Pada pertemuan sebelumnya, telah dibahas tentang Pilar II Pengelolaan Koperasi, Pemberdayaan yang Akuntabel. Sayangnya, ini merupakan konsep yang mudah namun untuk melaksanakan dalam operasi yang kompleks dengan jumlah orang yang banyak, lebih mudah dikatakan daripada dilaksanakan. Untuk itu, Alison Booth Gribas dan Stacey Cordeiro (2014) memberikan alat kerja yang terdiri dari: 1. Manajemen Tugas (Task Management) Penghalang utama pelaksanaan akuntabilitas yang baik adalah Manajemen Tugas. Kunci utama dalam manajemen tugas adalah kesepakatan tentang: Apa tugasnya? Siapa yang bertanggung jawab? Kapan batas waktunya? 2. Rencana Waktu dan Kerja (Check-ins and Workplan) Untuk membuat ini, perlu diperhatikan beberapa hal, yaitu: Pastikan bagaimana melaksanakan dan merevisi setiap kategori, instruksi dan batas waktu untuk mewujudkannya. Sediakan alat dan latih bagaimana menggunakan rencana waktu dan kerja ini. Sediakan waktu bersama untuk membahasnya selama 1 jam pertemuan. Pada pertemuan berikutnya, pastikan rencana lama telah terisi dan siapkan rencana baru. Lakukan peninjauan kembali rencana lama yang perlu ditindaklanjuti. http://ibnukhayathfarisanu.wordpress.com
3.
4.
Tinjau kembali alat secara berkala dan lakukan revisi bila diperlukan. Evaluasi Kinerja (Performance Evaluation) Dalam lingkungan kerja demokratis, evaluasi dilakukan oleh diri sendiri, atasan dan bahkan beberapa klien, dikenal dengan istilah “Sistem Evaluasi 360°”. Penghentian dan Disiplin (Discipline and Termination) Proses pendisiplinan koperasi harus sesuai dengan budaya dan gaya manajemen, dengan tetap manusiawi penuh penghormatan. Sadarilah bahwa masalah-masalah keamanan lingkungan kerja, pelecehan seksual dan diskriminasi membutuhkan kebijakan dan prosedur yang berbeda-beda. Selain itu, perilaku menyimpang seperti pencurian aset, penggunaan minuman keras dan narkotika selama jam kerja harus diambil tindakan disiplin seketika dan bahkan pemecatan sepihak. Dinamika internal organisasi akan selalu ada sehingga perlu diidentifikasikan dan ditangani dengan penuh kehati-hatian.
Untuk menggunakan alat kerja di atas, ada beberapa hal yang harus dilakukan, antara lain: 1. Lakukan pertemuan perangkat koperasi atau tim kerja harian untuk memahami tujuan-tujuan spesifik yang ingin dicapai. 2. Lakukan survei atas sumber daya dan aturanaturan yang ada. Apakah diperlukan sekedar pelatihan lanjutan atau justru mulai pelatihan dasar? Apakah anggota memiliki kemampuan yang diperlukan yang kelak dibutuhkan?
1/6
MANAJEMEN KOPERASI STIE Widya Praja Tanah Grogot
3.
4.
5. 6.
7.
Rancang konsep kasar (draft) dari rencana aksi yang akan dilakukan, yang memaparkan tentang: Tujuan akhir (Objectives) yang ingin dicapai melalui sistem kerja tersebut. Nilai (Values) yang ingin ditampilkan dari sistem kerja tersebut. Taktik (Tactics) yang akan dijalankan dalam pencapaian tujuan. Batas waktu (Timeline) untuk pelaksanaan dan pengembangan sistem kerja. Orang pelaksana (Point people) yang akan bertanggung jawab selama pelaksanaan pekerjaan. Biaya (Cost) yang dibutuhkan apabila membutuhkan pendampingan teknis. Bagikan rancangan konsep tersebut kepada para pengambil keputusan di koperasi. Meskipun itu tidak diminta oleh perangkat koperasi, ciptakan peluang melalui umpan-balik bawahan-atasan atau ratifikasi aturan untuk adaptasi perubahan. Kembangkan sistem kerja tersebut malalui masukan-masukan selama ujicoba pelaksanaan. Laksanakan sistem kerja tersebut, termasuk dengan memberikan pelatihan ke seluruh anggota koperasi dan pengurus koperasi. Evaluasi sistem kerja tersebut sesekali sesaat pelaksanaan melalui survei evaluasi atau pertemuan perencanaan kerja rutin.
MANAJEMEN TUGAS (TASK MANAGEMENT) Hal awal yang harus dilakukan dalam Manajemen Tugas ini adalah merancang pertemuan yang efektif! Akan banyak hal yang bisa diselesaikan tanpa harus mengalami stress berat ketika pertemuaan terpaksa dilakukan berulang kali, harus merekrut pihak lain sebagai fasilitator, dan menjabarkan agenda kerja. Untuk itu, yang perlu dipersiapkan mewujudkan pertemuan yang efektif: 1. Jadwal Tetap atau Lanjutan Rencanakan jadwal pertemuan rutin jauh hari sebelumnya dan minta para anggota untuk memegang komitmen pertemuan tersebut. Jika ternyata jadwal pertemuan rutin ini tidak bisa dilakukan setiap bulan, misalnya, pertimbangkan untuk membuat pertemuan dengan perangkat
http://ibnukhayathfarisanu.wordpress.com
2.
3.
koperasi terpilih paling tidak setahun sekali sebelum Rapat Anggota Tahunan dilaksanakan. Pelaksana Pertemuan Tentukan atau pilih anggota, sebaiknya berkelompok, yang akan mempersiapkan pertemuan yang telah dijadwalkan secara tetap atau giliran, dapat sebagai kelompok fasilitator. Fasilitator ini kemudian membagi tugas masingmasing, seperti convener, penanggung jawab dalam mempersiapkan agenda acara, mengirim undangan pengingat (reminder) dan materimateri pertemuan, dan menjaga aturan ketertiban pertemuan; needle, penanggung jawab yang mendorong kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas sesuai yang disepakati. Kemudian persiapkan beberapa anggota koperasi untuk menjadi dewan pimpinan pertemuan nantinya sebagai salah satu pengembangan kemampuan. Akan tetapi, pastikan orang ini paham atas tanggung jawabnya dan telah mendapat pelatihan yang memadai. Persiapan Pertemuan Pertemuan akan lebih efektif jika setiap orang memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan dan menindaklanjuti materi pertemuan. Untuk itu perlu diatur pembagian waktu untuk persiapan sebagai pegangan bagi peserta pertemuan untuk mendaftarkan agenda acara dan materinya dan memperoleh hasil pertemuan untuk ditindaklanjuti. Berikut ini adalah contoh pedoman penyusunan waktu persiapan pertemuan: Pertemuan Mingguan Pendaftaran Agenda : 2 hari sebelumnya Acara Pengumpulan Materi : 2 hari sebelumnya Pertemuan Pembagian Materi : 1 hari sebelumnya Pertemuan Pembagian Notulen : Sehari setelahnya Rapat via email Pertemuan Bulanan Pendaftaran Agenda : Sehari Acara sebelumnya Pengumpulan Materi : Pertemuan Pembagian Materi : hari-H Pertemuan
2/6
MANAJEMEN KOPERASI STIE Widya Praja Tanah Grogot
Pembagian Notulen Rapat Pertemuan 4 Bulanan Pendaftaran Agenda Acara Pengumpulan Materi Pertemuan Pembagian Materi Pertemuan Pembagian Notulen Rapat
:
Seketika selesai pertemuan
5.
:
3 minggu sebelumnya 3 minggu sebelumnya 1 minggu sebelumnya 2 hari setelahnya via email
Lebih mudah untuk dapat memahami hal ini dapat melihat pada formulir isian yang terlampir bersama materi ini.
: : :
Beberapa peninjauan yang harus dilakukan dalam setiap penyelenggaraan suatu pertemuan, yaitu: 1. Sebelum Pertemuan Merekap semua tugas yang menjadi tindak lanjut dalam pertemuan sebelumnya. 2. Selama Pertemuan Memeriksa ulang semua tugas sebelumnya yang masih belum atau sedang terlaksana, membahas tugas baru dari materi pembahasan pertemuan dan membuat rekapitulasi tugas baru dan tugas yang belum atau sedang terlaksana (disertai batas waktu dan penanggung jawab) di akhir pertemuan. 3. Setelah Pertemuan Mengirimkan hasil notulen pertemuan selambatlambatnya setelah 24 jam via email dan mengingatkan tugas-tugas yang diputuskan selama jeda sebelum pertemuan berikutnya.
RENCANA WAKTU DAN KERJA (CHECK-INS AND WORKPLAN) Ini merupakan tindak lanjut dari pertemuan sebagaimana diuraikan pada bagian sebelumnya dalam Manajemen Tugas. Untuk membuat ini, perlu diperhatikan beberapa hal, yaitu: 1. Pastikan bagaimana melaksanakan dan merevisi setiap kategori, instruksi dan batas waktu untuk mewujudkannya. 2. Sediakan alat dan latih bagaimana menggunakan rencana waktu dan kerja ini. 3. Sediakan waktu bersama untuk membahasnya selama 1 jam pertemuan. 4. Pada pertemuan berikutnya, pastikan rencana lama telah terisi dan siapkan rencana baru. Lakukan peninjauan kembali rencana lama yang perlu ditindaklanjuti. http://ibnukhayathfarisanu.wordpress.com
Tinjau kembali alat secara berkala dan lakukan revisi bila diperlukan.
Namun, harus dipertimbangkan dalam membuat formulir rencana waktu dan kerja, antara lain: 1. Apakah setiap pekerja perlu memiliki formulir rencana tersebut? 2. Perlukah ditunjuk seseorang atau penyelia untuk memeriksa kembali rencana tersebut? 3. Perlukah rencana kerja tersebut diumumkan terbuka atau harus dirahasiakan? 4. Apakah rencana kerja tersebut menjadi bagian dari data personal pekerja atau sekedar alat manajemen biasa?
EVALUASI KINERJA (PERFORMANCE EVALUATION) Evaluasi kinerja membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha bila dibandingkan dengan alat kerja lainnya. Ini menuntut pengumpulan informasi dari yang bersangkutan dan yang terlibat dengannya, yang mengetahui dengan pasti kinerjanya, dan memberi kesempatan diskusi untuk pengembangan karir. Dalam lingkungan kerja demokratis, evaluasi dilakukan oleh diri sendiri, atasan dan bahkan beberapa klien, dikenal dengan istilah “Sistem Evaluasi 360°”. Suatu proses evaluasi harus dilakukan konsisten dan transparan agar dapat menciptakan situasi positif dan mampu memberdayakan bagi pekerja itu sendiri dan pengelola koperasi. Untuk itu, formulir evaluasi harus sesuai dengan apa yang menjadi keunikan budaya koperasi itu sendiri. Dengan demikian, perlu dipertimbangkan beberapa hal dalam pelaksanaan proses evaluasi ini, yaitu: 1. Waktu Pelaksanaan, biasanya dilaksanakan setahun sekali. Akan tetapi, bisa dipertimbangkan sesuai situasi, misalnya setelah masa percobaan bagi para anggota atau pekerja baru. 2. Cara Pelaksanaan, menentukan siapa yang berhak memberi evaluasi dan bagaimana menyampaikan masa evaluasi tersebut kepada yang bersangkutan.
3/6
MANAJEMEN KOPERASI STIE Widya Praja Tanah Grogot
3.
Tindak Lanjut, memberi waktu diskusi terhadap hasil evaluasi tersebut, apapun hasilnya.
PENGHENTIAN DAN DISIPLIN (DISCIPLINE AND TERMINATION) Kebijakan penegakan disiplin seakan tampak tidak sesuai dengan nilai-nilai koperasi. Bagaimanapun, suatu transparansi dan proses konsisten dapat meningkatkan kualitas koperasi itu sendiri. Proses pendisiplinan koperasi harus dirancang sesuai dengan budaya dan gaya manajemen yang ada sehingga tetap manusiawi penuh penghormatan. Sebelum tindakan pendisiplinan dilakukan, biasanya ada empat alasan mengapa terjadi “pembangkangan”, yaitu: 1. Perintah yang tidak jelas. 2. Perintah yang tidak masuk akal dan tidak dapat dicapai. 3. Anggota yang kurang kemampuan, informasi, pelatihan dan sejenisnya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan. 4. Anggota yang memang memilih untuk tidak melaksanakan perintah.
berharga untuk pemberdayaan ini, bahkan bila dipandang perlu dilakukan seketika meskipun di depan konsumen, dengan tetap mempertimbangkan nilai kesalahan yang diperbuat. Yang terpenting dalam penegakan kedisiplinan ini adalah dokumentasi segalanya, artinya setiap apa yang terjadi, baik teguran dan bahkan peringatan sekalipun, harus tercatat dan tersimpam dalam dokumen yang rapi. SUMBER BACAAN Alison Booth Gribas dan Stacey Cordeiro. Designing
Effective System of Evaluation and Accountability in Worker Cooperatives. 2014. Democracy at Work Network Bill Gessner. The Co-op Empowerment Stream. Maret-April 1996. Cooperative Grocer. Florence Stone. The Essential New Manager’s Kit. 2004. Kaplan Professional Marilyn School & Art Sherwood. Four Pillars of Cooperative Governance. Jan-Feb 2014. From Cooperative Grocer.
Untuk itu selama proses pelaksanaan pekerjaan, pendampingan dan pengawasan harus dilakukan. Teguran selama pelaksanaan pekerjaan akan sangat
http://ibnukhayathfarisanu.wordpress.com
4/6
Penjelasan tentang uraian pekerjaan terhadap pengelolaan koperasi
Nama Jabatan & Posisi dalam Struktur Organisasi
Anda bekerja sangat baik apabila: Anda dapat meningkatkan diri dalam hal:
Saya sangat bangga apabila: Saya akan berusaha meningkatkan dalam hal:
DIISI OLEH PENDAMPING
Penjelasan tentang uraian pekerjaan terhadap pengembangan koperasi
TANGGUNG JAWAB TERHADAP KOPERASI
DIISI OLEH PEKERJA
Penjelasan tentang uraian pekerjaan dasar
TANGGUNG JAWAB TERHADAP PENGELOLA
JABATAN & TANGGUNG JAWAB PRIBADI
PENDAMPING : ................................
TARGET PEKERJA TAHUN INI
BULAN/TAHUN : .................................... TANGGAL AWAL KERJA : ..........................
KOPERASI . . . . .
RENCANA WAKTU & KERJA BULANAN
TARGET KOPERASI TAHUN INI
NAMA PEKERJA : .....................................................................
TANGGUNG JAWAB PEKERJA
Apa yang berjalan dengan baik: Apa yang telah dilakukan lebih baik:
Apa yang berjalan dengan baik: Apa yang telah dilakukan lebih baik:
Penjelasan tentang uraian pekerjaan terhadap pengembangan koperasi
TANGGUNG JAWAB TERHADAP KOPERASI
DIISI OLEH PENDAMPING
Penjelasan tentang uraian pekerjaan terhadap pengelolaan koperasi
TANGGUNG JAWAB TERHADAP TIM KERJA
PENDAMPING : ................................................
TARGET PROYEK
MASA PROYEK : ..................................... ..............................................................
KOPERASI . . . . .
RENCANA KERJA PROYEK
DIISI OLEH PEKERJA
Penjelasan tentang uraian pekerjaan dasar
Nama Jabatan & Posisi dalam Struktur Organisasi
PENJELASAN PROYEK
NAMA PEKERJA : .....................................................................
