BAB IV KEGIATAN YANG MENJADI TOPIK PELAPORAN SELAMA KERJA PRAKTEK
4.1 Landasan Teory Kerja Peraktek 4.1.1 Definisi Sistem Definisi sistem menurut Al Bahra bin Ladjamudin dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi adalah : ”Sistem adalah suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.[1] Definisi sistem menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi adalah : ”Suatu sistem pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.[10] Definsi menurut James Hall dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah : ”Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”.[3] Berdasarkan definisi-definisi di atas penulis dapat memberikan kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponenkomponen yang terbentuk dari unsur-unsur yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
25
4.1.2
Definisi akuntansi Menurut definisi Soemarso SR dalam bukunya yang
berjudul, Akuntansi Suatu Pengantar jilid 1, adalah : “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi penting sehingga memungkinkan adanya pelaksanaan dan penilaian jalannya perusahaan secara efisien”.[9] Definisi akuntansi menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi adalah : ”Akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, pemeriksaan dan penyajian dengan cara-cara tertentu, transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi lain serta penafsiran terhadap hasilnya”.[7] Oleh karena itu dalam penyusunan suatu sistem akuntansi yang sempurna harus dapat menciptakan fungsi pengendalian, sehingga aktivitas akan berjalan lancar dan tujuan perusahaan. 4.1.3
Definisi penggajian Gaji menurut Mulyadi dalam bukunyan Sistem Akuntansi
Edesi 3, adalah sebagai berikut: “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai yang mempunyai jenjang jabatan manager dan dibayarkan secara tetap perbulan”.[7]
26
Sedangkan menurut Al Haryono Yusuf
dalam bukunya
Pasar-pasar Akuntansi, penggajian adalah sebagai berikut: “Kewajiban perusahaan kepada karyawan untuk membayar jasa dan tenaga yang telah diberikan para karyawan kepada perusahaan berupa sejumlah uang dan kewajiban perusahaan untuk setiap karyawan, termasuk data pajak penghasilan setiap karyawan”.[2] Dari pengertian gaji tersebut dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan jasa yang di berikan oleh perusahaan kepada pihak karyawan yang telah memberikan jasa dan tenaganya kepada perusahaan sesuai dengan keahlian yang dimiliki karyawan. 4.1.4 Definisi Sisten Akuntansi Pengertian Sistem Akuntansi menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi Edisi 3, menyebutkan bahwa: “Sistem Akuntansi dalah merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikianrupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh managemen guna memudahkan pengelolahan perusahaan”.[7] Pengertian
Sistem
Akuntansi
Menurut
Ony
Widilestariningtyas, S.E dan Dony Wliya Firdaus, S.E dalam bukunya yang berjudul Modul sistem Akuntansi dan sistem informasi akuntansi, menyebutkan bahwa:“Sistem Akuntansi adalah salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan”.[8]
27
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi berupa laporan keuangan berdasarkan atas kejadian-kejadian
keuangan
menagemen
untuk
mengelola
perusahaan.
4.1.5 Definisi Sistem Akuntansi Penggajian Semakin berkembangnya suatu perusahaan dimana ruang lingkup organisasinya yang lebih berkembang, sehingga pimpinan perusahaan sudah tidak mungkin melakukan pengawasan secara langsung pada jalanya aktivitas perusahaan. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian menurut Krismiaji dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan bahwa: “Sistem Akuntansi Penggajian adalah serangkaian aktivitas bisnis kegiatan pengelolahan data yang berkait yang berhubungan dengan pengolahan karayawan perusahaan secara efektif”.[5] Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Akuntansi Penggajian adalah seperangkat unsur yang saling berkaitan dan membentuk totalitas yang menekankan pada pemberian imbalan atau balas jasa atau hasil kerja seseorang.
28
4.1.6 Pengertian Flowchart Definisi Flowchart menurut Krismiaji dalam bukunya yang Berjudul
Sistem
Informasi
berikut:“Flowchart
Akuntansi
adalah
sebagai
adalah representasi grafikasi dari sebuah
sistem yang menjelaskan relasi fisik diantara entitas-entitas kuncinya”.[5] Menurut Jogianto HM dalam bukunya yang berjudul Analisa dan Desain, menyebutkan bahwa : “ Bgan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika”.[4] Berdasarkan uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa flowchart adalah bagan yang menjelaskan relasi fisik antara entitasentitas kuncinya didalam suatu program atau prosedur sistem secara logika. 4.1.7 Jenis – Jenis Bagan Alir Jenis–jenis bagan alir menurut La Midzan dan Azar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari :”1.
Diagram Alur Sistem (System Flow chart).
2. Diagram Alur Program (Program Flow Chart). 3.
Diagram Alur Data ( Data Flow Chart)”.[6]
29
Sedangkan jenis-jenis bagan alir menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari: “1.
2.
Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi. Bagan Alir Sistem (System Flowchart) Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, pemprosesan dan output sebuah sistem informasi akuntansi Bagan Alir Program (Program Flowcahart) Bagan alir program menjelaskan urutan logika pemprosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Bagan Kongfigurasi Komputer (Computer Configurasi Chart) Bagan Struktur Bagan ini digunakan untuk merancang program komputr yang menggunakan pendekatan modul”.[5]
3.
4. 5.
Menurut urain diatas dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis bagan alir ada lima, yaitu 1.
Bagan alir dokumen
2.
Bagan alir sistem
3.
Bagan alir program
4.
Bagan konfigurasi komputer
5.
Badan Struktur
30
4.2
Pembahasan Hasil Kerja Praktek
4.2.1 Prosedur Penggajian Pada PT Tri Harta Engineering Prosedur merupakan langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapainya tujuan yang diharapkan secara efektiv dan efesien serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah secara terperinci menurut jangka waktu yang telah ditetapkan. Pelaporan penggajian yang baik harus sesuai dengan prosedur - prosedur yang melibatkan keputusan - keputusan dan proses yang diperlukan dalam mempertahankan tenaga kerja yang ada dengan menciptakan suatu kondisi akhir, dimana gaji untuk masing - masing karyawan dibayar tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat kepada orang yang menerimanya Adapun prosedur penggajian yang dilakukan oleh PT. Tri Harta Engineering adalah sebagai berikut: 1.
Sistem Pencatatan Waktu Bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu jam kerja dengan menggunakan daftar hadir, daftar hadir karyawan untuk menentukan gaji karyawan apakah memperoleh gaji penuh atau harus dipotong karena ketidak hadirannya.
2.
Sistem Imbalan Daftar Gaji Dalam sistem fungsi pembuatan gaji adalah membuat daftar gaji. data yang dipakai dalam dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan
31
baru, kanaikan pangkat, pemberitahuan karyawan dan lainlain. 3.
Sistem Distribusi Biaya Gaji Dalam sistem ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen - departemen yang menikmati manfaat tanaga kerja, dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produksi.
4.
Sistem Pembayaran Gaji Melibatkan fungsi HRD, akuntansi dan administrasi. Fungsi HRD menerima daftar hadir karyawan dan membuat laporan daftar gaji karyawan yang diserahkan kepada bagian akuntansi, Fungsi administrasi mengeluarkan dana yang diajukan bagian akuntansi dan menyerahkan uang kepada bagian akuntansi, fungsi bagian akuntansi memberi gaji kepada karyawan dan mencatat.
32
4.2.1.1 Flowchart Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian Pada PT. Tri Harta Engineering
1.
Karyawan mengisi daftar hadir dan diserahkan kepada bagian HRD, Bagian HRD menerima daftar hadir karyawan dan dibuatkan STT, DG, SG dan diserahkan kepada bagian akuntansi untuk pengajuan dana kepada bagian Finance & administrasi.
2.
Bagian akuntansi menerima STT, DG, SG dari HRD, dan meminta persetujuan pengeluaran kas, pengajuan dana dan meminta otorisasi untuk gaji karyawan.
3.
Bagian Finance & Administrasi menerima STT, DG, SG dari Bagian akuntansi, Bagian Finance mengecek semua bukti yang telah diberikan dari bagian akuntansi jika ada kesalahan dikembalikan untuk diperbaiki jika sudah
benar
memberikan
menyetujui dana
untuk
pengeluaran gaji
kas
karyawan
dan serta
mengotorisasi daftar gaji karyawan dan diserahkan kembali kepada bagian akuntansi untuk di tindak lanjuti. 4.
Bag akuntansi menerima persetujuan pengeluaran kas dan dana berupa uang tunai yang akan dibagikan kepada karyawan, mempersiapkan STT, SG dan Uang lalu diserahkan kepada karyawan.
5.
Karyawan menerima STT, DG dan uang gaji, karyawan mentandatangani STT untuk diserahkan kembali kapada bagian akuntansi. 33
6.
Bagian akuntansi menerima STT dan mencatat secara menual dalam jurnal umum.
Keterangan : STT adalah surat tanda terima DG adalah daftar gaji SG adalah Slip Gaji PD adalah pengajuan dana
34
Bag HRD
Karyawan
mulai
1
Daftar hadir Mengisi daftar hadir
Daftar hadir Membua t perhitun gan gapok 1
Mencata dalam kartu gaji
5
uang SG STT
1
Kartu gaji
Membua t,SG,DG ,STT Mentand atangani STT
2 SG
1
DG STT
1
2 STT
1
T
6 2
Gambar 4.1 bagan alir dokumen penggajian pada PT TRI HARTA ENGINEERING
35
Bag Tax & accounting
2
6
4 uang STT SG
1
SG
DG STT
DG yang sudah di otorisasi
1 STT
Mencata t dalam jurnal umum T
Memninta persetujuan pengeluaran kas PD
Jurnal umum
Menerima otorisasi & persetujuan PK & uang
Selesai
Otrisasi DG Memper siapkan uang gaji
SG DG
Menyera hkan STT & SG
STT
SG
3 STT
uang 5
Gambar 4.2 Bagan alir dokumen penggajian pada PT TRI HARTA ENGINEERING
36
Kepala finance administrasi
3 SG DG STT
Menerima permohonan pengelurarn kas Dan PD
Menyetujui pengeluaran kas & memberikan Dana
Otorisasi DT
SG DG STT
uang
4
Gambar 4.2 Bagan alir dokumen penggajian pada PT TRI HARTA ENGINEERING
37
4.2.1.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian Adapun dokumen - dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian, yaitu sebagai berikut: 1
Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen ini berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan pegawai, seperti surat bersangkutan dengan pegawai baru, pemberhentian sementara. Dokumen ini diserahkan ke fungsi pembuatan daftar gaji.
2
Kartu Jam Hadir Kartu ini digunakan untuk mencatat jam hadir karyawan berupa daftar hadir.
3
Daftar Hadir Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto tiap pegawai.
4
Rekap Gaji Karyawan Dokumen ini dibuat merupakan ringkasan gaji perdepartemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
5
Amplop Gaji Gaji yang diterima oleh pegawai diserahkan dalam amplop gaji, pada amplop tersebut tertulis indentitas pegawai.
6
Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat
oleh
fungsi
pencatatan
utang
kepada
fungsi
pembayaran gaji yang berdasarkan informasi dalam gaji yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji.
38
4.2.1.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan 1.
Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam laporan keuangan.
2.
Kartu Biaya Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi dalam perusahaan.
4.2.1.4 Fungsi Yang Terkait Dalam Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian, yaitu sebagai berikut: 1
Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari pegawai baru, membuat surat keputusan tarif gaji, kenaikan pangkat, dan pemberhentian pegawai.
2
Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan hadir bagi semua pegawai, sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir pegawai tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi daftar gaji.
39
3
Fungsi Finance & Administrasi Fungsi ini bertanggung jawab untuk pengadaan uang tunai yang telah diajukan guna pembayaran gaji. uang tunai tersebut dimasukan dalam amplop gaji dan diserahkan ke fungsi yang menyerahkan gaji karyawan.
4
Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan yang menjadi beban setiap pegawai selama jangka waktu pembayaran gaji
5
Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji pegawai.
4.2.2 Prosedur Penetapan Gaji Dasar dan Penafsiran Resiko Penggajian Pada PT. Tri Harta Engineering 4.2.2.1Penetapan Gaji Dasar 1
Mengidentifikasikan nama, jabatan, bulan, tanggal.
2
Menentukan penyesuaian gaji dasar, dengan cara mencari jabatan sesuai dengan peringkat jabatan terakhir.
3
Menyiapkan keputusan penyesuaian gaji dasar sesuai dengan ketentuan, wewenang kepegawaian yang berlaku. Gaji
dasar
ditetapkan
oleh
keputusan
pejabat
yang
berwewenang sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan ini sesuai dengan dasar hukum yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah.
40
Kepada pegawai telah di tetapkan gaji pegawai sesuai dengan syarat yang telah ditentukan seperti dibawah ini yaitu: 1
Lulusan SLTA = peringkat gaji dari terendah 450000 sampai dengan 800000
2
Lulusan D3 = peringkat gaji dari terendah 1150000 sampai dengan 2500000
3
Lulusan S1 = peringkat gaji dari terendah 1200000 sampai dengan 4500000
Besar gaji karyawan ditentukan oleh: 1
Peringkat gaji
2
Masa kerja
3
Jabatan
4
Tunjangan
4.2.2.2 Penafsiran Resiko Penggajian Penafsiran resiko ini ditunjukan untuk mengurangi resiko semifinal, mungkin dengan pertimbangan biaya dan manfaat, sehingga segala kemungkinan kecurangan yang dilakukan pegawai yang dapat menimbulkan kerugian dapat dihindarkan. Pengendalian intern penggajian yaitu: Adanya orang intern yang memadai serta terdapat fungsi yang jelas antara lain: 1
Fungsi
penguasaan
yang
menyetujui
penetapan
besarnya gaji oleh divisi yang bersangkutan. 2
Fungsi surat pengangkatan dan lain-lain oleh divisi yang telah ditetapkan.
41
3
Fungsi perhitungsn gaji pada divisi yang telah ditujukan.
Adanya budget standar/normal kerja dan tarif yang memadai. Secara periodic harus adanya pengamatan atau pembayaran gaji serta catatan kehadiran dan prestasi. Tunjangan dan potongan berikut penjumlahan lebih benar serta memulai pengecekan. Harus benar-benar adanya pengecekan bahwa karyawan yang tercantum dalam gaji berhak mencantumkan namanya dalam daftar gaji karyawan. Perlu dicek bahwa potongan yang dilakukan dari gaji adalah benar dan dapat dipertanggung jawabkan.
42
