Regeling Conflictbeheersing

Regeling Conflictbeheersing


Besluitvormingskader

Instemming HR Vaststelling CvB Ingangsdatum

: 10 juli 2015 : 21 augustus 2015 : 1 september 2015


Inhoudsopgave Preambule ........................................................................................................................... 5 Paragraaf 1 Advies door vertrouwenspersonen ................................................................................ 6 Paragraaf 2 Klacht bij klachtencommissie Personeel ........................................................................ 7 Paragraaf 3 Overige bepalingen ................................................................................................. 9 Toelichting ........................................................................................................................ 10



5

Preambule In de integriteitscode van de CHE is het volgende geschreven: “De kernwaarde relatie staat voor de relatie tot God en tot elkaar. Het houdt in dat medewerkers en studenten op elkaar betrokken zijn, elkaar vertrouwen, respecteren en waarderen. In gedrag en communicatie treden we de ander open en eerlijk tegemoet en zijn we er niet op uit de ander fysiek of mentaal te benadelen en te beschadigen. (…) Medewerkers en studenten zijn bereid verantwoording af te leggen aan de samenleving en aan elkaar. De medewerkers van de CHE werken daarom transparant en betrouwbaar en komen hun afspraken na.” Dit laat zien dat op de CHE waarde wordt gehecht aan gezonde verhoudingen tussen medewerkers. Daarom wordt ook belang gehecht aan het herstellen van relaties waar deze onverhoopt verstoord zijn geraakt. Helaas komt dit ook op de CHE voor. Het CvB wil met deze regeling medewerkers ondersteunen door ze een luisterend oor te bieden in de vorm van (een van) de Vertrouwenspersonen. Deze regeling biedt handvatten aan medewerkers die ten gevolge van verstoorde verhoudingen in een conflictsituatie terecht dreigen te komen of zijn terecht gekomen. Het doel van de regeling is het bevorderen van een spoedig herstel van de verhoudingen. Een medewerker kan daartoe de hulp van (een van) de vertrouwenspersoon inroepen. De medewerker wordt hierdoor in de eerste plaats de mogelijkheid geboden over zijn frustraties te praten. Dat kan al opluchten. Verder kan een Vertrouwenspersoon tips geven over hoe de medewerker kan omgaan met de situatie, of over de vraag hoe de medewerker een gesprek kan aangaan met de leidinggevende of collega. De hoop is dat hierdoor verergering van het conflict wordt voorkomen. Uiteraard kan ook een leidinggevende op basis van de regeling bij (een van) de Vertrouwenspersonen terecht voor hulp en bijstand bij (dreigende) conflicten. Daarnaast kan de medewerker over onheuse bejegening eventueel ook een klacht indienen bij de Klachtencommissie Personeel. Wederom is dan het doel herstel van de verhouding, door het ter sprake brengen van datgene waar de klager last van heeft. Als herstel van de verhouding niet mogelijk is, kan ook worden gedacht aan een andere oplossing. Bijvoorbeeld een overplaatsing: de klager hoeft dan niet meer voor/naast de ‘beklaagde’ te werken. De medewerker wordt in de regeling uitgedaagd hierover zelf na te denken. Deze regeling is bedoeld als aanvulling op het reglement Klachtencommissie Ongewenst Gedrag. Een klacht over gedrag die valt onder de noemer ongewenst gedrag (seksuele intimidatie, discriminatie of agressie en geweld), kan worden ingediend op basis van het reglement Klachtencommissie Ongewenst Gedrag.


6

Begripsbepalingen Klacht: Instelling: Medewerker: Klachtencommissie Personeel: Vertrouwenspersoon:

Uiting van ontevredenheid. De Christelijke Hogeschool Ede. Een medewerker van de instelling. De klachtencommissie als bedoeld in deze regeling. Een vertrouwenspersoon als bedoeld in de regeling Vertrouwenspersonen.

Paragraaf 1 Advies door vertrouwenspersonen Artikel 1 Advies bij (dreigend) conflict met medewerker of student Elke medewerker die meent onevenredig in zijn belang te zijn getroffen door een beslissing, dan wel onheus te zijn bejegend door een medewerker of student van de instelling, kan zich voor advies wenden tot de door de hogeschool aangestelde in – of externe vertrouwenspersonen. Artikel 2 Bijstand en doorverwijzen door vertrouwenspersoon 1. De medewerker kan met de vertrouwenspersoon het probleem bespreken en gezamenlijk zoeken naar mogelijke oplossingen. 2. De vertrouwenspersoon kan de medewerker bijstaan en eventueel doorverwijzen naar andere hulpverleningsinstanties, zowel intern als extern. 3. Indien de vertrouwenspersoon de medewerker doorverwijst naar een mediator, wordt deze via de afdeling P&O ingeschakeld. De afdeling P&O is dan verplicht medewerking te bieden. De vertrouwenspersoon kan als tussenpersoon fungeren, maar is daartoe niet verplicht. Artikel 3 Ondersteuning bij klacht Bij het eventueel indienen van een klacht bij de klachtencommissie Personeel kan de vertrouwenspersoon ondersteunen. Artikel 4 Toepasselijkheid Regeling Vertrouwenspersonen Op deze paragraaf is de Regeling Vertrouwenspersonen van toepassing, voor zover hiervan in deze regeling niet is afgeweken.


7

Paragraaf 2 Klacht bij klachtencommissie Personeel Artikel 5 Klacht 1. Iedere medewerker heeft het recht om over de wijze waarop een andere medewerker zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen een klacht in te dienen bij de klachtencommissie Personeel. 2. Op grond van deze klachtenregeling kan geen klacht worden ingediend tegen: a. Een gedraging waartegen reeds eerder door dezelfde klager een klacht is ingediend, tenzij sprake is van nieuwe feiten en/of omstandigheden; b. Een gedraging waarvoor op grond van CHE-regelingen (bijvoorbeeld de klachtenregeling ongewenst gedrag) of op grond van de CAO een andere procedure open staat; c. Een gedraging die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; d. Besluiten. 1 Artikel 6 De informele weg 1. Alvorens een klacht in behandeling kan worden genomen, moet de medewerker hebben geprobeerd via de ‘informele weg’ een oplossing te zoeken. Dit houdt in dat de medewerker contact heeft gezocht met degene die de gedraging heeft verricht, waarbij de medewerker heeft geprobeerd: a. het probleem duidelijk te maken en b. een minnelijke oplossing te vinden. 2. De medewerker kan bij deze informele weg een beroep doen op de hulp en bijstand van een van de vertrouwenspersonen. Indien ondanks de mogelijkheid van ondersteuning van de vertrouwenspersonen de medewerker geen contact wil of kan zoeken met degene die de gedraging heeft verricht, kan de medewerker in het klaagschrift toelichten waarom ervan is afgezien de informele weg te bewandelen. Artikel 7 Wijze van indienen van een klacht 1. Een klacht moet door middel van een ondertekend klaagschrift worden ingediend bij de Klachtencommissie Personeel, Postbus 80, 6710 BB Ede. Het klaagschrift moet in een gesloten envelop met het woord ‘vertrouwelijk’ erop worden aangeboden. Het kan ook per e-mail worden verzonden aan: [email protected]. 2. Het klaagschrift bevat de volgende elementen: a. Naam, adresgegevens, telefoonnummer en een e-mailadres van degene die de klacht heeft ingediend (klager) en de datum waarop het klaagschrift is opgesteld; b. De naam en functie van degene tegen wie de klacht is gericht (beklaagde); c. Een duidelijke omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht met vermelding van de datum en zo mogelijk de plek en het tijdstip van de gedraging; d. De gevolgen in heden en verleden, waar mogelijk met bijvoeging van bewijsstukken; e. Een beschrijving van de pogingen die zijn ondernomen om via informele weg een redelijke oplossing voor het probleem te zoeken, waar mogelijk onder bijvoeging van bewijsstukken of een toelichting waarom van de informele weg is afgezien; f. Een beschrijving van de voorziening(en) die de medewerker wenst. 3. Indien niet is voldaan aan de vereisten in lid 2, wordt de klager in de gelegenheid gesteld het verzuim binnen twee weken te herstellen. 4. Voor correspondentie wordt gebruik gemaakt van het e-mailadres dat de klager in het klaagschrift heeft opgegeven. Artikel 8 Bevestiging van ontvangst en ontvankelijkheid 1. De secretaris van de klachtencommissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager. 2. De secretaris van de klachtencommissie beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht en deelt de uitslag binnen twee weken aan de klager mee. 3. Indien de klacht ontvankelijk wordt verklaard, stuurt de secretaris een kopie van het klaagschrift met eventuele bijbehorende bescheiden aan de beklaagde.

1

Voor het maken van bezwaar tegen besluiten bestaat een andere procedure op grond van de CAO.


8

Artikel 9 Intrekken klacht 1. Klager kan de klacht intrekken door een schriftelijke, gedagtekende en ondertekende kennisgeving of een mededeling ter zitting aan de secretaris van de klachtencommissie. 2. De secretaris stelt de beklaagde zo snel mogelijk op de hoogte van de intrekking, onder verwijzing naar de regeling hieronder in lid 3. 3. Gedurende 8 dagen na de intrekking mag de klager zich bedenken en van de intrekking afzien. De klachtencommissie kan de klager in deze periode uitnodigen voor een gesprek over de reden van de intrekking. Na 8 dagen geldt de regel onder artikel 5 lid 2 sub a.; de klager kan niet nogmaals een klacht indienen over de gedraging, tenzij er sprake is van nieuwe feiten of omstandigheden. 4. Intrekking van de klacht is niet meer mogelijk als de klacht ter zitting is behandeld, tenzij partijen hierover in het kader van een minnelijke schikking overeenstemming hebben bereikt. Artikel 10 Behandeling van de klacht 1. De klacht wordt door de klachtencommissie behandeld zoals beschreven in de Klachtenregeling Ongewenst Gedrag. 2. Het CvB /de RvT besluit en handelt conform de Klachtenregeling Ongewenst Gedrag. Er vindt geen melding plaats aan de vertrouwensinspecteur voor het hoger onderwijs. Artikel 11 Samenstelling klachtencommissie Personeel 1. De klachtencommissie Personeel bestaat uit de leden van de klachtencommissie Ongewenst Gedrag, uitgezonderd het student-lid. De klachtencommissie Personeel wordt aangevuld met een lid dat niet werkzaam is binnen het gezagsbereik van de instelling en bij voorkeur ervaring heeft met het arbeidsrecht. 2. De klachtencommissie is gebonden aan alle voorschriften en regelingen die gelden voor de klachtencommissie Ongewenst Gedrag, voor zover daar in deze regeling geen uitzonderingen op zijn gemaakt. Artikel 12 Registratie klachten De secretaris van de klachtencommissie Personeel draagt zorg voor een goede registratie en archivering van de ingediende mondelinge en schriftelijke klachten. Artikel 13 Jaarverslag 1. De klachtencommissie Personeel brengt over elk kalenderjaar verslag uit aan het CvB. In dit verslag wordt (geanonimiseerd) aangegeven het aantal behandelde klachten, alsmede de aard en de inhoud van de klachten en de bevindingen en eventuele conclusies. 2. Het verslag wordt verwerkt in het jaarverslag. Artikel 14 Toepasselijkheid van de Klachtenregeling Ongewenst Gedrag Op deze paragraaf is de Klachtenregeling Ongewenst Gedrag van toepassing, voor zover hiervan in deze regeling niet is afgeweken.


9

Paragraaf 3 Overige bepalingen Artikel 15 Evaluatie Deze regeling is voor het eerst in werking getreden op 1 september 2012. Twee jaar na invoering is de regeling geëvalueerd door de interne vertrouwenspersoon, de persoon belast met juridische zaken, een lid van de klachtencommissie Personeel en een medewerker namens de HR. Deze evaluatie heeft geleid tot het advies aan het CvB de regeling te wijzigen. Het CvB besluit op basis van het advies. Na inwerkingtreding van deze gewijzigde regeling dient elke vijf jaar een evaluatie van de regeling plaats te vinden door de personen hierboven genoemd. Deze evaluaties leiden tot een advies aan het CvB of de regeling dient te worden gecontinueerd, gewijzigd of gediscontinueerd. Artikel 16 Bekendmaking van de regeling Het CvB draagt zorg voor de bekendmaking van deze regeling. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling conflictbeheersing’. Artikel 17 Inwerkingtreding Deze (gewijzigde) regeling treedt in werking op 1 september 2015.


10

Toelichting Wat is de bedoeling van de regeling? In deze regeling wordt mogelijk gemaakt dat de medewerker die vindt dat hij onheus bejegend is door een collega, leidinggevende of student of die last heeft van een beslissing die zijn leidinggevende genomen heeft of juist niet heeft genomen, terecht kan bij de vertrouwenspersoon om advies te vragen. De vertrouwenspersoon kan de medewerker in eerste instantie een luisterend oor bieden en eenvoudige aanwijzingen geven om het gesprek met de collega of leidinggevende nog eens te voeren. Eventueel kan de vertrouwenspersoon doorverwijzen, bijvoorbeeld mediation aanraden. Wat als de bijstand van de vertrouwenspersoon niet helpt? Mocht de bijstand van de vertrouwenspersoon niet tot het gewenste resultaat (een herstelde werkverhouding) hebben geleid, dan is er nog een mogelijkheid voor de medewerker. De medewerker kan een klacht indienen tegen degene waarvan hij meent dat die hem onheus heeft bejegend. Kan ik tegen het besluit van mijn leidinggevende een klacht indienen? Een medewerker kan wel bezwaar maken tegen een besluit van zijn leidinggevende, maar niet op grond van deze regeling. Over een aantal beslissingen kan de werknemer op basis van de CAO ook bij de Commissie van beroep terecht. Dat is bijvoorbeeld het geval als de medewerker geschorst is, of ontslagen. Ook kan de medewerker beroep instellen als een bevordering direct of indirect is onthouden, of als een tijdelijk dienstverband dat is verlengd, wordt beëindigd. Zie hiervoor artikel S-2 van de CAO of informeer bij de afdeling P&O. Het indienen van een klacht tegen een besluit, bijvoorbeeld van een leidinggevende, is dus niet mogelijk op grond van deze regeling. Het is wél mogelijk op grond van deze regeling een klacht in te dienen als de medewerker zich onredelijk of onbillijk behandeld voelt bij het nemen van een besluit, of bij de afhandeling van een bezwaar tegen zo’n besluit. Het gaat bij het indienen van een klacht dan dus om de manier waarop de leidinggevende zich (bij het nemen van een besluit) heeft gedragen. Daarbij kan natuurlijk wél aan de orde zijn dat de medewerker zich bij of door het nemen van een bepaalde beslissing onheus bejegend voelt. Kan ik ook een klacht indienen tegen een student? Nee. Een klacht indienen tegen een student is niet mogelijk op grond van deze regeling. Deze regeling dient er slechts voor om in geval een medewerker op welke manier dan ook last heeft van het gedrag van een student, de medewerker te ondersteunen door mogelijk te maken bij de Vertrouwenspersonen te gaan praten en advies te vragen. Natuurlijk kan een medewerker ook bij zijn leidinggevende terecht in zo’n geval, maar indien hij daar geen gehoor vindt, of om andere redenen verder wil zoeken, is het goed hem de weg naar de vertrouwenspersoon te bieden. Indien de student gedrag heeft vertoond dat valt onder de regeling Ongewenst Gedrag kan op grond van die regeling wél een klacht worden ingediend. Hoe gaat een klachtenprocedure in zijn werk? De klachtprocedure begint met een geschreven klaagschrift en (indien het ontvankelijk is, oftewel: voldoet aan alle formele vereisten) resulteert de procedure in een uitspraak van de klachtencommissie Personeel. In de uitspraak staat of de klacht gegrond (terecht) of ongegrond (niet terecht) is. Als de klacht gegrond is, wordt door de klachtencommissie een advies aan het CvB gegeven. De commissie kan het CvB bijvoorbeeld aanraden de beklaagde medewerker te berispen, of om een van de andere maatregelen uit de CAO op te leggen. Ook kan de klachtencommissie adviseren over maatregelen die genomen kunnen worden om het probleem op te lossen of het in de toekomst te voorkomen. Het CvB besluit, als werkgever, uiteindelijk zelf, maar zal het advies van de klachtencommissie uiteraard zwaar laten meewegen. Als een van de leden van het CvB zelf betrokken zijn, adviseert de klachtencommissie aan de RvT. Welke ‘voorzieningen’ kan een medewerker vragen bij het indienen van de klacht? Dit is (artikel 7 lid 2 sub f) een uitnodiging voor de klager om na te denken over de vraag wat hij/zij graag zou veranderen. Indien bijvoorbeeld de klager niet langer aangestuurd wil worden door zijn leidinggevende, kan hij verzoeken om een andere leidinggevende, of een andere werkplek, een ander project etc. Het is niet nodig dat de klager op basis van artikel 7 lid 2 sub f vraagt om een maatregel zoals schorsing van de beklaagde e.d. Daarover adviseert de klachtencommissie op basis van het onderzoek dat naar de klacht wordt ingesteld. Het CvB beslist.


11

Kan een student ook beroep doen op deze regeling? Nee, deze regeling is bedoeld voor medewerkers. Als een student ook als medewerker bij de CHE werkzaam is, valt hij onder deze regeling in de hoedanigheid van medewerker. Een stagiair kan wel een beroep doen op deze regeling omdat stagiairs op grond van de wet moeten worden behandeld en beschermd als medewerkers. Voor eventuele klachten van studenten bestaat er een aparte regeling. Zij kunnen terecht bij de faciliteit [email protected], op basis van artikel 7.59a WHW. Zie ook paragraaf 2.7 van het Studentenstatuut. Natuurlijk kunnen studenten voor advies dan wel pastorale bijstand ook terecht bij de vertrouwenspersoon of studentenpastor.

Regeling Conflictbeheersing

Recommend Documents