 15 op door weglating of onjuistheden, zonder een kwart van het totaalbedrag van de factuur te overschrijden). • Naam van de leverancier (camping of residentie) en naam van de klant (SAS Kawan 23
Group / Holiday Cheque) • Bedrijfsvorm en naam van de camping/ residentie • Adres • Individueel identificatienummer btw van de leverancier • Datum en nummer facturering (moet overeenkomen met het factuurnummer in uw boekhouding) • Details van de transacties • Bankgegevens en betaalwijze
UW COÖRDINATOR
Uw CONTACTGEGEVENS HOLIDAY CHEQUE Bureau Central Européen Boîte 33 12 rue Alfred Kastler 71530 FRAGNES - FRANCE
Uw pROFESSIONELE wEBSITE: pro.kawan-group.eu
Crédits photos : Village Center - Fotolia.com
Tél. + 33 (0)3 85 72 28 93 Service Back Office Etablissements
