4l^cob^l6û û^ti. ifuj2^ (JlécUiû. 1. Concept raadsbesluit 1. Gemeenschappelijke regelingen

"E

ey T

81 § d

I T-

cJ

f

OJ C3 H»

ij C JK; 03

vertrouwelijk: JA / NEE

.s

w /4l^cob^l6û û^ti fl ifUj2^ (JlécUiû • W gemeente QQSte

ThOUt

<\l -M

NOTA VOOR DE RAAD

i/^'i>>

Datum: 16 november 2007 Nummer raadsnofêi: " 0 0 / 1 0 U Onderwerp: ICT samenwerking " Portefeuillehouder: Gerbrands

Bijlagen: 1 . Concept raadsbesluit

Ter inzage: 1 . Gemeenschappelijke regelingen

Voorstel: 1. Toestemming verlenen aan het treffen van 3 bilaterale gemeenschappelijk regelingen "Bovengemeentelijke Samenwerking ICT" Aanleiding De afgelopen tijd hebben wij u kunnen mededelen dat de gemeente Oosterhout, Oisterwijk, Baarle-Nassau en (recent) de gemeente Hilvarenbeek samenwerken op ICT-gebied. De vele ontwikkelingen die de komende jaren op de gemeenten af komen maken deze samenwerking noodzakelijk. Het garanderen van een betere dienstverlening richting de Oosterhoutse burgers, het bedrijfsleven en instellingen vormt voor ons het uiteindelijke doel en de ICT-samenwerking draagt daar door schaalvergroting aan bij. Argumenten Samenwerking op ICT-gebied met de andere gemeenten levert voordelen op in de zin van risicobeheersing, bedrijfszekerheid, efficiency van bedrijfsmiddelen en verbetering van dienstverlening. Uitgangspunt voor deze samenwerking is daarbij om meer te kunnen doen met dezelfde middelen. Het shared service centre ICT Oosterhout (werknaam Equalit) verzorgt het beheer en de advisering op ICT-gebied voor een 4-tal gemeenten, te weten Baarle-Nassau, Hilvarenbeek, Oisterwijk en Oosterhout. De ICT-samenwerking is in 2005 gestart met de gemeente Oisterwijk en elk jaar is er een gemeente aangesloten. Daarnaast zijn op dit moment gesprekken gaande over ICT-samenwerking met een aantal andere gemeenten en (overheids)instanties. Equalit beheert op dit moment meer dan 850 PC's en levert ICT-dienstverlening voor in totaal meer dan 100.000 inwoners. Equalit is onderdeel van de gemeente Oosterhout en formeel op 1 januari 2007 van start gegaan. Equalit beschikt sindsdien over een eigen begroting en rekening. De samenwerking geschiedt op basis van een bilaterale gemeenschappelijke regeling tussen de gemeente die wil samenwerken en de gemeente Oosterhout. Ondersteuning en advies vindt geheel plaats vanuit Equalit. Wel is er in elke gemeente sprake van goed georganiseerd applicatiebeheer en is een contactpersoon op managementniveau aanwezig die zorgt voor de contacten met Equalit. De contactpersoon bewaakt onder andere de prestaties van Equalit op basis van periodieke overzichten. Elk kwartaal is er op directieniveau een klantenraad waar gezamenlijk gesproken wordt over de dienstverlening van Equalit.

uitdraai van: 15-11-07 15:06

pagina: 1

10 :O

j

WW

w

gemeente

Oosterhout

Gemeenschappelijke ICT biedt de nodige voordelen. De inkoop op ICT-gebied (voornamelijk software) wordt gezamenlijk gedaan, waarmee al aanzienlijke besparingen, zowel bij aanschaf en onderhoud, maar ook bij inrichting en beheer, zijn behaald. Het beheer van een aantal pakketten is centraal bij Equalit ondergebracht en op dit moment wordt onderzocht of dat ook mogelijk is voor de (nieuwe) basisregistraties adressen gebouwen en basiskaart. Op het gebied van elektronische dienstverlening is gekozen voor aanschaf van één systeem. Door te leren van eerdere implementaties zijn ook hierbij aanzienlijke besparingen in tijd en geld behaald. Alle 4 de gemeenten gaan mede daardoor in de (verplichte) 65% elektronische dienstverlening eind 2007 halen. Ook de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) is op deze wijze aangepakt. Selecties van nieuwe pakketten vinden zo veel mogelijk gezamenlijk plaats waarbij de gemeente wel haar eigen beleidsvrijheid houdt. De gemeenschappelijke ICT biedt kansen om ook op andere gebieden samen te werken. Zo heeft de gemeente Baarle-Nassau besloten om per 1 januari 2008 de salarisadministratie bij de gemeente Oosterhout onder te brengen en ook op het gebied van financiën en sociale zekerheid wordt veel samengewerkt. Daarnaast biedt Equalit op verzoek van de deelnemende gemeenten aanvullende diensten. Zo loopt op dit moment een onderzoek naar advies en beheer van telecommunicatie.

Kanttekeningen Met de gemeenten Baarle-Nassau en Oisterwijk zijn overeenkomsten gesloten. In de brief aan uw raad van 3 oktober 2006 hebben wij aangegeven dat een organisatievorm nodig is, die aansluit bij de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de samenwerking. Dit is een gemeenschappelijke regeling zonder gemeenschappelijk orgaan of openbaar lichaam. Het samenwerkingsverband heeft geen apart bestuur. De voorgenomen regeling is een bilaterale regeling en laat zich het best omschrijven als een bestuursovereenkomst die wordt aangegaan door de twee colleges van de betrokken gemeenten. De voorgenomen regeling is qua inhoud gelijk aan de eerder met de gemeenten Oisterwijk en Baarle-Nassau gesloten overeenkomst. Door een lichte regeling te treffen wordt enerzijds benadrukt dat het een samenwerking van gemeenten betreft en anderzijds dat efficiëntie op het gebied van bedrijfsvoering de reden is om samen te werken. De bestaande overeenkomsten met de gemeente Oisterwijk en Baarle-Nassau dienen derhalve nu te worden omgezet in een regeling en de regeling met Hilvarenbeek dient bekrachtigd te worden. Het is een flexibele samenwerkingsvorm waarbij jaarlijks afspraken worden gemaakt over de gewenste diensten en producten op het gebied van ICT. De afspraken voor het jaar 2008 zijn neergelegd in de producten- en dienstencatalogus die u als bijlage 1 bij de regeling aantreft. De raad wordt gevraagd bij voorbaat toestemming te verlenen aan het college van B&W om de PDC te wijzigen binnen de kaders van de Regeling.

Benodigde Middelen Financiën: Alle noodzakelijke kosten worden door de gemeenten Oisterwijk, Baarle-Nassau en Hilvarenbeek betaald op basis van het aantal werkplekken. Oosterhout heeft de bestaande

uitdraai van: 15-11-07 15:06

pagina:2

WW

w

gemeente

Oosterhout

budgetten ingebracht. Mogelijke financiële risico's liggen momenteel volledig bij de gemeente Oosterhout, maar die risico's zijn goed afdekt door de overeenkomsten die met de verschillende gemeenten zijn gesloten. De voorgaande jaren hebben aangetoond dat het totale budget toereikend is en dat er voldoende voorzieningen zijn getroffen voor toekomstige vervangingen van apparatuur. Mocht het aantal deelnemende gemeenten in de komende tijd verder toe nemen, dan zal worden gezocht naar een passende organisatievorm, die ook recht doet aan een evenwichtige spreiding van mogelijke risico's.

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN OOSTERHOUT,

W.H. HUIJBREGTS-SCHIEDON

, burgemeester.

W.P.H. Redert

, secretaris

uitdraai van: 15-11-07 15:06

pagina:3

WW

BESLUIT VAN DE RAAD

w

gemeente

Nummer:

0007100

DE RAAD VAN DE GEMEENTE OOSTERHOUT; gelezen het voorstel van het college van 16 november 2007; BESLUIT: 1. Toestemming te geven aan het college van Burgemeester en Wethouders tot het treffen van een bilaterale Gemeenschappelijke Regeling "Bovengemeentelijke ICT samenwerking"met respectievelijk de gemeenten Oisterwijk, Baarle-Nassau en Hilvarenbeek.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 december 2007.

DE , voorzitter. , griffier.

uitdraai van: 15-11-07 15:06

pagina:4

g e meente

Oisterwijk

WW W

Gemeente

BOVENGEMEENTEUJKE SAMENWERKING ICT OISTERWUK EN OOSTERHOUT

APPENDIX 1: PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS (PDC) ICT OOSTERHOUT EN Oisterwijk

Partijen, de colleges van burgemeester en wethouders van Oosterhout en van Oisterwijk, gelet op artikel 3 van de GR samenwerking ICT, Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt: 1

DEFINITIES

2

2

IMPLEMENTATIE

4

3

UIT TE (DOEN) VOEREN TAKEN

4

3.1 3.2

ALGEMENE BEPALING STANDAARD ICT KANTOOROMGEVING

3.3

4 4

MUTATIES DOOR MIDDEL VAN GEAUTOMATISEERDE KLANTENCONTACTEN

7

3.4

Autorisatieservice Software updates UITWIJK

7 8 9

3.5 3.6

WERKZAAMHEDEN BUITEN KANTOORTIJDEN I-ADVIES

3.3.1 3.3.2

4

4.1. 4.2.

10 11

KOSTEN PER WERKPLEK

12

INLEIDING WERKPLEKKOSTEN

12 12

PDC Oisterwijk - Oosterhout

1

DEFINITIES

In dit appendix en de bijbehorende bijlagen wordt verstaan onder: a. Applicatieserver: Dit is een server welke als basis dient voor het aanbieden van applicaties. Binnen de samenwerking is dit op basis van Microsoft Server 2003. b. Backup-window: Dit is de periode waarin de centrale systemen buiten gebruik gesteld zijn en het gebruik niet gegarandeerd is vanwege het veilig stellen van de systemen. Deze periode is dagelijks van 22:00 uur tot 7:00 uur c. Concurrent Users: Het maximum aantal gebruikers dat gelijktijdig gebruik zal maken van de diensten. Het maximum aantal Concurrent Users is bepaald op 80% van de Gebruikersorganisatie. d. Continuïteit: De genomen maatregelen om de continuïteit van de ICT dienstverlening te garanderen. Dit is het dagelijks maken van een veiligheidskopie (Backup) e. Databaseserver: Speciaal voor het opslaan van gegevens in database's ingericht server systeem. Binnen de standaard van de samenwerking is dit op basis van Oracle. f. Datacommunicatie Onder Datacommunicatie worden alle verbindingen tussen Oosterhout en de Locaties van Oisterwijk verstaan waarop de ICT dienst afgeleverd wordt. De aflevering geschiedt per Locatie op één koppelvlak. g. Gebruikersorganisatie: Het maximum aantal te verrekenen werkplekken bij Oisterwijk dat gebruik kan maken van de diensten. Dit aantal wordt jaarlijks op 1 januari van elk jaar vastgesteld. h. Gebruikstijden: Dit zijn de uren waarop de systemen beschikbaar zijn voor gebruik. Dit is 7*24 uitgezonderd het backup-window en het onderhouds-window. i. Kantoortijden: Dit zijn de tijden waarop de gebruiker de systemen kan gebruiken en ondersteuning door de servicedesk en systeembeheer aanwezig is. Deze tijden zijn: ma t/m vrijdag van 8:00 uur tot 17:00 uur en op donderdag van 8.00 uur tot 19:00 uur j. Locaties: Dit zijn alle gebouwen en instellingen in Oisterwijk waarin de ICT-producten en -diensten vanuit Oosterhout afgeleverd wordt. k. Major Incident Een algehele storing in de reeds door Oosterhout opgeleverde ICT-omgeving bij meer dan 10% van de Gebruikersorganisatie of een storing in de reeds opgeleverde ICT-omgeving waardoor geen directe dienstverlening aan de burgers van Oisterwijk mogelijk is.


l. Minor Incident Verstoringen in de reeds door Oosterhout opgeleverde ICT-omgeving welke geen Major Incident betreffen. m. Onderhouds-window: Dit is de periode waarin voor systeemonderhoud systeemaanpassingen gedaan worden welke, omwille van de beschikbaarheid van de systemen, niet in kantoortijd uitgevoerd kunnen worden. Dit is iedere week op een nader te bepalen dag van 19:00 uur tot 24:00 uur n. Partijen: het college van) de gemeente Oosterhout en (het college van) de gemeente Oisterwijk gezamenlijk. o. Performance: De Performance is gedefinieerd als de over een jaar gemeten responsetijd van het computersysteem en de datacommunicatie samen tot en met de kantooromgeving op Locatie bij Oisterwijk. De overeengekomen Performance geldt bij het maximum aantal Concurrent Users, zonder gelijktijdige batch- of query processen anders dan vooraf overeen te komen en schriftelijk vast te leggen. p. Prestatiecriterium: Het per prestatie bepaalde percentage tijdens de Kantoortijden over het jaar, van 1 januari tot 31 december. q. Regeling: De gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT r. Response Onder response wordt verstaan de tijd waarbinnen een melding van een incident in behandeling wordt genomen. s. Telewerken: Dit is het via internet -met gebruik van al dan niet door Oosterhout ter beschikking gestelde hardware- middels de browser en authenticatie middelen toegang krijgen tot de systeemomgeving voor Oisterwijk op de systemen van Oosterhout. t. Veiligheid: De genomen maatregelen en procedures om de toegang tot de systemen door onbevoegden te voorkomen evenals de voorzieningen tegen virussen, spyware en andere malware.


2

IMPLEMENTATIE

Per 1 januari 2006 is het Project zoals beschreven in het PID opgeleverd. Hiermee is de taakuitoefening operationeel. 3


3.1

Algemene bepaling

Deze producten- en dienstencatalogus (PDC) beschrijft de standaard van taken die Oosterhout uitvoert of uit doet voeren voor Oisterwijk Oosterhout stelt de in gebruik zijnde programmatuur met bijbehorende database(s) op apparatuur bij Oosterhout ter beschikking voor gebruik door Oisterwijk en voert gegevensverwerking waarbij Oosterhout een inspanningsverplichting heeft om de genoemde prestatiecriteria te behalen. De in deze PDC beschreven standaard van diensten en applicaties die Oosterhout aanbiedt, kan worden aangepast. Dit maakt het mogelijk om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT indien wenselijk op te nemen in de PDC. Indien daartoe noodzakelijk is dat bepaalde diensten en producten verder worden uitgewerkt, nemen Partijen terzake een inspanningsverplichting op zich. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en prestatie van de locale bekabeling bij Oisterwijk valt uitdrukkelijk buiten het kader van de uit te (doen) voeren taken.

3.2 Standaard ICT kantooromgeving Middels Server Based Computing techniek wordt een virtuele desktop aangeboden. Op deze desktop worden de hierna omschreven standaard applicaties en de voor Oisterwijk geoperationaliseerde applicaties aangeboden. Deze standaard ICT kantooromgeving wordt aangeboden op de centrale locatie "gemeentehuis" en op de dislocatie 'Gemeentewerf' op basis van thin clients of cadstations. Toegankelijkheid via internet van de systemen is mogelijk via de special "telewerken". Tijdens Gebruikstijden zijn de systemen beschikbaar en tijdens de Kantoortijden is er ook ondersteuning van de servicedesk. Voor de gehele ICT-omgeving worden maatregelen genomen gericht op de continuïteit en de veiligheid, bestaande uit virusprotectie en firewall. Geen beschikbaarheid wordt geboden tijdens het dagelijkse Backup-window en het wekelijkse Onderhouds-window. De virtuele desktop bestaat uit: 1. Werkplek • Thin cliënt (vervanging van de pc, maakt connectie met de centrale serveromgeving). • 19" TFT scherm (resolutie 1284*1024) incl. anti diefstal beveiliging. • Toetsenbord (met chipcard-reader ten behoeve toekomstige strong authentication op de werkplek). • Een optische muis. • Chip card (eenmalig verstrekt bij verlies of beschadiging € 25,=)

PDC Oisterwijk - Oosterhout •

•

• • • •

• • • •

5

Licentie voor: o MS office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook). o User licentie voor de server (user cal). o User licentie voor de Terminal sessie (Terminal cal). o User licentie Citrix (op basis 80% gelijktijdig gebruik). o User licentie PowerFuse (op basis 80% gelijktijdig gebruik). o User licentie SoftGrid (op basis 80% gelijktijdig gebruik).) o User licentie Exchange (per werkplek). o User licentie viruscontrole. Naast de standaard applicaties worden de voor Oisterwijk geoperationaliseerde applicaties aangeboden. Bij start van de samenwerking stelt Oisterwijk daartoe een totaallijst op van applicaties en applicatiebeheerders die voor Oisterwijk worden geoperationaliseerd. 2. Centrale voorzieningen Citrix servers (voldoende voor een performance conform contract) Diverse Microsoft servers (gebaseerd op 1 per 35 users) Unix systemen (voornamelijk database platform Oracle) Opslagsysteem (gebaseerd op prijs peil 9JJHHHI- ^ TB per 500 users. Prijs per Tb îm|. Begrote toename komende 5 jaar van de opslag met maximaal 30% per jaar bij een constante prijsdaling van 20% per jaar). Licenties operating systemen inclusief Oracle database licenties t.b.v bestaande of vervangende back office applicaties. Backup en restore voorziening waarvan de capaciteit evenredig is aan de hiervoor vernoemde opslagcapaciteit. High-speed netwerk tussen de servers. Een goed geconditioneerde computerruimte.

3. Onderhoud Voor de hardware wordt waar mogelijk een reservevoorraad aangehouden of een servicecontract met de leverancier afgesloten. Voor de centraal geïnstalleerde besturingssoftware wordt een onderhoudscontact afgesloten als dit noodzakelijk is voor de ondersteuning door de leverancier of om noodzakelijke updates te ontvangen, bijvoorbeeld Oracle. 4. Verbindingen Verbindingen met: • Gemnet • Dislocaties (op basis van één externe locatie per 100 users). Dislocaties worden alleen ontsloten voor Thin Clients. • Internet inclusief beveiligingscontrole (virus, spam, etc) • Tilburg (Sociale Zekerheid). 5. Beschikbaarheidvoorziening werkplek bij een calamiteit in de centrale voorziening. Zie hierna "Uitwijk" 6. Voorzieningen op locatie Per 35 gebruikers een switch inclusief werkplekbekabeling, patch-snoeren en een centrale switch.


6

7. Databasemanagement Onder database management wordt verstaan het uitvoeren van alle noodzakelijke activiteiten op het terrein van databasemanagement op de server, ten behoeve van het operationeel functioneren van de database(s) en het oplossen van problemen c.q. storingen betrekking hebbende op de onder algemeen opgenomen databases.

Prestatiecriteria

a) BESCHIKBAARHEID Het Prestatiecriterium voor de beschikbaarheid van de totale standaard ICT kantooromgeving op Locaties is 99 % van overeengekomen Kantoortijden.

b) ON-LINE PERFORMANCE Het Prestatiecriterium voor de on-line performance is: response: 95% van het opvragen van persoonsgegevens uit het persoonsregister middels het GBA-pakket binnen 3 seconden 95% van printopdrachten binnen 10 seconden 95% van de scanopdrachten binnen 10 seconden. De response van raadpleeg- en zoekopdrachten is afhankelijk van de complexiteit en de grootte van de database.

c) GEBRUIKERSONDERSTEUNING Gedurende de Kantoortijden kunnen problemen en storingen met betrekking tot het functioneren van de genoemde applicatie bij de servicedesk automatisering van Oosterhout aangemeld worden.

d) RAPPORTAGE GEBRUIKERSONDERSTEUNING Periodiek, maar ten minste op iedere eerste werkdag van het kwartaal, zal een overzicht aan Oisterwijk worden verstrekt van het aantal vanuit Oisterwijk geregistreerde aangemelde problemen en storingen. Tevens is er de mogelijkheid dit tussentijds op afroep aan te vragen.

e) RESPONSE GEBRUIKERSONDERSTEUNING De Response op Major Incidents start binnen 30 minuten na melding bij de servicedesk automatisering. Oosterhout spant zich in om Major Incidents op korte termijn op te lossen samen met de applicatiebeheerder van Oisterwijk en de leverancier. Elk half uur nadat de Response is gestart, rapporteert Oosterhout aan de contactpersoon van Oisterwijk over de voortgang van de incidentoplossing. 80% van Minor Incidents wordt binnen 27 werkuren na melding bij de serviecedesk ICT verholpen. Storingen in de software zijn in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de applicatiebeheerder van Oisterwijk. Oosterhout zal zich inspannen om samen met de applicatiebeheerder van Oisterwijk en de leverancier van de software een oplossing te vinden. Het is niet mogelijk hiervoor response afspraken te maken vanwege de afhankelijkheid van de applicatiebeheerder en de leverancier.


Uitsluitingen Bij de berekening van de bovenstaande prestatiecriteria worden de volgende storingen uitgesloten: • Levering nutsbedrijven; • Beschikbaarheid datacommunicatielijnen voor zover niet door Oosterhout beïnvloeden; • Beschikbaarheid interne netwerk van Oisterwijk (het betreft hier de bekabeling en aansluitpunten); • Externe oorzaken waaronder het weer en wateroverlast. • Calamiteiten waarvoor uitwijk van toepassing is; dit wordt hierna apart geregeld.

te

Condities

ONDERSTEUNENDE SOFTWARE Oisterwijk stelt aan Oosterhout kosteloos ter beschikking de media, handleidingen en dergelijke die noodzakelijk zijn om de op de lijst vermelde applicaties te operationaliseren, Indien hieraan kosten zijn verbonden, al dan niet vanwege de daaraan verbonden licenties, zijn deze kosten voor rekening van Oisterwijk.

CONTACTPERSONEN Alle eindgebruikers werkzaam bij de Oisterwijk zijn gerechtigd om Minor Incidents te melden en contact te onderhouden met de servicedesk. Oisterwijk stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders ) voor de melding van Major Incidents, Autorisatieservice en Software Updates. Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Oisterwijk bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Oisterwijk is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden.

3.3

Mutaties door middel van geautomatiseerde klantencontacten

3.3.1 Autorisatieservice Voor geautoriseerde toegang tot de systemen van Oosterhout is een gebruikersaccount noodzakelijk. Oisterwijk kan middels een elektronisch aanvraagformulier via de servicedesk ICT Oosterhout, gebruikers met bijbehorende autorisaties en wachtwoorden toe voegen, veranderen of verwijderen (op besturingssysteem niveau). Wachtwoorden die nodig zijn in de applicaties zelf, moeten bij de applicatiebeheerder worden aangevraagd. Prestatiecriterium

TIJDIGHEID Zeven werkdagen na ontvangst van de elektronische aanvraag, voor autorisaties. Verandering wachtwoord: 4 uur binnen Kantoortijden na ontvangst van de elektronische aanvraag. Condities Voor het aanvragen, wijzigen en vervallen van een autorisatie en het veranderen van wachtwoorden is een standaard procedure beschikbaar. Oisterwijk stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders ) voor de


8

melding van Major Incidents, autorisatieservice en Software Updates. Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Oisterwijk bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Oisterwijk is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden. Controle door Oosterhout gebeurt op basis van de inlognaam van de aanvrager. Levering

AUTORISATIES Na ontvangst van het verzoek van de tekenbevoegde functionaris van Oisterwijk om een verandering aan te brengen, wordt deze verandering binnen vijf werkdagen aangebracht. Nadat de wijzigingen zijn ingebracht in het informatiesysteem van Oosterhout ontvangt de tekenbevoegde functionaris van Oisterwijk binnen twee werkdagen een overzicht van de toegekende autorisaties ter controle en acceptatie.

VERANDERING WACHTWOORD Na ontvangst van het aanvraagformulier van de tekenbevoegde functionaris van Oisterwijk om een verandering aan te brengen wordt de verandering binnen vier uur aangebracht.

3.3.2 Software updates Updates (patches, gewijzigde of nieuwe versies) van de programmatuur en/of de database, die door de desbetreffende leverancier worden uitgebracht, worden op verzoek van Oisterwijk geïmplementeerd. Oisterwijk kan middels een elektronisch aanvraagformulier via de servicedesk ICT Oosterhout een wijzigingsverzoek (RFC; Request For Change) indienen. Na indiening van dit verzoek wordt via een OTAP procedure (ontwikkel, test, acceptatie, productie) een gecontroleerde invoering van de patch of update doorgevoerd. Indien daarvoor volgens de meegeleverde documentatie van de desbetreffende leverancier tevens een update van de systeem- en/of overige ondersteunende software vereist is zullen deze eveneens door Oosterhout worden aangebracht. Prestatiecriteria

TIJDIGHEID Prestatiecriterium: Wijziging is uitgevoerd in overeenstemming met overeengekomen planning. CORRECTHEID Prestatiecriterium: Wijziging wordt door de applicatiebeheerder geaccepteerd en in productie genomen. Wijzigingsbeheer Ad hoc release,. Indien beschikbaar gesteld als oplossing voor een productieverstoring. Afhankelijk van de ernst van de calamiteit: maximaal 8 werkuren. In overleg met de verantwoordelijke in Oisterwijk en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Minor (update) release, Indien beschikbaar gesteld door de fabrikant van de software. In overleg met de verantwoordelijke in Oisterwijk en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release.


Major (upgrade) release, Indien beschikbaar gesteld door de fabrikant van de software. In overleg met de verantwoordelijke in Oisterwijk en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Condities Na indiening van de RFC procedure draagt Oosterhout conform de RFC procedure zorg voor de installaties van de vereiste updates. Vanuit Oisterwijk wordt op de noodzakelijke medewerking gerekend. Voor een RFC is een standaard procedure beschikbaar. Oisterwijk stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders) voor de melding van Major Incidents, Autorisatieservice en Software Updates. (RFC). Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Oisterwijk bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Oisterwijk is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden. Levering Nadat Oosterhout een RFC heeft ontvangen neemt Oosterhout contact op met de tekenbevoegde verzoeker van Oisterwijk over de realiseerbaarheid, planning, het risico en wijze van accepteren van de gewenste verandering. Voor de update dient te worden voorzien in: • aanlevering van de originele media dan wel updateprogrammatuur • door de leverancier meegeleverde installatiehandleiding • een opdrachtformulier waarop staat vermeld • wie de aanlevering doet • wie de beschikking moeten krijgen over de nieuwe update • wanneer de nieuwe update voor eindgebruikers beschikbaar moet zijn • wie geautoriseerd is om de test te accorderen • wie geautoriseerd is om de applicatie vrij te geven voor de productieomgeving

3.4

Uitwijk

Oosterhout draagt zorgt voor "disaster recovery" van de centrale ICT-omgeving. Disaster recovery is het streven om bij een volledig verlies van de gemeenschappelijke in Oosterhout aangehouden ICT-omgeving met volledig herstel van alle data de omgeving van de laatste backup te reconstrueren. Na 24 uur zal de wettelijke dienstverlening van het GBA hersteld zijn. Binnen 48 uur zullen de Backoffice systemen zeer beperkt beschikbaar zijn (maximaal 20% van de Concurrent Users). In de dagen en weken volgend op een dergelijke calamiteit zal de volledige beschikbaarheid hersteld worden. Bepalend hierbij zal de levering van nieuwe apparatuur zijn. De doelstelling is met nadruk niet het dusdanig dubbel uitvoeren van de ICT omgeving dat een dergelijke calamiteit geen impact heeft op de beschikbaarheid. Herstelbaarheid op termijn is het doel. Tijdens een uitwijksituatie zijn alle prestatie en performance afspraken van deze regeling niet van toepassing.


10

Prestatiecriteria TIJDIGHEID Het tijdig beschikbaar komen van de verwerkingscapaciteit zoals schriftelijk overeengekomen met de leverancier(s). Prestatiecriteria: Zoals schriftelijk vastgelegd in de uitwijkovereenkomsten met de verschillende leveranciers. Te verstrekken gegevens Door Oisterwijk dienen de volgende gegevens, producten en faciliteiten te worden verstrekt: • Naam, telefoonnummer zakelijk en privé van contactpersoon Facilitaire Zaken. • Evenzo voor vervanger; • Telefoonnummer Fax; • Welke applicaties en met welke prioriteit? • Welke datacommunicatie faciliteiten? Deze informatie wordt vastgelegd in het uitwijkhandboek van Oosterhout. Wijzigingen in bovenstaande gegevens dienen door Oisterwijk schriftelijk te worden doorgegeven. Levering Nadat de Regeling is ondertekend, wordt met Oisterwijk overeengekomen op welke momenten de uitwijk wordt getest (minimaal éénmaal per kalenderjaar) Incidenten tijdens uitwijk worden gemeld bij de aangewezen functionaris.

3.5

Werkzaamheden buiten kantoortijden

Deze regeling heeft tot doel om in geval van werkzaamheden buiten de Kantoortijden te kunnen aanvragen. Condities Een aanvraag kan uitsluitend worden geplaatst gedaan door een daartoe tekenbevoegde functionaris op het niveau van de directie van Oisterwijk. De gewenste werkzaamheden buiten de Servicetijden dienen minimaal 1 week van tevoren worden aangevraagd.

Calamiteiten Ingeval van een calamiteit in Oisterwijk, waarbij raadpleging van een of meerdere databases noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op Oosterhout. Oosterhout beschikt uitsluitend voor dit doel over het rampenplan van Oisterwijk en zal dit plan vertrouwelijk behandelen

11


Levering en acceptatie Nadat Oisterwijk een oproep heeft geplaatst wordt door Oosterhout contact opgenomen met de bovengenoemde tekenbevoegde functionaris op het daarvoor bestemde telefoonnummer ter bevestiging van de aanvraag. Indien Oosterhout de aanvraag accepteert, zullen de daarvoor benodigde activiteiten gespecificeerd op basis van nacalculatie afzonderlijk in rekening worden gebracht.

3.6 I-advies De I-adviseur is specialist en adviseert aan alle gemeenten voor de volgende onderdelen: 1. Informatiebeleid 2. Gegevensbeheer 3. GeolT Er wordt niet gewerkt met een vaste adviseur per gemeente. Projectleiding wordt alleen bij uitzondering gedaan en dan alleen bij het afdelingsoverstijgende projecten op I-gebied. Voorbeelden hiervan zijn invoering DDS en BSN. Op basis van de totaal beschikbare uren van alle I-adviseurs worden de uren als volgt verdeeld over de gemeenten: 50% is algemeen; de overige 50% wordt verdeeld naar rato van het aantal werkplekken dat Oosterhout in totaal bedient. Deze verdeling moet in het derde kwartaal van elk jaar worden gemaakt op basis van de inventarisatie bij Oisterwijk. Het aantal uren wordt door Oosterhout bepaald. Mocht een gemeente meer vragen dan beschikbaar is, dan wordt in overleg een oplossing gezocht. In het vierde kwartaal wordt het voorstel voor de verdeling aan de Oisterwijk voorgelegd. In de algemene uren is ook ruimte opgenomen voor de signalerende rol die l-adviseurs hebben, zonder dat daar door Oisterwijk specifiek om wordt gevraagd. Ook moet er voor worden gewaakt dat Oisterwijk besluiten l-adviseurs niet in te schakelen om zo binnen het aantal beschikbare uren te blijven. In projecten waarbij Software een belangrijke rol speelt wordt daarom I-advies verplicht gesteld door Oosterhout, omdat anders bij de implementatie en het beheer problemen kunnen ontstaan. Over/eg Regulier overleg met de samenwerkende gemeente wordt als volgt gevoerd:

Met wie Portefeuillehouder Directie (o. a. evaluatie afgelopen jaar) Contactpersoon Applicatiebeheer Management Projectmatig overleg met Met wie Management (inventarisatie wensen volgend jaar) Opdrachtgever Contactpersoon Projectteam Verantwoordelijke manager

periodiciteit Afhankelijk behoefte gemeente Jaarlijks (1e kwartaal) Maandelijks Maandelijks Half jaarlijks de samenwerkende gemeente wordt als volgt gevoerd periodiciteit Jaarlijks (1e kwartaal)

Op afspraak Maandelijkse voortgangsrapportage Op afspraak Wanneer stukken ter besluitvorming moeten

12


4

KOSTEN PER WERKPLEK

4.1. Inleiding De begroting voor de samenwerking is gebaseerd op een periode van minimaal 5 jaar. Dit resulteert in een (te indexeren) vaste prijs per werkplek per jaar. Naast deze werkplekprijs zijn er zogenaamde specials. Deze voorzieningen worden op verzoek geleverd en aanvullend doorbelast. Bij aanvang van de samenwerking dient Oisterwijk er voor te zorgen dat haar netwerk op het technische niveau van Oosterhout is. Oisterwijk en Oosterhout hebben de daartoe benodigde maatregelen beschreven in GIDS. Hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van Oisterwijk en zijn opgenomen in appendix 2 bij de Regeling. 4.2. Werkplekkosten Werkplekkosten voor Oisterwijk vanaf 1 januari 2007 De jaarlijkse Werkplekkosten voor Oisterwijk bestaan uit kosten voor standaard werkplekken en kosten voor een aantal zogenoemde specials. De genoemde aantallen zijn gebaseerd op de aanwezige werkplekken per 1 januari 2007. Kosten standaard werkplekken: Aantal werkplekken d.d 1-1-2007: 220(definitief bepalen bij de oplevering) Prijs per werkplek : €3677,= ex.BTW Totaal standaard werkplekken : € 808.940,= ex.BTW per jaar Specials Special

aantal

Laptop, meerprijs op de standaard werkplekprijs CAD stations, meerprijs op de standaard werkplekprijs Telewerk-cards Camera's

Totaal specials Totaal Werkplekkosten bepalen bij oplevering)

20

Afschrijving Per j aar €125

Totaal Per jaar € 25.000

5

€240

€1.200

20 3

€11 €143

€220 €430 €4.350

€ 4.350,= € 813.290,=

ex. BTW per jaar ( prijspeil 2006) ex. BTW per jaar (aantal definitief

De vaste prijs per werkplek per jaar is gebaseerd op de kosten voor het uitvoeren van de voor Oisterwijk uit te voeren taken met inbegrip van de hieraan te relateren overheadkosten. Er is in de vaste prijs per werkplek rekening gehouden met de volgende overhead- en personeelskosten:


13

o

De personeelskosten voor systeembeheer, servicedesk, informatiebeleid, gegevensbeheer (beleid), GEO-IT en coördinatie voor zover van toepassing binnen deze Regeling. o De personeelskosten buiten de ICT afdeling welke nodig zijn voor het functioneren van de afdeling. Hieronder vallen personeelszaken, financiële administratie, archief

etc. o De huisvestingskosten. o Software voor bewaking van het serviceniveau (Assyst). o Voorzieningen t.b.v. de medewerkers welke nodig zijn voor een goede taakvervulling (vervoer, laptop, gsm) Wat zit in ieder geval niet in de vaste prils per werkplek ? • Licenties en onderhoud voor toepassingen anders dan boven vernoemd • De bekabeling op de locaties • Licenties t.b.v. de (toekomstige) mid-office inrichting. • Alle randapparatuur op locatie, zoals: multifunctionele printers- kopieermachines. • De verzekering van alle bij de deelnemende gemeenten opgestelde apparatuur. Losse P.C.'s • Kassa's Specials (vallen niet onder de standaard werkplek) Alle specials zullen voor een vastgestelde prijs jaarlijks doorbelast worden, zoals: • Digitale camera inclusief cardreader. • Laptops en Cad stations (meerprijs boven op de standaard werkplekprijs). • Smartphones met abonnement. • Abonnement voor draadloze communicatie via gprs of umts voor een laptop. • Telewerk cardreader. • Scanner. • Plotter. • Balieprinter. • Kassalade. • Pin-automaat. • Bonprinter. • Interne verhuizing van werkplekken boven de 5% (naar boven afgerond op hele • werkplekken) van het totaal aantal afgenomen werkplekken. • Etc. etc. Verrekening per werkplek In de begroting wordt jaarlijks het aantal geleverde werkplekken per 01 /01 opgenomen. Worden er gedurende het begrotingsjaar werkplekken extra geleverd dan worden deze conform de voor dat jaar vastgestelde werkplekprijs naar rato van dat jaar doorbelast. Betaling Betaling van de in 4.2. genoemde kosten door Oisterwijk aan Oosterhout dient plaats te vinden per jaar bij vooruitbetaling per de vijftiende van de eerste maand van elk jaar, zonder dat verrekening mogelijk is. Reductie werkplekken Van het onder 4.2 opgenomen aantal werkplekken kan maximaal 5% per jaar ingeleverd worden.


14

Indexering Jaarlijks per 1 januari, voor het eerst op 1 januari 2008, worden de prijs per werkplek en de prijs per special zoals bepaald in 4.2. van dit PDC geïndexeerd op basis van twee door het Centraal Planbureau (CPB) gepubliceerde percentages volgens de volgende formule: 50% * het percentage "loonvoet sector overheid" te vermeerderen met 50% * het percentage "prijs overheidsconsumptie netto materieel". Daarbij wordt uitgegaan van de percentages die het CPB publiceert in december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de herziening wordt berekend voor het daaraanvolgend jaar. BTW Alle vernoemde bedragen, percentages, toeslagen, etc zijn, ook indien dit niet uitdrukkelijk is vermeld, exclusief BTW.

Aldus getekend te Oisterwijk op | het college van Oisterwijk

, burgemeester,

secretaris.

het college van Oosterhout,

burgemeester,

, secretaris.

gemeente

WW

*

Oisterwijk

^^

^^

Gemeente

APPENDIX 2: INTEGRATIE VAN MENSEN EN MIDDELEN ICT OOSTERHOUT EN OISTERWIJK

Partijen, de colleges van burgemeester en wethouders van Oosterhout en Oisterwijk, gelet op artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling ICT, Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt: MIGRATIEKOSTEN

1. 2.

De migratiekosten die nodig zijn voor de toetreding in de gemeenschappelijke ICTomgeving zijn voor rekening van Oisterwijk. De betaling van de migratiekosten door Oisterwijk dient plaats te vinden binnen 30 dagen na facturering, die plaatsvindt direct na het treffen van de regeling.

PERSONEEL

1. 2.

3.

4. 5.

6.

7.

Gedurende het eerste jaar wordt de medewerker van Oisterwijk gedetacheerd bij de gemeente Oosterhout. Er wordt een vergelijking gemaakt van de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals die op dat moment zijn. Eventuele verschillen worden tegen elkaar afgewogen (voordelen versus nadelen) en indien nodig worden afkoopregelingen/-bedragen, afbouw- of overgangsregelingen opgesteld. De kosten hiervan zijn voor Oisterwijk. Op basis van deze vergelijking (punt 2) worden voor de medewerker van Oisterwijk individuele afspraken vastgelegd (afkoopregelingen/-bedragen enz.). De huidige salarisschaal zal worden gegarandeerd. De afspraken zullen worden besproken met de betrokken medewerker en de OR. Binnen 1 jaar moet de medewerker van Oisterwijk duidelijkheid hebben over de toekomstige invulling van het dienstverband na 1 jaar. In de periode van tot de datum waarop de medewerker van Oisterwijk in dienst treedt van Oosterhout worden zijn salariskosten (daadwerkelijke kosten, inclusief werkgeversdeel) in mindering gebracht op de door Oisterwijk te betalen kosten. Deze mindering vindt plaats jaarlijks vooraf in januari. Bij een ontslag van een voormalige medewerker van Oisterwijk dat niet het gevolg is van opheffing van of uittreden uit de gemeenschappelijke regeling is artikel 6, vierde lid van de gemeenschappelijke regeling van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat in het hier geregelde geval het bedrag dat wordt berekend met de formule van artikel 6, vierde lid van de gemeenschappelijke regeling wordt afgebouwd volgens de formule: 60-N x contante waarde per ontslagdatum 60 waarbij N = aantal maanden in dienst bij Oosterhout. Indien de samenwerking wordt uitgebreid met andere gemeenten is dat geen aanleiding tot ontslag van de (voormalige) medewerker van de gemeente Oisterwijk.

8.

Indien een uitbreiding of aanvulling van de omvang of het niveau van de taakuitoefening als genoemd in artikel 2, tweede of derde lid van de gemeenschappelijke regeling wordt overeengekomen, zullen Partijen bezien of deze nadere afspraken terzake van het personeel daarop dienen te worden aangepast.

Aldus vastgesteld door

het college van Oisterwijk,


WW

gemeente

öisterwnk

w

Gemeente

BEEINDMNGOVEREENKOMST SAMENWERKING iCT OISTERWUK EN OOSTERHOUT

Partijen, het college van burgemeester en wethouders van Oosterhout (hierna te noemen Oosterhout) en het college van burgemeester en wethouders van Oisterwijk (hierna te noemen Oisterwijk)

Partijen komen overeen dat de gesloten overeenkomst ICT samenwerking in onderlinge overeenstemming wordt beëindigd op het moment dat de regeling "Bovengemeentelijke ICT samenwerking" in werking treedt.

Aldus getekend te Oisterwijk op het college van Oisterwijk,


, burgemeester,

, burgemeester,

, secretaris.

, secretaris.

WW Baarle-Nassau Gemeente

BOVENGEMEENTEUJKE SAMENWERKING \CT BAARLE-NASSAU EN OOSTERHOUT

APPENDIX 1: PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS (PDC) ICT OOSTERHOUT EN BAARLE-NASSAU

Partijen, de colleges van burgemeester en wethouders van Oosterhout en van BAARLE-NASSAU, gelet op artikel 3 van de GR samenwerking ICT, Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt: 1

DEFINITIES

2

2

IMPLEMENTATIE

4

3


4

3.1 3.2


3.3


3.3.1 3.3.2 3.4 3.5 3.6 4

Autorisatieservice Software updates UITWIJK WERKZAAMHEDEN BUITEN KANTOORTIJDEN I-ADVIES

KOSTEN PER WERKPLEK

4.1. 4.2.


4 4 7

7 8 9 10 11 12

12 12

PDC Baarle-Nassau - Oosterhout

1

DEFINITIES

In dit appendix en de bijbehorende bijlagen wordt verstaan onder: a. Applicatieserver: Dit is een server welke als basis dient voor het aanbieden van applicaties. Binnen de samenwerking is dit op basis van Microsoft Server 2003. b. Backup-window: Dit is de periode waarin de centrale systemen buiten gebruik gesteld zijn en het gebruik niet gegarandeerd is vanwege het veilig stellen van de systemen. Deze periode is dagelijks van 22:00 uur tot 7:00 uur c. Concurrent Users: Het maximum aantal gebruikers dat gelijktijdig gebruik zal maken van de diensten. Het maximum aantal Concurrent Users is bepaald op 80% van de Gebruikersorganisatie. d. Continuïteit: De genomen maatregelen om de continuïteit van de ICT dienstverlening te garanderen. Dit is het dagelijks maken van een veiligheidskopie (Backup) e. Databaseserver: Speciaal voor het opslaan van gegevens in database's ingericht server systeem. Binnen de standaard van de samenwerking is dit op basis van Oracle. f. Datacommunicatie Onder Datacommunicatie worden alle verbindingen tussen Oosterhout en de Locaties van Baarle-Nassau verstaan waarop de ICT dienst afgeleverd wordt. De aflevering geschiedt per Locatie op één koppelvlak. g. Gebruikersorganisatie: Het maximum aantal te verrekenen werkplekken bij Baarle-Nassau dat gebruik kan maken van de diensten. Dit aantal wordt jaarlijks op 1 januari van elk jaar vastgesteld. h. Gebruikstijden: Dit zijn de uren waarop de systemen beschikbaar zijn voor gebruik. Dit is 7*24 uitgezonderd het backup-window en het onderhouds-window. i. Kantoortijden: Dit zijn de tijden waarop de gebruiker de systemen kan gebruiken en ondersteuning door de servicedesk en systeembeheer aanwezig is. Deze tijden zijn: ma t/m vrijdag van 8:00 uur tot 17:00 uur en op donderdag van 8.00 uur tot 19:00 uur j. Locaties: Dit zijn alle gebouwen en instellingen in Baarle-Nassau waarin de ICT-producten en -diensten vanuit Oosterhout afgeleverd wordt. k. Major Incident Een algehele storing in de reeds door Oosterhout opgeleverde ICT-omgeving bij meer dan 10% van de Gebruikersorganisatie of een storing in de reeds opgeleverde ICT-omgeving waardoor geen directe dienstverlening aan de burgers van Baarle-Nassau mogelijk is.


l. Minor Incident Verstoringen in de reeds door Oosterhout opgeleverde ICT-omgeving welke geen Major Incident betreffen. m. Onderhouds-window: Dit is de periode waarin voor systeemonderhoud systeemaanpassingen gedaan worden welke, omwille van de beschikbaarheid van de systemen, niet in kantoortijd uitgevoerd kunnen worden. Dit is iedere week op een nader te bepalen dag van 19:00 uur tot 24:00 uur n. Partijen: het college van) de gemeente Oosterhout en (het college van) de gemeente Baarle-Nassau gezamenlijk. o. Performance: De Performance is gedefinieerd als de over een jaar gemeten responsetijd van het computersysteem en de datacommunicatie samen tot en met de kantooromgeving op Locatie bij Baarle-Nassau. De overeengekomen Performance geldt bij het maximum aantal Concurrent Users, zonder gelijktijdige batch- of query processen anders dan vooraf overeen te komen en schriftelijk vast te leggen. p. Prestatiecriterium: Het per prestatie bepaalde percentage tijdens de Kantoortijden over het jaar, van 1 januari tot 31 december. q. Regeling: De gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT r. Response Onder response wordt verstaan de tijd waarbinnen een melding van een incident in behandeling wordt genomen. s. Telewerken: Dit is het via internet -met gebruik van al dan niet door Oosterhout ter beschikking gestelde hardware- middels de browser en authenticatie middelen toegang krijgen tot de systeemomgeving voor Baarle-Nassau op de systemen van Oosterhout. t. Veiligheid: De genomen maatregelen en procedures om de toegang tot de systemen door onbevoegden te voorkomen evenals de voorzieningen tegen virussen, spyware en andere malware.


2

IMPLEMENTATIE

Per 1 juli 2006 is het Project zoals beschreven in het PID opgeleverd. Hiermee is de taakuitoefening operationeel. 3


3.1

Algemene bepaling

Deze producten- en dienstencatalogus (PDC) beschrijft de standaard van taken die Oosterhout uitvoert of uit doet voeren voor Baarle-Nassau Oosterhout stelt de in gebruik zijnde programmatuur met bijbehorende database(s) op apparatuur bij Oosterhout ter beschikking voor gebruik door Baarle-Nassau en voert gegevensverwerking waarbij Oosterhout een inspanningsverplichting heeft om de genoemde prestatiecriteria te behalen. De in deze PDC beschreven standaard van diensten en applicaties die Oosterhout aanbiedt, kan worden aangepast. Dit maakt het mogelijk om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT indien wenselijk op te nemen in de PDC. Indien daartoe noodzakelijk is dat bepaalde diensten en producten verder worden uitgewerkt, nemen Partijen terzake een inspanningsverplichting op zich. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en prestatie van de locale bekabeling bij Baarle-Nassau valt uitdrukkelijk buiten het kader van de uit te (doen) voeren taken.

3.2 Standaard ICT kantooromgeving Middels Server Based Computing techniek wordt een virtuele desktop aangeboden. Op deze desktop worden de hierna omschreven standaard applicaties en de voor Baarle-Nassau geoperationaliseerde applicaties aangeboden. Deze standaard ICT kantooromgeving wordt aangeboden op de centrale locatie "gemeentehuis" en op de dislocatie 'Gemeentewerf' op basis van thin clients of cadstations. Toegankelijkheid via internet van de systemen is mogelijk via de special "telewerken". Tijdens Gebruikstijden zijn de systemen beschikbaar en tijdens de Kantoortijden is er ook ondersteuning van de servicedesk. Voor de gehele ICT-omgeving worden maatregelen genomen gericht op de continuïteit en de veiligheid, bestaande uit virusprotectie en firewall. Geen beschikbaarheid wordt geboden tijdens het dagelijkse Backup-window en het wekelijkse Onderhouds-window. De virtuele desktop bestaat uit: 1. Werkplek • Thin cliënt (vervanging van de pc, maakt connectie met de centrale serveromgeving). • 19" TFT scherm (resolutie 1284*1024) incl. anti diefstal beveiliging. • Toetsenbord (met chipcard-reader ten behoeve toekomstige strong authentication op de werkplek). • Een optische muis. • Chip card (eenmalig verstrekt bij verlies of beschadiging € 25,=)


•

•

• • • •

• • • •

Licentie voor: o MS office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook). o User licentie voor de server (user cal). o User licentie voor de Terminal sessie (Terminal cal). o User licentie Citrix (op basis 80% gelijktijdig gebruik). o User licentie PowerFuse (op basis 80% gelijktijdig gebruik). o User licentie SoftGrid (op basis 80% gelijktijdig gebruik).) o User licentie Exchange (per werkplek). o User licentie viruscontrole. Naast de standaard applicaties worden de voor Baarle-Nassau geoperationaliseerde applicaties aangeboden. Bij start van de samenwerking stelt Baarle-Nassau daartoe een totaallijst op van applicaties en applicatiebeheerders die voor Baarle-Nassau worden geoperationaliseerd. 2. Centrale voorzieningen Citrix servers (voldoende voor een performance conform contract) Diverse Microsoft servers (gebaseerd op 1 per 35 users) Unix systemen (voornamelijk database platform Oracle) Opslagsysteem (gebaseerd op prijs peil IHJj^y. 1 TB per 500 users. Prijs per Tb mm|. Begrote toename komende 5 jaar van de opslag met maximaal 30% per jaar bij een constante prijsdaling van 20% per jaar). Licenties operating systemen inclusief Oracle database licenties t.b.v bestaande of vervangende back office applicaties. Backup en restore voorziening waarvan de capaciteit evenredig is aan de hiervoor vernoemde opslagcapaciteit. High-speed netwerk tussen de servers. Een goed geconditioneerde computerruimte.

3. Onderhoud Voor de hardware wordt waar mogelijk een reservevoorraad aangehouden of een servicecontract met de leverancier afgesloten. Voor de centraal geïnstalleerde besturingssoftware wordt een onderhoudscontact afgesloten als dit noodzakelijk is voor de ondersteuning door de leverancier of om noodzakelijke updates te ontvangen, bijvoorbeeld Oracle. 4. Verbindingen Verbindingen met: • Gemnet • Dislocaties (op basis van één externe locatie per 100 users). Dislocaties worden alleen ontsloten voor Thin Clients. • Internet inclusief beveiligingscontrole (virus, spam, etc) • Tilburg (Sociale Zekerheid). 5. Beschikbaarheidvoorziening werkplek bij een calamiteit in de centrale voorziening. Zie hierna "Uitwijk" 6. Voorzieningen op locatie Per 35 gebruikers een switch inclusief werkplekbekabeling, patch-snoeren en een centrale


6

switch. 7. Databasemanagement Onder database management wordt verstaan het uitvoeren van alle noodzakelijke activiteiten op het terrein van databasemanagement op de server, ten behoeve van het operationeel functioneren van de database(s) en het oplossen van problemen c.q. storingen betrekking hebbende op de onder algemeen opgenomen databases.

Prestatiecriteria


b) ON-LINE PERFORMANCE Het Prestatiecriterium voor de on-line performance is: response: 95% van het opvragen van persoonsgegevens uit het persoonsregister middels het G BA-pakket binnen 3 seconden 95% van printopdrachten binnen 10 seconden 95% van de scanopdrachten binnen 10 seconden. De response van raadpleeg- en zoekopdrachten is afhankelijk van de complexiteit en de grootte van de database.

c) GEBRUIKERSONDERSTEUNING Gedurende de Kantoortijden kunnen problemen en storingen met betrekking tot het functioneren van de genoemde applicatie bij de servicedesk automatisering van Oosterhout aangemeld worden.

d) RAPPORTAGE GEBRUIKERSONDERSTEUNING Periodiek, maar ten minste op iedere eerste werkdag van het kwartaal, zal een overzicht aan Baarle-Nassau worden verstrekt van het aantal vanuit Baarle-Nassau geregistreerde aangemelde problemen en storingen. Tevens is er de mogelijkheid dit tussentijds op afroep aan te vragen.

e) RESPONSE GEBRUIKERSONDERSTEUNING De Response op Major Incidents start binnen 30 minuten na melding bij de servicedesk automatisering. Oosterhout spant zich in om Major Incidents op korte termijn op te lossen samen met de applicatiebeheerder van Baarle-Nassau en de leverancier. Elk half uur nadat de Response is gestart, rapporteert Oosterhout aan de contactpersoon van Baarle-Nassau over de voortgang van de incidentoplossing. 80% van Minor Incidents wordt binnen 27 werkuren na melding bij de serviecedesk ICT verholpen. Storingen in de software zijn in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de applicatiebeheerder van Baarle-Nassau. Oosterhout zal zich inspannen om samen met de applicatiebeheerder van Baarle-Nassau en de leverancier van de software een oplossing te vinden. Het is niet mogelijk hiervoor response afspraken te maken vanwege de afhankelijkheid van de applicatiebeheerder en de leverancier.


Uitsluitingen Bij de berekening van de bovenstaande prestatiecriteria worden de volgende storingen uitgesloten: • Levering nutsbedrijven; • Beschikbaarheid datacommunicatielijnen voor zover niet door Oosterhout te beïnvloeden; • Beschikbaarheid interne netwerk van Baarle-Nassau (het betreft hier de bekabeling en aansluitpunten); • Externe oorzaken waaronder het weer en wateroverlast. • Calamiteiten waarvoor uitwijk van toepassing is; dit wordt hierna apart geregeld. Condities

ONDERSTEUNENDE SOFTWARE Baarle-Nassau stelt aan Oosterhout kosteloos ter beschikking de media, handleidingen en dergelijke die noodzakelijk zijn om de op de lijst vermelde applicaties te operationaliseren, Indien hieraan kosten zijn verbonden, al dan niet vanwege de daaraan verbonden licenties, zijn deze kosten voor rekening van Baarle-Nassau.

CONTACTPERSONEN Alle eindgebruikers werkzaam bij de Baarle-Nassau zijn gerechtigd om Minor Incidents te melden en contact te onderhouden met de servicedesk. Baarle-Nassau stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders ) voor de melding van Major Incidents, Autorisatieservice en Software Updates. Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Baarle-Nassau bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Baarle-Nassau is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden.

3.3 3.3.1


Autorisatieservice

Voor geautoriseerde toegang tot de systemen van Oosterhout is een gebruikersaccount noodzakelijk. Baarle-Nassau kan middels een elektronisch aanvraagformulier via de servicedesk ICT Oosterhout, gebruikers met bijbehorende autorisaties en wachtwoorden toe voegen, veranderen of verwijderen (op besturingssysteem niveau). Wachtwoorden die nodig zijn in de applicaties zelf, moeten bij de applicatiebeheerder worden aangevraagd. Prestatiecriterium

TIJDIGHEID Zeven werkdagen na ontvangst van de elektronische aanvraag, voor autorisaties. Verandering wachtwoord: 4 uur binnen Kantoortijden na ontvangst van de elektronische aanvraag. Condities Voor het aanvragen, wijzigen en vervallen van een autorisatie en het veranderen van wachtwoorden is een standaard procedure beschikbaar. Baarle-Nassau stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders ) voor de


8

melding van Major Incidents, autorisatieservice en Software Updates. Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Baarle-Nassau bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Baarle-Nassau is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden. Controle door Oosterhout gebeurt op basis van de inlognaam van de aanvrager. Levering

AUTORISATIES Na ontvangst van het verzoek van de tekenbevoegde functionaris van Baarle-Nassau om een verandering aan te brengen, wordt deze verandering binnen vijf werkdagen aangebracht. Nadat de wijzigingen zijn ingebracht in het informatiesysteem van Oosterhout ontvangt de tekenbevoegde functionaris van Baarle-Nassau binnen twee werkdagen een overzicht van de toegekende autorisaties ter controle en acceptatie. VERANDERING WACHTWOORD Na ontvangst van het aanvraagformulier van de tekenbevoegde functionaris van BaarleNassau om een verandering aan te brengen wordt de verandering binnen vier uur aangebracht.

3.3.2 Software updates Updates (patches, gewijzigde of nieuwe versies) van de programmatuur en/of de database, die door de desbetreffende leverancier worden uitgebracht, worden op verzoek van Baarle-Nassau geïmplementeerd. Baarle-Nassau kan middels een elektronisch aanvraagformulier via de servicedesk ICT Oosterhout een wijzigingsverzoek (RFC; Request For Change) indienen. Na indiening van dit verzoek wordt via een OTAP procedure (ontwikkel, test, acceptatie, productie) een gecontroleerde invoering van de patch of update doorgevoerd. Indien daarvoor volgens de meegeleverde documentatie van de desbetreffende leverancier tevens een update van de systeem- en/of overige ondersteunende software vereist is zullen deze eveneens door Oosterhout worden aangebracht. Prestatiecriteria

TIJDIGHEID Prestatiecriterium: Wijziging is uitgevoerd in overeenstemming met overeengekomen planning.

CORRECTHEID Presto tiecri terium: Wijziging wordt door de applicatiebeheerder geaccepteerd en in productie genomen. Wijzigingsbeheer Ad hoc release,. Indien beschikbaar gesteld als oplossing voor een productieverstoring. Afhankelijk van de ernst van de calamiteit: maximaal 8 werkuren. In overleg met de verantwoordelijke in Baarle-Nassau en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Minor (update) release. Indien beschikbaar gesteld door de fabrikant van de software.


9

In overleg met de verantwoordelijke in Baarle-Nassau en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Major (upgrade) release, Indien beschikbaar gesteld door de fabrikant van de software. In overleg met de verantwoordelijke in Baarle-Nassau en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Condities Na indiening van de RFC procedure draagt Oosterhout conform de RFC procedure zorg voor de installaties van de vereiste updates. Vanuit Baarle-Nassau wordt op de noodzakelijke medewerking gerekend. Voor een RFC is een standaard procedure beschikbaar. Baarle-Nassau stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders) voor de melding van Major Incidents, Autorisatieservice en Software Updates. (RFC). Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Baarle-Nassau bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Baarle-Nassau is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden. Levering Nadat Oosterhout een RFC heeft ontvangen neemt Oosterhout contact op met de tekenbevoegde verzoeker van Baarle-Nassau over de realiseerbaarheid, planning, het risico en wijze van accepteren van de gewenste verandering. Voor de update dient te worden voorzien in: • aanlevering van de originele media dan wel updateprogrammatuur • door de leverancier meegeleverde installatiehandleiding • een opdrachtformulier waarop staat vermeld • wie de aanlevering doet • wie de beschikking moeten krijgen over de nieuwe update • wanneer de nieuwe update voor eindgebruikers beschikbaar moet zijn • wie geautoriseerd is om de test te accorderen • wie geautoriseerd is om de applicatie vrij te geven voor de productieomgeving

3.4

Uitwijk



10

Prestatiecriteria

TIJDIGHEID Het tijdig beschikbaar komen van de verwerkingscapaciteit zoals schriftelijk overeengekomen met de leverancier(s). Prestatiecriteria: Zoals schriftelijk vastgelegd in de uitwijkovereenkomsten met de verschillende leveranciers. Te verstrekken gegevens Door Baarle-Nassau dienen de volgende gegevens, producten en faciliteiten te worden verstrekt: • Naam, telefoonnummer zakelijk en privé van contactpersoon Facilitaire Zaken. • Evenzo voor vervanger; • Telefoonnummer Fax; • Welke applicaties en met welke prioriteit? • Welke datacommunicatie faciliteiten? Deze informatie wordt vastgelegd in het uitwijkhandboek van Oosterhout. Wijzigingen in bovenstaande gegevens dienen door Baarle-Nassau schriftelijk te worden doorgegeven. Levering Nadat de Regeling is ondertekend, wordt met Baarle-Nassau overeengekomen op welke momenten de uitwijk wordt getest (minimaal éénmaal per kalenderjaar) Incidenten tijdens uitwijk worden gemeld bij de aangewezen functionaris.

3.5


Deze regeling heeft tot doel om in geval van werkzaamheden buiten de Kantoortijden te kunnen aanvragen. Condities Een aanvraag kan uitsluitend worden geplaatst gedaan door een daartoe tekenbevoegde functionaris op het niveau van de directie van Baarle-Nassau. De gewenste werkzaamheden buiten de Servicetijden dienen minimaal 1 week van tevoren worden aangevraagd. Calamiteiten Ingeval van een calamiteit in Baarle-Nassau, waarbij raadpleging van een of meerdere databases noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op Oosterhout. Oosterhout beschikt uitsluitend voor dit doel over het rampenplan van Baarle-Nassau en zal dit plan vertrouwelijk behandelen


11

Levering en acceptatie Nadat Baarle-Nassau een oproep heeft geplaatst wordt door Oosterhout contact opgenomen met de bovengenoemde tekenbevoegde functionaris op het daarvoor bestemde telefoonnummer ter bevestiging van de aanvraag. Indien Oosterhout de aanvraag accepteert, zullen de daarvoor benodigde activiteiten gespecificeerd op basis van nacalculatie afzonderlijk in rekening worden gebracht.

3.6 I-advies De I-adviseur is specialist en adviseert aan alle gemeenten voor de volgende onderdelen: 1. Informatiebeleid 2. Gegevensbeheer 3. Geo IT Er wordt niet gewerkt met een vaste adviseur per gemeente. Projectleiding wordt alleen bij uitzondering gedaan en dan alleen bij het afdelingsoverstijgende projecten op l-gebied. Voorbeelden hiervan zijn invoering DDS en BSN. Op basis van de totaal beschikbare uren van alle l-adviseurs worden de uren als volgt verdeeld over de gemeenten: 50% is algemeen; de overige 50% wordt verdeeld naar rato van het aantal werkplekken dat Oosterhout in totaal bedient. Deze verdeling moet in het derde kwartaal van elk jaar worden gemaakt op basis van de inventarisatie bij BaarleNassau. Het aantal uren wordt door Oosterhout bepaald. Mocht een gemeente meer vragen dan beschikbaar is, dan wordt in overleg een oplossing gezocht. In het vierde kwartaal wordt het voorstel voor de verdeling aan de Baarle-Nassau voorgelegd. In de algemene uren is ook ruimte opgenomen voor de signalerende rol die l-adviseurs hebben, zonder dat daar door Baarle-Nassau specifiek om wordt gevraagd. Ook moet er voor worden gewaakt dat Baarle-Nassau besluiten I-adviseurs niet in te schakelen om zo binnen het aantal beschikbare uren te blijven. In projecten waarbij Software een belangrijke rol speelt wordt daarom l-advies verplicht gesteld door Oosterhout, omdat anders bij de implementatie en het beheer problemen kunnen ontstaan. Over/eg Regulier overleg met de samenwerkende gemeente wordt als volgt gevoerd: Met wie Portef eui llehouder Directie (o. a. evaluatie afgelopen jaar) Contactpersoon Applicatiebeheer Management

periodiciteit Afhankelijk behoefte gemeente Jaarlijks (1e kwartaal) Maandelijks Maandelijks Halfjaarlijks

Projectmatig overleg met de samenwerkende gemeente wordt als volgt gevoerd Met wie periodiciteit Management Jaarlijks (1e kwartaal) (inventarisatie wensen volgend jaar) Opdrachtgever Op afspraak Contactpersoon Maandelijkse voortgangsrapportage Projectteam Op afspraak Verantwoordelijke Wanneer stukken ter besluitvorming manager moeten


4

12

KOSTEN PER WERKPLEK

4.1.

Inleiding

De begroting voor de samenwerking is gebaseerd op een periode van minimaal 5 jaar. Dit resulteert in een (te indexeren) vaste prijs per werkplek per jaar. Naast deze werkplekprijs zijn er zogenaamde specials. Deze voorzieningen worden op verzoek geleverd en aanvullend doorbelast. Bij aanvang van de samenwerking dient Baarle-Nassau er voor te zorgen dat haar netwerk op het technische niveau van Oosterhout is. Baarle-Nassau en Oosterhout hebben de daartoe benodigde maatregelen beschreven in GIDS. Hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van Baarle-Nassau en zijn opgenomen in appendix 2 bij de Regeling.

4.2. Werkplekkosten Werkplekkosten voor Baarle-Nassau vanaf 1 januari 2007 De jaarlijkse Werkplekkosten voor Baarle-Nassau bestaan uit kosten voor standaard werkplekken en kosten voor een aantal zogenoemde specials. De genoemde aantallen zijn gebaseerd op de aanwezige werkplekken per 1-1-2007. Kosten standaard werkplekken: Aantal werkplekken d.d. 1-1-2007 Prijs per werkplek Totaal standaard werkplekken

60 (definitief bepalen bij de oplevering) €4.124,= ex. BTW € 247.440,= ex.BTW per jaar

Specials

Special

aantal

Laptop, meerprijs op de 2 standaard werkplekprijs CAD stations, meerprijs op 2 de standaard werkplekprijs 1 5 telewerkcards 15 1 webmail t.b.v. sporthal 1

Totaal specials Totaal Werkplekkosten

Afschrijving Per j aar €125

Totaal Per jaar €250

€240

€480

€11 €1.031

€165 €1.031

€ 1.926,= ex. BTW per jaar (prijspeil 2006) € 249.366,= ex. BTW per jaar (per 1-1-2007))

De vaste prijs per werkplek per jaar is gebaseerd op de kosten voor het uitvoeren van de voor Baarle-Nassau uit te voeren taken met inbegrip van de hieraan te relateren overheadkosten. Er is in de vaste prijs per werkplek rekening gehouden met de volgende overhead- en personeelskosten: o De personeelskosten voor systeembeheer, servicedesk, informatiebeleid, gegevensbeheer (beleid), GEO-IT en coördinatie voor zover van toepassing binnen deze Regeling.


13

o

De personeelskosten buiten de ICT afdeling welke nodig zijn voor het functioneren van de afdeling. Hieronder vallen personeelszaken, financiële administratie, archief etc. o De huisvestingskosten. o Software voor bewaking van het serviceniveau (Assyst). o Voorzieningen t.b.v. de medewerkers welke nodig zijn voor een goede taakvervulling (vervoer, laptop, gsm) Wat zit in ieder geval niet in de vaste prils per werkplek ? • Licenties en onderhoud voor toepassingen anders dan boven vernoemd • De bekabeling op de locaties • Licenties t.b.v. de (toekomstige) mid-office inrichting. • Alle randapparatuur op locatie, zoals: multifunctionele printers- kopieermachines. • De verzekering van alle bij de deelnemende gemeenten opgestelde apparatuur. Losse P.C.'s • Kassa's Specials (vallen niet onder de standaard werkplek) Alle specials zullen voor een vastgestelde prijs jaarlijks doorbelast worden, zoals: • Digitale camera inclusief cardreader. • Laptops en Cad stations (meerprijs boven op de standaard werkplekprijs). • Smartphones met abonnement. • Abonnement voor draadloze communicatie via gprs of umts voor een laptop. • Telewerk cardreader. • Scanner. • Plotter. • Balieprinter. • Kassalade. • Pin-automaat. • Bonprinter. • Interne verhuizing van werkplekken boven de 5% (naar boven afgerond op hele • werkplekken) van het totaal aantal afgenomen werkplekken. • Etc. etc. Verrekening per werkplek In de begroting wordt jaarlijks het aantal geleverde werkplekken per 01 /01 opgenomen. Worden er gedurende het begrotingsjaar werkplekken extra geleverd dan worden deze conform de voor dat jaar vastgestelde werkplekprijs naar rato van dat jaar doorbelast. Betaling Betaling van de in 4.2. genoemde kosten door Baarle-Nassau aan Oosterhout dient plaats te vinden per jaar bij vooruitbetaling per de vijftiende van de eerste maand van elk jaar, zonder dat verrekening mogelijk is. Reductie werkplekken Van het onder 4.2 opgenomen aantal werkplekken kan maximaal 5% per jaar ingeleverd worden.


14

indexering Jaarlijks per 1 januari, voor het eerst op 1 januari 2008, worden de prijs per werkplek en de prijs per special zoals bepaald in 4.2. van dit PDC geïndexeerd op basis van twee door het Centraal Planbureau (CPB) gepubliceerde percentages volgens de volgende formule: 50% * het percentage "loonvoet sector overheid" te vermeerderen met 50% * het percentage "prijs overheidsconsumptie netto materieel". Daarbij wordt uitgegaan van de percentages die het CPB publiceert in december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de herziening wordt berekend voor het daaraanvolgend jaar. BTW Alle vernoemde bedragen, percentages, toeslagen, etc zijn, ook indien dit niet uitdrukkelijk is vermeld, exclusief BTW.

Aldus getekend te Baarle-Nassau op |_ het college van Baarle-Nassau


, burgemeester,

burgemeester,

, secretaris.

, secretaris.


BOVENGEMEENTEUJKE SAMENWERKING ICT BAARLE-NASSAU EN OOSTERHOUT

Partijen, het college van burgemeester en wethouders van Oosterhout (hierna te noemen Oosterhout) en het college van burgemeester en wethouders van Baarle-Nassau (hierna te noemen Baarle-Nassau),

gelet op artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en gelet op artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet, overwegende: dat Partijen van oordeel zijn dat als gevolg van een aantal bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen steeds hogere eisen worden gesteld aan hun bestuurskracht en de kwaliteit van hun bestuurlijke besluitvorming; dat de burgers steeds hogere eisen stellen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de ambtelijke organisaties; dat het belang van informatisering en automatisering voor de dienstverlening van de gemeente aan burgers, instellingen en bedrijven toeneemt; dat met behoud van de gemeentelijke identiteit en gemeentelijke zelfstandigheid samenwerking wordt gezocht om de ambities van een elektronische gemeente en van digitale dienstverlening aan de burger, instellingen en bedrijven versneld te kunnen realiseren; dat op basis van efficiency voordelen en efficiëntere werkmethoden gezamenlijk een hogere kwaliteit van dienstverlening aan de burger en een betere ondersteuning van het bestuur van de gemeenten kan worden gerealiseerd; dat door bundeling van krachten en kennis, door verruiming van de mogelijkheid tot het aantrekken van specialisten en door een bredere bezetting de professionaliteit van de dienstverlening toe- en de kwetsbaarheid van organisaties afneemt en de innovatiekracht wordt vergroot;

Bovengemeentelijke samenwerking ICT Baarle-Nassau - Oosterhout

dat middelen en personeel op het gebied van Informatisering & Automatisering worden geïntegreerd en de uitvoering van ICT-taken wordt ondergebracht bij de gemeente Oosterhout; dat Partijen eikaars wederzijdse belangen, taken en verantwoordelijkheden erkennen; dat Partijen elk een rol hebben en verantwoordelijkheid dragen om de wederzijdse verwachtingen van de samenwerking waar te maken, besluiten de volgende gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT te treffen:

ARTIKEL 1

BEGRIPSBEPALINGEN

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder a. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); b. Regeling: de gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT c. Partijen: (het college van) de gemeente Oosterhout en (het college van) de gemeente Baarle-Nassau gezamenlijk. d. Uittredingsplan: het plan als omschreven in lid 4 van artikel 7 van deze Regeling.

ARTIKEL 2

BELANG

Deze Regeling wordt getroffen om het belang te behartigen van samenwerking bij het ondersteunen met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. ARTIKEL 3

TAKEN

1. In de bij deze regeling en als appendix 1 gevoegde producten- en dienstencatalogus wordt binnen de kaders van deze Regeling uitgewerkt: - wat de omvang en het niveau van de in stand te houden ICT-omgeving door Oosterhout is; - wat de omvang en het niveau van de taakuitoefening door Oosterhout op het gebied van informatisering en automatisering is; - welke financiële verplichting van Baarle-Nassau daartegenover staat. 2. De Colleges van Partijen kunnen bij unaniem besluit de producten- en dienstencatalogus binnen de kaders van deze Regeling wijzigen. De raden van Partijen geben voor deze wijziging van de producten- en dienstencatalogus hierbij hun toestemming. ARTIKEL 4

INTEGRATIE IGtA

Middelen en personeel op het gebied van informatisering & automatisering worden geïntegreerd. De colleges van Oosterhout en van Baarle-Nassau maken nadere afspraken om deze integratie te realiseren. Deze nadere afspraken zijn opgenomen in appendix 2 bij deze Regeling. Voornoemde appendix 2 maakt na ondertekening door Partijen onderdeel uit van deze Regeling waarbij de inhoud wordt geacht hier te zijn ingelast en herhaald.

Bovengemeentelijke samenwerking ICT Baarle-Nassau - Oosterhout Toelichting op artikel 2, 3 en 4 De Regeling is getroffen ter behartiging van het belang van samenwerking bij het ondersteunen met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. De Regeling voorziet in het concentreren van taken op het gebied van informatisering en automatisering. Daartoe worden middelen en personeel geïntegreerd. Een flexibele organisatie met slagkracht is noodzakelijk om wendbaar te kunnen inspelen op de ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering. Daarom is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan als bedoeld in artikel 8 van de Wet. De artikelen 1, 8, derde lid, 9, eerste lid, 10, eerste lid, 26, derde lid en artikel 27 van de Wet zijn van toepassing op een dergelijke gemeenschappelijke regeling. Bij aanvang van de samenwerking is vastgelegd in de producten- en dienstencatalogus welke taken worden uitgevoerd. Om de beoogde flexibiliteit te bereiken is tevens opgenomen dat de PDC bij unaniem besluit kan worden gewijzigd.

ARTIKEL 5

LOOPTIJD

Deze Regeling met de bijbehorende appendices treedt in werking op 1 januari 2008 en is aangegaan voor onbepaalde tijd. ARTIKEL 6

TOETREDING

Na het treffen van deze Regeling is toetreden door een andere Partij niet mogelijk. ARTIKEL 7

WIJZIGING, UITTREDING, OPHEFFING

1. De Regeling kan worden gewijzigd of worden opgeheven bij unaniem besluit van Partijen bij deze Regeling, na verkregen toestemming van de gemeenteraden van Partijen. 2. Een Partij kan uittreden uit de Regeling door een daartoe strekkend besluit te nemen, na verkregen toestemming van de gemeenteraad van deze Partij. 3. Effectuering van het besluit tot uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het vierde kalenderjaar volgend op het jaar waarin het college van Baarle-Nassau zijn besluit tot uittreding uit de Regeling aangetekend aan Oosterhout heeft toegezonden. 4. Partijen stellen uiterlijk op 31 december van het jaar waarin het besluit tot uittreden is genomen gezamenlijk een Uittredingsplan vast waarin alle aspecten en gevolgen van de uittreding worden geregeld. Met inachtneming van de risicodragende positie die Oosterhout heeft, neemt de uittredende Partij naar redelijkheid en billijkheid de financiële gevolgen van de uittreding voor zijn rekening, waarbij rekening wordt gehouden met de (waarde-) inbreng van de uittredende Partij bij de start van de samenwerking. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van de uittreding vragen de Partijen gezamenlijk advies aan een onafhankelijke externe deskundige. De kosten van het inschakelen van de deskundige komen bij uittreden voor rekening van de uittredende Partij.


Toelichting bij artikel 6 en 7 Partijen beogen voor langere tijd een samenwerking aan te gaan. Dit maakt het mogelijk om middelen en mensen te integreren en daarbij behoud van werkgelegenheid als uitgangspunt te nemen. Voor de uitvoering van de producten- en dienstencatalogus is in de producten- en dienstencatalogus voorzien in diverse contactmomenten tussen Partijen op operationeel en strategisch niveau. De uitvoering van de taken of de betaling van de daartegenover staande vergoeding dient eerst hierin te worden besproken indien Partijen hieromtrent een meningsverschil hebben. Daarbij dient aan de andere Partij voldoende gelegenheid te worden geboden om, indien er sprake is van een tekortkoming, deze tekortkoming te herstellen. In het geval Partijen van mening blijven verschillen kan overeenkomstig artikel 9 van de Regeling dit worden voorgelegd aan een geschillencommissie of dit kan een reden zijn om uit de Regeling te treden. Door een termijn op te nemen welke in acht moet worden genomen alvorens uittreden wordt geëffectueerd, is het mogelijk om bij uittreding uit de Regeling verplichtingen jegens derden op een ordentelijke wijze af te bouwen. Dit geeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om lopende contracten te beëindigen. Het is niet de bedoeling van Partijen dat de termijn een periode is waarin de taakuitoefening zelf wordt afgebouwd. Er is verder bepaald dat Partijen een uittredingsplan opstellen waarin alle aspecten en gevolgen van de uittreding worden geregeld.

ARTIKEL 8

EVALUATIE

De Regeling wordt periodiek geëvalueerd door Partijen. Dit zal voor het eerst plaats vinden twee jaar na de datum van inwerkingtreding van de Regeling en vervolgens elke vier jaar.

ARTIKEL 9

GESCHILLENREGELING

1. Partijen verplichten zich om in geval van geschillen omtrent de inhoud en uitvoering van de Regeling met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden betracht dergelijke geschillen in der minne te beslechten. 2. Indien niet in der minne tot een oplossing wordt gekomen, zullen Partijen het geschil voorleggen aan gedeputeerde staten van Noord-Brabant conform artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

ARTIKEL 10

GEWIJZIGDE OMSTANDIGHEDEN

Bij ingrijpende wijziging van de omstandigheden, waaronder mede worden verstaan ingrijpende wijzingen van wet- of regelgeving of ingrijpend gewijzigde rechterlijke oordelen, die naar het oordeel van Partijen of één der Partijen gevolgen hebben voor de rechtsverhouding tussen Partijen, zullen Partijen trachten in onderling overleg tot een voor Partijen aanvaardbare aanpassing van die rechtsverhouding te geraken, daarbij rekening houdend met hun wederzijdse belangen. Indien het overleg niet binnen redelijke termijn plaatsvindt of niet tot overeenstemming leidt heeft de meest gerede Partij het recht om deze omstandigheid aan te merken als een geschil. ARTIKEL 11

SLOTBEPALINGEN

1. De in deze Regeling genoemde en door Partijen getekende appendices maken deel uit van deze Regeling en zijn hiermee onlosmakelijk verbonden. Desalniettemin kunnen de in deze Regeling genoemde appendices afzonderlijk aan een der bepalingen in deze Regeling worden getoetst, waarbij de Regeling prevaleert boven de appendices, zonder dat daardoor de overige delen van de appendices worden aangetast. 2. Partijen verklaren dat de deze Regeling met bijbehorende appendices de tussen hen gemaakte afspraken volledig weergeeft. Wijzigingen van deze regeling en/of de


3.

4. 5.

6.

5

bijbehorende appendices zijn tussen Partijen alleen verbindend indien deze schriftelijk zijn vastgelegd en door alle Partijen zijn ondertekend. Oosterhout is geen vergoeding van schade of kosten aan Baarle-Nassau verschuldigd in het geval van een tekortkoming in de uitoefening van de taken uit deze Regeling (inclusief de bijbehorende appendices) of in het instandhouden van de gemeenschappelijke ICT-omgeving of in het geval van storingen of incidenten betreffende de gemeenschappelijke ICT-omgeving of in het geval van gebreken in de apparatuur of software. Baarle-Nassau vrijwaart Oosterhout voor alle aanspraken van derden voor zover dit aanspraken betreft waarvoor Oosterhout op grond van de eerste volzin geen vergoeding verschuldigd is aan Baarle-Nassau Het in de eerste volzin bepaalde geldt niet indien er sprake is van opzet of grove schuld van Oosterhout. Het college van Oosterhout wordt aangewezen als het gemeentebestuur zoals bedoeld in artikel 26 van de Wet. Het college van Oosterhout en het college van Baarle-Nassau dragen zorg voor bekendmaking van deze regeling op een in de betreffende gemeente gebruikelijke wijze. Deze regeling kan worden aangehaald als "Gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT"

Toelichting op artikel 11 De Regeling dient een gemeentebestuur aan te wijzen dat de regeling toezendt aan gedeputeerde staten van de provincie waarin de deelnemende gemeenten zijn gelegen. (Artikel 26 van de Wet). De Regeling wijst daartoe het college van Oosterhout aan. In het vijfde lid van dit artikel wordt omschreven op welke wijze het besluit om de Regeling te treffen wordt bekendgemaakt zodat burgers worden geïnformeerd over de getroffen Regeling.

Aldus getekend te Baarle-Nassau op | het college van Baarle-Nassau


, burgemeester,

, burgemeester,

, secretaris.

, secretaris.


APPENDIX 2: INTEGRATIE VAN MENSEN EN MIDDELEN ICT OOSTERHOUT EN BAARLE-NASSAU Partijen, de colleges van burgemeester en wethouders van Oosterhout en BaarleNassau, gelet op artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling ICT, Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt: MIGRATIEKOSTEN 1. De migratiekosten die nodig zijn voor de toetreding in de gemeenschappelijke ICTomgeving zijn voor rekening van Baarle-Nassau. 2. De betaling van de migratiekosten door Baarle-Nassau dient plaats te vinden binnen 30 dagen na facturering, die plaatsvindt direct na het treffen van de regeling.

PERSONEEL 1. Gedurende het eerste jaar wordt de medewerker van Baarle-Nassau gedetacheerd bij de gemeente Oosterhout. 2. Er wordt een vergelijking gemaakt van de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals die op dat moment zijn. Eventuele verschillen worden tegen elkaar afgewogen (voordelen versus nadelen) en indien nodig worden afkoopregelingen/-bedragen, afbouw- of overgangsregelingen opgesteld. De kosten hiervan zijn voor BaarleNassau. 3. Op basis van deze vergelijking (punt 2) worden voor de medewerker van BaarleNassau individuele afspraken vastgelegd (afkoopregelingen/-bedragen enz.). De huidige salarisschaal zal worden gegarandeerd. De afspraken zullen worden besproken met de betrokken medewerker en de OR. 4. Binnen 1 jaar moet de medewerker van Baarle-Nassau duidelijkheid hebben over de toekomstige invulling van het dienstverband na 1 jaar. 5. In de periode van tot de datum waarop de medewerker van Baarle-Nassau in dienst treedt van Oosterhout worden zijn salariskosten (daadwerkelijke kosten, inclusief werkgeversdeel) in mindering gebracht op de door Baarle-Nassau te betalen kosten. Deze mindering vindt plaats jaarlijks vooraf in januari. 6. Bij een ontslag van een voormalige medewerker van Baarle-Nassau dat niet het gevolg is van opheffing van of uittreden uit de gemeenschappelijke regeling is artikel

7. 8.

6, vierde lid van de gemeenschappelijke regeling van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat in het hier geregelde geval het bedrag dat wordt berekend met de formule van artikel 6, vierde lid van de gemeenschappelijke regeling wordt afgebouwd volgens de formule: 60- N x contante waarde per ontslagdatum 60 waarbij N = aantal maanden in dienst bij Oosterhout. Indien de samenwerking wordt uitgebreid met andere gemeenten is dat geen aanleiding tot ontslag van de (voormalige) medewerker van de gemeente BaarleNassau. Indien een uitbreiding of aanvulling van de omvang of het niveau van de taakuitoefening als genoemd in artikel 2, tweede of derde lid van de gemeenschappelijke regeling wordt overeengekomen, zullen Partijen bezien of deze nadere afspraken terzake van het personeel daarop dienen te worden aangepast.

Aldus vastgesteld door het college van Baarle-Nassau,


Baarle-Nassau

^^ ^

Gemeente

BEEINDIGINGOVEREENKOMST SAMENWERKING ICT BAARLE-NASSAU EN OOSTERHOUT

Partijen, het college van burgemeester en wethouders van Oosterhout (hierna te noemen Oosterhout) en het college van burgemeester en wethouders van Baarle-Nassau (hierna te noemen Baarle-Nassau)

Partijen komen overeen dat de gesloten overeenkomst ICT samenwerking in onderlinge overeenstemming wordt beëindigd op het moment dat de regeling "Bovengemeentelijke ICT samenwerking" in werking treedt. Aldus getekend te Baarle-Nassau op het college van Baarle-Nassau,


, burgemeester,

, burgemeester,

, secretaris.

, secretaris.

HanvoOToeade Hetrtyckheil

WW

w

Gemeente

Oosterhout

gemeente Hilvarenbeek

BOVENGEMEEHTEUJKE SAMENWERKING /CT HILVARENBEEK EN OOSTERHOUT

Partijen, het college van burgemeester en wethouders van Oosterhout (hierna te noemen Oosterhout) en het college van burgemeester en wethouders van Hilvarenbeek (hierna te noemen Hilvarenbeek), gelet op artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en gelet op artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet, overwegende: dat Partijen van oordeel zijn dat als gevolg van een aantal bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen steeds hogere eisen worden gesteld aan hun bestuurskracht en de kwaliteit van hun bestuurlijke besluitvorming; dat de burgers steeds hogere eisen stellen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de ambtelijke organisaties; dat het belang van informatisering en automatisering voor de dienstverlening van de gemeente aan burgers, instellingen en bedrijven toeneemt; dat met behoud van de gemeentelijke identiteit en gemeentelijke zelfstandigheid samenwerking wordt gezocht om de ambities van een elektronische gemeente en van digitale dienstverlening aan de burger, instellingen en bedrijven versneld te kunnen realiseren;

Bovengemeentelijke samenwerking ICT Hilvarenbeek - Oosterhout

2

dat op basis van efficiency voordelen en efficiëntere werkmethoden gezamenlijk een hogere kwaliteit van dienstverlening aan de burger en een betere ondersteuning van het bestuur van de gemeenten kan worden gerealiseerd; dat door bundeling van krachten en kennis, door verruiming van de mogelijkheid tot het aantrekken van specialisten en door een bredere bezetting de professionaliteit van de dienstverlening toe- en de kwetsbaarheid van organisaties afneemt en de innovatiekracht wordt vergroot; dat middelen en personeel op het gebied van Informatisering Et Automatisering worden geïntegreerd en de uitvoering van ICT-taken wordt ondergebracht bij de gemeente Oosterhout; dat Partijen eikaars wederzijdse belangen, taken en verantwoordelijkheden erkennen; dat Partijen elk een rol hebben en verantwoordelijkheid dragen om de wederzijdse verwachtingen van de samenwerking waar te maken, besluiten de volgende gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT te treffen: ARTIKEL 1

BEGRIPSBEPALINGEN

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder a. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); b. Regeling: de gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT c. Partijen: (het college van) de gemeente Oosterhout en (het college van) de gemeente Hilvarenbeek gezamenlijk. d. Uittredingsplan: het plan als omschreven in lid 4 van artikel 7 van deze Regeling. ARTIKEL 2

BELANG


TAKEN

1. De colleges van Oosterhout en van Hilvarenbeek maken nadere afspraken over de omvang en het niveau van de in stand te houden ICT-omgeving door Oosterhout en de taakuitoefening door Oosterhout op het gebied van informatisering en automatisering alsmede over de daartegenover staande vergoeding te betalen door Hilvarenbeek aan Oosterhout. 2. De in het eerste lid genoemde afspraken zullen worden opgenomen in de producten- en dienstencatalogus (PDC). Deze producten- en dienstencatalogus maakt na ondertekening door Partijen onderdeel uit van deze Regeling als appendix 1 waarbij de inhoud wordt geacht hier te zijn ingelast en herhaald. Bij unaniem besluit van de colleges van Oosterhout en van Hilvarenbeek kan de producten- en dienstencatalogus worden gewijzigd. In afwijking van het bepaalde in artikel 7, eerste lid van deze Regeling is instemming van de gemeenteraden van de Partijen voor wijziging van de producten- en dienstencatalogus niet vereist.


3

ARTIKEL 4 INTEGRATIE l&A Middelen en personeel op het gebied van informatisering 6t automatisering worden geïntegreerd. De colleges van Oosterhout en van Hilvarenbeek maken nadere afspraken om deze integratie te realiseren. Deze nadere afspraken zijn opgenomen in appendix 2 bij deze Regeling. Voornoemde appendix 2 maakt na ondertekening door Partijen onderdeel uit van deze Regeling waarbij de inhoud wordt geacht hier te zijn ingelast en herhaald. Toelichting op artikel 2, 3 en 4 De Regeling is getroffen ter behartiging van het belang van samenwerking bij het ondersteunen met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. De Regeling voorziet in het concentreren van taken op het gebied van informatisering en automatisering. Daartoe worden middelen en personeel geïntegreerd. Een flexibele organisatie met slagkracht is noodzakelijk om wendbaar te kunnen inspelen op de ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering. Daarom is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan als bedoeld in artikel 8 van de Wet. De artikelen 1, 8, derde lid, 9, eerste lid, 10, eerste lid, 26, derde lid en artikel 27 van de Wet zijn van toepassing op een dergelijke gemeenschappelijke regeling. Bij aanvang van de samenwerking is vastgelegd in de producten- en dienstencatalogus welke taken worden uitgevoerd. Om de beoogde flexibiliteit te bereiken is tevens opgenomen dat de PDC bij unaniem besluit kan worden gewijzigd.

ARTIKEL 5

LOOPTIJD

Deze Regeling met de bijbehorende appendices treedt in werking op 1 juli 2007 en is aangegaan voor onbepaalde tijd. ARTIKEL 6

TOETREDING



1. De Regeling kan worden gewijzigd of worden opgeheven bij unaniem besluit van Partijen bij deze Regeling, na verkregen toestemming van de gemeenteraden van Partijen. 2. Een Partij kan uittreden uit de Regeling door een daartoe strekkend besluit te nemen, na verkregen toestemming van de gemeenteraad van deze Partij. 3. Effectuering van het besluit tot uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het vierde kalenderjaar volgend op het jaar waarin het college van Hilvarenbeek zijn besluit tot uittreding uit de Regeling aangetekend aan Oosterhout heeft toegezonden. 4. Partijen stellen uiterlijk op 31 december van het jaar waarin het besluit tot uittreden is genomen gezamenlijk een Uittredingsplan vast waarin alle aspecten en gevolgen van de uittreding worden geregeld. Met inachtneming van de risicodragende positie die Oosterhout heeft, neemt de uittredende Partij naar redelijkheid en billijkheid de gevolgen van de uittreding voor zijn rekening, waarbij rekening wordt gehouden met de (waarde) inbreng van de uittredende Partij bij de start van de samenwerking.



ARTIKEL 8

EVALUATIE

De Regeling wordt periodiek geëvalueerd door Partijen. Dit zal voor het eerst plaats vinden twee jaar na de datum van inwerkingtreding van de Regeling en vervolgens elke vier jaar. ARTIKEL 9

GESCHILLENREGELING

1. Voordat over een geschil als bedoeld in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen de beslissing van gedeputeerde staten wordt ingeroepen, leggen Partijen het geschil voor aan een commissie. 2. Indien er een geschil ontstaat buiten de gevallen waarin artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen van toepassing is, leggen Partijen dit geschil voor aan een commissie. Het advies van deze commissie is voor Partijen bindend. De commissie beslist met inachtneming van de afspraken in deze Regeling met de bijbehorende appendices en beslist met inachtneming van de regels van het Nederlands recht. 3. De commissie als bedoeld in het eerste of in het tweede lid bestaat uit drie leden. Eén lid wordt aangewezen door Hilvarenbeek en één lid door Oosterhout. Deze twee leden wijzen gezamenlijk een derde lid aan dat tevens als voorzitter van de commissie optreedt, leder der Partijen draagt de helft van de kosten verbonden aan het inschakelen van de commissie. ARTIKEL 10


Bij ingrijpende wijziging van de omstandigheden, waaronder mede worden verstaan ingrijpende wijzingen van wet- of regelgeving of ingrijpend gewijzigde rechterlijke oordelen, die naar het oordeel van Partijen of één der Partijen gevolgen hebben voor de rechtsverhouding tussen Partijen, zullen Partijen trachten in onderling overleg tot een voor Partijen aanvaardbare aanpassing van die rechtsverhouding te geraken, daarbij rekening houdend met hun wederzijdse belangen. Indien het overleg niet binnen redelijke termijn plaatsvindt of niet tot overeenstemming leidt heeft de meest gerede Partij het recht om deze omstandigheid aan te merken als een geschil.


5

ARTIKEL 11 SLOTBEPALINGEN 1. De in deze Regeling genoemde en door Partijen getekende appendices maken deel uit van deze Regeling en zijn hiermee onlosmakelijk verbonden. Desalniettemin kunnen de in deze Regeling genoemde appendices afzonderlijk aan een der bepalingen in deze Regeling worden getoetst, waarbij de Regeling prevaleert boven de appendices, zonder dat daardoor de overige delen van de appendices worden aangetast. 2. Partijen verklaren dat de deze Regeling met bijbehorende appendices de tussen hen gemaakte afspraken volledig weergeeft. Wijzigingen van deze regeling en/of de bijbehorende appendices zijn tussen Partijen alleen verbindend indien deze schriftelijk zijn vastgelegd en door alle Partijen zijn ondertekend. 3. Oosterhout is geen vergoeding van schade of kosten aan Hilvarenbeek verschuldigd in het geval van een tekortkoming in de uitoefening van de taken uit deze Regeling (inclusief de bijbehorende appendices) of in het instandhouden van de gemeenschappelijke ICT-omgeving of in het geval van storingen of incidenten betreffende de gemeenschappelijke ICT-omgeving of in het geval van gebreken in de apparatuur of software. Hilvarenbeek vrijwaart Oosterhout voor alle aanspraken van derden voor zover dit aanspraken betreft waarvoor Oosterhout op grond van de eerste volzin geen vergoeding verschuldigd is aan Hilvarenbeek. Het in de eerste volzin bepaalde geldt niet indien er sprake is van opzet of grove schuld van Oosterhout. 4. Het college van Oosterhout wordt aangewezen als het gemeentebestuur zoals bedoeld in artikel 26 van de Wet. 5. Het college van Oosterhout en het college van Hilvarenbeek dragen zorg voor bekendmaking van deze regeling op een in de betreffende gemeente gebruikelijke wijze. 6. Deze regeling kan worden aangehaald als "Gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT"


Aldus getekend te Hilvarenbeek op 27 juni 2007 het college van Hilvarenbeek,


, burgemeester,

, burgemeester,

, secretaris.

, secretaris.

Hartveroverende Heerlyckhcit

WW

w

Gemeente

Oosterhout


BOVENGEMEENTELIJKE SAMENWERKING ICT HILVARENBEEK EN OOSTERHOUT

APPENDIX 1: PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS (PDC) ICT OOSTERHOUT EN HILVARENBEEK

Partijen, de colleges van burgemeester en wethouders van Oosterhout en van Hilvarenbeek, gelet op artikel 3 van de GR samenwerking ICT, Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt: 1

DEFINITIES

2

2

IMPLEMENTATIE

4

3


4

3.1 3.2


3.3


3.3.1 3.3.2 3.4 3.5 3.6 4

Autorisatieservice Software updates UITWIJK WERKZAAMHEDEN BUITEN KANTOORTIJDEN I-ADVIES

KOSTEN PER WERKPLEK

4.1. 4.2.


4 4 7

7 8 9 10 11 12

12 12

Hartverovereodc Heeriyckboi

WW

w

Gemeente

Oosterhout


BOVENGEMEENTELIJKE ICT SAMENWERKING HILVARENBEEK EN OOSTERHOUT

APPENDIX 2: INTEGRATIE VAN MENSEN EN MIDDELEN ICT Partijen, de colleges van burgemeester en wethouders van Oosterhout en van Hilvarenbeek, gelet op artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling ICT,

Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt:

ARTIKEL 1 MIGRATIEKOSTEN 1. De migratiekosten ad € 417.571,32(zegge:vierhonderdenzeventienduizendvijfhonderdéén en zeventig euro en tweeëndertig eurocent) exclusief BTW die nodig zijn voor de toetreding in de gemeenschappelijke ICT-omgeving zijn voor rekening van Hilvarenbeek. 2. De betaling van de migratiekosten door Hilvarenbeek dient plaats te vinden 30 dagen na facturering, die plaatsvindt direct na het treffen van de regeling.

ARTIKEL 2 GOEDEREN 1. Hilvarenbeek draagt over, en verklaart daartoe bevoegd te zijn, aan Oosterhout haar apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten en licenties die onder deze gemeenschappelijke regeling en de PDC vallen. Eventueel aan de overdracht verbonden kosten zijn voor rekening van Hilvarenbeek. Partijen stellen een lijst op van de overgedragen goederen.

Integratie mensen en middelen ICT Hilvarenbeek - Oosterhout

2. De aanschaf van apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten of licenties geschiedt door Oosterhout die voornoemde goederen in eigendom verkrijgt ongeacht de locatie waar voornoemde goederen zich bevinden. Voor zover vanwege de intellectuele eigendomsrechten de apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten of licenties die door Hilvarenbeek worden gebruikt niet in eigendom aan Oosterhout kunnen worden geleverd, mandateert Hilvarenbeek hierbij de bevoegdheid om voornoemde goederen namens Hilvarenbeek in eigendom te verkrijgen en namens Hilvarenbeek te gebruiken. 3. Indien Hilvarenbeek apparatuur, software (o.a. programmatuur met bijbehorende databases en applicaties), producten of licenties wenst aan te schaffen die vallen buiten de in de producten- en dienstencatalogus en Oosterhout stemt met de aanschaf daarvan in, dan worden de extra kosten die daarmee zijn gemoeid apart aan Hilvarenbeek in rekening gebracht. 4. Oosterhout verkrijgt alle intellectuele eigendomsrechten en wordt eigenaar van alle gegevens en resultaten voortvloeiend uit de voor Hilvarenbeek uitgevoerde taken. Alvorens software door Oosterhout wordt ontwikkeld ten behoeve van Hilvarenbeek kunnen Partijen van de eerste volzin afwijkende afspraak maken zonder dat hiervoor toestemming van de gemeenteraden van Partijen vereist is. ARTIKEL 3

PERSONEEL

1. Gedurende het eerste 1 jaar wordt de medewerker van Hilvarenbeek gedetacheerd bij de gemeente Oosterhout waartoe een detacheringsovereenkomst wordt gesloten. 2. Er wordt een vergelijking gemaakt van de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals die op dat moment zijn. Eventuele verschillen worden tegen elkaar afgewogen (voordelen versus nadelen) en indien nodig worden af koopregelingen/-bed ragen, afbouw- of overgangsregelingen opgesteld. De kosten hiervan zijn voor Hilvarenbeek. 3. Op basis van deze vergelijking (punt 2) wordt voor de medewerker van Hilvarenbeek individuele afspraken vastgelegd (afkoopregelingen/-bedragen enz.). De huidige salarisschaal wordt gegarandeerd. De afspraken zullen worden besproken met de betrokken medewerker en de ondernemingsraad. 4. Binnen 1 jaar moet de medewerker van Hilvarenbeek duidelijkheid hebben over de toekomstige invulling van het dienstverband na 1 jaar.

Integratie mensen en middelen ICT Hilvarenbeek - Oosterhout

5. Bij ontslag door Oosterhout van een medewerker die is overgenomen van Hilvarenbeek op grond van onbekwaamheid of ongeschiktheid voor de vervulling van zijn betrekking anders dan op grond van ziekten of gebreken of bij geheel of gedeeltelijk ontslag of herplaatsing op grond van onbekwaamheid of ongeschiktheid voor vervulling van zijn betrekking op grond van ziekten of gebreken komen de aanspraken op de wettelijke en bovenwettelijke werkloosheidsuitkering (of de daarvoor in de plaats getreden regeling/collectieve aanspraken) bij Oosterhout voor rekening van Hilvarenbeek volgens de formule 60-N N waarbij N = het aantal maanden in dienst van Oosterhout.



, burgemeester,

burgemeester,

, secretaris.

, secretaris.

PDC Hilvarenbeek - Oosterhout

1

DEFINITIES

In dit appendix en de bijbehorende bijlagen wordt verstaan onder: a. Applicatieserver: Dit is een server welke als basis dient voor het aanbieden van applicaties. Binnen de samenwerking is dit op basis van Microsoft Server 2003. b. Backup-window: Dit is de periode waarin de centrale systemen buiten gebruik gesteld zijn en het gebruik niet gegarandeerd is vanwege het veilig stellen van de systemen. Deze periode is dagelijks van 22:00 uur tot 7:00 uur c. Concurrent Users: Het maximum aantal gebruikers dat gelijktijdig gebruik zal maken van de diensten. Het maximum aantal Concurrent Users is bepaald op 80% van de Gebruikersorganisatie. d. Continuïteit: De genomen maatregelen om de continuïteit van de ICT dienstverlening te garanderen. Dit is het dagelijks maken van een veiligheidskopie (Backup) e. Databaseserver: Speciaal voor het opslaan van gegevens in database's ingericht server systeem. Binnen de standaard van de samenwerking is dit op basis van Oracle. f. Datacommunicatie Onder Datacommunicatie worden alle verbindingen tussen Oosterhout en de Locaties van Hilvarenbeek verstaan waarop de ICT dienst afgeleverd wordt. De aflevering geschiedt per Locatie op één koppelvlak. g. Gebruikersorganisatie: Het maximum aantal te verrekenen werkplekken bij Hilvarenbeek dat gebruik kan maken van de diensten. Dit aantal wordt jaarlijks op 1 januari van elk jaar vastgesteld. h. Gebruikstijden: Dit zijn de uren waarop de systemen beschikbaar zijn voor gebruik. Dit is 7*24 uitgezonderd het backup-window en het onderhouds-window. i. Kantoortijden: Dit zijn de tijden waarop de gebruiker de systemen kan gebruiken en ondersteuning door de servicedesk en systeembeheer aanwezig is. Deze tijden zijn: ma t/m vrijdag van 8:00 uur tot 17:00 uur en op donderdag van 8.00 uur tot 19:00 uur j. Locaties: Dit zijn alle gebouwen en instellingen in Hilvarenbeek waarin de ICT-producten en -diensten vanuit Oosterhout afgeleverd wordt.


k. Major Incident Een algehele storing in de reeds door Oosterhout opgeleverde ICT-omgeving bij meer dan 10% van de Gebruikersorganisatie of een storing in de reeds opgeleverde ICT-omgeving waardoor geen directe dienstverlening aan de burgers van Hilvarenbeek mogelijk is. l. Minor Incident Verstoringen in de reeds door Oosterhout opgeleverde ICT-omgeving welke geen Major Incident betreffen. m. Onderhouds-window: Dit is de periode waarin voor systeemonderhoud systeemaanpassingen gedaan worden welke, omwille van de beschikbaarheid van de systemen, niet in kantoortijd uitgevoerd kunnen worden. Dit is iedere week op een nader te bepalen dag van 19:00 uur tot 24:00 uur n. Partijen: het college van) de gemeente Oosterhout en (het college van) de gemeente Hilvarenbeek gezamenlijk. o. Performance: De Performance is gedefinieerd als de over een jaar gemeten responsetijd van het computersysteem en de datacommunicatie samen tot en met de kantooromgeving op Locatie bij Hilvarenbeek. De overeengekomen Performance geldt bij het maximum aantal Concurrent Users, zonder gelijktijdige batch- of query processen anders dan vooraf overeen te komen en schriftelijk vast te leggen. p. Prestatiecriterium: Het per prestatie bepaalde percentage tijdens de Kantoortijden over het jaar, van 1 januari tot 31 december. q. Regeling: De gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT r. Response Onder response wordt verstaan de tijd waarbinnen een melding van een incident in behandeling wordt genomen. s. Telewerken: Dit is het via internet -met gebruik van al dan niet door Oosterhout ter beschikking gestelde hardware- middels de browser en authenticatie middelen toegang krijgen tot de systeemomgeving voor Hilvarenbeek op de systemen van Oosterhout. t. Veiligheid: De genomen maatregelen en procedures om de toegang tot de systemen door onbevoegden te voorkomen evenals de voorzieningen tegen virussen, spyware en andere malware.


2

IMPLEMENTATIE

Per 1.10.2007 zal het Project zoals beschreven in het PID worden opgeleverd. Hierna is de taakuitoefening operationeel. 3


3.1

Algemene bepaling

Deze producten- en dienstencatalogus (PDC) beschrijft de standaard van taken die Oosterhout uitvoert of uit doet voeren voor Hilvarenbeek. Oosterhout stelt de in gebruik zijnde programmatuur met bijbehorende database(s) op apparatuur bij Oosterhout ter beschikking voor gebruik door Hilvarenbeek en voert gegevensverwerking waarbij Oosterhout een inspanningsverplichting heeft om de genoemde prestatiecriteria te behalen. De in deze PDC beschreven standaard van diensten en applicaties die Oosterhout aanbiedt, kan worden aangepast. Dit maakt het mogelijk om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT indien wenselijk op te nemen in de PDC. Indien daartoe noodzakelijk is dat bepaalde diensten en producten verder worden uitgewerkt, nemen Partijen terzake een inspanningsverplichting op zich. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en prestatie van de locale bekabeling bij Hilvarenbeek valt uitdrukkelijk buiten het kader van de uit te (doen) voeren taken.

3.2 Standaard ICT kantooromgeving Middels Server Based Computing techniek wordt een virtuele desktop aangeboden. Op deze desktop worden de hierna omschreven standaard applicaties en de voor Hilvarenbeek geoperationaliseerde applicaties aangeboden. Deze standaard ICT kantooromgeving wordt aangeboden op de centrale locatie "gemeentehuis" en op de dislocatie 'Gemeentewerf' op basis van thin clients of cadstations. Toegankelijkheid via internet van de systemen is mogelijk via de special "telewerken". Tijdens Gebruikstijden zijn de systemen beschikbaar en tijdens de Kantoortijden is er ook ondersteuning van de servicedesk. Voor de gehele ICT-omgeving worden maatregelen genomen gericht op de continuïteit en de veiligheid, bestaande uit virusprotectie en firewall. Geen beschikbaarheid wordt geboden tijdens het dagelijkse Backup-window en het wekelijkse Onderhouds-window. De virtuele desktop bestaat uit: 1. Werkplek • Thin cliënt (vervanging van de pc, maakt connectie met de centrale serveromgeving). • 19" TFT scherm (resolutie 1284*1024) incl. anti diefstal beveiliging. • Toetsenbord (met chipcard-reader ten behoeve toekomstige strong authentication op de werkplek). • Een optische muis. • Chip card (eenmalig verstrekt bij verlies of beschadiging € 25,=) • Licentie voor:


•

• • • •

• • • •

5

o MS office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook). o User licentie voor de server (user cal). o User licentie voor de Terminal sessie (Terminal cal). o User licentie Citrix (op basis 80% gelijktijdig gebruik). o User licentie PowerFuse (op basis 80% gelijktijdig gebruik). o User licentie SoftGrid (op basis 80% gelijktijdig gebruik).) o User licentie Exchange (per werkplek). o User licentie viruscontrole. Naast de standaard applicaties worden de voor Hilvarenbeek geoperationaliseerde applicaties aangeboden. Bij start van de samenwerking stelt Hilvarenbeek daartoe een totaallijst op van applicaties en applicatiebeheerders die voor Hilvarenbeek worden geoperationaliseerd. 2. Centrale voorzieningen Citrix servers (voldoende voor een performance conform contract) Diverse Microsoft servers (gebaseerd op 1 per 35 users) Unix systemen (voornamelijk database platform Oracle) Opslagsysteem (gebaseerd op prijs peil 1 /1/2006. 1 TB per 500 users. Prijs per Tb € 20.000,=. Begrote toename komende 5 jaar van de opslag met maximaal 30% per jaar bij een constante prijsdaling van 20% per jaar). Licenties operating systemen inclusief Oracle database licenties t.b.v bestaande of vervangende back office applicaties. Backup en restore voorziening waarvan de capaciteit evenredig is aan de hiervoor vernoemde opslagcapaciteit. High-speed netwerk tussen de servers. Een goed geconditioneerde computerruimte.

3. Onderhoud Voor de hardware wordt waar mogelijk een reservevoorraad aangehouden of een servicecontract met de leverancier afgesloten. Voor de centraal geïnstalleerde besturingssoftware wordt een onderhoudscontact afgesloten als dit noodzakelijk is voor de ondersteuning door de leverancier of om noodzakelijke updates te ontvangen, bijvoorbeeld Oracle. 4. Verbindingen Verbindingen met: • Gemnet • Dislocaties (op basis van één externe locatie per 100 users). Dislocaties worden alleen ontsloten voor Thin Clients. • Internet inclusief beveiligingscontrole (virus, spam, etc) • Tilburg (Sociale Zekerheid). 5. Beschikbaarheidvoorziening werkplek bij een calamiteit in de centrale voorziening. Zie hierna "Uitwijk" 6. Voorzieningen op locatie Per 35 gebruikers een switch inclusief werkplekbekabeling, patch-snoeren en een centrale switch. 7. Databasemanagement


6

Onder database management wordt verstaan het uitvoeren van alle noodzakelijke activiteiten op het terrein van databasemanagement op de server, ten behoeve van het operationeel functioneren van de database(s) en het oplossen van problemen c.q. storingen betrekking hebbende op de onder algemeen opgenomen databases.

Prestatiecriteria


b) ON-LINE PERFORMANCE Het Prestatiecriterium voor de on-line performance is: response: 95% van het opvragen van persoonsgegevens uit het persoonsregister middels het GBA-pakket binnen 3 seconden 95% van printopdrachten binnen 10 seconden 95% van de scanopdrachten binnen 10 seconden. De response van raadpleeg- en zoekopdrachten is afhankelijk van de complexiteit en de grootte van de database.

c)

GEBRUIKERSONDERSTEUNING Gedurende de Kantoortijden kunnen problemen en storingen met betrekking tot het functioneren van de genoemde applicatie bij de servicedesk automatisering van Oosterhout aangemeld worden.

d) RAPPORTAGE GEBRUIKERSONDERSTEUNING Periodiek, maar ten minste op iedere eerste werkdag van het kwartaal, zal een overzicht aan Hilvarenbeek worden verstrekt van het aantal vanuit Hilvarenbeek geregistreerde aangemelde problemen en storingen. Tevens is er de mogelijkheid dit tussentijds op afroep aan te vragen.

e) RESPONSE GEBRUIKERSONDERSTEUNING De Response op Major Incidents start binnen 30 minuten na melding bij de servicedesk automatisering. Oosterhout spant zich in om Major Incidents op korte termijn op te lossen samen met de applicatiebeheerder van Hilvarenbeek en de leverancier. Elk half uur nadat de Response is gestart, rapporteert Oosterhout aan de contactpersoon van Hilvarenbeek over de voortgang van de incidentoplossing. 80% van Minor Incidents wordt binnen 27 werkuren na melding bij de serviecedesk ICT verholpen. Storingen in de software zijn in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de applicatiebeheerder van Hilvarenbeek. Oosterhout zal zich inspannen om samen met de applicatiebeheerder van Hilvarenbeek en de leverancier van de software een oplossing te vinden. Het is niet mogelijk hiervoor response afspraken te maken vanwege de afhankelijkheid van de applicatiebeheerder en de leverancier.


Uitsluitingen Bij de berekening van de bovenstaande prestatiecriteria worden de volgende storingen uitgesloten: • Levering nutsbedrijven; • Beschikbaarheid datacommunicatielijnen voor zover niet door Oosterhout te beïnvloeden; • Beschikbaarheid interne netwerk van Hilvarenbeek (het betreft hier de bekabeling en aansluitpunten); • Externe oorzaken waaronder het weer en wateroverlast. • Calamiteiten waarvoor uitwijk van toepassing is; dit wordt hierna apart geregeld. Condities

ONDERSTEUNENDE SOFTWARE Hilvarenbeek stelt aan Oosterhout kosteloos ter beschikking de media, handleidingen en dergelijke die noodzakelijk zijn om de op de lijst vermelde applicaties te operationaliseren, Indien hieraan kosten zijn verbonden, al dan niet vanwege de daaraan verbonden licenties, zijn deze kosten voor rekening van Hilvarenbeek.

CONTACTPERSONEN Alle eindgebruikers werkzaam bij de Hilvarenbeek zijn gerechtigd om Minor Incidents te melden en contact te onderhouden met de servicedesk. Hilvarenbeek stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders ) voor de melding van Major Incidents, Autorisatieservice en Software Updates. Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Hilvarenbeek bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Hilvarenbeek is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden.

3.3


3.3.1 Autorisatieservice Voor geautoriseerde toegang tot de systemen van Oosterhout is een gebruikersaccount noodzakelijk. Hilvarenbeek kan middels een elektronisch aanvraagformulier via de servicedesk ICT Oosterhout, gebruikers met bijbehorende autorisaties en wachtwoorden toe voegen, veranderen of verwijderen (op besturingssysteem niveau). Wachtwoorden die nodig zijn in de applicaties zelf, moeten bij de applicatiebeheerder worden aangevraagd. Prestatiecriteri u m

TIJDIGHEID Zeven werkdagen na ontvangst van de elektronische aanvraag, voor autorisaties. Verandering wachtwoord: 4 uur binnen Kantoortijden na ontvangst van de elektronische aanvraag. Condities Voor het aanvragen, wijzigen en vervallen van een autorisatie en het veranderen van wachtwoorden is een standaard procedure beschikbaar. Hilvarenbeek stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders ) voor de


8

melding van Major Incidents, autorisatieservice en Software Updates. Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Hilvarenbeek bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Hilvarenbeek is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden. Controle door Oosterhout gebeurt op basis van de inlognaam van de aanvrager. Levering

AUTORISATIES Na ontvangst van het verzoek van de tekenbevoegde functionaris van Hilvarenbeek om een verandering aan te brengen, wordt deze verandering binnen vijf werkdagen aangebracht. Nadat de wijzigingen zijn ingebracht in het informatiesysteem van Oosterhout ontvangt de tekenbevoegde functionaris van Hilvarenbeek binnen twee werkdagen een overzicht van de toegekende autorisaties ter controle en acceptatie.

VERANDERING WACHTWOORD Na ontvangst van het aanvraagformulier van de tekenbevoegde functionaris van Hilvarenbeek om een verandering aan te brengen wordt de verandering binnen vier uur aangebracht.

3.3.2 Software updates Updates (patches, gewijzigde of nieuwe versies) van de programmatuur en/of de database, die door de desbetreffende leverancier worden uitgebracht, worden op verzoek van Hilvarenbeek geïmplementeerd. Hilvarenbeek kan middels een elektronisch aanvraagformulier via de servicedesk ICT Oosterhout een wijzigingsverzoek (RFC; Request For Change) indienen. Na indiening van dit verzoek wordt via een OTAP procedure (ontwikkel, test, acceptatie, productie) een gecontroleerde invoering van de patch of update doorgevoerd. Indien daarvoor volgens de meegeleverde documentatie van de desbetreffende leverancier tevens een update van de systeem- en/of overige ondersteunende software vereist is zullen deze eveneens door Oosterhout worden aangebracht. Prestatiecriteria

TIJDIGHEID Prestatiecriterium: Wijziging is uitgevoerd in overeenstemming met overeengekomen planning.

CORRECTHEID Prestatiecriterium: Wijziging wordt door de applicatiebeheerder geaccepteerd en in productie genomen. Wijzigingsbeheer Ad hoc release.. Indien beschikbaar gesteld als oplossing voor een productieverstoring. Afhankelijk van de ernst van de calamiteit: maximaal 8 werkuren. In overleg met de verantwoordelijke in Hilvarenbeek en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Minor (update) release. Indien beschikbaar gesteld door de fabrikant van de software.


9

In overleg met de verantwoordelijke in Hilvarenbeek en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Malor (upgrade) release, Indien beschikbaar gesteld door de fabrikant van de software. In overleg met de verantwoordelijke in Hilvarenbeek en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Condities Na indiening van de RFC procedure draagt Oosterhout conform de RFC procedure zorg voor de installaties van de vereiste updates. Vanuit Hilvarenbeek wordt op de noodzakelijke medewerking gerekend. Voor een RFC is een standaard procedure beschikbaar. Hilvarenbeek stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders) voor de melding van Major Incidents, Autorisatieservice en Software Updates. (RFC). Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Hilvarenbeek bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Hilvarenbeek is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden. Levering Nadat Oosterhout een RFC heeft ontvangen neemt Oosterhout contact op met de tekenbevoegde verzoeker van Hilvarenbeek over de realiseerbaarheid, planning, het risico en wijze van accepteren van de gewenste verandering. Voor de update dient te worden voorzien in: • aanlevering van de originele media dan wel updateprogrammatuur • door de leverancier meegeleverde installatiehandleiding • een opdrachtformulier waarop staat vermeld • wie de aanlevering doet • wie de beschikking moeten krijgen over de nieuwe update • wanneer de nieuwe update voor eindgebruikers beschikbaar moet zijn • wie geautoriseerd is om de test te accorderen • wie geautoriseerd is om de applicatie vrij te geven voor de productieomgeving

3.4

Uitwijk



lO

Prestatiecriteria

TIJDIGHEID Het tijdig beschikbaar komen van de verwerkingscapaciteit zoals schriftelijk overeengekomen met de leverancier (s). Prestatiecriteria: Zoals schriftelijk vastgelegd in de uitwijkovereenkomsten met de verschillende leveranciers. Te verstrekken gegevens Door Hilvarenbeek dienen de volgende gegevens, producten en faciliteiten te worden verstrekt: • Naam, telefoonnummer zakelijk en privé van contactpersoon Facilitaire Zaken. • Evenzo voor vervanger; • Telefoonnummer Fax; • Welke applicaties en met welke prioriteit? • Welke datacommunicatie faciliteiten? Deze informatie wordt vastgelegd in het uitwijkhandboek van Oosterhout. Wijzigingen in bovenstaande gegevens dienen door Hilvarenbeek schriftelijk te worden doorgegeven. Levering Nadat de Regeling is ondertekend, wordt met Hilvarenbeek overeengekomen op welke momenten de uitwijk wordt getest (minimaal éénmaal per kalenderjaar) Incidenten tijdens uitwijk worden gemeld bij de aangewezen functionaris.

3.5


Deze regeling heeft tot doel om in geval van werkzaamheden buiten de Kantoortijden te kunnen aanvragen. Condities Een aanvraag kan uitsluitend worden geplaatst gedaan door een daartoe tekenbevoegde functionaris op het niveau van de directie van Hilvarenbeek. De gewenste werkzaamheden buiten de Servicetijden dienen minimaal 1 week van tevoren worden aangevraagd. Calamiteiten Ingeval van een calamiteit in Hilvarenbeek, waarbij raadpleging van een of meerdere databases noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op Oosterhout. Oosterhout beschikt uitsluitend voor dit doel over het rampenplan van Hilvarenbeek en zal dit plan vertrouwelijk behandelen


11

Levering en acceptatie Nadat Hilvarenbeek een oproep heeft geplaatst wordt door Oosterhout contact opgenomen met de bovengenoemde tekenbevoegde functionaris op het daarvoor bestemde telefoonnummer ter bevestiging van de aanvraag. Indien Oosterhout de aanvraag accepteert, zullen de daarvoor benodigde activiteiten gespecificeerd op basis van nacalculatie afzonderlijk in rekening worden gebracht.

3.6 l-advies De I-adviseur is specialist en adviseert aan alle gemeenten voor de volgende onderdelen: 1. Informatiebeleid 2. Gegevensbeheer 3. GeolT Er wordt niet gewerkt met een vaste adviseur per gemeente. Projectleiding wordt alleen bij uitzondering gedaan en dan alleen bij het afdelingsoverstijgende projecten op l-gebied. Voorbeelden hiervan zijn invoering DDS en BSN. Op basis van de totaal beschikbare uren van alle l-adviseurs worden de uren als volgt verdeeld over de gemeenten: 50% is algemeen; de overige 50% wordt verdeeld naar rato van het aantal werkplekken dat Oosterhout in totaal bedient. Deze verdeling moet in het derde kwartaal van elk jaar worden gemaakt op basis van de inventarisatie bij Hilvarenbeek. Het aantal uren wordt door Oosterhout bepaald. Mocht een gemeente meer vragen dan beschikbaar is, dan wordt in overleg een oplossing gezocht. In het vierde kwartaal wordt het voorstel voor de verdeling aan de Hilvarenbeek voorgelegd. In de algemene uren is ook ruimte opgenomen voor de signalerende rol die l-adviseurs hebben, zonder dat daar door Hilvarenbeek specifiek om wordt gevraagd. Ook moet er voor worden gewaakt dat Hilvarenbeek besluiten I-adviseurs niet in te schakelen om zo binnen het aantal beschikbare uren te blijven. In projecten waarbij Software een belangrijke rol speelt wordt daarom l-advies verplicht gesteld door Oosterhout, omdat anders bij de implementatie en het beheer problemen kunnen ontstaan. Over/eg Regulier overleg met de samenwerkende gemeente wordt als volgt gevoerd:

Met wie Portefeuillehouder Directie (o. a. evaluatie afgelopen jaar) Contactpersoon Applicatiebeheer Management Projectmatig overleg met Met wie Management (inventarisatie wensen volgend jaar) Opdrachtgever Contactpersoon Projectteam Verantwoordelijke manager

periodiciteit Afhankelijk behoefte gemeente Jaarlijks (1e kwartaal) Maandelijks Maandelijks Half jaarlijks de samenwerkende gemeente wordt als volgt gevoerd periodiciteit Jaarlijks (1e kwartaal)

Op afspraak Maandelijkse voortgangsrapportage Op afspraak Wanneer stukken ter besluitvorming moeten

12


4

KOSTEN PER WERKPLEK

4.1.

Inleiding

De begroting voor de samenwerking is gebaseerd op een periode van minimaal 5 jaar. Dit resulteert in een (te indexeren) vaste prijs per werkplek per jaar. Naast deze werkplekprijs zijn er zogenaamde specials. Deze voorzieningen worden op verzoek geleverd en aanvullend doorbelast. Bij aanvang van de samenwerking dient Hilvarenbeek er voor te zorgen dat haar netwerk op het technische niveau van Oosterhout is. Hilvarenbeek en Oosterhout hebben de daartoe benodigde maatregelen beschreven in GIDS. Hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van Hilvarenbeek en zijn opgenomen in appendix 2 bij de Regeling.

4.2. Werkplekkosten Werkplekkosten voor Hilvarenbeek vanaf 1-7-2007. De jaarlijkse Werkplekkosten voor Hilvarenbeek bestaan uit kosten voor standaard werkplekken en kosten voor een aantal zogenoemde specials. De genoemde aantallen zijn gebaseerd op de aanwezige werkplekken per 1 juli 2007. Kosten standaard werkplekken: Aantal werkplekken d.d 1-7-2007 Prijs per werkplek Totaal standaard werkplekken

114 (definitief bepalen bij de oplevering) €4.000,= ex.BTW €456.000,= ex.BTW per jaar

Specials

Special

aantal

Afschrijving Per j aar Laptop, meerprijs op de Bepalen bij € 125,= oplevering standaard werkplekprijs CAD stations, meerprijs op Bepalen bij € 240,= de standaard werkplekprijs oplevering

Totaal specials bepalen bij oplevering) Totaal Werkplekkosten bepalen bij oplevering)

Totaal Per jaar

: € xxxx,=

ex. BTW per jaar (aantal definitief

:€ 456.000,=

ex. BTW per jaar (aantal definitief

De vaste prijs per werkplek per jaar is gebaseerd op de kosten voor het uitvoeren van de voor Hilvarenbeek uit te voeren taken met inbegrip van de hieraan te relateren overheadkosten. Er is in de vaste prijs per werkplek rekening gehouden met de volgende overhead- en personeelskosten:


13

o

De personeelskosten voor systeembeheer, servicedesk, informatiebeleid, gegevensbeheer (beleid), GEO-IT en coördinatie voor zover van toepassing binnen deze Regeling. o De personeelskosten buiten de ICT afdeling welke nodig zijn voor het functioneren van de afdeling. Hieronder vallen personeelszaken, financiële administratie, archief

etc. o De huisvestingskosten. o Software voor bewaking van het serviceniveau (Assyst). o Voorzieningen t.b.v. de medewerkers welke nodig zijn voor een goede taakvervulling (vervoer, laptop, gsm) Wat zit in ieder geval niet in de vaste prils per werkplek ? • Licenties en onderhoud voor toepassingen anders dan boven vernoemd • De bekabeling op de locaties • Licenties t.b.v. de (toekomstige) mid-office inrichting. • Alle randapparatuur op locatie, zoals: multifunctionele printers- kopieermachines. • De verzekering van alle bij de deelnemende gemeenten opgestelde apparatuur. Losse P.C.'s • Kassa's Specials (vallen niet onder de standaard werkplek) Alle specials zullen voor een vastgestelde prijs jaarlijks doorbelast worden, zoals: • Digitale camera inclusief cardreader. • Laptops en Cad stations (meerprijs boven op de standaard werkplekprijs). • Smartphones met abonnement. • Abonnement voor draadloze communicatie via gprs of umts voor een laptop. • Telewerk cardreader. • Scanner. • Plotter. • Balieprinter. • Kassalade. • Pin-automaat. • Bonprinter. • Interne verhuizing van werkplekken boven de 5% (naar boven afgerond op hele • werkplekken) van het totaal aantal afgenomen werkplekken. • Etc. etc. Verrekening per werkplek In de begroting wordt jaarlijks het aantal geleverde werkplekken per 01 /01 opgenomen. Worden er gedurende het begrotingsjaar werkplekken extra geleverd dan worden deze conform de voor dat jaar vastgestelde werkplekprijs naar rato van dat jaar doorbelast. Betaling Betaling van de in 4.2. genoemde kosten door Hilvarenbeek aan Oosterhout dient plaats te vinden per jaar bij vooruitbetaling per de vijftiende van de eerste maand van elk jaar, zonder dat verrekening mogelijk is. Reductie werkplekken Van het onder 4.2 opgenomen aantal werkplekken kan maximaal 5% per jaar ingeleverd worden.


14

indexering Jaarlijks per 1 januari, voor het eerst op 1 januari 2008, worden de prijs per werkplek en de prijs per special zoals bepaald in 4.2. van dit PDC geïndexeerd op basis van twee door het Centraal Planbureau (CPB) gepubliceerde percentages volgens de volgende formule: 50% * het percentage "loonvoet sector overheid" te vermeerderen met 50% * het percentage "prijs overheidsconsumptie netto materieel". Daarbij wordt uitgegaan van de percentages die het CPB publiceert in december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de herziening wordt berekend voor het daaraanvolgend jaar.

BTW Alle vernoemde bedragen, percentages, toeslagen, etc zijn, ook indien dit niet uitdrukkelijk is vermeld, exclusief BTW.


, burgemeester,

secretaris.


burgemeester,

, secretaris.

ge meente

Oisterwijk

W Gemeente

BOVENCEMEENTEUJKE SAMENWERKING JCT OÏSTERWUK EN OOSTERHOUT

Partijen, het college van burgemeester en wethouders van Oosterhout (hierna te noemen Oosterhout) en het college van burgemeester en wethouders van Oisterwijk (hierna te noemen Oisterwijk),

gelet op artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en gelet op artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet, overwegende: dat Partijen van oordeel zijn dat als gevolg van een aantal bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen steeds hogere eisen worden gesteld aan hun bestuurskracht en de kwaliteit van hun bestuurlijke besluitvorming; dat de burgers steeds hogere eisen stellen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de ambtelijke organisaties; dat het belang van informatisering en automatisering voor de dienstverlening van de gemeente aan burgers, instellingen en bedrijven toeneemt; dat met behoud van de gemeentelijke identiteit en gemeentelijke zelfstandigheid samenwerking wordt gezocht om de ambities van een elektronische gemeente en van digitale dienstverlening aan de burger, instellingen en bedrijven versneld te kunnen realiseren; dat op basis van efficiency voordelen en efficiëntere werkmethoden gezamenlijk een hogere kwaliteit van dienstverlening aan de burger en een betere ondersteuning van het bestuur van de gemeenten kan worden gerealiseerd; dat door bundeling van krachten en kennis, door verruiming van de mogelijkheid tot het aantrekken van specialisten en door een bredere bezetting de professionaliteit van de dienstverlening toe- en de kwetsbaarheid van organisaties afneemt en de innovatiekracht wordt vergroot; dat middelen en personeel op het gebied van Informatisering & Automatisering worden geïntegreerd en de uitvoering van ICT-taken wordt ondergebracht bij de gemeente Oosterhout;

Bovengemeentelijke samenwerking ICT Oisterwijk - Oosterhout

2

dat Partijen eikaars wederzijdse belangen, taken en verantwoordelijkheden erkennen; dat Partijen elk een rol hebben en verantwoordelijkheid dragen om de wederzijdse verwachtingen van de samenwerking waar te maken, besluiten de volgende gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT te treffen:

ARTIKEL 1

BEGRIPSBEPALINGEN

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder a. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); b. Regeling: de gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT c. Partijen: (het college van) de gemeente Oosterhout en (het college van) de gemeente Oisterwijk gezamenlijk. d. Uittredingsplan: het plan als omschreven in lid 4 van artikel 7 van deze Regeling. ARTIKEL 2

BELANG


TAKEN

1. In de bij deze regeling en als appendix 1 gevoegde producten- en dienstencatalogus wordt binnen de kaders van deze Regeling uitgewerkt: - wat de omvang en het niveau van de in stand te houden ICT-omgeving door Oosterhout is; - wat de omvang en het niveau van de taakuitoefening door Oosterhout op het gebied van informatisering en automatisering is; - welke financiële verplichting van Oisterwijk daartegenover staat. 2. De Colleges van Partijen kunnen bij unaniem besluit de producten- en dienstencatalogus binnen de kaders van deze Regeling wijzigen. De raden van Partijen geben voor deze wijziging van de producten- en dienstencatalogus hierbij hun toestemming. ARTIKEL 4

INTEGRATIE I&A

Middelen en personeel op het gebied van informatisering & automatisering worden geïntegreerd. De colleges van Oosterhout en van Oisterwijk maken nadere afspraken om deze integratie te realiseren. Deze nadere afspraken zijn opgenomen in appendix 2 bij deze Regeling. Voornoemde appendix 2 maakt na ondertekening door Partijen onderdeel uit van deze Regeling waarbij de inhoud wordt geacht hier te zijn ingelast en herhaald.

Toelichting op artikel 2, 3 en 4 De Regeling is getroffen ter behartiging van het belang van samenwerking bij het ondersteunen met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen.

Bovengemeentelijke samenwerking ICT Oisterwijk - Oosterhout De Regeling voorziet in het concentreren van taken op het gebied van informatisering en automatisering. Daartoe worden middelen en personeel geïntegreerd. Een flexibele organisatie met slagkracht is noodzakelijk om wendbaar te kunnen inspelen op de ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering. Daarom is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan als bedoeld in artikel 8 van de Wet. De artikelen 1, 8, derde lid, 9, eerste lid, 10, eerste lid, 26, derde lid en artikel 27 van de Wet zijn van toepassing op een dergelijke gemeenschappelijke regeling. Bij aanvang van de samenwerking is vastgelegd in de producten- en dienstencatalogus welke taken worden uitgevoerd. Om de beoogde flexibiliteit te bereiken is tevens opgenomen dat de PDC bij unaniem besluit kan worden gewijzigd.

ARTIKEL 5

LOOPTIJD

Deze Regeling met de bijbehorende appendices treedt in werking op 1 januari 2008 en is aangegaan voor onbepaalde tijd. ARTIKEL 6

TOETREDING



1. De Regeling kan worden gewijzigd of worden opgeheven bij unaniem besluit van Partijen bij deze Regeling, na verkregen toestemming van de gemeenteraden van Partijen. 2. Een Partij kan uittreden uit de Regeling door een daartoe strekkend besluit te nemen, na verkregen toestemming van de gemeenteraad van deze Partij. 3. Effectuering van het besluit tot uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het vierde kalenderjaar volgend op het jaar waarin het college van Oisterwijk zijn besluit tot uittreding uit de Regeling aangetekend aan Oosterhout heeft toegezonden. 4. Partijen stellen uiterlijk op 31 december van het jaar waarin het besluit tot uittreden is genomen gezamenlijk een Uittredingsplan vast waarin alle aspecten en gevolgen van de uittreding worden geregeld. Met inachtneming van de risicodragende positie die Oosterhout heeft, neemt de uittredende Partij naar redelijkheid en billijkheid de financiële gevolgen van de uittreding voor zijn rekening, waarbij rekening wordt gehouden met de (waarde-) inbreng van de uittredende Partij bij de start van de samenwerking. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van de uittreding vragen de Partijen gezamenlijk advies aan een onafhankelijke externe deskundige. De kosten van het inschakelen van de deskundige komen bij uittreden voor rekening van de uittredende Partij.



ARTIKEL 8

EVALUATIE

De Regeling wordt periodiek geëvalueerd door Partijen. Dit zal voor het eerst plaats vinden twee jaar na de datum van inwerkingtreding van de Regeling en vervolgens elke vier jaar.

ARTIKEL 9

GESCHILLENREGELING

1. Partijen verplichten zich om in geval van geschillen omtrent de inhoud en uitvoering van de Regeling met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden betracht dergelijke geschillen in der minne te beslechten. 2. Indien niet in der minne tot een oplossing wordt gekomen, zullen Partijen het geschil voorleggen aan gedeputeerde staten van Noord-Brabant conform artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

ARTIKEL 10


Bij ingrijpende wijziging van de omstandigheden, waaronder mede worden verstaan ingrijpende wijzingen van wet- of regelgeving of ingrijpend gewijzigde rechterlijke oordelen, die naar het oordeel van Partijen of één der Partijen gevolgen hebben voor de rechtsverhouding tussen Partijen, zullen Partijen trachten in onderling overleg tot een voor Partijen aanvaardbare aanpassing van die rechtsverhouding te geraken, daarbij rekening houdend met hun wederzijdse belangen. Indien het overleg niet binnen redelijke termijn plaatsvindt of niet tot overeenstemming leidt heeft de meest gerede Partij het recht om deze omstandigheid aan te merken als een geschil. ARTIKEL 11 SLOTBEPALINGEN

1. De in deze Regeling genoemde en door Partijen getekende appendices maken deel uit van deze Regeling en zijn hiermee onlosmakelijk verbonden. Desalniettemin kunnen de in deze Regeling genoemde appendices afzonderlijk aan een der bepalingen in deze Regeling worden getoetst, waarbij de Regeling prevaleert boven de appendices, zonder dat daardoor de overige delen van de appendices worden aangetast. 2. Partijen verklaren dat de deze Regeling met bijbehorende appendices de tussen hen gemaakte afspraken volledig weergeeft. Wijzigingen van deze regeling en/of de


3.

4. 5.

6.

5

bijbehorende appendices zijn tussen Partijen alleen verbindend indien deze schriftelijk zijn vastgelegd en door alle Partijen zijn ondertekend. Oosterhout is geen vergoeding van schade of kosten aan Oisterwijk verschuldigd in het geval van een tekortkoming in de uitoefening van de taken uit deze Regeling (inclusief de bijbehorende appendices) of in het instandhouden van de gemeenschappelijke ICT-omgeving of in het geval van storingen of incidenten betreffende de gemeenschappelijke ICT-omgeving of in het geval van gebreken in de apparatuur of software. Oisterwijk vrijwaart Oosterhout voor alle aanspraken van derden voor zover dit aanspraken betreft waarvoor Oosterhout op grond van de eerste volzin geen vergoeding verschuldigd is aan Oisterwijk Het in de eerste volzin bepaalde geldt niet indien er sprake is van opzet of grove schuld van Oosterhout. Het college van Oosterhout wordt aangewezen als het gemeentebestuur zoals bedoeld in artikel 26 van de Wet. Het college van Oosterhout en het college van Oisterwijk dragen zorg voor bekendmaking van deze regeling op een in de betreffende gemeente gebruikelijke wijze. Deze regeling kan worden aangehaald als "Gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT"


Aldus getekend te Oisterwijk op j het college van Oisterwijk


, burgemeester,

, burgemeester,

, secretaris.

, secretaris.

WW

w

gemeente

Oosterhout

Aan de gemeenteraad

Datum

Uw kenmerk

3 oktober 2006

Ons kenmerk

In behandeling bij

SC/AB

[email protected] (0162) 48 9254

Onderwerp ICT-samenwerking

Geachte raad, Het afgelopen jaar hebben wij u kunnen mededelen dat de gemeente Oosterhout en de gemeenten Oisterwijk en Baarle-Nassau samenwerken op ICT-gebied. Het garanderen van een betere dienstverlening richting de Oosterhoutse burgers, het bedrijfsleven en instellingen vormt voor ons het uiteindelijke doel en de ICT-samenwerking draagt daar door schaalvergroting aan bij. Ook andere gemeenten dan de gemeenten Oisterwijk en Baarle-Nassau zien de meerwaarde van ICT-samenwerking en onderzoeken op dit moment de mogelijkheid om zich bij de samenwerking te voegen. Om deze kansen te kunnen benutten is een organisatievorm nodig die aansluit bij de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de samenwerking. Deze uitgangspunten zijn: • Het ondersteunen met informatie- en communicatietechnologie van de gemeentelijke dienstverlening aan burgers, het bedrijfsleven en instellingen is een gemeentelijke taak bij het uitvoeren waarvan wordt samengewerkt. • De samenwerking wordt zodanig vorm gegeven dat met slagkracht kan worden geopereerd. Dit betekent dat er geen moeizame en langdurige overlegsituaties nodig zijn tussen de gemeenten. Het college heeft verschillende mogelijke organisatievormen laten onderzoeken. Bij het eerste uitgangspunt past een gemeenschappelijke regeling. Om met slagkracht te opereren wordt dit een gemeenschappelijke regeling zonder gemeenschappelijk orgaan of openbaar lichaam. Het samenwerkingsverband heeft geen apart bestuur. De voorgenomen regeling is een bilaterale

postadres Postbus 10150, 4900 GB Oosterhout

telefoon (0162)489911

e-mail [email protected]

bezoekadres Slotjesveld 1 Oosterhout

fax (0162)4231 74

internet www.oosterhout.nl

regeling en laat zich het best omschrijven als een bestuursovereenkomst die wordt aangegaan door de twee colleges van de betrokken gemeenten. De komende tijd zal de tekst van de regeling in detail worden uitgewerkt. Dit proces zal met grote zorgvuldigheid worden ingericht waarbij communicatie met de andere gemeente een belangrijk element is. Vervolgens zal uw raad worden gevraagd in te stemmen met het treffen van de regeling door het college. Wij hopen uw raad voor de korte termijn voldoende te hebben geïnformeerd over de bestuurlijke stappen die in het proces zijn gezet.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN OOSTERHOUT,

, burgemeester,

, secretaris.

4l^cob^l6û û^ti. ifuj2^ (JlécUiû. 1. Concept raadsbesluit 1. Gemeenschappelijke regelingen

Recommend Documents