6

coF

Term of Reference Oracle Financials Implementation Project

for

Universitas Parahyangan

hal 1/6

Statement of Confidentiality

The information contained in this document is confidential and proprietary to Universitas Parahyangan

Contact Details: Universitas Parahyangan Elisati Hulu, MT. Jl. Ciumbuleuit No. 94 022-2032655 ext. 129 022-2031110 [email protected]

hal 2/6

Kerangka Acuan Kerja Proyek Implementasi Oracle Financials di Universitas Katolik Parahyangan (UNPAR)

I. Latar Belakang Unpar sebagai sebuah organisasi komunitas akademik memiliki visi menjadi komunitas yang berdasarkan iman berikhtiar mencari dan menyebarluaskan kebenaran melalui penelitian dan pembelajaran dalam rangka meningkatkan martabat manusia melalui pengembangan keunggulan lokal untuk berkiprah pada tataran internasional. Sebagai lembaga ilmiah, Unpar menjabarkan misinya yaitu untuk melaksanakan pengembangan dan pewarisan nilai-nilai budaya secara kritikal kreatif; melaksanakan proses pembelajaran pada tahapan tertinggi; melaksanakan penelitian dan pengkajian ilmiah serta sistematisasi dan konservasi, serta sosialisasi produk-produk kegiatan ilmiah; dan melaksanakan pengabdian kepada masyarakat. Untuk mendukung dan mempercepat akselerasi pencapaian visi dan misi tersebut di atas, diperlukan sebuah sistem informasi yang terintegrasi dan yang mampu memberikan nilai tambah bagi UNPAR. Diharapkan sistem ini juga dapat mendukung mendukung kecepatan, keakuratan dan efisiensi pelaksanaan ke-tiga aktifitas utama yang ada di UNPAR yaitu aktifitas pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk dapat memberikan informasi untuk pengambilan keputusan, melalui usaha otomatisasi keseluruhan sistem. Dalam pelaksanaan ke-tiga aktifitas di atas juga muncul aktifitas lain yaitu aktifitas keuangan dan akuntansi, dimana saat ini masih dikelola setengah komputerisasi (belum sepenuhnya komputerisasi atau otomatisasi); atau dengan kata lain komputerisasi sebatas pada aktifitas transaksional (itupun baru sebagian), belum sampai pada sistem pendukung pengambilan keputusan (DSS). Selain itu, aplikasi-aplikasi yang mendukung aktifitas ini, belum sepenuhnya terintegrasi dengan sistem lain (termasuk aplikasi) yang ada di UNPAR. Berikut aktifitas yang telah didukung oleh aplikasi dimana dibangun menggunakan platform dbf (terpusat secara file server di sistem operasi Novel) dengan tool pemrograman Clipper: • Pencatatan kelompok aktifitas, sumber daya dan mata anggaran (termasuk mata anggaran komponen gaji) • Pencatatan perencanaan anggaran, pemeriksaan dan persetujuan, dan pengesahan anggaran, pengalihan anggaran • Pengajuan realisasi anggaran mingguan/bulanan (cash flow) • Pengajuan realisasi anggaran untuk aktifitas yang terdiri dari pengajuan aktifitas (SIK115), pengajuan pencairan data bertahap (PDB), dan proses penyelesaian realisasi anggaran (Penyelesaian) Aktifitas selain diatas, seperti pembuatan jurnal, pembuatan laporan keuangan, dst dilakukan secara manual, dengan menggunakan MS Excel atau MS Word. Selain itu, meskipun aktifitas tersebut di atas menggunakan aplikasi, namun kertas masih merupakan sarana yang digunakan paling dominan, mulai dari aktifitas pengajuan rencana anggaran s/d pelaporan keuangan. Oracle Application dipilih untuk menangani permasalahan di atas, dimana pada tahap awal dilakukan implementasi untuk bidang keuangan dan akuntansi (modul Oracle Financials). hal 3/6

Saat sekarang UNPAR sudah mendapatkan CD Oracle Application 11i Release 10.2 Media Pack for Linux x86, dan lisensi untuk modul Financials dan Purchasing.

II. Tujuan Implementasi Oracle Financials di Unpar secara umum diharapkan dapat meningkatkan derajat otomasi proses kegiatan keuangan, demi meningkatkan kecerdasan kegiatan harian yang memungkinkan para pimpinan dan manajer membuat keputusan-keputusan berbasis informasi, meningkatkan kemampuan operasi, dan menghemat biaya. Suatu model data yang disatukan (unified) diharapkan dapat menyajikan suatu pemandangan akurat tunggal tentang semua informasi keuangan. Oracle Financials diharapkan dapat membantu mendorong Unpar menjadi organisasi yang semakin diarahkan oleh informasi, yang mensinkronkan data dari semua sistem (dan / atau subsistem) secara terpusat sehingga informasi keuangan secara konsisten dikoleksi, dikalkulasi, dianalisis, dan disimpan. Ini semua diharapkan dapat mengintegrasikan data sembari menghemat biaya. Penerapan Oracle Financials diharapkan dapat meningkatkan visibilitas kinerja kegiatan, keuangan, kedisiplinan dan kepatuhan di seluruh organisasi; memperkuat kendali untuk menegakkan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku; dan meningkatkan efisiensi operasional. Dengan peningkatkan akurasi, diharapkan informasi yang dikonsolidasikan meningkatkan mutu dan mempersingkat waktu pelaporan kegiatan dan pelaporan keuangan. Dengan informasi yang benar, yang disajikan pada waktu yang tepat, para pembuat keputusan dapat dibantu dalam memandu kinerja organisasi dan bertindak sebagai agen perubahan dalam organisasi. Oracle Financials diharapkan juga dapat membantu menciptakan platform keuangan yang distandarkan, yang diharapkan dapat mempercepat proses keuangan, menegakkan kedisiplinan dan kepatuhan, sehingga energi yang lain dapat digunakan untuk mengembangkan organisasi.

III.Ruang lingkup pekerjaan Secara khusus, Projek Implementasi Implementasi Oracle Financials di Unpar mempunyai ruang lingkup sebagai berikut: ƒ memberikan pembelajaran kepada Unpar tentang berbagai kemampuan Oracle Financials; ƒ memberikan pembelajaran kepada Unpar bagaimana memanfaatkan Oracle Financials dalam mewujudkan dan mengembangkan sistem keuangan Unpar; ƒ membantu Unpar mengimplementasikan Oracle Financials untuk mendukung sistem keuangan Unpar yang ada, sejak perencanaan hingga pelaporan.

IV.

Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

Projek Implementasi Oracle Financials dapat mulai dilaksanakan pada bulan September 2006 dan mulai dioperasikan secara efektif pada tanggal 1 Januari 2007. hal 4/6

V. Evaluasi terhadap vendor Evaluasi dari respon vendor akan termasuk, paling tidak namun tidak terbatas sbb: •

Total cost of the above services based on turnkey basis. Payment term will be based on deliverables.

•

Qualification, experience and track record of vendors in implementing Oracle software package.

•

Methodology of implementation.

From the technical perspective, the vendor must provide information relating to: Dari perspektif teknikal, vendor harus menyediakan informasi paling tidak, namun tidak terbatas seperti di bawah, yaitu •

Implementation Methodology

•

Mandays breakdown.

•

Implementation periods and deliverables.

•

Consultants Resume

•

Training and knowledge transfer strategy.

•

Assumptions.

UNPAR juga akan mengevaluasi organisasi vendor, karena itu silakan sertakan juga profil perusahaan, termasuk installed sites and reference sites.

VI.

Sistem Akuntasi dan Keuangan UNPAR

Untuk memberikan gambaran tentang sistem akuntansi dan keuangan Unpar baik yang sedang berjalan maupun yang akan di-implementasikan, maka pada bagian ini diberikan sistematika akun Yayasan Universitas Katolik Parahyangan dan beberapa studi kasus berupa prosedur yang sedang berjalan sekarang ini.

A. Chart Of account Terlampir

B. Studi Kasus Terlampir; termasuk prosedur yang sedang berjalan dan beberapa form (bentuk jpg) yang biasa digunakan yaitu, 1. pengajuan realisasi anggaran (SIK 115) 2. pengajuan pencairan dana bertahap 3. pengajuan penyelesaian proses realisasi anggaran 4. pengajuan permohonan pengembalian dana anggaran 5. pengajuan realisasi aktifitas (form 120) 6. pengajuan pengalihan (SIK 119) hal 5/6

VII. Administrasi Proposal Pertanyaan terkait TOR ini dapat disampaikan dalam bentuk tertulis atau via email atau via telepon ke UNPAR. UNPAR dapat saja memberikan jawaban yang sesuai dengan kebutuhan vendor atau calon implementor. PIC adalalah contact person untuk TOR ini. Silakan berkomunikasi langsung kepadanya tentang TOR ini, termasuk respon ditujukan kepada: \ Universitas Parahyangan Jl. Ciumbuleuit No. 94 Attn. : Elisati Hulu, MT. Email : [email protected] Telephone : 022-2032655 ext. 129 (HP: 0812-142-8224) Facsimile : 022-2031110 Respons terhadap TOR ini diharapkan sesegera mungkin, diserahkan 1 hari sebelum jadwal presentasi proposal. Jadwal presentasi proposal, ditentukan berkisar antara hari Kamis/31 Agustus – Sabtu/2 September 2006. Diharapkan jadwal ketersediaan dari vendor dapat disampaikan konfirmasinya terlebih dahulu kepada PIC, bersamaan dengan penyerahan respon terhadap TOR.

hal 6/6