6.
ONKOSTENVERGOEDINGEN EN MAALTIJDCHEQUES
6.1 Forfaitaire onkostenvergoeding Met een forfaitaire onkostenvergoeding wordt bedoeld dat de vennootschap een vast bedrag per maand terugbetaalt aan de bedrijfsleider als kosten eigen aan de vennootschap en waarvoor er geen verantwoordingsstukken 12 moeten voorgelegd worden. De vergoeding dekt bvb. volgende kosten: parkingkosten, openbaar vervoer, traktaties aan klanten, kleine aankopen bureelmateriaal, een vergoeding voor maaltijden tijdens dienstreizen, telefoon thuis, internet thuis, car wash, vergoeding kantoorkosten in de privé-woning, representatievergoedingen,… De grootte van deze onkostenvergoeding is echter niet voor iedereen dezelfde en moet minstens redelijk zijn. Deze onkostenvergoeding is dus functiegebonden en er moet kunnen aangetoond worden dat de bedrijfsleider deze kosten maakt voor de vennootschap. Dit bedrag kan voor bedrijfsleiders oplopen tot € 300 à € 350 per maand, voor zover voldoende onderbouwd. Met de fiscus kan hierover eventueel een ruling gesloten worden. Voorwaarden door de Rulingcommissie vooropgesteld: - de forfaitaire bedragen worden niet geïndexeerd; - waar door de fiscus kan aangetoond worden dat het autokosten of representatiekosten betreft, dient de aftrekbaarheid beperkt te worden; - wordt aangetoond dat de kosten vergoedingen voor maaltijden betreffen, dan kunnen geen maaltijdcheques worden uitgereikt. De vennootschap moet kunnen aantonen dat het beroepsmatige kosten zijn (Art. 49 WIB 1992). Vanaf dat moment is het een aftrekbare kost voor de vennootschap. Forfaitaire onkostenvergoedingen zijn niet belastbaar bij de bedrijfsleider als kan bewezen worden dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, en de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed is. De administratieve commentaar op het W.I.B. 1992 stelt tevens dat forfaitaire vergoedingen bepaald dienen te zijn overeenkomstig bepaalde normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven. Deze onkostenvergoeding dient bovendien verantwoord te worden door individuele fiches en samenvattende opgaven (“JA-ernstige normen”). Tevens wordt erop gewezen dat onkostenvergoedingen buiten de BTW vallen. 6.2 Forfaitaire kilometervergoeding Een bedrijfsleider kan een kilometervergoeding van zijn vennootschap uitbetaald krijgen wanneer deze zijn eigen wagen gebruikt voor beroepsverplaatsingen. De ontvangen vergoedingen vormen een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en zijn niet belastbaar. Als de forfaitaire kostenvergoedingen volgens ernstige normen worden vastgesteld, aanvaardt de administratie dat het om kosten eigen aan de werkgever gaat. Hiervoor moeten volgende voorwaarden voldaan zijn: - de forfaitaire vergoedingen, vastgesteld op basis van de werkelijk afgelegde kilometers, mogen in principe niet meer bedragen dan deze van de gelijkaardige vergoedingen die de staat voor dienstverplaatsingen aan zijn personeel toekent; - het aantal kilometers dat wordt terugbetaald als kosten eigen aan de werkgever mag niet abnormaal hoog zijn (in principe niet meer dan 24.000 kilometer per jaar).
12
Bonnetjes, facturen, tickets,…
Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
19
Bepaalde rechtspraak heeft de grens van 24.000 km per jaar echter wel in vraag gesteld. Het hof van beroep te Gent oordeelde dat het algemene karakter van het vermoeden van niet-belastbaarheid blijft bestaan, ook wanneer de belastingplichtige wordt vergoed op basis van meer dan 24.000 km. De administratie moet effectief bewijzen dat de kostenvergoeding die terugbetaling van de werkelijke kosten schromelijk overschrijdt. Indien een hogere kilometervergoeding wordt toegekend dan deze toegestaan aan het overheidspersoneel, zal het verschil als een voordeel van alle aard worden belast. Hier laat de administratie echter het gebruik van andere tarieven wel toe als deze gebaseerd zijn op ernstige normen. Daarvoor is wel het bewijs nodig dat de hogere kilometervergoeding overeenstemt met de reële kosten of gebaseerd is op een andere ernstige norm. De wettelijke beperking van 75% aftrekbaarheid voor autokosten in de vennootschap is op forfaitaire kilometervergoedingen ook van toepassing. De brandstofkosten blijven voor 100% aftrekbaar en worden geraamd op 30% van de totale forfaitaire vergoeding. 6.3 Forfaitaire reisvergoeding binnenland Een binnenlandse reisvergoeding is in feite een terugbetaling door de vennootschap van uitgaven die de bedrijfsleider privé heeft moeten doen door het enkele feit “dat hij op de baan was” en die dus in feite ten laste vallen van de vennootschap. Het gaat dus in het bijzonder om uitgaven die gepaard gaan met het “buitenshuis” werken. De bedrijfsleider moet daardoor onderweg voorzien in kosten voor eten en drank, overnachting, enz. Deze “kosten” kunnen dan terugbetaald worden door de vennootschap als zijnde zgn. kosten eigen aan de werkgever. In deze context betekent “op de baan zijn” minstens 5 uur. Een forfaitaire binnenlandse reisvergoeding houdt in dat de vennootschap daarvoor een vast bedrag per dag terugbetaalt als kosten eigen aan de werkgever, zonder dat de bedrijfsleider daarvoor facturen, ticketjes, enz. moet voorleggen. Er bestaat geen regel die zegt hoeveel reisvergoeding de bedrijfsleider precies mag opnemen. Als algemeen principe geldt immers dat een onkostenvergoeding – zoals een reisvergoeding – steeds een vergoeding moet zijn van werkelijke kosten, en dat geldt in feite ook als die reisvergoeding forfaitair wordt bepaald. Het is echter wel van belang dat die vergoeding wordt bepaald volgens ernstige normen, en dat er m.a.w. niet zomaar een bedrag op gekleefd wordt. In de praktijk geldt wel dat die “ernstige norm” altijd geacht wordt gerespecteerd te zijn als men als forfaitaire reisvergoeding niet méér opneemt dan wat de Staat zelf betaalt aan zijn ambtenaren die op binnenlandse zending gaan. Het bedrag dat aanvaard wordt door de fiscus als een zgn. ernstige norm is dus het bedrag dat de Staat zelf betaalt aan zijn ambtenaren voor binnenlandse dienstreizen. De forfaitaire vergoeding kan bijvoorbeeld maandelijks op de privérekening van de bedrijfsleider gestort worden samen met zijn bezoldiging, maar kan bijvoorbeeld ook op het tegoed van zijn rekening-courant geboekt worden. De wijze van betaling speelt m.a.w. geen rol. De forfaitaire vergoeding is aftrekbaar voor de vennootschap gezien het om een terugbetaling gaat van kosten die eigen zijn aan de vennootschap. Om de reisvergoeding te kunnen aftrekken als beroepskosten zal de vennootschap wel moeten kunnen bewijzen dat het gaat om: - de terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de vennootschap; - een vergoeding van effectief gemaakte kosten en niet om een verdoken bezoldiging.
Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
20
In de praktijk zal het wat dat betreft vooral van belang zijn te kunnen aantonen dat de bedrijfsleider effectief zoveel dagen “op de baan” is geweest. Dit kan aangetoond worden met agenda’s, rittenbladen, kilometervergoedingen die eventueel nog aanvullend betaald worden, gedetailleerde facturen en/of werkafspraken met de klanten, enz. Als de fiscus echter toch problemen zou hebben met de aftrek van de reisvergoeding bij de vennootschap, mag hij die uitbetaalde bedragen niet zomaar bij de bedrijfsleider privé belasten als een verdoken loon. De bedragen zullen namelijk in eerste instantie moeten opgenomen worden als een verworpen uitgave bij de vennootschap zelf. Geen inhoudingen moeten gebeuren op het forfaitaire bedrag. De reisvergoeding is ook niet onderworpen aan sociale bijdragen, gemeentebelasting, voorafbetalingen,… .Van belang is wel dat op de loonfiche (de zgn. fiche 281.20) die de vennootschap moet indienen, vermeld wordt dat er “kosten eigen aan de werkgever” terugbetaald werden. Er moet dan op de betreffende vraag “ja” geantwoord worden. Het bedrag zelf van de forfaitaire reisvergoeding moet alleen ingevuld worden als het “niet overeenkomstig ernstige normen” vastgesteld werd. Uiteraard verdient het antwoorden met “ja” de voorkeur, om geen onnodige discussies met de fiscus uit te lokken. Wordt er op de loonfiche geen melding gemaakt van het feit dat er “kosten eigen aan de werkgever” betaald werden (geen antwoord gegeven op de vraag en ook geen bedrag ingevuld), dan riskeert de vennootschap een zgn. aanslag geheime commissielonen ten belope van 309% van de uitgekeerde vergoedingen. Dit is uiteraard te vermijden. Een reisvergoeding is in se een terugbetaling van uitgaven die de bedrijfsleider gedaan heeft voor zijn vennootschap en bijgevolg gaat het bij de bedrijfsleider niet belast worden in de personenbelasting. Er kleeft wat dat betreft overigens een vermoeden van niet-belastbaarheid aan een reisvergoeding. Dit houdt in dat, als de fiscus niet akkoord gaat en deze vergoeding bij de bedrijfsleider privé toch zou willen belasten, hij zelf zal moeten bewijzen dat het in feite gaat om bvb. een verdoken loon. Het is een hele geruststelling te weten dat dit voor de fiscus allesbehalve gemakkelijk is. 6.4 Forfaitaire reisvergoeding buitenland Bedrijfsleiders die buitenlandse dienstreizen doen kunnen een forfaitaire reisvergoeding uitbetaald krijgen. De forfaitaire dagelijkse reisvergoedingen dekken de uitgaven die tijdens een dienstreis in het buitenland worden gemaakt voor drank, lokaal vervoer en andere kleine uitgaven. Deze vergoeding is een kost eigen aan de werkgever, en bijgevolg aftrekbaar voor de vennootschap, en niet belastbaar bij de ontvanger. De fiscus aanvaardt als bedrag de toepassing van de barema’s die de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken gebruikt voor de terugbetaling van dergelijke kosten aan haar “personeel hoofdbestuur”. De fiscus stelt echter dat nog steeds het oude tarief van € 37,1813 mag gebruikt worden indien dit voordeliger zou uitvallen. Hotel- en andere reiskosten (uitgezonderd het vervoer ter plaatse) zijn niet begrepen in deze vergoeding. Daarvoor zijn er bijgevolg bewijsstukken nodig en kunnen geen forfaits gelden. In het geval bepaalde maaltijdkosten en kleine uitgaven reeds begrepen zijn in de overnachtingskosten die de vennootschap zelf betaalt, moet het forfait verminderd worden: - met 15% voor een ontbijt; - met 35% voor een middagmaal; - met 45% voor een avondmaal; - met 5% voor kleine uitgaven. Deze vermindering moet niet toegepast worden voor de dagen van vertrek en terugkeer. 13
Dit bedrag wordt niet geïndexeerd.
Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
21
Voor het toegelaten bedrag van de vergoeding, dient er tevens een onderscheid gemaakt te worden tussen dienstreizen van korte duur en langere buitenlandse dienstreizen. “Korte duur” betekent voor de fiscus een afwezigheid van maximaal 30 kalenderdagen, en voor deze reizen geldt de toepassing van de barema’s hierboven vermeld. Voor langere buitenlandse dienstreizen moeten normaal de reële kosten bewezen worden aan de hand van bewijsstukken. In een recente ruling14 werd door de rulingcommissie echter gesteld dat ook voor langere buitenlandse dienstreizen (meer dan 30 dagen) belastingvrije forfaitaire vergoedingen kunnen betaald worden. In de praktijk is immers gebleken dat het in vele gevallen moeilijk was om in bepaalde landen voor elke uitgave bewijsstukken te verkrijgen, en onder dergelijke omstandigheden wordt het aanvaard om met forfaitaire dagvergoedingen te werken. Het toegelaten bedrag is eveneens terug te vinden in de barema’s die de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken gebruikt voor de terugbetaling van dergelijke kosten. In tegenstelling tot de kortere dienstreizen dienen hier wel de lagere vergoedingen gebruikt te worden die betaald worden aan “agenten op post”. Die vergoedingen bedragen 60% van de “normale” dagvergoedingen. De rulingcommissie stelt daarbij ook volgende voorwaarden: - de betaling van de forfaitaire vergoedingen moet worden beperkt tot maximaal 24 maanden voor dezelfde missie; - de betaling van vergoedingen moet worden stopgezet op het ogenblik van een eventuele definitieve vestiging in het buitenland. 6.5 Maaltijdcheques De administratie aanvaardt reeds geruime tijd dat maaltijdcheques die een werkgever aan zijn werknemers toekent, op fiscaal gebied gekwalificeerd worden als “sociale voordelen”, althans voor zover de cheques voldoen aan de voorwaarden waaronder zij op sociaal gebied niet worden aangemerkt als “loon”. Het gevolg daarvan is, enerzijds, dat de cheques in hoofde van de werknemers zijn vrijgesteld van belasting en, anderzijds, dat de werkgever de kostprijs van de maaltijdcheques (het verschil tussen de nominale waarde van de cheques en de tussenkomst die de werknemer betaalt) in principe niet als beroepskost in aftrek kan brengen (Art. 53, 14° WIB). Uit een Bericht aan de vennootschappen, gepubliceerd in het BS van 11 mei 2007, blijkt dat de administratie de kwalificatie van vrijgestelde sociale voordelen (in de zin van Art. 38, §1, 1ste lid, 11° WIB) vanaf 1 januari 2007 ook aanvaardt ten aanzien van de maaltijdcheques die aan zelfstandige bedrijfsleiders worden toegekend door de onderneming waar zij hun activiteit uitoefenen, op voorwaarde dat aan de volgende voorwaarden cumulatief is voldaan:15 • De toekenning van maaltijdcheques aan zelfstandige bedrijfsleiders is afhankelijk van de toekenning van maaltijdcheques aan de werknemers van de onderneming. Deze toekenning aan de werknemers moet vervat zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst op sectoraal vlak of op ondernemingsvlak. Kan dergelijke overeenkomst niet worden gesloten, dan mag de toekenning geregeld worden door een individuele overeenkomst. Gaat het om een onderneming die geen werknemers tewerkstelt, mag de toekenning van de maaltijdcheques aan de zelfstandige bedrijfsleider worden toegestaan, indien alle andere voorwaarden in acht worden genomen. In het geval waarin een zelfstandige bedrijfsleider een activiteit uitoefent in verschillende vennootschappen en deze allemaal maaltijdcheques aan hem uitreiken, kan er slechts één maaltijdcheque per werkdag met een maximum van 220 maaltijdcheques per jaar als vrijgesteld sociaal voordeel worden aangemerkt. 14
Voorafgaande beslissing nr. 800.109 d.d. 20.05.2008 Opgemerkt moet worden dat deze voorwaarden, met uitzondering van de eerste, grosso mode en mutatis mutandis gelijklopen met de voorwaarden waaronder de administratie aanvaardt dat maaltijdcheques in hoofde van werknemers worden gekwalificeerd als sociale voordelen.
15
Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
22
•
•
•
•
•
•
De toekenning van maaltijdcheques aan zelfstandige bedrijfsleiders moet geregeld zijn in een schriftelijke individuele overeenkomst en het bedrag van de maaltijdcheque mag niet hoger zijn dan dat toegekend bij collectieve arbeidsovereenkomst in dezelfde onderneming, die de hoogste nominale waarde van de maaltijdcheque bepaalt. Het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de zelfstandige bedrijfsleider effectief arbeidsprestaties levert. Het maximale aantal gepresteerde dagen dat voor de toekenning van de maaltijdcheques in rekening wordt genomen, mag niet hoger zijn dan het maximale aantal dagen dat door een voltijds tewerkgestelde werknemer tijdens het kwartaal in de onderneming kan worden gepresteerd. De maaltijdcheques die het maximale aantal effectief gepresteerde dagen overschrijden, worden als bezoldiging aangemerkt. De maaltijdcheque moet op naam van de bedrijfsleider worden afgeleverd. Deze voorwaarde wordt geacht te zijn vervuld als de toekenning ervan en de daarop betrekking hebbende gegevens 16 voorkomen op een geschreven document dat de volledige identiteit van de zelfstandige bedrijfsleider alsook van de onderneming waarin hij zijn activiteiten uitoefent, vermeldt. Voormeld document moet bij de boekhoudkundige stukken worden bewaard en maakt er integrerend deel van uit. De maaltijdcheques toegekend zonder dat deze voorwaarde is vervuld, worden als bezoldiging aangemerkt. De maaltijdcheque vermeldt duidelijk dat zijn geldigheidsduur beperkt is tot drie maanden en dat hij slechts mag worden gebruikt ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding. De maaltijdcheques waarop deze vermelding niet is aangebracht, worden als bezoldiging aangemerkt. De tussenkomst van de onderneming in het bedrag van de maaltijdcheque mag ten hoogste € 5,91 per maaltijdcheque bedragen. De maaltijdcheques met een ondernemingskost van meer dan € 5,91 worden als bezoldiging aangemerkt. De tussenkomst van de zelfstandige bedrijfsleider is minstens gelijk aan € 1,09 per cheque.17 De maaltijdcheques met een tussenkomst van de zelfstandige bedrijfsleider die minder bedraagt dan voormeld bedrag worden als bezoldiging aangemerkt.
Bedrijfsleiders kunnen bijgevolg sinds 1 januari 2007 ook genieten van maaltijdcheque als vrijgesteld sociaal voordeel. De vele voorwaarden en fiscaal interessantere alternatieven beperken echter het nut van de maatregel. Maaltijdcheques mogen dan wel fiscaal interessant zijn voor werknemers, toch zijn ze dat heel wat minder voor zelfstandige bedrijfsleiders, en tevens minder relevant voor hen, aangezien het hier meestal over kleine bedragen gaat. Naast de vele voorwaarden, zijn maaltijdcheques fiscaal ook verworpen uitgaven voor de onderneming die ze toekent. Fiscaal interessantere alternatieven kunnen o.m. gevonden worden in: - de onderneming de werkelijke kosten ten laste te laten nemen; - de toekenning van een forfaitaire dagvergoeding aan de zelfstandige bedrijfsleiders (zie supra).
16
i.e. aantal maaltijdcheques, brutobedrag van de maaltijdcheques verminderd met het persoonlijk aandeel van de zelfstandige bedrijfsleider. 17 i.e. het geraamd bedrag van de tweede maaltijd, bedoeld in Art. 36, tweede lid WIB en in Art. 18, §3, punt 8 KB/WIB. Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
23
