3 vragen die managers hun medewerkers nooit stellen en die het managen veel simpeler en succesvoller maken! Door Esther Mallant
©2012 Esther Mallant – www.HRMallant.nl
Introductie De 3 vragen die managers hun medewerkers nooit stellen en die het managen veel simpeler en succesvoller maken! Vaak maak je het als manager veel te moeilijk voor jezelf. Je gaat ervan uit dat medewerkers verwachten dat jij altijd een antwoord hebt, een oplossing voor een probleem of een idee voor een betere werkwijze en meer omzet. Maar dat is meestal niet wat een medewerker echt wilt. Hij wilt juist graag dat je vertrouwt op zijn deskundigheid en vraagt naar zijn mening en ideeën. En echt waar, vaak brengen die deskundigheid en ideeën je verder dan je verwacht. Hoe kun jij het managen van je medewerkers slimmer en simpeler maken? Niet door zelf met oplossingen en antwoorden te komen, maar door de juiste vragen te stellen. Slimme, simpele en gerichte vragen. In dit e-book lees je welke 3 vragen uiteindelijk jouw managementtijd verminderen en de productiviteit en betrokkenheid van je medewerkers vergroten. De onderwerpen zullen je bekend voorkomen. Waarschijnlijk bespreek je het onderwerp weleens met je medewerkers, maar ben je zelf (te) veel aan het invullen, oplossen en beantwoorden. Doordat je nu de medewerker de vraag laat beantwoorden, krijg je met minder moeite heel gerichte en creatieve antwoorden of ideeën. En doordat de medewerker zelf mag meedenken, wordt de betrokkenheid groter. Dus, stel de vraag, en blijf stil…….., luister met aandacht. De vragen gaan jou veel tijd opleveren en de medewerker voelt zich erkend en gehoord! Uit ervaring weet ik dat het managen van medewerkers veel tijd kan kosten en regelmatig zorgen oplevert. Ik heb er mijn persoonlijke missie van gemaakt om ondernemers en managers te laten ervaren dat het managen van medewerkers slimmer en simpeler kan.
Neem even de tijd en lees deze waardevolle informatie die ook jou helpt inzien dat je op een simpele manier meer winst uit je medewerkers kunt halen. Waarbij je ook nog zorgt voor tevreden en betrokken medewerkers. Veel leesplezier! Esther Mallant
P.S. Overal waar ‘hij’ staat, kan ook ‘zij’ worden gelezen.
Waardevolle ideeën Je medewerkers hebben veel meer waardevolle ideeën dan jij denkt. Ideeën die direct winst op kunnen leveren. Door niet naar die ideeën te vragen, doe je jezelf en je medewerkers tekort en mis je omzet. Wat je nu al doet: •
Tijdens werkoverleggen en functioneringsgesprekken bespreken hoe de medewerker functioneert en welke verbeteringen nog mogelijk zijn. Hoe vaak komt het woord klant voor in de gesprekken die je met medewerkers voert die geen direct klantcontact hebben?
•
Regelmatig met je verkoper(s) jullie klanten en omzetprognoses bespreken. Weten alle medewerkers welke klanten het bedrijf heeft, welke uitdagingen er zijn om de omzet te verhogen en welke problemen er spelen?
•
Tijdens een teamoverleg een klantsituatie centraal stellen en doorspreken welke zaken verbeterd kunnen worden. Hoe vaak komen jullie dan op nieuwe mogelijkheden om de omzet echt te verhogen?
Vraag Welke mogelijkheden zie jij in ons bedrijf en in je werk om de omzet te verhogen; de klant nog meer fan van ons te maken? Laat de medewerker uitspraken doen over: •
Klantgroepen die jullie nu nog niet bedienen
•
Variaties aan product- of dienstaanbiedingen
•
Klantprocessen die niet goed lopen
•
(Terugkerende) klantvragen die je kunt voorkomen
•
(Terugkerende) klachten die je wilt(!) voorkomen
•
Vormen om klanten bij je bedrijf te betrekken
Medewerkers hebben altijd ideeën over een betere dienstverlening. Toch zijn er allerlei redenen waarom ze daar zelf niet mee komen: •
Angst voor domme ideeën
•
Belemmering om zich uit te spreken over zaken die niet tot hun functie horen
•
Idee dat hun mening er niet toe doet
•
Gevoel dat hun mening niet serieus wordt genomen
Stel de vraag bij een eerstvolgend individueel werkoverleg en noteer alle ideeën die je van de medewerker krijgt. Maak niet de fout snel klaar te willen zijn door de individuele gesprekken over te slaan en direct te gaan brainstormen met de hele groep. Waarom niet? Zie de alinea hiervoor… Je kunt ervoor kiezen om alle verzamelde ideeën tijdens een teamoverleg te bespreken. Stel dan samen prioriteiten (kiezen!) en verdeel de acties. Let erop dat jij zelf niet inhoudelijk meewerkt, meedenkt of meedoet. Laat de initiatieven en ideeën door de medewerkers zelf uitwerken. Dat scheelt jou heel veel tijd, en bovendien hebben zij er meer verstand. Zij zijn er immers dagelijks mee bezig…. Bepaal wel wat het resultaat van de uitwerking moet zijn. Aan welke criteria (o.a. tijd, geld, informatie) moet het voldoen? Maak concrete afspraken en zorg dat iedereen zich eraan houdt. Belangrijk: houd het simpel! Liever één of twee goede ideeën uitwerken én invoeren dan plannen maken voor vijf of tien ideeën en het daarbij laten. Wat levert deze vraag je op? •
Veel creatieve ideeën voor omzetverhoging die jij nooit alleen of met je verkoopteam had kunnen bedenken
•
Inzicht in klantprocessen die nu klanten kosten en dus verbeterd moeten worden
•
Meer betrokkenheid van alle medewerkers bij de klanten van je bedrijf
•
Meer inzet van je medewerker om (zijn eigen) ideeën voor omzetverhoging te laten slagen
•
Meer inzet van je medewerker omdat hij zich gewaardeerd voelt
•
Meer bevlogenheid van de medewerker omdat hij zelf meewerkt aan het omzetsucces van het bedrijf
•
Hogere kwaliteit omdat de medewerker zich bewuster wordt van de invloed van zijn werkzaamheden op de klantervaringen
TIP Je kunt je vraag aanpassen en richten op de mogelijkheden voor kostenbesparingen in je bedrijf.
Ambitie Ieder mens heeft ambities. Dingen die hij in zijn leven wil doen of bereiken. Dat geldt ook voor je medewerkers. Gebruik die ambitie en benut die in je bedrijf. Als je medewerkers geen ruimte geeft om invulling te geven aan hun ambitie, blijven ze ‘gewoon’ hun werk doen en mis jij een kans op een betrokken en bevlogen medewerker die meer waarde oplevert. Wat je nu al doet: •
Bij een sollicitatiegesprek vragen wat de sollicitant over 3, 5 of 10 jaar wil bereiken. Wat doe je met het antwoord na het sollicitatie gesprek? Bespreek je het in het eerste werkoverleg of functioneringsgesprek?
•
Tijdens een functioneringsgesprek vragen of de medewerker nog een opleiding wil volgen. Spreek je vervolgens door wat het effect van die opleiding moet zijn op het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker?
•
Vragen wat de medewerker nodig heeft om zijn functie goed uit te voeren. Beperk je je dan tot middelen en bevoegdheden om het huidige werk te kunnen doen of tot een opleiding?
Vraag Als je jouw functie tot droombaan kunt veranderen, wat moet er dan gebeuren?
Laat de medewerker uitspraken doen over: •
Ervaring die hij nog wil opdoen
•
Kennis die hij nog wil verkrijgen
•
Verantwoordelijkheden die hij nog wil hebben
•
Bevoegdheden die hij nog wil krijgen
•
Keuzes die hij nog wil maken
•
Mensen die hij nog wil leren kennen
•
Boeken die hij nog wil lezen
•
Evenementen die hij nog wil bezoeken
Neem de tijd om een zo goed en breed mogelijk beeld te krijgen van zijn dromen en ambities. Laat het beeld goed op je inwerken. Spreek af dat de medewerker in een volgend werkoverleg komt met een plan om een eerste stap in die richting te zetten. Geef nog geen grenzen aan, denk niet in beperkingen. Bespreek in een volgend werkoverleg het plan. Denk dan pas mee. Probeer in eerste instantie creatieve, ‘gratis’ oplossingen te vinden. Bouw dat later verder uit naar duurdere oplossingen. Maak concrete afspraken en houd je er allebei aan. Wat levert deze vraag je op? •
Inzicht in de ambitie van de medewerker
•
Inzicht in huidige frustraties en knelpunten
•
Meer verbondenheid omdat je samen de belangen van de medewerker centraal stelt
•
Meer inzet van de medewerker om zelf na te denken over zijn functioneren en ambities
•
Bevlogenheid van de medewerker omdat hij zelf stappen neemt naar zijn eigen droombeeld
•
Hogere productiviteit omdat de medewerker zich bewuster wordt van zijn leer- en groeimogelijkheden
Ongebruikte talenten Het valt mij heel vaak op dat managers vaak weinig van hun medewerkers weten. Door tijdgebrek of gebrek aan interesse worden alleen zaken besproken die direct verband houden met het werk. En dat is zonde. Door je te verdiepen in je medewerker ontdek je welke talenten en interesses van de medewerker jij kunt inzetten in jouw bedrijf. Wat je nu al doet: •
Regelmatig aan je medewerkers vragen hoe hun weekend of vrije dag was. Vraag je echt door zodat je weet welke activiteiten medewerkers doen naast hun werk in jouw bedrijf?
•
Bij een sollicitatiegesprek vragen naar ervaringen en werkzaamheden bij vorige werkgevers. Wat doe je met het antwoord na het sollicitatie gesprek? Onthoud je alle ervaringen en werkzaamheden die de medewerker in het verleden heeft opgedaan en uitgevoerd?
•
Tijdens een werkoverleg vragen wie het actiepunt wil oppakken. Vraag je je dan af of weet je wie de juiste ervaring en talenten heeft om het actiepunt zo goed mogelijk uit te voeren?
Vraag Welke talenten, interesses of werkervaringen heb jij die wij nu niet of onvoldoende gebruiken? Laat de medewerker uitspraken doen over: •
Onderwerpen die zijn interesse hebben
•
Activiteiten die hij uitvoert in zijn vrije tijd
•
Werkopdrachten die hem heel goed af gingen en die hij in zijn functie bij jouw bedrijf niet meer uitvoert
•
Kennis die hij op collega’s kan overdragen
•
Vaardigheden die hij collega’s kan leren (bijv. computertips)
•
Werkzaamheden die niet bij zijn functie horen, maar die hij wel makkelijk en graag oppakt
Bespreek samen welke extra activiteit(en) de medewerker kan oppakken die aansluiten bij zijn talenten en interesses. Bekijk of je kunt starten met 1 activiteit die binnen de verantwoordelijkheid van zijn functie past en plan een afspraak om te bespreken hoe dat verloopt. Als het door erg drukke werkzaamheden niet lukt om een extra activiteit uit te voeren, spreek dan af wanneer jullie er samen op terugkomen. Belangrijk: als de medewerker activiteiten buiten zijn reguliere functie oppakt, informeer dan de betrokken collega’s zodat daar direct duidelijkheid over is. Probeer hierbij dan vooral te kiezen voor activiteiten die zorgen voor een bredere inzetbaarheid van de medewerker en uitwisseling van werkzaamheden bij een onvoorziene uitval van een collega. Wat levert deze vraag je op? •
Inzicht in de mogelijkheden van je medewerkers die je nu nog niet benut
•
Beter inzicht in de activiteiten die een medewerker heel graag doet (en waar hij dan meestal ook goed in is)
•
Meer betrokkenheid van de medewerker bij je bedrijf omdat hij erkenning krijgt voor zijn talenten en ervaring
•
Bredere inzetbaarheid van de medewerker in je bedrijf
•
Meer continuïteit bij uitval van medewerkers omdat collega’s makkelijker delen van elkaars werk kunnen overnemen.
Aan de slag De Klanten die van mijn diensten gebruik maken zijn ondernemers in MKB-bedrijven tot 50 medewerkers. Hun grootste drive is het ondernemerschap. Het bouwen aan hun bedrijf zodat ze echt iets neer kunnen zetten in de markt en naar hun klanten. In mindere tijden gaan zij door, ze laten zich niet uit het veld slaan door tegenvallende resultaten. Ze brengen hun bedrijf strakker in lijn met de omzetverwachtingen en durven te vertrouwen op hun eigen kracht en aanbod. Het zijn klanten die zich realiseren dat omzetgroei en een betere marktpositie haalbaar is als ze samen met hun team staan voor hun klanten. Als hun medewerkers enthousiast en betrokken zijn. Veel ondernemers zijn echter zo gericht op klanten en de markt dat dit ten koste van hun eigen medewerkers. Ze vinden het managen vaak te ingewikkeld en lastig. Het kost ze veel tijd en geeft vaak zorgen. Ik werk met ondernemers die een goede werkgever willen zijn. Die inzien dat juist hun medewerkers het vliegwiel kunnen zijn voor hun omzetgroei en marktpositie. Ze willen graag goed voor hun medewerkers zorgen, zakelijk én fair. Hun medewerkers betrekken bij plannen en nieuwe ideeën. Ze hebben alleen zo veel andere zaken die ook hun aandacht vragen dat ze soms gewoonweg niet weten waar ze moeten beginnen. Klanten die succesvol gebruik maken van mijn diensten: •
Zijn ambitieus en willen een succes maken van hun bedrijf
•
Willen een goede werkgever zijn waardoor medewerkers met een enorme inzet en betrokkenheid willen werken
•
Nemen zichzelf serieus en vinden het de moeite waard om te investeren in zichzelf en in hun ontwikkeling
•
Staan open voor nieuwe inzichten om van daaruit meer leiderschap te ontwikkelen als ondernemer en manager.
Vraag Herken jij je in deze klanten? Dan help ik jou ook graag. Voor ondernemers als jij heb ik het jaarprogramma Manage Medewerkers Slim, Simpel en Succesvol ontwikkeld, dat ervoor zorgt dat je vanaf de start van het programma je managementtijd halveert en de productiviteit en betrokkenheid van je medewerkers verdubbelt. In het programma neem ik je in beproefde stappen mee naar een personeelsaanpak die past bij jou en je bedrijf. Zo maak ik personeel managen simpel en succesvol. Ook in jouw bedrijf. Neem nu contact met mij op om je aan te melden voor het programma in mei 2012. Op mijn website kun je via Manage Medewerkers Slim, Simpel en Succesvol een PDF downloaden met meer informatie.
©2012 Esther Mallant Kopiëren of verveelvoudigen van dit e-book is niet toegestaan. Gratis exemplaren van dit document zijn echter verkrijgbaar via www.HRMallant.nl. Neem contact op als je delen elders wilt herdrukken of publiceren.
