3. Hogyan elemezzük az innovációs szüksélgeteket 3.2 Rendszer és folyamat analízis

InnoSupportTransfer – KKV-k innovációs tevékenységének támogatása 3. Hogyan elemezzük az innovációs szükségleteket 3.2. Rendszer és folyamat elemzés ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Hogyan elemezzük az innovációs szüksélgeteket 3.2 Rendszer és folyamat analízis Kulcsszavak: rendszeranalízis, folyamatanalízis, folyamatábra, üzleti folyamat, folyamat ciklus, fekete doboz módszer, A tartalom elolvasása után világossá válik a rendszer és folyamat analízis fogalma és képesek leszünk őket használni egy adott üzleti probléma innovációs szükségleteinek meghatározására. A megoldandó problémától és a velünk dolgozó csapattól függően megközelítőleg 1,5 órát vesz igénybe a modul áttanulmányozása. Bevezetés Manapság az üzleti környezetben az egyik legáltalánosabb fogalom a változás. A szervezetek mindig igyekeznek fejleszteni az üzletmenetet, ez alól az Ön vállalkozása sem kivétel. Fontos a lehetőségek megtalálása ahhoz, hogy hangsúlyozni tudjuk kiválóságainkat, erősségeinket hazai és nemzetközi szinten egyaránt. Mindig törekedni kell a kiválóságra, elérésének egyik kulcsa pedig a hatékonyság fenntartása rendszer és folyamat analízis által. Ezek az elemzések rávilágítanak azokra a területekre, ahol a problémák felmerülhetnek. Jelen anyag arra fókuszál, hogy hogyan lehet fejleszteni és alkalmazni azokat a módszereket és elméleti koncepciókat, melyek az innovációs rendszerek rendszer és folyamat analízis általi elemzésére szolgálnak. 3.2.1 Mi a rendszer és folyamat analízis? A rendszer és folyamat analízis olyan eszközök, melyek segítenek meghatározni egy adott üzleti probléma innovációs szükségleteit. A rendszer analízis olyan módszer, mely segít a vállalkozásoknak rávilágítani arra, hogy a rendszer mely területein szükséges változások végrehajtása, így kevesebb energiaráfordítással is megoldhatók ezek a problémák. A folyamat analízis megmutatja, hogy egy adott feladaton belül milyen lépések megtétele szükséges, hogy mérhető eredményt érjünk el. Ez lehetőséget biztosít arra is, hogy a folyamatábrán meghatározzuk a problémás pontokat, megértsük azokat a problémákat, amelyek befolyásolják teljesítményünket és megvizsgáljuk, hogy bizonyos lépéseket miért teszünk meg. 1

1

InnoSupport: Supporting Innovations in SME. 3.2 System and Process Analysis. 2005

© InnoSuTra

1/14

2008-10-06

InnoSupportTransfer – KKV-k innovációs tevékenységének támogatása 3. Hogyan elemezzük az innovációs szükségleteket 3.2. Rendszer és folyamat elemzés -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Egy üzleti problémát azonban sok esetben nehéz pontosan meghatározni. Sok esetben, különböző emberek különböző módon látják az adott problémát. Csak abban az esetben van esély egy projekt sikeres véghezvitelére, ha a probléma egyértelműen meghatározott, dokumentált és megértett. Üzleti problémáink meghatározásához válaszoljuk meg az alábbi kérdéseket: 1. Legnagyobb problémák az üzletmenetünkben… 2. Fő problémáinkat leginkább ezek okozzák:… 3. A problémák hatásai az alábbiak: …

Példa: Üzleti problémánk, hogy nem tudjuk követni a vevőinkkel való kapcsolatainkat, ami érinti a munkatársainkat is – különösen az értékesítési és kiszállítási területeket. Emiatt túl későn veszünk tudomást a rendelésekkel kapcsolatos problémákról, akkor azokat már nem tudjuk kijavítani. 2 3.2.2 A rendszer és folyamat analízis használatának tipikus okai: Új termékek és technológiák kifejlesztése általában számos résztvevő együttműködésének eredménye. A szervezetek együttműködésével és a közöttük lezajló tanulási folyamatok kulcsfontosságúak az innovációs folyamatban, ahogy az innovációs hálózatok struktúrája és teljesítménye is.3 A rendszer- és folyamatelemzési technikák segítenek tisztán látni az egyes működési folyamatokat és megtalálni a fejlesztésre váró területeket. Egy szervezeten belül több területen is alkalmazhatók a rendszer- és folyamatanalízis módszerei:

2 3



Kutatás/statisztika



Kreativitás/innováció



Mérnöki munka



Projekt menedzsment



Termelés



Marketing/eladás

http://www.projectperfect.com.au/info_vision.php (viewed on 3rd of September 2008)

www.eawag.ch/organisation/abteilungen/cirus/schwerpunkte/innovationssystemanalyse/index_EN - 13k (viewed on 8th of July 2008) © InnoSuTra

1/14

2008-10-06




Adminisztráció/dokumentáció



Szolgáltatások



Vevői minőségmérés



Változásmenedzsment

3.2.3 Hogyan használjuk a rendszer- és folyamatanalízist? Az 1. számú táblázat arra mutat rá, mikor hasznosítható leginkább a rendszer- és folyamatanalízis. Rendszeranalízis különböző pontjai A termelés, szolgáltatások, kommunikációs csatornák és minőségmérő módszerek közötti sorrend felülvizsgálata.

Folyamatanalízis különböző pontjai

Közös álláspont kialakítása rendszerszemléletű gondolkodás által.

Folyamat javítási lehetőségeinek felismerése.

Egy létező folyamat felülvizsgálata, analízise, továbbfejlesztése.

Egy szervezetváltoztatási projekten belül a Szerepek, felelősségek és a rendszer elvárásainak tisztázása. folyamatok összehangolása. 1. sz. táblázat: Rendszer- és folyamatanalízis különböző pontjai.

A következő pontok átgondolása után próbálja meg megválaszolni az alábbi kérdéseket, tekintettel a szervezetén belüli folyamatokra. Hogyan fejlődnek a különböző termékek, technológiák és szolgáltatások az Ön szektorán belül? Általában mely tényezők, vagy tényezők együttese vezet el radikálisan új innovációkhoz? Hogyan lehet a különböző szereplők, csoportok szerepét meghatározni az új innovációs rendszerek kialakulásában?4 A rendszer- és folyamatanalízis főbb pontjai, megjegyzések:5 A rendszeranalízis elvégzése a rendszeranalízis diagram segítségével lehetséges, ami egy olyan eszköz, ami rendszerszerűen bemutatja a termelési folyamatot a szolgáltatói oldaltól (források inputja) a termékek és szolgáltatások teljesítményének átformálásán át a végső minőségi értékelésig, a vevőkhöz való eljuttatásáig. A diagram segíti a főbb

4

www.eawag.ch/organisation/abteilungen/cirus/schwerpunkte/innovationssystemanalyse/index_EN - 13k (viewed on 8th of July 2008) 5 InnoSupport: Supporting Innovations in SME. 3.2 System and Process Analysis. 2005 © InnoSuTra

1/14

2008-10-06


feladatok, munkafolyamatok, visszacsatolások biztosította fejlesztési lehetőségek közötti kapcsolatok megtalálását szervezeti és vevői szinten egyaránt. Az alábbi, 2. számú táblázat bemutatja a rendszeranalízis legfontosabb eszközeit, melyek segítenek a különböző cégen belüli folyamatok megértésében.

Információáramlás

Anyagáramlás

Alrendszer

1. sz. táblázat: A rendszeranalízis általános szimbólumai

Termelési terv elkészítése

Termékfejlesztés

Termelés

Könyvelés

Végtermék értékesítése

Nyersanyagellátás Emberi erőforrás

Marketing

1. sz. ábra: Innovatív szemléletű vállalat modellje

A rendszeranalízis folyamata: 1. A rendszeranalízis diagram különböző részeinek felismerése a belső és külső visszacsatolások alapján. Lényeges az egyes alrendszerek és az őket összekötő elemek meghatározása. 2. Az egyes részek arra hivatottak, hogy a folyamatokkal és a követelményekkel kapcsolatos információkat tároljanak, ezért fontos pontosan leírni és megtervezni, hogyan épül fel rendszerünk.

© InnoSuTra

1/14

2008-10-06


3. Az elkészített Rendszeranalízis Diagram segít abban, hogy felismerjük a potenciálisan problémás területeket és a fejlesztési lehetőségeket a folyamatban. Az 1. ábra egy elkészített rendszeranalízis diagramot vázol fel.

A fenti példa alapján készítse el Ön is vállalatának rendszeranalízis diagramját! Ne felejtsen el szimbólumokat használni (információáramlás, anyagáramlás, alrendszer). Az elkészített rendszeranalízis egyfajta segítség a vállalatoknak, mivel lehetővé teszik egyes kritikus részek vizsgálatát. A folyamatanalízis tervezése rámutathat a rosszul működő területekre és segíthet a vállalat termelésének racionalizálásában. A rendszer- és folyamatanalízist végző kis- és középvállalkozások képesek innovációs tevékenységeik tervezésének optimalizálására. A folyamatanalízis folyamata: Az alábbi, 3. számú táblázat segít megismerni a folyamatanalízis legfontosabb szimbólumait. Termelési tevékenység

Vizsgálat vagy ellenőrzési pont

Döntéshozás ideje

Egy folyamat vége vagy kezdete.

Folyamat menete

3. számú ábra: A folyamatelemzés folyamatábráinak elemei © InnoSuTra

1/14

2008-10-06


A folyamatanalízis használata segítheti a szervezetét abban, hogy láthatóvá tegye a termék- és információáramlást. Fontos megjegyezni, hogy egy folyamat megismerése hozzájárul ahhoz, megfelelően lássuk a lehetséges ütemezést és az egyes szakaszok potenciális hibáit. Ha diagram segítségével rávilágítunk a legfontosabb pontokra, hatékonyabban tudjuk kezelni a felmerülő problémákat. A folyamatábrák felépítése és részletei különbözhetnek használatuktól függően. Például van amelyik csak a legfőbb lépéseket tartalmazza, létezik olyan, amelyik minden apró mozzanatot és olyan is, mely csak a folyamat résztvevőit jeleníti meg (felfejlődési folyamatábra). A folyamatanalízis, mint eljárás: 6  Előfeltétel, hogy egy adott csoport készítsen el egy folyamatábrát azon a területen, melyen dolgozik.  a csapat vezetője először összeszedi azokat az embereket, akik teljességében

átlátják az érintett folyamatot. Együtt meghatározzák a folyamat végső célját, valamint a kezdeti és végpontokat.

 következő lépésben a résztvevők szimbólumok használatával meghatározzák a

folyamat főbb lépéseit és a végrehajtás szakaszait. A vezető elkezdi felvázolni a folyamatot, ebben folyamatosan figyelemmel kísérik a résztvevők.

-

végül felvázolják a folyamatábrát és dátummal látják el.

1. A vezető feltesz számos, a folyamat részeire vonatkozó kérdéseket, melyeket a

résztvevők kiegészíthetnek a folyamat minden részletének figyelembe vétele érdekében.

2. A végleges kérdések segítségével a csapat megvitatja a folyamat minden lépését,

választ ad a kérdésekre. 3. Végül a vezető megkéri a résztvevőket, hogy újra nézzék át a kérdésekre adott

válaszokat, hozzanak végleges következtetéseket és dátumozzák listájukat. 4. Az információ inputként szolgál egy másik folyamat számára.

6

InnoSupport: Supporting Innovations in SME. 3.2 System and Process Analysis. 2005

© InnoSuTra

1/14

2008-10-06


Az alábbi ábra egy folyamatanalízis eredményét mutatja be.

Termékfejlesztés

Termelési terv elkészítése

Könyvelés

Termelés

Végtermék értékesítése

Nyersanyagellátás Emberi erőforrások

Marketing

Praktikus lépés leülni a csapattal, mellyel együtt dolgozik! Nevezzen ki egy folyamatvezetőt, egy folyamatábra felrajzolásával elemezze egy olyan területet, mellyel problémáik vannak. A fenti lépéseket követve hozzanak olyan döntéseket, melyek segíthetnek a probléma megoldásában. A folyamatábra felrajzolása után a folyamatvezető tegyen fel olyan kérdéseket, melyek lefedik a megvitatott folyamat minden lépését. A lenti tábla segít ezeknek a kérdéseknek a megfogalmazásában. .

© InnoSuTra

1/14

2008-10-06


Tipikus folyamatanalizálást segítő kérdések:

1. A kapcsolódó feladatok végrehajtása logikus sorrendben történik? 2. A vizsgált folyamat kettőnél több visszacsatolásra épül? 3. Az egyéni feladatok megoldási ideje viszonylag hosszú időt vesz igénybe? 4. Minden feladatnak van hozzáadott értéke a folyamathoz? 5. Vannak nélkülözhető feladatok? 6. Vannak a folyamatban túlzott késedelmek? 7. Tartalmazza a folyamat ellentmondások forrásait? 8. Van legalább kettő jóváhagyási kritérium? 9. Változtatható a folyamat úgy, hogy csökkentjük a feladatokat? 10. Megfigyelhető a folyamatban magas fokú következetesség? 4. sz. táblázat: Tesztelje tudását kérdésekkel 3.2.4 Esettanulmány Esettanulmányunk alanya egy olyan kisvállalkozás, mely számítógépek segítségével készít komplex fémfeldolgozó gépeket. Időről időre megfigyelhetők rossz működésre utaló jelek, a beszállítóktól származó hibás elemek bekerülnek a termelési folyamatba, hatással léve így a végtermékek minőségére. Ezért a cég úgy döntött, hogy felülvizsgálja beszerzési folyamatait és elkészíti a folyamatábrát. A csapat a diszfunkciók analizálása érdekében ötlethalmaz (brainstorming technikát) alkalmaz. A folyamatábra felállításának lépései: • a résztvevők megismertetése a szimbólumokkal • ötletek gyűjtése a főbb folyamattal kapcsolatban • folyamatábra felrajzolása szimbólumokkal, minden folyamatnak kell legyen kezdeti és végső pontja. Minden folyamaton belül megjelölnek feladatokat és döntési pontokat. •

folyamatábra elemzése az alábbiakra fókuszálva: döntéshozatali pontok, mi lehet rossz egy adott lépésben, idő/feladat, feladatok ismétlése, erőráfordítás duplikációja, felesleges feladatok.

© InnoSuTra

1/14

2008-10-06


1. LÉPÉS: Az ötletélés folyamán, az alábbi kérdések megválaszolásával, a folyamat fő feladatainak összegyűjtése: • • • •

© InnoSuTra

„ Mi valójában a következő lépése a folyamatnak” „Mindenképpen döntést kell hozni egy adott lépés megtétele előtt?” „Milyen engedély szükséges a következő feladatra való lépéshez?” „Van valami ebben a lépésben, ami rosszul működhet?”

1/14

2008-10-06


A következő válaszokat kaphatják:

Szimbólumok Dokumentumok

Lépések Beszállítóktól áruk fogadása

Részek

Jó a minőség? Rossz részek elkülönítése Jó részek szállítása termelésre Rossz részek visszaszállítása a beszállítóknak Jó részek ö

lé

Dokumentumok Szimbólumok

Minőségi kívánalmak

Nemmegfelelőségi jelentés Részek szállítására vonatkozó instrukciók(2X)

Lehetséges nemmegfelelőségi lista

© InnoSuTra

1/14

Ellenőrzésre való utasítás

Részek számláinak elfogadása

2008-10-06


Gondolja végig, hova kellene elhelyezni az egyes szimbólumokat és dokumentumokat? 2. LÉPÉS: A csapatvezető megismerteti a résztvevőkkel a folyamatábra szimbólumait. 3. LÉPÉS: A szimbólumokat hozzárendeli a megfelelő feladatokhoz, a dokumentumokat pedig a szükséges lépésekhez.

Gondolja végig és a fenti diagram alapján rajzolja fel a folyamatanalízis ábrát!

3.2.5 Összefoglalás A rendszer- és folyamatelemzés kulcsfontosságú lépések a sikeres innovációs teljesítmény érdekében, egy adott üzleti probléma innovációs szükségleteinek meghatározására szolgálnak. A rendszeranalízis segítségével fellelhetők a rendszer azon pontjai, melyek változtatásra szorulnak. A megfelelő ábrák használatával és az eredmények vizsgálatával a szervezetek limitált forrásait hatékonyan lehet egy probléma megoldására fordítani. A folyamatelemzők megmutatják, milyen lépések megtétele szükséges a megfelelő eredmények eléréséhez. Jelen modulban megtanulhattuk a rendszer- és folyamatanalízis fogalmait, hogy hogyan használjuk őket egy adott üzleti probléma innovációs szükségleteinek meghatározására. Szintén megtanultuk a folyamatábra főbb szimbólumait és használatukat annak érdekében, hogy hatékony rendszer- ls folyamatanalízist végezhessünk, láthatóvá téve ezáltal rendszerünk és folyamataink problémáit. Bibliográfia: Jochen Markard: Innovation system analysis - transition management www.eawag.ch/organisation/abteilungen/cirus/schwerpunkte/innovationssystemanaly se/index_EN The research of Cirus a Swiss Organization focuses on sustainable innovation and transformation processes of infrastructures (viewed 8 July 2008) Project Perfect, Project Management Software, Specialists in Project Infrastructure http://www.projectperfect.com.au/info_vision.php (viewed on 3rd of September 2008) InnoSupport: Supporting Innovations in SME. 3.2 System and Process Analysis. 2005. (viewed 8 July 2008) © InnoSuTra

1/14

2008-10-06


R.J. Ellison, R.C. Linger, T. Longstaff, N.R. Mead (1998) A Case Study in Survivable Network System Analysis, http://www.cert.org/archive/pdf/network-analysis.pdf%20 (viewed 8 July 2008) Women’s Health & Safe Motherhood Project-Partnerships Component: Community based management doh.gov.ph/chdp/Disc%203/module%2009.pdf (viewed 17 Sept 2008) További angol nyelvű irodalom Walter J. Michalski, Ed. D., "Tool Navigator", Productivity Press-Portland, Oregon The Fast Forward MBA in Project Management, 2nd Edition (Fast Forward MBA) by Eric Verzuh (2005) J. K. O' Keefe. (1964) "An introduction to systems analysis” Flood, R.L.; Jackson, M.C. (1991). Creative Problem Solving: Total Systems Intervention, Wiley, Chichester. Jackson, M.C. (2000). Systems Approaches to Management, Kluwer/Plenum, New York. Espejo, R. ; Schwaninger, M. (eds.) (1993). Organizational Fitness: Corporate Effectiveness through Management Cybernetics, Campus Verlag, New York. További magyar nyelvű irodalom Horváth Péter: Folyamatelemzés egy hazai beszállító-gyártócég példáján keresztül. Nyugat-Magyarországi Egyetem Közgazdaságtudományi Kar, 2005 http://www.nyme.hu/fileadmin/dokumentumok/ktk/TDK/Letoltheto_dolgozatok/2005/T DK_05_HorvathP.pdf Folyamatelemzés egy hazai beszállító-gyártócég példáján keresztül Utoljára megtekintve: 2009. február 26. Ez a weboldal a folyamatábra elkészítésének eszközeit részletezi http://www.kislexikon.hu/folyamatabra.html Utoljára megtekintve: 2009. február 26.

© InnoSuTra

1/14

2008-10-06


Internetes források A Principa Cybernetica Web általános címe, mely a rendszerelemzés témakörét boncolgatja: http://pespmc1.vub.ac.be/ASC/SYSTEM_ANALY.html (utoljára megtekintve: 2008. július 8.) Ezen a weboldalon, mely a TECHinsights elnevezésű fórumhoz tartozik a folyamat elemzési szolgáltatásokról olvashat: http://www.semiconductor.com (utoljára megtekintve: 2008. július 8.)

A Svájci szervezet “Circus” a fenntartható innovációra és a folyamatirányítási feladatokra koncentrál ezen a weboldalon http://www.eawag.ch/organisation/abteilungen/cirus/schwerpunkte/innovationssystem analyse/index_EN (utoljára megtekintve: 2008. július 8.)

A rendszer és folyamatelemés témakörében találhat itt könyveket. http://www.business.mmu.ac.uk/mascla/resources/bibliography.php (utoljára megtekintve: 2008. július 8.) Az alábbi weboldalon a rendszer és folyamatelmzés témakörében kereshet. Ezek az oldalak olyan könyveket sorolnak fel, melyek hasznos információkat tartalmaznak a témában. http://www.cit.gu.edu.au/~davidt/tech_biblio.htm (utoljára megtekintve: 2008. július 8.) SZÓSZEDET Facilitátor: Olyan személy, aki segít egy csoportban lévő embereknek, hogy megértsék közös problémáikat és céljaikat anélkül, hogy különösebben pozíciót töltene be a beszélgetésben. A facilitator megpróbálja segíteni a csapatot, hogy közös álláspontot alakítsanak ki vitas kérdésekben. folyamatábra: A folyamatábra a minőségirányítás 7 fő eszközei közül az egyik, melyet gyakran használnak üzleti és közgazdasági prezentációk alkalmával arra, hogy segítsék a hallgatóságot a téma vizualizálásában, a folyamatok könnyebb megértésében. Rendszerelemzési diagram: Egy szervezeten belül zajló folyamatoknak a bemutatására szolgáló eszköz.

© InnoSuTra

1/14

2008-10-06


Brainstorming: olyan kreatív csoportfoglalkozás, melynek keretében a résztvevők célja, hogy minél nagyobb számú ötlethalmazt hozzanak létre egy adott probléma megoldására.

© InnoSuTra

1/14

2008-10-06

3. Hogyan elemezzük az innovációs szüksélgeteket 3.2 Rendszer és folyamat analízis

Recommend Documents