3 stappen om. vast te stellen of u het ERP pakket juist gebruikt

3 stappen om

vast te stellen of u het ERP pakket juist gebruikt…

Over ERP kunnen we tegenwoordig kort zijn, vrijwel elk bedrijf in Nederland doet wel iets met ERP. Bedrijven hebben processen gedefinieerd en vervolgens geïmplementeerd waarbij de inzet van informatie technologie onmisbaar is. Veelal is die informatie technologie samengebundeld in wat we een ERP pakket noemen. Leveranciers hebben op branche toegesneden oplossingen ontwikkeld waarmee bedrijven, veelal na een intensief en kostbaar implementatie traject, gebruik van maken. Een onderzoek onder 2000 verschillende ERP implementaties over de hele wereld dat door Panorama Consulting is uitgevoerd, en dat in februari 2013 is gepubliceerd, laat zien dat bedrijven weliswaar beter uit zijn met een ERP implementatie maar toont ook het beschamende feit dat de uiteindelijke business voordelen tegenvallen. In 61 procent van de gevallen duurt de implementatietijd langer dan gepland en in 53 procent van de gevallen zijn de werkelijke kosten hoger dan waarmee initieel rekening is gehouden. Het is het oude verhaal dat maar niet opgelost lijkt te worden. Als dan ook nog eens het geïmplementeerde ERP pakket als een software applicatie wordt ervaren die niet aan de verwachtingen voldoet zijn de druiven dubbel zuur. Het niet “voldoen aan de verwachtingen” is veelal een beladen begrip. Over welke verwachtingen hebben we het dan eigenlijk? Zijn die ergens opgeschreven of worden die pas geformuleerd op het moment dat een probleem wordt ervaren? Meestal manifesteert zich de teleurstelling over het pakket in bijv. een ontevreden verkoper die zijn prijzen niet makkelijk kan onderhouden of in een controller die om informatie vraagt die hij alsmaar niet krijgt. Over het voldoen aan verwachtingen zal een aparte white paper worden gepubliceerd. We richten ons nu op de realiteit van teleurgestelde verwachtingen met het ERP pakket. Die realiteit kan zich in het bedrijf op veel verschillende manieren uiten. Het ene bedrijf lijkt zich in de situatie te berusten met het gevoel van ‘daar moeten we maar mee leven’ en vult dan de oplossing aan met eigen Excel sheets of andere add-ons om tot een soort van oplossing te komen. Een ander bedrijf zal de situatie escaleren en uit zijn op juridische genoegdoening.

2013 ERP Report Findings 62%

61%

60% 58% 56% 54% 52%

53%

50% 48% Cost Overruns

Duration Overruns

Panorama Consulting’s 2013 ERP Report Copyright © 2013 Panorama Consulting Solutions

Mail voor meer informatie naar [email protected] of neem contact op met ons secretariaat 0318 - 508810

Het geeft echter meer perspectief wanneer niet in de eerste plaats de schuldvraag bij het pakket wordt neergelegd maar dat men zich de vraag stelt of het pakket wel goed is geïmplementeerd. De vraag stellen is één, maar de volgende vraag is dan ‘hoe bepalen we of een ERP pakket in een organisatie goed is geïmplementeerd’? Er zijn ICT bedrijven die daar wel een antwoord op hebben. Een consultant gaat aan de gang en komt na verloop van tijd met een rapport. Een legitieme vraag is nu of het rapport wel het juiste antwoord op de gestelde vraag bevat. Voordat we deze vraag beantwoorden, eerst het volgende gedachtenexperiment: stel dat los van de eerste consultant een tweede consultant dezelfde opdracht krijgt. Dan zijn er twee mogelijkheden: hij komt met een rapport waarin hetzelfde antwoord wordt gegeven, of hij komt met een rapport met een totaal ander antwoord. De conclusie van dit experiment is dan: Als beide rapporten onderling verschillende antwoorden geven kun je geen van beide rapporten vertrouwen! In de praktijk maak je geen tweede rapport, dus weet je ook niet of het tweede rapport met een ander antwoord zou komen. Dus mag je ook geen vertrouwen hebben in de kwaliteit van het eerste rapport. Tenzij…. De stappen die worden afgelegd, vanaf de vraagstelling tot de levering van het antwoord op de vraagstelling, op een methodische, dus herhaalbare wijze, worden uitgevoerd. Als dat plaatsvindt, zal een tweede consultant, onafhankelijk van een eerste consultant ook gegarandeerd komen met hetzelfde resultaat. Dus, als u een consultant vraagt om te onderzoeken of een ERP pakket correct is geïmplementeerd, ga dan in ieder geval na of er een methodische aanpak wordt gehanteerd en beoordeel, voor zover u zich daarvoor competent voelt, de methode die daarvoor wordt gebruikt. Mprise hanteert een aanpak die gebaseerd is op de DEMO methode*. In een aparte white paper wordt deze methode beschreven. We beperken ons hier tot de stappen die in deze aanpak worden gevolgd. *De DEMO methode is ontwikkeld aan de TU Delft en wordt wereldwijd gebruikt en door een aantal universiteiten verder ontwikkeld. De basisprincipes van DEMO zijn beschreven in Enterprise Ontology van J.L.G. Dietz. Zie ook http://www.ee-institute.com/.


We onderscheiden in de aanpak de volgende 3 stappen: Ga na of er sprake is van een probleem in het gebruik van het ERP pakket door de medewerker.

Ga na of het ERP pakket dat u gebruikt voldoet aan datgene wat de organisatie in essentie nodig heeft.

Ga na of de wijze waarop het ERP pakket in uw organisatie is geïmplementeerd voldoet aan criteria voor efficiëntie in het gebruik, gebruikersvriendelijkheid en dergelijke.

De tweede en derde stap lijken veel met elkaar gemeen te hebben, maar dat is slechts schijn. Tijdens de tweede stap wordt grondig de structuur van het pakket in relatie tot de structuur van de organisatie onderzocht. Dat vraagt om een toelichting. In de organisatie vervullen de medewerkers één of meerdere rollen. Per rol kan worden gespecificeerd welke informatie de medewerker nodig heeft om zijn rol goed te kunnen uitvoeren. Nu wordt in de tweede stap enerzijds nagegaan in hoeverre het pakket de rollen, die in de organisatie worden onderscheiden, ondersteund en anderzijds nagegaan in hoeverre het pakket de levering van de benodigde informatie per rol verzorgt. Het oplossen van een probleem met het pakket, dat tijdens deze stap op tafel komt, grijpt veelal sterk in op de structuur van het pakket. Tijdens de derde stap ligt de nadruk meer op het onderzoek van de ‘buitenkant’ van het pakket. Het pakket is dan al geschikt bevonden voor de organisatie, maar hoeft dan nog niet in alle opzichten op de gebruiker afgestemd te zijn. Men kan zich afvragen of de stappen twee en drie niet beter kunnen worden omgedraaid. Dat is, praktisch gezien, niet handig omdat tijdens de tweede stap een aantal zaken in kaart worden gebracht die voor voor de uitvoering van de derde stap van belang zijn.


Ga na of er sprake is van een probleem in het gebruik van het ERP pakket door de medewerker.

Een bedrijf bestaat uit mensen. Mensen met een eigen privé situatie, met verlangens, ambities, emoties, maar die ook met elkaar werken aan gemeenschappelijk bedrijfsdoelstellingen. Dat klinkt redelijk voor de hand liggend. Zelfs zo voor de hand liggend dat je je nauwelijks kunt voorstellen dat er ook bedrijven zijn die door hun wijze van opereren laten blijken dat ze bestuurd worden door mensen die daar anders over denken. Toch zijn deze bedrijven er. En, het moet worden gezegd, ook veel onder de bedrijven die ERP software implementeren. Dat zijn bedrijven waarvan het management een ERP pakket selecteert en er vervolgens vanuit gaat dat die keuze met overtuiging door alle medewerkers wordt gedeeld. Het resultaat is voorspelbaar. Er wordt voorbij gegaan aan het feit dat de mens in de onderneming niet uitsluitend produceert en coördineert. Een ERP implementatie doorkruist de leefwereld (wereld van emoties, ambities, ed.) van de medewerker. Voor een medewerker zijn die persoonlijke aspecten veelal belangrijker dan het invullen van een schakel in het bedrijfsproces. Sterker, uit onderzoek is gebleken dat een medewerker een verandering van het systeem waarin hij werkt uitsluitend accepteert als dat gepaard gaat met een verbetering van zijn leefwereld. Ieder bedrijf dat ERP implementaties uitvoert en elk bedrijf waar de implementatie plaatsvindt(!), dat dit negeert houdt zich voor de gek met alle gevolgen van dien. De eerste stap is dus: Stel de oorzaak vast van ontevredenheid met het ERP pakket. Ga na of hier sprake is van een botsing tussen de leefwereld van de medewerkers en van het pakket dat gericht is op effectiviteit en efficiency.


Ga na of het ERP pakket dat u gebruikt voldoet aan datgene wat de organisatie in essentie nodig heeft.

Allereerst, even uitleggen wat we hiermee bedoelen. Het betreft hier de effectiviteit van de organisatie. Effectief staat voor doeltreffendheid. De vraag naar de effectiviteit van het pakket betreft de vraag of met het pakket uiteindelijk kan worden gerealiseerd waarvoor het is aangeschaft. Het betreft de vraag of het alle benodigde functies bevat. Het moet dus niet worden verward met de vraag of het gebruikersvriendelijk is, of omslachtig, en of de gebruikte technologie voldoet. Dat is natuurlijk ook belangrijk, maar daar komen we nog op terug. Hier gaat het uiteindelijk om de vraag of de bedrijfsprocessen die het bedrijf kent in voldoende mate worden ondersteund door het ERP pakket. Die vraag is niet zomaar te beantwoorden. Er zijn twee aandachtsvelden: De organisatie. Stel vast welke processen door het ERP pakket moeten worden ondersteund. Als dat niet scherp is gedefinieerd, beschrijf dan deze processen. Benoem de rollen in de organisatie die door medewerkers worden vervuld en, heel belangrijk, beschrijf ook vervolgens de informatiebehoefte per rol. Het ERP pakket. Ga in overleg met een pakket expert. Onderzoek in welke mate de bedrijfsprocessen en rollen door het pakket worden ondersteund. Neem daarin ook nadrukkelijk mee of het pakket kan voorzien in de vastgestelde informatiebehoefte per rol. Daarbij gaat het in de eerste plaats over of de informatiebehoefte, gezien de structuur van het pakket, wel geleverd kan worden. De wijze waarop het eventueel wordt geleverd valt onder stap 3. De tweede stap is dus: Stel vast of het ERP pakket de benodigde functionaliteit bevat om de bedrijfsdoelstellingen m.b.t. de levering van producten en diensten aan afnemers te ondersteunen.


Ga na of de informatiebehoefte die voor de rollen is gespecificeerd op efficiënte wijze door het ERP pakket wordt ingevuld.

Nadat in stap 2 is geconstateerd dat de informatiebehoeften per rol worden ondersteund door het pakket, kan worden geconcludeerd dat het ERP pakket in essentie geschikt voor uw organisatie. Dat hoeft nog niet te betekenen dat dat u tevreden bent. U kunt nog veel redenen hebben om het pakket toch negatief te kwalificeren. Die redenen hebben te maken met de wijze waarop de informatiebehoeften per rol worden aangeboden. Enkele voorbeelden: • De schermen zijn niet gebruiksvriendelijk. Ze bevatten teveel niet relevante velden. Er zijn teveel schermwisselingen nodig om een bepaalde taak uitgevoerd te krijgen. Gegevens die je op één scherm wil zien staan verspreid over verschillende schermen. • De rapporten zijn niet toereikend of onvolledig. Belangrijke informatie die je op één rapport wilt hebben staat verspreid in meerdere rapporten en ook nog in de verkeerde volgorde. • Overzichten zijn helemaal niet aanwezig, terwijl zonder aanpassingen in het huidige datamodel deze overzichten gemaakt kunnen worden. Al met al punten die oplosbaar zijn. Hoewel een totaaloplossing nog steeds omvangrijke vormen kan aannemen is deze categorie van problemen toch van een geheel andere orde dan de problemen die tijdens de tweede stap worden ontdekt. Die zijn immers veel structureler van aard. De kracht van de voorgestelde aanpak voor het vaststellen of het ERP pakket op de juiste wijze wordt gebruikt is dat er sprake is van wat in de wetenschap wel ‘separation of concerns’ wordt genoemd. Ofwel, het opknippen van een probleem in kleinere hanteerbare problemen die elk afzonderlijk op een wetenschappelijk verantwoorde wijze worden benaderd. Afsluitend, de voorgestelde methode is er geheel op gericht om de structuur van de organisatie en van het ERP pakket op elkaar af te stemmen. Dat is alleen mogelijk als de organisatie, die voor velen gezien wordt als een black box, transparant wordt gemaakt (processen, rollen, informatiebehoeften). Zonder die transparantie is het onmogelijk om iets zinnigs te beweren over de toepasbaarheid van het ERP pakket voor de organisatie!


The joint competence effect Mprise (sinds 1991) ondersteunt bedrijven in het gebruik van Dynamics ERP software. Daarvoor heeft ze een breed pallet van diensten en solutions ontwikkeld binnen de thema’s leren, continueren en verbeteren.

Leren Roostertraining AX

Mprise heeft drie kernwaarden geformuleerd waar ze als onderneming voor wilt staan en waarop ze door haar relaties ook aanspreekbaar wil zijn.

Roostertraining NAV

Vakmanschap

Kennisscan

Mprise is de expert in het verbinden van business vraagstukken met een Dynamics AX/NAV softwareapplicatie. De nadruk ligt daarbij op ICT vakmanschap. Een vakman heeft een brede ervaring, is in alle opzichten professioneel, heeft als relatieve buitenstaander een frisse kijk op specifieke problemen binnen een branche en weet ook kennis en ervaring die is opgedaan binnen andere branches toe te passen op een individueel bedrijfsprobleem.

Objectiviteit

Klantspecifieke training Advisering Workshop

Helpdesk Applicatie beheer

Verbeteren Assessment

Mprise zet het belang van de klant voorop. Er is maar één zaak dat telt en dat is de business waarde van de geïmplementeerde Dynamics softwareapplicatie voor de klant.

Health check

Zelfsturend

Portaal

Bedrijfsprocessen zijn van het bedrijf zelf en om die reden draagt zij ook zelf de verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering daarvan. Bedrijven moeten dan ook te allen tijde de vrijheid hebben om de ICT partner te betrekken die de meeste toegevoerde waarde heeft. De bundeling van kennis tussen beiden partijen leidt tot optimaal resultaat. Mprise noemt dit: the joint competence effect.

Continueren

Management rapportage

Inrichting autorisatie Project ondersteuning Archivering Customization Cloud

Factuur scanning Internet ontsluiting Maatwerk


3 stappen om. vast te stellen of u het ERP pakket juist gebruikt

Recommend Documents