IR 2010/01/05 Aan: Van: Onderwerp: Status: Datum:
Voorzitter en leden Inspectieraad Ric de Rooij, portefeuillehouder programma Communicatie (i.s.m. Jan Meijer en Annette Lijdsman) Programmaplan 2010 Communicatie (definitieve versie) Vastgesteld in DB op 14 december 2009 22 december 2009
1. Inleiding In 2009 omvatte het Programma Communicatie: 1. De 3e Release van www.inspectieloket.nl als gezamenlijke webportal verwijzend naar alle rijksinspecties. Verder omvat deze release de koppeling van een zoekmachine (GSA) - door alle inspecties te gebruiken - én de integratie van de een eerste deel van de 11 aparte inspectieloketten in Inspectieloket (rest volgt in 2010). Onder de noemer ‘Inspectieloket’ worden de toezichtactiviteiten én de VT-acties in samenhang gepresenteerd. Als zodanig vormt Inspectieloket een communicatieconcept dat eenvoudig verder uit te bouwen is. 2. Ontwikkeling van inspectiebreed te hanteren standaarden voor verbetering van de kwaliteit van de inspectiewebsites (stijlgids en metadatering). 3. Beheer van de website. 4. Nieuwsbrief Vernieuwing Toezicht. 5. Nieuwsbericht uit de Inspectieraad. 6. Coördinatie, advisering over en verzorging van communicatiemiddelen ter ondersteuning van Vernieuwing Toezicht algemeen (en VT-programma’s): jaarverslag, folders, kaarten, posters, magazine Erik, video’s, organisatie bijeenkomst Dag van de Inspecteur.
2. Huidige stand en recente ontwikkelingen De positieve resultaten uit 2009 willen we in 2010 voortzetten. Onderstaand nog kort wat is bereikt: 1. Beschikbaarheid van een éénduidige en laagdrempelige toegang voor publiek, bedrijven en instelling van inspecties, die de samenwerking tussen de inspecties uitdraagt. Verbetering van de zichtbaarheid en vindbaarheid van informatie over inspecties, met name bij groepen die de individuele inspecties niet (meer) kennen. Bekendheid zal nog toenemen door externe bekendmakingcampagne (bezoekersaantallen klommen afgelopen 2 maanden tot bijna 5.000 per maand, waarvan 3000 unieke bezoekers). 2. Inspecties sluiten nu aan op c.q. lopen voorop bij de ontwikkelingen op rijksniveau. via Inspectieloket dankzij het gebruik van de techniek om nieuwsberichten van alle inspecties volautomatisch weer te geven.
1
3. Doordat domeinen en programma’s een publicatiemedium hebben in Inspectieloket versterken op zich heel diverse activiteiten elkaar en worden herkenbaar. 4. Meer standaardisatie in uitvoering door ontwikkeling van gezamenlijke inspectiebrede kwaliteitscriteria op het gebied van internet, aansluitend op rijksbrede ontwikkelingen én inspelend op inspectiespecifieke behoeften. 5. Gezamenlijke inkoop van een zeer uitgebreide basisinspectie website bij één leverancier (SSO Verkeer en Waterstaat) voor 5 inspecties (leidend tot kostenbesparingen van ca. 140.000 euro).
3. Programma Communicatie 2010 a. Inspectieloket als concept uitbouwen en aanvullen Het in 2008 door de Inspectieraad vastgestelde Plan van Aanpak Vernieuwing Inspectiewebsites en Samenwerking in Inspectieloket (project VISI) beoogde een forse investering in de ontwikkeling van een gezamenlijke website / portaal: www.inspectieloket.nl. Het belangrijkste doel was de inspecties toegankelijker maken voor de buitenwereld en een eenduidige centrale toegang bieden. Met de nieuwe zoekfunctie (medio 2009) is deze toegankelijkheid aanzienlijk verbeterd. Overeenkomstig het projectplan wordt deze in 2010 nog verder vergroot. Inspectieloket is ontwikkeld als communicatieconcept. Dit biedt, naast bovenstaand doel, de mogelijkheid om de samenleving breder te informeren over actuele ontwikkelingen in het toezicht, zoals voorbeelden van samenwerking, gezamenlijke inspectieplannen en risicoanalyses, links naar gerelateerde projecten zoals Antwoord voor Bedrijven. Actualiteit is een randvoorwaarde voor een website; om die reden krijgt het contentbeheer in 2010 extra aandacht. Aanvullend is voorzien om voor een aantal onderdelen nader uitgewerkte plannen te presenteren. Zo kan het onderdeel “meldingen” verder worden ontwikkeld tot een ondersteunend element in de meldingen- en klachtenafhandeling door inspecties bijvoorbeeld met een tracking en tracingsysteem en/of follow up. Een en ander in nauw overleg met de inspecties uit te voeren. Eerst vindt onderzoek plaats naar methoden van klachtenafhandeling van rijksinspecties en andere rijksdiensten om te bezien of al een bruikbare methode beschikbaar is die kan worden hergebruikt. Ook moet de invulling van 7 van de 11 domeinpagina’s nog plaatsvinden en de doorontwikkeling van de onderdelen informatie op maat voor bedrijven, instellingen en gemeentemedewerkers. Dit zal in nauwe samenhang met het programma eInspecties ontwikkeld worden (zie bijlage 1). Eventuele kosten voor ICT kunnen dan mogelijk ten laste van dit programma e-Inspecties worden gebracht. In de loop van 2010 verschijnt hiervoor een apart Plan van Aanpak. b. aanvulling met extranet Met de ontwikkeling van een externe website groeide ook de behoefte aan een afgeschermde website (extranet). Daarin kunnen inspecteurs enerzijds worden geïnformeerd over vakontwikkelingen (professionalisering, e-inspecties). Daarnaast biedt een extranet inspecteurs van verschillende inspecties de mogelijkheid gegevens en informatie over het primaire toezicht uit te wisselen.
2
Een dergelijke toepassing is met behulp van het rijksbrede portaal Rijksweb te realiseren. Inspecties krijgen van DWR een pilotpositie bij de uitrol van het Rijksportaal. Alle inspecties, werkgroepen en programma’s kunnen hiervan ook individueel vermoedelijk zonder extra meerkosten gebruik gaan maken. In 2010 wordt geïnvesteerd op het invoeren van dit programma bij de rijksinspecties c. coördinatie communicatieactiviteiten Naast de ontwikkeling en beheer van Inspectieloket omvat het programma Communicatie in toenemende mate ondersteuning bij de bekendmaking van de doelstellingen van Vernieuwing Toezicht, zoals de advisering over en verzorging van de uit te geven jaarverslagen, folders, maar ook advisering over begeleiding van communicatieactiviteiten voor Vernieuwing Toezicht-acties. Inhuur van externe adviseurs, redacteuren etc. vergt tenminste 10-15 % van de beschikbare capaciteit voor instructie, begeleiding, wegwijs maken, kwaliteitstoetsing.
4. In schema: activiteiten 2009 / 2010 Activiteiten
2009
Doorlopend in 2010
Inspectieloket
Implementatie (contact met bouwers + inregelaars)
Kleine resterende aanpassingen met bouwer over kleine aanpassingen/ Beheer (plaatsen teksten, contact met technisch beheer) Beheer en up to date houden van genoemde onderdelen
Beheer (plaatsen)
Ontwikkeling onderdelen Organisatie/Domeinen/ Onderwerpen/Nieuws
Beheer (redactie + aansturen redacteuren; plaatsen + rapportages) Contacten met andere programma’s en projectleiders samenwerkingsdomeinen, teksten en verwijzingen compleet
Nieuw in 2010
Ontwikkeling Klachten en meldingen (bijv. tracking&tracingvoorziening) i.s.m. einspecties en uitbouw info op maat (aansluiting op gez. databases)
Beheer plaatsen en redactie + rapportages Uitbouw/inrichting domeinpagina’s van 11 domeinen (4 zijn nu pas oké, rest moet nog) Uitwerking en implementatie redactiestatuut, kennisdeling met webredacteuren
Ontwikkeling standaarden: Inspectiestijlgids en Inspectiebrede Metadatering Bekendmakingscampagne intern
Zoekmachine-optimalisatie
Toezien op implementatie metadatering Bekendmakingsacties Extern (branchegewijs) Ism domeinen en andere overheidsprogramma’s Zoekmachine optimalisatie/verfijnen instellingen (ook te gebruiken voor aanjagen samenwerking) Inrichting informatie op maat, aansluitend op applicaties e-inspecties
3
Reguliere communicatieactiviteiten
e-marketing
e-marketing en ondersteuning handhavingscampagnes inspecties
Nieuwsbrief Vernieuwing Toezicht uitbrengen 8xp/j
Nieuwsbrief Vernieuwing Toezicht uitbrengen 8xp/j
Bijeenkomsten werkgroep communicatie(4x regulier, 2x special, 2x cursus/workshop/ symposium) Jaarverslag (productie, drukwerkbegeleiding), voorgangsrapportages (drukwerkbegeleiding) Productie + distributie folders/posters/kaarten (10) & distributie Inhuur/begeleiding externe redacteuren, vormgever(s), communicatieadviseurs
Idem als in 2009
Idem
Idem
Coördinatie en begeleiding van externe inhuur Notitie Huisstijl maken en vaststellen PM Invoering en begeleiding extranet (centraal en decentraal); begeleiding trainingen
5. Kaders Programma Communicatie Het Programma Communicatie blijft zich in 2010 dus richten op ondersteuning bij de realisatie van de doelstellingen van de Inspectieraad (effectiever en efficiënter toezicht met minder last voor bedrijfsleven & instellingen). Dit gebeurt door bedrijven, instellingen, gemeenten en particulieren te laten zien welke initiatieven rijksinspecties nemen en door deze initiatieven ook in de praktijk te ondersteunen. Daarnaast maken inspecties het voor iedereen ook gemakkelijker door de toezichtsinformatie beter vindbaar en toegankelijker te maken en via één plek te ontsluiten. Uitgangspunt is dat uitvoering van de Vernieuwing Toezicht-programma’s gebeurt met gebruikmaking van de bestaande communicatiemiddelen (van de inspecties). Rijksinspecties sluiten aan op de rijksbrede trends van centralisatie, invoering rijkshuisstijl. Zij maken aanvullende of eigen standaarden daar waar te weinig aandacht is voor de verschillen in behoeften tussen beleidsonderdelen (ministeries) en inspecties als uitvoerende diensten. Daarnaast willen de rijksinspecties dat de initiatieven die worden genomen binnen de diverse programma’s ook in communicatief opzicht van een gelijke look and feel zijn voorzien, zodat ze herkenbaar worden en elkaar versterken en aanvullen. De middelen die worden ontwikkeld moeten ook voor alle inspecties toegankelijk en bruikbaar zijn waardoor gezamenlijke aanschaf of ontwikkeling voordeel oplevert. 6. Budget: menskracht en middelen De gewenste voortzetting van activiteiten die in 2009 zijn gestart (uitbouw, beheer en redactie Inspectieloket; uitbrengen Nieuwsbrief; ondersteuning/advisering overige
4
VT-programma’s) vereisen ook in 2010 een personele inzet voor programmacoördinatie van 1,5 fte. Daarbovenop geldt dat de voorziene toename van communicatieacties én de introductie van een nieuw gezamenlijk communicatiemiddel (extranet) 0,5 fte extra vergen. Gegeven de personele omvang en de impact van het programma op de overige programma’s is deze beperkte uitbreiding dringend gewenst. De Inspectieraad (i.h.b. de IVW) heeft aangegeven deze uitbreiding ‘om niet’ uit de eigen gelederen beschikbaar te willen stellen. Begroting is verkrijgbaar bij Bureau Inspectieraad/Annette Lijdsman
5
