5
Verloop van het spel 1
5.1 Voorbereiding Nadat al het materiaal is klaargezet, start de spelbegeleider de scorebord-applicatie op. Een gedetailleerde handleiding van deze applicatie is te vinden in het document ‘handleiding bij de scorebord-applicatie’. Het scorebord vormt een handig hulpmiddel voor de spelbegeleider, omdat het zowel de speluitleg weergeeft, als alle berekeningen omtrent scores uitvoert. De begeleider geeft vooraf de gegevens van de spelersgroep in en duidt aan hoeveel spelers en hoeveel teams deelnemen. Nadien kan de projectie van de speluitleg starten, het eerste scherm is een welkomstscherm dat al klaar mag staan als de spelers het lokaal betreden.
5.2 Speluitleg 5.2.1
Voorstelling van het project en de partners
MVO aan het roer is een informatief spel, ontwikkeld door de Hogeschool Universiteit Brussel, het Centrum Informatieve Spelen en de werkgeversorganisatie VKW, met de steun van de Vlaamse Regering. De spelbegeleider kan kort de werking van de 3 organisaties kaderen. 5.2.2 Verloop van het vormingsmoment Het vormingsmoment bestaat uit 3 delen. Na een korte inleiding en speluitleg, worden er 3 rondes gespeeld met telkens een tussenbespreking. De vorming wordt afgerond met een nabespreking. Eventueel kan de spelbegeleider afspraken maken over een pauze (bijvoorbeeld tussen cruise 2 en cruise 3). 5.2.3 MVO De afkorting MVO staat voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, wat soms ook Duurzaam Ondernemen genoemd wordt. De spelbegeleider polst hier de voorkennis van de groep. Afhankelijk van deze voorkennis, kan de uitleg over MVO kort gehouden worden of moet er meer aandacht aan besteed worden. Meer achtergrondinformatie over MVO is te vinden in de ‘Leidraad voor de besprekingen’. 5.2.4 MVO in dit spel Kortweg komt maatschappelijk verantwoord ondernemen erop neer dat een bedrijf aandacht heeft voor de maatschappij waarin het functioneert. Bij de ontwikkeling van MVO aan het roer werd vertaald in ‘Ondernemen met aandacht voor de 3 P’s: People, Planet en Profit.’ People staat hierbij 1 In het spelverloop hebben zijn de verwijzingen naar MVO gebaseerd op volgende werken: Ceulemans K. en De Prins M. (samenstellers), Docentenhandleiding. De Integratie van verantwoord ondernemen in opleidingsonderdelen. (In kader van het project HET IVOOR.), 2007; De Vos, A., Buyens, D. en De Stobbeleir, K., Panel Survey of Organizations in Flanders (PASO) Editie 2004. Dossier: Mainstreaming van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Verwerking PASO-module, 2004; Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Van goede indruk maken, naar duurzame indruk achterlaten. Expertenrapport uitgevoerd door het advies- en studiebureau Sustenuto in opdracht van de Sociaal Economische Raad van Vlaanderen, 2007.
19
voor het sociale aspect (werknemers, impact op de maatschappij), Planet houdt het ecologische aspect in (aandacht voor milieuvriendelijke materialen en processen), Profit staat voor het economische (rentabiliteit en financiële haalbaarheid). 5.2.5 Waarom spelen we dit spel, waarom spelen we dit hier Afhankelijk van de doelgroep en de kadering van het spel, geeft de spelbegeleider op dit moment best wat uitleg over waarom gekozen is om MVO aan het roer te spelen met deze groep. Het is belangrijk dat spelers de motivering voor het vormingsmoment begrijpen voor ze aan het spel beginnen. 5.2.6 Basisbeginselen en speldoel • De spelers vormen het directiecomité van een cruiseschip. Elk team heeft zijn eigen schip te beheren. Alle spelers binnen het team hebben hierbij dezelfde verantwoordelijkheid, ze zijn samen aansprakelijk voor de keuzes die het team maakt. • MVO aan het roer bestaat uit 3 cruises, die alle teams tegelijkertijd zullen afwerken. • De spelers gaan hun cruiseschip op een Maatschappelijk Verantwoorde manier managen. Elk team krijgt een score, die aangeeft hoe goed de deelnemers het er als maatschappelijk verantwoorde ondernemers vanaf brengen. 5.2.7 Het verloop van een cruise • De 3 verschillende cruises worden voorgesteld door het speelbord, dat centraal op de tafel van elk team ligt. Het speelbord voor de eerste cruise ligt bovenaan. • De speelborden zijn cruciaal in het spel, omdat ze de basisactiviteit of de core-business van de onderneming verbeelden. Bij een cruiseschip is deze core-business het veilig varen van punt A naar punt B, terwijl de passagiers geëntertaind en zo goed mogelijk in de watten gelegd worden. In MVO aan het roer wordt deze corebusiness, of de zorg voor de passagiers, vertaald door het correct plaatsen van ringen en pionnen op het speelbord. • Ringen en pionnen zijn correct geplaatst als ze met de juiste kleurencode op de juiste plek op het speelbord staan. Elk speelbord bevat een legende, waarop de verschillende opvarenden afgebeeld staan. Elke opvarende heeft 5 ringen in een verschillende kleur. De spelers plaatsen op elk vakje van het spelbord een pion met de overeenkomstige ringen. De passagiers tevreden houden doe je dus door ze op een passende manier aan te kleden. • Naast het goed uitvoeren van de basisactiviteit, moeten de teams ook een aantal uitdagingen het hoofd bieden. Dit zijn beleidsbeslissingen of concrete situaties die de teams als directiecomité moet oplossen. Per cruise zijn er 5 uitdagingen, voor alle teams dezelfde, die in het logboek omschreven staan. Elk team moet tijdens de cruise alle uitdagingen oplossen, de gemaakte keuze wordt hierbij met een magneet aangeduid op het keuzebord. Het team draagt samen de verantwoordelijkheid, het is uiterst belangrijk dat elke speler op de hoogte is van de gemaakte keuze en er achter kan staan. De spelers moeten dus uitgebreid overleggen tijdens de cruise. De uitdagingen worden pas gelezen en bediscussieerd van zodra de eerste cruise van wal steekt. • Elke cruise duurt ongeveer tien minuten. Tussen de cruises door volgt een bespreking van de uitdagingen en krijgt elk team een score, die aangeeft in welke mate de teams erin slagen maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Deze score, die wordt bijgehouden door de computer, houdt rekening met de gemaakte keuzes voor de uitdagingen, én met het correct uitvoeren van
20
de core-business. Het goed uitvoeren van de basisactiviteit is namelijk een basisvereiste voor elke onderneming, zonder kan het bedrijf onmogelijk blijven draaien. • Aldus moeten deelnemers per cruise twee activiteiten binnen een bepaalde cruisetijd tot een goed einde brengen: 5 uitdagingen aangaan terwijl men de basisactiviteit succesvol uitvoert. De combinatie van deze activiteiten bepaalt hun MVO-score. MVO heeft immers ook betrekking op de kern- of basisactiviteit van de onderneming. 5.2.8 Rollenverdeling binnen de teams • Om alles vlot te laten verlopen, krijgen alle spelers binnen elk team een bijzondere rol. Tijdens de eerste cruise zijn er per team twee rollen te verdelen, na de eerste cruise krijgen ook de andere spelers een functie. Voor elke rol is er een badge voorzien. De spelers mogen deze badge duidelijk aanbrengen, zodat iedereen weet wie welke rol op zich neemt. De communicatieadviseur en de inspecteur worden toegewezen nog voor de eerste cruise van start gaat. • De communicatie-adviseur zorgt ervoor dat de keuzes die het team maakt, duidelijk aangegeven worden op het keuzebord. Hij zorgt er ook voor dat zijn team op de hoogte is van de gevolgen van de keuzes die het maakte. • De inspecteur controleert op het einde van elke cruise of het team links van het eigen cruiseschip de core-business correct uitgevoerd heeft. 5.2.9 Het einde van een cruise • Tijdens de cruise kunnen de spelers op het projectiescherm volgen hoeveel tijd ze ongeveer nog hebben. De spelbegeleider kan ook regelmatig de spelers waarschuwen hoeveel minuten of seconden er nog resten. Als de spelbegeleider merkt dat de teams te weinig of teveel tijd hebben, kan hij de lengte van de cruise aanpassen via de scorebord-applicatie. • Onmiddellijk na het einde van een cruise gaat de inspecteur naar het schip links van zijn eigen team. Hij controleert of de ringen en pionnen juist geplaatst zijn op het speelbord. Dit gebeurt via een steekproef en duurt maximaal een tweetal minuten. Niet alle ringen en pionnen moeten dus strikt gecontroleerd worden. Van zodra er een fout ontdekt is, steekt de inspecteur de rode kaart, die naast het keuzebord van dat team ligt, de hoogte in. Vindt de inspecteur geen fouten, dat houdt hij de groene kaart omhoog. • De communicatie-adviseur zorgt er op het einde van elke cruise voor dat alle keuzes correct aangeduid zijn op het keuzebord en duidelijk zichtbaar zijn voor de andere teams en de spelbegeleider. Als een team voor een uitdaging geen keuze gemaakt heeft, laat de communicatie-adviseur die keuze open. De spelbegeleider maakt dan een vooraf bepaalde standaard-keuze voor die uitdaging, die overeenkomt met de keuze die voor de onderneming de minste inspanning vraagt). Tussen de cruises door komt de communicatie-adviseur ook naar de begeleiderstafel om in de kist van zijn schip de gevolgkaarten op te halen.
21
5.3 De eerste cruise Leerinhouden die ingebed zijn in de eerste cruise Eerste kernpunt van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: • MVO impliceert een langetermijnvisie. In tweede instantie: • MVO is ondernemen vanuit ethische overwegingen. • MVO is een duurzame relatie uitbouwen met belanghebbenden.
5.3.1
Tijdens cruise 1
De spelbegeleider controleert of alle spelers de uitleg begrepen hebben en start de eerste cruise via de scorebord-applicatie. Tijdens de eerste cruise heeft de begeleider voldoende tijd om bij elk team even te kijken hoe de taken aangepakt worden. Hoeveel tijd hebben de spelers nodig om hun basisactiviteit uit te voeren? Op welk moment starten ze met de uitdagingen? Hoe wordt de keuze bij een uitdaging uiteindelijk gemaakt? De spelbegeleider kan via de knop ‘meer tijd’ in de scorebord-applicatie 30 seconden toevoegen aan de 10 minuten die een cruise normaal duurt. Hoewel er in de eerste ronde slechts 16 pionnen te plaatsen zijn, is meer tijd geven soms nodig om de spelers vertrouwd te maken met het spel. Het is belangrijk dat de spelbegeleider een juist evenwicht probeert te vinden tussen voldoende tijd om een zinvolle bespreking van de uitdagingen in de teams toe te laten, en voldoende spanning en tijdsdruk. Tijdens de eerste ronde is dit wellicht moeilijk in te schatten, de volgende cruises verloopt dit gemakkelijker. 5.3.2 Na cruise 1 Einde van de eerste cruise Op het einde van de eerste cruise herhaalt de spelbegeleider nog even wat de teams moeten doen. De inspecteur vertrekt onmiddellijk naar het team links van hem om te controleren of de basisactiviteit correct is uitgevoerd. De communicatie-adviseurs zorgen ervoor dat de keuzes van hun team duidelijk aangegeven zijn op hun keuzebord en komen naar de begeleiderstafel om de gevolgkaarten uit hun kist te halen. Elk team heeft zijn eigen gevolg-kist, waarin per uitdaging alle mogelijke gevolgen zitten. De gevolgen hebben overzichtelijke tabs en de kleur waarin ze gedrukt zijn komt overeen met de kleur van de keuze op het keuzebord. Op deze manier kunnen de communicatie-adviseurs snel de juiste kaarten kiezen. Wanneer de inspecteurs en de communicatie-adviseurs begonnen zijn met de uitvoering van hun taak, gaat de begeleider klaarzitten aan de computer om in de scorebord-applicatie de keuzes van de verschillende teams in te geven. Een tweetal minuten na het einde van de cruise, vraagt hij aan de inspecteurs om de rode of groene kaarten omhoog te steken en geeft hij op het invulscherm
22
aan welke teams er eventueel niet in geslaagd zijn hun basisactiviteit correct uit te voeren, en aldus gefaald hebben om hun passagiers een optimale cruise te bezorgen. Als dit gebeurd is, krijgen de teams een paar minuten de tijd om samen hun gevolgkaarten door te nemen. Ondertussen geeft de begeleider op het invulscherm voor elk team aan welke keuzes er gemaakt zijn. Tussenbespreking van de uitdagingen Wanneer de begeleider klaar is met het invoeren van de keuzes en de teams klaar zijn met het lezen van de gevolgkaarten, wordt er stilgestaan bij het verloop van de eerste cruise. Daarna staat de spelbegeleider stil bij een tweetal uitdagingen waar de teams verschillende keuzes rond gemaakt hebben. Via het scorebord kan de spelbegeleider gemakkelijk twee uitdagingen selecteren waarbij door de teams verschillende keuzes gemaakt werden. De teams kunnen op hun beurt op elkaars keuzebord zien wie welke keuze gemaakt heeft.
Achtergrond bij de tussenbespreking Wanneer de spelbegeleider twee uitdagingen met de teams bespreekt, vraagt hij vooral om te motiveren waarom een bepaalde keuze gemaakt werd. Hij peilt naar de achterliggende motivatie en prikkelt de teams op die manier met elkaar in discussie te gaan. Automatisch zal de spelbegeleider impliciet peilen naar de manier waarop rekening gehouden werd met belanghebbenden of stakeholders of naar de manier waarop deze stakeholders betrokken bleken bij de gemaakte beslissing. De term ‘stakeholder’ hoeft hier nog niet benoemd te worden, na de derde cruise gebeurt dit expliciet. In het geval dat de begeleider vaststelt dat een team een onethische beslissing nam – bijvoorbeeld in ‘Enquête waterzuivering’, ‘Koosjere voeding’ of ‘Schipper mag ik overvaren’ – komt deze uitdaging sowieso aan bod. Hierbij vraagt de spelbegeleider expliciet naar de beweegredenen van het betrokken team. Het kan immers niet dat een maatschappelijk verantwoord ondernemer onethisch handelt. Ethisch ondernemen of waardegedreven handelen is een wezenlijk onderdeel van MVO. Tenslotte vraagt de begeleider ook of er tijdens de eerste cruise investeringen gedaan werden en welke investeringen dit waren. Op die manier wordt het eerste facet van MVO, zijnde het belang van de lange termijn, indirect ingeleid (zie verder). De spelbegeleider stelt bijvoorbeeld volgende vragen: • Hoe verliep de eerste cruise? Was het moeilijk? Was er voldoende tijd? • Hoe verliep de besluitvorming? Is iedereen op de hoogte van de gemaakte keuzes? Staat iedereen achter deze keuzes? • Welke keuze hebben je gemaakt bij uitdaging x en waarom? • Hoe hebben de passagiers en het personeel hierop gereageerd?
23
Weergave van de scores Na de bespreking van de uitdagingen start de spelbegeleider de weergave van de scores. De spelers raken zo vertrouwd met hoe het scorebord er uit ziet: • Voor elk cruiseschip is er een aparte kolom, met drie gekleurde balken: People, Planet en Profit. Elke keuze heeft gevolgen voor de People-, Planet- en Profitscore van een team. • Daaronder is aangegeven of de basisactiviteit correct is uitgevoerd. De spelbegeleider maakt opnieuw duidelijk dat het correct uitvoeren van de basisactiviteit cruciaal is voor elke onderneming, dus ook een maatschappelijk verantwoorde onderneming. Elk team investeert als cruiseschip nu eenmaal veel tijd in het entertainen van de passagiers. Het niet goed uitvoeren van de basisactiviteit wordt dus ook in de score opgenomen. • Onderaan staat de voorlopige totaalscore van elk team. Deze score houdt rekening met hoe goed er gescoord werd op het vlak van People, Planet en Profit en in welke mate de basisactiviteit goed werd uitgevoerd. Bespreking van de scores, het belang van de lange termijn De spelbegeleider vraagt de teams in welke mate de score overeenkomt met hun verwachtingen, na het lezen van hun gevolgkaarten. Hij peilt naar het effect van de genomen beslissingen op de drie P’s. De spelbegeleider vraagt aldus de link te leggen tussen de score en hun beleid. Een zeer belangrijk aspect bij de scores na de eerste cruise is dat ze eigenlijk onvolledig zijn en dus geen correct beeld weergeven. De spelers zullen zelf aangeven dat ze verwachten dat deze score nog zal wijzigen, omdat ze bijvoorbeeld investeringen gedaan hebben die pas op lange termijn renderen (terugverdieneffect op lange termijn). Vooral de uitdagingen ‘Brandstofverbruik van het schip’ en ‘Enquête waterzuivering’ spelen hier een rol. In het scorebord wordt dit dan vertaald in een lage profitcore. Heeft een team een onethische beslissing genomen of nam het een ondoordachte korte termijn beslissing (zoals bijvoorbeeld mogelijk is in ‘Koosjere Voeding’ of ‘Schipper mag ik overvaren’) om snel rijk te worden – zoals dat ook weerspiegeld wordt in de scores –, is het zeer waarschijnlijk dat dit op lange termijn negatieve gevolgen zal hebben. De spelbegeleider legt uit dat er ook termijnkaarten zijn in het spel: elke keuze heeft gevolgen, sommige keuzes hebben ook gevolgen op lange termijn. Wat die gevolgen zijn, komen de spelers pas te weten na het voltooien van de volgende cruise – het zijn immers gevolgen op lange termijn. De spelbegeleider geeft aan dat de scores en de rangschikking van de verschillende teams nog ge-
Achtergrond bij de tussenbespreking Het gegeven van de gevolgen op lange termijn is een eerste cruciaal facet bij MVO: beslissingen en keuzes worden gemaakt met een langetermijnvisie. Het is dus belangrijk dat deelnemers de consequenties van hun beslissingen op lange termijn kunnen inschatten. Bepaalde gunstige of ongunstige effecten zijn slechts op lange termijn waarneembaar. Zo bezorgt een onethische beslissing binnen ‘Enquête Waterzuivering’ op langere termijn een financiële aderlating. Anderzijds wordt duidelijk dat een sterk MVO-beleid meer kan op-
24
leveren dan enkel voordelen voor people of Planet. Beslis je in ‘Brandstofverbruik van het schip’ te investeren voor een beter milieu genereer je gunstige economische effecten op lange termijn. Volgende vragen kunnen hier gesteld worden: • Had je deze scores verwacht? • Hoe zie je je beleid tijdens de eerste cruise weerspiegeld in de drie P’s? • Welke beslissingen die je nu genomen hebt, zullen een effect hebben op lange termijn? • Welk effect zal dit dan hebben op je tussenscore? voelig kan veranderen, wanneer straks de lange termijngevolgen mee verrekend worden. Hij wijst er ook op dat de scores waarin de lange termijngevolgen verrekend zijn pas na de tweede cruise getoond zullen worden. Voorbereiding van de tweede cruise De balkjes voor People, Planet en Profit worden na elke cruise weer op 0 gezet. Dit is voor de spelers heel belangrijk om te weten. Op die manier kunnen deelnemers, indien ze het gevoel hebben verkeerde beslissingen genomen te hebben (bijvoorbeeld indien ze onethisch gehandeld hebben en dus terecht vrezen op een afrekening) opnieuw beginnen met een schone lei. Zo willen ook compensatiegedrag tegengaan. Hoewel de balkjes gereset worden, wordt de behaalde tussenscore uiteraard wel in rekening gebracht bij de eindscore. Het is dus wel belangrijk om tijdens elke cruise zo goed mogelijk te scoren. Vooraleer de tweede cruise start, legt de spelbegeleider de twee resterende rollen uit: • De derde speler in elk team wordt de steward: hij is verantwoordelijk voor de veiligheid en de orde aan boord en zorgt er dus voor dat alle ringen en pionnen netjes opgeruimd worden op het einde van elke cruise. De ringen en de pionnen moeten voor de start van de volgende cruise in hun katoenen zakken opgeborgen worden, zo start iedereen met een schone lei. • Als er een vierde speler in het team is, wordt hij de ‘vliegende brigade’. Dit is een extra inspecteur, die op het einde van een cruise een schip naar keuze mag helpen controleren op fouten in de basisactiviteit. Het wordt dus nog belangrijker dat alle teams hun basisactiviteit correct uitvoeren: de kans grondig gecontroleerd te worden, stijgt namelijk. De stewards zorgen dat de tafel van hun team klaargemaakt wordt voor de volgende cruise. Het speelbord van de eerste cruise wordt onderaan de stapel speelborden gelegd, dat van de tweede cruise komt bovenaan te liggen. Tenslotte staat de spelbegeleider, indien nodig, nog even stil bij de basisactiviteit. Deelnemers vragen zich vaak af waarom ze hier energie moeten voor opbrengen. De spelbegeleider kan hierbij verwijzen naar de bedrijfsrealiteit: ook daar is de kernactiviteit van primordiaal belang. Let wel: hoe efficiënter de organisatie binnen het cruiseschip kan verlopen (dus hoe efficiënter elk team samen de basisactiviteit tot een goed einde kan brengen), hoe meer tijd overblijft om samen de uitdagingen het hoofd te bieden. Samenwerking en coördinatie staan dus voorop.
25
5.4 De tweede cruise Leerinhouden die ingebed zijn in de tweede cruise Tweede kernpunt van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: • MVO impliceert een evenwicht vinden tussen de drie P’s. In tweede instantie: • MVO impliceert een identificatie van alle stakeholders. Voorkennis: • MVO impliceert een langetermijnvisie. • MVO is ondernemen vanuit ethische overwegingen.
5.4.1
Tijdens cruise 2 (8 à 14 min)
Na de start van de tweede cruise, legt de spelbegeleider de termijnkaarten van cruise 1 klaar. De scorebord-applicatie geeft een duidelijk overzicht weer van welke teams welke termijnkaarten moeten krijgen. De begeleider legt de juiste termijnkaarten bovenop de kisten met gevolgkaarten van de verschillende teams. Op die manier kan de communicatie-adviseur gemakkelijk de termijnkaarten ophalen. Ook tijdens deze cruise is het belangrijk dat de spelbegeleider in het oog houdt hoe het spel verloopt en of de spelers voldoende tijd hebben om hun basisactiviteit uit te voeren en de uitdagingen te bespreken. De spelbegeleider kan de teams bijsturen als hij merkt dat er niet voldoende overlegd zou zijn, of als het spelen te traag gaat. De tijd die de spelers krijgen, kan opnieuw bijgestuurd worden via de scorebord-applicatie. De teams moeten tijdens cruise 2 niet 16 maar 18 pionnen correct plaatsen, de basisactiviteit neemt dus iets meer tijd in beslag. Van de teams wordt verwacht dat ze de zorg voor hun passagiers al beter in de vingers hebben, en dus ook meer passagiers kunnen bedienen binnen eenzelfde cruisetijd. 5.4.2 Na cruise 2 Het einde van de tweede cruise Het einde van cruise 2 verloopt grotendeels zoals dat van cruise 1. De inspecteurs controleren het schip links van hen (nu treden ook de vliegende brigades in actie). De communicatie-adviseurs zorgen ervoor dat de keuzes duidelijk aangebracht zijn op het keuzebord. Ze komen deze keer nog geen gevolgkaarten halen, maar halen eerst de termijnkaarten van cruise 1 op. De spelbegeleider duidt er op dat er eerst gekeken zal worden naar de lange termijngevolgen van cruise 1, vooraleer de keuzes van cruise 2 aan bod komen. Een tweetal minuten na het einde van de cruise is de controlefase afgelopen en vraagt de spelbegeleider aan de inspecteurs en vliegende brigades om de rode of groene kaarten omhoog te steken. De begeleider geeft op het invulscherm aan welke teams hun basisactiviteit eventueel niet correct hebben uitgevoerd. De teams krijgen even de tijd om de lange termijngevolgen van de eerste cruise
26
door te nemen, ondertussen voert de spelbegeleider al de keuzes van de tweede cruise in op het invulscherm. Weergave en bespreking van de scores op lange termijn na cruise 1, het belang van evenwicht Vooraleer cruise 2 besproken wordt, peilt de spelbegeleider naar de reacties op de lange termijn gevolgen. Daarna projecteert de spelbegeleider de scores van cruise 1, maar deze keer met de lange termijngevolgen erin verrekend. De scores zonder lange termijngevolgen staan in schaduweffect achter de People-, Planet- en Profitscorebalken. Zo zien de spelers welke impact de lange termijngevolgen hebben op hun score. Het scorebord duidt ook de evolutie van de totaalscore aan. Wellicht zullen de score-kolommen van een aantal teams een lichtere achtergrond hebben dan de andere. (Mocht dit niet het geval zijn, kan de spelbegeleider dit even simuleren via de knop ‘simuleer onevenwicht’ op de scorebord-applicatie). Deze lichtere achtergrond duidt op een onevenwicht tussen People, Planet en Profit. De spelbegeleider legt uit dat, wanneer er een te groot verschil ontstaat tussen de drie P’s, er een bestraffing doorgerekend wordt in de totaalscore. De spelbegeleider staat uitgebreid stil bij de achterliggende redenering voor deze bestraffing.
Achtergrond bij de tussenbespreking Een goed MVO-beleid staat of valt met evenwichtige keuzes. Als maatschappelijk verantwoord ondernemer ga je immers een verantwoord en realistisch evenwicht trachten te zoeken tussen de financiële aspecten van je bedrijfsvoering (winst, economische rendement) en de sociale en de milieuaspecten. De verantwoordelijkheid van een bedrijf gaat verder dan zuiver winst maken. Een bedrijf of instelling heeft ook een verantwoordelijkheid voor zijn impact op de maatschappij (mens en milieu). Een maatschappelijk verantwoord ondernemer zal dus rekening houden met de effecten die zijn beslissingen hierop hebben. Deze werkwijze leidt tot positieve gevolgen voor mens, milieu en maatschappij. Een evenwicht tussen de drie P’s moet dus nagestreefd worden binnen elke uitdaging die zich voordoet. Het kan niet dat een team gaat focussen op één bepaald aspect en daardoor een ander aspect gaat verwaarlozen. Evenmin dat een team bij één bepaalde uitdaging een zeer idealistische keuze maakt en bij andere uitdagingen radicaal voor puur financieel winstbejag gaat zonder daarbij de impact op mens en milieu in te schatten. MVO is immers een consequente integratie van de drie P’s in alle facetten van de bedrijfsvoering. Bij elke uitdaging waar het bedrijf voor staat, moet het de drie dimensies in afweging nemen, de impact van mogelijke beslissingen erop in kaart brengen. De drie dimensies staan immers niet los van elkaar, maar gaan elkaar beïnvloeden en elkaar aanvullen. Soms komen ze echter in conflict met elkaar – zoals deelnemers in de uitdagingen hebben kunnen ondervinden. Het zoeken naar een evenwicht tussen de drie dimensies is dan ook één van de grote uitdagingen waar maatschappelijk verantwoorde ondernemingen voor staan. MVO is een consequent beleid uitstippelen. Het is voor een team bovendien onmogelijk om de eindoverwinning te halen indien het compensatiegedrag vertoont binnen een cruise of over cruises heen (bijvoorbeeld in de eerste cruise zeer idealistische beslissingen nemen – dit zijn beslissingen die danig veel rekening houden met mens en milieu, zonder daarbij de impact op het economisch rendement van
27
de onderneming in acht te nemen – en in de tweede zeer business-minded tewerk gaan) of beslissingen neemt die een van de drie P’s danig verwaarloost. In de scorebord-applicatie werd ingebouwd dat dergelijke teams worden bestraft. Teams die een consequent MVObeleid voeren worden dus beter beloond dan image-builders. De spelbegeleider kan volgende vragen stellen: • Welke beslissingen zijn op lange termijn verstandig gebleken, welke minder verstandig? • Welk effect zal dit hebben op je tussenscore? • Waarom worden sommige teams bestraft? • Wat zijn evenwichtige keuzes? • Wanneer was het moeilijk om een evenwichtige keuze te maken? • Wanneer heb je getracht een evenwichtige keuze te maken? Geef een voorbeeld. • Waarom ga je evenwichtige keuzes maken, waarom is dat belangrijk? • Welke aspecten dienden tegenover elkaar te worden afgewogen?
Tussenbespreking van de uitdagingen van cruise 2 De spelbegeleider staat nu even stil bij het verloop van de tweede cruise. Hij vraagt opnieuw hoe de keuze van de uitdagingen verliep. Bij een tweetal uitdagingen – waar verschillende keuzes gemaakt zijn – gaat de begeleider dieper in op de motivering van teams voor hun keuzes. In het geval van een onethische beslissing, vraagt de spelbegeleider opnieuw expliciet naar hun beweegredenen. De spelbegeleider vraagt ook of er geïnvesteerd werd en welke langetermijnvisie ze hanteren. Hierbij kunnen volgende vragen gehanteerd worden: • “Welke keuze hebben jullie gemaakt bij uitdaging x en waarom?“ • “Hoe hebben jullie passagiers en het personeel hierop gereageerd?” • “Welke beslissingen hebben jullie genomen op lange termijn?” • “Hoe gaat jullie bedrijf evolueren op lange termijn?” De scores zonder lange termijngevolgen van cruise 2 worden niet meer getoond, omdat deze een vertekend beeld geven. De spelers moeten dus wachten tot na de derde cruise om de impact van hun keuzes te weten op hun tussenscore. Als er tijd is voor een pauze, is dit een goed moment om deze te nemen. Extra aandachtspunt bij derde cruise: stakeholdermanagement Tussen het spelbord van de eerste en de tweede cruise is een verschil. In de eerste cruise stond de basisactiviteit centraal: de zorg voor de passagiers. Dat was ook zo in de tweede cruise, maar daar kwam een extra belanghebbende bij, namelijk het personeel van het cruiseschip. Op het derde speelbord zijn naast passagiers en personeelsleden nog andere betrokkenen geplaatst (aangeduid met W, X, Y en Z). Elk team krijgt in aanloop van de derde cruise de opdracht mee deze stakeholders te identificeren. Dit doen ze aan de hand van de uitdagingen van de derde cruise. Concreet zal de spelbegeleider
28
na de derde cruise peilen naar de andere stakeholders (naast de passagiers en het personeel) die de deelnemers in de uitdagingen zijn tegengekomen en dus hebben geïdentificeerd.
Het belang van stakeholdermanagement In de derde cruise moeten de teams bewijzen dat ze naast de zorg voor de passagiers ook een relatie met de andere stakeholders van het cruiseschip kunnen opbouwen. Op die manier wordt elk team een échte maatschappelijk verantwoorde ondernemer: MVO is immers niet een toevoeging van hier en daar wat elementen, maar is een consequent toepassen van de drie dimensies in alle facetten van de bedrijfsvoering én de kernactiviteiten van de onderneming, waarbij overleg met stakeholders of belanghebbenden van de onderneming deel uitmaakt van dit proces. Om hun basisactiviteit als maatschappelijk verantwoorde ondernemer (in dialoog met de stakeholders) tot een goed einde te kunnen brengen, is het dus essentieel dat ze alle stakeholders van het bedrijf of de instelling kunnen identificeren. De verschillende teams krijgen deze opdracht mee om hen bewust te maken van het belang van het stakeholdermanagement. Een eerste stap in dit stakeholdermanagement is de identificiatie van alle stakeholders. Als maatschappelijk verantwoord ondernemen moet je immers de stakeholders van je bedrijf kennen om hiermee in dialoog te kunnen treden. In de bespreking van de derde cruise wordt hier verder op ingegaan.
De spelbegeleider staat even stil bij de betekenis van ‘stakeholders’ (dus alle belanghebbenden – personen of instanties – die op een directe of indirecte manier betrokken zijn bij de werking van een onderneming). Hierbij kunnen volgende vragen gehanteerd worden: • Welk verschil heb je gemerkt tussen het eerste, het tweede en het derde speelbord? • Naast de passagiers zijn ook de personeelsleden betrokken bij je onderneming. Met welke Engelstalige term duiden we alle belanghebbenden van je onderneming aan?
29
5.5 De derde cruise Leerinhouden die ingebed zijn in de derde cruise Derde kernpunt van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: • MVO impliceert stakeholdermanagement. Voorkennis: • MVO impliceert een evenwicht vinden tussen de drie P’s. • MVO impliceert een langetermijnvisie. • MVO is ondernemen vanuit ethische overwegingen.
5.5.1
Tijdens cruise 3
Net zoals tijdens de tweede cruise, legt de spelbegeleider de termijnkaarten klaar voor de keuzes die de teams tijdens de vorige cruise gemaakt hebben. Hij controleert opnieuw of alles vlot verloopt en past, indien nodig, de tijd aan die nodig is om alle uitdagingen te bespreken en de basisactiviteit (deze keer zijn er 20 pionnen te plaatsen) uit te voeren. 5.5.2 Na cruise 3 Het einde van de derde cruise Na de derde cruise controleren de inspecteurs en de vliegende brigades de basisactiviteiten. De communicatie-adviseurs hebben ervoor gezorgd dat keuzes op het keuzebord zijn aangeduid en halen de termijnkaarten van cruise 2. De spelbegeleider geeft na een tweetal minuten controle op het invulscherm aan welke teams hun basisactiviteit (niet) goed uitgevoerd hebben. De teams krijgen de tijd om de gevolgen op lange termijn door te nemen, ondertussen kan de spelbegeleider de keuzes voor de derde cruise ingeven op het invulscherm. Weergave en korte bespreking van de scores op lange termijn na cruise 2 Vooraleer cruise 3 besproken wordt, projecteert de spelbegeleider de scores van cruise 2, maar deze keer met de lange termijngevolgen erin verrekend. De scores na cruise 2 worden nog even geprojecteerd om te zien wat de impact van de uitdagingen van de tweede ronde is. De spelbegeleider kan kort peilen of de score aansluit bij hun verwachtingen. Indien de spelbegeleider over voldoende tijd beschikt, kunnen deze scores uitvoerig besproken worden. Is dit echter niet het geval, kan de spelbegeleider hier snel over gaan. Bespreking van de uitdagingen van cruise 3 De communicatie-adviseurs komen bij de begeleiderstafel de gevolgkaarten voor de derde cruise halen. Ondertussen neemt de spelbegeleider ook de termijnkaarten voor de derde cruise en deelt hij deze uit aan de verschillende teams. Aangezien de derde cruise de laatste is, krijgen de spelers onmiddellijk de gevolgen op lange termijn te zien en worden deze meegenomen in de bespreking van een aantal uitdagingen.
30
De spelbegeleider staat nu stil bij het verloop van de derde cruise. Hij vraagt opnieuw hoe de keuze van de uitdagingen verliep. Rest de spelbegeleider genoeg tijd, kunnen opnieuw een tweetal uitdagingen – waar verschillende keuzes gemaakt zijn – besproken worden. Waar de spelbegeleider in ieder geval naar peilt, zijn de stakeholders.
Achtergrond bij de tussenbespreking Een maatschappelijk verantwoord ondernemer legt een zekere openheid aan de dag ten opzichte van de verschillende belanghebbenden. Bedrijven zijn immers geen gesloten systemen maar opereren binnen een bepaalde omgeving, waarop ze een invloed hebben en waardoor ze beïnvloed worden. Daarom betrekt een maatschappelijk verantwoord ondernemer, waar mogelijk, verschillende stakeholders bij de bedrijfsactiviteiten. Dit principe wordt stakeholdermanagement genoemd. De omgeving waarbinnen een onderneming zich bevindt, geeft deze al dan niet een “license to operate”. Een onderneming die zwaar ingaat tegen de belangen van zijn omgeving, zal op termijn hiervoor door de maatschappij worden afgestraft. Op deze manier kunnen stakeholders je bedrijfsvoering op een negatieve manier beïnvloeden. Daarnaast kan het betrekken van verschillende belanghebbenden bij de activiteiten, een ondernemer helpen om tot een leefbaar evenwicht te komen tussen zijn eigen belangen, doelstellingen en verwachtingen, en deze van de verschillende stakeholders. Dit is dan de positieve invloed die stakeholders kunnen hebben. Door in communicatie en dialoog te treden met de verschillende stakeholders wordt ervoor gezorgd dat hun negatieve invloed vermeden of geminimaliseerd wordt en dat hun mogelijk positieve invloed gemaximaliseerd wordt. De spelbegeleider vraagt welke stakeholders de verschillende teams nog benoemd hebben. Naast het denken op lange termijn en het maken van evenwichtige keuzes, is ook het rekening houden met stakeholders erg belangrijk. Om met alle belanghebbenden rekening te kunnen houden, is het noodzakelijk dat een bedrijf weet wie zijn stakeholders zijn. Net daarom wordt deze oefening gedaan tijdens de derde cruise. Hierbij kunnen volgende vragen gehanteerd worden: • Welke keuze hebben jullie gemaakt bij uitdaging x en waarom? • Welke beslissingen hebben jullie genomen op lange termijn? • Hoe hebben jullie stakeholders hierop gereageerd? • Kan je enkele stakeholders benoemen? • Waarom is het belangrijk dat je deze gaat benoemen? • Wat is het nut van met hen in dialoog te treden? • Op welke manier kunnen zij jouw bedrijfsvoering of jouw keuzes gaan beïnvloeden?
31
Weergave en bespreking van de eindscores & weergaven van de profielen Daarna worden onmiddellijk de scores na de derde cruise (met lange termijngevolgen) geprojecteerd. Dit is meteen de eindstand van het spel. . Soms willen de spelers graag meer inzicht krijgen in wat het gevolg was van de keuzes die ze gemaakt hebben. De spelbegeleider kan na de projectie van de eindscores de profielen van elk team laten zien. Deze profielen geven aan of de gemaakte keuzes eerder idealistisch, eerder realistisch of eerder business-minded waren, en of er eventueel onethische keuzes gemaakt zijn – de realist is het type dat evenwichtige keuzes maakt en de drie P’s consequent integreert in alle facetten van de bedrijfsvoering, de MVO’er bij uitstek aldus. Op deze manier kan de spelbegeleider duiden of een team een evolutie doorgemaakt heeft. Zo is het vaak voorkomend dat een team beduidend beter scoort na de tweede cruise, omdat de ‘oefenronde‘ van de eerste cruise dan achter de rug is en deelnemers beter gewapend zijn om evenwichtige keuzes te maken. Het is interessant de teams zelf deze profielen te laten duiden. Vooraleer de spelbegeleider de profielen projecteert, kan hij elk team vragen welk beleid ze over de drie cruises heen gevoerd hebben en of er accentverschillen zijn tussen de verschillende cruises. Bij het tonen van de profielen kan de spelbegeleider nog eens stilstaan bij enkele beslissingen. Het wordt duidelijk dat een team die de meeste evenwichtige keuzes gemaakt heeft, wint. Opportunisme wordt afgestraft.
32
