6

Factuurreeksen Handleiding Auteur: Sean Jansen - Onestein Versie: 1.1

Datum laatste wijziging

02-01-2014

1/ 6 Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze handleiding dan kunt u ons als volgt bereiken: Mail: [email protected] Telefoon: 088 627 0429

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................... 2 Inleiding ........................................................................................................................................................ 3 1. Boekjaar aanmaken ............................................................................................................................... 4 1.1 Boekjaar aanmaken en periodes genereren .............................................................................. 4 2. Reeksen aanpassen ............................................................................................................................... 5 2.1 Nieuwe reeks aanmaken ............................................................................................................... 5 2.2 Huidige reeks aanpassen en koppelen ....................................................................................... 6

2/ 6 Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze handleiding dan kunt u ons als volgt bereiken: Mail: [email protected] Telefoon: 088 627 0429

Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor klanten die hun boekhouding in Odoo voeren en elk jaar een nieuwe factuurnummering (Verder te noemen reeks) wensen voor hun facturen. De opzet van deze handleiding is zodanig, dat de gebruikers alle handelingen kunnen terugvinden. Als voorbeeld gebruiken wij de verkoopfactuur reeks, u kunt het proces herhalen voor de overige reeksen. De meest voorkomende zijn:    

Verkoopfactuur Credit verkoopfactuur Inkoopfactuur Credit inkoopfactuur Behoefte aan aangepaste reeksen Boekjaren aanmaken Periodes genereren in de boekjaren Nieuwe reeksen aanmaken Bestaande reeks aanpassen Bestaande reeks koppelen aan nieuwe reeksen Concept jaarafsluiting

3/ 6 Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze handleiding dan kunt u ons als volgt bereiken: Mail: [email protected] Telefoon: 088 627 0429

1. Boekjaar aanmaken 1.1 Boekjaar aanmaken en periodes genereren De eerste stap is om een nieuw boekjaar aan te maken. Aan deze boekjaren kunt u uw nieuwe reeksen koppelen. Om een nieuw boekjaar aan te maken gaat u naar Financieel > Instellingen > Periodes > Boekjaren. U drukt dan op “Aanmaken”.

In dit scherm geeft u het boekjaar in (Boekjaar) en de code van het boekjaar (Code). Daarnaast dient er een begin (Startdatum) en einddatum (Einddatum) ingevoerd te worden waarin dit boekjaar valt. Druk vervolgens op “Opslaan”. Er kan geen overlappende datum gekozen worden, u zult dan een foutmelding krijgen. Er kan nu gekozen worden om maandelijkse periodes of 3 maandelijkse periodes aan te maken. Wij gaan nu uit van maandelijkse periodes, drukt u hiervoor op “Maak maandelijkse periodes”.

4/ 6 Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze handleiding dan kunt u ons als volgt bereiken: Mail: [email protected] Telefoon: 088 627 0429

2. Reeksen aanpassen 2.1 Nieuwe reeks aanmaken Om een nieuwe reeks aan te maken gaat u naar Instellingen > Technisch > Reeksen & Identifiers > Reeksen. Druk vervolgens op “Aanmaken”.

Wij gaan in ons voorbeeld uit van het verkoopboek. Vul allereerst de benaming van de reeks in (Naam), vervolgens geeft u een benaming van de daadwerkelijke facturen in (Voorvoegsel). Deze benaming krijgt een lengte van 4 nummers (Vaste nummerlengte), dit wilt zeggen als u de eerste factuur krijgt deze altijd 0001 heet indien het eerst volgende nummer 1 is (Volgende nummer). Let op: Indien u deze nummering wilt aanpassen in een lopend boekjaar is dit mogelijk, pas dan wel het volgende nummer aan naar de eerst volgende factuur. Anders begint uw nummering opnieuw.

Deze stappen herhaalt u voor meerdere boekjaren, waarbij u de (Naam) en het (Voorvoegsel) aanpast naar het boekjaar.

5/ 6 Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze handleiding dan kunt u ons als volgt bereiken: Mail: [email protected] Telefoon: 088 627 0429

2.2 Huidige reeks aanpassen en koppelen Wanneer u nieuwe reeksen heeft aangemaakt kunt u nu instellen dat Odoo deze reeksen gaat gebruiken. Hiervoor gaat u naar Financieel > Instellingen > Dagboeken > Dagboeken. Open hier een dagboek (Wij gebruiken het verkoopboek als voorbeeld) Vervolgens drukt u op “Verkoopboek” dit staat ingevoerd achter het veld (Dagboek reeks). Het volgende scherm zal zich openen.

U drukt nu op “Bewerken” en maakt het veld (Voorvoegsel) leeg. De benaming van uw reeksen zullen wij in stap 2.2 toevoegen. Vervolgens gaat u naar het tabblad “Boekjaren”. U drukt hier op “Item toevoegen” en selecteert het boekjaar 2014, onder reeks kunt u dan de reeks aangeven die u heeft gemaakt bij hoofdstuk 2.1. Zoals in het onderstaande voorbeeld.

Wanneer u klaar bent, drukt u op “Opslaan”.

6/ 6 Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze handleiding dan kunt u ons als volgt bereiken: Mail: [email protected] Telefoon: 088 627 0429