MS Word II
OBSAH 1
2
3
4
5
6
Styly ... ......................................................................................... ...5 1.1 Vytváření nových stylů. .. .......................................................................6 1.2 Použití stylu před napsáním textu ... ...................................................... .7 1.3 Převedení textu do odlišného stylu... ....................................................10 1.4 Úprava stylu, změna vlastností stylu ... .................................................. .10 1.5 Odstranění stylu.....................................................................................12 1.6 Automatické definování stylů ... ...........................................................12 1.7 Automatická aktualizace stylu ... ..........................................................13 1.8 Shrnutí kapitoly ... .................................................................................. ...14 Šablony ... .......................................................................................... ...15 2.1 Použití šablony ........................................................................................ .16 2.2 Práce se šablonami ... .............................................................................. .17 2.3 Organizátor šablon ... .............................................................................. .18 2.4 Tvorba šablon ........................................................................................ ...20 2.5 Shrnutí kapitoly ... .................................................................................. ...22 Tabulky... ....................................................................................... ...23 3.1 Tvorba tabulky ... ..................................................................................... .24 3.1.1 Vytvoření tabulky z panelu nástrojů: ... ........................................24 3.1.2 Vytvoření tabulky z hlavní nabídky Tabulka ............................... .24 3.2 Editace tabulky ........................................................................................ .26 3.3 Formátování tabulky ... .........................................................................27 3.4 Praktická tvorba tabulky........................................................................29 3.5 Vlastnosti tabulky... ...............................................................................31 3.6 Převedení tabulky na text a zpět............................................................32 3.7 Vložení vzorce.......................................................................................32 Záhlaví a zápatí ... ............................................................................... ..35 4.1.1 Vytvoření stejného záhlaví nebo zápatí na všech stránkách .....35 4.1.2 Vytvoření jiného záhlaví nebo zápatí na první stránce ... ............36 4.1.3 Vytvoření odlišných záhlaví nebo zápatí na sudých a na lichých stránkách 37 4.1.4 Vytvoření odlišného záhlaví nebo zápatí v části dokumentu ....37 Nástroje ... ....................................................................................... ..39 5.1 Jazykové funkce ... ................................................................................. ..39 5.1.1 Pravopis a vše okolo něj ... ........................................................... ...39 5.1.2 Ostatní funkce pracující s jazykem ... ...........................................41 5.2 Funkce pro spolupráci a statistiku dokumentu ... .................................. .43 5.2.1 Počet slov ... .................................................................................... .43 5.2.2 Sdílený pracovní prostor ... ...........................................................43 5.2.3 Sledovat změny dokumentu, zámky dokumentu..........................43 5.2.4 Porovnání a sloučení dvou dokumentů ........................................44 5.3 Automatické opravy ... ........................................................................... ..44 5.4 Hromadná korespondence ... ................................................................. ..45 Možnosti Wordu... ............................................................................... .50 6.1.1 Záložka - Zobrazení ... ..................................................................50 6.1.2 Záložka - Obecné ... ......................................................................51 6.1.3 Záložka - Úpravy ... ......................................................................51 6.1.4 Záložka - Tisk ... ...........................................................................52 3
6.1.5 Záložka - Ukládaní ... ...................................................................52 6.1.6 Záložka - Zabezpečení ... .............................................................53 6.1.7 Záložka - Pravopis ... ................................................................53 6.1.8 Záložka - Umístění souborů ... .....................................................53 6.1.9 Záložka - Slučitelnost ...............................................................53 6.1.10 Záložka - Osobní údaje ... ........................................................ ...54 6.1.11 Záložka - Revize ... ......................................................................54 7 Editor rovnic - Microsoft Equation Editor ... ............................................55 7.1 Instalace editoru rovnic ........................................................................55 7.2 Zahájení práce - vložení vzorce ... .......................................................56 7.2.1 Práce s editorem rovnic ... ........................................................ ...56 7.2.2 Vložení symbolu ........................................................................... ..58 7.2.3 Vkládání matic... ..........................................................................59 7.2.4 Další položky menu formát ... .................................................. ...59 7.2.5 Styly ....................................................................................................... ...60 7.2.6 Nastavení velikosti symbolů a textu ve výrazu ....................... ...61 7.2.7 Ostatní možnosti editoru rovnic ... ...............................................61 7.3 Plovoucí panel nástrojů Rovnice ... ..................................................... ...62 7.4 Nástroje Rovnice ... .......................................................................... ...63 8 Vysvětlivky k používaným symbolům .....................................................66
4
1 Styly Cíl: Cílem kapitoly je naučit se využívat styly a vytvářet vlastní styly. Klíčová slova: Styl, Znak, Odstavec. Pokud si prohlédneme jakoukoli knihu nebo delší text, vidíme, že má určitou strukturu. Je tam několik druhů odstavců, které se stále opakují (nadpisy, nadpisy nižších úrovní, základní text, poznámky, klíčová slova apod.). Musíme tedy při psaní dokumentu stále nastavovat stejné vlastnosti pro každý jednotlivý druh odstavce. Pokud se po napsání 20 stran textu rozhodneme, že nadpisy by měly být napsány větším písmem, musíme projít celý text a všechny nadpisy upravit. Toto nebude nutné, v případě, že se důsledně naučíme používat styly!!! Co je to Styl? Styl je souhrn všech formátování (vlastností), které pro daný text chceme definovat. Řečeno jinak: Přiřadíme textu nebo odstavci jisté vlastnosti (např. písmo Arial, velikost 10 bodů, řez kurzíva, barva černá, odstavec zarovnaný do bloku, první řádek odsazený o 1 cm zleva), všechny je hodíme do „jednoho pytle“, ten svážu a přiřadím mu visačku např. základní text. A ona visačka není nic jiného než styl. Word si u každého odstavce pamatuje jakým stylem je napsán. Tím je schopen provést najednou změnu ve všech odstavcích se stejným názvem. Styly můžeme použít: 1. na odstavce 2. na znaky (na slovo) Možná mnohé napadne otázka "Proč se učit pracovat se styly, když pohodově dokážeme napsat cokoli i bez znalostí stylu?"Jsou minimálně dva důvody proč si tu práci dát: Dokumenty budou mít jednotný vzhled ( a to bez zdlouhavého vyhledávání "Jakou že velikostí jsem ten nadpis na začátku dokumentu psal?") Ušetříme spoustu času. Změníme-li definici stylu v jednom odstavci, provede se daná změna i ve všech odstavcích napsaných týmž stylem. Navíc styly slouží jako základy osnovy a obsahu. Je tedy nutné používat styly absolutně vždy? Samozřejmě, že není. Záleží zejména na obsažnosti daného dokumentu a celkové struktuře. U jednostránkových dokumentů, které se skládají ze třech stejných odstavců a jednoho nadpisu je zbytečné používat styly. U obsáhlejších prací to považuji za nezbytné. Práci se styly si můžeme rozdělit na několik základních úloh: 1) Vytváření nových stylů. 2) Použití stylu 3) Převedení textu do odlišného stylu. 4) Úprava stylu, změna vlastností stylu. 5) Odstranění stylu. 6) Automatické definování stylu. 5
1.1 Vytváření nových stylů. A) Nadefinování pomocí menu Toto je první způsob. Je pomalejší, ale pro první osvojení a pochopení práce se styly vhodnější. Postup: 1. Formát Styl Nový Co chci formátovat : -odstavec slovo
Název nového stylu Určení rodiče nového stylu. Styl převezme vlastnosti tohoto stylu + další, které nadefinujeme.
Styl odstavce, který bude následovat
2. Okno Nový styl Formát 3. Výběr atributu formátování (Písmo, Odstavec, Tabulátory, Ohraničení, Jazyk, Rám, Číslování) 4. Určení vlastností Poznámky: U typu stylu "znak" můžete měnit pouze Písmo, Ohraničení a Jazyk Každému stylu je možné nadefinovat klávesovou zkratku: Okno Nový styl Klávesová zkratka B) Nadefinování pomocí naformátovaného odstavce Toto je druhý způsob. Je rychlejší, více používaný, ale pro uživatele, který má jasno. Postup: 1. Napsání textu (případně výběr textu) s potřebným formátováním. 2. Nástroj Styl (naleznete v nástrojích formát) klepnutí na název stylunapsání jména nového styluEnter
Tímto postupem styl přebere všechny vlastnosti naformátovaného odstavce s tím, že bude založen na stylu, který byl přepsán. Chcete-li zadat další vlastnosti určitého stylu odstavce, např. styl následujícího odstavce, musíte postupovat prvním způsobem. 6
1.2 Použití stylu před napsáním textu Postup: 1. Nástroj Styl rozbalitvýběr stylu
2. Napsaní textu ve zvoleném stylu. Pokud Vám daná nabídka stylů nestačí, máte možnost zobrazit všechny dostupné styly. Toto se provede stiskem klávesy SHIFT+kliknutím na šipku v nástrojích Styl. Význam symbolů v seznamu stylů V seznamu Styly na panelu nástrojů Formát jsou uvedeny informace o atributech jednotlivých stylů. Atribut Vysvětlení Název stylu odsazený vlevo Ukazuje odsazení textu daného stylu od levého okraje. Velikost písma názvu stylu Ukazuje skutečnou velikost a vzhled písma daného stylu, pokud je velikost písma mezi 8 až 16 body. Menší písmo zobrazuje Word písmem o velikosti 8 bodů a větší písmo písmem o velikosti 16 bodů. Znázorňují zarovnání daného stylu (vlevo, Čtyři vodorovné čárky vpravo, na střed a do bloku). Jedná se o styl znaku. a (podtržené "a") Jedná se o styl odstavce ¶ (značka konce odstavce) Příklad 1: Máme napsat text s výsledky průzkumu veřejného mínění na téma "Využití volného času" Budeme potřebovat následující styly: 1) Styl Otázka, který bude napsán písmem Times New Roman, velikostí 12 bodů, řezem tučným, zarovnaný vlevo, ohraničený tenkou čárou nahoře a dole. 2) Styl Muž (bude obsahovat mužské jméno dotazovaného), který bude napsán písmem Arial, velikostí 12 bodů, řezem tučným, barvou modrou. 3) Styl Žena(bude obsahovat ženské jméno dotazovaného), který bude napsán písmem Arial, velikostí 12 bodů, řezem tučným, barvou červenou. 4) Styl Odpověď, který bude napsán písmem Times New Roman, velikostí 12 bodů , řezem kurzíva, odsazení prvního řádku o 1 cm. Řešení: 7
Text by mohl vypadat následovně:
Postup: Definování stylu Otázka 1. Zvolme Formát StylNový 2. Vyplňme: Název stylu -Otázka Typ stylu - odstavec Založit na - Normální Styl následujícího odstavce - Normální 3. Zvolme FormátPísmo 4. Vyplňme: Písmo - Times New Roman Řez - Tučný Velikost - 12 OK 5. Zvolme FormátOdstavec 6. Vyplňme: Zarovnání vlevoOK 7. Zvolme FormátOhravičení 8. Vyplňme: Nastavení - Okolo Styl Šířka 1/2 b Náhled Použít na: - Odstavec OK 9. OKPoužít. 10. Napišme danou otázku Enter Definování stylu Muž (použijeme způsobu B). 1. Zvolme styl Normální (v nástrojích styl). Pokud jsme postupovali přesně podle předchozího návodu máme již tento bod splněn. Zamysleme se proč? 2. Napišme jméno Petr Polák 3. Nyní jméno označme a přímým formátováním zadejme požadované vlastnosti (vše můžeme zadat z lišty Formát) 8
4. Nyní klikněme na název Normální (text Normální zmodrá) a přepišme na MužEnter Tímto jsme vytvořili styl Muž, který bude mít požadované vlastnosti a bude založen na stylu Normální.
1. 2. 3.
4.
Definování stylu Odpověď (opět využijeme způsobu B): Zvolme styl Normální (v nástrojích styl). Tentokrát musíme provést, protože styl Muž má nastaven styl následujícího odstavce Muž Napišme text odpovědi, případně první slovo a dopišme až po nastavení stylu Označme text a přímým formátováním zadejme požadované vlastnosti. Odsazení prvního řádku odstavce můžeme zadat pomocí pravítka. Nyní klikněme na název Normální (text Normální zmodrá) a přepišme na OdpověďEnter
Definování stylu Žena (zvolíme způsob A): 1. Zvolme Formát StylNový 2. Vyplňme: Název stylu -Žena Typ stylu - odstavec Založit na - Muž Styl následujícího odstavce - Odpověď 3. Zvolme Formát Písmo 4. Vyplňme: Barva - Červená OKPoužít Bylo výhodné založit styl Žena na stylu Muž, protože styl Žena je téměř totožný se stylem muž, liší se pouze barvou písma. Pak stačí nadefinovat pouze odlišnou barvu písma. Styl Žena přebere všechny vlastnosti stylu Muž+barva písma bude červená. Nyní můžete text dopsat s použitím nadefinovaných stylů: 1. Výběr stylu. 2. Napsání textu. Úloha k zamyšlení Jakou změnu by bylo vhodné dodatečně udělat u stylu Muž aby došlo k urychlení práce? Proč jsme tuto změnu neudělali již při nadefinování stylu Muž?
Příklad 2: Před text z příkladu 1 vložte následující nadpis s využitím stylu Nadpis 1 a Normální.
Využití volného času. (průzkum mezi studenty středních škol) Řešení: 1. Pro napsání nadpisu využijeme vestavěný styl Nadpis1 rozbalte nabídku v nástrojích styl vyberte styl Nadpis 1, napište text, dodatečně zarovnejte na střed. 2. Druhý řádek napíšeme stylem Normálním. Protože styl Nadpis 1 má nadefinovaný styl následujícího odstavce Normální (toto je nastavení u většiny nadpisů), nemusíme ho volit. Po napsání nadpisu a zmáčknutí klávesy Enter 9
bude styl Normální automaticky zvolen. Napište text a dodatečně zarovnejte na střed. Cvičení 1: 1) Nadefinujte styl "Nadpis", který bude založený na stylu Normálním, styl následujícího odstavce bude Normální, napsán písmem Arial, velikosti 16 bodů, barvy tmavě modré, zarovnaný na střed. 2) Nadefinujte styl "Text", který bude založen na stylu Normálním, písmo velikosti 12 bodů, barva automatická, odsazení 1. řádku o 1 cm zleva. K nadefinování použijte způsob B). 3) Nadefinujte styl "Podnadpis", který bude založen na stylu Nadpis, písmo velikosti 14 bodů, zarovnaný vlevo.
1.3 Převedení textu do odlišného stylu Postup: 1. Kurzor umístit do daného odstavce. 2. Nástroj Styl rozbalitvýběr stylu Poznámky: Chcete-li změnit styl více odstavců, musíte označit celou skupinu odstavců. Při použití stylu znaku je potřeba poklepat na dané slovo nebo vybrat slova, která je třeba změnit. Cvičení 2: 4) Napište recepty na cukroví - název cukroví napište stylem "Nadpis1", seznam polotovarů stylem "Nadpis3" a pracovní postup stylem "Normální" 5) Překopírujte z nápovědy text o stylech (Nápověda-Obsah-FormátováníFormátování pomocí stylu- Styly). Nadpis Styly přeformátujte na styl "Nadpis1", ostatní text na styl "Normální"
1.4 Úprava stylu, změna vlastností stylu 1. 2. 3. 4.
A) Nadefinování pomocí menu Postup: Formát Styl Vybrat styl ze seznamu stylů Upravit Formát
10
5. Výběr daného atributu formátování, definování vlastností (písma, odstavce, tabulátorů, ohraničení apod.)
Poznámky: Seznam stylů můžeme specifikovat: použité styly (styly daného dokumentu = všechny vestavěné styly+styly uživatelem vytvořené), všechny styly (styly,jež jsou pro daný dokument k dispozici), uživatelem definované styly (styly, které jsme pro daný dokument vytvořili).
1. 2. 3. 4. 5.
B) Nadefinování pomocí naformátovaného odstavce Postup: Označit odstavec, který chceme upravit. Provést úpravu přímým naformátováním. Klepnout na název stylu v nástroji Styl. Enter. Označit přepínač "Upravit styl podle změn ve vybraném textu"OK. Poznámky: Tento postup nebude fungovat u stylu "Normální". Tento styl je základní výchozí pro všechny dokumenty založené na normální šabloně a má určitá specifika např. nelze odstranit. Předefinovat styl normální je možné pouze pomocí způsobu A). 11
Pro rychlé zrušení znakových formátů (např. určitá slova napsaná tučně) označte odstavce, ve kterých chcete formátování zrušit, a stiskněte CTRL+Mezerník. Cvičení 3: Použijte text z Nápovědy z cvičení 2 př.2. První odstavec změňte na kurzíva, odsaďte o 1 cm zleva a danou změnu zahrňte do stylu "Normální". Nadpis "Styly" podtrhněte a změnu zahrňte do stylu. Stáhněte z Internetu televizní program na 1 den. Názvy televizních stanic přeformátujte na styl "Nadpis1". Vytvořte styly "Pořad" a "Komentář" s vlastnostmi dle vlastní fantazie a program přeformátujte pomocí těchto stylů. Proveďte změnu ve stylu "Pořad" z předchozí úlohy na písmo podtržené, ve stylu "Komentář" na kurzíva.
1.5 Odstranění stylu Postup: 1. Formát Styl 2. Označit styl, který chcete vymazat 3. Odstranit Poznámky: Styl "Normální" nelze odstranit. Vymažete-li styl odstavce, který jste sami vytvořili, Word převede tímto stylem upravené odstavce do "Normálního" stylu a definici vymazaného stylu odstraní ze šablony. Vestavěné styly (styly definované v dané šabloně) vesměs nelze odstranit. V určitém dokumentu lze vymazat některý z vestavěných stylů, jako např. normální odsazení. Word převede odstavce upravené stylem, který jste vymazali, do normálního stylu, ale definici vestavěného stylu ponechá v šabloně. Chceme-li některý z vestavěných stylů opět použít, klepněme v poli Seznam na všechny styly. Upravíme-li některý odstavec dokumentu pomocí některého ze stylů Nadpisu, nelze pak tento styl nadpisu odstranit ze seznamu Styly. Chceme-li vymazat nebo kopírovat více stylů, použijme Organizátor.(více v kapitole Šablony). Už umíme základní práci se styly. Přestože si základní postupy jistě brzy zautomatizujeme a budeme je používat jako staří rutinéři, můžeme narazit na určité problémy. Část těchto problémů bude mít na svědomí Word (jak jinak, uživatel nikdy za nic nemůže) nebo lépe řečeno jeho snaha dělat spoustu věcí automaticky, bez vědomí uživatele. A tak si v další části zkusíme to vědomí trochu poopravit a dovědět se, co všechno dělá Word se styly automaticky.
1.6 Automatické definování stylů Autoři Wordu předpokládali (a zcela oprávněně), že občas potřebuje napsat delší dokument i uživatel, který se nehodlá zabývat definováním stylů. Pro tyto uživatele byla do Wordu zabudována funkce "Automatického definování 12
stylů". Tato funkce způsobí to, že při podstatné změně ručního formátování na určitý odstavec, Word sám automaticky vytvoří nový styl. Takto vytvořený styl pak uživatel může používat při další práci. Musí se ale naučit aspoň styly používat pro psaní textu. V případě, že používáme důsledné vlastní definování stylů můžeme tuto nabídku vypnout (konečně, jsme zdatní uživatelé a ne začátečníci). Postup: 1. Nástroje Automatické opravykarta Při psaní 2. V části Při psaní automaticky zaškrtnout Definovat styly na základě formátování
1.7 Automatická aktualizace stylu Tato funkce (na rozdíl od předchozí) je velmi užitečná a značně urychluje práci. Způsobuje to, že jestliže ručně změníte formátování odstavce, který je nadefinován v určitém stylu, automaticky se změna promítne do daného stylu a zároveň se změní všechny odstavce nadefinované v daném stylu.
1. 2. 3. 4.
Postup: FormátStyl Výběr stylu Upravit Zaškrtnout Automaticky aktualizovatOKPoužít Poznámky: Stejnou volbu můžeme provést i v okně Úprava Stylu zaškrtnutím Od nynějška automaticky aktualizovat. Normální styl nelze automaticky aktualizovat. Příklad 3: Zadejte u stylu Muž z příkladu 1 funkci Automaticky aktualizovat a pak text napsaný tímto stylem ručně zarovnejte na střed.
1. 2. 3. 4. 1. 2. 3.
Postup: První způsob: Formát Styl Označte styl MužUpravit Zaškrtněte Automaticky aktualizovatOKPoužít Kurzor přesuňte na text s mužským jménemručně zarovnejte na střed Druhý způsob: Kurzor nastavte na text s mužským jménemručně zarovnejte na střed Klikněte do nástroje StylEnter V okně Úprava stylu zaškrtněte položku Od nynějška automaticky aktualizovatOK Úloha k zamyšlení: Proč se v daném dokumentu zarovnala i všechna ženská jména?
13
1.8 Shrnutí kapitoly 1) Styl je souhrn všech vlastností odstavce. 2) Používání stylu šetří čas a umožňuje sjednocení vzhledu dokumentu. 3) Pro formátování dokumentu důsledně používejte styly, ručně formátujte pouze odstavec, který je specifický a v dokumentu se vícekrát neopakuje. 4) Při tvorbě dokumentu můžete použít buď vestavěné styly nebo si vytvořit styly vlastní. 5) Pro práci se styly používáme buď nástroj styl nebo pro podrobnější definování nabídku FormátStyl.
14
2 Šablony Cíl: Cílem následující kapitoly je naučit se pracovat se Šablonami a naučit se vytvářet vlastní Šablony. Klíčová slova: Šablona, Organizátor. Základem pro vytvoření každého dokumentu ve Wordu je šablona. Ta určuje základní strukturu a nastavení dokumentu. Zjednodušeně řečeno jde o jakýsi "formulář" s nástroji pro urychlení práce. Tento "formulář" může mít různou podobu - od prázdného listu (šablona Normal.dot) až po opravdový formulář ( viz. příloha č.3). Sekretářka v kanceláři vyplňuje také různé typy formulářů na něco ji stačí prázdný list, jindy si vezme papír s logem firmy a vyplněnou adresou a někdy zase vyplňuje formulář s příkazem k jízdě. Stejné možnosti nám poskytuje i Word pomocí šablon. Otevřete-li dokument na základě nějaké šablony, obdržíte návrh již zformátovaného dokumentu, takže zbývá již jen upravit navržený text do konkrétní podoby. V této kapitole se naučíme pracovat se šablonami a vytvářet vlastní šablony. Šablona - je návrh dokumentu určitého typu obsahující nastavený formát, další vlastnosti dokumentu a případně i předepsaný text a obrázky. Šablony jsou v zásadě dvou typů: šablona - předvolený dokument se objeví ihned po výběru šablony, průvodce - jde o makro, které vám položí několik dotazů na upřesnění vzhledu a obsahu dokumentu a poté otevře dokument. Než se otevře dokument na základě Průvodce, trvá to sice déle, ale máte možnost výsledný dokument ovlivnit pomocí několika dialogových oken. V šabloně se mohou definovat následující prvky: Text a grafické objekty určené k použití pro všechny dokumenty, např. záhlaví a zápatí; dále pole pro vkládání data, času a údajů jako název souboru a název dokumentu; často používaný text a logo společnosti. Okraje stránek a jiné volby týkající se vzhledu stránky nastavované v nabídce Soubor příkazem Vzhled stránky. Styly. Makra. Text a grafické objekty uložené jako položky automatického textu. Vlastní panely nástrojů, nabídky a klávesové zkratky.
15
Šablony jsou velkou vymožeností textového editoru. Umožňují i bez větších znalostí napsat dobře stylizované dokumenty. Pomocí šablon nebo průvodců můžeme vytvořit dokumenty určené pro soudní řízení, zápisy z jednání, dopisy, faxy, zprávy, disertační práce, životopisy, adresáře, informační bulletiny, příručky, brožury, kalendáře, WWW stránky, rozvrhy, programy jednání, nákupní objednávky, daňová přiznání nebo faktury. Některé šablony jsou instalovány přímo ve Wordu, jiné potřebují vlastní instalaci (CD-ROM Microsoft Office složka ValuPack\Sablony), je rovněž možno stáhnout si některé z www serveru firmy Microsoft nebo máme možnost si je vytvořit sami (tuto možnost bych volila jako poslední možnou proč se dřít, když už to někdo vymyslel za mně). Tak se pojďme vrhnout na práci s šablonami, ať´můžeme v klidu založit do knihovny Úpravu písemností.
2.1 Použití šablony Postup: 1. SouborNový 2. Výběr karty(např. Dopisy a faxy) 3. Výběr typu šablonyv položce Vytvořit nový vybrat dokumentOK 4. Napsat nebo doplnit skutečné údaje. 5. Uložit. Ukázka šablony Moderní dopis.dot
Poznámky: Šablona je na disku uložená ve formě souboru typu .dot. Nejčastěji bývají uloženy ve složce Disk:\…\Microsoft\ Office\Šablony. Její přesné umístění můžeme zjistit: NástrojeMožnostiKarta Umístění souborůPoložka Uživatelské šablony (případně Šablony skupiny)
16
Jestliže se šablona nachází přímo ve složce Šablona nalezneme ji při otvírání nového souboru na kartě Obecné, je li v nějaké její podsložce nalezneme ji na kartě se stejným jménem jako je název dané podsložky. Nachází-li se na jiném místě, pak se tato šablona neobjeví v dialogu Nový. Příklad 1: Vytvoříme dopis pro obchodního partnera pomocí šablony . Postup: 1. Zadejme příkaz SouborNový (Pozor nestačí kliknout na nástroj Nový). 2. Zvolme kartu Dopisy a faxy. 3. Vyberme šablonu moderní dopis. 4. Postupně klikejme do jednotlivých předdefinovaných části dopisu a přepišme je skutečnými údaji. Předdefinovaný formát nám zajistí správnou posloupnost údajů a navíc na žádnou část nezapomeneme. 5. Výsledný soubor uložme.
2.2 Práce se šablonami Každý soubor uložený ve Wordu nese s sebou i informaci o šabloně ve které byl vytvořen. Při opětovném otevření souboru je tento otevřen již v dané šabloně. Navíc má k dispozici další dva typy šablon - normální šablonu a globální šablonu (tu musíme zvolit, jinak není k dispozici). Normální šablona Normální šablona je víceúčelová šablona používaná pro všechny typy dokumentů. Po spuštění programu Word nebo po klepnutí na tlačítko Nový je vytvořen nový prázdný dokument založený na normální šabloně. Tuto šablonu je možné upravit, a změnit tak výchozí formátování nebo obsah dokumentu. Word dále používá normální šablonu k ukládání běžně používaných položek automatického textu, maker, panelů nástrojů, vlastních nastavení nabídek 17
a klávesových zkratek. Vlastní položky uložené v normální šabloně jsou k dispozici ve všech dokumentech. Tato šablona je tedy i globální šablonou. Globální šablona Při práci na dokumentu jsou za normálních okolností k dispozici pouze ty položky automatického textu, makra, vlastní panely nástrojů, nastavení nabídek a klávesové zkratky, které jsou uloženy v šabloně k dokumentu připojené nebo v normální šabloně. Chcete-li používat položky uložené v jiné šabloně, můžete tuto šablonu načíst jako globální šablonu. Je-li šablona aktivní jako globální, jsou položky uložené v této šabloně k dispozici pro všechny dokumenty až do zavření programu Word. Když už příslušné položky dále nepotřebujete, je vhodné z úsporných důvodů uvolnit šablonu z paměti. Načtení globální šablony 1. Nástroje Šablony a doplňky. 2. Pole Globální šablony a doplňky zaškrtnout políčko vedle požadované šablony. 3. Není-li daná šablona k dispozici, pak: Přidat zvolit danou šablonuOK. 4. OK.
Poznámky: Globální šablona je načteny jen pro aktuální práci. Ukončíme-li Word, a pak ho znovu spustíme, k opětnému načtení šablony nedojde. K dokumentu lze připojit i jinou šablonu, která obsahuje potřebné položky. Nově připojená šablona nahradí šablonu předchozí. Tento postup je vhodný například tehdy, pokud jste dokument původně založili na normální šabloně, ale nyní chcete používat šablonu s vlastními styly, makry nebo jinými nastaveními. Toto provedeme: NástrojeŠablony a doplňkyPřipojitzvolit danou šablonuOtevřít.
2.3 Organizátor šablon Jednotlivé položky v šablonách tzn. styly, makra, panely nástrojů, automatické texty lze kopírovat, přejmenovávat a vymazávat z šablon do dokumentu a naopak pomocí Organizátorů. Automatické texty lze kopírovat jen ze šablony do šablony. Organizátor lze zpřístupnit dvěmi způsoby: 1. NástrojeŠablony a doplňkyOrganizátor 2. FormátStylOrganizátor
18
Seznam objektů v aktuálním dokumentu (případně ve zvoleném dokumentu)
Seznam objektů v globální šabloně (případně ve zvolené šabloně).
Karta je rozdělena do dvou polovin. V levé polovině je prvotně seznam objektů v aktuálním dokumentu (s výjimkou karty Automatický text, kde je prvotně seznam objektů v šabloně dokumentu). Dokument si můžeme zaměnit v políčku Styly ze souboru. V pravé polovině je seznam objektů v globální šabloně Normal.dot. I tuto šablonu si můžeme zaměnit v políčku Styly ze šablony na pravé straně karty. Postup: 1. Nástroje Šablony a doplňky Organizátor. 2. Zvolit kartu, na níž jsou uvedeny položky, které chcete kopírovat. 3. Chcete-li kopírovat položky z jiné šablony či souboru nebo do jiné šablony či souboru: Zavřít soubor (zavře se aktivní dokument a šablona k němu připojená) Otevřít soubor zvolit daný soubor nebo šablonuOtevřít. 4. V seznamech zvolit dané položky zvolit Kopírovat, Odstranit nebo Přejmenovat (u Přejmenovat napsat Nový názevOK)Zavřít. Příklad 2: Přiřadíme šabloně Normal.dot styly Adresa na obálku a Adresa odesílatele ze šablony Moderní dopis.dot. Postup: 1. Zvolme Nástroješablony a doplňkyOrganizátor. 2. Na levé straně karty klikněme: Zavřít souborOtevřít soubor. 3. Vybereme složku Dopisy a faxyoznačíme soubor Moderní dopis.dotOtevřít. 4. Provedeme kontrolu, zda v pravé části karty máte otevřenou šablonu Normal.dot. V případě, že tomu tak není, tak ji otevřeme (postup obdobný jako u bodu 2,3). V políčku Moderní dopis.dot zvolme Adresa na 5. obálcezmáčkneme CTRL+klikneme na Adresa odesílatele. 6. Zvolíme KopírovatZavřít.
19
Od této chvíle, jestliže otevřeme libovolný soubor založený šabloně Normal.dot budeme mít k dispozici i styly Adresa obálce a Adresa odesílatele.
na na
Ačkoli jsem tvrdila, že je vhodnější používat šablony již vytvořené, snadno se může stát, že často pracujete s dokumenty určitého typu jejichž šablony jste nikde nenalezli. Potom nezbývá nic jiného, než si šablonu vytvořit sami. Nebo ne? Jistě, máte možnost do nekonečna vytvářet dokument znova a znova, vymýšlet formátování apod. Lenoši ale na to půjdou jinak. Ti si vytvoří šablonu daného dokumentu a pak již budou vpisovat rozdílné texty. Vždyť z praxe je jasné, že přepisování je daleko snazší, než vymýšlet nejen text, ale i formát. A tak se naučme vytvářet nové šablony, ať posléze můžeme být lenochy.
2.4 Tvorba šablon Šablonu můžeme vytvářet třemi způsoby: 1. Z prázdného dokumentu: Vytvoříme daný dokument, vložíme tam opakující se text se správným formátováním pomocí stylů, vlastní styly, grafické objekty případně položky automatického textu, panely nástrojů, klávesové zkratky, makra. Zadáme vzhled stránky. 2. Z existujícího dokumentu: Z dokumentu odstraníme texty, které se nepoužívají opakovaně, doplníme pasáže, které se opakují, do míst, kam se bude dopisovat text zapíšeme znaky nebo fiktivní údaje. Upravíme vzhled dokumentu. Dokument na funkci šablony připravíme. 3. Z existující šablony: Otevřeme šablonu podobnou té, kterou chceme vytvořit. Postup: SouborNovýVybrat šablonuv rámečku Vytvořit nový označit šablonuOK. Šablonu dle požadavku upravíme. Postup - příklad postupu tvorby šablony: 1. Připravit dokument na funkci šablony (viz. jeden z předchozích bodů). 2. SouborUložit jako. 3. Zvolit Typ souboru šablona dokumentu. 4. Word v poli Uložit do automaticky zadá složku Šablony. Chcete-li, aby byla šablona umístěna na jinou kartu než na kartu Obecné, přejděte ve složce Šablony do příslušné podsložky. 5. Název souboru napsat jméno nové šablony Uložit.
Poznámky: Chceme-li, aby určitá makra a položky automatického textu byly k dispozici pouze v dokumentech založených na této šabloně a nikoli ve všech dokumentech, uložte je v této šabloně a nikoli v normální šabloně! Úpravu šablon provádíme obdobně: Soubor - Otevřít danou šablonuprovést úpravyikona Uložit.
20
Příklad 3: Vytvoříme šablonu pro tvorbu jídelního lístku. Výsledná šablona by mohla vypadat následovně.
atd… Postup: 1. Otevřeme nový dokument založený na šabloně Normal.dot. 2. Napišeme nadpis "Jídelní lístek" - např.písmo Comic Sans MS, vel. 20 bodů, řez tučný, barva tmavě modrá, odsazení zleva 2,5 cm. 3. Umístíme levý tabulátor 10 cm zleva a zmáčkněte klávesu Tab. 4. Položku "datum od - do" vložíme jako textové pole formuláře. Po klepnutí na dané textové pole dosavadní text zmizí a je nahrazen konkrétními daty, které zadává uživatel z klávesnice. Zobrazíme panel nástrojů formuláře (ZobrazitPaneky nástrojůFormuláře). Zamáčkneme tlačítko Stínování pole formulářeklikneme na tlačítko Textové pole formuláře nakonec tlačítko Možnosti pole formulářevyplníme Typ - obyčejný text, Výchozí text - [datum od - do] OK 5. Vložíme pomocí nástroje Kreslení čáru. 6. Napíšeme text Pondělí a přeformátujte - Arial, 14 bodů, řez tučný, barva tmavě modrá. Daný formát zahrneme do stylu Nadpis 2. 7. Položku datum vložíme jako textové pole formuláře viz. bod 2. U typu textového pole můžeme vybrat datum. 8. Text Polévka, Menu 1, Menu 2, Vegetarián odsaďte, pišeme stylem normálním, ručně zadáme řez tučný. 9. Doplníme zbývající dny, použijeme kopírování. 10. Jídla, která se často opakují můžeme uložit jako položky automatického textu. Protože se automatické texty váží na styly vytvoříme styly polévka, menu a vegetarián a založíme je na stylu normálním. Zobrazíme panel 21
nástrojů Automatický text. Zvolíme si styl polévkanapišeme název polévky a označíme jej v nástrojích Automatický text klikneme na NovýOK. Gulášová polévka se objeví v nabídce Automatického textu pod tlačítkem Polévka. Stejným způsobem vypisujeme další názvy polévek. Pak přejdemte na Menu a Vegetarián. Na závěr zajistíme, aby za nadpisem
Polévka byl předdefinovaný styl Polévka atd. 11. Ponecháme zobrazeny pouze panely nástrojů Standard, Formát, Automatický text. Ostatní panely zavřeme. 12. Uložíme jako šablonu: SouborUložit jakozvolíme typ souboru šablona dokumentu (*.dot)vytvoříme složku Vlastní a otevřeme jizadejtm jméno souboru Jídelní lístekUložit. Cvičení 2: Zkopírujte z www. 3 různé šablony. Vytvořte šablonu Knihy jízd motorového vozidla. Pokuste se podle vzoru (viz. příloha 2) vytvořit šablonu faktury.
2.5 Shrnutí kapitoly 1) Šablona je soubor na disku typu *.dot. Obsahuje připravené texty, obrázky, styly, automatické texty, panely nástrojů, makra. Jde o předformátovaný návrh dokumentu. 2) Každý dokument je založený na určité šabloně - nejčastěji Normal.dot. Šablonu lze vybrat volbou SouborNovýVolba kartyVolba šablony. 3) Soubor může čerpat styly, automatické texty, panely nástrojů a makra ze své šablony i z globálních šablon. 4) Ke kopírování objektů mezi šablonami a dokumenty je určen Organizátor. 5) Nové šablony můžeme vytvářet z prázdných dokumentu, z existujících dokumentů i z podobných šablon.
22
3 Tabulky Cíl kapitoly: Tato kapitola je zaměřena na tvorbu tabulek, které nám umožňuje MS Word. K tvorbě profesionálních tabulek je potom lépe využít MS Excel. Tabulky mají využití v řadě situací, například k přehledu informací, seřazení informací, atd. Klíčová slova: Buňka tabulky - je jedno políčko tabulky (jeden prvek tabulky) Sloupec tabulky - je svislá řada dat Řádek tabulky - je vodorovná řada dat Tabulky mohou obsahovat slova, obrázky, odkazy, čísla nebo další tabulky.
Tabulky představují výkonný nástroj pro organizaci a návrh. Mohou obsahovat slova, obrázky, hypertextové odkazy, čísla a v případě potřeby i další tabulky. Tabulka programu Microsoft Word poskytuje prostředí podobné tabulkovým kalkulátorům, které je tvořeno sloupci, řádky a buňkami, do nichž se vkládá příslušný obsah. Zde však podobnost s tabulkovými kalkulátory končí - Word poskytuje výkonné formátování, ale nedisponuje takovými matematickými schopnostmi, jako skutečný tabulkový kalkulátor. Program Word nabízí několik způsobů tvorby a správy tabulek. Jaký je nejjednodušší z nich? Nechat Word udělat co nejvíce práce za nás. Word utvoří obecnou tabulku a po vložení všech informací ji umí automaticky zformátovat. Anebo můžeme tabulku vytvořit manuálně - nakreslit jednotlivé sloupce a řádky, upravit velikost buněk, přetáhnout tabulku na jiné místo apod. Toto může být využito, chceme-li získat tvůrčí návrh nebo pracujeme-li na dokumentu, ve kterém není nutné zachovat jednotnost. Je-li naopak vyžadována preciznost, můžeme specifikovat přesný počet řádků a sloupců tabulky, absolutní polohu tabulky na stránce, vzdálenost doprovodného textu od tabulky atd.
23
3.1 Tvorba tabulky Tabulku můžeme vytvořit více způsoby, například : z panelu nástrojů Standardní, Z panelu nástrojů Ohraničení, nebo z hlavní nabídky Tabulka.
3.1.1 Vytvoření tabulky z panelu nástrojů: Tabulku můžeme navrhnout s pomocí příkazu Vložit tabulku v panelu nástrojů Standardní. Kliknutím na tlačítko Vložit tabulku se rozbalí tabulka, ve které si přetažením myši můžeme zvolit počet řádků a počet sloupců. Pak se tabulka objeví v místě, kde byl umístěn kurzor. Pokud tento panel nástrojů na obrazovce neuvidíme, můžeme si jej zobrazit pomocí hlavní nabídky Zobrazit - Panely nástrojů Standardní .
Pokud je požadovaný počet sloupců nebo řádků větší než 4 x 5, podržíme levé tlačítko myši a tažením vybereme dál. Ve chvíli až se dostaneme na konec obrazovky a velikost tabulky nám stále nestačí, potom budeme muset použít jiný způsob pro vytvoření tabulky. Například z hlavní nabídky Tabulka Vložit tabulku.
3.1.2 Vytvoření tabulky z hlavní nabídky Tabulka Z nabídky Tabulka vybereme Vložit a příkaz Tabulka.
24
Nastavíme počet sloupců a počet řádků. Pak potvrdíme OK. V místě, kde byl umístěn kurzor, se potom zobrazí tabulka.
Dalším způsobem jak si můžeme vytvořit Tabulka vybereme příkaz Navrhnout tabulku.
tabulku:
Z nabídky
Tím se automaticky zobrazí panel Tabulky a ohraničení a pak si můžeme tabulku navrhnout ručně.
25
Zobrazit panel Tabulky a ohraničení můžeme také přes panel nástrojů, jedním kliknutím na levé tlačítko myši na ikonu Tabulky a ohraničení. Další možností je vytvoření tabulky v programu MS Excel a pak ji můžeme vložit pomocí ikony Vložit tabulku Microsoft Excel na panelu nástrojů. Máme tedy několik způsobů, jak můžeme vytvořit tabulku v programu MS Word. Vždy ale platí, že tabulka se zobrazí na místě, kde je umístěn kurzor. Proto je dobré nejdříve vybrat místo pro tabulku a pak ji teprve tvořit.
3.2 Editace tabulky Po tabulce se můžeme pohybovat: a) Pomocí myši b) Pomocí šipek (kurzorových kláves) c) Pomocí klávesy Tab (tzn. Každé zmáčknutí této klávesy znamená posun na buňku vpravo) Vložení textu - klikneme do určité buňky a pak můžeme začít psát, nebo vložíme text ze schránky. Vložení obrázku - klikneme do buňky, která bude obrázek obsahovat a vybereme v nabídce Vložit - Obrázek, buď Klipart nebo Ze souboru.
26
3.3 Formátování tabulky Formát tabulky je nastavení barev, tvaru čar, podkladu buněk, textu, zarovnání. Na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení klikneme na tlačítko Automatický formát tabulky. Pak se nám zobrazí okno Automatický formát tabulky. Automatický formát tabulky - nám umožňuje vybrat si nějaký předdefinovaný formát tabulky.
Vybereme požadovaný formát tabulky a pak zapneme nebo vypneme nabízené volby. V náhledu uvidíme jak bude tabulka vypadat. Nakonec potvrdíme kliknutím na tlačítko Použít. Pomocí panelu nástrojů Tabulky a ohraničení můžeme tabulku upravovat. Vybereme tlačítko Vložit tabulku a rozbalíme jej. Můžeme vybrat možnosti jako: Vložit sloupce nalevo, Vložit sloupce napraco, Vložit řádky nad, Vložit řádky pod. Vždy se vloží sloupce nebo řádky do místa, kde je kurzor.
Nebo pomocí nabídky Tabulka - Vložit 27
Z tabulky můžeme odstranit údaje pomocí hlavní nabídky Tabulka - Odstranit vybereme položku, kterou chceme odstranit. Vždy musí být kurzor v buňce sloupce nebo řádku, který chceme odstranit.
Výšku řádku nebo šířku sloupce nastavujeme na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení, pomocí tlačítek Řádky stejně vysoké nebo Sloupce stejně široké.
Vzhled tabulky - jako první krok označíme celou tabulku a potom na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení můžeme nastavit parametry ohraničení.
28
3.4 Praktická tvorba tabulky Díváme-li se na tabulky jen jako na nádoby na čísla, pak se podívejme ještě jednou. Tabulky nabízí skvělý způsob organizace takřka libovolného druhu informací a Word vše ještě více zjednodušuje. Tabulku můžeme v podstatě nakreslit malou tužkou na obrazovce. Pak zadáme do buněk data, dle potřeby přidáme další řádky a sloupce nebo upravíme jejich velikost, aby vše sedělo. Vytvoření tabulky: 1) Klepněte na tlačítko tabulky a ohraničení na Standardním panelu nástrojů, kterým zobrazíte stejnojmenný panel nástrojů. 2) Je-li vypnuté, klepněte na tlačítko Zobrazit nebo skrýt. 3) Je-li vypnuté, klepněte na tlačítko Nakreslit tabulku. 4) Tažením myši po obrazovce vytvořte obrys tabulky a potom tlačítko myši uvolněte. Přidání sloupců a řádků 1) Tažením ukazatele myši od horního rohu okraje tabulky k dolnímu vytvořte hranici sloupců. Stejným způsobem vytvořte všechny ostatní sloupce. 2) Tažením ukazatele myši od levého okraje tabulky k pravému okraji vytvořte hranici řádků. Stejným způsobem vytvořte všechny ostatní řádky.
29
Doplnění obsahu 1) Klepněte na tlačítko Navrhnout tabulku, abyste ho vypnuli. 2) Klepněte na první buňku a vložte příslušný obsah. 3) Stiskem klávesy Tab se přesuňte na další buňku a zadejte do ní další informace. Klávesou Ester jen v případě, že budete chtít začít nový odstavec uvnitř téže buňky. Pomocí klávesy Tab vyplňte všechny buňky tabulky.
Zformátování tabulky 1) Klepněte na libovolnou buňku tabulky. 2) Na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení klepněte na tlačítko Automatický formát tabulky. 3) Zvolte požadovaný formát. 4) Dle potřeby vypněte nebo zapněte nabízené volby. 5) Klepněte na tlačítko Použít
30
3.5 Vlastnosti tabulky Volba Vlastnosti tabulky nám umožňuje upravovat a nastavovat tabulku a její umístění v textu, zarovnání, atd. Vlastnosti tabulky - Tabulka : Umožňuje nastavit u dané tabulky velikost, zarovnání, obtékání textu a také ohraničení a stínování.
Vlastnosti tabulky - Řádek : Umožňuje nastavit u dané tabulky velikost a výšku řádku.
Vlastnosti tabulky - Sloupec : Umožňuje nastavit u dané tabulky šířku sloupce v měrných jednotkách. Vlastnosti tabulky - Buňka : Umožňuje nastavit u dané tabulky šířku v měrných jednotkách a svislé zarovnání. Po nastavení všech potřebných vlastností tabulky potvrdíme kliknutím na tlačítko OK.
31
3.6 Převedení tabulky na text a zpět Převádění tabulky na text nebo textu na tabulku se provádí pomocí hlavní nabídky Tabulka - Převést. Vždy musíme definovat oddělovače textu.
A nyní se již pustíme do samotných „výpočtů v tabulkách“. Musíme si představit, co vlastně od tabulky, ve které budeme vykonávat matematické operace, očekáváme. Podle toho zvolíme vhodný směr zadání hodnot a popisů. Pokud jsme si to již ujasnili, můžeme plnit patřičné buňky hodnotami. Údaje se do buněk vkládají stejně jako běžný text v textovém dokumentu.
3.7 Vložení vzorce samozřejmě, že můžeme provádět výpočty v řádcích i ve sloupcích kurzor umístíme do buňky, ve které požadujeme výsledek
32
nyní si otevřeme okno Tabulka/vzorec a v okně Vzorec: nadefinujeme potřebný matematický vzorec ručně nebo z nabídky
u zvoleného vzorce určíme směr výpočtu (vlevo, vpravo, případně nad, pod) a vložíme jej do závorek (směry se definují anglickými slovy LEFT,RIGHT,ABOVE,BELOW) v tomto okně „Vzorec“ si můžeme zvolit také Formát čísla pokud máme takto nadefinované požadavky, klikneme na tlačítko OK a v patřičné buňce se nám objeví výsledek
stejné operace můžeme provézt ve sloupcích
33
pokud případně změníme dodatečně čísla, musíme také nechat vzorec přepočítat. Označíme výslednou hodnotu, potom na ni klikneme pravým tlačítkem myší a vybereme hlášku „Aktualizovat pole“
vhodnější je však po označení výsledku použít ( stisknout ) klávesu F9 Těmito kroky se nám aktualizuje výsledná hodnoty výpočtu. V případě potřeby se můžeme podívat na zadané vzorce v dané výsledné buňce. Tento krok provedeme kliknutím tlačítka pravé myši v označené buňce a vybereme hlášku „Přepnout zobrazení polí“.
Korespondenční úkol Vytvořte zajímavou tabulku z praxe, vložte do ní různé vzorce, tabulku upravte i vzhledově. Využijte všechny možnosti, které jste se naučili.
34
4 Záhlaví a zápatí 4.1.1 Vytvoření stejného záhlaví nebo zápatí na všech stránkách Oblast záhlaví nebo zápatí (Záhlaví, jež může obsahovat text nebo grafiku, se zobrazuje v horní části všech stránek v oddílu. Zápatí se zobrazuje v dolní části stránek. Záhlaví a zápatí často obsahují čísla stránek, názvy kapitol, kalendářní data a jména autorů.) na stránce otevřeme klepnutím na příkaz Záhlaví a zápatí v nabídce Zobrazit.
Záhlaví vytvoříme tak, že do oblasti pro záhlaví vepíšeme text nebo vložíme grafický objekt.
Tlačítko pro přepnutí mezi záhlavím a zápatím. Pokud chceme vytvořit zápatí, přejděme do oblasti zápatí klepnutím na tlačítko Přepnout mezi záhlavím a zápatím na panelu nástrojů (Panel s tlačítky a jinými ovládacími prvky, jejichž pomocí lze provádět příkazy. Chceme-li zobrazit určitý panel nástrojů, použijeme dialogové okno Vlastní (v nabídce Zobrazit přejděme na příkaz Panely nástrojů a klepneme na příkaz Vlastní). Pokud chceme zobrazit více tlačítek, klepneme na konci panelu nástrojů na tlačítko Možnosti panelu nástrojů.) Záhlaví a zápatí. Potom zadáme text nebo grafiku. Pokud je to nutné, zadáme formát textu pomocí tlačítek na panelu nástrojů Formátování. Po dokončení klepneme na panelu nástrojů Záhlaví a zápatí na tlačítko Zavřít. Tipy Text nebo grafika, které vložíme do záhlaví nebo zápatí, se automaticky zarovnají vlevo. Je také možné položku zarovnat na střed nebo vložit více položek (například datum zarovnané vlevo a čísla stránek zarovnaná vpravo). Chceme-li položku zarovnat na střed, stiskněte klávesu TAB. Chceme-li položku zarovnat vpravo, stiskněte klávesu TAB dvakrát.
35
K zadání textu do oblasti záhlaví nebo zápatí můžete rovněž použít tlačítka na panelu nástrojů Záhlaví a zápatí.
4.1.2 Vytvoření jiného záhlaví nebo zápatí na první stránce Záhlaví nebo zápatí na první stránce můžeme vynechat nebo můžete vytvořit jedinečné záhlaví nebo zápatí pro první stránku dokumentu nebo první stránku každého oddílu v dokumentu. Je-li dokument do rozdělen oddílů (Oddíl: Část dokumentu, ve které jsou nastaveny určité možnosti formátování stránky. Nový oddíl vytvoříme, pokud chceme změnit vlastnosti, jako jsou číslování řádků, počet sloupců nebo záhlaví a zápatí.), klepněme na oddíl nebo vybereme několik oddílů, které chceme změnit. Pokud dokument není rozdělen na oddíly, klepneme
V nabídce Zobrazit klepneme na příkaz Záhlaví a zápatí. Záhlaví a zápatí klepneme na tlačítko Vzhled stránky. Klepneme na kartu Rozložení. Zaškrtneme políčko Jiné na první stránce a klepněte na OK. -
Tlačítka zobrazit předchozí a další
Podle potřeby přejdeme klepnutím na tlačítko Zobrazit předchozí nebo Zobrazit další na panelu nástrojů Záhlaví a zápatí do oblasti Záhlaví první stránky nebo Zápatí první stránky. Vytvoříme záhlaví nebo zápatí na první stránku dokumentu nebo oddílu. Pokud na první stránce nechceme mít žádné záhlaví ani zápatí, necháme oblasti pro záhlaví a zápatí prázdné. Chceme-li přejít do záhlaví nebo zápatí pro zbytek dokumentu nebo oddílu, klepneme na panelu nástrojů Záhlaví a zápatí na tlačítko Zobrazit další. Vytvoříme požadované záhlaví nebo zápatí.
36
4.1.3 Vytvoření odlišných záhlaví nebo zápatí na sudých a na lichých stránkách V nabídce Zobrazit klepneme na příkaz Záhlaví a zápatí. (Panel nástrojů: Panel s tlačítky a jinými ovládacími prvky, jejichž pomocí lze provádět příkazy. Chceme-li zobrazit určitý panel nástrojů, použijeme dialogové okno Vlastní (v nabídce Zobrazit přejdeme na příkaz Panely nástrojů a klepněte na příkaz Vlastní). Pokud chceme zobrazit více tlačítek, klepněme na konci panelu nástrojů na tlačítko Možnosti panelu nástrojů.) Na panelu nástrojů Záhlaví a zápatí klepněte na tlačítko Vzhled stránky, pokud jej máme zařazené. Jinak volíme nabídku Soubor - Vzhled stránky - Rozložení. Klepneme na kartu Rozložení. Zaškrtneme políčko Různé liché a sudé a klepněte na OK. Podle potřeby přejdeme klepnutím na tlačítko Zobrazit předchozí nebo Zobrazit další na panelu nástrojů Záhlaví a zápatí do oblasti záhlaví nebo zápatí (Záhlaví a zápatí: Záhlaví, jež může obsahovat text nebo grafiku, se zobrazuje v horní části všech stránek v oddílu. Zápatí se zobrazuje v dolní části stránek. Záhlaví a zápatí často obsahují čísla stránek, názvy kapitol, kalendářní data a jména autorů.) na lichých nebo sudých stránkách. V oblasti Záhlaví lichých stránek nebo Zápatí lichých stránek vytvořte záhlaví a zápatí pro liché číslované stránky a v oblasti Záhlaví sudých stránek nebo Zápatí sudých stránek vytvoříme záhlaví a zápatí pro sudé číslované stránky.
4.1.4 Vytvoření odlišného záhlaví nebo zápatí v části dokumentu Chceme-li v části dokumentu vytvořit odlišné záhlaví nebo zápatí , musí být dokument nejprve rozdělen do oddílů (Oddíl: Část dokumentu, ve které jsou nastaveny určité možnosti formátování stránky. Nový oddíl vytvoříme, pokud chceme změnit vlastnosti, jako jsou číslování řádků, počet sloupců, chceme stránky v části změnit orientaci textu nebo vytvořit rozdílná záhlaví a zápatí.). Pokud jsme tak už neučinili dříve, vložíme konec oddílu (Konec oddílu: Značka, která označuje konec oddílu. Konec oddílu uloží formátovací prvky oddílu, například okraje, orientaci stránky, záhlaví a zápatí a posloupnost čísel stránek.) na místo, kde má začínat nový oddíl, který bude obsahovat odlišné záhlaví nebo zápatí. Klepneme na místo, kam chcete vložit konec oddílu. V nabídce Vložit klepněte na příkaz Konec. Ve skupinovém rámečku Typy konců oddílu vyberte možnost popisující, kde má začít nový oddíl. Klepneme na oddíl, který má obsahovat odlišné záhlaví nebo zápatí. V nabídce Zobrazit klepneme na příkaz Záhlaví a zápatí. 37
Klepnutím na tlačítko Stejné jako minulé na panelu nástrojů. Záhlaví a zápatí přerušíme spojení mezi záhlavím a zápatím v aktuálním a předchozím oddílu. V pravém horním rohu záhlaví nebo zápatí již není zobrazeno označení Stejné jako minulé. Změníme stávající záhlaví nebo zápatí nebo vytvoříme nové záhlaví nebo zápatí pro tento oddíl.
Úkol Na základě předcházejících kapitol, vyberte text, který bude mít minimálně 20 stran, vložte rozdílná Záhlaví a zápatí na různé části textu - např. podle názvu kapitol.
38
5 Nástroje Průvodce studiem Nabídka nástrojů v programu MS Word obstarává kompletní uživatelskou konfiguraci tohoto programu a program rozšiřuje o řadu pokročilých funkcí. Tyto funkce často navazují na ostatní programy z kancelářského balíku MS Office, popřípadě využívají softwarového vybavení třetích stran. Obsahem této kapitoly je popis uživatelsky nejvyužívanějších funkcí a příkazů z této nabídky. Čas potřebný ke studiu - 3 hodiny
5.1 Jazykové funkce Do jazykových funkcí zahrnujeme především kontrolu pravopisu v dokumentu, výběr podporovaného jazyka, práce se synonymy a antonymy.
5.1.1 Pravopis a vše okolo něj Ačkoliv je tato funkce nazývaná kontrolou pravopisu, je potřeba si uvědomit, že se jedná o jakési porovnání nalezených výrazů se slovníkem výrazů. Při kontrolo pravopisu jsou tedy jednotlivě vyhodnocovány pouze slovní výrazy, není brán zřetel na kontext v němž jsou použity, ani na větnou interpunkci. Prvním krokem k využití těchto funkcí je výběr jazyka, pro který chceme kontrolu provádět. V dokumentu je možné abychom tento výběr prováděli pro jednotlivé odstavce nebo kapitoly, nebo naopak pro celý dokument. Výběr provedeme tak, že si označíme odstavec, či kapitolu a v nabídce nástroje zvolíme JAZYK - NASTAVIT JAZYK. Dostaneme tento dialog:
V tomto dialogu máme přehled všech jazyků, pro něž jsou podporovány jazykové funkce v MS WORDu. Avšak pouze jazyky, které jsme si při instalaci zvolili mají u svého názvu označující „fajfku“ . Podpora pro tyto jazyky je dostupná okamžitě. Jestliže dojde k výběru jazyka bez této „fajfky“ budete vyzváni k vložení instalačního media (nejčastěji CD) a podpora pro daný jazyk bude doinstalována. V rámci tohoto dialogu jsou Vám nabízeny další dvě volby: Vypnutí kontroly pravopisu a gramatiky Automatické rozpoznávaní jazyka Tato funkce se implicitně snaží rozpoznávat jazyk, který používáte v dokumentu. Většinou pokud je použit pouze jeden jazyka, tak se ji to docela daří, problém nastává u vícejazyčných dokumentů. Vypnutí kontroly pravopisu je pak funkcí velmi specifickou, kterou však v některých případech docela 39
potřebujeme (psaní písemné práce na PC u žáků s dyslexií a dysortografií apod.) Rychlého přepnutí mezi dostupnými jazyky lze docílit také na stavovém řádku aplikace, kliknutím na sekci s názvem jazyka: Průběžná kontrola pravopisu Průběžná kontrola pravopisu se odehrává v průběhu psaní textu. Podezřelé výrazy jsou podtrhovány červenou vlnovkou. Uživatel je tak informován, že se má zamyslet na tímto slovem, či slovním spojením. Jedná se o označovaní výrazů tzv. podezřelých. Podtrženy nejsou jen chybné výrazy, ale také výrazy slovníku neznámé - jména, názvy míst, zkratky apod.
K základní obsluze této funkce patří umění si ji aktivovat - zapnout. Funkci zapneme v nabídce NÁSTROJE - MOŽNOSTI. Zvolíme záložku (ouško) PRAVOPIS .
Jedná se o volbu automatická kontrola pravopisu. Všimněme si také dalších voleb, které nám tento dialog nabízí, a které se týkají zejména přístupu ke zkratkám a podobným výrazům. V této části můžeme také definovat vlastní slovníky, sloužící pro ukládání námi často používaných výrazů, které se z hlediska standardních slovníků jeví jako tzv. podezřelé. Finální kontrola pravopisu Finální kontrolu pravopisu nejčastěji provádíme po jeho dopsání. Celý dokument je tímto nástrojem znovu procházen, jsou vyhledány podezřelé výrazy. Tyto výrazy jsou uživateli vráceny v dialogovém okně a případně jsou nabídnuty jiné výrazy pro jejich nahrazení.
40
Podezřelý výraz je v horní části okna vysvícen červeně. Ve spodní části NÁVRHY je umožněn výběr korektního tvaru. Všimněme si na přehledu nabízených tvarů, že výraz není posuzován v kontextu věty. Podezřelý výraz tak můžeme PŘESKOČIT nebo ZAMĚNIT. Tlačítka ZAMĚŇOVAT nebo PŘESKAKOVAT použijeme v případě, že se podezřelý výraz v textu vyskytuje vícekrát a chceme záměnu nebo přeskočení realizovat u všech těchto výskytů. Pomocí tlačítka PŘIDAT DO SLOVNIKU můžeme daný nalezený výraz přidat do implicitního slovníků jako výraz správný. Zamezíme tím opakovanému zařazení tohoto výrazů mezi podezřelé jak u průběžné kontroly pravopisu, tak u kontroly tzv. finální. Tlačítko MOŽNOSTI nám dovoluje přepnout se do nastavení parametrů kontroly pravopisu, které již bylo zmíněno. Pokud aktivujeme funkci AUTOMATICKÝCH OPRAV, nebudou nám jednotlivé správné tvary (velmi často bohužel nabízeny, ale kontrolo pravopisu sama zvolí tvar nesmyslně). Úkoly k zamyšlení a prověření 1. Které jazyky podporuje Vaše instalace MS WORDu 2. Potřebujete přidávat nové výrazy do slovníku?
5.1.2 Ostatní funkce pracující s jazykem Mezi ostatní funkce pracující s jazykem patří nastavování dělení slov, práce s tezaurem a překladové slovníky. Překladové slovníky. Překladové slovníky dovolují označit libovolný výraz a požádat o jeho překlad do zvoleného jazyka. Tuto funkci je potřeba doinstalovat nebo využít externích překladových zdrojů. Například program Lingea Lexikon je velmi dobře integrovatelný do MS Wordu a obsahuje 41
dostatečnou slovní zásobu. Funkci vyvoláme v nabídce NÁSTROJE - JAZYK - PŘELOŽIT. Následně si pak zvolíme směr překladu. Pokud daný slovník není nainstalován jsme vyzváni k vložení instalačního CD. Dělení slov Tuto funkci lze pokládat za konfigurační. V následujícím dialogu nastavíme, zad se má používat dělení slov a jakým způsobem. Díky moderním metodám v práci se zarovnáním a obtékáním dokumentů se tyto funkce takřka již nevyužívají v praxi.
Tezaurus Posláním tohoto nástroje je umožnit psát dokumenty pestře, vyhnout se opakování stále stejných výrazů a umožnit odvodit jiné větné členy od základního výrazu. Tezaurus aktivujeme tak, že si označíme námi zvolený výraz do bloku a spustíme funkci tezauru v nabídce NÁSTROJE JAZYK - TEZAURUS. V zobrazením dialogu po straně dokumentu jsou nám nabídnuty možné varianty, popřípadě odkazy na další zdroje v této oblasti.
42
5.2 Funkce pro spolupráci a statistiku dokumentu 5.2.1 Počet slov Tato funkce prohlédne celý dokument a spočítá veškeré použité elementy v dokumentu - stránky, slova, znaky, odstavce a řádky. Výsledek je zobrazen v následujícím dialogu.
5.2.2 Sdílený pracovní prostor Sdílený pracovní prostor je oblast na webovém serveru, v níž mohou spolupracovníci sdílet dokumenty a informace, spravovat seznamy důležitých údajů a navzájem se informovat o průběhu určitého projektu. Sdílené pracovní prostory jsou weby služby Microsoft Windows SharePoint Services, které lze otevřít ve webovém prohlížeči nebo v podokně úloh Sdílený pracovní prostor v aplikaci sady Microsoft Office. Pro využití těchto nástrojů je třeba tedy nainstalovaná serverová podpora ze strany správce počítačové sítě. Konfigurace těchto služeb není v silách a právech prostého uživatele balíku MS Office.
5.2.3 Sledovat změny dokumentu, zámky dokumentu Tato funkce je využitelná v případě, kdy na jednom dokumentu pracuje více osob, ale jen jedná osoba je oprávněna tento dokument finalizovat a je za něj odpovědna. Celý proces spočívá v barevném označení nově zapisovaných poznámek a následném odmítnutí, či přijetí navrhovaných změn. 1. Uživatel A vytvoří následující dokument: V úterý proběhne porada učitelů
Uživatel A dokument zamkne v nabídce NÁTROJE ZÁMEK. Stanoví, kterou část zamyká (formátovaní, úpravy) a zahájí vynucování zámku - to je stanoví heslo pro přístup do dokumentu. Ten kdo heslo nezná, se do dokumentu buď nedostane vůbec, nebo jej můžou upravovat dle zvolené metodiky nastavené v tomto dialogu. Osoba B dostane tento dokument a provede v něm změny - vkládaní, výmazy, přepisy. Text po změnách vypadá asi takto: Změny provedené osobou B jsou barevně vyznačeny. Osoba B tento dokument uloží a doručí opět osobě A. Tato osoba si dokument otevře. Pro plnou 43
funkčnost zadá samozřejmě heslo a může změny zamítat nebo přijímat. Příjem, či zamítnutí se provede tak, že osoba A označí barevně zvýrazněný výraz a v nástrojové liště zvolí přijmutí, či zamítnutí změny.
Tlačítka pro práci se změnami Odmítnuté změny budou vymazány, u přijatých změn zmizí jejich barevné odlišení. Dokument se tak stane jednolitý. Tímto způsobem lze řídit spolupráci až několika osob. Úkol k zamyšlení Jakým způsobem by bylo možno využít funkce sledovaní změn dokumentů ve vaší profesi?
5.2.4 Porovnání a sloučení dvou dokumentů Odlišným způsobem spolupráce může být tvorba téhož dokumentu více osobami. Každá osoba vytváří svůj dokument. Pokud by každá osoba pracovala na jiné části dokumentu, můžeme použít nástroj z nabídky VLOŽIT SOUBOR. Tímto sloučíme různé soubory do jednoho celku. Pokud však dvě nebo více osob vypracovali identický dokument, který se liší v některých výrazech, či řádcích použijeme funkci z nabídky NÁSTROJE POROVNAT A SLOUČIT DOKUMETY. Postupujeme tak, že si jeden z těchto dokumentů standardně otevřeme. Pak spustíme funkci porovnání a sloučení dokumentů v nabídce nástroje. Vybereme druhý z dokumentů, které chceme sloučit. Následná práce je stejná jako v předchozí kapitole. Změny buď odmítáme nebo přijímáme pomocí stejných nástrojů. V případě slučování a porovnání dokumentů, stejně jako v případě sledování změn můžeme zapisované změny doplnit komentářem, který se objevuje v rámečcích na okraji dokumentu.
5.3 Automatické opravy Cílem automatických oprav je zachycovat a opravovat situace při psaní, které vycházejí z určitých pravidel. Příkladem může být převod prvního písmena slova, které následuje za tečkou na velké písmeno. Takovýchto situaci je celá řada. Funkce se nezaměřuje jen na opravy při psaní, ale také na zjednodušení poněkud netradičních situací - například vložení značky ©, bez toho, abychom museli vstupovat do vkládání symbolů. 44
Celou konfiguraci můžeme provést v následujícím dialogu a stanovit si tak mír, kterou se tento nástroj zapojí do našeho užívání aplikace MS WORD.
5.4 Hromadná korespondence Hromadná korespondence u textových editorů je jednou z nejvyužívanějších funkcí, která dovoluje uspořit čas při tvorbě velkého množství dokumentů o stejné struktuře a jasně definovaných proměnných údajích. Příkladem může být rozesílaní pozvánek na firemní akci, nebo tvorba smluv. U těchto dokumentů, je jádro vždy naprosto shodné a liší se jen v malém množství proměnných údajů - údaje o smluvní straně, adresní údaje apod. Právě tyto proměnné údaje je potřeba mít zachyceny v nějaké strukturované formě - tabulky MS Excel, databáze, jiný adresář. Z uvedených informací tedy vyplývá, že k hromadné korespondenci potřebujeme dva soubory. Soubor s proměnnými údaji, nazývejme jej třeba adresář a sestavený dopis, nazývejme jej pozvánku. Postup vytvoření hromadné korespondence: Spustíme průvodce hromadnou korespondencí v nabídce NÁSTROJE DOPISY A KORESPONDECE - HROMADNÁ KORESPONDENCE. Nalevo od dokumentu se nám aktivuje panel hromadné korespondence.
45
V rámci tohoto panelu se rozhodneme o jaký typ korespondence se bude jednat. V tomto případě zvolíme dopisy. Ve spodní části tohoto panelu se nachází informace o počtu kroků, které nás čekají a odkaz pro postup na další krok.
Přejdeme tedy na krok 2. V tomto kroku rozhodneme zda má být jako základ pro hromadnou korespondenci použit stávající dokument, nebo hodláme otevřít jiný dokument s již napsaným textem pozvánky.
V našem případě použijeme aktuální dokument a postoupíme na další krok, ve kterém můžeme specifikovat zdroj dat, která budou do již vytvořeného textu doplňována.
46
V dialogu jsou vidět možné zdroje (existující seznam, kontakty Outloku apod.), nejčastěji však budeme zdroj definovat pomocí odkazu procházet, který nám dovoluje výběr s širší palety zdrojů.
V tomto případě nejdříve ve spodní části vybereme odpovídající datový typ, např. soubor MS Excelu s příponou .xls a pak jej nalistujeme - vybereme disk a složku kde náš soubor leží. Dejme tomu, že náš datový zdroj - tabulka excelu má následující strukturu:
V dalším kroku ještě upřesníme, který z listu naší tabulky budeme používat.
47
Následuje rekapitulace datového zdroje - jsou nám zobrazena data, která jsou použita v datovém zdroji. Každá položka je implicitně zatrhnuta - vybrána do výběru. Toto můžeme v této fázi změnit a některé řádky vyloučit s výběru.
Přejděme nyní na krok č. 4, ve kterém provedeme výběr a dosazení položek do textu. Kurzor si umístíme na místi, kde chceme danou položku dosadit a klikneme v průvodci hromadné korespondence na další položky. Obdržíme dialogové okno s následující nabídkou:
Vybereme odpovídající pole a klikneme vložit. Toto opakujeme tolikrát, kolik polí potřebujeme do dokumentu vložit. Datová pole jsou v dokumentu zobrazena následujícím způsobem:
48
Doplnění dat na místo těchto polí dosáhneme tak, že se přesuneme do kroku č. 5. V tomto kroku můžeme také listovat mezi záznamy pomocí tlačítek v panelu průvodce hromadnou korespondencí. Přesunem do kroku č. 6 celý proces ukončíme. V tomto kroku můžeme spustit tisk s rozšířením pro hromadnou korespondenci
nebo uložíme výsledek do souboru. Soubor bude mít tolik stránek, kolik je v našem adresáři položek. Pro každý řádek adresáře bude vytvořena jedna stránka. Korespondenční úkol: 1. Vytvořte databázi kontaktů, kterou si uložíte do excelovské tabulky. 2. Vytvořte dopis na téma „Pozvánka na sraz abiturientů“. Tento dopis propojte z již definovaným zdrojem dat (viz bod. a). Na vhodné místo v tomto dopise vložte datová pole (nemusí se jednat jen o adresu, ale také o oslovení apod.) Ověřte si funkčnost tohoto propojení a doplňování dat. 3. Oba soubory pošlete lektorovi kurzu emailem.
49
6 Možnosti Wordu Cíl: V následující kapitole bude probráno dialogové okno Možnosti. Tato volba umožňuje uživateli komplexně nastavit vlastní textového editoru v mnoha směrech a tím jej co nejblíže přizpůsobit potřebám uživatele. Klíčová slova: Revize, tisk, pravopis, úpravy, slučitelnost. K nabídce se dostaneme rozkřiknutím položek NÁSTROJE - MOŽNOSTI. Obdržíme následující dialog.
V horní části dialogu se můžeme přepínat mezi jednotlivými skupinami voleb. Stačí k tomu prosté kliknutí na jméno s patřičnou záložkou.
6.1.1 Záložka - Zobrazení Obsahem této záložky jsou především zobrazovací volby. Celá stránka je rozdělena do čtyř oddílu, které se váží k zobrazování jednotlivých komponent v oblastech: Nástrojů pracovního prostředí - jedná se o jednotlivé komponenty okna MS Word jako jsou posuvníky, stavový řádek, zobrazování tipů, animovaných textů, zvýraznění apod. Značek formátování - zobrazuje všechny tzv. řídící znaky, podle niž je možno zjistit konce řádků, mezery, pevné mezery, tabulátorové mezery, dělení slov a skrytý text. Tato oblast je užitečná při odstraňování špatného formátovaní. 50
Možností tisku a webové stránky - týká se především objektů. Ve velmi rozsáhlých dokumentech může vypnutí zobrazených objektů podstatně zrychlit práci textového editoru. Možností osnovy
6.1.2 Záložka - Obecné
V rámci tohoto dialogu je možné řídit chování MS Wordu po stránce zobrazení, zvukových signalizací, poštovních funkcí, zachovávání historie otevřených souborů - projevuje se ve spodní části nabídky SOUBOR. Propojení textové části s kreslením a v neposlední řadě je zde možnost zvolit měrnou jednotku, se kterou pracujeme při nastavování velké části parametrů MS Wordu (okraje, odsazení, vzdálenosti apod.)
6.1.3 Záložka - Úpravy Volby této záložky se vztahuje na následující oblasti: Nastavení výchozího režimu práce - vkládaní x přepis Samovolný inteligentní výběr odstavců (někdy poněkud na škodu, je-li zapsán) Aktualizaci stylů na základě změn provedených v použitém stylu v textu včetně nastavení implicitního - výchozího stylu odstavce Implicitní vlastnosti vložených obrázků Definování výchozího editoru obrázků
51
6.1.4 Záložka - Tisk
Jak již napovídá název této záložky jedná se o nastavení tiskových voleb dokumentů MS Word. Nejsou to však parametry spojené s tiskárnou, ale parametry, které definuji co se při tisku bude dít - operace s poli a propojeními, možnosti tisku skrytého textu, xml značek, kódu polí barev a obrázků v pozadí dokumentu. Na této záložce také můžeme umožnit tisk pouze formulářových dat a definovat chování oboustranného tisku.
6.1.5 Záložka - Ukládaní Rozhodně nejužitečnější volbou této záložky je definice výchozího datového formátu ukládaných souborů, kterou lze najít ve spodní části. Zároveň zde lze omezit funkce vyšších verzí, což umožní dodržovat kompatibilitu textových souborů v prostředí organizace.
Další velmi důležitou volbou je nastavení intervalu automatického ukládaní dokumentu a možnost vytvářet automaticky zálohy dokumentů. Ostatní volby
52
se pak zaměřují na zapnutí, či potlačení výzev při ukládaní a zahrnutí písem do ukládaného dokumentu.
6.1.6 Záložka - Zabezpečení
Cílem této položky je řešit zabezpečení dokumentu pomocí hesel, která umožňují otevřít dokument, případně zápis do dokumentu. Na toto navazuje i použití digitálního podpisu dokumentu.
6.1.7 Záložka - Pravopis
V rámci těchto voleb definujeme chování kontroly pravopisu a to jak automatické průběžné, tak vyvolané z nabídky nástroje.
6.1.8 Záložka - Umístění souborů Tato skupina voleb se zaměřuje na nastavení cest k šablonám, sdíleným šablonám, uložištím a spustitelnému souboru. Vhodně tak doplňuje síťové technologie.
6.1.9 Záložka - Slučitelnost Cílem těchto volem je přizpůsobit využívané funkce MS Wordu určité verzi, tak aby se dosáhlo co nejlepší kompatibility mezi různými editory a jejich verzemi.
53
6.1.10
Záložka - Osobní údaje
Definuje osobní údaje, které můžeme vyvolávat v nabídce polí.
6.1.11
Záložka - Revize
Skupina voleb na této záložce slouží pro nastavení revizí, které jsou základním prostředkem pro práci více uživatelů na jednom dokumentu. Dovolují tento dokument vhodným způsobem modifikovat a komentovat. Vlastník dokumenty tyto modifikace buď přijímá nebo zamítá.
54
7 Editor rovnic - Microsoft Equation Editor Cíl: Důležitou možností MS Wordu je v současné době i propracovaný editor rovnic. Pokud jej nemáte neinstalovaný, je nutné jej před prvním použitím doinstalovat. Klíčová slova: Objekt, editor rovnic, vzorec, matice,rovnice Editor rovnic Microsoft Equation Editor je standardní součástí balíku Microsoft Office (dále MS Office). Slouží k jednoduché sazbě složitějších matematických výrazů v dokumentech. Vzhledem k tomu, že matematický výraz se vkládá do dokumentu jako vložený objekt, je možné tento editor používat nejen v rámci součástí balíku MS Office (Word, Excel, PowerPoint atd.), ale i v programech dalších výrobců, které podporují technologii vložených objektů (např. OpenOffice, MS Visio, Corel WordPerfect, AutoCAD atd.).
7.1 Instalace editoru rovnic Tento editor není v rámci standardní instalace balíku MS Office 2000 nahrán na pevný disk, ale instaluje se podobně jako některé další nástroje při prvním použití. Pokud má tedy uživatel na svém PC standardní instalaci MS Office, je při prvním použití editoru rovnic požádán o vložení instalačního CD MS Office a instalační program tuto součást nahraje na pevný disk. Jestliže uživatel provádí vlastní instalaci, má možnost přímo v instalačním programu zvolit spouštění z pevného disku (obr. 1). Případně je možné tuto součást doinstalovat dodatečně pomocí instalačního programu přes ovládací panel Přidat/Odebrat Programy->Microsoft Office->Změnit->Přidat či odebrat funkce (obr.1).
55
7.2 Zahájení práce - vložení vzorce Pro naše účely budeme uvažovat pouze vkládání do dokumentů v rámci aplikací MS Office. Vkládání do dokumentů aplikací ostatních výrobců probíhá podobně. Bude se pouze lišit umístěním a pojmenováním položek v menu. Matematický výraz vložíme do dokumentu přes menu Vložit->Objekt a v následném dialogu zvolíme Microsoft Equation 3.0 a potvrdíme tlačítkem OK. Poté se menu aplikace do které výraz vkládáme změní na menu editoru rovnic a zobrazí se hlavní nástrojový panel editoru rovnic).
7.2.1 Práce s editorem rovnic Samotná práce s tímto editorem je velice jednoduchá a přehledná. Z panelů nástrojů vybereme potřebné symboly, nebo šablony a pak stačí dosazovat proměnné a čísla do volných pozic. Během vytváření výrazu editor rovnic automaticky upravuje velikost písma, mezery a formátování, to vše v souladu s typografickými konvencemi pro matematické symboly. V průběhu práce můžeme samozřejmě formátování a definice automatických stylů měnit podle potřeby. Vlastní zápis matematického výrazu se provádí ve třech základních režimech: vkládání symbolů z panelu nástrojů vkládání šablon z panelu nástrojů vkládání textů a symbolů z klávesnice
56
V záhlaví se vymění roletové příkazové menu Word za menu Editor rovnic 3.0. Dále zmizí panel nástrojů programu Word a objeví se obvykle plovoucí panel nástrojů Rovnice.
Kategorie Soubor obsahuje standardní nabídku příkazu, na kterou jsou uživatelé programů Microsoft zvyklí, proto není nutné ji důkladněji popisovat.
Kategorie Úpravy také není ničím zvláštní. Tady by snad stalo za to upozornit na klávesové zkratky, které je vhodné znát, protože nás provází celým operačním systém Windows, nezávisle na jeho verzi.
Kategorie Zobrazit opět nevybočuje ze standardu.
Kategorie Formát umožňuje kromě standardního zarovnávání textu doleva, na střed a doprava zarovnávání podle = a podle desetinné čárky.
57
Příkaz Matice... dovoluje editovat označené maticové pole v samostatném okně.
7.2.2 Vložení symbolu Panel nástrojů je rozdělen do dvou řádků. V každém řádku je několik tlačítek, po jejichž stisknutí se zobrazí paleta s výběrem ze skupiny příbuzných symbolů
58
nebo šablon. Vrchní řádek obsahuje tlačítka s paletami symbolů, spodní pak palety šablon. Vložení symbolu se provede velmi jednoduše kliknutím myší na skupině symbolů a po rozbalení palety dané skupiny, kliknutím na požadovaného symbolu. Ten se tímto vloží do dokumentu. Vkládání šablon probíhá stejným způsobem, ovšem po jejích vložení do dokumentu se kurzor nastaví na pozici uvnitř šablony a nyní vkládáme nebo zapisujeme do této šablony. Šablonu opustíme pomocí kurzorových šipek na klávesnici nebo kliknutím myší uvnitř výrazu mimo šablonu. Při zadávání z klávesnice dochází k automatické konverzi znaků na symboly, podle aktuálně zvoleného stylu. Jediný případ, kdy je automatická konverze znaků vypnutá je při použití stylu Text. Rozdělení výrazu na více řádků se provádí klávesou Enter. Práci v editoru rovnic ukončíme stiskem klávesy Esc nebo kliknutím myší mimo oblast výrazu. Pokud chceme upravit již hotový výraz, poklepeme na něj myší.
7.2.3 Vkládání matic Matici vložíme stejně jako ostatní šablony z panelu nástrojů. Ovšem matice nám navíc umožňují vybrat jejich rozměr. A to z několik předdefinovaných rozměrů, nebo n-rozměrnou matici. Zvolíme-li předdefinovanou matici, vloží se přímo do dokumentu. Pokud zvolíme n-rozměrnou matici, nejdříve se zobrazí dialogové okno Matice, ve kterém zvolíme počet sloupců a počet řádků. Dále zarovnání obsahu buňky matice, způsob orámování buňky atd. Pokud chceme změnit nastavení již vytvořené matice (i předdefinované), vyvoláme dialogové okno Matice pro vybranou matici přes menu Formát>Matice…
7.2.4 Další položky menu formát Mimo nastavení matic můžeme v menu Formát nastavit zarovnání řádku ve víceřádkových výrazech. Další položka Mezery… zobrazí stejnojmenný dialog, který umožní předefinovat standardní hodnoty mezer mezi znaky ve výrazech. Nastavení mezer je opět velmi 59
jednoduché a intuitivní, navíc vždy doplněné ilustrativním obrázkem .
7.2.5 Styly Výběr stylu provedeme velice jednoduše z menu přes položku Styl a dále pak volbou požadovaného stylu. Mimo předdefinovaných stylů můžeme definovat také svůj vlastní - položka Styl->Jiný…, kde se zobrazí jednoduché dialogové okno umožňující výběr písma a jeho řezu. Mimo vlastního stylu můžeme také upravovat předdefinované styly volbou položky Definovat….Otevře se dialogové okno Styly, kde lze změnit stejně jako v případě vlastního stylu, písmo a jeho řez pro všechny předdefinované styly.
60
7.2.6 Nastavení velikosti symbolů a textu ve výrazu Nastavení velikosti jednotlivých prvků ve výrazu se provádí přes nabídku menu Velikost. Zde je možné podobně jako u stylů volit z již předdefinovaných velikostí písma, případně přes položku Jiná…nastavit vlastní velikost. Předdefinované velikosti je opět možné, stejně jako u stylů, měnit. Provádí se výběrem z menu, položka Velikost->Definovat…která zobrazí dialogové okno Velikosti (obr. 10), podobné dialogovému oknu pro definici mezer.
7.2.7 Ostatní možnosti editoru rovnic Z dalších funkcí programu stojí za zmínku ještě dvě položky v menu Zobrazit a to položka Panel nástrojů umožňující skrýt a zobrazit Panel nástrojů. A položka Překreslit, která najde využití v případě, že při zápisu složitějšího výrazu zůstanou na obrazovce zbytky po překreslování při editaci. Tato funkce
znovu vykreslí celý výraz bez těchto zbytků. Tento stručný popis editoru rovnic MS Equation Editor si samozřejmě neklade za cíl popsat všechny funkce a možnosti tohoto nástroje. Jeho cílem je seznámit uživatele se základními vlastnostmi editoru a jejich použitím. Dále pak spíše informativně zmínit jeho komplexnější funkce. Detailní popis těchto funkcí je k nalezení v nápovědě k tomuto programu, která je přístupná přes klávesu F1 případně přes menu Nápověda->Témata nápovědy. Dále stojí za zmínku, že tento editor rovnic je zjednodušenou verzí programu Design Science MathType, který nabízí mnohem vyspělejší funkce. Další informace o tomto programu je možné získat na webových stránkách výrobce. Ovšem i přes relativní jednoduchost nástroje MS Equation Editoru je možné s ním vytvářet i velmi komplexní matematické výrazy. sx = 3
1 ♣n ♦ n 1 ♥xi = 1
61
2
2
i
↔
n X←
↑
7.3 Plovoucí panel nástrojů Rovnice
62
7.4 Nástroje Rovnice Relační operátory δ
ε
p <
f >
Η
α Ε
Šipky
b ∠ ∇c a∝ Logické operátory
Mezery a výpustky
4 Q
ab
abab ababab
← ∋(
aKbaLb a M
Množinové operátory
b
∗)
a NO b
UI c
Doplňující symboly aa
/ Ostatní symboly
b 2b 2b 22 & &&& ^ ~ d d d r s t e e e v w f f ) ( g g`g
5 ∞⊇ l°
hD+
C
Symboly operátorů ± m ⋅ ⊕ o ) ∗ 63
Řecká abeceda (malá písmena) 〈
a b x
x y a
y cd
∑∏ √ ∇ 〉 ⌠ ∫⌡
b
2
2 a b
3
e
Horní a dolní meze 2
a
a
b n xe a cx nz
Řecká abeceda (velká písmena)
x
ℑℜ⋅⊗ ⊕√℘∩
n
mm
⊃⊇
ha aa
a
⊄⊂
∧∈¬
n
∅
a n
c c
z
y
n
x
Sumy a
( a + b ) [ b + c] { a } ≤ ƒϒ ⁄
126
[ [] ]] [
c c e c
n
x x
n
h
n
z a
( ] x+ y
xy
Integrály a
c
]
z
a
x
)[ }
z
n
Závorky
( {
m
2
⊆∉∠∪ ∇ ∏
[)
c
y
+ + + x z y + + + n
n
n
x
n
y
++ ++ ++
z n
n
+++ Zlomky a odmocniny
x
+++ y +++ z n
n
+
x + y+nz n
++ x ++ y ++ n
+++
x n
n
z
+++ y +++ z
Vodorovné pruhy
n
64
a+bb+c
a b
ab
a+bb+c abcLx abcLx
ab
a b c
c
Šipky s popisem ab
↓ a+b
a+b
↓↓
↓↓
a
b
↓
Součiny a množinové operátory x
a
b
c d
n
e
C a Cb C c C
e
d
n
C n
y x
e
e
y x
b
L
L
L
H H H
a
I a Ib Ic I d I n
f
L H H H L H
a
a
B
a
y x
n
A
e
n
Uc U d U
n a
e
n
e
e
y
Matice
65
a b c
d e f
g h i
a
0 4
8
C
b
1 5
9
D
c d
2 6A 3 7B
cd
a+b
c
ab c d
E F
8 Vysvětlivky k používaným symbolům
Průvodce studiem - vstup autora do textu, specifický způsob, kterým se studentem komunikuje, povzbuzuje jej, doplňuje text o další informace Příklad - objasnění nebo konkretizování problematiky na příkladu ze života, z praxe, ze společenské reality, apod.
Pojmy k zapamatování.
Shrnutí - shrnutí předcházející látky, shrnutí kapitoly. Literatura - použitá ve studijním materiálu, pro doplnění a rozšíření poznatků. Kontrolní otázky a úkoly - prověřují, do jaké míry studující text a problematiku pochopil, zapamatoval si podstatné a důležité informace a zda je dokáže aplikovat při řešení problémů. Úkoly k textu - je potřeba je splnit neprodleně, neboť pomáhají dobrému zvládnutí následující látky. Korespondenční úkoly - při jejich plnění postupuje studující podle pokynů s notnou dávkou vlastní iniciativy. Úkoly se průběžně evidují a hodnotí v průběhu celého kurzu. Ú koly k zamyšlení. Část pro zájemce - přináší látku a úkoly rozšiřující úroveň základního kurzu. Pasáže a úkoly jsou dobrovolné. Testy a otázky - ke kterým řešení, odpovědi a výsledky studující najdou v rámci studijní opory.
Ř ešení a odpovědi - vážou se na konkrétní úkoly, zadání a testy.
66
