3

Vlaamse overheid

Omzendbrief

BZ12013/3

Aan de leden van de Vlaamsè Regering Aan de personeelsleden van de Vlaamse kabinetten Aan de provinciegouverneurs en de arrondissementscom missarissen Aan de personeelsleden van de Diensten van de Vlaamse overheid en van de administratieve rechtscolleges

Kabinet van de Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand t61F0a0x

02/5526901 [email protected]

Datum: 7 juni 2013 Betreft: verwerving en vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen 1.

T0EPA55INGsGEBIED Deze omzendbrief is van toepassing op: De ministers van de Vlaamse Regering; het personeel van de Vlaamse ministeriële kabinetten; de gouverneurs van de Vlaamse provincies en de arrondissementscommis sarissen; het personeel van de Diensten Vlaamse overheid en van de administratieve rechtscolleges. -

-

-

-

2.

STRATEGIE EN DEFINITIES Bij de problematiek van de dienstvoertuigen wordt uitgegaan van drie strateç ij sche doelstellinçien. De Vlaamse Regering wil op alle vlakken van haar organisatie op een gestructu reerde wijze een qeïntegreerde kwaliteitszorq opzetten. Het gebruik en beheer van dienstvoertuigen bevindt zich op het raakviak van facilities en personeelsza ken. Het is in een kwaliteitsvolle organisatie vanzelfsprekend dat de veiligheid van de werknemers vooropstaat, dat over het gebruik van dienstvoertuigen dui delijke afspraken worden gemaakt, en dat de rechten en plichten van de mede werkers formeel zijn vastgelegd en aan hen worden gecommuniceerd. De tweede strategische doelstelling sluit daarbij aan. Deze omzendbrief legt een aantal qemeenschaLxeliike normen op om enerzijds een gelijke behandeling van medewerkers in dezelfde situatie zo veel mogelijk te garanderen, en anderzijds de totale kosten onder controle te houden. De vertaling naar de concrete Organi satie wordt volledig overgelaten aan het management. Elke leidinggevende zal voor zijn entiteit een wagenreglement opstellen met gepersonaliseerde inforia-.. tie en dat reglement inpassen 1fl het eigen organlsatlespecifleke facilitaire,6i HRM-beleid. 7 -

\ \

www

2

De derde strategische doelstelling is mitieuzorç. De Vlaamse Regering streeft op dat vlak naar een geïntegreerde aanpak en wil een voorbeeldrol vervullen. Om die reden wordt blijvend aandacht besteed aan alternatieven voor het gebruik van dienstvoertuigen en worden steeds hogere ecoscores opgelegd. In die op tiek worden ook andere types van voertuigen opgenomen, die duidelijk milieu vriendelijker zijn, zoals elektrische wagens. De leidend ambtenaar is ervoor verantwoordelijk om te waken over de toepas sing van deze normen. De minister is verantwoordelijk voor de toepassing van deze normen in zijn kabinet en de minister voor Binnenlands Bestuur voor de toepassing ervan door de gouverneurs. Deze omzendbrief vormt het kader voor de verwerving en vervreemding van dienstvoertuigen, en voor het gebruik en het databeheer. Dit kader geldt uiter aard onverminderd andere Vlaamse, Belgische of Europese regelgeving. De Vlaamse minister bevoegd voor de bestuurszaken kan in principe jaarlijks bepaalde voorwaarden wijzigen. In voorkomend geval wordt daarnaar uitdrukke lijk verwezen in deze omzendbrief. Met de omzendbrief wordt bovendien invulling gegeven aan de organisatiebrede afspraken over het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid met betrekking tot meetbare efficiëntiewinsten. Het uitbouwen van een meer milieuvriendelijke en energiezuinige voertuigenpark onder meer door het verhogen van de ecoscores van nieuwe aangekochte voertuigen is opgenomen in het sleutelpro ject 4.2 Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid. De gemiddelde ecoscore van de dienstvoertuigen van de Vlaamse overheid is een van de basisindicato ren voor de periode 2011-2015. -

-

In deze omzendbrief worden onder dienstvoertuigen verstaan: personenwa gens, terreinwagens en bestelwagens. Vrachtwagens en andere specifieke dienstvoertuigen vallen niet onder de bepalingen van deze omzendbrief. Onder entiteit wordt verstaan elk kabinet, departement, agentschap en elke in stelling of raad binnen de Vlaamse overheid. Onder beheerder wordt verstaan: een persoon of dienst die verantwoordelijk is voor het beheer van een of meer dienstvoertuigen. Onder beheer kan onder meer worden verstaan het beslissen over de vervanging, de uitrusting, het inzet ten of het betalen van de kosten van dienstvoertuigen. Het beheer kan helemaal of voor een deel toevertrouwd worden aan het Agentschap voor Fadilitair Ma nagement. Er zijn drie soorten dienstvoertuigen: 1. de dienstvoertuigen die gekoppeld zijn aan een functie; 2. de dienstvoertuigen die functioneel aan een bepaalde persoon zijn toegewe zen; 3. de dienstvoertuigen die niet aan een bepaalde persoon zijn toegewezK (poolwagens). / ,4 Deze omzendbrief as van toepassing op die drie categorieen ItY

EÇ•]\

ç 7

\

,

‘

‘;/

\

,

www.viaand\!:.;/

3

3.

GEBRUIK

3.1 Aandacht voor milieuzorg De aandacht voor milieuzorg in het voertuigenpark is vandaag meer dan ooit be langrijk voor de Vlaamse overheid om de volgende redenen: 1. Aandacht besteden aan milieuzorg in het voertuigenpark kan de brandstof factuur aanzienlijk verlagen. 2. de Vlaamse overheid moet reële inspanningen leveren om te voldoen aan in ternationale en Europese afspraken m.b.t. geluid, luchtverontreiniging en klimaat. 3. de Vlaamse overheid moet voldoen aan wetten en regels op het vlak van mi lieuzorg in het voertuigenpark. Voor de dienstvoertuigen vermeld in deze om zendbrief, kan een aanbestedende overheid de verplichtingen die zijn opge legd bij het koninklijk besluit van 20 december 2010 inzake de bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen in het kader van overheidsop drachten, eenvoudig nakomen door de minimale ecoscores vermeld in deze omzendbrief in het bestek op te nemen als “technische specificatie” waaraan de aangeboden dienstvoertuigen minimaal moeten voldoen. 4. De Vlaamse overheid vervult een voorbeeldrol voor burgers en bedrijven. 5. Milieuzorg in het voertuigenpark is in verschillende Vlaamse planningsdocu menten opgenomen als na te streven doelstelling. 6. Ook andere landen en regio’s besteden veel aandacht aan milieuzorg in het voertuigenpark. 3.2 Interne initiatieven o het vlak van milieuzorg in het voertukenpark De Vlaamse overheid gaat het engagement aan om een belangrijke inspanning te leveren voor milieuzorg. Ze kan daarvoor de onderstaande maatregelen ne men. Gebruik van gratis dienstfietsen segways Er staan in verschillende grote gebouwen van de Vlaamse overheid, zowel in Brussel als in de provincies, een 200-tal gele diensttietsen ter beschikking van de personeelsleden. Die fietsen kunnen gebruikt worden voor korte dienstverplaatsingen en zijn voor zien van versnellingen en draagtassen. De meeste dienstfietsen worden in Brus sel ingezet en worden steeds meer gebruikt. Er zijn bij enkele entiteiten ook segways ter beschikking voor transport van kleine pakjes. -

www

4

Gebruik van het openbaar vervoer Binnen de afdelingen zijn voor dienstreizen afhankelijk van de entiteit ver schillende vervoerbewijzen ter beschikking (NMBS De Lijn TEC MIVB), —

-

—

—

Hogere kiometervergoedingen bij het carpoolen De kilometervergoeding voor het gebruik van de eigen wagen in het kader van dienstverplaatsingen is hoger als het personeelslid minstens één medereiziger heeft. Gebruik van duurzame dienstvoertuigen voorbeeldrol Bij de verwerving van dienstvoertuigen wordt rekening gehouden met de ecosco re van de wagen. De Vlaamse overheid wil bovendien een voorbeeldrol vervul len door een bepaald percentage wagens in te zetten met een zeer hoge ecosco re. Bij elektrische voertuigen ligt die erg hoog, wat de gemiddelde ecoscore van het wagenpark sterk kan verbeteren. Het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Over heid vraagt gemiddeld over personenwagens uit het voertuigenpark een ecoscore van 63 tegen 2015. -

Door het Agentschap voor Facilitair Management zijn in het Boudewijngebouw, het Ferrarisgebouw en het Ellipsgebouw oplaadpunten voor elektrische voertui gen geïnstalleerd. De toegang geldt vooralsnog voor elektrische dienstvoertui gen. Er kan opgeladen worden op 220 Volt, 16 A. De VAC’s zullen volgen. Gebruik van dienstvoertuigen afhankelijk van de verplaatsing Door de meest milieuvriendelijke voertuigen in te zetten voor de grootste afstan den worden niet alleen per kilometer maar ook in totaal minder emissies uitge stoten. Bovendien is voor bepaalde verplaatsingen het gebruik van bepaalde wagens af te raden. Zo is in de stad het gebruik van een dieselvoertuig af te raden door de hoge emissies bij koude start van die voertuigen. Locatiekeuze De Vlaamse overheid kiest er bewust voor om de diensten die vroeger verspreid in de stad gevestigd waren, te centraliseren op locaties die zo veel mogelijk in de buurt van stations liggen. 3.3 Wagenreglement Elke entiteit die onder het toepassingsgebied van deze omzendbrief valt, stelt een wagenreglement op. De entiteit kan daarvoor het model dat als bijlage 3 bij deze omzendbrief is gevoegd, gebruiken en aanpassen aan de functionele be hoeften. Het wagenreglement regelt de rechten en de plichten van de beheerders en de gebruikers van dienstvoertuigen en geeft ondubbelzinnig aan welke persp-N een dienstwagen ook mogen gebruiken voor woon-werkverkeer of an%fe prïé verplaatsingen j \ \ /, 7 (r-( ‘\ L ‘

www vIa

/5)

5

De beheerders zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de parafis cate en fiscale wetgeving die geldt voor het gebruik van de dienstvoertuigen, en geven daartoe de nodige informatie aan de betrokken personeelsdienst 4.

VERwERvING EN VERVREEMDING VAN DIENSTVOERTUIGEN

4.1 Indelini er klasse De dienstvoertuigen die bestemd zijn voor personen- of goederenvervoer, wor den, met het oog op normering, ingedeeld in 14 voertuigklassen (0— 13). De in deling is opgenomen in bijlage 1 bij deze omzendbrief. De voertuigklassen zijn er beschreven aan de hand van enkele karakteristieken. De raamcontracten van AFM geven een indicatie van indeling in voertuigklassen. Vlootbeheerders kunnen ook bij AFM terecht voor advies inzake indeling in voer tuigklassen. Titularissen die in aanmerking komen voor een voertuig van klasse 0 of 1 kunnen ook opteren voor een dienstwagen met een hoger klassenummer (zie ook punt 4.5.). De verwerving van een terreinwagen (klasse 12 en 13) kan alleen als dat functi oneel verantwoord is. 4.2 Wijze van verwerving Dienstvoertuigen worden altijd verworven met toepassing van de wetgeving op e overheidsopdrachten. Daarvoor wordt bij voorkeur gebruikgemaakt van de cen trale contracten die door het Agentschap voor Facilitair Management worden ge sloten. Voor de verwerving gelden onderstaande principes Dienstvoertuigen van klasse 0 en 1 worden gehuurd of aangekocht. Dienstvoertuigen van klasse 2, 3, 4, 5, 6, 7 en 8 worden in principe aange kocht. Dienstvoertuigen van klasse 9, 10, 11, 12 en 13 worden altijd aangekocht. Dienstvoe rtuigen met specifieke, activiteitsgebonden opties (bijvoorbeeld gele kleur of lichtbalk) worden, ongeacht de klasse, altijd aangekocht.

-

-

-

-

Voertuigen kunnen alleen gehuurd worden: voor minstens 20.000 kilometer per jaar; voor een periode van minstens twee jaar.

-

-

Daarbij wordt de volgende combinatie van parameters gehanteerd: vanaf 20.000 km per jaar is de contractduur zes jaar; vanaf 25.000 km per jaar is de contractduur vijf jaar; vanaf 35.000 km per jaar is de contractduur vier jaar; - vanaf 45.000 km per jaar is de contractduur drie jaar; -

-

-

-

:—---.

::‘i www vi

\

6

-

vanaf 65.000 km per jaar is de contractduur twee jaar.

Uitzonderlijk kan daarvan worden afgeweken als een andere combinatie budget tair voordeliger is. Elektrische dienstvoertuigen kunnen, ongeacht het aantal kilometers, altijd ge huurd worden. 4.3 Jaarlijkse aanrassing van de verwervingsvoorwaarden In de regel zal jaarlijks een herijking en aanpassing van de verwervingsvoor waarden doorgevoerd worden. De Vlaamse minister bevoegd voor de bestuurszaken kan: voertuigkiassen of motorisaties schrappen en samenvoegen (cf. punt 4.1 en tabel 1 van bijlage 2); de ecoscores aanpassen aan de technologische ontwikkelingen (cf. punt 4.4 entabel 2 van bijlage 2); de normen voor aankoop- en huurprijs aanpassen aan gewijzigde markto m standigheden (cf. punt 4.5 en tabel 3 van bijlage 2); bepalen hoeveel percent van de nieuw aangekochte of geleasede voertu igen van de voertuigklassen 0 tot 9 en 11 per jaar boven een bepaalde ecosco re (definitie extra milieuvriendelijk voertuig) moeten liggen en de verhouding van het aantal verwervingen van elektrische en/of plug-in hybride voertuigen per jaar (cf. punt 4.6 en tabel 4 van bijlage 2); de norm voor de rolgeluid en -weerstand aanpassen (cf.punt 4.7 en tabel 5 van bijlage 2). -

-

-

-

-

De raamcontracten van AFM voor aankoop van dienstvoertuigen worden steeds voor minimaal 18 maanden gesloten. Voor het sluiten van die raamcontracte n wordt hoofdzakelijk gewerkt met de procedure van de algemene offerteaan vraag. Naast het criterium prijs worden ondermeer technische kwaliteit, service en milieuaspecten als gunningcriteria gebruikt. Uiteraard voldoet het gekoze n voertuig dan aan de minimale eisen van de omzendbrief, maar vaak wordt een voertuig gekozen dat significant beter scoort dan die minimale eisen. Bij het sluiten van raamcontracten wordt immers vanuit ecologisch standpunt systematisch geopteerd voor voertuigen die anticiperen op de Euronorm die van toepassing zal zijn of zal worden tijdens de looptijd van het raamcontract. Wan neer het bekend is dat de Euronorm tijdens de looptijd zal wijzigen, dan zal de nieuwe Euronorm als minimale voorwaarde worden opgelegd voor zover dat technisch mogelijk is. Als die aanpassing op de datum van het sluiten van het raamcontract niet mogelijk is, dan zullen de modellen uit het raamcontract niet meer besteld kunnen worden vanaf de verplichte verhoging van de Euronorm. De raamcontracten van AFM zijn dan ook richtinggevend en gelden als aanbeve ling bij de aankoop en leasing buiten de raamcontracten van AFM. Ze zijn te vin den op de website van AFM. -_\

/

-s.

,,.,.

((I

’ ww 5 w.v 7 Iaaé k

‘—

7

4.4 Voorwaarden inzake ecoscoredrempels De ecoscore is een milieuscore voor voertuigen (tussen 0 en 100) waarin ver schillende schade-effecten verrekend zijn: broeikaseffect, luchtkwaliteit en ge luidshinder. Daarbij worden zowel emissies in rekening gebracht die gepaard gaan met het rijden van het voertuig, als emissies bij de productie en distrib utie van de brandstof. De ecoscore biedt het voordeel dat voertuigen met verschillende technologieën en verschillende brandstoffen op dezelfde basis met elkaar vergeleken kunnen worden. Het is een instrument dat ook toelaat om het voertuigenpark van de Vlaamse overheid geleidelijk aan milieuvriendelijker uit te bouwen. Daarom wer den zowel in de omzendbrief als in de bestekken voor de nieuwe raamcontracten van het Agentschap voor Facilitair Management minimale ecoscores opgenomen waaraan de nieuwe dienstvoertuigen moeten voldoen. De ecoscore vormt de basis voor de databank milieuvriendelijke voertuigen.

Databank milieuvriendelijke voertuigen De databank milieuvriendelijke voertuigen is raadpieegbaar op http://www.ecoscore.be. Het is een instrument dat de beheerder helpt om de meest energiezuinige en milieuvriendelijke wagen aan te kopen die aansluit bij de behoeften van de organisatie. Alle personenwagens die nieuw op de Belgische markt verkocht worden, worden na homologatie en inschrijving door de FOD Mobiliteit en Vervoer, in de data bank opgenomen met hun verbruiksgegevens, een vergelijking van het verbru ik met het gemiddelde van soortgelijke wagens en een ecoscore die gebaseerd is op emissies en verbruik. De rekenmodule op dé website laat ook toe om zelf de ecoscore te berekenen aan de hand van de emissies die vermeld staan op het gelijkvormigheidsattest van de wagen. Voor bestelwagens kunnen deze worden opgevraagd bij de in voe rder. Naast de indicatie voor de milieuvriendelijkheid zijn er ook technische en eco nomische parameters van de wagens opgenomen, zowel voor conventioneel als voor alternatief aangedreven voertuigen. In tabel 1 “Minimale ecoscore” van bijlage 2 “Verwervingsvoorwaarden” van deze omzendbrief zijn de ecoscores vermeld waaraan een dienstvoertuig bij verwer ving moet voldoen, per klasse en motorisatie (zie ook punt 4.3 over de raamcon tracten AFM). 4.5 Voorwaarden inzake aankoop- en huurprijs De maximale aankoop- en huurprijzen houden rekening met: een degelijke comfort- en veiligheidsuitrusting; de kortingen die de Vlaamse overheid kan verkrijgen bij het aanschaffen van voertuigen. -

-

1’

i( l,. www via

—

-

t$I

)zl

8

De maxima houden geen rekening met specifieke, activiteitsgebonden opties (bijvoorbeeld gele kleur, lichtbalk, inrichting laadruimte,

...).

In geval van aankoop In de maximale aankoopprijzen zijn begrepen: aankoop en inschrijving van het voertuig; belastingen (btw, BIV); levering van het voertuig met volle brandstoftank, beide nummerplaten en wettelijke uitrustingskit, (inclusief reflecterend veiligheidsvestje); garantietermijn van twee jaar. -

-

-

-

In tabel 2 “Maximum aankoopprijzen” van bijlage 2 “Verwervingsvoorwaarden” bij deze omzendbrief zijn de maximumbedragen vermeld voor aankoop van een dienstvoertuig, per klasse en motorisatje. Voor de doelgroep van de voertuigklassen 0 en 1 (zie punt 4.1) worden de maximale aankoopprijzen, vermeld in tabel 2 van bijlage 2, voor de voertuigklas sen 1 (alleen voor de ministers), 2, 3, 4, 5, 6, 7 en 8, verhoogd met 15%. Als bij een elektrisch voertuig de batterij niet aangekocht maar gehuurd wordt, wordt het maximale aankoopbedrag verminderd met 10.000 euro. Als de wagen met een lpg-installatie wordt uitgerust, wordt de aankoopprijs ver hoogd met 3.500 euro. In geval van huur In de maximale huurprijzen zijn begrepen: aankoop en inschrijving van het voertuig; belastingen (btw, BIV); levering van het voertuig met volle brandstoftank, beide nummerplaten en wettelijke uitrustingskit (inclusief reflecterend veiligheidsvestje); ingeval van elektrisch voertuig: leasing van de batterij; onderhoud, herstellingen en banden; technische keuring; technische bijstand met vervangwagen; verzekering burgerlijke aansprakelijkheid +; - verzekering rechtsbijstand. -

-

-

-

-

-

-

-

De maximale huurprijzen zijn per klasse gebaseerd op een combinatie van loop tijd en kilometeraantal, die rekening houdt met de meest veeleisende gebruiker. Het kan niet de bedoeling zijn intensieve gebruikers te straffen door hen kwalita tief minder goede, minder goed uitgeruste of minder veilige wagens ter beschik king te stellen. De looptijd van een huurcontract wordt geoptimaliseerd, rekening houdend met het werkelijke gebruik. Dat houdt in dat de dienstvoertuigen die veel kilometers rijden, vroeger vervangen zullen worden dan de dienstvoertuigen met een kleiner aantal kilometers. Een voertuig komt in aanmerking om binnen een bepaalde klasse gehy(irc1te worden als de maandelijkse huurprijs, berekend op basis van de com1iNi pn. Ir—

www

1

9

looptijd en kilometers die voor die klasse van toepassing is, niet hoger is dan het opgegeven maximumbedrag. In tabel 3 “Maximum huurprijzen per maand” van bijlage 2 “Verwervingsvoor waarden” bij deze omzendbrief zijn de maximumbedragen vermeld voor huur per maand van een dienstvoertuig, per klasse en motorisatie. Voor de doelgroep van de voertuigklassen 0 en 1 (zie punt 4.1) wordt de maxi male huurprijs voor de voertuigklassen 1 (alleen voor de ministers), 2, 3, 4, 5, 6, 7 en 8, verhoogd met 15%. In geval de wagen met een lpg-installatie wordt uitgerust, wordt de huurprijs ver hoogd met 50 euro. Als de geleasede wagen een andere combinatie van looptijd en kilometers heeft, kan uitzonderlijk van de huurprijs worden afgeweken. Die afwijking moet worden gemotiveerd.

4.6 Stimulering van de verwerving van extra milieuvriendelijke voertuigen Om als Vlaamse overheid een voorbeeldrol te kunnen vervullen worden twee nieuwe maatregelen ingevoerd. 4.6.1 Elke entiteit zal een bepaald percentage van haar voertuigaankopen of leasecontracten reserveren voor extra milieuvriendelijke voertuigen. 4.6.2 De Vlaamse overheid zorgt er voor dat 5% van de nieuwe verwervingen (aankoop of leasing) bestaat in elektrische of plug-in hybride voertuigen. Om de ze doelstelling te realiseren maken entiteiten daartoe afspraken in de Manage mentcomités en/of in het College van Ambtenaren Generaal. In eerste instantie wordt getracht deze maatregel te realiseren in de voertuigklasse stadswagens. Deze voorwaarden worden bepaald in tabel 4 van bijlage 2 bij deze omzendbrief. 4.7 Zuinige en stille banden In het Actieplan Wegverkeerslawaai dat in juli 2010 door de Vlaamse Regering werd goedgekeurd, werd voorgesteld om eigen doelstellingen voor het gebruik van stille banden in het wagenpark van de Vlaamse overheid op te nemen (con form Europese richtlijn 2001/43/EG, verordeningen 661/2009 en 1222/2009). Daarom zullen bij de aankoop van dienstwagens en bij de vervanging van ban den alleen nog banden worden aangekocht die al voldoen aan de toekomstige geluidsemissiewaarden (november 2016) van Verordening 661/2009. Het gaat hierbij om banden die behoren tot geluidsklasse 2 (banden die al voldoen aan de toekomstige Europese limietwaarde) of geluidsklasse 1 (meer dan 3dB lager dan de toekomstige Europese limietwaarde). Het nieuwe bandenlabel geeft informatie over zowel de rolweerstand, çk/_ grip op nat wegdek als het rolgeluid van banden Aangezien de rolweerstand êeØ ot \/

www vlaan be

!‘.‘.

10

invloed heeft op het brandstofverbruik van de wagen, zullen bij de aankoop van dienstwagens en bij de vervanging van banden alleen nog banden worden aan gekocht die inzake zuinigheid minimaal voldoen aan klasse C. Meer informatie over het bandenlabel is te vinden op: http://www. Ine.be/campa!nes/bandenIabeI. Informatie over de verschillende types en merken van banden die aan de (toe komstige) normen voldoen, is te vinden op: www.kiesdenieuweband.nI. Deze normen gelden zowel bij verwerving van een nieuw voertuig, als bij ver vanging van de banden van een bestaand voertuig. 4.8 Vervreemdinç De verantwoordelijke beheerder doet op een van de volgende wijzen afstand van aangekochte voertuigen die economisch niet meer inzetbaar zijn: -

-

hij verkoopt ze openbaar aan de hoogste bieder. hij draagt ze over aan en verkoopt ze openbaar via een Ontvangkantoor der Domeinen van de Patrimoniumdiensten van de FOD Financiën, waarna die dienst het ontvangen bedrag, volgens de vastgelegde procedure, stort op de afgesproken ontvangstenrekening.

De beheerders kunnen daarvoor een beroep doen op het Agentschap voor Faci litair Management. Tot slot ziet elke entiteit er bij de vervreemding van voertuigen op toe dat de Mili eubeleidsovereenkomsten (MBO) voor afvalbanden, voor afgedankte voertuigen en voor afgedankte autobatterijen en accu’s worden gerespecteerd. De entitel ten zullen daarbij geadviseerd worden door de OVAM. 5.

DATABEHEER

Met deze omzendbrief wordt invulling gegeven aan de organisatiebrede afspra ken over het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid met betrekking tot meetbare efficientiewinsten Het uitbouwen van een milieuvriendelijker en ener giezuiniger voertuigenpark onder meer door het verhogen van de ecoscores van nieuwe aankopen is opgenomen in het sleutelproject 4.2 Duurzaam optre den van de Vlaamse overheid. De gemiddelde ecoscore van de dienstvoertuigen van de Vlaamse overheid is een van de basisindicatoren voor de periode 20112015. -

-

De entiteiten rapporteren over de uitvoering van deze omzendbrief in de rubjiek— “duurzaam en ethisch aankoopbeheer en interne milieuzorg”. De relevante gegevens over de dienstvoertuigen van de entiteiten d

www.viaan’tR.)y”

11

ze omzendbrief vallen, worden opgenomen in een gemeenschappelijke data bank, die door het Departement Bestuurszaken beheerd wordt. Bij AFM loopt een implementatietraject voor een nieuwe beheerstoepassing met betrekking tot het voertuigenpark. Die toepassing biedt aan de entiteiten die de ze gebruiken de mogelijkheid om vrijwel automatisch te voldoen aan de rappor teringverplichting uit de omzendbrief. Het departement Bestuurszaken rapporteert jaarlijks aan de Vlaamse Regering over de toepassing van deze omzendbrief. Het doel van de databank is om: de verschillende normen voor gebruik, kosten, milieu, enzovoort op een kwali teitsvolle manier te kunnen volgen; op elk moment antwoorden te kunnen geven op vragen vanuit het politieke ni veau, zonder de entiteiten daarvoor afzonderlijk om inlichtingen te hoeven vragen.

-

-

6.

SL0TBEPAuNGEN Deze omzendbrief vervangt omzendbrief VR 2008/11 van 23 december 2008 over gebruik, verwerving en vervreemding van dienstvoertuigen. Deze omzendbrief treedt in werking op 1 juli 2013.

Geert Bourgeois Viceminister-president van de Vlaamse regering en Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand

7’

Kris Peeters Minister-presidenan de Vlaamse Regering-....

M:Ç’) www viaa

rnbé

/

12

1.

T0EPAs5INGsGEBIED

2.

STRATEGIE EN DEFINITIES

3.

GEBRUIK 3.1 Aandacht voor milieuzorg 3.2 Interne initiatieven op het vlak van milieuzorg in het voertuigenpark 3.3 Wagenreglement

4.

VERwERvING EN VERVREEMDING VAN DIENSTVOERTUIGEN 4.1 Indeling per klasse 4.2 Wijze van verwerving 4.3 Jaarlijkse aanpassing van de verwervingsvoorwaarden 4.4 Voorwaarden inzake ecoscoredrempels 4.5 Voorwaarden inzake aankoop- en huurprijs 4.6 Stimulering van verwerving van extra milieuvriendelijke voertuigen 4.7 Zuinige en stille banden 4.8 Vervreemding

5.

DATABEHEER

6.

SL0TBEPAuNGEN

Bijlaqen B 1: indeling in voertuigklassen B 2: verwervingsvoorwaarden Tabel 1: minimale ecoscore Tabel 2: maximumaankoopprijzen Tabel 3: maximumhuurprijzen per maand Tabel 4: stimulering extra milieuvriendelijke voertuigen Tabel 5: norm voor zuinige en stille banden B 3: model van wagenreglement

www.vlaanderen.be

Bijlage 1 bij de omzendbrief BZ!201 313 van 7 juni 2013 betreffende verwerving en vetvreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen

Indelinçi in voertuipkiassen klasse

benaming

Omschrijving

0

ministeriële wagen

personenwagen met representatief karakter, bestemd voor een Vlaamse minister

1

statuswagen

personenwagen met representatief karakter, bestemd voor kabinetschefs, provinciegouverneurs en N-functie- houders

,

2

afstandswagen

personenwagen bestemd voor intensief gebruik en voor hoofdzakelijk grote afstanden

3

middenklasser

personenwagen bestemd voor korte en lange afstanden

4

stadswagen

personenwagen bestemd voor gebruik in de stad of voor hoofdzakelijk korte afstanden

5

(middel)grote volumewagen

wagen, hoofdzakelijk bestemd voor personenvervoer met vijf tot acht zitplaatsen

6

kleine volumewagen wagen, hoofdzakelijk bestemd voor personenvervoer, met vijf tot zeven zitplaatsen

7

grote stationwagen

wagen, bestemd voor zowel personen- als goederenvervoer, met relatief grote laad ruimte

8

kleine stationwagen

wagen, bestemd voor zowel personen- als goederenvervoer, met beperkte laadruimte

9

kleine bestelwagen

wagen, bestemd voor zowel personen- als goederenvervoer met beperkte laadruimte, 5-deurs, minstens 4 zitplaatsen, minstens 450 kg netto laadvermogen bestuurder inbegrepen, laadruimte met minstens 550 liter laadvolume; in de versie licht bedrijfsvoertuig (bestelwagen zonder tweede rij) heeft de laadruimte minstens 2450 liter laadvolume

.

gemengd gebruik

10

grote bestelwagen

wagen, hoofdzakelijk bestemd voor goederenvervoer, met relatief grote laadruimte, MTM > 3300 kg, < 3500 kg netto laadvermogen> 1100kg nuttig laadvolume> 10 m 3

11

kleine bestelwagen

wagen, hoofdzakelijk bestemd voor goederenvervoer, met beperkte laadruimte, MTM > 2700 kg, <3100kg netto laadvermogen > 950 kg nuttig laadvolume > 4,5 m

12

grote terreinwagen

wagen, bestemd voor gebruik op diverse terreinen, met relatief grote capaciteit of laadruimte, 5-deurs, minstens 4 zitplaatsen met hoofdsteun, lengte voertuig minstens 450 cm

13

kleine terreinwagen

wagen, bestemd voor gebruik op diverse terreinen, met eerder beperkte capaciteit of laadruimte, lengte voertuig hoogstens 450 cm, compact en wendbaar

Bijlage 2 bij de omzendbrief B7J201313 van 7 juni 2013 betreffende verwerving en vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen

Verwervi ngsvoorwaarden Tabel 1: Minimale ecoscore waaraan het dienstvoertuig moet voldoen klasse 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

omschrijving dienstvoertuig ministeriële wagen statuswagen afstandswagen middenklasser stadswagen (middel)grote volumewagen kleine volumewagen grote stationwagen kleine stationwagen kleine bestelwagen gemengd gebruik grote bestelwagen kleine béstelwagen grote terreinwagen kleine terreinwagen

benzine (*) 63 63 62 67 68 64 66 62 65 66

diesel 56 59 58 61 n.v.t. 56 61 58 61 57

53 60 49 60

45 48 35 48

(*) Voor wagens met milieuvriend elijke brandstoftypes (CNG, hybride of elektriciteit) geldt de ecoscore van “benzine” als minimum.

Tabel 2: Maximumaankoopprijzen van een dienstvoertuig klasse

omschrijving dienstvoertuig

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

ministeriële wagen statuswagen afstandswagen middenklasser stadswagen (middel)grote volumewagen kleine volumewagen grote stationwagen kleine stationwagen kleine bestelwagen gemengd gebruik grote bestelwagen kleine bestelwagen grote terreinwagen kleine terreinwagen

O 11 12 13

benzine / lpg 60 000 40 000 22 000 17000 16 000 23 000 15 000 25 000 19 000 14 32 27 50 27

diesel

aardgas

hybride

elektrisch

60 000 40 000 22 000 17000 n.v.t. 22 500 17 000 28 000 22 000

65 000 45 000 27 000 27000 20 500 27 500 22 000 30 000 27 000

70 000 50 000 33 000 30000 25 000

70 000 50 000 50 000 45000 40 000

36 000 500 500 500 000 500

16 32 27 50 27

000 500 500 000 500

55 000 32 500

/‘>\

Ity

1We! 9’i

Tabel 3: Maximumhuurprijzen per maand van een dienstvoertuig klasse 0 1 2 3 4 5 6 7 8

benzine 1 lpg 1800 1200 750 550 500 750 450 850 700

diesel

aardgas

hybride

elektrisch

1800 1200 700 650 nv.L 800 500 850 750

1800 1200 750 650 650 800 500 900 800

2200 1200 750 650 650

2200 1600 1600 1500 1300

combinatie (*) van looptijd en kilometer 48maanden/l60000km 48maandenhl60000km(*) 48 maandenhl 60 000 km 48 maanden/160 000 km (*) 48 maanden/1 60 000 km (*) 48 maanden/1 60 000 km 48maanden/l60000km 48maandenhl60000km 48maanden/l60000km

(*) Voor de elektrisçhe voertuigen geldt een combinatie van 48 maanden en 40 000 km.

Tabel 4: Stimulering van extra milieuvriendelijke voertuigen (klasse 0 tot 9 en 11) minimum aantal verwervingen per jaar 4

minimale ecoscore

% verwerving per jaar( ) 2

72

25%

Verwerving elektrische of plugin hybride Deze norm geldt VO-breed

(1)

% verwerving per jaar 5%

Tabel 5: Norm voor zuinige en stille banden rolgeluidemissieklasse

energie-efficiëntieklasse

klasse 1 of 2

Klasse A, B of C

Deze normen worden ook ingevoerd vanaf 1.7.2013, maar de rapportering hierover zal pas voUed ig gelden over het jaar 2014. De rapportering over 2013 zal louter ter informatie meegedeeld wotden. Een entiteit met 3 nieuwe wagens van deze klassen in jaar X valt niet onder deze maatrel bil en entiteit met 8 nieuwe wagens in deze klassen in jaar X moeten er minstens 2 zijn met eeryeççsçte van 72 of hoger. t 1

\r

‘

\

)zJ

,’-Z 1 ’ 2;\\ / 4

Bijlage 3 bij de omzendbrief BZ1201313 van 7 juni 2913 betreffende veiweiving en vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen.

Model van wagenreglement Entiteit Datum: 1. Inleiding 1 1 Dienstvoertuig en dienstreis: definitie Een dienstvoertuig is een werkinstrument dat ter beschikking wordt gesteld om de werkne mer dienstreizen te laten uitvoeren als andere vervoersmogelijkheden zoals de fiets en het openbaar vervoer geen optie zijn. Onder een dienstreis kan worden begrepen: • de uitvoering van taken, zoals bepaald in de functieomschrijving; • een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar zeer verscheiden bestemmingen in opdracht of op uitnodiging van de bevoegde hiërarchische meerde re van het personeelslid; • een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar een werkplaats die niet de vaste plaats van tewerkstelling is; • woon-werkverkeer met een dienstwagen om redenen van kortere afstand of tijd tussen de bestemming van de dienstopdracht en de woonplaats, of in het kader van een gereglementeerde interventietaak, na schriftelijke toestemming van de hiërarchische meerdere. De verplaatsing van de woonplaats naar een vaste plaats van tewerkstelling wordt als woonwerkverkeer beschouwd en is daarom privéverkeer. Een dienstwagen kan alleen worden gebruikt voor woon-werkverkeer en ander privév erkeer als dat conform de personeelsregelgeving is én als dat in dit wagenreglement (tabel als bijlage) uitdrukkelijk is bepaald. De werkgever en de gebruiker van het voertuig dragen daarvoor de parafiscale en fiscale gevolgen. 1.2 Doel van het wagenreglement Dit document is opgesteld voor de Vlaamse kabinetten, departementen, agentschappen, raden en instellingen binnen de Vlaamse overheid. Het heeft tot doel een antwoord te bieden op de meest gestelde vragen over toewijzing, beheer en gebruik van de ter beschikking gestelde voertuigen, en de rechten en verplichtingen uiteen te zetten die daaruit voortvloeien voor de werknemers. Uiteraard geeft de terbeschikkingstelling van een voertuig in geen enkel geval een eigendomsrecht of een zakelijk recht op het voertuig voor de werknemer. De werknenr verbindt zich ertoe om het voertuig op eenvoudig verzoek in te leveren bij de en)ttëit, in perfecte staat en voorzien van alle accessoires en documenten die in de dieniwgèn aanwezig waren bij de terbeschikkingstelling

/7’ f

www viaandè b

2 1.3 Huurvoertuigen en aangekochte voertuigen Om financiële en functionele redenen worden dienstvoertuigen aangekocht of gehuurd. De manier waarop een voertuig is verzekerd, kan daardoor verschillen. In ieder voertuig ligt een wagenfiche waarin de verzekeringssituatie voor dat specifieke voertuig is opgenomen. 1.4 Geldigheid en voorwaarden van wijziging Dit wagenreglement geldt voor elke gebruiker van een dienstvoertuig dat ter beschikking gesteld wordt door de entiteit. De werknemer wordt geacht dit wagenreglement te kennen. De entiteit behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan het wagenreglement en verbindt zich ertoe over die wijzigingen te communiceren. 1.5 Administratie en beheer De entiteit neemt het dagelijkse beheer van de voertuigen en van de bijbehorende contracten op zich. Ze kan dat beheer laten uitvoeren door het Agentschap voor Facilitair Management, dat als wagenbeheerder kan optreden. De wagenbeheerder is verantwoordelijk voor het beleid over het operationele gebruik van de dienstvoertuigen en de juiste toepassing ervan. Een werknemer kan contact opnemen met de wagenbeheerder als hij vragen heeft over een dienstvoertuig. De contactgegevens van de wagenbeheerder zijn vermeld op de wagenfiche die zich in het voertuig bevindt. Op de wagenfiche zijn ook de gegevens opgenomen van een contactpersoon die verantwoordelijk is voor het administratieve beheer van het voertuig. 2. Het voertuig 2.1 Criteria van toewijzing De entiteit bepaalt voor elke werknemer afzonderlijk of hij recht heeft op een permanent dienstvoertuig. De toekenning van een voertuig vloeit niet automatisch voort uit een functie . De keuze van het dienstvoertuig is afhankelijk van het professionele gebruik dat de werkne mer ervan moet maken. 2.2 Bestelling van het voertuig De entiteit bestelt het voertuig. Alle contacten met de verhuurfirma, distributeur of fabrikant verlopen via de wagenbeheerder of het personeelslid dat verantwoordelijk is voor de aankoo p. De werknemer neemt geen rechtstreeks contact op met de verhuurtirma, distributeur of fabrikant. 2.3 Vervanging van het voertuig Het voertuig wordt vervangen op basis van criteria die de wagenbeheerder vasJt,methat \ oog op een optimaal beheer van het wagenpark. De wagenbeheerder informeF. werknemer over de vervanging van het voertuig. j. 1h! 1

\

www.vIaandereN_,>/

3

2.4 Wijzigingen in het voertuig Als de entiteit beslist dat tijdens het gebruik van het voertuig aanpas singen aan de uitrusting van het voertuig nodig zijn, vallen die kosten ten laste van de werkge ver. Wijzigingen in het voertuig op verzoek van de werknemer moeten door de wagenbeheerder

worden goedgekeurd. [BESCHRIJVING VAN DE MOGELIJKHEID OM DE KOSTEN VAN WIJZIGINGEN IN HET VOERTUIG, DIE NIET ALS FUNCTIONEEL KUNNEN WORDEN BESCHOUWD, AAN TE REKENEN AAN DE WERKNEMER. EEN OPTIE WORDT GEKOZEN: (1) DERGELIJKE WIJZIGINGEN WORDEN VERBODEN, (2) DERGELIJK E WIJZIGINGEN WORDEN DOOR DE WERKGEVER BETAALD EN TERUGGEVORDERD OF (3) DE WERKNEMER KRIJGT DE TOESTEMMING OM DIE KOSTEN ZELF RECHTSTREEKS TE BETALEN.]

3. Gebruik van het voertuig 3.1 Ontvangst van een nieuw voertuig

Bij de levering of ontvangst van een nieuw voertuig gaat de werknemer na of: . de wagen overeenstemt met het bestelde voertuig; • de wagen beschikt over een gevarendriehoek, een verbanddoos, een brandblusser, een reservewiel, een reflecterend veiligheidsvestje en een parkeerschijf; • de volgende documenten aanwezig zijn in het voertuig: een verzekeringsa ttest (een groene verzekeringskaart of een door de diensten van de Vlaamse overheid opgemaakt verzekeringsattest), een inschrijvingsbewijs, een gelijkvormigheidsattest, een Europees aanrijdingsformulier, de gebruikshandleiding en het onderhoudsboekje. Als de werknemer tekortkomingen vaststelt, neemt hij contact op met de wagenbeheerder. 3.2 Voortgangscontrole van het gebruik

Het gebruik van het dienstvoertuig wordt opgevolgd door een of meer van de volgende handelingen (kruis aan): Q het invoeren van de kilometerstand bij elke tankbeurt Q het manueel invullen van een reiswijzer Q een automatische registratie door een GPS-trackingsysteem. Het wagenreglement moet de opvolgingswijze beschrijven. Als de voortgangscontrole gebeurt via een gps-trackinsysteem, moet het beheer van de verkregen gegevens in overeenstemming zijn met de privacypolicy ter zake (zie model als bijlage 3). 3.3 Zorgvuldig gebruik

De werknemer gebruikt zijn voertuig zorgvuldig. Hij mag zijn voertuig niet ombouwen, noch opties of toebehoren erop installe ren, en hij mag geen enkele markering aanbrengen zonder de voorafgaande toestemming van de wagenbeheerder. Hij is ervoor verantwoordelijk dat hij zijn voertuig goed gebrui kt in alle situaties en dat hij het in goede staat behoudt. De werknemer neemt de volgende maatregelen om de risico’s van diefstal te be prt• Hij laat indien mogelijk geen waardevolle voorwerpen in het voertuig achteV 4 \ • Indien mogelijk neemt hij de voorkant (of de kaart) van de geluidsin stallati voertuig verlaat. ,* 1 ) • HIJ sluit zijn wagen af als hij hem verlaat en hij controleert of alle raampje ( -

4

•

Hij parkeert het voertuig altijd op een veilige plaats.

De werknemer rijdt hoffelijk en milieubewust met zijn dienstvoertuig. Hij past daartoe de ROBprincipes toe die opgenomen zijn in de folder die in de wagen ligt, of op de website

htty://www. ikbenrob. be.

De werknemer verbindt zich ertoe om het voertuig niet uit te lenen, behalve in de gevallen die opgesomd staan in dit reglement, om het voertuig niet onder te verhuren, noch om het voertuig in onderpand of garantie te geven, op welke manier dan ook. Het is verboden om rijlessen te geven met het dienstvoertuig. Het is de werknemer verboden om personen of goederen te vervoeren tegen betaling of om het voertuig aan te wenden op een manier die niet overeenstemt met de bestemming ervan. Als de werknemer het Belgische grondgebied verlaat met het voertuig, gaat hij na of de verzekering die verplaatsing dekt. 3.4 Onderhoud en herstellingen

De werknemer leeft de onderhoudsvoorschriften strikt na die opgesteld zijn door de autoconstructeur en die opgenomen zijn in de gebruikshandleiding. Alle noodzakelijke richtlijnen zijn opgenomen in de boorddocumenten en worden toegelicht aan de werknemer bij de ontvangst van het voertuig. Als de werknemer aanvullende vragen of problemen heeft, kan hij een beroep doen op zijn wagenbeheerder. Als er zich een probleem voordoet met het voertuig, leest de werknemer de onderhouds- en herstellingsinstructies voor hij een beroep doet op een officiële concessiehouder van het merk van het voertuig. Elke werkopdracht buiten het standaardonderhoud moet vooraf goedgekeurd worden door de wagenbeheerder. De werknemer legt het onderhoudsboekje van de wagen bij elk onderhoud voor en waakt erover dat de concessiehouder een stempel plaatst bij elke onderhoudsbeurt. De werknemer kijkt regelmatig de staat van de banden (bandenspanning, sleet), het peil van de olie en van de koelvloeistof na. Het personeelslid dat over een dienstwagen beschikt, maakt zelf het voertuig schoon aan de binnen- en buitenzijde met de middelen die de werkgever ter beschikking stelt. 3.5 Banden

De werknemer laat de banden vervangen [IN TE VULLEN VOLGENS DE SITUATIE: (1) ZOALS BEPAALD IN HET ONDERHOUDSCONTRACT, (2) BIJ EEN BANDENCENTRALE OF (3) BIJ EEN ANDERE DIENSTVERLENER. DE CONTACTGEGEVENS VAN DE DIENSTVERLENER ZIJN AANGEBRACHT OP DE WAGENFICHE. IN HET WAGENREGLEMENT WORDT DAARNAAR VERWEZENI 3.6 Pechverhelping Op de wagenfiche staat beschreven wat de werknemer moet doen bij autopech. De kosten van pechverhelping zijn ten laste van de entiteit als de instructies op de wagenfiche zijn nagekomen. [ALS DAARIN IS VOORZIEN WORDEN BEPALINGEN OPGENOMEN OVER WANNEER EN HOE EEN VERVANGO ETÖIG KAN WORDEN AANGEVRAAGD INFORMATIE OVER EEN BIJSTANDSVERZEKERING OF BIJSTAND DOOR DE DIEp4ri’. VLAAMSEOVRHEID.]

Ir-(

\ \

\

1 ‘i ,L::’

www vIaandebq44/>J

5

3.7 Brandstof [TEKST ALS EXCLUSIEF EEN TANKKAART WORDT GEBRUIKT: Aan ieder voertu ig is een tankkaart met een geheime code gekoppeld. Daarmee kan de werknemer de brandstof betalen die het dienstvoertuig verbruikt. De geheime code mag in geen enkel geval doorgegeven worden aan een derde. De werknemer leeft in ieder geval de gebruiksvoorschriften na die de distrib uteur van de kaart hem gegeven heeft. De werknemer is verantwoordelijk voor het gebruik van de kaart. In geval van verlies, defect of diefstal van de kaart belt de werknemer onmiddellijk naar het telefoonnummer dat vermeld staat op de wagenfiche. Bij elke tankbeurt is de bestuurder verplicht het juiste kilometeraantal van het voertuig in te gëven. Als het gebruik van de kaart uitzonderlijk onmogelijk is (wegens verlies, defect, diefstal), kan de werknemer op een andere wijze betalen. In dat geval overhandigt hij het betalingsbewijs aan de entiteit. Als de werknemer uitzonderlijk geen betalingsbewijs kan voorleggen, wordt een verklaring op erewoord opgemaakt. IN GEVAL VAN EEN ANDER SYSTEEM DAN TANKKAARTEN WORDT HET GEBRUIK VAN DAT SYSTEEM HIER BESCHREVEN.]

3.8 Verzekering

Ieder dienstvoertuig (zowel aangekocht als geleased) is minimaal verzekerd op het vlak van burgerlijke aansprakelijkheid in België. De verdere verzekeringssituatie kan verschillen per voertuig (bijvoorbeeld uitbreiding naar buitenland). Een overzicht van de gesloten verzekeringen is opgenomen in de wagenfiche die zich in het voertuig bevindt. 3.8.1 Procedure bi] een ongeval

Bij elk schadegeval vult de werknemer het Europese aanrijdingsformulier in. Onmiddellijk daarna brengt hij de wagenbeheerder op de hoogte van de schade. Het is eveneens nodig om een Europees aanrijdingsformulier in te vullen als: • er geen tegenpartij is of als de tegenpartij niet bekend is; • een proces-verbaal werd opgesteld door de federale politie; • alleen het voertuig van de tegenpartij beschadigd is; • het niet om een ongeval gaat, maar om diefstal of vandalisme. Ook als een politieagent zegt dat de ongevalsaangifte overbodig is, vult de werknemer het aanrijdingsformulier in. Anders kan de verzekeraar pas kennisnemen van het dossier nadat het parket zijn onderzoek heeft beëindigd, wat soms jaren kan duren. Als de werknemer het Europese aanrijdingsformulier invult, houdt hij rekening met de volgende punten: • Hij geeft de feiten weer zoals ze zich hebben voorgedaan, zonder verantwoordelijken aan te wijzen. • Hij vult de aangifte altijd onmiddellijk ter plaatse in en beide partijen ondertekenen de aangifte voor akkoord. Zo is er geen risico op een wijziging van de versie. • Hij kruist op de aangifte aan welke situatie zich heeft voorgedaan. • Hij ondertekent het formulier. De handtekening heeft betrekking op het formulier dat over zijn voertuig handelt en op de schets van het ongeval di,amnrnetd tegenpartij is opgemaakt f•’Ç/ % • Als hij de rubriek “Opmerkingen” niet invult, houdt dat in dat hij akkoord gj van de tegenpartij. .7\

\

cv

\

)

6

Hij vraagt een afschrift van het proces-verbaal als de politie er een heeft opgemaakt. Bij een ongeval verstuurt de werknemer de aangifte binnen 48 uur (per fax of per post) naar de wagenbeheerder.

[o TE NEMEN BEPALINGEN ALS EEN VERVANGVOERTUIG TER BESCHIKKING WORDT GESTELD: VOOR BEPAALDE FUNCTIES EN BIJ EEN HERSTELLING DIE LANGER DUURT DAN EEN BEPAALDE TIJD (BV. 24 UUR)1

3.8.2 Procedure bij diefstal of poging tot diefstal Bij elke (mislukte) poging tot diefstal of bij diefstal van het voertuig, van de sleutels, van toebehoren of boorddocumenten onderneemt de werknemer de volgende acties. • Hij dient zo snel mogelijk klacht in bij de politie. • Vervolgens zendt hij een kopie van het proces-verbaal van zijn verhoor, dat ter plaatse overhandigd wordt bij zijn klachtneerlegging, samen met de ongevalsaangifte naar de wagenbeheerder. • In geval van diefstal van het voertuig overhandigt hij alle sleutels aan de wagen beheerder, eventueel samen met de afneembare voorzijde of de veiligheidskaart van de radio. Bij diefstal of verlies van een of meer sleutels van het voertuig treft cle werknemer onmid dellijk alle maatregelen om de diefstal van het voertuig te vermijden. • Hij brengt onmiddellijk de wagenbeheerder op de hoogte. • Daarna maakt hij een afspraak met de concessiehouder van het merk van het voertuig. Die zal contact opnemen met de werkgever om de cilinders te vervangen of de sleutels opnieuw te coderen.

3.9 Boetes en diverse kosten De werknemer is verplicht om alle kosten van boetes of andere overtredingen en straffe n die hij heeft opgelopen in de periode waarin hij over het voertuig beschikte of het gebruikte, ten laste te nemen, zelfs als hij zijn entiteit ondertussen verlaten heeft, om welke reden dan ook. Alle gevolgen van een inbeslagneming van de wagen door de politie, door het gerech of t door elke andere bevoegde publieke instantie, ten gevolge van een overtreding van de wegco de of andere strafbare feiten, zijn ten laste van de werknemer, als die schuldig wordt verklaa rd aan de aan hem verweten feiten.

3.10 Privégebruik 3.10.1 Toestemming voor privégebruik en de gevolgen ei’van

Privégebruik van het ter beschikking gestelde voertuig is alleen toegestaan voor de personeelsleden bij wie dat uitdrukkelijk is vermeld in billaQe die bij dit wagenreglement is 1 gevoegd (zie punt 1.1). Het gebruik van het voertuig door familieleden kan uitzonderlijk bij verhindering van de werknemer of bij overmacht worden toegestaan. Dat kan ook tijdens vakanties, bijvoorbeeld om veiligheidsredenen. Het brandstofgebruik en de verzekering van het voertuig worden door de entiteit bekostigd voor alle personen, vermeld in de bijlage. De entiteit betaalt eveneens de C02-heffing voor ieder voertuig waarmee woon-werkverkeer of ander privégebruik is toegestaan. De kosten van de eventuele huur van een garage en van een prlveparkeerplaatszi jnten laste van de werknemer 1 / Het gebruik van het dienstvoertuig moet afgestemd worden op de gesloten

‘\

.

1 /J

www.vIaandere’/

7

De verplichtingen op het vlak van C02-heffing en fiscaliteit gelden niet alleen voor de voertuigen, vermeld in deze omzendbrief. Als privégebruik is toegestaan met andere dienstvoertuigen (bijvoorbeeld motorfiets), moet dat ook in bijlage 1 worden vermeld en moeten alle parafiscale verplichtingen nagekomen worden. 3.10.2 Fiscaliteit bij privégebruik van dienstvoertuigen

Een werknemer die de toestemming krijgt om het dienstvoertuig te gebrui ken voor privédoeleinden, zal vaststellen dat het voordeel op de fiscale aangift e is opgenomen. De werknemer moet daarvoor maandelijks voorheffing betalen. Voor person en met een dienstvoertuig in een openbare dienst gelden de onderstaande special e fiscale regels. Personen die een dienstvoertuig ter beschikking hebben voor woonwerkverkeer, worden forfaitair belast op een voordeel van alle aard. Het voordeel van alle aard (VAA) voor het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gesteld voertuig wordt berekend door een C02-percentage toe te passen op 6/7 van de cataloguswaarde van het voertuig. De berekeningsformule is: VAA = cataloguswaarde x % (C02-coëfficiënt) 6/7. De cataloguswaarde is de gefactureerde waarde, met inbegrip van btw en opties, zonder rekening te houden met kortingen, verminderingen, afslagen en ristorno’s. Opgelet: de functionele opties (functionele verlichting, kleur, logo’s, speciale inrichting laadbak ...) worden niet meegeteld. De waarde van het VAA wordt degressief verminderd met 6% per jaar, vanaf het 2de jaar en met een maximum van 30%. *

•

Als het voordeel geen volledig jaar genoten werd, wordt de pro-rata-temp orisregel toegepast. • Functioneel of toevallig privégebruik van een dienstvoertuig valt niet onder de regeling, evenmin als het occasionele gebruik in geval van zeer vroege of zeer late dienstopdrachten van een werknemer die op andere dagen gebruikmaak t van het openbaar vervoer of van een privévoertuig. • Als een werknemer met een dienstvoertuig rijdt om grote pakken dossie rs mee naar huis te nemen, wordt dat niet als functioneel gebruik maar als een voordeel van alle aard beschouwd. Als een werknemer die belast is met een avonddienst of een weekenddienst, met een interventievoertuig naar huis rijdt om dringende taken onmiddellijk te kunnen uitvoeren, wordt dat niet beschouwd als privégebruik van het dienstvoertuig. 3.10.3 Privé verplaatsingen in het buitenland

In geval van toegestane privéverplaatsingen in het buitenland is de werknemer ertoe gehouden om zijn brandstofkosten en tolgeld zelf te betalen. De werkgever komt in geen enkel geval tegemoet in die kosten. 3.11 Schorsing of verbreking van het recht op het dienstvoertuig

Het recht op het gebruik van het dienstvoertuig kan geschorst of verbroken worden door de entiteit in de onderstaande gevallen. Schorsing • in geval van arbeidsongeschiktheid van meer dan zes maanden zonder • in geval van schorsing van het rijbewijs voor een periode van drie weken( h 1 ï

\1

)z www

‘7

/

8

Verbrekinq: • bij het ontslag van de werknemer; • in geval van zware of herhaalde nalatigheden tegenover de verplichtingen, opgelegd door het wagenreglement; • bij ongeoorloofd privégebruik; • in geval van een gemotiveerde beslissing van de entiteit. Als de werknemer zijn recht op het gebruik van een dienstvoertuig verliest, levert hij het voertuig onmiddellijk in. Als de werknemer zijn arbeidsovereenkomst beëindigt, levert hij het dienstvoertuig in op zijn laatste werkdag. 3.12 Inlevering van het voertuig Bij de inlevering van het voertuig let de werknemer erop dat: • het voertuig proper is, zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant; • het voertuig in goede staat (mechanisch, koetswerk, interieur) binnengebracht wordt; • de persoonlijke voorwerpen verwijderd zijn; • de officiële documenten in de wagen blijven (alsook sleutels, reservesleutels, alarm) ; • de tankkaart afgegeven wordt. Alle zichtbare schadepunten worden vermeld in een expertiseverslag dat ondertekend wordt door de door de entiteit gemandateerde persoon en de werknemer.

www

9

Bijlage 1 bij het model van wagenreglement Lijst van personen die toestemming hebben om een dienstvoertuig privéverkeer voornaam en achternaam [VOORNAAM], [ACHTERNAAM]

personeelsnummer [NUMMER]

merk en model voertuig [MERK], [MODEL]

sit:s

(1)

te gebruiken voor

chassisnummer [NUMMER]

nummerplaat [NUMMER]

Ook motoi:tsen www.vlaand .‘

10

Bijlage 2 bij het model van wagenreglement Model van wagenfiche wagenfiche [MERK EN MODEL] [NUMMERPLAAT] contactpersonen wagenbeheerder

[ M 9 ] [ACHTERNAAM]

administratief beheer

[STRAAT EN NUMMER] [POSTNUMMER EN GEMEENTE] [TELEFOONNUMMER] [E-MAIL] [VOORNAAM] [ACHTERNAAM] -

[STRAAT EN NUMMER] [POSTNUMMER EN GEMEENTE] [TELEFOONNUMMER] [E.MAIL] -

onderhoudscontract Voor dit voertuig werd

[GEEN/EEN] onderhoudscontract gesloten. Voor ieder onderhoud biedt de bestuurder zich aan bij [BESCHRIJVING VAN DE DIENST OF DE PLAATS WAAR HET ONDERHOUD WORDT UITGEVOERD. ALS EEN APART CONTRACT VOOR GLASSCHADE OF BANDEN WERD GESLOTEN, WORDT DAT OOK BESCHREVEN.]

verzekering verzekeraar

[BENAMING VERZEKERAAR] [STRAAT EN NUMMER] [POSTNUMMER EN GEMEENTE] [TELEFOONNUMMER] [E-MAIL] —

dekking van de verzekering

uitsluitingen juridische bijstand pechverhelping contact binnen land contact buitenland

burgerlijke aansprakelijkheid (binnenland / buitenland) [KORTE OPSOMMING VAN DE BELANGRIJKSTE ANDERE DEKKINGE N, ZOALS INZITrENDEN, BRAND, DIEFSTAL, WILD, NATUURKRACHTEN, GLASBREU K, AANHANGWAGENS] [OPSOMMING VAN DE BELANGRIJKSTE UITSLUITINGEN, ZOALS SCHADE DOOR DRONKENSCHAP, OVERBELASTING VAN HET VOERTUIG, SCHADE AAN VERVOERDE VOORWERPEN, DEELNAME AAN AUTOWEDSTRIJDEN] [KORTE BESCHRIJVING VAN DE EVENTUELE JURIDISCHE BIJSTAND] [BENAMING PECHVERHELPER] [TELEFOONNUMMER] [BENAMING PECHVERHELPER] [TELEFOONNUMMER]

verlies of diefstal tankkaart Bel bij verlies of diefstal van de tankkaart het cardstopnummer 070 344 344 of TOTALcardstop 0228894 00.

www.vlaande

11

Bijlage 3 bil het model van wagenreglement: model van privacypolicy

Privacy Policy van de entiteit

...

m.b.t. het gps-lokalisatiesysteem

De doelstelling van deze privacypolicy is de gebruikers van de dienstvoertuigeri die uitgerust zijn met een gps lokalisatiesysteem, op de hoogte te brengen van de volgende feiten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

wanneer er persoonsgegevens van de gebruiker van het dienstvoertuig door het gps-lok alisatiesysteem worden verzameld; wie die informatie verzamelt; hoe die informatie wordt gebruikt; aan wie die informatie wordt medegedeeld; welke keuzes de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een gpslokalisatie systeem, kan maken ten aanzien van de verzameling, het gebruik en de verspreiding van die informatie; de veiligheidsmaatregelen die worden getroffen om het verlies, het misbruik of de wijziging van die informatie te voorkomen; de wijze waarop de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een gps-lokalisat iesysteem, een correctie kan aanvragen als de informatie inaccuraat zou blijken te zijn.

1. Doel van het gps-lokalisatiesysteem Het systeem zal alleen operationeel worden gemaakt om aan volgende doelstellingen tegemo et te komen: a. Een meer efficiënt wagenparkbeheer. Het gps-lokalisatiesysteem kan zorgen voor een efficiënter beheer van het wagenpark en de administratie van de dienstritten. Het systeem zorgt er immers voor dat de nodige gegevens vlot beschi kbaar zijn en dat bijsturing mogelijk wordt gemaakt. Het is echter niet de bedoeling om het systeem in te zetten als een controlemiddel over het rijgedrag. b.

Verhoging van de kwaliteit van de voortgangscontrole. Met het gps-lokalisatiesysteem kan een rapporteringssysteem worden gecreëerd ter onders teuning van de administratie. Het zorgt er immers voor dat onleesbare, onvolledige of vergeten rittenstaten worden voorkomen en dat het handmatig invoeren van gegevens door de voertuiggebruiker niet meer nodig is.

c.

Verzamelen van gegevens van een bepaalde gebruiker bij ernstige vermoedens van onjuiste of gemanipuleerde rapportering, nâ waarschuwing van en kennisgeving aan die gebrui ker. Met het gps-lokalisatiesysteem is achteraf eenvoudig na te gaan hoe vaak en hoe lang een voertuig daadwerkelijk op een plaats aanwezig is geweest. Dat is in veel gevallen belangrijke informatie voor de administratieve controle op de uitgevoerde opdrachten en ter verificatie van de rapportering door de voertuiggebruiker. Het is niet de bedoeling om het gps-lokalisatiesysteem in te zetten als een controlemiddel op alle handelingen van de personeelsleden. Als de rechtstreeks leidinggevende het vermoeden heeft dat er door de betrokken gebruiker van een dienstvoertuig onjuist of te weinig wordt gerapporteerd of als er vermoedens zijn van het manipuleren van de rapportering, zal de rechtstreeks leidinggevende of het afdelingshoofd die gebruiker met een dienstnota waarschuwen. Die waarschuwing omvat de volgende onderdelen: de ten laste gelegde feiten en de overtreden bepaling(en); de termijn waarbinnen de betrokken gebruiker gevolg moet geven aan de waarschuwing; de vermelding dat, als geen gevolg wordt gegeven aan de waarschuwing, bij een volgende waarschuwing het gps-lokalisatiesysteem operationeel zal worden gemaakt met de doelstelling om de juistheid van de rapportering te kunnen nagaan; de vermelding van de mogelijkheid om met de rechtstreeks leidinggevende of het afdeftitgshoo fd een. gesprek te hebben over de aangehaalde problematiek Een waarschuwing is altijd schriftelijk en laat toe dat de betrokkene zijn rapporteringsmetfi ek e,rst 2 lt, bijstuurt, voor het gps-lokalisatiesysteem wordt ingeschakeld ter verificatie van de rappot ’g -

-

-

/

www.vlaandert N

?

-‘

1

12 2. De beherende instantie De entiteit vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar, beheert de gegevensverzameling en dataadministratie via het gps-lokalisatiesysteem. ...,

3. De opslag van de gegevens Voor de doelstelling in punt la worden de gegevens rechtstreeks geconsulteerd op de beveiligde onlinetoepassing van de externe leverancier van het gps-lokalisatiesysteem. De gegevens kunnen desgewenst worden opgeslagen in afgeschermde documentenbibliotheken van de entiteit Voor de doelstellingen in punt 1 b en 1 c zullen de nodige gegevens op maandbasis worden opgehaald uit de beveiligde onlinetoepassing van de externe leverancier van het gps-lokalisatiesysteem en worden die gegevens opgeslagen in afgeschermde documentenbibliotheken van de entiteit Indien noodzakelijk kunnen die gegevens worden toegevoegd aan de administratieve dossiers. . . -

.

De gegevens omvatten: kenmerken van het afgelegde traject: datum, tijdstip vertrek, tijdstip aankomst, afstand, trajectduur, lokalisaties; identiteitsgegevens van de gebruiker: voornaam en achternaam (eventueel aangevuld met personeelsnummer, afdeling, entiteit); kenmerken van het dienstvoertuig: kenteken, merk en type; eventueel het doel van de verplaatsing. -

-

-

Voor de bewaring van de gegevens gelden de onderstaande regels: De gegevens, verzameld in het kader van de doelstelling, vermeld in punt 1 a, worden voor de periode van één maand bewaard in de bovengenoemde documentbibliotheken. Dezelfde gegevens worden vervolgens wel nog gedurende één jaar geanonimiseerd bijgehouden om een analyse op jaarbasis voor het wagenparkbeheer mogelijk te maken. De gegevens, verzameld in het kader van de doelstelling, vermeld in punt 1 b, worden voor de periode van vier jaar bewaard in de bovengenoemde documentbibliotheken. De gegevens, verzameld in het kader van de doelstelling, vermeld in punt ic, worden voor de periode van één jaar bewaard in de bovengenoemde documentbibliotheke’n. -

-

4. Ontvangers van de gegevens De leidend ambtenaar en de afdelingshoofden hebben toegang tot alle gegevens, vermeld in punt 1 a en 1 b. De leidend ambtenaar, het respectieve afdelingshoofd en de respectieve rechtstreeks leidinggevende hebben toegang tot de gegevens, vermeld in punt lc. 5. Toestemming van de gebruiker De entiteit vraagt de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van iedere gebruiker van een dienstvoertuig om de gegevens, vermeld in punt 1, te verzamelen, te verwerken en te verspreiden voor de beschreven doeleinden. Met toepassing van artikel 17 van de wet van 8 december 1992 zal de entiteit vervolgens de aangifte van de verwerking van persoonsgegevens indienen bij de commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De entiteit legt de invoering van het gps-lokalisatiesysteem eveneens vast in het arbeidsreglement en in het wagenreglement. Dit privacypolicydocument wordt als bijlage bij het wagenreglement gevoegd. ...

Als de gebruiker van een dienstvoertuig zijn toestemming tot het operationaliseren van het gps-lokalisat iesysteem niet wil geven of intrekt, dan komt de gebruiker met het respectieve afdelingshoofd en de respectieve rechtstreeks leidinggevende overeen over de wijze waarop aan de doeleinden, beschreven in punt 1, door de gebruiker zal worden voldaan, zonder toepassing te maken van de mogelijkheden die het gps-lokalis teem biedt. Concreet zal de gebruiker van het dienstvoertuig dan alvast de reiswijzer en de rapporterin itgebreide nauwkeuriger moeten bijhouden. De gebruiker van het dienstvoertuig moet in dat geval ook ac ef zorgen voor he efficiënte wagenparkbeheer en moet er eigenhandig en op eigen verantwoordelijkheid voor z irdat onleesbare, onvolledige of vergeten rittenstaten worden vermeden. :-i ‘b

/

6. Veiligheidsmaatregelen www.vlaandere .be

13 De entiteit treft de volgende veiligheidsmaatregelen om verlies, misbruik of manipulatie van de verkregen informatie te voorkomen: De onlinetoepassing van de externe leverancier van het gps-lokalisatiesysteem vanwaaruit de gegevens worden opgehaald, is beveiligd. Ze is alleen toegankelijk met gebruik van een gebruikersnaam en paswoord die worden toegekend aan de personen, vermeld in punt 4, en hun administratief daartoe aangestelde medewerkers. De in punt 3 vermelde documentbibliotheken worden doeltreffend afgeschermd . Alleen de in punt 4 vermelde personen en hun administratief daartoe aangestelde medewerkers zullen toegan g krijgen om de gegevens te consulteren. ...

-

-

-

Alle betrokken personeelsleden zullen zich ertoe verbinden op elk moment integer met de door de voertuigen gegenereerde data om te gaan.

7. Raadpleging van persoonlijke gegevens De gebruiker van een dienstvoertuig dat is uitgerust met een operationeel gps-lo kalisatiesysteem, kan op schriftelijk verzoek een kopie krijgen van de informatie die over zijn persoon en de gebruikte dienstwagen wordt opgeslagen in de documentenbibliotheken, beschrevèn in punt 3. Daarvoor neemt de betrokken gebruiker contact op met zijn afdelingshoofd en de respectieve rechtstreeks leidinggevende. De betrok ken gebruiker kan een correctie aanvragen als de informatie inaccuraat zou blijken te zijn.

w