Regeling onkostenvergoedingen

Regeling onkostenvergoedingen voor de leden van het College van Bestuur van de Vrije Universiteit en de leden van de Raad van Bestuur van het VU medisch centrum 2 december 2013 -

Definitief STATUS: TER GOEDKEURING VOORGELEGD AAN RvT Stichting VU-VUmc Regeling 2009 komt hiermee te vervallen

Inleiding Deze regeling is vastgesteld door de Raad van Toezicht Stichting VU-VUmc en betreft de aard, omvang en verantwoording van de onkostenvergoedingen aan leden van het College van Bestuur van de Vrije Universiteit en de leden van de Raad van Bestuur van het VU medisch centrum. Het doel van deze regeling is transparantie verschaffen over welke kosten naar aard onder de door de instelling te vergoeden onkosten vallen. Door middel van deze regeling wordt inhoud gegeven aan de verplichting die het Ministerie van OC&W heeft gesteld in haar brief van 25 november 2011 met kenmerk 337429 “om vanaf 2012 over – voor de gehele organisatie geldende – voorschriften met betrekking tot te declareren vergoedingen moeten beschikken.” Op basis van ervaringen van de afgelopen jaren is de regeling op onderdelen nader uitgewerkt ten behoeve van de duidelijkheid in de uitvoering. Deze regeling gaat in op 1 januari 2014. Deze regeling geldt voor beide instellingen binnen de Stichting VU-VUmc i.c. de Vrije Universiteit en het VU medisch centrum. Voor het VU medisch centrum dient waar “College van Bestuur” is weergegeven, gelezen te worden “Raad van Bestuur”. Indien de RvB de regeling wenst te volgen zal de regeling worden aangepast op de RvB VUmc. De regeling heeft, behoudens de belastingvrije maandelijkse onkostenvergoedingen, geen betrekking op de vaste vergoedingen via de salarisadministratie (zoals salaris, bestuurderstoelage, persoonlijke toelage etc.). In deze regeling wordt ook vastgelegd op welke wijze de onkosten worden opgenomen in een jaaroverzicht ten behoeve van de Raad van Toezicht. Deze regeling betreft zowel de door de individuele College van Bestuurleden als door de leden van het College van Bestuur gezamenlijk gemaakte, als zakelijk aan te merken kosten uitgezonderd: − Gezamenlijke zakelijke kosten van de College van Bestuurleden met afzonderlijke leden van de Raad van Toezicht, Decanen, Directeuren en met leden van Studentenverenigingen e.d. − Gezamenlijke zakelijke kosten van de College van Bestuurleden met overige VU medewerkers De overige uitzonderingen zijn vermeld onder het kopje ‘Onkosten die door de VU worden betaald en die vanuit hun aard niet onder ‘onkosten van het College van Bestuur’ vallen. Voor deze kosten gelden de gangbare regelingen voor declaratie en verantwoording van bedrijfskosten.

1

Algemene regels bij het declareren Kosten die geacht worden te zijn vergoed door middel van de vaste maandelijkse (netto) onkostenvergoeding worden niet gedeclareerd. Daarvoor geldt een periodieke verantwoordingsprocedure die in de een na laatste alinea op blz. 3 nader wordt beschreven. College van Bestuurleden declareren geen kosten die op een andere wijze al worden vergoed. Kosten worden alleen vergoed als aard, omvang en relevantie voor het functioneren van een lid van het College van Bestuur duidelijk zijn gemaakt. Daartoe dienen facturen/declaraties/creditcardoverzichten te worden overlegd en moet worden aangegeven welke College van Bestuurleden en overige personen of instanties erbij betrokken waren. Declaraties worden ingediend door middel van de binnen de VU gehanteerde declaratiemethode. Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd, eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.

Autorisatie van vergoeding De College van Bestuurleden tekenen eerst zelf voor akkoord voor de geleverde prestatie op declaraties, facturen en creditcardoverzichten en voorzien deze indien nodig van een toelichting. Daarna autoriseert de voorzitter van het College van Bestuur voor akkoord. Indien het een vergoeding voor de voorzitter betreft, autoriseert het lid van het College van Bestuur belast met Bedrijfsvoering. Met betrekking tot de ontvangen facturen beoordeelt het secretariaat de facturen cf. de agenda’s, toetst de Secretaris van het College van Bestuur de factuur met de regeling en autoriseert het betrokken lid van het College van Bestuur eerst voor zichzelf, gevolgd door autorisatie door de voorzitter van het College van Bestuur; in geval het een declaratie van de voorzitter CvB betreft autoriseert het lid College van Bestuur belast met portefeuille Bedrijfsvoering.. Deze procedure is binnen de VU geautomatiseerd binnen het digitaal loket voor facturen. Per kwartaal laten de College van Bestuurleden een overzicht van de gedeclareerde kosten opstellen en geven dit met de achterliggende documentatie aan de voorzitter College van Bestuur ter goedkeuring, waarbij deze vaststelt dat de kosten binnen het kader van de regeling passen. Hierbij tekent het lid College van Bestuur belast met bedrijfsvoering voor de voorzitter College van Bestuur. Algemene bestuurskosten, i.c. kosten waarbij meer dan 1 lid van het College van Bestuur bij is betrokken, worden door de voorzitter van het College van Bestuur gedeclareerd.

Rapportage en Jaaroverzicht Per kwartaal ontvangt de voorzitter van de Raad van Toezicht een overzicht onkostenvergoeding van de College van Bestuur leden ter goedkeuring. Daarvoor heeft het College van Bestuur dit document ter informatie ontvangen. De vergoedingen worden na afloop van een boekjaar opgenomen in een jaaroverzicht dat, na behandeling in het College van Bestuur, aan de Raad van Toezicht wordt verstrekt. De algemene bestuurskosten worden hierbij gerubriceerd onder de post waarop ze betrekking hebben. Het overzicht is vergezeld van een rapportage van de (externe) accountant waaruit blijkt dat de kosten van het overzicht aansluiten op de financiële administratie en dat de kosten zijn verwerkt conform de vastgestelde administratieve procedures en tevens zijn gedaan in het kader van deze regeling en conform alle individuele afspraken welke zijn vastgelegd in de individuele arbeidsovereenkomsten van de bestuurders.

2

De voorzitter van de Raad van Toezicht zal voor deze controle een opdracht verstrekken aan de Auditdienst van de VU. Te vergoeden onkosten Er worden geen daggeldvergoedingen aan de College van Bestuurleden verstrekt. Er zijn vier soorten kosten: 1. Onkosten die geacht worden vergoed te zijn in het kader van de vaste maandelijkse netto onkostenvergoeding, in het vervolg aangeduid als vaste onkostenvergoeding. Deze kosten worden niet bij de VU gedeclareerd. 2. Onkosten die niet onder de vaste onkostenvergoeding vallen en dus gedeclareerd kunnen worden. 3. Onkosten die niet onder de vaste onkostenvergoeding vallen en die ook niet gedeclareerd kunnen worden 4. Onkosten die door de VU worden betaald en die vanuit hun aard niet onder ‘onkosten van het College van Bestuur van Bestuur’ vallen. Ad 1. De vaste onkostenvergoeding De College van Bestuurleden ontvangen een in de arbeidsovereenkomsten overeengekomen belastingvrije maandelijkse vaste onkostenvergoeding. Deze vergoeding is bedoeld voor beroepskosten, waaronder is te verstaan die kosten die werknemers, binnen de grenzen van redelijkheid en noodzakelijkheid, ten behoeve van een behoorlijke vervulling van hun dienstbetrekking maken om loon te kunnen verwerven. Deze kosten kunnen dus niet afzonderlijk worden gedeclareerd: • persoonlijke, niet functionele cadeautjes voor collega’s en medewerkers ter gelegenheid van jubilea, huwelijken, verjaardagen, ziekte, promotie, pensioen, vertrek etc; • viering van eigen feestelijke gebeurtenissen met collega’s en medewerkers; • ontvangst van collega’s en medewerkers thuis; • ontvangst van zakenrelaties thuis; • kosten onderweg voor binnen- en buitenlandse zakenreizen; • aanschaf op eigen naam van vakliteratuur; • taxikosten (voorzover niet besteld door het secretariaat), parkeerkosten en tolgelden; • kleine representatieve uitgaven. • niet nader genoemde kosten waarvan het karakter meebrengt dat zij onder de vaste onkostenvergoeding vallen, zoals portikosten van zakelijke brieven vanuit huis verzonden en kleine kosten bij informele ontvangsten buitenshuis van zakelijke relaties; Teneinde de vergoeding onbelast te kunnen uitkeren behoren deze kostensoorten per categorie vooraf naar aard en veronderstelde (jaarlijkse) omvang te worden gespecificeerd, waarbij niet vereist is dat deze kosten zich iedere maand zullen voordoen. Aanvullend kan de inspecteur verzoeken om een steekproefsgewijs onderzoek uit te voeren naar de werkelijk gemaakte kosten. Hoewel het niet verplicht is dit onderzoek vooraf uit te voeren, heeft de VU besloten om roulerend een lid van het College van Bestuur aan te wijzen die jaarlijks voor een periode van drie maanden bijhoudt wat zijn werkelijke uitgaven zijn geweest. Voorts moet erop worden toegezien dat vergelijkbare kleine uitgaven niet tevens worden gedeclareerd, teneinde een dubbele vergoeding te vermijden. De werkgever legt verantwoording af aan de Belastingdienst. De financiële gevolgen van overtreding van de fiscale regels zijn voor rekening van de College van Bestuurleden zelf.

3

Ad2. Te declareren onkosten Vervoer per auto De College van Bestuurleden hebben afzonderlijke regelingen getroffen met de Raad van Toezicht met betrekking tot de autokostenvergoedingen, kosten van openbaar vervoer en kosten van woon werkverkeer. De binnen deze regelingen gemaakte kosten kunnen gedeclareerd worden. Binnen die regelingen zijn tevens afspraken gemaakt over inzet van chauffeursdiensten (al dan niet met inbegrip van een auto) voor zakelijke dienstreizen, welke opgenomen zijn in overeenkomsten met vervoersbedrijven, waaronder taxibedrijven (voor zover besteld door het secretariaat). Op de maandelijkse afrekeningen van de bedrijven dient van de ritten te worden vermeld: • datum • welk College van Bestuurlid het betrof • aantal kilometers • aantal uren chauffeur • de reden van elke reis. Ingeval van chauffeursdiensten met een leaseauto uitgevoerd door studenten hoeft het aantal kilometers niet te worden vermeld. Het secretariaat van het College van Bestuur geeft op de facturen inzake de vervoersdiensten aan of de vermelde reden (met toegevoegd het predicaat zakelijk of privé) overeenstemt met de agenda’s van de College van Bestuurleden. Vervoer eigen vervoermiddel  niet van toepassing, dus verwijderd uit de regeling. Vervoer per vliegtuig Naar bestemmingen binnen Europa wordt economy class vergoed en voor bestemmingen buiten Europa geldt dat er business class vergoed wordt. Een College van Bestuurlid dat het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken vraagt vooraf schriftelijk toestemming, voorzover dit niet blijkt uit de besluitenlijst van het College van Bestuur. De voorzitter van het College van Bestuur vraagt hierbij toestemming aan de voorzitter van de Raad van Toezicht van de Stichting VU-VUmc; de overige leden aan de voorzitter van het College van Bestuur. Bij de aanvraag wordt informatie over doel, bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten verstrekt. Ter verantwoording van de gemaakte kosten wordt na afloop een verslag opgesteld. Dit verslag is mede ten behoeve van controle door de Auditdienst, de externe accountant en de Belastingdienst.

Hotelkosten Vergoed wordt de overnachting en ontbijt in hotels met maximaal 4-sterren. Zakelijke diners waarbij meerdere personen betrokken zijn kunnen worden gedeclareerd. Verblijfskosten van partners De kosten van partners komen slechts voor vergoeding door de VU in aanmerking, indien deze aantoonbaar en uitdrukkelijk zijn uitgenodigd om acte de presence te geven. Bovendien is voorafgaande toestemming van de voorzitter van het College van Bestuur respectievelijk de voorzitter van de Raad van Toezicht nodig.

4

Representatiekosten. Diners worden gebruikt in een bij de aard van de bespreking passend restaurant. Van diners wordt het aantal deelnemers, de functie van de deelnemers en de reden aangegeven. Uitgaven voor geschenken aan zakelijke relaties kunnen worden gedeclareerd. Vastgelegd wordt voor wie de geschenken bestemd waren. Als norm geldt een bedrag van maximaal € 50 per attentie. Uitgaven onder de €25 worden geacht door de vaste onkostenvergoeding te zijn vergoed. Indien er sprake is van functiegebonden geschenken waarbij alleen de functie van leden van het College van bestuur wordt benoemd, besteld door het secretariaat van het College van Bestuur en betaald door de VU worden deze niet op het overzicht onkostenvergoeding vermeld. Indien sprake is van geschenken die de College van Bestuur leden zelf voorschieten en/ of een persoonsgebonden karakter hebben, worden deze wel op het overzicht onkostenvergoeding vermeld.

Overige kosten t.b.v. beroepsuitoefening Ontvangst van zakenrelaties Kosten verbonden aan ontvangst van zakenrelaties. Scholing Een College van Bestuurlid dat het voornemen heeft scholing (niet zijnde symposia, workshop etc.) te volgen vraagt vooraf toestemming aan de CvB vergadering en geeft daarbij informatie over doel, bijbehorende beleidsoverwegingen en de geraamde kosten. De goedkeuring van de CvB vergadering wordt opgenomen op de besluitenlijst van de betreffende CvB vergadering. Na afloop van de scholing wordt een bewijs van deelname overlegd Gebruik thuiswerkvoorzieningen Indien er aanvullende afspraken met de Raad van Toezicht over gebruik van een computer, printer, fax, modem of telefoonlijn gemaakt zijn, kan conform die gemaakte afspraken gedeclareerd worden. Eventuele fiscale bijtelling zal hier maandelijks op worden toegepast. Situationeel wordt beoordeeld of deze kosten noodzakelijk zijn voor de werkplek of worden opgenomen op het overzicht onkostenvergoeding RvT.

Ad3. Onkosten die niet onder de vaste onkostenvergoeding vallen en die ook niet gedeclareerd kunnen worden Openbaar vervoer Indien leden van het College van Bestuur de beschikking hebben over een leaseauto of een autokostenregeling worden kosten van openbaar vervoer als niet declarabel beschouwd. Taxikosten De kosten van taxivervoer behoren niet tot de vaste onkostenvergoeding en kunnen ook niet gedeclareerd worden, tenzij het nemen van de taxi op basis van efficiency te rechtvaardigen is. Argumenten hiervoor kunnen zijn dat er slechte parkeermogelijkheden zijn of hoge parkeertarieven.

5

Overige kosten De volgende overige kosten dienen door de leden van het College van Bestuur zelf betaald te worden: - Persoonlijke diners in hotels bij overnachtingen, tenzij sprake is van zakelijke afspraken; - Kosten (mini)bar bij overnachtingen in hotels; - wassen leaseauto; - eigen risico schade leaseauto; - parkeerkosten; - verkeersboetes leaseauto. Daarnaast dienen kosten die naar aard geen zakelijke grondslag hebben ook zelf betaald te worden. Dit is in voorkomende gevallen te bepalen door de secretaris van het College van Bestuur. Indien nodig overlegt deze hiertoe met het betreffende CvB-lid, de voorzitter CvB of eventueel de voorzitter van de Raad van Toezicht (in die volgorde), die dan de eindbeslissing neemt.

Ad4. Onkosten die door de VU worden betaald en die vanuit hun aard niet onder ‘onkosten van het College van Bestuur’ vallen. Verantwoording Onderstaande kosten worden in de administratie van Bestuurszaken verantwoord, omdat hier sprake is van functiegebonden kosten en geen persoonsgebonden kosten. (Tbv RV; ik noem geen bedrijfsnummer/ orders, omdat in de reorganisatie ook een administratiewijziging is voorzien)

Abonnementen/lidmaatschappen Voor abonnementen op vaktijdschriften en lidmaatschappen van clubs en verenigingen die rechtstreeks verband houden met de uitoefening van de functie verzoeken de College van Bestuurleden in de CvB vergadering vooraf goedkeuring voor vergoeding van deze kosten. Dit besluit wordt in de besluitenlijst van de betreffende CvB vergadering vastgelegd. Indien het gaat om vaktijdschriften waar een beroepshalve abonnement op is afgesloten, wordt dit gezien als noodzakelijke functiegebonden kosten. Deze kosten worden derhalve niet in het overzicht onkostenvergoeding verantwoord.

Standaard kantoorautomatisering Onder de standaard kantoorautomatisering vallen − mobiele telefoons verstrekt door de VU, met inachtneming fiscale wetgeving; − abonnementen telefoon en data; − iPads en andere werkgerelateerde automatisering verstrekt door de VU; − pc’s, laptops, vaste telefoons verstrekt door de VU ten behoeve van de werkplek; − wifi-voorzieningen in hotels; − werkgerelateerde kosten internetverbinding in hotels bij (buitenlandse) dienstreizen; − pakketdiensten, hoewel deze kosten qua efficiency niet meer voor dienen te komen verband met gebruik iPads.

Werkruimtes College van Bestuur van Bestuur Kosten voor inrichting of decoratie van de kamers en overige ruimten van de College van Bestuurleden vallen niet onder de persoonlijke onkostenvergoeding.

6

Functiegebonden kosten De volgende kosten inzake de bedrijfsuitoefening zijn functiegebonden en worden in bedrijf 7000 verantwoord: − lunches/ koffie/ overige catering tijdens vergaderingen College van Bestuur leden binnen de VU campus, inclusief horecagelegenheden op de campus; − bloemen vanwege wetenschappelijke successen VU medewerkers (binnenhalen subsidies), familieomstandigheden en persoonlijke omstandigheden; − rouwkaarten/ rouwbloemen; − taxikosten gebeld door secretariaat, indien dit de snelste manier om van a naar b te komen bij slechte mogelijkheid tot parkeren en/ of hoge parkeertarieven. Dit zijn in de regel taxikosten van een naar de UvA. Persoonlijke taxikosten in andere situaties dienen van de eigen onkostenvergoeding betaald te worden. Scholing Scholing wordt in principe geacht persoonsgebonden te zijn. Indien de scholing een directe relatie heeft met de ontwikkelingen binnen de VU kunnen deze ook als functiegebonden geoormerkt worden. Dit zal van geval tot geval beoordeeld dienen te worden.

Amsterdam, 2 december 2013

7

Kwartaaloverzicht Naam lid College van Bestuur van Bestuur: Jaar:

Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Vaste vergoedingen per jaar: Vaste reiskostenvergoeding Woon-Werk per jaar Vaste vergoedingen ICT per jaar Vaste netto-onkostenvergoeding per jaar Gedeclareerde onkosten in totalen per jaar: Reizen Vliegreizen Autokosten (lease) Eigen vervoer Openbaar vervoer Chauffeurdiensten Verblijfkosten Overige reiskosten Representatie: Kosten diners, lunches Overige representatie. Overige kosten t.b.v. beroepsuitoefening: Scholing Ontvangsten Abonnementen/lidmaatschappen Pakketdiensten Overige kosten

Voor akkoord:

(voorzitter College van Bestuur van Bestuur c.q. lid met bedrijfsvoering in portefeuille)

Jaaroverzicht College van Bestuur van Bestuur

8

Kwartaal 4

Kostensoorten

Totaal individuele Algemene kosten leden bestuurskosten College van Bestuur van Bestuur

Vaste reiskostenvergoeding Woon-Werk per jaar Vaste vergoedingen ICT per jaar Vaste netto-onkostenvergoeding per jaar Reizen Vliegreizen Autokosten (lease) Eigen vervoer Openbaar vervoer Chauffeurdiensten Verblijfkosten Overige reiskosten Representatie: Kosten diners, lunches Overige representatie. Overige kosten t.b.v. beroepsuitoefening: Scholing Ontvangsten Abonnementen/lidmaatschappen Pakketdiensten Overige kosten

9

Totaal kosten College van Bestuur van Bestuur