3. DE BEDRIJFSVOERINGPARAGRAAF

3. DE BEDRIJFSVOERINGPARAGRAAF Algemeen In de begroting en verantwoording wordt in deze paragraaf ingegaan op de sturing en beheersing van de bedrijfsvoering binnen het ministerie. De aandacht is in de begroting vooral gericht op bijzonderheden; in de verantwoording (2002) zal de bedrijfsvoeringparagraaf uitvoerig(er) verslag doen. Naast de bijzonderheden, zal in deze paragraaf – in overeenstemming met de baseline financieel en materieel beheer van Financiën – worden toegelicht de elementen: verantwoordelijkheden (zie «sturingsmodel» en «PIOFACH»), managementcontrol (zie «P&C-cyclus»), en risicoanalyse (zie «financieel beheer» en «groeiperspectief»). Voorts wordt inhoudelijk kort ingegaan op de onderwerpen waar de Algemene Rekenkamer (AR) aandacht voor vraagt: Inkoop/aanbesteding, batenlastendiensten (KLPD) en Administratieve Organisatie (zie «financieel beheer» en «PIOFACH»). Deze bedrijfsvoeringparagraaf heeft betrekking op het ministerie als organisatie, inclusief die organisatieonderdelen van het ministerie waarvan het beleidsmatig budget is ondergebracht in hoofdstuk IV (Koninkrijksrelaties) en inclusief de baten-lastendiensten. Binnen het ministerie geldt het z.g. SG/DG-sturingsmodel. De directeurengeneraal respectievelijk het hoofd BVD (HBVD) en de plaatsvervangend SG (PSG) zijn niet alleen beleidsmatig maar ook financieel en beheersmatig integraal verantwoordelijk voor hun onderdeel, onverlet de eindverantwoordelijkheid van de Secretaris-generaal. In overeenstemming met de Comptabiliteitswet fungeert de directie FEZ als concerncontroller; de DG’s, het HBVD en de PSG hebben hun onderdeelcontroller en voeren hun eigen financiële administraties. De vijf batenlastendiensten van het ministerie vallen allen onder de verantwoordelijkheid van een DG. De AD is de onafhankelijke interne auditer. Het Audit Committee – met de DG’s, PSG, HBVD, directeuren FEZ en Accountantsdienst (AD) en onder leiding van de SG – is het beleidsbepalende en controllende hoogste orgaan van het ministerie voor (financieel) beheer en bedrijfsvoering. Organisatie Er is voor 2001/2002 een klein aantal reorganisatieveranderingen voorzien, binnen de hoofdstructuur van het ministerie. De interne positionering van de Inspecties Brandweer en Politie wordt bezien in het licht van de aanbevelingen van de commissie Borghouts. De directie Brandweer en Rampenbestrijding bezint zich op de interne organisatie en werkwijze. De baten-lastendienst KLPD rond een reorganisatie af, en zal daarmee samenhangend het interne financieel beheer en de bedrijfsvoering gaan verbeteren, waarmee de aanbevelingen van de AR worden opgevolgd. Ook de baten-lastendienst ITO rondt een interne reorganisatie en bedrijfsvoeringverbetering af. De baten-lastendienst BPR zal na invoering van de nieuwe generatie reisdocumenten (NGR) in 2001, zijn interne organisatie op de beëindiging van deze taak en de uit NGR voortvloeiende nieuwe taken aanpassen. De dienst ZVO te Emmen is per medio 2001 geprivatiseerd, en overgenomen door KPMG.

Persexemplaar

119

B. 3 . De b e d r i j f s v o e r i n g p a r a g r a a f

Planning en Control Een samenhangend geheel aan instrumenten – zo is in de Verantwoording 2000 uiteengezet – draagt zorg voor het «in control» zijn van het ministerie. De hoofdelementen worden gevormd door: – wekelijks managementoverzicht van voortgang kritische beleidsdossiers, – kwartaalsgewijze managementrapportage over bedrijfsvoering (met name financieel beheer en administratieve organisatie, tevens daarin prestatiegegevens en beleidsevaluatie) per directoraat-generaal, – jaarplannen, jaarverantwoordingen en kwartaalgewijze managementrapportages van de Centrale stafdiensten (PIOFACH-functies), – (monitoring op) sturingsregelingen tussen het ministerie en haar baten-lastendiensten, tevens checklisten voor de sturingsrelaties met zelfstandige bestuursorganen, – beoordeling en autorisatie van bestedingsplannen van de onderdelen door de directie FEZ als concerncontroller, – controlebeleidsplan en planning operational audits door de departementale AD, – periodieke en incidentele rapportages en onderzoeken van de departementale Accountantsdiensten, gebaseerd op een Controlebeleidsplan en op een aanvullende risicoanalyse die neerslaat in een in 2002 af te ronden Operational auditplan, – kaderstelling en control door respectievelijk verantwoording aan het departementale Audit Committee. In schema (de rode draad is – cursief weergegeven – de begrotingscyclus):

Persexemplaar

120


PLANNING & CONTROLCYCLUS

Input begrotingscyclus/Regeerakkoord Voortgang beleid

ONDERDEEL KADERS BELEID - Regeerakkoord - Begrotingswet - Plan beleidsevaluaties - Monitor prestatiegegevens KADERS BEHEER - Aanschrijvingen begrotingscyclus - Decentrale AO - PIOFACH-normen - Plan doorlichting organisatie/ processen - Sturing agentschap/ ZBO

ONDERDEEL - Opstellen jaarplan/ bestedingsplan - Beheersmaatregelen

MONITOR FEA - Uitvoering Financ beheer - Verbeter-/ actieplannen - Toezeggingen AD/AR - Uitvoering begroting - Uitvoering bestedingsplan

MT - DG

MANAGEMENT RAPPORTAGE - Uitvoering jaarplan/ bestedingsplan - Uitvoering beleid - Uitvoering begroting - Uitvoering PIOFACH - Uitvoering toezeggingen AD/AR - Uitvoering plan beleidsevaluatie en doorlichting - Onderhoud AO - etc.

BESTUURSRAAD

MONITOR FEZ - Goedkeuring bestedingsplan - Begrotingsoverleg FEZ/FEA - FEO-overleg - AO-team - Overleg DFEZ-DG

MONITOR DAD - Controle beheer - Verantwoording - Halfjaarlijkse afsluiting

- Beheerskaders - Begrotingsrapport - Uitvoeringsbeeld - Evaluaties

AUDIT COMMITTEE

BEWINDSLIEDEN

- Begrotingsrapporten . Periodiek - Verantwoording DAD . Jaarlijks - Voortgang beleid . wekelijks format . ad-hoc bespreking - Resultaat evaluaties . ad-hoc - Financieel beheer . verslag Audit Committee

- Onderhoudsplan AO - Acties fin.beheer - Evaluatie-overzicht - Overzicht onderzoeken AR - Verantwoording - Halfjaarlijkse Afsl. Agt’s

(Bij)sturing

Aan deze instrumenten liggen ten grondslag een recent geactualiseerde Administratieve Organisatie alsmede een in 2001 gereed gekomen actueel Organisatie- en Mandaat/Volmachtbesluit van het ministerie. De in de planning en controlcyclus opgenomen instrumenten slaan neer in inhoudelijke oordelen op de z.g. ijkpunten. Op basis van onderstaand schema van de ijkpunten zal een oordeel worden opgenomen in de Verantwoording 2002. Onderdelen

BVD

CS

DGABD

DGMP

DGOB

DGCZK

DGOOV

IJkpunten 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Financieel Beheer Administratieve organisatie Financieel beleid P&C-cyclus Input AD Overig, w.o. baten-lastendiensten

Persexemplaar

121


(financieel) Beheer De AR constateerde in haar verslag over 2000 een aanzienlijke verbetering van het financieel beheer. De AR heeft aangegeven dat de administratieve organisatie, inkoop/Europese aanbesteding, alsmede de baten-lastendienst KLPD nadere inspanningen vergen. – AO. De inhaalslag administratieve organisatie is in 2000 afgerond. Er is thans een onderhoudsteam AO voor het ministerie operationeel. De permanente actualisatie van de AO is onderdeel van bovengenoemde planning en controlcyclus (wordt gemonitord door het Audit Committee). Een extra impuls aan de werking van de AO wordt gegeven door deze op het BZK-Intranet op de meest moderne en toegankelijke manier vorm te geven. – Aanbesteding/inkoop. Er is een BZK-breed inkoop/aanbestedingteam actief, onder leiding van de Centrale Directeur Inkoop (CDI). De centrale richtlijnen worden geactualiseerd. Tevens worden thans z.g. toolkits en mantelcontracten opgesteld. De centrale personele capaciteit van de CDI is structureel uitgebreid. – Sturingsrelaties/baten-lastendiensten. Aan de vaste commissie voor BZK van de Tweede Kamer is in het Algemeen Overleg over de Verantwoording 2000 aangegeven dat het KLPD beheersmatig eind 2003 op orde dient te zijn. Daartoe is inmiddels een plan van aanpak vastgesteld, waarvan de uitvoering door het Audit Committee periodiek wordt gemonitord. Meer in het algemeen is de sturingsrelatie met baten-lastendiensten vanaf 1999 geïntensiveerd. Er zijn voor de overige vier baten-lastendiensten sturingsregelingen en de checklisten op de relatie met de ZBO’s worden uiterlijk in 2002 eveneens afgerond. PIOFACH Op de diverse terreinen, Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën (financieel economische zaken en accountancy), Automatisering, Communicatie (en voorlichting) en Huisvesting (en facilitaire zaken), wordt nadere invulling gegeven aan de bedrijfsvoering in het algemeen en de control taak op het desbetreffende terrein in het bijzonder: – Personeel en Organisatie. De directie P&O geeft vorm aan haar controlrol via o.a. de kwartaalrapportage naar de Bestuursraad, het controlrapport (jaarlijks) en het sociaal jaarverslag. De items waarop momenteel primair wordt gecontrold zijn functioneringsgesprekken, het bezoldigingsbeleid, mobiliteit, ziekteverzuim en de formatie/ bezetting. Op deze items vinden ook audits plaats. De bedrijfsvoering wordt verder geoptimaliseerd door de managementinformatie op o.a. de hiervoor genoemde thema’s verder te verbeteren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de ontwikkelingen met intranet. Thema’s als functiewaardering, de inrichtingsvraagstukken van het departement en kwaliteit van de totale P&O kolom staan tevens op de agenda. – Informatievoorziening en Automatisering. De directie I is bezig met het uitbreiden van haar controlfunctie en beleidskaders. Als voorbeeld kan op dit moment het ICT-kader worden genoemd. Door middel van periodieke audits worden opzet en de werking van de implementatie van de baseline informatiebeveiliging beoordeeld, evenals de aanwezigheid en realisatie van specifieke Informatiebeveiligingsplannen bij de onderdelen. Het is voorts de bedoeling dat de onderdelen van BZK de volledigheid en actualiteit van hun archief monitoren, onder meer aan de hand van het percentage documenten op rappel en de meters archiefachterstand. Elk kwartaal zal hierover

Persexemplaar

122


–

–

–

door de DG’s gerapporteerd worden. Voor elk beleidsveld van BZK is of wordt een ordeningsplan voor het archief (papier en digitaal) opgesteld. Het is de bedoeling dat de implementatie van het ordeningsplan in Geautomatiseerd Registratie Systeem dan wel in de toekomst via Digidoc (Digitalisering van de documentenhuishouding) wordt gerealiseerd. Financiële functie. Door de directie FEZ is – in zijn rol als concerncontroller op grond van de Comptabiliteitswet en het Besluit Taak FEZ – de planning- en controlcyclus van het financieel beheer van het ministerie nader gesystematiseerd (zie hierboven). Een onderwerp dat daarin de bijzondere aandacht heeft is de administratieve organisatie (zie hierboven). De begrotingscyclus blijft de rode draad in de controlcyclus. De (beoordeling en vaststelling van de) z.g. bestedingsplannen van de onderdelen (directoraten-generaal, BVD, Centrale Stafdiensten) vormen het centrale instrument op grond waarvan FEZ de budgettaire- en doelmatigheidsaspecten borgt; dit zijn de primaire controlonderwerpen voor FEZ, naast het «controllen van de controlcyclus». De control op beleidsevaluatie is verbeterd, zie daartoe de bijlage in deze ontwerp-begroting. Voorts is onder regie van de concerncontroller de infrastructuur voor de VBTB-begroting tijdig en controleerbaar neergezet. Tot slot is bij FEZ ook de taak van concerncontrol op de invoering van de euro neergelegd. Over de voortgang wordt periodiek gerapporteerd, er vinden tussentijds onafhankelijke audits plaats. De AD is op grond van de Comptabiliteitswet en het Besluit Taak DAD belast met de controle van het financieel beheer, de jaarlijkse financiële verantwoording daarover en de ten behoeve van dat beheer en die verantwoordingen gevoerde administraties. Daarnaast worden, op grond van nadere regelgeving en besluitvorming door het Audit Committee, onafhankelijke audits uitgevoerd op de sturings- en beheersingsprocessen gericht op de verbetering van de bedrijfsvoering en op het gebruik van informatie- en communicatietechnologie. Over de voortgang en de resultaten van de audits wordt periodiek gerapporteerd. Communicatie en Voorlichting. De directie VLC heeft een controlfunctie waarbij het gaat om het aspect communicatie. De controlfunctie richt zich op interne maar vooral op externe communicatie. Het gaat hierbij om: * huisstijl. Producten die het ministerie al dan niet verlaten worden in overleg met medewerkers van voorlichting getoetst aan de huisstijl; * speeches. Door de beleidsafdelingen wordt informatie aangeleverd. Een laatste controle voordat een speech naar de bewindslieden gaat ligt bij de speechcoördinator; * protocol. De programma’s van de werkbezoeken worden door het bureau protocol voorbereid. Tevens wordt er controle uitgeoefend op de uitvoering van de programma’s; * voorlichting. Openbaarmaking, verklaring en toelichting richting pers wordt door de voorlichters gedaan/c.q. gecontroleerd. Huisvesting en Facilitaire Zaken. Voor het jaar 2002 zijn op het terrein van de huisvesting de volgende controle-items gedefinieerd ten aanzien van de panden Schedeldoekshaven/Forum: bedrijfshulpverlening; fysieke beveiliging panden; bewoningsdichtheid etages. Aan de genoemde control-items wordt de volgende inhoud gegeven: Door regelmatig te oefenen kan de bedrijfshulpverlening voldoende ervaring opdoen om als operationele dienst op te treden in geval van calamiteiten. Bij de fysieke beveiliging van de panden gaat om het toezien dat de panden aan de juiste beveiligingsvoorschriften voldoen.

Persexemplaar

123


Ten aanzien van de bewoningsdichtheid etages wordt gestreefd naar een optimale bezettingsgraad van de panden die BZK in gebruik heeft. De bedrijfshulpverlening is geïntensiveerd. Voorts zullen de voornemens tot herhuisvesting van de ministeries van BZK en Justitie in het z.g. Wijnhavenkwartierplan van de gemeente Den Haag de komende jaren impact hebben voor de uit te voeren huisvestingsactiviteiten en aanverwante facilitaire zaken. Het ministerie zal de herhuisvestingplannen benutten voor grotere efficiency (m2-gebruik) en innovatief kantoorgebruik en voor shared services van beide ministeries. De directie Facilitaire Zaken is voorts verantwoordelijk voor het departementale Arbo- en Milieubeleid alsmede voor de inkoopfunctie (CDI; zie elders). VBTB, beleidsevaluatie en prestatiegegevens In deze eerste ontwerpbegroting in VBTB-stijl staan de operationele doelstellingen per beleidsartikel en de te bereiken prestaties centraal. Waar het nu op aankomt is dat ook in de bedrijfsvoering het sturen op resultaat centraal komt te staan. Om dit proces zo goed mogelijk te ondersteunen wordt thans bij het ministerie gewerkt aan de ontwikkeling van een systeem, waarin in de loop van het begrotingsjaar langs geautomatiseerde weg gegevens over de budgettaire ontwikkeling; de bereikte resultaten (prestatiegegevens) én afgeronde, lopende en voorgenomen beleidsevaluatieonderzoeken worden opgeslagen. Met behulp van het rapportagesysteem Web-Focus kunnen zodoende alle elementen die van belang zijn voor een resultaatgerichte bedrijfsvoering op samenhangende wijze worden gepresenteerd en opgenomen in de kwartaalsgewijze managementrapportages (zie de planning- en controlcyclus). Het overzicht van de afgeronde, lopende en voorgenomen beleidsevaluatieonderzoeken én systemen van reguliere prestatiegegevens (monitors) zijn terwille van het overzicht in deze ontwerpbegroting in een aparte bijlage opgenomen. Bij de beleidsartikelen zijn voorts – per operationeel doel gerangschikt – de te bereiken prestaties afzonderlijk weergegeven. De systematische inzet van evaluatie-instrumenten bij de beleidsontwikkeling en bij de bedrijfsvoering is onontbeerlijk voor het totstandbrengen van een resultaatgericht sturingsmodel. Uit onderstaand overzicht kan worden afgeleid dat bij elk van de beleidsartikelen van deze eerste VBTB-begroting sprake is van de inzet van evaluatie-instrumenten in een viertal categorieën: systemen van reguliere prestatiegegevens; ex-ante evaluatie-onderzoek; ex-post evaluatie-onderzoek en organisatieonderzoeken. Het gaat in totaal om de inzet van 114 evaluatieinstrumenten (afgerond, lopend en voorgenomen); de categorie ex-post evaluatieonderzoek is daarbij het sterkst vertegenwoordigd.

Persexemplaar

124


Inzet evaluatie-instrumenten in 2002 11% 21%

reg. prest. geg. ex-ante evaluatie ex-post evaluatie org. onderzoek 16%

52%

Verdeling evaluatie-instrumenten per beleidsartikel 40

aantal ingezette instrumenten

35 30 25 20

org. onderzoek ex-post evaluatie ex-ante evaluatie reg. prest. geg.

15 10 5 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

beleidsartikel*

Persexemplaar

125


Aantal evaluatie-instrumenten per begrotingsartikel 40

aantal ingezette instrumenten

35 30 25 20 15 10 5 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

beleidsartikel* * 1 = Grondwet en democratie, 2 = Politie, 3 = Brandweer en Rampenbestrijding, 4 = Partners in veiligheid, 5 = Nationale Veiligheid, 6 = Functioneren Openbaar Bestuur, 7 = Informatiebeleid Openbare Sector, 8 = Integratie Minderheden, 9 = Grotestedenbeleid, 10 = Arbeidszaken overheid, 11 = Kwaliteit Rijksdienst en 12 = Algemeen.

Ten aanzien van het VBTB-proces, nog het volgende. BZK is zich bewust van het groeimodel van de VBTB-begroting. Een goed fundament – in de zin van: een adequate infrastructuur – is daartoe een eerste vereiste. Eind 2000/begin 2001 is deze infrastructuur afgerond. Dat heeft geleid tot een nieuwe artikelindeling, in een bijbehorend geheel vernieuwd rekeningschema, en in de vertaling naar prestatiegegevens. Bij de vaststelling van de prestatiegegevens heeft de AD een audit gedaan, en is de herkomst en onderbouwing van gegevens neergelegd in een z.g. bronnenboek. Er is een vervolgplan van aanpak gemaakt, met als kernelementen: – ICT-toepassingen binnen VBTB (met name richting financiële managementinformatie, prestatiegegevens en beleidsevaluatie), – VBTB-helpdesk om de vergaarde expertise en kennis toegankelijk te houden. Najaar 2001 zal dit vervolgplan worden uitgebreid met de volgende elementen: – gevolgen van VBTB voor de suppletore begrotingen, – aanpak Verantwoording 2002, – evaluatie van de (operationele) doelen en prestatiegegevens met het oog op de voorbereiding van de begroting 2003, – de samenhang met verdere invoering van baten-lastenelementen in de rijksbegroting. Tot slot: groeiperspectief, voornemens De vormgeving van de in de Verantwoording 2002 op te nemen bedrijfsvoeringverklaring is onderwerp van interdepartementaal overleg, mede op basis van een aantal thans lopende pilots. In de Verantwoording 2002 krijgt deze paragraaf derhalve zijn definitieve vorm. Om een adequate bedrijfsvoeringsverklaring te kunnen geven in de Verantwoording 2002 zal binnen het ministerie een risico-analyse worden gemaakt van kritische beheers- en beleidsprocessen. Deze analyse zal door de departementale Accountantsdienst worden verwerkt in een

Persexemplaar

126


Operational Auditplan. Het voornemen is om dit plan eind 2001 vast te doen stellen door het Audit Committee opdat deze in 2002 kan worden uitgevoerd. In de loop van 2002 zal voorts de hier beschreven planning- en controlcyclus nader worden uitgebouwd. Daarbij wordt ook betrokken de z.g. baseline financieel en materieel beheer, de handleiding van Financiën. Thans is de planning- en controlcyclus vooral geënt op begrotingsproces en financieel beheer. De overige PIOACH-functies alsmede de kritische beleidsprocessen hebben thans een eigen planning en control. Er zal naar meer integraliteit van deze drie elementen worden gestreefd.

Persexemplaar

127

3. DE BEDRIJFSVOERINGPARAGRAAF

Recommend Documents